Vezetői Információs Rendszerek Bemutatkozás: Biczó Zoltán okl. gépészmérnök okl. gazdasági mérnök MBA pénzügy és gazdaság szakirány MBA menedzsment szakirány okl. rendszerszervező Elérhetőségek: biczo.zoltan@pentatrade.hu Tel.: 96519110
Vezetői Információs Rendszerek -Mennyi? -Harminc. - Mi harminc, aranyoskám? -Miért, mi mennyi?
Rendszer fogalma A rendszer egymással kölcsönhatásban álló elemek komplexuma. (Bertalanffy L.: General Systems Theory, 1979.) A rendszer közös ismérv alapján összetartozó, egymással meghatározott kapcsolatban lévő elemek körülhatárolt csoportja.(bogdán Gábor) A rendszer egymással szemantikailag összefüggő, egymásra kölcsönösen ható elemek meghatározott struktúra alapján szerveződő, alrendszerekből, mint kisebb egységekből álló komplexuma.(raffai Mária)
Rendszerek működése A rendszerek működése az alábbi tényezők eredőjeként jön létre. Bemenet:a környezet hat a rendszerre, a bemeneti érték a környezeti hatás jellemző mértéke. Kimenet: a rendszer hat a környezetére, a kimeneti érték a környezetre való hatás jellemző mértéke. Működési mód: ahogyan a kimenet a bemenetek alapján transzformációval (általa determinált módon) létrejön. A működéshez legalább egy bemenet és egy kimenet szükséges, számuk elvileg végtelen lehet.
Rendszerek leírása, modellezése, kiépítése A rendszerek ismertetésének, leírásának módja az alábbi négy tényező kifejtését jelenti: Cél:a rendszer teljesítmény késztetője / értékmérője. (cél a vevői elvárásoknak való megfelelés, mutató a vevői elégedettség) Környezet:az a jelenséghalmaz, amelyre a rendszernek befolyása már nincs, de hatása determinisztikus a rendszer céljaira (minden, ami a rendszeren kívül van, pl. piaci szabályozók, műszaki szabványok)
Rendszerek leírása, modellezése, kiépítése Erőforrások:azon eszközök, melyek a rendszeren belül helyezkednek el és amelyeket a rendszer működése során felhasznál (azon tényezők, melyeket a rendszer környezetétől függetlenül, szabadon válogathat és változtathat meg) (emberi erőforrások, az infrastruktúra, a munkakörnyezet, az információk, a természeti és pénzügyi erőforrások) Alkotóelemek:a rendszert jellemző és a rendszer érdekében létrejövő műveletek halmaza (értelmezve vannak a rendszer erőforrásainak működtetésére és a környezettel való együttműködésre egyaránt) (a vezetőség felelőssége, erőforrás-gazdálkodás, termék/szolgáltatás előállítása, mérés, elemzés, fejlesztés)
Folyamat fogalma A folyamat: egy vagy több tevékenység, amely értéket növel úgy, hogy egy bemenetkészletet átalakít a kimenetek készletévé (javakká vagy szolgáltatásokká) egy más személy (a vevő, ill. felhasználó) számára, emberek, módszerek és eszközök felhasználásával (Wesner, Hiatt, Trimble1994. és E. H. Melan 1993.) A folyamat egy strukturált, mérhető tevékenységsor, melynek célja egy adott termék vagy szolgáltatás előállítása adott fogyasztó vagy piac számára. A folyamat a munkatevékenységek speciális sorrendje, kezdő és végponttal, világosan meghatározott bemenetekkel és kimenetekkel, idő és térbeli tényezőket figyelembe véve, azaz a minőség struktúrája. (T. H. Davenport 1996.)
