Időközi projektjelentés Kisprojekt Végrehajtási Megállapodás száma: TPPA/2011/03/05 Kisprojekt Végrehajtó neve: Családotthon a Gyermekekért Alapítvány Kisprojekt címe: HANGOKKAL A CSALÁDOKÉRT Beszámolási periódus: 2012. március 1. 2012. május 31. Harmadik beszámoló 1. Tevékenységenkénti összefoglaló 1 A harmadik negyedév legfontosabb eseményei: a svájci partnerek képviselőinek fogadása, valamint az előadásaink ütemterv szerinte szervezése, megtartása. A pályázati tevékenységek pontokra lebontva a következőképpen alakultak: 1. tevékenység véglegesítettük csoportunk svájci tanulmányútjának időpontját: 2012. augusztus 17-27. 2. tevékenység a partnereinktől kapott nyomtatott és internetes anyagok fordítása folyamatos. A legfontosabb dokumentumokat, melyek munkánkhoz szükségesek, lefordítottunk. 3. tevékenység az Asszonyegylettől és a Katolikus Közösségtől kapott anyagok lefordításával létrehoztuk a Családsegítésről és annak svájci módszereiről szóló adaptációnkat, valamint annak a vetítettképes prezentációját, melyet az előadásaink során ismertetünk a hallgatósággal. 4. tevékenység A Honlapunk elkészült, folyamatosan bővül és aktualizálódik. A honlaphoz kapcsolódva, a svájci-magyar barátság és megértés jegyében indítottunk egy blogot, magyar és svájci részről is kerültek már fel cikkek. Egyre több hozzászólás érkezik, a felvetett témák lelkes üdvözlőkre találnak. 5. tevékenység Az eszközbeszerzés múlt év decemberében megtörtént. A megvásárolt eszközeink jól funkcionálnak, előadásaink során nélkülözhetetlenek. 1 Kérjük foglalja össze pár mondatban az elmúlt periódusban történeteket tevékenységenkénti bontásban. Kérjük értékelje az előrehaladást és az elért eredményeket összességében és külön-külön is.
6. tevékenység Projektünk 25 előadás megtartását vállalta. Az előadások tervezése folyamatban. A harmadik negyedév végéig 11 előadásunk került megtartásra, a további előadások meghívóival folyamatosan tárgyalunk. 7. tevékenység A 2000 db szórólapunk, melyeket az előadásaink során kihelyezünk, már a 2. negyedévben elkészültek. Az egyes előadásokhoz egy-egy egyedi plakátot készítünk, melyet a előadási helyszínekre előreküldünk, nyomtatva és elektronikus formátumban is. 8. tevékenység a Honlapot folyamatosan frissítjük. Mindig megtalálhatók rajta az aktualitások és a már elvégzett feladatok dokumentációja. Fontos internetes felület a kétnyelvű blog, amit havonta 1-2 aktuális cikkel újítunk. Ezen kívül külön figyelmet szentelünk a facebook-os megjelenésre, mely jelenleg a legnépszerűbb információközlő fórum. 9. tevékenység a harmadik negyedévben 7 előadást tartottunk meg a következő időpontokkal és helyszínekkel: ápr. 26. Budapest, Jézus Szíve Templom, április 28. Budapest, Lőrinc pap tér, április 30. Abony, május 5. Mosonmagyaróvár, május 6. Kecskemét, május 18. Vác, május 20. Csemő. Az előadásokat átlagosan 80-100-an hallgatták, tehát az eddigi 11 előadáson kb. 1000 fő hallgatónknak ismertettük projektünket és annak fő célkitűzéseit. 10. tevékenység az előadásainkat és egyéb tevékenységeinket rendszeresen kiértékeljük. Többszöri megbeszélés és változtatás eredményeképpen jött létre az a forgatókönyv, amely szerint az előadásainkat levezetjük. Az értékelésbe és problémamegoldásba e-mail és telefonos kapcsolat révén bevonjuk a svájci partnerek képviselőit is. 11. tevékenység a svájci fél képviselőjével, az Unterageri Egyházközség segédlelkészével múlt év decemberében találkoztunk személyesen. 