Ellenőrzési jelentés a évi belső ellenőrzésekről

Átírás

1 Ellenőrzési jelentés a évi belső ellenőrzésekről Tisztelt Képviselőtestület! A 193/2003. (XI.26) Korm. Rendelet (Ber.) 31. -a éves ellenőrzési jelentés elkészítését írja elő. Az összefoglaló jelentés a Ber. 31. (3) bekezdésében megadott szempontok, illetve a pénzügyminisztérium által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével készült. Az éves összefoglaló jelentés lehetőséget ad az ellenőrzési tapasztalatok értékelésére, az ellenőrzési jelentésekben tett javaslatok, megállapítások áttekintésére. I. A 2008 évi belső ellenőrzési feladatokról a) A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása aa) az ellenőrzések minősége, személyi és tárgyi feltételei, a tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők Várpalota Kistérség Többcélú Társulásához tartozó önkormányzatoknál, azok intézményeinél, és a Munkaszervezetnél 2 fő belső ellenőr látja el az ellenőrzési feladatokat. Várpalota Kistérség Többcélú Társulás Munkaszervezetének (Munkaszervezet) alkalmazásában állok közalkalmazotti munkaviszonyban. A belső ellenőrzés funkcionális függetlenségének biztosítása érdekében közvetlenül a Munkaszervezetnek alárendelten végzem feladataimat. Berhida Város Polgármesteri Hivatalának és Intézményeinek belső ellenőrzési feladatait október 27-től kezdődően láttam el. A belső ellenőrzés a tevékenységet a vonatkozó jogszabályi előírásoknak, valamint a Várpalota Kistérség Többcélú Társulása Belső Ellenőrzési Kézikönyvének megfelelően, a Képviselő-testület által jóváhagyott éves belső ellenőrzési terv alapján végeztem. Az ellenőrzési tevékenységet nagyban elősegítették az év során megtartott szakmai továbbképzések. A továbbképzések ütemezése az éves képzési terv alapján történt. Részt vettem az egyes vizsgálat típusokat oktató előadáson. Az ellenőrzés során munkámat nem akadályozta semmi, valamennyi dokumentációhoz és ellenőrzött személyhez, szervezethez hozzáférést engedtek. Az év során a Belső Ellenőrzési Kézikönyvet szeptember 9-én a 42/2008. számú határozatával felülvizsgálta és módosította Várpalota Kistérség Többcélú Társulási Tanácsa. ab) az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtől való eltérések indoka, a terven felüli ellenőrzések indokoltsága Az ellenőrzések egy részét 2008 évben Berhida Város Önkormányzati Képviselő-testületének 172/2007. (XI. 22.) határozatával jóváhagyott ellenőrzési tervnek megfelelően végezte Szántiné Molnár Erzsébet belső ellenőr, október 27-től a Képviselő-testület 144/2008. (XI. 27.) határozatával módosított ellenőrzési tervben foglalt további ellenőrzést a Jegyzői Kollégium javaslatára Károlyi Mónikával közösen végeztem el. Az éves ellenőrzési tervből az 1. pont alá tervezett normatív állami hozzájárulások igénylését és felhasználását megalapozó dokumentumok vizsgálata illetve a évi beszámoló pénzügyi szabályossági ellenőrzését Szántiné Molnár Erzsébet végezte el. A novemberre

