ÉRD MEGYEI JOGÚ VÁROS P O L G Á R M E S T E R I H I V A T A L A 2030 Érd Alsó u. 1. Levélcím: 2031 Pf. 31. Telefon: /06-23/522-300 Fax:/06-23/522-363 Honlap: www.erd.hu Iktatószám: 19/35212/3/2016. Belső Ellenőrzési Csoport Ellenőrzési jelentés a Polgármesteri Hivatal 2015. évi belső ellenőrzési tevékenységéről
Tartalomjegyzék I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján I.1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése I.1.a) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése I.1.b) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása I.2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása I.2.a) A belső ellenőrzési egység humánerőforrás ellátottsága I.2.b.) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása I.2.c) Összeférhetetlenségi esetek I.2.d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása I.2.e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők I.2.f) Az ellenőrzések nyilvántartása I.2.g) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok I.3. A tanácsadó tevékenység bemutatása II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján II.1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok II.2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése III. Az intézkedési tervek megvalósítása 2
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján I.1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése A Polgármesteri Hivatal 2015. évi belső ellenőrzési tervét Érd Megyei Jogú Város Közgyűlése a 313/2014. (XII.18.) határozatban hagyta jóvá. A munkaerő mérleg két fő belső ellenőri kapacitással számolva tartalmazta az ellenőrzési feladatokra várhatóan - szükséges ellenőri napok számát. A 2015. évi ellenőrzési terv 15 ellenőrzést tartalmazott. Az adóztatással kapcsolatos feladatokat ellátó köztisztviselők anyagi érdekeltség forrásának és mértékének, továbbá az érdekeltségi alap kezelésének ellenőrzése 1 ellenőrzés keretében került tervezésre, de az ellenőrzött időszak szerinti megosztás 2 külön ellenőrzést igényelt. A tervezett munkatervi ellenőrzésre 308 ellenőri nap, az előre nem látható feladatok teljesítésére 20 ellenőri nap állt éves szinten rendelkezésre. A 2015. évben végrehajtott, lezárt ellenőrzések száma: 16. A 16 végrehajtott ellenőrzésből a terven felül elrendelt ellenőrzések száma: 1. Végrehajtott, de 2015. december 31-én le nem zárt ellenőrzések száma:1. Megkezdett, folyamatban lévő ellenőrzés 2015. december 31-én nem volt. Tervezett, de nem végrehajtott ellenőrzések száma: 1. A teljesített ellenőri napok száma 283 ellenőri nap volt. Az előző évben végrehajtott ellenőrzések közül a munkaruha/egyenruha és védőruha ellátás a Polgármesteri Hivatalnál tárgyban végzett ellenőrzés lezárására 2015. januárban került sor. Az előző évben végrehajtott ellenőrzés lezárására további 4 ellenőri napra volt szükség. 3
I.1.a) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése A következő ellenőrzések az ellenőrzési terv alapján kerültek végrehajtásra: Az ellenőrzés címe, tárgya Az ellenőrzés célja Az ellenőrzés módszere 1. Az Időseket Ellátó Központban gondozottak gondozási napjainak nyilvántartása 2. A Habilitációs Központban ellátottak személyi adatainak rendszerezése és a térítési díjak beszedése 3. A Szivárvány Óvoda egyes köznevelési és gyermekétkeztetési feladatainak ellátáshoz igényelt támogatások ellenőrzése 4. A munkaügyi nyilvántartások és a személyi juttatások ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalban 5. Az adóztatással kapcsolatos feladatokat ellátó köztisztviselők anyagi érdekeltségének forrása és mértéke, továbbá az érdekeltségi alap kezelése 2014. II. félévében a Polgármesteri Hivatalban 6. Az Önkormányzat által nyújtott céltámogatások felhasználásának ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalban A támogatásokat a jogszabályok előírásainak megfelelően igényelték-e? A gondozottakról és az ellátásért fizetett térítési díjakról vezetett nyilvántartások jóke? A támogatásokat a jogszabályok előírásainak megfelelően igényelték-e? A Polgármesteri Hivatalban foglalkoztatottak személyi juttatásainak (kiemelten a pótlékok, költségtérítések) megállapítása jogszerű volte? A munkaügyi nyilvántartásokat (kiemelten a szabadság nyilvántartásokat) megfelelően, pontosan vezették-e? Az érdekeltségi alap kezelése, képzése, felhasználása az önkormányzati rendelet alapján történt-e? Változott-e a hátralékállomány? A civil szférának nyújtott támogatások kifizetése, felhasználása a hatásköri és pénzügyi szabályoknak megfelelően és rendeltetésszerűen történt-e? Dokumentumok és nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés Dokumentumok és nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés Dokumentumok és nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés Dokumentumok és nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés Nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés Dokumentumok és nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés
Az ellenőrzés címe, tárgya Az ellenőrzés célja Az ellenőrzés módszere 7. Érdi Város Televízió és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft számviteli rendje és pénzkezelése 8. A Polgármesteri Hivatal pénzkezelési rendje 9. A Nemzetiségi Önkormányzatok gazdálkodásának ellenőrzése 10. Az önkormányzat fenntartásában lévő költségvetési szervezetek gazdálkodásának pénzügyi és számviteli szabályozottsága (dr. Romics László Egészségügyi Intézmény, Érdi Közterültet-fenntartó Intézmény, Intézményi Gondnokság, Szociális Gondozó Központ, Polgármesteri Hivatal) 11. Az Érdi Közterület-fenntartó Intézmény átfogó vizsgálatát követően tett intézkedések utóellenőrzése 12. Az Érdi Sport Kft átfogó vizsgálatát követően tett intézkedések utóellenőrzése 13. Közbeszerzési eljárások ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalban A rendelkezésre bocsátott pénzeszközök felhasználása szabályszerű-e? A pénzforgalom kezelése, nyilvántartása, elszámolása szabályszerű-e, biztosított-e a pénz megfelelő védelme? A Nemzetiségi Önkormányzatok gazdálkodása megfelel-e jogszabályi követelményeknek? Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló 4/2013. (I. 4.) Kormányrendeletnek megfelelő belső szabályzatokat elkészítették-e? Az Érdi Közterület-fenntartó Intézmény működésének átfogó ellenőrzését követően a tervezett intézkedéseket megtették-e? Megállapítani az Érdi Sport Kft pénztárának készpénzforgalma és készpénzállománya csökkent-e? A közbeszerzési eljárások szabályszerűsége a közbeszerzések lebonyolítása során a jogszabályi előírásoknak megfelelően jártak-e el? Minden értékhatár feletti beszerzés, szolgáltatás, beruházás esetén lebonyolítottáke a közbeszerzési eljárást? Dokumentumok és nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés Pénzügyi bizonylatok ellenőrzése, interjú, helyszíni ellenőrzés Szúrópróba-szerű vizsgálat, dokumentumok és nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés Szabályzatok ellenőrzése Dokumentumok és nyilvántartások véletlenszerűen kiválasztott szúrópróbaszerű ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés Dokumentumok és nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés Dokumentumok és nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés 5
Az ellenőrzés címe, tárgya Az ellenőrzés célja Az ellenőrzés módszere 14. Informatikai ellenőrzés a Polgármesteri Hivatalban. 15. A magasabb vezetői, valamint a vezetői beosztás ellátásával történő megbízások ellenőrzése a Csuka Zoltán Városi Könyvtárnál, az Intézményi Gondnokságnál, a Magyar Földrajzi Múzeumnál, a Szepes Gyula Művelődési Központban Az informatika biztonsági szabályokat betartották-e? Biztosított-e az adatok, mentések, jogosultságok, online kapcsolatok védelme? Bizonyosságot adni arról, hogy a magasabb vezetői, valamint a vezetői megbízás jogszabályban megjelölt, legfeljebb 5 évig terjedő határozott időre szólt. Dokumentumok és nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés Dokumentumok ellenőrzése 6
A munkatervben nem tervezett alábbi ellenőrzés a tartalék idő terhére soron kívüli ellenőrzés formájában került ellenőrzésre: 1. A magasabb vezetői, valamint a vezetői beosztás ellátásával történő megbízások ellenőrzése a Csuka Zoltán Városi Könyvtárnál, az Intézményi Gondnokságnál, a Magyar Földrajzi Múzeumnál, a Szepes Gyula Művelődési Központban. A nyertes Európai Uniós és hazai pályázati elszámolások és dokumentumok tárgyban tervezett ellenőrzés 2015. évben nem valósult meg. Az ellenőrzés elmaradásának indoka, hogy az ellenőrzési terv munkaidő mérlege teljes évre két fővel került megállapításra, ezzel szemben négy hónapig egy fő látta el a feladatokat. I.1.b) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása Büntető-, szabálysértési eljárás megindítására okot adó cselekményt a belső ellenőrzések nem tártak fel. Kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekményt, mulasztást, hiányosságot a belső ellenőrzések nem tártak fel. I.2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása A belső ellenőrök a Bkr. alapján és a Belső ellenőrzési kézikönyv előírásainak megfelelően végezték munkájukat. A belső ellenőrzési tevékenységet változatlanul kiváló színvonalon végezték a belső ellenőrök. Az ellenőrzési megállapítások és javaslatok egyértelműek voltak. A megállapítások, javaslatok megvitatására szükséges esetben az ellenőrzési jelentés lezárása előtt - a jelentéstervet egyeztetésekor, esetleg átadásakor került sor. I.2.a) A belső ellenőrzési egység humánerőforrás ellátottsága A Polgármesteri Hivatal 2015. évi belső ellenőrzési tervében szereplő feladatok ellátásához a tervezett 2 fő humánerőforrás rendelkezésre állt. A tervezett belső ellenőrzési feladatok végrehajtásához külső szakértő bevonására nem került sor. A belső ellenőrzési vezető (csoportvezető) továbbra is szerepelt az országos szakértői névsorban. A szakmai továbbképzés keretében a jogszabályi változások követése érdekében a belső ellenőrök részt vettek a mérlegképes könyvelői képzésen és a Belső Ellenőrök Magyarországi Közhasznú Szervezete szervezésében meghirdetett gyakorlati szemináriumokon, továbbá a kötelező közszolgálati képzésen. A szakmai továbbképzésekre fordított napok száma a 2 fő részére 20 nap volt. I.2.b.) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása A Polgármesteri Hivatal hatályos Szervezeti és Működési Szabályzatának megfelelően a Belső Ellenőrzési Csoport önálló szervezeti egységként működött. A Belső Ellenőrzési Csoport a Jegyzői Törzskarhoz tartozott, közvetlenül a Jegyzőnek alárendelt szervezeti egységként működött. A feladatköri függetlenséget elsődlegesen az ellenőrzési terv kidolgozása, az ellenőrzési programok elkészítése és végrehajtása, az ellenőrzési módszerek kiválasztása, az ellenőrzési jelentés elkészítése során biztosították.
I.2.c) Összeférhetetlenségi esetek A belső ellenőrök nem vettek részt olyan tevékenységek ellátásában, amelyek a Polgármesteri Hivatal operatív működésével kapcsolatosak. Az ellenőrzések során összeférhetetlenségi eset nem fordult elő. I.2.d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása A belső ellenőröket a Bkr. 25. a)-e) pontjaiban megfogalmazott jogosultságok gyakorlásában nem korlátozták. I.2.e) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők Az ellenőrök munkáját segítő tárgyi eszközök, irodai felszerelések, irodai anyagok rendelkezésre álltak. Az internet-hozzáférés biztosított volt az ellenőrök számára. I.2.f) Az ellenőrzések nyilvántartása A belső ellenőrzési vezető a Bkr. 50. -ának megfelelően gondoskodott a belső ellenőrzések nyilvántartásáról, a Bkr. 22. (2) bekezdésére figyelemmel a Polgármesteri Hivatal informatikai, iktató és irattári rendszere alkalmazásával gondoskodott az adatok biztonságos tárolásáról. I.2.g) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A korábbi fejlesztési javaslat 2015. évben megvalósult, amely szerint megállapodás szerint a Polgármesteri Hivatal Belső ellenőrzési csoportja látja el az Érdi Közterület-fenntartó Intézmény, az Intézményi Gondnokság és a Szociális Gondozó Központ belső ellenőrzését. A belső ellenőröknek az ellenőrzési tevékenység folytatásához szükséges az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.) 70. (4)-(5) bekezdésében előírt regisztrációk fenntartása, az ehhez szükséges kötelező ÁBPE (Államháztartási Belső Pénzügyi Ellenőrzés) képzések sikeres teljesítése. I.3. A tanácsadó tevékenység bemutatása A belső ellenőrzési vezető tanácsadó tevékenységet a Jegyző szóbeli felkérése alapján végzett. A tanácsadó tevékenység keretében a következő tárgykörben került sor konzultációra és javaslat megfogalmazására: 1. Érd MJV Szerb Nemzetiségi Önkormányzata által javasolt átfogó Állami Számvevőszék vizsgálatának kezdeményezésével kapcsolatban. 2. A követelések nyilvántartásával kapcsolatban. A döntés előkészítéséhez a fenti két tárgyban elvégzett munkáról írásos anyag készült a Jegyző részére. 8
