E-KÖZIGAZGATÁS BEVEZETÉS STRATÉGIA AZ POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETFEJLESZTÉSÉHEZ

Átírás

1 E-KÖZIGAZGATÁS BEVEZETÉS STRATÉGIA AZ POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETFEJLESZTÉSÉHEZ SZEGHALOM VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Szeghalom polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése 2009 ÁROP 1.A.2/A kódszámú pályázata keretében

2 Az IT-fejlesztések gondjai az önkormányzatoknál önkormányzat ellenérzés, bizonytalanság, idegenkedés informatika önkormányzat ismeretlen a közigazgatási környezet informatika Fókuszban: a KIADÁSOK

3 Az e-közigazgatás bevezetése stratégiájának akadályai fejlesztési stratégiák és megvalósítási programok hiánya nem vagy nehezen lehet érdemes fejlesztéseket megvalósítani vagy állami és EU-s pályázatokon részt venni. informatikai állapot rendezetlensége jelenleg nincsenek szakmai ajánlások és szabványok a technológiára, a technikai infrastruktúrára és a sw-re vonatkozóan

4 Az e-közigazgatás bevezetése stratégiájának végrehajtási lépései irányítás szakmai, irányítási, támogatás, koordinációs és ellenırzési feladatainak, valamint szervezeti kereteinek meghatározása koordináció intézményközi koordináció célkitőzéseinek, feladatainak, szervezeti kereteinek meghatározása monitoring mérés, elemzés, a tapasztalatok feldolgozása, értékelése és elemzése

5 Az e-közigazgatás bevezetése stratégiájának végrehajtási lépései értékelés információs rendszerek, illetve rendszerszállítók értékelési módjának kidolgozása, mőködtetése szabályozás az IT önkormányzati alkalmazásának eljárásrendje mőködési szabályozásának kidolgozása, az akadályozó jogszabályok, rendeletek felülvizsgálata, javaslat a módosításra, illetve a hatályon kívül helyezésre, az esetleges hiányok pótlására

6 Az e-közigazgatás bevezetése stratégiájának végrehajtási lépései definálás Települési (területi) szinten egységes önkormányzati fogalomtár és adatbázismodell, valamint ügyintézést segítı adattár kidolgozása, folyamatos karbantartása és használatának megvalósítása. igények A különbözı önkormányzati intézmények együttmőködésének és az adatbázisok közös használatának feltételei, megvalósítási feladatainak és azok ütemezésének meghatározása. Az önkormányzati intézményekkel szemben az önkormányzatok részérıl fennálló adatszolgáltatási igények felülvizsgálata, lehetıség szerinti egységesítése.

7 Az e-közigazgatás bevezetése stratégiájának végrehajtási lépései biztonság Az adatok interneten történı mozgása esetében az adatvédelem és az elektronikus kommunikáció biztonságának vizsgálata az Európai Unió direktívái és a hazai gyakorlatok elemzésével. ütemezés Az önkormányzat saját e-közigazgatás stratégiájának és megvalósítási ütemtervének összehangolása szervezés A informatika alkalmazásához kapcsolódó hivatali folyamatok elemzése, a szervezettség fokozása, a szervezeti hatékonyság növelése.

8 Az e-közigazgatás bevezetése stratégiájának végrehajtási lépései honlap Az önkormányzat honlapjának, illetve a települési győjtıportál megvalósítása, korszerősítése. kockázat Az önkormányzat informatikai kockázati átvilágítása. internet Megfelelı sávszélességő és elérhetıséggel rendelkezı hálózat. infrastruktúra Megfelelı számítógépek, nyomtatók, alapszoftverek beszerzése, települési hálózat korszerősítése.

9 Az e-közigazgatás bevezetése stratégiájának végrehajtási lépései adatbázisok Integrált adatbázis logikai modellek megtervezése és bevezetése. Az önkormányzat meglévı adatbázis-kezelı rendszereinek integrálása, összehangolt fejlesztése. képzés Összehangolt képzési programok (döntéshozók, ügyintézık). elérhetıség Közösségi hozzáférési pontok telepítése.

10 A stratégiaalkotás szükségessége Milyen terveknél van szükség stratégiaalkotásra? 1. az önkormányzat egészére vagy nagy részére kihatnak, 2. idıben hosszú a lefutásuk, 3. jelentıs erıforrásokat igényelnek, 4. nagyobb változásokra vezethetnek az önkormányzatban,

11 A stratégiaalkotás szükségessége stratégiai tervezés magában foglalja: 1. az önkormányzat feladatainak és céljainak megértését, 2. az önkormányzat információs igényének megállapítását, 3. az információt szolgáltató rendszerek körvonalazását, 4. a technológia információs rendszerek támogatásában betöltött szerepének meghatározását, 5. megállapodást az információs rendszerek kialakítását és bevezetését befolyásoló koncepciókban és tervekben,

12 A stratégiaalkotás szükségessége stratégiai tervezés magában foglalja: 6. a stratégia irányítását, felülvizsgálatát és kibontakoztatását, 7. az önkormányzat felsı vezetésének elkötelezettségét 8. az irányítási és mőszaki koncepciókat

13 Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia hatásai változások a munkaszokásokban, a munkavállalói szerepekben és a felelısségi körökben, a szervezetben, a feladatok végrehajtásának módjában, a szervezet mőködtetésében, az emberi hozzáállásban, irányítás új mechanizmusok, amelyekkel a szükséges változást azonosítani, tervezni és ellenırizni lehet

14 Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia illeszkedése szabályozás a központi kormányzat elvárásaihoz és az önkormányzat rendelkezéseihez, reformok változó közigazgatási reformtörekvések, valamint állandó jellegő szakigazgatási feladatok és célkitőzések társulások mőködési-feladatfelosztási területcsoportok

15 Az e-közigazgatás bevezetésével foglalkozó stratégia illeszkedése tervezési ciklus költségvetési és az emberi erıforrások felülvizsgálat adatok a költségvetés és az emberi erıforrásterveknek összehangolás az önkormányzat feladatai, illetve a központi kormányzat szintjén megfogalmazott reformok, a vonatkozó jogszabályok változásai

16 A stratégia megvalósításának gyakorlata informatikai elemek hardver, szoftver, szakalkalmazások, adatbázisok, hálózatok, internet, kommunikáció igazgatási tevékenységek jogszabályok, rendeletek, határozatok, rendelkezések, azok alkalmazásának hatásai az IT-alkalmazások alapvetı sajátosságai, a hivatal igényeinek felmérése, és a várható következmények, hatások

17 A stratégia megvalósításának gyakorlata stratégia a már létrehozott és mőködı rendszerek menedzselésére, fejlesztésére vagy a szolgáltatás minıségének ellenırzésére hiányoznak az irányelvek és elfogadott szabványok, amelyekkel az e- közigazgatás információrendszere karbantartható és kezelhetı a szakigazgatás szükségleteinek való folyamatos és hosszú távú megfelelés érdekében

