E L Ő T E R J E S Z T É S Szécsény Város Önkormányzata évi belső ellenőrzési tervének módosítására

Átírás

1 Sürgősségi javaslat E L Ő T E R J E S Z T É S Szécsény Város Önkormányzata évi belső ellenőrzési tervének módosítására Készült: Szécsény Város Önkormányzata Képviselő-testületének december 17-i ülésére Előterjesztő: Dr. Bagó József jegyző Készítette: Páris Marianna belső ellenőrzési vezető Tisztelt Képviselő-testület! Szécsény Város Önkormányzata Képviselő-testülete 242/2013.(X.29.) számú határozatával fogadta el Szécsény Város Önkormányzata évi belső ellenőrzési tervét a Bkr. 32. (4) bekezdése értelmében, mely szerint a helyi önkormányzatok esetében az éves ellenőrzési tervet a képviselő-testület a tárgyévet megelőző év december 31-ig hagyja jóvá. A belső ellenőrzési terv elfogadását megelőzően az önkormányzat nem rendelkezett stratégiai ellenőrzési tervvel, azonban a belső ellenőrzi vezető kockázatelemzés alapján elkészítette az önkormányzat évekre vonatkozó stratégiai ellenőrzési tervét (továbbiakban stratégiai ellenőrzési terv), mely a képviselő-testület elé beterjesztésre került. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) kormányrendelet (továbbiakban: Bkr.) 31. (1)-(3) bekezdése értelmében a belső ellenőrzési vezető - összhangban a stratégiai ellenőrzési tervvel - összeállítja a tárgyévet követő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervet. Az éves ellenőrzési tervnek a stratégiai ellenőrzési tervben és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokon kell alapulnia. A stratégiai ellenőrzési terv elkészítésével és képviselő-testület elé terjesztésével egyidejűleg így szükségessé válik az önkormányzat évi belső ellenőrzési tervének módosítása, illetve kiegészítése az alábbiak miatt: az éves belső ellenőrzési terv a stratégiai ellenőrzési tervben meghatározott célokhoz igazodjon, a kockázatelemzés alapján beazonosított magas kockázati tényezőjű rendszerek az ellenőrzés hatókörébe kerüljenek, a belső ellenőrzési terv a Bkr.-ben meghatározott tartalmi elemekkel kerüljön kiegészítésre (ellenőrzés célja, tárgya, terjedelme, módszere, beazonosított kockázatok, ellenőrzés típusa, erőforrás szükséglet, kapacitás felmérés). a évi belső ellenőrzési terv alapján a Szécsényi AGRO-HELP gyermekétkeztetés nyilvántartásának és elszámolásának megfelelősége tárgyában az ellenőrzés lefolytatásra került, melyet a évi belső ellenőrzési terv is tartalmaz. A évi tervből ezért az ellenőrzés törlésre került, ugyanakkor indokolt beiktatni a szervezetnél utóvizsgálatot az ellenőrzés által feltárt hiányosságok megszüntetésének és a javaslatok hasznosulásának megállapítására.

