BUDAPEST XII. KERÜLET HEGYVIDÉKI ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERI HIVATALA ÁROP Kncepcinális terv (WP2) 2010.03.29. Kncepcinális terv ÁROP 3.A.1/B pályázat kapcsán készített szervezetfejlesztési javaslat
TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS... 2 2. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ... 2 3. SZERVEZETFEJLESZTÉS MÓDSZERTANA ÉS SZÜKSÉGES LÉPÉSEI... 3 3.1) A DÖNTÉSI MECHANIZMUS KORSZERŰSÍTÉSE... 3 3.2) A PARTNERSÉG ERŐSÍTÉSE... 10 3.3) A KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁS EREDMÉNYESSÉGÉNEK JAVÍTÁSA... 11 3.4) ELVÁRT FEJLESZTÉSI IRÁNYOK, LÉPÉSEK... 12 3.4.1) KÉPVISELŐ-TESTÜLETI MUNKA TÁMOGATÁSA... 13 3.4.2) BESZERZÉS ÉS IGÉNYKEZELÉS... 13 3.4.3) KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS... 14 3.4.4) SZÁMLAENGEDÉLYEZÉS ÉS UTALVÁNYOZÁS... 15 3.4.5) KINTLÉVŐSÉG KEZELÉS... 15 3.4.6) FELADATMENEDZSMENT... 15 3.4.7) INFORMÁCIÓ-ÁRAMLÁS RENDSZERE... 16 1
Kncepcinális terv Budapest XII. Kerület Hegyvidéki Önkrmányzat Plgármesteri Hivatala Szervezetfejlesztés- Kncepcinális terv a szervezetfejlesztési javaslat kialakítása érdekében 1. Bevezetés A helyzetelemzés összefglaló áttekintést adtt Budapest XII. Kerület Hegyvidéki Önkrmányzat Plgármesteri Hivatala szervezeti állaptáról, a hivatali struktúra jelenlegi helyzetének elemzéséről. A helyzetelemzés elkészítését követően a kncepcinális tervben kerül meghatárzásra, hgy milyen módn, pntsan mely szervezetfejlesztési módszertan az, amely a kívánt eredményt a szervezetre vnatkzóan a lehető leghatássabban képes biztsítani. 2. Vezetői összefglaló Jelen dkumentum a Budapest XII. Kerület Hegyvidéki Önkrmányzat által elnyert ÁROP- 3.A.1/B A plgármesteri hivatalk szervezetfejlesztése a Közép- magyarrszági régióban című pályázat megvalósítását segíti. A sikeres megvalósítás érdekében a megfelelő szervezetfejlesztési lépések meghatárzása elengedhetetlen. A lépések meghatárzásánál figyelembe kell venni a kncepcinális tervben ismertetett feladatkat, melyek hárm fő részterületre bnthatóak, de az Önkrmányzat szinte teljes működési területét lefedik. A részterületeknél megfgalmaztt feladatk célja az új szervezési-működési kultúra széleskörű elterjesztése elsősrban a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, a felügyelt intézmények felé a jó gazda hzzáállás és a költséghatéknyság megerősítésével. A dkumentumban pntsan meghatárzásra kerülnek az elvárt fejlesztési irányk és lépések. Ugyanakkr a prjekt megvalósítása srán fnts szem előtt tartani az elérendő eredményeket is, melyek a következők: Javul a döntési flyamatk megalapzttsága, átlátható infrmációáramlás biztsítja a döntési flyamat szereplőinek tájékzttságát, a döntésekről a partnerek tájékztatása gyrs és érthető. Növekszik az Önkrmányzat szakmai munkájának minősége a krszerű infrmatikai flyamattámgatásk alkalmazásával. Javul a gazdasági feltételek elemzésének képessége, krszerű költségvetési technikák támgatják a tervek összeállítását és az elfgadtt költségvetés végrehajtását. Javul a kckázatk értékelésének képessége. 2
Erősödik a távlati gndlkdás képessége, a stratégiai szemlélet beépül a meghatárzó döntési flyamatkba. Nő a priritásk képzésének megalapzttsága. Javul az Önkrmányzat által nyújttt közszlgáltatásk minősége részint azáltal, hgy jó gazdaként felügyeli az intézményeit, részint pedig a nyújttt közszlgáltatásk minőségét mérő standardizált technikák alkalmazásával. Kmplex szervezetfejlesztési prgramk növelik az Önkrmányzat által nyújttt szlgáltatásk államplgár-közpntúságát. Végső srn átalakul és színesedik a szervezeti kultúra, ami biztsítja a fejlesztések fenntarthatóságát. Az eredmények megvalósítása érdekében az alábbiakban kifejtésre kerül a szervezetfejlesztési módszertan. 