Szervezetfejlesztés gyakorlati megvalósítása

Átírás

1 BUDAPEST XII. KERÜLET HEGYVIDÉKI ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERI HIVATALA ÁROP Szervezetfejlesztés gyakrlati megvalósítása Szervezetfejlesztés gyakrlati megvalósítása ÁROP 3.A.1/B pályázat - szervezetfejlesztés

2 Tartalmjegyzék 1 BEVEZETÉS VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ A KONCEPCIONÁLIS TERV MEGVALÓSÍTÁSA A SZERVEZETI STRUKTÚRAVÁLTOZÁST BEMUTATÓ FOLYAMATÁBRA A KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁSBAN BEKÖVETKEZŐ VÁLTOZÁSOK EREDMÉNYÉT BEMUTATÓ FOLYAMATÁBRA A KÉPVISELŐ-TESTÜLETI MUNKA TÁMOGATÁSA ELEKTRONIKUS ÖNKORMÁNYZATI DÖNTÉS-TÁR LÉTREHOZÁSA Naprakészség Elérhetőség Mnitring Adatszlgáltatás LEJÁRT HATÁRIDEJŰ HATÁROZATOK FIGYELEMMEL KÍSÉRÉSE Naprakészség Elérhetőség Mnitring Adatszlgáltatás HELYI RENDELETEK NYILVÁNTARTÁSA Naprakészség Elérhetőség Adatszlgáltatás FOLYAMATBAN LÉVŐ ÖNKORMÁNYZATI ÜGYEK MONITORINGJA Naprakészség Elérhetőség Adatszlgáltatás KÉPVISELŐ-TESTÜLETI ANYAGOK ELEKTRONIKUS ELÉRHETŐSÉGÉNEK NÖVELÉSE Képviselők részére elektrnikus dkumentum-küldés Az elektrnizált dkumentumk mappa-struktúrája Egyéb infrmációk az elektrnikus adathrdzón Önkrmányzati hírek Intézményi beszámlók Költségvetési részadatk, Mérlegbeszámlók Haszns statisztikai infrmációk Tájékztató füzetek Jgszabályk KÉPVISELŐ-TESTÜLETI DÖNTÉSEK NAPRAKÉSZSÉGÉNEK NÖVELÉSE Elektrnikus adathrdzón tájékztatás nyújtása Országs és helyi hírek Statisztikai infrmációk Trendek, megyei, reginális jelentések Szakmai prgramk ismertetése Jgszabályértelmezések KÉPVISELŐI KÉRDÉSEK, ELŐZETES JAVASLATOK NYILVÁNTARTÁSA, VÁLASZADÁS Naprakészség Elérhetőség

3 4.7.3 Mnitring Adatszlgáltatás KÉPVISELŐ-TESTÜLETI ÜLÉSEKEN FELMERÜLT JAVASLATOK, INDÍTVÁNYOK KEZELÉSE Naprakészség Elérhetőség Mnitring Adatszlgáltatás KÉPVISELŐ-TESTÜLETI MUNKATERV ELŐREJELZÉS, CSELEKVÉSI PROGRAM KIALAKÍTÁSA Önkrmányzati döntés-tár alkalmazása a rövid távú cselekvési prgramk kialakításáhz TELJESÍTMÉNY-MÉRÉS, -ÉRTÉKELÉS A TELJESÍTMÉNY MÉRÉSÉRE ALKALMAS MUNKAFOLYAMATOK Az irat érkeztetése Az eljárás megindítása A tényállás tisztázása Döntés Kiadmányzás Jgrvslatk Végrehajtás Irattárazás A TELJESÍTMÉNY MÉRÉSÉRE ALKALMAS MUTATÓSZÁMOK Ügyfél-elégedettség Szervezeti egységek egymás munkájával való megelégedettsége Az 1 ügyre frdíttt ügyintézői idő csökkenése SZMSZ és egyéb rendeletek szerinti határidők illetve rendelkezések betartása Elektrnikusan kitölthető, majd beküldhető nymtatványk száma Elektrnikus útn kezdeményezett ügyindításk száma Adtt évben egy ügyben az elektrnikus útn kezdeményezett ügyindításk aránya az összeshez képest Átlags ügykezelői időráfrdítás Eljárási hiba első fkn Ellenőrzések eredményei Ügyfelek száma, akik tthnról követik az ügyeik állását Ügyintézői munkavégzés hatéknyságának növekedése A TELJESÍTMÉNY MÉRÉSÉT SZOLGÁLÓ ESZKÖZÖK Iktató-rendszer Ügyfél elégedettséget mérő kérdőív Munkaidő fényképezés Eljárási statisztikák Teljesítményértékelés E-közigazgatási rendszer A TELJESÍTMÉNY MÉRÉSÉNEK SZABÁLYAI Átláthatóság Reprezentativitás Objektivitás

4 SZERVEZETFEJLESZTÉS MEGVALÓSÍTÁSA GYAKORLATI Budapest XII. Kerület Hegyvidéki Önkrmányzat Plgármesteri Hivatala Szervezetfejlesztés Szervezetfejlesztés gyakrlati megvalósítása 1 Bevezetés A Helyzetelemzés és a Kncepcinális terv elkészítését követően kidlgzásra került az Optimalizált működési mdell, amely feltárta a váltzással érintett területeket és vázlta a működési mdell bevezetése révén elérhető várt eredményeket, különös tekintettel a flyamattérkép elemzésre, dkumentumtérkép és aktakapcslatk meghatárzására és a feladatmenedzsment flyamatk kidlgzására. Az Optimalizált működési mdell kidlgzása srán bemutatásra került Budapest XII. Kerület Hegyvidéki Önkrmányzat Plgármesteri Hivatalának új rgangramja, amely figyelembe veszi a szervezetfejlesztés srán meghatárztt javaslatkat, fejlesztéseket. 2 Vezetői összefglaló Jelen dkumentum tárgya Budapest XII. Kerület Hegyvidéki Önkrmányzat által elnyert ÁROP 3.A.1./B pályázat megvalósítása keretében az ptimalizált működési mdell kapcsán kidlgztt megvalósítási terv implementációja. A szervezetfejlesztés gyakrlati megvalósítása srán bemutatásra kerülnek a kncepcinális tervben meghatárztt célkitűzések gyakrlati bevezetésének lehetőségei, a képviselő-testületi munka támgatása és a teljesítménymérés, -értékelés rendszere. 3 A Kncepcinális terv megvalósítása A Kncepcinális terv az alábbi területeken fgalmaztt meg fejlesztési javaslatkat: Képviselő-testületi munka támgatása, Beszerzés és igénykezelés, Kötelezettségvállalás, Számlaengedélyezés és utalványzás, Kintlévőség kezelés, 4

