KASZPER Felhasználói dokumentáció Felhasználói kézikönyv a TITÁN Térségi Információs Technológiai és Általános Nyilvántartórendszer KASZPER moduljához KASZPER modul felhasználói dokumentáció 1/333
Tartalomjegyzék 1. BEVEZETŐ...8 (1) Pénzügy bejövő/kimenő...14 Követelés / kötelezettségvállalás módosítása, javítása:...21 Módosítás...21 Javítás...21 Színkódok...22 (11220) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek feltöltése...23 (11221) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek kapcsolódó dokumentumok feltöltése...24 (11222) Deviza Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségekhez kapcsolódó automatikus kontírozás...24 (11223) Váltók felvitele...26 (1120) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek fizetési ütemezésének megadása...26 (1121) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek ellenjegyzése...30 (114) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek listázása..31 (1141) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek tételeinek listázása...34 (1151) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek kontírozásakor...34 (1152) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek könyvelése...36 (1153) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek könyvelésének helyesbítése...37 (11531) Devizás Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek év végi értékelése...37 (1157) Nem számlás végleges Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek kontírozása...38 (11571) Nem számlás végleges Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségekhez utalványrendelet hozzákapcsolása...41 (11572) Önkadó Kötelezettségvállalások, követelések...43 (1158) Nem számlás végleges Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek könyvelése...45 (1159) Nem számlás végleges Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek könyvelésének helyesbítése...45 (118) Bevételek/kiadások összekapcsolása...46 (1181) Csoportos utalványrendelet létrehozása...50 (1182) Csoportos utalványrendeletek szerkesztése, módosítása...51 (1183) Kapcsolt utalványrendeletek alábontása kicsikkel...52 (119) Követelések leírása...53 (12) Bejövő számlák...55 2/333
(121) Bejövő számla érkeztetése...55 (12111) Támogatott bejövő számla érkeztetése, módosítása, nyomtatása...59 (1251) Utalványrendelet készítése támogatott számlához...62 (122) Tévesen megadott számlaadatok módosítása...63 (1221) Bejövő számlaadatok utólagos módosítása...65 (1222) Támogatott számla adatainak utólagos módosítása...66 (123) Bejövő számlák igazolása...67 (1215) Bejövő számla inaktiválása...68 (1230) Bejövő számla kontírozása...68 (1231) Bejövő számla könyvelése...73 (1232) Bejövő számla könyvelésének helyesbítése...74 (125) Utalványrendelet készítése...76 (126) Kontírozás...78 (127) Utalványozói igazolás...81 (128) Érvényesítői igazolás...82 (129) Ellenjegyzői igazolás...83 (1210) Csoportos igazolás...83 (1211) Utalványrendeletek listázása és nyomtatása...84 (1212) Utalványrendeletek állapota...86 (1214) Utalványrendelet inaktiválása...89 (1216) Utalt utalványrendeletek listázása és nyomtatása...89 (1217) Utalványrendeletek módosítása...90 (1220) Bejövő számla összekapcsolása utalványrendelettel...92 (1223) Devizás bejövő számla év végi értékelése...93 BEJÖVŐ SZÁMLÁK LISTÁZÁSAI...95 (1218) Bejövő számlák tételeinek listája...95 (1219) Bejövő számlák listája...95 Előzetes beállítások a számlázáshoz...99 (1310) Kimenő számla készítése...105 (13101) Kimenő számla készítése táblázatból...107 (13102) Kimenő számlák automatikus készítése...110 (1312) Kimenő számla módosítása...111 (1321) Továbbszámlázások...112 (1322) Továbbszámlázások módosítása...112 (1313) Kimenő számla / Továbbszámlázások igazolása...113 (1314) Számla nyomtatása...113 (1315) Kimenő számlák utalványrendeleteinek kontírozása...114 (1317) Számla kiküldése...117 (1318) Sztornó számla készítése...117 (1319) Helyesbítő számla készítése...117 (1320) Végszámla készítése...120 (1330) Devizás számlák év végi értékelése...120 (1370) Kimenő számla kontírozása...120 (1371) Kimenő számla könyvelése...123 (1372) Kimenő számla könyvelésének helyesbítése...123 (1390) Külső kimenő számla készítése...123 (1391) Sztornó számla készítése külső kimenő számlához...124 (1392) Helyesbítő számla készítése külső kimenő számlához...125 (1393) Végszámla készítése külső kimenő számlához...125 (130) Listázások...125 (131) Kimenő számlák és tételeinek listája...125 3/333
(132) Kimenő számlák tételeinek listája...126 (133) Lejárt fizetési határidejű, nem teljesített számlák...126 (134) Lejárt fizetési határidejű, teljesített számlák...127 (136) Segítség a késedelmi kamat számításhoz...127 (14) Kiadási utalványrendeletek...129 (141) Egyszeri kifizetések...129 (1411) Egyszeri kifizetés - utalványrendelet...129 (1412) Egyszeri kifizetések inaktiválása...132 (1413) Egyszeri kifizetések listázása és nyomtatása...132 (1414) Egyszeri kifizetések kontírozása...133 (15) Bevételi utalványrendeletek...135 (151) Egyszeri bevételek...135 (1511) Egyszeri bevétel - utalványrendelet...135 (1512) Egyszeri bevételek inaktiválása...135 (1513) Egyszeri bevételek listázása és nyomtatása...135 (1514) Egyszeri bevételek kontírozása...135 (16) Nyugta műveletek...136 (161) Nyugta felvitele és nyomtatása...136 (162) Nyugták listázása, rontása, újranyomtatása...137 (17) Nem pénztári előleg műveletek...139 (171) Előlegek listázása és rendezése...139 (2) Törzsadatok karbantartása...141 (21) Aktuális partneradatok karbantartása...142 (2112) Aktuális partneradatok karbantartása...144 (22) Partner nevek karbantartása...146 (23) Címek karbantartása...147 (24) Bankszámlaszámok karbantartása...149 (25) Intézményi bankszámlaszámok karbantartása...150 (26) Jogcímek karbantartása...152 (27) Termékek és szolgáltatások jegyzékének karbantartása...154 (210) Számlatükör karbantartása...154 (2101) Főkönyvi számla - Intézmény kapcsolat kialakítása...156 (2105) Rovatrend...157 (212) Devizanemek karbantartása...157 (213) Valuta/Deviza árfolyamok karbantartása...158 (215) Automatikus kontírozás...159 I. Ebben a menüpontban az automatikus kontírozási szabályok szerkesztése oldható meg...159 II. Listából választható kontírozási szabályok alkalmazása:...162 III. Automatikus kontírozás helyei:...163 (216) Mozgásnemek karbantartása...164 (221) Bankszámla - főkönyv kapcsolat megadása...165 (222) Főkönyvi kombinált listázások beállításai...165 (224) Kincstár főkönyv - számlatükör kapcsolat karbantartása...167 (225) Egyéb Kincstár - KASZPER kapcsolat karbantartása...167 (2251) Kincstár intézmény KASZPER intézmény kapcsolat megadása...168 (226) Projectek karbantartása...168 (227) Késedelmi kamat karbantartása...169 (2224) User Partner összerendelés...170 4/333
