REGISZTRÁCIÓS ELJÁRÁS ISMERTETÉSE A 2012-ES NOVITAX PROGRAMOKHOZ Tartalomjegyzék A regisztrációs eljárás rövid ismertetése... 2 Felhasználói adatok... 3 Programhasználati igény könyvelő programok/ számlázó programok... 5 Könyvelhető cégek (regisztrálandó cégek kijelölése)... 6 Összegzés... 9 Regisztrációs állomány mentése... 10 Regisztrációs állomány betöltése... 11 További információk... 12
A regisztrációs eljárás rövid ismertetése A számítógépeket évente egyszer regisztráltatni kell! A NOVITAX Kft. minden évben új programváltozatokat készít, amelyeket Demo változatban juttat el ügyfeleihez. A demo változatokat minden használt számítógépen évente egyszer regisztráltatni kell. A regisztrációs állomány mentése előtt a későbbiekben részletes módon leírtak szerint ki kell tölteni a Felhasználó adatokat, és a regisztrálandó céget fel kell venni a könyvelt cégek táblába. A regisztrációs eljárás a számítógépek regisztrációjával együtt regisztrálja a beküldésig a Könyvelt cégek közé felvett vállalkozásokat is. A könyvelt cégekben bekövetkező változás esetén csak egy gépről kell regisztrációs állományt küldeni! Amennyiben az első regisztrációt követően a könyvelt cégekben változás következik be, azt jelezni kell a forgalmazó felé, és arról a számítógépről, amelyen a változások át lettek vezetve, új regisztrációs állományt kell küldeni. Jelentős változás tehát, hogy az első regisztrációt követőn cégváltozások esetén nem az összes számítógépről, hanem csak egyről kell a regisztrációs állományt beküldeni, a visszakapott regisztrációt az összes használt számítógépre be lehet tölteni. Ezért javasoljuk, hogy az egyik számítógépet nevezzék ki főgépnek (amely sorszámának célszerű 01-et adni), és az összes cégváltozást azon vezessék át. A programrendszer érvényességi idejének meghosszabbításához a programot az itt leírtak szerint regisztrálni kell. Programjaink regisztrálásának első lépése, hogy ügyfeleink minden használt gépre vonatkozóan elkészítsék a regisztrációs állományt, és azt interneten, vagy postai úton juttassák el a forgalmazó NOVITAX Kft-hez. A regisztrációs folyamat rövid leírása 1. A felhasználó adatainak, és a könyvelt cégek tábla kitöltése A regisztrációs állomány elkészítése előtt a felhasználói adatokban pontosítani kell a programhasználati jogosultsági igényt, mert a program csak a felhasználói adatokban bejelölt modulokra készíti el a regisztrációs állományokat. A regisztrációs lap levétele előtt a Felhasználó menüpontban könyvelt cégenként be kell állítani, hogy az egyes cégek milyen modulokra legyenek regisztrálva. Az egyes gépek regisztrációs állományait tehát akkor célszerű beküldeni, ha a regisztrációkor ismert összes feldolgozandó cég a könyvelt cégek között már szerepel. Könyvelendő cégekben történő változás estén, a változások átvezetése után a főgépről (amelyen a változások át lettek vezetve) új regisztrációs állományt kell küldeni. 2. A regisztrációt az ügyfél kezdeményezi, a regisztrációs állomány eljuttatásával A regisztráció általános menete, hogy a felhasználó a menükezelő Egyéb / Regisztráció menüpontjának vagy a főmenü Regisztráció gombjára való kattintással, a Regisztrációs állomány mentése funkcióval, gépenként - lehetőleg egy adathordozóra (pl. pendrive-ra) - lementi a regisztrációs állományokat. 3. A NOVITAX a megkapott állományokat regisztrálja, és visszajuttatja az ügyfélhez A mentett állományokat el kell juttatni a NOVITAX Kft-hez (e-mailben: novitax@novitax.hu, vagy postán). A NOVITAX a beküldött regisztrációs állományokat regisztrálja, majd visszajuttatja a felhasználóhoz. 4. Az ügyfél a visszakapott regisztrációs állományt Beolvassa az összes számítógépére A visszajuttatott regisztrációs kódokkal a menükezelő Egyéb / Regisztráció menüpontjának Regisztrációs állomány betöltése funkciójának elindítása után a program regisztrálja a soron levő számítógépet (a regisztrációs eljárást minden gépen futtatni kell).