3. Szervezetfejlesztés módszertana és szükséges lépései 3.1) A döntési mechanizmus krszerűsítése a) Általáns döntési kmpetenciák, eljárásk krszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében; Ügyintézési mdell letisztítása. Kmpetenciamátrix kialakítása. Döntési pntk által alkttt döntési flyamatk egyszerűsítése, a flyamatk újrarajzlása, több lépésből álló, a Hivatal egyes ügysztályai közötti együttműködést igénylő ügyintézési flyamatknál a wrk flw meghatárzása a feladatk egzakt csprtsításával. b) A Plgármesteri Hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; Előkészítési szakasz Teljes feladat ellátási térkép készítése, feladatmenedzsment bevezetése. Az ellátandó feladatk tevékenységeinek erőfrrástérképét egyenként el kell készíteni. Különös hangsúlyt kell frdítani azn flyamatpntkra, amelyekben a legkisebb erőfrrás-váltztatással a legnagybb nyereséget (idő csökkenés költség csökkenés) lehet elérni. Ezen flyamatpntkat meg kell váltztatni, mely esetenként az egész flyamat megváltztatását jelenti! A szervezetet az új flyamatk kiszlgálásának megfelelően kell átalakítani. A munkakörök teljes felülvizsgálata szükséges, a feladat ellátásban való átfedéseket ki kell küszöbölni, és le kell fektetni a felelősségi rendszer 3
alapjait. Az ügyintézőkben erősíteni kell a fegyelmet, a feladat ellátás végrehajtásának elmaradása esetében be kell vezetni a szankcinálást. Mutatószámk képzése, amely jelzi az ügyintézés eredményességét (mutatószám lehet: egy ügyre frdíttt szakmai ügyintézési idő, meghztt döntések elleni jgrvslatk száma szervezeti egységenként és ügytípusnként, a jgrvslatk hatása a meghztt elsőfkú döntésre, ügyintézési idő betartásának pnts és naprakész mérése, elégedettségi kérdőív bevezetése, hnlapn név nélküli fórum hzzászóláskat kezelő link elhelyezése) Megvalósítási szakasz A fenti elméleti feltáró lépések után a váltzásk végrehajthatóságának tervezése. Az erőfrrásk rendszerében az IT adja az eszköz erőfrrás legjelentősebb részét. A szervezetfejlesztés egyes szakaszaiban a különböző típusú erőfrráskat krlátsnak kell tekinteni, így az IT vnatkzásában is a meglévő IT ptimális kihasználása lehet az elsődleges cél. c) Ügyfélszlgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési flyamat átalakítása); Kifejezetten a frnt-ffice tevékenységek szervezését kell elvégezni. Az ügyfélszlgálati flyamatk ptimalizálásának célja, hgy az ügyfél ideje (várakzási idő) a lehető legrövidebb legyen, illetve növekedjen az ügyfél-elégedettség! Ezen két mutató mentén szükséges az átalakításk elvégzése. A Hivatal épületének arculat váltzása szükséges annak érdekében, hgy az ügyfelek számára kijelölt várakzási hely minél több infrmációt nyújtsn az ügyeiket a Hivatalban személyesen elintézni kívánó laksk részére. Az ügyfélfrgalm számára kijelölt épületekben tájékztató táblákat kell kihelyezni braille írással is - és papír frmátumban elérhetővé kell tenni a nymtatványkat. A várakzási helyen panaszládákat kell felállítani, illetve papír frmátumban elégedettségi kérdőíveket kell az ügyfelek részére elérhetővé tenni, hgy az annim vélemény-nyilvánítás minél szélesebb körben lehetővé váljn. Az ügyfélszlgálati tevékenység összehanglása szükséges a közigazgatási eljárásból adódóan a hatóság előtti kötelező megjelenések (idézés, tárgyalás, tanúmeghallgatás) rendjével. Az ügyfélszlgálati tevékenység szakmai hátterének biztsítása, amellyel a szakkérdéseket feltevő ügyféli elégedettségnek is nőnie kell. A közigazgatási hatósági eljárás és szlgáltatás általáns szabályairól szóló 2004. évi CXL. tv. (tvábbiakban: Ket.) flyamats váltzásainak és az 4
