Előterjesztés a évi belső ellenőrzési terv végrehajtásáról

Átírás

1 Tisztelt Képviselő-testület! Előterjesztés a évi belső ellenőrzési terv végrehajtásáról A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény ( továbbiakban Ötv. ) 92. (10) szerint a polgármester a tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési jelentést, valamint az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenőrzési jelentést - a tárgyévet követően, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg - a képviselő-testület elé terjeszti. Az éves és éves összefoglaló ellenőrzési jelentések a belső ellenőrzés adott évi tevékenységének bemutatását, illetve az ellenőrzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatait tartalmazzák. A tartalmára vonatkozó részletes előírásokat a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26). Korm. rendelet 31. -a tartalmazza. A belső ellenőrzési tevékenységet január 1. naptól a Szécsény Kistérség Többcélú Társulása keretén belül működő belső ellenőrzési társulás által foglalkoztatott belső ellenőrök a képesítésüknek és felkészültségüknek megfelelően látták és látják el. Tisztelt Képviselő-testület A Szécsény és Kistérsége Belső Ellenőrzési Társulás által elkészített a belső ellenőrzési tevékenységről végzett évi ellenőrzési jelentést megtárgyalni és elfogadni szíveskedjenek. Az ellenőrzési jelentés csatolva az előterjesztéshez. Határozati javaslat Szécsény Város Önkormányzat Képviselő-testületének /2009. (..) határozata Szécsény Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a határozat mellékletében foglalt tartalommal elfogadja a évre vonatkozó belső ellenőrzési tevékenységről szóló ellenőrzési jelentést. Felelős: jegyző és a pénzügyi és intézményirányítási osztályvezető Határidő: azonnal Szécsény, április. Bartusné dr. Sebestyén Erzsébet címzetes főjegyző

2 Iktatószám:. Szécsény Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal 3170 Szécsény Rákóczi út 84. Tárgy: Éves ellenőrzési jelentés küldése Tisztelt Cím! A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény 92. -ának (10) bekezdése szerint a polgármester a tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési jelentést, valamint az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenőrzési jelentést - a tárgyévet követően, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg - a képviselő-testület elé terjeszti. Az éves és éves összefoglaló ellenőrzési jelentések a belső ellenőrzés adott évi tevékenységének bemutatását, illetve az ellenőrzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatait tartalmazzák. A tartalmára vonatkozó részletes előírásokat a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26). Korm. rendelet 31. -a tartalmazza. A fentiekre tekintettel küldöm a beszámolóhoz a Szécsény és Kistérsége Belső Ellenőrzési Társulás által elkészített éves ellenőrzési jelentést. Tisztelettel:. Deák Anett belső ellenőrzési vezető Szécsény és Kistérsége

3 Belső Ellenőrzési Társulás ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS A ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉGRŐL A helyi önkormányzatokról szóló többször módosított évi LXV. törvény 92. (10) bekezdése, a Kormány 193/2003.(XI.26.) számú, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló rendeletének 31. -a alapján A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása Tervfeladatok teljesítésének értékelése Szécsény és Kistérsége Önkormányzatainak Többcélú Társulásánál a belső ellenőrzési feladatokat a október 1-jén létrejött Belső Ellenőrzési Társulás látja el, 2 fő belső ellenőr alkalmazásával. Az ellenőrzések lebonyolítására a jóváhagyott éves ellenőrzési munkatervnek megfelelően került sor, a revizorok munkájuk során a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003.(XI.26.) Korm.rendelet rendelkezéseit követték, a belső ellenőrzési kézikönyv mellékleteként csatolt iratmintákat használták. Az ellenőrzési terv, mely a Szécsény kistérséghez tartozó önkormányzatok javaslatainak figyelembe vételével kiegészítve a saját hatáskörben tervezett feladatokkal készült, lefedte a társult önkormányzatok intézményeinek összességét, 6 önkormányzatnál átfogó ellenőrzést, 1 önkormányzatnál utóellenőrzést írt elő, a további intézményeknél cél és témaellenőrzésekre került sor. Terv-módosítás indokai: Szécsény és Kistérsége Önkormányzatainak Többcélú Társulásánál a belső ellenőrzési feladatokat től ig 1 fő belső ellenőr látta el. Az éves belső ellenőrzési munkaterv ugyanezen időszakra 2 fő belső ellenőri kapacitással számolt. A kieső idők miatt előzetes egyeztetések alapján a évi munkaterv érdemi módosítása vált szükségessé, 1 önkormányzatnál az átfogó ellenőrzés helyett kisebb időigényű pénzügyi-szabályszerűségi ellenőrzésre került sor. A módosított tervnek megfelelően a belső ellenőrzés valamennyi évre tervezett vizsgálatot elvégezte, az ellenőrzési jelentéseket elkészítette. A tervben szereplő és a soron kívüli ellenőrzésekre a tervezett revizori időben került sor, azaz terven felüli ellenőrzés nem történt. A évi ellenőrzési tervnek megfelelően az önkormányzatnál az alábbi ellenőrzések végrehajtására került sor: Szécsény Kistérség Közoktatási Intézményfenntartó Társulásnál a normatív hozzájárulások igénylésének és elszámolásának ellenőrzése

