Pályázat kezelés eljárási rendje

Átírás

1 Magyar Tudományos Akadémia Agrártudományi Kutatóközpont Pályázat kezelés eljárási rendje Martonvásár, 2012 Bedő Zoltán főigazgató

2 Az MTA Agrártudományi Kutatóközpont Pályázatkezelés eljárási rendje Az MTA Agrártudományi Kutatóközpont eredményes és sikeres pályázati tevékenységének elősegítése, a pályázatkezelési eljárás egyes szakaszainak pontos meghatározása, valamint az egyes szervezeti egységeknek és személyeknek a pályázatkezelési eljárásban betöltött szerepének és feladatainak egyértelmű felsorolása érdekében a Kutatóközpont pályázatkezelésének eljárási rendjét az alábbiak szerint határozza meg. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK A kutatóközpont tudományos munkakörben foglalkoztatott közalkalmazottai a tudományos intézetigazgatóval egyeztetve, a főigazgató jóváhagyása után pályázatot nyújthatnak be kutatási témakörükhöz kapcsolódóan. A tudományos intézetigazgató a főigazgatóval egyeztetve nyújthatja be pályázatát. A kutatóközpont főigazgatójának pályázata esetén a kutatóközpont képviselője a főigazgatóhelyettes. Több intézet együttműködésében nyertes pályázat témavezetője személyének kiválasztását a vállalt feladatok arányában határozzák meg. A pályázati bevételek elosztásáról a főigazgató rendelkezik, a pályázatban érintett igazgatók javaslatára is figyelemmel. A pályázati előírásokra figyelemmel, a pályázati feladatokra külső szervek és személyek vehetők igénybe, akkor ha: a kutatóközpont nem folytat ilyen tevékenységet, kutatási témát, de a pályázati téma a kutatóközpont kutatási profiljába illeszkedik; nem áll rendelkezésre megfelelő kapacitás; megfelelő szakértelemmel, szakképzettséggel és gyakorlattal vagy egyéb megfelelő sajátos szakmai adottságokkal, képességekkel rendelkező személyt a kutatóközpont nem foglalkoztat. A külső személyek szakmai tevékenységére és felügyeletére a kutatóközponti közalkalmazottakra irányadó szabályok, illetve a feladatra kötött szerződésben meghatározottak irányadók. A pályázatokon foglalkoztatottakkal történő szerződéskötésre vagy közalkalmazotti jogviszony létesítésére egyebekben a Kutatóközpont Szervezeti és Működési Szabályzatában a szerződéskötésre és közalkalmazotti jogviszony létesítésére általánosan rögzített szabályok irányadók. A kutatóközpont, vagy a tudományos intézet nevében beadott és elnyert, hazai vagy nemzetközi pályázatokat a kutatóközponthoz kell telepíteni. A kutatóközpont által felügyelt minden pályázattal kapcsolatban érvényesíteni kell a kutatóközponti minőségbiztosítási szabályokat.

3 Jelen szabályzat hatálya Jelen szabályzat hatálya kiterjed a Kutatóközpont valamennyi tudományos kutatási, szolgáltató, és funkcionális szervezeti egységre. A pályázatkezelési eljárásban résztvevő szervezeti egységek és személyek (1) A pályázatkezelési eljárásban a következő szervezeti egységek és személyek vesznek részt: a) a Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztály b) pályázati csoport c) pályázati referens: ha pályázati referens kijelölésére nem kerül sor, a pályázati referens feladatait a projekt vezető végzi; d) projekt vezető. A pályázatok benyújtásához a pályázati csoport nyújt segítséget. A beadott pályázat egy példányát a pályázati referens részére minden érdekelt köteles leadni. A pályázati és innovációs csoportot a Központi Titkárság vezetője irányítja. A csoport feladatai: a hazai és külföldi pályázati kiírások figyelése, és ismertetése a központhoz tartozó szervezeti egységeknek. Kapcsolatot tart a tudományos intézetek pályázati referenseivel, a gazdasági ügyintézővel; aktív részvétel a pályázatok előkészítésében; elnyert pályázatok nyilvántartása, részvétel a jelentések elkészítésében és leadásában. A pénzügyi rész elkészítésében a projekt vezető iránymutatása alapján a vonatkozó jogszabályok figyelembe vételével a Pénzügyi- Számviteli- és Humánpolitikai Osztály ügyintézői nyújtanak segítséget. A nyertes pályázatokról a pályázati ügyintéző nyilvántartást vezet. Minden nyertes pályázat szerződését és pénzügyi tervét egy eredeti példányban a Pénzügyi- Számviteli- és Humánpolitikai Osztályra le kell adni, hogy a könyvelési rendszerben a szerződésben vállalt elkülönített pénzügyi nyilvántartást kialakítsa és folyamatos vezetéséről gondoskodni tudjon. A nyertes pályázatokról a pályázati ügyintéző nyilvántartást vezet. Minden nyertes pályázat szerződését és pénzügyi tervét egy eredeti példányban a Pénzügyi- Számviteli- és Humánpolitikai Osztályra le kell adni, hogy a könyvelési rendszerben a szerződésben vállalt elkülönített pénzügyi nyilvántartást kialakítsa és folyamatos vezetéséről gondoskodni tudjon.

