Szécsény és Kistérsége Belsı Ellenırzési Társulás

Szécsény és Kistérsége Belsı Ellenırzési Társulás ÉVES ELLENİRZÉSI JELENTÉS A 2009. ÉVI BELSİ ELLENİRZÉSI TEVÉKENYSÉGRİL A helyi önkormányzatokról szóló többször módosított 1990. évi LXV. törvény 92. (10) bekezdése, a Kormány 193/2003.(XI.26.) számú, a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló rendeletének 31. -a alapján 1. A belsı ellenırzés által végzett tevékenység bemutatása A. Tervfeladatok teljesítésének értékelése Szécsény és Kistérsége Önkormányzatainak Többcélú Társulásánál a belsı ellenırzési feladatokat a 2005. október 1-jén létrejött Belsı Ellenırzési Társulás látja el, 2 fı belsı ellenır alkalmazásával. Az ellenırzések lebonyolítására a jóváhagyott éves ellenırzési munkatervnek megfelelıen került sor, a revizorok munkájuk során a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003.(XI.26.) Korm.rendelet rendelkezéseit követték, a belsı ellenırzési kézikönyv mellékleteként csatolt iratmintákat használták. Az ellenırzési terv, mely a Szécsény kistérséghez tartozó önkormányzatok javaslatainak figyelembe vételével kiegészítve a saját hatáskörben tervezett feladatokkal készült, lefedte a társult önkormányzatok intézményeinek összességét, 1 önkormányzatnál átfogó ellenırzést, a többi intézménynél cél és témaellenırzésekre került sor. Terv-módosítás indokai: Szécsény és Kistérsége Önkormányzatainak Többcélú Társulásánál a belsı ellenırzési feladatokat 2 fı belsı ellenır látta el. Az elızetes egyeztetések alapján a 2009. évi munkaterv érdemi módosítása vált szükségessé, mivel 1 önkormányzatnál két téma elhagyására, 1 önkormányzatnál pedig soron kívüli ellenırzésre került sor. A módosítások iránti igényeket az érintett önkormányzatok levélben jelezték, azok elfogadásra kerültek. A módosított tervnek megfelelıen a belsı ellenırzés valamennyi 2009. évre tervezett vizsgálatot elvégezte, az ellenırzési jelentéseket elkészítette. A tervben szereplı és a soron kívüli ellenırzésekre a tervezett revizori idıben került sor, azaz terven felüli ellenırzés nem történt. A 2009. évi ellenırzési tervnek megfelelıen az önkormányzatnál az alábbi ellenırzések végrehajtására került sor: Szécsény Kistérség Közoktatási Intézményfenntartó Társulásnál a túlórák elszámolásának ellenırzése 1

Szécsény Kistérség Közoktatási Intézményfenntartó Társulásnál a pénzkezelés rendje elszámolásának ellenırzése Szécsény Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal pénzkezelés rendje elszámolásának ellenırzése A Szécsény Város Önkormányzat Krúdy Gyula Városi Mővelıdési Központ és Könyvtárnál az intézmény gazdálkodásának, hatékony mőködésének átfogó vizsgálata B. Az ellenırzés személyi feltételeinek megléte A 2 fı belsı ellenır a Szécsény és Kistérségének Önkormányzatainak Többcélú Társulása munkaszervezetének közremőködésében, saját feladatellátásban végzik tevékenységüket. A belsı ellenırök szakmai képesítése megfelel a Ber. 11. (1) bekezdésében foglaltaknak. 2009. évi képzési terv készült, a revizorok folyamatos továbbképzése biztosított. Az ellenırök részt vettek az oktatási szervezetek (Struktúra V.S.; Euron; NMD;) által meghirdetett szakmai képzéseken, fórumokon. C. Az ellenırzés tárgyi feltételeinek megléte A jelentések elkészítésére a Belsı Ellenırzési Társulás Szécsény Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában került sor. A belsı ellenırök CD-jogtárral rendelkeztek, a feladatok ellátásához a Társulás 2 db hordozható számítógépet bocsátott az ellenırzés rendelkezésére, melyet