Elektronikus számlázás. Czöndör Szabolcs

Átírás

1 Elektronikus számlázás Czöndör Szabolcs

2 Számlázási módszerek

3 Jogszabály Menedzsment E-számla Informatika NAV

4 Elektronikus számla fogalma ÁFA tv (5)elektronikus számla: az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be

5

6 PKI

7 EDI EDI üzenet

8 E-aláírással ellátott számla vs. EDI számla E-aláírással ellátott számla Elektronikusaláírás biztosítja az eredetiséget és hitelességet. A számlakibocsátó és egy hitelesítés szolgáltató közötti szerződés szükséges. Az eladóés a vevő között nem szükséges írásbeli szerződést kötni. Könnyen bekapcsolható új ügyfél a rendszerbe. Egyszerű és olcsó megoldást jelent. Vállalatirányítási rendszerbe nehézkes az integrálása. EDI számla A zárt adatkommunikáció biztosítja az eredetiséget és sértetlenséget. Az eladó és vevőn kívül nem szükséges harmadik fél bevonása. Az eladó és a vevő közötti előzetes írásbeli szerződés elengedhetetlen feltétel. Egy új szereplő bevonása nehézkes. Mindkétfélnek drága hardver és szoftver alkalmazása szükséges. AzEDI rendszer a vállalatirányítási rendszer része.

9 Ellenőrzési nyomvonal Megrendelés Szállítólevél Számla Fizetés Könyvelés

10 ELEKTRONIKUS SZÁMLA KIÁLLÍTÁSA

11 Megoldások

12 PDF számla Megoldások Elektronikus aláírással Elektronikus aláírással és időbélyeggel Elektronikus aláírás nélkül PKI számla megküldésének módja csatolmány Szerver feltöltés Portál EDI számla Elektronikus nyugta Elektronikus másodpéldány Elektronikus másolat

13 Elektronikus másodpéldány Egy példány papíron készül el A kibocsátónak kizárólag elektronikus példány marad Archiválás Elektronikus aláírás és időbélyegző Zárt rendszerű megőrzés

14 Papíralapú dokumentumok elektronikus megőrzése 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet ( ) E rendelet hatálya kiterjed a papíralapú közokiratról, papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról, papíralapú magánokiratról és papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésére. Szt (6): papíralapú bizonylatok elektronikus megőrzése Art. 47. (8): adóigazgatási eljárásban az irat eredeti példánya nem kérhető

15 Papíralapú dokumentumok elektronikus megőrzése Papíralapú dokumentum Elektronikus dokumentum Képi vagy tartalmi megfelelés Metaadatok elhelyezése Hitelesítési záradék: Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező Elektronikus aláírás + időbélyeg (több dokumentumon is lehet)

16 EDI EDI

17 Beszállító Manuális bevitel: Számla adattartalom Számla sorszám EDI számlázási szolgáltató Számla befogadó

18 Külföldi szolgáltató Megvalósítási kérdések Számlázási szolgáltató Archiválási szolgáltató Hitelesítés szolgáltató Szükséges-e időbélyeg az elektronikusan aláírt számlánál? Zárt rendszerű archiválás: Zárt ügyviteli rendszer megfelelő-e? Ki akkreditálja? Kiküldött e-számlát a partner nem fogadja be

19 Számla Számla Számla kibocsátó nyomtatója Internet Számla befogadó nyomtatója Számla kibocsátó

20 Számlázó programokkal kapcsolatos elvárások Kihagyás és ismétlés nélküli folyamatos sorszámozás Bejelentési kötelezettség teljesítése Rendelkezzen adatexport funkcióval Dokumentáció Megfelelőségi nyilatkozat

21 Hol van a számlázó szoftver? Szolgáltató Kiállításra kötelezett Befogadó

22 Várható változások Tételes áfa adatszolgáltatás változása Számlázó program bejelentési kötelezettségének megszűntetése Számlázó programok online adatszolgáltatása Új adatstruktúra Új adatszolgáltatási rendszer Adóhivatali szolgáltatások Bevezetés dátuma: július 1.