18 A stratégia megvalósításának gyakorlata stratégia - a felhasználó (állampolgár vagy szervezet) igényeire koncentráló informatikai szolgáltatásokat nyújtson - az informatikai szolgáltatásokat az önkormányzat céljainak rendelje alá - költség-hatékonyan legyen képes az informatikai szolgáltatások megvalósítására és menedzsmentjére legjobb gyakorlatok nem elmélet: TAPASZTALAT

19 A stratégia megvalósításának gyakorlata technológia-orientált informatikai tevékenység helyett korszerő IT-alapok e-közigazgatási szolgáltatási szintek meghatározása közigazgatás szolgáltató jellegének támogatása minıségi szolgáltatások nyújtása a felhasználóknak javul az e-közigazgatásban alkalmazott informatikai rendszerek megbízhatósága és rendelkezésre állásának színvonala ezen szolgáltatások minıségének mérése növekszik az e-közigazgatás hatékonysága, a felhasználó állampolgárok és szervezetek elégedettsége, javul az ügyvitel eredményessége, a minıségi szolgáltatás színvonala

20 A stratégia megvalósításának gyakorlata Fellépı lehetséges problémák az önkormányzat nem reálisan méri fel, eltúlozza az e-közigazgatás szolgáltatási szintjeinek teljesítési lehetıségeit, túlságosan rövid távú idızítést és betarthatatlan határidıket tőz ki az e- közigazgatás bevezetésére, az e-közigazgatás bevezetésével járó változások ütköznek az önkormányzat eddigi szervezeti kultúrájával, a bevezetésre váró korszerő ügyvitel és ügyintézés ellátásához nem állnak rendelkezésre alkalmas IT eszközök, adminisztrációs gondok léphetnek fel, az önkormányzatban bekövetkezı változások kezelésére nincsenek meg a szükséges szabályok és eljárások, helytelenül mérik fel az e-közigazgatás bevezetéséhez szükséges emberi, fizikai és pénzügyi erıforrás-igényeket,

21 A stratégia megvalósításának gyakorlata Fellépı lehetséges problémák kezelésének eredményei az IT-technológiák kedvezı hatást gyakorolnak az önkormányzat szolgáltatásainak minıségére és a szolgáltatási szintek megtartására, jobban megítélhetık a javasolt IT-technológiák bevezetésével járó költségkihatások, csökken azon esetek száma, melyeknél szükséges lesz az e-közigazgatás bevezetése elıtti állapot visszaállítása, rendszeresen győlnek az e-közigazgatás bevezetésével kapcsolatos vezetıi döntésekhez szükséges információk, a felhasználók (állampolgárok és szervezetek) elégedettsége javul (a kevesebb idıráfordítás miatt), a hivatali dolgozók munkájának színvonala emelkedik (nem kell szükségtelen papírmunkával, irattározással veszıdniük), kialakul az e-közigazgatás hosszabb távon követhetı gyakorlata,

22 A stratégia megvalósításának gyakorlata Fellépı lehetséges problémák kezelésének eredményei meghatározott, konzisztens és ellenırizhetı szabványok alapján megtartható a bevezetett e-közigazgatási szolgáltatási szint, az önkormányzat egyensúlyt teremthet a bevezetett e-közigazgatási szolgáltatások szintjei és azok költségei, illetve a szolgáltatások komplexitása között, hosszú távon pozitív költség-haszon arányt eredményez, mivel az önkormányzat pontosabb meghatározhatja a fejlesztések ténylegesen szükséges pénzügyi erıforrásait, az e-közigazgatás javuló szolgáltatási minıségéhez vezetnek, növelve a felhasználók (állampolgárok és szervezetek) elégedettségét, az önkormányzat nem szembesül a szolgáltatási szintek megvalósításával kapcsolatos elıre nem látható igényekkel.

23 A stratégia tárgya az önkormányzat elıtt álló kihívások az e-közigazgatás szerepe a változó világhoz való alkalmazkodás a polgárok és vállalkozások által támasztott fokozott elvárásoknak való megfelelés a rendelkezésre álló, de korlátozott erıforrások hatékony felhasználása nyitott és átlátható önkormányzati szektor, amely elszámoltatható, érthetı, a demokratikus részvételre nyitott és ellenırizhetı, a közt szolgáló, felhasználóbarát és befogadó önkormányzati szektor, produktív önkormányzati szektor, amely az adófizetık pénzéért a maximumot nyújtja,

24 A stratégia tárgya Az e-közigazgatás az IT önkormányzati szakigazgatásban való alkalmazását jelenti, kiegészítve olyan szervezeti átalakulással és olyan új képességekkel, amelyek támogatják a közszolgáltatások fejlıdését, a demokratikus folyamatok erısödését, illetve a helyi és térségi politikák kidolgozásának és végrehajtásának sikerességét.

25 A stratégia tárgya polgárok részére nyújtott szolgáltatások emelhetik az életminıséget, jobban hozzáférhetıvé válnak az önkormányzati információk (az adóbefizetések felhasználása, vagy a döntéshozatal átláthatósága), nı az önkormányzati intézmények transzparenciája, elszámoltathatósága és nyitottsága, elısegíthetı a polgárok és a döntéshozók közötti közvetlen kommunikáció,

26 A stratégia tárgya vállalkozásoknak nyújtott szolgáltatások hozzájárulhatnak a versenyképesség növeléséhez egységes információs bázist nyújthat: a központi közigazgatásról és a települési önkormányzati szakigazgatásról, a gazdasági életet érintı követelményekrıl, szabályokról (közbeszerzés, vám- és adórendszer, új vállalkozások bejegyzése stb.).

27 A stratégia tárgya közigazgatási intézmények közötti szolgáltatások erısíthetik a kooperációt elısegítheti a nemzeti, a területi és a települési közigazgatás közötti strukturált interakciót, a területi és települési szervek az on-line közszolgáltatások kifejlesztésének frontharcosai, az e-közigazgatás kifejlesztését szolgáló nemzeti programok és stratégiák kihatással vannak a települési szakpolitika tervezésére és alakítására, emiatt szükséges a nemzeti és a települési szint közötti koordináció.

