Az intézmény üzemeltetésével és fenntartásával kapcsolatos feladatok FELADAT KOCKÁZAT FELELŐS RÉSZTVEVŐK HATÁRIDŐ DOKUMENTUM A működés tárgyi feltételeinek biztosítása, a biztonságos használhatóság Takarítás, mosás, étkezés, szellőztetés Dolgozók higiéniája Gépek, berendezések megfelelő műszaki állapotban tartása, a használhatóság biztosítása Anyagi fedezet, elhasználódás Elhasználódott eszközök cseréjére lehetőség rövid időn belül, minden dolgozó alkalmazottak Költségvetési évben folyamatosan Felmérés, megrendelés, szabályzatok Tárgyi, infrastrukturális fejlesztési terv, minden dolgozó alkalmazottak folyamatos SZMSZ, minden dolgozó Dolgozók, folyamatos Megrendelés, Javítás, számlamásolat Személyi feltételek biztosítása Szükség szerint Pályázat kiírása Tűzvédelmi oktatás, tűzvédelmi bejárás Munkavédelmi oktatás, munkavédelmi bejárás - Udvari játékeszközök felújítása - Tisztasági meszelés - Fűtésrendszer karbantartása - Víz, melegvíz ellátás átvizsgálása Megbízott nem képesített Megbízott nem képesített, megbízott, megbízott IVÜSZ Minden dolgozó szeptember - október Minden dolgozó szeptember - október Június, IVÜSZ július, augusztus jegyzőkönyv jegyzőkönyv megrendelés
Pénzügyi, gazdálkodási feladatok FELADAT KOCKÁZAT FELELŐS RÉSZTVEVŐK HATÁRIDŐ DOKUMENTUM Munkaügy, szabadság, betegállomány helyettes, Óvodatitkár, helyettes, Óvodatitkár hetente, utolsó munkanap Jelentés Rovat ív vezetése Pénz kezelés Számla ellenőrzés Anyag és eszköz nyilvántartás Gyermekek étkeztetésének napi jelentése, nyilvántartása Mulasztási napló nyilvántartása Számla ellenértékét nem tudja az intézmény ellentételezni határidő elmulasztása Nem pontos adatok, helyettes, Óvodatitkár helyettes Polgármesteri Hivatal helyettes Polgármesteri Hivatal helyettes Polgármesteri Hivatal Int.vez. helyettes délelőttös óvónők, helyettes, Óvodatitkár helyettes helyettes helyettes Óvónők Havonta folyamatos folyamatos os december Naponta Havi zárás Bizonylatok Számla Számla Eszköz-nyilvántartás Étkezési nyilvántartás Mulasztási napló
Cafetéria kiadása Óvodatitkár Polgármesteri Hivatal Dolgozók Havonta Utalvány, elismervény Munkaruha juttatás Dolgozók os Számla, karton Kötelező pedagógustovábbképzés Óvodapedagógusok Aktuálisan Jelentkezési lap stb. finanszírozása beiskolázási terv Gyermekek étkezési normatív támogatása Költségvetés tervezése Leltározás, selejtezés Éves statisztikai jelentés Adatszolgáltatás normatív állami támogatás elszámolásához Szülői igazolások nem érkeznek meg Pontos mulasztási napló vezetése Pontos mulasztási napló vezetése Élelmezésvezető Polgármesteri Hivatal Polgármesteri Hivatal, helyettes, Polgármesteri Hivatal Óvodapedagógusok Polgármesteri Hivatal Élelmezésvezető Óvodapedagógusok Óvodatitkár Augusztus, Szeptember December, január December október 15. október, november, május, június alapján Határozat, nyilatkozat Önkormányzati tájékoztató Leltár ív Jegyzőkönyv Statisztikai adatlap KIR rendszer Kimutatás
Pályázatokkal kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal Feladat megnevezése Előkészítő koordináló végrehajtó Elkészített dokumentum határidő ellenőrzés Sorszám Kötelezettség vállalás Pénzügyi teljesítés Könyvveze -tésben megjelenés 1 Pályázat figyelés és kiválasztás 2 Pályázat megírása és beadása 3 Pályázat befogadása 4 Támogatási szerződés aláírása 5 Pályázat megvalósulása Előkészítő: óvodapedagógus Koordináló: helyettes Előkészítő: óvodapedagógus Koordináló: helyettes Előkészítő: óvodapedagógus Koordináló: helyettes Előkészítő: óvodapedagógusok Koordináló: helyettes Pályázati kiírások figyelése Pályázati anyagok (kutatási terv, résztvevők, költségterv, Befogadó nyilatkozat, aláírt pályázat Támogatási szerződés elkészítése, aláírása A pályázatban meghatározottak megvalósítás a szerződés Szerződés szerint Folyama tosan A pályázati kiírás szerint A pályázati kiírás szerint. A pályázati kiírás szerint Folyama -tos munkaköri leírás, vagy megbízás szerint munkaköri leírás, vagy megbízás szerint, vagy fenntartó képviselője munkaköri leírás, vagy megbízás szerint, vagy fenntartó képviselője, vagy fenntartó képviselője Bank vagy pénztár A gazd. eseményeket könyvelni kell.