kizárólag a revizorok használtak. A jelentések és egyéb dokumentációk kinyomtatására, másolatok készítésére saját nyomtatót és internet hozzáférést biztosítottak számukra. D. Az ellenırzéseket segítı egyéb tényezık Az ellenırzés munkáját nagyban segítette az érintett intézmények alkalmazottainak együttmőködése, a kért információk, dokumentumok rendelkezésre bocsátása, megfelelı munkakörülmények biztosítása. E. Az ellenırzéseket akadályozó egyéb tényezık Az ellenırzés munkáját nagyban segítette az érintett intézmények alkalmazottainak együttmőködése, a kért információk, dokumentumok rendelkezésre bocsátása, megfelelı munkakörülmények biztosítása. F. Ellenırzések fontosabb megállapításai A Szécsény Kistérség Közoktatási Intézményfenntartó Társulás túlórák elszámolásának vizsgálatával kapcsolatban: A munkaidı elszámolással kapcsolatos feladatokat az iskola a KetEx program alkalmazásával oldotta meg. A pedagógus a részére átadott adatlapon vezeti a ténylegesen 2

megtartott foglalkozásokat, helyettesítéseket, az összevont osztályban teljesített órákat, az esetleges hiányzásokat a távollét okának megjelölésével. A program a manuálisan rögzített adatok alapján készít elszámolást a kéthavi többlettanításokról. Az ellenırzés szúrópróbaszerő vizsgálattal ellenırizte kizárólag a szécsényi általános iskolában a ténylegesen teljesített többletfoglalkozások alapdokumentumokkal való egyezıségét. A heti kötelezı óraszámok megállapítása a törvényben foglaltaknak megfelelıen történt, az órakedvezmények meghatározásakor minden esetben az ide vonatkozó jogszabályok, belsı szabályzatok rendelkezései szerint jártak el. A teljesített rendszeres és eseti többlettanítási órák elszámolására vonatkozó rendelkezések betartását az ellenırzés a 2009. október és november havi kimutatások az órarenddel, az osztálynaplókkal, a helyettesítési naplóval történı tételes egybevetése útján, a tantárgyfelosztásokkal összefüggésben vizsgálta. Az ellenırzés az adatlapok tartalmában az alsó tagozaton néhány, a felsı tagozaton több pedagógus esetében talált eltérést, ezért nagyobb hangsúlyt kell fektetni a nyilvántartások összhangjának megteremtésére. Az óradíjak számítását a program a jogszabályi elıírásoknak megfelelıen végzi a rögzített illetménybıl kiindulva. A Szécsény Kistérség Közoktatási Intézményfenntartó Társulás pénzkezelés rendje elszámolásának vizsgálatával kapcsolatban: Az intézmény a témához kapcsolódó belsı szabályzatokkal rendelkezett. Az ellenırzés a 2008. április és október havi pénztárbizonylatokat a hozzájuk kapcsolódó analitikus nyilvántartásokkal, valamint a számviteli bizonylatokkal összefüggésben vizsgálta. Az intézmény a készpénzforgalom folyamatos rögzítésérıl gondoskodott, a vizsgált idıszakban a könyvviteli nyilvántartásokban elszámolt gazdasági mőveletekrıl, eseményekrıl kiállított pénztárbizonylatok megfeleltek a számviteli törvény 167. (1) bekezdésében foglalt alaki és tartalmi követelményeknek, az intézmény az összeférhetetlenségre vonatkozó elıírásokat betartotta. A bevételi és kiadási készpénzmozgásokról napi pénztárjelentést készítettek, a fıkönyvi könyvelést az analitikus nyilvántartások kellıen alátámasztják, a vizsgált idıszakban a pénztárjelentés szerinti hó végi készpénzállomány a fıkönyvi könyveléssel egyezıséget mutatott. A készpénzfelvételek összege minden esetben egyezıséget mutatott a nyilvántartásokban szereplı összegekkel. A pénzkezelési szabályzat tartalmazza az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartására vonatkozó