(3) Bankfeldolgozás...172 (31) Bank forgalmi műveletek...173 (312) Utalványrendeletek listázása és nyomtatása...173 (313) Utalványrendeletek átutalása...174 (314) Csoportos utalványrendeletek átutalása...177 (315) Banki csomagok letöltése...178 (32) Bankkivonat műveletek...179 (318) Bankterminál adatok beolvasása...179 2. Az Excel fájl felépítése...181 (319) Banki nap nyitása (Önkormányzat)...182 (320) Banki nap nyitása (Intézmény)...182 (321) Banki tételek szétosztása (önkormányzat)...183 (322) Bankkivonat listázások (önkormányzat)...185 (323) Bankkivonat tételek összevezetése (önkormányzat)...185 (324) Bankkivonat tételek összevezetése (Intézmény)...190 (325) Banki nap zárása...190 (326) Banki napok nyomtatása...191 (327) Banki tételek átvezetése más folyószámlákra...193 (328) Devizaszámlák feldolgozása...194 (329) Bankkivonat listázások (Intézmény)...195 (35) Bankkivonat listázás...195 (351) Banki tételek listázása...195 (352) Finanszírozási keret tételeinek listázása...196 (353) Össze nem vezetett tételek listázása...196 (354) Finanszírozás keret figyelése...197 (355) Folyószámla egyenlegek...197 (36) Banki adminisztráció...198 (361) Banki nap törlése...198 (362) Bank terminál adatok törlése...199 (363) Bank terminál OCR adatok törlése...199 (4) Bevételi/Kiadási analitika...200 (43) Likviditási terv...201 (44) Követelésállomány...203 (441) Felszólítók és kamatbekérők listázása...210 (442) Lejárt követések, kötelezettségek listázása...211 (45) Kötelezettség állomány...211 46) Értékvesztési mutatók...212 (47) Vevő szállító listázások...217 (48) Kimenő számla összekapcsolása egyszeri utalványrendelettel...220 (481) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek összekapcsolása egyszeri utalványrendelettel...222 (4811) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek egyszeri utalványrendelet lekapcsolása...224 (4812) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek számla lekapcsolása...225 (482) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek közötti átvezetés...226 (483) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek összekapcsolása kimenő számlával...228 5/333
(484) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek összekapcsolása bejövő számlával...229 (6) Pénztár...232 (6) Pénztár...233 (61) Pénztárkönyvek adminisztrációja...233 (62) Pénzforgalmi műveletek...236 (621) Pénztári időszak nyitás saját pénztárkönyvben...236 (622) Pénztári időszak nyitása alpénztárban...239 (623) Forgalom felvitele / (624) Forgalom felvitele (Intézmények)...239 (625) Pénztárbizonylat sztornózása/újranyomtatása...250 (626) Pénztárbizonylatok hozzákapcsolása utalványrendelethez...251 (627) Pénztári időszak ellenőrzése / (628) Pénztári időszak ellenőrzése (saját pénztárkönyvben)...255 (629) Pénztári időszak zárása / (630) Pénztári időszak zárása (saját pénztárkönyvben)...257 (6210) Pénztári utalványrendeletek kontírozása...260 (63) Pénztári listázások...261 (631) Pénztári utalványrendeletek listázása/nyomtatása/inaktiválása...261 (632) Rovatelszámolás...262 (633) Kiadott előlegek listája...263 (634) Címletjegyzékek listája...264 (635) Pénztári forgalmak nyomonkövetése...265 (636) Pénztári forgalom összesítő/év...266 (9) Számvitel...269 (91) Teljesítés kontírozása...270 (92) Teljesítés kontírozásának véglegesítése...275 (93) Teljesítes kontírozásának helyesbítése...277 (94) Pénzforgalom nélküli (vegyes) tételek kontírozása...279 (95) Eredeti előirányzat könyvelése...280 (96) Módosított előirányzat kontírozása...284 (97) Bérek kontírozása...285 (97) A Bérkönyvelés megoldása 2014-ben...286 (98) Költségfelosztás...287 (90) Könyvelési listák...289 (900) Számlatükörben található és a felhasználó által látható főkönyvi számok megtekintése...289 (911) Intézményekhez rendelt főkönyvi számok és azok használtságának megtekintése...290 (902) Főkönyvi kivonat...292 (9021) Főkönyvi kivonat részletes nyomtatása...293 (9050) ÁFA analitika...294 (9051) Halasztott ÁFA bevallása...297 (9052) Bevallási időszak és bevallási időpont közti visszaigényelhető ÁFA-s tételek listája...297 (9053) Önellenőrzés...298 (9054) Fordított áfás tételek bevallása...298 (906) Főkönyvi paraméteres listázások...298 (912) Részletezőkód lista (kötelezettségvállalások előirányzatok - teljesítések listázása részletezőkódonként)...301 6/333
(914) Pénzforgalmi info...303 (916) Bizonylat lista...304 (997) Főkönyvi egyeztetés...305 (9997) Időszaki zárás...305 (9998) Évvégi zárás...306 (9999) Megszűnő intézmények zárása...310 (9991) Részletezőkód módosítása...311 Gazdasági események nyilvántartásba vételének kontírozási segédlete...312 Ábrajegyzék...324 7/333
1. BEVEZETŐ KASZPER (Központi Analitikai Számviteli-Pénzügyi Rendszer) K Központi A Analitikus SZ Számviteli P Pénzügyi E Ellenőrzési R Rendszer Feladata a helyi önkormányzatok, nemzetiségi önkormányzatok, társulások, térségi fejlesztési tanácsok és az általuk irányított költségvetési szervek (a továbbiakban költségvetési szerv) pénzügyi és számviteli feladatainak ellátása, különös tekintettel az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és annak végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendeletben, valamint az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Kormányrendeletben foglaltakra. Az új államháztartási számvitel szerinti költségvetési- és pénzügyi számviteli könyvvezetését egy szoftveren belül, integráltan biztosítja. Az új áhsz 14. sz. melléklete szerinti részletező nyilvántartások vezetése az abban foglalt adattartalommal a TITÁN keretrendszer moduljai által lehetséges. A követelések/kötelezettségvállalások, illetve az egyéb állományváltozások és nyilvántartásba vételi bizonylatok mindenben megfelelnek a szigorú számadás követelményeinek. A teljesítések nyilvántartásba vételei utalványrendeleten történik, melynek adattartalma megfelel az államháztartási jogszabályokban támasztott