Tartalom. Bevezetés a témakörbe. A szervezetben rejlő tartalékok. A jelenlegi helyzet felmérése. A racionalizálási lehetőségek feltárása

Átírás

1 SZERVEZETI HATÉKONYSÁG

2 Tartalom Bevezetés a témakörbe A szervezetben rejlő tartalékok A jelenlegi helyzet felmérése SWOT elemzés A racionalizálási lehetőségek feltárása Racionalizálási projektek definiálása Racionalizálási projektek megvalósítása Várható eredmények Simconsult 2

3 Hatékonyság Hatékonyság alatt azt értjük, hogy egy adott termék vagy szolgáltatás előállításához mennyi erőforrást (munkaerő, anyag, eszköz, energia) használunk fel. HATÉKONYSÁG = OUTPUT INPUT INPUT Erőforrás Munkaerő Anyag Eszköz Információ Energia Tőke FELDOLGOZÁS Marketing-értékesítés Kutatás-fejlesztés Logisztika Termelés-szolgáltatás Pénzügy HR Informatika OUTPUT Termék Szolgáltatás PAZARLÁS Az ügyfél a pazarlást nem hajlandó megfizetni Pazarlással mindenhol lehet találkozni A veszteségforrásokat következetesen fel kell számolni Alapelv: mindent lehet jobban csinálni 3

4 Pazarlás Pazarlás a termék vagy szolgáltatás előállításához feltétlenül szükséges minimális erőforrást meghaladó felhasználás (erőforrás = munkaerő, anyag, eszköz, energia, információ). Az ügyfél a pazarlást nem hajlandó megfizetni Pazarlással mindenhol lehet találkozni A veszteségforrásokat következetesen fel kell számolni Alapelv: mindent lehet jobban csinálni Példák: - Rosszul szervezett folyamatok - Átfedések, párhuzamosságok - Hosszú átfutási és feldolgozási idők - Információhiány - Várakozás - Kommunikációs problémák, félreértések - Rossz légkör - Vezetési ismeretek hiánya - Magas készlet - Fölösleges mozgatás - Selejt... 4

5 Szervezeti hatékonyság Hatékonyság alatt azt értjük, hogy egy adott tevékenységhez mennyi erőforrást használunk fel. Az alapelv az, hogy mindent lehet egy kicsit jobban csinálni. Miből adódnak a problémák?? FİNÖK FŐNÖK Stratégia Szervezet Folyamatok Információ Vezetési ismeretek Szervezeti kultúra Tra-lala Bla-blabla Költségfelelősség Ügyfélorientáció Kommunikáció Szervezés, irányítás Motiváció Minőség Értékesítés Beszerzés Készlet Mozgatás-szállítás Várakozás Gépállás 5

6 Stratégia? Nincs elképzelés a jövőről Sodródás, nem tudjuk hol vagyunk és hová tartunk Széthúzó menedzsment Összehangolatlan rendszerek Mióta nem tudjuk, merre tartunk, kétszer annyit dolgozunk... 6

7 Szervezet FİNÖK Tisztázatlan szerepek Feladat-hatásköri problémák Nem átlátható folyamatok Átfedések, párhuzamosságok Gazdátlan területek FŐNÖK Kommunikációs problémák Lassú reagálás, döntéshozatal Rugalmatlanság 7

8 Folyamatok Szervezetlen folyamatok Átfedések Párhuzamosságok Tisztázatlan felelősségek Hosszú átfutási idők Hosszú feldolgozási idők Túlzott bürokrácia... 8

9 Szervezés, irányítás Szervezetlen folyamatok Kapacitások és terhelések nincsenek összhangban Átfedések, párhuzamosságok Túlterhelések Gazdátlan, lefedetlen területek Fejetlenség, kaotikus állapotok... 9

10 Információ Információ-dömping Információhiány Nem naprakész információk Döntésorientáló információk hiánya Rosszul szervezett folyamatok Fölösleges adminisztráció Redundancia... 10

