(KÜLSŐ SZÁMLA, HÁZIPÉNZÁR) Felhasználói dokumentáció verzió 1.2. Budapest, 2014.
Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal 1.1. 2014.07.17. 2.1. Egy külső számla több kiíráshoz rögzítése 7. 1.2. 2014.11.01. 3.1. Számlagenerálás 11. 1.2. 2014.11.01. 3.4. Pénztárnyomtatás 13. Kiadás: 2014.11.01. Verzió: 1.2. Oldalszám: 2 / 13
Tartalomjegyzék 1. Egyéb befizetési lehetőségek a Neptun rendszerben... 4 2. Külső számlarögzítése... 5 2.1. Számlarögzítés... 5 2.2. Érvénytelenítés... 8 3. Házipénztár... 10 3.1. Befizetés rögzítése... 10 3.2. Tranzakció módosítása... 12 3.3. Tranzakció érvénytelenítése... 12 3.4. Pénztárbizonylat nyomtatása... 13 Kiadás: 2014.11.01. Verzió: 1.2. Oldalszám: 3 / 13
1. Egyéb befizetési lehetőségek a Neptun rendszerben A Neptun főbb pénzügyi befizetési lehetőségei gyűjtőszámla, virtuális gyűjtőszámla, bankkártya, elektronikus számla lehetőség van kisebb, hagyományos befizetési módok alkalmazására. Ilyen befizetési mód a külső számlarögzítés és házipénztár kezelés. Ezeket a befizetési módokat kisebb, gazdasági rendszerrel nem rendelkező intézmények számára javasoljuk. A külső számla fogalma alatt a nem Neptunban, hanem általában a gazdasági rendszer által generált számlákat értjük. Ezen számlák (számlasorszám, számlához kapcsolatos adatok) rögzítésére van lehetőség a programban. A Házipénztár modul az intézmény pénztárában történő, készpénzes befizetések kezelésére szolgál. Házipénztáras befizetés esetén engedélyezni kell a pénzügyi kódoknál a Házipénztár fizetési típust és a HAZIPENZTAR paraméter értékét I-re kell állítani. Kiadás: 2014.11.01. Verzió: 1.2. Oldalszám: 4 / 13
2. Külső számlarögzítése 2.1. Számlarögzítés A Hallgatók / Hallgató pénzügyei / Kiírt tételek / Külső számlák rögzítése (21050) és a Szervezeti egységek / Pénzügy / Külső számlák rögzítése (21100) felületeken van lehetőség külső számla kiíráshoz rendelésére. A felületen bármely aktív kiíráshoz hozzárendelhető a külső számla. Egy számla több kiíráshoz is hozzárendelhető. A Hozzárendelés kiíráshoz gomb megnyomásakor a felugró ablakban megjelennek a hallgató aktív kiírásai, melyek közül kiválasztható, hogy mely kiíráshoz szeretnénk a befizetéshez tartozó külső számlát rögzíteni. Külső számlarögzítés felület Kiadás: 2014.11.01. Verzió: 1.2. Oldalszám: 5 / 13
Kíráshoz rendelés A rögzítés során kötelező adatként meg kell adni a kiíráshoz tartozó Számlaszám -ot, az Összeg -et, a befizetés Banki dátum -át. A Mentés gomb megnyomásával létrejön a tranzakció, a kiírás státusza teljesített lesz. A felületen található Megjegyzés mező az intézmény által szabadon tölthető szöveges mező. Utólagos szerkesztésére, feltöltésére nincs lehetőség, ezért amennyiben tölteni szeretné az intézmény, akkor a mentés előtt kell megtenni. A Mentés gombra kattintva létrejön a kiíráshoz kapcsolódóan egy Külső számlarögzítés fizetés típusú, Pénzügyileg kézzel igazolt státuszú tranzakció, mely által a kiírás státusza Teljesített lesz. Kiadás: 2014.11.01. Verzió: 1.2. Oldalszám: 6 / 13
Felületen szereplő adatok A felületen található mezők: - Számlaszám : A befizetéshez kapcsolódó külső számla számlaszáma. - Összeg : A befizetéshez kapcsolódó számla összege. A megadott összeg nem lehet nagyobb a kiírás összegénél! - Banki dátum : A befizetés dátuma (gazdasági rendszerben való jóváírás dátuma). - Megjegyzés : Az intézmény által szabadon tölthető szöveges mező. Utólagos szerkesztésére, feltöltésére nincs lehetőség, ezért amennyiben tölteni szeretné az intézmény, akkor a mentés előtt kell megtenni. - Rögzítő, Rögzítés dátuma : A külső számlarögzítést végző