1
ÉRTEKEZLETSZERVEZÉS TECHNIKÁJA Keszmann JánosJ 2
A tantárgy oktatásának a célja: c A hallgatók ismerjék k meg az értekezletszervezés s során követendő szabályokat, s ezek épüljenek be vezetői i munkájukba. 3
Követelmények: A tantárgy oktatásának befejeztével a hallgató: a tantárgy keretében tanultakat ismerje és s tudja alkalmazni a gyakorlatban. 4
Témakörök: k: Az értekezlet Fajtái Rendeltetésük Az értekezlet előkész szítésese A hely és s időpont meghatároz rozása A résztvevr sztvevők k meghatároz rozása és s meghívása A dokumentáci ció előkész szítésese A terem berendezése A napirend összeállítása Az értekezlet levezetése Beszámoltat moltatás Döntés s előkész szítésese Döntéshozás Feladatkiosztás A moderálás általános szabályai Szerepek és s azok kezelése Az értekezlethez kapcsolódó utómunk munkák Dokumentálás Az értekezlet értékelése Utókövet vetés 5
EGYÉNI FELADAT Havonta hány h értekezleten vesz részt? r Ebből l hányat h tart Ön? Mekkora a legrövidebb és s leghosszabb időtartam, tartam, átlagosan hány h percig tartanak? Mekkora a legkisebb és s legnagyobb résztvevr sztvevői létszám, átlagosan hányan h vesznek részt? r 6
EREDMÉNYEK KIÉRT RTÉKELÉSE Összesítés, s, széls lső értékek, átlagok A munkaidő hány százal zalékát t teszik ki az értekezletek? A Wall Street Journal által közzk zzétett felmérés szerint egy átlagos munkahelyen az alkalmazottak munkaidejük k 30 százal zalékát töltik értekezleten, míg m g ez az arány egy vezető esetében elérheti a 70 százal zalékot is. 7
MIKOR VAN SZÜKS KSÉG ÉRTEKEZLETRE? Ha: a lehető leggyorsabban kell több t emberhez eljuttatni bizonyos informáci ciókat, döntésre van szüks kség, ám m nincs idő átn tnézni az egész anyagot, mindenkihez egy időben kell eljuttatni ugyanazt az informáci ciót, hogy összehangoltan tudjunk dolgozni, különböző nézőpontokat kell megvizsgálni ugyanabban a témában, t együttm ttműködésre van szüks kség. 8
MIKOR NINCS SZÜKS KSÉG ÉRTEKEZLETRE? Ha: nincs semmi különösebb k tennivaló, valósz színűleg nem jutnánk nk semmire, bárki bármit b mond, a vezetőnek kell dönteni, a többiek t bbiek bevonása még m g jobban összezavarná a dolgokat. 9
AZ ÉRTEKEZLETEK TÍPUSAIT Tervmegbeszélő,, eligazító Feladata a munkához szüks kséges informáci ciók k eljuttatása az érintettekhez, valamint a vezetőség g informálása az elért eredményekr nyekről l vagy határid ridőkről. Problémamegold mamegoldó Valamilyen probléma megoldására hívjh vják össze. Fontos, hogy megoldást keressenek, ne bűnbakot! Informáló,, tájékoztatt koztató Ezen általában a munkatársakat tájékoztatjt koztatják k a vállalaton v belül l törtt rtént változv ltozásokról l vagy a vállalatot v érintő hírekről. Haszna, hogy elejét t veszi a találgat lgatásoknak és s az ebből l fakadó bizonytalanságoknak. Végrehajtó,, igazgatósági gi Általában arra választjv lasztják, hogy rendszeresen találkozzanak, lkozzanak, és s intézz zzék k valamely szervezet ügyeit - például áthelyezések, levált ltások, szabályok módosm dosítása sa tekintetében. Motiváci ciós Csökkenti a munka egyhangúságát, fontos szerepe van a munkatársak jövőképének j újraértékelésében vagy felelevenítésében. Egybeköthet thető az eredmények bemutatásával is. 10