2 2 A Kubinyi Ferenc Múzeum és Krúdy Gyula Könyvtár belső ellenőrzése a évi terv alapján folyamatban van, ezért a évi belső ellenőrzési tervbe nem került beépítésre a szervezet ellenőrzése. A Szécsényi Városüzemeltetési -nél két témában került ellenőrzés beiktatásra, melynek összevonása indokolt, mivel a társaság gazdálkodásának vizsgálata kiterjed a szemétszállítási díjak nyilvántartásának és a kintlévőségek behajtásának vizsgálatára is. A tervben meghatározott ellenőrzések illeszkednek a stratégiai ellenőrzési tervben foglaltakhoz, azonban a terv kiegészítésre kerül a jogszabályi kötelezettségen alapuló közbeszerzési tevékenység ellenőrzésével és a ongazdálkodás szabályszerűségének ellenőrzésével, mely magas kockázata miatt élvez ellenőrzési prioritást. A stratégiai ellenőrzési terv értelmében a belső ellenőrzési tevékenység ellátása belső ellenőr határozott időre történő foglalkoztatásával bevonásával történik, így az ellenőrzések várható idejének meghatározása jelenleg nem lehetséges, ezért az ellenőrzések várható ideje törlésre kerül. Ugyanakkor a évi belső ellenőrzési terv kiegészül az ellenőrzések erőforrás szükségletével (ellenőrzési nap). A kapacitásszükséglet (melléklet 1. számú függeléke) tanácsadói tevékenységre és a soron kívüli ellenőrzésekre tartalékidőt nem tartalmaz, annak felmerülése esetén az éves ellenőrzési terv módosítása szükséges, illetve csak az éves ellenőrzési terv végrehajtásához tervezett kapacitásszükséglet került meghatározásra, a rendelkezésre álló kapacitás nem, mivel a tevékenység ellátásának keretei még nem meghatározottak. Kérem a tisztelt Képviselő-testületet az előterjesztés megtárgyalására, és a mellékelt határozati javaslat elfogadására! Szécsény Város Önkormányzata Képviselı-testületének../2013.(...) határozata Határozati javaslat Szécsény Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a határozat melléklete szerint jóváhagyja Szécsény Város Önkormányzata évi belső ellenőrzési tervének módosítását. A Képviselő-testület utasítja a jegyzőt, hogy az éves tervben foglaltak végrehajtását folyamatosan kísérje figyelemmel, és szükség szerint tegyen javaslatot a módosításra vonatkozóan Határidő: december 31. Felelős: Jegyző Szécsény, december 12. Dr. Bagó József jegyző

3 3 1. Módosítás Melléklet Szécsény Város Önkormányzata Képviselő-testülete a évre vonatkozó belső ellenőrzési tervét az alábbiak szerint elfogadja. szövegrész az alábbiak szerint módosul: Szécsény Város Önkormányzata évi belső ellenőrzési terve 2. Módosítás i tervből törlésre kerülő szövegrészek áthúzott betűvel kerülnek jelölésre. i terv kiegészítő szövegrészei félkövér betűvel kerülnek kiemelésre. So r Ellenőrzendő szervezet 1. Szécsényi Városüzemeltetési Ellenőrzendő terület A szemétszállítási díj nyilvántartásának és a kintlévőségek behajtásának ellenőrzése Ellenőrzés típusa Ellenőrzés várható ideje Erőforrás szükséglet január Szécsény és Térsége Humánszolgáltató Központ Szécsényi AGRO-HELP Mezőgazdasági Oktató, Termelő és Értékesítő Szécsény Város Önkormányzata 5. Szécsényi Városüzemeltetési Szécsényi Közművelődési Szécsényi AGRO-HELP Mezőgazdasági Oktató, Termelő és Értékesítő Szécsény Város Önkormányzata A normatív támogatások elszámolása, gondozási naplók vezetése Gyermekétkeztetés, hadigondozottak étkeztetése Start közmunka program A társaság gazdálkodásának vizsgálata, különös tekintettel a szemétszállítási díj nyilvántartásának és a kintlévőségek behajtásának ellenőrzésére Gépjármű használat A társaság gazdálkodásának vizsgálata Civil szervezetek támogatásának vizsgálata által feltárt hiányosságok megszüntetésnek és a javaslatok hasznosításának vizsgálata Közbeszerzési tevékenység szabályszerűsége Vagyongazdálkodás szabályszerűsége Átfogó rendszerellenőrzés pénzügyi Átfogó rendszerellenőrzés pénzügyi utóvizsgálat február 3 nap március április 10 nap június 9 nap augusztus 3 nap szeptember 9 nap október 4 nap 2 nap 9 nap 7 nap 3. Kiegészítés az alábbi táblázatokkal:

4 A évi belső ellenőrzési terv a stratégiai ellenőrzési terv és az azt megelőző kockázatelemzés figyelembe vételével készült. A kockázatelemzés alapján prioritást jelentő ellenőrzési területek, folyamatok: közbeszerzési tevékenység, támogatások felhasználása, onhasznosítás, bizonylati rend és fegyelem, belső kontrollrendszer, pénzügyi rendelkezési jogkörök gyakorlása, dologi és felhalmozási kiadások felhasználása, számviteli elszámolása. Az intézmények és gazdasági társaságok esetében az alábbi szervezetek gazdálkodási folyamatai jelentenek prioritást az ellenőrzés szempontjából: Szécsényi Városüzemeltetési Szécsényi AGRO-HELP Kft. Szécsényi Közművelődési Kft. Kubinyi Ferenc Múzeum és Krúdy Gyula Könyvtár re vonatkozó stratégia (ellenőrzés célja, módszere, típusa Szécsényi Városüzemeltetési : Az alapító okirat szerint végzett szakmai feladatok és a költségvetési gazdálkodást jellemző folyamatok együttes, egymással összefüggésben való átfogó vizsgálata, különös tekintettel a hulladékszállítás, kezelés közszolgáltatás tevékenység ellátására. Tárgya: Szakmai feladatok ellátásának, gazdálkodás szabályozottságának és szabályszerűségének, gyakorlattal való összhangjának megállapítása, a tervezésnek, az üzleti terv végrehajtásának, beszámoló készítésének, a rendelkezésre álló erőforrásokkal (létszám, személyi juttatás, eszköz) való gazdálkodás hatékonyságának és eredményességének vizsgálata, likviditás értékelése. Terjedelme: Alapító okirat, belső szabályzatok, munkaköri leírások összhangja, üzleti terv, analitikus, főkönyvi nyilvántartások, beszámoló, üzleti jelentés megfelelősége,mérleg leltárral való alátámasztása, a pénzkezelési folyamatok, bizonylati rend és fegyelem szabályszerű működése, munkaszerződések, munkaügyi nyilvántartások megléte, követelésállomány nagyága, csökkentése érdekében tett intézkedések megfelelősége. Belső kontrollok működése. Módszer: Dokumentumok és nyilvántartások vizsgálata, folyamatok megismerése, interjú, bizonylatok mintavételes kiválasztása, pénztárrovancs. Időszak: évek szabályozatlan feladatellátás, bevételek elmaradása, kontrollálatlan kiadások, jogszabályi környezet változására való lassú reagálás, hiányos információ és adatszolgáltatás, kevésbé hatékony feladatellátás, gazdálkodásban rejlő hibák feltáratlanok, nem áll rendelkezésre szakképzett munkaerő, rendszerellenőrzés ellenőrzési nap

5 5 re vonatkozó stratégia (ellenőrzés célja, módszere, típusa Szécsényi Közművelődési : Az alapító okirat szerint végzett szakmai feladatok és a költségvetési gazdálkodást jellemző folyamatok együttes, egymással összefüggésben való átfogó vizsgálata, különös tekintettel a bevételi lehetőségek feltárásának megfelelőségére. Tárgya: Szakmai feladatok ellátásának, gazdálkodás szabályozottságának és szabályszerűségének, gyakorlattal való összhangjának megállapítása, a tervezésnek, az üzleti terv végrehajtásának, beszámoló készítésének, a rendelkezésre álló erőforrásokkal (létszám, személyi juttatás, eszköz) való gazdálkodás hatékonyságának és eredményességének vizsgálata, likviditás értékelése. Terjedelme: Alapító okirat, belső szabályzatok, munkaköri leírások összhangja, üzleti terv, analitikus, főkönyvi nyilvántartások, beszámoló, üzleti jelentés megfelelősége,mérleg leltárral való alátámasztása,, a pénzkezelési folyamatok, bizonylati rend és fegyelem szabályszerű működése, munkaszerződések, munkaügyi nyilvántartások megléte, bevételek alakulása, összetétele, a működési költségek összetétele, csökkentésre tett intézkedések.. Belső kontrollok működése. Módszer: Dokumentumok és nyilvántartások vizsgálata, folyamatok megismerése, interjú, bizonylatok mintavételes kiválasztása, bevételek és költségek összetételének elemzése,pénztárrovancs. szabályozatlan feladatellátás, feltáratlan bevételi lehetőségek, bevételek elmaradása, kontrollálatlan kiadások, a feladatellátás szervezeti kereteinek fenntarthatósága, kihasználatlan infrastruktúra, hiányos információ és adatszolgáltatás, új szervezet, ellenőrzés hiánya, gazdálkodásban rejlő hibák feltáratlanok, csak időlegesen áll rendelkezésre szakképzett munkaerő, rendszerellenőrzés ellenőrzési nap Szécsényi AGRO-HELP : annak megállapítása, hogy az előző évben lefolytatott pénzügyi- ellenőrzés során tett megállapítások, javaslatok hogyan hasznosultak. Tárgya: Intézkedési tervben foglaltak végrehajtásának, a javaslatok hasznosulásának, az adatszolgáltatás megfelelőségének felülvizsgálata. Terjedelme: Intézkedési terv, végrehajtott intézkedések, új szabályzatok, folyamatok, keletkező dokumentumok. Módszer: Intézkedési terv végrehajtásának nyomon követése. Időszak: évek intézkedési terv nem kerül végrehajtásra, hibák nem kerülnek kijavításra, javaslatok nem hasznosulnak, utóvizsgálat ellenőrzési nap

