A SZERVEZETFEJLESZTÉSI MÉRNÖKI, SZAKÉRTŐI TEVÉKENYSÉG TARTALMA ÉS EREDMÉNYEI - BESZÁMOLÓ -

Átírás

1 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 A SZERVEZETFEJLESZTÉSI MÉRNÖKI, SZAKÉRTŐI TEVÉKENYSÉG TARTALMA ÉS EREDMÉNYEI - BESZÁMOLÓ - A Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Kft. az ÁROP-1.A.2/A jelű szervezetfejlesztés Füzér Község Önkrmányzatánál pályázat megvalósításában az IVM- Bridge Tanácsadó Kft.-vel, mint alvállalkzóval működött közre. A közreműködés célja a pályázati dkumentációban meghatárztt műszaki (szervezetfejlesztési) tartalm megvalósítása. A prjekt megvalósításáhz az első céltisztázó és részletes szükségletfeltáró megbeszélést július 16.-án tudtuk megtartani Füzéren, amikr is alkalmunk nyílt a pályázatban rögzített műszaki tartalm aprópénzre váltására a körjegyző asszny és a plgármesterek részvételével, a pályázati anyag tartalmi átbeszélésével. A pályázatban megfgalmaztt célk mögött knkrétabban fgalmazódtt meg egy lyan krszerű önkrmányzati működés megteremtése, amely a laksság, a civil és vállalkzói szférával kialakíttt jó kapcslat tvábbi erősítését, az önkrmányzati működés és gazdálkdás krszerűsítését és átláthatóságának növelését tűzi zászlajára. 1. Diagnózis fázis július 16.-án meg is kezdtük a Diagnózis fázisban rögzített helyzetfeltárást az interjúkkal, amelynek srán a plgármestereken kívül a körjegyző assznyt, illetve a körjegyzőség munkatársait (8 fő) kérdeztük meg az aktuális működés jellemzőiről, a működtetést nehezítő prblémákról, illetve az általuk szükségesnek tarttt kitörési pntkról. (Interjúvázlat az 1.sz. melléklet Interjú kérdések_önkrm_füzér.dc c. dkumentumban található). 1.1 Az interjúkból levnható főbb következtetések a következők: Szervezetek közötti munkamegsztás, együttműködés Tekintettel a Körjegyzőség visznylag alacsny létszámára, nem jelent prblémát a munkatársak közötti együttműködés, alapvetően a napi feladat megbeszélések és egyeztetések jellemzőek. Ugyanez igaz az intézményekkel való kapcslattartásra is, azaz skkal inkább a személyes és infrmális egyeztetések határzzák meg a gazdálkdás napi teendőit. A Körjegyzőség szervezete tevékenységileg elkülönül egy hatósági és egy pénzügyi csprtra, aznban kinevezett csprtvezetők nincsenek, a napi munka irányítását a körjegyző végzi. Valódi érdekellentétek a csapatn belül nincsenek, ami gndt kz az együttműködésben az leginkább a körjegyzőség kettős kiszlgáló tevékenysége, illetve a törvényi szabályzáskból eredő anmáliák. A válaszadók 78%-a gndlja úgy, hgy szükséges lenne törvényi előírásk 1

2 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 mentén a körjegyzőségi tevékenységek tartalmi és jgszabályi tisztázása, flyamatkba való rendezése. Rendeletalktás A rendeletalktással kapcslatban legfntsabb kritikaként fgalmazódtt meg a törvényi, jgszabályi váltzásk gyakrisága, ezek átvezetésének szükségessége és a naprakészen tartás érdekében a nymn követés és rendelkezésre álló szűkös határidők betartása. Alapvetően a rendeletalktási flyamat lajzttan működik, a körjegyzőség megfelelően ki tudja szlgálni a Képviselő Testületeket és a döntés előkészítő anyagk is megfelelőek a plgármesterek visszajelzései alapján. Prblémaként merült fel, hgy habár az általáns szabályk szerint a Képviselő Testületeknek havnta kellene ülésezni, a gyakrlat skszr megkívánja a sűrűbb összeülést, egyeztetést és megfelelő határzathzatalt. A megkérdezettek a rendeletalktási flyamat mentén szükségesnek tartják a prjekt keretei között a rendeletalktáshz szükséges döntés előkészítési tevékenységek pntsítását, áttekintését, illetve a jelenlegi rendeletek harmnizálását a váltzó jgszabályi előírásk mentén. Döntéshzás A képviselő testületek munkájának elősegítésére külön Ügyrendi és Közbeszerzési Bizttság került felállításra speciális feladatkkal, tvábbá a kisebbségi jgk és érdekek képviseletére Kisebbségi Önkrmányzat is működik. A megkérdezettek úgy tartják, hgy a Képviselő Testületek alacsny létszáma és kölcsönös ismertsége miatt külön Bizttsági ülések megtartása nem indklt, az infrmációáramlás pntsítása és gyrsítása érdekében skkal inkább a Testületi ülések a jellemzőek, ahl minden érintett részvételével a legfntsabb döntések megfelelő hatéknysággal meghzhatók. Általáns észrevétel, hgy a körjegyzőség a döntések meghzatala előtt lehetőség szerint mindent infrmációt beszerez, az érintettekkel egyeztet és megfelelő módn terjeszti elő azkat. A megkérdezettek többsége szerint a döntéshzatal egy másik aspektusa, hgy azkat a kckázatkat csökkentsük, amelyek abból erednek, hgy nem azkn a helyeken hzzák meg a napi peratív működtetéshez szükséges döntéseket, ahl a kellő infrmációk rendelkezésre állnak. Ebből a szempntból szükséges a hatásköri, kötelezettségvállalási szabálykat is a prjekt srán felülvizsgálni. Ügyintézés A napi ügyintézés a kialakíttt rutink alapján működik, aznban sk a kihasználatlan lehetőség. Az ügyintézőkre háruló halmzódó hatáskörökből eredően szükséges szabályztt ügyfélfgadási rend kialakítása. Ilyen lehet például az ügyfélszlgálati kncepció kialakítása, a frnt és back ffice jellegű tevékenységek szétválasztása. 2

