HR HÍRLEVÉL 2010. MÁRCIUS
MUNKAÜGYI SZOLGÁLTATÁSOK Munkaügyi audit Munkaügyi szerviz Munkaügyi tanácsadás Munkaügyi ellenırzésre felkészítı oktatások RECRUITMENT / OUTSOURCING PÉNZÜGY- SZÁMVITEL Szakemberek kiválasztása speciális szakmai teszteléssel Egyedi szakmai, pszichológiai tesztelés Munkaerı-közvetítés Munkaerı-kölcsönzés CAFETERIA SZOLGÁLTATÁSOK Cafeteria tanácsadás Cafeteria bevezetés Cafeteria adminisztráció MÁRCIUSI KÖSZÖNTİ Márciusi munkaügyi cikkünkben a munkaidıkeret témájával foglalkozunk bemutatva a munkaidıkeret alkalmazásával kapcsolatos leggyakoribb tévhiteket. A rehabilitációs hozzájárulás szabályainak változása számos foglalkoztatónak fejtörést okoz. Erre, illetve a rehabilitációs hozzájárulás elılegének április 20-i feltöltésére tekintettel közlünk aktuális értekezést a megváltozott szabályokkal kapcsolatos kötelezettségekrıl. Végül a cafeteria keret túllépésének azon tipikus eseteit mutatjuk be, melyek problémaként történı jelentkezését egy megfelelıen elıkészített szabályzattal lényegében megelızhetjük. Jamniczky Andrea HR igazgató, partner A munkaidıkeret a munkaszerzıdés kötelezı eleme A munkarend megválasztása, a munkaidı-beosztás meghatározása és ezzel összefüggésben munkaidıkeret alkalmazása a munkaviszonyból származó alapvetı munkáltatói jog szorosan kapcsolódva az irányítási, utasítási jogokhoz. Ebbıl adódóan az alkalmazott munkaidıkeret munkaszerzıdésben történı szerepeltetése ezen munkáltatói jog szerzıdés által történı korlátozását jelenti. Sietve hozzáteszzük, hogy a munkaidıkeret munkaszerzıdésben történı meghatározása nem tilos és nem is szabálytalan, ugyanakkor munkáltatói szempontból semmiképpen sem célszerő. Fontos kiemelni, hogy amennyiben a felek valamely kérdésben megállapodnak és azt a munkaszerzıdés elemévé emelik, a kikötés a munkaszerzıdés olyan kötelezıen teljesítendı tartalmává válik, amely köti a feleket. MUNKAÜGY A munkaidıkeret alkalmazásával kapcsolatos leggyakoribb tévhitek A hatályos munkajogi szabályok közül talán a munkaidıkeret alkalmazásával kapcsolatos gyakorlati problémák okozzák az egyik legtöbb fejtörést a munkaügyi ügyvitelért felelıs munkatársaknak. Erre való tekintettel szedtük csokorba a legjellemzıbb munkaidıkerettel kapcsolatos tévhiteket. 01
A munkaszerzıdés megkötésére és módosítására is csak és kizárólag a munkavállaló és a munkáltató közös megegyezésével kerülhet sor leszámítva azokat a kötelezı eseteket, melyeket a törvény kifejezetten rögzít. A szóban forgó tévhit alapja, hogy a foglalkoztatók többsége úgy gondolja, hogy a havi munkaidıkeret az adott hónap 1-étıl 31-éig tart, ezért irreleváns a keret kezdı és befejezı idıpontjáról külön írásban is rendelkezni. Vagyis a munkáltató egyoldalúan nem módosíthatja a munkavállaló munkaszerzıdésének munkaidıkeretre vonatkozó részét csak és kizárólag akkor, ha ehhez a munkavállaló hozzájárul. Ilyen esetben is a munkaszerzıdés módosítására csak és kizárólag írásban kerülhet sor, hiszen a Munka Törvénykönyve (továbbiakban Mt.) 6. (2) bekezdése kimondja, hogy az alaki kötöttség megsértésével tett jognyilatkozat érvénytelen. A munkaidıkeret alkalmazásához a munkavállaló hozzájárulása szükséges A munkaidıkeret alkalmazásával kapcsolatos gyakori tévhit, hogy a munkáltató csak a munkavállaló hozzájárulásával vezethet be, illetve alkalmazhat munkaidıkeretet. Ezzel kapcsolatosan