EFOP Köznevelés Sikeres projektportfólió menedzsment 2018 Szervezeti feltételek és megoldások Ríz Ádám 2017. november 30.
Eddig jó
Kicsit nehezebb
Még egy kicsit nehezebb 2017 2018 2019 2020
Kihívás A megoldás csupán szervezés kérdése
A teljes portfolió összehangolását szakmai és menedzsment területen is el kell érni Projekt portfólió menedzsment 1 Szakmai megvalósítás 2 Projekt és erőforrás menedzsment Rendezvény és képzésmenedzsment Szakmai irányítás és minőségbiztosítás Projekt és pénzügyi menedzsment Műszaki menedzsment Szakmai megvalósító kapacitás biztosítása Beszerzés menedzsment 1 Összehangolt szakmai koncepció 2 Közös szabályok, módszerek, minőségi és szakmai elvárások 3 Összehangolt erőforrás tervezés és ütemezés
A portfolió menedzsment hangsúlyai időben eltérőek Beszerzések lebonyolítása, HR biztosítása Pedagógus képzések hangsúlyosan 2017.11-12 2017.11-2018.04 2017.12-2018.04 2018.01-2018.07 2019 Szakmai, beszerzés, erőforrás terv Módszertanok, keretrendszerek kialakítása Megvalósítás tanulók, szülők bevonásával Tervezés Beszerzés Szakmai irányítás Projektmenedzsment
A portfólió menedzsment elemeit szervezetileg is le kell képezni mind portfólió, mind a projekt és intézményi szinten Portfólió koordináció Intézményi koordináció Szakmai koordináció Beszerzés koordináció HR koordináció HR koordináció Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt n Intézmény 1 Intézmény 1 Intézmény 1 Intézmény 1
Az EFOP projekt-portfólió szakmai megvalósításának jellemzői, kockázatai A projektekben számos hasonló szakmai tevékenység zajlik (módszertani fejlesztés, rendezvényszervezés, kirándulás, sporttevékenység, eszközbeszerzés) Szakmai megvalósításra nézve jellemzően nincsenek központilag definiált alapelvek, folyamatok (egyes intézményeknek lehetnek saját, részletes eljárásrendjei) A tankerületi szakmai (tanügyigazgatási, köznevelési) kapacitások korlátozottak minden koordinációs mechanizmus működtetése többletfeladat Kisebb költségvetésű humán jellegű projektek gyakran több szakmai kapacitást igényelnek (sok, önmagában kisebb horderejű tevékenységelem) Belső kapacitás bevonása (ha lehetséges) - a megvalósítási környezet ismeretéből fakadó formális és informális tudás kívülről nehezen biztosítható A párhuzamosan zajló, nagyszámú szakmai tevékenység túlterhelheti a résztvevő köznevelési intézményeket az alapfeladatok ellátása sérülhet
Mihez kell alkalmazkodni a sikeres megvalósítás és koordináció érdekében? Új tankerületi struktúra SOKFÉLE projekt EGYIDEJŰ megvalósítására ilyen volumenben jellemzően nincs tapasztalat Új pályázati felület (EPTK) Elszámolási szabályok változása Megfelelő tapasztalattal és végzettséggel rendelkező projektes kollégák felvételének nehézsége Projektiroda integrálása a tankerületi struktúrába
Mit tanulhatunk a múltból? Kollégák közötti feszültségek elkerülése juttatások és a projektfeladatok összhangja Projekttapasztalattal rendelkező szabad munkaerő hiánya, főleg vidéken külsősök megbízásánál körültekintő választás, feladatok tisztázása, hogy ne a belső kollégákra háruljon a feladat Egyes intézmények felkészültsége közötti különbségeket képzéssel, tapasztalatcserével csökkenteni Korábbi volumenű és hasonló tartalmú projektek menedzsmentje kezelhető volt a korábbi folyamatok, eljárások mentén, egyes kollégák nagyfokú leterheltsége mellett felmérni a változást Beszerzések időben történő elindítása
Javaslatok a megvalósítás támogatására I. Szervezeti átvilágítás Önálló szervezeti egység/csoport kialakítása a projekt feladatainak összefogására, menedzselésére Eljárásrendek, sablon dokumentumok kialakítása A projektben kiosztott szerepek, feladat és hatáskörök pontos lehatárolása és tisztázása Projekt Irányítási Kézikönyv (PIK) A projektben részt vevők képzése, az újak számára érdemi betanítás Rendszeres tapasztalatcsere és információ átadás a projektben és a projektek között Kulcspozíciókban megfelelő tudással és tapasztalattal rendelkező emberek Monitoring tényleg úgy működik, ahogy leírtuk? Önjavítás
Fontos a tankerületi vezetés iránymutatása és proaktivitása Nem hagyják magukra az intézményeket Időben jelzik a problémákat felfelé Érzékenyek az alulról jövő problémákra Javaslatok a megvalósítás támogatására II. Informatikai támogató rendszer Beszerzések egy kézben tartása és szoftver támogatására Különböző adatszolgáltatások teljesítéséhez Nyomon követés Területi távolságok miatt a kollégák naprakészségének biztosítására, hatékonyabb munkavégzés érdekében Menedzsment és tiszta kommunikáció IDŐBEN és EGYÉRTELMŰ üzenetekkel történjenek meg a szükséges lépések, intézkedések, döntések (pl. beszerzések)
Szakmai koordináció ötletek, jó gyakorlatok RENDSZERSZINTŰ Elvi szintű, az intézmények mozgásterét meghagyó szakmai iránymutatás az egyes tevékenységekhez Szakmai munkacsoportok felállítása és működtetése az intézmények bevonásával Humán erőforrás-igény és adminisztratív terhek csökkentése - informatikai támogatás, automatizált eljárások, online felületek, sablonok alkalmazása Központi nyilvántartás a megvalósult tevékenységekről átfogó adatszolgáltatáshoz EGYES TEVÉKENYSÉGEKHEZ KAPCSOLÓDÓ Tankerületi rendezvénynaptár Tudásmegosztás, nyílt programok a projektekben a tankerület intézményei számára Infrastruktúra-megosztás, utazó eszközök kölcsönzése (pl. 3D nyomtató, kerékpár) Pedagógus továbbképzési naptár vezetése Eszközbeszerzési igények összegyűjtése - informatív tájékoztató a lehetőségekről + űrlap
Javítani mindig lehet, a folyamat közben is
Elérhetőségek 1054 Budapest, Alkotmány utca 15. II/10. www.ravezeto.hu info@ravezeto.hu +36 1 798 8033