2 ütemezett élelmezési tevékenység vizsgálata tárgyában az ellenőrzést a Süni és a Hétszínvirág óvodákban Károlyi Mónikával, a belső ellenőr munkatársammal közösen, elvégeztem, a következő évre áthúzódó ellenőrzés nem volt. Soron kívüli ellenőrzés elrendelésére nem került sor. Kapcsolódó mellékletek: 1. sz. melléklet Tételes kimutatás a évben végrehajtott ellenőrzésekről ac) A z ellenőrzések fontosabb megállapításai A 2008 évben végzett ellenőrzések során arra törekedtem, hogy megalapozott javaslatokkal segítsem az ellenőrzött szervezetekben, rendszerekben, folyamatokban rejlő kockázatok feltárását és kiküszöbölését, a szabályszerűség érvényesülését, a hatékonyság javítását. A belső ellenőrzés évi jelentéseiben megfogalmazott fontosabb megállapítások, javaslatok 1. A normatív állami hozzájárulások igénylését és felhasználását megalapozó dokumentumok vizsgálata Berhida Város Önkormányzata az ellenőrzés szerint a költségvetési törvény 3., 5. és 8. mellékletét vizsgálva Ft többlettámogatásra volt jogosult A szociális étkeztetés és a házi segítségnyújtás esetén a nagyobb igénybevétel miatt pótigény, ezzel szemben az időskorúak nappali intézményi ellátása soron az alacsonyabb kihasználtság miatt lemondás keletkezett. A közoktatási intézményeknél - a Vilonyai óvoda kivételével- többlettámogatást lehetett igényelni, csökkenés a 4 hónapra sorokon keletkezett, melynek oka az alacsonyabb igénybevétel. Összességében eltérések csak a becsült adatok soron keletkeztek, amely nagyon kedvező. Az ellenőrzés által feltárt normatíva többlet a teljes igényléshez képest alacsony, így elmondható, hogy az előzetes felmérések és becslések megalapozottak voltak a legtöbb esetben. 2. A évi beszámoló pénzügyi szabályosságának ellenőrzése A beszámoló szabályszerűen és a hatályos törvényi előírásoknak megfelelően készült el. 3. Élelmezési tevékenység vizsgálata, étrend összeállítása, anyagkiszabás elkészítése, élelem mennyisége, minősége, élelmezési nyilvántartások Az Élelmezési szabályzatok valamint a munkaköri leírások egymással összhangban vannak és szabályszerűek. A Hétszínvirág óvodában az élelmezés nyilvántartó lapokat nem megfelelő módon töltötték ki, mivel az egyes oszlopokat nem a feltüntetett tartalomnak megfelelően használják, időközben a módosítási javaslatok átvezetésre kerültek. Az élelmezés nyilvántartó lapokon a Süni Óvoda esetében több esetben feléírással és átfestéssel történt javítás helytelenül Számszaki hibát nem találtunk a tényleges étkezési napok száma, összesített előleg, befizetés, hátralékok és túlfizetések összesítését vizsgálva. ad) az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számát és rövid összefoglalását

3 2008-ben büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekményt, mulasztást vagy hiányosságot nem tárt fel az ellenőrzés. ae) a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatokat A Polgármesteri Hivatal és a részben önálló intézmények szabályozottsága megfelelő, a szabályzatok rendszeresen aktualizálásra kerülnek. b) a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítását A belső ellenőri jelentésekben szereplő javaslatok megvalósítása illetve a megállapításban szereplő hibák, hiányosságok felülvizsgálata és javítása az év során folyamatosan történt. II. A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésről (FEUVE) A belső ellenőrzési feladatok ellátása a FEUVE rendszerének működéséről a következőkkel egészíthető ki. A FEUVE rendszerének működése összefügg a belső ellenőrzési tapasztalatokkal, az elvégzett belső ellenőri vizsgálatok mindegyike érintette a vezetői ellenőrzés rendszerét, annak működését is. A Hivatalban a vezetői ellenőrzés az elmúlt évben rendszeres volt, a folyamatba épített ellenőrzés a szabályozottaknak és a munkaköri leírásban is meghatározottak szerint történt. Az ellenőrzés célja érvényesült. A közpénzek felhasználását nyomon követte a tervezéstől a felhasználásig. A pénzfelhasználásra, megrendelésre kötelezettségvállalás és ellenjegyzés mellett került sor, a végrehajtást végig kíséri az ellenőrzés folyamata. A beérkezett számviteli bizonylatok ellenőrzése megtörténik, tartalmi, alaki és formai szempontból. Pénzügyi teljesítésre a kifogástalan és hibátlan számla került. A beérkezett számlák és bizonylatok útja a hivatalon belül szabályozott. A pénzügyi teljesítés előtti kontroll folyamat a számla beérkezésétől a pénzügyi teljesítésig biztosított volt, így menetközben segítette a szabályosságot. A beérkezett számlákat a nyilvántartást követően a teljesítés szakmai igazolása, érvényesítése ellenőrzési folyamatát az Utalványozás és az ellenjegyzés követte. Mindezek után került sor a számla kiegyenlítésére. A pénztár és bank ellenőr utólagosan ellenőrizte a beérkezett számlák és azok kifizetésének szabályszerűségét. Továbbá ellenőrizte, hogy a napi záró pénzkészlet megfelelt-e a Pénzkezelési és Házipénztári szabályzatban meghatározottaknak. A pénzügyi teljesítést követően a gazdálkodási, valamint a pénzügyi ügyintézőhöz kerültek a bizonylatok kontírozásra, ezt követően gépi rögzítés után, a program és a gépi könyvelő általi ellenőrzés történt. Fenti folyamat biztosítja az ellenőrzés rendszerességét és zártkörűségét. Az összeférhetetlenségi szabályokra a Kincstár évben is kiemelt figyelmet fordított. Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat egymásra épülten öleli fel.