Felhasználói adatok A felhasználói adatok a Menükezelő / Egyéb/Felhasználó menüpontjában található. A felhasználói adatok szolgálnak a programot használó (a NOVITAX Kft-vel szerződéses kapcsolatban álló) ügyfél (a továbbiakban Felhasználó) azonosítására, valamint a használt programok és a programonkénti cégszám bejelölésére. Ennek megfelelően kérjük a felhasználói adatok, valamint a programhasználat minden használt számítógépen való pontos kitöltését, amelyhez a következő magyarázatot fűzzük. A felhasználó cég adatai A felhasználói adatok első részében a programot használó vállalkozás cégadatait kell kitölteni. Külön felhívjuk a figyelmet az e-mail cím, és a bankszámlaszám pontos megadására, hogy az elektronikus leveleink célba érjenek, és a hiányos bizonylatolással történő utalásokat könnyebben azonosítani tudjuk. Gép sorszám: A használt számítógépeket 01-től kezdve folyamatosan sorszámozni kell, hálózati felhasználás esetén a szerver gép legyen a 01-es sorszámú gép, több gépes, könyvelő irodai felhasználásban az a gép legyen a 01-es gép, amelyen a könyvelt vállalkozásokban bekövetkező változások vezetve lesznek (a fő gép). Egy felhasználó esetén kiadott két azonos sorszámú gép jelentősen bonyolítja a regisztrációs eljárást, ezért kérjük, hogy a használt számítógépeiket körültekintően, kerülve a már használt sorszámok újból kiadását sorszámozzák. Felhasználás kezdete Általában a könyvelés év első napja (pl. 2012.01.01.), év közbeni rendelés esetén a programhasználat első hónapja. Számlázási időszak 25.000 Ft+áfa fizetendő összeg alatt a fizetési gyakoriság nem lehet kisebb, mint negyedév, a havi bejelölést a program ilyen esetben figyelmen kívül hagyja. Adathordozó
CD lemez postázás bejelölése esetén, a NOVITAX Kft. postázási díjat számít fel (mértéke lsd. aktuális árlista). Regisztrációk lista A kapcsolóra kattintva, a program megjeleníti az egyes programokhoz regisztrált cégek adószámait, neveit. A lista alapján a Felhasználó ellenőrizheti, hogy az egyes gépeken tényleg az általa ismert cégek vannak regisztrálva, a lista alkalmas a Felhasználó, és a NOVITAX nyilvántartásainak egyeztetésére is. Felhasználói adatok további számítógépekre való átvitele Mint az már jeleztük, a programrendszer telepítésekor a Felhasználó adatokba a Demo cég adatai kerülnek. A Demo felhasználóval a program nem használható, ezért a telepítés utáni első lépésként a Felhasználónak minden használt számítógépen ki kell töltenie a felhasználói adatokat. A munkát nagymértékben segítik a Felhasználási igények mentése, Felhasználási igények visszatöltése gombok, amelyekkel a már kitöltött felhasználói adatok menthetők (pl, pendrive-ra), és visszatölthetők az összes többi számítógépbe. Ezért javasoljuk, hogy a program fő gépre való telepítése után az erre jogosult személy töltse ki a felhasználói, és a program jogosultsági adatokat, majd azokat mentse le, és töltse vissza az összes többi számítógépbe. A visszatöltésre egyszer a telepítés után van szükség, a cégváltozásokat a továbbiakban már csak a főgépen kell átvezetni. Hasznos tipp A felhasználói adatok visszatöltése után a kezelő lépjen be felhasználói adatokba, ellenőrizze a visszatöltés helyességét, és egyedi sorszámra állítsa be a gépsorszám mező értéket, hogy a regisztrációs állományok összemásolhatók legyenek. Figyelem! A felhasználói adatok mentésével nem készül el a regisztrációs állomány, azt továbbra is a Regisztráció menüpontban lehet készíteni.