11 Értékesítés - marketing Nem megfelelő piaci munka Nincs megfelelő marketing Marketing ráfordítások nem érnek célba A marketing nem orientálja a fejlesztéseket Termék-piaci ismeretek hiánya Ösztönzési problémák... 11

12 Ellátási lánc Nincs rálátás a teljes értékteremtési folyamatra Erőforrásgazdálkodási hiányosságok Kapacitások és terhelések nincsenek összhangban Pontatlan diszpozíció Egyidejűleg magas készlet és anyaghiány... 12

13 Beszerzés Nincs megfelelő beszerzési marketing Termék-piaci ismeretek hiánya Anyaggazdálkodási problémák Beszerzők érdekeltsége nem megfelelő Magas beszerzési költségek... 13

14 Beszerzés Készletgazdálkodási problémák Nem megfelelő diszpozíció Raktárra gyártás Magas készlet Lassú forgási sebesség Elfekvő készlet Pontos, naprakész információk hiánya... 14

15 Szállítás - anyagmozgatás - raktározás Nem hatékony szállítási lánc Nem jól kialakított folyamatok Pontatlan diszpozíció Fölös mozgatások Puffer Rosszul megválasztott szállítási mód Hosszú szállításianyagmozgatási útvonalak 15

16 Várakozás Kapacitások és terhelések nincsenek összhangban Erőforrás-gazdálkodási problémák (munkaerő, anyag, eszköz, információ) Pontatlan diszpozíció Túlterhelt területek Nem megfelelően leterhelt területek Fölös kapacitások... 16

17 Gépállás Pontatlan diszpozíció Várakozás anyaghiány miatt Várakozás munkaerőhiány miatt Várakozás technológiai problémák miatt Várakozás műszaki problémák miatt Várakozás dokumentációra Elavult géppark... 17

18 Minőség Nem megfelelő minőségtudat Selejt Pótmunka Határidőcsúszások Többletköltségek A minőség nem épül be a termékbe Elégedetlen ügyfél Elmaradó rendelések... 18

19 Költség Nincs tisztánlátás a költségeket illetően Költségek tervezése és elszámolása nem okozati alapon Nem tudjuk, mi mennyibe kerül Költségtudatos magatartás hiánya Nincs költségfelelősség Nem megfelelő az érdekeltségi rendszer... 19

20 Ügyfél-orientáció Ügyfél-orientáció hiánya Nem figyelünk kellően az ügyfélre Az ügyfél csak problémát okoz Nem ismerjük fel a változó igényeket Lassú reagálás a változó igényekre Lassú kiszolgálás, várakozó sorok... 20

21 Motiváció Célok, elvárások nem ismertek Nincs teljesítménymenedzsment Dolgozók nem kapnak visszajelzést Teljesítmény nem kapcsolódik a bérhez Nem az igazi hozzáadott értéket honoráljuk Motiválatlan munkatársak... 21

22 Vezetési ismeretek Korszerű vezetési ismeretek hiánya Elavult menedzsment tudás Csak szakterületi specialisták Hiányzik az egész átlátásának képessége Összköltségszemlélet hiánya Zsebből irányítás Káosz menedzsment... 22

23 Szervezeti kultúra Nem megfelelő vezetési stílus Innovatív légkör hiánya Motiválatlan dolgozók Nem ismerik fel a változtatás szükségességét Nincs erő, akarat a változások generálására A vezetők nem képesek fenntartani az eredményeket 23

24 Kommunikáció Rossz csatornaválasztás Tra-lala Bla-blabla Nem világos üzenetek Mellébeszélés, félreértések Folyosói pletykák Szándék, üzenet nem ér célba Széthúzó vezetés Korszerű technikai lehetőségeket nem használjuk ki... 24

