PROJEKTMENEDZSMENT KORSZERŰ VEZETÉS SIKERES VÁLLALKOZÁS. (+36) Simconsult

Átírás

1 PROJEKTMENEDZSMENT (+36) KORSZERŰ VEZETÉS SIKERES VÁLLALKOZÁS

2 Tartalom Projektek definiálása Feladatok, felelősök Határidők Becsült ráfordítások Költség-haszonvizsgálat Kockázatmenedzsment Projektcontrolling Projektszervezet Projektterv (példa) 2

3 Projekt A projekt egyszeri vállalkozás, amelynek az a célja, hogy egy meghatározott idő- és költségkereten belül egyedi terméket, szolgáltatást vagy végeredményt hozzon létre. Egyszeri Jellemző A projektnek van kezdete és vége. Megjegyzés Ez a tulajdonság nem jelenti azt, hogy a projekt átfutási ideje rövid. Vannak hosszú projektek, de ezeknek is van kezdete és vége, azaz megfelelnek az időszakosság kritériumának. Egyedi Fokozatos kidolgozás A projekt végén létrejövő termék, szolgáltatás vagy eredmény valamilyen módon eltér a jelenlegitől. A projekt tervezése és végrehajtása lépésekben, fázisokban történik. A projekt egyediségéből következően nagyobb bizonytalansággal és kockázatokkal jár, mint a rendszeres, állandóan ismétlődő tevékenységek. Induláskor nem ismerhetők teljes mélységében a feladatok és a kockázatok. A projekt előrehaladásával egyre mélyebb ismeretek állnak rendelkezésre a következő fázis céljairól, feladatairól A kezdeti magas szintű (vázlatos) terveket részletesebben ki lehet dolgozni. A részletes tervek alapján lehet végrehajtani a projekt következő fázisát. 3

4 Projektmenedzsment területek A projektmenedzsment rendkívül összetett feladat, amelynek során számos témával kell foglalkozni. Projekt elemek összehangolása Beszerzési marketing Partneri együttműködés Beszerzés Integráció Terjedelem Projekt célja Projekt határai Fő feladatok Kockázatelemzés Kockázatkezelés Tartalék Kockázat Projektmenedzsment Ütemezés Projektterv Ki - mikor - mit Elvárt eredmények Érintettek tájékoztatása (személy, szervezet) Kommunikáció Emberi erőforrás Minőség Költség Projektcontrolling Költségtervezés Elszámolás Eltérés elemzés Létszám Felkészültség Motiváció Minőség tervezése Minőségbiztosítás 4

5 Projektmenedzsment keretrendszer A projekt sikeres megvalósítása érdekében különböző szakterületeket és projektmenedzsment eszközöket kell integrálni. SZAKTERÜLETEK ESZKÖZÖK Terjedelem Határidő Költség Minőség INTEGRÁCIÓ Megrendelői elvárások Projekt eredmény HR Kommunikáció Kockázatkezelés Beszerzés 5

6 Projektek csoportosítása A projekteket különböző szempontok szerint lehet csoportosítani. Téma szerint Részvétel, kezdeményező szerint Komplexitás szerint Építési projekt IT projekt Termékfejlesztési projekt Kutatási projekt Fejlesztési projekt Logisztikai projekt Marketing projekt Humán projekt Szervezetfejlesztési projekt Racionalizálási projekt Előkészítő projekt Közösségi projekt Kulturális projekt Belső projekt - Részlegen belüli projekt - Több részleget érintő projekt Külső projekt (ügyfélprojekt) Egyszerű projekt Komplex, összetett projekt Programok Megaprojekt Gigaprojekt 6

