Miskolci Egyetem Gazdaságtudományi Kar Gazdálkodástani Intézet Az üzleti információs rendszerek használati szokásainak elemzése a vállalkozások körében Bencsik Boglárka Csilla 2011.
Tartalomjegyzék BEVEZETÉS... 4 1. A VIZSGÁLT TÉMA SZAKIRODALMI HÁTTERE... 5 1.1. Az információs rendszer fogalma... 5 1.2. Az információs rendszerek fejlődésének bemutatása... 7 1.3. Az üzleti információs rendszerek csoportosítási lehetőségei... 9 1.4. Az üzleti információs rendszerek bevezetése... 14 1.4.1. A rendszer bevezetésének okai... 15 1.4.2. Az üzleti információs rendszer kiválasztását befolyásoló lehetséges szempontok... 15 1.4.3. Az üzleti információs rendszerekről való tájékozódás forrásai... 18 2. A KUTATÁS KONCEPCIÓJA ÉS MÓDSZERTANA... 19 2.1. A kutatás koncepciójának és módszerének bemutatása... 19 2.1.1. A kutatás céljai és a kutatási koncepció... 19 2.1.2. A kutatás feltételezése... 21 2.1.3. A kutatás módszere... 22 2.2. A minta jellemzői... 23 3. AZ ÜZLETI INFORMÁCIÓS RENDSZEREK BEVEZETÉSÉNEK KÖRÜLMÉNYEI... 25 3.1.1. Döntés a bevezetésről... 25 3.1.2. A bevezetés indokai... 26 3.1.3. A megfelelő információs rendszerről való tájékozódás forrásai és a kiválasztás szempontjai... 28 3.1.4. A döntés-előkészítő kalkulációk tartalma... 31 3.1.5. A bevezetés során felmerülő problémák... 34 4. AZ ÜZLETI INFORMÁCIÓS RENDSZER HASZNÁLATI SZOKÁSOK ELEMZÉSE... 37 4.1.1. Informatikai infrastruktúra... 37 4.1.2. Internet-használat és az interneten való megjelenés... 37 2
4.1.3. Az alkalmazott információs rendszer fajtája és felhasználási területei... 40 4.1.4. Az informatikai funkció ellátásának formája és humán erőforrás kérdései... 43 4.1.5. Informatikai stratégia... 46 5. AZ ÜZLETI INFORMÁCIÓS RENDSZEREK ALKALMAZÁSÁNAK HATÁSA A VÁLLALATI MŰKÖDÉS EREDMÉNYESSÉGÉRE... 49 5.1.1. Az internet és az információs rendszerek használatából származó előnyök... 49 5.1.2. A gazdasági-gazdaságossági elemzések támogatása... 51 5.1.3. Az információs rendszer alkalmazásának hatása a vállalat árbevételére és eredményére... 52 6. ÖSSZEFOGLALÁS... 55 FELHASZNÁLT IRODALOM... 57 SUMMARY... 58 ÁBRAJEGYZÉK... 59 MELLÉKLETEK... 60 3
Bevezetés Napjaink gazdaságában felértékelődött az információ mint erőforrás szerepe, ugyanis egyre nehezebben képzelhető el, hogy az információval való megfelelő fokú ellátottság nélkül a vállalatok képesek hosszú távon is piaci pozíciójuk javítására. Globalizálódó világunkban egyre többféle információhoz juthatunk egyre rövidebb idő alatt, amelynek kezelése is egyre több energiát és időt igényel a vállalatok részéről. Éppen ezért nem elegendő csupán rendelkezni az információval, annak megfelelő formában való megjelenítése, és rendszeres karbantartása is szükséges. Ebben nyújthatnak hathatós segítséget az üzleti információs rendszerek, amelyek a technológiai fejlődésnek köszönhetően egyre elterjedtebbé válnak. Szakdolgozatom témájául érdeklődési körömnek megfelelően az üzleti információs rendszerek használatának vizsgálatát választottam a vállalkozások körében; amely során azt elemzem, hogy e rendszerek használata mennyire befolyásolja egy vállalkozás teljesítményét, illetve hogy milyen mértékű az egyes vállalatok informatikai ráfordítása és mennyire tartják fontosnak a vállalaton belül az informatikát mint funkcionális területet. A dolgozat célja a hazai vállalkozások helyzetének felvázolása az információs rendszerek használata terén, mely során képet kaphatunk az információs rendszer bevezetéséről szóló döntések körülményeiről és a bevezetés során felmerülő problémákról, az üzleti információs rendszer használati szokásaikról. További célkitűzése, hogy feltárja a vállalatok informatikai fejlettsége és a vállalati működés eredményessége közötti kapcsolatokat. Dolgozatom első részében a témával foglalkozó releváns szakirodalmak alapján összefoglalom az információs rendszerekhez kapcsolódó legfontosabb fogalmakat, jellemzőket. A szakirodalomra támaszkodó koncepcionális modell bemutatása után a kérdőíves felmérés eredményeit ismertetem, amely során egy kilencvennégy vállalatból álló minta elemzését végzem el az SPSS statisztikai szoftver és az Excel 2007 program segítségével. Az eredményekből levonható összefüggéseket és következtetéseket dolgozatom részletesen tartalmazza. 4
1. A vizsgált téma szakirodalmi háttere A fejezet célja az üzleti információs rendszerek témaköréhez tartozó alapvető fogalmak ismertetése, amely során érintem az informatikai stratégia témakörét is. Az információs rendszer definiálása előtt szükséges a megértést segítő néhány fogalom meghatározása. Adat: tényeknek, jelenségeknek, eseményeknek, tranzakcióknak jelkonfigurációban rögzített leírása. Lehet szám, betűszám, jelek, hangok vagy képek formájában; rögzítve, csoportosítva, osztályozva és tárolva. Az adatbázisok alkotóelemeit képezik. 1 Információ: egy adott rendszer számára, annak működését befolyásoló, új ismeretet jelentő jelkonfiguráció. Leggyakrabban adatokból származik. Jelentése és felhasználhatósága alapján értékkel bír. Az információ értékének meghatározása meglehetősen nehéz dolog, általában a hiányát és meglétét összevetve szokták megbecsülni. 2 1.1. Az információs rendszer fogalma Az információs rendszer fogalmának meghatározására a szakirodalom többféle definíciót is felkínál. Burt szerint az információs rendszer úgy tekinthető, mint információforrás(ok) bármilyen kombinációban azok bármilyen elérésével és vagy bármilyen visszanyerésével azok manipulálására vagy használatára. Bármilyen információs rendszer célja összekapcsolni a felhasználót egy olyan megfelelő információs forrással, 1 Gábor és munkatársai, 2007. (15. oldal) 2 Gábor és munkatársai, 2007. (15. oldal) 5
