Csekklista a nyugodt és magabiztos cégvezetéshez A legfontosabb információk ormációk, amiket egy szolgáltató cég vezetıjének naprakészen tudnia kell 1
Milyen információval kell rendelkeznie egy szolgáltató vállalat vezetıjének a cégérıl? Kiszámolta már valaha, hogy egy szolgáltató cég vezetıjének mennyi információval kell rendelkeznie, hogy átlássa a cég helyzetét és mőködését? Míg évekkel ezelıtt elég volt nézni a legfontosabb mutatókat, mint a megrendelések száma vagy a bevétel, ma már a versenytársak és az egyre kifinomultabb inomultabb igényekkel rendelkezı ügyfelek ek magasabbra tették a lécet, ezért napra kész információk kellenek a cég minden apró részletérıl. A jó hír viszont, hogy aki ezekkel a statisztikai adatokkal rendelkezik, az: 1. döntéshozatalkor nem csak a megérzéseire hagyatkozik h 2. mindig jó döntéseket hoz, ami elıreviszi a cégét, 3. látja, hogy mekkora árbevétel-lehetıség lehetıség van a cégében, 4. és növelni is tudja az árbevételét, a profitját és a vevıinek a számát. Mik ezek a versenyképességet biztosító adatok? Az alábbiakban összegyőjtöttem azokat a mutatókat, amiket lehet, hogy már Ön is mér és ismer cégében, és amiket érdemes rendszeres idıközönként megvizsgálnia, hogy Ön legyen az iparága élvonalában: 2
Megrendelések Ajánlatok száma Ez mutatja meg, hogy mennyire aktív cégében az értékesítés, hiszen ha nincs ajánlat kiadás, úgy megrendelés sem lesz. Érdemes hetente ellenırizni a kiadott ajánlatok számát, hogy egyetlen hónap se teljen eredménytelenül. Függıben lévı árajánlatok Tudta, hogy a cégeknél a megrendelés 15 %-a azért marad el, mert az értékesítı elfelejti emlékeztetni az ügyfelet, hogy hamarosan lejár az ajánlat határideje? Az árbevétel maximalizálásához ezért hetente célszerő megvizsgálni, hogy van-e teendı a kiadott ajánlatokkal, de még egyszerőbb egy ügyviteli rendszerrel automatizálni az emlékeztetıket, hogy semmiképp se maradjon el a megrendelés. Elutasított árajánlatok Erre a mutatóra kevés cég gondol, pedig óriási potenciált jelent a szolgáltató cégeknek. Ha az ügyfél nem rendelt, akkor annak feltétlenül ki kell deríteni az okát, hogy javítani lehessen az ajánlaton, a szolgáltatáson, vagy a minıségen. Több partnerünknek így 90 %-ban fogadják el az ajánlatait. Élı megrendelések Megmutatja, milyen bevételekre és munkákra számíthat a közeljövıben, ami segíti a cash flow és a humánerıforrás tervezését. Ezáltal tervezni tudja, hogy mennyi munkát vállaljon el, hogy ne csússzon ki a határidıkbıl, és hogy mennyi lesz a bejövı bevétele, hogy ezáltal a kifizetésekkel is kalkulálni tudjon. Ajánlat/megrendelés konverziók Az egyik legfontosabb mutató, ami felel a szolgáltató cég eredményességéért. Ez alapján láthatja, hogy hány ajánlatból lesz megrendelés. Vagyis azt, hogy cége inkább ajánlat gyár, vagy kollégái megfontoltan adnak ajánlatot, hatékonyak-e a kampányai, továbbá, hogy jó-e a szolgáltatása, vagy esetleg változtatni kell az ajánlat formátumán. Dokumentálási statisztika Önnel is elıfordult már, hogy csak azután készítette el a munka dokumentációját, miután a projekt lezárult? Miért ne történhetne meg ez a baleset a kollégáival is? A mai piaci környezet azonban nem engedi meg ezt a magatartást, a vevık profi cégtıl szeretnének vásárolni, szakértık szolgáltatásait szeretnék igénybe venni. Mindig érdemes ellenırizni, hogy megrendelései mellé minden szükséges dokumentum elkészült-e, így: megrendelés, visszaigazolás, vállalkozási szerzıdés, teljesítési igazolás. 3