28 Az e-közigazgatás problémái és az intézkedések mindenki számára való hozzáférés polgárok számára a megfelelı szintő digitális képességek, felkészültség az IT használatára, multi-platform megközelítés gyakorlati átültetése az új típusú társadalmi kettészakadás elkerülése érdekében, a széles sávú infrastruktúra kiépítése, keresleti oldali politika fejlesztése: szolgáltatásokhoz többféle csatornán férnek hozzá a felhasználók

29 Az e-közigazgatás problémái és az intézkedések bizalom a digitális tranzakció és kommunikáció biztonságos legyen, és védje a személyes adatokat. a polgárok mindig hozzáférhessenek személyes adataikhoz, és információval rendelkezzenek arról, hogyan tárolják, használják fel az adataikat, a állam átfogó szabályozást dolgoz ki az adatvédelem, a hálózat- és információbiztonság elısegítésére, a cyberbőnözés leküzdésére,

30 Az e-közigazgatás problémái és az intézkedések az önkormányzati szektor információinak hatékonyabb felhasználása az önkormányzat tulajdonában levı adatok (statisztikák, földrajzi, turisztikai információk stb.) további felhasználása jelentıs gazdasági és társadalmi hasznossággal bír, elısegítik a gazdasági növekedést, munkahelyeket teremtenek, a polgárok számára nyújtott szolgáltatásokat sokszínővé teszik, fontosak a szektorokon túlnyúló, best practice-t szolgáló pilot-projektek

31 Az e-közigazgatás problémái és az intézkedések közbeszerzés a hagyományos közbeszerzési eljárás bonyolult, idı- és erıforrás-igényes, és emiatt szignifikáns termelékenységveszteséget okoz az IT használata ezen a téren növeli a hatékonyságot, a minıséget és kimutathatóan adómegtakarítást eredményez, a világos hazai szabályozás hiánya miatt eddig nehéz volt az elektronikus közbeszerzés kiépítése Magyarországon

32 Az e-közigazgatás problémái és az intézkedések belsı piac és az uniós állampolgárság erısítése a határokon átnyúló szolgáltatások révén a polgárok és vállalkozások szabadon telepedhetnek le az EU tagállamokban, fokozottan kerülnek kapcsolatba saját országuk, illetve a befogadó ország közigazgatásával (így az önkormányzati szakigazgatásával is), ami megnöveli a határokon átnyúló szolgáltatások iránti igényt,, a határokon átnyúló szolgáltatások jelentıs lökést adnak a belsı piac elmélyítésének, az európai állampolgárság erısítésének,

33 Az e-közigazgatás problémái és az intézkedések interoperabilitás az interoperabilitás egyrészt számítógépes rendszerek technikai összekapcsolásával kapcsolatos, szervezeti problémákat is felvet: például olyan folyamatok koordinálását, melyek révén az önkormányzat hivatalán belüli akadályok építhetık le, és növelhetı az intézmények közötti együttmőködés hatékonysága, ennek kiépítéséhez szükség van olyan politika kidolgozására, amely az interoperabilitás állami szintő dimenziójára irányul,

34 Az e-közigazgatás problémái és az intézkedések szervezeti átalakulás az e-közigazgatás kiépítése az önkormányzat szervezeti átalakulásának, digitális, új képességei kiépítésének is függvénye, az átalakulás fı iránya: a felhasználó-központúság képezi, amely egyben az új önkormányzati menedzsment fı eleme is, a szerveztek újraszervezése a folyamatok újragondolását jelenti, amiben segít személyzet képzése, illetve az e- learning-típusú programok,

35 Az e-közigazgatás problémái és az intézkedések az e-közigazgatás teljesítménye és elınyeinek hasznosítása az önkormányzati szakigazgatás hatékonysága: adott inputtal jobb és gyorsabb output érhetı el, probléma az önkormányzati szolgáltatások árainak megállapítása (mivel az árakat nem a piaci mechanizmusok határozzák meg), az indikátorok eddig a kínálati oldalra fókuszáltak, nem pedig a felhasználóra, az e-közigazgatással kapcsolatban újfajta benchmarking megközelítésre van szükség,

36 Az e-közigazgatás kiépítésének útiterve best practice cseréje az e-közigazgatás területein és az e-közigazgatás beruházásainak használhatóvá tétele országos szinten

37 Az e-közigazgatás kiépítésének útiterve befektetések hasznosítása Az elérendı célok: 1. szélessávú hozzáférés biztosítása a közszféra számára, 2. az önkormányzati szolgáltatások részére keretszabályozás kidolgozása, 3. interaktív, multi-platform közszolgáltatások, 4. elektronikus közbeszerzés, 5. nyilvános Internet hozzáférés, 6. elektronikus szolgáltatások a kultúra és turizmus területén,

38 Az önkormányzat e-közigazgatás bevezetési stratégiájának tárgya 1. az e-közigazgatás fejlesztésére vonatkozó EU-irányelvek és a kormányzati szándékok összefoglalása, 2. az önkormányzati hivatal mőködése korszerősítésének középtávú stratégiai irányainak kijelölése, tıl megvalósítható informatikai célkoncepciók és feladattervek megfogalmazása, 4. az Új Magyar Fejlesztési Terv Gazdasági Operatív Programjával összhangban támogassa a kis- és középvállalkozások jobb információhozzáférését, 5. Javítsa az önkormányzat információs társadalom alapú szolgáltatásainak színvonalát, javítva a kistérséghez tartozó települések versenyképességét, népességmegtartó erejét, valamint járuljon hozzá az esélyegyenlıség javulásához. 6. Javítsa az önkormányzati intézmények, a vállalkozások és a civil szektor közötti kommunikációt, illetve online adatelérés lehetıségét,

39 Az e-közigazgatás szerkezete és tartalma önkormányzatra és szervezeteire vonatkozó e- közigazgatás elemei Testületi és egyéb szervek mőködtetéséhez kapcsolódó technológiák (bizottságok, költségvetési szervek, közalapítványok, gazdasági és közhasznú társaságok stb.): jegyzıkönyvek, emlékeztetık, jelentések, beszámolók stb. Stratégiai és éves tervezéshez (gazdasági ciklusprogram, ágazati és funkcionális feladatstratégiák - pl. informatikai -, éves költségvetés, célprogramok) szükséges technológiák.

40 Az e-közigazgatás szerkezete és tartalma önkormányzatra és szervezeteire vonatkozó e- közigazgatás elemei Rendeletalkotással, határozathozatallal, vezetıi döntéshozatallal, belsı szabályozással (szervezeti és mőködési szabályzat, ügyrendek, közszolgálati szabályzat, ügyviteli, gazdálkodási szabályzatok, belsı védelmi szabályozások, minıségbiztosítás stb.) kapcsolatos technológiák. Az operatív irányításhoz és vezetéshez (éves munka- és feladattervek, vezetıi értekezletek, csoportmunka szervezés, feladatkiosztás- és követés, kiadmányozás, kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés stb.) szüksége IT eszközök.

41 Az e-közigazgatás szerkezete és tartalma önkormányzatra és szervezeteire vonatkozó e- közigazgatás elemei Felügyeleti és ellenırzési tevékenységgel (költségvetési szervek irányítása, ellenırzése, belsı ellenırzés, külsı ellenırzések, beszámoltatások, közérdekő bejelentések, javaslatok, panaszok intézése stb.) kapcsolatos IT eszközök. Képviselettel és együttmőködésekkel (általános önkormányzati képviselet, partnerkapcsolatok, civil szervezetek, társulások, kistérségi együttmőködés, érdekképviseleti szervi tagság, nemzetközi kapcsolatok stb.) kapcsolatos technológiák. Tájékoztatáshoz, public relations-hoz, illetve arculatépítéshez (lakosság, ügyfelek, nem önkormányzati civil- és gazdálkodószervek, média, Internet, kiadmányok stb.) szükséges IT eszközök.