melyre a felhasználónak aktuálisan szüksége van, azzal az elvárással, hogy a felhasználó képes lesz elérni az információt, mely meg fog felelni az igényeinek. 3 Davis és Olson definíciója szerint a vezetői információs rendszer egy integrált felhasználó gép rendszer információ szolgáltatására, tevékenységek, vezetés, elemzés, és döntés-előkészítési funkciók támogatására a szervezetben. A rendszer számítógép hardvert és szoftvert, manuális eljárásokat, modelleket az elemzéshez, tervezéshez, ellenőrzéshez és döntés-előkészítéshez és adatbázisokat használ. 4 Információrendszer a szervezet olyan része, mely információt szolgáltat, létrehoz, tárol, szétválogat, használ és eloszt. Emberi, műszaki és pénzügyi/gazdasági alkotórészekből, erőforrásokból áll. Tulajdonképpen eredendően egy humán rendszer (szervezet, manuális rendszer), mely esetleg tartalmaz egy számítógéprendszert, és ez az információrendszer bizonyos jól meghatározott részeit, kiválasztott elemeit automatizálja. Célja, hogy egy szervezet vezetési/irányítási funkcióit, valamint a mindennapi működést egyaránt támogassák. 5 Az információs rendszer tágabb értelemben a vállalat környezetére, belső működésére és a vállalat és a környezete közötti tranzakciókra vonatkozó információk begyűjtését, feldolgozását, tárolását és szolgáltatását végző személyek, tevékenységek és technikai eszközök összessége. Alapvető feladata a működés közvetlen támogatásán túl, hogy a döntéshozókat ellássa a döntéseiknek a vállalat működése szempontjából célszerű döntések meghozatalához szükséges információval. A rendszer fő összetevői: A vállalati tevékenységeket végrehajtó személyek, ők a technikai apparátus használói. Közülük való a döntéshozó is, többnyire valamilyen vezető, aki az információs rendszer segítségével információt kap a vállalatot érintő ténye- 3 Cser Németh2007. (103. oldal) 4 Cser Németh, 2007. (103. oldal) 5 Gábor és munkatársai, 2007. (15. oldal) 6
zőkről, és ennek felhasználásával döntést hoz a vállalati tevékenység tervezésével, megvalósításával és ellenőrzésével kapcsolatban. Az információk (másképpen a külső és belső tényekről szóló feldolgozott adatok), amelyek rendszerezettségük révén közvetlenül felhasználhatók a döntéshozatalban. A technikai apparátus, ma rendszerint számítógépes rendszer, amely támogatja és összekapcsolja a vállalati célok eléréséért dolgozó alrendszereket. A számítógépes rendszer standardizálja az információs és kommunikációs rendszer jelentős részét, ezzel megkönnyíti az információ előállítását és felhasználását. 6 Csala és munkatársai definíciója szerint az informatikai rendszerek olyan rendszerek, amelyek egy szervezet különféle (üzleti, vállalati) folyamataiban az információs technológia felhasználásával gyűjtenek információkat, közvetítik, tárolják, viszszakeresik, feldolgozzák, átalakítják és megjelenítik azokat. 7 Raffai a következőket érti információrendszer alatt: a különböző feldolgozásokhoz alapvető erőforrásként adatokat, információkat használ fel annak érdekében, hogy a szervezeti feladatok végzéséhez hasznos információkat szolgáltasson. Fő célja tehát az információelőállítás, vagyis olyan célorientált üzenetek létrehozása, amelyek a felhasználó számára újdonságot jelentenek, bizonytalanságot szüntetnek meg, és feladataik, döntéseik teljesítésében segítséget nyújtanak. 8 1.2. Az információs rendszerek fejlődésének bemutatása Az információs rendszerek fejlődését Kacsukné Kiss alapján 9 az alábbiak szerint foglalhatjuk össze. 6 Sziray Gaul, 2006. (11. oldal) 7 Csala Csetényi Tarlós, 2003. (273. oldal) 8 Raffai, 2003. (67. oldal) 9 Kacsukné Bruckner Kiss, 2007. (118-120. oldal) 7
Az információs rendszerek alkalmazása az 1960-as évekig nyúlik vissza, amikor a hangsúly az adatokon volt, így az információs rendszereket a mindennapi üzletmenetben alkalmazták nyilvántartási, számlázási, könyvviteli feladatokra. Az akkor használt elektronikus adatfeldolgozó rendszereket ma már az úgynevezett tranzakciófeldolgozó rendszerek (TPS) váltották fel. Később igény mutatkozott arra, hogy a számítógépet ne csak az alsóbb szinteken dolgozók alkalmazzák, hanem az a menedzserek döntéshozatalát is segítse. Így alakultak ki a vezetői információs rendszerek (MIS), amelyek előre definiált jelentéseket készítettek. Ezt tekinthetjük tulajdonképpen az első igazi információs rendszernek. Mivel egy idő után ezek a rendszerek túlságosan bonyolulttá váltak ahhoz, hogy továbbra is hatékonyan segítsék a vezetők munkáját, szükség volt a fejlesztésre. Ennek eredményeképpen 1970-ben megjelentek a döntéstámogató rendszerek (DSS), melyek virágkora azonban a 80-as évekre tehető. Ekkor jöttek létre a csoportos döntéstámogató rendszerek (GDSS) is, melyek több ember közös döntéshozatali folyamatát segítették. A vezetői információs rendszerek kialakulásával egy időben a számítógépeket elkezdték bevonni a termelési folyamatok tervezésébe és irányításába. Míg ezek a rendszerek a tényadatokat kezelték, addig az MRP (Materials Requirements Planning) és a PPS (Production Planning and Scheduling) rendszerek a termelés tervezésével és ütemezésével foglalkoztak. Ez utóbbi rendszerek a termelésben rendkívül hasznosnak bizonyultak ugyan, azonban a felsővezetés igényeit nem elégítették ki, ezért szükségessé vált egy olyan rendszer kifejlesztése, amely az ő igényeiket szolgálja ki. Ezeket nevezzük felsővezetői információs rendszereknek (EIS), melyek könnyen érthető, összegzett információkat szolgáltatnak grafikus, táblázatos formában. Az 1980-as években jelentek meg a mesterséges intelligenciát az üzleti folyamatokban felhasználó szakértői rendszerek (ES), amelyek használata nem váltotta be a hozzájuk fűzött reményeket, ugyanis csak nagyon szűk, speciális területeken volt 8
képes tanácsot adni. Ennek alapelvei beépültek a későbbi üzleti intelligenciarendszerekbe. A 90-es években kezdték el használni a vállalati erőforrás-tervező (ERP) rendszereket. Ez az elnevezés a magyar szóhasználatban integrált vállalatirányítási rendszerként terjedt el. További keresztfunkcionális rendszerek is elterjedtek, például az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerek (CRM), a beszállítói kapcsolat-kezelő rendszerek (SRM), illetve az ellátásilánc-kezelő rendszerek (SCM). Ebben az évtizedben kezdett elterjedni az adattárházak használata, amely maga után vonta az üzleti intelligencia (BI) rendszerek terjedését is. Az üzleti intelligencián alapuló alkalmazások a korábbi operatív szintű CRM és SRM rendszereket is magasabb szintre fejlesztették. Az ezredforduló után egy új irányvonal jelent meg a vállalati vagy üzleti teljesítménymenedzsment (EPM Enterprise Performance Management, BPM Business Performance Management, CPM Corporate Performance Management) használata által. Napjainkban egyre inkább az alkalmazások integráltsága kerül előtérbe, másrészt jellemzővé válik, hogy a döntéshozásban két szintet, az operatív, illetve a magasabb vezetői szintet különböztetnek meg. Az üzleti szoftverek piacán egyre erősödik a verseny, a nagy gyártók ágazatspecifikus, illetve méretfüggő komplex üzleti csomagokat (Business Suite) kínálnak a vállalatoknak. 1.3. Az üzleti információs rendszerek csoportosítási lehetőségei Az üzleti információs rendszerek csoportosítása nehéz feladat, ugyanis a folyamatos fejlődés miatt nehéz olyan csoportosítási rendszert találni, amelyben egységesen, élesen lehatárolva jelennek meg a különböző típusok. Előfordul, hogy ugyanarra a rendszerre az egyes csoportosítási módok más-más rövidítést alkalmaznak, vagy egyes típusok összevontan jelennek meg. Az üzleti információs rendszerek osztályozását több szempontból is elvégezhetjük, a teljesség igénye nélkül néhányat az alábbiakban mutatok be. 9