25 Hatékonysági program 1. Helyzetfelmérés Tulajdonos Stratégia, tervek Pénzügyi helyzet Termékek, piacok Marketing Értékesítés Szervezet, munkakörök Folyamatok Létszám, felkészültség Motiváció Költségtudat, költségfelelősség Szervezeti légkör Kommunikáció Erősségek, gyengeségek... Termelés Műszaki Logisztika Pénzügy Humán Informatika Szolgáltatás I. ütem: 3-4 hét 2. Javaslatok Hatékonyságnövelési lehetőségek Helyzetfelmérés eredményeinek bemutatása Hatékonyságnövelési lehetőségek felvázolása Javasolt projektek (cél, feladat, határidő, ráfordítás, várható eredmény) 3. Megvalósítás Projektek kidolgozása Azonnali intézkedések Részletes projektterv Erőforrások biztosítása Projektszervezet kialakítása Eredmények Projektek végrehajtása Projektcontrolling II. ütem: 6-12 hó 25

26 Helyzetfelmérés A jelenlegi helyzet felmérése keretében a stratégia és a tervek tisztázása, valamint a szervezet, a folyamtok, a vezetési rendszerek és a döntési mechanizmusok áttekintése. Probléma Ok Kihatás Javaslat Ne gondoljuk, hogy ismerjük a problémákat Bátran kérdezzük meg a munkatársakat A felmérési eredményeken meg fogunk lepődni Interjúk Kérdőíves felmérések Dokumentációk tanulmányozása Elemzések Munkaértekezletek 26

27 SWOT elemzés Belső Erősségek Új termékek, szolgáltatások Speciális szaktudás Országos hálózat Magas min őség Jó ár-érték arány Gyengeségek Gyenge marketing munka Beszállítói minőség Határidők tartása Nem különböztetjük meg magunkat markánsan a versenytársaktól Öregedő állomány, nincs megfelelő utánpótlás Külső Lehetőségek Korszerű informatikai lehetőségek kihasználása Stratégiai szövetség kiépítése Belépés új piaci résekbe Nemzetközi piaci lehetőségek Új lehetőségek egy fő versenytárs gazdasági nehézségei következtében Veszélyek Új versenytársak piacra lépése Versenytársak korszerű, innovatív termékekkel jelentkeznek Árverseny hatására csökkenő nyereségtartalom Versenytársak jobb értékesítési hálózattal rendelkeznek Kedvezőtlen adózási változások 27

28 Fejlesztési lehetőségek A jelenlegi helyzet felmérése után az erősségek és a gyengeségek számbavétele a szükséges racionalizálási intézkedések meghatározása érdekében. Stratégia Informatika Szervezet Értékesítés Fejlesztés Termelés Pénzügy Humán Humán Informatika ERŐSSÉGEK + Magas szintű szaktudás + Rugalmas munkaidő + Fejlődési lehetőség... GYENGESÉGEK - A munkaköri szerepek nincsenek tisztázva - A célok, elvárások, teljesítménykritériumok nem ismertek pontosan - A besorolási rendszer nem naprakész - Nincs visszajelzés az elért teljesítményről - A bérrendszer nem mindig ismeri el valódi hozzáadott értéket - Korszerű szervezési-vezetési ismeretek hiánya - Belső kommunikációs problémák - Fejlesztési lehetőség 28

29 Javasolt projektek Egymással versengő fejlesztési javaslat esetén prioritások meghatározása a kulcsszereplők bevonásával. Teljesítménymenedzsment Munkaerőfejlesztés Munkaköri szerepek Stratégiai fonto osság Karrier Gazdasági jelentőség 29

