Archivált tanulmányi adatok importálása. Felhasználói dokumentáció verzió 2.0.

Átírás

1 Archivált tanulmányi adatok importálása Felhasználói dokumentáció verzió 2.0. Budapest, 2006

2 Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 2 / 26

3 Tartalomjegyzék 1. Az importálás folyamata Fontos információk Általános információk Az importálás módja Az importálás javasolt sorrendje az Archivált tanulmányi adatok alatt Tárgyak import Példa Hallgató tanulmányai import Példa Féléves adatok import Példa Adott egyén féléves adatainak feltöltése Több egyén féléves adatainak feltöltése: Indexsorok import Példa Adott egyén adott féléves indexsorhoz tartozó adatainak feltöltése Egy hallgató több féléves indexsorához tartozó adatainak feltöltése A rendszerbe új hallgató(k) adott féléves indexsor adatainak feltöltése Képzések import Példa Az importálás sikertelensége Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 3 / 26

4 1. Az importálás folyamata Import Fejléc exportálás /.txt/ Adatok kitöltése Importfájl megadása /.txt/ Import típus megadása Importálás 2. Fontos információk Az exportált fájlba kerüljenek be az importáláshoz szükséges adatok, amit a rendszerbe beolvasunk. Beolvasásnál az import fájl utolsó oszlopának adatai legyenek kitöltve, mert különben az utolsó üres oszlop kitöltetlensége hibát jelez. Ezért olyan oszlopot tegyünk a végére, ami minden sorhoz ki van töltve. (Célszerű azt az oszlopot áthelyezni a végére, ami kulcs szerepet kap.) Az Excelbe való megnyitásnál figyelni kell a félévekre, ezért célszerű a táblázatot szöveges formátumra tenni. (pl. 2005/06/1) A.txt állományba és az.xlm állományba, ha nincs beállítva szövegre a táblázat jelenik meg. Új felvitel esetén a rendszer nem figyel arra, hogy már létező adat kerül importálásra. Ilyenkor még egyszer bekerül az adat. Pl. Tárgyak, Hallgató tanulmányai, Féléves adatok, Indexsorok, Képzések alá többször is bekerülhet ugyanaz az adat. 3. Általános információk Adatbevitel után a program figyelmeztet az importálás eredményéről. Az eredményről készül egy.txt Import fájl, ami tartalmazza a bevitt eredményt. o Sikeres importálás esetén a fájl nevét, útvonalát és a bevitt rekordok számát. o Sikertelen importálás esetén a fájl nevét, útvonalát, hibás adatmezőjét és a bevitt rekordok számát. 4. Az importálás módja Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 4 / 26

5 Új felvitel: Módosítás: Vegyes: a rendszerbe új adat rögzítése adatok javítása ahol nincs adat, az a mező töltődik ki 5. Az importálás javasolt sorrendje az Archivált tanulmányi adatok alatt 1. Képzések 2. Tárgy 3. Hallgató tanulmánya 3/1. Féléves adatok 3/1/1. Indexsorok 5.1. Tárgyak import Importálásnál, a tárgy adatainál a tárgy kódja meghatározó szerepet tölt be. Ez alapján azonosítja mely tárgyhoz, kell adatot bevinni, illetve módosítani. Új tárgy bevitelénél mindenképpen a következő adatok kerüljenek importálásra: Tárgykód Tárgy neve magyarul Tárgy neve angolul Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 5 / 26

6 Példa A fejléc exportálása után keletkezett.txt fájlt Excelben megnyitva, adatokkal feltöltve, majd.txt állományba visszamentve készen áll az importálásra a fájl. Az adatbevitele után üzenet és információ érkezik a bevitelről. Ez lehet sikeres, illetve sikertelen. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 6 / 26

7 A sikeres importálás után, bezárva az importálási felületet, ellenőrzés céljából érdemes megtekinteni a bevitt adatokat. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 7 / 26

8 5.2. Hallgató tanulmányai import A felületen lehetőség van a rendszerben nem szereplő hallgatók bevitelére. Importálás során a következő adatok kitöltése kötelező: Képzés adatok /Képzés kód/ Országinformáció /Országinformáció Code Oszlop mezőjének adata/ Státusz /Státusz mező adata/ Generálás dátuma /Dátum, amikor készül a melléklet/ Fontos, hogy a kitöltésnél az adatok ugyanúgy kerüljenek az importálandó fájlba, ahogy a rendszerben szerepelnek. Pl. Státusz: Archivált (ez helyes) és nem archivált (ez helytelen). Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 8 / 26

9 Példa Exportálás után az importálandó fájl kitöltése Az elkészült fájl kiválasztása. Importálás eredménye. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 9 / 26

10 5.3. Féléves adatok import Lehetőség van egy, illetve több egyénnek a féléves adatainak felvitelére. A Félévek megadása kötelező. Több egyén esetén a hallgató Neptun kódja és Képzés kódja a kötelező. Figyelem! Az importálás során új felvétel esetén, új egyén(ek) kerül(nek)be a rendszerbe, ahol a státusz és az Országinformácó mezőket is ki kell tölteni. Amennyiben csak félévet akarunk importálni hallgatókhoz a módosítás vagy a vegyes import típust válasszuk. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 10 / 26