Dobay 10 a következő típusokat különbözteti meg: - Irodaautomatizálási rendszerek (OAS): a személyes és szervezeti jellegű adatok (szöveg, kép, szám, hang) hatékony kezelése, számítások, dokumentumkezelés. - Kommunikációs rendszerek: személyek-csoportok közötti információáramlás támogatása, sokféle formában. - Tranzakció-feldolgozási rendszerek (TPS): tranzakciók kezdeményező jeleinek fogadása, az esemény lebonyolítása, visszacsatolás. - Menedzsment Információs Rendszerek (MIR, MIS): a TPS-jellegű adatokat információkká alakítja ellenőrzési, vezetési, elemzési célokkal. - Vezetői Információs Rendszerek (VIR, EIS): jól érthető, aggregált információkat ad vezetői célra. - Döntéstámogató rendszerek (DSS): információval, modellezési eszközökkel, elemző eljárásokkal támogatja a döntéshozatalt. - Végrehajtási Információs Rendszerek ( üzemirányítás, termelésmenedzsment): közvetlenül támogatja az értéktermelési folyamatot. - Csoportmunka-rendszerek: csoportos hozzáférés adatállományokhoz, strukturált munkafolyamatok végrehajtásának támogatása, munkaütemezés. Egy másik megközelítésben, Raffai 11 nyomán az alábbi kategóriákat állíthatjuk fel: Végrehajtást támogató rendszerek: e csoportba tartozik a tranzakció-feldolgozó rendszer (TPS), a folyamatirányító rendszer (PCS), az online tranzakció-feldolgozás (OLTP), az irodaautomatizálási rendszer (OAS), a csoportmunka-támogatás (GS), a munkafolyamat irányítás (WF), valamint az ügyfélkezelési rendszer (CRM). Vezetői munkát támogató rendszerek: ebben a kategóriában szerepeltethető a stratégiai információrendszer (SIS), a felsővezetési munka támogatása (EIS), az online 10 Dobay, 1997. (34-35. oldal) 11 Raffai, 2003. (111. oldal) 10
elemző rendszer (OLAP), a döntéstámogatás (DSS), a csoportos döntéstámogatás (GDSS), valamint a vezetői információs rendszer (MIS). Egyéb támogatás: ebben a csoportban az üzleti tevékenység támogatása (BIS), a szakértői rendszerek (ES), az integrált információfeldolgozás (IIS), valamint a szervezetek közötti információrendszer (IOS) található meg. Gábor alapján 12 az alábbi osztályozási szempontok szerint is vizsgálhatjuk az információs rendszereket. - Szervezeti struktúra szerint: o Funkcionális rendszer: például jelentéskészítő alkalmazás o Átfogó vállalati rendszer: például az egész szervezetet szolgáló vállalatirányítási rendszerek o Szervezetközi rendszerek: például foglalási rendszer - Működési terület szerint: A vállalat tevékenységi körétől függően ide tartoznak például a könyvelési, pénzügyi, termelési, marketing, humán erőforrásmenedzsment területeket kiszolgáló rendszerek. Ezek általában a vállalat egy-egy funkciójához kapcsolódnak. - A támogatás jellege szerint: o TPS (Transaction Processing System) Tranzakciókezelő rendszer: egy adott célra összpontosít, alapvetően az üzleti tevékenységekhez kapcsolódó adatfeldolgozási tevékenység támogatására szolgál. o MIS (Management Information System) Vezetői információs rendszer: alapvetően a funkcionális vezetői tevékenységeket támogatja. o KMS (Knowledge Management System) Tudásmenedzsment rendszer: a tudással, mint értékes vállalati erőforrással kapcsolatos tevékenységek elvégzését segíti elő. 12 Gábor és munkatársai, 2007. (43-44. oldal) 11
o o o o o o OAS (Office Automation System) Iroda-automatizáló rendszer: az irodai dokumentumkezelési munkák elvégzését, valamint a csoportmunkát és a kommunikációt támogatja. DSS (Decision Support System) Döntéstámogató rendszer: menedzserek döntéseit és szakértők elemző munkáját támogatja. EIS (Enterprise Information System) Szervezeti-szintű információrendszer: a teljes szervezetet és annak vezetőit támogatja. GSS (Group Support System) Csoportmunka támogató rendszer: a szervezeten belüli és akár szervezetek együttműködése folytán kialakult ad-hoc és állandó csoportok tagjainak közös munkáját teszi lehetővé. ISS (Intelligent Support System) Intelligens támogató rendszer: a szellemi munkát végző alkalmazottak tevékenységét támogatja. Termelési tevékenységet támogató alkalmazások: pl. CAD/CAM (Computer Aided Design/Computer Aided Manufacturing) számítógép használatával segítik a tervezés, illetve a gyártás folyamatát. Végül következzen egy újabb osztályozási rendszer Kacsukné-Kiss 13 alapján, mely rendszerezés az e dolgozatban lefolytatott primer kutatás elkészítéséhez is alapot adott. - TPS - Tranzakciófeldolgozó rendszer (Transaction Processing System): A napi üzletmenettel kapcsolatos adatok gyűjtésére és tárolására, illetve magasabb szintű rendszerek adatbázisául szolgál, mindennapos üzleti események (számlák kiegyenlítése, eladások, bérkifizetések, megrendelések, nyersanyagvásárlások) lebonyolítását felügyeli. - MIS - Vezetői információs rendszer (Management Information System): Előre definiált jelentéseket készít rendszeres időközönként, igény szerint vagy különleges események bekövetkezésekor, amely során a menedzserek információigényére összpontosít és jól meghatározott, strukturált problémák 13 Kacsukné Bruckner Kiss, 2007. (122-123. oldal) 12