7 Projektfázisok A tervezett célok elérésének folyamata előre meghatározott kereteken belül (idő, költség, minőség). Projekt definíció Projektterv Projekt kidolgozása Projekt lezárása Helyzetfelmérés Szükségletek azonosítása Terjedelem meghatározása Megvalósíthatóság Szcenáriók Megtérülés Célok Prioritások Pályázati kiírás Feladatok Felelősök Elvárt eredmények Erőforrások Ráfordítások Ütemterv Költségvetés Minőség Kockázatok Projektszervezet Projektmunka Erőforrásfelhasználás Előrehaladás követése Monitoring Eltérések elemzése Beavatkozás Jelentések Projektdokumentáció Elért eredmények áttekintése Terv-tény elemzések Eredmények értékelése Felülvizsgálatok Karbantartás További teendők Projekt lezárása Szervezés Irányítás Erőforrás-gazdálkodás Controlling Motiváció Változásmenedzsment 7

8 Projektek generálása A hatékony marketing orientálja a fejlesztéseket, ezáltal fontos input a fejlesztési projektek generálásánál. Választék, design, technológia, hasznosság, kényelem, érték, minőség, csomagolás, tartozékok, garancia Komfort, létesítmények, csatlakozások Fizikai környezet Termékszolgáltatás Ár Árstratégia: piacvezető, piaci belépő, költségfedezet, árrés, pszichológiai határ Munkatársak, irányítás, szervezeti kultúra, vevőszolgálat Emberek Marketing Csatorna Közvetlen eladás, nagyker, kisker, postai rendelés, Internet, multi channel Folyamat Promóció Kinek mikor mit kell tennie a termékek-szolgáltatások eladása érdekében Hirdetés, speciális ajánlat, minta, direct mail, szórólap, poszter, ajándék 8

9 Helyzetfelmérés, -elemzés A jelenlegi helyzet felmérése keretében a stratégia és a tervek tisztázása, valamint a szervezet, a folyamtok, a vezetési rendszerek és a döntési mechanizmusok áttekintése. Interjúk Kérdőíves felmérések Dokumentációk tanulmányozása Elemzések Munkaértekezletek Ne gondoljuk, hogy ismerjük a problémákat Bátran kérdezzük meg a munkatársakat A felmérési eredményeken meg fogunk lepődni Probléma Ok Kihatás Javaslat 9

10 Problémák feltárása, elemzése Módszer a problémák feltárására, elemzésére és az ok-okozati összefüggések azonosítására (Ishikawa-analízis) Anyag Felszerelés Alkatrész Szállítók Fogyóeszközök Módszer Folyamatok Eljárások Politikák Környezet Zajszint Nedvesség Hőmérséklet Világítás Probléma Ember Tudás Tapasztalat Szakértelem Hozzáállás Gép Technológia Változatok Szerszámok Készülékek Minőségellenőrzés Tesztek Mérőeszközök Mérések 10

11 Munkaértekezletek Problémák feltárása, elemzése, értékelése, valamint megoldási javaslatok kidolgozása a szakterületek bevonásával. PROBLÉMA - OK - KIHATÁS - JAVASLAT # PROBLÉMA OK KIHATÁS JAVASLAT ABC 1 TÉMÁK - FELADATOK # TÉMA PONT ABC # TÉMA PONT ABC EGYÉNI MUNKA CSOPORTMUNKA Mi hozza a 12 5 legnagyobb hasznot a cég 13 számára? PROJEKTTERV HÉT TÉMA FELELŐS ELVÁRT EREDMÉNY

12 Külső Belső SWOT elemzés Erősségek Új termékek, szolgáltatások Speciális szaktudás Országos hálózat Magas minőség Jó ár-érték arány Gyengeségek Gyenge marketing munka Beszállítói minőség Határidők tartása Nem különböztetjük meg magunkat markánsan a versenytársaktól Nincs utánpótlás Lehetőségek Új informatikai lehetőségek kihasználása Stratégiai szövetség kiépítése Belépés új piaci résekbe Nemzetközi piaci lehetőségek Új lehetőségek a versenytárs gazdasági nehézségei következtében Veszélyek Új versenytársak piacra lépése Versenytársak korszerű, innovatív termékekkel jelentkeznek Árverseny hatására csökkenő nyereségtartalom Versenytársak jobb értékesítési hálózattal rendelkeznek Adóváltozások 12