szabályokat. Az intézményben az elszámolásra kiadott összegekrıl szóló kiadási pénztárbizonylat mellé minden esetben csatolták az utalványrendeletet, de azon nem szerepel az elszámolás határideje. Az intézmény által vezetett analitikus nyilvántartás adattartalma nem felel meg az elıírt követelményeknek, továbbá az elszámolásra kiadott összegek közül nem mindegyik szerepel a nyilvántartásban. Több esetben elıfordult, hogy a kiadott összegekkel való elszámolás meghaladta a szabályzatban rögzített 8 napot, sıt néhány esetben a harminc napot is. A kiküldetés költségei számítógéppel elıállított, sorszám nélküli belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás megnevezéső nyomtatvány alapján kerültek kifizetésre. A bizonylati rendben a kiküldetési rendelvényt besorolták a szigorú számadású nyomtatványok körébe, ami csak sorszámozott bizonylattal lehetséges. A munkába járás kiadási pénztárbizonylat mellett a bérlet, jegy és a kimutatás minden esetben csatolásra került. Észrevételezte az ellenırzés, hogy egy egyéni vállalkozó által kiállított, az intézménynél befogadott számla több szempontból is kifogásolható. 3

Szécsény Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal pénzkezelés rendje elszámolásának vizsgálatával kapcsolatban: Az Önkormányzat a témához kapcsolódó belsı szabályzatokkal rendelkezett. A szabályzat tartalmazta a szigorú számadás alá vont bizonylatok körét, ez aktualizálásra szorul, mivel a nyomtatványok köre ettıl jóval bıvebb. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását ki kell egészíteni az ide vonatkozó PM rendeletben foglaltaknak megfelelıen. Az ellenırzés a 2008. március, május és október havi pénztárbizonylatokat a hozzájuk kapcsolódó analitikus nyilvántartásokkal, valamint számviteli bizonylatokkal összefüggésben vizsgálta. A vizsgált idıszakban a könyvviteli nyilvántartásokban elszámolt gazdasági mőveletekrıl, eseményekrıl kiállított pénztárbizonylatok megfeleltek a számviteli törvény 167. (1) bekezdésében foglalt alaki és tartalmi követelményeknek, az intézmény az összeférhetetlenségre vonatkozó elıírásokat betartotta. A hivatal által használt Gordius pénzügyi információs rendszer a - szabályzattal szemben - pénztárjelentés készítésére nem alkalmas, helyette pénztárnaplót készít, ami adattartalmában nem teljesen azonos. A pénztárnapló alkalmas az egyes bizonylati tételek azonosítására, azonban nem alkalmas a pénztári eltérés levezetésére, különbözet megállapítására. A programban a címletezés külön modulban kezelhetı, annak gyakoriságát a szabályzatban aktualizálni kell. A készpénzfelvételek összege minden esetben egyezıséget mutatott a nyilvántartásokban szereplı összegekkel. Tiszteletdíj, megbízási díj, rendszeres és eseti kifizetések címén kifizetett összegek a rendeletben, határozatban, illetve szerzıdésben meghatározottak szerint került kifizetésre. Észrevételezte az ellenırzés, hogy több esetben hiányosan kitöltött kiküldetési rendelvény alapján történt a kifizetés, illetve egyes esetekben hiányoztak az érvényesítı aláírásai. Munkába járás kiadási pénztárbizonylat mellett a bérlet, jegy és a kimutatás minden esetben csatolásra került. A hivatal saját tulajdonú személygépkocsijának üzemanyagköltését a gépkocsivezetı által leadott a hivatal által készített nyomtatvány alapján fizeti ki. A jogszabályban fel nem tüntetett típusú gépjármő esetében az alapnorma értékét a gyártó adatai, vagy üzemanyag-fogyasztása mérése alapján szakértı állapíthatja meg. Ilyen szakértıi véleményt a hivatalban nem