5 Feladatmenedzsment, Infrmációáramlás rendszere. A Kncepcinális terv a szervezetfejlesztés módszertanát határzta meg, és ezen területeken vázlta a fejlesztés irányát és célját. A Képviselő-testületi munka támgatásának Kncepcinális tervben meghatárztt fejlesztési célját jelen dkumentum ismerteti a későbbiekben. A Beszerzés és igénykezelés, Kötelezettségvállalás, Számlaengedélyezés és utalványzás, illetve a Kintlévőség kezelés gyakrlati fejlesztését a Pénzügyi flyamatk felülvizsgálata c. dkumentum tartalmazza. A Feladatmenedzsment az Optimalizált működési mdell kidlgzása c. dkumentumban kerül bemutatásra. Az Infrmációáramlás rendszerével kapcslats szervezetfejlesztési javaslatk az Infrmációáramlás flyamatainak felülvizsgálata c. dkumentumban kerül részletezésre. Az ÁROP 3.A.1./B pályázat kapcsán készült szervezetfejlesztési javaslat és dkumentációs anyag felöleli Budapest XII. Kerület Hegyvidéki Önkrmányzat teljes feladatellátását és intézményrendszerét. Az általunk kidlgztt szervezetfejlesztési módszertan alkalmazásával megtörténik: az általáns döntési kmpetenciák és eljárásk krszerűsítése, a Plgármesteri Hivatal szervezete az ügyintézés eredményességének javítása érdekében átalakul, az ügyfélszlgálati tevékenységek színvnala javul, a rendeletalktás flyamata egyszerűsödik, javul a Hivatal szervezeti egységei közötti együttműködés, növekszik a Hivataln belüli krdinációs funkció színvnala, krszerűsödik az intézményekkel történő kmmunikáció, bevezetésre kerülnek a Hivatal működését, illetve a nyújttt közszlgáltatásk eredményességét mérő mutatószámk és a szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök, a prjekt szemlélet erősödik, javul a költségvetési gazdálkdás eredményessége. 3.1 A szervezeti struktúraváltzást bemutató flyamatábra A Kncepcinális tervben meghatárztt fejlesztési javaslatk a szervezeti struktúraváltzás tekintetében az 1. számú melléklet szerint hajtandók végre. 5

6 3.2 A költségvetési gazdálkdásban bekövetkező váltzásk eredményét bemutató flyamatábra A költségvetési gazdálkdásban bekövetkező váltzásk az alábbiak szerint kivitelezhetőek: 6

7 A költségvetési gazdálkdás Pénzügyi és gazdálkdási felelősségvállalás szabályzása Stratégiai tervezés és költségvetés összekpcslása Tartalmi és eljárási kapcslat az önkrmányzati szakplitikai priritásk és költségvetés elfgadása között A költségvetés készítsének és elfgadásának flyamata Új költségvetés tervezési és végrehajtási technika alkalmazása Pénzügyi és költségvetési végrehajtási ellenőrzés javítása A gazdálkdási flyamatk újraszabályzása Az önkrmányzat stratégiai tervállmánya A nullabázisú költségvetés rendszerének megtrevezése SZMSZ áttekintése Intézményi szintű cselekvési terv Költségvetés naprakész ellenőrzési rendszerének kialakítása FEUVE rendszer áttekintése A szabályzás kiterjesztése az önkrmányzat intézményeire Egységes stratégiai módszertan A szakplitikai priritásk feladatszintű-mdellbe történő illesztése Szabályzatk aktualizálása Feladat ellátási térkép Nrmatíva ellenőrzés hatéknyságának növelése Belső ellenőrzési rendszer újrastruktúrálása

8 4 A képviselő-testületi munka támgatása A képviselő-testületi munka támgatása érdekében javasljuk egy elektrnikus önkrmányzati döntés-tár létrehzását, amely alkalmas a határzatk és rendeletek nyilvántartására, a lejárt határidejű határzatk figyelemmel kísérésére, a flyamatban lévő önkrmányzati ügyek mnitringjára, valamint támgatja a képviselő-testületi anyagk elektrnikus útn történő elérhetőségét, lehetővé teszi a Hivatal és a képviselők közötti interaktív kapcslat létrehzását. 4.1 Elektrnikus önkrmányzati döntés-tár létrehzása A képviselő-testületi munka támgatása érdekében elengedhetetlen egy elektrnikus önkrmányzati döntéstár létrehzása. A képviselő-testületi és bizttsági döntések nyilvántartási rendszerének kiépítésére fkztt hangsúlyt kell helyezni, mivel a meghztt határzatk közérdekű adatnak minősülnek. Az elektrnikus önkrmányzati döntés-tárnak lehetővé kell tennie a nyílt és zárt döntések jgszabálynak megfelelő kezelését, és a döntések későbbi visszakeresését is mind határzatszámra, mind tárgykörre és keresett kifejezésre/szóra is Naprakészség A döntések nyilvántartásának naprakésznek kell lennie, a képviselő-testületi és bizttsági üléseket követően aznnal rögzíteni kell a rendszerben a meghztt döntéseket. Az infrmatikai rendszer kiépítése srán biztsítani kell a rendszerből történő nymtatás lehetőségét is Elérhetőség A nyílt képviselő-testületi és bizttsági határzatkhz mindenkinek hzzáférési jgsultságt kell adni, a képviselők, bizttsági tagk, sőt az intézményvezetők számára is lehetővé kell tenni a határzatk megtekintését. A nyílt ülésen meghztt döntések hnlapn történő publikációja érdekében az elektrnikus önkrmányzati döntés-tárnak támgatnia kell a hnlapn történő közzétételt. Elegendő aznban csak a hzzáférést mindenki számára biztsítani, a módsítás és új adat felvitelét csak azn ügyintézők számára kell lehetővé tenni, akiknek munkakörükbe tartzik az ülések adminisztrációja, a döntések nyilvántartása Mnitring A határzatk készítése, nyilvántartása kapcsán ki kell jelölni azn felelősök, referensek körét, akik az ügyintézők által készített munkát ellenőrzik, számukra lehetővé kell tenni, hgy a rendszerbe felvitt munkaanyagk tekintetében váltztatást eszközöljenek és véglegesítsék a munkaanyagkat Adatszlgáltatás