4 A projektvezető személy felelősségvállalási nyilatkozatot ír alá, amelyben rögzítésre kerül, hogy a szakmai feladatok ellátását - összhangban a pénzügyi teljesítéssel - folyamatosan figyelemmel kíséri és negyedévente a pénzügyi teljesítést a pályázati ügyintézővel egyezteti. Ez az eljárási rend alkalmazandó a K+F pályázatokra is. (2) Az (1) bekezdésben megjelölt szervezeti egységek és személyek a pályázatkezelési eljárásban kölcsönösen együttműködve, egymást segítve kötelesek eljárni. (3) Az (1) bekezdésben meghatározott szervek és személyek pályázatkezelési eljárásban betöltött szerepét, feladatait és kötelességeit jelen szabályzat tartalmazza. A PÁLYÁZATKEZELÉSI ELJÁRÁS SZAKASZAI Pályázati szakasz 3. (1) A projekt vezető figyeli és elemzi a pályázati kiírásokat, felhívásokat az írott és az elektronikus médiában. Értesíti az Intézet vezetését az aktuális pályázati felhívásokról és a beküldési határidőkről. (2) A tudományos intézet igazgatója minden pályázati típushoz projekt vezetőt rendel, akitől az érintettek felvilágosítást kérhetnek a pályázati kiírásban szereplő konkrét adatokról. (3) A projekt vezető felelős a pályázatok szakmai és tartalmi összeállításáért. (4) A Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztálya és a projekt vezető ellenőrzi a pályázat technikai előkészítését és figyelemmel kíséri, hogy a pályázat megfeleljen a formai követelményeknek. ellenőrzi és figyelemmel kíséri a szükséges mellékletek, az Alapító Okirat, az aláírási címpéldányok, a pályázótól származó saját forrás nyilatkozatok beszerzését, továbbá szükség szerint segítséget nyújt a pályázathoz kapcsolódó esetleges regisztrációk lebonyolításában. (5) A projekt vezető előkészíti a pályázat pénzügyi tervét, ennek során folyamatosan egyeztet a Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztályával. (6) A projekt vezető, vagy a szervezeti egység vezetője pályázati referenst jelölhet ki, aki a pályázatkezelési eljárásban Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztályával való kapcsolattartásért felelős, illetve rögzíti a pályázatot a projektkód jegyzékben.

5 (7) A pályázati dokumentációt a projekt vezető a beadási határidő előtt legalább 5 munkanappal köteles Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztályára leadni a kiíró által meghatározott példányszámot eggyel meghaladó példányszámban. (8) A Projekt vezető a pályázathoz csatolja a szükséges mellékleteket, illetve nyilatkozatokat. (9) A Kutatóközpont gazdasági igazgatója ellenőrzi, aláírja és a bevezetőben leírtak szerint aláírásra benyújtja a pályázatot. (10) A pályázat aláírása után a projekt vezető felelős a pályázatnak a kiíró által megjelölt címre, határidőre történő eljuttatásáért. (11) A projekt vezető a nyertes pályázatról szóló értesítés másolatát a kézhezvételtől számított 5 munkanapon belül eljuttatja Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztályára. Szerződéskötési szakasz 4. (1) A projekt vezető felelős a támogató által megküldött, nyertes pályázatok szerződéstervezetének kitöltéséért és annak minden oldalon történő szignálásáért. Idegen nyelvű szerződés esetén a projekt vezetőnek mellékelnie kell a szerződés szakszerű magyar fordítását is. A szerződés fordításának szakszerűtlenségéből vagy hiányosságaiból fakadó esetleges károkért a projekt vezető kizárólagos felelősséggel tartozik. (2) A projekt vezető köteles a kitöltött szerződéstervezetet a támogató által előírt határidőt megelőző 5 munkanappal a Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztályára leadni. (3) A Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztálya ellenőrzi a szerződés költségtervét, összehasonlítja a pályázatéval, és gondoskodik a szerződés pénzügyi mellékleteinek különösen a kincstári felhatalmazó levél, a bankszámla nyilatkozat, a banki fedezet igazolás, a köztartozásokról szóló igazolások előkészítéséről. (4) A projekt vezető határidőre eljuttatja az aláírt szerződéstervezet a támogató részére.