követelményeknek. A pénzügy-számviteli integrált szoftver képes a követelések / kötelezettségvállalások és más fizetési kötelezettségek, kimenő- és bejövő számlák analitikus nyilvántartására, azok pénzügyi- és számviteli nyilvántartása vételére. Funkciói között szerepel a kimenő számla készítése, bejövő számla érkeztetése, amelyek analitikus adataiból a vevő-szállító folyószámla vezetése, fizetési felszólítás készítése, illetve az automatikus egyenlegközlő levél rendszerből történő generálása biztosított. A kimenő számla tartalmában és formájában megfelel a 2007. évi CXXVII. törvényben (új ÁFA tv.), a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendeletben foglalt követelményeknek. Elkészíthető vele az általános forgalmi adó bevallás analitika, biztosított a házipénztár kezelése, illetve bankforgalmi adatok átadására a bankterminál rendszer részére, valamint abból a banki adatok feldolgozása. A közhatalmi bevételekre vonatkozó követelések és az adók módjára behajtandó kis összegű követelések értékelésére a kötelezettek együttes minősítése alapján egyszerűsített értékelési eljárással, csoportos értékelésével a tapasztalati mutatók kinyerhetők. Lehetővé teszi a pénzügyi- és számviteli könyvvitel párhuzamos, integrált vezetését, a személyi juttatások és azok közterheinek nyilvántartásba vételét akár Kincstári adatok KASZPER modul felhasználói dokumentáció 8/333
automatikus feldolgozásával is. Az előirányzatok könyvelése esetében is lehetőség van az adatok külső fájlból történő beemelésére. Többdimenziós, széleskörű és szabadon variálható listázási és lekérdezési lehetőségeket tartalmaz a modul és adatokat ad át az ETRIUSZ modul részére, amelyben a Magyar Államkincstár K11 adatszolgáltató moduljával egyező formában- és tartalommal az időközi költségvetési jelentések és időszaki mérlegjelentések készülnek. Vagyis az időközi költségvetési jelentések és időszaki mérlegjelentések űrlapjának adattartalma a könyvelésből automatizálva könnyen kinyerhető. A programba a munkafolyamatok elvégzésének megkönnyítése érdekében az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) kormányrendelet 17.sz.mellékletében foglalt kötelező egyezőségek már kvázi előzetes hibaszűrésként beépítésre kerültek, biztosítva ezáltal az összefüggések és a rendszer zártságát, az információk megbízhatóságát. Számos egyedi lehetőséget kínál még a rendszer a felhasználók részére. Például kontírkódok használata, csoportos utalványrendeletek készítése. ügyelve az adatok helyes összefüggéseinek meghatározására. Integráltsága révén egy gazdasági esemény hatása egyszerre jelenik meg mind a könyvviteli számlákon, mind a költségvetési számvitel során vezetett nyilvántartási számlákon, így a havi és a negyedéves könyvviteli zárlat során nem kötelező azon feladatainak elvégzése, amelyek elvégzését az integrált számítógépes rendszer a gazdasági események rögzítésével biztosítja. A modul a különböző költségvetési feladatok, célok, pályázatok elkülönítésére részletezőkódokon ad lehetőséget, ami a lekérdezéseknél nagyon jó elkülöníthetőséget biztosít. A részletező kódok a különféle gazdasági események alapján keletkező könyvelési tételek mindegyikénél megjelennek, hiszen így lehet a lehető legpontosabban meghatározni, hogy az adott kiadás vagy bevétel milyen költségvetési rendeleti sorhoz tartozik. Valamennyi költségvetési és finanszírozási bevétel és kiadás elszámolása egyedi költségvetési előirányzat terhére/javára történik. Ez azt jelenti tehát, hogy a könyvelés során minden tételhez - egyes sajátos elszámolások kivételével - hozzá kell rendelni egy részletező kódot, amely összhangban van a közgyűlési rendeletben meghatározott költségvetési sorokkal. A pénzügyi-számviteli bizonylatokon (kontírlapok, számlalapok, nyilvántartásba vételi bizonylatok) tetszőleges időszaki bontásban, a fenti részletező kódok segítségével tetszés szerint összesíthetők a gazdasági eseményeinek (Európai Uniós forrásból megvalósuló projektek, segélyezési jogcímek, stb ) A KASZPER-modul használatának technológiája webes felületre épül, amelyhez nincs szükség csak egy internet kapcsolattal rendelkező számítógépre és a hibátlan megjelenéshez vagy Mozilla - Firefox vagy Internet Explorer böngészőre. A böngésző biztonságos (https) kapcsolaton keresztül kommunikál a szerverrel. A felületen a funkciók főbb csoportokra vannak osztva. Ezek mindegyike egy egy kinyitható menüfa. A rendszer használatához a (2) Törzsadatok karbantartása menüpontban a megfelelő adatbázisokat szükséges feltölteni. Az adatbázis sok esetben a munkafolyamat megszakítása nélkül, menüpont ágból is bővíthető (pl.: új partner felvitele). Az egyszer már berögzített adatok újra berögzítésére nincs szükség. Ezután fel kell építeni a költségvetési szervek és a felhasználók hierarchiáját. Ezek elengedhetetlen előfeltételei a szakszerű működésnek. A jogosítások beállításával az adatokhoz való hozzáférés és azok módosítása jól leszabályozható. 9/333
Teljes körű pénzügyi és számviteli rendszer. Alkalmas minden pénzforgalmi művelet elvégzésére: teljes pénztárkezelés, bejövő, kimenő számlák kezelése, tartozások pontos nyilvántartása, követelések, kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek nyilvántartása, költségvetési keretek automatikus figyelése, banki műveletek, automatikus banki összevezetések, banki terminállal való közvetlen kapcsolat, banki kivonatok feldolgozása. Számviteli funkciók: kontírozás, könyvelés, ÁFA analitika, beszámolók elkészítése, főkönyvek egységes kezelése, egységes főkönyvi analitika, egyéb analitikák. A felületen a funkciók több csoportra vannak osztva. Ezek mindegyike egy egy kinyitható menüfa. A csoportok: 1. ábra: KASZPER Főmenü A rendszer használatához a (2) Törzsadatok menüpontban a megfelelő adatokat fel kell tölteni. Ezen adatok közé sorolhatóak többek között: a devizanemek, a számlatükör, a mozgásnemek, áfakategóriák, partnerek stb. Ezután fel kell építeni az intézményi és felhasználói hierarchiát. Ezek elengedhetetlenek a szakszerű működéshez. A működéshez szükséges adatok (utalványrendeletekkel és a partnerekkel kapcsolatos adatok) munka közben is felvihetőek. A szükséges beállítások és az adatok feltöltése után a bevételek és a kiadások az (1) Pénzügy bejövő/kimenő menücsoportban kezelhetőek. A bankkal kapcsolatos műveletek a (3) Bankfeldolgozás menüben végezhetőek el. A bankszámlaszámok karbantartása a törzsadatoknál történik mind az intézményi mind a partnerekhez tartozó számlaszámokkal kapcsolatban. 10/333
