Szervezetfejlesztési tanulmány kiegészítése

Átírás

1 SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA 9700 Szmbathely, Kssuth u Tel.: (06) ; Fax: (06) Szervezetfejlesztési tanulmány kiegészítése az Államrefrm Operatív Prgram (ÁROP 1.A.2/B) keretében Érvényessége kiterjed Szmbathely Megyei Jgú Várs Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala vezetőire, alkalmazttaira, partnerkapcslataira, a szervezetfejlesztéssel érintett valamennyi hivatali működési flyamatra. Készítette: A kiadás dátuma: A Prjekt az Európai Unió támgatásával, az Európai Szciális Alap társfinanszírzásával valósul meg.

2 Tartalmjegyzék I. Szervezetfejlesztési javaslat kiegészítése... 3 I.1. Váltzás a struktúrában... 3 II. Javaslat a közbeszerzési eljárás módsítására... 7 II.1. Javaslat a közbeszerzési szabályzat módsítására... 8 III. Ügyfélelégedettség-mérés (1c pnt)...40 III.1. Előzmények...40 III.2. A kérdőív tartalma (2009. évi)...41 III.3. A kérdőívet kitöltők által a szlgáltattt adatkból nyert infrmációk...43 III.3.1. Összehasnlítás a benchmark adatbázissal III.4. Fejlesztési javaslatk...47 III.5. Eredményesség...49 Kiadás dátuma: Oldal: 2

3 I. Szervezetfejlesztési javaslat kiegészítése I.1. Váltzás a struktúrában A Plgármesteri Hivatal jelenlegi felépítése struktúrája jól taglt, feladatkörök szerint elkülönülő szervezeti egységek vannak, ezért első körben kisebb átalakítást, a rendelkezésre álló erőfrrásk jbb kihasználását javasltuk. Szervezeti struktúra átfgó értékelése A jelenlegi szervezeti struktúra megfelelő. Összességében jól működik a hivatal. Az sztály/irdai szerkezet jó és működőképes. A szervezet képes rugalmasan, aznnal reagálni a hirtelen felmerülő rendkívüli feladatkra Feladatmegsztás Szervezethez rendelik a feladatt és nem a feladathz az embert. Az adtt szervezeten (belső szervezeti egységen belül) kell a feladat ellátásáhz legmegfelelőbb munkatársat kiválasztani. Néhány területen hiányzik a tervszerűség. Egyrészt a rendkívüli feladatk beérkezésére reagál nehezen a Hivatal (pl. egy új pályázat megjelenése rövid beadási határidővel, amelyben több szervezeti egységnek egyszerre kell részt venni). Másrészt a vezetők részéről néha a végrehajtási idő lejárta előtt röviddel kiadtt, vagy megváltztattt feladat kz gndt (de ide srlhatjuk a plitikai nymásgyakrlást is). Harmadrészt a rsszul megalkttt közpnti jgszabályk által meghatárztt feladatk kzhatnak összevisszaságt (pl: vállalkzási igazlványk cseréje, majd annak visszavnása), és ez skszr azzal jár, hgy az ügyintéző a mindennapi munkája mellett kényszerül többletfeladatk elvégzésére. Gyakran a felmerülő prblémákra nem hsszú távú, csak ad-hc megldás születik. Kiadás dátuma: Oldal: 3

4 Biznys feladatk, feladatcsprtk szét vannak darablva és nincsenek egységesen kezelve (pl. nincs egységes vársmarketing, a kmmunikációt, a stratégiai, pályázati elképzeléseket kmplexen kezelő szervezeti egység ). Vannak párhuzamsan, több irdán is végzett feladatk. Feladat-hatáskör szervezeti egységek közötti megsztása tekintetében a jegyző, valamint az egyes szervezeti egységek vezetői közötti megfelelő munkamegsztás, a szakmai elismerés, az álláspntk, vélemények egyeztetése miatt - nincsenek prblémák. Kiemelt jelentőséget tulajdnítttunk az ügyfélszlgálati feladatk ellátásnak javítására, a közpnti ügyfélszlgálat bővítésére, az ügyfélszlgálati flyamatk ennek megfelelően történő átalakítására. A prjekt srán az általáns döntési kmpetenciák, eljárásk krszerűsítése, a stratégiai menedzsment erősítése érdekében knkrét feladat vlt a Plgármesteri Hivatal szervezetének átvilágítását követően kiszervezési javaslatk megfgalmazása. Tekintettel a hatálys jgi szabályzásra, a plgármesteri hivatalkat terhelő kötelező feladatellátásra, valamint a stratégiai fntsságú feladatk megtartására, a kiszervezést csak nagyn szűk körben javasltuk megvalósítani. Javaslatk megfgalmazása Új szervezeti egységek kialakítása Plgármesteri Kabinet kialakítása (feladatk: vársmarketing, stratégiai tervezés stb.). Hivatalvezetői kabinet kialakítása az ellátandó feladatk átgndlása. Feladatk tömbösítése, összevnása Közgazdasági Osztály és Adósztály összevnása. Jelenleg is közvetlen a kapcslat a két terület között, tekintettel az adóbevételek nagy jelentőségére. Kiadás dátuma: Oldal: 4

5 Kulturális, Idegenfrgalmi és Civil Irda, Nevelési és Oktatási Irda, Ifjúsági és Sprt Irda összevnása egy szervezeti egység alá történő rendelése. Meglévő szervezeti egységek szerepének újragndlása Jgi és Képviseleti Osztály, Tisztségviselői Osztály feladatainak újragndlása. Vársfejlesztés és Üzemeltetési Osztály valamint a kialakításra kerülő Plgármesteri Kabinet közötti kapcslat rendszeressé tétele. Stratégiai munka szerepének erősítése. A jgi vnal megerősítése: a szerződések aláírása flyamatának egyszerűsítése A felelősök egyértelművé tétele Egységes állásfglalás kialakítása Hivatali szinten. Főépítész szerepének újragndlása (külön szervezeti egységben Plgármesteri, vagy Hivatalvezetői Kabinetben vagy akár a kialakításra kerülő Hatósági Fősztályn belül az Építési Osztályn) Vagyngazdálkdási feladatk ellátása (gazdasági társaságba kiszervezve). A hivataln belül csak azk a feladatk maradnak, amelyek nem kiszervezhetők (pl.: vagynkataszter, cégfelügyelet) és itt kerül ellátásra a testületi döntések előkészítése a gazdasági társaság előmunkájával, ill. a döntés végrehajtásának előkészítése, amennyiben azt nem a gazdasági társaság végzi. A szervezeti váltztatásk megvalósítása, az ellátandó feladatk megsztásának újragndlását követően természetesen több dkumentum módsítása szükséges. A váltztatásk átvezetése mind az ezzel kapcslats rendeleteket, mind a hatálys szabályzatkat érinti. Bár a Plgármesteri Hivatalnak Szmbathelyen nincsen szervezetfejlesztési kncepciója, a jegyző a jgszabályi váltzáskra tekintettel, a munkatársak leterheltségének egyenlőtlenségét figyelembe véve, a feladatk jbb ellátása, megsztása érdekében ha szükséges végrehajt kisebb váltztatáskat a szervezetben któberétől a Ket a közül 160-nak a szövege váltztt Kiadás dátuma: Oldal: 5