II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján II.1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok A végrehajtott 16 ellenőrzésből 8 ellenőrzés a Polgármesteri Hivatalban, 4 ellenőrzés az önkormányzat irányítása alá tartozó intézményekben, 2 ellenőrzés az önkormányzat többségi tulajdonában lévő gazdasági társaságnál került végrehajtásra, további 2 ellenőrzés egyaránt kiterjedt a Polgármesteri Hivatalra és az önkormányzat irányítása alá tartozó intézményekre, A vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslatok Az Időseket Ellátó Központban gondozottak gondozási napjainak nyilvántartása A gondozottak személyi anyagaiban elhelyezték az ellátásra vonatkozó kérelmet, nyilatkozatot, a megállapodást, a jövedelem nyilatkozatot, a gondozási szükséglet vizsgálatáról szóló dokumentációt és az orvosi igazolásokat, demens személy esetén a szakvéleményeket. Az ellenőrzött személyek esetében a fizetendő térítési díjakat jól állapították meg. A 2014. december havi ellátásokért fizetendő térítési díjakat a megállapodások szerinti tárgyhót követő hónap 10-ig nem fizették meg az ellátottak. Az időskorúak nappali ellátásra vonatkozó jogszabályok szerint az idős személyek napközbeni étkeztetése nem tartozott a nappali ellátáshoz. A nappali ellátást nyújtó Időskorúak Klubját igénybevevők számára a napi háromszori étkezést biztosította az önkormányzat. Az előző évben végzett belső ellenőrzést követően készített intézkedési tervből a tervezett intézkedések háromnegyed részét végrehajtották. A tagintézményben nyújtott szolgáltatásokról a jogszabályokban előírt kötelező nyilvántartásokat vezettek. A térítési díjak megállapításához az ellátottak igazolták a jövedelmüket. A tagintézményben az ellátottakról vezetett nyilvántartások a támogatások elszámolásához készített összesítő kimutatásokat alátámasztották. A nappali ellátást és étkezést igénybevevők rendelkeztek a szociális rászorultságot igazoló háziorvosi igazolásokkal, ezért megfeleltek volna a 83/2011. (XII.22.) Önkormányzati rendelet 8. -ában előírt szociális étkeztetésre vonatkozó - követelményeknek. A szociális étkeztetés keretében azonban csak napi egyszeri meleg étkezés biztosítását írta elő az Önkormányzati rendelet. 1. Gondoskodjanak a térítési díjak határidőben történő befizetéséről. 2. A házi segítségnyújtás esetén a gondozás szükségletének vizsgálatáról szóló igazolásokban a napi gondozási szükségletet órában (ne csak alkalomban) is határozzák meg. 3. Gondoskodjanak az Idősek Klubjában a nem demens időskorúak nappali intézményi ellátása mellett - a háromszori étkezés helyett - a szociális étkezés biztosításáról. 4. Rendezzék az Idősek Otthonában és az Idősek Klubjában ellátottak személyi anyagait. Gondoskodjanak az iratok megfelelő, ellenőrizhető tárolásáról.
A vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslatok A Habilitációs A tagintézményben az ellátottakról vezetett Az ellátottak személyi anyagaiban 1. Gondoskodjanak a Központban Intézményen belüli foglalkoztatásban elhelyezték az ellátásra vonatkozó személyi térítési díjak ellátottak személyi részesülők nappali ellátásának naplója és kérelmet, nyilatkozatot, a határidőben történő adatainak a Nappali ellátásban részesülők látogatási megállapodást, az orvosi igazolásokat, a befizetéséről. rendszerezése és a és esemény naplója a támogatások szakvéleményeket, az első jövedelem 2. Munkafolyamatba térítési díjak elszámolásához készített összesítő nyilatkozatot. Az ellátottaktól helyesen építetten ellenőrizzék a beszedése kimutatásokat alátámasztották. évente új jövedelem nyilatkozatokat jövedelemnyilatkozatokat a A jövedelem nyilatkozatokat a mellékelt kértek, amiket külön dossziéban fűztek jövedelemigazolásokhoz. jövedelem igazolások 12 fő esetében nem le. Az NRSZH által kiadott 3. A hibás személyi támasztották alá. szakvéleményeket szintén külön térítési díjak megállapításából A személyi térítési díjakat a tárgyhót dossziéban fűzték le. A KENYSZI keletkezett (12 fő) követő hónap 10. napja után fizették be az rendszerben pontosan, hibátlanul a hátralékokat, illetve ellátottak, ami nem felelt meg a 328/2011. ténylegesen ellátottakat jelentették. Az túlfizetéseket rendezzék. (XII.29.) Korm. rendelet 16. (1) bek. b) előző évben végzett belső ellenőrzést 4. Kezdeményezzék a pontjának. követően készített intézkedési tervből a nappali ellátás igénybevételére tervezett intézkedéseket végrehajtották. kötött Megállapodás módosítását. 10
A vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslatok A Szivárvány A 2014/2015. nevelési évben a Közgyűlés Összességében a Szivárvány Óvodában 1. A 2014/2015. évre Óvoda egyes által jóváhagyott gyermeklétszámot a a Közgyűlés által jóváhagyott módosítsák a közoktatási köznevelési és Szivárvány Óvoda Hegesztő utcai központi gyermeklétszámot nem lépték túl a statisztikát a gyermekétkeztetési óvodában 4 fővel túllépték, a többi vizsgált időszakban. gyermeklétszámra és a feladatainak Tagóvodában nem lépték túl. A Kincses A támogatásigénylésben leadott gyermekek napi nevelésének ellátáshoz igényelt Óvodától 2014. augusztus 1-től gyermeklétszám megfelelt a 2013. és óra számára tekintettel. támogatások működtetésre átvett Riminyáki úti 2014. évi októberi statisztikáknak. A 2. A 2014. évi közoktatási ellenőrzése telephelyen óvodai ellátás nem volt. támogatásigénylésben leadott statisztikában a Meseház A gyermeklétszám alapján számolt gyermeklétszám és az ellenőrzés által Tagóvodához tévesen beírt óvodapedagógus létszám mind a két nevelési évben több (0,45, ill. 2,53 fővel) megállapított gyermeklétszám között eltérés volt. Az eltérés feltételezhetően a óvodatitkár létszámot javítsák le. volt. Az októberi statisztika szerint 78 fő Köznev. tv. 47. (7) bekezdése alapján 3. A 328/2011. (XII.29.) gyermek