ÖNKORMÁNYZATI DÖNTÉSTÁMOGATÁS SZEGHALOM VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK ÖNKORMÁNYZATI DÖNTÉSTÁMOGATÁS AZ ÖNKORMÁNYZATNÁL Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Szeghalom polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése 2009 ÁROP 1.A.2/A-2008-0278 kódszámú pályázata keretében
Az önkormányzati döntéstámogatás korszerősítése múlt tervutasításos rendszer nagy rutin a terv irányító szervek közremőködésével az irányító szervek részére készült, és a jelentıs döntések nagy része is ugyanott született jelen a terv kizárólag az önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények számára készül, cél: az önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények eredményes mőködésének biztosítása.
Az önkormányzati döntéstámogatás korszerősítése döntéstámogatással szembeni, megváltozott igények: a jó döntés amely elıfeltételekkel teljesíthetı, de túl nem teljesített. (A döntéstámogatás nem tud mit kezdeni a túlteljesítéssel), amely nem alultámogatott. A döntéstámogatás az alulteljesítést hasonlóan ítéli meg mint a túlteljesítést. amely ellenırizhetı, illetve ellenırzése megoldott. Döntéstámogatás ellenırzés nélkül értelmetlen.
Az önkormányzati döntéstámogatás korszerősítése A döntéstámogatás aranyszabályai: 1. A stratégiai döntéshozatalban nincs keresztapa (csak magadra számíthatsz!) 2. Tudni kell, mi leszek, ha nagy leszek (hová akarok eljutni!) 3. Soha ne felejtsd el, ingyen ebéd nincs (mindenért fizetni kell!) 4. Ami nem romlott el, azt ne akard kijavítani (ahhoz ne nyúlj, amivel nincs baj!) 5. Ha nem tudod, hogy hova mész, oda egyetlen út sem vezet (jövıkép kell!)
Az önkormányzati döntéstámogatás, döntéstámogató folyamatok az önkormányzatnál A döntéstámogatás rendszer helye az önkormányzat képviselıtestület), a polgármesteri hivatal szervezetében belsı igények kielégítése: az önkormányzat (képviselıtestület), a polgármesteri hivatal, illetve a közszolgáltató intézmények
Az önkormányzati döntéstámogatás, döntéstámogató folyamatok az önkormányzatnál információs alrendszerek döntéstámogatás rendszer (pénzügyi-számviteli, munkaügyi- bérgazdálkodási, innovációs, minıségbiztosítási, tárgyi-eszközgazdálkodási stb.) információk minıség stratégiai és operatív tervezéshez, terv-tény összehasonlításhoz, vezetıi döntések elıkészítéséhez
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık építıelemei: a vezetésorientált számvitel, a tervezés, a terv-tény összehasonlítás, az ellenırzés, az információszolgáltatás a vezetés számára nincs minden önkormányzatnál egységesen alkalmazható, egyforma, optimális döntéstámogató rendszer belsı sajátosságok és adottságok, külsı környezet egységes önkormányzati döntéstámogató építıelemek konkrét döntéstámogató rendszer
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık dinamikus technikai fejlıdés a szolgáltatások és az informatika területén erısödı innovációs kihívások, az ügyfelek igényeinek gyors változása, az újabb és újabb informatikai újítások, jogszabályi reformok gazdaságosság megítélésénél új prioritások jelentkezése, folyamatos alkalmazkodás, fokozott mértékő informatikai fejlesztések költséghatékonyság a fejlesztésekben döntéstámogató rendszerek súlyának a növekedése
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık Külsı környezet Az önkormányzat, a polgármesteri hivatal, a közszolgáltató intézmények, a település mérete A polgármesteri hivatal által végzett ügytípusok jellege, összetettsége, bonyolultsága Az önkormányzat, a polgármesteri hivatal, a közszolgáltató intézmények vezetésének stílusa Az információfeldolgozás módja
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık külsı környezet politikai, makrogazdasági környezet adottság, keretfeltétel az önkormányzat számára, amelyet az önkormányzat nehezen vagy egyáltalán nem tud befolyásolni folyamatos alkalmazkodás folyamatosan változik dinamikusan fejlıdni képes döntéstámogató rendszer megfelelés a jövı környezetének összhang az önkormányzat a mindenkori környezetével
