TÁMOP C-12/1/KONV DE-SZTE-EKF-NYME. című projekt GAZDASÁGI FOLYAMATAINAK ELJÁRÁSRENDEJE

Átírás

1 vonatkozású egyetemi együttműködés, című projekt GAZDASÁGI FOLYAMATAINAK ELJÁRÁSRENDEJE 1 Debrecen,

2 Bevezető A projekt azonosítója: A projekt címe: DE-SZTE-EKF- NYME A projekt támogatása: Ft a konzorcium költségvetési összege, a Debreceni Egyetem, mint konzorcium vezető Ft-ból gazdálkodhat, mely 100%-os támogatottságú. A projekt célja: A projekt keretében a négy partner a magyar felsőoktatás élelmiszer-ágazati vagy az ahhoz szorosan kapcsoló tudományok területén egy szoros és minőségileg új együttműködést hoz létre. Ez a partnerség az ágazatra vonatkozóan: magasabb szintre emeli a gazdasági szereplőkkel való együttműködését, megteremti a partnerintézmények közötti oktatási tevékenység összehangolását (képzések, tananyagok, szakmai programok), létrehoz egy közös, élelmiszer ágazati kutató szervezetet, amelyben közössé teszik kutatási erőforrásaikat (technológiák, kutatási eredmények, adatbázisok, stb.) valamint fejleszti az egyes partnerek saját képzési szolgáltatásait. 2 Az ESZA Társadalmi Szolgáltató Nonprofit. Kft. és a Debreceni Egyetem között május 29-én aláírt szerződés azonosító száma:. Ezen azonosító számnak minden gazdasági és szakmai jellegű dokumentumon szerepelnie kell. A projekt kezdő időpontja: április 15., záró időpontja: április 14. Feladatvégzés csak ezen időtartam között történhet. A projekt keretében a Támogatási Szerződésben meghatározottak szerint a fizikai befejezés napjáig, vagyis év április hó 14. napig (kivéve könyvvizsgálat költsége) felmerült költségek számolhatók el. Az ezen időpontot követően keletkezett költségre támogatás nem folyósítható. Pénzügyi központok kialakítása Az egyetem SAP gazdasági-informatikai rendszere biztosítja a kötelező elkülönített nyilvántartást mind a kiadások, mind a támogatás vonatkozásában. A projekt elkülönített nyilvántartási kötelezettségét a pénzügyi központok biztosítják.

3 1. sz. táblázat: A projekthez tartozó pénzügyi központok Gasztro TÁMOP alprojekt megnevezés alprojekt vezető pénzügyi központ Központi kiadások Prof. Dr. Jávor András 3T5B 50G0 GTJA 119 Élelmiszerbiztonság Dr. Prokisch József 3T5B 50G0 GTPJ 119 Funkcionális élelmiszerek Dr. Czeglédi Levente 3T5B 50G0 GTCL 119 Gasztronómia I. Dr. Könyves Erika 3T5B 50G0 GTKE 119 Gasztronómia II. Dr. Szűcs István 3T5B 50G0 GTSI 119 Hungarikum Dr. Bartha Elek 3T5B 50G0 GTBE 119 Karrierszolgáltatás Körösparti Péter 3T5B 50G0 GTKP 119 Marketing Dr. Szakály Zoltán 3T5B 50G0 GTNA 119 Táplálkozástudomány Prof. Dr. Szilvássy Zoltán 3T5B 50G0 GTSZ 119 Az SAP-ban megnyitott pénzügyi központok az 50G0_P_J fölérendelt pénzügyi helyhez tartoznak. Szakfeladat: Költséghely: G0 3 A projektmenedzsment szervezete Prof. Dr. Jávor András, szakmai vezető Lovastyik Péter, szakmai asszisztens Lövei Attila, projektmenedzser Szabó Tibor, projektasszisztens Molnár Gabriella, pénzügyi vezető Jávor András Bence, pénzügyi asszisztens A projektmenedzser és a pénzügyi vezető tartja a kapcsolatot a Közreműködő Szervezettel (ESZA Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft. Uniós Programigazgatóság H-1134 Bp. Váci út 45., C. épület). Aláírási rend 1. Az egyes alprojektek vezetői és Prof. Dr. Jávor András szakmai vezető aláírása szükséges az