3 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 Ehhez szükséges lenne egy lyan ügyfélszlgálati rend kialakítása, amely lehetőséget biztsít az ügyintézés gyrsítására, az ügyintézők egymás közötti jbb helyettesíthetőségének megldására az elektrnikus lehetőségek kihasználásával. Nagyn sk idő megy el azzal, hgy a különböző kérelmekhez tartzó űrlapkat nem megfelelően, vagy hiánysan töltik ki. Költségvetés készítés Magát a költségvetés készítést és az előirányzatk felhasználásnak ellenőrzését a körjegyzőség fgja össze és ellenőrzi. Ez teljesen összhangban van a törvényi szabályzáskkal Ez az a terület, amely szabályzttságában végrehajtási rendeletekkel a lehető legjbban szabályztt. Ami prblémát kz, az skkal inkább a tervek megalapzttsága, az egyes költségvetési tételek beállításáhz szükséges pénzügyi elemzések és infrmációk hiányssága, amiből az adódik, hgy pl. az intézmények közötti nrmatív elsztás és felhasználás nem mindig jelent hzzáadtt érték szerinti igazságs megsztást. Gazdálkdás A napi működtetés srán legnagybb gndt a teljesítések minőségi megfelelőségének ellenőrzése, illetve az intézményi felhasználásk pnts teljesítésének nymn követése kz. Annak érdekében, hgy az ellenőrzés és a jóváhagyás megfelelő módn megtörténjen, skszr kell pótlólags igazláskat bekérni. Ez visznt lassítja a kifizetéseket, ami vállalkzói ldaln elégedetlenséget eredményez. Elsősrban a pénzügyi területen dlgzók vélekednek úgy, hgy szükséges lenne a működésben rejlő kckázatk kiértékelése és fennállásuk esetén azk kezelésére megfelelő szabályk rögzítése. Közintézmények felügyelete A közintézmények számára a körjegyzőségnek kettős szerepe van, amiből szerepknfliktusk adódnak. Ennek lényege a hatósági és a szlgáltatási funkció keveredése, ami a költségvetés készítésből és az előirányzatk felhasználásnak ellenőrzéséből adódik, másrészt pedig abból, hgy a legtöbb intézmény gazdálkdási tevékenységét maga a körjegyzőség pénzügyi csprtja látja el, szlgáltatásként. A többség véleménye alapján fnts lenne a gazdálkdási tevékenységre vnatkzóan az intézmények és a körjegyzőség között lyan szlgáltatási megállapdásk megkötése, amelyekben egyértelműen rögzítésre kerülnek az egyik és másik fél által vállalt kötelezettségek, nyújttt szlgáltatásk és szükséges infrmációáramlási utak. Lakssági, civil és érdekképviseleti kapcslattartás A lakssági és civil szférával való kapcslattartás elsősrban az önkrmányzati képviselők egyéni munkájának az eredménye, amely a testületi üléseken frmálódik knkrétumkká. Ehhez nagyban hzzájárulnak a lakssági fórumk is, 3

4 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 de alapvetően mindenki számára nyitva áll a körjegyzőség ajtaja. Amit a megkérdezettek szerint legjbban hiányl a lakssági és civil szféra, hgy döntések előtt értesüljenek a várható iránykról, szakmai, önkrmányzati elképzelésekről. A kmmunikációból shasem elég és ez igaz itt is: nem áll egyenes arányban a kmmunikációba fektetett energia a laksság elégedettségével, legalábbis a megkérdezettek szerint. Fnts lenne a súlypntk és a főbb üzenetek megfgalmazása a különböző célcsprtk számára és egy előre felépített és ütemezett rendszeres kmmunikáció beindítása Szcimetriai vizsgálat Annak érdekében, hgy a pályázat szerinti szervezetfejlesztési prgramt el lehessen végezni, szükségesnek tartttuk a körjegyzőség munkatársaira vnatkzóan egy szcimetriai vizsgálat elvégzését. Ennek lényege, hgy feltárjuk a munkatársak közötti infrmális kapcslatkat is a frmális mellett. Szcimetriai felmérés eredménye Egyszeres v. Kétszeres v. Hármszrs v. Négyszeres v hatósági 2 pénzügyi 4 A fenti ábrából látható, hgy a pénzügyi és a hatósági csprt munkatársai a napi kapcslattartásban is meglehetősen elkülönülnek egymástól, visznylag kevés közös pnt van. Fnts következtetés, hgy a pénzügyi és hatósági csprtt közelebb kell hzni egymáshz, a fejlesztési munka akkr lesz sikeres, ha mindannyian részt vesznek ebben. A jó hír, hgy az infrmális háló közepén is a körjegyző helyezkedik el, tehát az ő személye biztsíték és egyben garancia is a szervezetfejlesztési váltzásk 4

