Szervezési ismeretek

Átírás

1 Dr. Sediviné Balassa Ildikó Pölöskeiné Hegedüs Helén Szervezési ismeretek SZÁMALK Budapest, 2002 Impresszum 1

2 Előszó Köszöntjük Tanárként és Tanulóként abban a tanulási folyamatban, melynek célja, hogy a Diákok elsajátítsák a az információs rendszerek fejlesztésével kapcsolatos általános ismereteket, a tantárgyi tartalommal összefüggő problémamegoldás készségét és jártasságot szerezzenek egy szervezési projekt munkában való részvételhez. A Tanárok feladata a tanulási folyamat menedzselése. Olyan segítségnyújtás, mely elsősorban szaktanácsadást jelent és arra szolgál, hogy a Tanulókat/Hallgatókat az önálló munka megkezdésében, a feladatok értelmezésében segíti és differenciált, személyre szóló, szakmai irányítással biztosítja az eredményes és hatékony tanulást. A Tanítás- tanulási útmutatóban leírtuk, hogy Tanárként hogyan kell ütemeznie a tananyagot, a gyakorlatokat (csoportos, egyéni) továbbá, hogy a hallgatók tanári értékelése mikor és hogyan történjen. Tanulóként is láthatja a tananyag felosztását, az önellenőrzést és a tanári ellenőrzések helyét és idejét. A Bevezető -ben megtalálja az általános struktúra részletes ismertetését, a formai megoldásokat leíró, továbbá a kezeléssel is összefüggő információkat. Ez a rendhagyó könyv annak az elektronikus könyvsorozatnak a tagja, melyet az "Informatikai statisztikus és gazdasági tervező" felsőfokú képzés tanárainak és hallgatóinak készítünk. A feldolgozott ismeretanyag azonban ennél általánosabb, ezért e tananyagot ajánljuk mindazoknak, akik különböző szintű informatikai tanulmányokat folytatva, áttekintést szeretnének kapni az informatikai rendszerek fejlesztésének alapkérdéseiről. A gazdasági környezet diktálta változó célok, a célok megvalósításához megfelelő tevékenységsor és szervezeti átalakulás feladataihoz való alkalmazkodás megköveteli az alapvető szervezési ismereteket. A dinamikus változások követése csak megfelelő tartalommal bíró, aktuális ismeretek birtokában lehetséges, ezért felértékelődött minden gazdasági szervezet számára az információ és a korszerű információs rendszer szerepe. Úgy gondoljuk, hogy azok is haszonnal alkalmazhatják ezt a tananyagot akiknek úgy kell ismereteket szerezniük, hogy korábban nem foglalkoztak ezekkel a kérdésekkel. 2

3 A tananyagot két részre bontottuk, melyek közül az első elektronikus kötet tartalmazza a információs rendszerekkel kapcsolatos alapfogalmakat, a szervezési alapismereteket és a szervezés általános életciklusát, annak feladatait, felmérő és elemző technikáit. A második kötet tartalmazza az információs rendszerek fejlesztési módszereit és eszközeit, továbbá a projekttervezés, projektirányítás, a szervezési projekt feladatait. Foglalkozunk még a fejlesztés minőségbiztosításával és a szabványokkal is a tananyagban. Mindkét kötet tartalmaz törzsanyagot és kiegészítő anyagokat. A kiegészítő anyagok nagy része Internet-en található, ezért csak akkor tudja ezeket olvasni, ha van Internet elérése. Sok feladatot készítettünk (és ezeknek a megoldását is), mert az a tanítási tapasztaltunk, hogy ezek elvégzésével, vagy megoldási minta áttekintésével sokat tanulnak a diákok. A elektronikus tananyag önálló tanulásra alkalmas, egy-egy részének áttekintése után a fejezet végén található kérdésekkel a tanulók saját magunk ellenőrizhetik tudásukat.. A feladatok egy része tanári irányítással, a továbbiak önállóan is elvégezhetők. A tananyagot kísérleti alkalmazásra készítettük el. Ebben a tanévben 8 oktatási intézmény közel 400 diákja és tanárai tanulnak és tanítanak segítségével, majd kiértékelik az általunk megadott szempontok alapján az elektronikus taneszközt.. Kérjük, legyenek jó kritikusok, szakmai véleményükkel, észrevételeikkel segítsék a tananyagfejlesztést. Közös érdekünk, hogy a lehető legjobb tananyag szülessen. Köszönjük minden Tanár és Diák véleményét! Köszönjük munkatársaink lelkiismeretes szakmai munkáját, a baráti segítséget és nem utolsó sorban köszönjük családunk minden tagjának a megértő türelmet. Sedviné Balassa Ildikó balassa@okkszamalk.hu Pölöskeiné Hegedűs Helén hegedush@okk.szamlak.hu 3