9 Az elektrnikus önkrmányzati döntés-tárnak az adatszlgáltatás teljes körét támgatnia kell. Lehetővé kell tenni, hgy a meghztt határzatk évente és ülésenként elkülönítésre kerüljenek. A keresést a rendszernek lyan mértékben kell támgatnia, hgy ne csak a döntés számára és tárgyára, hanem egy-egy kifejezésre/szóra is lehessen keresést eszközölni. A kereséséi funkció kibővítése révén az adatszlgáltatás teljes körűen biztsítható. 4.2 Lejárt határidejű határzatk figyelemmel kísérése A lejárt határidejű határzat naprakész nyilvántartása a jelenleg használt rendszerben nem biztsíttt. Az elektrnikus önkrmányzati döntés-tárnak nemcsak a határzatk nyilvántartását, hanem a határidők figyelését, azaz a lejárt határidejű határzatk figyelemmel kísérését is lehetővé kell tennie. A képviselő-testületi munkát támgató rendszert jelzési funkcióval kell ellátni, azaz a lejárt határidejű határzatk figyelemmel kísérésével megbíztt személy, referens számára a határidő lejártát megelőzően jeleznie kell a prgramnak, hgy aznnali intézkedés szükséges az adtt döntés kapcsán. Ezen funkció bevezetése révén elkerülhető, hgy a meghztt döntések végrehajtása elmaradjn, vagy ne a megadtt határidőben történjen meg Naprakészség A lejárt határidejű határzatk nyilvántartásának naprakésznek kell lennie. Minden testületi és bizttsági ülést követően a határzatk nyilvántartásban történő rögzítése mellett, külön meg kell jelölni minden határzatnál a határidőt. A döntés-tár a megjelölt határidőt fgja nymn követni, és annak lejártakr illetve ezt megelőzően jelezni fg a kijelölt személynek Elérhetőség A lejárt határidejű határzatk naprakész vezetése érdekében mindenkinek hzzáférhetőséget kellene adni a lejárt határidejű határzatk nyilvántartásáhz, aznban a rendszerben csak meghatárztt személyek eszközölhetnének váltztatást. Meghatárztt személyt vagy személyeket kell kijelölni, akinek a témafelelős fgja jelezni, ha végrehajttta a meghztt határzatt. - Ezen jelzés megadására szintén a döntés-tár nyújttta lehetőségek között kell, hgy sr kerüljön. A jelzést követően a kijelölt személy fgja a határzatt végrehajtttá nyilvánítani és a lejárt határidejű határzatk nyilvántartásából törölni Mnitring A határzatk végrehajtására kijelölt személyek, referensek számára kell csak azt az pciót biztsítani, hgy végrehajtttá nyilvánítsanak egy határzatt az elektrnikus önkrmányzati döntés-tárban. 9

10 4.2.4 Adatszlgáltatás Az adatszlgáltatást mind az ügyintézők, mind a képviselők, bizttsági tagk, sőt az intézményvezetők számára lehetővé kell tenni, annak érdekében, hgy a témafelelős megfelelő infrmációval rendelkezzen. 4.3 Helyi rendeletek nyilvántartása A képviselő-testületi munka egységes támgatási rendszerének létrehzása érdekében az elektrnikus önkrmányzati döntés-tárnak a rendeletek nyilvántartását is lehetővé kell tennie Naprakészség A rendeletek nyilvántartásának naprakésznek kell lennie, hiszen a rendeletek közérdekű adatnak minősülnek, amelyet kötelezően közzé kell tenni elektrnikus útn is. A döntéstárnak támgatnia kell a hnlapn történő publikációt és a rendeletek egységes szerkezetbe történő fglalását is Elérhetőség A helyi rendeleteknek mind papír, mind elektrnikus frmátumban bárki számára elérhetőeknek kell lenniük, tehát a rendszernek támgatnia kell a nymtatás lehetőségét is Adatszlgáltatás Mivel a helyi rendeletek közérdekű adatnak minősülnek, bárki számára kérésre megküldendőek. Az önkrmányzati döntés-tárnak támgatnia kell a rendeletek elektrnikus útn történő megküldését és a TERKA prgram használatát is. 4.4 Flyamatban lévő önkrmányzati ügyek mnitringja A határzatk és rendeletek nyilvántartása, a lejárt határidejű határzatk figyelemmel kísérése lehetővé teszi a flyamatban lévő önkrmányzati ügyek mnitringját Naprakészség 10

11 A képviselő-testületi munkát támgató rendszernek naprakészen tudnia kell követni egyegy flyamatban lévő önkrmányzati ügyet Elérhetőség A flyamatban lévő ügyek esetében az elérhetőséget keresési, tájékzódási szinten minden ügyintézőnek, képviselőnek és bizttsági tagnak lehetővé kell tenni. Az ügyek flyamatának státusz váltzását az erre a feladatara kijelölt személy, személyek számára kell biztsítani Adatszlgáltatás Az adatszlgáltatásnak lyan szinten kell biztsítttnak lennie, hgy a rendszer bárki számára infrmációt tudjn nyújtani az adtt ügy állásáról. Javaslt a képviselő-testületi munkát támgató rendszer és az iktatóprgram közötti teljes körű kmpatibilitás biztsítása. 4.5 Képviselő-testületi anyagk elektrnikus elérhetőségének növelése Képviselők részére elektrnikus dkumentum-küldés A képviselők és bizttsági tagk részére biztsítani kell az előterjesztések elektrnikus útn történő megküldését, ennek érdekében a képviselő-testületi munkát támgató rendszerben belső fórumrendszert kell kialakítani, ahvá előzetes véleményezésre már a testületi anyagk tervezeteit is fel lehet tenni. Ezáltal a képviselő-testületi munka interaktívvá válik, aznnali és közvetlen visszacsatlás történhet a képviselők részéről a Hivatal felé Az elektrnizált dkumentumk mappa-struktúrája A Képviselő-testületi munka teljes körű támgatása akkr valósulna meg, ha az elektrnikus önkrmányzati döntés-tárhz külön előterjesztés kezelő link kapcslódna, amelyhez a képviselők és bizttsági tagk is hzzáférnének, minden előzményt évenként és ülésenként csprtsítva tárlna a rendszer és nemcsak dátumra, hanem kifejezésre/szóra is lehetne keresését eszközölni Egyéb infrmációk az elektrnikus adathrdzón A képviselő-testületi munkát támgató rendszerhez kapcslódhatna egyéb funkció is, amelyen nemcsak az előterjesztések, hanem a testületi és bizttsági munkáhz kapcslódó egyéb anyagk is közzétehetőek lennének. 11