Programhasználati igény könyvelő programok/ számlázó programok Ezen a képernyőn kell rögzíteni, hogy a Felhasználó az adott évben melyik programot, mennyi cégre kívánja használni. A megjelenő programok közül azokat kell bejelölni, amely programokat a Felhasználó az adott évben használni kívánja (a bejelölést a programnév előtti négyzet kipipálását jelenti). A cégek mezőkbe az adott programra vonatkozó cégszám jogosultsági számot kell rögzíteni. Az első képernyőn a könyvelő, és bérszámfejtő programok, a másodikon a számlázó, pénzügyi, készlet, és rendelés nyilvántartó programok jelölhetők be. A programhasználati ablak jobb oldala a regisztráció állapotáról tájékoztat. A regisztrálatlan gépek esetén az érvényességi idő helyett a Nem regisztrált felirat jelenik meg. A regisztrációt követően a felhasználói ablak jobb oldalán megjelennek az egyes modulok regisztrációs jellemzői, és a regisztrációk érvényességi idői. A Nyitott gombra való kattintás után a program a képernyőre írja a már regisztrált cégeket.
Könyvelhető cégek (regisztrálandó cégek kijelölése) A Felhasználó által megadott programhasználati igény után, lehetőleg a regisztrációs állomány beküldése előtt, a könyvelendő (számfejtendő, számlázandó stb.) cégeket fel kell venni a könyvelhető cégek adatállományba, ehhez a Könyvelhető cégek fülre kell kattintani. A könyvelhető cégek képernyő bal oldalán megtekinthetők a táblában már szereplő cégek, amelyek közül zöld szimbólummal vannak jelölve a regisztrált, piros szimbólummal a még nem regisztrált cégek. Új cég felvitele a könyvelhető cégek közé A könyvelhető cégek közé csak olyan cég rögzíthető, amely cégadatai az adott könyvelési évre már meg vannak nyitva. A könyvelhető cégek tábla kitöltése, regisztrálása a Felhasználó feladata és felelőssége, ide cégeket a program automatikusan nem rögzít. A tábla kitöltését ugyanakkor segíti, hogy a cégek gépi nyitásakor és új cég rögzítése esetén a program felajánlja a Felhasználónak - ha azzal egyetért - akkor helyette a céget felveszi a könyvelhető cégek közé. Amennyiben ezt a Felhasználó a cég átnyitásakor, vagy megnyitásakor elmulasztotta, akkor utólag, azt megteheti úgy, hogy a képernyő alján (a Hozzáad gomb melletti mezőbe) kiválasztja a megnyitott, de a könyvelt cégek között még nem szereplő cégek közül a könyvelt cégek közé felvenni kívánt céget, majd rákattint a Hozzáad gombra.