megoldásához nyújt segítséget. Főleg operatív, esetleg taktikai szinten hatékony. - DSS - Döntéstámogató rendszer (Decision Support System): A MIS természetes továbbfejlesztése, egy adott problémára koncentrál. Interaktivitást, ad hoc lekérdezést tesz lehetővé. Félig vagy egyáltalán nem strukturált problémák megoldásában segít, modellalkotási és problémaanalizáló képességgel is rendelkezik. Főleg taktikai szinten hatékony. - GDSS - Csoportos döntéstámogató rendszer (Group Decision Support System): A DSS továbbfejlesztése, amely nem egyszemélyes, hanem egy kisebb csoport által közösen meghozott döntéseket támogat. Nagy hangsúly van a kommunikáción (e-mail, közös hozzáférésű állományok, videókonferencia lehetősége). - EIS - Felsővezetői információs rendszer (Executive Information System): A legfelső vezetői réteg igényeit elégíti ki, mivel összegzett, grafikus, a legfontosabb tényezőkre koncentráló információt nyújt, de lehetőség van a részletek megtekintésére is. Könnyen kezelhető, felhasználóbarát. - ERP - Vállalati erőforrás-tervező rendszer (Enterprise Resource Planning): Feladata a termelés és a hozzá kapcsolódó erőforrások integrált tervezése (pénzügyi, humán stb.), de tartalmazhatja a vevő- és szállítókapcsolatok, valamint az ellátási lánc menedzselését is. Legújabb értelmezésben a teljes operatív szintű támogatást biztosítja. Moduláris szerkezetű. - CRM - Ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer (Customer Relationship Management): Ügyfelekkel kapcsolatos keresztfunkcionális rendszer, operatív szinten segíti a marketing- és ügyfélszolgálati munkát, valamint taktikai (esetleg stratégiai) szinten segíti a termékfejlesztést és a marketingstratégiák kialakítását. - SRM - Beszállítóikapcsolat-kezelő rendszer (Supplier Relationship Management): Beszállítókkal és a beszerzésekkel kapcsolatos keresztfunkcionális rendszer, főként operatív és taktikai szinten nyújt támogatást a döntésekhez. 13
- SCM - Ellátásilánc-kezelő rendszer (Supply Chain Management): Segíti a vevő-beszállító kapcsolatban álló vállalatok közötti együttműködést, célja a teljes ellátási lánc hatékonyságának növelése. Főként operatív és taktikai szinten nyújt támogatást a döntésekhez. - BI - Üzleti intelligencia-rendszer (Business Intelligence): Információforrásként adattárházat használ tisztított és előfeldolgozott adatokkal. Adatbányászati eljárásokat tartalmaz, valamint on-line elemzések elkészítésére is alkalmas (OLAP Online Analytical Processing). A döntéstámogató eszközök bármelyikét tartalmazhatja. - EPM - Vállalati teljesítménymenedzsment-rendszer (Enterprise Performance Management): Feladata a teljesítményjelző mutatók számítása, figyelése, a mutatószámok hierarchiájának kezelése. - KM - Tudásmenedzsment-rendszer (Knowledge Management): Gyűjtőnév a vállalati tudás összegyűjtésének és szétosztásának eszközeire. Nem kötődik vezetői szintekhez. - ES - Szakértő rendszerek (Expert System): Speciális, szűk szakterületen hoz döntést vagy javasol megoldást nem strukturált problémák megoldására, magas szakmai felkészültségű szakértő tudásának formalizált használatával. Tulajdonképpen tényeket és szabályokat tárol, és ezek alapján következtetéseket von le. A mesterséges intelligenciák egy speciális felhasználási területe. 1.4. Az üzleti információs rendszerek bevezetése Ebben a fejezetben áttekintem az üzleti információs rendszerek bevezetésének lehetséges okait, a kiválasztás során figyelembe vehető szempontokat, valamint az ezt megelőzően szükséges tájékozódási lehetőségeket. 14
1.4.1. A rendszer bevezetésének okai Annak, hogy egy vállalat üzleti információs rendszer bevezetése mellett dönt, többféle magyarázata lehet, ezek közül a leggyakoribbak az alábbiak 14 : - Technikai megfontolások: a vállalatok meglévő információs rendszerének széttagoltsága, átláthatatlansága, elavultsága. - Stratégiai megfontolások: az ERP rendszerek szerepet játszhatnak a versenyképesség megtartásában és növelésében, például hátteret szolgáltathatnak az elektronikus kereskedelem működtetéséhez. - Üzleti megfontolások: alapvetően költségcsökkentés és profitnövelési célkitűzések, tipikusan létszámcsökkentés, készletek csökkentése, IT-költségek csökkentése, termelékenység javítása, rendelések gyorsabb átfutása. 1.4.2. Az üzleti információs rendszer kiválasztását befolyásoló lehetséges szempontok Mielőtt egy vállalat egy üzleti információs rendszer bevezetése mellett dönt, optimális esetben számos tényezőt mérlegel. E folyamat során fontos lépés, hogy kiválasszák a legrelevánsabb szempontokat, amelyeket aztán a megfelelő súlyokkal ellátva döntenek a legkedvezőbb ajánlat mellett. A legfontosabb szempontok Kacsukné-Kiss 15 alapján az alábbiak lehetnek: A gyártó hírneve: bár ez a szempont nem szerepel a hivatkozott irodalomban, de elképzelhető, hogy egyes vállalatok szívesebben kérnek inkább nevesebb gyártóktól ajánlatot, mint a kisebb, de esetleg ugyanolyan minőségben szolgáltató vállalattól. 14 Kacsukné Bruckner Kiss, 2007. (245. oldal) 15 Kacsukné Bruckner Kiss, 2007. (253-257. oldal) 15
Biztonság: nagyon fontos, hogy a vállalat figyelembe vegye a szándékos vagy véletlen károkozás elleni védelem lehetőségeit. Dokumentáció rendelkezésre állása: a vállalat ilyenkor azt vizsgálja, hogy mennyire állnak rendelkezésre a használatot támogató dokumentumok, leírások, felhasználói kézikönyvek. Ergonómia: ennek során a szem, az idegrendszer, a kéz igénybevételét vizsgálhatják. Garancia: a gyártó cég által biztosított garanciális javítási lehetőségek, feltételek vizsgálatát jelenti. Használhatóság: a vállalatnak meg kell vizsgálnia, hogy az alkalmazandó rendszer alkalmas-e azon feladatok ellátására, amely miatt a bevezetéséről döntenek. Amenynyiben kiderül, hogy az adott rendszer nem látja el teljes mértékben a felmerülő feladatokat, úgy más szempontok figyelembe vétele után a döntéshozóknak kell kompromisszumra jutniuk az igényeiket illetően. Hálózati kapcsolódás: gondolni kell arra, hogy a bevezetendő rendszer beilleszthető-e a meglévő hálózatba. Hardver esetében ez fizikai interfész kérdése, szoftver esetében pedig azt kell vizsgálni, hogy futtatható-e a program hálózati környezetben. Kipróbálási lehetőség: egyes vállalatok dönthetnek az alapján egy rendszer bevezetése mellett, hogy milyen tapasztalatokat szereztek például egy termék bemutató vagy egy shareware program kipróbálása során. Kompatibilitás: lényeges kérdés az is, hogy a bevezetendő rendszer illeszkedik-e a már meglévő hardver- és szoftvereszközök közé, vagy ha még nincs ilyen, akkor szabványos-e a piacon jelenlévő hardver- és szoftvereszközökkel. Költségek: egy információs rendszer bevezetése során nemcsak a szoftvertermék árát kell a vállalatnak megfizetnie, hanem a bevezetéssel járó plusz költségeket, mint például oktatás, szakértői díj, licence-díj, nem beszélve a használat során felmerülő költségekről (például telekommunikációs költség, karbantartás, javítás). Az optimális döntés meghozatala érdekében célszerű azonban figyelembe venni a rendszerbevezetés egyéb közvetett hatásait is. 16