12 Önkrmányzati hírek Önkrmányzati hírek link kialakítása révén rövid összefglalók készülhetnének az aktuális eseményekről. A képviselő-testületi munkát támgató rendszer kialakítása srán figyelemmel kell lenni ezen összefglalók hnlapn történő közzétételének támgatására Intézményi beszámlók Az intézményi beszámlók közzététele megkönnyíti a képviselők, bizttsági tagk munkáját, mert ezek ismeretében lehet csak megalapztt érdemi döntést hzni egy-egy intézményt érintően Költségvetési részadatk, Mérlegbeszámlók A képviselő-testületi munkát támgató rendszer bevezetése lehetővé tenné a költségvetési anyagk elektrnikus hzzáférhetővé tételét, és naprakész nymn követését a képviselők, bizttsági tagk, sőt az intézményvezetők számára is Haszns statisztikai infrmációk Az önkrmányzatk által kötelezően készítendő statisztikai jelentések száms lyan adatt tartalmaznak, amelyek a későbbiekben egy-egy döntés meghzatala srán felhasználandóak, ezért ezek elektrnikus útn történő elérhetőségét biztsítania kell a képviselő-testületi munkát támgató rendszernek Tájékztató füzetek Száms tájékztató anyag készül, amelyek az önkrmányzatk számára megküldésre kerülnek, és hasznsak lehetnek a képviselők, bizttsági tagk, intézményvezetők, sőt a laksság számára is. Javaslt a képviselő-testületi munkát támgató rendszerben ezek kezelését ly módn biztsítani, hgy a hnlapn történő közzétételre is lehetőség legyen Jgszabályk Megszámlálhatatlan azn jgszabályk köre, amelyek az önkrmányzat működésére vnatkzóan rendelkezéseket tartalmaznak. A jelentősebb jgszabályk kigyűjtése javaslt, és a helyi rendeletek mellett ezeknek is visszakereshetőeknek kell lenniük a rendszerből. 12

13 4.6 Képviselő-testületi döntések naprakészségének növelése A képviselő-testületi munkát támgató rendszernek az önkrmányzati döntést-tár létrehzásán és a képviselő-testületi, bizttsági anyagk elektrnikus útn történő elérhetősége mellett a döntések naprakészségének növelését is biztsítania kell Elektrnikus adathrdzón tájékztatás nyújtása A képviselő-testületi döntések naprakészségének növelése érdekében javaslt, hgy minden tájékztató elektrnikus útn elérhetővé váljn a képviselő-testületi munkát támgató rendszeren keresztül mind a képviselők és bizttsági tagk, mind pedig az intézményvezetők számára Országs és helyi hírek Azn rszágs és helyi híreknek, amelyek kihatással vannak Budapest XII. Kerület Hegyvidéki Önkrmányzat működésére a képviselő-testületi munkát támgató rendszeren keresztül elérhetőeknek kell lenniük Statisztikai infrmációk Az aktuális statisztikai infrmációk elektrnikus útn történő hzzáférése megkönnyíti a képviselők és bizttsági tagk munkáját Trendek, megyei, reginális jelentések A képviselő-testületi munkát támgató rendszerben minden a szakmai munkát elősegítő, ahhz kapcslódó jelentés és infrmáció elérhetőségét lehetővé kell tennie Szakmai prgramk ismertetése A szakmai prgramk lyan ismeretanyagt összegeznek, amelyek révén egy-egy tárgykör áttanulmányzható, mélységében megismerhető. Ezen prgramk megismerése által megalapztt szakmai döntések születhetnek Jgszabályértelmezések A képviselő-testületi munkát támgató rendszeren keresztül nemcsak a fntsabb jgszabálykat, hanem azk magyarázatát, kmmentárját is elérhetővé kell tenni. 13

14 4.6.7 Teljesítménymérés és értékelés A képviselőknek, bizttsági tagknak lehetővé kell tenni, hgy a Hivatal egészét illetően és nem az egyes köztisztviselőkre vnatkzóan - a teljesítménymérésre és értékelésre vnatkzó későbbiekben ismertetendő - adatkat megismerjék, hiszen ezen adatk egy-egy önkrmányzati döntés meghzatala srán lényeges infrmációt nyújthatnak a döntéshzóknak. 4.7 Képviselői kérdések, előzetes javaslatk nyilvántartása, válaszadás A képviselő-testületi munkát támgató rendszert interaktívvá kell tenni, nemcsak a kereséséi, böngészési funkciót kell biztsítani a képviselők, bizttsági tagk számára, hanem lehetővé kell tenni, hgy a rendszeren keresztül kérdéseket tehessenek fel, javaslatkat nyújthassanak be, illetve egy egy téma kapcsán véleményt nyilvánítsanak még az üléseket megelőzően. Ezen előzetes egyeztetés bevezetése révén a testületi munka egyszerűsödne, hiszen a legtöbb vélemény, módsító javaslat figyelembe vehetővé válna a végleges előterjesztés elkészítésekr Naprakészség Az előzetes véleményeztetés csak akkr valósul meg, ha a képviselő-testületi munkát támgató rendszer témánként összegezni tudja a feltett képviselői kérdéseket, benyújttt javaslatkat. A képviselői kérdések nyilvántartását naprakészen kell vezetni, és jelezni kell, hgy az adtt kérdésre ki milyen választ kaptt, kinek melyik módsító javaslata épült be az előterjesztésbe Elérhetőség A képviselői kérdéseknek és javaslatknak illetve az ezekre adtt válaszknak mindenki számára hzzáférhetőeknek kell lenniük annak érdekében, hgy a kérdések és javaslatk ismételt felvetése ne történjen meg Mnitring A képviselői kérdések és javaslatk nyilvántartásával és a válaszk megadásával erre kijelölt megfelelő szaktudással rendelkező személyt, referenst kell megbízni, aki a témafelelősökkel, vezetőkkel egyeztet a válaszadást megelőzően Adatszlgáltatás 14

