Pénzügyi Útmutató A z E Q U A L P r o g r a m F e j l e s z t é s i P a r t n e r s é g e i r é s z é r e III. Verzió Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Humán Erőforrás Programok Irányító Hatósága erziószám: II. 2006. március 15.
Az Útmutató első verzióját az ENTERPRISE PLC által vezetett konzorcium készítette a Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program és EQUAL Program Irányító Hatóság jóváhagyásával az Európai Unió PHARE Programja és a Magyar Kormány támogatásával megvalósuló Felkészülés a magyarországi EQUAL Közösségi Kezdeményezés 2004-2006 időszakban történő megvalósítására, Europe AID / 119520/D/SV/HU projekt keretében A 2007. 01. 31-i hatállyal kiadott EQUAL Pénzügyi Útmutató (III. Verzió) a 2006. március 15- én kiadott EQUAL Pénzügyi Útmutató (II. Verzió) Humán Erőforrás Programok Irányító Hatósága által a Közreműködő Szervezetek és az EQUAL Programban résztvevő Kedvezményezettek által delegált Képviselő javaslatainak figyelembevételével elkészített és felülvizsgált változata. Verziószám: III. 2/81
TARTALOMJEGYZÉK 1. ELŐSZÓ... 5 2. AZ EQUAL PROGRAMRÓL... 6 3. AZ EQUAL MAGYARORSZÁGON... 7 4. ESZA/EQUAL SZABÁLYOK/FELELŐSSÉGEK... 12 4. 1. A dokumentumok benyújtása... 12 4.2. A dokumentumok benyújtásának határideje... 12 5. A KIFIZETÉSEK TÍPUSAI... 13 5.1. Előleg... 13 5.1.1. Az előleg folyósítása... 13 5.1.2. Elszámolás az előleg összegével... 14 5.1.3. Előleg kifizetés... 14 5.2. Az FP Tagok által kifizetett számlák utólagos megtérítése... 15 5.2.1. Időközi kifizetés... 15 5.2.2. Köztes kifizetés... 16 5.3. Végső kifizetés... 17 5.4. A támogatás folyósítását kizáró okok... 18 6. SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS ÉS TARTALÉK FELHASZNÁLÁS... 19 6.1. Szerződésmódosítás... 19 6.2. Tartalék felhasználás... 20 7. PROJEKT ELŐREHALADÁSI JELENTÉS (PEJ)... 21 7.1. A PEJ pénzügyi mellékleteinek bemutatása... 21 7.2. A PEJ benyújtása, ellenőrzése és jóváhagyása... 25 7.2.1. Formai hiánypótlás menete... 26 7.2.2. Pénzügyi-, szakmai korrekció menete... 26 7.2.3. Hiánypótlás, korrekció elfogadása... 27 7.2.4. Elutasított és felfüggesztett tételek... 27 8. ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK AZ EQUAL PROGRAM KERETÉBEN... 28 9. A TELJESÍTÉS IGAZOLÁSÁRA BENYÚJTANDÓ DOKUMENTUMOK (SZÁMLÁK, ILLETVE AZONOS ÉRTÉKŰ BIZONYÍTÓ EREJŰ SZÁMVITELI BIZONYLATOK) MEGHATÁROZÁSA... 31 9.1. Bérek, bérjellegű költségek és járulékaik... 31 9.2. Utazási költségek, napi díj, szállásköltség... 34 9.2.1. Belföldi kiküldetés... 35 9.2.2. Belföldi kiküldetéshez kapcsolódó szállás, étkezés és napidíj elszámolása... 37 9.2.3. Munkába járás útiköltségének elszámolása... 38 9.3. Beszerzések (beruházás, eszközbeszerzés, anyagok beszerzése)... 40 9.3.1. Bérleti költségek elszámolása... 41 9.4. Igénybevett szolgáltatások költségei... 42 9.4.1. Képzések lebonyolítása, szervezése... 43 9.4.2. Közjegyzői-, jogi-, banki költségek... 46 Verziószám: III. 3/81
9.5. Értékcsökkenés elszámolása... 46 9.6. Működési - rezsi - költségek elszámolhatósága és megosztásuk... 48 9.7. Saját teljesítések belső teljesítések... 49 9.8. Bevételek... 49 9.9. Különösen nem elszámolható költségek... 50 10. NEMZETKÖZI KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA... 51 10.1. A forinttól eltérő devizában kiállított szállítói számlák elszámolása... 51 10.2. A nemzetközi együttműködés elszámolható költségei és dokumentálásuk... 52 10.3. A nemzetközi költségvetések részei... 52 10.4. Egyéni nemzetközi költségek dokumentálása... 53 10.4.1. Külföldi kiküldetés utazási költségeinek megtérítése... 54 10.4.2. Külföldi kiküldetéshez kapcsolódó szállás, étkezés és napidíj elszámolása... 54 10.5. Közös nemzetközi költségek... 55 10.5.2. A Cost-sharing - költségmegosztás... 56 10.5.2.1. Elszámolás dokumentálása a cost-sharing rendszer alkalmazása során... 57 11. SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK ÉS PÉNZÜGYI RENDSZEREK... 58 11.1. Pénzügyi elszámolás eljárásrendje... 58 11.2. Elkülönített bankszámla... 58 11.3. Költségek nyilvántartása... 58 11.4. Házipénztár... 58 12. DOKUMENTUMOK MEGŐRZÉSE, KEZELÉSE... 59 13. ADATVÉDELEM... 61 14. HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS... 62 15. EGYÉB JAVASLATOK... 63 16. MELLÉKLETEK... 64 1. Melléklet... 64 2. Melléklet... 68 3. Melléklet... 70 4. Melléklet... 71 5. A Melléklet... 72 5. B Melléklet... 73 6. Melléklet... 74 7. Melléklet:... 75 8. Melléklet:... 77 9. Melléklet:... 78 Verziószám: III. 4/81
1. ELŐSZÓ Tisztelt Fejlesztési Partnerség! Az EQUAL Pénzügyi Útmutató célja, hogy a Fejlesztési Partnerségek (továbbiakban FP) részére használható információkat és segítséget nyújtson az EQUAL Program keretében az Európai Szociális Alapból finanszírozott uniós támogatások elszámolásához. A Pénzügyi Útmutató többek között bemutatja a projektre vonatkozó hazai és közösségi jogszabályokat, az elszámolható költségeket és a dokumentálásukra vonatkozó előírásokat, a költségfelosztási módszereket, valamint a Projekt Előrehaladási Jelentést (továbbiakban PEJ). Felhívjuk figyelmét, hogy a projekt végrehajtásának szakmai és pénzügyi tartalmát a Támogatási Szerződés rögzíti, a projekt végrehajtására vonatkozó jogszabályok az FP minden Tagjára kötelező erejűek. A Pénzügyi Útmutató nem az egyes szervezetek és intézmények gazdálkodási rendjét hivatott szabályozni, hanem a támogatásból megvalósuló projektek költségeinek elszámolásához, az elszámolások dokumentálásához és benyújtásához ad iránymutatást. Amennyiben a Magyar Államkincstár (továbbiakban Kincstár) és az OFA EQUAL Nemzeti Programiroda (továbbiakban OFA ENPI) munkatársai az ellenőrzések és a teljesítésigazolás teljes körű elvégzése érdekében indokoltnak látják, az Útmutatóban foglaltakon túlmenően további dokumentumokat kérhetnek Önöktől. A Pénzügyi Útmutatót a program végrehajtásában közreműködő szervezetek és az Önök észrevételei és igényei alapján rendszeres időközönként felülvizsgáljuk és aktualizáljuk. Kérjük, hogy amennyiben az Útmutató áttanulmányozása után úgy érzi, hogy további segítségre van szüksége, akkor a Támogatási Szerződés megkötését követően kijelölt kapcsolattartójával szíveskedjen felvenni a kapcsolatot, aki készséggel áll a rendelkezésére kérdései megválaszolásában. A kapcsolattartó személyéről írásban már előzetesen tájékoztatást kapott az EQUAL ENPI munkatársaitól. Kérdéseit az equalutmutato@szmm.gov.hu címen írásban is felteheti. Verziószám: III. 5/81
