Szolnoki Főiskola Vezetői Információs Rendszer (VIR) Szabályzat 2012
A Szolnoki Főiskola, mint felsőoktatási intézmény a Vezetői Információs Rendszer bevezetését és működését az alábbiak szerint szabályozza. I. Általános rendelkezések 1. A VIR célja 1) A VIR kialakításának egyik kiemelt célja a Főiskola vezetőinek információkkal való kiszolgálása, másik fő célja, hogy az országos felsőoktatási adattár számára adatokat szolgáltasson, ami idővel kiváltja a jelenlegi adatszolgáltató gyakorlatot. 2) A VIR szabályzat célja, hogy meghatározza az intézményben bevezetésre kerülő új rendszer irányelveit és intézményi rendjét. 3) A VIR kialakításának egyik kiemelt célja a Főiskola vezetőinek információkkal való kiszolgálása, másik fő célja, hogy az országos felsőoktatási adattár számára adatokat szolgáltasson, ami idővel kiváltja a jelenlegi adatszolgáltató gyakorlatot. 2. Felelősség, hatáskör 1) A Főiskolán a VIR rendszer a rektor irányításával működik. 2) Az intézmény rektora szabályzatban határozza meg a VIR használatának rendjét, az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli a VIR felügyeletét ellátó koordinátort. 3) A VIR szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint VIR szabályzat folyamatos összhangjáért, a rendszer működtetéséért, továbbá a szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért az intézményben a VIR rendszergazda a felelőssége. II. A VIR szakmai követelményei 3. A rendszer felhasználói és a biztosított felhasználások (információszolgáltatások) Felsővezetői mutatószámok Felhasználás A felsővezetés számára biztosított, az intézmény működéséről, stratégiájának megvalósulásáról információt nyújtó aggregált (intézményi) teljesítménymutatók (20-40 db mutató intézményenként). Felső vezetők Célcsoport rektor; helyettesek, stratégiai, pénzügyi, tanulmányi vezetők 2
Vezetői döntéstámogatási rendszeres riportok A felsővezetők és vezetők számára szükséges információk biztosítása automatizált módon: napi döntéshozatalhoz tervezéshez, stratégia alkotásához átfogó kép alkotásához az intézmény működéséről. Vezetők felsővezetők és az egyes tanszékek, tanulmányi osztályok és egyéb kiszolgáló intézmények (könyvtár, informatika, kollégiumok, kutatók stb.) vezetői Ad hoc lekérdezések, elemzések A felmerülő ad hoc vezetői kérdések gyors megválaszolhatóságának biztosítása, valamint olyan elemzések, kimutatások, előrejelzések, modellek készítése, amelyek segítik az intézmény hatékonyabb, minőség elvű működését a felvételitől kezdve a diplomás pályakövetésig. Adatszolgáltatások A adatszolgáltatások automatizált működésének kialakítása, ad hoc adatszolgáltatási igényekre gyors és egyszerű adatgyűjtések megvalósíthatóságának biztosítása. Tájékoztatások A rendszerben kezelt, publikus információk automatizált megjelenítése az érdeklődők felé az intézményi honlapon vagy más portálon keresztül. (opció) Fenntartó, NEFMI, más központi (magyarországi és európai) intézmények Belső (oktatók, hallgatók) és külső felhasználók (jelentkezők, érdeklődők, munkáltatók, sajtó) 4. Adattár alapú működés biztosítása A rendszernek adattár alapon működnie, alapja egy olyan központi adattár, amely egységes adatgyűjtésen keresztül integráltan kezeli a különböző rendszerekből származó adatokat, melyben az adatokat idősorosan tárolják, valamint biztosított, hogy az adatok nem változnak. Ugyanakkor az adatok szervezése témakörök alapján, a felhasználói lekérdezést elősegítő módon történik. 5. Rendszer felépítése, elvi működése, kapcsolódása a központi AVIR-hoz 1) A Főiskolai adattár a helyi rendszerekből (ezek: tanulmányi (NEPTUN), gazdálkodási (TÜSZ), bér és munkaügyi (NEXON) rendszer) részletes adatokat vesz át. Ezek egy részét átadja a NEFMI adattárháza számára. A NEFMI adattár jelenleg nem létezik, későbbi program keretében kerül kialakításra az a kommunikációs interfész, amin keresztül az intézményi rendszerek adatot tudnak szolgáltatni. 2) A Főiskolai VIR rendszer az adatszolgáltatással kapcsolatban az alábbi feltételeknek kell megfelelnie: a) az adatok köre kiterjed a jelenlegi hivatalos adatszolgáltatásokra; 3