Szerződéskötések ellenőrzési nyomvonala Sorszám Feladat megnevezése Előkészítő koordináló végrehajtó Elkészített dokumentum határidő ellenőrzés Kötelezettsé g vállalás Pénzügyi teljesítés Könyvveze -tésben megjelenés 1 Szerződések előkészítése Szerződés tervezet Folyama -tosan 2 Szerződések megkötése szerződés Folyama -tosan, illetve a szerződésben megjelölt határidő Ellenőrzés, vagy fenntartó képviselője helyettes Információ áramlás nyomvonala 1 Kimenő információ elektronikus vagy papíralapú Irányítószervtől, 2 vagy egyéb szervtől beérkező információ SZMSZ SZMSZ helyettes helyettes Levél, megállapodás, egyéb irat Levél, megállapodá s, egyéb irat Folyama -tosan Folyama -tosan, határidő szerint
3 Információ továbbítása vezető felé 4 A vezető továbbítja az információt SZMSZ SZMSZ Óvodatitkár helyettes Fogadók: A szervezeti felépítésnek megfelelően Levél, megállapodá s, egyéb irat Levél, megállapodá s, egyéb irat osan, illetve a megjelölt határidők szerint osan, illetve a megjelölt határidők szerint Döntéshozatal ellenőrzési nyomvonala 1 Saját hatáskörű döntéshozatal SZMSZ Előkészítő: helyettes, óvodavezetőség megbízott tagja Levél, megállapodá s, egyéb irat Folyama -tosan Jóváhagyó: óvodavezető
KOCKÁZATKEZELÉS KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Jelölés: A=alacsony, M=magas, K=közepes Infrastrukturális kockázat Lehetséges ok Lehetséges A számítógép meghibásodik Adatfeldolgozá s késedelmes. Az adatállomány törlődik, megsérül. M A K Karbantartási szerződés Szállításból eredő kockázat Lehetséges ok Lehetséges A számla nem érkezik meg időben Pénzszállítás Tárgyi eszközök szállítása A kifizetés késedelmes, késedelmi kamat Az ellátmányt A M K ellophatják M A K Az eszköz sérülhet, K A A rongálódhat
Lehetséges ok Lehetséges Alkalmazási jogviszonyt megszüntető és egyéb bérszámfejtéshe z kapcsolódó iratok nem érkeznek meg határidőben az intézményhez A tisztítószer kiömlik Rakodás, gyermekek felemelése Közúti közlekedés Nem történik meg időben a bér kifizetése egészségkároso dás A dolgozó izomzata, dereka sérülhet baleset K A A Alapdokumentumok nélkül kifizetés K K K Védőeszköz biztosítás A A A A A A Foglalkozásegészségügyi vizsgálat
Elemi csapások, meghibásodások Lehetséges ok Lehetséges Tűz, csőtörés egyéb külső meghibásodás A tevékenységet átmenetileg nem tudja ellátni az intézmény M A K Biztosítás kötése Jogi és szabályozási kockázat Lehetséges ok Lehetséges A dolgozó nem szerez tudomást időben a jogszabályi változásokról A munka során hiba következik be. M A K Közlönyök, szakmai lapok beszerzése
TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZAT Információs kockázat Lehetséges ok Lehetséges Az információ áramlás lassú, vagy az több lépcsőben jut el a végrehajtóhoz. Adminisztráció ügyintézés hibás K A A A vezető kötelessége a dolgozók tájékoztatása EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZAT Személyi kockázat Lehetséges ok Lehetséges viselés áthárítás megelőzés igen Nem A dolgozó figyelmetlen A munka során hibázik A A A Gyakori ellenőrzés
A személyi állományban váratlan változás következik be, a feladatellátás miatt magasabb bérrel tudunk alkalmazni helyettesítőt, mint a költségvetésbe n tervezve van. Az intézmény túllépi a bérkeretet M A K A beérkező irat elkallódik M A K Bejövő posta iktatása