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık Az önkormányzat, a polgármesteri hivatal, a közszolgáltató intézmények, a település mérete méret növekedése a koordinációs problémák egyre fokozódnak, a koordinációs feladatok egyre összetettebbekké, bonyolultabbakká válnak. nı a döntéstámogatás jelentısége nélkülözhetetlen a döntéstámogatási rendszer
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık Az önkormányzat, a polgármesteri hivatal, a közszolgáltató intézmények, a település mérete költségvetés költséghely, költségviselı, a költségek több szempont szerinti bontása végrehajthatók legyenek a sok költséghellyel, költségviselıvel kapcsolatos tervezési, eltéréselemzési feladatok költségvetés döntéstámogatása emelkedik az irányítási szintek száma komplexebbé válnak az önkormányzat intézményeinek, költséghelyeinek kapcsolatai költséggazdálkodás korszerőbb ellenırzése belsı teljesítményszámítás rendszerének kialakítása
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık Az önkormányzat, a polgármesteri hivatal, a közszolgáltató intézmények, a település mérete több irányítási szint tervezés konkrét módja, rendszere tervezési munka koordinálása, a tervek konzisztenciájának biztosítása döntéstámogató beszámolási rendszer
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık A polgármesteri hivatal által végzett ügytípusok jellege, összetettsége, bonyolultsága sikeresen mőködı döntéstámogató rendszer igazodik az önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények által végzett tevékenységekhez konkrét döntéstámogató eszközök alkalmazása végzett tevékenység jellege (szolgáltató, oktatási, egészségügyi, közigazgatási szerv, egyéb szakpolitikához kapcsolódó)
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık A polgármesteri hivatal által végzett ügytípusok jellege, összetettsége, bonyolultsága költségvetés döntéstámogatása ügyintézés-ügyvitel, a szolgáltatások struktúrájával kapcsolatos döntésekhez szükséges információk költségtervezési, kalkulációs rendszer, költségfelügyelet, beszámolási rendszer szolgáltatás típus (egyedi, kényelmi vagy csoportos) kifejezik az egyes szolgáltatások eredményességét, hozzájárulását az önkormányzat kedvezı állampolgári megítéléséhez
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık A polgármesteri hivatal által végzett ügytípusok jellege, összetettsége, bonyolultsága e-közigazgatás bevezetésének elırehaladása egyre több informatikai eszköz, berendezés beruházási, projekt döntéstámogatás a technológiai változtatásokhoz kapcsolódó beruházás-gazdaságossági számítások egyes költséghelyek, költségviselık, költség-nemek költségeinek változtatásai számszerősítése
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık A polgármesteri hivatal által végzett ügytípusok jellege, összetettsége, bonyolultsága önkormányzati döntéstámogató rendszer összhangban legyen az önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények céljaival, hatékonyan járuljon hozzá az önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények fı céljainak eléréshez az önkormányzat, illetve hivatalának centralizáltsága a felelısségi központok típusai
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık A polgármesteri hivatal által végzett ügytípusok jellege, összetettsége, bonyolultsága az önkormányzat, illetve hivatalának centralizáltsága és a felelısségi központok típusai meghatározzák: a tervek, a döntéstámogató beszámolók számát, struktúráját, tartalmát, a költségvetés döntéstámogatásában alkalmazott tervezési, költségszámítási eljárásokat, a költségek tagolását, a belsı teljesítményszámítás, a költségek elszámolásának, átterhelésének rendjét, a költségfelosztási kritériumokat, az alkalmazásra kerülı teljesítménymutatókat
