PE-7/QUAEST/PV/2013-05 EURÓPAI PARLAMENT P PV 05/2013 A QUAESTOROK JEGYZİKÖNYV a 2013. május 21-én, kedden 16.00-kor tartott rendes ülésrıl LOW épület S 3.4 terem Strasbourg TARTALOM Oldal 1. A napirendtervezet elfogadása... 3 2. A 2013. április 16-i ülés jegyzıkönyvének jóváhagyása... 3 3. A soros elnök bejelentései... 3 4. Írásbeli nyilatkozatok... 3 5. Utazási iroda ajánlattételi felhívás... 5 6. A képviselık fuvarozásának reformja Autófoglalási központ... 6 7. Az Élet a Parlament után útmutató jelenlegi és volt képviselıknek címő útmutató felülvizsgálata... 8 8. Zárt ülés Egyéb kérdések és a képviselık egyéni kérései/levelei... 8 9. Mőalkotások Horvátországból... 8 10. Az ortodox kórusok koncertje (minszki kolostor)... 8 11. Sürgıs és egyéb ügyek... 10 NT\940730.doc PE501.853/QUEST
12. Tájékoztatásul szolgáló napirendi pontok... 10 13. A következı ülés idıpontja és helye... 11 MELLÉKLET: Jelenléti ív PE501.853/QUEST 2/13 NT\940730.doc
A megbízott soros elnök, HIGGINS úr távollétében LULLING quaestor asszony nyitja meg az ülést 2013. május 21-én 16 óra 17 perckor. 1. A napirendtervezet elfogadása * * * - tudomásul veszik és az e jegyzıkönyvben ismertetett formában jóváhagyják a napirendtervezetet (PE 501 851/Quaest.). 2. A 2013. április 16-i ülés jegyzıkönyvének jóváhagyása - tudomásul veszik és elfogadják a 2013. április 16-án tartott ülés jegyzıkönyvét (PE 501.832/Quaest.). 3. A soros elnök bejelentései - meghallgatják LULLING elnök asszonyt, aki arról tájékoztat, hogy a soros elnök HIGGINS úr nem vehet részt az ülésen és ezért azt kérte, hogy helyettesítsék. 4. Írásbeli nyilatkozatok - tudomásul veszik a következı dokumentumokat: feljegyzés a képviselıknek Az eljárási szabályzat írásbeli nyilatkozatokról szóló, módosított 123. cikkének alkalmazására vonatkozó iránymutatások -ra vonatkozóan (kelt: 2013. február 4., PE 501.856/Quaest); A 123. cikkrıl szóló új elıírásokra vonatkozóan a február 4-i ülés megnyitásakor az elnök részérıl elhangzott felszólalás részletei (PE 501.856/Quaest); McCLARCKIN képviselını 2013. április 3-i levele, amelyet öt másik képviselı is aláírt (PE 501.857/Quaest); HIGGINS soros elnök 2013. május 7-i válaszlevele McCLARKIN képviselınınek ((PE 501.857/Quaest); HIGGINS soros elnök 2013. május 21-i e-mailje; - tudomásul veszik HIGGINS soros elnök e-mailjét, amelyben az ülésen részt venni nem tudó elnök határozottan támogatja azt, hogy az írásbeli nyilatkozatokhoz NT\940730.doc 3/13 PE501.853/QUEST
szükséges aláírások győjtésére szolgáló asztalt vissza kell állítani eredeti helyére, az ülésterem elé; - meghallgatják LULLING quaestor asszonyt, a megbízott soros elnököt, aki ismerteti a témát és átadja a szót RATTI fıtitkárhelyettes igazgató asszonynak, aki a jelenlegi helyzetet ismerteti; - meghallgatják RATTI fıtitkárhelyettest, aki emlékeztet, hogy 2012. december 13-i ülésén a Parlament minısített többséggel fogadta el az eljárási szabályzat 123. cikkének módosításait az írásbeli nyilatkozatokkal kapcsolatos eljárásról, többek között arra vonatkozóan, hogy megszigorodnak az írásbeli nyilatkozatok elıterjesztésének feltételei; a Parlament számára nincs kötelezı érvény; online jegyzék tartalmazza majd az összes írásbeli nyilatkozatot; - meghallgatják RATTI fıtitkárhelyettest, aki hangsúlyozza, hogy az új szabályokat megelızıen a 123. cikk pontosította, hogy a plenáris terem elıtt van egy asztal, amelyen a képviselık aláírhatják az írásbeli nyilatkozatokat, de a szabályok módosításainak elfogadása után törölték ezt a konkrét utalást az asztalra, kijelentve ezáltal a plenárisülés egyértelmő álláspontját, hogy