6 meg, tvábbá 19 új -sal bővült a jgszabály. A Ket. nem csupán új jgintézményeket vezetett be, hanem a megszkttól merőben eltérő munkaszervezést igényel, nem csupán az ügyintézőktől, a vezetőktől is. Nemcsak az ügyintézési határidők szigrdtak, hanem a határidőn túl intézett ügyekért való felelősség is. A jegyző erre tekintettel január 1-jei hatállyal a Szciálplitikai Irda feladatköréből a lakásfenntartási támgatási ügyeket a Lakásirda feladatkörébe csprtsíttta át. A közel 4000-es éves ügyszámt jelentő lakásfenntartási támgatásk intézéséhez egy főt helyezett át a Szciálplitikai Irdáról. A munkavégzést a Lakásirda vezetője a meglévő munkatársak, és az átcsprtsíttt munkatárs között, a leterheltséget figyelembe véve szttta meg. Tvábbi feladatátcsprtsítást jelentett az ügyiratszámt, valamint a rendelkezésre álló létszámt is figyelembe véve az amúgy is jelentősen leterhelt Szciálplitikai Irdáról való tvábbi feladatelvnás. A rendszeres gyermekvédelmi kedvezmények igénybevétele ugyanis átkerült az Egészségügyi és Intézményi Irdáhz. A feladatk átrendezése létszámt ezen a területen nem vnt maga után. A harmadik, az eljárási határidők betartása, az ügyfelek jbb kiszlgálása, valamint az ügyintézők leterheltségének egyenletes elszlása érdekében tett átcsprtsítása a feladatknak, az Egészségügyi és Intézményi irdáhz kerülő jegyzői gyámügyi feladk ellátása. A jgszabályi rendelkezéseknek, valamint az irda feladatkörét is figyelembe véve helyesen, a Vársi Gyámhivataltól a jegyzői gyámügyi feladatkat végző kllega az Egészségügyi és Intézményi Irdáhz került átcsprtsításra. A váltztatásknak megfelelően a jegyző a 7/2006. (X.31) sz. a kiadmányzás rendjéről szóló jegyzői utasítást módsíttta. Kiadás dátuma: Oldal: 6

7 II. Javaslat a közbeszerzési eljárás módsítására A Közgyűlés 409/2006. (XII.14.) Kgy. sz. határzatával fgadta el Szmbathely Megyei Jgú Várs Önkrmányzatának Közbeszerzési Szabályzatát (jelenleg is ez a hatálys szabályzat), amely általánsan szabályzza az egészben vagy részben - Önkrmányzat költségvetésének terhére megvalósíttt beszerzési eljáráskat, amelyekre a közbeszerzésekről szóló évi CXXIX. tv. (a tvábbiakban: Kbt.) hatálya kiterjed március 27-én a jelenleg hatálys Közbeszerzési Szabályzat módsítására tett kísérletet a plgármester, de akkr nem született döntés a Közgyűlésen ezügyben. A Közgyűlés 628/2009. (XII.10.) Kgy. sz. határzatával fgadta el az Állami Számvevőszéknek a Szmbathely Megyei Jgú Várs Önkrmányzata közbeszerzési rendszere működésének ellenőrzéséről készült vizsgálati jelentése alapján készített intézkedési tervet, melyben megfgalmaztt feladatkat jelen Szabályzat tervezet figyelembe veszi. A mellékelt szövegtervezet (a tvábbiakban: szövegtervezet) a hatálys Szabályzat pzitívumait meg kívánja őrizni, aznban szükséges esetben megfelelően részletezett szabálykat alkt a leginkább vitattt szabályzási területeken. Az Önkrmányzat által leflytattt közbeszerzési eljáráskhz igénybe vett lebnylítók feladatainak pnts és egységes meghatárzására teszünk javaslatt a szövegtervezetben a Kbt. rendelkezéseit figyelembe véve. A megfelelően hatékny és gyrs döntéshzatali mechanizmusk biztsítása érdekében megfntlandó az Önkrmányzat Közbeszerzési Bíráló Bizttsága részére önálló döntési jgkörök megfgalmazása. Kiadás dátuma: Oldal: 7

8 A javaslt szabályzási mdell szükségessé teszi, hgy az Önkrmányzat által fenntarttt önállóan gazdálkdó intézmények részére külön szabályzás kerüljön bevezetésére, mivel egy intézmény nem rendelkezik lyan szakmai apparátussal, mint a plgármesteri hivatal, így a döntés-előkészítő és döntéshzatali flyamatk eltérő szabályzást igényelnek. II.1. Javaslat a közbeszerzési szabályzat módsítására Ebben a fejezetben javaslatt teszünk a jelenleg hatályban lévő Közbeszerzési Szabályzat módsítására. SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA (tervezet) Szmbathely Megyei Jgú Várs Közgyűlése a közbeszerzésekről szóló évi CXXIX. sz. törvény (a tvábbiakban: Kbt.) 6. (1) bekezdése alapján a közpénzek ésszerű felhasználása átláthatóságának és széles körű nyilváns ellenőrizhetőségének megteremtése, tvábbá a verseny tisztaságának biztsítása érdekében az alábbi közbeszerzési szabályzatt alktja: I.fejezet Általáns rendelkezések A szabályzat célja E szabályzat célja, hgy a Kbt-ben fglalt rendelkezésekkel összhangban a helyi közbeszerzések számára és értékére figyelemmel megállapítsa azkat a sajáts helyi szabálykat, amelyeket az önkrmányzat költségvetésének terhére megvalósíttt közbeszerzések (a tvábbiakban: közbeszerzési eljárás) leflytatása srán alkalmazni kell. Kiadás dátuma: Oldal: 8

9 1.2. Jelen szabályzás meghatárzza a közbeszerzési eljárás előkészítésének, leflytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az ajánlatkérő nevében eljáró, tvábbá az eljárásba bevnt személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét, a dkumentálás rendjét, a döntésekért felelős személyt, személyeket, illetőleg testületet. A szabályzat hatálya E szabályzat személyi hatálya Szmbathely Megyei Jgú Várs Önkrmányzatára (a tvábbiakban: Önkrmányzat), az általa fenntarttt intézményeire és Plgármesteri Hivatalára terjed ki. E szervek nevében az Önkrmányzat jár el ajánlatkérőként (a tvábbiakban: Ajánlatkérő). Az Önkrmányzat által alapíttt és fenntarttt egyéb önállóan gazdálkdó költségvetési szervekre jelen szabályzat I. sz. mellékletében fglaltakat kell alkalmazni E szabályzat tárgyi hatálya alá tartzik az Önkrmányzat valamennyi, visszterhes árubeszerzése, szlgáltatás megrendelése és építési beruházása, építési kncessziója és szlgáltatási kncessziója, a beszerzési értéktől függetlenül, amennyiben az a Kbt. alapján közbeszerzésnek minősül Ajánlatkérő a Kbt. és a jelen szabályzat rendelkezései alapján köteles közbeszerzései srán eljárni. II. fejezet Az ajánlatkérő nevében eljáró személyek A jelen szabályzat hatálya alá tartzó valamennyi beszerzés esetén az ajánlatkérő képviseletében eljáró személy a plgármester. Kiadás dátuma: Oldal: 9