4 A Szécsényi Gyermek- és Közétkeztetési Kht. működésének, gazdálkodásának utóellenőrzése A Szécsényi Agro-Help Kht. forrásfelhasználás gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálata Az ellenőrzés személyi feltételeinek megléte A 2 fő belső ellenőr a Szécsény és Kistérségének Önkormányzatainak Többcélú Társulása munkaszervezetének közreműködésében, saját feladatellátásban végzik tevékenységüket. A 2008-as évben személyi változások mentek végbe a társulásánál. A október 1-től foglalkoztatott belső ellenőr május 1-től szülési szabadságot vesz igénybe, a április 1-től foglalkoztatott belső ellenőr a próbaidő leteltével egyidejűleg július 1-től nem kérte munkaviszonyának meghosszabbítását. Helyére újabb főfoglalkozású belső ellenőr felvételére ével került sor. A belső ellenőrök szakmai képesítése megfelel a Ber. 11. (1) bekezdésében foglaltaknak évi képzési terv készült, a revizorok folyamatos továbbképzése biztosított. Az ellenőrök részt vettek az oktatási szervezetek (Struktúra V.S.; Euron;) által meghirdetett szakmai képzéseken, fórumokon. Az ellenőrzés tárgyi feltételeinek megléte A jelentések elkészítésére a Belső Ellenőrzési Társulás Szécsény Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában került sor. A belső ellenőrök CD-jogtárral rendelkeztek, a feladatok ellátásához a Társulás 2 db hordozható számítógépet bocsátott az ellenőrzés rendelkezésére, melyet kizárólag a revizorok használtak. A jelentések és egyéb dokumentációk kinyomtatására, másolatok készítésére már nem a Polgármesteri Hivatal közös nyomtatóját használták, mivel május hónapban saját nyomtatót és internet hozzáférést biztosítottak számukra. Az ellenőrzéseket segítő egyéb tényezők Az ellenőrzés munkáját nagyban segítette az érintett intézmények alkalmazottainak együttműködése, a kért információk, dokumentumok rendelkezésre bocsátása, megfelelő munkakörülmények biztosítása. Az ellenőrzéseket akadályozó egyéb tényezők Az ellenőrzéseket akadályozó tényezők kizárólag a Szécsényi Gyermek- és Közétkeztetési Kht-nál végezett ellenőrzéssel kapcsolatban merültek fel. Az ellenőrzés munkáját nagymértékben megnehezítette a könyvelést végző szerv együttműködésének hiánya, az egyeztetési tárgyalások érdemi meghiúsulása.

