Cégvezetői kihívások és megoldásaik 2017 A szenvedély energiát visz az életbe. Ha meg akarsz valamit szerezni, gondold végig, miért szereted, amit akarsz, és miért gyűlölöd, hogy nem a tiéd, amit meg akarsz kapni. Ha ezt a két gondolatot egyesíted, lesz elegendő energiád, hogy felállj a székről, elindulj, és megszerezd magadnak azt, amire vágysz. Ezzel a különleges könyvvel mi abban szeretnénk segíteni Neked, hogy megkapd, amit szeretnél. Ha ez a valami a magasabb profit, egy intelligensen működő cég, egy automatább, hatékonyabb munkafolyamat, és több szabadidő a vezetőjének, azaz Neked, akkor ez a TE KÖNYVED. Hasznos olvasást, és sikeres megvalósítást! 1
Előszó Már most megjósolható, hogy a 2017-es évnek cégek sokasága fog különösebb felkészülés nélkül nekivágni. Sok vezető ugyanis meg van róla győződve, hogy cége megfelelően teljesíthet egy kidolgozott, jól felépített terv nélkül is. Azt gondolják, hogy a meglévő tudásuk, informatikai hátterük elegendő ahhoz, hogy 2017-ben is kielégítő eredményeket produkáljanak. Jagodics Tamás vagyok, vállalatvezetési tanácsadó, a Cégmenedzser Szoftver Kft ügyvezetője. Számtalanszor megkaptam a kérdést a kis- és közép vállalati szektor vezetőitől, hogy milyen eszközök állnak rendelkezésre ma ahhoz, hogy a növekedés legyen mindig a fókuszban. Szeretném leszögezni, hogy nem vagyok sem szervezetfejlesztő, sem tréner, csupán az általunk képviselt szoftver Know-How kidolgozásához, mindig megkérdezzük Ügyfeleinket kihívásaikról, problémáikról. Vállalatirányítási Rendszer bevezetése során számos olyan megoldandó feladattal találkozunk, melyeket nem minden esetben csak egy jó szoftver tud megoldani, hiszen kell hozzá a VEZETŐ is! Ebben az e- bookban arról fogok mesélni, hogy milyen eszköztára lehet egy vezetőnek ahhoz, hogy tényleg sikeres céget tudjon építeni, vagy éppen megtartani. Tarts velem ebben a kis utazásban, de ami ennél is fontosabb: tarts velem a tervezésben! Készülj fel a 2017-es évre! Hiszen, ahogy a Forma-1-ben, úgy az üzleti életben is a langyos középmezőnyre vannak ítélve azok, akik egy új évnek tavalyi konstrukciókkal vágnak neki. Hasznos olvasást! Jagodics Tamás 2
Tartalomjegyzék Objektív cégvezetés vs. Vakrepülés Hogyan tervezd meg a statisztikákat? Milyen statisztikákat vezess a cégedben? o Megrendelések o Marketing o Munkaidő o Projektek mérése o Pénzügy o Készlet Milyen egy hatékony vezetői értekezlet? Milyen egy termelési értekezlet, amely eredményt növel a cégben? Milyen statisztikák és vezetői feladatok motiválják a munkatársakat? Üzleti intelligencia - hogy álljon át rá a céged? Milyen szoftvert kell használni az okos cégvezetéshez? Milyen finanszírozás van hozzá? 3
Hogyan tervezd meg a statisztikákat? Határozd meg céged célját! Ha nem tudsz leírt célokat adni munkatársaidnak, azaz nem adod meg az üzleti utazásod célpontját, akkor a kollégáid nem fogják tudni, hova is kell eljutniuk. Ilyen esetben a cégvezető hanyagul kijelent egy növekedési számot (pl.: 10% árbevétel bővülést terveztem a következő évre), mely nincs kisebb mérföldkövekre, akciótervekre bontva. Nem elegendő, tehát egy árbevétel elvárást megtervezni, hanem annak eléréséhez szükséges erőforrásokat (humán erőforrás, iroda, raktár, költségszerkezet, marketing, értékesítés, stb..) is meg kell határozni. Határozd meg a legfontosabb sikerokozókat! Ahhoz, hogy a fenti célokat el tudd érni, érdemes osztályonként, munkatársanként úgynevezett sikerokozókat