11 Példa Adott egyén féléves adatainak feltöltése A fejléc exportálása után adatokkal kitöltendő az importálandó fájl. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 11 / 26

12 Importálásnál a fájlt megkeresve indítható az importálás. Importálásról visszaigazolás kapunk. Az importálás eredményének megtekintése Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 12 / 26

13 Több egyén féléves adatainak feltöltése: A fejléc exportálása után a.txt fájlt Excel segítségével, ahol az adatok ki kell tölteni, elkészíthető az importálásra kész.txt fájl. Az elkészült fájl adatait beimportáljuk a rendszerbe. A fájl kiválasztása után az import típusát be kell állítani. A Vegyes típust kell kiválasztani. Ezután kezdődhet az importálás. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 13 / 26

14 Az importálás sikerességéről visszaigazolást kapunk. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 14 / 26

15 Az importálást ellenőrizve megtekinthető a bevitt adat. Példánk esetében HALLG és HALLG2 kódú egyének adatai ellenőrizve Indexsorok import Félévéhez tartozó tantárgyak felvitele lehetséges egy adott hallgatóhoz és több hallgatóhoz. Egy hallgatóra vonatkozóan a Félév és a Tárgyak megadása kötelező. Több hallgatóra vonatkozóan is, de itt már a Neptun kódot és a Képzés kódot hozzátéve tudjuk azonosítani, hogy hova kerüljön az adat. Az Index importnál figyelni kell, hogy olyan adatoknak kell szerepelni, amik már a rendszerben megtalálhatóak. Ilyen például a tárgy. Ha a tárgy nem szerepel a rendszerben, akkor az importálásnál, sikertelen lesz az adatbevitel. (Ezért fontos az importálás sorrendje!) Indexsor importálásánál a Tárgy kódja alapján kerülnek be az adatok. / DS_SubjectId / Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 15 / 26

16 Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 16 / 26

17 Példa Adott egyén adott féléves indexsorhoz tartozó adatainak feltöltése Adott hallgató egy félévéhez a tárgyainak és eredményének bevitele az archivált adatokhoz: Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 17 / 26

18 Egy hallgató több féléves indexsorához tartozó adatainak feltöltése Az indexsorokat csak azután lehetséges importálni, ha a hallgatónak megvannak a féléves sorai. A hallgató egyik féléves sorát kiválasztva, majd az Indexsorok (271400) menüre lépve a lebegő menünél az Import / parancsra kattintva megjelenik az importálási felület. Import fájl: Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 18 / 26

19 Fejléc exportálással az import fájl fejlécei kivihetőek. A kivitt.txt állományt Excelbe megnyitva adatokkal fel kell tölteni, majd.txt állományba visszamentve beolvasható az import fájl. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 19 / 26

20 Az Import fájl megkeresésével és az Import típus megjelölésével ( Vegyes ) az importálás elkezdődhet. Az importálás befejezésekor visszajelzés érkezik az adatbevitel sikerességéről. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 20 / 26

21 Az importálás után ellenőrizzük az adatok bekerülését A rendszerbe új hallgató(k) adott féléves indexsor adatainak feltöltése Ahhoz, hogy a hallgatóknak indexsorai feltölthetőek legyenek, a hallgatók féléves sorainak meg kell lennie. Az importálásnál a Vegyes import típus használatát ajánljuk. Az Exportált.txt állományt Excel segítségével kitöltve elkészül a beolvasásra váró.txt állomány. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 21 / 26

22 Az Import fájlt megkeresve és az import típusát kiválasztva - jelen esetben Vegyes -, az Importálás következik. Importálás sikerességéről információ jelenik meg. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 22 / 26

23 Az importálás eredménye ellenőrzés végett megtekinthető az adott hallgatóknál. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 23 / 26

24 5.5. Képzések import A képzésekre vonatkozó adatok kitöltése elsősorban angolul illetve magyarul történik. Lehetőség van egyszerre több képzés adatait bevinni az archivált képzésekhez Példa Kiexportált.txt állományt Excelben megnyitva az adatokkal feltöltjük. A kitöltött táblázatot.txt-be visszamentjük. Importálásnál az importálandó fájlt megkeressük Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 24 / 26

25 Az import típusának megadása után következhet az importálás. A helyes adatok bevitelére a következő üzenet és információ jelenik meg: A listában ellenőrizés céljából megtekinthető, hogy milyen adatok kerültek be. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 25 / 26

26 6. Az importálás sikertelensége Amennyiben az importálandó fájlban rossz adat szerepel, abban az esetben visszajelez a program a hibás adatokra. Az importálás sikertelenségéről kapott információban jelzi a hibás adatot a rendszer. Jelen esetben a képzés hossza mező rosszul lett megadva. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 26 / 26