ehhez kapcslódó ágazati jgszabályváltzásknak a nymn követése az iratminták és az infrmatikai szak-mdulk tekintetében. Elektrnikus közigazgatás színvnalának növelése, a hnlapn lévő infrmációk bővítése és naprakész vezetése, az ügyfélkapu és minden szervezeti egység tekintetében elektrnikus időpnt fglalási rendszer biztsítása szükséges. Közvetlen fórumrendszer létrehzása szükséges mind az ügyfelek, mind az ügyintézők számára. Az intézményekkel történő közvetlen elektrnikus kapcslattartás módjának bővítése közvetlen linkek létrehzásával -. Iktató prgram átalakítása a Ket. flyamats váltzásainak megfelelően: Az ügyintézési határidő betartásának munkanapk szerinti jelzése mind az érintett ügyintéző, mind közvetlen felettese számára. A Ket. 164. (3) bekezdése szerinti ügyfélfrgalmi statisztika készítése. Egyes iktatási funkciók pl. alszám kisztás funkciójának ügyintézőhöz telepítése. Az Iktató prgramt teljes körűen kmpatibilissé kell tenni az egyes szervezeti egységek által használt infrmatikai szak-mdulkkal. Az elektrnikus infrmációszabadságról szóló 2005. évi XC. tv. és az elektrnikus közszlgáltatásról szóló 2009. évi LX. tv. előírásainak megfelelő hnlap vezetése, a közzétételi szabályzat aktualizálása és az ehhez szükséges infrmatikai háttér kiépítése. d) Rendeletalktási és/vagy egyéb szabályzási flyamatk egyszerűsítése, átalakítása; A rendeletekkel és előterjesztésekkel kapcslatsan infrmatikai rendszer fejlesztése, iratminták készítése, a meglévő anyagk aktualizálása szükséges a képviselő-testületi munka támgatása érdekében. Közpnti tudástár létrehzása javaslt, amelynek révén egy szervezeti egység kezében összpntsulna a rendeletek és előterjesztések elkészítése, ezáltal az egyéb szervezeti egységeknek csak a szakterületeket érintő indklási részt kellene beillesztenie. Szftveres támgató rendszer létrehzása/fejlesztése szükséges mind a határzatk nyilvántartása, mind a rendeletek egységes szerkezetben történő naprakész vezetése érdekében. Olyan szftver használata szükséges a szervezeti egységnél, amely követni tudja a lejárt határidejű 5
határzatkat, a végrehajtásra meghatárztt időtartam illetve időpnt előtt jelez egyidejűleg a felelősnek és felettesének is. Ezáltal a döntések végrehajtása naprakész lesz és a feladatellátás elmaradása esetén a felelősségre vnás is lehetővé válik. A testületi és bizttsági munkatervek elkészítése előtt javaslat kérése szükséges valamennyi szervezeti egység köztisztviselőjétől, az intézményvezetőktől, képviselőktől és bizttsági tagktól. Ezen ötletbörze révén feltárhatóak lennének a szakterületeket érintő, esetleg a jelen gyakrlatban elhanyaglt önkrmányzati feladatellátási területek is. Mind a munkaterv, mind az aktuális ülések napirendi pntjainak összeállítása srán széles körű knzultációt lehetne megvalósítani egy fórum rendszer, belső infrmatikai jelzőrendszer létrehzása révén. e) A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; A hivatalban lévő IT eszközállmány alapfunkcinalitásának felhasználásával ki kell alakítani a megfelelő szintű belső kmmunikáció standard rendszerét, amely megfelelően nymn követhető, ugyanakkr papírkímélő megldás. Meg kell szüntetni, vagy legalábbis minimalizálni kell az egyes szervezeti egységek közötti papír alapú kmmunikációt. A szervezeti egységek által végzett összetett események, összefüggéseikben alktnak flyamatkat, melyeket fel kell rajzlni, és a különböző szervezeti egységek közti átmenetek rendjét úgy kell megváltztatni, hgy a flyamatk felgyrsuljanak. Külön fókuszálni kell azn tevékenységcsprtkra, amelyeknél a hivatal egyes egységei egy ügyben egymás társhatóságaiként működnek (adatigazlás, pénzügyi igazlás, megkeresések). A szervezeti egységek közti együttműködés, vagyis a hivatal összetett eseményeinek (elemi eseményekből képzett lyan részflyamat, amelyet egy szervezeti egység összefüggően végez) lefutása kapcsán keletkező kmmunikáció gyrsaságát és megbízhatóságát javítani kell. A kapcslat az elkülönülő szervezeti egységek közt szükségszerű, ezek javítása magában fglalja a flyamatk javítását. A leglényegesebb szempnt ebben az esetben a feladatk közt lévő átvitel idejének csökkentése, minőségének javítása. Ennek hatására a flyamatrendszer is javul. Külön figyelmet érdemel aznban, hgy a gyrsabb lefutás nem eredményezhet frmai közigazgatási eljárási hibát, az ebből adódó jgrvslatk számát minimalizálni kell, és a flyamatrendszernek meg kell felelnie a Ket. és egyéb ágazati jgszabályk vnatkzó előírásainak (belföldi jgsegély, adatszlgáltatás, hatósági biznyítvány, hatósági igazlás). Az egész Hivatalt érintően rendszeresen ún. összaparátusi értekezleteket kell tartani annak érdekében, hgy a Hivatal valamennyi köztisztviselőjét 6