4 Bevezető Tisztelt Tanuló / Hallgató! Üdvözöljük hallgatóink körében! Köszönjük bizalmát, hogy segítségünkkel kívánja ismereteit megszerezni. A tudásbővítés és készségfejlesztés megvalósításához sok sikert kívánunk! Ön további tanulmánya során egyre több alkalommal fog találkozni olyan tananyagokkal, melyek az önálló, irányított tanulást segítik. Ezek között is megkülönböztethetők a hagyományos önálló tanulást segítő (nyomtatott) taneszközök, továbbá egyre gyakrabban találkozhatunk elektronikus tananyagokkal (e-book). Ez utóbbi kategóriába sorolt taneszközök definiálása még nem egységes. Elektronikus tananyag kifejezést alkalmaznak a webre feltett (elektronikusan megjelentetett) jegyzetekre, példatárakra, könyvekre, CD-formátumú, tanulási célra készített multimédia anyagokra éppúgy, mint olyan on-line, vagy off-line tananyagokra, melyek előre tervezett elektronikus médiumok (a tartalom és az ismeretelsajátítás módját figyelembe véve), meghatározott képzés, adott tananyagához fejlesztve. Az e-bookok fejlesztése és népszerűsége a számítógépet használók körének növekedésével is összefügg. Szakmai közösségünk egy e-book sorozat elkészítésére vállalkozott, melyből Ön most egy informatikai tantárgyhoz kapcsolódó tananyagot kapott kézhez. Kérjük, hogy pár percig még tartson ki. Ne hagyja abba ennek a bevezetőnek az olvasását, mert sohasem fogja megtudni, hogy segítségünkkel mire vállalkozik! Tisztelt Tanuló / Hallgató! Tananyagaink tartalmilag azonos szerkezetben és formai megoldással készültek. Minden anyag strukturált, fejezetekre, alfejezetekre osztott. Minden fejezet bevezetőjében eligazítást kap arról, hogy mit tárgyal az adott tananyagrész. A fejezeteket összefoglalók zárják, melyekben kiemeljük a legfontosabb. hangsúlyos részeket, a definíciókat megismételjük, a korában tanultakra is hivatkozva szintetizáljuk az ismereteket. Minden fejezetet Önellenőrző kérdések, feladatok zárnak, melyekre természetesen a válaszokat (megoldásokat) is megtalálhatja. Ha a tananyag gyakorlati jellegű, akkor az egyes fejezetek közül az első mindig ismeretátadás, vagy ismétlés, a második feladatokat és megoldásokat tartalmaz, ami a megértést segíti, majd a harmadik fejezet ez esetben mindig az alkalmazási készség fejlesztését célozza. 4

5 A tananyagokban alkalmazott jelölések, ikonok: Az elektronikus tananyagban ötféle ikont alkalmazunk, ezek jelentése valamennyi általunk fejlesztett tananyagban azonos a kövezők szerint: Nagyon fontos, a tárgykör (témakör, készség) elsajátításának elengedhetetlen feltételeként meghatározott tudás vagy készségtartalom. Terminológiai szótárra való hivatkozás. Amely kifejezések, szavak mellett ott találja ezt a jelzést, arról egy ún. belső link vezet a terminológiai szótár meghatározott részéhez, ahol megtalálja a szó vagy kifejezés magyarázatát, jelentését. A nyitottkönyv-ikon a nyomtatott szakirodalomra való hivatkozást jelenti. Ahol ilyen jelet lát, ott megtalálhatók a további szakirodalmi ajánlások is. A jelöléssel mindig arra utalnak, hogy ellenőrző, önellenőrző feladatsor vagy tesztek következnek. Az ikonok egyértelműen megmutatják Önnek, hogy minden tananyag Törzsanyagra és kiegészítő anyagra bontható. A Kiegészítő anyag szorosan kapcsolódik ugyan a témához, de adott iskolatípusban a szakmai követelmények nem írják elő kötelezően. A törzsanyag ismerete vagy az abban foglalt készségek elsajátítása azonban feltétlenül szükséges. A terminológiai szótárban megtalálja azokat a szavakat, melyek ebben az anyagrészben újnak számítottak, illetve az idegen szavak, kifejezések magyar megfelelőjét. A tananyagfejlesztők által kijelölt hangsúlyos (!) részeket feltétlenül tanulja meg, illetve gyakorolja. 5