13 Stratégiai fontosság Projektjavaslatok A jelenlegi helyzet felmérését követően javaslat a racionalizálási intézkedésekre. Jól áttekinthető, egymásra épülő és a kölcsönhatásokat figyelembevevő projektek biztosítják a szervezeti hatékonyság fokozását. Stratégia Szervezetfejlesztés Munkaköri szerepek Humán Folyamatok Controlling Informatika Munkakörök értékelése Bérezés - ösztönzés Teljesítménymenedzsment Karriertervezés Vállalati kultúra Változásmenedzsment... Projekt B Projekt C Projekt A PROJEKTTERV IDŐ TÉMA FELELŐS ELVÁRT EREDMÉNY Gazdasági jelentőség

14 Projektjavaslatok Stratégia Szervezet, folyamatok Marketing, értékesítés Logisztika Termelés Humán Controlling Stratégia kidolgozása, újragondolása Válságkezelő program kidolgozása Üzleti terv aktualizálása Szervezet leegyszerűsítése, átfedések-párhuzamosságok megszüntetése Feladatok-hatáskörök szabályozása, munkaköri szerepek tisztázása Folyamatok újragondolása, szabályozása Átfutási és feldolgozási idők lerövidítése Marketing megerősítése, marketing mix, fejlesztések orientálása Üzletszerzés, értékesítés megerősítése, ösztönzése Termék-piaci ismeretek fokozása Ajánlatadás, rendelés-feldolgozás gyorsítása Erőforrás-gazdálkodás javítása (ember, anyag, gép, információ) Pontosabb diszpozíció Készletszint lecsökkentése Határidők betartása Minőség javítása Selejt csökkentése Ösztönző bérrendszer bevezetése (besorolás, bérpolitika, teljesítménymenedzsment) Létszámhatékonyság fokozása Szervezeti kultúraváltás, változásmenedzsment Tervezés új alapokra helyezése, szakterületek bevonásával Elszámolás okozati elv alapján, terv-tény-indokolt költségszámítás Költségtudat erősítése, költségfelelősség javítása 14

15 Erőforrások tervezése A projekttervnek biztosítania kell a szükséges erőforrások (munkaerő, eszköz, anyag, energia, információ) hatékony felhasználását. Példa: Gépbeszerzés Tevékenység Előző tevékenység Nap Fő A - Terület előkészítése B - Gép beszerzése C - Tesztelés tervezése D - Gép installálása A, B 10 4 E - Gép tesztelése C,D 10 3 F - Betanítás A,B 5 1 B(8) F(5) 5 4 Fő C F 0 A(12) E(10) B C(5) Legkorábbi idő Legkésőbbi idő Kritikus út A D E Nap 15

16 Kockázatmenedzsment A kockázat annak a lehetősége, hogy valami előre nem látható, kedvezőtlen esemény történik. A kockázatkezelés a kockázatok feltárásával, elemzésével és csökkentésével foglalkozik. Kockázatmenedzsment Kockázatelemzés Kockázatkezelés Kockázati tényezők feltárása Kockázati tényezők értékelése Monitoring Kockázatcsökkentési lehetőségek feltárása Kidolgozás Kockázatcsökkentési módszer kiválasztása Tervezés 16

17 Kockázatmenedzsment A kockázat annak a lehetősége, hogy valami előre nem látható, kedvezőtlen esemény történik. A kockázatkezelés a kockázatok feltárásával, elemzésével és csökkentésével foglalkozik. Kockázat Kihatás Valósz (1-3) Hatás (1-3) Súly (1-6) Kockázat csökkentés Felelős Határidő Ha a gépet nem szállítják időben akkor a tesztelést csak késve tudjuk kezdeni Ideiglenes hardver alkalmazása Informatika A szokásos szállítási idő vizsgálata Beszerzés Rendelés előrehozása Beszerzés Szállítás visszaigazolása későbbre Kereskedelem * A fent bemutatott kockázatelemzési módszertant a Lettországi Állami Szolgálat Belső Ellenőrzési Egységei általi felhasználásra dolgozták ki. 17