fontos kitérni a Mt. 118. (1) bekezdésében foglaltakra, mely kimondja, hogy a munkarendet, munkaidıkeretet, a napi munkaidı beosztásának szabályait kollektív szerzıdés eltérı rendelkezése hiányában a munkáltató állapítja meg, melyhez a munkavállaló hozzájárulása nem szükséges. Elég szóban közölni a keret kezdı, befejezı idıpontját Az Mt. 118/A. (4) bekezdése kimondja, hogy munkaidıkeret alkalmazása esetén a munkaidıkeret kezdı és befejezı idıpontját meg kell határozni és errıl a munkavállalót írásban tájékoztatni kell. A szóbeli közlés azért sem elegendı, mert a gyakorlatban számtalanszor elıfordul, hogy az adott munkavállalóra irányadó havi munkaidıkeret nem a hónap elsı napján kezdıdik, hanem egy attól eltérı idıpontban. Gondoljunk csak arra az esetre, amikor az újonnan belépı munkatárs munkába állásának napja a hónap elsı napja helyett például 15-ére esik. A keret kezdı és befejezı idıpontjának közlése szempontjából írásbelinek minısül a tájékoztatás, ha azt a munkáltató a helyben szokásos módon közzéteszi. A helyben szokásos módon történı közlés számtalan az ellenırzés által is elfogadott - formája alakult ki a gyakorlatban. Ennek megfelelıen a szociális és pihenı helyiségekben történı kifüggesztés, intranet vagy éppen e-mailes körlevél formájában is teljesíthetı a szóban forgó munkáltatói kötelezettség, amennyiben ez a közlés helyben kialakult módja. A munkaórák az egyik keretbıl a másikban átvihetık Munkaidıkeret alkalmazása esetén a munkaidıkeret kezdı és befejezı idıpontjának kiemelt jelentısége van, hiszen a keletkezett plusz órákat az alkalmazott keret végén kell a munkáltatónak pótlékolt díjazással elszámolnia. Pontosan erre való tekintettel a keletkezett plusz órákat, vagy az irányadó munkaidıkeretben le nem dolgozott órákat a munkaidıkeret végén el kell számolni, azok az egyik keretbıl a másikba semmilyen formában sem vihetık át. Tipikus tévhit, hogy ha havi munkaidıkeret alkalmazásával foglalkoztatja a munkáltató a munkavállalót, akkor a keret kezdı és befejezı idıpontját nem szükséges közölni a munkavállalóval. 02
Minden bérpótlékot a munkaidıkeret végén kell elszámolni A munkaidıkeret alkalmazásával, a keletkezett órák dotálásával összefüggésben kialakult az a tévhit, hogy a munkaidıkeret végén kell minden egyes bérpótlékot elszámolni. Ezzel kapcsolatosan felhívjuk a figyelmet, hogy munkaidıkeret alkalmazása esetén is a különbözı jogcímeken járó bérpótlékokat esedékességük idıpontjában - azaz havonta - kell elszámolni és kifizetni. A jogszabály csak a munkaidıkereten felüli plusz órák tekintetében rendelkezik a keret végén történı rendkívüli munkavégzés elszámolásáról, egyéb esetekben nem! Máriás Attila RECRUITMENT/OUTSOURCING Rehabilitációs hozzájárulás elıleg feltöltés dátuma: április 20. 2010. évtıl több mint ötszörösére emelkedett egy korábban nem jelentıs adónem, a rehabilitációs hozzájárulás összege. 