Pénzügy Idıszaki árbevétel kimutatás árrés kimutatással A legfontosabb pénzügyi mutatók az árbevétel és az árrés, amelyeket minimum hónapról-hónapra mérni kell egy cégben. Fontos: a kettı együtt értendı, azaz hiába örvendetesen magas az árbevétel, ha az árengedmények, akciók hatására csak alacsony profittal párosul. Ha hetente megvizsgálja az árbevétel és árrés alakulását, akkor még arra is lehetısége van, hogy a hónap végéig korrigálni tudja az elsı hetek eredményeit. Teljesített megrendelések nyereségének és költségeinek vizsgálata és utókalkuláció A vezetı egyik legfontosabb feladata, hogy megvizsgálja egy-egy munka nyereségességét, mert ennek során találhatja meg az igazi lehetıségeket cégében. Ezt a feladatot természetesen delegálhatja is, de a végeredmény átnézésére érdemes fordítania néhány percet. Ebbıl láthatja, hogy egy-egy munka során cége mire mennyit költött, jól vállalták-e a munkát, mindenre gondolt-e az árajánlat adása közben, elég magas volt-e az árrés, és voltak-e rendkívüli kiadások. Amennyiben cégénél a folyamatokat munkafázisokra bontotta és megtervezte, ellenırizheti a tervezett és tényleges költségeket. Még tapasztalt cégvezetıként is nagy meglepetést okozhat számára az eredmény, ami akár az árstratégia átgondolását is szükségessé teheti. A folyamatban lévı megrendelések rendszeres költség analízise A nyereség és költségek vizsgálatát nem elég a befejezett munkákon elvégezni, hiszen ez csak ellenırzésre alkalmas, beavatkozni már túl késı. Legalább a legjobb és a legrosszabb, akár veszteséggel kecsegtetı projektek vizsgálatát érdemes a munka során elvégeznie. Így a legsikeresebb projektbıl tanulhat, a legveszteségesebbet pedig talán még nem késı elkerülni, hiszen így már a folyamat közben kijavíthatja a hibákat. 4
CASH FLOW kimutatás Hétrıl-hétre próbáljon meg tisztába kerülni azzal, hogy legalább 4 hétre elıre milyen a cége pénzügyi helyzete: pontosan milyen bevételekre és milyen kiadásokra számíthat. Így elıre tud kalkulálni, hogy mit engedhet meg a cége magának, mibıl gazdálkodhat. ÁFA kimutatás Lehetıleg ne várjon a könyvelıre, aki 20-án mondja meg, hogy mennyi ÁFA-t kell fizetnie, hanem vezesse elıre a várható ÁFA kiadásokat és egyéb adóterheket. Megjegyzem: több olyan cégvezetıvel találkoztam, akik az ÁFA kimutatás alapján ellenırizték a könyvelıjüket, és kiderült, hogy hónapokig magasabb összeget fizettek, mint amennyit kellett volna. Havi zárások Hónap végén nem csak az árbevételt, árrést és a munkával járó kiadásokat kell számba venni, hanem az általános kiadásokat is (rezsi, járulékok, adók, bérleti díj, hitel, stb.) Így fog teljes és reális képet kapni cégérıl hónapról-hónapra. Érdemes összehasonlítania a jelenlegi helyzetet az elızı év adataival, illetve az üzleti tervben szereplı adatokat a tényleges számokkal! Vagyonellenırzés Egyre több cégvezetı él ezzel a lehetıséggel, ami pofon egyszerően megmutatja cégének értékét. Ön is könnyedén összeadhatja cégének követeléseit, úgy, mint tárgyi eszközök, immateriális javak, vevıi kintlevıség, adott hitelek, raktárkészlet mínusz szállítói tartozások, kapott hitelek, adók stb. Ezekbıl az adatokból megkapja cégének értékét, amit akár hónapról hónapra mérhet. Ha a cégérték csökken, akkor valószínő, hogy a cég mőködése az adott idıszakban nem volt rentábilis, ilyenkor vizsgálja meg a hiba eredetét. Ha az érték nı, vizsgálja meg annak ütemét! 5
Munkaügy Kiadott munkák végrehajtásának ellenırzése Nagyon fontos, hogy egy vezetı delegálni tudja a feladatokat, de ez önmagában nem elég, hiszen azok elvégzését ellenırizni is kell. Amennyiben ezt nem teszi meg, úgy egy idı után csökkenni fog a hatékonyság, hiszen kollégái tudják, hogy senki sem felügyeli munkájukat. Mérje meg dolgozónként, hogy mennyi feladatot adott ki, és abból mennyit hajtottak végre határidıre! Mivel töltik kollégái munkaidejüket? Ön is találkozott már azzal a kifogással, hogy Fınök annyi dolgom volt ezen a héten, nem tudtam elvégezni azt a feladatot? Óriási kárt tehetnek a munkatársai, ha nem termelnek munkaidıben elég pénzt a cégnek, azaz nem használják ki a munkaidıt. Egyrészt a magas bérköltségek miatt, másrészt foglalják valaki másnak a helyét, aki több pénzt hozna a házhoz. A legtöbb multi cégnél privát ügyeket, e-maileket csak munkaidı után lehet intézni. Ugyanígy Önnek is érdemes tudnia, hogy munkatársai mivel töltik munkaidejüket. Akár azt is lemérheti, hogy kollégái naponta/hetente/havonta mennyi idıt töltenek a cég számára nem fontos dolgokkal. (Pl.: iwiw, magán e-mailek és portálok, stb.) Ezt addig nem ajánlatos szankcionálni, amíg nem megy a munka rovására, de látni fogja, hogy még mennyire lehet terhelni munkavállalóit. Természetesen elıre tájékoztassa munkatársait az ellenırzésrıl! 6