30 Javasolt projektek Stratégia Szervezet Marketing, értékesítés Logisztika Termelés Humán Controlling Informatika Stratégia kidolgozása, újragondolása Válságkezelő program kidolgozása Üzleti terv aktualizálása Szervezet leegyszerűsítése, átfedések-párhuzamosságok, gazdátlan területek megszüntetése Feladatok-hatáskörök szabályozása, munkaköri szerepek tisztázása Folyamatok újragondolása, szabályozása Átfutási és feldolgozási idők lerövidítése Marketing megerősítése, marketing mix, fejlesztések orientálása Üzletszerzés, értékesítés megerősítése, ösztönzése Termék-piaci ismeretek fokozása Ajánlatadás, rendelés-feldolgozás gyorsítása Erőforrás-gazdálkodás javítása (ember, anyag, gép, információ) Pontosabb diszpozíció Készletszint lecsökkentése Határidők betartása Minőség javítása Selejt csökkentése Korszerű HR rendszerek alkalmazása Ösztönző bérrendszer bevezetése (besorolás, bérpolitika, teljesítménymenedzsment) Dolgozói motiváció, elkötelezettség fokozása Létszámhatékonyság fokozása Szervezeti kultúraváltás, változásmenedzsment Tervezés új alapokra helyezése, szakterületek bevonásával Elszámolás okozati elv alapján, terv-tény-indokolt költségszámítás Költségtudat erősítése, költségfelelősség javítása Vállalatirányítási rendszer újragondolása Szakterületi igények magasabb színvonalú kielégítése Pontos, naprakész, döntésorientáló információk biztosítása 30

31 Projektjavaslatok kidolgozása Problémák elemzése, értékelése, valamint megoldási javaslatok kidolgozása az érintett szakterületek bevonásával. 31

32 Várható eredmények A racionalizálási javaslatok következetes bevezetése esetén az átgondolt, összehangolt intézkedések hatására jelentős hatékonyságnövekedés érhető el. Várható változások: világos szervezet, egyértelmű felelősségek, hatáskörök nagyobb szervezettség, transzparens folyamatok, átlátható működés gyorsabb átfutási és feldolgozási idők megalapozottabb döntések, gyorsabb reagálás erőforrások (munkaerő, anyag, eszköz, energia) jobb kihasználása költségtudatos magatartás, fajlagos költségek csökkenése változások szükségességének felismerése, változások generálása szervezeti kultúra váltás jobb kommunikáció, kevesebb félreértés motiváltabb, elkötelezett munkatársak hatékonyabb vezetés a vezetők fejlődése eredményeként versenyképesség javulása üzletszerzés, nagyobb rendelésállomány fejlődési lehetőség SZERVEZETI HATÉKONYSÁG FOKOZÁSA 32

33 Simconsult Tanácsadóink az ügyfél problémájára koncentrálva korszerű vezetési ismeretekkel segítik a hatékonyság és a versenyképesség fokozását. Stratégia, tervezés Mi a küldetésünk? Melyek a hosszú távú elképzelések? Hogyan kívánunk célba érni? Emberek Hány és milyen emberre van szükség? Milyen tudás áll rendelkezésre? Hogyan motiváljuk a munkatársakat? Hogy szerezzük meg a legjobbakat? Milyen irányba fejlődjünk? Szervezet Melyek a szervezet elvárásai? Hogy alakítsuk ki a szervezetet? Hogy határozzuk meg a szerepeket? Milyen tudásra, tapasztalatra, ismeretekre van szükség? Döntések Kik a döntéshozók? Hogyan születnek a döntések? Hogy biztosítsunk pontos, naprakész döntésorientáló információkat? Folyamatok Hogyan szolgálják a belső folyamatok a hatékony működést? Milyen az együttműködés és a kommunikáció a vezetők között? Vezetési rendszerek Milyen vezetési rendszerek segítik a hatékony munkavégzést? 33