2009. évben még csak 177.600 forintot kellett személyenként fizetni, ha a létszám nem érte el az elıírt létszámot, és ezt természetben sem váltotta meg a foglalkoztató. Ez évtıl már 964.500 Ft/fı az elıírt hozzájárulási érték. Ez a jelentıs növekedés részben az államháztartási finanszírozással kapcsolható össze, részben a sajátos magyar adatokkal. Egyrészt nálunk magasabb a megváltozott munkaképességőek aránya, másrészt jóval alacsonyabb a foglalkoztatásuk. A fejlett országokban 30-40 százalékuk dolgozik, míg nálunk ez az érték jóval 10 százalék alatt van. Erre a sajátosságra épült rá az ez évi drasztikus változás, ami egyébként szokatlan a nemzetközi gyakorlatban. A rehabilitációs hozzájárulást a fizetésére kötelezett munkáltató maga vallja be, állapítja meg és közvetlenül fizeti be az állami adóhatóságnál vezetett számla javára. Ezt a munkáltatónak úgy kell teljesítenie, hogy év közben negyedévenként elıleget fizet, melynek a mértéke a mindenkori tárgynegyedévre vonatkozó tényadatok alapján kiszámított éves rehabilitációs hozzájárulás-fizetési kötelezettség huszonöt százaléka. Az elılegek határideje a tárgynegyedévet követı hónap 20. napja, legközelebb tehát 2010. április 20. A negyedik negyedévre nem kell elıleget fizetni. A tényleges, tárgyévre vonatkozó tényadatok alapján kiszámított éves rehabilitációs hozzájárulás-fizetési kötelezettséget a tárgyévet követı második hónap 25. napjáig kell bevallani, illetve az éves adókötelezettség és a tárgyév folyamán bevallott adóelılegek különbözetét szintén eddig kell megfizetnie a munkaadónak. 03
Kinek kell fizetni? A munkáltató csak akkor köteles rehabilitációs hozzájárulást fizetni, ha az általa foglalkoztatottak létszáma meghaladja a 20 fıt, és a foglalkoztatott megváltozott munkaképességő személyek száma nem éri el a létszám 5 százalékát, vagyis a kötelezı foglalkoztatási szintet. Gyakorlatilag tehát annak a 21 fıt foglalkoztató munkaadónak, akinek egyik alkalmazottja sem megváltozott munkaképességő, rehabilitációs hozzájárulást kell fizetnie. A fentiek miatt döntı szerepe van a létszám fogalmának. A létszám meghatározásakor nem szükséges figyelembe venni azokat a munkavállalókat, akiknek foglalkoztatása a Munka Törvénykönyve szerinti kirendelés, más munkáltatónál történı átmeneti munkavégzés, továbbá munkaerıkölcsönzés keretében történik. Tehát a kölcsönzött dolgozók sem a kölcsönbe vevınél, sem a kölcsönbe adónál nem számítanak az adó alapjába. Hogyan határozható összeg? meg az éves A rehabilitációs hozzájárulást a kötelezı foglalkoztatási szint figyelembevételével a foglalkoztatandó és a ténylegesen foglalkoztatott megváltozott munkaképességő dolgozók létszámának különbsége alapján kell meghatározni. A gyakorlatban kiemelt jelentıségő a részfoglalkoztatás értelmezése. A napi legalább 4 órás foglalkoztatásnak (ami munkanaponként ugyan teljes fıt jelent) egyben a havi 60 órát (heti 15 órát) el kell érnie ahhoz, hogy a létszámba és a foglalkoztatási kötelezettségbe a jogviszony beleszámítson. Hogyan lehet kiváltani? Több, mint 10 éve adott az a lehetıség, hogy megváltozott munkaképességő munkavállalók foglalkoztatásával ki lehet váltani ezen hozzájárulás-fizetési kötelezettséget, hiszen a fizetendı összeg a meghatározott kvótából (létszám 5 százalékából) hiányzó létszámtól függ. Ennek jelentısége az adójellegő befizetés növekedésével jelentısen emelkedett. A rehabilitációs hozzájárulás fizetése alól mentesítésre jogot adó személyi kört külön jogszabály, a megváltozott munkaképességő munkavállalók foglalkoztatásához nyújtható költségvetési támogatásról szóló kormányrendelet határozza meg. A foglalkoztatási kötelezettség szempontjából megváltozott munkaképességő munkavállalónak csak az minısülhet, akinek a munkaszerzıdése szerinti napi munkaideje eléri a négy órát, valamint birtokában