5 Ellenőrzések fontosabb megállapításai A Szécsény Kistérség Közoktatási Intézményfenntartó Társulás normatív hozzájárulások igénylésének és elszámolásának vizsgálatával kapcsolatban: Az ellenőrzés a évi beszámolóhoz kapcsolódó normatív állami hozzájárulások igénylését, lemondását kizárólag az érintett időszakok október 1-jei statisztikáihoz hozzárendelhető jogcímeken vizsgálta. Tételesen került ellenőrzésre az óvodai létszám, az óvodába, iskolába bejáró gyermekek létszáma, az iskolai oktatás 1-4. évfolyamán, 5-8. évfolyamán és évfolyamán részt vevő tanulók létszáma, az intézményi társulás óvodájába, iskolájába járó gyermekek, tanulók létszáma, valamint a sajátos nevelési igényű gyermekek, tanulók létszámának alakulása. A további jogcímek ellenőrzésére a évi ellenőrzési munkatervnek megfelelően az elszámolás előtt február hónapban kerül sor. Az intézmények a normatív állami hozzájárulások igénybevételére jogosító feltételekkel rendelkeztek, az igényjogosultságot és annak változását megalapozó egyedi dokumentumokat elkészítették. A közoktatási célú normatív állami hozzájárulások igénybevétele és elszámolása a nevelési-oktatási feladatoknak megfelelő közoktatási statisztikai adatokra és azt megalapozó tanügyi nyilvántartásokra épült. Az igényléshez képest az ellenőrzés csak kisebb eltéréseket tapasztalt, mely részben az összesítő kimutatások, statisztikák, a statisztikát megalapozó tanügyi nyilvántartások pontatlan vezetésének, részben a jogszabályok helytelen értelmezésének tudhatók be. A kisebb hibák kijavítására már az ellenőrzés ideje alatt sor került, a hiányzó dokumentumok meglétéről, ill. a további pontatlanságok megszüntetéséről a februárban folytatódó vizsgálat során győződik meg az ellenőrzés. Az Agro-Help Kht. működésének, forrásfelhasználás gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálatával kapcsolatban: Az Agro-Help Kht. ellenőrzése kapcsán a vizsgálati szempontok között szerepelt a működés, gazdálkodás szabályszerűségének, a pénzkezelés rendjének, valamint a vagyonnal való gazdálkodás vizsgálata. Az Agro-Help Mezőgazdasági Oktató, Termelő és Értékesítő Kht. rendelkezett a működéséhez, gazdálkodásához szükséges szabályzatokkal. A Nógrád Megyei Bíróság, mint Cégbíróság a Közhasznú Társaság cégbejegyzését elrendelte, a cégbírósági végzés az alapító okirattal összhangban jelölte meg a tevékenységi köröket. A feladatok ellátása a tulajdonos és a társaság között megkötött közhasznúsági szerződés keretei között valósult meg. A számvitelről szóló évi C. tv. 14. (3) bekezdés előírásait betartva írásba foglalták a számviteli politikát, a számviteli politika részeként kötelezően elkészítendő szabályzatokat. Az ellenőrzés a szeptember havi pénztárbizonylatokat a hozzájuk kapcsolódó analitikus nyilvántartásokkal, valamint a számviteli bizonylatokkal összefüggésben vizsgálta. Az intézmény a készpénzforgalom folyamatos rögzítéséről gondoskodott, a vizsgált időszakban a könyvviteli nyilvántartásokban elszámolt gazdasági műveletekről, eseményekről kiállított pénztárbizonylatok megfeleltek a számviteli törvény 167. (1) bekezdésében foglalt alaki és tartalmi követelményeknek, a társaság az összeférhetetlenségre vonatkozó előírásokat betartotta. A bevételi és kiadási készpénzmozgásokról pénztárjelentést készítettek, a főkönyvi könyvelést az analitikus nyilvántartások kellően alátámasztják, a vizsgált időszakban a

