Elektronikus számlázás és számlaadat szolgáltatás. Czöndör Szabolcs

Átírás

1 Elektronikus számlázás és számlaadat szolgáltatás Czöndör Szabolcs 1 1

2 Számlázási módszerek 2 2 2

3 Elektronikus számla fogalma ÁFA tv (5) elektronikus számla: az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be 3 3 3

4 4 4 4

5 PKI 5 5 5

6 EDI EDI üzenet 6 6 6

7 E-aláírással ellátott számla vs. EDI számla E-aláírással ellátott számla Elektronikusaláírás biztosítja az eredetiséget és hitelességet. A számlakibocsátó és egy hitelesítés szolgáltató közötti szerződés szükséges. Az eladóés a vevő között nem szükséges írásbeli szerződést kötni. Könnyen bekapcsolható új ügyfél a rendszerbe. Egyszerű és olcsó megoldást jelent. Vállalatirányítási rendszerbe nehézkes az integrálása. EDI számla A zárt adatkommunikáció biztosítja az eredetiséget és sértetlenséget. Az eladó és vevőn kívül nem szükséges harmadik fél bevonása. Az eladó és a vevő közötti előzetes írásbeli szerződés elengedhetetlen feltétel. Egy új szereplő bevonása nehézkes. Mindkétfélnek drága hardver és szoftver alkalmazása szükséges. AzEDI rendszer a vállalatirányítási rendszer része

8 Ellenőrzési nyomvonal Megrendelés Szállítólevél Számla Fizetés Könyvelés 8 8 8

9 ELEKTRONIKUS SZÁMLA KIÁLLÍTÁSA 9 9 9

10 Megoldások 10 10

11 PDF számla Megoldások Elektronikus aláírással Elektronikus aláírással és időbélyeggel Elektronikus aláírás nélkül PKI számla megküldésének módja csatolmány Szerver feltöltés Portál EDI számla Elektronikus nyugta Elektronikus másodpéldány Elektronikus másolat Távnyomtatás 11

12 Elektronikus másodpéldány Egy példány papíron készül el A kibocsátónak kizárólag elektronikus példány marad Archiválás Elektronikus aláírás és időbélyegző Zárt rendszerű megőrzés 12 12

13 Papíralapú dokumentumok elektronikus megőrzése 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet ( ) E rendelet hatálya kiterjed a papíralapú közokiratról, papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról, papíralapú magánokiratról és papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésére. 451/2016. (XII. 19.) Korm. Rendelet az elektronikus ügyintézés szabályairól Szt (6): papíralapú bizonylatok elektronikus megőrzése Art. 47. (8): adóigazgatási eljárásban az irat eredeti példánya nem kérhető 13 13

14 Papíralapú dokumentumok elektronikus megőrzése Papíralapú dokumentum Elektronikus dokumentum 14 Képi vagy tartalmi megfelelés Metaadatok elhelyezése Hitelesítési záradék: Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező Elektronikus aláírás + időbélyeg (több dokumentumon is lehet) 14

15 Távnyomtatás Szerver Befogadó 15 Kiállításra kötelezett 15

16 Külföldi szolgáltató Megvalósítási kérdések Számlázási szolgáltató Archiválási szolgáltató Hitelesítés szolgáltató Szükséges-e időbélyeg az elektronikusan aláírt számlánál? Zárt rendszerű archiválás: Zárt ügyviteli rendszer megfelelő-e? Ki akkreditálja? Kiküldött e-számlát a partner nem fogadja be 16 16

17 Számlázó programokkal kapcsolatos elvárások Kihagyás és ismétlés nélküli folyamatos sorszámozás Bejelentési kötelezettség teljesítése Rendelkezzen adatexport funkcióval Dokumentáció 17 Megfelelőségi nyilatkozat 17

18 Hol van a számlázó szoftver? Szolgáltató 18 Kiállításra kötelezett 18 Befogadó

19 Adatexport 11/A. A számlázó programnak olyan önálló, de a programba beépített, adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás elnevezésű funkcióval kell rendelkeznie, amelynek elindításával adatexport végezhető a kezdő és záró dátum (év, hónap, nap) megadásával meghatározható időszakban kibocsátott, illetve a kezdő és a záró számlasorszám megadásával meghatározható sorszámtartományba tartozó számlákra