4 egyes pénzügyi központokhoz tartozó kötelezettségek kezdeményezéséhez (pl. szerződés kezdeményezés, megrendelés, alkalmazás, kereset-kiegészítés, stb.). 2. Ezt követően történik a pénzügyi kötelezettségvállalás rögzítése az SAP rendszerben, a pénzügyi vezető által. 3. A Debreceni Egyetem nevében megkötésre kerülő szerződéseket az intézmény cégszerű aláírói, Rektor és Gazdasági Főigazgató látják el aláírásukkal. 4. A teljesítés igazolása az alprojektvezetők és a szakmai vezető együttes aláírásával történik a teljesítés igazoló nyomtatványon. A számlát - az ESZA szabályainak megfelelően - a szakmai vezető jogosult aláírni, rektori és gazdasági főigazgatói meghatalmazás alapján. Elszámolási szabály A pályázati útmutató valamint az ESZA tájékoztatása alapján (IH állásfoglalása szerint) az alábbi elvárást kell teljesíteni: az összes elszámolható költség legalább 45%-áról kifizetési igénylést kell beadni legkésőbb augusztus 30-ig ( Ft). 4 Fenti dátumig a pénzügyi kifizetésnek meg kell történnie, hogy az elszámolásba bekerülhessenek a tételek. A korlátok betartásáért minden alprojekt vezető egyenként felelős! Bizonylatok kezelése Az Általános Szerződési Feltételek pontja szerint: Kedvezményezett köteles a számlán aláírásával igazolni a vásárolt termék megvételét, használatát vagy a szolgáltatás igénybevételét, feltüntetni a Projekt regisztrációs számát, és a támogatás elszámolására benyújtásra került szöveget. Ennek megfelelően a számlát minden esetben rektori és gazdasági főigazgatói meghatalmazás alapján - a szakmai vezető látja el aláírásával, az alábbi bélyegző alkalmazásával: A teljesítést igazolom:... szakmai vezető

5 A teljes körűen felszerelt bizonylatok az alábbi bélyegzővel lesznek ellátva záradékolás céljából, a pénzügyi vezető által: Támogatás elszámolására benyújtásra került. Költségvetési hely:...oszlop Költségvetési hely:..... sor Az Általános Szerződési Feltételek 9. pontja értelmében a Projekttel kapcsolatos minden dokumentumot elkülönítetten kell nyilvántartani, és legalább december 31-ig meg kell őrizni. A pénzügyi dokumentumok megőrzése/irattározása a projekt pénzügyi vezető feladata, a szakmai dokumentumokat a projektvezetők tárolják. Az eredeti bizonylatok irattározása a Gazdasági Főigazgatóságon alkalmazott ügymenet szerint történik. Elektronikus felület 5 Minden, a projekt megvalósításával kapcsolatos szakmai dokumentumot a projekt elektronikus felületére kell feltölteni, mely elérhető a oldalon. A szakmai megvalósítás, előrehaladás és a kifizetések alátámasztására szolgáló dokumentumok rendelkezésre állásáért, feltöltéséért a vonatkozó alprojekt vezetője a felelős. A pénzügyi dokumentumok egységes kezelése érdekében egy excel tábla kerül alkalmazásra, minden konzorcium partner által. Ehhez kapcsolódóan a bizonylatok szkennelésre kerülnek a projekt DROPBOX megfelelő mappáiba. Ennek nyilvántartása a projektmenedzsment feladata. A fentiekhez kapcsolódó ügymenetet a konzorciumra vonatkozó Projekt Irányító Kézikönyv (PIKK) tartalmazza. Kiadásokhoz kapcsolódó útmutatások Minden szerződésben és egyéb dokumentumban szükséges rögzíteni, hogy a feladat a azonosítószámú pályázat keretében folytatott tevékenységhez kapcsolódik.

