Civilek és az Önkéntesség - Projektmenedzsment -
I. Projektmenedzsment az erőforrások szervezésével és azok irányításával foglalkozó szakterület, célja: erőforrások által végzett munka eredményeként egy adott idő- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai.
a) A projekt: - időszaki vállalkozás: a projektnek van kezdete és vége; - célja: egyedi terméket vagy szolgáltatást hozzon létre; Miért egyedi? - termék vagy szolgáltatás a projekt végén valamilyen módon eltér a jelenlegitől, - projekt alapjaiban különbözik a folyamatoktól és az üzemeltetéstől,
Mi a kihívása? - az eredményt adott, előre meghatározott korlátok figyelembevételével kell elérnie. - a projekt, az előre definiált célok eléréséhez a szükséges eszközöket optimálisan és integrált módon használja fel.
A projekt tehát: - az előre definiált célok elérése érdekében tett ésszerűen megválasztott, erőforrás felhasználással járó tevékenységek sorozata.
b) A projektmenedzsment története: azóta terveznek, mióta az emberek nagyobb feladatokat közösen végeznek. keretek nélkül történt az adott személy tudásán és tapasztalatán alapult; csak a 20. században gyűjtötték össze és rendszerezték ezeket az informális eljárásokat, és alakították ki a tudományos formáját, melyet ma projektmenedzsmentnek nevezünk.
Frederick Taylor (Pennsylvania-i acélmű), Henry Gantt (hadihajók építésének folyamata) 1958 - Polaris projekt: PERT modellt (Program Evaluation and Review Technique program kiértékelési és felülvizsgálati technika DuPont Corporation és a Remington Rand Corporation: matematikai hátterű algoritmust, a kritikus út módszert (Critical Path Method).
- 1969-ben alakult meg a Project Management Institute (PMI), - 1981-ben a PMI vezető testülete jóváhagyta a később Projektmenedzsment Útmutató (The Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK)
II. A projektmenedzsment célja / feladata: - az adott feladatot a tervezett határidőre - az előre meghatározott minőségben - az előre meghatározott költségkereten belül valósítsuk meg. A projekt megvalósítása: Választ kell adnunk az alábbi kérdésekre: Mivel? Kivel? Mikor? Hol? Hogyan?
A szervezet számára fontos cél: - szakmai eredményességének, - működési hatékonyságának javítása, - a gyorsan változó környezet kihívásainak való megfelelés; Ehhez szükséges: - a fenti célok megvalósítására alkalmas eszközrendszer, - fejlesztési források.
A projekt és a projektmenedzsment: Biztosítja a változásra, újításra alkalmas eszközrendszert; A pályázat: Biztosítja fejlesztési forrást;
a) A projektciklus és projektlánc A projekt szakaszokból áll, amelyek szabályos, meghatározott rendben követik egymást. Dél-alföldi Ifjúsági Életmód és Szabadidő
b) Projektmenedzsment folyamatok A használt projektmenedzsment módszertantól függetlenül, a projektmenedzsment folyamatok: - indítási, - tervezési, - végrehajtási, - kontroll, - zárási folyamatcsoportokba sorolhatóak.
b/1. Indítási folyamatcsoport: projektfázis formális jóváhagyását hivatottak előkészíteni és segíteni, ha nem végezték el megfelelően, akkor nagy az esélye, hogy a projekt sikertelen lesz, b/2. Tervezési folyamatcsoport a projekt céljainak pontosításával és a a projekt célkitűzéseinek eléréséért végrehajtandó lépések megtervezésével függnek össze
b/3. Végrehajtási folyamatcsoport Fő feladata az elkészült tervek alapján: - a projekttevékenységek irányítása, - a projekttevékenységek összehangolása, hogy a projekt elérje célját. Hármas korlát Három fő korlátot szoktak felsorolni: idő (a projekt végrehajtására rendelkezésre álló idő véges) költség (a projekt költségvetésében szereplő összeg véges) hatókör (a projekt által megvalósítandó feladatok végesek)
b/4. Kontroll folyamatcsoport - a projekt tervezett végrehajtása - a projekt tényleges végrehajtása közötti különbségek folyamatos ellenőrzésével foglalkozik, b/5. Zárási folyamatcsoport - a projekt adminisztratív és - a projekt pénzügyi lezárását:
III. A projektek és pályázatok meghatározása és előkészítése A projekt (rész)feladatai: - egymással kapcsolatban állnak, - egymásra épülnek, - sorrendjük meghatározott; Ahhoz, hogy a projekt határidőre, eredményesen végrehajtható legyen: - a főbb feladatok, feladatcsoportok és a részfeladatok meghatározása! - a feladatok sorrendjének és az elvégzésükhöz szükséges időtartamoknak a megtervezése!