4 A végrehajtás az elmúlt évben ennek megfelelően alakult. A nyomvonal alkalmazása megmutatta a folyamatba épített ellenőrzési rendszernek egy-két hiányosságát, így felgyorsította a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását. A FEUVE alkalmazása, a tapasztalatok alátámasztják a Kincstár szervezeti keretét, a működtetés jó színvonalát, a döntések információ igényét és az előírt szabályosságot így lehet a költségvetés minden szintjén biztosítani. A felelősségi szintek terén az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős, így kiküszöbölhetővé vált a hiányosság Az ellenőrzési nyomvonal eljárások, ellenőrzések együttesét jelenti, ami a hivatal teljes működését lefedi, teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze. A kiemelt kockázati prioritások figyelembe vételével a jegyző határozta meg az ellenőrzési nyomvonal kialakításának ütemtervét, a végrehajtás ennek megfelelően alakult. A hivatalban a kockázat azaz a gazdálkodás tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a működést nem meghatározó. A kockázatokra az elmúlt évben igyekeztek tekintettel lenni. A hivatalban gondot fordítottak arra, hogy az eredeti célok elérhetősége, teljesítése biztosítható legyen és kockázatkezeléssel minimálisra csökkentjenek a veszélyeztető tényezők. Mindezt segítette az alkalmazottak megfelelő hozzáállása, hozzáértése is. A hivatalban az elmúlt évben a szabálytalanságok megelőzésére helyezték hangsúlyt. Megállapítható, szándékosan okozott szabálytalanság nem volt. Kisebb, a működést alapjaiban nem befolyásoló hiányosságok fordultak elő, de fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmény nem fordult elő. A hivatal pénzügyi-gazdasági működése a könyvvizsgáló kifejezésével élve- lényegi hibától mentes. Mindez köszönhető a megfelelően működő FEUVE rendszernek, az ellenőrzésben résztvevőknek. Megállapítható, hogy a FEUVE jól szolgálja a pénzügyi-gazdasági folyamatok szabályszerűségét, a hibák menetközbeli feltárását és kiküszöbölését. Ezért a FEUVE kialakított rendszerén lényegi módosítás nem indokolt, a Kincstár működéséhez a hozzáigazítás megtörtént. Fentieket a belső ellenőri megállapítások is alátámasztják. Összességében megállapítható, hogy a évi ellenőrzés jól szolgálta a feladatellátás szabályosságát, a pénzügyi-gazdasági tevékenységet. Berhida, április 7. Készítette: dr. Jenei Zsuzsanna belső ellenőr Dr. Jenei Zsuzsanna belső ellenőr

5 1. számú melléklet Tételes kimutatás a évben végrehajtott belső ellenőrzésekről Sorszám Ellenőrzési feladat megnevezése, típusa Normatív állami hozzájárulások igénylését és felhasználását megalapozó dokumentumok vizsgálata évi beszámoló pénzügyi szabályossági ellenőrzése Élelmezési tevékenység vizsgálata, étrend összeállítása, anyagkiszabás elkészítése, élelmezési nyilvántartások Ikt. szám 373-1/ / / Ellenőrzés Ellenőrzési Az ellenőrzés alapja kezdete vége napok száma 172/2007. (XI. 22.) képviselőtestületi határozat /2008. (XI. 22.) képviselőtestületi határozat /2006. (XI. 27.) képviselőtestületi határozat