Adatbázisváltás feltételrendszere, végrehajtása A főkönyvi zárás nyitás lépései Előadó: Nyiraty Andrea ügyféltámogatási üzletágvezető www.griffsoft.hu 1
Pénzügyi bizonylatok átemelése Főkönyvi zárás Főkönyvi záró átemelése Főkönyvi nyitás Decemberi bérekkel kapcsolatos nyitás után feladatok www.griffsoft.hu 2
Feltétel: a kijelölt és a hozzá kapcsolódó valamennyi bizonylat könyvelt státuszú legyen Az átemelés lépései: átemelésre való kijelölés: egyesével, csoportosan automatikus árnyéktáblázás kijelölt bizonylatok átemelése. www.griffsoft.hu 3
2016/Adatbázisváltás Migráció támogatása Vevőszámlák átemelése Szállítói számlák átemelése Kötvállak átemelése Fedezetek átemelése Előleg bizonylatok átemelése www.griffsoft.hu 4
Ellenőrzések az átemelés kijelölésekor: az alapbizonylat valóban alapbizonylat-e? könyvelt-e minden bizonylat szállító esetén nem tartozik-e kötvállhoz a kötvállt kell kijelölni átemelésre előleg(számla)-e, amire hivatkoznak másik számlában előleg esetén az előlegkezelés csop. bizonylatot, hivatkozott előlegszámla esetén az előlegszámlát kell átemelni www.griffsoft.hu 5
A kijelölést követően a kapott eredmény el kell tárolni: www.griffsoft.hu 6
Már át van emelve HIBA Nem könyvelt HIBA Kötvállhoz kapcsolódik HIBA Részben rendezett számla: Részteljesített szállítói bizonylatokat a 2015-ös adatbázisban meg kell bontani pénzügyileg teljesített és rendezetlen részre. Pénzügy modul» Szállító» Számla menüpontjában a Tétel» Szállítói számla szétbontása www.griffsoft.hu 7
2016 / Adatbázisváltás / Migráció támogatása /Kijelölések beemelése excel táblából Az excel két oszlopot tartalmazhat: 1. oszlop: vevő, szállító számla és a kötváll bizonylatok azonosítóját, 2. oszlop: szerződések azonosítóját. Feltétel: - Egy sorban csak 1 adat szerepelhet - 1 excelben csak vevő vagy szállító vagy kötváll bizonylat szerepelhet Csak a hibátlan bizonylatokat emeli be! www.griffsoft.hu 8
HIBA számlaszám és szerződés is ki van töltve HIBA nincs ilyen bizonylat HIBA alapbizonylat típusa nem lehet... : az első oszlopban csak vevő, szállító vagy kötváll. bizonylat lehet. HIBA proformás számla, a proformával emelhető át: olyan szállító került megadásra, amelyhez kötváll hivatkozás kapcsolódik a kapcsolódó kötváll bizonylat számát kell megadni. HIBA nem könyvelt www.griffsoft.hu 9
HIBA nem alapbizonylat HIBA van rá pénzügyi teljesítés: nem lehet részben teljesített szállító bizonylatot átemelni Kijelölés előtt szét kell bontani a számlát. HIBA - Ismétlődő bizonylat Elfogadva: A bizonylatszám bekerült a kijelöltek nyilvántartásába. www.griffsoft.hu 10
Szerződések (nem proformás) beemelésekor megjelenő üzenetek HIBA nincs ilyen szerződés HIBA a szerződés típusa...: a második oszlopban nem szerződésszám került megadásra. HIBA proformás szerződés, a proformával emelhető át: csak szerződés adható meg a második oszlopban. HIBBA - Ismétlődő szerződés, nem tárolom Elfogadva: a szerződésszám bekerült a kijelöltek nyilvántartásába. www.griffsoft.hu 11
Egyedi: 2015-ös adatbázisban Pénzügy / pénzügyi tétel / 2-es ablak Csoportos: 2016-os adatbázisban Adatbázisváltás / Migráció támogatása / Árnyéktábla automatikus kitöltése Az árnyéktábla adatait módosítani nem lehet Ha a bizonylat kontírozása módosításra került, az árnyéktáblát törölni kell, majd a javított adatokkal újragenerálni www.griffsoft.hu 12
Átemelt bizonylatok és kapcsolódó bizonylata az átemelést követően NEM szedhetőek vissza főkönyvből, NEM módosíthatóak, NEM korrekciózhatóak és Banki/pénztári tételbe újonnan NEM lehet behivatkozni www.griffsoft.hu 13
