Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének április 27-i rendes ülésére

Átírás

1 3612-1/2011. E L Ő T E R J E S Z T É S Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének április 27-i rendes ülésére Tárgy: Összefoglaló ellenőrzési jelentés a évi belső ellenőrzésekről Előterjesztő: Dr. Kelemen Márk polgármester Az előterjesztést készítette: Verosztáné Csorba Mónika belső ellenőrzési vezető Véleményezésre és tárgyalásra megkapta: A Képviselő-testület bizottságai Törvényességi véleményezésre megkapta: Vincze Miklós jegyző Törvényességi észrevételem nincs: Vincze Miklós jegyző Döntési javaslat: határozati-javaslat Döntési változatok száma: 1

2 Kerekegyháza Város Polgármesterétől E l ő t e r j e s z t é s Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének április 27-én tartandó ülésére Tárgy: Összefoglaló ellenőrzési jelentés a évi belső ellenőrzésekről Tisztelt Képviselő-testület! Az államháztartásról szóló évi XXXVIII. Törvénynek valamint a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26. ) Kormány rendeletnek megfelelően a közpénzek felhasználásában résztvevő költségvetési szervek kötelesek belső ellenőrzési rendszert működtetni abból a célból, hogy a szervezet számára bizonyosságot nyújtsanak az általa kiépített és működtetett pénzügyi irányítási és kontroll rendszerek megfelelőségét illetően. Önkormányzatunk évben is külsős belső ellenőr megbízásával látta el a feladatot, kistérségi társulási formában. Az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés a belső ellenőrzés adott évi tevékenységének bemutatását, az elért célok és az éves teljesítmény összegzését, illetve az ellenőrzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatait tartalmazza. A 193/2003. (XI. 27.) Kormányrendelet 31. (3) bekezdése értelmében az alábbiak szerint tájékoztatom T. Képviselő-testületet a évi belső ellenőrzések eredményéről: A Képviselő-testület október 31-i ülésén tárgyalta a évi belső ellenőrzési tervet, melyet a 210/2009. (X. 21.) sz. Kth. határozatával jóváhagyott, majd a belső ellenőrzési társulás épített be a belső ellenőrzési társulás évi ellenőrzési tervébe. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatokat a külső megbízott belső ellenőr végrehajtotta. Az ellenőrzési terv négyes számú ellenőrzéseként a Városgazdasági Kft végelszámolásának belső ellenőrzése volt ütemezve. Mivel jogszabályváltozás miatt erre nem került sor, ezért új ellenőrzési programként került beépítésre az informatikai védelem belső ellenőrzése, 5 munkanappal. Ezen ellenőrzés beépítésével a kistérségi belső ellenőrzési társulási szerződésben előírt informatikai ellenőrzésnek is eleget tudtunk tenni. Az ellenőrzés megállapításait az intézmények általában elfogadták, vagy egyeztettek, a hiányosságokat igyekeztek megszüntetni, a tanácsadást a munkájuk során hasznosították.

3 2010. évi ellenőrzések: Sors Ellenőrzendő zám szerv Ellenőrzés típusa Ellenőrzés tárgya, célja évi költségvetést tervezés ellenőrzése 2 tűzoltó köztestület pénzügyi Tűzoltó köztestület részére adott támogatás felhasználásának ellenőrzésére 3 Polgármesteri Hivatal rendszer ellenőrzés évi közbeszerzések ellenőrzése, átfogó. Kiemelve 1 belső és 1 külsős közbeszerzés. 4 Polgármesteri Hivatal biztonsági Informatikai biztonság működése Ellenőrzési napok tervezett száma Ellenőrzés évközi ütemezése 8 I.név 5 I. név. 12 II. név 10 II.név 5 Polgármesteri Hivatal és érintett intézmények: Humán Szolgáltató Központ 1 Polgármesteri Hivatal Szabályszerűségi utóellenőrzés 6 Polgármesteri Hivatal szabályszerűségi évi Kincstári és ÁSZ ellenőrzés utóellenőrzése Intézkedési Tervek alapján EU-s támogatások ellenőrzése ( DAOP) 12 III.név 10 IV.név 7 Tartalék napok 1 Összes ellenőrzési nap 58 A évi belső ellenőrzés megállapításai: 1. Az önkormányzat évi költségvetése tervezésének ellenőrzése Az ellenőrzés időtartama: 8 nap Az ellenőrzési jelentés intézkedést igénylő megállapítást nem tartalmazott. A költségvetési rendelt a vonatkozó pénzügyminisztériumi előírások figyelembe vételével készült el. A költségvetési rendeletbe beépített normatíva igénylés a jogszabályi előírásoknak megfelelő módon, belső kontrollal és határidőre készült el. Ellenőrzést követő intézkedések: Nem volt rá szükség.