A pénzügyi analitikához tartozó műveletek a (4) Bevételi/Kiadási analitika menücsoportban végezhetőek el. A készpénzforgalommal kapcsolatos műveletek (6) Pénztár) menüpontban hajthatóak végre. A számviteli műveletek a (9) Számvitel menüpontban végezhetőek el. A használhatóság érdekében a felületi elemek egységesek. A kötelezettségvállalások mindenhol egységes formában kereshetőek. Az utalványrendeletekre mindenhol lehet sorszám szerint keresni. A 2014-től érvényes számviteli elszámolási szabályokat a rendszer teljes körűen tartalmazza; a bizonylatok feldolgozását segítendő, legfontosabb jellemzők: adott gazdasági esemény lekönyvelése egyszeres adatbevitellel megoldható, azaz egy időben megvalósul a költségvetési és pénzügyi számvitel szerinti könyvelés, ehhez kapcsolódóan a beépített ellenőrzési szabályok biztosítják a könyvelés helyességét, jogszabály szerinti egyezőségeket, lehetőség van külső adatok tömeges beolvasására, külső programok (például más számlázó rendszer) által előállított adatállományok betöltésére, majd a könyvelésben történő további feldolgozásukra, újonnan induló ügyfél esetén biztosított az általa korábban alkalmazott könyvelési rendszerből kinyert adatok, analitikus nyilvántartások betöltése, a rendszeresen ismétlődő gazdasági események könyvelését automatikus kontírkódok segítik, a munkafolyamatok egymásra épülése és az ún. Előtöltés funkció biztosítja/támogatja a könyvelés hatékonyságát, pontosságát, segítve a főkönyvi számlák rendkívül nagy mennyiségében való eligazodást. A rendszer a TITÁN fejlesztési technológiával készült, teljesen moduláris szerkezetű. Az egyes modulok önmagukban is működőképesek, de együtt alkotják a teljes integrált önkormányzati gazdálkodási szakrendszert. Az adatok tárolása központi adatbázisban történik, az adatbázis teljesen konzisztens, és a folyamat lépések kezelésének köszönhetően a rendszer használata csak egyszeres adatrögzítést igényel. A rendszer mind pénzügyileg, mind számvitelileg teljesen zárt. A rendszer több szintű jogosultságkezelési funkcióval rendelkezik. Az első szintet a TITÁN rendszer szervezet szervere biztosítja, ahol strukturálisan rögzíthetőek az intézmények, egyéb szervezeti egységek (továbbiakban intézmények) adatai, azok egymáshoz viszonyított állapota (gazdasági szervezettel rendelkező intézmények, gazdasági szervezettel nem rendelkező intézmények). Az intézményekbe lehet felhasználókat rögzíteni, akik jogosultak lehetnek a modul használatára, a bejelentkezési azonosító, és jelszó itt kerül tárolásra. A második szint a modul menüjének szintje, ahol felhasználónként megadható, hogy ki melyik menüpontokhoz rendelkezik jogosultságokkal. Ez a szint definiálja a funkciók használatának módjait is, ugyanis az egyes felelősségi körök pontos megadása mellett meghatározható a felhasználóhoz rendelhető menüpontok listája (pl.: pénztárkezelés, utalványrendelet ellenjegyzése, utalványozása, stb.). 11/333
A harmadik szint az adatok szintje, itt meghatározható, hogy mely felhasználók melyik más felhasználók által felvitt adatokhoz férhetnek hozzá. Ez a hozzáférés megadható intézmények szintjén (pl. a gazdasági szervezettel nem rendelkező intézmények adatait egységesen láthatják a megfelelő jogkörrel rendelkező felhasználók), illetve user szinten is, amikor a felhasználónak arra adunk jogot, hogy egy másik felhasználó adatait láthassa. Ez akár egy intézményen belül is paraméterezhető. A rendszerben a törzsadatokhoz minden intézmény hozzáfér, ám létezhetnek olyan adatok is, amelyek csak egy intézményhez köthetőek, ezeket az intézmény kijelölt jogkörrel rendelkező szakembere kezelheti. (pl. A számlatükör a rendszeren belül egységes, de az intézmény megadhatja a saját 7-es főkönyvi számla alábontást is). A rendszer pénzügyileg és számvitelileg is zárt. A könyvelés folyamatában alapvetően a pénzügyi rendszerben rögzített adatok feldolgozása játszik szerepet. A pénzügyi rendszer adatrögzítési felülete alkalmas ún. előkontírozási adatok rögzítésére, amelyek csak megfelelő ellenőrzés után lesznek véglegesek, és kerülnek át a könyvelésbe. A könyvelésbe átadás előtt még ezek az előzetes adatok szabadon módosíthatóak, azok az adatok pedig, amelyek egyszer már át lettek adva a könyvelésnek csak helyesbítő bizonylat kiállításával módosíthatóak. Ezáltal lehetőséget biztosítva az adatok többszörös ellenőrzésére. A kontírozás megfelelő felviteli felületei szigorú ellenőrzéseket tartalmaznak, és csak olyan adatokat rögzíthetnek a felhasználók, amelyek megfelelnek a számviteli előírásoknak megfelelő főkönyvi számla típusok, bizonylatnem ellenszámla, bizonylatnem főkönyvi számla mozgásnem bontás összefüggések ellenőrzése már a felvitelnél megtörténik. A felvitt adatok SQL adatbázis kezelőben tárolódnak (mint a teljes rendszer minden más adata is), és így folyamatos kapcsolatot tartalmaznak az összes olyan bizonylattal, amelyek alapján a kontírozási adatokat rögzítették. A kontírozási tételek kapcsolódnak az utalványrendeletekhez, az utalványrendeletek pedig az érkeztetett számlákhoz, pénztárbizonylatokhoz, a számlák pedig a kötelezettségvállalásokhoz. Ennek megfelelően az utalványrendeletek állapota menüpont folyamatos információt biztosít a könyvelési adatokról is, amely az adott utalványrendelethez tartozó kontírozási adatok megtekintését jelenti, tehát lehetőség nyílik a könyvelési tételek visszavezethetőségére analitikus szintig. A már lekönyvelt adatokon zárást a felhasználó kezdeményezhet a fent részletezett követelményeknek megfelelően. A lezárt időszakokba visszamenőleg adat nem rögzíthető, ennek feltételeit már a rögzítő felület is vizsgálja. Pénzforgalmi tételek könyvelési dátuma automatikusan a bankfeldolgozásból (banki nap), és a pénztárból (pénztári nap) kerül meghatározásra. A már egyszer tárolt adatokból az SQL adatbáziskezelő sajátosságainak köszönhetően tetszőleges lekérdezések, és kimutatások készíthetőek, az egyszer már rögzített adatok pedig a felülettől függetlenek, amelynek köszönhetően azok megjelenítése sokféleképpen történhet, és gyakorlatilag szabadon állítható, így a tényleges adattartalom, és annak megjelenítése egymást nem befolyásolja. Ugyanakkor biztosítja azt a követelményt is, hogy az adatokon változtatás nem lehetséges, csak azokon a felületeken keresztül, amikhez a felhasználó hozzáfér, és ekkor is a rendszer minden műveletet naplózva végez, amelynek jelen esetben két jelentősége is van: először is az adatok visszakövethetőek, tehát bármikor bármilyen adatállapot visszatekinthető, visszakereshető, és szükség esetén vissza is állítható. Másodsorban folyamatos monitorozást tesz lehetővé, ugyanis a 12/333