is meghatározni. Ez nem ugyanaz, mint a teljesítménymutató (KPI), hanem olyan fontos feladat meghatározás, melyet, ha a munkatársak hétről hétre jól teljesítnek, akkor a cég sikeréhez ezzel tudnak leginkább hozzájárulni. Gondolj bele, ha le akarsz fogyni, akkor a legfontosabb, hogy hetente legalább 3-szor sportolj, ne egyél 18 óra után, illetve, a kalória beviteled ne legyen magasabb kb. 1500 kalóriánál. Ha minden héten ezt a 3 sikerokozót értékeled, valamint hetente leméred a súlyod, akkor minden valószínűséggel le fogsz fogyni! Számomra ezt jelentik a sikerokozók! A fenti példa segítségével határozd meg az értékesítőd, a pénzügyesed, a projektvezetőd, beszerződ, vagy éppen raktárosod teljesítményét. Ne feledd, hogy erről minden héten számot kell adnia minden kollégádnak, hiszen, ha ez csak egyszer is kimarad, értelmetlenné válhat a tervezés és a visszamérési folyamat. 4
Határozd meg a részcélokat! Ha már kész vagy a céged cél- és eredményterveivel, illetve a sikerokozókat is kidolgoztad kollégáiddal, következhet az egyes részlegek teljesítményének mérése. Ahhoz, hogy a végcélt elérd, minden szervezeti egységnek a legmagasabb fordulatszámon kell működnie, és az együttműködéseket is szorgalmaznod kell. Dolgozd, vagy inkább dolgoztasd ki minden területnek a szükséges teljesítményelvárását, ha lehet heti szintre, de a havi értékelésnél tágabb periódust ne fogadj el. Ha már negyedéveket kezdesz el mérni, akkor egy rossz tendencia, akár visszafordíthatatlan eredményeket is hozhat. Például, ha későn veszed észre a gyártásban a selejtarány romlását, akkor óriási veszteségre tehetsz szert. De ugyanilyen fontos lehet az ügyfél elégedettség, hiszen, ha a szolgáltató szektorban tevékenykedsz, akkor elpártolhatnak a vevőid. Ha vannak tervszámaid, akkor azokat a megbeszéléseken mindig vegyétek elő, valamint az ahhoz tartozó tényeket. Így tudod elkerülni a konfliktusokat, így lesz egy teljesítményértékelés objektív, és így kezdesz kollégáiddal egy nyelvet beszélni. Innentől kezdve elfelejtheted azokat a mondatokat, melyek így kezdődtek: Úgy értettem Úgy gondoltam Azt hittem Minden statisztikánál határozd meg a beszámolás ütemét. Napi Heti Havi Negyedéves szinten Ezzel meg is született Ügyvezetői munkád elsőszámú feladata, a beszámoltatás, illetve a kontrolling! 5
Milyen információkkal kell rendelkeznie egy vállalkozás vezetőjének cégéről? Megpróbáltad már összeszedni, hogy egy cég vezetőjeként mennyi információval kell rendelkezned, hogy átlásd céged tényleges helyzetét és működését? Tapasztalt cégvezetőként összeállítottam egy listát a legfontosabb mutatókról. Közel sem teljes, hiszen mindenkinek vannak egyedi igényei. Sokkal inkább azokra az adatokra koncentráltam, amit minden cégvezetőnek feltétlenül ismernie kell. Megrendelések Ajánlatkérések száma - Fontos, hogy tudd, mennyire aktív cégedben az értékesítés, hiszen ha nincs ajánlatkérés, úgy valószínű megrendelés sem lesz. Ha az ajánlatkérések száma nem elég magas, ellenőrizned kell az értékesítési folyamatot, illetve értékesítő kollégáid hatékonyságát is. Függőben lévő árajánlatok - Meg kell vizsgálnod, hogy egy elküldött ajánlat meddig érvényes, és milyen időközönként próbálod rendelésre bírni a vevőket. Az ajánlat határidejének lejárta előtt mindenképpen érdemes figyelmeztetni az érdeklődőt, ha addig nem érkezett tőle válasz. Ezt akár automatizálhatod is. Lejárt határidejű árajánlatok Bár elsőre furcsán hangzik, ez komoly potenciált jelent szolgáltató céged számára, hiszen felhívhatod vevőidet, és aktualizálni tudod az ajánlatot. Ha kell, ráhatással lehetsz a megrendelésre. Ha egy ajánlatot elutasítanak, próbáld meg kideríteni, mi volt az elállás oka. Amennyiben értékesítőn keresztül zajlik az eladás, minden elutasítás esetén kérj írásos indoklást kollégádtól. Ne fogadj el közhelyes magyarázatokat! 6