érintő infrmációkról a dlgzók a legmagasabb szintű vezetőktől a jegyzőtől és a plgármestertől első kézből értesüljenek. Növelni kell a szervezeten belül a primus inter pares első az egyenlők közt érzését a felső vezetés tekintetében. A jegyzőnek a szervezeti egységek vezetőivel rendszeresen át kell beszélnie az egyes részlegek működését, és a Hivatal egészét érintő flyamatk ellátásának színvnalát beflyásló standardeket, a kitűzött célk és feladatk végrehajtásának elmaradása esetében pedig a felelősségre vnás sem maradhat el. A belső kmmunikáció rendszerének kialakításában a referenseket kell megbízni a szervezeti egységek és az intézmények, illetve a vezetőség felé történő kapcslattartás ellenőrzésével. Az egyes szervezeti egységeknek a feladatellátás hatéknysága által megkívántak szerint, de legalább havnta átfgó munkamegbeszélést kell tartani, ahl nemcsak a következő időszak eseményeinek ismertetése szükséges, hanem a már elvégzett feladatk ellátásának értékelése is. Az irdavezető-helyettesi, csprtvezetői státuszk fenntartásának átgndlása, illetve ezen középvezetői psztk knkrét irányítási feladatkkal feltöltése szükséges. A több szervezetet érintő feladatk ellátását mindig meg kell előznie az érintett egységek vezetői szintű egyeztetésének, és az ügyintézői szintű egyeztetés sem maradhat el. A több szervezetet érintő feladatk esetében külön referenst kell megbízni a kntrlling funkicó ellátásával. A mai közigazgatásban egy lyan méretű hivatali apparátus esetében, mint Budapest XII. Kerület Hegyvidéki Önkrmányzat Plgármesteri Hivatala a jegyző számára már lyan skrétű feladat kerül meghatárzásra, amely szükségessé teszi, hgy a jegyzői utasításk, felső vezetői ellenőrzések végrehajtása egy elkülönült személy és ne maga a jegyző napi feladatai közé tartzzn. Az ellenőrzési, kntrlling tevékenység napi szintű gyakrlása érdekében referenseket kell kijelölni. A referensek közvetlenül jegyzői irányítás alatt tevékenykednének, és a jegyzői utasításk végrehajtásának felügyelete mellett a Hivatalban leflytattt ellenőrzések eredményeként feltárt hiánysságk rvslásába, illetve a későbbi jgszabályknak megfelelő gyakrlat kialakításának kidlgzásába is bevnhatóak lennének, elláthatnák a belső kmmunikációs összekötő szerepet a Hivatalban. Ezáltal az egyes szervezeti egységek vezetői segítséget kapnának a vezetői feladatk ellátásában, a jegyzői elvárásknak való megfelelő ügyintézési gyakrlat kialakításában. f) A hivataln belüli krdinációs funkció színvnalának növelése; A krdinációs funkció színvnala akkr tud javulni, ha a mnitring és kntrlling lehetővé válik. Mnitring és kntrlling ugyanakkr csak szabályztt környezetben létezhet. 7
Ki kell dlgzni a lehetséges maximum szinten üzembe állítható mnitring és kntrlling rendszer specifikációját. A kntrlling rendszer vnatkzásában a prjektben minimum 3 indikátr bevezetését és mérését meg kell valósítani. (lyankat, melyek méréséhez a jelenlegi IT rendszerek megfelelő alapkat adnak) A mnitring és kntrlling rendszert össze kell kapcslni a belső ellenőrzési és a FEUVE ellenőrzési rendszerrel, illetve a fentiekben ismertetett kntrlling vezetői státusz létrehzásával. A Hivataln belüli krdinációs funkció hatéknyságát növelné, ha a mst alkalmaztt éves teljesítményértékelés mellett - negyedévente névtelen értékelést végeznének az ügyintézők. Általánsságban megállapítható és az adatszlgáltatás eredménye is azt támasztja alá, hgy az ügyintézők az értékeléstől, vélemény-nyilvánítástól tartanak, félnek az esetleges vezetői retrziótól. Véleménye, a szervezeti egység működési színvnalának javítására vnatkzó elképzelése aznban majdnem minden ügyintézőnek lenne, ezért teret kellene adni annak, hgy névtelenül véleményt tudjanak nyilvánítani, és javaslataikat a vezetők felé tudják tlmácslni. Megjegyezzük, hgy messzemenő következtetések vnhatóak le abból