5 megvalósítására. Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL Dkumentumk elemzése A diagnózis teljessé tétele érdekében a Körjegyzőségtől megkértük és megkaptuk a működésre vnatkzó legfntsabb dkumentumkat (önkrmányzati és intézményi alapító kiratk, önkrmányzati SZMSZ-ek, körjegyzőségi ügyrend munkaköri leírásk). A dkumentum vizsgálat célja az vlt, hgy megvizsgáljuk milyen mértékben vannak lefedve az általáns önkrmányzati flyamatk, azk milyen tevékenységekből épülnek fel, illetve vannak-e szabályzási anmáliák, nem megfelelőségek. Már a diagnózis fázisban fntsnak tartttuk rávilágítani a párhuzamsságkra, hiánysságkra, vagy a nem megfelelő flyamatszervezésre figyelembe véve az interjúkn is elhangzttakat. Vizsgálatunk eredményeként elkészítettük a 2.sz. mellékletben található Flyamat_szervezet mátrix_091021_füzér_jv.xls táblázatt, amelyben a fenti szabályzáskban rögzített tevékenységeket a főbb flyamatk mentén csprtsítttuk és megjelöltük az ellentmndáss pntkat, illetve azkat, amelyekben döntés szükséges. Az elemzés keretében felvett fő flyamatk és megállapításk összefglalva a következőek, amelyek egyben a flyamat GAP elemzését is jelentik, és jelentős kckázati tényezőt is magukban hrdznak. Rendeletalktás az előkészítés srán a szükségességi vizsgálatk mibenléte nincs egyértelműen rögzítve A rendeletalktás céljának, tárgyának meghatárzásáhz nincs egyértelmű felelős meghatárzva, inkább a többszörös felelősség a jellemző A tartalmi előkészítés srán a közvélemény kutatás, a szakmai tartalm és a véleményeztetés módjának meghatárzása, felelőse nem egyértelmű A rendelettervezet törvényességi felülvizsgálatának mikéntje és egyértelmű felelőse hiányzik Gazdálkdás az elmúlt időszak költségvetési előirányzatk felhasználásának elemzése magas szintre van delegálva (körjegyző) A költségvetési kncepció bizttsági véleményezése az interjúkn elhangzttak alapján felesleges lépésnek tűnhet Az ügyrendi bizttság bevnása az adatáramlási utak kialakítása szintén feleslegesnek tűnik A helyi kisebbségi önkrmányzat költségvetésének beépítése a teljes költségvetésbe több pntn tisztázásra szrul A költségvetési rendeletek nyilvántartásba vételének nincs egyértelmű felelőse A költségvetési rendelet kihirdetésében, kötelező tájékztatásban a döntési jgkör nem megfelelően definiált Az Áht. alapján a nrmatív hzzájárulásk, pótlólags igénylések nincsenek 5

6 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 tevékenységekkel és egyértelmű felelősségekkel lefedve és ugyanez igaz a Kincstárral való kapcslat fenntartására, működtetésére is. A belső ellenőrzésről nincs megfelelő flyamatszabályzás, tevékenység elem Ügyfélszlgálat, ügyintézés Gyakrlatilag a frnt és a back ffice nem különül el Nincsenek meghatárztt felelősségek, gyakrlatilag mindenki felelős valamennyi tevékenységelemért, így elaprózódik a speciális tudás A tudás elaprózódás következtében az átfutási idők hsszúak Minden döntés egy kézben csprtsul. Az ügyintézés srán nincs egységes szabályzás a kérelmek feldlgzására, iktatására Kapcslatépítés Nincs egyértelmű rendszer és flyamat, skkal inkább csak kmmunikációs csatrnák léteznek, amelyeket rendszeresen működtet a csapat Stratégiai elemzés, stakehlder elemzés nem áll rendelkezésre, nincs az önkrmányzat gyakrlatában Hiányzik az üzenetek egységes kncepció alapján történő megfgalmazása A Gazdasági Prgram kihirdetése minden alkalmmal megvitatásra és kihirdetésre kerül, aznban hiányzik egy tudats nymn követés Az érdekegyeztető és lakssági fórumk előkészítése, a civil és vállalkzói szférával való kapcslatépítés gyakrlatilag a körjegyző egyszemélyi feladata Nincs a körjegyzőségen belül dedikált ember a szervezési, előkészítési munkákra Tekintettel arra, hgy a fenti vizsgálatk kellőképpen átfgó jellegűnek biznyultak a körjegyző és plgármester urakkal való egyeztetés alapján, tvábbi kérdőíves vizsgálatk szükségtelenné váltak, az összegyűjtött infrmációk pedig kellő alapt szlgáltattak egy átfgó prgramterv kialakítására. A fenti infrmációk és tapasztalatk alapján a következő teendők és határidők fgalmazódtak meg a tervezési és megvalósítási fázisra Körjegyző assznnyal való egyeztetés eredményeképpen: Alapító Okiratk jgszabályi tartalmnak megfelelő felülvizsgálata ( ) SZMSZ-ek felülvizsgálata, illetve a jgszabályi követelményeknek való átalakítása ( ) Kötelezettségvállalási Szabályzat összeállítása az SZMSZ mellékleteként ( ) Rendeletalktási, ügyfélszlgálati és gazdálkdási flyamatk részletes felülvizsgálata és flyamattérképek kialakítása ( ) Ügyfélszlgálati rend kialakítása ( ) Szabályzási leltár összeállítása ( ) Szlgáltatási szerződés minta összeállítása ( ) Kckázatkezelési szabályzat ( ) 6