20 Adatexport Adatexport: az adóalany által elektronikus adathordozón tárolt adatoknak az adóhatóság rendelkezésére bocsátása a 2. és 3. számú mellékletben meghatározott xml adatszerkezetben. 20 Belföldön nyilvántartásba vett adóalanyra terjed ki Ellenőrzés kérésére kell átadni Elektronikus adathordozón tárolt számla adat Számlázó programmal szembeni követelmény 20

21 Adatexport jellemző problémái Fejlesztési hiányosságok 21 Nem került lefejlesztésre, nem hoz létre állományt Kötelező elemek hiányoznak (pl. tételsorok) A két szűkítő paraméterből csak egy került lefejlesztésre Nem a számlázó rendszer adatait tartalmazza az adatexport (pl. könyvelésből csak a lekönyvelt számlák) Nem megfelelő adat jelenik meg (pl. az irányítószámnál a település neve) 21

22 Adatexport jellemző problémái Nyelvi nehézségek Külföldi fejlesztő nem megfelelően értette meg a jogszabályi kötelezettséget Technikai hibák 22 Nem történt meg az XSD validálás Nem megfelelő dátumformátum Helytelen decimális alak Szabálytalan XML karakter: &, Adott esetben kötelező mező nem kerül kitöltésre Elemnév elírás 22

23 Adatexport jellemző problémái Az adatexportnál a fejlesztési, implementálási hiányosságok ellenőrzésnél derülnek ki az adóhivatal számára. Az online számla adatszolgáltatás esetén a nem megfelelő XML elutasításra kerül, így az adatszolgáltatási kötelezettség nem teljesül! 23 23

24 SZÁMLA ADATSZOLGÁLTATÁS 24 24

25 Áfa törvény 260. (1) i) Jogszabályi háttér a számlázási funkcióval rendelkező programokkal szembeni követelményeket, valamint ezen programokkal kiállított számlák adatainak állami adóhatóság felé történő adatszolgáltatásának szabályait, és a számlázási funkcióval rendelkező programok értékesítésére és használatára vonatkozó adatszolgáltatási kötelezettségre vonatkozó szabályokat; Áfa törvény 10. számú melléklet: Összesítő jelentés

26 Eva törvény 26 Jogszabályi háttér 13. (1) Az adóalany az e törvény hatálya alá tartozó tevékenységéről bizonylatot bocsát ki. Az adóalany e kötelezettségét az általános forgalmi adóról szóló törvény X. fejezetében előírtak szerint teljesíti. 16. (9) 3 Az adóalany az általa kibocsátott számlák tekintetében az adatszolgáltatási kötelezettséget az általános forgalmi adóról szóló törvényben meghatározott rendelkezéseknek megfelelően teljesíti. 26

27 Jogszabályi háttér A nemzetgazdasági miniszter /2018. (.) NGM rendeletének tervezete a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet módosításáról Megmarad az adatexport, de az adatszolgáltatás sémájában is lehet teljesíteni Megmarad a számlázó program bejelentési kötelezettség A számlázó programnak a gép-gép interfész használatához szükséges azonosító adatok megküldése mellett a kiállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat legalább Áfa tv. szerinti kötelező adattartalmát a számla, számlával egy tekintet alá eső okirat kiállításakor azonnal, XML formátumban, az állami adó-és vámhatóság közleményében meghatározott módon és adatszerkezetben, elektronikus úton továbbítania kell az állami adó- és vámhatóság részére

28 Számla adatszolgáltatás Számla kibocsátó Számla befogadó Számla 28 28

29 Adatszolgáltatás technikája (befogadó oldal) ERP Feldolgozott számla adatok Számlasorszám (!) NAV adat Lekérdező felület Adóbevallásba importálható Manuális Adóbevallásba való adatbevitel 29 29