Megbízhatóság: ennek vizsgálata során tájékozódni kell arról, hogy mekkora a meghibásodás kockázata, illetve az esetleges hibák milyen károkat okozhatnak. Léteznek olyan rendszerek, amelyek beépített önellenőrző és hibakijelző és -diagnosztizáló funkciókkal rendelkeznek. A megbízhatóság vizsgálata különösen azokon a területeken fontos, ahol emberélet kerülhet veszélybe vagy különösen nagy anyagi veszteség lép fel egy meghibásodás során (pl. kórházak, légi irányítás, bankok). Modularitás, bővíthetőség: az üzleti alkalmazások piacán kialakult gyakorlat szerint általában modulonként vásárolják meg a vállalatok a különböző információs rendszereket, kiválogatva a kínálatból a vállalat által szükségesnek vélt funkciókat/részeket, és egyúttal fenntartva a későbbi bővítés lehetőségét. Rugalmasság, testre szabhatóság: az alkalmazandó rendszer fajtájától, illetve a fejlesztő cégtől is függhet, hogy mennyire engedik érvényesülni a megrendelő vállalat igényeit, mennyire rugalmasak atekintetben, hogy kiszolgálják a vállalat egyedi igényeit a rendszer felépítésével kapcsolatosan. Ezért fontos számításba venni, hogy a bevezetendő rendszert mennyire tudják a vállalat üzleti folyamataihoz igazítani. Nem célszerű ugyanis egy, a vállalat igényeihez alkalmazkodni képtelen, új rendszer bevezetése miatt az addig bevált vállalati folyamatokat és módszereket átalakítani, hogy megfeleljenek a megvásárolni kívánt rendszer képességeinek. 16 Segítségnyújtás a felhasználó számára: ennek során meg kell győződnie a vállalatnak arról, hogy a gyártó cég milyen mértékben támogatja a felhasználókat a bevezetés időszakában, és esetleg a bevezetés utáni időszakban is. Szerviz és támogatás: fontos tényező lehet, hogy a gyártó cég milyen mértékben biztosítja a bevezetendő rendszer installálását, karbantartását, javítását. Teljesítmény: a döntést nagymértékben befolyásolhatja az információs rendszer teljesítményével kapcsolatos információk, például a sebesség, a kapacitásjellemzők, a szükséges operációs rendszer megnevezése. Technológia: más termékekhez hasonlóan az üzleti információs rendszerek esetében is meg lehet figyelni a termék életciklusát. A vállalatnak el kell döntenie, hogy be- 16 Erdős, 2005. (3. oldal) 17
levág egy vadonatúj technológiával való kísérletezésbe vagy inkább a már bevált, kevésbé korszerű technológiákat használja. Új programverziók elérhetősége: célszerű a jövőre is gondolni egy információs rendszer kiválasztásakor, vagyis megnézni, hogy a kiválasztott rendszernek leszneke új verziói, milyen területekre terjed ki a frissítés, ez milyen gyorsan történik meg, illetve ezek beszerzése milyen plusz költségekkel jár majd. 1.4.3. Az üzleti információs rendszerekről való tájékozódás forrásai Ha egy vállalat összegyűjtötte, hogy milyen szempontok szerint fog döntést hozni a bevezetendő rendszerről, meg kell néznie, hogy milyen forrásokból tudja a számára szükséges információkat megszerezni. Az alábbiakban következnek a legfontosabbak 17 : - Műszaki paraméterek: a gyártó cég által megadott műszaki adatok megbízhatóak, ám emellett érdemes független forrásokra is támaszkodni a legjobb döntés meghozatala érdekében. - Személyes tapasztalat: a szóba jöhető rendszer(ek) személyes kipróbálását, teszt-üzemeltetését jelentheti. - Referenciák: a vállalat kikérheti egy hasonló rendszert használó ismerős vagy vállalat által megadott referenciahelyek véleményét. - Tanácsadó cégek: a független véleményt képviselik, mivel nem érdekeltek egy bizonyos információs rendszer eladásában. - Számítástechnikai folyóiratok: a különböző szakmai folyóiratokban közölt összehasonlító táblázatok, tesztek, elemzések szintén segítséget nyújthatnak bizonyos szoftver- és hardvertermékek kiválasztásában. 17 Kacsukné Bruckner Kiss, 2007. (257. oldal) 18
2. A kutatás koncepciója és módszertana Dolgozatom fő részében az általam végzett primer kutatás eredményeit mutatom be. A vizsgálat lefolytatásához a kérdőíves megkérdezés módszerét alkalmaztam. Az elemzés elsődleges fókusza az információs rendszer használati szokások vállalati méret szerinti különbségeinek és hasonlóságainak feltárása volt, így a mintában képviseltették magukat mind a mikro-, kis- és középvállalatok, mind pedig a nagyvállalatok. 2.1. A kutatás koncepciójának és módszerének bemutatása Ebben az alfejezetben bemutatom a kutatás koncepcionális modelljét, amely alapján a kérdőív kérdéseit megfogalmaztam és a kérdőíves felmérés eredményeit elemeztem, valamint ismertetem a kutatás módszerét és a minta jellemzőit. 2.1.1. A kutatás céljai és a kutatási koncepció A releváns szakirodalmak áttekintése során körvonalazódtak a témával kapcsolatos legfontosabb témakörök. Ezekből kiindulva megfogalmaztam a kutatás fő célkitűzéseit, valamint a kutatási koncepciót. A kutatás céljai: - bemutatni az információs rendszer bevezetéséről szóló döntések körülményeit és a bevezetés során felmerülő problémákat, - elemezni a vállalatok üzleti információs rendszer használati szokásait, - feltárni az információs rendszerek alkalmazása és a vállalati működés eredményessége közötti kapcsolatokat. 19
Ezek alapján az alábbi kutatási koncepciót határoztam meg: - Elsőként az információs rendszerek bevezetésére vonatkozó legfontosabb kérdéseket elemeztem. Ezen belül elsőként felmértem, hogy alkalmaznak-e a vállalatok üzleti információs rendszereket és amennyiben nem, milyen okok húzódnak meg e döntésük mögött. Információs rendszerek alkalmazása esetén vizsgáltam a rendszer bevezetésének indokait, a megfelelő rendszer kiválasztásához szükséges információk forrásait, majd a kiválasztás szempontjait. Vizsgáltam, hogy egy információs rendszer bevezetéséről és a megfelelő rendszer kiválasztásáról szóló döntés előtt végeztek-e számításokat a vállalatok a kiadásokra vonatkozóan, illetve milyen tételeket vettek figyelembe a kalkuláció során. Végül kitértem a bevezetés során felmerülő problémákra. - Ezt követően a vállalatnál működő információs rendszerek használati szokásait vizsgáltam. Az ide vonatkozó elemzések fő pontjai a vállalat informatikai infrastruktúrájának, az internet-használati szokásainak, valamint az interneten való megjelenésének elemzése. Ezen alfejezeten belül mutattam be az alkalmazott információs rendszerek fajtáját, típusait, felhasználási területeit, majd kitértem az informatikai funkció ellátásának formáira, az IT humánerőforrás kérdéseire, valamint érintettem az informatikai stratégia területét is. - Az elemzés utolsó részében az információs rendszerek alkalmazásának a vállalati működés eredményességére gyakorolt hatásait mutattam be. Elemeztem, hogy az információs rendszer bevezetése hatással van-e a vállalat eredményére, árbevételére, befolyásolja-e az elérhető piac méretét, s ezáltal a kereslet alakulását. Ezen kívül a hatékonyabb információ áramlás és információkezelés biztosításával csökkenti-e a vállalat egyéb költségeit. Ezeket a tényezőket jóval nehezebb, sőt nem is igazán lehet számszerűsíteni, de ezek legalább elvi szintű figyelembe vétele szerepet játszhat a döntés meghozatalában. 20