2. AZ EQUAL PROGRAMRÓL Ebben a fejezetben rövid, általános áttekintést adunk az EQUAL Programról. Az EQUAL Program célja olyan innovatív megközelítések és módszerek kidolgozása és elterjesztése, amelyek hozzájárulnak a munkaerőpiachoz kapcsolódó diszkrimináció és egyenlőtlenségek megszüntetéséhez. Az EQUAL Programban támogatott kezdeményezések az Európai foglalkoztatási stratégia és a társadalmi kirekesztés elleni küzdelem közösségi stratégiái által meghatározott szakmapolitikai keretekbe illeszkednek. A magyar EQUAL Program olyan kísérleti kezdeményezéseket támogat, amelyek hátrányos helyzetű emberek, az etnikai vagy nemi hovatartozással, a fogyatékossággal, az életkorral kapcsolatos diszkrimináció, az alacsony iskolai végzettség, a szakképzettség hiánya, a befogadó munkahelyi gyakorlatok hiánya, stb. miatt munkát vállalni nem tudók képzését, munkához jutását, foglalkoztatását innovatív módszerek alkalmazásával segítik elő. Az EQUAL Közösségi Kezdeményezés magyarországi megvalósításának kereteit az EQUAL Programdokumentum (CIP) határozza meg. A dokumentum a munkaerőpiaci helyzet elemzése alapján és a releváns szakmapolitikai dokumentumok figyelembevételével kijelölte az EQUAL Program prioritásait és tematikus területeit. Az EQUAL Program témái: o A munkaerőpiac szempontjából hátrányos helyzetű emberek munkaerőpiacra való belépésének vagy visszailleszkedésének segítése ( A téma); o Az egész életen át tartó tanulás és az olyan befogadó munkahelyi gyakorlatok támogatása, amelyek a munkaerő-piaci diszkrimináció és egyenlőtlenségek szempontjából érintett emberek álláshoz jutását és munkában maradását segítik ( E téma); o A nők és férfiak közötti munkaerő-piaci különbségek és a foglalkozási szegregáció csökkentése ( H téma); o Menedékkérők társadalmi integrációjának és szakmai képzésének támogatása ( I téma). A programdokumentum tartalmazza továbbá a programciklus elemeinek és a tervezett végrehajtási rendszernek a bemutatását, valamint meghatározza az egyes témákhoz rendelt pénzügyi forrásokat. Magyarországon az EQUAL Program keretében rendelkezésre álló teljes összeg a 2004. és 2008. közötti időszakra 40,4 millió euró, amelyből 30,3 millió eurót az Európai Szociális Alap, 10,1 millió eurót pedig a központi költségvetés biztosít. Verziószám: III. 6/81
3. AZ EQUAL MAGYARORSZÁGON Az EQUAL alapvető munkaegysége az FP, amely Partnerségek az előző fejezetben felsorolt témakörök közül kiválasztott egy-egy témakörön belül dolgoznak. A munkaerő-piaci diszkrimináció leküzdésében érdekelt FP-k kialakítása helyi önkormányzatok, állami szervezetek, civil szervezetek, vállalkozások, valamint a szociális partnerek bevonásával történt. Minden FP-nek legalább egy, valamely másik európai uniós tagállamban működő partnerrel kell rendelkeznie (az a tény, hogy a nemzetközi együttműködés keretében megvalósuló tevékenységekre fordított költségek aránya az összköltség arányában nem lehet kevesebb, mint 15%, jól mutatja a nemzetközi együttműködés fontosságát). Magyarországon az EQUAL Program három ütemben valósul meg: - Az előkészítő szakasz során a létrehozott FP-k, kidolgozzák projektjük részletes szakmai tartalmát, tevékenységtervét, költségvetését, szervezeti és működési szabályzatát, tapasztalatátadási feladattervét és költségvetését, európai uniós partnereikkel megkötik a nemzetközi együttműködési megállapodást (TCA1-t), továbbá elkészítik a projekt munkaprogramját, logikai keretmátrixát. A projektvégrehajtás szakaszára vonatkozó Támogatási Szerződés megkötésének előfeltétele, hogy az FP-k az előbbiekben felsorolt dokumentumokat az előkészítő szakaszra vonatkozó Támogatási Szerződésben vállaltaknak megfelelően elkészítsék és benyújtsák. - A projektvégrehajtás szakaszában az FP-k megvalósítják az általuk elkészített, és az IH által elfogadott munkaprogramot. - A tapasztalatátadási szakaszra az előző szakasszal párhuzamosan kerül sor, mely során az FP-k nemzeti és közösségi szinten folytatnak együttműködést gyakorlati tapasztalataik átadása érdekében. 1 Transnational Cooperation Agreement Verziószám: III. 7/81
A magyarországi EQUAL Program végrehajtásában részt vevő szervezetek Fejlesztési Partnerségek (továbbiakban FP) Az EQUAL korábban ismertetett alapvető szervezetekből felépülő munkaegysége. A FP feladata az egyes projektek Támogatási Szerződésben foglaltak szerinti megvalósítása és jelentési kötelezettségeinek teljesítése. Magyar Államkincstár Pénzügyi Közreműködő Szervezet Az EQUAL Program speciális pénzügyi közreműködő szervezeti feladatait a Kincstár látja el. A Kincstár hajtja végre az EQUAL Program egyes projektjei esetében a pénzügyi lebonyolítási és az azzal kapcsolatos ellenőrzési, továbbá az Irányító Hatóság által megállapított jogtalanul igénybe vett, vagy visszafizetésre meghatározott beszedési feladatokat. Országos Foglalkoztatási Közalapítvány EQUAL Nemzeti Programiroda Szakmai segítségnyújtásért felelős szervezet A program végrehajtásában az OFA ENPI látja el a programvégrehajtás és a speciális szakmai segítségnyújtás feladatait. Irányító Hatóság (továbbiakban IH) Az EQUAL Program irányító hatósági feladatait a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (mint a Szociális és Munkaügyi Minisztérium jogutódja melynek jogelődje: a Foglalkoztatáspolitikai és Munkaügyi Minisztérium) keretein belül működő Humán Erőforrás Programok Irányító Hatósága (továbbiakban IH) látja el. A Tanács 1260/1999. rendeletének 34.1 cikke értelmében az IH felelős a program hatékony és szabályszerű menedzsmentjéért valamint végrehajtásáért. Kifizető Hatóság (KH) A Kifizető Hatóság felelős az Európai Bizottsághoz benyújtásra kerülő kifizetési kérelmek összeállításáért, azok Európai Bizottsághoz történő benyújtásáért és az Európai Bizottságtól érkező támogatások fogadásáért. A Kifizető Hatóság nem áll közvetlen kapcsolatban az FP-kel, az EQUAL Programon belül támogatott projekt költségeinek Fejlesztési Partnerség Tagjai részére történő megtérítéséért az IH a felelős. A Kifizető Hatóság a támogatás uniós része tekintetében utólagosan számol el az IH-val. Az EU Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap, egyben az EQUAL Program Kifizető Hatósága a Pénzügyminisztérium szervezeti keretein belül működik. Verziószám: III. 8/81