Élő megrendelések - Megmutatja, milyen bevételekre számíthatsz a közeljövőben, ami segíti a cash flow tervezését. Teljesített megrendelések - A pénzügyet tudod ellenőrizni általa, hiszen minden teljesített megrendelés mellett kell, hogy legyen számla, vagy eladási bizonylat. Ajánlat/megrendelés konverziók Ez alapján tudod meg, hogy mennyi ajánlatodból lesz megrendelés. Vagyis azt, hogy céged inkább árajánlat gyár, vagy kollégáid megfontoltan adnak ajánlatot. Továbbá, hogy jó-e a szolgáltatásotok, vagy esetleg változtatni kell az ajánlat formátumán, stb. Sok cégnél rengeteg energia és idő megy el felesleges munkával ezen a területen, emiatt nagyon fontos kezelni és ellenőrizni a folyamat működését. Dokumentálási statisztika Ugye, veled is előfordult már, hogy csak azután készítetted el a munka dokumentációját, miután a projekt lezárult? Miért ne történhetne meg ez kollégáiddal is? A mai piaci környezet azonban nem engedi meg ezt a magatartást. Mindig ellenőrzöd, hogy megrendeléseid mellé minden szükséges dokumentum elkészült-e? Megrendelés, visszaigazolás, vállalkozási szerződés, teljesítési igazolás, stb. Amennyiben ISO minőségbiztosítási rendszerrel rendelkezel, auditorod hálás lesz, ha ezt nem mulasztod el. Ajánlatok nyomonkövetése 7
Pénzügy Időszaki árbevétel kimutatás árrés kimutatással Az egyik legfontosabb pénzügyi mutató, hogy hónapról-hónapra megnézd, mennyi volt céged árbevétele, és ez milyen árréssel rendelkező munkákból, vagy megrendelésekből áll össze. Teljesített megrendelések nyereségességének vizsgálata, ha szükséges, költségek vizsgálata és utókalkuláció - Ez a vezető egyik legfontosabb feladata, ennek vizsgálata során találja meg az igazi lehetőségeket cégében. A feladat természetesen delegálható, de a végeredményt mindenképpen nézd át Te is. Láthatod, hogy céged mire mennyit költött, jól vállaltátok-e a munkát, mindenre gondoltál-e az árajánlat adása közben, elég magas volt-e az árrés, és voltak-e rendkívüli kiadások. Amennyiben cégednél a folyamatokat munkafázisokra bontottad és megtervezted, ellenőrizheted a tervezett és tényleges költségeket. Bár ez a statisztika egy kereskedő cégben egyszerűbbnek is tűnhet, de ne felejts el számolni a ki- és beszállítás, valamint a raktározási költségekkel sem. Nagy meglepetést okozhat az eredmény, ami akár az árstratégia, illetve a szolgáltatási folyamat átgondolását is szükségessé teszi. A képen egy projekt nyereségesség vizsgálata látszik (kiállított számlák, szállítói számlák, költségek, munkaidő ráfordtás, anyagfelhasználás és nyereség) 8