van a jogszabályban meghatározott szakvéleménynek. Jamniczky Andrea / Szolnoki Béla A rehabilitációs hozzájárulás éves összege az elıbb említett tárgyévi foglalkoztatandó létszámtól való eltérés és a rehabilitációs hozzájárulás mértékének a szorzata. A 20 fı feletti létszámot foglalkoztatók foglalkoztatási kötelezettsége a kötelezıen teljesítendı foglalkoztatási szint (az 5%-os kvóta ), míg a hiányzó létszám a munkavállalók és a foglalkoztatási kötelezettségben figyelembe vehetı megváltozott munkaképességő munkavállalók átlagos statisztikai állományi létszámának összevetésébıl határozható meg. A statisztikai állományi létszám számítása során egy tizedes jegyig kell kerekíteni. 03
CAFETERIA A cafeteria keret túllépésének tipikus esetei Az SZJA törvény 69. (1) bekezdése tartalmazza a vállalatoknál mőködı béren kívüli juttatási rendszerek alapjait és a rendszer mőködését egy mindenki által megismerhetı belsı szabályzatban (cafeteria szabályzat) megfogalmazott feltételrendszer alá helyezi. Ebben rögzíthetjük a munkatársak felhasználható keretösszegét, amelynek erejéig eldönthetik, hogy milyen cafeteria juttatási elemeket szeretnének igényelni. Ez lehet egységes, illetve további szabályozások szerint differenciált keretösszeg is. A vállalatoknál mőködı cafeteria rendszerek kapcsán elıfordulhatnak olyan esetek, amelyek során egy-egy munkatárs jogosulatlanul magasabb értékő juttatást vesz igénybe, mint ami alapesetben járna. Egy pontosan kidolgozott cafeteria szabályzat a juttatási rendszer optimális mőködése érdekében az adott év elsı két hetére koncentrálja a munkatársak rendelkezésére álló éves keretösszeg felosztását. A munkatársaink cafeteria nyilatkozatuk kitöltésével rendelkezhetnek az összeg cafeteria elemekre történı lebontásáról. Néhány gyakorlati példa segítségével tekintsük át a tipikusan elıforduló problémákat, és azon eszközöket, amelyekkel a cafeteria keret túllépések elkerülhetıek. Munkaviszony megszőnése Amennyiben egy munkatárs munkaviszonya az adott év egy idıpontjában valamilyen okból kifolyólag megszőnik, érdemes egy gyors számítással meghatározni, hogy a munkaviszony megszőnésének idıpontjáig a munkatárs pontosan mekkora értékben vett igénybe cafeteria juttatásokat, illetve eddig az idıpontig arányosítva ténylegesen mekkora összegő juttatási keretre jogosult. Kalkulálnunk kell annak a lehetıségével, hogy egyes már megrendelt és átvett cafeteria elemek egy teljes évre vonatkoznak, mint például az üdülési csekk vagy az éves helyi közlekedési bérlet. Tegyük fel, hogy egy munkatárs éves szinten 240.000 Ft cafeteria keretösszegre jogosult, havi szinten tehát 20.000 Ft-tal gazdálkodhat és év eleji cafeteria nyilatkozatában éves helyi közlekedési bérletet igényelt körülbelül 100.000 Ft értékben. Amennyiben munkaviszonya március 31- én megszőnik, az arányosítás szerint az adott évben 60.000 Ft-ra jogosult. Ez esetben a kilépésbıl adódóan 40.000 Ft-tal túllépi azt a cafeteria keretet, amelyre ténylegesen jogosult. Ugyanez a helyzet áll fenn akkor is, ha például egy magasabb értékő kultúra- vagy akár ajándékutalványt vett át munkatársunk, bár ezek a cafeteria elemek már nem tartoznak a kedvezményes 25%-os adózású körbe, így a munkáltatók ügyelve az esetleges többletköltségre vélhetıen kiemelték cafeteria rendszerükbıl. Felmerül a kérdés, hogy a jogosulatlan összeget miként