Az EQUAL Programra vonatkozó jogszabályok Mivel az EQUAL Program költségvetésének 75%-át az Európai Szociális Alap, a 25%- át a hazai költségvetés biztosítja, a támogatásokra az európai uniós és a hazai jogszabályok egyaránt vonatkoznak. Az alábbi felsorolás az EQUAL Program végrehajtására vonatkozó legfontosabb jogszabályokat, rendeleteket tartalmazza. Mivel mind a hazai, mind a közösségi jogszabályi környezet folyamatosan változik, az alábbi felsorolás iránymutató; mindig tájékozódni kell az aktuális jogszabályi háttérről. Közösségi jogszabályok - A Tanács 1999. június 21-i 1260/1999/EK Rendelete a Strukturális Alapokra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról - Council Regulation (EC) No 1260/1999 laying down general provisions on the Structural Funds - Az Európai Parlament és a Tanács 1999. július 12-i 1784/1999/EK Rendelete az Európai Szociális Alapról - Regulation (EC) No 1784/1999 of the European Parlament and of the Council on the European Social Fund (ESF) - A Bizottság 1994. júliusi 11-i 1681/94/EK Rendelete a strukturális politikák finanszírozása keretében történt szabálytalanságokról és tévesen kifizetett összegek behajtásáról, valamint egy információs rendszer e téren történő létrehozásáról - Commission Regulation (EC) No 1681/94 of 11 July 1994 concerning irregularities and the recovery of sums wrongly paid in connection with the financing of the structural policies and the organization of an information system in this field - A Bizottság 2000. március 28-i 643/2000/EK Rendelete a Strukturális Alapok költségvetési gazdálkodásában az euró használatára vonatkozó szabályokról - Commission Regulation (EC) No 643/2000 of 28 March 2000 on arrangements for using the euro for the purposes of the budgetary management of the Structural Funds - A Bizottság 2000. május 30-i 1159/2000/EK Rendelete a Strukturális Alapok által nyújtott támogatásokra vonatkozóan a tagállamok által teendő, a tájékoztatásra és a nyilvánosságra vonatkozó intézkedésekről - Commission Regulation (EC) No 1159/2000 on information and publicity measures to be carried out by the Member States concerning assistance from the Structural Funds - A Bizottság 2001. március 2-i 438/2001/EK Rendelete a Strukturális Alapok keretében nyújtott támogatások irányítási és ellenőrzési rendszerei tekintetében az 1260/1999/EK tanácsi rendelet végrehajtásának részletes szabályairól - Commission Regulation (EC) No 438/2001 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1260/1999 as regards the management and control systems for assistance granted under the Structural Funds - A Bizottság 2002. december 27-i 2355/2002/EK Rendelete a Strukturális Alapok keretében nyújtott támogatások irányítási és ellenőrzési rendszerei tekintetében az 1260/1999/EK tanácsi rendelet végrehajtása részletes szabályainak megállapításáról szóló 438/2001/EK bizottsági rendelet módosításáról - Commission Regulation (EC) No 2355/2002 of 27 December 2002 Verziószám: III. 9/81
amending Commission Regulation (EC) No 438/2001 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1260/1999 as regards the management and control systems for assistance granted under the Structural Funds - A Bizottság 2001. március 2-i 448/2001/EK Rendelete a Strukturális Alapok keretében nyújtott támogatások pénzügyi korrekciós eljárásai tekintetében az 1260/1999/EK tanácsi rendelet végrehajtásának részletes szabályairól - Commission Regulation (EC) No 448/2001 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1260/1999 as regards the procedure for making financial corrections to assistance granted under the Structural Funds - A Bizottság 68/2001/EK rendelete az EK-Szerződés 87. és 88. cikkének a képzési támogatásokra való alkalmazásáról - Commission Regulation (EC) No 68/2001 of 12 January 2001 on the application of Articles 87 and 88 of the EC Treaty to training aid - A Bizottság 448/2004/EK rendelete a Strukturális Alapok által társfinanszírozott tevékenységek kiadásainak támogathatósága tekintetében az 1260/1999/EK tanácsi rendelet alkalmazása részletes szabályainak megállapításáról szóló 1685/2000/EK rendelet módosításáról és az 1145/2003/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről - Commission Regulation (EC) No 448/2004 of 10 March 2004 amending Regulation (EC) No 1685/2000 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC) No 1260/1999 as regards the eligibility of expenditure of operations co-financed by the Structural Funds and withdrawing Regulation (EC) No 1145/2003. Hazai jogszabályok - 1959. évi IV. törvény Polgári Törvénykönyv - 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról - 1992. évi LXIII. törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról - 1992. évi LXXIV. törvény az általános forgalmi adóról - 1996. évi LXXXI. törvény a társasági adóról és osztalékadóról - 2000. évi C. törvény a számvitelről - 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekről - 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről - 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről (többször módosítva) - 124/2003. (VIII. 15.) Korm. rendelet az Európai Unió által nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával megvalósuló programok monitoring rendszerének kialakításáról - 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről - 1/2004 (I. 5.) Korm. rendelet az Európai Unió strukturális alapjaiból és Kohéziós Alapjából származó támogatások hazai felhasználásáért felelős intézményekről - 85/2004. (IV. 19.) Korm. rendelet az Európai Közösséget létrehozó Szerződés 87. cikkének (1) bekezdése szerinti állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképről Verziószám: III. 10/81