6 "Én csak idegen virágok halmazát szedtem össze, magam csupán a kötöző zsinórt adtam hozzá." (Michel de Montaigne francia esszéista, ) I. Fejezet Rendszer, szervezet, vezetés és szervezés A közelmúltban olvastam egy érdekes könyvet 1. Ebben a könyvben találkoztam azzal az idézettel, melyet e fejezet mottójául választottam. Úgy gondoljuk, vannak olyan, már megfogalmazott definíciók, melyek tartalma, ha nem is örök érvényű, de sokáig nem változik. E fejezetben szereplő alapfogalmak ilyenek, ezért a XXI. század küszöbén sem szükségszerű ezeket újrafogalmazni. A fejezet célja, összefoglalni mindazokat az alapismereteket, melyeket a feldolgozandó témával összefüggésben a legfontosabbnak tartunk a könyv további anyagának elsajátításához. Olyan alapfogalmakat tárgyalunk, melyek megértése és a közöttük lévő összefüggések megismerése fontos lesz a további ismeretanyag elsajátításához. A definíciók azonban önmagukban keveset érnek, ezért arra törekszünk, hogy azokat megértsék. A tananyagban többször találkoznak majd olyan instrukcióval, mely korábban leírt, tanult ismereteket kér számon. Nem visszamondani szükséges egy-egy meghatározást, sokkal inkább bizonyítani egy feladat elvégzése kapcsán, hogy beépül a tudásukba az adott meghatározás. Úgy gondoljuk, többször kell visszatérnünk ehhez a fejezethez akkor is, amikor már a rendszerfejlesztés gyakorlati megvalósításában alkalmazni szeretnénk az ismereteket. Javasoljuk, hogy kezdje el a tanulást! Mielőtt azonban az első lépéseket megtenné, tekintse át miről is szól az első fejezet első része (alfejezete). Ön a következő kérdésekre kaphat választ: 1. Rendszerfogalmak. (Mi a rendszer?) 2. Milyen tulajdonságai vannak a rendszernek? 3. Milyen módszerekkel vizsgáljuk a rendszereket? 4. Milyen alkotóelemei vannak a rendszernek? 5. Van-e összefüggés, ha igen, milyen a RENDSZER és a SZERVE- ZET között? 1 Erich von Daniken: A SZFINX SZEMEI 6

7 1 A rendszer és jellemzői 1.1 A rendszer fogalma Ludwig von Bertalanffy szerint: A rendszer egymással kölcsönhatásban álló elemek olyan együttese, amelyre bizonyos rendszertörvények alkalmazhatók. Az elem a rendszer olyan része, összetevője, amelyet az egész vizsgálata érdekében célszerű megkülönböztetni. Az így elkülönített rész önmagában vizsgálva ismét rendszerként fogható fel, amely további részekre bontható. A kölcsönhatás az elemek között olyan kapcsolatokat, összefüggéseket, relációkat fejez ki, amelyek az elemeket a rendszer részévé teszik. A kölcsönhatások által a rendszer több mint az elemek egyszerű összege. Tekintsük rendszernek az Ön tanuló-csoportját, melynek ELEMEI az egyes TANULÓK. Az egyes elemeket valóban érdemes külön-külön vizsgálni, ugyanakkor önmagában egy-egy elem külön rendszerként is felfogható. A kölcsönhatás az egyes elemek között a tanulócsoportban (melyet rendszernek tekintettünk) sokszínű. Egymást erősítve-gyengítve csoportos és egyéni feladatokat végeznek, ugyanabban a tanítástanulási folyamatban vesznek részt. Az egyes elemek tulajdonságai meghatározzák a teljes rendszert. A rendszer bővíthető más típusú elemekkel (pl. a tanárokkal) is, ezeknek az új elemtípusoknak azonban más tulajdonságaik vannak. Ezzel együtt tehát bonyolultabbá, sokszínűbbé válnak a kapcsolatok a rendszerben. Nézzük meg vázlatosan az általános rendszerelméleti ismeretek alapján, a rendszerre jellemző legfontosabb tulajdonságokat! A rendszerek: célratörők, azaz a rendszer működésében van egy olyan kitüntethető állapot, amelynek elérésére törekszik. A célratörő rendszerek képesek saját működésük korrigálására, nyíltak, tehát környezetükkel anyag, energia és információkapcsolatban állnak, határozatlanok, azaz a rendszer működése során, az értelmezett rendszerállapotok bekövetkezése csak valószínűsíthető, aktívan működők, struktúrájuk változik, méghozzá ez a változás átgondoltan, a rendszerre vonatkozó külső, belső törvényszerűségeknek alárendelten befolyásolható, tervezettek, egy adott feladatra létrehozottak, szervezett rendszerek, saját működésüket tekintve bizonyos mértékű autonómiával rendelkeznek, bonyolultak, az elemek száma, a lehetséges elemkapcsolatok száma igen nagy, egyidejű áttekintésük valamennyi szempont szerint szinte lehetetlen, 7