7 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 Stakehlder elemzés, kmmunikációs terv ( ) Munkaköri leírásk összeállítása ( ) A DIAGNÓZIS FÁZIS zárásaként, és egyben a tervezési fázis nyitányaként a főbb megállapításk feldlgzására szükségesnek tartttunk egy lyan wrkshp megtartását, amelyen a körjegyzőség munkatársai teljes létszámban vettek részt és áttekintették a fenti elemeket, illetve elmndták a gyakrlati megvalósítás mikéntjét. Ebből született meg az a javaslati tábla, amely a 3.sz. melléklet <Flyamat_szervezet mátrix_091029_füzér_ws_végl.xls> táblázatban található és a jövőbeli működés alapjait rögzíti. Ebben a táblázatban egyetlen nyittt kérdés maradt a megvalósítási fázisra, egy ún. civil referensi pzíció létrehzása. 2. Tervezési fázis A tervezési fázis előkészületi munkálatai gyakrlatilag a diagnózis fázis elején lebnylíttt interjúk után elkezdődtek, tekintettel arra, hgy sürgős szükség mutatkztt a jgszabályi háttér tisztázására, az előíráskkal minden szempntból összhangban levő alapdkumentumk előállítása miatt (Alapító Okiratk, SZMSZ-ek, Kötelezettségvállalási Szabályzat) Jgszabályi összehasnlítás és értelmezés elkészítése A jgszabályi összehasnlításhz a évi CV. tv., a CII tv. a 2009.évi költségvetésről, a évi LXV. tv. a helyi önkrmányzatkról (ötv), a részletes szakfeladat rend, a 217/1998 (XII.30) krmányrendelet az államháztartás működési rendjéről (Ámr), és a évi XXXVIII. tv. az államháztartásról (Áht). jgszabályait tekintettük át és készítettük el azt az összehasnlító táblázatt, amely az Alapító kiratkra és SZMSZ-re vnatkzó kötelező tartalmi elemeket tartalmazza, kiegészítve a dkumentációk teljessé tétele érdekében megfelelő magyarázatkkal és pnts paragrafus szerinti hivatkzáskkal. Az összehasnlítás a 4.sz. melléklet <Alapító Okirat_SZMSZ összehasnlítás és tartalm_ver3.xls> táblázatban található, amely összehasnlításként egymás mellett tartalmazza az Alapító Okiratk és az SZMSZ-ek aznsságaiból és különbözőségeiből származó infrmációkat, illetve külön munkalapn az önkrmányzati, a körjegyzőségi és az intézményi SZMSZ-k jgszabályi előírásk szerinti és ajánltt tartalmi elemeit. Minden egyes összehasnlításnál és tartalm kifejtésnél szerepel a pnts jgszabályi hivatkzás, annak közérthető leírása és lyan értelmező megjegyzések feltüntetése, amelyek segítik a munkatársak számára azk tartalmi tisztázását Alapító Okiratk átvizsgálása, tvábbá önkrmányzati, körjegyzőségi és intézmény SZMSZ-ek elkészítése A fenti jgszabályi összehasnlítás és tisztázás vlt az alapja egyben az Alapító Okiratk áttekintésének és az SZMSZ-k elkészítésének. Tanácsadói munkában felülvizsgálatra került Füzér és Pusztafalu önkrmányzata Körjegyzőségének Alapító Okirata, valamint kialakításra kerültek az alábbi SZMSZ-ek: 7

8 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 Füzér önkrmányzat Szervezeti és Működési Szabályzata Pusztafalu önkrmányzat Szervezeti és Működési Szabályzata A körjegyzőség SZMSZ-e Füzér Gndzási közpnt SZMSZ-e Füzér Víziközmű SZMSZ-e Közösségi Kincstér SZMSZ Pusztafalu Idősek Klubja SZMSZ Az SZMSZ-k kialakításánál a jgszabályi megfeleltetés mellett kiemelt hangsúlyt fektettünk a következő szempntk kidlgzására: Az SZMSZ-k struktúrájában és felépítésében megjelentek a jgszabályi hivatkzásk, azk pnts megnevezésével és szükség esetén paragrafus szintű pnts idézetével. Az SZMSZ-ekben tvábbi értelmező megjegyzéseknek is helye van, ami az adtt jgszabály helyi megvalósításában segíti a köztisztviselők munkáját. A körjegyzőség irányítási struktúrájában az intézmények feletti felügyeleti kntrll erősítése kiemelt szerepet kaptt. Az intézmények számára a körjegyzőség gazdálkdási szlgáltatási funkciójának erősítése is megjelenik a gazdálkdási, illetve a költségvetési előirányzatk felhasználása terén A körjegyzőség és intézmények szervezeti és munkaköri struktúrájának újraértelmezése Új, önálló fejezetként jelentek meg a körjegyzőség, illetve az intézmények működési szabályai, amelyek szrs és közvetlen kapcslatt teremtettek a tvábbi helyi szabályzásk, rendeletek között, megjelölve azkat, amelyeket külön keretek között kell részletesen szabályzni. A szabályzatalktási tevékenységet a Körjegyzőség hatáskörébe helyeztük, ami elősegíti az egységes és átlátható szabályrendszer kialakítását és ezáltal az irányítási kntrll biztsítását (intézményekre vnatkzóan csak a körjegyzőség határzhat meg szabályzáskat, amelyeket a Képviselő Testületek fgadnak el) Külön fejezetként jelent meg az infrmáció, kmmunikáció és kapcslattartás, mint az átláthatóságt, és esélyegyenlőséget biztsító egyik legfntsabb alapelv, megjelölve mindazn fórumkat, amelyek szükségesek a laksság, a civil és a vállalkzási szféra igényeinek megjelenítésére, a társadalmi párbeszéd erősítésére. Ugyancsak külön fejezet tartalmazza a Körjegyzőségi SZMSZ-ben a tervezés és gazdálkdás, valamint az ellenőrzés és kckázatkezelés témaköreit, amelyekhez kapcslódóan megjelenik pl. a Kckázatkezelési Szabályzat létrehzásának szükségessége, és a FEUVE rendszer megvalósításának igénye. A körjegyzőség SZMSZ-ének tervezési gazdálkdási fejezetében jelenik meg az az alapelv is, hgy a körjegyzőség az intézmények számára szlgáltatásként nyújtja a tervezési és gazdálkdási feladatkat Kötelezettségvállalási Szabályzat A körjegyzőség SZMSZ-nek mellékleteként alakítttuk ki az egységes kötelezettségvállalási táblázatt (szabályzatt), amelynek nagy előnye, hgy egyben láttatja a Képviselő testületek, a plgármesterek, a körjegyző, a körjegyzőségi munkatársak, illetve az intézményvezetők hatásköreit és 8