is, ha az ügyintézők még a névtelen vélemény-nyilvánítástól is elzárkóznak. A begyűjtött javaslatkat, véleményeket negyedévente szervezeti egységenként összegezni kell, és le kell vnni a szervezeti egység jövőbeni működésére vnatkzó knzekvenciákat. g) Az önkrmányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres infrmációáramlás flyamatának krszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatlás beépítése a Hivatal működésébe; Szervezeti egységenként külön felelőst kell kijelölni, akinek munkakörébe tartzna az intézményi szintű krdináció. Egycsatrnás kmmunikáció kialakítása javaslt a kmmunikáció színvnalának javítása érdekében. Az egycsatrnás kmmunikáció megfelelő működtetése aznban csak a vezetői struktúra átszervezése után lehetséges. Jelenleg hivatali szinten a vezetői feladatk nincsenek letisztázva, több szervezeti egység esetében a vezetői feladatk meg sem jelennek, egyes vezetőket maguk az ügyintézők sem éreznek közvetlen felettesüknek. Az infrmatikai rendszer fejlesztése révén a Hivatalban lévő IT eszközállmány alapfunkcinalitásának felhasználásával, ki kell alakítani az intézményekkel történő kmmunikáció standard rendszerét, mely megfelelően nymn követhető, gyrs és ugyanakkr papírkímélő megldás. 8
h) A Hivatal működését, illetve a nyújttt közszlgáltatásk eredményességét mérő mutatószámk bevezetése; Ezt az összes részterület kmplexitásával kell biztsítani: Ha a flyamatk erőfrrásrendszere átalakításra kerül, melynek hatására a flyamatk is átalakulnak, akkr a méréseket azn erőfrrásk értékeinek figyelésére kell tervezni, melyek a kritikus pntkban meghatárzóak. (Azn flyamatpntk, melyekben a kialakuló legkisebb váltzás a flyamatkban a legnagybb váltzást idézi elő!) Elégedettségi kérdőívek révén a Hivatal közvetlenül az ügyféltől kaphatna infrmációt arról, hgy vlt megelégedve az ügyintézéssel (várakzási idő, ügyintézési határidő betartása, ügyintézés színvnala). Az elégedettségi kérdőívek nem reprezentatív statisztikai adatgyűjtés révén kerülnének előállításra, hanem az év teljes időszakában elérhetőek lennének elektrnikusan a hnlapn és papír alapn a Hivatalban, az ügyfelek várakzási helyén. A back ffice egységek pl. Fenntartási Irda esetében dlgzói elégedettség mérésének alkalmazása javaslt annak érdekében, hgy megítélhető legyen a más szervezeti egységnél dlgzó ügyintézők milyen mértékben elégedettek az Irda feladatellátásával. Az ügyintézési határidő betartása az iktató rendszer átalakítása révén követhető kell, hgy legyen mind az ügyintéző, mind a felettese számára. A jelenlegi iktató prgram teljes mértékben nem kmpatibilis az infrmatikai szak-mdulkkal, ezáltal jelentős többlet feladatkat ró az ügyintézőkre. Egy ügyre frdíttt idő mértékének minél kisebb szintre csökkentése az ügyintézés jelenleg is magas színvnalának megtartása mellett. A jgrvslatk száma és ezek hatása az első fkú döntésre szintén az eredményességet jellemzi. Az SZMSZ szerinti határidők betartása és törvényességi észrevételek, jelzések száma is mutatószámként funkcinálhat. A bevétel rientált szervezeti egységeknél pl. Adóigazgatási Irda a költségvetésben tervezetthez képest a valós bevételek minél magasabb arányú beszedése a cél. Adóellenőrzések rendszeresítése szükséges előre meghatárztt célk és vizsgálati szempntk alapján. A hasznsításra nem kerülő ingatlank, költségvetés tervezés pntsságának mutatószámként való alkalmazása javaslt. Nyertes pályázatk számának és a támgatásk mértékének éves szintű nymn követése, és több év visznylatában az összehasnlíthatóság biztsítása. Építésügy terén a tervezőkkel való rendszeres kapcslattartás, esetleges közös illetve azns szftver használat lehetővé tétele. A belső ellenőrzés, a számvevőszéki, államkincstári és egyéb ellenőrzések tapasztalatai mutatószámként is szlgálhatnak az 9