Vevő számlák: PÉNZÜGY/VEVŐ/VEVŐ SZÁMLÁK TELJESÍTÉSÉNEK KIMUTATÁSA a nem teljesült bizonylatok lekérdezése Szállítói (nem kötvállas) számlák: PÉNZÜGY/SZÁLLÍTÓ/SZÁLLÍTÓ SZÁMLÁK TELJESÍTÉSÉNEK KIMUTATÁSA a nem teljesült, kötvállhivatkozás nélküli bizonylatokat lekérdezése www.griffsoft.hu 14
Kötvállak: PÉNZÜGY/KERET/KÖTVÁLL/KÖTVÁLLALÁSOK KIMUTATÁSA KÖTVÁLLALÁSOK ANALIKTIKUS KIMUTATÁSA nem teljesült kötelezettségváll lekérdezése Szerződések: PÉNZÜGY/SZERZŐDÉSEK/SZERZŐDÉSEK általános lekérdezési lehetőség. www.griffsoft.hu 15
2015.12. pénzforgalomhoz kapcsolódó bizonylatok teljes körű rögzítése 2016.01.11-i kincstári adatszolgáltatásokhoz egyeztetés 2015.13. korrekciós időszak pénzügyi és előirányzati bizonylatai 2016.02.17-i végleges kincstári adatszolgáltatásokkal egyeztetés főkönyvi zárlati feladatokhoz kapcsolódó könyvelés eszköz, készlet, ENK zárás bizonylatai költségek átvezetése ráfordításra 2015.14. eredményszámlák zárása, áfa számlák zárása mérleg szerinti eredmény átvezetése 2015.15. mérlegszámlák, költségvetési számvitel zárása www.griffsoft.hu 16
Főkönyvi zárás Feltétel: analitikák zárása megtörtént Zárás menete: Költségek átvezetése ráfordításra Főkönyv/Évzárás/h. Költségek átvezetése ráfordítása - 51-56. számlák átvezetése 8-ra - Másodlagos számlaszámok zárása Feltétel: - 6-sok egyenlege 0-51-56-os számlaszámok évzáró számlaszáma 8-as - 201513 záró típusú napló kell hozzá www.griffsoft.hu 17
Indítási feltételek: - Szakfeladat - Egyedi gyűjtő - Rovat Főkönyvi zárás - Szervezeti egység - Ügyletkód - Pénzforráskód - Kötváll kontroll - Keretgazda - Egyedi gyűjtő 2, 3 www.griffsoft.hu 18
Főkönyvi zárás Eredményszámlák zárása Főkönyv/Évzárás/i. eredmény számlák év végi zárása - 57-es átvezetése 492-re - 8/9 átvezetése 492-re Feltétel: - 6-sok egyenlege 0 ÉS - a költségek átvezetése ráfordításokra megtörtént - 57-es és 8/9-es számlaszámok évzáró számlaszáma 492-201514 záró típusú napló kell hozzá www.griffsoft.hu 19
Indítási feltételek: - Szakfeladat - Egyedi gyűjtő - Rovat Főkönyvi zárás - Szervezeti egység - Ügyletkód - Pénzforráskód - Kötváll kontroll - Keretgazda - Egyedi gyűjtő 2, 3 www.griffsoft.hu 20
Főkönyvi zárás 492-es átvezetése 416-ra, 364 áfa számlák zárása Főkönyv/Évzárás/j. Mérleg szerinti eredmény elszámolása Feltétel: - 6-sok egyenlege 0 ÉS - a költségek átvezetése ráfordításokra ÉS - az eredményszámlák zárása megtörtént - 201514 záró típusú napló kell hozzá www.griffsoft.hu 21
Főkönyvi zárás Mérlegszámlák, költségvetési számvitel zárása Főkönyv/Évzárás/k. Mérlegszámlák év végi zárása - mérlegszámlák zárása - előirányzati, kötelezettségvállalási, követelési, teljesítési számlák zárása - 0-s állományi számlák zárás Feltétel: - valamennyi előző zárás megtörtént - 201515 záró típusú napló kell hozzá www.griffsoft.hu 22
Főkönyvi zárás Mérlegzárás specialitásai: Folyószámlák tételes zárása nyitó folyószámla miatt 358-as értékvesztés tételes zárása nyitó miatt Decemberi elhatárolt bér speciális zárása januári generatív funkciók miatt Nem teljesült kötelezettségvállalások, végleges kötelezettségvállalások és követelések tételes zárása nyitó analitika miatt www.griffsoft.hu 23
Főkönyvi zárás Űrlapok Időszak Kivonat típusa Feltétel Pénzforgalmi űrlapok (01-04) COFOG, szakfeladatok szerint bontás (05-06, 14) 201513 Normál bizonylatok rögzítése, könyvelése befejeződött 201513 Normál költségfelosztás megtörtént Eszközök állománya, értékvesztése (15-16) Maradvány-, eredménykimutatás (07,13) 201513 Normál bizonylatok rögzítése befejeződött 201513 záró bizonylatokat tartalmazó költségek átvezetése ráfordításra megtörtént Mérleg (12) 201514 záró bizonylatokat tartalmazó eredményszámlák zárása és a mérlegszerinti eredmény átvezetése megtörtént www.griffsoft.hu 24