nevelése a napi 8 órát nem érte el. két, illetve három főként figyelembe Korm. rendelet 18. (1) A napi 8 óránál kevesebb nevelési óraszám vehető Sajátos nevelési igényű (SNI) bekezdése szerinti igénybevételéről a szülői (gondviselői) gyermekek számításából adódott. Az nyilatkozathoz csatolják a nyilatkozatok hiányoztak. SNI-s gyermekek igazolásai a tanév vonatkozó igazolásokat. Az óvodapedagógusok nevelőmunkáját végéig érvényesek és szabályosak közvetlenül segítők elismert létszáma mind a két nevelési évben megfelelt a nemzeti voltak. A ténylegesen foglalkoztatott köznevelésről szóló 2011. évi CXC. óvodapedagógusok és az törvény 2. számú mellékletében óvodapedagógusok nevelőmunkáját előírtaknak. Az ingyenes és a kedvezményes gyermekétkeztetési támogatás megállapításához a térítési díj fizetésére kötelezettek a 328/2011. (XII.29.) Korm. rendelet 18. (1) bekezdése szerinti nyilatkozatokat benyújtották. A megrendelt ételt a 328/2011. (XII. 29.) Korm. rendelet 4. számú mellékletének megfelelő nyilvántartásban vezették, a tényleges étkezést a mulasztási naplókban jelölték. közvetlenül segítők létszáma több volt, mint a Magyar Államkincstár által elismert (finanszírozott) létszám, de nem lépte túl a 2014. évi költségvetésben elfogadott létszámot. A normatív térítési díjkedvezményben részesülőkről pontos, precíz nyilvántartást vezettek, amely dicséretet érdemelt. 11
A vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslatok A munkaügyi nyilvántartások és a személyi juttatások ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalban A vizsgált időszakban a teljesítményértékelést terjedelmére, illetve féléves rendszerességére való tekintettel és a minősítéseket - nem helyezték el a személyi iratgyűjtőkbe. Ellenben a személyi iratgyűjtőkben elhelyezett tartalomjegyzékek nem tartalmaztak minden iratot, amit a személyi iratgyűjtőkben elhelyeztek (kezeltek). A foglalkoztatást megszüntető iratokat és a foglalkoztatást létesítő kinevezéseket, munkaszerződéseket a központi iratkezelő rendszerben készítették el. Két (2) esetben a kinevezésekhez nem csatolták a munkaköri leírást. A gépjárművezetői pótlék megállapításának feladatköri alapját a munkaköri leírások nem tartalmazták. Az átirányítás és a helyettesítés elrendelése a vizsgált négy esetben pénzügyi ellenjegyzés nélkül történt, az elrendelés és visszavonás dokumentációja nem volt jó. Rendkívüli munkavégzést (túlórát) a Kttv. 98. alapján számolták el. Egy fő kivételével a szabadidő megváltás összegét helyesen állapították meg. A Személyzeti Csoportnál a szabadságok nyilvántartása rendszerezett és rendezett volt. A 2014. évi alapszabadságot és a besorolástól függő pótszabadságot helyesen állapították meg. A foglalkoztatottak személyi anyagainak kezelése megfelelt a Kttv. és a Közszolgálati adatvédelmi szabályzat követelményeinek. A munkaidő-nyilvántartás szabályszerű vezetése a munkáltató részéről biztosított volt. A Polgármesteri Hivatalban a vizsgált időszakban a foglalkoztatottak személyi juttatásainak megállapítása az alapilletmények, illetménykiegészítések tekintetében megfelelő volt. Az ellenőrzésre kiválasztott személyek esetében a közlekedési költségtérítést a munkába járással kapcsolatos saját gépjármű használat és a bérlettérítés esetében jól állapították meg és jól számolták el. A lakhatási támogatások mértékét a Közszolgálati szabályzat előírásának megfelelően állapították meg és számfejtették. Az egyéb költségtérítések között számla ellenében számolták el a munkavégzéshez szükséges szemüveg, kontaktlencse támogatást, amelynek a jogosultságot alátámasztó nyilvántartása is jó volt. A szabadidő megváltás dokumentálása és annak kezelése hivatali szinten nem volt egységes. Az egyéb távollétek vezetéséről a belső szabályzatok nem rendelkeztek. 1. A hiányzó munkaköri leírások csatolása a Kinevezési okiratok mellé. 2. Az idegennyelv-tudási pótlékok összegének helyes megállapítása a Kttv. 140-141. szerint. 3. A Képzettségi pótlékokra jogosító szakképzésekről szóló helyi szabályzat módosítása. 4. A munkaköri leírások kiegészítése a gépjárművezetői pótlék jogosultságot igazoló feladat leírásával. 5. A téves szabadidő megváltás összegének újraszámolása. A szabadidő megváltás különbözetének számfejtése és kifizetése. 6. A 2014. évben igénybevett többlet szabadság rendezése a 2015. évre megállapított szabadság terhére (2 fő). 7. Az egyéb távollétek nyilvántartásának meghatározása. 12
A vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslatok Az adóztatással Az ellenőrzött időszakokban az A korábbi ellenőrzéskor tett javaslatok A belső ellenőrzés további kapcsolatos érdekeltségi alap képzése az adóztatással hasznosultak. javaslatot nem tett. feladatokat ellátó kapcsolatos feladatokat ellátó köztisztviselők köztisztviselők anyagi érdekeltségének anyagi rendszeréről szóló 43/2011. (VI.29.) érdekeltségének forrása és mértéke, önkormányzati rendeletnek megfelelően történt. továbbá az érdekeltségi alap kezelése a Polgármesteri Hivatalban Az Önkormányzat által nyújtott céltámogatások felhasználásának ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalban A pályázati felhívás közzététele nem volt teljes körű. Több pályázati dokumentációban az érkeztetési bélyegző vagy dátum szignó nem volt fellelhető. Ezért a pályázatok határidőre történő beérkezése, illetve a helyi rendeletben meghatározott határidők betartása nem volt megállapítható. A pályázati anyagok iktatásának, irattárazásának logikai rendszere kifogásolható volt. A Támogatási szerződés Mellékletében feltüntettet követelményeket a pályázók több esetben nem tartották be a hitelesítés, beszámolás tekintetében. A pályázatok pénzügyi beszámolói 2 pályázat esetében eltértek a tervezett költségvetéstől. A vizsgált civil támogatásokat a pályázati cél megvalósítására fordították. A 2013. és a 2014. években a civil szférának nyújtott támogatások kifizetése, felhasználása alapvetően a hatásköri és pénzügyi szabályoknak megfelelően és rendeltetésszerűen történt. Az Áht. 52. (3.) bekezdése lehetőséget ad a pályázatok egyszeri utófinanszírozásra, aminek bevezetésével a hivatali adminisztrációs munka csökkenthető lenne, amit a támogatások alacsony összege is indokol. 1. Kezdeményezzék A civil szervezetek önkormányzati támogatásáról szóló 4/2007 (II.26.) számú rendelet 14 (3.) pontjának módosítását az utófinanszírozás tekintetében. 2. A Civil szervezeteknek nyújtott támogatásokkal kapcsolatban a honlapon közzétett információk utólagos nyomon követését biztosítsák. 3. A civil szervezetek részére nyújtott pályázati támogatások kezelésére vonatkozó hiányzó ellenőrzési nyomvonalat készítsék el. 13
A vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslatok Érdi Város 1. A hatályos Alapító Televízió és Okiratnak megfelelően Szolgáltató aktualizálják a Szervezeti Közhasznú Nonprofit Kft Működési Szabályzatot. 2. A Számviteli politikát és a számviteli rendje és pénzkezelése Az ellenőrzött 2014. év februárjában és júliusban is ügyvezető váltás történt. A belső ellenőrzés a jelenlegi ügyvezetéssel egyetértve megállapította, hogy a belső szabályozottság hiányos és elavult volt a Számlarend hiányzott. A pénztárvizsgálatkor ellenőrzött készpénzkészlet egyezett a pénztárkönyv szerinti összeggel. A Médiacentrum egyéb értékcikkel nem rendelkezett. A Médiacentrum kettős könyvvitelt vezetett, az ellenőrzött főkönyvi számlák és a főkönyvi kivonat között az egyezőség biztosított volt. A Mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat nem leltározták teljes körűen. A jelenlegi ügyvezető, főszerkesztő 2014. augusztustól folyamatosan vezetett be olyan intézkedéseket, amelyek a vizsgált időszakban felmerült kockázatok és hibák megszüntetésére irányultak. A Mérlegben kimutatott pénzeszközök és a jegyzett tőke összege helyes volt. A Médiacentrum a rendelkezésre bocsátott önkormányzati forrást a televízió és a rádió műsorszolgáltatásokra fordította. A számviteli törvény szerint előírt, és alapvetően elvárható bizonylati elv és bizonylati fegyelem a leltározás és a számviteli bizonylatok kezelése során sérült. számviteli politika keretében elkészítendő szabályzatokat dolgozzák át úgy, hogy azok összhangban legyenek, és feleljenek meg a Médiacentrum konkrét tevékenységeinek. 3. Az analitikus nyilvántartásokat egészítsék ki a szakmai szabályoknak megfelelően (jogalap, hivatkozási szám). 4. A számlákra (alapbizonylatokra) a teljesítés igazolás tényét szabályosan vezessék fel. 5. A pályázati támogatásból finanszírozott kiadások alapbizonylatait szabályos záradékkal lássák el. 6. A mérleg fordulónapjára az eszközöket és forrásokat teljes körűen leltározzák és valamennyi eszközre és forrásra készítsék el a szabályos leltárakat. 14
A vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslatok A Polgármesteri A készpénz állomány fizikai ellenőrzésére Érd Megyei Jogú Város Önkormányzata 2. A valuta házipénztárban Hivatal (rovancs) 2015. július 23-án 10 órától és Polgármesteri Hivatala is többletként fellelt 0,57 RON pénzkezelési rendje került sor. A magyar forint (HUF) rendelkezett hatályos, folyamatosan készpénz bevételezéséről készpénz állomány az Önkormányzatnál és karbantartott Pénzkezelési szabályzattal. gondoskodjanak. a Polgármesteri Hivatalnál is egyezett a A Pénzkezelési szabályzatok 3. A Pénzkezelési pénztárkönyv előző napi záróegyenlegével. megfelelően írták elő a pénz Szabályzatoknak megfelelően A Polgármesteri Hivatal valuta pénztárat védelmének, a pénzforgalom készítsék el a nyilvántartást a nem működtetett az ellenőrzött kezelésének, nyilvántartásának, kiadott elektronikus fizetési időszakban. Az Önkormányzat EUR, PLN, elszámolásának szabályait. eszközökről. RON, GBP valuta pénztárakat A pénz kezelése, megőrzése, 4. A Pénztárkezelési működtetett. A RON valutapénztárban nyilvántartása és bizonylatolása Szabályzatban a Raiffeisen 0,57 lei többlet volt a pénztárjelentés szerinti összeghez viszonyítva. A RON valutapénztár napi jelentése nem volt megfelelt az általános pénzkezelési előírásoknak, a pénz védelme megfelelő volt. A Polgármesteri Hivatal és az Bank Zrt.-nél vezetett értékpapírszámla számot tüntessék fel. lezárva az ellenőrzés időpontjában, mert az Önkormányzat költségvetésének 5. A teljes értékpapír állomány elszámolásra kiadott előleggel nem végrehajtása során a készpénzkímélő vonatkozásában javasolt az számoltak el az elszámolás folyamatban volt. gazdálkodás érvényesült, a készpénzben teljesített bevételek és a kiadások értékpapír-számlán való tartás. Az Önkormányzat házipénztárában tárolták összege az összes forgalomhoz a szociális ellátások keretében juttatandó viszonyítva minimális volt. utalványokat és az értékpapírokat. A 19-33222/2014. ikt. számú A Hiányosság volt, hogy a Közgazdasági megrendelt családi események Iroda, az elektronikus fizetési eszközökről szolgáltatási díjainak elszámolása nyivántartást nem vezetett, ez nem felelt meg a Pénzkezelési Szabályzatoknak sem. tárgyban tett következő javaslat nem teljesült: az ügyfelek közvetlenül a házipénztárba fizessék be a családi események megrendezésével kapcsolatos szolgáltatási díjakat 15
A vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslatok A Nemzetiségi A nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi Önkormányzatok gazdálkodásának CLXXIX. törvény (Njtv.) 80. (2) bekezdésének megfelelően a 2014. évi ellenőrzése nemzetiségi önkormányzati Az ÉMJV Önkormányzat és a helyi nemzetiségi önkormányzatok - Érdi Szerb Nemzetiségi Önkormányzat kivételével - között létrejött együttműködési megállapodások megfeleltek a vonatkozó jogszabályok előírásoknak. A 2014. évi Nemzetiségi Önkormányzat képviselő választást követően három helyi nemzetiségi önkormányzat megszűnt, a megszűntetési eljárás és a pénzmaradvány átadása szabályszerűen történt. A vizsgált időszakban az Érdi Szerb Nemzetiségi Önkormányzat kivételével a helyi nemzetiségi önkormányzatok a megkötött együttműködési megállapodásban foglaltak szerint gazdálkodtak. A rendelkezésükre álló forrást takarékosan, maradványt képezve használták fel. Az Érdi Német Nemzetiségi Önkormányzat felé az általa nyújtott 450.000,-Ft támogatással a Német Kultúr Egyesület nem számolt el, ami nem felet meg a 20/2010. (IX.9.) és a 21/2010. (IX.9.) számú határozatok alapján kötött támogatási szerződésekben vállaltaknak. választásokra való tekintettel az együttműködési megállapodásokat a megalakult nemzetiségi önkormányzatok - az Érdi Szerb Nemzetiségi Önkormányzat kivételével határozatokban elfogadták. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény alapján 2005. áprilisban, határozatokban elfogadott együttműködési megállapodás változtatását az Érdi Szerb Nemzetiségi Önkormányzat az új Áht. hatályba lépését követően sem fogadta el. Így az Érdi Szerb Nemzetiségi Önkormányzat jogszerű működését és a szabályos gazdálkodását az együttműködési megállapodás nem biztosíthatta. Az Érdi Szerb Nemzetiségi Önkormányzat a 2013. és 2014. évi költségvetések zárszámadását nem fogadta el. A Pest Megyei Kormányhivatal Törvényességi felhívásban kérte az Érdi Szerb Nemzetiségi Önkormányzatot, hogy az Áht. követelményeinek megfelelően tegyen eleget a zárszámadási kötelezettségének. Az Érdi Szerb NÖK a törvényességi felhívásnak sem tett eleget. 1. A hatékonyabb gazdálkodás érdekében a számlák teljesítés igazolása mellett, a nemzetiségi önkormányzatnak szükséges lenne, feltüntetnie azon támogatási keretet (működési támogatás, feladat alapú támogatás, előző évi maradvány) amelyből a költségeket fedezni kívánja. A Forrás SQL Integrált ügyviteli rendszer a támogatási kereteket pénzforráskódonként különbözteti meg, ezáltal pontosan lehetne követni melyik keretből mennyi összeg áll rendelkezésére a nemzetiségi önkormányzatnak. 2. Az Érdi Német Nemzetiségi Önkormányzatnak szükséges döntést hoznia az általa korábban nyújtott támogatások elszámoltatásával kapcsolatban. 3. Az Érdi Szerb Nemzetiségi Önkormányzat tegyen eleget a Pest Megyei Kormányhivatal felhívásának. 16
A vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslatok Az önkormányzat 1. Gondoskodjanak a fenntartásában lévő Gazdasági Ügyrend költségvetési szervezetek aktualizálásáról, a gazdasági szervezet szervezeti ábráját az gazdálkodásának Ügyrend mellékletében pénzügyi és mutassák be. számviteli 2. A Számviteli szabályozottsága politikában rendelkezzenek az (dr. Romics László általános költségek Egészségügyi szakfeladatokra és az általános Intézmény, Érdi Közterültetfenntartó Intézmény, Intézményi Gondnokság, Szociális Gondozó Központ, Polgármesteri Hivatal) Az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Kormányrendelet (Áhsz.) 2014. január 1-től alapjaiban megváltoztatta a költségvetési könyvvezetés és beszámolás szabályait. Ezen kívül a vizsgált időszakban - 2013. január 01-jétől 2014. december 31-ig - az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Ávr.) több mint 20 esetben változott. A vizsgált időszakban az ellenőrzött Intézmények rendelkeztek a következő hatályos belső szabályzatokkal: Gazdasági ügyrend, Számviteli politika, Számlarend, Eszközök és források értékelési szabályzata, Eszközök és források leltározási szabályzata, Pénzkezelési szabályzat, Önköltség-számítási szabályzat. Általános hiányosság volt a Gazdasági Ügyrendek és az Eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatok aktualizálása. A Számviteli politikában nem rendelkeztek konkrétan az általános költségek szakfeladatokra és az általános kiadások tevékenységekre történő felosztásának módjáról, a felosztáshoz alkalmazott mutatókról, vetítési alapokról. Az Önköltség-számítási szabályzatok konkrét számításokat, a képzett árakat nem tartalmazták. A Számviteli politikában és a Számviteli politika keretében kötelezően elkészítendő belső szabályzatokban az ellenőrzött intézmények eltérő színvonalon vezették át a jogszabályváltozásokat. A Polgármesteri Hivatal és az Intézményi Gondnokság az Áhsz. előírásainak megfelelően állították össze a Számviteli politikát, a Számlarendet és az Eszközök és a források értékelési szabályzatát. Az Érd Megyei Jogú Város Önkormányzata Érd Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala továbbá a 8 darab Nemzetiségi Önkormányzat és az Érd Önkormányzati Társulás, továbbá az Intézményi Gondnokság Számviteli politikája, Értékelési szabályzata, Számlarendje és a Pénzkezelési szabályzatok gyakorlati alkalmazása biztosíthatták a pénzügyi, számviteli feladatok megbízható, szabályos végrehajtását. A dr. Romics László Egészségügyi Intézmény, az Érdi Közterültet-fenntartó Intézmény és a Szociális Gondozó Központ Számviteli politikája nem teljes mértékben felelt meg az Áhsz. szabályainak, a belső szabályzatok között nem volt összhang. kiadások tevékenységekre történő felosztásának módjáról, a felosztáshoz alkalmazott mutatókról, vetítési alapokról az Áhsz. 50. (7) bekezdésének megfelelően. 3. Az Eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát frissítsék, határozzák meg a fizikai leltároskor leltározandó leltárkörzeteket. 4. Önköltség-számítási szabályzathoz csatolják a konkrét számításokat (képzett árakat). 5. A hatályos belső szabályzatból a hatályon kívül helyezett jogszabályok szabályait és a téves hivatkozásokat töröljék. 17
A vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslatok Az Érdi Közterületfenntartó 1. A belső szabályzatok Intézmény átgondolása, javítása. átfogó vizsgálatát 2. A pénztáros, pénztár követően tett helyettes, pénztárellenőr intézkedések utóellenőrzése munkaköri leírásainak A személyi feltételek javítására tervezett 16 intézkedésből, 1 intézkedés nem teljesült. Nem az elvárt eredményt hozták meg az intézményvezető helyettesítésével, a gazdasági vezető helyettesítésével, a pénztáros munkaköri leírásával, a jelenléti ívek vezetésével és aláírásával kapcsolatban tett intézkedések. Az előző évhez viszonyítva 2014. évben a bérelt munkagépek bérleti díja összességében csökkent és a saját eszközállományát gyarapították. Az Érd városi beruházásokhoz kapcsolódó alvállalkozói és a szub-alvállalkozói szerződéseket nem kezelték elkülönítetten a vállalkozási tevékenység keretében végzett egyéb településüzemeltetési, fenntartási feladatokra kötött szerződésektől. A közbeszerzési eljárások jogszerű lebonyolításának érdekében közbeszerzési szabályzatot és közbeszerzési tervet készítettek. A közbeszerzéseket általában hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás keretében bonyolították le. A Pénzkezelési szabályzat kivételével a Számviteli politika keretében kötelezően készítendő szabályzatok, az ellenőrzési nyomvonalak továbbra sem voltak megfelelőek. Javult a működési folyamatok szabályozása, a beszerzések és a közbeszerzések, továbbá az eszközök