A folyamatban lévő megrendelések folyamatos költség analízise - Legalább a legjobb és a legrosszabb, akár veszteséggel kecsegtető projektek vizsgálatát érdemes elvégezned. A legjobb projektből tanulhatsz, a legrosszabbat pedig talán még nem késő elkerülni. CASH FLOW kimutatás - Hétről hétre tisztában kell lenned azzal, hogy legalább 4 hétre előre milyen a céged pénzügyi helyzete. Minden bevétellel és kiadással számolnod kell, többek között szállítók, APEH, bér, hiteltörlesztés, lízingek stb. ÁFA kimutatás - Lehetőleg ne várj a könyvelődre, aki minden hónap 20.-án mondja meg, hogy mennyi ÁFÁ-t kell fizetned, hanem vezesd előre a várható ÁFA kiadásokat. Havi zárások Azon vezetők többsége, akik kiadásaikat követik, projekt lezárásakor vagy a szolgáltatás végén számolnak ugyan a munka közvetlen költségeivel, de nem számolnak az úgynevezett általános kiadásokkal, mint a rezsi, járulékok, adók, bérleti díj, stb. Fontos, hogy hónapról hónapra megnézd céged nyereségességét, ezekről a költségekről sem elfeledkezve. Ha van rá lehetőség, hasonlítsd össze a jelenlegi helyzetet az előző év adataival, illetve az üzleti tervben szereplő adatokat a tényleges számokkal. Vagyonellenőrzés - Egyre több cégvezető él ezzel a lehetőséggel, ami pofon egyszerűen megmutatja a cég értékét. Add össze céged követeléseit (tárgyi eszközök, immateriális javak, vevői kinnlevőség, adott hitelek, raktárkészlet, be nem fejezett termelés mínusz szállítói tartozások, kapott hitelek, adók stb.)! Ezekből az adatokból megkapod céged értékét, amit akár hónapról hónapra mérhetsz. Ha a cégérték csökken, akkor valószínű, hogy a cég működése az adott időszakban nem volt rentábilis, vizsgáld meg a hiba eredetét! Ha az érték nő, vizsgáld meg annak ütemét! Kinnlevőség kezelés Kollégáid naponta, Te hetente ellenőrizd a kinnlevőséget. Nagyon fontos, hogy a kialakított számla és adósság menedzselési folyamatok szigorú betartását ellenőrizd. Például a számla lejárati napján minden ügyfél értesítve lett, ha nem fizetett, majd a lejárat után, annyiszor ment-e ki felszólítás, ahányszor Te szeretted volna. Ezzel el tudod kerülni az esetleges likviditási zavarokat. 9
Munkaügy Kiadott munkák végrehajtásának ellenőrzése - Nagyon fontos, hogy egy vezető delegálni tudja a feladatokat, de ez önmagában nem elég, hiszen azokat számon is kell kérni. Amennyiben ezt nem teszed meg, úgy egy idő után csökkenni fog a hatékonyság, hiszen kollégáid tudják, hogy senki sem ellenőrzi munkájukat. Mérd meg dolgozónként, hogy mennyi feladatot adtál ki, és abból mennyit hajtottak végre határidőre! Mivel töltik kollégáink munkaidejüket? - Ugye Te is találkoztál már azzal a kifogással, hogy Főnök, annyi dolgom volt ezen a héten, nem tudtam adni árajánlatot, nem tudtam elvégezni azt a feladatot Nem árt tudnod, hogy munkatársaid mivel töltik munkaidejüket. A legtöbb multi cégnél privát ügyeket, e-maileket csak munkaidő után lehet intézni. Le tudod mérni, hogy kollégáid naponta/hetente/havonta mennyi időt töltenek a cég számára nem fontos dolgokkal (facebook, magán e-mailek és portálok nézegetése, stb..). Ezt addig nem ajánlatos szankcionálni, amíg nem megy a munka rovására, de tudni fogod, hogy még mennyire lehet terhelni munkavállalóidat. Természetesen előre tájékoztasd munkatársaidat az ellenőrzésről. Értékesítők statisztikája - Kiadott ajánlatok, megrendelések száma, új vevők száma, lezárt projektek nyereségessége, stb. Ezeket érdemes mennyiségre és értékre is megvizsgálni. Itt különösen fontos mérni, hogy mennyi ajánlatból mennyi megrendelés lesz. Ha az értékesítőket hetente beszámoltatod, nem lesz probléma az árbevétellel, mert gyorsan kiderül, ha valaki nem alkalmas az értékesítésre, esetleg továbbképzésre van szüksége. Még egy dolgot ne felejts el: értékesítőidet mindenképpen jutalékos rendszerbe fizesd, mert előbb-utóbb elfogy a motiváció. 10