ellenőrzéssel érintett szervezeti egységek eredményességének megítélésében. i) Szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése; A köztisztviselői teljesítményértékelési rendszer jelenleg a Hivatalban alkalmazásra kerül. Ezáltal egyes köztisztviselők alapilletménye a köztisztviselők jgállásáról szóló 1992. évi XXIII. tv. 43. (4) bekezdése alapján legfeljebb 30%-kal megemelésre, illetve 20%-kal csökkentésre került. A jövőben lyan IT eszközzel támgattt teljesítményértékelés bevezetése történhet, amely szervezeti egységenként határzza meg a fő célkat, és ezek kerülnek ügyintézői szinten lebntásra. A prjektben el kell készíteni a teljesítményértékelési rendszer infrmatikai eszköztámgatásának funkcinális specifikációját. A teljesítményértékelési rendszer részét kell, hgy képezzék a Hivatal működését, illetve a nyújttt közszlgáltatásk eredményességét mérő mutatószámk. Össze kell kapcslni a mutatószámk javulásáhz, rmlásáhz kapcslódó egyéni köztisztviselői teljesítmények mérését, a jutalmazás, és esetleges szankcinálás rendszerét. j) A prjekt szemlélet megerősítése; Megfelelő szftverrendszer segítségével a prjektek nymn követhetővé és tervezhetővé vállnak. 3.2) A partnerség erősítése a) Szervezeti megldásk bevezetése a laksság naprakész és flyamats tájékztatásának javítására, a döntések nyilvánssá tételére; Prtál rendszer átalakítása. Társadalmi vita intézményesített frmájának bevezetése, a laksság nagybb mértékű bevnása a helyi jgalktási flyamatba. Elektrnikus infrmációszabadságról szóló törvénynek megfelelően a közzétételi szabályzat aktualizálása, a közzétételi lista naprakészségének megőrzése. A közzétett adatk flyamats mnitringja, váltzás-követés. b) A civil és a vállalkzói szférával kialakítható kapcslatk megszervezésének mechanizmusa; A feladatellátásban érintett partnerek bevnása a megfelelő szintű ügyintézési flyamat kialakítása érdekében; 10
Társhatóságkkal, szakhatóságkkal, építésügy terén a tervezőkkel, vállalkzókkal történő egyeztetés érdekében szakmai napk szervezése, amelyen az eljárás srán felmerült típus hibák átbeszélése mellett brainstrmingra is sr kerülhet. Civil szervezetekkel való szervezett kapcslattartás; Az önkrmányzati igazgatásba minél szélesebb körben ajánltt a civil szervezetek bevnása a pályázati lehetőségek kihasználása érdekében. Átgndlásra javaslt egyes feladatk nn-prfit szektrhz történő kiszervezése. 3.3) A költségvetési gazdálkdás eredményességének javítása a) Pénzügyi és gazdálkdási felelősségvállalás szabályzása; A gazdasági flyamatk felrajzlása, a kmpetenciamátrix elkészítése. Stratégiai célk meghatárzása, a módsításra javaslt eljárásk és szabályzatk jegyzékének elkészítése, a kialakítandó rendszerrel szembeni hatéknysági követelmények megfgalmazása. b) Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcslása; Az önkrmányzat stratégiai tervállmányának kherens összerendezése. Egységes stratégia leírási módszertan kidlgzása, mely a stratégiai célk egzakt számszerűsíthető költségeit, és eredményeit is képes kezelni. Az évente több esetben is váltzó költségvetés és a stratégiai tervezés összekapcslási, és mnitrzási rendszerének pnts kidlgzása. A minden ciklus elején készülő gazdasági prgramba be kell építeni a stratégiai leírási módszertant, amely alapján minden évben elkészülhet a költségvetési kncepció. c) Tartalmi és eljárási kapcslat kialakítása az önkrmányzati szakplitikai priritásk és a költségvetés előkészítése és elfgadása között; A nullabázisú költségvetés rendszerének megtervezése. A szakplitikai priritásk feladat szintű mdellbe történő illesztése, mely a nullabázisú költségvetés tervezés alapjaként kell, hgy szlgáljn. (Költségvetés tervezés srán kezelt priritásk.) 11