raktározásának, elszámolásának szabályozása. Az 59 tervezett intézkedésből 45 intézkedés eredményesen valósult meg, 14 intézkedés nem volt eredményes. A tervezett intézkedéseket 76 %-ban végrehajtották, amit a belső ellenőrzés jónak értékelt. A belső szabályozottság, a szerződések, keretszerződések, alvállalkozói és szubalvállalkozói szerződések alapján keletkezett kötelezettségvállalások és követelések nyilvántartásba vétele és kezelése, továbbá a személyi feltételek biztosítása az intézményvezető helyettes és a gazdasági vezető helyettes személyét illetően, és a rossz munkaköri leírások a pénztáros és a pénztár helyettes munkakörök esetében továbbra is jelentős működési és gazdálkodási kockázatot jelentettek. Az utóellenőrzés megállapította, hogy a belső szabályozottsággal kapcsolatban tervezett intézkedéseket fele részben (50 %) végrehajtották. A Pénzkezelési szabályzat kivételével a Számviteli politika keretében kötelezően készítendő szabályzatok és a Belső kontroll kézikönyv továbbra sem voltak megfelelőek. Javult a működési folyamatok szabályozása, a beszerzések és a közbeszerzések, továbbá az eszközök raktározásának, elszámolásának szabályozása. módosítása az ellátott tevékenységüknek megfelelően. A gazdasági vezető helyettesének Kinevezés okiratban történő megbízása - az ellátott munkaköre mellett. Intézményvezető helyettes Kinevezés okiratban történő megbízása - az ellátott munkaköre mellett a magasabb vezetőre vonatkozó szabályok szerint. 3. A megkötött szerződések, keretszerződések, az alvállalkozói és a szubalvállalkozói szerződések miatt fennálló kockázatok csökkentése. 4. A követelések kezelése különös tekintettel az alvállalkozásból és a szubalvállalkozásból kockázatokra. származó 18
A vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslatok Az Érdi Sport Kft A korábbi ellenőrzéshez viszonyítva a Személyi változás az ügyvezetésben, a A Pénzkezelési szabályzat átfogó vizsgálatát folyamatosan és indokolatlanul magas készpénzkezelésben és a bankszámlák frissítése: - a napi záró követően tett készpénzállomány optimális szintre felett rendelkezők körében nem történt. készpénzállomány maximális intézkedések csökkent. A havi pénztárzárások A házipénztár biztonságos fizikai összegének csökkentése, - az utóellenőrzése alkalmával elkészítették a védelmét megtartották. A egyes bankszámlákról címletjegyzékeket. A kiadásokat az címletjegyzékek a munkafolyamatba teljesíthető pénzmozgások alapbizonylatok alapján fizették ki. épített ellenőrzést erősítették. jogcímeinek rögzítése. A kötelezettségeket jellemzően banki Az Érdi Sport Kft-nek az ellenőrzés A kifutó úgynevezett utalással teljesítették. Az Érdi Sport Kft. a időpontjában nyilvántartott adótartozása TAO -s - bankszámlák és alszámlák bankszámlaforgalom bonyolítására a és vámtartozása nem volt. megszüntetésének vizsgált időszakban hét bankszámlával (alszámlákkal A belső ellenőrzés nem terjedt ki a kezdeményezése. együtt) rendelkezett, amiből TAO -s bankszámlákon kezelt négy bankszámlának (al-számlákkal támogatások felhasználásának együtt) nem volt forgalma. A vezetett ellenőrzésére. E tekintetben az bankszámlák közül hat úgynevezett ellenőrzés a sportági szövetségek és az TAO -s bankszámla, amiket a Emberi Erőforrások Minisztériuma támogatások kezelésére, elszámolására hatáskörébe tartozott. nyitottak. Közbeszerzési eljárások ellenőrzése Polgármesteri Hivatalban a A közbeszerzési eljárások előkészítését, lebonyolítását, a résztvevők felelősség és hatáskörét az ÉMJV Önkormányzatának Közbeszerzési szabályzatában előírták. Az Önkormányzat Közbeszerzési szabályzata a szabályzat I.1.2. pontja alapján kiterjedt a Polgármesteri Hivatalra is. A vizsgált időszakban (2014. és 2015 évek) az ÉMJV Önkormányzata és a Polgármesteri Hivatala is rendelkezett közbeszerzési tervvel, amelyek nyilvánossága a Közbeszerzési Hatóság honlapján biztosított volt. Az ellenőrzésre kiválasztott eljárásokat a Kbt. Harmadik Rész - vonatkozó - szabályainak megfelelően bonyolították. A közbeszerzési eljárások előkészítése, a felelősség és hatáskör a Polgármesteri Hivatal tekintetében nem volt megfelelően szabályozott. A 2015. október 2-án kihirdetett közbeszerzésről szóló 2015. évi CXLIII. törvény alapján új Közbeszerzési szabályzatok készítése. A 2015. évi CXLIII. törvény (új Kbt.) 40. -ában előírt elektronikus közbeszerzésre való átállás előkészítése. 19
A vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslatok Informatikai A Hivatal IT biztonsági ellenőrzés a szintjét, az állami és Polgármesteri Hivatalban. önkormányzati szervek Az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvény 9. (2) a) pontja szerint a Hivatal Informatikai biztonsági szintje 2. A Hivatal informatikai biztonsági szintjét a korábbi és az új IBSz-ban sem rögzítették. Az Informatika nem kapott a felhasználókhoz kapcsolódó jogosultsági igényeket az Irodavezetőktől, ami nem felelt meg a korábbi IBSz-ban előírtaknak. Az Informatika elektronikusan kezelte a jogosultság kiosztását és adminisztrálást. A szerepköri jogosultságok felhasználók körében való kiosztása nem volt szabályozott. A felhasználókat szerepkörük szerinti hozzáférésijogosultsági körökbe az Informatika sorolta a kialakult szokás szerint. A felhasználó jogviszonyának megszűnése esetén nem kezdeményezték a felhasználó hozzáférési jogosultságának megszüntetését, ami nem felelt meg az IBSz-ban előírtaknak. Az informatikai hálózat működtetése a Városfejlesztési és Városüzemeltetési Irodához tartozó Informatika feladata volt. A hálózat működtetését helyi szinten 1 fő főállású köztisztviselő és 2 fő külsős (Delta) munkavállaló látta el. A Hivatal informatikai rendszer üzemeltetését a Delta Informatika Zrt. biztosította, amiről havonta munkanaplót készített. A Hivatalban a hibabejelentést, a Delta Informatika Zrt. biztosította a Hibabejelentő programon keresztül. A hibaelhárításról szóló naplókat a Delta Informatikai Zrt. havonta elküldte a hivatal részére. Az ügyfélorientált irodákban a vírus fenyegetettség magas kockázatú volt. A szerverszoba védelme, a Hivatal informatikai rendszeréhez (hálózat, programok, könyvtárak, mappák stb.) hozzáférés-védelem és jogosultságkezelés a vizsgált időszakban biztosított volt. elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvény 9. (8) bekezdés alapján az IBSz-ban rögzíteni. Az IBSz mellékleteit szükséges alkalmazni az új belépő, munkakörváltás, illetve felhasználó jogviszonyának megszűnése esetén. A felhasználói jogosultság tekintetében, az egyes munkakörökkel kapcsolatos jogosultságokat az új IBSz-ban határozzák meg. Javasoljuk, a felhasználói jelszavak változtatásával kapcsolatban az IBSz-ban előírtak betartását. Az ügyfélorientált irodák az idegen adathordozókat használatba vételük előtt vírusfenyegetettség miatt ellenőrizzék. Az IT Biztonság érdekében szükséges egy USB Monitorozó program beszerzése. A hibabejelentéssel kapcsolatban javasoljuk a gyakorlatban használt eljárást rögzíteni az új szabályzatban. 20
