Tiszacsege Város polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése (ÁROP 1.A.2/A-2008-0104) Projekt kapcsán az alábbi részletes feladatterv került meghatározásra. 1. Stratégiai tervezés 3 napos tréning SWOT elemzés: A hivatali helyzet elemzésére használt technika, elsősorban a verseny stratégia kialakítására. o A gyengeségek, mint fejlesztési lehetőségek meghatározása. o A veszélyek (kockázatok) megítélése, gazdasági stratégiai ismeretek, előrejelzések o Az erősségek, a hivatal eredményeinek meghatározása, o A lehetőségek meghatározása. SWOT portfólió elemzés: o Az erősségek és lehetőségek elemek súlyszámok szerinti sorba rendezése, o A súlyszámok függvényében összeáll a SWOT portfólió (mátrix). Stratégiai példák előadás Küldetés KJ kidolgozása: a gyengeségek és a veszélyek, valamint a belső környezeti összesítő táblázat tartalmának figyelembe vételével, KJ módszer alkalmazásával meghatározzuk a szervezet küldetését. Küldetés, jövőkép, értékek meghatározása: o A SWOT portfólió lehetőségeiből KJ módszer alkalmazásával a hivatal jövőképének meghatározása, o A SWOT portfólió erősségeiből NCM összegzéssel a hivatal értékeinek meghatározása, o Küldetés KJ és Jövőkép KJ elemei alapján az alapstratégia meghatározása. Stratégiai célok BSC szerinti meghatározása: a BSC négy nézőpont figyelembevételével: a KJ-ban lévő információk felhasználásával a sárga szintű célok (főcélok) beírása. Tervező team működtetése Célmutatók, bázis értékek meghatározása Célértékek, felelős, feladat meghatározása Oksági kapcsolatok ellenőrzése, meghatározása Prioritások meghatározása Formalizált stratégia kidolgozása Felülvizsgálat szabályozásának elkészítése VIR rendszer előkészítése Végtermék: Hivatal stratégiai terve 2. MSZMB teszt
Az MSZMB Teszt alkalmas: a vezetői típus meghatározására, vezetési képességek (számszerű) mérésére, a mért értékek alapján a vezetői képesség fejlesztésére, a fejlődés nyomon követésére, teamek összeállítására, kompetenciahiányok feltárására, képzések/tréningek tervezésére, vezetői képességfejlesztő tréningek eredményességének meghatározására. A fenti méréseket egy szoftver segítségével végezzük, mely specialitásai: az egyéni képességek valós idejű értékelése, a négy teszt összekapcsolása lehetőséget biztosít az inkonzekvencia, - szélsőséges esetben a csalási szándék kiszűrésére, a jelenlegi pszichometriai állapot mellet meghatározhatóak az elmozdulási eredők, megtervezhető úgy az egyén, mint a szervezet fejlesztésének irányai, a mérhetőség és reprodukálhatóság biztosítja a fejlődés mérhetőségét. Végtermék: Vezetői térkép MSZMB teszt eredményeiből kiindulva állapítjuk meg a delegálási szint mértékét, és a fejlesztés irányvonalait, valamint ez szolgáltat alapot a képzéseken a résztvevők kijelölése. 3. Lean office Lean oktatások megszervezése, lebonyolítása Az ügyintézés folyamatainak, mint kulcsfolyamatok azonosítása Folyamatok VSM (value stream map) elemzése Folyamat karcsúsítás megtervezése 1. Veszteségek meghatározása 2. Veszteségek nagyságának ellenőrzése 3. Ok-meghatározás 4. Akcióterv kidolgozás 5. Fejlesztési feladatok végrehajtása 6. Hatásvisszamérés 7. Standardizálás Lean teamek indítása a kulcsfolyamatokra Lean teamek működtetése Végtermék: Részterületenként nevesített folyamatok vizsgálata, újraszabályozása 4. Elégedettség mérés, kommunikációfejlesztés Belső elégedettség-mérési rendszer kialakítása Érintett szervezeti egységek (ügyfél-közeli) azonosítása
Elégedettség mérési kérdőív kialakítása Elégedettség mérés elvégzése a kiválasztott területeken (pilot) Feldolgozás, értékelés Fejlesztési intézkedési terv összeállítás Fejlesztési intézkedések végrehajtása Hatásvisszamérés, véglegesítés Szabályzat kidolgozása Kommunikáció fejlesztése csoport munkával Team alakítása Munkaterv készítése Gyengeségek meghatározása (Brainstorming módszerrel) Fejlesztési terv kidolgozása, végrehajtása Monitoring Végtermék: Belső elégedettségmérési szabályzat, kommunikációs terv 5. Delegálás képzés, bevezetés Delegálás képzés, Delegálás rendszerének kialakítása Delegálható feladatok meghatározása, szabályozása (pl. munkáltatói jogok gyakorlása, döntési jog átruházása adott összeghatár mértékéig) Végtermék: Jogosultságok leírása 6. Ügyfél-elégedettség mérés Team alakítása Priorizált területek kiválasztása Mérés módszertanának kiválasztása, módszer kialakítása Mérési adatok gyűjtése A mért mutatók beintegrálása a VIR rendszerbe Végtermék: Objektíven ellenőrizhető mutatók 7. Kockázatkezelési terv készítés A pénzügyi kockázatkezelési terv készítése azért szükséges, hogy a polgármesteri hivatal az éves költségvetés elfogadása után bekövetkezett esetleges változásokat kezelni tudja. Kockázati tényezők, veszélyforrások feltárása, elemzése: szoftver segítségével a környezetdiagnosztika során a gyengeség és a veszély elemek meghatározásánál kockázatelemzés is végezhető. A kockázati tényezők elemzésénél a következő kérdésekre kell választ adni: o Jelent-e működési kockázatot?