15 A képviselői kérdések és javaslatk rendszerszemléletű kezelése esetében lehetővé válik, hgy a rendszer ezen funkciója adatszlgáltatás céljára is használható legyen. 4.8 Képviselő-testületi üléseken felmerült javaslatk, indítványk kezelése Egy-egy ülésen száms képviselői indítvány, javaslat merül fel, amelyek a nem megfelelő dkumentálási illetve nyilvántartási rendszerben nem kerülnek figyelembe vételre a későbbiekben. Ezen prbléma megldása érdekében a képviselő-testületi munkát támgató rendszerben javaslt külön funkciót létrehzni a képviselő-testületi üléseken felmerült javaslatk, indítványk kezelése érdekében Naprakészség A kialakítandó új rendszernek naprakészen követnie kell, hgy egy-egy javaslatnak az ülést követően mi lett a srsa, azaz figyelembe vételre került-e, vagy sem ha nem, miért került mellőzésre Elérhetőség A képviselő-testületi üléseken felmerült javaslatkhz, indítványkhz a képviselők, és bizttsági tagk számára hzzáférést kell biztsítani annak érdekében, hgy mindenki nymn tudja követni mi lett a srsa az általa felvetett javaslatnak Mnitring A nyilvántartás vezetésével erre a feladatra kijelölt referenst kell megbízni, aki az adtt témafelelősökkel, vezetőkkel egyeztet a javaslatról Adatszlgáltatás A képviselő-testületi üléseken felmerült javaslatk, indítványk rendszerszemléletű kezelése esetében lehetővé válik, hgy a rendszer ezen funkciója adatszlgáltatás céljára is használható legyen. 4.9 Képviselő-testületi munkaterv előrejelzés, cselekvési prgram kialakítása A képviselő-testületi munkaterv összeállítása hsszas előzetes egyeztetésen alapszik, amelynek srán figyelembe vételre kerülnek az egyes képviselői igények is. Mind a 15

16 munkaterv, mind a cselekvési prgram kialakítását nagyban megkönnyítené egy interaktív elektrnikai rendszer kiépítése, amelyen a képviselők, bizttsági tagk és az intézmények is beküldhetnék javaslataikat, együtt frmálhatnák és alakíthatnák ki munkatervüket, cselekvési prgramjukat Önkrmányzati döntés-tár alkalmazása a rövid távú cselekvési prgramk kialakításáhz Az önkrmányzati döntéstár létrehzása srán javaslt külön funkciót kialakítani a képviselő-testületi munkaterv, cselekvési prgram elektrnikus támgatása céljából. Külön javaslattételi linket kell létrehzni, amelynek révén nemcsak a képviselők, bizttsági tagk, hanem az ügyintézők és intézményvezetők is meghatárzhatnának egyegy témát, amelyet szeretnének a képviselő-testület elé terjeszteni. Budapest Hegyvidék XII. Kerületi Önkrmányzatnál jelenleg a képviselő-testületi ülés elé terjesztendő anyagk tekintetében az egyes szervezeti egységek maguk jelzik, hgy milyen téma kapcsán mikr szükséges a Képviselő-testületnek határzatt hznia, rendeletet alktnia vagy módsítania. A testületi és bizttsági ülések meghívóinak összeállítása kapcsán külön felelőst, referenst kell ezen feladatk kntrlálásával megbízni annak érdekében, hgy minden szükséges döntés határidőben meghzatalra kerüljön. A képviselő-testületi munkát támgató rendszernek ezen funkciót is támgatnia kell a hatéknyság növelése érdekében. 5 Teljesítmény-mérés, -értékelés Ahhz, hgy egy szervezet hatéknyan működjön, meg kell határzni a teljesítmény mérésére alkalmas munkaflyamatkat, ki kell dlgzni a teljesítményméréshez igénybe veendő mutatószámkat, és teljesítménymérési eszközöket kell alkalmazni. Az önkrmányzati közigazgatás, így Budapest XII. Kerület Hegyvidéki Önkrmányzat Plgármesteri Hivatala is alkalmazza a köztisztviselők jgállásáról szóló évi XXIII. tv. (tvábbiakban: Ktv.) teljesítményértékelésre vnatkzó rendelkezéseit, többek között a Ktv. 43. (4) bekezdése alapján legfeljebb 30%-kal megemelésre, illetve 20%-kal csökkentésre kerülnek a teljesítményértékelés eredménye alapján az egyes köztisztviselői alapilletmények. Jelenleg ezen teljesítmény mérési eszközön kívül egyéb eszköz szinte nem kerül alkalmazásra teljesítménymérési szempntból. 5.1 A teljesítmény mérésére alkalmas munkaflyamatk Az önkrmányzat működése srán az alábbi munkaflyamatk azk, amelyek alkalmasak a teljesítmény mérésére. Ezen munkaflyamatk felölelik az önkrmányzati közigazgatás teljes munkafázisát az ügy Hivatalhz történő megérkezésétől az irattárba helyezésig Az irat érkeztetése 16