10 3.2. Az ajánlatkérő jgait és kötelezettségeit az ajánlatkérő nevében eljáró személy is gyakrlhatja A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dkumentáció elkészítése, az ajánlatk értékelése srán és az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevnt személyeknek, illetőleg szervezeteknek (a tvábbiakban: a közbeszerzési eljárásban részt vevők) megfelelő a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jgi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük A közbeszerzési eljárásban külső szakértő (a tvábbiakban: Bnylító) is felkérhető Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevnni kívánt személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkzni arról, hgy vele szemben nem áll fenn a Kbt-ben meghatárztt összeférhetetlenség. 3.6 A közbeszerzési eljárásban részt vevők az eljárás srán tudmásukra juttt infrmációkat kötelesek szlgálati titkként kezelni, s a birtkukba került üzleti titkkat harmadik személynek nem szlgáltathatják ki. III. fejezet A közbeszerzési eljárásban részt vevő személyek és szervek Bíráló Bizttság A szabályzat 2. pntjában meghatárztt valamennyi közbeszerzési eljárás srán a 4.2. pntban fglaltak kivételével a Kbt. 8.. (3) bekezdése szerinti Bíráló Bizttságként Szmbathely Megyei Jgú Várs Közgyűlésének Közbeszerzési Bíráló Bizttsága jár el (a tvábbiakban: Bizttság) Az Európai Unió által finanszírztt, illetve támgattt prjektek Kiadás dátuma: Oldal: 10

11 végrehajtása srán lebnylítandó közbeszerzési eljárásk esetén a magasabb rendű jgszabályk előírásai az irányadóak a bírálatban résztvevő személyek, szervek és az eljárás rendjének meghatárzásában A Bizttság a 4.1 pntban fglalt feladatkörében írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatt tesz a döntéshzó személynek a./ a közbeszerzési eljárás lebnylításának frmájára, b./ az ajánlatk elbírálásának rész-szempntjaira és súlyzására, c./ az ajánlati, ajánlattételi illetve a részvételi felhívás tartalmára, d./ az ajánlati biztsíték mértékére, valamint a részvételi illetve ajánlatkérési dkumentáció ellenértékére, e./ a két szakaszból álló eljárásk esetén a részvételre jelentkezők alkalmasságának elbírálására, f./ a beérkezett ajánlatk alapján a nyertes, illetve szükség esetén a nyertes ajánlatt követő másdik legkedvezőbb ajánlatt benyújttt ajánlattevő megjelölésére, g./ a közbeszerzési eljárás eredménytelenné nyilvánítására, h./ egyéb, a közbeszerzési eljárás srán felmerülő döntésre A Bizttság önálló hatáskörében: a./ leflytatja az egyes közbeszerzési eljárásk srán szükséges tárgyaláskat, b./ újabb hiánypótlást rendelhet el a döntési javaslatának megfgalmazása előtt, c./ újabb felvilágsítást kérhet az ajánlattevőtől a kizáró kkkal, az alkalmassággal, illetőleg az ajánlati felhívásban vagy a dkumentációban előírt egyéb iratkkal kapcslats nem egyértelmű kijelentések, nyilatkzatk, igazlásk tartalmának tisztázása érdekében, d./ dönthet újabb nyilvánvaló számítási hiba kijavításáról, e./ szükséges esetben dönthet az eredményhirdetés elhalasztásáról A Bizttság szavazati jggal rendelkező állandó tagkból áll. Kiadás dátuma: Oldal: 11

12 5.2. A Bizttság tagjai: Szmbathely Megyei Jgú Várs Közgyűlése (a tvábbiakban: Közgyűlés) által javaslt és a Közgyűlés által megválaszttt vársi képviselők. A Bizttság tagjainak megbízatása a választási ciklus időtartamára szól A Bizttság minden esetben zárt ülést tart, melyen tanácskzási jggal részt vehet a plgármester, a vársi képviselő, a jegyző és az aljegyző A Bizttság ülésén az 5.3. pntban írtakn kívül tanácskzási jggal vesz részt: a Bnylító, a Tisztségviselői Osztály vezetője, a Közbeszerzési Irda vezetője, a közbeszerzési eljárás tárgya szerint illetékes sztályvezető, illetve az általuk kijelölt köztisztviselő, tvábbá a jegyzőkönyvvezető A Bizttság ülésén az 5.3. és 5.4. pntkban írtakn kívül tanácskzási jggal részt vehet tvábbá az a természetes személy, jgi személy, egyéb szervezet (pl. társasház), illetve ezek képviselője, aki/amely helyett az Önkrmányzat bnylítja le a közbeszerzési eljárást. 5.6 A Bizttság ülésén az 5.5. pnt alapján résztvevő személyek a 3.6. pntban fglalt üzleti és szlgálati titkk megőrzéséről kötelesek az ülés kezdete előtt írásban nyilatkzni. 6. A Bizttság ügyrendjét maga határzza meg. A Bizttság üléseiről jegyzőkönyvet kell készíteni. Döntéshzó személy A szabályzatban fglaltak szerint leflytatandó közbeszerzési eljárást lezáró és egyéb döntéshzatalra a Bizttság szakvéleménye és döntési javaslata alapján a Közgyűlés nevében a plgármester jgsult. Kiadás dátuma: Oldal: 12

13 7.2. A döntéshzó e feladatkörében a./ jóváhagyja az éves összesített közbeszerzési tervet és annak módsítását, b./ utasítást ad szükség esetén az előzetes összesített tájékztató elkészítésére és jóváhagyja azt, c./ engedélyezi a Közbeszerzési Irda előterjesztésére a közbeszerzési eljárásk külső, szakértő szervezettel vagy személlyel történő lebnylítását, d./ engedélyezi a Közbeszerzési Irdának a közbeszerzési eljárás lebnylítását külső szervtől érkező megkeresés esetén, e./ jóváhagyja a közbeszerzési eljárásk tekintetében a külső szervezetek általi ellenőrzés srán adtt jelentést, tájékztatást, adatszlgáltatást, egyéb infrmációt, f./ kivizsgáltatja a szabálytalan, vagy a közbeszerzési eljárás tisztaságát egyébként kérdésessé tevő eseteket, g./ jóváhagyja az ajánlati, ajánlattételi és részvételi felhíváskat, valamint engedélyezi ezek közzétételét, vagy megküldését, h./ bnylítói ellenjegyzés hiányában ellenjegyzi az eljárást megindító hirdetményt, i./ részt vehet az ajánlatk bntási eljárásán, az eredményhirdetésen, j./ tanácskzási jggal részt vehet a Bizttság munkájában, k./ a Bizttság szakvéleménye és javaslata alapján dönt a részvételi jelentkezésekről, meghzza az eljárást lezáró döntést, l./ megköti a nyertes ajánlattevővel a szerződést, m./ a Bizttság szakvéleménye és javaslata alapján döntést hz egyéb, a közbeszerzési eljárásk srán felmerülő kérdésekben Ha a döntéshzó a Bizttság határzatával vagy az abban fglalt valamely döntési javaslattal nem ért egyet, azt megfntlás végett, észrevételeinek közlésével visszaküldi a Bizttságnak A Bizttság a 7.3. pntban fglalt határzatát újra megtárgyalja, és elfgadásáról ismét határz. Ha a döntéshzó a Bizttság határzatával vagy az abban fglalt valamely döntési javaslattal nem ért egyet, jgsult azzal Kiadás dátuma: Oldal: 13