b) a rendszer az adatokat nem összesített formában, hanem elemi szinten de természetesen anonim módon szolgáltatja; c) a szolgáltatott adatok hitelesítettek; d) az adatszolgáltatás elektronikus úton történik, e) az adatszolgáltatás során az egyes fogalmak definiáltak. 6. Minimális adattartalom, adatforrások 1) A VIR rendszer az egyes adatköröket nem azonos részletezettséggel kezeli. Bizonyos adatkörök tekintetében szükség van elemi szintű adatok tárolására, amelyből az érintett vezetők a személyes adatok védelmének szem előtt tartásával akár konkrét személyekre vagy kurzusokra vonatkozó információt is kinyerhetnek. 2) Más adatkörök esetén elegendő aggregált adatok tárolása, különösen, ha az adott témakör információi nem elektronikus rendszerből származnak. 3) A vezetői rendszerre vonatkozó szabályozásnak ki kell térnie arra is, hogy mekkora az egyes adatkörök frissítési gyakorisága. 4) A VIR-nek az alábbi adatkörökhöz kapcsolódóan kell információt kezelnie: hallgatók oktatók, dolgozók (HR) képzési szerkezet, oktatásszervezés pénzügyek, gazdálkodás hallgatói életpálya intézményi működési folyamatok, menedzsment K+F (kutatások, fejlesztések) ingatlan és nagy értékű (1 millió Ft feletti) eszköz infrastruktúra kis értékű infrastruktúra és szolgáltatások, kapacitások visszajelző/értékelő felmérések eredményei (pl. OMHV, teljesítményértékelés) külső kapcsolatok Adatkezelés és adatszolgáltatás az országos adattárba ha az intézmény DPR-re is pályázik, akkor, egyébként 7. Adatminőség biztosítása 1) Az adattár tartalmának hitelesnek és a rendelkezésre álló adatkörökön belül teljesnek kell lennie. A vezetői jelentésekhez és mutatókhoz idősoros adatok szükségesek. Az adatok importálásának dátuma valamennyi forrásrendszerből egységesen 2010. január 1. 4
2) Az adatok minőségének biztosítása érdekében meg kell oldani az adatok hitelesítését, melyről a szabályzatnak rendeznie kell. Az adatok adattárba történő átvétele számos adathibát tárhat fel, melynek korrigálása a VIR rendszergazda feladata. 8. A rendszer működését biztosító szoftvereszközök 1) Az intézményi VIR működéséhez szükséges szoftvereszközökkel kapcsolatos elvárások: a) az összes funkciót lefedő integrált megoldás; b) felhasználóbarát megoldás, amely illeszkedik az intézmény IT infrastruktúrájába. 2) A szoftvereszközök által biztosított funkciók: a) közvetlen adatkinyerés az operatív rendszerekből; b) adatfeldolgozások és adattár menedzselési eszközök; c) relációs és OLAP adatkezelés, adattárolás; d) WEB-es rendszeres riportok, OLAP lekérdezések; e) stratégiai mutatószámrendszer kialakítása és megjelenítése (mutatók kinyerése automatizáltan közvetlenül az adattárházból); f) a felhasználók számára egy webes felület az információ egységes megjelenítésére, publikálására; g) elemzés, adatbányászat. III. Az intézményi VIR szervezeti háttere 9. Szervezeti, szakmai háttér 1) A Főiskola Szenátusa létrehozta a VIR Kompetencia Központot (VKK), melynek alapfeladata és tagsága az intézmény Szervezeti és Működési Rendjében kerül rögzítésre. 2) A VKK tevékenységét a bizottság működési rendje szerint végzi, melyet a Szenátus hagy jóvá. 3) A VKK tagjai: a) A VIR Kompetencia Tanács elnöke a főiskola rektora. b) A VIR Kompetencia Tanács tagjai a. Gazdasági osztály vezetője b. Informatikai Központ vezetője c. Minőségirányítási vezető d. VIR rendszergazda c) A VIR Kompetencia Tanács szükség szerint, de legalább félévente tartja az üléseit. d) A VIR Kompetencia Tanács titkári feladatait a rendszergazda látja el, gondoskodik az ülések előkészítéséről, és a döntések végrehajtásának megszervezéséről 4) A VKK dolgozza ki az intézmény VIR stratégiáját és felső szintű koordinációs feladatot lát el a VIR felett. Emellett biztosítja az alábbi feladatok megfelelő ellátását: 5