30 Adatszolgáltatás technikája (kibocsátó oldal) Szoftver Automatikusan Azonnal XML Számlatömb 5 naptári nap Manuális adatszolgáltatás Pénztárgép Adatkapcsolaton keresztül Adózói oldalon nincs feladat 30 30

31 Adatszolgáltatással érintett számlák A bizonylatnak számla vagy számlával egy tekintet alá eső bizonylatnak (pl. módosító számla, sztornó számla) kell lennie. A számlán szereplő vevőnek magyar adóalanynak kell lennie Az áthárított adó összegének a 100 ezer forintnak vagy annál magasabbnak kell lennie Az előző feltételtől függetlenül amennyiben egy jelentés köteles számlának a módosításáról, érvénytelenítéséről szól a bizonylat, akkor a számla is jelentés kötelessé válik 31 31

32 Adatszolgáltatás technikája Számlázó program felkészítése XML Kommunikáció Üzenet feldolgozás Regisztráció Elsődleges felhasználó Másodlagos felhasználó Technikai felhasználó Adatszolgáltatás Számla adatok Emberi beavatkozás nélkül Azonnal 32 32

33 Technikai felhasználó Elhelyezkedése: Számlázó programonként külön Számlázó programon belül felhasználónként külön Egy adatszolgáltatónak egy technikai user Szerepe: Adatszolgáltatásra kötelezett azonosítása Adatszolgáltatás hitelesítése 33 33

34 Adatszolgáltatás technikája Számlaadatok rögzítése Számla jóváhagyás Számla adatszolgáltatás Számla kibocsátása 34 Automatikus Azonnali 34

35 Adatszolgáltatás technikája Adatszolgátatásra kötelezett számla kiállítása Token igénylése Token válasz (Token érvényességi ideje alatti számlák) Válaszüzenetek Tranzakicós azonosító Adatok tokennel együtt történő visszaküldése 35 35

36 Válaszüzenetek Good XML Warning Error 36 36

37 Adatszolgáltatás tartalma 37 Szoftver adatai Adatszolgáltató adatai Számlakibocsátásra kötelezett adatai Technikai információk 37

38 Hiba, üzemzavar 38 Hiba: adatszolgáltatás nem dolgozható fel, nem a számla adatait tartalmazza stb. Észleléstől számított 3 munkanapon belül kell javítani -> gépi interfész Ha nem javítható 3 munkanapon belül -> kézi adatszolgáltatás Üzemzavar: internetszolgáltatás kimaradása, adatszolgáltató rendszer meghibásodása Az üzemzavar megszűnését követő 24 órán belül kell az adatot szolgáltatni Amennyiben 48 órát meghaladja az üzemzavar Bejelentés Kézi adatszolgáltatás (24 órás időablak) 38

39 Adatszolgáltatásra felkészülés Publikus XSD (magyar, angol) XML validáció Mintaállomány Fejlesztői dokumentum (magyar, angol) Jogszabály (magyar, angol) Gyakori kérdések és válaszok Tájékoztató anyagok 39 39

40 Adóhivatali szolgáltatások Számla adat letöltés Ügyfél által kiállított Hibás adatszolgáltatások lekérdezése Ügyfél részére kiállított Belföldi összesítő jelentés elkészítésében támogatás Számlafeldolgozási folyamat támogatása Online számlázó program 40 Térítés mentes Bárki használhatja (regisztrációhoz kötött!) Elektronikus számla támogatás Webservice szolgáltatás: adószám kontroll 40

41 Adatszolgáltatásra való felkészülés Számlázó program felkészítése Számlázó programon belüli fejlesztés Számlázó programhoz kapcsolódó modul fejlesztése Számlák áttekintése Kötelező-e számla bizonylat előállítása? Számla adattartalma megfelelő-e? Az adatszolgáltatáshoz elvárt adatok önálló mezőben szerepelnek-e? Ügyviteli folyamat áttekintése Adatexport problémáinak áttekintése 41 Validációs hibák 41

