Folyamatmenedzsment módszerek a projekt menedzsment eszköztárában Kisbej András vezető tanácsadó 2007. április 5.
Projektszerű működés és a funkcionális szervezeti működés szabályozása nem egyen szilárdságú Projektirányításhoz kapcsolódó Projektvezető tő és a projekttagon kívüli szerepek tisztázatlanok (feladatok, szerepek alul definiáltak hatáskör, felelősségi kör,) Alapvető folyamatokat nem illesztik a projektszerű működés folyamataihoz Éves tervezés, vagy beszerzési folyamatok nem vesznek tudomást a projektszerű működésről Mellékállású projekttagok Teljesítménymérés, -értékelés nem terjed ki a projektekre Napi feladatok háttérbe szorítják a projekt feladatokat, A projekttag projektekben nyújtott tevékenysége csak hobby tevékenység
Belső erőforrást használó projektek környezetének k jellemzői Belső erőforráson alapuló projektirányítás jellemzői: Emberi erőforrás alkalmazás Belső Szolgáltatási Működés-, termék- és rendszerfejlesztési Külső Fővállalkozói Beruházói Számos párhuzamos projekt fut, Legtöbb projektnek k informatikai i vonatkozásai is vannak, Belső projekttagok mellékállásban dolgoznak a projekteken Legfontosabb tőke a munkatársi tudás és munkaidő
Változtatást a felsővezetés kezdeményezze 1. Változtatást a felsővezetés kezdeményezze 100 % Operatív működtetési feladatok Fejlesztési feladatok Projektek Programok Akciók 1.1 A felsővezetés elkötelezte magát 1.2 A változtatás oka világosan megfogalmazott 1.3 Jövőkép és működési alapelvek tisztázása 1.4 Változási program vezetőjének kinevezése 1.5 Változási program megtervezése és kommunikálása 1.6 Közös nyelv, értelmezés megteremtése Tegnap Ma Holnap Projektorientált szervezet ELégedetlenség X ELképzelt jövőkép X ELkötelezett munkatársak X ELső lépés > ELlenállás a változással szemben
Határozd meg a prioritásokat I. Legnagyobb üzleti érték előállítása stratégiai szintű projektirányítással Projektorientált szervezet 2. Határozd meg a prioritásokat 2.1 Projektlista elkészítése 2.2 Stratégiához illesztett minősítési rendszer felépítése 2.3 Projektek minősítése, rangsorolása 2.4 Projekt-portfolió éves ütemezésének elkészítése
Határozd meg a prioritásokat II. Jövőkép Bevétel Költség- hatékonyság Futó projektek k Tervezett projektek k A B C D E F G H I J 1 2 3 4 5 6 Σ 23 45 Márka 67 Szolgáltatás 12 Funkcionalitás 45 Működési kiválóság Ügyfélismeret Innováció 78 23 45 67 Képességek 18 Kultúra Struktúra 90 Projektek prioritásának meghatározása Prioritási faktor Súlytényező Stratégiai hatásérték 50% Várható megtérülés 20% Kockázat 15% Megvalósítási idő 5% Erőforrás-ráfordítás 10% Összesen 100% 6 3 4 4 2 5 4 3 2 2 3,9 4,6 Prioritásérték
Határozd meg a prioritásokat III. Projektek vállalati szintű ütemezése
Teremts szabályozott környezetet Változtatás menedzsment folyamata Célja: Lépései: Biztosítani a szabályozott keretet minden olyan tevékenységnek, melyek az egyes projektek megváltoztatását célozzák. Funkcionális és Technikai jellegű célok Határidő Erőforrások Folyamatok és eljárások szabályozása Változtatási á iigény Változtatási á iigény és Változtatási á ijavaslat megfogalmazása, rögzítése hatásainak elemzése elkészítése Változtatás bevezetése Intézkedési terv elkészítése Hatásvizsgálat Változtatási javaslat értékelése Kimenetek: Változtatási kérelem Változtatási javaslat Hatásvizsgálati tanulmány Intézkedési terv Projektorientált szervezet Szerepekhez illesztett feladat-, felelősség- és hatáskörök Állandó és változó szervezeti elemek 3. Teremts szabályozott környezetet 3.1 Szerepek epe és szervezetek e e e tisztázása s 3.2 Folyamatok, szakaszok, eljárások rögzítése 3.3 Űrlapok, dokumentumok elkészítése