9 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 felelősségeit úgy, hgy az aláírási jgk az adtt tevékenységek mentén elkülönülve jelennek meg az alábbi bntásban: együttműködési szerződések, társulási megállapdásk költségvetési szerv létrehzása költségvetési gazdálkdás belső szlgáltatási megállapdásk beszállítói szerződések munkavállalói szerződések pályázatkn való részvétel pénzügyi tranzakciók kiadmányzás döntési jgsítványk gyakrlása perképviselet hivatals beszámlók, jelentések A szabályzásk egyszerűsítése és integrálása érdekében javasltuk a későbbiekben az SZMSZ mellékleteként szerepeltetni a kötelezettségvállalást, tekintettel arra, hgy az SZMSZ-ben rögzített általáns szabályk aprópénzre váltását jelenti. (5.sz. melléklet - kötelezettségvállalás_füzér_ver2.xls) 2.4. Flyamatleírásk A diagnózis fázisban kidlgztt javaslati tábla (flyamat- szervezet mátrix) adta az alapját a részletes flyamatleírásk elkészítésének, amely egyszerűsített verziójában Excel táblázat frmájában készítettük el. Ez jelenti egyben a pályázati anyagban megjelenített átalakíttt szervezeti eljáráskat is. Ebben a lépcsőben kialakításra kerültek a következő flyamatk: rendeletalktás gazdálkdás (költségvetés tervezés és előirányzat felhasználás) ügyfélszlgálat Az átalakítás szempntjai mindazk vltak, amelyeket a diagnózis fázisban az interjúkn résztvevők prblémaként vetettek fel, illetve a dkumentum elemzések kapcsán tisztázatlanságk, nem megfelelőségekként aznsítttunk. A feldlgzás a következő elméleti mdell szerint készült: 9

10 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 MF FOLYAMATMENEDZSMENT Részletező szinten rögzített infrmációk Milyen adat vagy infrmáció az input? Melyek a fő tevékenységek? Kik érintettek a tevékenység végrehajtásában? Melyik infrmatikai rendszer támgatja a tevékenységet? Mi a tevékenység eredménye (utput)? Mik a kapcslódó flyamatk? Az Excel táblában (6.sz. melléklet Flyamatleírás_ KTJ.xls) külön munkalapkn jelennek meg az átalakításra javaslt flyamatk, amelyeken belül a tevékenységekhez kapcslódó inputk és utputk szükség esetén értelmező megjegyzésekkel és knkrét szervezeti felelősségek megjelölésével kerültek meghatárzásra. A felelősségek megjelölésénél az alábbi jelöléseket alkalmaztuk: F- felelős, D- döntéshzó, E-együttműködő, I- inputadó, O utputt kapó. Az áttekinthetőség és a működés szempntjából fnts, hgy egy tevékenységnek csak 1 felelőse legyen, egyébként a végrehajtás biznytalansági kckázata magas lesz. Ugyancsak fnts, hgy az inputk és utputk útvnala nymn-követhető legyen, azaz azns megnevezéseket használjunk ugyanazknál és jelöljük meg a kapcslódási pntkat. Ez egyben az infrmáció áramlási útvnalakat is meghatárzza, amely pedig a gazdálkdási flyamat esetében az infrmatikai rendszerterv kialakításának az alapja. A flyamatleíráskat szakértői munkában készítettük elő, amelyet utána a körjegyzőség munkatársaival wrkshp keretében tekintettük át. Ennek srán a flyamatleírásk lvasásának módját és a flyamatszemlélet alapjait is elsajátíttták a résztvevők. Ez rendkívül fnts abból a szempntból, hgy utána a mindennapi munkájukhz megfelelő, hzzáértő módn tudják alkalmazni azkat. A rendeletalktási flyamat a következő flyamatrészekre bmltt le: rendeletalktás indítása rendelettervezet tartalmi előkészítése a rendelettervezet elfgadása 10