14 ellentétes döntést hzni. Az előkészítésért és a végrehajtásért felelős szervek, személyek Az Ajánlatkérő által leflytatandó közbeszerzési eljáráskban az előkészítő és végrehajtó feladatkhz kapcslódó, a közbeszerzési jgi feladatkn kívüli műszaki (a műszaki leírást és az esetleges műszaki bírálatt érintő) feladatkat a Plgármesteri Hivatal közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezetője látja el A Plgármesteri Hivatal közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezetőjének feladatai a közbeszerzési eljárás lebnylítása srán: a./ elkészíti az egyes közbeszerzésekre vnatkzó előterjesztés szövegének a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai részét, b./ elkészíti a közbeszerzési műszaki leírást, illetőleg a közbeszerzési dkumentáció a közbeszerzés tárgya szerinti szaktudást igénylő részeit, c./ a közbeszerzési eljárás megindításáhz átadja az a./ és b./ pnt szerinti dkumentumkat a Közbeszerzési Irda vezetőjének, d./ szakmai választ ad a b) pnt szerinti dkumentumkkal kapcslatban felmerülő ajánlattevői kérdésekre, e./ elbírálja a beérkezett ajánlatk közbeszerzés tárgya szerinti szaktudást igénylő részeit, f./ szakmai előterjesztőként részt vesz Szmbathely Megyei Jgú Várs Közbeszerzési Bizttságának ülésein, g./ gndskdik a szerződés nyilvánsnak minősülő részének az ajánlatkérő hnlapján történő közzétételéről, a szerződés megkötését követően haladéktalanul Az Ajánlatkérő által leflytatandó valamennyi közbeszerzési eljárásban az előkészítő és végrehajtó feladatk krdinálását a Plgármesteri Hivatal Közbeszerzési Irdája látja el. Kiadás dátuma: Oldal: 14

15 8.4. A Közbeszerzési Irda e feladatkörében: a./ javaslatt tesz a Bnylító bevnására, gndskdik a Bnylító által ellátandó feladatk szerződésben való meghatárzásáról, b./ a közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezetők javaslata alapján elkészíti az Önkrmányzat közbeszerzési tervét, valamint annak módsítását, c./ a terv alapján, szükség esetén gndskdik az előzetes összesített tájékztató(k) elkészítéséről és közzétételéről, d./ gndskdik az eljárás megindításáhz szükséges adatlapkn (III. sz. melléklet) érkező adatk flyamats feldlgzásáról, és a hiánysan, vagy hibásan kitöltött adatlap tekintetében egyeztetést flytat le a közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezetővel, e./ kialakítja és működteti a közbeszerzésekkel kapcslats adatbáziskat, f./ szükség esetén kezdeményezi a Bizttság ülésének összehívását, g./ a közbeszerzés tárgya szerint illetékes belső szervezeti egység és a Bnylító írásbeli előkészítése alapján javaslatt tesz a közbeszerzési eljárás frmájára, gndskdik az ajánlati, az ajánlattételi illetve részvételi felhívás pnts szövegének, valamint a szükséges külön dkumentációnak az elkészíttetéséről, h./ a bizttság elé terjeszti döntési javaslat megfgalmazása végett az ajánlati, az ajánlattételi illetve részvételi felhívást, i./ gndskdik a döntéshzó által már jóváhagytt ajánlati, ajánlattételi illetve részvételi felhívás közzétételéről, illetőleg közvetlen megküldéséről, j./ a közbeszerzés tárgya szerint illetékes belső szervezeti egység vezetőjének, valamint a Bnylítónak a közreműködésével írásbeli értékelést készít a részvételre történő jelentkezésekről, illetve a beérkezett ajánlatkról és azt - döntési javaslat megfgalmazása céljából - a Bizttság elé terjeszti, k./ gndskdik az egyes közbeszerzési eljárásk srán szükséges tárgyalásk leflytatásáról, a leflytattt tárgyaláskról jegyzőkönyv készítéséről, és annak a tárgyalás befejezésekr minden jelenlévő ajánlattevővel való aláírattatásáról, l./ gndskdik az eredmény kihirdetéséhez, közzétételéhez, valamint az ajánlattevők kiértesítéséhez szükséges feladatk elvégzéséről, m./ eredményes eljárás esetén gndskdik a közbeszerzési eljárás nyertesével kötendő szerződés határidőben történő elkészítéséről, Kiadás dátuma: Oldal: 15

16 n./ gndskdik a közbeszerzési eljárásk srán keletkezett valamennyi dkumentum iratkezelési szabályzat szerinti, egy ügyiratban történő elhelyezéséről és tárlásáról, valamint az eljárás lezárulásától illetőleg a szerződés teljesítésétől számíttt 5 évig történő megőrzéséről,./ jgsult betekinteni az Önkrmányzat által megkötött szerződésekbe, p./ gndskdik a szerződés teljesítéséről, illetőleg részteljesítéséről készített tájékztató az ajánlatkérő hnlapján történő közzétételéről, q./ köteles biztsítani a vársi képviselő kérésére a megkötött szerződésekbe való betekintést, r./ közreműködik a közbeszerzési eljárásk tekintetében a külső szervezetek által végzett ellenőrzések srán adandó jelentés és tájékztatás elkészítésében, tvábbá e körben gndskdik az adatszlgáltatásról, s./ gndskdik a közbeszerzési eljáráskról az éves statisztikai összegezés elkészítéséről, és a Közbeszerzések Tanácsa részére történő megküldéséről, t./ ellátja a közbeszerzési eljárással kapcslats valamennyi adminisztratív feladatt (meghívók, jegyzőkönyvek stb.) 8.5. A közbeszerzési eljárásban előírt törvényi határidők betartásáért és betartatásáért a Közbeszerzési Irda, a Bnylító, illetve 8.2. pnt szerinti feladatkörében - a közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezető a felelős. A Bnylító A 3.4. pntban fglaltak szerinti Bnylító megbízása esetén a szükséges adatk és dkumentációk átadásáról, valamint a Bnylítóval történő kapcslattartásról a Közbeszerzési Irda gndskdik. A Bnylító a megbízás srán az Önkrmányzat, mint megbízó nevében jgsult eljárni A Bnylító feladatai a közbeszerzési eljárás srán: a./ szükség esetén hivatals közbeszerzési tanácsadói feladatk ellátása, b./ elkészíti az ajánlati, ajánlattételi illetve a részvételi felhívást, valamint a részére átadtt szakmai dkumentumk alapján - a dkumentációt, c./ elkészíti és megjelenteti az egyes közbeszerzési eljárásk srán szükséges Kiadás dátuma: Oldal: 16

17 hirdetményeket, d./ ellenjegyzésével igazlja az eljárást megindító hirdetmények jgszerűségét, e./ az ajánlati, ajánlattételi illetve a részvételi felhívásban fglaltak szerint az ajánlattevők rendelkezésére bcsátja a dkumentációt, f./ megszervezi, megtartja és dkumentálja az esetleges helyszíni knzultációt, g./ megválaszlja az ajánlattevők kiegészítő tájékztatásra irányuló kérdéseit, h./ indklt esetben javaslatt tesz a hirdetmény vagy a dkumentáció módsítására, a hirdetmény visszavnására, a részvételi jelentkezési ill. az ajánlattételi határidő meghsszabbítására, i./ megszervezi, megtartja és dkumentálja az ajánlatk bntási eljárását, teljesíti a bntáshz kapcslódóan a Kbt. által meghatárztt feladatkat, j./ az ajánlati, ajánlattételi illetve a részvételi felhívásban, valamint a dkumentációban és az esetleges kiegészítő tájékztatásban fglaltak alapján megállapítja az ajánlatk esetleges hiánysságait, k./ a közbeszerzési dkumentumk által biztsítttak szerint felszólítja az ajánlattevőket hiánypótlás benyújtására, l./ szükség esetén felvilágsítást kér az ajánlattevőtől a kizáró kkkal, az alkalmassággal, illetőleg az ajánlati felhívásban vagy a dkumentációban előírt egyéb iratkkal kapcslats nem egyértelmű kijelentések, nyilatkzatk, igazlásk tartalmának tisztázása érdekében, m./ kijavítja az ajánlatk nyilvánvaló számítási hibáit, n./ az ajánlatk és a hiánypótlás srán, illetve felvilágsításként benyújttt dkumentumk alapján elkészíti az ajánlatk értékelését,./ a bírálóbizttság közreműködésével leflytatja az egyes közbeszerzési eljárásk srán szükséges tárgyaláskat, p./ a Kbt. szerinti határidők figyelembevételével értesíti az ajánlattevőket az ajánlatk érvénytelenségéről, q./ javaslatt tesz a közbeszerzési eljárás eredménytelenné nyilvánítására a Kbtben megfgalmaztt körülmények fennállása esetén, r./ elkészíti a külön jgszabályban meghatárzttak szerint az összegezést, valamint azt a Kbt-ben fglaltak szerint átadja vagy megküldi az ajánlattevőknek, s./ megszervezi, megtartja és dkumentálja a közbeszerzési eljárás eredményhirde-tését, Kiadás dátuma: Oldal: 17