12. tevékenység a svájci delegáció 8 fővel, április 20-27. között tartózkodott hazánkban. Gazdag program után, maradandó élményekkel térhettek haza. A látogatás hivatalos programjaként április 22-én, Csemőben tartottuk meg közös értekezletünket, melyen vázoltuk a projekt eddig megvalósult eseményeit és a jövőre vonatkozó terveket. Ezután meglátogattunk, tőbb, a Családotthon Alapítvány által támogatott halmozottan hátrányos helyzetű családot. Budapesten a delegáció személyes tapasztalatot szerezhetett a családsegítés egy magyarországi formájáról, ahol ruhacsomagot állítottak össze rászorulóknak, amely csomag útját követhették Vácra, egy jól működő családsegítő központba. 26-án a csoport tiszteletére tartottunk koncerttel egybekötött előadást, a budapesti Jézus Szíve Templom altemplomában. Az előadáson jelen volt a támogatásközvetítő szervezet és a Svájci Nagykövetség egy-egy munkatársa is. Nem hivatalos programként a delegáció ismerkedett Magyarországgal. (városnézés, múzeumlátogatás, koncert, operalátogatás, lovasbemutató, stb.) 13. tevékenység nem releváns 14. tevékenység nem releváns
2. Beszámoló a projekt céljainak aktuális állásáról 2 : Testvértelepülési és Partnerségi Pályázati Alap Cél / Eredmény Átfogó célok A meglévő partnerségi kapcsolat, együttműködés kölcsönös fejlesztése, elmélyítése és ez által Magyarország és a kibővült Európai Unió közötti társadalmi egyenlőtlenségek csökkentése: Az esélyegyenlőség érvényesülése, a hátrányos társadalmi helyzetben lévők integrációjának elősegítése érdekében, különös figyelemmel a családokra, magyar és roma családok együttélésére, nőkre, fogyatékosokra Közvetlen célok Az Unterägeri Plébánia, az Asszonyegylet és a Családotthon Alapítvány legjobb gyakorlatainak, tapasztalatainak kicserélése: összefoglalása, adaptációja és közkinccsé tétele Egymás Szervezeti struktúrainak megismerése. Terv Indikátor (szám) Kölcsönös látogatások: Családotthon Alapítvány képviselői Svájcban Svájci partnerek képviselői Magyarországon összefoglaló a legjobb gyakorlatokkal összefoglaló az adaptációról a magyar viszonyok között Teljesült Indikátor (szám) Kölcsönös látogatások: Családotthon Alapítvány képviselői Svájcban Svájci partnerek képviselői Magyarországon összefoglaló a legjobb gyakorlatokkal összefoglaló az adaptációról a magyar viszonyok között A következő tervezett / várható lépések A magyar delegáció tanulmányútja Svájcban: 2012. augusztus 17-27. Megjegyzés Az Alapítvány látogatását a projekt-kezdés három hónapos csúszása miatt kellett a jövő évre halasztanunk. A svájci partner képviselője decemberben nálunk járt, a 8 fős delegáció 2012 ápr. 20-27. között tartózkodott Mo.-on. Az Asszonyegylettől kapott dokumentáció magyar nyelvű fordítása és ennek magyar adaptációja elkészült. 2 Kérjük töltse fel a Cél/Eredmény és Terv oszlopot a KVM 1. mellékletének B.2. pontjának megfelelően, majd a Teljesült oszlopban ismertessék a beszámolási periódusok során eddig teljesített értékeket, végül a várható lépéseknél kérjük ismertessék hogyan tervezik az indikátor teljesítésének következő mozzanatait.