Marketing Bár a legtöbb cégvezető nem tartja fontosnak, hogy a marketinggel ő foglalkozzon, van néhány alapvető adat, amivel Neked mindenképpen tisztában kell lenned! Forgalom mérése - Ellenőrizd, mekkora volt a forgalmad, és ezt a forgalmat mennyi megrendelő generálta. Ne hagyd veszni vevőidet, maradj a szemük előtt, hogy legközelebb is Téged válasszanak. Vevők és érdeklődők számának mérése hetente/havonta Érdemes azt is ellenőrizned, mennyi vevő és érdeklődő érkezett cégedhez, sőt azt is, ők honnan érkeztek. Ajánlással, vagy egy reklámkampányra jelentkeztek? Mérd meg ezek hatékonyságát, hogy a jövőben még jobban csináld. Az egy vevőre eső forgalom mérése - Tudnod kell, hogy a nagyobb forgalom miből származik: több új megrendelőd van, vagy a meglévő vevőid költenek többet? Forgalom mérése termék csoportonként, telephelyenként - Készíts statisztikát, hogy évről-évre hogyan változnak legfontosabb adataid (vevőszám, forgalom, átlagos költés, stb.)! Vevői élettartam-érték mérése - Pontosan tudnod kell, hogy egy vevő az első szolgáltatástól az utolsóig mennyit költ Nálad! Valamint azt is érdemes követned, hogy mennyit költ az első szolgáltatás során, illetve egy év alatt. Kommunikáció ellenőrzése - Elengedhetetlen, hogy vevőid érezzék, fontosak Neked. Minél jobban személyre tudod szabni kommunikációdat, annál sikeresebb leszel. Szólítsd nevükön megrendelőidet, küldj nekik névnapi üdvözletet, tudd meg, mit vettek eddig, így mit ajánlhatsz még nekik! A kommunikáció kiáramlását tervezd meg előre, és ellenőrizd, hogy cégedben működtetik-e azt. 11
Hogyan tarts vezetői értekezletet? Először is, minden héten tarts vezetői értekezletet, hiszen fontos, hogy kollégáid be tudjanak számolni az elmúlt heti eredményeikről, és az előttetek álló hét legfontosabb elvárásairól. Tapasztalatom szerint, az a cég, aki ezt nem végzi el rendszeresen, sok esetben egykezes vezetői módszerrel diktatórikusan működik, hiszen nincs fórum a cég helyzetének értékelésére. Legnagyobb hibák a vezetői értekezlettel kapcsolatban: 1. Túl hosszú az értekezlet Egy vezetői értekezlet nem lehet túl hosszú, egy 10 fős meeting maximum 35 percet vehet igénybe. Minden munkatársnak kell adni maximum 3 percet, hogy tartalomjegyzék szerint kifejtse a bevezetőben szereplő témákat. Ha kell, mérd stopperral. Így legalább lényegre törő és érdekes lesz a meeting. 2. Nincs eredménye Ez akkor szokott bekövetkezni, ha nincs előre leegyeztetett tematika, vagy a kollégák felkészületlenül érkeznek, és improvizálni próbálnak. Soha ne engedd, hogy előkészületek nélkül érkezzen valaki, mert demoralizáló lesz a többieknek. 3. Nem figyelnek a kollégák Sajnos gyakran előfordul, hogy a kollégák mással foglalkoznak, és nem figyelnek. Ne engedj behozni az értekezletre mobiltelefont, laptopot, csak az előre kinyomtatott felkészülési papírt. Ha betartod az első 2 pontot, akkor ezzel nem lesz többé gond. Ha valaki nem figyel, akkor vele írasd meg a tárgyalási emlékeztetőt. 4. Elkéső kollégák Ez a legfelháborítóbb eset, hiszen, ha az időnk drága, ne éljen vissza vele senki. Két megoldásról is hallottam: 1. Az elkéső kollégát nem engedik be az értekezletre, de neki kell megírni a tárgyalási memót. 2. Ha bejöhet a megbeszélésre, nem kap széket, így állnia kell. Ez utóbbi megalázó lehet, de soha nem fog késni többet senki. 12
