A tervtől való eltérés indokai. A terven felüli ellenőrzések indokai

Átírás

1 Püspökladány Város Polgármesterétől Püspökladány, Bocskai u. 2. sz. T Á J É K O Z T A T Ó az önkormányzat évi belső éről szóló jelentésről Az önkormányzat belső ével megbízott SZENCZI DIVIZOR Üzletviteli- Tanácsadó és Könyvvizsgáló Kft. által elkészített évi belső ről készült jelentést mellékelten beterjesztem. Püspökladány, március 14. A r n ó t h Sándor polgármester

2 Éves belső i jelentés I. A belső által végzett tevékenység bemutatása A évi belső i tervet a Püspökladány Város Önkormányzatának Képviselő testülete a 44/2006 (III.30) számú határozatával fogadta el. A Többcélú Kistérségi Társulás Tanácsa és a Szenczi Divizor Kft között január 31-én megkötésre került megbízási szerződésben foglaltak alapján került sor Püspökladány Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal és a részben önálló költségvetési szervei évi belső i feladatainak ellátására. A belső a 193/2003 (XI.26) Korm.rendelet előírásai, valamint a Polgármesteri Hivatalnál található PM módszertani útmutató alapján elkészített Belső Ellenőrzési Kézikönyvben közzétett előírások betartásával történt. 1. A tervfeladatok teljesítésének értékelése évre vonatkozóan az alábbiak szerint alakult az i terv teljesítése. Ellenőrzött folyamat Ellenőrzés típusa Ellenőrzési jelentés terv. dátum Jelentés tényleges dátuma Erőforrás szükséglet (nap) - Egy. Óvoda - Területi Gond. Közp. - Sárréti Szoc. Szolg K. - Dorogi M. Műv. K. -Tájékoztató Közp. 1. Kötelezettségvállalások szabályszerűsége és nyilvántartása Szabályszerűségi Függő és átfutó követelések és kötelezettségek e - Csenki I. Műv. - Kálvin téri Pénzügyi

3 Ellenőrzött folyamat Ellenőrzés típusa Ellenőrzési jelentés terv. dátum Jelentés tényleges dátuma Erőforrás szükséglet (nap) 3. Munkába járási költségek térítése - Csenki I. Műv. - Karacs F. Gimnázium - PM Hivatal Pénzügyi Beruházások értékbeni elsz., nyilvántartásba vétele PM Hivatal Pénzügyi Átfogó gazdaságipénzügyi - Petőfi - Petri telepi - Tűzoltóság - Rendelő Int. Rendszer Állami normatíva igénybevételét megalapozó intézeti adatszolgáltatás - Kálvi téri - Karacs F. Gimnázium Szabályszerűségi Étkezési térítési díjak a és beszedése Petőfi Sándor Pénzügyi Karacs F. Gimnázium, Szakiskola teljesítmény ell. Karacs F. Gimnázium, Szakiskola Teljesítmény Közalkalmazottak kinevezésének ell. - Kálvin téri - Petri telepi - Csenki Műv. Szabályszerűségi A tervtől való eltérés indokai A évben végzett ről készült jelentés határideje (3. és 4. pont) a tervezetthez képest későbbi, mert a Polgármesteri Hivatalnál a nyári hónapokban ÁSZ folyt. E miatt ezt a két t egyeztetés alapján későbbi időpontra tettük át. Az egyéb határidő módosulásokat az illetékes vezetőkkel, szakmai felelősökkel való kapcsolatfelvételek, a tervezettől eltérő időpont egyeztetések okozták. A terven felüli ek indokai A 2006-os évben terven felüli re nem került sor.