ügyintéző neve, és a rögzítés dátuma mentéskor automatikusan feltöltésre kerül. Amennyiben egy számlával több kiírást is teljesítettek, akkor ugyanaz a számlasorszám több tételhez is rögzíthető a megfelelő összeggel. Ebben az esetben nem a számla teljes összegét kell rögzíteni, hanem a kiírásnak megfelelő összeget. Egy kiíráshoz több számla is kapcsolódhat. Ebben az esetben számlaszámonként kell a rögzítést elvégezni ugyanarra a kiírásra vonatkozóan, figyelve arra, hogy számlák összege nem haladhatja meg a kiírás összegét. A Kiírt tételek menüpontokon a Számla sorszáma (oszlopszerkesztésben kitehető mező) nem kerül töltésre külső számlás teljesítés esetén, mivel egy kiíráshoz több külső számla sorszám is kapcsolódhat. Kiadás: 2014.11.01. Verzió: 1.2. Oldalszám: 7 / 13
Külső számlás tranzakció Külső számlával teljesített kiírást jóváírni nem lehet, mivel a teljesítés számlán keresztül törtét! Amennyiben valamilyen oknál fogva vissza kell utalni a pénzt, akkor a Neptunban érvényteleníteni kell a külső számlás tranzakciót, majd a főszámláról vissza kell utalni. 2.2. Érvénytelenítés A tranzakció érvénytelenítésre a Hallgatók / Hallgató pénzügyei / Kiírt tételek / Külső számlák rögzítése (21050) felületen az adott soron állva a Töröl gomb megnyomásával van lehetőség. Ezáltal érvénytelenítésre kerül a tranzakció (a tranzakció státusza Érvénytelen tranzakció -ra módosul), a kiírás státusza ismét Aktív lesz. Érvénytelenítéskor a felületen felöltésre kerül a Törölve jelölőnégyzet. Az érvénytelenített tranzakció nem kerül fizikai törlésre, az elvégzett műveletek, illetve a Külső számlarögzítés tranzakciók között a későbbiekben is látható marad. Kiadás: 2014.11.01. Verzió: 1.2. Oldalszám: 8 / 13
Külső számla érvénytelenítése Érvénytelen tranzakció Kiadás: 2014.11.01. Verzió: 1.2. Oldalszám: 9 / 13
3. Házipénztár 3.1. Befizetés rögzítése A Neptunban a Hallgatók / Hallgató pénzügyei / Kiírt tételek / Házipénztár (274600 ) és a Pénzügyek / Házipénztár (274900) felületeken van lehetőség van a készpénzes befizetések rögzítésére. A felület felső részén a hallgató olyan, kiírásai jelennek meg, melyek vagy házipénztáras tranzakcióhoz, vagy érvénytelen tranzakcióhoz kapcsolódnak, vagy azok, amelyekhez nem kapcsolódik még tranzakció. A felület alsó részén a felső sorból kiválasztott tétel részletes adatai lehet megtekinteni a Kiírás tabulátorfülön. Tranzakció létrehozását a Tranzakciók tabulátorfülön kezdeményezhetjük. Új tranzakció létrehozására a Szerkeszt gomb megnyomását követően az Új tranzakció gomb megnyomásával van lehetőség. A tranzakció létrehozásakor az Összeg mező automatikusan felöltésre kerül a kiírás összegével. Az összeget nem lehet módosítani, meg kell egyeznie a kiírás összegével. Részteljesítés esetén a kiírást előbb meg kell bontani a Tételek megbontása, összevonása felületen a megfelelő arányban, majd a megfelelő alkiíráshoz rögzíteni a tranzakciót. A Megjegyzés mező az intézmény által szabadon tölthető szöveges mező. Utólagos szerkesztésére, feltöltésére nincs lehetőség, ezért amennyiben tölteni szeretné az intézmény, akkor a mentés előtt kell megtenni. A Nyugta mezőbe a befizetéshez kapcsolódó bizonylatszámot lehet feltölteni. Új tranzakció rögzítése Kiadás: 2014.11.01. Verzió: 1.2. Oldalszám: 10 / 13