18 t./ gndskdik a nyertes ajánlattevővel megkötendő szerződés aláírásra történő előkészítéséről, u./ amennyiben érintett, szakértőként részt vesz Szmbathely Megyei Jgú Várs Önkrmányzata Közbeszerzési Bizttságának ülésein, v./ elkészíti a szerződés teljesítéséről szóló tájékztatót, és gndskdik annak megjelentetéséről, w./gndskdik a közbeszerzési dkumentumk jgszabályban előírt közzétételéről, x./ tájékztatást ad a Kbt-ben fglalt esetekben az tt megjelölt személyeknek illetőleg szervezeteknek, y./ a közreműködésével bnylíttt közbeszerzési eljárással kapcslats jgrvslati fórumkn ellátja az Önkrmányzat szakszerű és hatékny képviseletét, z./ közreműködik a közbeszerzési eljárásk tekintetében a külső szervezetek által végzett ellenőrzések srán adandó jelentés és tájékztatás elkészítésében, tvábbá e körben gndskdik az adatszlgáltatásról, aa./ szakértői támgatást nyújt a közbeszerzéssel kapcslatban felmerülő egyéb kérdésekben A Bnylítót a tevékenysége kifejtése srán tett cselekményeiért, azk tartalmáért vagy esetleges elmaradásáért felelősség terheli. IV. fejezet A közbeszerzési terv, az éves statisztikai összegezés A közbeszerzési terv A közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezető minden évben az Önkrmányzat költségvetésének elfgadását követően haladéktalanul, de legkésőbb március hónap 20. napjáig köteles a tárgyévben tervezett a jelen szabályzat hatálya alá tartzó - közbeszerzésekről közbeszerzési tervet készíteni a II. sz. melléklet szerinti tartalmmal, amelyet a fenti időpntig írásban a Kiadás dátuma: Oldal: 18

19 Közbeszerzési Irda vezetőjének rendelkezésére bcsát. Az egyes közbeszerzések tervben történő szerepeltetése nem jelenti a közbeszerzés megvalósításának kötelezettségét Az Önkrmányzat éves összesített közbeszerzési tervére a Tisztségviselői Osztály vezetője tesz javaslatt a törvényben fglalt határidők figyelembe vételével A közbeszerzési terv összeállításával a Bnylító is megbízható A közbeszerzési terv tartalmáról a Közbeszerzési Bizttság javaslatára a Plgármester dönt A közbeszerzési terv módsítását a közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezető a Kbt. szerinti indklás írásban történő megadásával kezdeményezheti. A közbeszerzési terv módsítását megelőzően az adtt közbeszerzést nem lehet megindítani A közbeszerzési terv módsítását a közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezető akkr kezdeményezheti, ha az általa előre nem látható kból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb váltzás merült fel. Az éves statisztikai összegezés Az éves statisztikai összegezést a Tisztségviselői Osztály vezetője készíti el a jgszabályi követelményeknek megfelelően Az éves statisztikai összegezés elkészítésével a Bnylító is megbízható. Kiadás dátuma: Oldal: 19

20 V. fejezet A közbeszerzési eljárás leflytatásának rendje Az eljárás előkészítése A közbeszerzési eljárás megindítását megelőzően a közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezető köteles a közbeszerzési eljárás megindításáhz szükséges adatlapt (a tvábbiakban: adatlap, III. számú melléklet), kitölteni és a 8.2. a./-b./ pntban fglalt dkumentumkkal együtt átadni a Közbeszerzési Irda vezetőjének A Közbeszerzési Irda vezetője gndskdik az egyes adatlapk elektrnikus adatbázisban történő rögzítéséről A közbeszerzési dkumentációt a Közbeszerzési Irda vezetője, Bnylító igénybevétele esetén minden esetben a Bnylító készíti el A közbeszerzési dkumentáció elkészítésébe a közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezetőt be kell vnni A közbeszerzési dkumentáció véglegesített tartalmát és a közbeszerzési előterjesztést a közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezető és a Tisztségviselői Osztály vezetője együttesen terjesztik a Bizttság elé. Az eljárás leflytatása A közbeszerzési eljárást a Közbeszerzési Irda vezetője, Bnylító igénybevétele esetén minden esetben a Bnylító flytatja le A közbeszerzési eljárás leflytatásában a közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezető feladatai a 8.2. pntban fglaltaknak megfelelően alakulnak A közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezető a bírálati előterjesztés tartalmáért a 8.2. pntban fglalt feladatai tekintetében felelős. Kiadás dátuma: Oldal: 20

21 Közbeszerzési eljárást lezáró szerződés megkötése Eredményes közbeszerzési eljárás esetén a közbeszerzési eljárást lezáró szerződést a Kbt-ben meghatárztt határidőben a Plgármester, illetve az előirányzat tekintetében a kötelezettségvállalás rendjéről szóló utasításban fglalt személy írja alá A közbeszerzési eljárás eredményeként megkötendő szerződések aláíratásáról és a megkötött szerződések jgszabályban előírt közzétételéről a közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezető gndskdik. Az eljárás dkumentálása A közbeszerzési eljárás előkészítésében, a felhívás, illetve a dkumentáció elkészítése srán vagy az eljárás más szakaszában, az Ajánlatkérő nevében eljáró vagy az eljárásba egyébként bevnt személy illetve szervezet kiválasztásakr, tvábbá a közbeszerzési eljárás Bnylítóval történő lebnylíttatása esetén, kötelező a IV. számú melléklet szerinti nyilatkzat kitöltése az összeférhetetlenség és a titktartás szabályainak érvényesülése érdekében. A Tisztségviselői Osztály vezetője jgsult minden egyéb, e pntban külön meg nem nevezett közbeszerzési eljárásban résztvevőtől megkövetelni ezen nyilatkzat kitöltését. A IV. sz. melléklet szerinti nyilatkzatt a Közbeszerzési Bizttság jegyzőkönyve az abban fglalt személyekre vnatkzóan pótlhatja A közbeszerzési eljárásk dkumentálásáról a Közbeszerzési Irda vezetője gndskdik a Kbt. rendelkezései szerint. Az eljárásk lezárulását követően az iratkezelést úgyszintén a Közbeszerzési Irda vezetője végzi a Kbt. rendelkezéseinek és az Önkrmányzat iratkezelési szabályainak megfelelően. Kiadás dátuma: Oldal: 21