18 Költség-haszon vizsgálat A költség-haszonvizsgálat keretében azt vizsgáljuk, hogy a várható haszon mikor haladja meg a befektetetett ráfordításokat. Projekt Időszak KÖLTSÉGEK Tevékenység 1 Tevékenység 2 RÁFORDÍTÁSOK Saját ráfordítás Külső ráfordítás Üzemeltetés Költség összesen Kumulált költség VÁRHATÓ HASZON Átfutási idő lerövidítése Készletcsökkenés Haszonküszöb Haszon Kumulált haszon Ft Költség Haszonküszöb Haszon Idő 18

19 Prioritások A szabály kimondja, hogy számos jelenség esetén a következmények 80%-a az okok mindössze 20%-ára vezethető vissza. Célszerű tehát a 80 %-ra koncentrálni (Pareto elv). 100 % Selejt 80 % Anyaghiba Géphiba Határidő Egyéb Ok 19

20 Alacsony Magas Várható haszon Projekt portfólió Egymással versengő projektjavaslatok megítélése, prioritások felállítása Projekt A E A Projekt B D Projekt C B... C Megvalósítás nehézségi foka Rövid távú projekt Hosszú távú projekt Nehéz Könnyű 20

21 Projektcontrolling A projekt hatékony irányítása és kézbentartása a költségek és a ráfordítások tervezésének, követésének és elszámolásának összehangolásával. TERVEZÉS Költségek, ráfordítások Költséghelyek, projektek Bevételek IRÁNYÍTÁS Beavatkozás Intézkedés Korrekció CONTROLLING FELHASZNÁLÁS Költségek, ráfordítások Költséghelyek Projektek ELLENŐRZÉS Terv-tény összehasonlítás Eltérések, okok Beszámolórendszer 21

22 Projektszervezet Transzparens projektszervezet biztosítja a hatékony projektmunkát és a tervezett eredmények elérését. DÖNTÉSI TESTÜLET Felső vezetés Projekt felügyelete Döntés alapvető kérdésekben Érdekegyeztetés Eredmények elfogadása PROJEKT KOORDINÁCIÓ Megbízó képviselője Tanácsadó Projekt tervezése Projektmunka irányítása Szakterületi képviselők PROJEKT-TEAM Tanácsadó Projektmunka (interjúk, elemzések, munkaértekezletek) Projekt-dokumentáció 22

23 Hatékonysági projekt Helyzetfelmérés Javaslatok Megvalósítás A válság okainak feltárása érdekében végzett diagnózis keretében a stratégia, a tervek és a keretfeltételek megértése, a vállalat jelenlegi helyzetének és belső működésének felmérése, valamint a hatékonysági problémák meghatározása. Input Tevékenység Output Stratégia, tervek, keretfeltételek Szervezet, munkakörök Termékek-szolgáltatások, piacok Létszám, felkészültség Erőforrás-gazdálkodás (munkaerő, anyag, eszköz) Költségek, ráfordítások Vezetési rendszerek Bérezés, motiváció Vezetői interjúk a szakterületi vezetőkkel - a vállalat jelenlegi helyzete - a felügyelt szervezet működése - hatékonysági problémák - problémák oka, kihatásai - racionalizálási lehetőségek Kérdőíves felmérés a hatékonysági problémák és a racionalizálási lehetőségek feltérképezésére Dokumentációk tanulmányozása (pl. tervek, szervezet, folyamatleírások) A vállalat jelenlegi helyzetének bemutatása Erősségek, gyengeségek - stratégia - szervezet - marketing-értékesítés - fejlesztés - termelés - pénzügy-számvitel - controlling - humán erőforrás gazdálkodás - informatika Vállalat Külső Tipikus átfutási idő Információ a felügyelt szervezetről, problémákról, megoldási javaslatokról - vezetői interjúk - kérdőíves felmérés - adatszolgáltatás Helyzetfelmérés lebonyolítása Hatékonysági problémák, racionalizálási lehetőségek azonosítása és konszolidálása 2-3 hét 23