Csalás, lopás kockázata PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Lehetséges ok Lehetséges Az óvoda helyiségeinek ajtaját nem zárják be A pénz befizetése hamis bankjeggyel történik A helységekben lévő értéktárgyat, esetleg műszaki cikket eltulajdonítják Felelősségvállalási kockázat K K K A helyiségek zárhatóak Anyagi és erkölcsi kár M A K Csekkes ebédbefizetés Lehetséges ok Lehetséges A dolgozó nem számol el határidőben az ellátmánnyal vagy az előleggel Az intézmény nem tudja határidőre elvégezni a könyvelést K A A A határidő pontos figyelése
Lehetséges ok Lehetséges Az ellenjegyzés nem történik meg a gazdasági vezető részéről Biztosítási kockázat Lehetséges ok Lehetséges Nem történik tájékoztatás időben a káreseményről Késik a kifizetés K A A A munkaköri leírásban foglaltak betartása Késik a kár helyreállítása A A A A határidő pontos betartása
Szabálytalansági lista Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanság fajtára Szabályozottságbeli az egyes területek tevékenységére vonatkozó szabályzatok hiánya, illetve azok aktualizálásának vagy testre szabásának elmaradása; Lebonyolítással kapcsolatos a feladatok elvégzésének elmaradása, nem előírásszerű ellátása; az előírt határidők be nem tartása; pénzbeli juttatásoknál a juttatás rendeltetéseként a szabályozásban rögzített céloktól való eltérés; uniós támogatásoknál a közösségi politikák (esélyegyenlőség, környezetvédelem) figyelmen kívül hagyása; Pénzügyi pénztárban jelentkező pénztárhiány, jogtalan kifizetések (pl. előirányzat nélküli vagy azt meghaladó elszámolás, jogalap nélküli pénzbeli juttatás folyósítása); a szabályozásban meghatározottat meghaladó összeg kifizetése, folyósítása; a szabályozásban foglalt feltételeknek meg nem felelő elszámolások befogadása; Számviteli a szabályozásban előírtaknak megfelelő számvitel vezetésének elmulasztása; olyan számvitel vezetése, amelyből a pénzmozgás, a pénzbeli juttatások tényleges felhasználása vagy a bevételek forrása a bizonylatok alapján nem vagy csak nehezen követhető; Irányítási-vezetési az ellenőrzési nyomvonal kidolgozásának vagy a FEUVE azon belül a kontrollfunkciók kialakításának, aktualizálásának elmulasztása vagy nem megfelelő működtetésük; az egymással összeférhetetlen funkciók szervezeti és funkcionális szétválasztásának elmaradása; a beszámoltatási rendszer működtetésében jelentkező hiányosságok;
Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanságfajtára Informatikai az informatikai rendszer hiányosságai (pl. egyes modulok vagy bizonyos kontrollpontok és kontrollfunkciók hiánya, a hozzáférés nem megfelelő korlátozása), azok kihasználása; adatbevitel, illetve adatmódosítás nyomon követhetőségének hiánya, pontatlansága; az adatkezelésre, adatvédelemre vonatkozó szabályok megsértése; számítástechnikai rendszerhiba miatt bekövetkező szabálytalanságok, azokon belül kiemelten a túlfizetések, hibás levonások; késve vagy egyáltalán el nem készített szoftverek; a programrendszer szabályozás szerinti működésének ki nem alakítása, a működtetés elmaradása vagy hiányos jellege; az ügyviteli folyamatokat, valamint a szakmai és informatikai hibajavításokat érintő programmódosítások végrehajtásának elmaradása vagy késedelmes teljesítése; Dokumentációs, nyilvántartásbeli nem megfelelő, nem megfelelően vezetett vagy nem a kellő tartalmú (az utólagos reprodukálást lehetővé nem tevő), a nyomon követést és a vezetői ellenőrzést nem vagy nem kellően segítő, vagy nem az előírások szerint részletezett, illetve szervezetileg vagy helyileg szétszórt, ezért nehezen követhető nyilvántartás, dokumentáció Közbeszerzéssel kapcsolatos a közbeszerzésre vonatkozó szabályok megsértése; hibás előkészítés; a pályáztatás elhagyása vagy nem a tényleges érték szerinti megoldásnak megfelelő lebonyolítása; egyenlő elbánás elvének megsértése (pl. szállítóspecifikus feltételek kiírása); megfelelő dokumentálás elhanyagolása
Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanságfajtára Ellenőrzéssel összefüggő a feltárt hiányosságok illetékesek felé történő továbbításának elmaradása; kötelező ellenőrzési tevékenységek elhanyagolása elfogultság vonatkozó szabályok megsértése a kockázatelemzésen alapuló mintavételezés elhagyása ellenőrzési tervtől való engedély nélküli eltérés belső ellenőrzési kézikönyv figyelmen kívül hagyása függetlenség csökkenése irányába ható bármely tevékenység intézkedések nyomon követésének (monitoringjának) elmaradása Monitoringgal összefüggő kötelező monitoring tevékenységek elhanyagolása; elfogultság Összeférhetetlenséggel kapcsolatos az összeférhetetlenségi szabályok megsértése; a szabályozás szerint kötelezően szétválasztandó munkakörök, funkciók elkülönítésének elmulasztása; Titoktartással kapcsolatos az állam- és szolgálati titkok kezelésére vonatkozó szabályok megsértése; a számítástechnikai rendszerrel össze nem függő adatkezelési és adatvédelemmel kapcsolatos szabálytalanságok; Tájékoztatással kapcsolatos szabályozásban foglalt jelentéstételi, információadási kötelezettség vagy az arra előírt határidők be nem tartása; a jelentésekben nem a valós helyzetet tükröző tények, adatok vagy mutatók szerepeltetése;
Jegyzőkönyv a szabálytalanságról Iktatószám: A vizsgálat kezdetének időpontja: 201..hó.nap A vizsgálat befejezésének időpontja: 201 hó nap A vizsgálatot végző személy(ek) neve, beosztása:.. A szabálytalanság észlelésének időpontja: 201. hó.nap A szabálytalanságot bejelentő neve, beosztása:.. (pl.: munkatárs, vezető, üzleti partner, ügyfél stb) A szabálytalanság észlelésének módja (az észlelő elmondása alapján) Az észleléskor kiállított dokumentum tartalmi helyességének felülvizsgálati tapasztalatai: Az észlelést követően már megtett intézkedések és azok hatásai: A szabálytalanság leírása: a szabálytalanság ténye, a szabálytalanság minősítése (gondatlan, szándékos), a szabálytalanság elkövetésének időpontja, a megsértett előírástól való eltérés (jogszabály, belső szabályzat, utasítás), a folyamat, vagy tevékenység szabálytalanság által érintett része, a szabálytalansághoz vezető körülmények, tényezők, a szabálytalanság korrigálhatóságának, vagy korrigálhatatlanságának ténye, a szabálytalanságot elkövető/k/ megnevezése,
az elkövetés módja, a szabálytalanság gyakorisága (eseti, időszakos, rendszeres), a szabálytalanság következménye (minőségromlás, hibás szolgáltatás, téves kifizetés, egyéb kár). A helyben hozott intézkedések: az intézkedés jogalapja a döntéshozó megnevezése a döntéshozatal időpontja az intézkedés ismertetése (megszüntetés, korrekció, javaslattétel felsőbb szintű intézkedésre) az eljárás eredménye A vizsgálatot végzők által szükségesnek tartott további intézkedések megtételére vonatkozó javaslatok: A jegyzőkönyv továbbításának időpontja (az átadás napja) Csatolt dokumentumok a tényt alátámasztó alapdokumentumok, (pl. számlák, pénztári kiadási bizonylatok) a szabálytalanságot elkövető/k/ és más érintettek nyilatkozatai A jegyzőkönyv készítésének helye, időpontja:.., 201..hó..nap Vizsgált szervezet/szervezeti egység vezetőjének aláírása Jegyzőkönyv készítő aláírása