6 Az Egyetemen alkalmazott nyomtatványok a honlapon érhetőek el. Számlás kifizetések A projekt terhére csak számlával igazolt költségek számolhatók el. A számla vevője a Kedvezményezett, a Támogatási Szerződésben szereplő névvel és címmel: Debreceni Egyetem 4032 Debrecen, Egyetem tér 1. Idegen nyelvű számla/szerződés esetén a főbb megnevezések magyar nyelvű fordítása is szükséges, alprojektvezető és szakmai vezető aláírásával ellátva. Három árajánlat A nettó ,- Ft feletti beszerzések esetén a szállító kiválasztásához, a szerződések számától függetlenül, a piaci árnak való megfelelés biztosításához, legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű, a szerződés tárgya szerinti tevékenységi területen tapasztalattal rendelkező szolgáltatótól írásos ( ben, faxon, vagy postai úton) ajánlatot kell bekérni. Az írásos ajánlat kiváltható hivatalos árajánlatok bemutatásával (pl.: forgalmazó cégek honlapja). 6 Szerződést azzal a szolgáltatóval kell kötni, amelyik az adott szolgáltatói piacon a legjobb árminőség (azonos szakmai tartalmú ajánlatok esetén a kedvezőbb árú) arányt ajánlja kellő gondot fordítva az összeférhetetlenség elkerülésére, az átláthatóság és a potenciális ajánlattevőkkel való egyenlő elbánás elveivel összhangban. Szükséges dokumentumok: árajánlatkérés (1. sz. melléklet) legalább 3 írásos árajánlat (DE tulajdonosi részesedessél bíró cég kiválasztása esetén a saját cég + 3 árajánlat, összesen min. 4 árajánlat szükséges) jegyzőkönyv a beérkező ajánlatok kiértékeléséről Külső szolgáltatás Külső szolgáltatás esetén megrendelő elkészítésére vagy szerződés megkötésére kerül sor abban az esetben, ha egyéni vállalkozót, gazdasági társaságot, vagy társadalmi szervezetet, alapítványt, közalapítványt bízunk meg egy feladattal. Amennyiben a szerződés összege a

7 nettó ,- Ft meghaladja, először a három árajánlat beszerzése szükséges, csak ezt követően indítható a szerződéskötés kezdeményezése. Szükséges dokumentumok: árajánlat kérés (1. sz. melléklet), kiválasztást igazoló dokumentumok, árajánlatok + értékelés ,- Ft felett szerződés kezdeményezése szerződés (kezdeményező egység által alkalmazott formátumban) számla DE formátumú teljesítési igazolás (2. sz. melléklet) SAP pénzügyi központ megjelöléssel; készpénzes számlák esetén kísérőjegyzék alkalmazandó (2./a sz. melléklet) szerződésben rögzített feltételek szerint mindkét fél által aláírt teljesítés igazolás (pl. tananyag, tanulmány elkészültéről) tárgyiasult eredmény (elkészült tanulmány, tananyag, szakmai vélemény, meghívó, jelenléti ív, előadások anyaga, fénykép dokumentáció, stb.) Alkalmazások, bér jellegű kifizetések A közalkalmazotti kinevezések megkötésének rendjét a Debreceni Egyetem szabályzata az egyes munkakörök betöltésével kapcsolatos szabályokról, a pályáztatás rendjéről és egyéb foglalkoztatási szabályokról tartalmazza. A kinevezés határozott ideig szólhat, legkésőbb a projekt zárásának időpontjáig, azaz április 14-ig. A közalkalmazotti kinevezések próbaidő kikötésével készülnek. 7 Szükséges dokumentumok: közalkalmazotti jogviszony létesítésének kezdeményezése/módosítása kinevezés (AGTC/OEC/TEK GI Munkaügyi Osztályán készül el) munkaköri leírás A Debreceni Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban álló személyek által végzett többletfeladat esetén (a projekt költségvetésében tervezettel összhangban) a díjazás kereset-kiegészítés kezdeményezésével lehetséges. A többletfeladat elrendelés feltétele, hogy az adott közalkalmazott munkaköri leírásában az adott feladat ne legyen benne. A többletfeladat elrendelés lehet egyszeri vagy rendszeres, a feladat jellegéből adódóan. A kifizetés vagy havi rendszerességgel történik, vagy egy összegben a feladat elvégzését követően.