Eredmény 1. Workshop, találkozó a svájci partnerek képviselőivel Svájcban prezentáció a legjobb tapasztalatokkal német és magyar nyelven prezentáció a legjobb tapasztalatokkal német és magyar nyelven A német nyelvű prezentáció elkészítése folyamatban Magyar nyelven elkészült. 2. A Családotthon Alapítvány előadásai Svájcban 5 előadás, foto, videó (5) 5 előadás, foto, videó 2012 augusztusában esedékes 3. Svájci Partner dokumentációinak (alapszabály, történet, honlap egyes részei) magyar fordítása Magyar nyelvű anyag Magyar nyelvű anyag Közzétéve a Honlapon. 4. A magyarországi előadások programjainak összeállítása, az Unterägeri Plébánia, az Asszonyegylet történetéről és működéséről, az egyesületi élet hosszútavú fenntarthatóságának kérdéseiről, legjobb gyakorlatokról 5. A Családotthon Alapítvány honlapjának elkészítése, rajta a partnerségi kapcsolat fázisainak és dokumentációinak elérhetőségével Program-forgatókönyv Honlap 6. Az előadásokhoz szükséges eszközök beszerzése Megvásárolt eszközpark 1 projektor 1 erősítő 2 hangfal kábelekkel 2 mikrofon (6) Program-forgatókönyv Honlap Megvásárolt eszközpark 1 projektor 1 erősítő 2 hangfal kábelekkel 2 mikrofon (6) folyamatosan bővítjük Az eszközbeszerzés lezárult. 7. A magyarországi előadások, workshop-ok, koncertek mezszervezése 25 helyszín és időpont (25) 25 helyszín és időpont (11) 11 előadás megvalósult a többi tervezés alatt.
8. Nyomdai anyagok elkészítése Tájékoztató anyagok (plakát, szórólap) tervezése - PDF 20 db A3 plakát és 2000db A4 prospektus - nyomtatott anyag Tájékoztató anyagok (plakát, szórólap) tervezése - PDF 20 db A3 plakát és 2000db A4 prospektus - nyomtatott anyag A 20 db A3-as plakát részben elkészült, minden előadásunkhoz egyedi darabot készíttetünk. A2000 db szórólap elkészült, előadásainkon terjesztjük. 9. Előadások, workshopok megtartása Legalább 2 alkalommal a svájci partner részvételével 22 általános előadás, 1 előadás roma és magyar családok részvételével 1 előadás állami gondozott fiataloknak 1 előadás vakok és gyengén latoknak (22) Nyilatkozatok az előadás házigazdáitól (felkérő levél/és vagy köszönőlevél (25) 22 általános előadás, 1 előadás roma és magyar családok részvételével 1 előadás állami gondozott fiataloknak 1 előadás vakok és gyengén latoknak (10) Nyilatkozatok az előadás házigazdáitól (felkérő levél/és vagy köszönőlevél (4) A további előadások megvalósítás alatt. 10 általános előadást és 1 speciálisat (roma gyermekeknek) megtartottunk. 10. Programkövetés a PDCA ciklus alapján, a svájci partnerrel közösen (virtuális találkozó skype-on) 3 alkalommal: egyeztetések jegyzőkönyve (3) 3 alkalommal: egyeztetések jegyzőkönyve Két alkalom megvalósult, a többi a tervek szerint.