6 pénztárjelentés szerinti hó végi készpénzállomány a főkönyvi könyveléssel egyezőséget mutatott. Az ellenőrzés a évi beszerzéseket, az értékcsökkenés elszámolását az alapbizonylatokkal, a főkönyvekkel, az egyedi nyilvántartó kartonokkal összefüggésben vizsgálta. Az eszközök nyilvántartása egy számítógépes programmal történik, mely eszközcsoportonként elkülönítve tartalmazza az egyes eszközök bruttó, nettó értékét és az elszámolt értékcsökkenés összegét. Az értékcsökkenés elszámolásánál minden esetben figyelembe vették a jogszabályi előírásokat, az értékcsökkenést havonta a megfelelő leírási kulcsok alapján, időarányosan számolták el. A Szécsényi Gyermek- és Közétkeztetési Kht. működésének, gazdálkodásának utóvizsgálatával kapcsolatban: Az ellenőrzés a konyhai feladatok, az élelmezési tevékenység ellátását a szeptember 1-jétől augusztus 31-éig tartó időszakhoz kapcsolódóan utóellenőrzés keretében vizsgálta. A évben készült ellenőrzési jelentés alapján a vizsgálat által feltárt hiányosságok megszüntetésére, továbbá a hatékonyabb gazdálkodás érvényesülése érdekében intézkedési terv elkészítésére került sor. A Közhasznú Társaság a működéséhez, gazdálkodásához szükséges szabályzatokkal rendelkezett. A számviteli politika részeként kötelezően elkészítendő szabályzatok közül az eszközök és források értékelési szabályzata még mindig nem állt rendelkezésre. Kiemelt jelentőségű, hogy a raktárban tárolt készletekről a mennyiségi nyilvántartás érdekében anyagféleségenként raktári fejlapokat nem vezettek, emiatt a tényleges raktári készletállomány, a kivételezett és beszerzett élelmiszermennyiség alakulása sem volt követhető. A normaszámítás alapját képező tényleges étkezési napok az étkezők nyilvántartásaival egyetlen étkezési csoportban sem mutatott egyezőséget, mely részben a létszámeltéréseknek, részben az önkormányzati rendeletben meghatározott nyersanyagnormától való eltéréseknek köszönhető. Az ügyvezető a készletek beszerzésére a vizsgált időszakban is úgy vállalt felelősséget, hogy a fizetés teljesítéséhez a szükséges fedezettel nem rendelkezett, több esetben a számláknak csak a részteljesítése valósult meg. A tulajdonos részéről előírt intézkedési tervben meghatározták, hogy a raktári készletekről december 31-ei fordulónappal és a tanév befejeztével is leltárt kell készíteni. Az év végi leltárt a vizsgált időszak nem érintette, de észrevételezte az ellenőrzés, hogy a tanév végi leltár elkészítésére nem került sor. A térítési díjakat külön önkormányzati rendeletben meghatározták, a gyermekétkeztetés esetén igényelhető kedvezmények megállapítása a jogszabályi előírásoknak megfelelően történt, a kedvezmények igénybevételéhez a határozatokat elkészítették, a 3 vagy többgyermekes családok vonatkozásában az igazolások rendelkezésre álltak. Az étkezési térítési díjak alapjául szolgáló jelenléti íveket megfelelően vezetik, a térítési díjak befizetéséről minden érintett személyre vonatkozóan számlát állítottak ki, a kiállított számlák megfeleltek a számviteli törvény előírásainak. A szociális étkeztetés normatíva elszámolás alapjául szolgáló igénybevételi napló vezetésére sor került. Megállapítható volt, hogy a vizsgált időszakban a dolgozók foglalkoztatásáról a jelenléti íveket vezették, a munkaszerződések, a bérjegyzékek és a főkönyvi kivonat összhangját megteremtették, a kifizetéseket szabályosan dokumentálták. A járulékfizetés határidőben