Teremts szabályozott környezetet II. Ötletek Projekt igények Projekt Javaslat Definiálás Előkészítés Megvalósítás Bevezetés Zárás Üzleti specifikáció Megtérülési számítások Átadásátvételi jegyzőkönyv Megvalósíthatósági elemzés Igényleírás Stakeholder elemzés Projekt Leírás Kockázat kezelési terv Megvalósítási terv Költségvetés Projektzáró dokumentum Kommunikációs terv Kezdemé- nyezés Minőségbiztosítási terv Átadásátvételi jegyzőkönyv Dokumentum = kimenet: mérhetőség, végrehajtás követhetősége Projekt értékelés Személyi értékelések
Építsd fel a rendszer elemeit 4. Építsd fel a rendszer elemeit 4.1 Vállalati projektirányítási szervezetek (pl. Projektmenedzsment Iroda, Projekt Portfolió Bizottság) felállítása 4.2 IT támogató rendszer bevezetése 4.3 Közreműködők kiképzése 4.4 A projektekhez és a részvevőknek teljesítmény mérés, értékelés és ösztönzés kialakítása 4.5 Funkcionális- és projektirányítás összehangolása Projektorientált szervezet Vállalati projektirányítás rendszereinek kiépítése
Kezdd el működtetni 5. Kezdd el működtetni 5.1 Pilot projektek elindítása 5.2 Tapasztalatok alapján a működés finomhangolása 5.3 Szabályozás összes projektre kiterjesztése Vállalati Projektirányítási Rendszer Projektorientált szervezet SPM MPM OPM Stratégiai Projekt Menedzsment Multiprojekt Menedzsment Operatív Projekt Menedzsment
Projektorientált működés alapelvei, lépései 5. Kezdd el működtetni 5.1 Pilot projektek elindítása 5.2 Tapasztalatok alapján a működés finomhangolása 5.3 Szabályozás összes projektre kiterjesztése 1. Változtatást a felsővezetés kezdeményezze 1.1 A felsővezetés elkötelezte magát 1.2 A változtatás oka világosan megfogalmazott 1.3 Jövőkép és működési alapelvek tisztázása 1.4 Változási program vezetőjének kinevezése 1.5 Változási program megtervezése és kommunikálása 1.6 Közös nyelv, értelmezés megteremtése 4. Építsd fel a rendszer elemeit Projektorientált szervezet 4.1 Vállalati projektirányítási szervezetek e etek (pl. Projektmenedzsment Iroda, Projekt Portfolió Bizottság) felállítása 4.2 IT támogató rendszer bevezetése 4.3 Közreműködők kiképzése 4.4 A projektekhez és a részvevőknek 3. Teremts szabályozott teljesítmény mérés, értékelés környezetet és ösztönzés kialakítása 4.5 Funkcionális- és 3.1 Szerepek epe és szervezetek e e e tisztázása s projektirányítás összehangolása 3.2 Folyamatok, szakaszok, eljárások rögzítése 3.3 Űrlapok, dokumentumok elkészítése 2. Határozd meg a prioritásokat 2.1 Projektlista elkészítése 2.2 Stratégiához illesztett minősítési rendszer felépítése 2.3 Projektek minősítése, rangsorolása 2.4 Projekt-portfolió éves ütemezésének elkészítése
Konklúzió A projekt alapú működési dimenzió létezik, a vállalatirányítás stratégiai tényezőjévé vált. Elengedhetetlen a dimenzió intézményesítése, testre szabott projektirányítási rendszer kialakítása. Emberi erőforrás alkalmazás Belső olgálta tási Működ és-, Külső Főváll alkozó i Beruh ázói MPIR Működési Modell A vállalati projektirányítási rendszerek a projektirányítási dimenziót komplexitásában, integráltan képesek lefedni.
Köszönöm a figyelmet! www.provice.hu andras.kisbej@provice.hu T: 488-7984 F: 488-7985