térítse meg a munkavállaló? Ennek egyik legegyszerőbb lehetısége, ha a munkavállaló cafeteria nyilatkozatához kapcsolódik egy meghatalmazás, amely segítségével meghatalmazza a munkáltatót, hogy ha munkaviszonya idıközben megszőnik, akkor a munkáltató a végelszámolás során levonhatja a keletkezett jogosulatlan többletet járandóságából. Egyes cafeteria elemeket érvényességi idejükön belül felhasználhatnak más kollégák is (amennyiben ugyanolyan utalványt választott valaki, mint a távozó munkatárs), így a túllépés a visszaadott utalvány formájában is teljesíthetı. Üdülési csekk esetében ez természetesen nem lehetséges, hiszen ez egy személyhez kötött, névre szóló juttatástípus. További lehetıség, hogy a munkatárs visszaadja az utalványt és az utalványszolgáltató cégnél a munkáltató visszaváltatja ezt. Ez természetesen szintén plusz költséggel jár, amelyet a végelszámolás során szintén levonhat a munkáltató. 04
Próbaidı esete Hasonló probléma merülhet fel a próbaidın lévı munkavállalókkal kapcsolatban is. Azok a vállalatok, ahol a próbaidı alatt távozó munkavállalók aránya magas, a cafeteria szabályzatukban meghatározhatják (jogosultsági feltételek), hogy a próbaidı alatt a munkatársnak jár-e cafeteria keret. Mivel próbaidı alatt a munkaviszony indoklás nélkül azonnali hatállyal megszőntethetı, érdemes azon elgondolkodni, hogy ezen idıszak alatt rendelkezhet-e cafeteria keret felosztásáról a munkatárs. Habár a már említett meghatalmazással az összeg visszakövetelhetı, idıt és energiát spórolhatunk meg, ha tudatosan koordináljuk próbaidıs munkatársaink béren kívüli juttatásait. Például a próbaidı alatt a munkatárs nem rendelkezhet cafeteria keretérıl, azonban a próbaidı lejárta után utólag megkapja az arra az idıszakra járó összeget is. Ez esetben a magasabb számlaértéket ugyan megtéríthetjük, azonban a cafeteria nyilatkozatban rögzített választás alapján az alacsonyabb összeggel számított éves összeget nem léphetjük át. Vagyis csak addig számoljuk el internet elıfizetését, amíg a keret engedi, így viszont elıfordulhat, hogy az év végéhez közeledve ez az összeg kimerül és az utolsó hónapok összegeit esetleg nem kapja meg a munkatárs. Másik lehetıség, hogy a megemelkedett számlaérték ellenére ennek csak egy részét, az év eleji nyilatkozatban rögzített választás szerinti összegben térítjük meg. Nemes János Cafeteria elemek értékének idıközi változása A leggyakrabban változó cafeteria elem a munkatársak internet elıfizetése. Cafeteria nyilatkozatukban általában egész évre felosztják a havi elıfizetési összeget. Amennyiben ez idı közben az elızetes kalkulációk ellenére megemelkedik (akár egy elıfizetési csomagváltás miatt) és a továbbiakban az emelt összeget térítjük meg a munkatársnak, úgy szintén jogosulatlanul magasabb összeget vesz igénybe. HR HÍRLEVÉL BDO Forte HR Kft. 1126 Budapest, Nagy Jenı utca 10. Kiadásért és szerkesztésért felel: Jamniczky Andrea HR igazgató, partner ISSN 2061-5964 Hírlevelünk figyelemfelhívó jellegő és nem helyettesíti az ügyletek részletes vizsgálatát, melyekkel kapcsolatban keresse tanácsadóinkat az alábbi elérhetıségeken: Jamniczky Andrea HR igazgató, partner andrea.jamniczky@bdo.hu Nemes János HR menedzser, cafeteria tanácsadó janos.nemes@bdo.hu Máriás Attila munkaügyi szaktanácsadó attila.marias@bdo.hu Zórándy Nóra recruitment tanácsadó nora.zorandy@bdo.hu 04