- 168/2004. (V. 25.) Korm. Rendelet a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről - 360/2004 (XII. 26.) Korm. rendelet a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés Program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról - 54/2005 (III. 26.) Korm. rendelet a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai és az EQUAL Közösségi Kezdeményezés Program esetében alkalmazandó biztosítékokkal kapcsolatos szabályokról - 55/2005 (III. 26.) Korm. rendelet a jogszabálysértő, nem rendeltetésszerű vagy szerződésellenes módon felhasznált európai uniós forrásokból származó és a kapcsolódó állami támogatások behajtásának eljárási rendjéről. - 9/2004. (IV. 7.) FMM rendelet a Foglalkoztatási Hivatalnak a 2004-2006. évi Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program végrehajtása során ellátandó feladatairól és közreműködő szervezetté történő kijelöléséről, valamint az Országos Foglalkoztatási Közalapítványnak a 2004-2006. évi EQUAL Közösségi Kezdeményezés végrehajtásába közreműködőként történő bevonásáról - 33/2004. (XII. 23.) FMM rendelet az EQUAL Közösségi Kezdeményezés fejezeti kezelésű előirányzat felhasználásával kapcsolatos szabályokról - 9/2004. (VI. 4.) TNM rendelet az európai integrációs ügyek koordinációjáért felelős tárca nélküli miniszter felügyelete alá tartozó egyes, a Nemzeti Fejlesztési Hivatal által kezelt fejezeti kezelésű előirányzatokkal kapcsolatos eljárási rendről és hatáskörökről - 11/2004. (IV. 7.) FMM-PM együttes rendelet a 2004-2006. évi Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program, valamint az EQUAL Közösségi Kezdeményezés pénzügyi végrehajtásáról - 1/2004 (II. 16.) TNM-FMM-FVM-GKM-KvVM-PM együttes rendelet az Európai Unió strukturális alapjaiból, valamint az ISPA/Kohéziós Alapjából származó támogatásokhoz kapcsolódó költségvetési előirányzatok felhasználásának egyes szabályairól - 12/2004. (VII.31.) TNM-FMM-GKM-KvVM-PM együttes rendelet az Európai Unió strukturális alapjaiban, valamint az ISPA/Kohéziós Alapjából származó támogatásokhoz kapcsolódó költségvetési előirányzatok felhasználásának egyes szabályairól szóló 1/2004.(II.16.) TNM-FMM-FVM- GKM-KvVM-PM együttes rendelet módosításáról - 14/2004. (VIII. 13.) TNM-GKM-FMM-FVM-PM együttes rendelet a strukturális alapok és a Kohéziós Alap felhasználásának általános eljárási szabályairól. Verziószám: III. 11/81
4. ESZA/EQUAL SZABÁLYOK/FELELŐSSÉGEK Az alábbi fejezetekben többek között az EQUAL Program keretében történő kifizetések igénylése, az elszámolható költségek, az alkalmazandó költségfelosztási módszerek kerülnek ismertetésre. Ezek mellett szó lesz az EQUAL Program megvalósítása során a végrehajtáshoz szükséges dokumentumokról. A jelen útmutatóban található információk mellett a pályázati anyaghoz csatolt útmutató B/2-es (Az EQUAL Program keretében elszámolható költségek) mellékletében található információk is segítségül szolgálnak. 4. 1. A dokumentumok benyújtása A támogatást a Támogatási Szerződésben és annak mellékleteiben meghatározott dokumentumok benyújtásával kell igényelni. A megkötött támogatási szerződés értelmében az FP Vezető Tagjának a feladata a Projekt Előrehaladási Jelentés (továbbiakban: PEJ) összeállítása, melyhez elengedhetetlenül szükséges az FP további tajgainak adatszolgáltatása. A dokumentumokat személyesen kell benyújtani, a Kincstár területileg illetékes egységéhez. 4.2. A dokumentumok benyújtásának határideje Az FP-nek a PEJ-t minden elszámolási időszakban a Támogatási Szerződés III. 1.) pontjában meghatározott napon kell benyújtania. Ezt a napot megelőzően az FP Vezető Tagjának telefonon szükséges időpontot egyeztetnie a Kincstár munkatársával. A PEJ benyújtása ebben az előre egyeztetett időpontban lehetséges a Kincstár területileg illetékes egységéhez. Az elszámolási időszakok a Támogatási Szerződés III.1.) pontjában meghatározottak szerint a Támogatási Szerződés megkötését követően, három hónapos időszakok. Felhívjuk a figyelmüket, hogy a projekt kezdési időpontjaként megjelölt dátumnál korábbi dátummal elvégzett munka (teljesítés dátuma), vagy kiállított bizonylat, illetve korábban teljesített kifizetés alapján a támogatás igénybevételére nincsen mód. Az adott elszámolási időszakban pénzügyileg teljesített számlák, egyéb számviteli bizonylatok akkor számolhatóak el, ha azok szakmai kapcsolódása a projekthez nem vitatható, továbbá a fizikai, gazdasági teljesítés azaz a kifizetés - is megtörtént és a fentieket egyértelműen alátámasztja a benyújtott dokumentáció. A támogatást a hiánytalan PEJ átadását követő 60 napon belül fizeti ki az IH a Kincstáron keresztül a FP által a támogatási szerződésben a támogatás fogadására megjelölt bankszámlaszámra. A Közreműködő Szervezetek kiegészítést és korrekciót kérhetnek a PEJ-jel kapcsolatosan, amennyiben az abban szereplő tételek elbíráláshoz további információk szükségesek. Felhívjuk figyelmét, hogy ezen kiegészítő információk és korrekciók teljesítéséig a kifizetési folyamat felfüggesztésre kerül. Verziószám: III. 12/81
5. A KIFIZETÉSEK TÍPUSAI A Támogatási Szerződés az időbeli ütemezés mellett tartalmazza a kifizetések módját is, amely három féle lehet: 5.1 Előleg, 5.2 Időközi kifizetés, 5.3 Végső kifizetés. Az előleg és az időközi kifizetés együttes összege nem haladhatja meg a támogatási összeg 80%-át, az ettől eltérő eseteket a Támogatási Szerződés rögzíti. A megítélt támogatás utolsó 20%-át csak a zárójelentés benyújtását és a záró ellenőrzések elvégzését követően lehet kifizetni. 5.1. Előleg 5.1.1.Az előleg folyósítása Előleg: A megítélt támogatás terhére a Támogatási Szerződés megkötését követően támogatási előleg fizetése történhet a jogszabályi előírásoknak és a Támogatási Szerződésben rögzítetteknek megfelelően. A Támogatási Szerződésben minden esetben rögzítésre kerülnek az előlegre vonatkozó szabályozások, valamint az előleg mértéke. Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) számú Korm. rendelet (Ámr.) módosítása szerint minden, Strukturális Alapok támogatásával megvalósuló program Kedvezményezettje a támogatási összeg 25%-ának megfelelő, de legfeljebb 300 millió Ft támogatási előlegre jogosult, melyet, a szerződés aláírását követően a Támogató utal át a Kincstárnál vezetett számlájáról az FP Tag bankszámlájára a támogatási szerződés keltét követő 60 napon belül. Az előleg folyósítása a Támogatási Szerződés (vagy annak esetleges módosításának) hatályba lépését követő 60 napon belül külön kérelem nélkül - automatikusan történik, projekt-szakaszonként (előkészítő, végrehajtási, illetve tapasztalatátadási szakasz) egy alkalommal, kizárólag az FP azon Tagjai részére, akik az előlegről lemondó nyilatkozatot nem írták alá. Amennyiben az FP az előleg folyósítását nem kívánja igénybe venni, akkor az erről szóló írásos lemondó nyilatkozatát, a szerződéskötést megelőzően megküldi az OFA ENPI részére, és a lemondó nyilatkozat a Támogatási Szerződés 9. számú melléklete lesz. A nyilatkozat módosítására a későbbiekben nincs lehetőség. Verziószám: III. 13/81