42 ELEKTRONIKUS SZÁMLA BEFOGADÁSA 42 42

43 Digitalizálás 43 43

44 Digitalizálás Nyomtatás 44 44

45 Nyomtatás 45 45

46 Megvalósítási kérdések Külföldi e-számla befogadása: EDI rendszer E-aláírás időbélyeg nélkül E-aláírás nélkül nem EDI rendszer Kontírozás Csatolt melléklet Logikai hozzárendelés E-számla archiválása 46 Saját Kiállító rendszerében 46 Archiválási szolgáltató 46

47 Csatolt melléklet Iktatóprogram Elektronikus könyvelési rendszeren keresztül logikai kapcsolat biztosítása. E-számla kontírozása Az alapkövetelményeket kell teljesíteni, a technikai megoldást a cégnek magának kell kialakítania! 47 47

48 48 48

49 E-számla kontírozása Könyvelési tétel Tétel leírása Összeg Bizonylat sorszám Kiállító neve Kiállítás dátuma Bizonylat sorszám Archiválási rendszer 49 49

50 ELEKTRONIKUS ARCHIVÁLÁS 50 50

51 Archiválással kapcsolatos kötelezettségek Archiválás helyének bejelentése 3 alapkövetelmény folyamatos teljesítése Archiválási rendeletben foglalt követelmények betartása Adóhivatali adatszolgáltatási kötelezettségek 3 munkanap (akár online hozzáféréssel is) Elektronikus számla adatszolgáltatás (PDF, XML) 51 51

52 Ellenőrzés Kontírozás PKI ellenőrzés Adatellenőrzés Hosszú távú megőrzés Könyvelés Számla befogadás Archiválásra előkészítés Archiválás 52 52

53 A társaság B társaság Számlázó rendszer Könyvelés Elektronikus A, B A B Papír A,B B A Vállalatirányítási rendszer

54 54 54

55 55 55

56 Minősített archiválási szolgáltató Adóhivatal nem vizsgálja a megőrzés módját Nem minősített archiválási szolgáltató Saját megőrzés követelményeinek betartása 56 Saját megőrzés Alapkövetelmények betartása E-dokumentumtól függő speciális szabályok 56

57 Megőrzés módjai legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megfelelő megőrzése zárt rendszer alkalmazása elektronikus adatcsere (EDI) rendszer igénybevétele 57 57

58 Nem megfelelő archiválás, nincs adatvesztés 58 Nem megfelelő archiválás, van adatvesztés Nem megfelelő archiválás, módosult az adattartalom Nincs archiválás Kulcsszavak: kellő körültekintés, Szankciók adózótól elvárható magatartás 58

59 Példák Egy nap összes kiállított elektronikus számlája az archiválást megelőzően, de a megküldést követően megsemmisül Őrzés fizikai helye Japán, ahol az elektronikus számlák megsemmisültek A számla elektronikus aláírása hibás dátumot mutat, mely archiváláskor derül ki 59 59

60 60 60

61 Ellenőrzés alá vont társaság Gazdasági események Utólagos vizsgálat Bizonylatok Partnerek Ügyviteli rendszer Informatikai rendszer vizsgálat 61 61

62 E-számlázás ellenőrzése Értsük meg a gazdasági környezetet Értsük meg az adózó informatikai rendszerét, ügyvitelét Vizsgáljuk meg az informatikai rendszer egyes részeit Keressünk kockázatos pontokat az informatikai rendszerében Vizsgáljuk meg a számlázó programot Vizsgáljuk meg az archiválást Vonjuk le a következtetéseket 62 62

63 E-számlázás ellenőrzés eszközei Adatbekérés Számla bekérés Próba számla Dokumentáció Adatexport E-számla Teszt számla Szerződés Adatszolgáltatás Papír számla Számlázási gyakorlat Belső szabályzat Adatbázis E-másolat E-másodpéldány 63 63

64 64 64

65 65 65

66 66 66

67 Gyakori problémák Számlázási rendszer Kihagyás és ismétlés mentes elszámolás Kiállítás dátuma Archiválás Mit? Mikor? Milyen formában? Manipuláció 67 67

68 Köszönöm a figyelmet! Czöndör Szabolcs czondor.szabolcs@nav.gov.hu 68 68