24 Hatékonysági projekt Helyzetfelmérés Javaslatok Megvalósítás A jelenlegi helyzet elemzését és értékelését követően a racionalizálási lehetőségek bemutatása annak érdekében, hogy a döntéshozók körében egyetértés alakuljon ki a szükséges változtatásokat és a további teendőket illetően. Input Tevékenység Output Helyzetfelmérés eredményei Fennálló problémák Racionalizálási lehetőségek A helyzetfelmérés eredményeinek, tapasztalatainak értékelése Hatékonyságnövelési lehetőségek számbavétele Racionalizálási javaslatok kidolgozása Javaslatok bemutatása a döntéshozók részére Javaslatok megvitatása a döntéshozókkal A további teendők meghatározása Racionalizálási javaslatok Azonnali intézkedések Javasolt projektek - cél - feladat - határidő - várható eredmény - prioritás További teendők Vállalat Külső Tipikus átfutási idő Javaslatok elfogadása Döntés a további teendőket illetően Konszenzus kialakítása a vezetők körében a további lépéseket illetően A jelenlegi helyzet értékelése és racionalizálási javaslatok kidolgozása Támogatás a szükséges változtatások irányának meghatározásában, valamint változások generálásában 2-3 hét 24

25 Hatékonysági projekt Helyzetfelmérés Javaslatok Megvalósítás A hatékonyság fokozását célzó javasolt projektek részletes kidolgozása és bevezetése. Input Tevékenység Output Elfogadott javaslatok Azonnali intézkedések bevezetése Projektek előkészítése - erőforrások biztosítása - projektszervezet kialakítása - részletes projektterv kidolgozása Projektek megvalósítása (kidolgozás, bevezetés) Projekt-controlling - eredmények mérése, értékelése - szükség esetén beavatkozás Projektek felügyelete, projekt összefüggéseinek figyelemmel kísérése Megvalósult projektek Eredmények Vállalat Külső Becsült átfutási idő Feltételek biztosítása a projektek kidolgozásához Projektek felügyelete Elért eredmények fenntartása Témától függően projektek irányítása, kidolgozása, vagy projektkísérő tanácsadás a tervezett eredmények elérése érdekében (külön megállapodás keretében) A helyzetfelmérés alapján készülő racionalizálási javaslatok után határozható meg 25

26 Simconsult Tanácsadóink az ügyfelek problémáira koncentrálva korszerű vezetési ismeretekkel segítik a hatékonyság és a versenyképesség fokozását. Stratégia, tervezés Mi a küldetésünk? Melyek a hosszú távú elképzelések? Hogyan kívánunk célba érni? Emberek Hány és milyen emberre van szükség? Milyen tudás áll rendelkezésre? Hogyan motiváljuk a munkatársakat? Hogy szerezzük meg a legjobbakat? Milyen irányba fejlődjünk? Szervezet Melyek a szervezet elvárásai? Hogy alakítsuk ki a szervezetet? Hogy határozzuk meg a szerepeket? Milyen tudásra, tapasztalatra, ismeretekre van szükség? Döntések Kik a döntéshozók? Hogyan születnek a döntések? Hogy biztosítsunk pontos, naprakész döntésorientáló információkat? Vezetési rendszerek Milyen vezetési rendszerek segítik a hatékony munkavégzést? Folyamatok Hogyan szolgálják a belső folyamatok a hatékony működést? Milyen az együttműködés és a kommunikáció a vezetők között? 26

