E-számlával kapcsolatos tudnivalók

Átírás

1 Kedves Hallgató! E-számlával kapcsolatos tudnivalók A Nyugat-magyarországi Egyetem 2015/16. tanévtől új elektronikus számlázási rendszert használ. I. Számla előzetes kérése nélkül Minden kiírt és befizetett tételről a teljesítést követően készül elektronikus számla a hallgató nevére, melyet a hallgató megtekinthet a Pénzügyek/Számlák felületen. A pdf formátumban kinyomtatott elektronikus számla nem adóügyi bizonylat. II. Átutalásos számla előzetes kérése esetén A költségtérítési/önköltségi díj részben vagy egészben munkáltató által fizetése esetén, a hallgatónak átutalási számla kiállításának kérelmét kell benyújtani az intézmény felé Neptun-rendszeren keresztül. A kérvény elfogadása után az Egyetem kiállítja a kért számlát és a kért módon eljuttatja a munkáltatóhoz. A hallgatónak lehetősége van a kiírt tételt megbontani az átvállalás mértékének megfelelően és befizetőt hozzárendelni. Átutalásos számla kérése esetén Elektronikus / Elektronikusan archivált számla készül a befizetőként beállított szervezet nevére. Amennyiben a munkáltató nem tudja fogadni a számlát elektronikusan, akkor elektronikusan archivált számla kerül kiállításra. A számla első példánya papíralapú, így a befizető nyomtatott számlát kap, amely adóügyi bizonylatnak megfelel. Az intézmény példánya elektronikusan archivált példány. Mikor kell átutalásos számlát kérni? Ha a költségtérítési/önköltségi díj fizetését egészben vagy részben a munkáltatója vagy saját cége (pl:bt) átvállalja, illetve, ha Ön egyéni vállalkozó és az igényelt számlát el tudja számolni. 1

2 Hol és hogyan lehet átutalásos számlát kérni a Neptun-rendszerben? Befizető szervezet felvétele a saját szervezetek közé (1.) Kiírt tétel megbontása (opcionális), befizető beállítása (2., 3.) Kötelezettségvállalási nyilatkozat (átutalásos számlához) kérvény leadása, kinyomtatása, munkáltatóval történő aláíratása ( ) Kérelem átutalásos számla kiállításhoz (kötelezettségvállalással) kérvény leadása (7.) 2

3 Átutalásos számla iránti igényt Neptun-rendszeren keresztül lehet leadni, a folyamatról részletesen a következőkben olvashat: 1. Befizető szervezet (munkáltató, cég, egyéni vállalkozó, ; továbbiakban: munkáltató) felvétele a Saját befizető szervezetek közé a Pénzügyek/Beállítások menüpontban a Szervezetek fülön, ha az előző félévben még nem állította be a kívánt szervezetet. Az Új saját szervezet gombbal előhívhatóak a már rögzített szervezetek. A felületen lehetőség van keresni többféle szempont alapján a jobb sarokban található keresés gomb segítségével: Amennyiben megtalálta a megfelelő szervezetet a sor végén található + jelre kattintva a Kiválaszt segítségével tudja azt rögzíteni. Kérjük minden esetben ellenőrizze, hogy szerepel e a munkáltató a felsorolt listában, hogy a keresés a többi hallgató számára egyszerűbb legyen (ugyanarra ne érkezzen több találat). Ha az érintett munkáltató nem szerepel a rendszerben, fel kell vinni új szervezetként az Új szervezet felvétele gomb segítségével: 3

4 2. Pénzügyek/Befizetés menüpontban a megfelelő soron állva a lehetőségek közül Megosztás funkciót választva a kiírt tétel megbontása, ha a munkáltató nem a teljes összege befizetését vállalja át. 3. Befizető hozzárendelése Pénzügyek/Befizetés felületen a megfelelő (rész)kiíráshoz lehetőségek közül a Befizető funkciót választva Amennyiben a Befizető típusa mezőbe Szervezet típus van beállítva a Befizető mező mellett található gomb segítségével tud választani a korábban a Pénzügyek/Beállítások felületen a Szervezet fülön rögzített saját szervezeti közül. 4

5 Az Átutalásos számlát kérek jelölőnégyzetet szükséges kipipálni, ugyanis csak ekkor tudjuk a munkáltató számára megfelelően kiállítani a számlát! A Mentés gombbal menthető el az új befizető. 4. Kötelezettségvállalási nyilatkozat (átutalásos számlához) kérvény leadása. Ezt a Pénzügyek/Befizetés menüpontban a megfelelő kiírás során a lehetőségeknél a Kérvény leadása funkció választásával lehet. A befizető adatai automatikusan kitöltésre kerülnek. Amennyiben valamilyen adat a befizetőről hiányzik a Befizetőt nem megfelelően rögzítette, a fenti lépéseket ismételten tegye meg. Ez még nem elég a számla kéréséhez! 5. A nyilatkozatot ki kell nyomtatni. A leadott nyilatkozat megtalálható az Ügyintézés/Kérvények felületen a Leadott kérvények fülön. 5

6 6. A kinyomtatott nyilatkozatot a munkáltatóval ki kell töltetni, alá kell íratni! 7. Számla iránti kérelem leadása. Ügyintézés/Kérvények felületen kell leadni a Kérelem átutalásos számla kiállításhoz (kötelezettségvállalással), mellékletként csatolni kell a munkáltató által kitöltött és aláírt kötelezettségvállalási nyilatkozatot! A kérelem leadásával lesz teljes a számla iránti kérelem! A leadott kérvény nem módosítható, a módosításhoz új kérvényt kell leadni! A munkáltató a megkapott számlát határidőig kiegyenlíti, a számlán szereplő összeget átutalja a megadott bankszámlaszámra (az utalás közlemény rovatának tartalma: a számla sorszáma, a hallgató neve és Neptun-kódja). Az átutalásos számlával kapcsolatos határidőkre is felhívjuk a hallgatók figyelmét: Kapcsolattartó: Átutalásos számla kérelem leadásával kapcsolatban: Nebehaj Orsolya tanulmányi referens, nebehaj@atif.hu A már beérkezett utalásokkal kapcsolatban: Horváth Tünde gazdasági előadó (Gazdasági Igazgatóság munkatársa), tel.: 99/ , horvath.tunde@nyme.hu 6