rendszer minden ilyen esetben a változtatás időpontját, és a felhasználót is rögzíti, így az esetleges felelősségek mindig egyértelműen meghatározhatóak. A rendszer adatbázis motorja PostgreSQL adatbáziskezelő szerver, amely teljes mértékben támogatja a tranzakciók kezelését, valamint a belső függvények használatát, amelyek biztosítják a mindenkori adatkonzisztenciát. A rendszer adatainak állapota a mező szintű naplózás alapján bármikor visszaállíthatóak. 13/333
KASZPER Pénzügyi-Számviteli modul 2. fejezet: (1) Pénzügy bejövő/kimenő KASZPER modul felhasználói dokumentáció 14/333
(112) Követelések/Kötelezettségvállalások/más nyilvántartása fizetési kötelezettségek A menüpontba lépve a megjelenő listában láthatjuk a már rögzített követelések, kötelezettségvállalások és más fizetési kötelezettségeket, szűrési lehetőséggel a legfontosabb adatokra. 2. ábra: Kötelezettségvállalás felvitele szűrőfelület 1. 3. ábra: Kötelezettségvállalás felvitele szűrőfelület 2. 15/333
4. ábra: Kötelezettségvállalás felvitele szűrőfelület 3. 5. ábra: Kötelezettségvállalás felvitele szűrőfelület 4. Amennyiben új adatsort szeretnénk létrehozni az <Új kötelezettségvállalás/követelés felvitele> funkciót kell használni. 6. ábra: Követelések/Kötelezettségvállalás felvitele fő adatok kitöltési rész. 16/333
A megjelenő űrlapon az aláhúzott részek kitöltése kötelező. Meg kell / meg lehet adnunk: Iratkezelési azonosítót (egyedi iktatószám), A követelés / kötelezettségvállalás előírásának kezdetét és végét (vagy határozatlan idejű). Ha a szerződés határideje határozatlan, akkor azt a kis négyzetbe helyezett pipával kell jelölni. Amennyiben a szerződés összege határozatlan akkor, az államháztartás törvény szerint kalkulált összeget kell alkalmazni. Meg kell adni, hogy az adott követelés kötelezettségvállalás határozatlan idejű-e (ebben az esetben az előírás -ig dátuma automatikusan T+3. év utolsó naptári napjára fog átállni Meg kell adni, hogy az adott követelés kötelezettségvállalás előleg jellegű-e Meg kell adni, ha a kötelezettségvállalás nem alaptevékenység körébe tartozik. Az alapjául szolgáló dokumentum: egy egyedi dokumentum típus vagy azonosító: szerződés/rendelet/megállapodás/határozat stb. Az alapjául szolgáló dokumentum dátumát Intézmény kódot: a költségvetési szerv modulban szereplő egyedi törzsszáma, PIR kódja A fizetési módot, és hogy milyen devizanemben történik a fizetés. Nyilvántartásba vételi árfolyamot, stabilitási törvény szerinti árfolyamot, deviza összegét. Kötelezettségvállalót: a belső szabályzatban rögzítettek szerint. Partnerek beemelése másik kötelezettségvállalásról/követelésről: a Kötelezettségvállalás gombra kattintva a már rögzített tételek listázódnak, amelyekből a kívánt tétel első oszlopában szereplő aktív Köt.váll.azonosító -ra kattintva az abban szereplő partner beemelődik a folyamatban lévő követelés / kötelezettségvállalásba, mint partner. Vagy ki kell választani egy partnert a "Partnerek" gombbal, melynek használatával a partnertörzsben szereplő valamennyi adat listázásra kerül. A megfelelő partner nevére szükséges kattintani. Választhatunk további partnereket is "További partnerek" gombbal, ha a követelés/ kötelezettségvállalás nem egy partnerrel, hanem egy csoporttal szemben áll fenn (pl.: lakásépítési határozatoknál férj és feleség, vagy követelésünk engedményezése esetén a faktor cég adatainak megadása), illetve ezeket törölni is tudjuk a jelölőnégyzetbe helyezett pipa és a Törlés gomb segítségével. Amennyiben az aktuális partner nem szerepel a Partnerek mögötti adatbázisban, úgy anélkül, hogy a folyamatban lévő munkát megszakítanánk, az "Új partner" gombbal rögzíteni is tudunk egy, a rendszerben még nem létező partnert a törzsadatok között. Jogcímet: "Jogcímek" gomb használatával. A jogcím törzs alapvetően két részre, kiadási és bevételi jogcímekre bomlik. A jogcím törzs tetszőlegesen bővíthető, jogszabályi kötöttséggel nem bír, pénzügyi szempontú elkülönítésre használatos. Eljutottunk az adatrögzítés következő blokkjához, amely a [ Tételek ] megnevezéssel bír: 17/333
7. ábra: Kötelezettségvállalás tételsorainak rögzítése Először válasszuk ki a követeléssel / kötelezettségvállalással érintett költségvetési szervet. Ezt követően a részletezőkódot, a rovatot, a követelés/kötelezettségvállalás típusát. Majd következik a követelés/kötelezettségvállalás jellegének (kötelező, önként vállalt, államigazgatási, megosztandó) államháztartási törvény szerinti kötelező megbontása. Amennyiben a jelleg kötelező, úgy a Jogszabályi hivatkozás mező kitöltése is kötelező erővel bír. Következik a követelés/kötelezettségvállalás nettó összegének megadása. Ha csak a bruttó összeg áll rendelkezésünkre, akkora annak a beviteli mezőbe történő beírásával és a Nettó értéke gomb megnyomásával a rendszer a lentebb megadott áfa-kategória alapján automatikusan kiszámolja a nettó értéket. Költségvetési év kiválasztása következik, amely évre a követelés/kötelezettségvállalás vonatkozik, majd utolsóként az áfa-kulcs megjelölése. A felületen lehetséges a könyvelési adatok előzetes megadása is, melynek segítségével az automatikus kontírozás lehetséges. Amennyiben a 28 mp-ban a részletezőkódhoz könyvelési információk hozzá lettek adva, azokat itt a felületre a kód kiválasztásakor a program felülírható módon beemeli. Valamennyi szükséges adat megadását követően a Hozzáad gomb megnyomásával a fenti ábra szerinti - tételsor kerül hozzáadásra. A tétel előtti jelölőnégyzet segítségével a későbbiek folyamán törölhetjük / módosíthatjuk azt. A tétel hozzáadása után az előzetesen kiválasztott áfa-kulcs és nettó összeg figyelembe vételével automatikusan megjelenik az áfa összege. A Csak áfa tétel jelölőnégyzet használatával ez az automatikus funkció figyelmen kívül lesz hagyva. Következő lépés az áfa-tétel hozzáadása. Szükség esetén a megfelelő adatok módosításával (részletezőkód, rovat, stb ) 18/333