6 6 re vonatkozó stratégia (ellenőrzés célja, módszere, típusa Szécsény és Térsége Humánszolgáltató Központ : annak megállapítása, hogy a normatív támogatások igényléséhez és elszámolásához szolgáltatott adatok megbízhatóak-e és az előírásoknak megfelelően dokumentáltak-e. Tárgya: a normatív támogatások igénylését és elszámolását megalapozód dokumentumok megfelelősége, hiánytalansága. Terjedelme: alapító okirat, szakmai program, működési engedély, megállapodás összhangja, jogszabályok által előírt nyilvántartások vezetésének szabályszerűsége, adattartalmának helytállósága. Módszer: dokumentumok vizsgálata, nyilvántartások tételes ellenőrzése. jogosulatlan támogatás igénylés, kamatfizetés veszélye, megalapozatlan adatszolgáltatás, hiányosan vezetett nyilvántartások, jogszabályok helytelen értelmezése, ellenőrzés ellenőrzési nap Szécsény Önkormányzata Város : annak megállapítása, hogy a kistérségi startmunka program támogatásai szabályszerűen és célszerűen kerültek-e felhasználására és a kialakított szervezeti rendszer mennyire segítette elő a támogatás hatékony és ésszerű felhasználását, biztosította-e az elszámolások megfelelőségét. Tárgya: Támogatási megállapodásokban foglaltak teljesülése, releváns nyilvántartások (munkaügyi és számviteli) megléte, az elszámolások megfelelősége, dokumentáltsága, a felhasznált támogatás célszerűsége, hatékonysága, a szervezeti keretek megfelelősége, a kialakított ellenőrzési nyomvonal értékelése. Terjedelme: a támogatás kezelésével foglalkozó szervezeti keretek (egység )kialakításának célszerűsége, a támogatás igénylésének és elszámolásának folyamata (folyamatszabályozása) és dokumentumai, döntési és felelősségi hatáskörök érvényesülése, a támogatás kezelésének számviteli elkülönítése, a támogatás felhasználás eredményessége, az elért célok értékelése. Módszer: releváns megállapodások megismerése, nyilvántartások, bizonylatok, dokumentumok szúrópróba szerű ellenőrzése, feladatteljesítésről készített beszámolók megismerése. Időszak: évek nem megfelelő szervezeti keretek, határidők elmulasztása, támogatás visszafizetés, nem összehangolt feladatellátás, együttműködés hiánya, célszerűtlen forrásfelhasználás, támogatásban rejlő lehetőségek kihasználatlansága, ellenőrzési tapasztalat hiánya, a támogatás kezelésével foglalkozók tapasztalatának hiánya, ellenőrzés ellenőrzési nap