11 a rendelet kiadása Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 A gazdálkdási flyamat a következő flyamatrészekre bmltt le: költségvetési kncepció elkészítése költségvetés tervezet összeállítása előirányzat átcsprtsítás, módsítás a gazdálkdással kapcslats peratív teendők a gazdálkdás ellenőrzése beszámlás, infrmáció szlgáltatás Az ügyfélszlgálati flyamat a következő flyamatrészekre bmltt le: ügyfélszlgálati rend fejlesztése ügycsprtk ügyintézőhöz rendezése az ügyfélszlgálati rend betartásának ellenőrzése infrmáció szlgáltatás bejelentések, kérelmek fgadása nyilvántartásba vétel kérelmek frmai, tartalmi megfelelőségének ellenőrzése kérelmek, bejelentések elbírálásának előkészítése kérelmek, bejelentések ügyintézése, kivizsgálása igazlásk, engedélyek kiadása adatszlgáltatás A következő lépésben meghatárztuk azkat a legfntsabb mutatókat (Kulcs Teljesítmény Jelzők (KTJ), amelyek szükségesek és fntsak az adtt tevékenységsr hatékny elvégzése érdekében. Ezeket a mutatókat a flyamatleírás Excel táblában rögzítettük, külön meghatárzva a mérési módszert. Fnts megemlíteni, hgy a munka elvégzése közben a Körjegyzőség munkatársaival közösen határztuk meg ezeket a mutatókat úgy, hgy a nagybb tevékenységcsprtk mentén adjn lefedettséget. Ez másképpen azt is jelenti, hgy nem az egyes tevékenységekre külön-külön, hanem lyan részflyamatkra határztunk meg mutatószámkat, amelyek rendelkeznek megfelelően mérhető kezdettel és befejezési időpnttal, illetve knkrétan mérhető termék keletkezik benne Ügyfélszlgálati Rend kialakítása Az ügyfélszlgálat kialakítása jelentette a szervezetfejlesztési prjekt egyik legsarkalatsabb pntját, tekintve, hgy itt vlt szükség a legtöbb alktó jellegű munkára, a frnt és a back ffice típusú tevékenységek szétválasztására (mindazn tevékenységeket tekintjük frnt ffice jelegűnek, amely az ügyfelekkel való közvetlen kapcslatt igénylik). Az ügyfélszlgálati rend egy lyan dkumentum, amely az igazgatási csprt munkáját érinti és a laksság, valamint a civil és vállalkzói szféra számára az egyik legfntsabb. Éppen ezért kezeltük kiemelt fntssággal egy mindenki számára átlátható és érthető szabályrendszer létrehzását. 11

12 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 Az ügyfélszlgálati rend (7.sz. melléklet Ügyfélszlgálat Rend.dc) a következő fejezeteket tartalmazza: általáns működtetési szabályk, amelyek a nyitvatartási rendet, helyet, ügyeletet szabályzzák általáns ügykezelési szabályk, amely az egyenlő elbírálás elvére épül és a megkeresések dkumentált, mindenki számára hzzáférhető nyilvántartását hangsúlyzza az elektrnikus, telefns és személyes ügyfélszlgálat működtetésének specifikus szabályait tartalmazó fejezetek, amelyből az elektrnikus rész szrs összefüggésben van a hnlap működtetésével és a hnlapn létrehzandó jgszabályk és rendeletek nyilvántartási rendszerével. Fnts, hgy a frmanymtatványk elektrnikusan is hzzáférhetők kell legyenek mindenki számára Elkülönülten tartalmazza a Back ffice tevékenységeket, az infrmációgyűjtés és feldlgzás, valamint elbírálás lehetséges kimeneteli és végrehajtási módjait 2.6. Szabályzási leltár kialakítása A előző pntkban végrehajttt munka eredményeként elkészültek azk a legfntsabb alap dkumentumk, amelyek a krszerű önkrmányzati működéshez alapvetően szükségesek, aznban ezeken túlmenően is szükség van még lyan szabályzatk kialakítására, amelyek a működés átláthatóságát és tisztaságát segítik elő és javítják a társadalmi felelősségvállalást, a felelős önkrmányzati igazgatást és irányítást. Éppen ezért, ennek érdekében elkészítettük azn szabályzatk listáját, amelyek szükségesek a működéshez és összevetettük az adtt pillanatban meglevő belső szabályzáskkal (8. sz. melléklet Szabályzatlista_Füzér.xls) Az elvégzett vizsgálat a lapján megállapítható, hgy az adtt pillanatban meglevő szabályzatk a megfelelő tartalmmal álltak rendelkezésre, visznt száms szabályzatt kell még a törvényi előíráskhz igazdóan elkészíteni. Ezek többnyire túlmutatnak a prjekt keretein, így azk az anyagban csak javaslati szinten fgalmazódtak meg az önkrmányzat felé Szlgáltatási szerződések kialakítása Az intézmények megfelelő működtetésének biztsítása érdekében szükséges vlt egy lyan szlgáltatási megállapdás minta elkészítése, amely aprópénzre váltja az SZMSZ-ben megfgalmaztt Körjegyzőségi gazdálkdási és pénzügyi szlgáltatási funkciót és egyben felhatalmazza a körjegyzőséget az adtt intézmény gazdálkdásának átlátására, szükség szerint szabályzására. Ennek érdekében elkészítettük Pusztafalu Idősek Klubja és a Körjegyzőség közti - minta megállapdást a 9.sz. mellékletben Pusztafalu - Megállapdás az Idősek Klubja gazdálkdására_ver3_ dc néven. 12