A használt programok bejelölése A könyvelt cégek táblában felvett cég tárolása előtt a képernyő jobb oldalán látható táblázatba be kell pipálni azokat a programokat, amelyeket az adott cégben használni kívánnak (pl. NTAX, NTP) stb. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a könyvelő program bejelölése esetén a bérszámfejtő programot külön nem kell bejelölni, az adott cégre a bérszámfejtő program a könyvelési program érvényességi idejére fog működni. A könyvelt cégek tábla módosítása A könyvelt cégek táblába új cég bármikor rögzíthető, ha a cégek száma meghaladta a Felhasználó által bejelölt programhasználati igényt, a program a programhasználati igényt a könyvelt cégek táblában szereplő cégek számához igazítja. A könyvelt cégek táblában levő, nem regisztrált (piros szimbólummal jelölt) cégek törölhetők, szabadon módosíthatók. A regisztrált (zöld szimbólummal jelölt) cégek nem törölhetők, a programhasználati bejelölésük azonban módosítható. Regisztrált cég módosításához a céget az új cég felvitelénél leírt módon először hozzá kell adni a könyvelendő cégekhez, majd az így keletkező piros szimbólumos cégbejegyzésen lehet a használt programokat változtatni. Regisztrált céget csak a forgalmazó törölhet Regisztrált cég törlését írásban kell jelezni a forgalmazó NOVITAX Kft. felé. Amennyiben a törlése elfogadható, a NOVITAX Kft. az elfogadási dátumtól új regisztrációs állományt küld, amelyet minden használt számítógépen be kell olvasni. Törlésnek tekintendő a korában regisztrált cég cseréje is (a csere egy cég törlését, és egy új cég felvételét jelenti). Cégcserének, ezáltal cégtörlésnek tekintendő az is, ha a könyvelt cég állapota változik meg (pl. elő társaságból végleges társaság lesz, társaságból felszámolás alatti társaság lesz stb.) Cégtörlés esetén a korábbi regisztráció érvényét veszti, ezért az olyan időszakban érdemes jelezni, amikor az átmeneti regisztrációvesztés nem okoz zavart a munkában.
Figyelem! A megrendelés módosításnak minden esetben tartalmaznia kell a cégek felsorolását (a cég adószáma, neve, alakulás kelte), a változás időpontját, a változás módját (bővítés, lemondás). A NOVITAX az évközi céglemondást, cégek cseréjét függetlenül attól, hogy a regisztrált cégben történt-e bizonylatrögzítés, visszamenőleges hatállyal nem fogadja el, azokat csak a bejelentés időpontjától vezeti át nyilvántartásán. A NOVITAX a megemelt felhasználás esetén a díjkülönbözetről azonnal jogosult díjbekérőt kibocsátani, a cégszám emelés csak a különbözeti díj beérkezése után válik érvényessé. Cégszám csökkentés, cégcsere érvényesítéséhez új regisztráció szükséges, ezért a módosításhoz új regisztrációs állományt is mellékelni kell. Amennyiben a beküldött cégregisztrációs állományban több cég marad, mint amennyi cégre a kezelő jogosultságot szerzett, a NOVITAX a regisztráció során a cégregisztrációs táblát a felhasználó jogosultságához igazítja (törli a többletként jelentkező cégeket, vagy a cégekhez használható modul bejelöléseket a regisztrációs táblából). Korlátlan felhasználás esetén nincs cégregisztráció! Korlátlan felhasználás esetén a regisztrációs táblát nem kell kitölteni, ezért egy üres tábla jelenik meg.
Összegzés A programhasználati jogosultság, és a könyvelhető cégek tábla kitöltése után a Felhasználó az általa bejelölt programhasználati igényt, programonként, azon belül cégenként az Összegzés funkcióban meg is tekintheti. Ez a menüpont alkalmas a forgalmazóval való egyeztetésre, és a regisztrált cégek ellenőrzésére. Mivel a regisztrált cégek visszamenőleges módosítása nem lehetséges, ezért kérjük, hogy a tévesen regisztrált cégeket azonnal jelezzék, és kérjék azok törlését. Programátvételi lap nyomtatása A nem regisztrált számítógépeken az összegzés menüpontban a Felhasználó által kitöltött adatok alapján a program el is készíti a programátvételi lapot, amely alapján a Felhasználó megrendelheti az aktuális évi programhasználatot. Programváltoztatási lap A regisztrált gépeken a Felhasználó által bejelölt programhasználati igény, és a regisztrált programhasználati igény közötti különbségről a program kinyomtatja a programváltozási lapot, amellyel a felhasználó a NOVITAX részére a változtatási igényét jelezheti. A programváltozási lap kinyomtatása előtt a Felhasználó a Megjegyzés mezőben felsorolhatja a törölni szándékozott cégeinek adószámai, neveit.