4 2. Az ek személyi és tárgyi feltételeinek megléte, az eket segítő és akadályozó tényezők A belső i tevékenységet a Szenczi Divizor Kft. külső erőforrásból (megbízási szerződéssel) látja el. Ezért az idevonatkozó szempontok értékelése nem képezi részét az éves jelentésnek. 3. Az ek fontosabb ai A évben 9 db i témakörben került sor belső i vizsgálatra a Püspökladány Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala és önálló vagy részben önálló szervezeti egységeiben. Összességében azonban ez 22 db lefolytatását jelentette. Jelentés száma megnevezése Kiemelt jelentőségű Általános jelentőségű Csekély jelentőségű Pl/1 Egyesített Óvodai Intézmény A kötelezettség vállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési szabályzat 4-8. sz. mellékletét szükséges kitölteni, valamint az utalvány rendelet mintát mellékelni Pl/1-1 Területi Gond. Központ Az intézmény részéről a kötelezettség vállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési szabályzat 4-8. sz. mellékletének kitöltési, valamint az utalvány rendelet minta melléklete szükséges. Pl/1-2 Sárréti Szoc. Szolg. Közp. Az Ft értékhatárt elérő kötelezettségvállalást írásba kell foglalni, valamint a dokumentumait (szerződés, megrendelés) minden esetben alkalmazni kell. Szükséges a kötelezettség vállalási, utalványozási ellenjegyzési és érvényesítési szabályzat 4-8. sz. mellékletének kitöltése, valamint az utalvány rendelet mintának a csatolása. - Jelentés száma megnevezése Kiemelt jelentőségű Általános jelentőségű Csekély jelentőségű

5 Pl/1-3 Dorogi Márton Műv. Közp. Az intézménynek szükséges a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítésiszabályzat 4-8. sz. mellékletének kitöltése az utalványrendelettel együtt. Pl/1-4 Tájékoztató Központ Az intézmény vezetőjének munkaköri leírásának pótlása szükséges. Az Ft értékhatárt elérő kötelezettségvállalást minden esetben írásban kell rögzíteni. Szükséges az intézmény kötelezettség vállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési szabályzatának 4-8. sz. mellékletének kitöltése az utalványrendelettel együtt. Szükséges a megbízott személyek dokumentumainak archiválása. Javasoljuk a szakmai teljesítés igazolásához szükséges dokumentumok csatolását. Pl/4. Polgármesteri Hivatal A vásárolt eszközök üzembe helyezésének dokumentálása szükséges. Pl/5 Petőfi Sándor Általános A Városi Könyvtár alapító okiratba való feltüntetése szükséges. Az SZMSZ mellékleteként csatolni kell az i nyomvonalat és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét. Nem került megtartásra évtől a munkavédelmi oktatás, az intézményben. A belső szabályzatokat évente felül kell vizsgálni. Pl/5-2 Petri telepi A számviteli politikában szabályozni kell a tárgyi eszközök üzembe helyezését, valamint a könyvvezetési feladatok ellátásáért felelős személyek körét. A Kollektív Szerződés aktualizálása szükséges, valamint a munkaköri leírások kiegészítése. Jelentés száma megnevezése Kiemelt jelentőségű Általános jelentőségű Csekély jelentőségű Pl/5-3 Az SZMSZ mellékleteként csatolni kell a FEUVE Szükséges kiküldetési a

6 Hivatásos Önk. Tűzoltó Parancsnokság Pl/5-4 Egészségügyi Int. Pl/9 Kálvin téri Általános Pl/9-2 Petri telepi Általános Pl/9-3 Csenki I. Műv. rendszer alapját képező i nyomvonalat és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét. Az SZMSZ mellékletét képezi a FEUVE rendszer i nyomvonala és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje, melyet az Intézménynek el kell készítenie. A pótlékok, jutalmak esetében szükséges a döntéshozó írásba foglalása, melyet a szem. anyagban archiválni kell, valamin az erkölcsi bizonyítványokat is. Szükséges az SZMSZ és a munkaköri leírások aktualizálása, valamint a közalkalmazottak esetében az illetmény összegének, öszszetételének megfelelő dokumentumokkal való ellátása. A személyi anyagnak tartalmaznia kell az erkölcsi bizonyítványt. Szükséges az illetményeket meghatározó tényezők ledokumentálása, valamint az erkölcsi bizonyítvány csatolása a személyi anyaghoz. rendelvény a saját gépkocsi használat esetén. A kiadási bizonylaton szerepelnie kell a készpénzt átvevő aláírásának. Az utalványrendeletnek tartalmaznia kell a kötelezettségvállalások nyilvántartási számát. Szükséges a tantárgyfelosztás összeállításánál a törvényi túlóra keretek betartása. 4. Az ek során büntető-, szabálysértési-, kártérítési-, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja az éves ek kapcsán nem merült fel. Az ellenőrzött szervek munkatársai