TÍPUSVÁLASZTÁS A következő esetekben milyen értekezlettípust választ milyen teremberendezést választ milyen technikai eszközöket választ kik a meghívottak milyen időtartamot tervez? 11
MIRE FIGYELJÜNK EGY ÉRTEKEZLET KAPCSÁN? Tervezés Előkész szítés Lebonyolítás Értékelés A tervezéskor a program céljc lján n kívül, k a helyet, időpontot, a résztvevők k névsorn vsorát t kell meghatározni. Az előkész szítés keretében biztosítani tani kell a szüks kséges személyi és s tárgyi t feltételeket, teleket, amelybe az is beletartozik, hogy a résztvevr sztvevőket felkész szítsük k a kijelölt lt témákbt kból l (ismertető kiadás, előad adói megbeszélés). s). A lebonyolításn snál l az időterv betartása, a hatékony levezetés, a dokumentálás s az elsődleges követelmény. Időt t kell szakítani a lebonyolítás s után n a program értékelésére, a tapasztalatok leszűrésére. re. 12
MIRE FIGYELJÜNK EGY ÉRTEKEZLET KAPCSÁN? Legyen az értekezletnek konkrét t célja, c amelynek alapján kidolgozzuk napirendjét. Határozzuk meg a résztvevr sztvevők k megfelelő létszámát! t! Csak az érintetteket hívjuk h meg a megbeszélésre. sre. Készüljünk fel rár előzetesen, zetesen, és s erre a résztvevr sztvevőket is kérjk rjük meg. Már r előzetesen zetesen határozzuk meg, hogy kinek milyen feladata lesz az értekezleten. Pontosan kezdjünk, és s az előzetesen zetesen megtervezett időhöz tartsuk magunkat! Koncentráljunk a probléma megoldására. Ne hagyjuk, hogy a résztvevr sztvevők k feleslegesen hosszan fejezzék ki magukat és s az értekezleten éljék k ki szereplési si vágyukat. v Az értekezlet eredmény nyét t ne hagyjuk elveszni, későbbi k végrehajtására ra is fordítsunk kellő figyelmet. 13
AZ ÉRTEKEZLET LEVEZETŐJE Az értekezlet vezetését t olyan szakemberre bízzuk, b aki a szakmailag felkész szült és s emberi tulajdonságai alapján képes határozottan irány nyítani az eseményeket. A levezetőnek bizonyos résztvevr sztvevőket ösztönöznie znie kell a megszólal lalásra, másokat m korlátozni kell terjengős mondanivalójuk miatt. Az értekezlet vezetőjének az alábbi szabályokat kell betartania: erős s kézzel k kell vezetni a megbeszélést, st, folyamatosan ellenőrizni kell, hogy az értekezlet a kívánt k irányba halad-e, ügyelni kell az árulkodó jelekre (unalom, a figyelem lanyhulása), gondolni kell az emberek érzelmeire is. 14
A PREZENTÁCI CIÓ SZABÁLYAI Sötét háttér és világos betű Háttér és betűk jó kontrasztban legyenek Talp nélküli betűk (pl.: Arial) jobban olvashatók Ne legyen zsúfolt egy dia (általában 4-5 pont legyen rajta, de max. 7) Ne legyen túl kicsi a betűméret Fekvő tájolású diákat használjunk 15
A PREZENTÁCI CIÓ SZABÁLYAI Dia alaptípusa (mi és hol lesz rajta?) Megjelenési sorrendek Egységes animálási effektusok Hangeffektusok??? Áttűnési effektusok? Színtervezés 16
PROBLÉMÁS S EMBEREK KEZELÉSE Szituációs gyakorlat: kb. 25 perc Egy önként vállalkozó facilitátor (levezető) 4 csoport alakul problémás emberekre: örök pesszimista ötletgyilkos értetlenkedő lusta, motiválatlan Kb. 15 perces értekezlet szabadon választott témában 17
AZ ÉRTEKEZLET DOKUMENTÁLÁSA JEGYZŐKÖNYV KÉSZK SZÍTÉSESE tartalma formai követelmk vetelménye hitelesítése se EMLÉKEZTET KEZTETŐ tartalma összeállítása, egyeztetése kiküld ldése 18
KÖSZÖNÖM M A FIGYELMET! 19