Az előleg folyósítására nem kerül sor, ha: az FP Tagja a Támogatási Szerződés mellékletét képező lemondó nyilatkozatban arról lemondott; az FP Tagja a pályázati kiírásnak és a támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelő biztosítéknyújtást nem teljesítette; az FP Tagjának az IH által jóváhagyott támogatási összeg (részösszeg) utalványozásának napján 60 napon túli köztartozása van; a projekt esetében támogatás-halmozódást állapítottak meg az FP Tagja végelszámolási-, felszámolási-, vagy csődeljárás alatt áll; 5.1.2. Elszámolás az előleg összegével A folyósított előleggel a Támogatási Szerződésben meghatározottak szerint el kell számolni. Az előleg elszámolása a benyújtott számlák, valamint a kifizetést igazoló dokumentumok alapján a PEJ-ekben történik. Azon FP Tagok, akik az előleg fizetésétől számított 6 hónapon belül nem nyújtanak be PEJ-t, valamint annak a részét képező Fizetési kérelmet időközi kifizetésre (5.2. pont szerint) kötelesek az előleget visszafizetni. 5.1.3.Előleg kifizetés FP IH Kincstár OFA ENPI IH A Támogatási Szerződés aláírása és biztosítékok benyújtása Kincstári Hitelesítési Jelentés Forráslehívás Átutalás kezdeményezése Megkötött Támogatási Szerződés Benyújtott biztosítékok Ellenőrzés, elkészített Hitelesítési Jelentés, dokumentumok továbbítva OFA ENPI részére Ellenőrzés, Forráslehívás, dokumentumok továbbítva IH részére Elfogadott Forráslehívás, átutalás kezdeményezése Kedvezményezett részére Verziószám: III. 14/81
5.2. Az FP Tagok által kifizetett számlák utólagos megtérítése 5.2.1. Időközi kifizetés Időközi kifizetés: a Kedvezményezettek által a PEJ részeként benyújtott számlák, egyéb számviteli bizonylatok ellenértékének a megtérítése. A Támogatási Szerződésben meghatározásra kerül, hogy a támogatási összeg milyen mértékéig van lehetőség időközi kifizetésre igényt benyújtani. Időközi kifizetés esetén a PEJ benyújtásával van lehetőség a támogatás igénylésére. A PEJ részeit a Pénzügyi Útmutató 7. Fejezete tartalmazza. A PEJ-t akkor is be kell nyújtani, ha az FP-nek az adott időszakban nincs támogatási igénylése. Ebben az esetben is szükséges a Fizetési kérelem formanyomtatvány benyújtása, mely jelen esetben 0 Ft-ot fog tartalmazni. Felhívjuk azonban a figyelmet, hogy az adott időszakra vonatkozó PEJ-ben, az adott időszakban teljesített és kifizetett valamennyi költséget be kell nyújtani elszámolásra. Azok a költségek, amelyek az adott PEJ- időszakához tartoznak a teljesítés és kifizetés alapján, de benyújtásuk - mulasztásából, vagy a Kedvezményezetten kívülálló okok miatt nem történt meg, a következő PEJ-ben külön indoklás kíséretében beadhatók. Az FP Tagja köteles minden benyújtásra kerülő dokumentumon (számla első eredeti példánya, megrendelés, kifizetés bizonylata, levelezés, kiegészítő dokumentum, stb.) feltüntetni a projekt (EMIR) azonosító számot és a számlaösszesítő sorszámát. Amennyiben az EMIR azonosító nem szerepel a dokumentumon az elszámolás hiánypótlásra visszaadható. A benyújtáskor kérjük az összetartozó dokumentumokat együtt kezelni és a számlaösszesítő sorrendjében lefűzni (pl.: megrendelő, a hozzá kapcsolódó számla első eredeti példánya, a kifizetést igazoló terhelési értesítés, a teljesítést alátámasztó dokumentumok stb.). Ez által a PEJ-ek ellenőrzési és feldolgozási ideje lényegesen csökkenthető! A PEJ formanyomtatvány a Támogatási Szerződés melléklete. A formanyomtatványt a pályázathoz és/vagy a Támogatási Szerződéshez csatolt aláírási címpéldánynak megfelelően kell aláírni. A formanyomtatvány rendelkezik kitöltési útmutatóval. Kérjük, hogy a kitöltést az abban foglaltak szerint szíveskedjenek végrehajtani, és a megjelölt példányszámnak megfelelően benyújtani. A formanyomtatvány időközönként felülvizsgálatra kerül, a jogszabályi változások és felgyülemlett tapasztalatok függvényében. Az új PEJ formanyomtatvány bevezetésének körülményeit a Támogatási Szerződés XII. 2.) bekezdése szabályozza. Verziószám: III. 15/81
5.2.2. Köztes kifizetés Az FP-knek a Támogatási Szerződésben rögzítettek szerint módjában áll egy rövidített tartalmú, köztes PEJ-t és részletes pénzügyi elszámolást is benyújtani. A köztes kifizetés igénylés benyújtása a későbbi jelentések határidejét nem módosítja. A Köztes PEJ -t a rendes PEJ benyújtásának megfelelően szintén az FP Vezető Tagjának kell elkészítenie és benyújtani az FP további tagjainak adatszolgáltatása alapján. Az FP-nek a Támogatási Szerződésében rögzítettek szerint alábbi esetekben van lehetősége köztes PEJ benyújtására. 5.2.2.1. Az előleg 90%-ának elköltése Amennyiben adott elszámolási időszakban teljesített kifizetések meghaladják a Támogatási Szerződésben rögzített előleg összegének 90%-át, az FP jogosult a Támogatási Szerződésben meghatározott elszámolási időszak vége előtt köztes kifizetés igénylésére. 5.2.2.2. Számlák közvetlenül a szállítónak történő kifizetése Azon FP Tagok, akik a Támogatási Szerződés mellékletét képező nyilatkozatban lemondtak az előlegről, a nagy összegű számláik kifizetésénél a Támogatási Szerződésben foglaltaknak megfelelően kérhetik a számláknak a közvetlen szállító felé történő kiegyenlítését. Nagy összegű számla alatt a 10.000.000 Ft (non-profit szervezetek esetében 5.000.000 Ft) feletti bruttó végösszegű, fizetési módját tekintve átutalással kiegyenlítendő szállítói számlát értjük. A szállítói számlák közvetlen kifizetésének előfeltétele a közbeszerzési eljárás szabályos lefolytatása és a teljesítés igazolása. A közvetlen szállítói kifizetés igénybevételének szándéka esetén az FP Tagjának a szállítói (vállalkozói) szerződéseket minimum 60 napos fizetési határidővel kell megkötni. Az FP Tagnak ez esetben a PEJ pénzügyi részét képező Fizetési kérelemben nem a saját, hanem a szállító bankszámláját kell feltüntetni. Ez esetben a PEJ-nek kötelezően csatolandó melléklete a saját forrásrész kifizetését bizonyító dokumentum (amennyiben a finanszírozás nem 100%-ban történik.) Az FP-nek a közvetlenül kifizetendő szállítói számla beérkezési dátumához képest legkésőbb 5 munkanappal van lehetősége a számlához tartozó egyszerűsített PEJ-t (annak minden mellékletével, így pl. a számlával, a csatolt szerződéssel, a teljesítésigazolással és egyéb bizonylatokkal, dokumentumokkal együtt) a Kincstárhoz, mint KSZ-hez benyújtani. Verziószám: III. 16/81