ezt a lehetıséget meg kell szüntetni; a szolgálatok ezért az asztal elvitték onnan és a LOW épület T02024. termébe vitték, amely a kifizetıirodához tartó képviselık útjába esik, tehát jól elérhetı az írásbeli nyilatkozatot aláírni kívánó képviselık számára; - meghallgatják LULLING megbízott soros elnököt, aki megjegyzi, hogy amióta a 123. cikk módosítása a plenáris elé került, nem a quaestorok a megfelelı hatóság panaszok és problémák esetén, hanem ezekkel inkább az elnöknek kell foglalkozni; - meghallgatják GERINGER de OEDENBERG quaestort, aki megjegyzi, hogy az asztal ott nem léte a plenáris ülésterem elıtt komoly problémát okozott az írásbeli nyilatkozatot aláírni kívánó képviselıknek, akik közül többen már panaszt tettek a quaestoroknál, a jelenlegi elhelyezés a LOW T02024-es teremben eléggé félreesik, és más helyszínt kell találni; - meghallgatják MAŠTÁLKA és LIBERADZKI quaestorokat, akik egyetértenek ezzel a megfigyeléssel; - meghallgatják RATTI fıtitkárhelyettest, aki javasolja, hogy amíg az írásbeli nyilatkozatok online aláírására szolgáló eszköz ahogyan az új szabályok elrendelik létrehozására várunk, addig a képviselık beszkennelhetik az általuk aláírt írásbeli nyilatkozatot, és elküldhetik e-mailben az illetékes irodához; evégett az ı hivatala elkészíti a képviselıkhöz intézendı feljegyzés tervezetét, hogy ez utóbbiakat errıl az új lehetıségrıl tájékoztassák; e tervezetet aztán a quaestorok elé terjesztik; PE501.853/QUEST 4/13 NT\940730.doc
- úgy határoznak, hogy feljegyzést intéznek a képviselıkhöz a fıtitkárhelyettes által javasoltak alapján, hogy tájékoztassák a képviselıket egy-egy adott írásbeli nyilatkozaton aláírásuk beszkennelésének lehetıségére, és ezt e-mailben elküldik a Parlament szolgálataihoz. 5. Utazási iroda ajánlattételi felhívás - tudomásul veszik VANHAEREN, FINS-fıigazgató a fenti kérdésrıl szóló 2013. május 7-i feljegyzését (PE 501.861/QUAEST); - meghallgatják VANHAEREN urat, aki ismerteti feljegyzését, elmagyarázva, hogy mivel a jelenlegi utazási irodával, a BCD-vel négy évre kötött 2013 végén lejár, új irodát kell választani ajánlattételi eljárás keretében, külsı szakértı igénybevétele mellett, és a Parlament, a Gazdasági és Szociális Bizottság, az Európai Ombudsman, az Európai Bíróság, valamint az Európai Számvevıszék hasznára, akik közül a legutóbbi jelezte, hogy szeretne a kiválasztási folyamatban részt venni; VANHAEREN úr elmagyarázza továbbá azt is, hogy az új szerzıdést kezdetben két évre kötnék, hogy lehetıséget teremtsenek egy megvalósíthatósági tanulmány készítésére azt illetıen, hogy a Parlament utazási irodáját internalizálni lehetne-e. Ezt a költségvetéssel foglalkozó munkacsoport közös elnöksége és bizottsága kérte. Vanhaeren úr hangsúlyozza, hogy a hivatal a Parlament politikai hatóságaitól érkezı kérésekre összpontosít minthogy az utazási iroda munkájának túlnyomó részét a képviselık adták például olyan kérdésekre, mint a képviselık és a kifizetı hivatal még részletesebb tájékoztatása, rugalmasabb jegyfoglalási eljárások, saját foglalásra szolgáló eszköz, illetve hatékonyabb segítség; végezetül Vanhaeren úr kiemeli, hogy az utazási iroda nyújtotta szolgálatok kifizetésére tervezett megoldás átalányösszeg formájában fizetett havi kezelési díj lenne a hivatalos utak esetén, illetve tranzakciós díj minden nem hivatalos, szabadidıs utazás esetén; - eszmecserét folytatnak LULLING, GERINGER de OEDENBERG, LIBERADZKI és MAŠTÁLK részvételével, akik hangsúlyozzák, hogy fontos a legolcsóbb áron a legjobb minıséget kínáló ajánlattevı kiválasztása (tekintettel a FINS fıigazgatóság