Rendezvényszervezés módszertana

Átírás

1 Szent István Egyetem Gazdaság- és Társadalomtudományi Kar Regionális Gazdaságtani és Vidékfejlesztési Intézet Rendezvényszervezés módszertana Tárgyfelelős: Dr. Káposzta József egyetemi docens Előadó: Némediné Dr. Kollár Kitti tanársegéd augusztus 25.

2 A tantárgy tematikája A rendezvények és a rendezvényszervezés fogalmi alapjai. (Némediné Dr. Kollár Kitti) A rendezvényszervezés lebonyolítása az esküvőszervezés példáján keresztül. (Nagy Adrienn) Illemtani szabályok és protokolláris elvárások a rendezvényeken. (Oláh Izabella) Turisztikai Desztináció Menedzsment szerepe a rendezvényszervezésben. (Virág Ágnes) Tudományos konferenciaszervezés, esettanulmányi példák alapján. (Urbánné Malomsoki Mónika) Követelményrendszer: A félév aláírásának feltétele: beadandó feladat, zárthelyi dolgozat eredményes megírása Ajánlott irodalom (előadáson felsorolt) ismerete

3 Fogalmak, definíciók Rendezvény: szintetizáló fogalom Rendezvény szervezés: összetett feladat! Hely, idő, idegen személyek, meghatározott céllal Kulturális rendezvény Rendezvényszervező Mecénás Szponzor Fesztivál Hangverseny Vetélkedő

4 Rendezvény típusok kategorizálása I. A) Tudományos rendezvények : konferencia, kongresszus B) Társadalmi rendezvények: értekezlet, közgyűlés, kerekasztal fórum C) Üzleti rendezvények: 1. konferencia típusú: üzleti konferencia, képzés 2. bemutató típusú: termékbemutató, szakmai kiállítás 3. reprezentációs: fogadás,bál,színházlátogatás 4. nyílt fogyasztói: vállalati nyílt nap, szakmai gála

5 Rendezvény típusok kategorizálása II. D) Állami rendezvények: nemzeti ünnepek, díszszemle, delegációk E) Kulturális rendezvények: 1. Közösségi 2. Népművészeti 3. Búcsú 4. Verseny 5. Vetélkedő 6. Táncház 7. Fesztivál

6 Rendezvény típusok kategorizálása III. F) Kiegészítő rendezvények: sajtórendezvények, hölgyprogram G) Egyéni/családi rendezvények: 1. Esküvő 2. Ballagás 3. Keresztelő 4. Születésnap 5. Temetés

7 Rendezvényszervezés folyamata 1. Információgyűjtés 2. Briefing elkészítése: rendezvényajánlat alapja (megrendelő kívánság listája) 3. Koncepció, ajánlat elkészítése (rendezvényszervező ajánlata) 4. Költségterv 5. Ütemterv 1. Helyszínbejárás 2. Rendezvényterv pontosítása 3. Végleges költségterv 4. Látványterv, helyszínrajz 5. Forgatókönyv

8 Esettanulmány: workshop szervezés

9 A workshop szervezés lépései 1. A workshop témájának, időpontjának, helyszínének kijelölése 2. A workshop célközönségének meghatározása 3. A workshop anyagi finanszírozásának felmérése, költségterv készítése 4. A workshop vitaindító előadásának előkészítése: előadó felkérése 5. A workshop résztvevőinek meghívása elektronikus és postai úton 6. A workshop előkészítése: ütemterv készítése, visszajelzések kezelése, névkártyák készítése, információs pult, terem berendezése, útbaigazító táblák kihelyezése, fotódokumentáció készítésének szervezése, jegyzőkönyv 7. A workshop lebonyolítása 8. A workshop kiértékelése Esettanulmány: KMOP-3.2.1/A Természeti értékek védelme Babatvölgyben c. projekt 1. workshopja