Hogyan tarts termelési értekezletet? Sokan összekeverik a vezetői értekezletet a termelési értekezlettel. Ez utóbbiban, mindig csak az érintettek, tehát nem az egész cég vesz részt. Ha Te vezeted, akkor készülj fel statisztikákkal, hogy ne legyen személyeskedő, maradjatok az objektivitás talaján. A termelési értekezletre, a kollégák mindig felkészülten, eredmény kimutatásokkal érkezzenek. A megbeszélés végén, határozzátok meg a következő megbeszélés témáit. CRM feladatkimutatás. a pirossal jelzett feladatok, nem lettek időben elvégezve, ha ezeknek magas volt a prioritása, akkor a kolléga veszélyeztette csoprtja, illetve a cég működését. 13
Milyen statisztikákkal lehet motiválni? A könyv elejében már utaltam a Vezetői Műszerfalra, ami ebben a fejezetben válik még fontosabbá. A statisztikák nem csak téged motiválnak, hanem a munkatársaidat is. A legjobb cégek minden kollégájuknak kézbe adják a saját statisztikájukat, hogy naponta legyen azzal tisztában, hol áll a tervekhez, elvárásokhoz képest. Ezzel a módszerrel, nem kell sem a répát lógatni a munkavállaló előtt, és nem kell korbáccsal hajtani, hogy elvégezze feladatait. Így lesz a munkavállaló önmotivált. Sokan félnek, hogy ha a munkatársak látják a céges adatokat. Megfelelő jogosultsággal, mindenkinek látnia kell a saját teljesítményét, hiszen nem fognak soha önállóan dolgozni, ha nincs precíz visszajelzés a munkájukról. Természetesen érdemes bónusz és szankció rendszert is bevezetni, ahhoz, hogy a kimutatások ne pusztán szép grafikonok, hanem igazi ösztönző rendszerek legyenek. 14
Üzleti intelligencia szerepe a cégedben! Abban talán egyetértünk, hogy a cég mindennapi működése során rengeteg adat áll elő. Ezeket az adatokat elemezzük, a kollégák ezekből szűrnek le következtetéseket. Talán még emlékszel arra, hogy nagy cégeknél a számítógép térnyerése előtt statisztikai osztályok működtek, ahol manuálisan elemezték a papíron leadott adatokat. Néha még találkozom olyan céggel, aki napjainkban is hasonlóan működik. Azt gondolom, hogy ezen cégek napjai meg vannak számlálva. Miért nem változtatnak a cégek? Mert félnek! Túl vagyunk már a 3. információs robbanáson is, és lassan hozzánk is megérkeznek azok az üzleti intelligencia (BI) megoldások, amikkel már kisebb cégek is tudnak hatalmas eredményeket elérni. A munkatársak nagy része okos telefonokat birtokol, legtöbbjük már nem csak telefonálásra, hanem információszerzésre is használja a készülékét. Applikációkat telepítenek, interneten böngésznek, stb. Nincs megállás a cégvezetőknek is eljött az idő, változtatni kell az informatikán. 15
Mi az üzleti intelligencia? Miért félnek tőle a kollégák? Hogyan lehet ezekkel automatizálni a céget? Az üzleti intelligenciának azt nevezzük, hogy az adatok elemzése után, az eredmény értékelése után, valamilyen előre programozott (beállított) utasítás, vagy beavatkozás történik a cégben. Ez lehet automata folyamat, vagy ember által vezérelt. Ma már az orvostudományban is olyan intelligens szoftvereket fejlesztettek, melyek segítségével, a betáplált vizsgálati eredmények után, a számítógép további vizsgálatokra kéri fel a kezelőorvost, vagy egyből diagnózist, illetve elképzelhető betegségeket kínál fel. A teljes orvosi egyetem tudását betáplálták ebbe a szoftverbe, és eredményeket tud produkálni. Elképesztő, nem? Miért félnek egy ilyen megoldástól a kollégák? Azt hiszik, hogy egy ilyen megoldással ők nélkülözhetők lesznek. Pedig ez nem így van. Az ember logikai képességénél, improvizálási lehetőségeinél nincs jobb. Azonban a fenti példa is mutatja, hogy végül az orvosoknak is csak egy segédeszköz a szoftver, de ezzel még precízebben tudnak dolgozni. Azért az igaz, hogy emberi teljesítőképesség nem állandó, míg egy ilyen szoftver, mindig állandó teljesítményre képes ráadásul nem lesz beteg és szabadságra sem megy... :-) Hogyan tudod ezt a cégedben alkalmazni? Különböző adatbázisokból készül egy köztes adatbázis. Szűrők és jogosultságkezelés beállítása után a Felhasználók a nekik releváns adatokat láthatják. Ezeket elemezhetik, lefúrhatnak bizonylat szintig, hogy megkeressék a probléma, vagy éppen az eredményesség forrását. 16