a) A feladatok, tevékenységek meghatározásának fontosabb lépései Meghatározzuk: - a fő feladatokat, - a pontos tevékenységeket, Majd ezeket: - jól áttekinthető és, - biztonsággal kezelhető lépésekre bontjuk fel, - kiszámítjuk a feladatok időigényét, és meghatározzuk a megvalósítás sorrendjét.
- A feladatok teljesítéséhez haladási mutatókat rendelünk, mérföldköveket határozunk meg. - Meghatározzuk a feladatokhoz szükséges szakértelmet, és a feladatokat hozzárendeljük a projekt felelősségcentrumaihoz. - Rangsoroljuk a feladatokat, és a feladatcsoportokhoz, felelősöket rendelünk.
A tevékenységek tervezéséhez pontosan ismerni kell: a rendelkezésre álló személyi/szakmai, pénzügyi és tárgyi feltételeket; a kockázatokat és bizonytalansági tényezőket; a rendelkezésre álló időkeretet.
b) A feladatok elosztása a projektszervezeten belül Meg kell határozni a munkamegosztás rendjét: ki melyik feladat, részfeladat végrehajtásáért felelős! A feladatsor minden elemét konkrét személyhez vagy szervezeti egységhez kell hozzárendelni! Ha a feladatmegoldás egy szervezeti egység felelőssége, azon belül meg kell nevezni a felelős személyt is!
Meg kell határozni az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges szakértelmet, és hogy ez a rendelkezésre áll-e! Amennyiben a rendelkezésre álló humánerőforrás nem biztosítja a szükséges szakértelmet, akkor új munkaerő bevonásáról kell gondoskodni! A feladatok felbontását kővetően ki kell alakítani az irányítás, koordináció és ellenőrzés rendszerét.
c) A feladatok ütemezése, Táblázatos forma: időterv készítése - egy táblázatban egymás után felsoroljuk a tevékenységeket, - megadjuk minden tevékenység kezdésének és befejezésének időpontját.
c/1. Gantt tábla, vagy vonalas ütemterv. - A leggyakrabban alkalmazott, egyszerű módszer, kisebb projekteknél jól illusztrálja a folyamat lépéseit. 1.Hó 2.Hó 3.Hó 4.Hó 5.Hó 6.Hó 7.Hó 8.Hó 9.Hó 1.sz. feladat 2.sz. feladat 3.sz. feladat 4.sz. feladat Dél-alföldi Ifjúsági Életmód és Szabadidő
c/2. Hálóterv Bonyolultabb tervezési forma, előnye, hogy részletesebb; az egyes tevékenységek egymásra épülése, összefüggése jobban látható, követhető benne. Az időtervben fellelhetők a kritikus idősorok, amelyeknél a kitűzött határidők betartása elengedhetetlen a bonyolultabb projektek esetében a hálóterv hatékonyabban segíti a végrehajtást.
d) A projektszervezet megtervezése A projekt megvalósítása többféle szervezeti környezetben oldható meg! A fejlesztési feladatok végrehajtásához: - ki kell választani a megfelelő szakembereket, - meg kell határozni a szervezeti struktúrát. Ők felelősek a projekt maradéktalan végrehajtásáért, projekt lezárásáért, valamint az elszámolásért!
e) A projektszervezet megválasztását befolyásoló tényezők A munkamegosztás, illetve a felelősségviselés megosztásának elve Az együttműködés elve A szintek száma A megfelelő koordináció
f) Tipikus szervezeti formák A fenti szempontok figyelembe vételével több projektszervezeti forma kialakítására van lehetőség. Ezek közé tartozik: az önálló projektszervezet, a már működő szervezeten belül kialakított projektszervezet és a több résztvevő által kialakított közös projektszervezet.