10 KMOP-3.2.1/A Természeti értékek védelme Babatvölgyben Megvalósító: Szent István Egyetem (karok közötti együtt működés) Projektvezető: Dr. Káposzta József, egyetemi docens A projekt célja: Babatvölgy területen meglévő természeti értékek, ökológiai adottságok rehabilitációján és fejlesztésén keresztül, lehetőséget biztosítsunk a területen élő fokozottan védett flóra és fauna továbbéléséhez, fejlődéséhez. Hosszú távú környezettudatos oktatási és nevelési stratégia

11

12 A projekt elemei Babatvölgyi tavak rekonstrukciója A babavölgyi természetvédelmi terület békaátjáróinak kiépítése: A Babatvölgyben található romos épületek bontása, a terület renaturalizálása Védő erdősáv kialakítása, cserjésítés

13

14

15 1. TÉMA, IDŐPONT, HELYSZÍN A workshop témája: a projekthez szorosan kapcsolódó,szakmai kérdéseket érintő cím pontos megjelölése Védett természeti területek vadkár elleni védelmének kérdései A workshop időpontja: április 8. (péntek) 9:00-13:00 kb. 15. perc bevezetés, workshop céljának ismertetése kb. 45 perc vitaindító előadás k b. 2,5 órás diskurzus (egy kévé szünet, esetleg ebéd) A workshop helyszíne: Szent István Egyetem, RGVI ea. A helyszín lefoglalásról szóló írásos biztosíték kérése! ( vagy papír alapú)

16 2. CÉLKÖZÖNSÉG A témában szorosan érintett szakértők (vadkár, védett természeti területek, Babatvölgy) A projektben érintett személyek (projektvezető, projekt menedzsment stb.) Hallgatók, érdeklődők

17 3. KÖLTSÉGTERV KÉSZÍTÉS 1. Terem bérlésének díja 2. Vitaindító előadás előadói díja 3. Ásványvíz, üdítő, pogácsa és kávé szünet tervezése 4. Esetlegesen ebéd tervezése 5. Regisztrációs pult szóróanyagainak tervezése : szórólapok, kiadványok, tollak, sajtóközlemény (sajtótájékoztató esetén), regisztrációs lap, névkártyák, nyomdai költség 6. Értékelő beszámoló készítésének nyomdai, illetve posta költsége

18 4. VITAINDÍTÓ ELŐADÁS ELŐKÉSZÍTÉSE Az előadó hivatalos felkérése az előadás megtartására Papír alapú, illetve formátumú hivatalos felkérő levél (pontos időpont, előadás időtartama) Technikai háttér biztosítása (projektor, laptop), a projektnek megfelelő egységes háttér használat Vitaindító jelleg Köszönet nyilvánítás Köszönő ajándék (toll, bor, plakett)

19 5. RÉSZT VEVŐK MEGHÍVÁSA Postázási lista készítése Meghívók szerkesztése: arculati kézikönyvnek való megfelelés, projekt fénykép, pontos időpont, helyszín megjelölése, projekt azonosító száma , illetve postai úton történő kiküldés Postakönyv fénymásolata

20 6. A WORKSHOP KÖZVETLEN ELŐKÉSZÜLETEI ütemterv készítése visszajelzések kezelése (digitális) névkártyák készítése Információs/regisztrációs pult terem berendezése útbaigazító táblák kihelyezése fotódokumentáció készítésének szervezése jegyzőkönyv vezető felkérése

21

22 Információs pult Regisztrációs lap Regisztrációs csomag kiosztása 7. LEBONYOLÍTÁS Konferálás, workshop keretének biztosítása (ált. projekt vezető) Folyamatos fotódokumentáció készítése Ebéd, illetve kávé szünetek megvalósítása

23 8. KIÉRTÉKELÉS Elszámolás készítése, számlák kezelése A workshop elérte-e a célját? Szakmai beszámoló készítése, konklúziók levonása jegyzőkönyv alapján Esetleges szervezési hibák kiértékelése, jövőbeli javítása Részt vevői elégedettségi kérdőív kitöltése Elégedettségi kérdőív eredményeinek kiértékelése

24

25

26

27

28 Köszönöm a figyelmet!