7 részére az i, egyeztetési munkafolyamatok végzése során korrekt együttműködést tapasztaltunk. 5. A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői i rendszer (FEUVE) nem képezte részét az einknek. Az ek során t nyert, hogy a Pl/7-es (étk.tér. díj) alkalmával az intézményi térítési díjak feldolgozásánál alkalmazott FEUVE nagy mértékben elősegítette a szabályosságot, pontosságot. A hatékony munka érdekében jó volna, ha minden szervezeti egység rendelkezne FEUVE szabályzattal, amit a gyakorlatban is alkalmaznak. II. A belső által tett ok és javaslatok hasznosítása A hatályos 193/2003. (XI.26) Korm. rendeletben foglaltak szerint az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője az i jelentés kézhezvételétől számított 15 napon belül intézkedési tervet köteles készíteni. Az elkészített intézkedési tervet az ellenőrzött költségvetési szerv vezetője haladéktalanul köteles megküldeni a belső i vezetőnek, aki az intézkedési tervet annak kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül véleményezi. Az ellenőrzött költségvetési szerv, illetve a szervezeti egység vezetője felelős az intézkedési terv végrehajtásáért, illetve annak nyomon követéséért. A belső által tett ok, javaslatok, ezen intézkedési terv realizálása során fog aktuálissá válni. A évben készült i jelentésekben foglaltakra egyetlen esetben sem került megküldésre az t végző szervezet felé írásbeli intézkedési terv. III. Az i tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Társaságunk szeretne nagy gondot fordítani a jövőben az ütemezett időpontok betartására az i terv végrehajtása során továbbá az utóekre és mindezek kapcsán együttműködni az ellenőrzött szervekkel. Ennek megvalósítása érdekében mindenképpen említést érdemelnek a következők: - az i tervben rögzített időszakra lehetőleg mindig legyen biztosítva az t végző személyek fogadása, - a jelentés tervezetre vonatkozó elfogadási észrevételi határidő (mely a 193/2003. (XI.26) Korm. rendelet 28. (2) bek. szerint 15 nap) betartására figyelemmel kell lenni,

8 évi eink során a már fentebb hivatkozott Korm. rendelet 29. -a szerint az intézkedést igénylő i ok - intézkedési tervben való írásban foglalásának szükségességét a jelentéseinkben rögzíteni fogjuk. - az ellenőrzött szerv az intézkedési terv megküldésével biztosítja az t végző szervezet számára a jelentésben foglaltak visszacsatolását, majd az utóek folyamatának rendjét. Kérjük jelentésünk szíves tudomásulvételét és elfogadását. Debrecen, február i szerv vezetője

9 2. sz. melléklet Ellenőrzési mérleg a évben végzett ekről Költségvetési szerv Püspökladány Város Önkormányzat Összes Tervben szerepelt Soron kívül Terven felül db i nap külső db i nap db i nap db i nap Az i jelentések alapján készített intézkedési tervben foglalt, lejárt határidejű intézkedések megvalósításának helyzete XII. 31-én Költségvetési szerv Püspökladány Város Önkormányzat Intézkedések száma Még nem végrehajtott Végrehajtott Összesen Nem készült intézkedési terv A 1-9. sorszámú i terv alapján készült jelentésre