34 Tanácsadási szolgáltatások STRATÉGIA Stratégiai menedzsment Küldetés - vezérelv Hol vagyunk most? Hová kívánunk eljutni? Kritikus sikertényezők A célok levezetése a stratégiából Balanced scorecard SZERVEZETI HATÉKONYSÁG A hatékonyság fogalma A szervezetben rejlő tartalékok A jelenlegi helyzet felmérése SWOT elemzés Racionalizálási lehetőségek Racionalizálási projektek definiálása Racionalizálási projektek bevezetése LÉTSZÁMHATÉKONYSÁG Létszám és felkészültség Létszám-hatékonysági vizsgálatok Tevékenységelemzés A gazdaságilag indokolt létszám Létszám megoszlása funkciók szerint Akcióorientált létszámtervezés Összehasonlító elemzések KÖLTSÉGHATÉKONYSÁG Stratégiai és operatív controlling Költséghelyek kialakítása Költséghelyi tervezés Terv-, tény- és indokolt költségek Eredmény levezetése Kalkuláció, árképzés Vezetői döntések megalapozása Mi van ha? elemzések Racionalizálási lehetőségek feltárása Költségtudatos magatartás megteremtése SZERVEZET Stratégia és szervezet Szervezeti alaptípusok Szervezeti formák bemutatása Szervezet alternatívák vizsgálata Centralizáció decentralizáció Szervezet és munkakör Átfedések, párhuzamosságok feltárása Feladatok szabályozása Döntési hatáskörök meghatározása A felelősségek összehangolása MUNKAKÖRI SZEREPEK A szerepek tisztázásának fontossága A munkakör célja Fő felelősségek, elvárt eredmények Teljesítménymutatók Tudás, tapasztalat, ismeretek Szükséges kompetenciák A célok, a felelősségek és a követelmények összehangolása Munkaköri szerepleírások kidolgozása BESOROLÁSI RENDSZER A munkakörök elemzése Munkakör-értékelési módszerek Munkakör-értékelési szempontok Különbség munkaköri szintek között Stratégiai fontosság Tudás, tapasztalat, ismeretek Kommunikációs követelmények Problémamegoldás Dimenziók Besorolási rendszer kialakítása Dolgozók besorolása A rendszer bevezetése Kommunikációs feladatok BÉRPOLITIKA A munkabért meghatározó tényezők Ösztönző bérrendszer kialakítása Munkaerő-piaci vizsgálatok Belső egyensúlyvizsgálatok A bérbeállás meghatározása A fix és a változó bér meghatározása Egyéni teljesítmény figyelembevétele Rugalmas juttatási rendszer TELJESÍTMÉNYMENEDZSMENT Hatékonyság és teljesítmény A teljesítmény tervezésének szempontjai Célok levezetése és összehangolása Teljesítmények tervezése A teljesítmény követése Az elért eredmények elszámolása A teljesítmény és a bér kapcsolata KOMPETENCIA MENEDZSMENT A kompetencia fogalma Kompetencia szótár kialakítása Szervezeti kompetenciák Vezetői kompetenciák Team-kompetenciák Munkaköri és személyi kompetenciák A munkakör és a személy megfeleltetése MUNKAERŐ-FEJLESZTÉS A munkaerő-fejlesztés folyamata Szükséges tudás, kompetenciák Meglévő tudás, kompetenciák Fejlesztési igények meghatározása Tréning anyag kidolgozása Tréning lebonyolítása Eredményesség mérése Tudásmenedzsment KARRIERTERVEZÉS Munkaköri szintek, karrierlépcsők Munkaköri követelmények A munkakör és a személy megfeleltetése Potenciális vezetők kiválasztása Tehetséggondozás Utánpótlás tervezése SZERVEZETI KULTÚRA, VÁLTOZÁSMENEDZSMENT A jelenlegi kultúra meghatározása A jövőbeli kultúra meghatározása A szükséges változások meghatározása A változtatás képességének megteremtése Változások tervezése és bevezetése Az eredmények konszolidálása és fenntartása BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ A kommunikáció célja és alapelvei A cél és a szándék megfogalmazása A célcsoport kiválasztása Az üzenetek meghatározása Kommunikációs csatornák Előnyök, hátrányok A kommunikáció célba juttatása Az eredményesség mérése PROJEKTMENEDZSMENT Projekt fogalma Feladatok, felelősök meghatározása Határidők tervezése Költségek, ráfordítások tervezése Költség-haszonvizsgálat Kockázatok kezelése Projekt controlling 34