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık Az önkormányzat, a polgármesteri hivatal, a közszolgáltató intézmények vezetésének stílusa az önkormányzati döntéstámogatás fı feladatai különbözı vezetési szintek tervezési, ellenırzési, a folyamatok koordinálási, irányítási munkájához szükséges információk biztosítása amelyeket a hatáskörbe, a felelısségi körbe tartozó döntéseknél figyelembe kell venni vezetési stílus összhang mennyire vannak központi kézben centralizálva a döntések, milyen kérdésekben van döntési jogköre, hatásköre az alsóbb vezetési szinteknek
Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezık Az információfeldolgozás módja döntéstámogatáshoz kapcsolódó feladatok megoldásához, a tervezéshez, az ellenırzéshez nagy mennyiségő információra van szükség döntéstámogató részrendszerek kiépítettsége, alkalmazásra kerülı konkrét döntéstámogató eszközök információk feldolgozása, számítástechnikai háttér terv-tény összehasonlítás
A közszolgáltató funkcióknak megfelelı önkormányzati döntéstámogató rendszerek önkormányzati döntéstámogató részrendszerek önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények funkciói szerint szabályozó tevékenység, az ügyintézés-ügyvitel és a közszolgáltatások területei önkormányzati döntéstámogató részrendszerek
A közszolgáltató funkcióknak megfelelı önkormányzati döntéstámogató rendszerek A teljesítmény döntéstámogatása feladatai a szolgáltatásokkal kapcsolatos teljesítmények tervezése és terv-tény összehasonlítása polgármesteri hivatal ügyvitelében és ügyintézésében az ügytípusok és az azokhoz kapcsolódó ügymenetek eljárásrendjének változtatása, valamint a szakpolitikákhoz kapcsolódó szolgáltatások tervezése és tervteljesítésének ellenırzése kiadások tervezése, eltérésvizsgálata, a költségek és a teljesítmények költségvetés módosítása, alakulásának összhangja ellenırzése
A közszolgáltató funkcióknak megfelelı önkormányzati döntéstámogató rendszerek Költségvetés tervezésének döntéstámogatása költségtudatos szemléletmód funkciók költségfelügyelet legfontosabbnak legkiforrottabb részrendszer a költségek tervezése, ellenırzése költséghelyi költségtervezés, ellenırzés közszolgáltató intézmények és a szakpolitikák költségvetésének külön döntéstámogatása közszolgáltató intézmények és a szakpolitikák költségvetésének összhangja
A közszolgáltató funkcióknak megfelelı önkormányzati döntéstámogató rendszerek Költségvetés tervezésének döntéstámogatása költségviselık költségeinek tervezése és ellenırzése kalkulált költségek meghatározása költséghelyenként összeállított költségtervek adatai, valamint a tényadatok alapján költség-nemenkénti tervezés, ellenırzés vezetıi eredmény számítása folyamatköltség számítás megfelelés a környezeti változásoknak, a vezetıi, állampolgári elvárásoknak
A közszolgáltató funkcióknak megfelelı önkormányzati döntéstámogató rendszerek Költségvetés tervezésének döntéstámogatása költségszámítások kiegészülnek költséghatékonysági számításokkal, vizsgálatokkal meghatározásra kerülnek polgármesteri hivatal tevékenységeinek (ügyvitel) és a szolgáltatásainak (ügyintézés), a közszolgáltató intézmények mőködésének és a szakpolitikák megvalósításának kiadási mutatói (költségei), különbözı költséghatékonysági mutatószámok, a költségvetés módosíthatóságának alsó határa, vezetıi döntésekhez nélkülözhetetlen információk
A közszolgáltató funkcióknak megfelelı önkormányzati döntéstámogató rendszerek A nyilvánosság (társadalmi párbeszéd) döntéstámogatása nem a legkiforrottabb részrendszer funkciói az erısödı politikai elvárások az állampolgári igények minıségi színvonalának emelkedése miatt jelentısége egyre nı az önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények kommunikációs feladatai és a társadalmi kapcsolattartás, a szolgáltatásokkal összefüggésben lévı nyilvánosság (társadalmi párbeszéd) döntéstámogatása, az állampolgárokkal és a velük fennálló kapcsolatok építésének támogatása
A közszolgáltató funkcióknak megfelelı önkormányzati döntéstámogató rendszerek A nyilvánosság (társadalmi párbeszéd) döntéstámogatása kapcsolata a stratégiai döntéstámogatással kapcsolódó feladatok jelentıs részének teljesítésére a stratégiai célok elérésének, megvalósításának az érdekében kerül sor tevékenységei elemzéseket, vizsgálatok, amelyek segítségével a PR és kommunikáció, az állampolgárok (sıt a hátrányos helyzetben lévı csoportok) igényei és véleménye becsatornázásának hatékonysága fokozható, információgyőjtés, valamint információszolgáltatás a társadalmi párbeszéd megvalósításához, a vélemények befogadásának tervezéséhez, ellenırzéséhez