17 A közigazgatási hatósági eljárás és szlgáltatás általáns szabályairól szóló évi CXL. tv. (tvábbiakban: Ket.) hatályba lépése frradalmasíttta az iratérkeztetés rendszerét. A Ket. előírásainak betartása csak úgy lehetséges, ha az irat Hivatalba történő megérkezésekr aznnal érkeztetésre, és ezt követően rögtön beiktatásra is kerülnek a kérelmek. Ez aznban csak úgy lehetséges, ha a mai önkrmányzati közigazgatás követelményeinek megfelelő iktatóprgram áll rendelkezésre. Az ügyintézési határidő Hivatal részéről történő be nem tartása a Ket. előírásai szerint kmly szankciókat vn maga után, ezért a vezetőségnek nagy hangsúlyt kell helyeznie az iratk érkeztetési és iktatási rendszerének fejlesztésére. Nem az ügykezelők számát kell növelni hiszen a munkaerő miatti kiadásk így is az önkrmányzati költségvetés kiadásainak jelentős részét teszik ki -, hanem a jelenlegi iktatóprgramt kell fejleszteni. Mindenképpen javaslt azn megldás bevezetése, amely az ügy indítását követően legalább az alszámadás lehetőségét biztsítja az ügyintézők számára. Az iktatóprgramnak képesnek kell tvábbá lennie arra, hgy napi szinten tájékztatást nyújtsn az egyes szervezeti egységekhez tartzó ügyiratk számáról, és az ügy állásáról is flyamatban lévő ügyek, ügyintézési határidőn túl nyúló és befejezett, irattárba helyezett ügyek Az eljárás megindítása Az eljárásk néhány évvel ezelőtt még tipikusan papír alapn indultak. Ma az ügyfelek számára lehetővé kell tenni az elektrnikus ügyindítás lehetőségét is. Ennek érdekében teljes körűen biztsítani kell az Ügyfélkapu használatát, és az elektrnikus időpntfglalás lehetőségét. A Hivatalban használt valamennyi kérelmet, nymtatványt fel kell tölteni a nymtatványszerkesztő rendszeren keresztül ahhz, hgy az ügyfelek az Ügyfélkapu igénybevételével ki tudják ezen kérelmeket tölteni, és elektrnikus útn be tudják küldeni azkat a Hivatalba A tényállás tisztázása A tényállás tisztázása érdekében lehetőség van hiánypótlás kibcsátására, illetve biznyítási eljárás leflytatására. Az erre a célra használt iratmintákat egységesíteni kell, és lehetőség szerint azns frmátumban létre kell hzni a Hivatal közpnti Iratminta Tárát. Ezáltal egyszerűsödne az ügyintézés, és lehetőség lenne egyes területeken - pl. szciális részen - lyan frnt ffice munkatársak alkalmazására, akiknek a feladata csak arra krlátzódna, hgy az ügyféltől hiánytalanul elvegyék az ügy indítására vnatkzó kérelmet, majd ezt követően helyszíni szemlét flytassanak le, környezettanulmányt készítsenek, azaz a tényállás tisztázása érdekében szükséges, döntéshzatalt megelőző eljárási mzzanatkat leflytassák Döntés A Ket. és az ágazati jgszabályk váltzásainak megfelelően el kell készíteni az iratmintákat. Az iktatóprgramt és az infrmatikai szakmdulkat lyan mértékben kmpatibilissé kell tenni, hgy az ügyintézőnek az egyes döntéseknél kizárólag az indklási részt kelljen az adtt ügyre vnatkzólag specifikálnia, minden más adatt maga a prgram állítsn elő például fejléc, rendelkező rész, indklásban személyi adatk, keltezés stb

18 5.1.5 Kiadmányzás A kiadmányzás jelenlegi rendszerét felül kell vizsgálni, ahl lehet egyszerűsíteni kell az aláírási rendet. Figyelembe kell venni a helyettesítés rendjét, azaz minden aláírásra jgsult esetében kerüljön helyettes is megjelölésre annak érdekében, hgy ne legyen fennakadás betegség vagy tartós távllét esetében sem Jgrvslatk A jgrvslatk a teljesítménymérés srán alkalmazható munkaflyamatk, amelyeknek száma mutatószámként is funkcinálhat. Nemcsak a jgrvslatk számából, hanem azk 1. fkú döntésekre gyakrlt hatásából is következtetések vnhatóak le az Önkrmányzat teljesítményére vnatkzólag Végrehajtás A végrehajtás különösen egyes önkrmányzati igazgatási területeknél pl. adó fkztt hangsúllyal jelenik meg. A végrehajtásk száma mutatószámként is használható a teljesítménymérés srán Irattárazás Az irattárazás az ügy befejezésének utlsó mzzanata, amikr már jgerős döntés született és egyéb tennivaló nincs, az ügyintézők irattárba helyezik az iratt. Az irattárazásnak elektrnikus útn az iktatóprgramn keresztül, illetve fizikálisan a papír frmátumú ügyirat irrattárba helyezésével is meg kell valósulnia. Mind a költségtakaréksság, mind a helyhiány miatt törekedni kell a papír frmátumú iratk számának csökkentésére, és az iratkat elektrnikus útn kell tárlni. 5.2 A teljesítmény mérésére alkalmas mutatószámk A teljesítmény mérésére alkalmas munkaflyamatk meghatárzását követően mutatószámkat kell képezni annak érdekében, hgy a nyújttt teljesítmény számszerűen mérhető, ezáltal pedig összehasnlítható legyen Ügyfél-elégedettség Az ügyfelek elégedettségét nem elegendő reprezentatív felmérésekkel mérni. Rendszeresíteni kell az ilyen irányú felméréseket, és biztsítani kell a névtelen véleménynyilvánítás lehetőségét mind papír frmátumban, mind elektrnikus útn. Ennek megvalósítása érdekében az ügyfelek számára kijelölt várakzóhelyeken 18

19 elégedettségmérő kérdőíveket kell kihelyezni, amelyeket a Hivatalban több helyen felállíttt panaszládákban lehet elhelyezni. A hnlapn erre a célra rendszeresített külön linket kell kialakítani, ami a név és egyéb adat pl. cím megjelölése nélkül lehetővé teszi a laksk számára a Hivatal működésével kapcslats véleményeik kifejtését. Az elégedettségi kérdőíveket meghatárztt időnként javaslt nem évente, hanem félévente, vagy negyedévente összesíteni szervezeti egységenként és ügytípusnként, hgy teljesítmény mérésére alkalmas mutatószám képződhessen a kérdőívekből Szervezeti egységek egymás munkájával való megelégedettsége Azn szervezeti egység esetében, amelynek napi feladatellátása kihatással van a többi irdára is ilyen pl. a Pénzügyi és Költségvetési Irda - szintén rendszeresíteni kellene az elégedettség mérését Az 1 ügyre frdíttt ügyintézői idő csökkenése Az ügyintézési határidő betartása az Önkrmányzat teljesítménymérésének egyik legtipikusabb mérőszáma. Az ügyintézési határidő betartásán kívül aznban mérőszámként funkcinálhat az 1 ügyre frdíttt idő is. Ehhez aznban szükség van lyan felmérés elkészítésére, amelynek srán az ügyintézők napi munkájukat tételesen az egyes feladatkra frdíttt időtartam hzzárendelésével besztják, azaz az 1 munkanap srán végzett minden egyes tevékenységhez hzzárendelik az erre frdíttt időintervallumt. Ezen felsztást huzamsabb időn át el kell végezni ahhz, hgy az eredmények összesítéséből ki lehessen számlni, hgy 1 ügy teljes körű elintézésére mennyi időt kellett frdítani, figyelemmel arra, hgy 1 ügyben több ügyintéző is végezhetett részfeladatkat SZMSZ és egyéb rendeletek szerinti határidők illetve rendelkezések betartása Az SZMSZ-ben és egyéb rendeletekben meghatárztt határidők illetve rendelkezések betartása is mérőszáma lehet az Önkrmányzat teljesítményének. Többek között ilyen mérőszám lehet: A végre nem hajttt bizttsági illetve képviselő-testületi döntések száma, hasznsításra nem kerülők ingatlank száma, nyertes pályázatk száma, elnyert támgatásk összege, költségvetés tervezésének pntssága, beruházásk tervezési pntssága, adóbevételek tervezési pntssága, pllenszennyezési adatk napi szintű alakulása stb. 19