2015-ös főkönyvi záró 2016-os nyitó
Főkönyvi záró átemelése - árnyéktábla Automatikus árnyéktáblázás: 2015. évi zárómérleg Zárómérleg árnyék 2016-os törzsekkel www.griffsoft.hu 26
Főkönyvi záró átemelése - árnyéktábla Árnyéktábla működése: Kódcserék valamennyi főkönyvi számra és dimenzióra: - 2015. évi törzselem új kódjára cserél, ha az ki van töltve - Ha üres az új kód mező ÉS létezik a 2016-os törzsben, akkor az kerül az árnyéktáblába. - Ha üres az új kód mező ÉS NEM létezik a 2016-os törzsben, akkor üres lesz az árnyéktábla. Ellenőrzések: kontírhibák - Szigorú ellenőrzés főkönyvi számlaszámra és ellenszámlára - Dimenzió kitöltöttség vizsgálata a 2016-os számlatükör előírásai szerint. www.griffsoft.hu 27
Főkönyvi záró átemelése Főkönyvi záró átemelése: 2016-os adatbázis/adatbázisváltás/migráció támogatása/főkönyvi záró átemelése - ellenőrzés, hogy a zárómérleg napló összes tételéhez van-e árnyék-rekord, ÉS - hogy azok hibátlanok-e. Bármilyen hiba/hiányosság esetén az átemelés megszakad. www.griffsoft.hu 28
2015-ös adatbázis: Szigorítások - Átemelt zárómérleg napló visszaszedése NEM lehetséges átemelés visszavonása - Zárómérleg napló visszaszedése vagy megsemmisítése törli az árnyéktábla tartalmát, újbóli generálás után meg kell ismételni az árnyéktáblázást. www.griffsoft.hu 29
2016-os adatbázis: Szigorítások - 2015-ös mérlegzáró napló visszaszedése NEM lehetséges - 2015-ös mérlegzáró napló átemelésének visszavonása NEM lehetséges, ha van 2016-os nyitó - 2016-os nyitó napló NEM módosítható - 2016-os nyitó napló NEM szedhető vissza, csak megsemmisíthető www.griffsoft.hu 30
Főkönyvi nyitó generálása Főkönyv/Évzárás/l. Következő év nyitója Feltétel: - 201601 nyitó napló nyitó tételek generálása - 201601 forgalmi napló követő/tárgyévi átvezetés Működése: - 1-4 számlaszámok nyitása, - A folyószámlaszámok és a 358-as tételesen nyit - Elhatárolt decemberi bérek (4421) tételesen nyit - 0-s számlák nyitása tételesen nyitott kötvállak, végleges kötvállak és követelések tekintetében - 000-s technikai folyószámlák nyitása tételesen www.griffsoft.hu 31
Működése: Főkönyvi nyitó generálása - Forgalmi naplóban megtörténik a követő évi/tárgy évi főkönyvi számlaszámok cseréje pénzügyi esedékesség alapján tételesen pénzügyi és költségvetési számvitel szerint is. www.griffsoft.hu 32
Decemberi bér 2016-os feladatai 2016-os áthúzódó adatok nyitó naplóban: 4421 decemberi bérek elhatárolása, NJG9/DECBÉR könyvelési bizonylatszámmal 3661 decemberi bérek decemberi kifizetései 3K3661 egyedi gyűjtőn 3713 decemberi havi kifizetőhelyi költségtérítés bevételeinek elhatárolása www.griffsoft.hu 33
Decemberi bér 2016-os feladatai Feladatok: Decemberi bérhez kapcsolódó 2016-os kifizetések K1101, K2 kezdetű jogcímeken 3661-es számla egyenlegének átvezetése K1101 jogcímre (technikai bankkal, technikai dimenziókkal) T 42111/42121 K 3661 3713-as elhatárolás feloldása főkönyvi vegyes könyveléssel T 9239 K 3713 4421-es elhatárolás feloldása, végleges kötváll. adatok generálása generatív funkcióval www.griffsoft.hu 34
Decemberi bér 2016-os feladatai Főkönyv/Napló/Bérszámfejtési adatok/d. Kötváll/Személyi juttatások/k. Decemberi bérszámfejtés generálás nyitóból T 4421 K 42111/42121 tényleges ERA, tényleges egyedi gyűjtő NJG9/DECBÉR bizonylatszám T 0022 K 05 2 végleges bérkötváll Számfejtés teljesítésének, bérkötváll adatok rendezése megegyezik az eddigiekkel. www.griffsoft.hu 35
www.griffsoft.hu 36