A fentiekben ismertetett kutatási koncepciót foglalja össze a kutatás koncepcionális modellje (1. ábra). Az üzleti információs rendszer bevezetésének körülményei Üzleti információs rendszer használati szokások Az üzleti információs rendszer alkalmazásának hatásai a vállalati működés eredményességére - döntés a bevezetésről - a bevezetés indokai - a megfelelő információs rendszerről való tájékozódás forrásai és a kiválasztás szempontjai - a döntés-előkészítő kalkulációk tartalma - a bevezetés során felmerülő problémák - informatikai infrastruktúra - internet-használat és az interneten való megjelenés - az alkalmazott információs rendszer fajtája és felhasználási területei - az informatikai funkció ellátásának formája és humánerőforrás kérdései - Informatikai stratégia - az internet és az üzleti információs rendszerek használatából származó előnyök - a gazdaságigazdaságossági elemzések támogatása - az információs rendszer alkalmazásának hatása a vállalat árbevételére és eredményére (Forrás: saját szerkesztés) 1. ábra. A primer kutatás koncepcionális modellje 2.1.2. A kutatás feltételezése Alapfeltevésem szerint az általam vizsgált fő területek két meghatározó tényezője a vállalat mérete, illetve fő tevékenységi köre. A beérkezett kérdőívek alapján azonban ahogy azt a minta jellemzésénél is láthatjuk majd csak a vállalati méret szerinti elemzést láttam megfelelőnek, mivel e csoportosítás szerint, habár ez nem reprezentatív, de nagyobb mintaelem-számú kategóriák szerint vizsgálódhatok. Ahhoz, hogy a tevékenység szerinti különbségeket is korrekt módon fel tudjam tárni, nagyobb mintaelem-szám lenne szükséges az egyes tevékenységi körök szerint. Feltételezésemből kiindulva miszerint a vállalatok az általam vizsgálandó területeken méretkategóriánként eltérően viselkednek úgy vélem, hogy szignifikáns kapcsolat mutatható ki a vállalati méret és az egyes vizsgálandó tényezők között. A bevezetés oldaláról a vállalati méret az alábbi tényezőkkel mutathat összefüggést:- 21
2.1.3. A kutatás módszere Az empirikus felmérés a vállalatok kérdőíves megkérdezésével végeztem. A kitöltött kérdőívet az 1. számú melléklet tartalmazza. A kérdőív kérdéseinek összeállításánál és a kutatás fő területeinek meghatározásánál a releváns szakirodalmak áttekintésén túl figyelembe vettem a témában elkészült empirikus felmérések fő területeit, eredményeit. Segítségemre volt többek között Az információmenedzsment fejlettsége és a versenyképesség. Versenyben a világgal 2004-2006 gazdasági versenyképességünk vállalati nézőpontból című kutatás 18 anyaga, valamint Sasvári (2009) Az információs és kommunikációs technológia fejlettségének empirikus vizsgálata című munkája. A kérdőívet öt blokkra osztottam. Az első rész a vállalat háttér-információira vonatkozó kérdéseket tartalmaz, majd az informatikai infrastruktúrával kapcsolatos kérdéseket tettem fel. A harmadik kérdéscsoport a vállalat internet használati szokásaival kapcsolatos kérdésekre helyezi a hangsúlyt, míg a negyedik és egyúttal a legterjedelmesebb rész az információs rendszerek használati szokásait mérte fel. Az ötödik blokk a vállalatok információmenedzsment gyakorlatával kapcsolatos kérdéseket tartalmazott, végül az utolsó blokkban a vállalat IT-hez kapcsolódó humán erőforrására vonatkozó információkra kérdeztem rá. A kérdőívet több száz vállalatnak küldtem ki, a megadott határidőig 94 darab kérdőív érkezett vissza. A kitöltés lebonyolítását az EvaSys alkalmazás segítette az online és a papíralapú felmérés párhuzamos biztosításával. Az adatok kiértékelésében és az eredmények ábrázolásában az Excel 2007, valamint az SPSS 19.0 statisztikai programcsomag nyújtott segítséget. A dolgozatban szereplő ábrák és táblázatok a kérdőív eredményeit felhasználva saját szerkesztés alapján készültek. A válaszadó vállalatokból álló minta nem reprezentatív, így a felmérés eredményeit a válaszadó vállalatok körére értelmezhetjük. 18 Drótos Gast Móricz Vas, 2006. 22
2.2. A minta jellemzői A vállalkozások méretét tekintve megállapítható, hogy hasonló arányban töltötték ki a kérdőívet a mikro-, a kis-, a közép-, és a nagyvállalatok (2. ábra). Azért döntöttem úgy, hogy nem zárom ki a mikro- és nagyvállalatokat a kérdőívből, mert így lehetőség nyílik az eredmények méret szerinti összehasonlítására is. 21% 29% 21% 29% Mikrovállalkozás Kisvállalkozás Középvállalkozás Nagyvállalkozás (Forrás: saját szerkesztés) 2. ábra. A kérdőívet kitöltő vállalatok méret szerinti aránya A vállalatok fő tevékenysége szerint a Feldolgozóipar és a Kereskedelem ágak felülprezentáltak a mintában, és csupán két nemzetgazdasági ág, a Bányászat, valamint az Egyéb szolgáltatás nem képviselteti magát a mintában. A 3. ábra mutatja a minta tevékenységi körök szerinti összetételét. Az ábrán a nemzetgazdasági ágak KSH szerinti rövid megnevezése olvasható. 19 19 Központi Statisztikai Hivatal, 2011. (99. oldal) 23
G Kereskedelem C Feldolgozóipar F Építőipar J Információ, kommunikáció E Víz- és hulladékgazdálkodás R Művészet és szabadidő I Vendéglátás P Oktatás M Tudományos és műszaki tevékenység K Pénzügyi szolgáltatás D Energiaipar A Mezőgazdaság L Ingatlanügyletek O Közigazgatás H Szállítás és raktározás T Háztartások tevékenysége O Közigazgatás N Adminisztratív szolgáltatás 0 5 10 % 15 20 25 (Forrás: saját szerkesztés) 3. ábra. A kérdőívet kitöltő vállalatok aránya fő tevékenység szerint 24