Marketing A vevık, ügyfelek jelentik a cég értékét. İk azok, akik nélkül nem mőködhetne a vállalkozás, hiába a jó szolgáltatás. A marketing feladata, hogy folyamatosan terelje cégéhez az új vevıket, és visszahúzza a régieket. Ehhez a következı mutatók ismerete szükséges: Vevık és érdeklıdık számának mérése hetente/havonta Hány új érdeklıdıje volt hetente/havonta és abból hány százaléka konvertálódott vevıvé? Ebbıl tudni fogja, hogy mi a teendı: ha kevés az érdeklıdı: akkor többet és jobban! kell reklámoznia, mint a versenytársai. Ma már könnyen beszerezhetık könyvek, információk a vevıszerzı reklámozásról. ha kevés a vevı: akkor az árajánlaton, a kommunikáción vagy akár a szolgáltatáson kell faragni. Az egy vevıre esı forgalom mérése Mennyit költenek elsıre cégénél a vevık? Ha ezt a számot ismeri, akkor növelni tudja az eladások értékét vevınként. Miért ne venne meg egy vendég a fodrászatban egy speciális hajsampont, vagy miért ne vásárolná meg a vevı a honlaphoz a tárhelyet és tanácsadást? Forgalom mérése szolgáltatásonként Készítsen statisztikát arról, hogy évrıl-évre hogyan változnak legfontosabb adatai (vevıszám, forgalom, átlagköltés, stb.)! Vevınkénti vásárlások Óriási lehetıség van abban, ha ismeri, hogy az ügyfelei mit vásárolnak, hiszen akkor tudni fogja, hogy még milyen más szolgáltatást ajánlhat nekik a késıbbiekben. Egy vezetıi tréningeket és CD-ket szolgáltató cég például minden CD vásárlónak 1 hónap automatikusan múlva küldi a meghívót a tréningekre. Kommunikáció ellenırzése Elengedhetetlen, hogy ügyfelei érezzék, fontosak Önnek. Ez két dolgot jelent: kommunikáljon velük legalább havonta (email, sms, személyes találkozó, stb.) és legyen minél személyesebb. Azaz, szólítsa a nevükön vevıit, küldjön nekik névnapi üdvözletet! Tudja meg mit vettek eddig, így mit ajánlhat még nekik! A kommunikáció kiáramlását tervezze meg elıre és ellenırizze, hogy cégében az elvárásai szerint mőködtetik-e azt. Minden kollégájának kommunikációjára figyeljen oda, akivel az ügyfele találkozik, hiszen a céget és ezáltal Önt képviselik! Nos, ezek voltak a legfontosabb mutatók, amiket minden szolgáltató cég vezetıjének ismernie kell ahhoz, hogy évrıl-évre növekedni tudjon. 7
De hogyan lehet vezetni ennyi adatot? Minimum egy kockás füzetben, vagy excel táblában vezetnie kell a kimutatásokat ahhoz, hogy folyamatos legyen a vevıszerzés, a megrendelés és az árbevételnövekedés. Ismerek olyan céget, aki 20-nál több excel táblát vezet a kimutatásairól, de míg az iparágában sorra panaszkodnak a cégvezetık, addig ı hónapról-hónapra növekedik, mert kontrollálni tudja cégét. Ha 1 gombnyomással szeretné látni az összes kimutatást hetente vagy akár naponta, akkor pedig vásárolhat ügyviteli vagy középvállalkozásoknak szóló vállalatirányítási rendszert, aminek az elınye, hogy: akár minden percben azonnal tud minden részletet a cégérıl, még akkor is, ha szabadságon van. azonnal tud dönteni, mert pillanatok alatt rendelkezésére áll minden információ. Léteznek már kis- és középvállalkozásokra specializálódott szoftverek, amik megfizethetık és garantáltan 1-2 hónapon belül megtérülnek azáltal, hogy rengeteget spórolnak az általában nem hatékonyan mőködı kis- és középvállalkozás költségein. www.cegmenedzser cegmenedzser.hu Nézze meg a www..hu oldalon, hogyan láthatná Ön is 1 gombnyomással a cégében rejlı összes lehetıséget és hibát! Sikeres mérést és nyugodt, zökkenımentes cégvezetést! Jagodics Tamás ügyvezetı igazgató Cégmenedzser Szoftver Kft. 8