A tranzakció létrehozásakor töltésre kerülő mezők: Összeg : automatikusan feltöltésre kerül a kiírás összegével. A mező értéke módosítható, de a megadott érték nem haladhatja meg a kiírás összegét. Megjegyzés : Az intézmény által szabadon tölthető. Töltése nem kötelező. Nyugta : A befizetéshez kapcsolódó bizonylatszám feltöltésére szolgáló szöveges mező. Mentés követően nem módosítható. Fizetés típusa : A program a tranzakció létrehozását követően a Házipénztáras befizetés típussal tölti fel. Létrehozó, Létrehozás dátuma : Létrehozó felhasználó, aktuális dátum, a program automatikusan feltölti a mezőt. Az adatok megadását követően a Mentés gombra kattintva a felugró ablakban meg kell adni a tranzakció banki dátumát. A Rendben gombra kattintva létrejön a kiíráshoz kapcsolódó tranzakció, Pénzügyileg kézzel igazolt státusszal, Házipénztáras befizetés fizetés típussal. Amennyiben a rögzített tranzakció által az érvényes tranzakciók összege eléri a kiírás összegét (akár egy tranzakció rögzítésével), kiírás státusza Teljesített lesz. Házipénztáras befizetésű tranzakció A Számla gombbal a felső listában kiválasztott kiíráshoz generálható számla. A kiválasztott kiíráshoz, ha még nem készült számla, akkor a gomb hatására a rendszer legenerálja a számlát, és ha nem e-számláról van szó, a folyamat végén a szokásos módon nyomtatható a számla; ha a kiíráshoz már készült számla, a gomb hatására ha nem e-számláról van szó a számla nyomtatható. Kiadás: 2014.11.01. Verzió: 1.2. Oldalszám: 11 / 13
3.2. Tranzakció módosítása A korábban már házipénztárral teljesített tétel banki dátumának módosítására szerkesztő állapotban a Tranzakció módosítása gomb megnyomásával van lehetősége a felhasználónak. A felugró ablakban megadható a banki dátum, melyre módosítani szeretnénk a befizetéshez kapcsolódó korábban megadott dátumot. A tranzakciónál módosítani, csak a banki dátumot lehet, egyéb mező módosítására nincs lehetőség. 3.3. Tranzakció érvénytelenítése A Tranzakció érvénytelenítés gomb megnyomásával lehet a meglévő házipénztáras tranzakciót érvényteleníteni, mely által a tranzakció státusza Érvénytelen tranzakció lesz, a kiírás státusza pedig ismét Aktív. Az érvénytelenített tranzakció nem kerül fizikai törlésre, az elvégzett műveletek, illetve a házipénztáras tranzakciók között a későbbiekben is látható marad. Tranzakció érvénytelenítés Amennyiben részteljesítés történik, akkor minden esetben a befizetett részösszeg alapján meg kell bontani a kiírást! Majd a megfelelő részösszeghez rögzíteni a teljesítést! Bár rögzíthető részösszeg, a program figyelmeztet, hogy nem egyezik a kiírás és a tranzakció összege. A tételek kezelése is lényegesen átláthatóbb, amennyiben a kiírást is megosztjuk. Kiadás: 2014.11.01. Verzió: 1.2. Oldalszám: 12 / 13
3.4. Pénztárbizonylat nyomtatása A házipénztárhoz kapcsolódó nyomtatványok generálására szolgál a Pénztár nyomtatás gomb. A gomb megnyomását követően a kezdő és záró banki dátumot adhatjuk meg, majd intézményi feltöltéstől függően a megadható két nyomtatvány közül választhatunk. A két nyomtatvány típust a nyomtatási templatek közé Pénztár típussal kell feltölteni, ezen belül két altípust kezelünk: Hallgatói befizetések és Összesítések. A Hallgatói befizetések altípus esetén a nyomtatvány hallgatónként, jogcímenként és főkönyvi számonként listázza a házipénztáras befizetéseket a Pénztár nyomtatás gomb megnyomásakor megadott banki dátumok közötti időintervallumban. Pénztárnyomtatás adott intervallumra Az Összesítés altípus nyomtatása esetén pedig jogcímenként, főkönyvi és témaszámonként, összesítve adja vissza ugyan ezen időszak tételeit. A nyomtatványok minden felületen ugyan úgy válogatják le a tételeket, tehát hallgató felől indulva, a Házipénztár(274600) felületen sem adott hallgatóra vonatkozóan jeleníti meg a tranzakciókat, hanem hallgató felől, az adott intervallumra vonatkozóan. Kiadás: 2014.11.01. Verzió: 1.2. Oldalszám: 13 / 13