27 Tanácsadási szolgáltatások STRATÉGIA Stratégiai vezetés Küldetés - vezérelv Hol vagyunk most? Hová kívánunk eljutni? Kritikus sikertényezők A célok levezetése a stratégiából Balanced scorecard SZERVEZETI HATÉKONYSÁG A hatékonyság fogalma A szervezetben rejlő tartalékok A jelenlegi helyzet felmérése SWOT elemzés Racionalizálási lehetőségek Racionalizálási projektek definiálása Racionalizálási projektek bevezetése LÉTSZÁMHATÉKONYSÁG Létszám és felkészültség Létszám-hatékonysági vizsgálatok Tevékenységelemzés A gazdaságilag indokolt létszám Létszám megoszlása funkciók szerint Akcióorientált létszámtervezés Összehasonlító elemzések KÖLTSÉGHATÉKONYSÁG Stratégiai és operatív controlling Költséghelyek kialakítása Költséghelyi tervezés Terv-, tény- és indokolt költségek Eredmény levezetése Kalkuláció, árképzés Vezetői döntések megalapozása Mi van ha? elemzések Racionalizálási lehetőségek feltárása Költségtudatos magatartás megteremtése SZERVEZET Stratégia és szervezet Szervezeti alaptípusok Szervezeti formák bemutatása Szervezet alternatívák vizsgálata Centralizáció decentralizáció Szervezet és munkakör Átfedések, párhuzamosságok feltárása Feladatok szabályozása Döntési hatáskörök meghatározása A felelősségek összehangolása MUNKAKÖRI SZEREPEK A szerepek tisztázásának fontossága A munkakör célja Fő felelősségek, elvárt eredmények Teljesítménymutatók Tudás, tapasztalat, ismeretek Szükséges kompetenciák A célok, a felelősségek és a követelmények összehangolása Munkaköri szerepleírások kidolgozása BESOROLÁSI RENDSZER A munkakörök elemzése Munkakör-értékelési módszerek Munkakör-értékelési szempontok Különbség munkaköri szintek között Stratégiai fontosság Tudás, tapasztalat, ismeretek Kommunikációs követelmények Problémamegoldás Dimenziók Besorolási rendszer kialakítása Dolgozók besorolása A rendszer bevezetése Kommunikációs feladatok BÉRPOLITIKA A munkabért meghatározó tényezők Ösztönző bérrendszer kialakítása Munkaerő-piaci vizsgálatok Belső egyensúlyvizsgálatok A bérbeállás meghatározása A fix és a változó bér meghatározása Egyéni teljesítmény figyelembevétele Rugalmas juttatási rendszer TELJESÍTMÉNYMENEDZSMENT Hatékonyság és teljesítmény A teljesítmény tervezésének szempontjai Célok levezetése és összehangolása Teljesítmények tervezése A teljesítmény követése Az elért eredmények elszámolása A teljesítmény és a bér kapcsolata KOMPETENCIA MENEDZSMENT A kompetencia fogalma Kompetencia szótár kialakítása Szervezeti kompetenciák Vezetői kompetenciák Team-kompetenciák Munkaköri és személyi kompetenciák A munkakör és a személy megfeleltetése MUNKAERŐ-FEJLESZTÉS A munkaerő-fejlesztés folyamata Szükséges tudás, kompetenciák Meglévő tudás, kompetenciák Fejlesztési igények meghatározása Tréning anyag kidolgozása Tréning lebonyolítása Eredményesség mérése Tudásmenedzsment KARRIERTERVEZÉS Munkaköri szintek, karrierlépcsők Munkaköri követelmények A munkakör és a személy megfeleltetése Potenciális vezetők kiválasztása Tehetséggondozás Utánpótlás tervezése SZERVEZETI KULTÚRA, VÁLTOZÁSMENEDZSMENT A jelenlegi kultúra meghatározása A jövőbeli kultúra meghatározása A szükséges változások meghatározása A változtatás képességének megteremtése Változások tervezése és bevezetése Az eredmények konszolidálása és fenntartása BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ A kommunikáció célja és alapelvei A cél és a szándék megfogalmazása A célcsoport kiválasztása Az üzenetek meghatározása Kommunikációs csatornák Előnyök, hátrányok A kommunikáció célba juttatása Az eredményesség mérése PROJEKTMENEDZSMENT Projekt fogalma Feladatok, felelősök meghatározása Határidők tervezése Költségek, ráfordítások tervezése Költség-haszonvizsgálat Kockázatok kezelése Projekt controlling 27