23 ELEKTRONIKUS SZÁMLA BEFOGADÁSA

24 Digitalizálás

25 Digitalizálás Nyomtatás

26 Nyomtatás

27 Megvalósítási kérdések Külföldi e-számla befogadása: EDI rendszer E-aláírás időbélyeg nélkül E-aláírás nélkül nem EDI rendszer Kontírozás Csatolt melléklet Logikai hozzárendelés E-számla archiválása Saját Kiállító rendszerében Archiválási szolgáltató

28 Csatolt melléklet Iktatóprogram Elektronikus könyvelési rendszeren keresztül logikai kapcsolat biztosítása. E-számla kontírozása Az alapkövetelményeket kell teljesíteni, a technikai megoldást a cégnek magának kell kialakítania!

29

30 E-számla kontírozása Könyvelési tétel Tétel leírása Összeg Bizonylat sorszám Kiállító neve Kiállítás dátuma Bizonylat sorszám Archiválási rendszer

31 ELEKTRONIKUS ARCHIVÁLÁS

32 Archiválással kapcsolatos kötelezettségek Archiválás helyének bejelentése 3 alapkövetelmény folyamatos teljesítése Archiválási rendeletben foglalt követelmények betartása Adóhivatali adatszolgáltatási kötelezettségek 3 munkanap (akár online hozzáféréssel is) Elektronikus számla adatszolgáltatás (PDF, XML)

33 Ellenőrzés Kontírozás PKI ellenőrzés Adatellenőrzés Hosszú távú megőrzés Könyvelés Számla befogadás Archiválásra előkészítés Archiválás

34

35

36 Minősített archiválási szolgáltató Adóhivatal nem vizsgálja a megőrzés módját Nem minősített archiválási szolgáltató Saját megőrzés követelményeinek betartása Saját megőrzés Alapkövetelmények betartása E-dokumentumtól függő speciális szabályok

37 Megőrzés módjai legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megfelelő megőrzése zárt rendszer alkalmazása elektronikus adatcsere (EDI) rendszer igénybevétele

38 Nem megfelelő archiválás, nincs adatvesztés Nem megfelelő archiválás, van adatvesztés Nem megfelelő archiválás, módosult az adattartalom Nincs archiválás Kulcsszavak: kellő körültekintés, Szankciók adózótól elvárható magatartás

39 Példák Egy nap összes kiállított elektronikus számlája az archiválást megelőzően, de a megküldést követően megsemmisül Őrzés fizikai helye Japán, ahol az elektronikus számlák megsemmisültek A számla elektronikus aláírása hibás dátumot mutat, mely archiváláskor derül ki

40

41 Ellenőrzés alá vont társaság Gazdasági események Utólagos vizsgálat Bizonylatok Partnerek Ügyviteli rendszer Informatikai rendszer vizsgálat

42 E-számlázás ellenőrzése Értsük meg a gazdasági környezetet Értsük meg az adózó informatikai rendszerét, ügyvitelét Vizsgáljuk meg az informatikai rendszer egyes részeit Keressünk kockázatos pontokat az informatikai rendszerében Vizsgáljuk meg a számlázó programot Vizsgáljuk meg az archiválást Vonjuk le a következtetéseket

43 E-számlázás ellenőrzés eszközei Adatbekérés Számla bekérés Próba számla Dokumentáció Adatexport E-számla Teszt számla Szerződés Adatszolgáltatás Papír számla Számlázási gyakorlat Belső szabályzat Adatbázis E-másolat E-másodpéldány

44

45

46

47 Gyakori problémák Számlázási rendszer Kihagyás és ismétlés mentes elszámolás Kiállítás dátuma Archiválás Mit? Mikor? Milyen formában? Manipuláció

48 Köszönöm a figyelmet! Czöndör Szabolcs czondor.szabolcs@nav.gov.hu