tudtak felmutatni, a korábbi évek gyakorlatát követve történt az elszámolás. A gépkocsivezetı részre napidíj került kifizetésre. A gépkocsivezetı esetében a munkavégzés a munka természetébıl fakadóan nem minısül kiküldetésnek. Ennek ellenére jogszabály nem tiltja, hogy kifizetésre kerüljön, azonban errıl valamilyen formában rendelkezni kell. A készpénzbevételek kapcsán a térítési díjaknak, terembérleti díjaknak, a lakásbérleti díjaknak, szennyvíz-érdekeltségi hozzájárulásoknak, a közterület foglalási díjaknak a hatályos önkormányzati rendeletekkel, analitikus nyilvántartásokkal, szerzıdésekkel való összhangját vizsgálta. Szécsény Város Önkormányzat Krúdy Gyula Városi Mővelıdési Központ és Könyvtárnál a gazdálkodás, hatékony mőködés átfogó vizsgálatával kapcsolatban: A Krúdy Gyula Városi Mővelıdési Központ és Könyvtár a törvényi elıírásoknak megfelelıen rendelkezik mindazokkal a dokumentumokkal, melyeknek megléte kötelezı egy közmővelıdési intézmény mőködéséhez. Alapító okiratát az Önkormányzat 2008-ban 4

határozattal módosította. Közmővelıdési, nyilvános könyvtári alap- és kiegészítı tevékenységet, idegenforgalmi és turisztikai kiegészítı tevékenységet végez, vállalkozási tevékenységet nem folytat. Az intézmény SzMSz-ének változásai 2008. évben léptek életbe. Jogszabályi elıírásoknak megfelelıen elkészítették az éves munkatervet minden területre vonatkozóan, rendelkeztek könyvtárhasználati és leltározási szabályzattal. Az önkormányzat, mint a TATIGAZD 2008. program felhasználója külön szakfeladaton könyvelte az intézmény kiadás-bevétel adatait. Az intézmény tevékenységéhez szükséges nyugta, számla, készpénzfizetéséi számla tömbök szigorú számadású nyilvántartását az önkormányzat pénzügyi osztályán vezetik, mely nem felel meg a jogszabályi elıírásoknak. Önkormányzati rendeletben szabályozták a Tőztoronyban berendezett kiállítás belépıdíjait. A nyomdai úton elıállított, sorszámozott belépıjegyek még 13,04% áfát tartalmaztak, melyet már 2006. szeptember 1. után már nem lett volna szabad kiadni a 15%-os áfa kulcs eltörlése miatt. A kiadott jegyekre dátumbélyegzı nem került, így a bevétel keletkezésének idıpontja nem állapítható meg. Ezeket a szabálytalanságokat a 2008. szeptemberétıl bevezetett nyugtatömb használat megszőntette. A könyvtárban a megtérített könyvekbıl és a késedelmi díjakból keletkezı bevételekrıl készpénzfizetési számlát állítottak ki, több esetben hiányzott az áfa mértékének feltüntetése. A bevételekkel való elszámolás több hónapos idıszakokat ölel fel. Ez az elszámolási gyakorlat nem felel meg sem a jogszabályi elıírásoknak, sem a saját belsı szabályzatoknak. Igaz, ezek az összegek nem jelentısek, és lehet, hogy az ezerre való kerekítés miatt az áfa-bevallást sem befolyásolják, de ez nem mentesíti a gazdasági szereplıt a számviteli és az adótörvények szabályainak való megfelelési kötelezettség alól. Az intézmény beszerzéseinek pénzügyi fedezetére elszámolásra kiadott elıleget vehet fel, melyekkel minden esetben határidıben elszámoltak. G. Jogellenes magatartások miatt tett jelentések száma Az elvégzett ellenırzések során nem merült fel büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja. H. FEUVE javítása érdekében tett javaslatok Az ellenırzés folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzésre vonatkozóan az ellenırzött intézményeknél javasolta, hogy: az analitikus nyilvántartások egyeztetésére, ellenırzésére fordítsanak nagyobb gondot, gondoskodjanak a belsı szabályzatok folyamatos aktualizálásáról, kiegészítésérıl 5