Folyamatok leírása Általánosságba egy adott folyamat leírása az alábbi hét kérdésre adandó válaszok szisztematikus kifejtését jelenti: KI: tisztázott felelősség, hatás-, és jogkörök kompetenciákkal rendelkező, jogosult és motivált munkatársak MIT: azonosított és definiált inputok / outputok MIVEL: felügyelt, karbantartott eszközpark akkreditált műszerpark
Folyamatok leírása MIKOR: eljárásokkal szabályozott fő és részfolyamatok output igények HOL: a szervezet jogosítványai / kiterjedése által lehatárolt területen HOGYAN: eljárásokkal szabályozott fő és részfolyamatok MIÉRT: cél - stratégia - minőségpolitika
Folyamatok leírása A folyamat akkor definiált, ha meghatároztuk: a kezdő-, és végpontját, tevékenységeit, a döntési pontokat, az egyes tevékenységek felelősét, résztvevőit, szükséges inputjait, outputját, a döntési pontokon a döntéshozókat, az információszolgáltatási kötelezettséget
A gazdálkodó szervezet Szervezetemberek közös tevékenysége révén kialakult társadalmi formáció. Rendelkezik valamilyen céllal. A cél elérése érdekében mozgósít. Törekszik arra hogy hosszabb időn keresztül fennmaradjon. A vállalatolyan szervezet, amelyben az emberek tevékenysége a fogyasztók igényeit kielégítő termékek és szolgáltatások nyereséges előállítására irányul. A szervezetnek hatékonyan kell működni, ez magával hozza az irányítás szükségességét, amelyben vizsgáljuk, hogy a cél elérése és a fennmaradás biztosítható-e? Az ellenőrzést és az eredmények értékelését visszacsatolás követi. Ezekben a szervezetekben elkülönül a végrehajtó és irányító munka, az alkalmazottak és menedzserek szerepe.
A vállalat dimenziói A vállalat dimenziói: - Statikus képe - Dinamikus képe - Információ áramlás, képe
Szervezetek jellemzői Munkamegosztás:a folyamatok feladatokra bontása és a feladatok egységekhez rendelését értjük. A munkamegosztás kialakítható: - Funkciók (feladatok) - Termékek - A vevők - A földrajzi régiók alapján - (egydimenziós-több dimenziós szervezet) Hatáskörmegosztás:- egyvonalas vagy többvonalas Egyvonalas irányítás ha egy egységet (embert) csak egy felsőbb szint utasíthat, többvonalas pedig akkor ha több is. Koordináció:-technokratikus-strukturális-személyorientált
Szervezetek jellemzői Strukturális eszközök: szervezeti hierarchia, aláfölérendeltség, mindenkinek van főnöke, aki utasítja és akinek jelentést kell tennie Technokratikus eszközök: szabályok, szabályzatok, eljárások, tervek, menetrendek, költségkeretek, pénzügyi tervek, elszámoló árak, ügyrendek, munkavédelmi, tűzvédelmi, minőségbiztosítási, dokumentumkezelési szabályzatok stb. Személyorientált eszközök: konfliktusfeloldás, szervezeti kultúra, belső értékrend, képzés
Szervezet jellemzői A szervezetek szerkezetének kialakítása, egyes elemeinek összekapcsolására több lehetőség van. Centralizáció- decentralizáció A centralizáció biztosítja az egységes vezetői akarat érvényesítését, az erőforrások racionális hasznosítását. A decentralizáció a hatáskörök leadása előnyös a munkával való elégedettség, a teljesítmény, a kreativitás és az elkötelezettség növelése szempontjából, ugyanakkor fokozza a rövidlátás veszélyét, együttműködési nehézségeket és belső konfliktusokat okoz A hierarchia nagysága A hierarchia nagysága variálható, lapos vagy soklépcsős szervezetet hozunk létre A lapos szervezetek könnyebben decentralizálhatók,hierarchikus szervezetek centralizációra hajlamosak
Szervezet jellemzői Az utasítások egységessége Azt jelenti, hogy mindenkinek csak egy fölérendeltje lehet. A szolgálat út biztosítja, hogy az utasítások lefelé ill. az információk felfelé minden egységet elérjenek.
Tipikus szervezeti formák Lineáris szervezeti forma
Tipikus szervezeti formák Törzsegységi szervezeti forma
Tipikus szervezeti formák Funkcionális szervezeti forma
Tipikus szervezeti formák Divízionálisszervezeti forma
Tipikus szervezeti formák Mátrix szervezeti forma
Szervezet régi Vezérigazgató Cement div. vezető Beton Divízió vezető Pénzügy Kontrolling Minőségbiztosítás Nyugat Közép Kelet Üzleti egység Telepek
Szervezet Új Vezérigazgató Keverő telepek Cementgyárak Kereskedelem Logisztika Központi diszpécser Termelés Pénzügy kontrolling Minőségbiztosítás
Menedzsment funkciók
Menedzsment funkciók Tervezés:a szervezet jövőbeli működésére vonatkozó célokat határozza meg és dönt a szükséges tevékenységekről és erőforrásokról, azaz arról, hogy kinek, mit, mikorra, milyen eszközök felhasználásával és sorrendben kell megtennie. Szervezés:az elvégzendő feladatok és az azokat elvégző emberek és egyéb erőforrások csoportosítása, elrendezése és összekapcsolása, annak érdekében, hogy az érintettek a legeredményesebben tudják elvégezni a munkát Irányítás: a beosztottak tevékenységének ellenőrzését, a szervezeti célok megvalósulását és az esetleg szükséges korrekciók végrehajtását jelentik Vezetés:a szervezeti tagok viselkedésesnek tudatos befolyásolását jelenti, annak érdekében, hogy azok a meghatározott célok elérése érdekében tevékenykedjenek.