11. Találkozó, follow up meeting a Partner képviselőivel 1 workshop 1 prezentáció 12. Projektzáró meeting a Partner képviselőivel Záró dokumentum elkészítése 1 workshop 1 prezentáció Záró dokumentum elkészítése 2012 második félévben aktuális Az első találkozó 2011. december 27-én, a második 2012. április 22- én megtörtént. 13. A Családotthon Alapítvány Svájci előadásairól készült videó-felvételek vágása, véglegesítése, terjesztése a média fele Videó-film, elérhetőség a Honlapról 5 medium tájékoztatása (5) Videó-film, elérhetőség a Honlapról 5 medium tájékoztatása 2012 második félévben aktuális 14. Videofilm elkészítése a magyar programokról Videó-film, elérhetőség a Honlapról 5 médum tájékoztatása (5) Videó-film, elérhetőség a Honlapról 5 médum tájékoztatása 2012 második félévben aktuális
3. Nyilvánossággal kapcsolatosan elvégzett feladatok ismertetése 3 Kisprojektünk különös figyelmet fordít arra, hogy megtervezze a program arculatát, amit a különböző fórumokon publikálhatunk. Ez a megjelenés dominál a plakátjainkon, szórólapjainkon, melyek tervezete elkészült, illetve ez az arculat látható a Honlapunkon is. www.hangokkalacsaldokert.hu A honlap egyre bővülő anyagkészlettel működik, november eleje óta. A látogatók számát facebookos kapcsolatrendszerünk segítségével bővítjük. Elindítottunk egy svájci-magyar blogot is, növekvő látogatottsággal. http://www.hangokkalacsaladokert.hu/blog/ Eddig 11 előadást tartottunk, melyeket a meghívó felek saját csatornáikon hirdettek. Közel 1000 ember hallgatta előadásainkat a családsegítésről és annak svájci módszereiről, illetve látta vetített prezentációnkat a pályázatunkról. Több újságcikk mellett két rádióriportot is adtunk a Magyar Katolikus Rádióban, illetve a Ceglédi Rádióban. Nyilvános előadásainkon és a médiában mindenütt nyilvánossá tesszük az Együttműködési Program és a VÁTI szerepét pályázatunkban. 4. Horizontális szempontok teljesülésének ismertetése 4 A hosszú távú fenntarthatóság érdekében a projekt már az első negyedévben létrehozta a Honlapját. (www.hangokkalacsaladokert.hu) A honlap beszámol a projekt által létrehozott értékekről, az országhatárokon átívelő baráti és munkakapcsolatról, melynek fő célkitűzése: módszereket létrehozni és ismertetni, társadalmi egyenlőtlenségek enyhítésére. Ennek érdekében tartjuk előadásainkat, melyekből három már az első beszámolási ciklusban teljesült. Az előadásokon kiemelten foglalkozunk a roma közösségek és gyermekeiket egyedül nevelő nők nehéz helyzetének segíthetőségével. Kétnyelvű blogos felületünk a két ország kultúrájának mélyebb megismerését, a baráti szálak megerősítését tűzi ki célul. A projekt megvalósítása érdekében az Alapítványunk önkéntesei jelentős társadalmi fizetség nélküli munkát is vállalnak, ezzel is költséghatékonnyá téve a tervezetet. Megszerveztük a svájci partner Mo.-i látogatását. A rendelkezésünkre álló összeget sikerült olyan költséghatékonyan felhasználni, hogy abból a szakmai programokon kívül egyéb, Magyarország kulturális megismerését elősegítő programokra is eljuttattunk partnereinket. (Keresztény Múzeum, Gödöllői kastély, Alföldi lovasbemutató) 3 Kérjük ismertesse pár mondatban a KVM 1. mellékletében vállalt Nyilvánossági tervből a beszámolási periódus végéig melyeket és milyen módon teljesítették 4 Kérjük ismertesse pár mondatban a KVM 1. mellékletében vállalt Horizontális célkitűzések megvalósításának eddigi menetét, melyek és milyen módon teljesültek.