42 Az e-közigazgatás szerkezete és tartalma településrendez éssel, - fejlesztéssel és a helyi gazdaságfejleszt éssel kapcsolatos technológiák A térségi építési szabályzat, a településrendezési tervek, a területszervezési programok elkészítésével, beruházás tervezéshez szükséges IT eszközök

43 Az e-közigazgatás szerkezete és tartalma közszolgáltatásokat bemutató adatbázisok Humán erıforrás fejlesztési szolgáltatások (közoktatás, közmővelıdés, egészségügyi és szociális ellátás) adatbázisai. Kommunális szolgáltatások (víz, csatorna, elektromos energia, gáz, hulladékkezelés, tömegközlekedés stb.) adatbázisai. Egyéb közérdekő (nemzeti és etnikai kisebbségek jogainak biztosítása, tudomány, mővészetek, sport támogatása stb.) adatbázisok.

44 Az e-közigazgatás szerkezete és tartalma pénzügyek és gazdálkodás Az éves költségvetés és zárszámadás, az operatív gazdálkodás, a számvitel, a könyvelés, a forrásteremtés, a helyi adófeladatok, a költségvetési szervek gazdálkodása elvégzéséhez szükséges technológiák. vagyonkezelés Vagyonkataszter, vagyonhasznosítás, karbantartás, felújítás, befektetés, vállalkozás tevékenységeihez szükséges adatbázisok.

45 Az e-közigazgatás szerkezete és tartalma hatósági ügyintézés, közigazgatási szolgáltatások (ügyfélszolgálat) Lakossági tájékoztatáshoz, ügyfél-felvilágosításhoz, államigazgatási és önkormányzati hatósági eljárásokhoz, hatósági nyilvántartásokhoz, ellenırzésekhez, okmányok elıállításához, engedélyek kiadásához, kiegészítı irodaszolgáltatások - másolás, e- mail -, nem önkormányzati hatáskörbe tartozó ügyek elvégzéséhez, önkormányzati közérdekő adatvagyon körébıl történı adatszolgáltatáshoz szükséges IT eszközök.

46 A stratégia feltételrendszerének elemzése: SWOT elemzés 1. Az önkormányzat e-közigazgatás bevezetés stratégiája erısségek 1.Szeghalom önkormányzata rendelkezik informatikai stratégiai alapkoncepciókkal, 2.Szeghalom önkormányzata szükségét érzik általában a stratégia-alkotásnak, lehetıségek gyengeségek 1.Szeghalom önkormányzatának nincs érvényben lévı, e-közigazgatás bevezetési stratégiája, 2.az e-közigazgatás bevezetéséhez szükséges részstratégiák (informatikai, adatvagyonhasznosítási, IT-biztonság részstratégia stb.) sincsenek, veszélyek 1.megfelelı szakmai-módszertani háttér áll rendelkezésre Szeghalom önkormányzata e- közigazgatás bevezetési stratégiájának, illetve az ahhoz szükséges részstratégiák elkészítéséhez 2.a települési szintő stratégiakészítés csökkenti az egyes önkormányzati intézményekre jutó tervezési költségeket, 1.amíg Szeghalom önkormányzatának (az egész településnek) nincs saját e-közigazgatás bevezetési stratégiája, illetve az ahhoz szükséges részstratégiái, addig nem vagy nehezen lehet eredményesen fejleszteni vagy állami pályázatokon részt venni,

47 A stratégia feltételrendszerének elemzése: SWOT elemzés 2. A számítástechnikai infrastruktúra erısségek 1.Szeghalom településén az önkormányzati intézmények rendelkeznek számítástechnikai alapinfrastruktúrával (hw, sw) Gyengeségek 1.a jelenleg használatban lévı alapinfrastruktúra nagy része elavult, illetve eltérı minıségő Lehetıségek 1.a piacon rendelkezésre áll a korszerő számítástechnikai infrastruktúra 2.települési szintő centralizált fejlesztési/beruházási terv segítségével a beszerzés költsége csökkenthetı, a minıség szintje növelhetı Veszélyek 1.az egyedi beszerzések és fejlesztések fajlagosan drágábbak, és minıségi szintjük nem azonos 2.jelenleg nincsenek szakmai ajánlások és szabványok sem a technológiára, sem a sw-re

48 A stratégia feltételrendszerének elemzése: SWOT elemzés 3. Az önkormányzati mőködés korszerősítése IT eszközökkel erısségek 1.a Szeghalom önkormányzatánál komoly szándék van a mőködés korszerősítésére és ehhez szükséges folyamatok fejlesztésére lehetıségek 1.az ügyintézés és az ügyvitel korszerősítése integrált IT eszközökkel 2.az alkalmazások települési szintő centralizálásával a folyamatok integrálása növeli a hivatali mőködés korszerősítésének hatékonyságát Gyengeségek 1.az ügyintézés és az ügyvitel jelenlegi eljárásai nem eléggé hatékonyak 2.az ügyintézés és ügyvitel folyamatai input -jainak informatikai támogatottsága jelenleg alacsony mértékő veszélyek 1.a tárgyi eszköz feltételeihez komoly pénzügyi erıforrás szükséges 2.a hivatali mőködés korszerősítésének feltételeihez települési szintő szabályozások megalkotása és magasabb szintő jogszabályok figyelembe vétele szükséges

49 A stratégia feltételrendszerének elemzése: SWOT elemzés 4. Az internet-hozzáférés erısségek gyengeségek 1. Szeghalom önkormányzati hivatala és közintézményei rendelkeznek valamilyen internet-eléréssel lehetıségek 1.jelenleg kevésbé elterjedt a szélessávú internet-hozzáférés veszélyek 1.pályázati támogatások 1.a szélessávú interenet-hozzáférésre való lassú vagy eltérı idıpontban történı átállás veszélyezteti a centralizált fejlesztések kihasználtságának elvárt mértékének elérését

50 A stratégia feltételrendszerének elemzése: SWOT elemzés Erısségek 1.Szeghalom önkormányzata már rendelkezik saját honlappal, és a közeljövıben tervezik továbbfejlesztését 2.Szeghalom önkormányzatánál rendszeres információ-szerzésre is használják az internetet (pl. pályázatfigyelés) Lehetıségek 1.közös, települési győjtıportál létrehozása és üzemeltetése 2.alkalmazásintegrációs eszközökkel rendelkezı, korszerő web-módszertan alkalmazása 5. Az internet-alkalmazás gyengeségek 1.az internet alkalmazása általában nem épült be a napi feladatellátásba. 2.a web-technológia nem vagy kevéssé elterjedt mind a back office-ban, mind a front office-ban, mind a LAN-ban, mind az intratnetben, mind az extranetben veszélyek 1.a korszerő technológiák beszerzésére és fenntartására nincsenek költségvetési források, a beszállítóknak nincsenek önkormányzati tapasztalataik