A Vállalat Tevékenységi Rendszere - Üzleti folyamatok - Ellátási lánc - Értéklánc
Értékteremtés Klasszikus megközelítés: a vállalati működés követi a funkcionális felosztás logikáját. Ebben az esetben egy a munkamegosztásban létrejövő, a vállalat alapvető céljának megvalósításában egymáshoz közelálló szerepet betöltő tevékenységcsoport azaz funkció képezi a vállalati vizsgálatok tárgyát. Igyalakult ki a marketing, humán erőforrás menedzsment, vállalati pénzügyek, termelésmenedzsment és logisztika. Ma már a hangsúly a vállalati működés másik kiemelkedő egységére a folyamatrahelyeződik át. A vállalati működés folyamatalapú megközelítése során az egyes összetartozó tevékenységeket az általuk érintettjeik számára létrehozott érték mentén határozzuk meg. Az érintettek közül kiemeljük a fogyasztót és a vevő számára létrehozott értékre koncentrálunk.
Értéklánc Porter1985
Értékteremtő folyamatok Alapfogalmak Fogyasztói igény, olyan igény amelyet a gazdaság szereplői nem saját szervezetükön belül végzett munkával és nem is közösségi intézmények útján kívánnak kielégíteni. Termék iránt igény alakul ki a piacon, azaz a fogyasztó képes és hajlandó fizetni a termékért. Fogyasztói érték a fogyasztó szubjektív véleménye, arról, hogy a termék milyen mértékben felel meg a várakozásainak. Tényezői: használati, hely és idő. Hatékonyság, egy adott üzleti tevékenység, mennyiben segíti a fogyasztók igényeinek kielégítését és mennyiben járul hozzá a vállalat nyereségességéhez.
Értékteremtő folyamatok
Értéklánc, ellátási lánc Értékláncalatt a vállalati tevékenységek értékalkotó összekapcsolását értjük Ellátási lánc a gyártás és az ellátás egyes elemeit a nyersanyagtól a végső felhasználóig összekötő lánc, általában több vállalat egymáshoz való kapcsolódása áll a központba de lehet belső ellátási láncról is beszélni. Készletek, mindazokon a pontokon ahol az áramlások térben és időben vagy szervezeti okok miatt megszakadnak, készletek képződnek, fizikai vagy gazdasági okokból.
A Vállalat Tevékenységi Rendszere Tervezés A stratégiai célok és az elérésükhöz szükséges eszközök meghatározása. Stratégiai terv: - A legfőbb célok és változtatásuk szabályai - A tevékenység keretei és ezek változtatásának szabályai - A célokhoz vezető fő tevékenységi sorozatok, akciók Üzleti terv: Előre elkészített, terv adott időszakra, árbevételre, eredményre, kiadásra, költségekre vonatkozóan.
A Vállalat Tevékenységi Rendszere Marketing A vállalat működését a fogyasztói igényekre orientáltan integrálja, abból a célból,hogy a vállalat a fogyasztói számára elfogadható termékkel jelenjen meg a piacon. - Konkretizálni kell a fogyasztói szükségleteket - Elemezni kell a versenyhelyzetet, a versenytársakat, és - El kell érnie, hogy a fogyasztó a versenytársakkal szemben az adott vállalatot, annak termékét válassza - A legújabb idők trendje a tömeges személyre szabás. - Pld. Rózsaszín, telefon, notebook stb. - Pld CRM rendszerek
A Vállalat Tevékenységi Rendszere Innováció A vállalat új, nagyobb értéket ad át a fogyasztónak. pld szakértői rendszerek
A Vállalat Tevékenységi Rendszere Emberi erőforrás- gazdálkodás Feladata: megfelelő munkahelyi követelmények meghatározása és a munkavállalók igényeivel való összehangolása., - Munkaerő szükséglet meghatározása - Munkaerő alkalmazása: felvétel és elbocsátás - A munkavégzés fejlesztése, munkaszervezés -Munkaerő fejlesztése: karriertervezés, továbbképzés, motiváció, bérezés, ösztönzés
A Vállalat Tevékenységi Rendszere Anyagi folyamatok- logisztika Biztosítja az üzleti folyamatok zavartalan lebonyolításához szükséges termékek a megfelelő helyen, időben, szükségletnek megfelelő mennyiségben minőségben és választékban rendelkezésre álljanak.