Üzleti intelligencia szerepe a cégedben! A cégedben lévő pénzügyi, termelési, HR, értékesítési, áruforgalmi, logisztikai, marketing és minden egyéb adatot egy adatbázisba tudod gyűjteni, melyet egy profi szoftver segítségével elemezni tudod. Az eddigiektől eltérően, EXCEL nélkül tudod a pénzügyi és termelési adatokat összevetni, elemezni, és a trendeket, eredményeket kimutatni. Ráadásul ezeket akár grafikusan is, hogy szembetűnőbb legyen, ha valami problémás, vagy veszélyt jelent cégedben. Beállíthatsz riasztásokat, például, ha valamilyen költségelem a tervezett fölé nő, akkor értesítsen valakit a cégnél, mielőtt tönkre mész. Ha az értékesítés nem hozza a tervszámokat, azonnal riasztást küld Neked, hogy beavatkozhass. 17
Milyen szoftvert használj cégedben? A legtöbb piacon lévő szoftver a kilencvenes évekből hozott szemlélettel rendelkezik. Bakelitlemezek a digitális korban. Ez azt jelenti, hogy készült egy könyvelőprogram, melyből később számlázni, készletet kezelni, riportokat lehetett készíteni. Ezek a szoftverek semmilyen céges folyamatot nem kezelnek, én továbbra is könyvelőprogramnak tartom őket. Egy modern rendszer, 1. támogatja, akár automatizálja (WORKFLOW) az üzleti folyamatokat, 2. segít a menedzsment döntések előkészítésében, 3. könnyen használható, hogy a kollégák is szeressék a mindennapi munkát 4. pontos vezetői információkat is ad a vezetőnek. 5. elérhetők a legfontosabb funkciók mobilon Ha ezek közül bármelyik hiányzik, akkor azonnal lépni kell, mert csak egy ilyen vezetői felfogású szoftverrel lehet ma labdába rúgni. Ha mindezt meg lehet fűszerezni üzleti intelligenciával, akkor azt gondolom, a versenytársak csak futni fognak utánad. 18
Milyen szoftverfinanszírozási lehetőségek vannak? 1. Pályázati forrásból is elérhetők ma már a vállalatirányítási rendszerek, melynek keretében 10% önerő mellett 40% vissza nem térítendő, és 50% hitelt (THM: 2%) lehet igénybe venni (ezt csak vidéki székhellyel, vagy telephellyel rendelkező cégek vehetik igénybe). Előnye, hogy jelentősen kisebb bekerülési értéken tudjuk a legmodernebb technológiát beszerezni. Vissza nem térítendő támogatási összeg maximuma 16 millió Ft! A Cégmenedzser 2017.02.28.-ig 100% garanciát vállal arra, hogy a pályázaton indulók megkapják a 40%-os támogatást! 2. Operatív lízing Ebben az esetben 0% önerő mellett 24-60 hónapos futamidő mellett fizet a cég bérleti díjat, és az utolsó havi díj megfizetése után a szoftver tulajdonosa is lehet. Előnye, hogy a havi díj költségként elszámolható, és cash flow kímélő. Pest megyei cégek is igénybe vehetik. 3. Bérleti konstrukció A legtöbb cégnél, így nálunk is lehetőség van a szoftverek bérlésére, ami általában 12-24 hónapos hűségidőt feltételez. Előnye, a viszonylag kisebb havi díj mellett, hogy a szoftver rugalmasan bővíthető, és cash flow kímélő. Hátránya lehet, hogy a bérleti díjnak nincs lejárati ideje, így a vállalkozás ezt hosszú ideig fizeti. 19