51 A stratégia feltételrendszerének elemzése: SWOT elemzés 6. Az e-közigazgatás bevezetésére fordítható pénzügyi eszközök Erısségek 1.Szeghalom önkormányzata felismerte az e-közigazgatás költség-haszon elemzésének jelentıségét és a feltételeket jelentı fejlesztési beruházások szükségességét Lehetıségek 1.hazai és EU-s támogatási források segítik az indokolt kiadások kiegészítését, gyengeségek 1.a felismerések ellenére az önkormányzat költségvetésében nincs elkülönített keret az e-közigazgatás bevezetéséhez szükséges fejlesztések elvégzéséhez Veszélyek 1.a támogatási források mellett szükséges az önkormányzati önerı megléte is, ami a költségvetési tervezés újragondolását igényli,

52 A stratégia feltételrendszerének elemzése: SWOT elemzés 7. Az adatvagyon-hasznosításhoz szükséges fejlesztések erısségek 1.Szeghalom önkormányzata általában tisztában van az adatai értékével, illetve az többszöri felhasználási lehetıségek kihasználásának fontosságával lehetıségek Gyengeségek 1.Szeghalom önkormányzatánál lévı adatvagyon hasznosításának IT alapfeltételei általában hiányoznak, 2.az adatállományok rendezetlenek mind az adatstruktúrák, mind adathordozók tekintetében 3.az adatvagyon-hasznosítás technológiai feltételeinek rendszere fejlesztéséhez folyamatosan rendelkezésre álló szakismeret és kiszámítható költségvetés hiányzik Veszélyek 1.az adatvagyon-hasznosítás technológiai, tárgyi és 1.az adatvagyon másodlagos hasznosításának, humán erıforrásának rendelkezésre állását piacosításának nincs kialakult gyakorlata az települési szintő együttmőködésben könnyebb önkormányzati szakigazgatásban ellátni, 2.a piaci igények, és az adatok értékének eladási 2.az adatvagyon értékesítésébıl származó bevétel mértéke jelenleg nem kiszámítható tervezhetı pénzügyi erıforrás lehet (ami visszaforgatható a fejlesztésekbe)

53 A stratégia feltételrendszerének elemzése: SWOT elemzés 8. Az adatbázis-kezelı alkalmazások Erısségek 1.Szeghalom önkormányzatánál történik rendszeres adatgyőjtés és adatfeldolgozás, amelyet valamilyen számítástechnikai alkalmazások támogatnak Gyengeségek 1.a mőködı alkalmazások színvonala és szerkezete eltérı 2.inkább egyszerő adatállományok vannak, korszerő adatbázis-kezelı alkalmazások aránya alacsony Lehetıségek 1.az adatmigráció és konszolidáció módszertanának települési szintő centralizálása 2.integrált alkalmazások kialakítása Veszélyek 1.a lehetıségek elérése és fejlesztése az egyszeri beruházáson túlmenıen új és rendszeres kiadásként jelentkezik az önkormányzat költségvetésében

54 A stratégia feltételrendszerének elemzése: SWOT elemzés 9. A döntéshozók és tisztviselık informatikai ismeretei Erısségek 1.a számítástechnikai eszközök alkalmazása a napi munkavégzésben általánosan elterjedt Szeghalom önkormányzati hivatalában és intézményeiben 2.az internet-hozzáférés az önkormányzat hivatalában és az intézményeknél biztosított Lehetıségek 1.ismeretszerzési, tájékozódási alkalmak köre széles (roadshow-k, konferenciák stb.) 2.átképzésre, továbbképzésre rendelkezésre állnak eszközök (tanfolyamok, tankönyvek stb.) gyengeségek 1.a számítástechnikai eszközök, illetve az informatikai megoldások lehetséges kihasználása alacsony fokú az önkormányzati hivatalban és az intézményeiben 2.a tisztviselık és alkalmazottak lassan és nehézkesen fogadják be az esetleges új fejlesztéseket Veszélyek 1.a tájékozódási és képzési lehetıségek költség- és idıigényesek 2.az átképzés és a továbbképzés alkalmai és a várható eredményei nem ismertek kellıképpen

55 A stratégia feltételrendszerének elemzése: SWOT elemzés Erısségek 1.fel- és elismert az informatikáért felelıs önálló személyzet szükségessége Szeghalom önkormányzata hivatalábsn (önálló szervezeti egység vagy külsı munkatárs) Lehetıségek 1.az informatikai feladatatok ellátásához szükséges erıforrások települési szintő centralizálása 2.szakmai képzések, továbbképzések 10. Az informatikai humán erıforrások Gyengeségek 1.önálló személyzet felállítására vagy külsı munkatárs megfizetésére kevés az anyagi erıforrás 2.az informatikával foglalkozó személyzet fejlesztése és ellenırzése nem megoldott Veszélyek 1.vezetıi bizalmatlanság az erıforrás-koncentráció és feladatcentralizáció irányában 2.alacsony a képzésre fordítható költségvetési forrás

56 Az e-közigazgatás bevezetése feltételeinek logikai keretmátrixai logikai keretmátrix a stratégia tervezéshez leírás beavatkozási logika a sikeresség mutatói a mutatók mérése elıfeltevések és rizikófaktorok stratégiai célok projektcélok eredmények tevékenységek

57 szakasz szolgáltató önkormányzat kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow A1. helyszíni tájékozódás A2. szakmai tájékozódás A Szeghalom szolgáltató önkormányzata kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow A3. egyéb projekttapasztalatok Tevékenység A11. állapotfelmérés, A12. szükségletfelmérés A13. ellenırzés A21. tapasztalatcsere A22. szakmai anyagok tanulmányozása A23. szóbeli konzultációk szakértıi nap idıtáv határidı költségtétel

58 szolgáltató önkormányzat kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow szakasz B1. beszerzés A Szeghalom szolgáltató önkormányzata kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow Tevékenység B11. ajánlati dokumentáció szakértıi nap idıtáv határidı költségtétel B12. közzététel C1. tervezés C2. követelményspecifikáció C21. rendszerkövetelmények (funkcionális és nem funkcionális) C22. jelenlegi rendszerek dokumentációja C23. nyilvántartások C2.4. eddig nem támogatott igények

59 szolgáltató önkormányzat kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow szakasz C3. rendszerterv kidolgozása C4. infrastruktúra és konfigurációtervezés A Szeghalom szolgáltató önkormányzata kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow Tevékenység C31. megvalósítás specifikációja C32. folyamatok, funkciók leírásai és ábrái C33. dokumentációk, monitoring segédletek specifikációja C34. környezeti feltételek C41. hardver és szoftvertervezés C42. teljesítménytervezés C43. konfigurálás megtervezése C44. egyéb rendszerek és információhordozók kapcsolata szakértıi nap idıtáv határidı költségtétel