8. ábra: Kötelezettségvállalás tételrögzítés áfa-sor A Bruttó összesen gomb számolja a fenti tételek összesített értékét. Ezen blokk használatával gyakorlatilag tetszőleges számú tétel rögzítésre kerülhet. Jelentősége abban áll, hogy több évre történő követelés/kötelezettségvállalás is megadható, vagy ha egy számlában szerepel áfa hatályán kívüli tétel és szerepel áfás tétel is, vagy akár egy követelésen/kötelezettségvállaláson belül több rovat vagy részletezőkód kerülhet megadásra. A tételsorokon keresztül lehetséges a több éves kötelezettségvállalásokat évekre bontani, melyhez könyvelési kötöttség is társul (tárgyévi/következő évi megbontás ellenőrzése) A fizetési ütemezést: legördülő listából választható. Partner folyószámla: automatikusan beemelésre kerül, illetőleg az Új partner bankszámlaszám gombbal új rögzíthető a törzsben. Intézményi bankszámlaszám: automatikusan beemelésre kerül a már az előzőekben megadott költségvetési szervvel egyidejűleg. Tárgy (kötelező) és Közlemény rovat: tetszőleges szöveg bevitelére alkalmas. A Kinek a nevében visszük fel mezőt a rendszer automatikusan kitölti az aktuálisan bejelentkezett felhasználó adataival. Amennyiben egy másik felhasználó nevében szeretnénk kötelezettségvállalást rögzíteni (pl.: helyettesítés esetén) - jogosultságtól függően a legördülő listából választva ezt megtehetjük. Részletezőkód: a részletezőkódok funkciója, hogy egy általunk meghatározott eseményt, költségvetési szervet összerendelünk egy dátummal (évszámmal), pénzmozgási iránnyal (bevétel/kiadás) és egy pénzmozgási típussal (felújítás, egyéb, beruházás). A kód(ok) tulajdonképpen egy-egy előirányzati sor alábontásának felel(nek) meg, melyek intézményektől függően adott tartományban bővíthetők. Követelés/kötelezettségvállalás állományunk nyilvántartásának egyik lehetséges alternatívája a részletezőkód szerinti. 19/333
9. ábra:. Közbeszerzési adatok A Közbeszerzés alá tartozik négyzet megjelölése esetében a képernyő jobb oldalán a Közbeszerzési dokumentáció iktatószáma, a Közbeszerzési dokumentáció neve és a Közbeszerzési dokumentáció dátuma inaktív mezők aktívvá válnak, vagyis a közbeszerzéssel kapcsolatos információk feltöltésére alkalmasak. Amennyiben a nyilvántartásba venni kívánt követelésünkhöz / kötelezettségvállalásunkhoz elszámolás vagy egyéb feltétel megadása kötődik, azt szintén az Elszámolás vagy egyéb feltétel négyzet megjelölésével tehetjük meg, ahol szintén aktívvá és adattal való feltöltésre alkalmassá válik az alábbi két mező: Elszámolás határideje, Elszámolás alá tartozó összeg. Ebben az esetben a kapcsolódó függő követelés/kötelezettségvállalás rögzítése kötelező. 10. ábra: Elszámolási információk A felületen lévő adatmezők kitöltését követően az alábbi lehetőségek közül választhatunk: Amennyiben a "Mégsem" gombra kattintunk, akkor az addig begépelt adatok sehol sem kerülnek rögzítésre a rendszerben, minden törlődik. Az "Rögzítés az adatok megőrzésével" gomb megnyomáskor az adatokat a KASZPER megjegyzi és a legközelebbi (még munkameneten belüli) követelés/kötelezettségvállalás felvitelkor automatikusan kitölti: A rögzítését követően visszajutunk követelés/kötelezettségvállalás listázásához. A Sorszám és a Kö./Köt.váll.azonosító oszlopban található a követelés/kötelezettségvállalás rendszer által generált belső azonosítója. Ez folyamatos sorszámú. A rögzítés idejét a program tárolja, erre az információra is lehet keresni, rendezni. A keretjellegű kötelezettségvállalások rögzítése is lehetséges pl. személyi juttatások, segélyek. Ebben az esetben a partnerek közé célszerű csoportos partnereket felvenni. Lehetőség van a végleges kötelezettségvállalásból/teljesítésből kiindulva a kötelezettségvállalás adatainak felvitelére. 20/333
Követelés / kötelezettségvállalás módosítása, javítása: Módosítás A kezdeti listában a követelések/kötelezettségvállalások soraiban szerepel a "Módosít" gomb. Itt nyílik mód a követelések/kötelezettségvállalások módosítására. Nem összekeverendő a javítással. A módosítással az időközben bekövetkezett változásokat vihetjük fel. A módosítással minden adatot módosíthatunk, ekkor a régi követelések/kötelezettségvállalások inaktiválódnak a rendszerben, és az összes hozzá tartozó bizonylat, utalványrendelet, számla stb az új követelésre/kötelezettségvállalásra kerül rá, melynek során az eddigi azonos Sorszám és a Kö./Köt.váll.azonosító elválik egymástól. A Kö./Köt.váll.azonosító a módosítások számának megfelelő /2, /3 stb kiegészítést kap. Ezeken keresztül a követelés/kötelezettségvállalások/egyéb fizetési kötelezettségek változásai nyomon-követhetőek. Módosítás keretében történik az automatizált év végi értékelés hatásának átvezetése a devizás kötelezettségvállalásoknál. Javítás A hibásan felrögzített adatok bizonyos körét javíthatjuk ki ezen a lapon. Itt az adatmódosítási lehetőségek jóval korlátozottabbak, néhány adatot nem lehet módosítani a rendszer belső összefüggései miatt. Ha nem módosítható adatot szeretnénk javítani, és nem módosításról van szó, inaktiválni kell a követelést/kötelezettségvállalást, és újra fel kell rögzíteni. Javításnál nem keletkezik új kötelezettségvállalás és nem fog inaktiválódni a régi, hanem az "eredeti" példány adatait fogjuk módosítani majd elmenteni. 11. ábra: Kiegészítő információk A javításkor lehet megadni pl. kötelezettségvállalás keretében megvalósított beruházás során aktivált eszközök leltári számát, illetve megadni az elszámoláshoz kapcsolódó eseményeket: van-e visszafizetési kötelezettség/követelés, annak összege és határideje. Javítás keretében lehet megadni a váltóval kiegyenlített kötelezettségvállalások esetén a váltóval kapcsolatos kötelezően előírt adatok körét. 21/333