feljegyzésében kidolgozott minimumkövetelményekre), megelégedésüknek adnak hangot, hogy folytatódik a Parlament utazási irodai mőveleteinek külsı szervre bízása, miközben emlékeztetnek, hogy míg a versenytárgyalási eljárás eredményeképpen valószínőleg új mőködtetı kiválasztására kerül sor valamit tenni kell a BCD szolgáltatásainak javítása érdekében (amíg ez utóbbinak le nem jár a szerzıdése), mind utazásszervezés, mind a képviselıknek javasolt egyéb megoldások, mind pedig az utazási iroda személyzetének viselkedése tekintetében, és tájékoztatást kérnek a versenytárgyalási eljárás tervezett menetrendjérıl; NT\940730.doc 5/13 PE501.853/QUEST
- meghallgatják VANHAEREN urat, aki a felvetett kérdésekre válaszolva elmagyarázza, hogy az ajánlattételi felhívást egy héten belül közzéteszik a Hivatalos Lapban, illetve, hogy a nyertes utazási iroda kiválasztására várhatóan 2013 szeptemberében kerül sor; - tudomásul veszik a Parlament politikai hatóságainak kérésére reagálva az adott szolgálatok által tett lépéseket; - jóváhagyják a) azon konkrét elıírásokat (VANHAEREN úr feljegyzésének 12 15. pontjai), amelyek célja: biztosítani, hogy a képviselık számára jobb szolgáltatásokat nyújtsanak (a képviselık és a kifizetı hivatal még részletesebb tájékoztatása, rugalmasabb jegyfoglalási eljárások, saját foglalásra szolgáló eszköz, a képviselık választási szabadságának tiszteletben tartása, felkészült, képzett, legalább három nyelven beszélı személyzet, hatékonyabb segítségnyújtás egész nap stb.); javítani a nyújtott szolgáltatások és ezekért kért arak belsı ellenırzését, illetve kiterjeszteni a külsı számviteli ellenırzés hatáskörét; megoldani az utazási iroda kifizetését: kezelési költség (az ügynökség kiadásait fedezı havi átalányösszeg) a hivatalos utak esetében, illetve az utazók által fizetendı ügykezelési (tranzakciós) díj minden nem hivatalos és szabadidıs utazás esetén. 6. A képviselık fuvarozásának reformja Autófoglalási központ - tudomásul veszik a következı dokumentumokat: STRATIGAKIS úrnak, az Infrastrukturális és Logisztikai Fıigazgatóság fıigazgatójának 2013. május 13-i feljegyzése (PE 501.860/Quaest) és annak melléklete; a képviselık fuvarozási szolgáltatásainak 2013. június 1-jétıl életbe lépı reformjáról a képviselık részére készített feljegyzés tervezete ((PE 501.860/Quaest); A képviselıknek az Európai Parlament munkahelyszínein történı szállítására vonatkozó szabályzat 3 cikke kapcsán hozott 2011. november 30-i elnökségi határozat (PE 422.545/BUR) melléklete; PE501.853/QUEST 6/13 NT\940730.doc
- meghallgatják LULLING quaestor asszonyt, a megbízott soros elnököt, aki ismerteti a témát és átadja a szót LINNUS asszonynak, az INLO fıigazgatóság logisztikai igazgatójának, hogy ezt kifejtse; - meghallgatják LINNUS asszonyt, az INLO fıigazgatóság logisztikai igazgatóját, aki emlékeztet, hogy 2011 ıszén terjesztették a quaestorok elé a képviselık fuvarozására vonatkozó új elnökségi szabályokra és az autókölcsönzési szolgáltatások általános korszerősítésére irányuló javaslatot, amelyet az Elnökség 2011. november 30-án hagyott jóvá, és hogy ez az elnökségi határozat egy személygépkocsi-foglalási központ (Car Reservation Centre) létrehozására vonatkozott; megjegyzi azt is, hogy az elnökségi határozat nyomán versenytárgyalási eljárásra került sor, amely nyomán 2012 augusztusában szerzıdést kötöttek egy belga magánvállalattal, de ezt a szerzıdést a jogi rendelkezésekkel összhangban fel is bontották, mert túl sok mőszaki és mőködési gond volt a választott céggel, és a rendszert kipróbáló képviselık visszajelzései is nagyon negatívak voltak; Linnus