60 szolgáltató önkormányzat kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow A Szeghalom szolgáltató önkormányzata kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow szakasz D1. hardver megvalósítás D2. szoftver licence (elhasználó típus szerint) D3. testreszabás, alkalmazásfejlesztés Tevékenység D11. lokális hardver-eszközök (részletezve) D12. mobil hardvereszközök (részletezve) D21. rendszerszoftver D22. adatbázis kezelı szoftver D31. rendszer paraméterezése D32. esetleges kiegészítı paraméterezések D33. egyedi funkciók kifejlesztése szakértıi nap idıtáv határidı költségtétel

61 szakasz E1. alkalmazástesztelés F1. szoftver- és hardvertelepítés, paraméterezése szolgáltató önkormányzat kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow A Szeghalom szolgáltató önkormányzata kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow Tevékenység E11. egyedi funkciókkal rendelkezı rendszer tesztelése E12. tesztesetek és tesztadatok elkészítése E13. funkcionális-, stressz- és integrációs tesztelés F11. hw és sw eszközök éles környezetbe telepítése F12. telepítés finomhangolása, paraméterezése szakértıi nap idıtáv határidı F13. beállítások szükséges módosítása költségtétel

62 szakasz szolgáltató önkormányzat kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow A Szeghalom szolgáltató önkormányzata kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow F2. elektronikus ügymenet, éles üzembeállítás Tevékenység F21. elektronikus ügymenet terv készítése F22. ügytípusok konszolidálása F23 ügytípusok integrálása F24. adatkonverziók elvégzése, adatbetöltés F25. átállási terv készítése, végrehajtása szakértıi nap idıtáv határidı költségtétel

63 szolgáltató önkormányzat kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow szakasz G1. oktatás H1 minıségirányítás A Szeghalom szolgáltató önkormányzata kialakításának munkafolyamatai: e-közigazgatás bevezetése informatikai projekt workflow Tevékenység E11. a felhasználók oktatásának elıkészítése E12. oktatási anyagok elkészítése E13. oktatás szervezése és lebonyolítása F11. elkészült anyagok véleményezése, javítás elvégzése F12. szakaszonkénti ellenırzés F13. elırehaladási jelentések szakértıi nap idıtáv határidı költségtétel

64 Az elektronikus ügyintézés bevezetése tervezésének munkafolyamatai: állapotfelmérés, szabályozás ügytípus megnevezése ügytípus forrásának megnevezése ügyintézés inputja ügy feldolgozás, intézkedés ügyiratok tárolása Az elektronikus ügyintézés munkafolyamatai Állapotfelmérés meghatározása (honnan, kitıl) folyamat idıhorizontja (mikor, hányszor) ügyiratok érkeztetése (ki, hogyan) ügyiratok elhelyezése, helye feldolgozás módszerei rendelkezésre álló meghatározása adathordozók (hagyományos, elektronikus) a feldolgozás módszerei (számítások, számszerősítés, meta-szint stb.) az intézkedés eljárásrendje (szakmai háttér, jogszabályi háttér) helye, eszközei biztonság (hozzáférés, felügyelet) ellenırzés erıforrások (pénzügyi, személyi, technikai, szervezeti)

65 Az elektronikus ügyintézés bevezetése tervezésének munkafolyamatai: állapotfelmérés, szabályozás ügyintézés outputja szolgáltatás (hasznosítás) szükséges informatikai elıfeltételek adatintegráció adatprezentáció Az elektronikus ügyintézés munkafolyamatai Állapotfelmérés eddigi tapasztalatok elvárások felhasználók azonosítása rendelkezésre álló és használt infrastruktúra szolgáltatások feltételeinek felmérése (forrás helye, forrás feltételrendszere, szolgáltatások folyamata és eszközei, gyakoriság és ütemezés, ellenırzés és hitelesítés, rögzítés, feldolgozás, tárolás, védelem, hozzáférés hasznosítás) szolgáltatások módszertana, eljárásrendje szolgáltatások feltételrendszere (HR, infrastruktúra, szabályozás) IT feltételek informatikai erıforrások IT feltételek informatikai erıforrások

66 A koncepcionális célok kijelölése, prioritások meghatározása Jel KC1 KC2 KC3 KC31 KC32 KC33 KC34 KC35 KC4 KC5 KC6 Cél ügytípusok megnevezése, behatárolása ügyforrások azonosítása az ügyvitel és ügyintézés folyamatainak korszerősítése ügyvitel és ügyintézés inputjai eljárásrendjének kialakítása ügyvitel és ügyintézés eljárásrendjének kialakítása elektronikus ügyiratok tárolása eljárásrendjének kialakítása ügyvitel és ügyintézés outputjai eljárásrendjének kialakítása szolgáltatás hasznosítása eljárásrendjének kialakítása szükséges informatikai elıfeltételek megteremtése ügytípusok integrációja feltételrendszerének kialakítása elektronikus szolgáltatások feltételrendszerének kialakítása Prioritás Kiemelt Kiemelt Kiemelt Kiemelt Kiemelt Kiemelt kiemelt kiemelt kiemelt magas magas

67 Az operatív célok megvalósítása A szolgáltató önkormányzat e-közigazgatás stratégia programjai megvalósításának hivatali szinten összehangolható végrehajtásának feladatcsoportjai, feladatai OC111 OC112 OC12 OC13 OC14 OC151 OC152 OC161 OC162 OC17 Szeghalom önkormányzata e-közigazgatás bevezetés stratégiája programjai végrehajtásának szakmai, irányítási, támogatás, koordinációs és ellenırzési feladatainak, valamint szervezeti kereteinek meghatározása Szeghalom önkormányzata e-közigazgatás bevezetés stratégiája programjai végrehajtásához szükséges intézményközi koordináció célkitőzéseinek, feladatainak, szervezeti keretinek meghatározása Szeghalom önkormányzata e-közigazgatás bevezetés stratégiája programjai teljesítésének mérése, elemzése, a tapasztalatok feldolgozása, értékelése, elemzése. Az e-közigazgatás bevezetése során alkalmazásra javasolt információs rendszerek, illetve rendszerszállítók értékelési módjának kidolgozása, mőködtetése Szeghalom önkormányzata elektronikus ügyintézése és ügyvitele eljárásrendje mőködési szabályozásának kidolgozása, az akadályozó jogszabályok, rendeletek felülvizsgálata, javaslat a módosításra, illetve a hatályon kívül helyezésre, az esetleges hiányok pótlására Települési szinten egységes e-közigazgatásifogalomtár és adatbázismodell, valamint ügyintézést segítı adattár kidolgozása, folyamatos karbantartása és használatának megvalósítása A különbözı önkormányzati intézmények együttmőködésének és az adatbázisok közös használatának feltételei, megvalósítási feladatainak és azok ütemezésének meghatározása Az önkormányzati intézményekkel szemben az önkormányzat részérıl fennálló adatszolgáltatási igények felülvizsgálata, lehetıség szerinti egységesítése A szolgáltatások interneten történı mozgása esetében az adatvédelem és az elektronikus kommunikáció biztonságának vizsgálata az Európai Unió direktívái és a hazai gyakorlat elemzésével Települési győjtıportál megvalósítása, korszerősítése