6 (5) A megbízótól visszaérkezett, aláírt szerződés egy-egy eredeti példányát a projekt vezető eljuttatja a Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztály Irattárába megőrzés céljából és elhelyezi azokat a pályázati dossziéjába. A szerződés egy másolati példányát mellékletekkel együtt eljuttatja a Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztályához a szerződés kézhezvételtől számított egy héten belül. Megvalósítási szakasz A projekt pénzügyi nyilvántartásba vétele 5. A Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztálya a szerződést a kötelezettség-vállalás nyilvántartásba veszi, ahol a kereteket hozzárendelik. A kiadások elszámolása, projektnyilvántartás vezetése 6 (1) A pályázati elszámolásokhoz az alábbi dokumentációra van szükség, amelynek elkészítéséről a projekt vezetője, illetve az általa kijelölt személy köteles gondoskodni és azt a Pénzügyi- Számviteli- és Humánpolitikai Osztályon a pályázati nyilvántartásba leadni. 1.) Személyi jellegű kifizetések: a) A kinevezési okmányt és a munkaköri leírást ki kell egészíteni az alábbiakkal: a projekt azonosító száma, amelyben részt vesz a közalkalmazott. Valamint, röviden le kell írni milyen feladatot lát el a résztvevő személy a projektben. b) Jelenléti ív mellékletét képezi egy teljesítésigazolás, amelyben egyértelműen a projekt azonosító szám feltüntetése alapján meg kell határozni, hogy mely közalkalmazott hány órát dolgozik az adott projekten, illetve a munkaidejének hány százalékát töltötte el az adott kutatásra. Ezt a dokumentumot a projektvezetője igazolja le és a jelenléti ívvel együtt havonta a Pénzügyi- Számviteli- és Humánpolitikai Osztályra kell leadni. c) Belföldi kiküldetés, külső munkavégzés, külső kísérlet esetén ki kell tölteni a kiküldetési rendelvényt, amelynek egyértelműen tartalmaznia kell, hogy melyik pályázati projektre történt a munkavégzés. Amennyiben gépkocsi igénybevételére is szükség van a menetlevélen is fel kell tüntetni a projekt azonosító számot. d) Külföldi kiküldetés, konferencián történő részvétel esetén az úti jelentés is a pályázati elszámolás része. Az úti jelentésben utalni kell a pályázati szám feltüntetésével arra, hogy a konferencia hogyan kapcsolódik az adott kutatási feladathoz, és mint forrást az utazási költségek fedezetéhez meg kell jelölni az adott projektet.

7 2.) Dologi költségek: a) A számlán fel kell tüntetni, hogy melyik azonosító számú pályázatra került felhasználásra az adott készlet. Amennyiben több pályázathoz is kerül felhasználásra valamilyen anyag, célszerű külön számlát kérni. b) Külső megbízás, külső kísérlet, szolgáltatás igénybevétele esetén megrendelőlapon fel kell tüntetni, hogy melyik azonosító számú pályázatra konkrétan milyen megrendelés történik. A szolgáltatásról szerződést kell kötni. Amennyiben a teljesítés megtörténik, a számlán a teljesítést igazolni szükséges a pályázati azonosító szám feltüntetésével. 3.) Tárgyi eszköz beszerzés: a) A megrendelőlapon fel kell tüntetni, hogy melyik azonosítószámú pályázatra kell az eszközt beszerezni. b) Amennyiben szükséges (összeghatártól függően) a közbeszerzési eljárás lefolytatása ügyében az Műszaki-Üzemeltetési és Ellátási Osztály vezetőjével előzetesen egyeztetni szükséges. c) Szerződés a szállítóval. d) A teljesítés igazolása a számlán az adott pályázati szám feltüntetésével történik. Az üzembe helyezési eljárásról a Műszaki- és Ellátási osztályvezető köteles gondoskodni. Az eljárás dokumentációját (megrendelő, közbeszerzési eljárás bizonylatai, szerződések üzembe helyezési jegyzőkönyv) a tárgyi eszközöket nyilvántartó közalkalmazott részére kell átadni, aki az eszköz aktiválásáról gondoskodik. (2) Az elnyert támogatást csak a támogatási szerződésben foglalt célkitűzésekre lehet felhasználni. (3) A projekt vezető gondoskodik arról, hogy a tényleges kiadások tartalma és szerkezete megfeleljen a szerződés mellékletét képező költségtervnek. (4) A Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztálya ellenőrzi, hogy a felhasználás megfeleljen az (2) (3) bekezdésben foglalt követelményeknek. (5) A projekt vezető, illetve a pályázati referens gondoskodik arról, hogy a számlák megfeleljenek a Számviteli Törvényben és az ÁFA Törvényben előírt követelményeknek és az intézmény nevére, címére szóljanak. (6) A számla leigazolása a projekt vezető feladata, aki felelős azért, hogy a számlán szerepeljen minden szükséges adat. (7) A projekt vezető köteles a projektre kifizetendő személyi kiadásokra a kinevezéseket, a szerződéseket, a munkaköri leírás módosításokat a kifizetéseket megelőzően legalább 30 nappal elkészíteni és Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztályának átadni.