a) a felsővezetői mutatószámok, a döntéstámogatást segítő rendszeres riportok és az ad hoc elemzések folyamatos felügyelete, fejlesztése és karbantartása; b) a helyi rendszerekből való adatkinyerési folyamatok megvalósítása, fenntartása, fejlesztése; c) a megfelelő adatminőség biztosítása; d) a VIR rendszerrel kapcsolatos infrastruktúra és szoftvereszközök, illetve a beszállítók menedzselése; e) felhasználói támogatás (helpdesk) technikai és tartalmi szinten is; f) rendszeres, előírt határidőknek megfelelő adatszolgáltatás biztosítása; g) végfelhasználói oktatás megszervezése és lebonyolítása. 10. Intézményi szabályozás 1) A VIR főbb folyamatainak leírása: a) forrás rendszerekből történő adatátemelés, adatfrissítés, b) adat minőség javítás, adat ellenőrzés, c) központi adatbázis építés és annak üzemeltetése d) lekérdező platform kiszolgálása 2) Feladat- és felelősségi kör: a) A VIR rendszergazda feladata a rendszer teljes körű üzemeletetése, a felelősségi körébe tartoznak a szolgáltatott adatok, információk forrásrendszerekhez mért pontosságának biztosítása, valamint a tényadatoktól való eltérések forrásrendszerekig történő visszajavíttatása, b) Az adatvédelmi intézkedéseknek igazodniuk kell a forrásrendszerek kapcsán meghatározott adatvédelmi előírásokhoz, a VIR minden elemére érvényesíthető a megfeleltetett forrásrendszer adatvédelmi szabályzata c) Az eredmények felhasználásának módjáról a jogosultsági szintek hivatottak gondoskodni, minden VIR felhasználó az előre deklarált jogosultságának megfelelően férhet a rendszeren keresztül az adatokhoz. d) A VIR rendszergazda feladata elkészíteni a VIR felhasználói kézikönyvet, amely melléklete jelen szabályzatnak. Felelős a felhasználó kézikönyv (1. sz. melléklet) folyamatos aktualizálásáért és a megfelelő helyen történő publikálásáért is (honlap). A VIR rendszergazda felelős az alábbi mellékletek elkészítéséért és folyamatos aktualizálásáért: a. VIR folyamatok részletezését (2. sz. melléklet) b. VIR jogosultsági rendszerét (3. sz. melléklet) c. VIR adatkör felelősök meghatározását (4. sz. melléklet) d. VIR ügyfélszolgálat működése (5. sz. melléklet) 3) A vezetői információs rendszerhez hozzáférő vezetők köre: a) rektor b) főtitkár c) rektorhelyettesek d) gazdasági főigazgató 6
e) műszaki igazgató f) informatikai igazgató g) Könyvtár és Távoktatási Központ vezető h) Tanulmányi és Oktatásszervezési Központ vezető i) HR j) intézetvezetők k) tanszékvezetők 4) Adatkörök frissítése a) az egyes adatkörök adatfrissítési gyakorisága a forrásrendszerekből történő napi szintű átemeléssel valósul meg, b) az adatok hitelességének biztosítása a VIR rendszergazda feladata együttműködve a forrásrendszerek rendszergazdáival. Ennek folyamata: a felhasználók által jelzett adathibák kivizsgálását a VIR rendszergazda kezdi meg a VIR adatbázisának ellenőrzésével és az esetleges adatátemelési hibák keresésével, majd kiterjeszti a hibakeresést a forrásrendszerekre is bevonva a forrásrendszer rendszergazdáját. IV. Záró rendelkezések 1) Jelen Szabályzat a Szervezeti és Működési Rend mellékletét képezi. 2) Az intézmény minden alkalmazottja köteles a jelen szabályzatban foglaltakat betartani, alapvető munkaköri feladatának tekinteni, munkáját ennek megfelelően végrehajtani. Ezen Szabályzatot a Szolnoki Főiskola Szenátusa 28/2012. (III. 29.) számú határozatával fogadta el. 3) Ezen Szabályzat elfogadása napján lép hatályba. Szolnok, 2012. március 29. Dr. Túróczi Imre rektor 7