Színkódok A képernyőn található színárnyalatok jelentőséggel bírnak. Rövid kódolási jegyzék is található a felületen. 12. ábra: Követelés/Kötelezettségvállalás állapotának színkódjai Sorok színei: Ütemezés nincs megadva: a (1120) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek fizetési ütemtervének megadása, módosítása menüpontban a követelés / kötelezettségvállalás nem rendelkezik fizetési ütemtervvel. Ez a követelés / kötelezettségvállalás egyik érvényességi feltétele. Ütemezés megadva: a (1120) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek fizetési ütemtervének megadása, módosítása menüpontban a követelés / kötelezettségvállalás rendelkezik fizetési ütemtervvel. Első oszlop színei: Kontír nincs megadva: a 1151-1152-1153 menüpont csoportban a követelés / kötelezettségvállalás nem került könyvelésre. Ez a követelés / kötelezettségvállalás érvényességi feltétele. Kontírozva: a 1151-1152-1153 menüpont csoportban a követelés / kötelezettségvállalás könyvelésre került. Második és harmadik oszlop színei: Nincs ellenjegyezve: a (1121) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek pénzügyi ellenjegyzése menüpontban a követelés / kötelezettségvállalás nem került még ellenjegyzésre, ami a követelés / kötelezettségvállalás további érvényességi feltétele. Ellenjegyzett: a (1121) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek pénzügyi ellenjegyzése menüpontban a követelés / kötelezettségvállalás ellenjegyzésre került. 22/333
(11220) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek feltöltése 13. ábra: Követelés/Kötelezettségvállalás importálása Azon oszlopok, ahol a fejléc szövegek aláhúzott, kötelezően kitöltendő. A partneradatok alapján a rendszer összehasonlítás végez, ha teljesül a következők valamelyike bankszámlaszám megtalálása anyja neve, születési ideje, születési helye, neve megegyezik akkor az egyezés alapján a már rendszerben lévő partnerhez rendeli majd a kötelezettségvállalást, ha nem, új partnert vesz fel, ezt a feltöltés után látható ellenőrző táblázaton jelzi is. A mezőknek azokat a kódokat kell tartalmazniuk, amiket a 112 MP űrlapján kellene megadni. Például: Típus 1,2,3,4 lehet. Fizetési ütem: 1 havonta 2 negyedévente 3 egy összegű 4 részletfizetés 5 félévente 6 díjközlő levél 7 előre történő 8 szerződés szerint 9 évente A részletezőnek, főkönyvnek és a jogcímnek csak a kódja kell, az áfa kategóriának a neve. Fizetési mód A, K vagy C. (A átutalás, K készpénzes, C - csekkes) A "kinek a nevében" annak felhasználónak a neve, aki a hasonló nevű, 112 MP-os mezőbe kerülne. Ebben az oszlopban lehet megadni, kérik-e utalványrendelet generálását. Ekkor egy egyest kell ide írni, de csak akkor történik valóban generáció, ha a fizetési ütem egy összegű. Előirányzat kód rövidítése, zárójelek nélkül. Törvényi hivatkozás szöveges leírása. Fontos! A rendszer nem figyeli, hogy egy táblázat fel lett-e már töltve, a duplikálást megengedi. 23/333
(11221) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek kapcsolódó dokumentumok feltöltése A menüpont célja: kötelezettség vállaláshoz lehetőség van dokumentumok csatolására. 14. ábra: Követelés/Kötelezettségvállaláshoz dokumentumok feltöltése A menüpontba belépve kötelezettség vállalások listája jelenik meg. A 'Van kapcsolódó dokumentum' mezőben jelzi a rendszer, ha az adott szerződéshez kapcsolódik dokumentum. Az előzmény mezőben lévő elemre kattintva lehet kiválasztani a szerződést. A következő listában lehet megtekinteni a szerződéshez kapcsolódó dokumentumokat. Két művelet lehetséges: meglévő dokumentum törlése, új hozzáadása. 15. ábra: Dokumentumok feltöltése/törlése A törléshez ki kell jelölni a törlendő elemeket és a 'Dokumentumok törlése' gomb hatására egy megerősítő üzenet jelenik meg, ahol a törlés megszakítására illetve folytatására van lehetőség. Új elem felvitelére az 'Új felvitele' gomb segítségével van lehetőség. A mezők kitöltését kövezően a 'Rögzít' gomb segítségével lehet menteni a dokumentumot és a rendszer visszalép a dokumentumok listájához ahol megjelenik az újonnan felvitt elem is. (11222) Deviza Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségekhez kapcsolódó automatikus kontírozás A menüpont a devizás Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek év végi értékelési feladatinak elvégzésére szolgál. A menüpontba lépve az év végén nyitott, teljes mértékben nemteljesült követeléseket/kötelezettségvállalásokat/más fizetési kötelezettségeket adatait találhatjuk. 24/333
16. ábra: Kiválasztási felület A névre rákattintva a következő felületre jutunk: 17. ábra: kontírozási sablon megadása A követelések esetében az árfolyamnyereségre kötelezettségvállalásoknál pedig az árfolyamveszteségre vonatkozó könyvelési tételek kell megadnunk, annak érdekében hogy az árfolyameltérések könyvelését automatizálni lehessen. Az év végi értékelés ennek hiányában nem lehetséges. 25/333
(11223) Váltók felvitele Ebben a menüpontban lehet a kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó váltók adatait rögzíteni. 18. ábra: Kötelezettségvállalás kiválasztása A 114 MP listájában jelennek meg a váltók adatai egy külön oszlopban, illetve a részletes nézetben is. (1120) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek fizetési ütemezésének megadása A menüpontba lépve a nyilvántartásba vett követelések/kötelezettségvállalások listázódnak. A kívánt követelések/kötelezettségvállalás megkeresése több oszlopismérv alapján lehetséges. A követelés/kötelezettségvállalás aktív sorszámára klikkelve a követelések/kötelezettségvállalás analitikus adatai kerülnek a képernyőre, melyeket a 112-es menüpontban rögzítettünk. 26/333
19. ábra: Fizetési ütemterv 1. A képernyő alsó részén található Megadott részletek ablak alatt található a Részletek számának megadása és Kezdő dátum mező, melybe az első várható kifizetés időpontját lehet megadni. A meglévő ütemterv módosítása során egy További részletek számának megadása szabad adatbeviteli mező is látható. Itt adhatjuk meg a fizetési ütemek/részletek számát, majd kattintsunk az Ütemterv készítése gombra. 27/333
20. ábra: Fizetési ütemterv 2. A képernyő ismét vált. A Részletek megadása felületen az előzőekben megadott részlet darabszámoknak megfelelő Dátum és Összeg beviteli mező jelenik meg. A tervezett fizetési esedékességek, valamint a hozzájuk kapcsolódó értékek megadását követően használjuk a Számítás gombot. Ezáltal a rendszer a megadott összegeket összesíti, majd összeveti a követelés/kötelezettségvállalás értékével. Amennyiben a követelés/kötelezettségvállalás értékének megfelelően történt a részletek megadása, a Hiány értéke 0 lesz, amennyiben nem a követelés/kötelezettségvállalás értékének megfelelően történt a részletek megadása, a Hiány értéke 0-tól eltérő érték lesz, korrekció szükséges. A fizetési esedékességek első napja megadható és onnan számolja a program a további esedékességeket. Ha a Hiány értéke nullával megegyező, akkor a Felvitel gombbal rögzül a rendszerben az ütemezés. A 112-es menüpontban ez a színkód alapján is megmutatkozik. 28/333