5.2.2.3. Kisértékű számlák 30.000.000 Ft elérése esetén Amennyiben az FP Tag lemondott az előlegről és a számlái nem haladják meg a nagy összegű számlák határértékét, és/vagy nem nyújtott be a nagy összegű számla határértékét elérő szállítói kifizetésre vonatkozó kérelmet, de az elszámolási időszak vége előtt a kifizetett számláinak az összege meghaladja a 30.000.000 Ft-ot, akkor az elszámolási időszak vége előtt köztes PEJ-t adhat be. 5.2.2.4. Rendkívüli PEJ Amennyiben a Támogatási Szerződés vagy szerződésmódosítás egyéb esetet is rögzít a fentieken kívül (pl.: első PEJ benyújtását megelőzően egyszeri alkalommal), a Támogatási Szerződésben rögzített feltételekkel szintén nyújtható be köztes PEJ. 5.3.Végső kifizetés Végső kifizetés: A projekt megvalósítását követő utolsó támogatási részlet kifizetése, melynek mértéke a Támogatási Szerződésben rögzítésre kerül, és szintén a benyújtott számlák alapján történik. A kifizetés feltétele a zárójelentés benyújtása és az IH általi elfogadása. Az előleg és az időközi kifizetés együttes összege nem haladhatja meg a támogatási összeg 80%-át. A Támogatási Szerződés Kedvezményezettjeként megjelölt non-profit szervezet a 33/2004. (XII. 23.) FMM rendelet 29. (7) bekezdésében leírt módon, indoklással alátámasztott kérelemben kezdeményezheti az IH vezetőjénél, hogy az EQUAL Program során teljesítendő előleg és időközi kifizetések összege a megítélt támogatási összeg 95%-a lehessen. A kérelem a Támogatási Szerződés 10. sz. melléklete, elfogadásáról az IH vezetője dönt. A finanszírozásnál és a végső kifizetésnél az elfogadott mellékletnek megfelelően kell eljárni. Ettől eltérni a többször módosított 217/1998 (XII.30.) Kormányrendelet 91.. (4) bekezdése értelmében - csak központi költségvetési szerv kedvezményezett esetében lehet, ahol az előleg és az időközi fizetések összege elérheti a megítélt támogatás 100%-át. Az eltérés mértékéről az operatív program vagy a közösségi kezdeményezés irányító hatóság vezetője dönt. A kérelem formanyomtatványa ez esetben is a Támogatási szerződés 10. sz. melléklete. A kérelem elfogadásának rendje megegyezik a non-profit szervezetek kérelmével kapcsolatban leírtakkal. A végső kifizetés, a Támogatási Szerződésben és a kérelemben rögzített utolsó 20%- nak (illetve 5%-nak) megfelelő támogatás kifizetése csak a záró PEJ benyújtását és ellenőrzését és a záró helyszíni látogatás eredményes lefolytatását követően történhet meg. Verziószám: III. 17/81
5.4. A támogatás folyósítását kizáró okok Nem kezdeményezhető a támogatás folyósítása, ha: a támogatás igénybevételéhez szükséges nyomtatványokat nem teljes körűen töltötték ki, nem csatolták a szükséges dokumentumokat; a helyszíni ellenőrzés és/vagy a benyújtott dokumentumok vizsgálata szabálytalanságot tárt fel; az FP Tagjának az igényelt támogatás (vagy támogatásrészlet) utalványozás napján 60 napon túli köztartozása van; a projekt esetében támogatás-halmozódás állapítható meg; az FP Tagja végelszámolási-, felszámolási-, vagy csődeljárás alatt áll; az FP Tagjának valamely közösségi alapból vagy hazai központi költségvetési forrásból támogatott projektjére vonatkozóan szabálytalanság vagy csalás gyanúja miatt vizsgálat folyik, a vizsgálat lezárásáig; a projekt kapcsán szabálytalansági eljárás van folyamatban, a szabálytalansági eljárás lezárásáig nem kezdeményezhető támogatás (támogatás-részlet) folyósítása. Verziószám: III. 18/81
6. SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS ÉS TARTALÉK FELHASZNÁLÁS 6.1. Szerződésmódosítás A Támogatási Szerződés előírásainak megfelelően pénzügyi szempontból a következő estekben szerződésmódosítás szükséges a költségek elszámolhatóságához: a) változik a költségek évek szerinti bontása, legalább a teljes támogatás értékének tíz százalékát meghaladó mértékben; (ld. 7. sz. Melléklet) Ebben az esetben célszerű a szerződésmódosítást a tárgyévi utolsó PEJ beadását követően kezdeményezni. b) a projekt elfogadott költségvetéséhez képest 10 %-nál nagyobb mértékben változik az összköltség költségkategóriák szerinti bontása (az összköltség változása nélkül); Költségkategória alatt a két számjeggyel jelölt költségvetési sorok értendők a projekt teljes időtartamára összesítve. A 10%-ot meg nem haladó módosításokat, valamint a költségkategóriákon belüli módosításokat a PEJ erre hivatott részében kell jelenteni. A módosítások során olyan mértékű módosítás nem kezdeményezhető, amely sértené a beruházásokra, a menedzsment költségekre, a rezsi költségre, valamint a nemzetközi együttműködés költségeire vonatkozó előírásokat. A 10% -os korlát - átcsoportosítás esetén - minden érintett költségvetési sorra vonatkozik. Ennek megfelelően amennyiben valamelyik költségkategóriánál - a 10 %-os eltérés lehetőségével élve - a jóváhagyottnál nagyobb összeget szeretnének elszámolni, szerződésmódosítási kérelmet kell benyújtani még a módosított költségvetésre vonatkozó első PEJ benyújtása előtt. Amennyiben ezt elmulasztják, a számlák, melyek a szerződésben rögzített összeg felett vannak, elutasításra kerülnek és a következő PEJ-ben csak külön engedélyezési eljárás lefolytatatását követően, IH engedéllyel számolhatóak el. c) értékhatártól függetlenül változnak a jóváhagyott, a program keretében beszerzésre kerülő eszközök típusai, mennyiségei, minősége. Az eszközbeszerzés esetében a nagy értékű (I/3.2. Eszközbeszerzés, költségvetési soron tervezett) eszközök beszerzésének módosítását értjük. A szerződés költségvetésében nem tervezett eszköz elszámolása csak szerződésmódosítással lehetséges. Kis értékű eszközök esetében nincs szükség szerződésmódosításra, a költségvetésben nem tervezett eszköz elszámolhatósága annak függvénye, hogy kapcsolódik-e a projekthez szakmailag. A kapcsolódást a PEJ-ben megfelelő indoklással együtt be kell mutatni. Verziószám: III. 19/81
A szerződésmódosításra vonatkozó kérelmet a OFA ENPI-hez kell benyújtani. A kérelem elfogadásáról az IH dönt, figyelembe véve a projekt lebonyolításában közreműködő szervezetek pénzügyi, szakmai és eljárásrendi állásfoglalását. A szerződésmódosítás kapcsán javasolt előzetes konzultáció kezdeményezése az OFA ENPI-nél. A szerződésmódosításra vonatkozó részletes eljárásrend megismerhető és a szükséges nyomtatványok letölthetők a www.equalhungary.hu honlapról. 6.2. Tartalék felhasználás Tartalék felhasználására csak az IH engedélyével van lehetőség. A tartalék felhasználása szerződésmódosítás nélkül lehetséges abban az esetben, amennyiben a szerződésmódosítási feltételeket nem elégíti ki. Amennyiben a tartalék felhasználása érintené a szerződésmódosítás szükségességét előíró bekezdéseket (10%-os átcsoportosítások, eszközbeszerzés módosulása, stb.) a tartalék felhasználása csak szerződésmódosítással lehetséges. Az átcsoportosítás, illetve a tartalék felhasználása nem sértheti az egyébként érvényben lévő %-os határokat. (A %-os határokat jelen Útmutató 8. Fejezete tartalmazza. ) Verziószám: III. 20/81