20 5.2.5 Elektrnikusan kitölthető, majd beküldhető nymtatványk száma Az Ügyfélkapu igénybevétele mellett minden frmanymtatvány, kérelem esetében biztsítani kell az elektrnikus útn történő kitöltés lehetőségét. Nem elegendő a jelenleg használt nymtatványk hnlapra történő feltöltése, hiszen ezzel csak a kérelmek elektrnikus útn történő elérhetősége válik lehetővé. A nymtatványszerkesztő prgram segítségével minden kérelmet fel kell tölteni ahhz, hgy az ügyfelek az Ügyfélkapun keresztül ki is tölthessék ezen nymtatványkat, és elektrnikus útn be is tudják azt küldeni a Hivatalhz Elektrnikus útn kezdeményezett ügyindításk száma Az Ügyfélkapu igénybevétele, az elektrnikusan indíttt ügyek száma szintén infrmációt nyújt a szervezet teljesítményéről. Jelen prjekt több dkumentuma is javaslatt dlgz ki az Önkrmányzat elektrnikus rendszerének többek között az iktató prgramnak, egyéb szakinfrmatikai prgram mdulknak és a hnlapnak a fejlesztésére. Ezen fejlesztési javaslatk kivitelezését követően az elektrnikus útn indíttt ügyek száma növekedni fg Adtt évben egy ügyben az elektrnikus útn kezdeményezett ügyindításk aránya az összeshez képest Az elektrnikus útn kezdeményezett ügyek számát szervezeti egységenként és ügytípusnként külön meg kell határzni. Ezáltal ügytípusnként aránysítani lehet a papír alapn, illetve elektrnikus útn indíttt ügyek számát Átlags ügykezelői időráfrdítás Az iktatóprgram jelenlegi krlátztt kapacitása mellett meg kell nézni, hgy mennyi az átlags ügykezelői időráfrdítás. Jelen prjekt kapcsán az iktatóprgram fejlesztésére vnatkzóan több javaslat és elképzelés is megfgalmazásra került. Ezen fejlesztések kivitelezését követően szintén meg kell nézni az átlags ügykezelői időráfrdítást. Ezen két érték aránya nemcsak az Önkrmányzat, hanem jelen prjekt teljesítményét is méri Eljárási hiba első fkn A jgrvslatk száma mérőszámként indikálható egy önkrmányzati szervezet esetében. Aznban a jgrvslatk számán kívül a teljesítmény mérésére használható a 2. fkú döntések 1. fkra gyakrlt hatása is. Gndlunk itt arra, hgy a 2. fkú szerv: helyben hagyja-e az 1. fkú döntést, 20

21 részben megváltztatja-e vagy az 1. fkú döntés hatályn kívül helyezése mellett az 1. fkn eljáró szervet új eljárásra utasítja. Az eljárási hibák feltárása srán nemcsak a jgrvslatkat, hanem a törvényességi észrevételeket is figyelembe kell venni. Jelenleg az államigazgatási hivatalk ilyen irányú jgkört nem gyakrlhatnak, de az önkrmányzatkkal való szrs kapcslattartásra hivatkzva nem hivatalsan, jelenleg is működik a szóbeli észrevételezés Ellenőrzések eredményei Az Önkrmányzatknál többek között az Állami Számvevőszék, a Magyar Államkincstár, az Államigazgatási Hivatal, az Apeh tart rendszeresen ellenőrzést. A belső ellenőrzési rendszer keretében szintén sr kerül célellenőrzések leflytatására. Az uniós pályázatk esetében pedig mind a pályázat megvalósítása, mind pedig annak utóélete srán sr kerül átfgó ellenőrzések lebnylítására. Ezen ellenőrzések eredményei teljesítménymérési mutatószámként használhatóak. Az ellenőrzések srán feltárt hiánysságk rvslása érdekében javaslt ezen feladatra kijelölt referens bevnásával utóellenőrzéseket tartani annak érdekében, hgy a vezetőség számára nymn követhetővé váljn, hgy szervezetük a valós napi működése srán tényleg rvslta-e az ellenőrzések srán feltárt hibákat Ügyfelek száma, akik tthnról követik az ügyeik állását Jelen prjekt fejlesztési javaslatainak megvalósítása révén növekedni fg azn ügyfelek száma, akik tthnról követik nymn az ügyük állását. Ehhez aznban elengedhetetlen a jelenlegi IT eszközállmány és különösen a hnlap, az Ügyfélkapu és az elektrnikus időpntfglalás rendszerének fejlesztése Ügyintézői munkavégzés hatéknyságának növekedése Az ügyintézői munkavégzés hatéknyságának növelése tárgykörben jelen prjekt kapcsán több dkumentum is született, amelyek knkrét fejlesztési iránykat és javasatkat dlgznak ki. Ezen javasatk közül kiemelendő: A Hivatal szervezeti struktúrájának átalakítása. Középvezetői réteg valós vezetői feladatkkal ellátása. A referensek kntrlling és belső kmmunikációs feladatkkal történő felruházása. Ügyintézési mdell átalakítása, feladat ellátási térkép elkészítése, az egyes feladatkhz felelősök és határidők hzzárendelése. 21