3. Az üzleti információs rendszerek bevezetésének körülményei Ebben az alfejezetben az alábbi kérdések elemzése történik: döntés a bevezetésről, a bevezetés indokai, a megfelelő információs rendszerről való tájékozódás forrásai és a kiválasztás szempontjai, a döntés-előkészítő kalkulációk tartalma, a bevezetés során felmerülő problémák. 3.1.1. Döntés a bevezetésről Dolgozatomban elemeztem az üzleti információs rendszerek bevezetéséről szóló döntés körülményeit. Első lépésként vizsgáltam, hogy a megkérdezett vállalatok alkalmaznak-e valamilyen üzleti információs rendszert. Az eredmények alapján megállapítható, hogy a minta 17 százaléka nem alkalmaz semmilyen információs rendszert és nem is tervezi ezek bevezetését, illetve 11,7 százalék azok aránya, akik jelenleg nem alkalmaznak semmilyen rendszert, de esetleg tervezik valamely rendszer bevezetését. Vizsgáltam, hogy ha egy vállalat semmilyen, a fentiekben megjelölt információs rendszert nem használ, akkor ennek hátterében milyen okok húzódnak meg (4. ábra). Leginkább a vállalat mérete indokolja, ha egy vállalat nem alkalmaz semmilyen információs rendszert. A mikrovállalkozások több, mint háromnegyede a vállalati méretből kifolyólag nem vezet be információs rendszert. Ezen kívül a vállalat pénzügyi lehetőségei befolyásolhatják még az információs rendszer bevezetéséről való döntést, itt a mikrovállalkozások negyede indokolta ezzel a döntését. Néhány esetben a felsővezetői igény hiánya miatt nem került sor információs rendszer bevezetésére, de ez csak a kis- és középvállalkozásokra volt jellemző. Kereszttáblás elemzést lefolytatva megállapítható, hogy szorosan összefügg a vállalati mérettel, ha egy vállalat semmilyen információs rendszert sem vezet be. 25
A vállalat mérete nem indokolja A vállalat pénzügyi lehetőségei miatt A felsővezetői igény hiánya miatt nem 0 20 40 % 60 80 100 Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás (Forrás: saját szerkesztés) 4. ábra. Az információs rendszert nem alkalmazó vállalatok döntésének lehetséges okai 3.1.2. A bevezetés indokai Amennyiben a vállalat a rendszer bevezetése mellett döntött, vizsgáltam, hogy mi indokolta a vállalat ezirányú döntését. Az 5. ábra az információs rendszer bevezetésének indokait szemlélteti vállalati méretenként. A nagyvállalatok esetében nagymértékben szervezeti okai vannak az információs rendszer bevezetésének. Szervezeti okok lehetnek például a vállalat méretének növekedése, a szervezeti hatékonyság javítása. Szervezeti okok miatt a kisés középvállalkozások közel fele alkalmaz információs rendszert, míg ez mikrovállalkozások esetében érthető módon nem jellemző. A technikai okok miatt történő rendszerbevezetés itt a meglévő rendszer rugalmatlansága, elavultsága, átláthatatlansága húzódhat meg a háttérben a nagyvállalatok felénél, míg a mikroés kisvállalkozásoknál csak mérsékelten fordul elő. A vállalat tevékenységéből fakadó gyors információáramlás követelményét szinte minden vállalat megjelölte a rendszer bevezetésének indokaként, igaz, a mikrovállalkozások aránya (20 százalék) elmarad a többi vállalati mérethez képest. Üzleti megfontolásból inkább a közép- és nagyvállalatok vezetnek be információs rendszert, ilyen ok lehet például a készletcsökkentésre, termelékenységjavításra, gyorsabb rendelésátfutásra irányuló törekvés. Szintén a közép- illetve nagyvállalkozásokra jellemző inkább, hogy amiatt döntenek egy információs rendszer bevezetése mellett, mert azt a versenytársak is alkalmazzák már, akikhez alkalmazkodniuk kell. 26
Az információs rendszerek bevezetését stratégiai okok is motiválhatják, ezen okok aránya a döntés során azonban alacsonyabb. A nagyvállalatok esetében a bevezetést inkább a szervezeti, valamint technikai okok motiválták. A nagyvállalatoknak mintegy 10 százaléka jelölte meg az információs rendszer bevezetésének indokaként a stratégiai okokat. Ez az alacsony arány azzal magyarázható, hogy a nagyvállalatok esetében az információs rendszer kevésbé számít stratégiai erőforrásnak. Néhány vállalat Egyéb indokot is feltüntetett. Mivel ezek többsége besorolható volt valamely megadott kategóriába, ezért csak néhányat emelek ki ezek közül. A válaszok alapján egyes vállalatok jogszabályi előírás miatt, vagy amiatt vezet be valamilyen információs rendszert, mert az anyavállalat IT-szabályzata előírja azt. Az egyik vállalat válaszában kitért a meglévő rendszer biztonságára is, amelyet az alábbiakkal magyarázott: A rendszer biztonságos, mivel nem kompatibilis semmivel, nem hordozható, Windows alatt nem fut, internetes kapcsolódása nincs és réges-régi elavult file formátumot használ az adatok rögzítésére. Az adatrögzítő számítógépnek sincs kapcsolata semmivel. A rendszerbiztonság e sajátos definiálásának megítélése nem képezi szakdolgozatom tárgyát, de mindenképp érdekes látni, hogy léteznek még olyan vállalatok, ahol nem feltétlenül a legújabb technológia és hálózatos megoldások alkalmazását helyezik előtérbe. Az elemzés során kitértem annak vizsgálatára, hogy vajon a vállalat mérete és a rendszer bevezetésének motivációja között van-e szignifikáns összefüggés. Az információs rendszerek bevezetésének indokai közül két ok mutatott szoros, ám közepesnél gyengébb kapcsolatot a vállalati mérettel, ezek a várakozásoknak megfelelően a szervezeti és technikai okok. 27
Szervezeti okok Technikai okok A vállalat tevékenysége gyors információáramlást követel meg Üzleti megfontolás Alkalmazkodás az információs rendszert már használó versenytársakhoz Stratégiai okok 0 20 40 60 80 % Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás (Forrás: saját szerkesztés) 5. ábra. Az információs rendszerek bevezetésének indokai vállalati méret szerinti bontásban 3.1.3. A megfelelő információs rendszerről való tájékozódás forrásai és a kiválasztás szempontjai Vizsgálódásom kiterjedt arra is, hogy az alkalmazandó rendszer kiválasztása során milyen forrásból tájékozódnak a vállalatok (6. ábra). A kapott eredmények azt mutatják, hogy a gyártó által kiadott műszaki paraméterek, illetve tanácsadó cégek alapján elsősorban nagyvállalatok tájékozódnak, míg a korábbi referenciákra a közép- és nagyvállalatok hagyatkoznak. Az összes vállalati méret esetében nagy szerepet játszó tényező a személyes tapasztalat, amelyet esetleg egy korábbi rendszer bevezetése során szereztek. Az Egyéb kategóriában kapott válaszok tulajdonképpen megerősítik a fentieket, ugyanis ezek alapján egyes vállalatok ismerősök ajánlására hagyatkoztak, mások egyéni igény szerint készült programokat teszteltek, vagy a kiválasztott fejlesztővel történt megbeszélés alapján tájékozódtak. Egy válaszadó a vállalat működéséhez szükséges szempontok figyelembevételével saját maga fejlesztette a cég információs rendszerét. Korrelációvizsgálat eredményeként szignifikáns és közepes erősségű kapcsolat figyelhető meg a vállalati méret és a gyártó által kiadott műszaki paraméterek, valamint a referenciák figyelembevétele között. 28