8 Szükséges dokumentumok: többletfeladat meghatározás (3. sz. melléklet) kereset-kiegészítés kifizetésének kezdeményezése (3. sz. melléklet) szakmai beszámoló (5. sz. melléklet) A költségvetésben tervezetteknek megfelelően megbízási szerződés keretében végzendő feladat díjazására is van lehetőség. Szükséges dokumentumok: szerződés kezdeményező lap megbízási szerződés (GF Munka- és Bérügyi Főosztályon készül el) nyilatkozat megbízási díj kifizetéséhez szakmai beszámoló (5. sz. melléklet) tárgyiasult eredmény (elkészített tanulmány, dokumentáció, terv, szakmai vélemény, meghívó, jelenléti ív, előadások anyaga, fénykép dokumentáció) A szakmai beszámoló elkészítése, tárgyiasult eredmény igazolása, feltétele a nyilatkozat megbízási díj kifizetéséhez c. nyomtatvány aláírásának, azaz számfejtésre leadásnak a Munka- és Bérügyi Főosztály felé. Nem magyar állampolgár fogadása, foglalkoztatása, idegenrendészeti, munkaügyi, adózási és egészségbiztosítási kérdésekkel összefüggésben a Külső Kapcsolatok Igazgatósága nyújt segítséget, illetve meghatalmazás esetén az illetékes közigazgatási hatósági eljárásokat is megteremti. 8 Fontos figyelembe venni, hogy amennyiben külföldi vendég és a Debreceni Egyetem között megbízási szerződés megkötésére kerül sor, akkor azt a megbízási jogviszony előtt, jogszabályi kötelezettségből adódóan a Kormányhivatal Munkaügyi Központ felé az Egyetemnek jelezni szükséges. Szükséges dokumentumok külföldi kutató megbízása esetén: megbízási szerződés külföldi munkavállaló esetén megbízási szerződés (Bér- és Munkaügyi Főosztályon készül el) nyilatkozat külföldi munkavállaló megbízási díjának kifizetéséhez szakmai beszámoló (5. sz. melléklet) tárgyiasult eredmény (elkészített tanulmány, dokumentáció, terv, szakmai vélemény, meghívó, jelenléti ív, előadások anyaga, fénykép dokumentáció) Utazási és kiküldetési költségek

9 Projektben elszámolható költség minden, a tervezett belföldi vagy külföldi kiutazással közvetlenül összefüggő, indokolt és tervezett költség, így különösen: repülőjegy, buszjegy, vonatjegy kizárólag repülőjegyek esetén economy vagy touristclass; busz- illetve vonatjegy esetén 2. osztály számolható el (számla szükséges) biztosítási díj külföldi utazás esetén; transzferköltség; vízumdíj; saját gépkocsi használat (a Debreceni Egyetem elszámolási szabályainak betartásával) autópálya díj kizárólag a kiküldetés idejére számlával számolható el (a nyugtával, mobilon, interneten vagy egyéb módon kifizetett matrica még abban az esetben sem számolható el a pályázatra, ha azt törvény vagy egyéb szabály lehetővé tenné). szállásköltség esetén vendég-éjszakánként belföldi szállás esetében legfeljebb Ft (ÁFA nélkül), külföldi szállás esetében legfeljebb 150 euró mértékű költség számolható el a kiküldetés helyszínén igénybe vett tömegközlekedési eszközökön történő közlekedésköltsége bizonylat alapján elszámolható Projektben nem elszámolható költség a nem közvetlenül az utazással kapcsolatos költségek, kint tartózkodás költségei, illetve a kinti munkavégzés költségei (pl. internet-hozzáférés vásárlása, fénymásolás, étkezés, belépődíjak, stb.), így különösen: parkolási díj; éttermi számla; belépődíj; helyi szolgáltatások igénybe vétele bankköltség. 9 Szükséges dokumentumok belföldi utazás esetén: belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás (szigorú számadású formanyomtatvány) számla, vonatjegy, buszjegy utazási szakmai beszámoló (6. sz. melléklet) Szükséges dokumentumok külföldi utazás esetén: utazási határozat utazási határozat melléklete külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás (4 oldalas költségelszámoló nyomtatvány)