d) A költségvetés készítésének és elfgadásának flyamata; A flyamat pnts felrajzlása, szabályzási elemek leírása, SZMSZ illetve szabályzatk módsítási javaslatainak kidlgzása a 292/2009.(XII.19.) Krm. rendelet előírásainak megfelelően. e) Az új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása; A nullabázisú költségvetés tervezés, teljes flyamatrendszerének leírása, A bevezetés lépéseinek meghatárzása, cselekvési terv kidlgzása. A tervezés alapjait képező elkülönülő feladatk tételes listaszerű leírása az alábbi paraméterekkel: Feladat megnevezése. Feladat finanszírzásáhz szükséges pénzeszköz kiszámításának módja, a képletben szereplő összes váltzó definiálásával, mérési rendszerének kidlgzásával. A feladat finanszírzását biztsító frrás megnevezése. f) Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása; A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványzás és érvényesítés rendjének flyamatszabályzása a hatáskörök megfelelő elkülönítésével a 292/2009.(XII.19.) Krm. rendelet előírásai alapján. Számlaengedélyezés és utalványzás rendszerének egyszerűsítése. Beszerzés és igénykezelés jelenlegi rendszerének átalakítása. Kintlevőség kezelés érdekében IT eszközállmány fejlesztése. g) Törzsadatbázisra vnatkzó kncepció készítése; Az adatgazdálkdás jelenlegi megvalósulásának áttekintése, stratégiai célk meghatárzása. 3.4) Elvárt fejlesztési irányk, lépések A Kncepcinális terv a fejlesztési iránykat határzza meg az alábbi területeken: Képviselő-testületi munka támgatása. 12
Beszerzés és igénykezelés. Kötelezettségvállalás. Számlaengedélyezés és utalványzás. Kintlévőség kezelés. Feladatmenedzsment. Infrmáció áramlás. A Képviselő-testületi munkát támgató javaslatk részletes ismertetésére a Szervezetfejlesztés gyakrlati megvalósítás c. dkumentumban kerül sr. A Beszerzés és igénykezelés, Kötelezettségvállalás, Számlaengedélyezés és utalványzás, illetve a Kintlévőség kezelés gyakrlati fejlesztését a Pénzügyi flyamatk felülvizsgálata c. dkumentum tartalmazza. A Feladatmenedzsment az Optimalizált működési mdell kidlgzása c. dkumentumban kerül bemutatásra. Az Infrmációáramlás rendszerével kapcslats szervezetfejlesztési javaslatk az Infrmációáramlás flyamatainak felülvizsgálata c. dkumentumban kerül részletezésre. Módszertani elemzés, szervezetfejlesztési lépések, váltzásmenedzsment, a fenti célterületek vnatkzásában: 3.4.1) Képviselő-testületi munka támgatása A flyamatk IT támgatásának előkészítését szükséges elvégezni ahhz, hgy a jelenlegi ügyintézési flyamatt egyszerűsíteni lehessen. Az infrmatikai fejlesztésnek ki kell terjednie arra, hgy összekapcslja a képviselő-testületi munkát támgató szftvert a szervezeti egységek által használt pl. költségvetés készítő, vagynkataszter-váltzáskat nymn követő szakinfrmatikai prgram mdulkkal. Az új IT eszköznek támgatnia kell a közérdekű adatk hnlapn történő megjelenését is. 3.4.2) Beszerzés és igénykezelés A beszerzések és igénykezelésének rendszerét felül kell vizsgálni nemcsak hivatali, hanem összönkrmányzati szinten, az intézményekre is kiterjesztve. A beszerzési flyamatkat ahl lehet egyszerűsíteni kell, ehhez a flyamatk IT támgatását szükséges biztsítani. 13
3.4.3) Kötelezettségvállalás Szerződések kezelésének teljes tevékenységhalmaza; Szerződés nyilvántartó rendszer bevezetése: Vevői és szállítói szerződés-nyilvántartás; Keretszerződések kezelése. Autmatikus szerződéstétel generálás. Szállítói szerződések, kötelezettségvállalás, számlaigazlás. Határidő-, státusz-, és teljesítésfigyelés. Szerződéses ütemek kezelése - Ütemekhez tartzó felelősök kezelése - Ütemek feladatai - Kapcslat az ügykövetéssel. Megalapztt CashFlw előrejelzés (költségvetési gazdálkdás végrehajtásáhz, ellenőrzés javításáhz szükséges). Dkumentumtár mdul; A szerződésekhez kapcslódó dkumentumk tipizálása, nyilvántartása. Verziókövetés. Archiválás. Sablntervezés. Alapszótárak kezelése. Jgsultság kezelés. Erőfrrás tervező. Kezelendő dkumentum típusk; Papír, Fax, E-mail, WEB, SMS. Ügymenetkövetés; Ügyek végigkövetése, mnitrzása, a kiinduló eseménytől a záró eseményekig. Előre beállítható ügylefutási sablnk (wrkflw). 14