asszony arról is tájékoztatja a quaestorokat, hogy házon belül sikerült megoldani a személygépkocsi-foglalási központot, amelynek köszönhetıen a képviselık hatékonyabb kiszolgálást kapnak, anélkül, hogy az intézmény ennek pénzügyi következményeit viselné; - meghallgatják LULLING megbízott soros elnököt és a személygépkocsiszolgáltatásért felelıs quaestort, aki megelégedésének ad hangot a gyors megoldás kapcsán, illetve azért is, hogy a szolgálat nyitvatartási ideje most végre olyan lesz, amilyennek a reform célja szerint lennie kell; a quaestor asszony hangsúlyozza továbbá, hogy fontos a képviselıket tájékoztatni a személygépkocsik elızetes lefoglalásának új határidejérıl; - meghallgatják GERINGER de OEDENBERG quaestor asszonyt, aki afelıl érdeklıdik, hogy a türkiz hetek idején milyen lehetıségek vannak hivatalos gépkocsik lefoglalására, illetve, hogy a sofırök munkaidejét ellenırzik-e; - meghallgatják LIBERADZKI quaestort, aki megjegyzi, hogy fontos lenne gondoskodni arról, hogy nagyobb személyzet álljon rendelkezésre a képviselık gépkocsifoglaló telefonhívásainak fogadására; - meghallgatják LINNUS asszonyt, aki megjegyzi, hogy teljesen tisztában van a telefonhívások megválaszolásával kapcsolatos helyzetnek, és hogy a csapatot jelenleg erısítik meg; azt is elmondja továbbá, hogy a képviselık a türkiz hetekre elıre le fogják tudni a hivatali autókat a javasolt határidıknek megfelelıen; LINNUS asszony hangsúlyozza továbbá, hogy a sofıröket egy szolgáltató alkalmazza, aki a munkaidı tiszteletben tartásáért felel, ám ugyanakkor a Parlament elıre be nem jelentett szúrópróbákat tart és számviteli ellenırzéseket végez az illetékes belga minisztériummal együttmőködve, ezek az ellenırzések pedig pozitív visszajelzésekkel jártak; a megbízott osztályvezetı, TORREKENS úr hetente találkozik a szolgáltatóval, hogy a szabályoknak való megfelelést biztosítsa; NT\940730.doc 7/13 PE501.853/QUEST
- meghallgatják LULLING megbízott soros elnököt, aki javasolja, hogy illetékes quaestori minıségében felkeresi a szolgáltatót, hogy felhívja figyelmét a sofırök munkaideje tiszteletben tartásának jelentıségére; - jóváhagyják a képviselıknek az Európai Parlament munkahelyszínein történı szállítására vonatkozó szabályzat mellékletének javasolt módosításait; - úgy határoznak, hogy feljegyzésben értesítik a képviselıket a képviselıi személyszállítási szolgálatok 2013. július 1-jén életbe lépı reformjáról. 7. Az Élet a Parlament után útmutató jelenlegi és volt képviselıknek címő útmutató felülvizsgálata E napirendi pontot elhalasztják. 8. Zárt ülés Egyéb kérdések és a képviselık egyéni kérései/levelei 9. Mőalkotások Horvátországból vita nélkül - tudomásul veszik a COMM fıigazgatóság javaslatát a horvát mőalkotások beszerzésére fordítható költségvetésrıl; - tudomásul veszik, hogy a 27 tagállamból származó korábbi beszerzésekre vonatkozó eljárással összhangban a horvátországi beszerzési program költségvetését az utolsó ilyen program idején (2011-ben) rendelkezésre álló, releváns elıirányzatok alapján számították ki az adott költségvetési évre jellemzı összeghez képest 10%-os (azaz évenként 5%-os) növekedéssel; - tudomásul veszik, hogy a horvát mőalkotások beszerzésére fordítható költségvetés ekképpen 38 610 eurót tesz ki, és hogy a 2013-as költségvetésben már van egy tétel mőalkotásokra (a 02120-03. költségvetési jogcím), illetve hogy a beszerzési eljárást 2013. júliusban el lehet indítani, a 2013-as költségvetési év lejárta elıtt pedig be lehet fejezni; - elfogadják a javaslatot, és jóváhagyás céljából továbbítják azt az Elnökségnek. 10. Az ortodox kórusok koncertje (minszki kolostor) vita nélkül PE501.853/QUEST 8/13 NT\940730.doc