IV. A projektek és pályázatok meghatározása és előkészítése - Feladatok és módszerek - 1. Jövőműhely 2. Problémagráf 3. Célgráf 4. Érdek és érdekeltelemzés 5. Helyzetelemzés
1. A Jövőműhely - erősíti a közös gondolkodást, - serkentően hat a közösség alakulására, - lehetővé teszi a hatékony időkihasználást, - fejleszti a kommunikációs készséget, - fejleszti team-munkára való nyitottságot, - 8-10 fős csoportokban alkalmazható, - egyéni ötletekre, észrevételekre épít, - egy meghatározott témára, problémára, kérdésre fókuszál,
Az eljárás munkamódszere: (mindhárom fázisában alkalmazhatóak) - Tájékoztatás: a téma előzetes ismertetése. - Beszélgetés: résztvevők aktív, feltétel nélküli, szabad vélemény nyilvánítását - 60 másodperc: meglátások, tapasztalatok, ötletek ismertetése (Bírálat és vita nincs!).
2. Problémagráf Megmutatja: a problémák egymáshoz való viszonya, problémáinak összegyűjtésére és súlyozására, ok-okozati összefüggések, problémák hierarchikus rendben való ábrázolása, csúcs a központi probléma,
3. Célgráf a projekt kidolgozásához ki kell tűzni a legfontosabb elérendő célokat, problémák célokká alakítása, a központi probléma hosszú távú céllá alakítható, konkrét célok fogalmazhatók meg, fő hangsúly: a cél elérését szolgáló eszközökön van.
4. Érdek- és érdekeltelemzés Személyekre, csoportokra, szervezetekre, intézményekre irányul. Akikre: - projekt várhatóan hatást gyakorol, - várhatóan befolyásuk lesz a projektre,
5. Helyzetelemzés Útkeresés: A fejlődéshez vezető út, A stratégia meghatározása. Négy fontos kérdés: - Hol tartunk? szint és a konkrét eredmények - Merre tartunk? esedékes feladatok - Hová kívánunk eljutni? a jövőkép - Jó úton járunk-e? értékelési eljárások
5/1. A SWOT elemzés a szervezet belső adottságainak feltárása, célja: az erősségek és a gyengeségek kiszűrése és alapos vizsgálata, visszatükrözi a szervezet szempontjából meghatározó környezeti hatásokat,
Erősségek (Strengths) Gyengeségek (Weaknesses) Belső pozitív tényezők, amelyek jól működnek, és lehet arra befolyásom, hogy még jobbá váljanak. Lehetőségek (Opportunities) Belső negatív tényezők, amelyek nem jól működnek, azonban befolyásolhatom őket, hogy javuljanak. Veszélyek (Threats) Külsö pozitív tényezők, Amelyeket nem tudunk befolyásolni, de kedvezőek, építhetünk rájuk. Külső negatív tényezők, amelyeket nem tudunk befolyásolni, a sikeres megvalósítást veszélyeztetik, kockázatot jelentenek. Dél-alföldi Ifjúsági Életmód és Szabadidő
5/2. Logikai keretmátrix - A projekt / pályázat életútja kísérhető vele végig, - Célok eredmények tevékenységek beavatkozás területei mutatók ellenőrizhetőség feltételek / kockázatok
5/3. Veszteségtérkép rajzolás - Igény egy hiány pótlására; - A probléma felvetésétől a pályázatig; Probléma Indikátorok Megoldás Pályázat