8 (8) A megbízások kiadásánál figyelemmel kell lenni arra, hogy a személyi kifizetéseket terhelő járulék- és adóterhek a kifizetést követő hónap 12-én kerülnek átutalásra. (9) A projekt vezető a Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztályának pályázati referense segítségével köteles a projektjéről a költségtervnek vagy a pénzügyi elszámolás szerkezetének megfelelő projektnyilvántartást vezetni. A pénzügyi elszámolások, szakmai beszámolók 7. (1) A projekt vezető felelős a projekt pénzügyi elszámolásának és szakmai beszámolójának határidőre történő elkészítéséért. (2) Ha a projekt vezető az (1) bekezdésben meghatározott kötelezettségét megszegi, és ezzel kockáztatja a Kutatóközpont egyéb pályázati forrásokhoz való hozzájutását, a főigazgató felfüggesztheti a további pályázási jogát. (3) A projekt vezető felel a projekt részelszámolásainak és az összesítő kimutatásoknak a szerződésben meghatározott ütemterv szerinti, szerződésben meghatározott formában történő elkészítéséért. (4) A projekt vezető felelős azért, hogy a) az összesítő elszámolás megegyezzen a témaszámra elkülönített könyvelési adatokkal és b) az érvényesített bizonylatok hiánytalanul rendelkezésre álljanak. (5) A Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztálya összegyűjti a pályázati elszámoláshoz szükséges eredeti számlákat és azok terhelési értesítőjét. (6) A projekt vezető vagy a pályázati referens szerzi be a személyi jellegű kifizetésekről a szükséges dokumentumokat. (7) Más témaszámra utalványozott és lekönyvelt kiadás csak abban az esetben számolható el, ha azt az átkönyvelésre a keretvezetést az elszámolási határidőt megelőző legalább 10 munkanappal kéri a projekt vezető. Ebben az esetben az átkönyvelés feltétele a már lekönyvelt tételhez tartozó alapbizonylat kikeresése és mellékelése a Keretátadó

9 bizonylathoz, és az alapbizonylat pályázatra előírt formában történő igazolása (érvénytelenítése). (8) Nem lehet átkönyvelni a már elszámolt, vagy részelszámolt pályázatra leigazolt (érvénytelenített) számlát. (9) A projekt vezető felel a pénzügyi elszámolás vagy részelszámolás szabályszerű elkészítéséért, különösen: a) a támogató által előírt költségösszesítő táblázatok kitöltéséért; b) az eredeti számlák vagy számlamásolatok és ezek terhelési bizonylatainak mellékeléséért; c) a támogató által előírt pénzügyi mellékletek elkészítéséért; d) azért, hogy az elszámolást vagy a részelszámolást a beadási határidő előtt legalább 10 munkanappal eljuttassa a Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztályára. (10) A Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztálya ellenőrzi a pénzügyi elszámolást, illetve a részelszámolást és gondoskodik a felfedezett hibák javításáról. (12) A Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztálya a rendben talált vagy kijavított pénzügyi elszámolást és részelszámolást szignálásra, illetve aláírásra benyújtja az illetékes szervezeti egységhez. (13) Amennyiben a projekt elszámolásához könyvvizsgálói ellenjegyzés szükséges, a Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztálya köteles az elszámolást 15 munkanappal a beadási határidő előtt eljuttatni a könyvvizsgálóhoz. (14) A projekt vezető köteles az elkészült elszámolást és részelszámolást határidőre eljuttatni a támogatónak. (15) A Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztálya lefűzi és irattározza a pénzügyi elszámolásokat és másolati példányokat. (16) A projekt vezető köteles a támogatási szerződésben foglalt feltételeknek megfelelően elkészíteni a projekt előrehaladására, valamint a projekt megvalósítására vonatkozó szakmai időközi vagy részbeszámolókat, valamint záró szakmai beszámolókat.

10 (17) A projekt vezető előzetes tájékoztatást nyújt a Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztálya részére a támogatók időközi ellenőrzéséről. A projekt lezárása 8. (1) A projekt vezető köteles mielőbb továbbítani a Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztálya részére a pénzügyi elszámolás, valamint a szakmai beszámoló támogató általi elfogadásáról/elutasításáról kibocsátott nyilatkozat, értesítés másolatát. (2) A projekt vezető köteles gondoskodni a támogató által kért esetleges hiánypótlásokról szóló értesítőnek a Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztálya részére történő mielőbbi megküldéséről. (3) A projekt vezető köteles elkészíteni és a Kutatóközpont Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai osztályával egyeztetni a hiánypótlásokat. Záró rendelkezések 9. Jelen szabályzat lép hatályba.