13 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 A megállapdás a következő legfntsabb megállapításk és alapelvek mentén szabályzza az együttműködést és felelősségvállalást a körjegyzőség és az adtt intézmény között: a pénzügyi-gazdasági feladatk ellátását a körjegyzőség látja el a körjegyzőség gndskdik az adtt intézmény működtetéséhez szükséges belső szabályzatk előállításáról és gndskdik azk betartásáról a kötelezettségvállaláskat az adtt intézmény vnatkzásában a körjegyzőség SZMSZ-ének melléklete tartalmazza és szabályzza az adtt intézmény beszámlási kötelezettséggel tartzik körjegyzőség felé a körjegyzőség által általáns érvénnyel kiadtt szabályzatk az adtt intézményre is kötelező érvényűek Kckázatkezelési szabályzat kialakítása Ugyancsak a tervezési fázis alatt kialakításra került az önkrmányzatk működésének átláthatóságát és a működési kckázatk csökkentését szlgáló szabályzat, amely magában fglalja működésben rejlő kckázatk csprtsítását, a FEUVE szabályrendszer érvényre jutását és szükséges kckázatkezelési eljárásk megvalósítását. (10. sz. melléklet Kckázatkezelési szabályzat_ Füzér Körjegyzőség_elküldött.dc.) Kiemelt szempntként kezeltük a szabályzat kidlgzása srán a kckázat fgalmának meghatárzását a kckázatk aznsításának, értékelésének módjait a kckázatk kezelésre adható megfelelő válaszreakciók kialakítását a kckázatk meglétének rendszeres felülvizsgálatát a kckázatk és azk kezelésére hztt intézkedések nyilvántartásának módját Mindez a pénzügyi és költségvetési végrehajtás ellenőrzésének keretében az egyik legfntsabb és sürgősen megldandó hatéknyságnövelési intézkedések között fgalmazódtt meg A munkakörök hatékny ellátásáhz szükséges kmpetenciák meghatárzása A munkaköri leírásk újradefiniálásáhz a 2.4. pntban bemutattt flyamatleírásk szlgáltatnak alapt. Alapvetően a flyamatleíráskban definiált tevékenységek mellé definiált F felelősségi hatáskörök határzzák meg az új munkaköri leírásk alapjait: A szükséges alapkmpetenciák munkakör típusnként térnek el egymástól, amelyeket a szervezetfejlesztési prjekt célkitűzéseit is figyelembe véve, a következőképpen határztunk meg alapkövetelményként, amelyek mellé megfelelő szinteket is definiáltunk (1 szint alapismeretek, 2 szint elmélyült ismeretek és alkalmazás, 3 szint prfesszinális, adaptív alkalmazás, 4 szint betanítói tudásszint) 13

14 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 Körjegyző stratégiai gndlkdás és átlátó képesség (4) tervezési és szervezési készség (4) cél- és eredményrientáció (3) tényfeltáró és prblémamegldó képesség (3) együttműködési készség (3) szciabilitás (3) Hatósági munkatársak empátia és tlerancia (3) tényfeltáró és prblémamegldó képesség (3 csp vez: 4) knfliktuskezelés (3, csp vez: 4) tervezési és szervezési készség (3 csak az esetleges csprtvezetőnek) együttműködési készség (3) rugalmasság (2, csp. vez: 3) Pénzügyi munkatársak cél- és eredményrientáció (3) infrmáció elemzési és feldlgzási képesség (3, csp vez: 4) tervezési készség (3, csp vez: 4) szabálykövetés (4) tényfeltáró és prblémamegldó képesség (3) együttműködési készség (3) Civil referens kmmunikációs készség (4) prblémaelemzés és megldás (3) frusztrációs tlerancia (3) tárgyalási készség és meggyőző képesség (3) Stakehlder elemzés A lakssági, a civil és vállalkzói szféra kapcslatainak javítása érdekében, a társadalmi párbeszéd fejlesztésének céljából a diagnózis fázisban fnts tevékenységként, elvárásként fgalmazódtt meg egy átlátható és világs kmmunikációs rendszer felépítése. Ennek instrumentális ldala az ügyfélszlgálati rend kialakításával megldódtt, aznban nem adtunk megfelelő választ arra, hgy kik is az önkrmányzat partnerei, ún. stakehlderei. 14

15 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 Ennek érdekében a munkatársak részvételével és a plgármester bevnásával egy wrkshpt tartttunk és definiáltuk a stakehlderek mibenlétét. Különös figyelmet frdítttunk a közvélemény beépítésére, amely a lakssági fórumk jegyzőkönyveinek és az önkrmányzati ügyintézések kapcsán beérkezett panaszk másdlags feldlgzásával történt meg. Az alábbi ábra mutatja a wrkshp eredményét, ahl az egyes karikák jelölik a különböző érdekcsprtkat vagy stakehldereket, a tervezési fázis srán kialakíttt elképzelések, szabályzásk megvalósításának/megvalósíthatóságának szempntjából. Van-e megfelelő képesség a váltzásk véghezviteléhez? Igen Érdekcsprtk pzícinálása Támadó ellenállók Védekező ellenállók M Követők H I ÉRDEKCSOPORTOK KEZELÉSE Váltzás ügynökök N Ö Nem A váltzásk ellen Semleges Erősen támgató Várakzó Elkötelezettség a tervezett váltzáskra Váltzás Érdekcsprtk: Ügynökök V T C K P J L Az ábrából látható, hgy szerencsés helyzetben van az önkrmányzat, mivel a legtöbb érdekelt szeretné a váltzáskat, sőt szívesen áll ezen váltzásk élére. A részletes elemzés a 11. sz. melléklet Kmmunikacis es bevnasi terv_ws_pres_vegl.ppt fileban található, ahl a rövidítések és érdekek is feltüntetésre kerültek. Ahhz, hgy a társadalmi párbeszéd és a megvalósulás is el tudjn indulni, szükséges vlt egy átfgó kmmunikációs és bevnási terv elkészítése, amely tartalmazza meghatárztt érdekeltségi csprtnként azk bevnására szlgáló főbb kmmunikációs akciókat, megfgalmaztt üzeneteket, lehetséges kmmunikációs csatrnákat és a végrehajtásért felelős személyt, valamint egy relatív ütemezést. (Kmm_es_bevnasi_terv_vegl.xls) 15