68 Az operatív célok megvalósítása A szolgáltató önkormányzat e-közigazgatás stratégia programjai megvalósításának kistérségi szinten összehangolható végrehajtásának feladatcsoportjai, feladatai OC211 OC212 OC22 OC23 OC241 OC242 OC251 OC252 OC261 OC262 OC27 Szeghalom önkormányzata saját e-közigazgatás bevezetés ütemtevének és megvalósítási ütemtervének elkészítése Az e-közigazgatás bevezetéséhez kapcsolódó hivatali folyamatok elemzése, a szervezettség fokozása, a szervezeti hatékonyság növelése Szeghalom önkormányzata honlapjainak, illetve a települési győjtıportál megvalósítása, korszerősítése Szeghalom önkormányzata informatikai kockázati átvilágítása Megfelelı sávszélességő és elérhetıségő hálózat biztosítása Megfelelı számítógépek, nyomtatók, alapszoftverek beszerzése, lokális és kistérségi hálózat korszerősítése Integrált adatbázis logikai modellek megtervezése és bevezetése Szeghalom önkormányzatainál meglévı adatbázis-kezelı rendszereinek integrálása, összehangolt fejlesztése Döntéshozók képzése program Ügyintézık képzése program Közösségi hozzáférési pontok

69 Feladattervek készítése 1. Ügytípusok megnevezése, behatárolása 2. Ügytípus-források azonosítása 3. Az elektronikus ügyintézés eljárásrendjének kialakítása és alkalmazása 4. Az ügyek elektronikus feldolgozása eljárásrendjének kialakítása és alkalmazása 5. Az iratok elektronikus tárolása eljárásrendjének kialakítása és alkalmazása 6. Az ügyintézés outputjai eljárásrendjének kialakítása és alkalmazása 7. Az elektronikus szolgáltatás eljárásrendjének kialakítása és alkalmazása

70 Feladattervek készítése 1. Ügytípusok megnevezése, behatárolása leírás minısí tés feltétel rendszer, függıségek szárma zó elınyök várható kockázat ok priori tás átfutá si idı várható ráfordítás forrásigé ny felelı s sikerkrité rium

71 A megvalósítás általános folyamatai erıforrások személyi szakmai anyagi technikai infrastrukturális szervezeti szabályozás módszertan know how programállapot Az erıforrások helyzete programidı programfolyamat

72 A megvalósítás általános folyamatai erıforrások személyi szakmai anyagi technikai infrastrukturális szervezeti szabályozás módszertan know how Az erıforrások fejlesztése programállapot programidı programfolyamat

73 A projektszervezet: döntési szintek A döntési szintek menedzsmentszervezete szint D4 D3 D2 D1 döntésre jogosult Szeghalom önkormányzatának képviselı testületei Szeghalom önkormányzatának polgármestere Települési projektiroda A település önálló projektmenedzsmentje döntés jellege D3 szint elıterjesztésének végleges elfogadása D2 szint elıterjesztésének elfogadása, D4 szintre elıterjesztés D1 szint elıterjesztésének elfogadása, D3 szintre elıterjesztés elıterjesztés D2 szintre

74 A projektszervezet: döntési szintek szint D23 D22 D21 értekezlet jellege Települési projektiroda projektmenedzsment értekezlet munkaértekezlet A D2 döntési szint menedzsmentszervezete az iroda tagjai résztvevık A település önálló projektmenedzsmentje külsı és belsı munkatársak eredmény projektek összehangolása stratégiai terv, szakmai fókuszpontok operatív végrehajtás

75 A projektszervezet: Feladatok és tevékenységi körök szint M5 M4 szervezet megnevezése Szeghalom önkormányzatának képviselıtestületei Település projektiroda A menedzsmentszintek tevékenységhálója feladatkörök 1. elfogadják a projektek irányelveit 2. elfogadják a projektek megvalósításának általános megvalósítási tervét 3. elfogadják a megvalósítási tervre vonatkozó módosításokat 1. elıterjeszti M5 felé a projektek irányelveit, a projektek megvalósításának általános tervét és az egyes projektekre vonatkozó módosításokat 2. biztosítja a projektek megvalósításához szükséges személyi, tárgyi és pénzügyi feltételek rendelkezésre állását 3. elfogadja a projektmenedzsment elıterjesztéseit 4. folyamatos kapcsolatban áll a projektmenedzsmenttel 5. felelıs a programhoz tartozó projektek megvalósításáért

76 A projektszervezet: Feladatok és tevékenységi körök szint M3 M2 M1 szervezet megnevezése települési projektmenedzsment Szakértı Asszisztens A menedzsmentszintek tevékenységhálója feladatkörök 1. elkészíti és az M4 felé elıterjeszti a projekt általános megvalósítási terve alapján elkészített projektterveket 2. felügyeli a projektek megvalósítását 3. rész és összegzı jelentéseket készít a projektek eredményeirıl, amelyekrıl folyamatosan tájékoztatja M4 szintet 4. megszervezi és ellenırzi a szakértık munkáját 5. részt vesz a projektértekezleteken 1. tanácsadás az alábbi témákban: projektterületek behatárolása, projektek megvalósítása, projektek értékelése, projektek monitoringja, monitoring-eredmények elemzése, visszacsatolás 2. szakértıi jelentések készítése 1. elvégzi a projektek megvalósításával kapcsolatos iratkezelést, kapcsolattartást, levelezést, irodai asszisztenciát 2. elvégzi a projektek teljes dokumentációs anyagának technikai elıkészítését és archiválását

77 A projektszervezet: Felelısségi és hatáskörök általános felelısségi és hatáskörök felelısség döntési szint ellenırzés D4, D3, D2 erıforrások biztosítása D3 hatáskör irányítás D3, D2 értékelés D4, D3, D2 betekintés D4, D3, D2 intézkedés D3, D2 jóváhagyás D4, D3 felügyelet D3, D2 felülvizsgálat D2 döntés D4, D3

78 A projektszervezet: ellenırzés és számonkérés általános ellenırzési hierarchia döntési szint az ellenırzés jellege gyakorisága D4 záró értékelés féléves D3 idıközi értékelés negyedéves D2 munkaértekezlet havi D1 munkaértekezlet havi, szsz program-ellenırzési szintek: ellenırzési szint döntési szint a program mérföldkövei D4, D3, D2 a feladatmegvalósítás készenléti helyzete D2, D1 az erıforrás ráfordítások D3, D2 a költségek D3, D2 az elért eredmények D4, D3