21. ábra: Fizetési ütemterv 4. A menüpontba berögzített fizetési ütemterv adatokból likviditási terv nyomtatható, mely bevételekre és kiadásokra ezen belül jogcímekre és/vagy részletezőkódokra szűkíthetőek. A kimutatás intervalluma attól függ, hogy éves/havi/napi lekérdezést szeretnénk elvégezni, ennek függvényében maximum 3 évre, 12 hónapra vagy 31 napra bontott likviditási adatokat kapunk. 22. ábra: Fizetési ütemterv 5. A következő felületen a likviditási terv időhorizontját, az adatok időbeli részletezettségét, és más szűkítési lehetőséget tudunk megadni. 29/333
23. ábra: Likviditási terv A leszűrési alapján elkészült lista bevételekre és kiadási részre van elkülönítve, azon belül, pedig jogcímekre. (1121) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek ellenjegyzése A menüpontba lépve a nyilvántartásba vett követelések/kötelezettségvállalások listázódnak. A kívánt követelések/kötelezettségvállalás megkeresése több oszlopismérv alapján lehetséges. A követelés/kötelezettségvállalás előtti négyzetbe helyezett pipával jelölhetjük ki az ellenjegyezni kívánt követelést / kötelezettségvállalást. 24. ábra: Pénzügyi ellenjegyzés Ezt követően használjuk a Kiválasztott tételek ellenjegyzése gombot. A 112-es menüpontban ez a színkód alapján is megmutatkozik. 30/333
Az alábbi ablakban kiválasztható a Pénzügyi ellenjegyző, illetve megadható a Pénzügyi ellenjegyzés dátuma is. Csak olyan kötelezettségvállalás ellenjegyezhető, melyhez a fizetési ütemezés meg lett adva a 1120 mp-ben. 25. ábra: Pénzügyi ellenjegyző kiválasztása (114) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek listázása Ebben a menüpontban listázható kötelezettségvállalásokat, gyakorlatilag minden, a határozatfelvitelkor megadható adatra lehetséges a szűrés. A sorok tartalmazzák az Részletez gombot. Láthatóak az eddigi pénzügyi és számviteli teljesítések, egyenlegek, a részletes pénzmozgás, a határozat minden adata, és az esetlegesen kiállított számlák/bizonylatok és az utalványrendeletek. Az itt megjelenő adatok ugyanazok, mint amelyek a 112-es menüpontban láthatóak. A listában az inaktív kötelezettségvállalások is szerepelnek. 31/333
26. ábra: A "Részletez" gomb eredménye 27. ábra: Határozat adatai 28. ábra: Előírások rész 32/333
29. ábra: Utalványrendeletek rész A találati lista végén található az ellenjegyzés levétele funkció gomb, mellyel a Követelés/Kötelezettségvállalás/Más fizetési kötelezettség ellenjegyzettsége megszüntethető. A funkciógomb felülten történő megjelenése a felhasználó jogosultságától függ. A találati lista alján két listázási funkció található: 30. ábra: Listázási lehetőségek Az egyik a az alaptevékenységbe tartozó kötelezettségvállalások/követelések listázása, melyhez a lekérdezendő évet ki kell választani a felületről. A másik lekérdezési lehetőség a Váltóval (részben) kiegyenlített kötelezettségek nyomtatása a megegyező nevű gombbal indítható el. A nyomtatás figyelemben veszi a listában végzett szűréseket. 31. ábra: váltó adatai 1. 32. ábra: Váltó adatai 2. 33/333
(1141) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek tételeinek listázása 33. ábra: Tételsoros listázási felület A menüpont abban különbözik a 114 mp-től, hogy itt egy-egy aktív követelés/kötelezettségvállalás/más fizetési kötelezettség annyi sorban szerepel, amennyi tételsor az adott esethez tartozik. Itt minden egyes tételsor megjelenik, azáltal bizonyos szűrések, listázások könnyebben elvégezhetőek pl. adott évre keresünk adatokat vagy rovatonként szeretnénk lekérdezni a kötelezettségvállalásokat, azok év végi értékét megállapítani. (1151) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek kontírozásakor Ebben a menüpontban történik a kiadási kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek kontírozása. A bevételek itt nem jelennek meg. A megjelenő listában a kontírozatlan és a kontírozott, de nem igazolt kiadási kötelezettségvállalások jelennek meg. 34. ábra: kötelezettségvállalások kontírozásának előszűrő felülete A kötváll azonosító oszlopban lehet a kontírozni kívánt kötelezettségvállalást kiválasztani. 34/333
35. ábra: adatbeviteli képernyő A rögzítendő mezők: Bizonylatnem: 71 kötelezettségvállalás/70 kötelezettségvállalások nyitása Törzsszám alábontás: intézmény azonosító száma Ellenszámla: 0021 (tárgyévi) vagy 0023 (következő évi) Könyvelési esemény dátuma: Részletező: az adott feladatnak az elkülönítésére szolgáló azonosító Megjegyzés: Áfa kategória: Mozgásnemkód: 901/902/903/904 a régi 75. űrlapnak megfelelően Ei. kód: A feladat jellegének megfelelően Tartozik/Követel: a kötelezettségeknél a kiadások esetében a K a növekedés és T a csökkenés Összérték: a nettó értéket kell megadni ÁFA-s tételek esetében Főkönyvi számok: 05+rovat+2+ellenszámla 4. számjegye+esetleges alábontás Rovatrend:ezt az értéket a főkönyvi kiválasztása után a program aktualizálja A program a megadott ÁFA kulcs alapján az áfa értékét számolja. Az összérték mezőben a kötváll és még ki nem kontírozott értékek a program megjeleníti. A kontírozott kötváll csak akkor igazolható le, ha nincs kontírozatlan összeg. A rögzítési felület a 112 mp-ban rögzített tételsorokat megjeleníti és az azokban található értékeket beemeli a felületre az <Előtölt> funkció segítségével így a rögzítés megkönnyíthető. 35/333
A kontírozás befejezése után az adott kötelezettségvállalás előtti jelölőnégyzet kipipálása és a <kontírlap nyomtatása> funkcióval egy új bizonylati sablon nyomtatható ki. 36. ábra: bizonylati sablon A 1151 mp-ban leigazolt tételek a 1152 mp-ba kerülnek át, ott történik a véglegesítésük, könyvelésük. Amennyiben helyesbítés szükséges akkor azt a 1153 mp-ban lehet megtenni. Amennyiben a könyvelés után módosul a kötelezettségvállalás összege akkor a különbözet könyvelése a 1153 mp-ben történik. (1152) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek könyvelése A menüpontban a 1151 mp-ból leigazolt kötelezettségvállalások jelennek meg. A menüpontból a kötelezettségvállalások véglegesíthetőek. 37. ábra: Kötelezettségvállalások listázása könyvelésre -1. 36/333