22 A munkakörök felülvizsgálata alapján lyan letisztáztt, egyértelmű munkaflyamat kijelölése, amely a feladat ellátás elmaradása esetén lehetővé teszi a felelősségre vnást és szankcinálást. Az elektrnikai rendszer fejlesztése, az iktatóprgram és a szakinfrmatikai prgram mdulk teljes körű kmpatibilitása. Az iratk végső verziókig elektrnikus útn történő nymn követése. Az Önkrmányzat belső és külső kmmunikációs tervének megalktása. Ezen fenti váltzásk lehetővé fgják tenni az ügyintézői munkavégzés hatéknyságának növekedését. 5.3 A teljesítmény mérését szlgáló eszközök Az előzőekben ismertetésre kerültek mind a teljesítménymérésére alkalmas munkaflyamatk, mind pedig az alkalmazható mérőszámk. A teljesítmény mérésére alkalmas eszközök közül a jelentősebbeket az alábbiakban ismertetnénk: Iktató-rendszer Az iktató rendszert alkalmassá kell tenni ahhz, hgy képes legyen teljesítménymérési eszközként funkcinálni. Az iktató prgrammal szembeni alapvető elvárás, hgy naprakészen tudjn infrmációt nyújtani többek között az alábbiakról: Összesített ügyiratfrgalm. Szervezeti egységenként a flyamatban lévő ügyek és a befejezett ügyek száma. Ügytípusnként a flyamatban lévő ügyek és a befejezett ügyek száma. Ügyintézőnként a flyamatban lévő ügyek és a befejezett ügyek száma. Az ügy állása adtt ügy milyen stádiumban van: pl. jgrvslatra vár -. Az ügyintézési határidő naprakész alakulása. Az ügyintézési határidőn túli ügyek száma szervezeti egységenként, ügytípusnként és ügyintézőnként. Jeleznie kell a rendszernek mind az egyes ügyintézők, mind felettesük felé a közelgő ügyintézési határidő lejártát. Hatósági statisztikák és a Ket (3) bekezdése szerinti statisztika gmbnymásra történő generálása. 22

23 5.3.2 Ügyfél elégedettséget mérő kérdőív Az elégedettségi kérdőív összeállítása srán figyelemmel kell lenni arra, hgy mi az elérendő cél, azaz mire szeretnénk azt a későbbiekben felhasználni. A kérdőívnek vagy szervezeti egységenként csprtsítva kell a kérdéseket tartalmaznia, vagy a kitöltő ügyféllel kell megjelöltetni, hgy melyik irda, esetleg ügyintéző feladatellátása kapcsán alakíttta ki az ismertetett véleményét. A kérdőív a névtelen véleménynyilvánítás eszközeként kell, hgy funkcináljn és mind papír, mind elektrnikus frmátumban az ügyfelek rendelkezésére kell, hgy álljn. A back ffice egységként működő irdák teljesítményét szintén kérdőívekkel kell mérni, ezeket aznban a Hivatal többi szervezeti egységeinek dlgzóival kell rendszeresen kitöltetni Munkaidő fényképezés Az 1 ügyre frdíttt ügyintézési idő meghatárzásaként kell alkalmazni ezen teljesítménymérési eszközt. Minden ügyintézővel napi szinten el kell készíttetni az aznapi feladatkra vnatkzó felsztást, azaz knkrét időintervallum hzzárendelésével meg kell jelölni melyik ügyben ki milyen részfeladatt láttt el. Ezeket kell összesíteni, és meghatárzni ebből az 1 ügyre frdíttt ügyintézési időt Eljárási statisztikák A közigazgatásban meghatárztt adattartalmmal bíró évről évre elkészítendő hatósági statisztikák vannak rendszeresítve. A hatósági statisztikák az egyes ügytípusk vnatkzásában számszerűen kérik megjelölni pl. az adtt évben indult ügyek számát, a jgrvslatk, ügyészi észrevételek számát stb.. Ezen adattartalmak felhasználhatóak a teljesítménymérés srán. A hatósági statisztikák elkészítésének megkönnyítése érdekében lehetővé kell tenni, hgy ezen adattartalmak az iktató prgramból lekérdezhetőek legyenek Teljesítményértékelés A Ktv. szerinti teljesítményértékelés a szervezet teljesítménymérésének egyik eszköze, aznban lyan IT eszközzel támgattt teljesítményértékelés bevezetése szükséges, ami lehetővé teszi a teljesítménymérési mutatószámk javulásáhz, rmlásáhz kapcslódó egyéni köztisztviselői teljesítmények mérését, a jutalmazás, és esetleges szankcinálás rendszerének gyakrlati alkalmazását E-közigazgatási rendszer Az E-közigazgatási rendszer jelen prjekt kapcsán javaslt fejlesztéseinek végrehajtását követően teljesítménymérési eszközként is funkcinálhat. Alkalmas lehet az alábbi mutatószámk előállítására: 23

24 Ügyfél-elégedettség. Elektrnikusan kitölthető, majd beküldhető nymtatványk száma. Elektrnikus útn kezdeményezett ügyindításk száma. Adtt évben egy ügyben az elektrnikus útn kezdeményezett ügyindításk aránya az összeshez képest. Ügyfelek száma, akik tthnról követik az ügyeik állását. Ügyintézői munkavégzés hatéknyságának növekedése. 5.4 A teljesítmény mérésének szabályai A teljesítménymérés srán hárm fő szempnt van, amelyre figyelemmel kell lenni: átláthatóság, reprezentativitás, bjektivitás Átláthatóság A teljesítménymérési flyamatknak átláthatóaknak kell lenniük, éppen ezért a jelen dkumentumban bemutattt új teljesítménymérési rendszert csak az Önkrmányzat feladat ellátási térképének áttekintése és a kncepcinális tervben bemutattt szervezetfejlesztési módszertan elsajátítása után lehet bevezetni Reprezentativitás A reprezentativitás egy mintának jelen esetben Budapest XII. Kerület Hegyvidéki Önkrmányzat Plgármesteri Hivatala egyes szervezeti egységeinek azn alaptulajdnsága, hgy képviseli a ppuláció - Budapest XII. Kerület Hegyvidéki Önkrmányzat lényeges ismérveit Objektivitás A teljesítménymérési rendszertől elvárható, hgy tárgyilags, elfgulatlan és pártatlan legyen. Csak egy bjektív teljesítménymérés alkalmas szervezetfejlesztési célú felhasználásra. 24