7 7 re vonatkozó stratégia (ellenőrzés célja, módszere, típusa Szécsény Önkormányzata Város : annak megállapítása, hogy az önkormányzat közbeszerzési tevékenysége szabályozott-e és a közbeszerzési eljárások lebonyolítása, megfelel-e a jogszabályi előírásoknak. Tárgya: Közbeszerzési kötelezettség vizsgálata, a közbeszerzés szabályozottsága, a dokumentációk tartalmának megfelelősége, eljárások szabályszerűsége, döntési jogkörök érvényesülése. Terjedelme: Közbeszerzési terv, szabályzat, ellenőrzési nyomvonal, statisztikai összegzés, dokumentumok, képviselő-testületi és bizottsági döntések, szerződések, eljárások. Módszer: Dokumentumok és döntések vizsgálata, egy szúrópróba szerűen kiválasztott közbeszerzési eljárás dokumentumainak tételes vizsgálata. kiadási előirányzat-felhasználás hatékonyságának csökkenése, jogszabályok figyelmen kívül hagyása, belső kontrollok és szabályozás hiánya, nem rögzített feladat ás hatáskörök, döntési jogosultságok, ellenőrzési tapasztalat hiánya, téves jogszabályi értelmezés, egybeszámítási szabályok figyelmen kívül hagyása ellenőrzés ellenőrzési nap : annak megállapítása, hogy a dologi kiadások előirányzatán belül a gépjármű üzemeltetés kiadásainak felhasználása a belső szabályzatokkal összhangban történik-e, érvényesülnek-e a pénzgazdálkodási jogkörök és működik-e a bizonylati rend és fegyelem. Tárgya: a kiadási előirányzat felhasználás szabályozottsága, a kifizetések szabályszerűsége, pénzgazdálkodási jogkörök működése,szabályozással való összhangja, bizonylati rend, ellenőrzési nyomvonal releváns folyamatinak vizsgálata. Terjedelme: releváns szabályzatok, menetlevelek, elszámolások, kacsolódó bizonylatok. Módszer: Szabályzatok, dokumentumok megismerése, bizonylatok szúrópróba szerű ellenőrzése, szabályozás és gyakorlat összhangjának értékelése. belső kontrollok hiánya, gyenge folyamatszabályozás, indokolatlan forrásfelhasználás, ellenőrzési tapasztalat hánya, nem kellően dokumentált előirányzatfelhasználás, pénzügyi ellenőrzés ellenőrzési nap

8 8 re vonatkozó stratégia (ellenőrzés célja, módszere, típusa :Vagyongazdálkodás szabályozottságának, szabályszerűségének és eredményességének vizsgálata. Tárgya:Vagyon működtetésével kapcsolatos szabályzatok, rendeletek jogszabályokkal való összhangja, ongazdálkodás szabályszerűsége, az ellenőrzési nyomvonal megfelelősége, a gazdálkodás eredményessége. Terjedelme: Rendeletek, szabályzatok összhangja, döntéshozatal folyamata, döntési jogkörök érvényesülése, nyilvántartások megléte, a szerződéskötések szabályszerűsége, a nyilvántartások egyezősége, a on változásának értékelése az elmúlt 4 év alatt. Módszer: A hatályos rendeletek és belső szabályzatok tételes vizsgálata, ont érintő szerződések és nyilvántartások szúrópróba szerű ellenőrzése. Időszak: évek nem összehangolt belső szabályozás, nem egyértelmű hatáskörök, a szabályozás egyes elemeinek figyelmen kívül hagyása, ellenőrzési tapasztalat hánya, belső kontrollok hiánya ellenőrzési nap : annak megállapítása, hogy a civil szervezeteknek nyújtott támogatások megítélése és a támogatások elszámolása a helyi normák betartásával történik-e. Tárgya: Releváns rendeletek szabályozása, támogatási szerződések tartalmi megfelelősége, számadási (pénzügyi,szakmai) kötelezettség előírása, képviselő-testületi, bizottsági döntések megléte, elszámolások vizsgálata, közzététel biztosítása, a nyújtott támogatás cél szerinti felhasználása. Terjedelme: A döntési jogosultságok és folyamatszabályozás ellenőrzése, a támogatási szerződések és elszámolások tételes vizsgálata. Módszer: dokumentumok megismerése a szabályozás egyes elemeinek figyelmen kívül hagyása, ellenőrzési tapasztalat hiánya, belső kontrollok hiánya, nem készül szakmai beszámoló ellenőrzési nap Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges kapacitás meghatározását a függelék tartalmazza.

9 9 Függelék Srsz. Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges kapacitás megállapítása 1. Naptári napok száma Megnevezés 2. Kieső munkaidő 3. Fizetett ünnepek, munkaszüneti napok 4. Fizetett szabadság (átlagos) 5. Átlagos betegszabadság Átlagos munkanapok száma / fő Létszám (fő) Ellenőri napok száma összesen (Átlagos munkanapok száma Létszám) 6. Nettó munkaidő (rendelkezésre álló kapacitás): 7. Tervezett ellenőrzések végrehajtása Soron kívüli ellenőrzés 0 9. Tanácsadói tevékenység Képzés Egyéb tevékenység kapacitásigénye Összes tevékenység kapacitásigénye: Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges: Tartalékidő 15. Külső szakértők (speciális szakértelem) igénybevétele 16. Ideiglenes kapacitás kiegészítés ( által)