16 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 Fnts kiemelni, hgy az önkrmányzatk és a körjegyzőség fő kmmunikátra a körjegyző, ami tvábbi kckázatkat hrdz magában: gyakrlatilag a megvalósítás több esetben várathat magára, vagy késhet, mint ahgy egy-egy rendelet megfelelő időben való elkészítése is. Éppen ezért javasltuk ezen a területen egy civil referensi pzíció beállítását, ami még nem történt meg. 3. Megvalósítási fázis Az IVM-Bridge mérnöki, szakértői tevékenysége (40 nap szervezetfejlesztés) a tervezési fázissal tulajdnképpen véget ért, mivel a megvalósításban a munkatársak felkészítését a Humancare képzési szakemberei végezték (4 nap szervezetfejlesztés, 5 nap képzés) a diagnózis és tervezési fázis eredményeinek figyelembevételével skszr párhuzamsan a tervezés megvalósításával. Ugyanez igaz az infrmatikai tartalm megvalósítására is, amelybe beletartzik a pénzügyi és gazdálkdási felelősségvállalás szabályzásáhz szükséges infrmációs adattartalm kidlgzása. Ehhez az IVM-Bridge Tanácsadó Kft. a gazdálkdási flyamat leírásában rögzített inputk és utputk meghatárzásával működött közre. Ugyanígy közreműködői tevékenységnek tekinthető az SZMSZ-ben és a flyamatleírásban megfgalmaztt kmmunikációs és ügyfélszlgálati tartalm, illetve a tervezési fázis végén kialakíttt stakehlder elemzés és kmmunikációs terv. A Humancare szakemberei az előzetes interjúk és vizsgálatk srán feltárt tények alapján összeállíttták azkat a területeket és témaköröket, amelyek az alábbi képzések megvalósítását tették szükségessé: Első körben a Gazdasági és igazgatási képesítések (Vezetési és szervezési ismeretek: Flyamatmenedzsment) képzés (Flyamatmen_kepz_leir.dc, jelenléti ív, tanúsítványk) került megrendezésre któber én, amely képzés a bürkratikus szervezeti anmáliák és rugalmatlan flyamatk ptimalizálását tűzte ki zászlajára. A képzés srán lyan tényezőkkel ismertettük meg a résztvevőket (8 fő), amelyek a hatéknyság, az átfutásiidő-csökkentés, valamint a minőségjavítás szervezeti keretek közé való implementálásával teremtik meg azkat a feltételeket, amelyek nélkül nem lehet hatékny és eredményes intézményi, hivatali munkáról beszélni. A hivatalban dlgzók azkkal a technikákkal ismerkedtek meg, amelyek által hatéknyan tudják fejleszteni, menedzselni a szervezeti flyamatkat és a belső szabályzási rendszereket. A másdik körben megtarttt képzés az Egyéb, más ágazatba nem srlható képesítések (Vezetési specializáció: Prblémamegldás és döntéshzatal) (Prb_es_dnthz_kepz_leir.dc, jelenléti ív, tanúsítványk) címet viseli. Az előző, Flyamatmenedzsment képzésen résztvevők február én ültek újra össze, hgy részt vegyenek a prblémák feldlgzását és döntéshzatali módszerek alkalmazását előirányzó képzésen. A résztvevők ismereteiket bővítették a prblémák és fejlesztésre váró területek pnts beaznsítását lehetővé tévő 16

17 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 technikák vnatkzásában. Fnts kiemelni, hgy a hivatali dlgzók az elméleti módszerek és gyakrlati feladatk srán találkztak azkkal a témakörökkel, amelyek rávilágítttak a helyes prblémakezelésre. A képzés nymán elsajátíttták az infrmációgyűjtés, tervezés és kreatív prblémamegldás technikáit. Összességében mindkét képzésről elmndható, hgy a résztvevők knstruktívan és érdeklődően vettek részt mind az elméleti témák, mind pedig a szituációs gyakrlatk feldlgzásában. A képzéseken résztvevő hivatali alkalmazttak lyan tudás birtkába kerültek, amelyek révén a szervezeti működés a szinergiák és erőfrrás többletek ptimális allkálásával egy magasabb hatéknysági szinten valósulhat meg a jövőben. Budapest, április 10. Palatinus Zltán ügyvezető Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Kft 17

18 Humancare Felnőttktatási Szlgáltató Krlátlt Felelősségű Társaság Fióktelep: 1036 Budapest, Lajs u D/2. Intézmény-akkreditációs lajstrmszám: AL-1874 MELLÉKLETEK JEGYZÉKE 1. Interjúkérdések az átvilágításhz (Interjú kérdések_önkrm_füzér.dc) 2. Flyamat szervezet GAP elemzés (Flyamat_szervezet mátrix_091021_füzér_jv.xls) 3. Flyamat szervezet felülvizsgálati eredmény (<Flyamat_szervezet mátrix_091029_füzér_ws_végl.xls>) 4. Jgszabályi előírásk összehasnlítás (<Alapító Okirat_SZMSZ összehasnlítás és tartalm_ver3.xls>) 5. Kötelezettségvállalási tábla (kötelezettségvállalás_füzér_ver2.xls) 6. Flyamatleírásk (Flyamatleírás_ KTJ.xls) 7. Ügyfélszlgálati rend (Ügyfélszlgálat Rend.dc) 8. Szabályzási leltár (Szabályzatlista_Füzér.xls) 9. Szlgáltatási szerződés minta (Pusztafalu - Megállapdás az Idősek Klubja gazdálkdására_ver3_ dc) 10. Kckázatkezelési szabályzat (Kckázatkezelési szabályzat_ Füzér Körjegyzőség_elküldött.dc.) 11. Stakehlder elemzés (Kmmunikacis es bevnasi terv_ws_pres_vegl.ppt) 12. Kmmunikációs és bevnási terv (Kmm_es_bevnasi_terv_vegl.xls) 13. Flyamatmenedzsment képzés leírás (Flyamatmen_kepz_leir.dc) 14. Flyamatmenedzsment képzés jelenléti ív, tanúsítványk (Megnevezés!!!) 15. Prblémamegldás és döntéshzatal képzés leírás (Prb_es_dnthz_kepz_leir.dc) 16. Prblémamegldás és döntéshzatal képzés jelenléti ív, tanúsítványk (Megnevezés!!!) 18