7 való teljesítése nem biztosított, mivel a bankkivonatokon egyértelműen látható, hogy a folyószámlán megjelenő összeget az APEH folyamatosan inkasszálja. Az előző vizsgálati időszakra vonatkozóan felvetette az ellenőrzés a különféle szabálytalanságok, a közreműködés hiánya miatt a könyvelés más céggel, más formában való elvégeztetését, melynek a kht évben eleget is tett. Jogellenes magatartások miatt tett jelentések száma Az elvégzett ellenőrzések során nem merült fel büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja. FEUVE javítása érdekében tett javaslatok Az ellenőrzés folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésre vonatkozóan az ellenőrzött intézményeknél javasolta, hogy: az analitikus nyilvántartások egyeztetésére, ellenőrzésére fordítsanak nagyobb gondot, azon területeken ahol az analitikus nyilvántartások hiányoztak a tulajdon védelme érdekében előírta azok vezetését. gondoskodjanak a belső szabályzatok folyamatos aktualizálásáról, kiegészítéséről A vagyon védelme érdekében írják elő a tulajdonossal történő folyamatos egyeztetést A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása A, Javasolt intézkedések felsorolása - A Közoktatási Intézményfenntartó Társulás normatív hozzájárulások igénylésének és elszámolásának vonatkozásában A közoktatási statisztika pontos kitöltése A bejáró gyerekek pontos számbavétel A sajátos nevelési igényű gyermekek megfelelő normatíva jogcímen történő szerepeltetése - Az Agro-Help Kht. működés, forrásfelhasználás gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vonatkozásában A szemétszállítási díjak megállapításánál alkalmazható kedvezmények rendeletekben való pontos rögzítése - A Szécsényi Gyermek- és Közétkeztetési Kht. átfogó ellenőrzésének vonatkozásában Az étkezési térítési díj-kedvezményben részesülők számának pontos meghatározása, a költségvetési törvényben meghatározott naptári naponkénti összesítése Tényleges étkezési napok és ebből következően a norma szerinti nyersanyagköltségek pontos meghatározása

8 Eszközök-források értékelési szabályzatának elkészítése Az egyes élelmiszerfajtákról raktári fejlap (karton) készítése A napi anyag-kiszabási ívek alapján havi anyag-kiszabási ív készítése a mennyiségi egyezőség fennállásának biztosítása érdekében A fenntartó által előírt időszakokra vonatkozó (tanév vége, év vége) leltár elkészítése A szállítói kötelezettség határidőben való teljesítése Járulékfizetési kötelezettség határidőben történő megfizetése A közötti vizsgálati időszakra vonatkozóan a pénztárból és bankszámláról is kifizetett ugyanazon bérek rendezése nem valósult meg, mivel a visszafizetett összeg bizonylata nem került bemutatásra a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi és Intézményirányítási Osztályán Az élelmiszer beszerzésekhez kapcsolódó jogtalan kifizetés bankból és pénztárból is ugyanazon összeg rendezése nem történt meg Az előző vizsgálati időszakban már folyamatban lévő elszámolásra kiadott készpénz rendezése nem valósult meg, az elszámolás alapjául szolgáló szerződést nem mutatták be a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi és Intézményirányítási Osztályának A pénzügyi és likviditási helyzet folyamatos figyelemmel kísérése érdekében, havonta a leadott számlák fizetési határidejének napjáig köteles az elmúlt havi könyvelési anyagot, bevételek, kiadások alapbizonylatait, a bankkivonatot, pénztárjelentést, szállítói analitikát ellenőrzésre átadni a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi és Intézményirányítási Osztályának, mely egyetlen esetben sem valósult meg B, Javasolt intézkedések végrehajtásának státusza Az ellenőrzés által észrevételezett kisebb hiányosságok kijavítására már a vizsgálat időpontjában sor került. A megismerési záradékokat határidőben visszaküldték, az intézkedési tervek elkészítéséről és annak ellenőrzéshez való eljuttatásáról nem gondoskodtak. C, Javaslatok hasznosulásának tapasztalatai Az ellenőrzés megállapításai és javaslatai hatékonyan szolgálták az ellenőrzött egységeknél előforduló hibák és hiányosságok ismétlődésének kiküszöbölését, a szabályszerű működés jövőbeni biztosítását. Ahol az ellenőrzés nem tárt fel hibát, ott megerősítést nyertek arról, hogy munkájukat a jogszabályi előírásoknak megfelelően végzik. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A évi ellenőrzések során nagyobb gondot kell fordítani a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítésének, működésének, jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelésének vizsgálatára. További feladatot jelent az ellenőrzési körbe tartozó szervezetek kockázatelemzésen alapuló ellenőrzési rangsorának kialakítása, a kockázatok felmérése, értékelése.

9 Gondoskodni kell az önkormányzat által alapított és fenntartott valamennyi költségvetési szerv vizsgálatára és a javaslatok hasznosulásának értékelésére utóvizsgálat keretében. Törekedni kell a folyamatos kommunikáció kialakítására az intézmények és a belső ellenőrzés között. Szécsény, január 27. P.H. Összeállította:.. Deák Anett belső ellenőrzési vezető