Összetett flyamat elágazási lehetőségek kezelése, előzmények, következmények lánclatának kezelése. Feladat elvégzés hatéknyságára vnatkzó mérési funkciók kezelése. 3.4.4) Számlaengedélyezés és utalványzás Könyvelés gazdálkdási rendszer; A könyvelés eszközrendszerének és módszertanának auditját el kell végezni, nem megfelelőség esetén a rendszer váltztatására vagy cseréjére kell készülni. Pénzgazdálkdás; A szabad pénzeszköz lekötési rendszer szabályzása. Átutalásk lebnylításának gyrsítása, a flyamat szigrú szabályzása. Az átutalásk lebnylításánál alkalmazandó aláírási, elektrnikus aláírási rend szabályzása akként, hgy az ne legyen gátja a hatékny munkaszervezésnek. 3.4.5) Kintlévőség kezelés Tanulmányt kell készíteni a kintlévőségek jelenlegi kezelési gyakrlatáról. Meg kell határzni, hgy jelenleg a kintlévőségek az önkrmányzati költségvetés hány százalékát teszik ki. Ki kell alakítani a kintlévőség-kezelés új eljárási rendjét, ahl a rendszeres ellenőrzésekre nagy hangsúlyt kell helyezni. Az új eljárási rend alkalmazását követően meg kell nézni, hgy hgyan váltztt a kintlévőségek költségvetésen belüli aránya. Kmplett új költségvetés tervezési módszertan és szükséges eszközrendszer specifikáció kialakítása a 292/2009.(XII.19.) Krm. rendelet előírásaira figyelemmel. Költségvetés előirányzatk felhasználásának és teljesülésének naprakész ellenőrzési módszertani környezetének kialakítása. 3.4.6) Feladatmenedzsment Adminisztráció, ügymenet dkumentálása minden területen; Specifikálni kell az adminisztrációs rendet. Egységes dkumentumkezelést kell megvalósítani. 15
Egységes dkumentum-frma alkalmazása, az ügyfelek felé való íráss kmmunikáció arculati megjelenésének összehanglása. Irattárazás / Iktatás; A teljes iktatási és irattárazási rendszer hatéknyság növelése a cél. Az iktatórendszer gyrsítása (vagy gyrsabb rendszerre történő cseréje), illetve az egyes szakinfrmatikai prgram-mdulkkal történő összekapcslása szükséges. Aláírásk szervezése - általánsan minden területen; A jelentős számú aláírásk szükségességét csökkenteni, a jóváhagyó szignózásk számát minimalizálni kell. Egyértelmű felelősségi köröket kell kijelölni. A kiadmányzási szabályzatt át kell strukturálni a 292/2009.(XII.19.) Krm. rendelet előírásainak figyelembe vételével. Döntés hzatal - általánsan minden területen; A szakági rendszerek döntéshzatali kmpnenseit auditálni kell. Amely infrmatikai rendszer döntéshzatali mechanizmusa nem éri el a szükséges minimumt, azkat javítani vagy cserélni szükséges. Jegyzőkönyv felvétel - általánsan minden területen; Egységes jegyzőkönyv szerkesztő eszköz és módszertan bevezetése szükséges, azn területeken, ahl a szakalkalmazás nem támgatja a jegyzőkönyvek elkészítését. Tényállás tisztázása - általánsan minden ügymenetre; Az ügymeneteket úgy kell átalakítani, hgy azk indulásánál a lehető legtöbb infrmáció álljn rendelkezésre, ezáltal csökken a tényállás tisztázása srán végzett infrmációszerzési tevékenység. Az ügymeneteket indító beadványkat át kell alakítani, a strukturált infrmáció tartalmnak megfelelően. (Ahl ez lehetséges, és az alkalmaztt IT eszköz nem zárja ki.) 3.4.7) Infrmáció-áramlás rendszere Ügyiratk tvábbítása; 16
Az ügyiratkat egészen a végső verziókig elektrnikusan kell tárlni és tvábbítani, ennek pnts rendszerét szabályzni szükséges. Feladatk határidejének figyelemmel kísérése; Hatósági ügyekben az iktatórendszerre épülő mnitring rendszer kialakításával, amely figyelembe veszi a közigazgatási eljárási határidőket, és a társhatóságknak az adtt hatósági eljárási határidőn felüli eljárási idejét is. Szerződéses (prjekt) ügyekben a bevezetendő szerződés és ügymenetkövető rendszerből. Apparátusi értekezletek; Az apparátusi értekezletek rendszerének újraszabályzása szükséges, hgy minden esetben minden résztvevő a lehető legtöbb infrmációval érkezzen, és maga az értekezlet a lehető legperatívabb legyen. A referensek belső kmmunikációba történő bevnása révén javul a kmmunikáció színvnala a jegyző és az egyes szervezeti egységek között, illetve hatéknyabbá válik az ellenőrzés. Elektrnikus levelezési rendszer, belső kmmunikáció; A belső és külső kmmunikációs szabályzat kialakítását és bevezetését el kell végezni. Intézményekkel való egyeztetés; Intézményközi infrmációs rendszer kialakítása szükséges. 17