II.2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése A Polgármesteri Hivatal belső kontrollrendszere a gazdasági és jogszabályi környezet és a rendelkezésre álló humánerőforrás figyelembe vételével került kialakításra. Kontrollkörnyezet A Polgármesteri Hivatal rendelkezett hatályos Alapító Okirattal, amelyet a Közgyűlés a 124/2014. (V.22.) határozatban fogadott el. Érd MJV Polgármesteri Hivatala szervezeti felépítését az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatának (továbbiakban: SZMSZ) 9. számú melléklete tartalmazta. Az SZMSZ, az alapító okirat, és az SZMSZ-hez tartozó belső szabályzatok elérhetők és megismerhetők voltak a Polgármesteri Hivatal belső elektronikus hálózatán és papíralapon az Önkormányzati, Szervezési és Törvényességi Irodán. Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatala rendelkezett a számviteli törvény által előírt szabályzatokkal, a Kttv. által előírt szabályzatokkal és a fizikai biztonságra vonatkozó szabályzatokkal. A belső szabályzatokban rendelkeztek az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal működéséhez kapcsolódó, pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdésekről különösen az alábbiak tekintetében: a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módja, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendje; a gépjárművek igénybevételének és használatának rendje; a vezetékes és rádiótelefonok használata, a reprezentációs kiadások, a belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével, lebonyolításával, elszámolásával kapcsolatos belső szabályzat. Szabályozott volt a munkáltatói jogok, az utasítási és beszámoltatási jogok gyakorlása, a szervezeti egységek közötti munkamegosztás, továbbá a kiadmányozás rendje. A Polgármesteri Hivatal ellenőrzési nyomvonalait és a kockázat kezelés rendjét a Belső kontroll kézikönyv tartalmazta. A belső kontrollok működésének részleteiben, az ellenőrzési nyomvonalakban és a kockázatok kezelésével kapcsolatban változtatás, fejlesztés szükséges, tekintettel a megváltozott jogszabályi környezetre, a szervezeti és személyi változásokra. Szabályozott volt szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje. Az államháztartás számvitelének megváltozását követően elkészítették az új Számviteli Politikát, a Számlarendelt, az Értékelési és a Pénzkezelési szabályzatokat. Továbbra sem került sor az Önköltség-számítási Szabályzat és a Közgazdasági Iroda Ügyrendjének aktualizálására. Átvezették a változásokat többek között a Közszolgálati Szabályzatban, a Szervezeti egységek közötti munkamegosztásról szóló szabályzatban, a Cafetéria és a Képzettségi pótlékra jogosító szakképzettségekről szóló szabályzatokban. A munkaköri leírásokat írásban rögzítették. Működtették a jogszabályi kötelezettségeknek megfelelő teljesítmény-értékelési rendszert. A stratégiai célokat a Közgyűlés a 309/2014. (XII.18.) számú határozatában fogadta el, ami egyben a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői 2015. évi teljesítmény követelményeinek alapját képezte. Kockázatkezelési rendszer A kockázatok felülvizsgálatát, a kockázatok részletes elemzését az elmúlt évben nem dokumentálták. A kockázatok kezelése ad hoc jellegű volt.
Kontrolltevékenységek Az egyes folyamatokkal kapcsolatos engedélyezési, végrehajtási, rögzítési, kontroll, ellenőrzési, illetve pénzügyi teljesítési tevékenységek szervezeti egységekhez, személyekhez delegáltak voltak. A szervezeti, személyi változással érintett tevékenységeknél biztosított volt a feladatvégzés folytonossága. A kialakított kontrolltevékenységek (pl. aláírási jog gyakorlása, információkhoz, adatokhoz való hozzáférés biztosítása, beszámoltatási eljárások) gyakorlása megbízható volt. A személyi-, szervezeti struktúra- és a központi jogszabályváltozásokból eredő kockázatokat a gyakorlatban hatékonyan kezelték. A kontrolltevékenységek részeként minden tevékenységre kiterjedt a munkafolyamatba épített belső rutin ellenőrzés, vagy az utólagos vezetői ellenőrzés. A belső kontrollok a tevékenységek végrehajtását nem korlátozták. Információs és kommunikációs rendszer Szabályozott volt a közérdekű adatok és a közérdekből nyilvános adatok nyilvánosságra hozatala, valamint az ezzel kapcsolatos eljárás rend. A közérdekű adatokra vonatkozó tájékoztatási kötelezettségnek eleget tettek. Kialakították és írásban rögzítették a közszolgálati adatvédelmi szabályokat, a médiával való kapcsolattartás szabályait, az informatikai működési és biztonsági szabályokat. A szervezeti egységek közötti információ átadás technikai feltételei biztosítottak voltak. A beépített informatikai kontrollok az információkhoz való hozzáférést az adatvédelem érdekében korlátozták. Az információ tartalmától függően írásban, dokumentum formájában, vagy elektronikus levelező rendszeren keresztül, vagy élő szóban személyesen, vagy telefonon történt az információk átadása. Az élő szóban, vagy telefonon történt információk átadásával a végrehajtásról szóló visszacsatolás nem minden esetben működött. Nyomon követési rendszer (monitoring) A Polgármesteri Hivatalban biztosított volt a függetlenített belső ellenőrzés működtetése, a könyvizsgálat és a minőségirányítási vezető foglalkoztatása. A folyamatos nyomon követés a folyamatos rutin ellenőrzések, továbbá a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzések során valósult meg. Az eseti nyomon követést a belső ellenőrzés, a könyvvizsgálat, továbbá a külső és belső auditok valósították meg. 22