10 számla, egyéb bizonylatok (minimális tartalmi követelménye: kiállító neve, címe, adószáma, tárgy, keltezés, vevőként a Debreceni Egyetem neve és címe) külföldi számla esetén a főbb megnevezések magyar nyelvű fordítása is szükséges, alprojektvezető aláírásával ellátva saját gépkocsi használata esetén gépjármű használati nyilvántartás utazási szakmai beszámoló (6. sz. melléklet) meghívó, konferencia programja, elhangzott előadás anyaga és/vagy kiállított poszter képe, stb. Külföldi tanulmányút/szakmai együttműködés esetében csatolni kell egy nyilatkozatot, amelyen a fogadó intézmény igazolja, hogy megvalósult az utazás/együttműködés. A nyilatkozatnak tartalmaznia kell: fogadó intézmény és a résztvevők megnevezése, az utazás/együttműködés időtartama, programja, stb. Fontos, hogy a nyilatkozat angol nyelven készüljön el (magyar fordítása csatolandó). Külföldi meghívott előadó részére - amennyiben a költségvetésben tervezésre került - utazási és szállásköltség fizetésére van lehetőség. Szükséges dokumentumok meghívott előadó úti- és szállásköltség térítése esetén: meghívólevél (4.sz. melléklet) munkábajárás és eseti utazás útiköltség-elszámolás (4.sz. melléklet) Reprezentáció 10 Reprezentáció a projekt terhére nem számolható el, a költségvetésben rendezvényszervezésre van összeg tervezve. Egyéb Belső bizonylat nem fogadható el. Bankköltség nem finanszírozható a projektből. Módosítási igények A projekt megvalósítása során felmerülő, a költségvetésben szükségessé váló minden változást/módosítást jelezni szükséges a projektmenedzser felé indoklással együtt (7. melléklet). A Közreműködő Szervezettel a kapcsolatot a projektmenedzser és a pénzügyi vezető tartja. A Támogatási Szerződésben és mellékleteiben rögzített esetekben a változás bejelentő, szükség esetén szerződés módosítás elkészítése a projektmenedzser feladata. A kifizetési kérelmek összeállításáért a pénzügyi vezető felelős.

11 Tájékoztatás a projekt pénzügyi helyzetéről A Debreceni Egyetem Keretértesítő rendszerében az alprojektvezetők láthatják az adott pénzügyi központ keretállását, előirányzat bontását, tételes felhasználását, tételes bevételeit. A keretértesítő rendszer adatai az SAP rendszerből minden hónap 1-jén és 15-én kerülnek frissítésre, így kétheti gyakorisággal látható az adott keret aktuális pénzügyi helyzete, tételes forgalma. A keretértesítő rendszer frissítése megtörténhet gyakoribb időközönként, amennyiben a projektmenedzser ezt kezdeményezi. A projekt pénzügyi vezetője bármikor felvilágosítást ad a keret állásáról, ami naprakészebb információt nyújt a témavezetőnek. Publikációk, poszterek Publikációk, poszterek esetén köszönetnyilvánításokat szükséges feltüntetni a dokumentumokon az alábbiak szerint. Magyar verzió: A publikáció/poszter elkészítését a számú projekt támogatta. A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósult meg. 11 Angol verzió: The publication/poster was supported by the project. The project has been supported by the European Union, co-financed by the European Social Fund. Kovács Márta közgazdasági igazgató Molnár Gabriella TÁMOP pénzügyi vezető