22 VI. fejezet A közbeszerzési eljárásk alapján kötött szerződések módsítása és teljesítése A közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések módsítását, teljesítését, részteljesítését a közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezető követi nymn A közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések módsítására csak a Kbt. rendelkezései szerint van lehetőség A szerződés módsítására a pntban fglaltakat megfelelően kell alkalmazni A szerződések módsításával, részteljesítésével és teljesítésével kapcslats Kbt. szerinti adminisztrációs kötelezettségek teljesítéséről a közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezető tájékztatása alapján a Közbeszerzési Irda vezetője gndskdik A szerződések teljesítéséről a közbeszerzés tárgya szerint illetékes sztályvezető legkésőbb a teljesítést követő munkanapn köteles a Közbeszerzési Irda vezetőjét tájékztatni. (V. sz. melléklet) Az egy évnél hsszabb vagy határzatlan időre kötött szerződés esetén a szerződéskötéstől számítva évente kell a pnt szerinti tájékztatást megadni, ebben az esetben a szerződés részteljesítésének időpntja a szerződés aláírásának évfrdulója. Ellenőrzés A Kbt., valamint jelen közbeszerzési szabályzat rendelkezéseinek betartását a jegyző a Plgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Irdája bevnásával bármikr jgsult és köteles ellenőrizni. Az ellenőrzésbe a Plgármesteri Hivatal egyéb szervezeti egységei is bevnhatók. Kiadás dátuma: Oldal: 22

23 VI. fejezet Záró rendelkezések Jelen szabályzat napján lép hatályba. Jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg a Közgyűlés 409/2006.(XII.14.) Kgy. számú határzatával elfgadtt Közbeszerzési Szabályzat hatályát veszti Jelen szabályzat hatályba lépését követő 30 napn belül a Bizttság ügyrendjét a Szabályzatban fglaltakhz igazdóan kell elkészíteni. Szmbathely, /: dr. Ipkvich György :/ /: dr. Kaczmarski Jáns :/ plgármester jegyző Kiadás dátuma: Oldal: 23

24 I. sz. melléklet SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA ÖNÁLLÓAN ÉS RÉSZBEN ÖNÁLLÓAN GAZDÁLKODÓ INTÉZMÉNYEINEK KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA I. fejezet Általáns rendelkezések A szabályzat célja E szabályzat célja, hgy a Kbt-ben fglalt rendelkezésekkel összhangban az intézményi közbeszerzések számára és értékére figyelemmel megállapítsa azkat a sajáts helyi szabálykat, amelyeket az önállóan gazdálkdó költségvetési intézmények költségvetésének terhére megvalósíttt közbeszerzések (a tvábbiakban: közbeszerzési eljárás) leflytatása srán alkalmazni kell Jelen szabályzás meghatárzza a közbeszerzési eljárás előkészítésének, leflytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az ajánlatkérő nevében eljáró, tvábbá az eljárásba bevnt személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét, a dkumentálás rendjét, a döntésekért felelős személyt, személyeket, illetőleg testületet. A szabályzat hatálya E szabályzat személyi hatálya kiterjed Szmbathely Megyei Jgú Várs Önkrmányzata által alapíttt és fenntarttt önállóan gazdálkdó költségvetési szervekre (tvábbiakban: ajánlatkérő), Szmbathely Megyei Jgú Várs Plgármesteri Hivatala kivételével E szabályzat tárgyi hatálya alá tartzik az Önkrmányzat önállóan Kiadás dátuma: Oldal: 24

25 gazdálkdó költségvetési szerveinek valamennyi, visszterhes árubeszerzése, szlgáltatás megrendelése és építési beruházása, építési kncessziója és szlgáltatási kncessziója, a beszerzési értéktől függetlenül, amennyiben az a Kbt. alapján közbeszerzésnek minősül Ajánlatkérő a Kbt. és a jelen szabályzat rendelkezései alapján köteles közbeszerzései srán eljárni. II. fejezet Az ajánlatkérők nevében eljáró személyek A jelen szabályzat hatálya alá tartzó valamennyi beszerzés esetén az ajánlatkérő képviseletében eljáró személy az ajánlatkérő egyszemélyi felelős vezetője (a tvábbiakban: intézményvezető) Az ajánlatkérő jgait és kötelezettségeit az ajánlatkérő nevében eljáró személy is gyakrlhatja A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dkumentáció elkészítése, az ajánlatk értékelése srán és az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevnt személyeknek, illetőleg szervezeteknek (a tvábbiakban: a közbeszerzési eljárásban részt vevők) megfelelő a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jgi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük A közbeszerzési eljárásban dkumentáltan indklt esetben - külső szakértő (a tvábbiakban: Bnylító) is felkérhető. 3.5 Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevnni kívánt személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkzni arról, hgy vele szemben nem áll fenn a Kbt-ben meghatárztt összeférhetetlenség. Kiadás dátuma: Oldal: 25

26 3.6 A közbeszerzési eljárásban részt vevők az eljárás srán tudmásukra juttt infrmációkat kötelesek szlgálati titkként kezelni, s a birtkukba került üzleti titkkat harmadik személynek nem szlgáltathatják ki. III. fejezet A közbeszerzési eljárásban részt vevő személyek és szervek Bíráló Bizttság A szabályzat 2. pntjában meghatárztt valamennyi közbeszerzési eljárás srán a 4.2 pntban fglaltak kivételével a Kbt. 8.. (3) bekezdése szerinti Bíráló Bizttságként az intézményvezető által felállíttt Bizttság jár el (a tvábbiakban: Bizttság) Az Európai Unió által finanszírztt, illetve támgattt prjektek végrehajtása srán lebnylítandó közbeszerzési eljárásk esetén a már megkötött Támgatási Szerződés, valamint a 14/2004.(VII.13.) TNM-GKM-FHM- FVM-PM együttes rendelet szabályai az irányadóak a bírálatban résztvevő személyek, szervek és az eljárás rendjének meghatárzásában A Bizttság a 4.1 pntban fglalt feladatkörében írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatt tesz a döntéshzó személynek a./ a közbeszerzési eljárás lebnylításának frmájára, b./ az ajánlatk elbírálásának rész-szempntjaira és súlyzására, c./ az ajánlati, ajánlattételi illetve a részvételi felhívás tartalmára, d./ az ajánlati biztsíték mértékére, valamint a részvételi illetve ajánlatkérési dkumentáció ellenértékére, e./ a két szakaszból álló eljárásk esetén a részvételre jelentkezők alkalmasságának elbírálására, f./ a beérkezett ajánlatk alapján a nyertes, illetve szükség esetén a nyertes ajánlatt követő másdik legkedvezőbb ajánlatt benyújttt ajánlattevő megjelölésére, g./ a közbeszerzési eljárás eredménytelenné nyilvánítására, h./ egyéb, a közbeszerzési eljárás srán felmerülő döntésre. Kiadás dátuma: Oldal: 26