7. PROJEKT ELŐREHALADÁSI JELENTÉS (PEJ) Az EQUAL Program során társfinanszírozott projektek megvalósítása során az FPknek PEJ-t kell benyújtaniuk. A PEJ és mellékleteinek benyújtása az FP Vezetőjének a feladata. A PEJ formanyomtatványát és mellékleteit a Kitöltési útmutatójában rögzítetteknek megfelelő példányszámban és módon kell benyújtani. A PEJ benyújtásakor mind a szakmai és eljárásrendi teljesítés, mind a pénzügyi teljesítés ellenőrzéséhez szükséges a vonatkozó mellékletek benyújtása. A továbbiakban a PEJ pénzügyi mellékleteinek részletes bemutatása történik. 7.1. A PEJ pénzügyi mellékleteinek bemutatása a) A PEJ formanyomtatványa szerinti Fizetési kérelem minden adatát ki kell tölteni az adott időszakra vonatkozó adatokkal és a PEJ-jel azonos módon, a pályázathoz és/vagy a támogatási szerződéshez mellékelt aláírási címpéldánynak megfelelően alá kell írni. Akadályoztatás, vagy tartós távollét esetén a hivatalos képviselő felhatalmazhat más személyt is az aláírásra. Ebben az esetben a felhatalmazást és a hozzá tartozó aláírási címpéldányt a PEJ részeként be kell nyújtani. A Fizetési kérelem kitöltése esetében kérjük a Kitöltési útmutató használatát. A Fizetési kérelmet egy mérlegképes könyvelői képesítéssel rendelkező személynek is ellen kell jegyeznie. Az első PEJ-jel kérjük az FP Vezető Tagjának nyilatkozatát, miszerint a mérlegképes könyvelő rendelkezik a szükséges képesítéssel, illetve egy aláírás bejelentőt csatolni, melyen az FP Vezető Tagja tanúsítja, hogy a mérlegképes könyvelő a bejelentőn látható módon ír alá. b) A PEJ további kötelezően csatolandó melléklete a Számlaösszesítőt, amely tartalmazza a támogatás lehívásához tartozó számláknak, illetve az azzal egyenértékű bizonyító erejű számviteli bizonylatoknak a Támogatási Szerződés mellékletét képező részletes költségvetés szerinti költségcsoportosítását. A Számlaösszesítőt a Kitöltési útmutató alapján kell összeállítani. A Számlaösszesítő kitöltése kapcsán, az egyéb Költségösszesítők alkalmazása 5 tétel felett javasolt. Költségösszesítőket a következő tételek esetében kérünk kitölteni, melyek a PEJ részét képezik: Összesítő a bérek és járulékok elszámolásához, Összesítő az utazási költségek/napidíj elszámolásához, Összesítő a célcsoport képzési támogatásának elszámolásához, Összesítő a postaköltségek elszámolásához, Összesítő a nemzetközi utazási költségek/napidíj elszámolásához. Verziószám: III. 21/81
A vonatkozó költségeket ezekben, az Összesítőkben kell rögzíteni, majd az összesítő Összesen sorát egy-egy tételként, az Összesítő fajtájaként kell rögzíteni a Számlaösszesítőn, külön sorban. A PEJ-ek feldolgozási ütemét az FP-k gyorsíthatják az által, hogy a Számlaösszesítő sorszámai alapján a számlákat / egyéb számviteli bizonylatokat ellátja a megfelelő sorszámmal, illetve az összetartozó dokumentumokat, melyeket a fentiekben kérünk együtt kezelni, szintén ellátja a Számlaösszesítő sorszámával. (pl.: Számlaösszesítőn az 1. sorszámú számlához tartozó dokumentumokat kérjük 1/a, 1/b, stb. jelölni). Amennyiben a számlaösszesítő sorszáma nem kerül felvezetésre valamennyi dokumentumon, az egyértelmű beazonosíthatóság érdekében a Közreműködő szervezetek jogosultak hiánypótlást elrendelni ezzel kapcsolatosan. c) A PEJ-hez csatolandó számlák, vagy azonos értékű bizonyító erejű számviteli bizonylatok első eredeti példányát (továbbiakban: számla) az alábbi előírások betartásával szükséges benyújtani. A benyújtott számláknak, vagy egyéb számviteli bizonylatoknak a projekthez kell kapcsolódniuk, és ezt a kapcsolódást a számlákhoz mellékelt egyéb dokumentumoknak alá kell támasztaniuk, a mindenkori PEJ Kitöltési Útmutatója szerint (pl.: szerződések, jelenléti ívek, teljesítésigazolások, meghívók, programok, stb.). A számlák, vagy azonos értékű bizonyító erejű számviteli bizonylatok első eredeti példányát (továbbiakban számla) az FP Tagjának záradékolnia kell a PEJ Kitöltési útmutatójának megfelelően. Az számla első eredeti példányának záradékolását követően szükséges, az előírt számú másolatot a dokumentumokról elkészíteni, a Kitöltési útmutatóban foglaltaknak megfelelően. A másolatok hitelesítését a PEJ Kitöltési útmutatójának megfelelően kérjük elvégezni. Csak a Támogatási Szerződésben rögzített projekttevékenység tartalmával összhangban kötött vállalkozói szerződések, megrendelések alapján kiállított számlák fogadhatók el, amelyek a Támogatási Szerződésben részletezett költségvetés összetételhez igazodnak, és az alábbi követelményeknek is megfelelnek: a számla, vagy azonos értékű bizonyító erejű számviteli bizonylat feleljen meg az 1992. évi LXXIV. Az általános forgalmi adóról szóló törvénynek, valamint 2000. évi C. A számvitelről szóló törvénynek; a számlán vevőként az FP Tagjának kell szerepelnie: részben önállószervezetek esetében, ahol a szervezet gazdálkodását egy másik fenntartó szervezet vezeti, szintén kérjük, hogy az FP Tagjának neve legyen a számlán, aki a támogatás kedvezményezettje; Verziószám: III. 22/81
elfogadható az a számla, amelyen szerepel a gazdálkodást végző fenntartó szervezet neve, illetve mellette annak az intézménynek, azaz az FP Tagjának a neve, amely a támogatás kedvezményezettje; amennyiben a számlán csak a fenntartó, vagy gazdálkodást végző szervezet neve szerepel, kérjük mind a fenntartó szervezet, mind a kedvezményezett FP Tag nyilatkozatát, miszerint a számlán szereplő tétel az FP Tag költségvetését terheli. a számlán a vevő címeként a Támogatási Szerződésben az FP Tagja által megadott címnek kell szerepelnie (előző pont alapján értelmezendő), illetve az alapító okiratban vagy Cégbírósági kivonatban található címek egyikének; a számla kiállítójának meg kell egyeznie a PEJ mellékleteként csatolt vállalkozási, kivitelezői, szállítói szerződésben feltüntetettel (abban az esetben, ha a benyújtott számla esetén a számla kiállítója nem azonos az adott Támogatási Szerződéshez kapcsolódóan eljuttatott kivitelezési, szállítási szerződésben szereplővel, a számlát nem lehet elfogadni); a számlák befogadásának kezdő időpontjaként a Támogatási Szerződésben a projekt kezdési időpontjaként rögzített dátumot kell figyelembe venni, azaz ezen időpont után