79 A projektszervezet: elıírások és a minıségirányítás döntési szint középpontjai Problémái Információk az ellenırzés és az értékelés összefüggései stratégia-alkotás D4, D3 hosszú távú terv, esetleg részterületei strukturálatlan, sok alternatíva lehet külsı környezet, jövıorientált, bizonytalan szervezet-ellenırzés D3, D2, a feladatokhoz kapcsolódó felelısségi szintek részben visszatérı elemek belsı és külsı környezet, pénzügyi jelleg, terv-tény viszonyok feladat-ellenırzés D2 A feladat megvalósításához kapcsolódó egyedi teljesítések strukturált, elıírt szabályok szerint részletes adatok, tevékenységhez kapcsolódó

80 A projektszervezet: elıírások és a minıségirányítás döntési szint ellenırzés folyamata Idıtáv Határidık Felelısség az ellenırzés és az értékelés összefüggései stratégia-alkotás D4, D3 formális elemzés kevés, egyéni ítéletek, hosszabb határidık akár évek is gyorsaság nem lényeges a tervezı nem felelıs az eredményekért szervezet-ellenırzés D3, D2, formális elemzések, határidık elkövetkezı negyedév, hangsúly a következı idıszakon a gyorsaság fontosabb a pontosságnál a D3, D2 döntési szint egyaránt felelıs a tervekért és az eredményekért is feladat-ellenırzés D2 ismétlıdı, nem kritizálható elıírások követése heti, napi gyakoriság azonnali megoldások a D2 döntési szint felelıs az eredményekért

81 Projektszabályozás Tervezés Végrehajtás/ irányítás Ellenırzés Értékelés Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések

82 Projektszabályozás Tervezés Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések Egy projekt a projektindító dokumentum elfogadásától indul (lesz hatályos). Egy projekt elfogadott projektekbıl áll. Egy projekt a projektterv elfogadásától lép érvénybe A projekttervezés szakasza a projektterv érvénybe lépésével zárul le.

83 Projektszabályozás Tervezés Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések A projektfelelıs a projekt indításához projektindító dokumentumot készít. A projektindító dokumentum egységes szerkezettel és tartalommal rendelkezik. A projektfelelıs az elfogadott projektindító dokumentum alapján projekt tervet készít. A projektterv módosítható a projekt-felülvizsgálati jelentés alapján. A gördülı tervezés módszertana alapján a projekttervet meghatározott idıközönként módosításának forrása a projekt-monitoring bizottság jelentése.

84 Projektszabályozás Tervezés Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések Az elkészült projektterveket azonosításra, elfogadásra és a projektbe történı beillesztésre a projektvezetı nyújtja be a projektfelelıshöz. A projektek tervezésével és megindításával kapcsolatos koordináció a polgármester, illetve a jegyzı feladata. A projekt-monitoring bizottság jelentéseinek, azok értékelésének eredményei visszacsatolódnak a projekttervezés és módosítás folyamatába. A képviselıtestület dönt egy projekt hatályosságáról és érvényességérıl..

85 Projektszabályozás Tervezés Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések A tervezés szintjén a szereplık szabályozott módon vesznek részt a döntés-elıkészítésekben, a döntésekben és a döntésfelülvizsgálatokban..

86 Projektszabályozás Végrehajtás/ irányítás: Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések A projekt teljesítéséhez és a projektek elvégzéshez szükséges személyi, anyagi, szervezeti feltételek rendelkezésre állásáról gondoskodni kell. A projekt teljesítése során a projektek közötti szakmai koordináció zajlik. A projekt-jelentések elemzése alapján a projektek elırehaladásának ellenırzése és értékelése történik, amely alapján készül a projektjelentés. A projektjelentés javaslatokat fogalmaz meg új projektek befogadására és a meglévı projektek módosítására. A projekt felülvizsgálata a projektek megvalósításának teljesítési ciklusai szerint történik.

87 Projektszabályozás Végrehajtás/ irányítás: Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések A projekt dokumentum-nyilvántartása a projektek irányításával kapcsolatos összes részeredményt tartalmazza, amelyek nem képezik elemét a végleges szakmai eredményeknek.

88 Projektszabályozás Végrehajtás/ irányítás: Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések Egy elfogadott, a projektindító dokumentumba illesztett projekt felelıs irányítója a projektvezetı. A projektfelelıs felügyeli a projekthez tartozó projektek irányítását és koordinálja megvalósulásukat. Egy stratégiához (részstratégiához) tartozó projektek közötti koordinációt a polgármester, illetve a jegyzı látja el. A projekt monitoring bizottság az projektfelelés, a polgármester, illetve a jegyzı utasítására a projekttervben maghatározott pontokon túl is végez ellenırzést a vezetık által megjelölt projekten, vagy projekteken.

89 Projektszabályozás Ellenırzés Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések Egy projektnek a stratégiai célok eléréséhez való hozzájárulását, azaz a projektfeladatok és célok megvalósulásának folyamatának eredményességét ellenırizni kell. Az ellenırzés érinti egy projekt tervezési szakaszát. Az ellenırzés érinti egy projekt teljes végrehajtási és irányítási munkafolyamatát.

90 Projektszabályozás Ellenırzés Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések A projekt-idı alatt és a projektzáráskor végzett tervszerő, illetve a rendkívüli ellenırzések elrendelésérıl, eredményeirıl és azok elfogadásáról pontos dokumentációt kell vezetni.

91 Projektszabályozás Ellenırzés Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések Az ellenırzés a projekt megvalósulásának és eredményes teljesítésének elengedhetetlen eszköze, ezért minden vezetınek egyaránt felelıssége, hogy a projekt-monitoring bizottság munkafeltételeit biztosítsa.

92 Projektszabályozás Ellenırzés Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések Az ellenırzés szintjén hozott döntések az ellenırzés dokumentumainak (jegyzıkönyvek, jelentések) elfogadását és eredményei visszacsatolását érintik

93 Projektszabályozás Értékelés Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések A teljes projekt-idı alatt a projekt valamennyi ellenırzési pontján, és a projekt befejezésekor értékeléseket kell tartani. A teljes projekt-idı alatt idıszakonként rendszeres értékelést kell folytatni.

94 Projektszabályozás Értékelés Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések A projekt-idı alatt és a projektzáráskor végzett tervszerő, illetve a rendkívüli ellenırzések eredményeinek értékelésérıl és azok visszacsatolásáról pontos dokumentációt kell vezetni.

95 Projektszabályozás Értékelés Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések Az értékelés a projekt-ellenırzés eredményei visszacsatolásáról szóló döntések elengedhetetlen feltétele.

96 Projektszabályozás Értékelés Folyamatok Dokumentumok Szerepkörök Döntések Az ellenırzés szintjén hozott döntések az ellenırzés dokumentumainak (jegyzıkönyvek, jelentések) elfogadását és eredményei visszacsatolását érintik

97 Projektszabályozás: Az ellenırzés és az értékelés összefüggései érintett személyek közép-pontban A probléma jellemzıi információ jellege ellenırzı-folyamat jellemzıi idıtáv határidık felelısség szervezetellenırzés projektellenırzés projektellenırzés

98 Tájékozódás és beszerzés

99 tervezés

100 alklamazásfejlesztés

101 végrehajtás