4 2. Tűzoltó Köztestület évi támogatása felhasználásának ellenőrzése Az ellenőrzés időtartama: 5 nap A tűzoltó köztestület és az önkormányzat között az előírás szerinti támogatási szerződés megkötésre került. A kapott támogatást a szerződésben foglalt célokra fordította a köztestület. A felhasználással határidőre elszámolt. Visszafizetési kötelezettség nem keletkezett. Nem volt rá szükség évi Közbeszerzések ellenőrzése, kiemelve 1 külsős és 1 belsős ellenőrzést Az ellenőrzés időtartama: 12 nap Az önkormányzat közbeszerzései a 39/2009. (III. 25.) sz. Kth-tal elfogadott és a 124/2009.(VI.24.) sz. Kth-tal módosított közbeszerzési tervben meghatározott tárgykörökben és időben kerültek végrehajtásra. A belső ellenőrzési tervünkben meghatározottak szerint külön ellenőrzésre került egy belsős és egy külsős közbeszerzés az alábbiak szerint: -Belsős közbeszerzés: DAOP Kölcsey és Dózsa Gy. u. kivitelezésének közbeszerzése: Kölcsey és Dózsa utcák felújítása (DAOP /B) Nettó: 53 millió Ft Nemzeti értékhatárokat elérő általános egyszerű közbeszerzési eljárás nyílt ÁROP ( Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztésének )közbeszerzése Projekt a Kerekegyháza Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztésére projekt megvalósítására ÁROP A.2/A nettó: 14 millió Ft Nemzeti értékhatárokat elérő általános egyszerű közbeszerzési eljárás tárgyalásos A közbeszerzések a Közbeszerzési törvény és a közbeszerzési szabályzatunk előírásai alapján került lebonyolításra. Az önkormányzat Közbeszerzési szabályzata a jogszabályi változásokat követte, a közbeszerzési tervben az értékhatárnak megfelelő eljárásrend került meghatározásra és lebonyolításra. Intézkedést nem igényelt.

5 4. Polgármesteri Hivatal Informatikai biztonság működése Az ellenőrzés időtartama: 10 nap - Az ellenőrzés során összevetésre került az Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatban, az Informatikai Szabályzatban, A helyi hálózat hozzáférési jogosultságairól és a rendszer használatának egységes feltételeiről szóló Jegyzői Utasításban foglaltak megtartása, gyakorlatban történő működtetése, a rendszergazda alkalmazásának feltételei, az informatikai beszerzések. A rendszergazda feladatellátása vonatkozásában megállapításra került a számla mellé csatolandó teljesítésigazolás hiánya, mely a jövőben pótolandó. - A rendszergazda feladatellátása vonatkozásában a számla mellé a jövőben csatolandó teljesítésigazolás évi ÁSZ és Kincstári ellenőrzések utóellenőrzése Az ellenőrzés időtartama: 12 nap ÁSZ utóellenőrzés Az ellenőrzést követően elkészített, képviselő-testület által is elfogadott intézkedési terv végrehajtását ellenőrizte a belső ellenőr. A likviditási terv elkészült, a költségvetési rendeletbe beépítésre került az EU-s forrásból történő fejlesztések bevételei és kiadásai, a költségvetési beszámoló szöveges indokolása is tartalmazza ezeket. A Számviteli politika szabályzatába beépítésre kerültek a hiányzó szabályozási elemek, az ellenőrzési útvonal felülvizsgálatra került az ÁROP szervezetfejlesztési projekt keretében. A kötelezettségvállalások és utalványozások szúrópróbaszerű ellenőrzésekkel kerültek kontrolálásra. A belső ellenőrzési társulás társulási megállapodása módosításra került, stratégiai terv készült, kockázat-elemzés alapján. Az ellenőrzési programok adattartalma kiegészítésre kerültek, a belső ellenőri jelentések a társuláson belül egységes formátumban készülnek évtől olyan számviteli és pénzügyi szoftvert használ az önkormányzat, mely megfelel a kötelezettségvállalások naprakész nyilvántartásához, szabályozott az ellenőrzés, lehetőség van a tesztelésre. Ellenőrzési lista kérhető le, melyből megállapítható, hogy melyik azonosítóval, mikor és milyen műveletet végeztek a rendszerben. A munkaköri leírásokba beépítésre kerültek a FEUVE-ben meghatározottak szerint az értékelési és ellenőrzési feladatok. Az informatikai szabályzat kiegészítésre került a hozzáférési jogosultságok módosítására vonatkozóan. A kötelezettségek megtervezésének szükséges intézményi mutatószám felmérés adatai megalapozottságának hivatali ellenőrzése csak részben valósult meg, melynek leginkább az egyéb feladatok ellátására fordított idő miatt szűkös lehetőségek az okai. Kincstári utóellenőrzés: Humán Szolgáltató Központ:

6 A normatíva ellenőrzések Kerekegyháza település vonatkozásában megtörténtek, a társult településeken szórványosa. A FEUVE rendszer gyengén működik. A szállított személyekkel kapcsolatos nyilvántartások hiányosak voltak (aláírások hiánya). Mivel az elvárt dokumentáció nehézkesen megoldható a gyermekszállításnál, egyéb, elfogadható, egyszerűbb nyilvántartás bevezetését javasolta az ellenőr. A házi segítségnyújtásban a tényleges időráfordítás vezetésre került. A személyi anyagok hiányosságai pótlásra kerültek. A Hivatal és az Intézmény közötti feladatellátásra vonatkozó konzultációs erősíteni szükséges. Iskola: Az iskolai normatívához a létszámkontrollok folyamatosak voltak. A hivatal az ellenőrzést részben teljesítette, ezt erősíteni szükséges. A nyilvántartások pontosságára fokozottan figyelni kell. A FEUVE erősítése minden intézménynél szükséges. Normatíva ellenőrzések erősítése, helyszíni szemlékkel, a társult településeken is. 6. EU-s támogatások ellenőrzése ( DAOP-os pályázatok) Az ellenőrzés időtartama: 10 nap DAOP Városi Örökség: Az e ft értékű pályázat - mely a városi identitás erősítése érdekében a településkép javítását célozta meg lebonyolítása szabályszerűen, a pénzügyi felhasználás és elszámolás a támogatási szerződésnek megfelelően történt. A pénzügyi bizonylatok formai és tartalmi követelményeknek minden esetben megfeleltek. DAOP: Kölcsey és Dózsa Gy. utcák felújítása: a ezer ft értékű pályázathoz az önkormányzat ezer forintot biztosított. A projekt a pályázati kiírásban, a támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelően, a pénzügyi elszámolások szabályszerűsége mellett valósult meg. intézkedés kiadására nem volt szükség. A évi Belső Ellenőrzésről összességében megállapítható, hogy az ellenőrzés az ellenőrzési tervnek megfelelően történt, egy ellenőrzés a bevezetőben ismertetettek alapján nem került végrehajtásra, helyébe informatikai ellenőrzés került. A személyi és tárgyi feltételei továbbra is minimális szinten, de rendelkezésre álltak a vizsgálathoz. Az ellenőrzéseket segítő egyéb tényezők biztosítottak, a társulás rendelkezik a Belső Ellenőrzési Kézikönyvvel, az SZMSZ melléklete tartalmazza az Ellenőrzési Szabályzatot. Az ellenőrzéseket akadályozó tényező nem volt, az intézmények részéről megtett észrevételeket az ellenőrzéssel kapcsolatosan a jelentésbe beépítésre kerültek. A vizsgálat megállapítási segítő szándékúak voltak. Jogellenes magatartás miatt észrevételt nem tett senki, szabálysértési, illetve bűntető eljárást nem kezdeményeztünk. A tapasztalt hiányosságok kiküszöbölésére intézkedési tervek készültek, melyben határidők megadásával, személyek megjelölésével meghatározásra kerültek a hiányosságok kiküszöbölésére tett intézkedések. Az intézkedési tervekben leírtak realizálása utóellenőrzés keretében történik.

7 A belső ellenőrzés kiemelt tevékenység az önkormányzat és intézményei tekintetében. Az ellenőri tevékenység jogszabályoknak megfelelő mennyiségi és minőségi biztosítása érdekében az ellenőrzési napok számának növelése lenne szükséges, hiszen a jogszabályok az önkormányzati tevékenység mind szélesebb körében teszi kötelezővé a belső ellenőrzés rendszerének működtetését. A jelenlegi állami normatíva ennek teljes körű végrehajtását nem teszi lehetővé. Kötelező lenne a közbeszerzések és az összes Uniós pályázat belső ellenőriztetése, de erre sajnos kapacitás hiány miatt nincs teljes körűen lehetőség. Kérem a jelentés megvitatását és annak elfogadását. Kerekegyháza, április 20. dr. Kelemen Márk polgármester /2011. ( IV. 27.) sz. Kth.: Belső ellenőrzési jelentésről és a kapcsolódó intézkedésekről Határozat-tervezet Határozat Kerekegyháza Város Önkormányzatának képviselő-testülete a évi belső ellenőrzésről szóló összefoglaló ellenőrzési jelentést az előterjesztés szerinti változatlan tartalommal elfogadja. Felelős: Verosztáné Csorba Mónika belső ellenőrzési vezető Határidő: azonnal