Regisztrációs állomány mentése A felhasználói adatok, valamint a Könyvelhető cégek tábla pontosítása után a főmenü Regisztráció gombjával, vagy az Egyéb / Regisztráció menüpontban a Regisztrációs állomány mentése funkció elindítása után a program alapesetként a NOVITAXWIN / NOVIREG könyvtárba, vagy a kezelő által kijelölt helyre elkészíti a számítógép regisztrációs állományát, amely állományt kell a NOVITAX Kft-nek eljuttatni. A regisztrációs állományt minden használt számítógépen el kell készíteni. Hasznos tipp! Nem hálózatos felhasználás esetén a 01-es gépre (főgépre) a regisztrációs állomány mentése előtt célszerű az összes könyvelendő céget rögzíteni a könyvelhető cégek adatállományba, és először ennek a gépnek a regisztrációs állományát kell a pendrive-ra menteni, majd a többi gép sorrendje tetszőleges. Amennyiben az összes számítógép nem menthető egy állományba, kétütemű regisztrálást javaslunk. Az első ütemben be kell küldeni, és regisztrálni kell azt a gépet, amelyen az összes könyvelhető cég megtalálható. Az első gép regisztrálása után a második ütemben a többi gép tetszőleges sorrendben regisztrálható. Az egyes gépek regisztrációs állományai csak akkor menthetők egy állományba, ha a felhasználói adatokban nincs két egyforma sorszámú gép. Figyelem! A regisztrációs állományokat évente egy alkalommal minden használt gépről el kell készíteni, hálózatos felhasználás esetén tehát a szerverről, és az összes munkaállomásról is. A regisztrációs állomány lekérésekor megjelenő üzenetek értelmezése A Programhasználati igények, és a Könyvelhető cégek -nél megadott cégek száma eltérő A program összehasonlítja a programhasználati igényeknél megadott cégszámokat, akkor ad figyelmeztető üzenetet, ha a könyvelhető cégek táblában a használható cégek száma kevesebb (ettől a regisztrációs állomány menthető, és beküldhető). Ha már van beküldött regisztrációs lapja, akkor a továbblépéssel az érvénytelenné válik. Biztos, hogy akarja? A program minden regisztrációs állomány mentésekor eltérő tartalmú regisztrációs állományt készít, regisztrálni csak az utoljára mentett állománnyal a számítógépet. Ez az üzenet arra figyelmezett, hogy ha van olyan regisztrációs állomány, amelyet a Felhasználó még nem küldött vissza, akkor az újabb állomány lekérése után az már nem lesz visszatölthető. Licenc üzenet A megjelenő üzenet arra hívja fel a Felhasználó figyelmét, hogy a regisztrációs állomány lekérésével közte, és a forgalmazó között létrejött az ÁSZF feltételei szerint létrejött a programhasználati szerződés.