27 4.4. A Bizttság önálló hatáskörében: a./ leflytatja az egyes közbeszerzési eljárásk srán szükséges tárgyaláskat, b./ újabb hiánypótlást rendelhet el a döntési javaslatának megfgalmazása előtt, c./ újabb felvilágsítást kérhet az ajánlattevőtől a kizáró kkkal, az alkalmassággal, illetőleg az ajánlati felhívásban vagy a dkumentációban előírt egyéb iratkkal kapcslats nem egyértelmű kijelentések, nyilatkzatk, igazlásk tartalmának tisztázása érdekében, d./ dönthet újabb nyilvánvaló számítási hiba kijavításáról, e./ szükséges esetben dönthet az eredményhirdetés elhalasztásáról A Bizttság szavazati jggal rendelkező állandó és delegált tagkból áll A Bizttság állandó tagjai: az intézményvezető helyettes(ek), a gazdasági vezető, tvábbá az intézményvezető által szükség esetén írásban felhatalmaztt személy. A Bizttság állandó tagjainak megbízatása határzatlan időre szól A Bizttság delegált tagja annak a szervezeti egységnek a vezetője, illetve az általa kijelölt személy, amelyet a közbeszerzési eljárás érint A Bizttság elnöke a döntéshzó által kijelölt intézményvezető helyettes. Akadályztatása vagy távlléte esetén az elnöki teendőket az intézményvezető által kijelölt személy látja el A Bizttság minden esetben zárt ülést tart, melyen tanácskzási jggal részt vehet az intézményvezető és a Bnylító A Bizttság ülésén biztsítani kell a Kbt. 8.. (3) bekezdésében meghatárztt létszámt. Kiadás dátuma: Oldal: 27

28 6. A Bizttság ügyrendjét maga határzza meg. A Bizttság üléseiről jegyzőkönyvet kell készíteni. Döntéshzó személy A szabályzatban fglaltak szerint leflytatandó közbeszerzési eljárást lezáró és egyéb döntéshzatalra - a Bizttság szakvéleménye és döntési javaslata alapján az intézményvezető jgsult A döntéshzó e feladatkörében a./ jóváhagyja az éves összesített közbeszerzési tervet és annak módsítását, b./ utasítást ad szükség esetén az előzetes összesített tájékztató elkészítésére és jóváhagyja azt, c./ engedélyezi a közbeszerzési eljárásk külső, szakértő szervezettel vagy személlyel történő lebnylítását, d./ jóváhagyja a közbeszerzési eljárásk tekintetében a külső szervezetek általi ellenőrzés srán adtt jelentést, tájékztatást, adatszlgáltatást, egyéb infrmációt, e./ kivizsgáltatja a szabálytalan, vagy a közbeszerzési eljárás tisztaságát egyébként kérdésessé tevő eseteket, f./ jóváhagyja az ajánlati, ajánlattételi és részvételi felhíváskat, valamint engedélyezi ezek közzétételét, vagy megküldését, g./ bnylítói ellenjegyzés hiányában ellenjegyzi az eljárást megindító hirdetményt, h./ részt vehet az ajánlatk bntási eljárásán, az eredményhirdetésen, i./ tanácskzási jggal részt vehet a Bizttság munkájában, j./ a Bizttság szakvéleménye és javaslata alapján dönt a részvételi jelentkezésekről, meghzza az eljárást lezáró döntést, k./ megköti a nyertes ajánlattevővel a szerződést, l./ a Bizttság szakvéleménye és javaslata alapján döntést hz egyéb, a Kiadás dátuma: Oldal: 28

29 közbeszerzési eljárásk srán felmerülő kérdésekben A döntéshzó a közbeszerzési eljárást lezáró és egyéb döntését a Bíráló Bizttság javaslatától számíttt 3 munkanapn belül köteles meghzni. Az előkészítésért és a végrehajtásért felelős szervek, személyek Az Ajánlatkérő által leflytatandó közbeszerzési eljáráskban az előkészítő és végrehajtó feladatkat az ajánlatkérő közbeszerzés tárgya szerint illetékes belső szervezeti egysége látja el Az Ajánlatkérő által leflytatandó valamennyi közbeszerzési eljárásban az előkészítő és végrehajtó feladatk krdinálását az ajánlatkérő gazdasági vezetője látja el A gazdasági vezető e feladatkörében: a./ javaslatt tesz a Bnylító bevnására, gndskdik a Bnylító által ellátandó feladatk szerződésben való meghatárzásáról, b./ elkészíti az intézmény közbeszerzési tervét, valamint annak módsítását, c./ a terv alapján, szükség esetén gndskdik az előzetes összesített tájékztató(k) elkészítéséről és közzétételéről, d./ kialakítja és működteti a közbeszerzésekkel kapcslats adatbáziskat, e./ szükség esetén összehívja a Bizttság ülését, f./ a közbeszerzés tárgya szerint illetékes belső szervezeti egység és a Bnylító írásbeli előkészítése alapján javaslatt tesz a közbeszerzési eljárás frmájára, gndskdik az ajánlati, az ajánlattételi illetve részvételi felhívás pnts szövegének, valamint a szükséges külön dkumentációnak az elkészíttetéséről, g./ a bizttság elé terjeszti jóváhagyás végett az ajánlati, az ajánlattételi illetve részvételi felhívást, h./ gndskdik a Bizttság által már jóváhagytt ajánlati, ajánlattételi illetve részvételi felhívás közzétételéről, illetőleg közvetlen megküldéséről, i./ a közbeszerzés tárgya szerint illetékes belső szervezeti egység vezetőjének, Kiadás dátuma: Oldal: 29

30 valamint a Bnylítónak a közreműködésével írásbeli értékelést készít a részvételre történő jelentkezésekről, illetve a beérkezett ajánlatkról és azt - döntési javaslat megfgalmazása céljából - a bizttság elé terjeszti, j./ gndskdik az egyes közbeszerzési eljárásk srán szükséges tárgyalásk leflytatásáról, a leflytattt tárgyaláskról jegyzőkönyv készítéséről, és annak a tárgyalás befejezésekr minden jelenlévő ajánlattevővel való aláírattatásáról, k./ gndskdik az eredmény kihirdetéséhez, közzétételéhez, valamint az ajánlattevők kiértesítéséhez szükséges feladatk elvégzéséről, l./ eredményes pályázat esetén gndskdik a közbeszerzési eljárás nyertesével kötendő szerződés határidőben történő elkészítéséről, m./ gndskdik a közbeszerzési eljárásk srán keletkezett valamennyi dkumentum iratkezelési szabályzat szerinti, egy ügyiratban történő elhelyezéséről és tárlásáról, valamint az eljárás lezárulásától illetőleg a szerződés teljesítésétől számíttt 5 évig történő megőrzéséről, n./ gndskdik a szerződés nyilvánsnak minősülő részének az ajánlatkérő hnlapján történő közzétételéről amennyiben az ajánlatkérő rendelkezik hnlappal -, a szerződés megkötését követően haladéktalanul,./ gndskdik a szerződés teljesítéséről, illetőleg részteljesítéséről készített tájékztató amennyiben az ajánlatkérő rendelkezik hnlappal - az ajánlatkérő hnlapján történő közzétételéről, p./ közreműködik a közbeszerzési eljárásk tekintetében a külső szervezetek által végzett ellenőrzések srán adandó jelentés és tájékztatás elkészítésében, tvábbá e körben gndskdik az adatszlgáltatásról, q./ gndskdik a közbeszerzési eljáráskról az éves statisztikai összegezés elkészítéséről, és a Közbeszerzések Tanácsa részére történő megküldéséről, 8.4. Az önállóan gazdálkdó intézmény adminisztratív feladatkat ellátó közalkalmazttja: a./ gndskdik a Döntéshzó által már jóváhagytt ajánlattételi felhívás közvetlen megküldéséről, b./ köteles biztsítani a fenntartó ellenőrzési jgkörrel felruháztt szakemberének kérésére a megkötött szerződésekbe való betekintést, c./ gndskdik a közbeszerzési eljárással kapcslats valamennyi adminisztratív Kiadás dátuma: Oldal: 30