A közszolgáltató funkcióknak megfelelı önkormányzati döntéstámogató rendszerek Pénzügyi döntéstámogatás közvetlen kapcsolat középpontban a teljesítmény, illetve a költség- és költségvetés tervezésének döntéstámogatásával finanszírozási kérdések, külsı (pl. beruházások, fejlesztések, közüzemi költségek), belsı (személyi kifizetések) finanszírozási lehetıségek fı feladata költségvetés felhasználásának tervezése, tervezetthez képesti változásának a vizsgálata, illetve a költségvetés felhasználásának alakulását befolyásoló tényezık értékelése
A közszolgáltató funkcióknak megfelelı önkormányzati döntéstámogató rendszerek Pénzügyi döntéstámogatás elemei költségvetés felhasználásához kapcsolódó számítások likviditás tervezése és alakulásának figyelemmel kísérése jellemzıje pénz be- és kiáramlások nagyon rövid távú tervezése és ellenırzése pénzügyi stabilitás, likviditás biztosítása érdekében funkciói pénzügyi mutatószámok, pénzügyi aránymutatók (a vagyonstruktúra, tıkestruktúra, finanszírozási erı mutatószámai, likviditási, jövedelmezıségi, költséghatékonyság mutatószámok) számítása is
A közszolgáltató funkcióknak megfelelı önkormányzati döntéstámogató rendszerek Beruházás és projekt döntéstámogatás funkciója a beruházások és innovációs projektek teljes élettartama alatti költségei (költségkeretei) tervezése gazdaságossági számításokat, vizsgálatokat. elvégzése eltérésvizsgálat folyamatosan értékelése, hogy a beruházás, projekt készültségének mértékével összhangban vannak-e a felmerült költségek, rendszeresen információ-szolgáltatás a vezetésnek a fejlesztés idıbeni megvalósulásról, az erıforrás-felhasználások mindenkori állapotáról, megbízható alap a vezetıi beavatkozáshoz
A közszolgáltató funkcióknak megfelelı önkormányzati döntéstámogató rendszerek Humán erıforrás döntéstámogatás legfontosabb sikertényezı az alkalmazottak tudása, kreativitása TERVEZÉS feladata információkat szolgáltat a munkaerı, a bérezés, ösztönzés, illetve munkaerıköltségek tervezése. a teljesítmények alakulásáról, valamint arról, hogy összhangban volt-e a rendelkezésre álló munkaerı a szükséges munkaerı nagyságával és összetételével, megfelelıen mőködött-e a motivációs rendszer, az önkormányzat rövid-távú és stratégiai céljainak megfelelı volt-e a személyi állomány fejlesztése. terv-tény összehasonlítás
A közszolgáltató funkcióknak megfelelı önkormányzati döntéstámogató rendszerek Válságmegelızı döntéstámogatás funkciója figyelemhívás a veszélyekre kritikus helyzeteket korai felismerése a mutatószámrendszereket kidolgozása és alkalmazása válsághelyzet elkerülése, felkészülés a kezelésére
A közszolgáltató funkcióknak megfelelı önkormányzati döntéstámogató rendszerek Részfolyamatok döntéstámogatása egyes gazdálkodási folyamatok költségtervezésére és terv-tény összehasonlítására kerül sor. (logisztikai folyamat, munkaerı- bérgazdálkodási folyamat, tárgyi eszköz gazdálkodási folyamat stb. funkciói egyes folyamatok költségeinek számszerősítése részfolyamat költségeinek arányszámítása a különbözı költséghelyek költségein belül egy-egy folyamat költsége mennyivel, milyen mértékben növeli az összes költséget
A döntéstámogatás feladatának helye a polgármesteri hivatal, a közszolgáltató intézmények szmsz-ében és a dolgozók munkaköri leírásában önkormányzati döntéstámogató rendszer kialakítása és késıbbi eredményes mőködése polgármesteri hivatal, a közszolgáltató intézmények milyen formában végzik a döntéstámogatáshoz kapcsolódó feladatokat, milyen szakmai felkészültségő és személyi tulajdonságokkal rendelkezı munkavállalók jelenleg nem érvényesül az önálló döntéshozatal minden munkavállaló a saját területéhez kapcsolódóan meghozott döntéseiért felel.