5. A beszámolási időszakban, a projekt megvalósítása közben, felmerült problémák és azok megoldásának ismertetése 5 A 3. negyedév legnagyobb problémáját a pénzügyi beszámoló elkészítése jelentette. Mivel alapítványunk még nem vett részt hasonló pályázati rendszerben, ezért sok egyeztetés, hibajavítás volt szükséges ahhoz, hogy a beadandó táblázatok, szerződések, egyéb dokumentumok formailag megfeleljenek a követelményeknek. A VÁTI munkatársnője ebben nagy segítségünkre volt, ezúton is köszönjük pozitív hozzáállását! Nem volt könnyű kialakítani a pályázati előadásokon elhangzó ismertető formáját, tartalmát, hosszát. Több átdolgozás után alakult ki a végleges verzió, melyet vetített prezentáció mellett az alapítvány önkéntes munkatársai olvasnak fel. 6. Késések az eredeti ütemtervhez képest. Ezek indoklása és megoldása 6 A 3. negyedéves tevékenység az eredeti ütemtervnek megfelelően folyt. Amint már jeleztük az 1. tevékenység svájci tanulmányút nem teljesült, a projekt kezdő időpontjának csúszása miatt. (Az eredeti terv alapján júniusban utaztunk volna, a projektünk viszont csak szeptember 1-én tudott elindulni.) Erre a programpontra a svájci partnerekkel egyeztetve, 2012 augusztusában kerül sor. A projekt megvalósulásának folyamatát ez a változtatás nem befolyásolja, mivel folyamatosan tartjuk a kapcsolatot a partnerekkel, az Asszonyegylet vezetőjével e-mailen, az Unterageri segédlelkésszel pedig telefonon. A munkánkhoz szükséges információkat időben megkapjuk, munkánkat személyes tanácsaikkal könnyítik. A szakmai egyeztetéseket nagyban elősegítette a partnerek áprilisi látogatása, a személyes megbeszélés. 5 Kérjük ismertesse a beszámolási periódusban felmerült problémákat, ezek kiváltó okait és az elhárításra illetve kezelésre tett erőfeszítéseket. Továbbá, hogy ezek a problémák milyen mértékben befolyásolják a projekt megvalósulását. 6 Kérjük ismertesse, hogy a projekt eredeti ütemtervéhez (KVM 1. melléklet.) mért késedelem mely területeket érintette, ezek a késések miből adódtak továbbá, hogy milyen módon próbáltak kezelni, megoldani az ezzel kapcsolatos problémákat.
7. A beszámolási periódus során felmerült és később várható kockázatok ismertetése és kezelése 7 1. Általános tapasztalat a projekttel kapcsolatban: minden hosszabb időbe telik a tervezettnél.(ügyintézés, hivatalos dokumentumok beszerzése, árajánlatkérés, beszerzések, stb.) Az egész projekt időszaka alatt ügyelnünk kell az idő-ráhagyásra. 2. Sokat közlekedünk autóval. (Előadások, ügyintézés, tárgyalások) Fontos a gépjárművek karbantartása és a balesetmentes közlekedés. A műszaki meghibásodás, vagy baleset veszélyezteti egy-egy előadás megtartását. A fáradt vezetést kerülendő, megelőző pihenés szükséges. 3. Az előadások megtartásához technikai eszközöket használunk. (Projektor, hangosítás) Ezek meghibásodhatnak. Célszerű pótalkatrészeket beszerezni és szállítani magunkkal. (tartalékizzó, cseremikrofon, biztosítékok.) 4. Az előadások szervezései gyakran nehézkesek. Intenzívebben kell foglalkoznunk ezzel a területtel, hogy a vállalt 25 előadás időre megvalósulhasson. 8. A Partnerekkel való együttműködés rövid összefoglalása 8 A partnerek az első negyedévben tanácsadással, anyagok gyűjtésével és elküldésével segítették munkánkat. A már korábban kialakított baráti konszenzus nem veszített jelentőségéből. E-mail és telefonos kapcsolatban állunk, közös munkánk harmonikus, célratörő. A 2. negyedévben új és jól működő fórum a létrehozott kétnyelvű blog, mely a kapcsolattartást, a megismerést, a baráti szálak elmélyítését segíti elő. A svájci partner látogatása magasabb szintre emelte a baráti, személyes viszonyt. Mind emberileg, mind szakmailag közelebb került egymáshoz a projekt három szereplője, az Asszonyegylet, az Unterageri Egyházközösség és a Családotthon Alapítvány. Kisprojekt Végrehajtó aláírása 7 Kérjük ismertesse az adott beszámolási periódus során felmerült kockázatokat,ezek súlyosságát. Kérem fejtse ki, hogy az adott szituáció mennyire veszélyezteti a projekt megvalósulását, továbbá ismertette a felmerült kockázatok kezelésére tett próbálkozásokat. 8 Kérjük ismertesse a partnerekkel kapcsolatos tapasztalatait és a velük való együttműködés folyamatát, különösen az alábbi témakörök tekintetébe: feladatok megosztása, kommunikáció, együttműködés