31 feladat ellátásáról (Bizttság tagjainak értesítése, jegyzőkönyvek elkészítése stb.) 8.5. A közbeszerzési eljárásban előírt törvényi határidők betartásáért és betartatásáért a gazdasági vezető, ill. a közbeszerzés tárgya szerint illetékes belső szervezeti egység a felelős A Bizttság javaslatára dkumentáltan indklt esetben a közbeszerzési eljárás előkészítő és végrehajtó intézkedéseinek leflytatásával a Bnylító is megbízható A 8.6. pntban fglaltak szerinti Bnylító megbízása esetén a szükséges adatk és dkumentációk átadásáról, valamint a külső szervvel, illetőleg a tanácsadóval történő kapcslattartásról az előkészítésért felelős belső szervezeti egység gndskdik. A Bnylító a megbízás srán az önállóan, illetve részben önállóan gazdálkdó költségvetési intézmény, mint megbízó nevében jgsult eljárni A külső szerv által elkészített ajánlati, ajánlattételi vagy részvételi felhívás, valamint a beérkezett ajánlatk értékelésének a Bizttság elé terjesztéséről a gazdasági vezető gndskdik. A Bizttság ülésén a Bnylító tanácskzási jggal vesz részt A Bnylító feladatai a közbeszerzési eljárás srán: a./ szükség esetén hivatals közbeszerzési tanácsadói feladatk ellátása, b./ elkészíti az ajánlati, ajánlattételi illetve a részvételi felhívást, valamint a részére átadtt szakmai dkumentumk alapján - a dkumentációt, c./ elkészíti és megjelenteti az egyes közbeszerzési eljárásk srán szükséges hirdetményeket, d./ ellenjegyzésével igazlja az eljárást megindító hirdetmények jgszerűségét, e./ az ajánlati, ajánlattételi illetve a részvételi felhívásban fglaltak szerint az ajánlattevők rendelkezésére bcsátja a dkumentációt, Kiadás dátuma: Oldal: 31

32 f./ megszervezi, megtartja és dkumentálja az esetleges helyszíni knzultációt, g./ megválaszlja az ajánlattevők kiegészítő tájékztatásra irányuló kérdéseit, h./ indklt esetben javaslatt tesz a hirdetmény vagy a dkumentáció módsítására, a hirdetmény visszavnására, a részvételi jelentkezési ill. az ajánlattételi határidő meghsszabbítására, i./ megszervezi, megtartja és dkumentálja az ajánlatk bntási eljárását, teljesíti a bntáshz kapcslódóan a Kbt. által meghatárztt feladatkat, j./ az ajánlati, ajánlattételi illetve a részvételi felhívásban, valamint a dkumentációban és az esetleges kiegészítő tájékztatásban fglaltak alapján megállapítja az ajánlatk esetleges hiánysságait, k./ a közbeszerzési dkumentumk által biztsítttak szerint felszólítja az ajánlattevőket hiánypótlás benyújtására, l./ szükség esetén felvilágsítást kér az ajánlattevőtől a kizáró kkkal, az alkalmassággal, illetőleg az ajánlati felhívásban vagy a dkumentációban előírt egyéb iratkkal kapcslats nem egyértelmű kijelentések, nyilatkzatk, igazlásk tartalmának tisztázása érdekében, m./ kijavítja az ajánlatk nyilvánvaló számítási hibáit, n./ az ajánlatk és a hiánypótlás srán, illetve felvilágsításként benyújttt dkumentumk alapján elkészíti az ajánlatk értékelését,./ a bírálóbizttság közreműködésével leflytatja az egyes közbeszerzési eljárásk srán szükséges tárgyaláskat, p./ a Kbt. szerinti határidők figyelembevételével értesíti az ajánlattevőket az ajánlatk érvénytelenségéről, q./ javaslatt tesz a közbeszerzési eljárás eredménytelenné nyilvánítására a Kbtben megfgalmaztt körülmények fennállása esetén, r./ elkészíti a külön jgszabályban meghatárzttak szerint az összegezést, valamint azt a Kbt-ben fglaltak szerint átadja vagy megküldi az ajánlattevőknek, s./ megszervezi, megtartja és dkumentálja a közbeszerzési eljárás eredményhirde-tését, t./ gndskdik a nyertes ajánlattevővel megkötendő szerződés aláírásra történő előkészítéséről, u./ amennyiben érintett, szakértőként részt vesz Szmbathely Megyei Jgú Várs Önkrmányzata Közbeszerzési Bizttságának ülésein, Kiadás dátuma: Oldal: 32

33 v./ elkészíti a szerződés teljesítéséről szóló tájékztatót, és gndskdik annak megjelentetéséről, w./gndskdik a közbeszerzési dkumentumk jgszabályban előírt közzétételéről, x./ tájékztatást ad a Kbt-ben fglalt esetekben az tt megjelölt személyeknek illetőleg szervezeteknek, y./ a közreműködésével bnylíttt közbeszerzési eljárással kapcslats jgrvslati fórumkn ellátja az Önkrmányzat szakszerű és hatékny képviseletét, z./ közreműködik a közbeszerzési eljárásk tekintetében a külső szervezetek által végzett ellenőrzések srán adandó jelentés és tájékztatás elkészítésében, tvábbá e körben gndskdik az adatszlgáltatásról, aa./ szakértői támgatást nyújt a közbeszerzéssel kapcslatban felmerülő egyéb kérdésekben A Bnylítót a tevékenysége kifejtése srán tett cselekményeiért, azk tartalmáért vagy esetleges elmaradásáért felelősség terheli. IV. fejezet Közbeszerzési eljárást lezáró szerződés megkötése Eredményes pályázat esetén a közbeszerzési eljárást lezáró szerződést a Kbt-ben meghatárztt határidőben az intézményvezető, akadályztatása esetén az általa esetileg felhatalmaztt helyettese írja alá. V. fejezet A közbeszerzési eljárás dkumentálási rendje Az ajánlatkérő közbeszerzési eljárásának íráss dkumentálását annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően, Kiadás dátuma: Oldal: 33

34 illetve a dkumentumk őrzését a Kbt. 7. (2) bekezdésében meghatárztt időpntig az intézmény adminisztratív feladatkat ellátó közalkalmazttja végzi. Ellenőrzés A Kbt., valamint jelen Közbeszerzési szabályzat rendelkezéseinek betartását Szmbathely Megyei Jgú Várs Jegyzője a Plgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Irdája bevnásával bármikr jgsult ellenőrizni. Az ellenőrzésbe a Plgármesteri Hivatal egyéb szervezeti egységei is bevnhatók A Kbt., valamint jelen Közbeszerzési szabályzat rendelkezéseinek betartását az intézmény belső ellenőrzési feladatainak ellátásával megbíztt személy köteles ellenőrizni. VI. fejezet Záró rendelkezések Jelen szabályzat március 1. napján lép hatályba. Jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg a Közgyűlés 409/2006.(XII.14.) Kgy. számú határzatával elfgadtt Közbeszerzési Szabályzat hatályát veszti Jelen szabályzat hatályba lépését követő 30 napn belül a Bizttság ügyrendjét a Szabályzatban fglaltakhz igazdóan kell elkészíteni. Kiadás dátuma: Oldal: 34

35 II. sz. melléklet Adatlap a közbeszerzési terv elkészítéséhez Kiadás dátuma: Oldal: 35