o Milyen működési kockázatot okoz? o A kockázat keletkezésének valószínűségek (1-10-ig terjedő skálán kell pontozni) o A kockázat hatása a hivatalra (1-10-ig terjedő skálán kell pontozni) o A kockázat befolyásolhatósága (1-10-ig terjedő skálán kell pontozni) A kérdések megválaszolása után, annak a függvényében, hogy milyen nagy pontszám jött ki három kategóriába sorolja a szoftver a kockázati tényezőket: o 125 pont alatt: konkrét, rövid távú intézkedés szükséges o 126-420 pont között: rövid és/vagy középtávú intézkedés, és a hatás ellensúlyozására alkalmas cél meghatározása szükséges o 421- pont felett: feltétlen beavatkozás és célmeghatározás szükséges. Végtermék: Kockázati terv 8. Belső ellenőrzési rendszerek kialakítása Ez a rendszer egy speciális VIR rendszer kialakítását jelenti, mely figyelemmel kíséri a határidőket és a napi kapcsolattartást az érintett felekkel. Végtermék: belső ellenőrzési rendszer. 9. Projekt menedzsment bevezetése A projektmenedzsment az innovációs folyamat egészét átfogó és eredményességét segítő vezetési- irányítási rendszer, amely magában foglalja a projekt egész életciklusát a probléma feltárásától, illetve koncepció alkotásától egészen a megvalósításig. Olyan eszközkészlet, amely felhasználja az erőforrás (költség) és az üzleti célok eléréséhez szükséges információkat a projekt megtervezéséhez és levezetéséhez. A projekt: egy beruházási terv véghezvitele, egy olyan komplex tevékenységfolyamat, amelynek végeredménye definiált célja előre meghatározott műszaki paraméterekkel leírható. Olyan önmagában működőképes létesítmény, aminek megvalósítása időben és pénzértékben egyaránt meghatározott. Team egység! A projektmenedzsment alkalmazásával megelőzhető a projekt céljainak eléréséhez nélkülözhetetlen feladatok elmaradása ill. időbeli csúszása; jobb kommunikáció biztosítható a csoporttagok között; kijelölésre kerülnek a feladatok elvégzéséért felelős személyek és azok felelősségi köre; fel lehet tárni és esetenként megelőzni a problémákat; a csoport tagjaiban erősíteni lehet a projekt céljainak és saját részfeladatuk fontosságának megértését; az előforduló problémákra megoldó módszereket, technikákat lehet alkalmazni és biztosítani; optimálható a termelékenység és a nyereség.
A projekt indítás egy úgynevezett projekt előlappal kezdődik, amely maximum egy oldal és a projekt küldetését fogalmazza meg a projektből származtatható előnyök és hátrányok meghatározásával. Ha ez elfogadásra kerül, az alábbi kérdéseket kell tisztázni: Megválaszolandó kérdések? Módszerek a kérdések megválaszolására. Mik a szándékok? A küldetés pontosítása Mi a jelenlegi helyzet? SWOT analízis, Pareto elemzés, Ok - okozati elemzés, piaci elemzés, piaci előrejelzés, technológiai előrejelzés. Mik a célok? Nagyvonalú célok összeállítása, brainstorming Hogyan kell elkezdeni a megvalósítást? - Stratégiák, tervek, megvalósíthatósági tanulmány (műszaki, pénzügyi) Végtermék: projekt menedzsment 10. Partnerkapcsolat elemzés A civil és vállalkozói szféra kulcsszereplőinek azonosítása, kulcspartnerek kijelölése Kapcsolattartás folyamatainak meghatározása (kapcsolattartók kijelölése, kapcsolattartás módja) Információszerzés módszerének meghatározása Módszertan és szabályzat kidolgozása 11. Társadalmi hatásmérés A társadalom kulcsszereplőinek azonosítása, kulcspartnerek kijelölése Kapcsolattartás folyamatainak meghatározása (kapcsolattartók kijelölése, kapcsolattartás módja) Információszerzés módszerének meghatározása a döntés-előkészítés támogatása céljából Módszertan és szabályzat kidolgozása 12. Felügyelet intézmények bekapcsolása a VIR-be Képzések: 5 képzés megtartása: Kommunikációs tréning, A képzés célja: hatékony kommunikációs és prezentációs technikák megismertetése. Konfliktuskezelési tréning A képzés célja: a hatékony munkahelyi kommunikáció, a konfliktuskezelő képesség fejlesztése. Döntési tréning
A képzés célja: megismertetni a hallgatókkal a munkahelyi döntési dilemmák elemeit, képessé tenni döntési helyzeteinek modellezésére. Motivációs tréning, A képzés célja: Szervezeten belüli motivációs technikák elméleti és gyakorlati ismerete Csapatépítő tréning A képzés célja: o olyan team-építési készségeket megalapozó elméleti ismereteket nyújtása, kompetenciák fejlesztése, amely alkalmassá teszi a vezetőket az igényekhez gyorsan és magas színvonalon alkalmazkodni képes, hosszútávon is lojális csapat kialakításához o o elkészítés a csoportdinamikai jelenségek jobb megértésére személyes és szociális kompetenciák fejlesztése a team-építés és vezetés kapcsán (kommunikáció, önérvényesítés, problémamegoldás, döntés, konfliktuskezelés) A tréningek 2 napos elfoglaltságot jelentenek képzésenként 12-15 fő számára.