- tudomásul veszik a minszki Szent Erzsébet Kolostor 2013. április 25-i e-mailjét (PE 501.855/QUAEST) és a plakátokat ; - úgy határoznak, hogy engedélyezik a hirdetések kiplakátolását a Parlament kis, nyilvános hirdetıtábláin, a parlamenti értesítık elhelyezésére vonatkozó szabályok 2. cikke szerint. NT\940730.doc 9/13 PE501.853/QUEST
11. Sürgıs és egyéb ügyek PV QUAEST 21.05.2013 11.1. A képviselık utazási költségeinek megtérítése - meghallgatják GERINGER de OEDENBERG quaestor asszony kijelentését, mely szerint a képviselıi utazási költségek új térítési rendszere ahhoz vezetett, hogy több esetben is rosszul számították ki a képviselık utazási kiadásait, illetve az ıket megilletı térítést, és számos esetben a térítési kérelmek feldolgozása nagyon sokáig elhúzódott; - meghallgatják LULLING quaestort, aki megjegyzi, hogy bár neki nagyon jó tapasztalatai vannak az új rendszerrel, meg kell kérni az adott hivatalt, hogy a korábbi határozatokkal összhangban vizsgáljon meg minden egyéni panaszt; - meghallgatják VANHAEREN urat, a Pénzügyi Fıigazgatóság fıigazgatóját, aki hangsúlyozza, hogy fıigazgatósága minden benyújtott panaszt megvizsgál, és következtetéseirıl tájékoztatni fogja a quaestorokat. 11.2. A képviselık napidíjának kiszámítása - meghallgatják LULLING quaestor asszonyt, ki kijelenti, hogy Az európai parlamenti képviselık statútumának alkalmazási szabályai 24. cikkének (5) bekezdése (amely minimum négy órányi tartózkodást írt elı a képviselı számára egy adott munkahelyen, ahhoz, hogy a képviselı teljes napidíjra legyen jogosult) alkalmazása hátrányosan megkülönbözteti azokat a képviselıket, akik egyik munkahelyi ülésrıl a másik munkahelyre nappal utaznak (minthogy ık csak félnapra kapnak napidíjat), azokkal szemben, akik éjszaka utaznak, és így teljes napidíjra jogosultak; elmondja, hogy WIELAND alelnök felvetette az ügyet, és arra kérte ıt, hogy a quaestorok oldják meg; - meghallgatják VANHAEREN urat, a FINS fıigazgatóság fıigazgatóját, aki elmondja, hogy tudatában van ennek a különleges problémának, és hogy feljegyzést terjeszt a quaestorok elé az adott szabályok alkalmazásáról, javaslatokkal a szükséges fellépésre nézve. 12. Tájékoztatásul szolgáló napirendi pontok Nincsenek. PE501.853/QUEST 10/13 NT\940730.doc
13. A következı ülés idıpontja és helye - úgy határoznak, hogy következı ülésüket 2013. június 11-én, kedden 16.00-tól 18.00 óráig tartják Strasbourgban, a LOW épület S 3.4 termében. * * * Az ülést 18.20-kor berekesztik. Jim HIGGINS Hivatalban lévı elnök NT\940730.doc 11/13 PE501.853/QUEST
Melléklet JELENLÉTI ÍV Strasbourg, 2013. május 21. Képviselık Deputy Secretary-General Fıtitkári Hivatal Elnöki kabinet EEP képviselıcsoport S&D képviselıcsoport Jogi Szolgálat Elnökségi Fıigazgatóság Kommunikációs Fıigazgatóság LULLING asszony, megbízott soros elnök GERINGER de OEDENBERG asszony LIBERADZKI úr MAŠTÁLKA úr RATTI asszony MANGOLD úr MANNELLI úr DREUTE úr HORNAK úr LORENZ úr O'BEARA úr GUTMANN úr Infrastrukturális és Logisztikai Fıigazgatóság LINNUS asszony ROMANOVSKIS úr TORREKENS úr SNIJDERS úr Pénzügyi Fıigazgatóság Titkárság Asszisztens VANHAEREN úr GUILLÉN-ZANÓN úr ESTELA-BURRIEL úr ANTOINE-POIREL úr TZIORKAS úr ADLER úr KYST asszony MANGIANTE aszony QUARANTA úr VIGNERON asszony PE501.853/QUEST 12/13 NT\940730.doc
személyi titkársága GIPPERT asszony (LULLING asszony) KEARNEY asszony (HIGGINS úr) ZIELINSKA asszony (GERINGER DE OEDENBERG asszony VOGT úr (LIBERADZKI úr) ŘEHOŘOVÁ asszony (MAŠTÁLKA úr) NT\940730.doc 13/13 PE501.853/QUEST