kiállított és kifizetett, illetve ezen időpont utáni fizikai teljesítést igazoló/tartalmazó számlák fogadhatók csak el a támogatás igénybevételének dokumentumaként; a számlák FP Tagja által történt kiegyenlítésének a PEJ által felölelt időszakban kell megtörténnie ; a számlák mellett a hozzájuk tartozó teljesítésigazolásoknak és a kifizetést igazoló bizonylatoknak szerepelniük kell (bármelyik hiánya esetén a számla nem elfogadható). Így a költségek elszámolásának egyik feltétele, hogy mind a számla kelte, mind a teljesítés dátuma, mind a kiegyenlítés dátuma az adott PEJ- ben feltüntetett tárgyidőszak végének dátumát megelőzze, vagy azzal megegyezzen; Az elszámolásokat forintban kell benyújtani. A teljesítésről benyújtott dokumentumok pénzneme forint vagy a Magyar Nemzeti Bank által jegyzett deviza lehet. (A nem forint alapú bizonylatok benyújtásával kapcsolatos elszámolás rendjét az Útmutató 10. Fejezete tartalmazza.) Felhívjuk figyelmét, hogy amennyiben a Támogatási Szerződés XII. 3. b.) pontja alapján a projekt elfogadott költségvetéséhez képest 10%-nál nagyobb mértékben változik az összköltség költségkategóriák (a kétszámjegyű költségvetési sorok) szerinti bontása, akkor a kifizetést, kötelezettségvállalást megelőzően szerződés módosítás kezdeményezése és az IH általi elfogadása szükséges a támogatás folyósításához. Ezen mérték alatti változás esetén a költség kategóriák között 10%-os eltérés lehetséges az összköltség változatlansága mellett. Verziószám: III. 23/81
Ennek megfelelően amennyiben valamelyik költségkategóriánál a 10%-os eltérés lehetőségével élve a jóváhagyottnál nagyobb összeget szeretnének elszámolni, szerződésmódosítási kérelmet kell benyújtani még a módosított költségvetésre vonatkozó első PEJ benyújtása előtt, mivel a tétel a módosítási kérelem elfogadásáig nem minősül jóváhagyottnak és kifizethetőnek. A szerződésmódosítási kérelem elbírálásáig, az eredeti Támogatási Szerződésben foglaltak szerinti költségtáblát kell az elszámolások összeállításánál figyelembe venni. d) A PEJ-hez csatolni kell a számlák ellenértékének kifizetését igazoló bizonylatokat, melyek az alábbiak lehetnek: - készpénzfizetésnél az Egyszerűsített számla első eredeti példánya maga a kifizetés bizonylata, ebben az esetben nincs külön bizonylat; - egyéb készpénzben történő kifizetés esetén a kiadási pénztárbizonylat vagy pénztárjelentés megfelelő sora; - átutalási megbízással kiegyenlített számlákhoz a kapcsolódó összevont bankszámlakivonat azon részét kérjük csatolni, amely tartalmazza az intézmény számlaazonosító adatait (a kivonat sorszámát és dátumát), és minden esetben a bankszámlakivonatnak az adott tételre vonatkozó terhelési értesítő részét is csatolni kell; csoportos utalás esetén a GIRO bizonylatok benyújtása is szükséges; - kompenzációval történő elszámolás esetén rendelkezésre kell állnia: a kompenzálásba bevont tételekről szóló megállapodás (szerződés); a kompenzációs ügyletbe bevont számlák; az elszámolást összesítő dokumentumok; az egyenleg rendezését igazoló, pénzintézet által kiadott dokumentum (kifizetés bizonylata). e) A PEJ-hez csatolni kell a projekt megvalósítására vonatkozó szerződéseket, megrendelőket a PEJ Kitöltési Útmutatójának megfelelő módon és példányszámban. A fenti dokumentumokat úgy szükséges benyújtani, hogy megjelölésre kerül rajtuk, hogy a Támogatási Szerződés mellékletében szereplő költségvetés mely sorára vonatkoznak. A projekt megvalósítására megkötött szerződések esetében szerepeltetni kell, hogy a megrendelő engedélyezi-e alvállalkozó megbízását. Javasoljuk, hogy a szerződések, megrendelők a hozzá tartozó számla mögé kerüljenek. Amennyiben egy szerződéshez, megrendelőhöz, stb. több számla is tartozik elég az első számla mögé csatolni és a többi esetben csak hivatkozni arra, hogy a számlaösszesítő hányas sorszámú számlája mögött található a dokumentum. A csatolt idegen nyelvű dokumentumok esetében magyar nyelvű fordítás szükséges. (Elegendő az FP Tag vezetője által hitelesített fordítás, amelyben elismeri, hogy az eredeti számla szövegezése és a fordítás megegyezik.) Verziószám: III. 24/81
f) Teljesítésigazolás. A számlákkal igazolt költségek jogosultságát tanúsító elfogadó nyilatkozat (szolgáltatás esetén), átvételi igazolás (beszerzés esetén), műszaki ellenőri igazolás építés esetén, (de 250 millió forintot meghaladó értékű, építési jellegű nagyberuházási szerződések esetében FIDIC szabályoknak megfelelő ellenőri igazolás) a PEJ Kitöltési Útmutatójában foglaltak szerint szintén a PEJ mellékletét kell, hogy képezze, amennyiben ez a benyújtott számlákon nem szerepel. Az igazoló dokumentumok különösen a szállítólevél, átadás-átvételi jegyzőkönyv, műszaki teljesítést igazoló nyilatkozat, szolgáltatásra vonatkozóan a teljesítményigazolás, vagy jelentés, üzembe helyezési okmányok, jelenléti ívek, stb. Kérjük, hogy a teljesítések igazolásához a szolgáltatások esetében különösen legyenek tekintettel, hogy a teljesítésigazolással ellátott számla mellett azok a szakmai dokumentumok is megtalálhatóak legyenek, amelyek igazolják, hogy a szolgáltatás valóban a projekthez köthető. Ilyen dokumentum lehet pl.: jelenléti ív, jegyzőkönyv, emlékeztető, feladat eredményeként elkészült produktum. g) A 250 millió forint értékhatár feletti nem építési jellegű szerződések esetében a számviteli törvény előírásai szerint nyilvántartásba vett könyvvizsgáló általi igazoló nyilatkozat, illetve 50 millió forint feletti odaítélt támogatás esetén a zárójelentéssel együtt beküldött utolsó Fizetési Kérelemhez a projekt vizsgálata alapján kiállított könyvvizsgálói igazolás, a PEJ Kitöltési Útmutatójában foglaltak szerinti példányszámban és minőségben. 7.2. A PEJ benyújtása, ellenőrzése és jóváhagyása Kincstár OFA ENPI OFA ENPI IH Formai ellenőrzés Szakmai és eljárásrendi ellenőrzés Forráslehívás elkészítése Átutalás kezdeményezése Hiánypótlásra vissza az FP-hez Dokumentumok továbbítása OFA ENPI részére Pénzügyi ellenőrzés Kincstár Értesítés az elutasított számlákról az FP-hez Közös adatkorrekció kérés az FPhez OFA ENPI FP benyújtotta a Projekt Előrehaladási Jelentést Kincstár részére Kincstár továbbította a dokumentumokat OFA ENPI részére Ellenőrzés; Hitelesítési Jelentések kiállítása OFA ENPI elkészítette a Forráslehívást, dokumentumokat IH részére továbbította Forráslehívást IH elfogadta; átutalás kezdeményezése az FP Tagok részére Verziószám: III. 25/81