2. A belsı ellenırzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása A, Javasolt intézkedések felsorolása - A Közoktatási Intézményfenntartó Társulás túlóra elszámolásának vonatkozásában A naplóban, helyettesítési naplóban, elszámolólapon szereplı bejegyzések összhangjának megteremtése Átlagos minısítéső hiba A ténylegesen megtartott órák (tanóra, helyettesítés) pontos rögzítése, dokumentálása a tanárok által vezetett elszámoló lapon - A Közoktatási Intézményfenntartó Társulás pénzkezelés rendjének elszámolásának vonatkozásában A pénzkezelési szabályzat és a gyakorlat összhangjának megteremtése A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának a jogszabályi elıírásoknak megfelelı vezetése Az elszámolásra kiadott elılegek nyilvántartásának elıírásoknak megfelelı vezetése A bizonylati rend aktualizálása, a gyakorlattal való összhang megteremtése Átlagos minısítéső hiba A befogadott számlák tartalmi ellenırzése - Szécsény Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal pénzkezelés rendje elszámolásának vonatkozásában A pénzkezelési szabályzat aktualizálása és a gyakorlattal való összehangolása A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának a jogszabályi elıírásoknak megfelelı kiegészítése A pénztárnaplónak a szükséges egyeztetési adatokkal történı kiegészítése Kiküldetési rendelvények teljes körő kitöltése A pénztárbizonylatokon a szükséges aláírások megléte Üzemanyag elszámolás jogszabálynak megfelelıen A napidíjjal kapcsolatos szabályok rögzítése - Krúdy Gyula Városi Mővelıdési Központ és Könyvtár mőködésének átfogó vizsgálatával kapcsolatban A pénzkezelési szabályzat és a gyakorlat összhangjának megteremtése az Önkormányzat részérıl A polgármesteri Hivatalban vezetett szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának jogszabálynak megfelelı adattartalommal való vezetése A beszedett díjakkal határidıben (bevallási idıszakban) történı elszámolás 6

B, Javasolt intézkedések végrehajtásának státusza Az ellenırzés által észrevételezett kisebb hiányosságok kijavítására már a vizsgálat idıpontjában sor került. A megismerési záradékokat határidıben visszaküldték, az intézkedési tervek elkészítésérıl és annak ellenırzéshez való eljuttatásáról kizárólag a Közoktatási Intézményfenntartó Társulás részérıl gondoskodtak. C, Javaslatok hasznosulásának tapasztalatai Az ellenırzés megállapításai és javaslatai hatékonyan szolgálták az ellenırzött egységeknél elıforduló hibák és hiányosságok ismétlıdésének kiküszöbölését, a szabályszerő mőködés jövıbeni biztosítását. Ahol az ellenırzés nem tárt fel hibát, ott megerısítést nyertek arról, hogy munkájukat a jogszabályi elıírásoknak megfelelıen végzik. 3. Az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A 2010. évi ellenırzések során nagyobb gondot kell fordítani a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési rendszerek kiépítésének, mőködésének, jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelésének vizsgálatára. További feladatot jelent az ellenırzési körbe tartozó szervezetek kockázatelemzésen alapuló ellenırzési rangsorának kialakítása, a kockázatok felmérése, értékelése. Gondoskodni kell az önkormányzat által alapított és fenntartott valamennyi költségvetési szerv vizsgálatára és a javaslatok hasznosulásának értékelésére utóvizsgálat keretében. Törekedni kell a folyamatos kommunikáció kialakítására az intézmények és a belsı ellenırzés között. Szécsény, 2010. január 27. P.H. Összeállította:.. Deák Anett belsı ellenırzési vezetı 7