Gyártó által kiadott műszaki paraméterek Referenciák Tanácsadó cégek Személyes tapasztalat Szakfolyóiratok, szakkönyvek 0 20 40 60 80 % Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás (Forrás: saját szerkesztés) 6. ábra. A rendszer kiválasztása során igénybe vett tájékozódási források vállalati méret szerint Az információs rendszert használó vállalatokat arra kértem, értékeljék, hogy a szakirodalom alapján általam összefoglalt szempontokat mennyire tartották szem előtt, amikor az adott információs rendszer bevezetését fontolgatták 20. A 7. ábrán látható, hogy minden vállalati méret szerint a használhatóságot tartották a legfontosabbnak, vagyis, hogy a kiválasztott rendszer alkalmas lesz-e a szükséges feladatok elvégzésére. Ezt a kritériumot leginkább a mikrovállalkozások tartják szem előtt. Átlagosan 4,5-ös értéket ért el a megbízhatóság mint szempont, vagyis a vállalatok annak is nagy jelentőséget tulajdonítanak, hogy mekkora lehet az alkalmazandó rendszer meghibásodásának kockázata. Négyesnél magasabb átlagos értéket még több szempont is elért. Így a fontosabb mérlegelnivalók közé tartozik az, hogy a rendszer működik-e hálózati környezetben, illeszkedik-e a meglévő rendszerkörnyezetbe, biztosítja-e a véletlen vagy szándékos károkozás elleni védelmet. Emellett a vállalatok figyelembe veszik a rendszer teljesítményét, költségeit, és testreszabhatóságát is. A költségek figyelembevétele a mikrovállalkozások esetében azért kaphat nagyobb súlyt, mert egy nagyvállalathoz képest kevesebb forrásuk van egy információs rendszer bevezetésére. Lényeges szempontként tüntették fel a vállalatok a szerviz és támogatás biztosítását, a rendszer későbbi bővítési lehetőségeit és 20 A vállalatoknak 1-től 5-ig terjedő Likert-skálán kellett értékelniük a megadott szempontokat, ahol 1 a legalacsonyabb, 5 a legmagasabb értéket jelentette. 29
a garanciális feltételeket. Látható, hogy a fenti szempontokat illetően néhol jelentős különbségek vannak a vállalatok méret szerint történő értékelése között. A mikrovállalkozások jelentősen alulértékelték a felhasználók támogatását mind a bevezetés alatt, mind pedig azután. Ennek az lehet az oka, hogy ez plusz forrásokat igényelne a vállalattól, amelyre azonban már nincs kapacitása. A kompatibilitás mint szempont, esetükben szintén alulértékelt, amelyet az okozhat, hogy kevéssé fordul elő, hogy az új rendszernek egy már korábban bevezetett rendszerhez kell illeszkednie. Amit a legkevésbé vesznek figyelembe a vállalatok, az az információs rendszert gyártó cég hírneve, amely arra enged következtetni, hogy a vállalatok szívesebben támaszkodnak referenciákra, illetve saját korábbi tapasztalataikra az információs rendszer kiválasztásakor. Használhatóság Megbízhatóság Hálózati kapcsolódás Kompatibilitás Biztonság Teljesítmény Rugalmasság, testre szabhatóság Költségek Szerviz és támogatás Modularitás, bővítési lehetőség Garancia Felhasználók támogatása a bevezetés időszakában Informatikai stratégiának való megfelelés Új programverziók elérhetősége Technológia Felhasználók támogatása a bevezetés után Kipróbálási lehetőség Dokumentáció rendelkezésre állása Ergonómia A gyártó hírneve 2,5 3 3,5 4 4,5 5 Érték Nagyvállalkozás Középvállalkozás Kisvállalkozás Mikrovállalkozás (Forrás: saját szerkesztés) 7. ábra. Az információs rendszer kiválasztási szempontjainak válaszadók szerinti megítélése a vállalat mérete szerinti bontásban 30
3.1.4. A döntés-előkészítő kalkulációk tartalma Kérdőívemben arra is kerestem a választ, hogy egy információs rendszer bevezetéséről és a megfelelő rendszer kiválasztásáról szóló döntés során végeztek-e számításokat a vállalatok a kiadásokra vonatkozóan, illetve milyen tételeket vettek figyelembe a kalkuláció során. A kérdést az a gyakran felmerülő probléma indokolta, hogy a rendszerbevezetést követően számos olyan rejtett költségelem felmerülésére derül fény, amellyel a vállalatok nem számoltak. A kiadások figyelembe vételén kívül azt is fontosnak tartottam megkérdezni, vajon elemezték-e az információs rendszerek bevezetésének árbevételre, nyereségre, keresletre és egyéb költségekre gyakorolt esetleges hatásait. Az információs rendszerrel kapcsolatos kiadások között az alábbi elemeket vettem figyelembe: A beruházási és fejlesztési kiadások, a javítás, karbantartás, alkatrészek kiadásai, a telekommunikációs kiadások, az oktatással, képzéssel kapcsolatos kiadások, a szakértői díjak, a licencdíjak, valamint a személyi kiadások. A válaszadó vállalatok összesített átlaga alapján az éves IT-kiadások szerkezete az alábbiak szerint alakul. Amint azt a 8. ábra mutatja, az éves IT-kiadások legnagyobb részét, mintegy 53 százalékát a beruházásokra és fejlesztésekre fordított kiadások teszik ki (a minta adatai alapján). A második legjelentősebb tétel a személyi kiadások (átlagosan mintegy 14 százalék). 12 százalék a telekommunikációs kiadások aránya. A javítási és karbantartási kiadások 8,33 százalékot, a licence-díjak átlagosan 7,38 százalékot tesznek ki. Elenyésző a szakértői díjakra és az oktatásra, képzésre fordított kiadások aránya (2,38 és 2,33 százalék). Ha az IT-kiadások szerkezetét vállalatonként elemeznénk, az egyes vállalatok egyedi sajátosságai, tevékenysége, mérete alapján eltéréseket tapasztalnánk. 31
Beruházások és fejlesztések Javítások és karbantartások, alkatrészek Telekommunikációs kiadások (internet-hozzáférés) Oktatás, képzés Szakértői díjak Licencdíj Személyi költségek Egyéb (Forrás: Saját szerkesztés) 8. ábra. Az éves IT-kiadások szerkezete a válaszadó vállalatok összesített adatai alapján Az 1. táblázat több szempontból is fontos információkat tartalmaz a bevezetés előtti kalkulációk tartalmára vonatkozóan. Mielőtt azonban az összefüggések elemzésére sor kerül, a jobb érthetőség kedvéért magyarázatra szorulnak a táblázatban szereplő adatok. A kalkulációk tartalmára vonatkozóan több tényezőt soroltam fel a kérdőívben. A válaszadóknak nyilatkozniuk kellett arról, hogy az adott tényezőket figyelembe vették-e a kalkuláció során, vagy nem. Amennyiben figyelembe vették, kérdés volt, vajon tudták-e számszerűsíteni is az adott tényezőt, vagy nehézségekbe ütköztek ezen a téren. Amennyiben nem vették figyelembe az adott tényezőt, akkor 1-es érték szerepel a tényező mellett. A figyelembe vett, de nem számszerűsített tényezőknél 2-es, a számszerűen is kimutatott tényezőknél 3-as érték található az egyes válaszadók esetében. Annak érdekében, hogy az összefüggések kimutathatók legyenek, tényezőnként meghatároztam a vállalatok által adott válaszok átlagát az összes vállalatra vonatkozóan, és méret szerinti bontásban is. 32