A Vállalat Tevékenységi Rendszere Termelés és szolgáltatás A termelés (szolgáltatás) az erőforrások olyan összekapcsolása, átalakítása, amelynek eredménye alkalmas fogyasztói igény kielégítésére.
A Vállalat Tevékenységi Rendszere Vállalati pénzügyek A vállalati működés egészét átfogó tevékenységi kör. Hiszen: - A pénz mind a ráfordítások, mind az eredmények legáltalánosabb kifejezője, mércéje - Minden vállalkozás létrehozása tőkebefektetéssel jár - A vállalkozó célja a nyereség és a vállalkozás értékének a maximalizálása
Vállalati információs Rendszerek Információs Rendszer A vállalat környezetére, belső működésére és a vállalat és környezete közötti tranzakcióra vonatkozó információk begyűjtését, feldolgozását, tárolását és szolgáltatását végző személyek, tevékenységek, technikai eszközök összessége. Alapvető feladata a döntéshozókat ellássa a döntéseiknek a vállalat működése szempontjából célszerű döntések meghozatalához szükséges információval. A rendszer összetevői: - Döntéshozó többnyire a vezető - Információk feldolgozott adatok - Technikai apparátus rendszerint szg.
Vállalati InformácósRendszerek - Működési Információs Rendszer szabályzatok, ügyrend, szabályként működő szokások, dokumentumok kezelése - Számviteli Információs Rendszer könyvelés, tranzakciók számvitelben leírható adatai, van egy működési, egy jogszabályi, egy vezetéshez szükséges része - Vezetési Információs Rendszerek - Visszacsatolási folyamat a vezérléshez, ezt kiegészíti a számviteli inf. Rendszer vezetéshez szükséges része - Informális Információs Rendszerek Nem szabályozott, de működést befolyásoló
Értékteremtő folyamatok Információs rendszer
Vállalati folyamatok és fejlesztésük A folyamatszemléletalkalmazása azt jelenti, hogy a vállalatot, mint egymással kapcsolatban álló folyamatok együttesét értelmezzük. A folyamatot olyan összetett tevékenységrendszerként értelmezzük, amely erőforrások (inputok) felhasználásával a folyamat megrendelője számára értéket képviselő outputot állít elő. Három kiemelt eleme: 1. a folyamatot a létrehozott érték mentén határozhatjuk meg 2. A folyamat az érték létrehozása érdekében erőforrásokat használ fel. 3. A folyamatok összetett rendszerek, melyek tovább bonthatók építőelemeire. A vállalat külső megrendelőjének létrehozott érték teremtésében közvetlenül részt vállaló folyamatokat nevezzük valós értékhozzáadó folyamatoknak. A támogató jellegű tevékenységeket üzleti értéket teremtő folyamatoknak nevezzük.
Vállalati folyamatok és fejlesztésük A folyamat előzőekben adott definíciója alapján a vállalati működés egésze értelmezhető úgy mint egy egységes folyamat. (Hiszen igaz rá a folyamat meghatározás mindhárom eleme.) Input Transzformációs folyamatok Output Pld. Alkatrészek összeszerelés kész autó A vállalati folyamatrendszer felbontásának és elemzésre kerülő folyamat részletezettségének mértékét és szintjét mindig az elemzés célja határozza meg.
Vállalati folyamatok és fejlesztésük A komplex vállalati transzformációs folyamat felbontásának jellemző módjai a következők (Tenner- De Toro 1998 alapján) 1. Folyamatok felbontása a végzett munka fajtája alapján (funkcionális) 2. A szervezeti határhoz való viszony alapján 3. A folyamatok összetettsége szerint 4. A folyamatok jelentősége szerint
Vállalati folyamatok és fejlesztésük Ügyvezető igazgató Marketing é s értékesítés vezető IT vezető HR vezető Innovációs vezető Pénzügyi vezető Termelési és logisztikai vezető START Név Beosztás Név Beosztás Név Beosztás Név Beosztás Név Beosztás Név Beosztás Név Beosztás Név Beosztás Név Beosztás Név Beosztás Termelési menedzser Név Beosztás Név Beosztás Név Beosztás Név Beosztás Logisztikai menedzser Név Beosztás Név Beosztás Név Beosztás END Marketing és értékesítés osztály IT osztály HR osztály Innovációs osztály Pénzügyi osztály Termelési és logisztikai osztály