Regisztrációs állomány betöltése (a számítógép regisztrációja) A beküldött regisztrációs állományokat a NOVITAX Kft. regisztrálja, majd a regisztrációt is tartalmazó regisztrációs állományokat visszajuttatja a program használója részére. A visszaküldött regisztrációs lapokat a főmenü Regisztráció / Egyéb menüpontjából indított Regisztráció / Regisztrációs állomány betöltése menüpontban kell az összes számítógépre beolvasni, vagy elég a regisztrációs állományt lementeni a számítógépre valahova és kettőt rákattintva megnyitni. Sikeres beolvasás (regisztráció) után megjelenik a nyugtázó üzenet Sikeres regisztráció. A regisztráció után a Könyvelhető cégek táblában szereplő cégekre vonatkozóan a program regisztrált lesz, azaz a verzió információban megjelölt időszakig lesz használható. Amennyiben egy adathorgozón több regisztrációs állomány van mentve, a regisztrációs állományt minden érintett számítógépen vissza kell tölteni. A sikeres regisztráció után újabb regisztrációra csak abban az esetben lesz szükség, ha hardver csere, gépjavítás, vagy más körülmény miatt a számítógép elveszti a regisztrációját, vagy ha a felhasználások száma változik. Sikertelen regisztrációk A regisztrációs állomány betöltésekor a program ellenőrzi, hogy a visszakapott regisztrációs állománnyal a számítógép regisztrálható-e, ha eltérést észlel, akkor a következő hibaüzeneteket adhatja: Ezen gép regisztrációja nincs a lemezen Az adott számítógépről nem készült regisztrációs állomány, vagy nem lett elküldve, esetleg a NOVITAX nem regisztrálta stb. Az üzenet megjelenése esetén azonnal új regisztrációs állományt kell menteni, tehát a regisztrációs folyamatot meg kell ismételni. A regisztrációs adatok megváltoztak A program minden regisztrációs állomány mentésekor eltérő tartalmú regisztrációs állományt készít, regisztrálni csak az utoljára mentett állománnyal a számítógépet. Ez az üzenet azt jelenti, hogy a regisztrációs állomány mentése, és visszaküldése között a kezelő újabb regisztrációs állományt mentett, ezért a visszaküldöttel a számítógép már nem regisztrálható. Ez az üzenet jelenik meg akkor is, ha a regisztrációs állomány mentés, és visszatöltése között jelentős hardver átalakításra került sor. Az üzenet megjelenése után azonnal meg kell ismételni a regisztrációs eljárást, ügyelve arra, hogy a mentés, és a visszatöltés között ne legyen újabb mentés, vagy gépátalakítás.
További információk A könyvelt cégek számában történt változás esetén csak a főgépet kell regisztrálni Nem korlátlan felhasználás esetén, a könyvelt cégek számában történő bővülés esetén a felhasználó bővítést át kell vezetni a könyvelt cégek adatállományban. A könyvelt cégek adatállományt a program a gépi nyitáskor, új cég nyitásakor, vagy új cég adatállományának betöltésekor a Felhasználó döntése szerint felveheti a Könyvelt cégek táblába. A változás átvezetése után a regisztrációs állományt elegendő a változást tartalmazó számítógépről menteni, és újra regisztráltatni. A visszakapott regisztrációs állományt minden gépre be kell tölteni, a betöltés után az új cég az összes számítógépen regisztrált lesz. A demo változat érvényességi ideje A demo változat (nem regisztrált program) általában február utolsó napjáig használható, a demo időszakban történő programhasználat a regisztrációval, a felhasználás kezdetésre visszamenőlegesen jog tisztává válik. Ha a demo időszakot nem követi regisztráció, akkor a demo verzióval történő felhasználás (pl. akár egy számla kiadása) illegális. Tehát komoly programhasználati szándék esetén a demo verzió a regisztrált verzióval azonosan használható. A regisztrált változat érvényessége A regisztrált verzióknak a verzióhoz tartozó időszakig kell működniük, ez általában valamely hónap utolsó napja. Éves programhasználati díj, vagy vételi (követési) ár fizetése esetén a regisztrált programváltozatban nincs időkorlát, ezt a megjelenő 12.31-i dátum jelzi. A verzió információban szereplő dátum meghosszabbításához nem kell új regisztrációt küldeni, azt a forgalmazó az új verzióval automatikusan hosszabbítja. Amennyiben a regisztrált verzió a verzió információban megadott időponttól kisebb dátumig, de a demo időszaknál nagyobb időpontig érvényes, akkor az érvényesség meghosszabbításához nem kell új regisztrációt küldeni, az anyagi, vagy egyéb technikai problémák elhárítása után a verzió érvényességét a forgalmazó hosszabbítja. Verzió érvényesség Az adott verzió (a regisztrált, és a nem regisztrált változat) a verzió információban megadott időig használható, a verzió érvényesség lejárta előtt az új verziót le kell tölteni. A program a verzió érvényesség lejárata előtti napokban folyamatos üzenettel figyelmezteti a felhasználót arra, hogy az új verziót le kell töltenie.