8 hierarchikusak, azaz a rendszer relatíve önálló részekre, al- és részrendszerekre felbontható, totális rendszerek, a részrendszerek között kölcsönkapcsolatok vannak, a részrendszerek dinamikus kapcsolatai alapján önszervező, adaptív tulajdonsággal rendelkeznek, azaz a környezetükhöz alkalmazkodni tudnak, irányítást tartalmaznak. Ha a rendszerismérveket mélyebben értelmezzük és végiggondoljuk, észrevehetjük, hogy azok egymást átfedik, illetve egy-egy összetettebb tulajdonság néhány egyszerűbbet foglal magába. A felsorolt rendszerismérvek egyben a kibernetikai rendszert is megtestesítik. A kibernetika az a tudomány, mely elsősorban a rendszerekben megvalósuló irányítással foglalkozik, s számára a rendszerek anyagi mivolta másodlagos. Kibernetikai értelemben egy gazdasági rendszer (pl. egy vállalkozás) egy olyan dinamikus rendszer, mely alapvetően az anyagok, energiák és információk folyamatos áramlása közben dinamikus egyensúlyi állapot fenntartására törekszik. (A témát részletesen tárgyaljuk az 1.4 pontban.) A rendszerek osztályozása: A modern szakirodalom egy sor közelítésmódot próbál megfogalmazni, amelyek a rendszerek osztályozására vonatkoznak. Több lehetséges megközelítési mód bemutatásán keresztül, többféle osztályozási rendszer kerül bemutatásra, hogy: Így: a fejlődés különböző irányzatait megismertethessük, a rendszerszemlélet kialakulását segítsük, és a rendszerelmélet mélyebb megközelítését biztosítsuk. A rendszereket elhatárolhatjuk: életterünk, keletkezésünk, céljuk, működésük, kapcsolataik szerint. 8

9 1. Az életterük, vagyis létezési tartományuk szerint megkülönböztethetünk: reális, tárgyi, tapasztalati, vagyis funkcionális, valamint eszmei rendszereket, amelyek az alkalmazott, függő rendszerek részeként jelennek meg. A reális rendszereknél: élettelen, és/vagy élő rendszerekről eshet szó, míg Az eszmei rendszereknél: a létfüggő, önálló, vagyis egzisztenciális, (pl. Naprendszer) célfüggő (alkalmazott), vagyis funkcionális (pl. gazdaság) rendszereket veszünk figyelembe. 2. A rendszereket keletkezésük alapján az alábbiak szerint különböztethetjük meg: természetes rendszerek, amelyek lehetnek: fizikai, kémiai, biológiai, geológiai, és külön az ember, és család, míg a mesterséges, művi rendszerek a: termelési, gazdasági, társadalmi, politikai szervezetek rendszere. 3. A rendszereket céljuk alapján alapvetően két fő csoportba oszthatjuk, úgymint: ismert és/vagy megismerhető céllal működő rendszerek, ismeretlen céllal működő ill. működtetett rendszerek. 4. A környezeti kapcsolódás szerint a rendszerek lehetnek: nyitottak, zártak. Valamely rendszert akkor tekinthetünk zártnak Ludwig von Bertalanffy szerint - ha sem bele nem kerül, sem belőle nem távozik anyag, információ, pénz. Ezzel szemben a rendszert akkor tekintjük nyitottnak, ha nemcsak energia szükséglete van, hanem állandó anyagcseréje is, s ez az anyag-energia áramlás a biológiai rendszere fő sajátossága. 9

10 A rendszerek vizsgálati módszerei A rendszerek megismerésére kétféle módszert alkalmazhatunk az alábbiak szerint: feketedoboz módszer modell módszert. A két módszer közötti alapvető különbség, hogy a modell módszernél ismerjük a vizsgálandó rendszer struktúráját, a feketedoboz módszernél pedig nem (csak következtetni próbálunk rá). A feketedoboz módszer Mindennapi életünkben különféle rendszerekkel találkozunk, amelyek belső mechanizmusai nem, vagy nem teljesen ismertek számunkra és amelyeket feketedobozként kezelünk. A módszer leginkább a rendszerek viselkedésének a megismerésére szolgál. Alkalmazásának a lényege az, hogy bemenő jeleket adunk a vizsgálandó rendszernek, figyeljük a rendszer reagálását, vagyis a kimenő jeleit, majd pedig a bemenő jelek és a kimenő jelek közötti öszszefüggéseket megállapítva, következtetéseket vonunk le a vizsgált rendszer viselkedésére és ebből bizonyos korlátozó feltételek figyelembevételével, a rendszer struktúrájára vonatkozóan. A vizsgált rendszer belső felépítését tehát nem ismerjük, az a vizsgálat során rejtve marad előttünk. A módszer akkor indokolt, ha fontos lenne megismerni a módszer működését és viselkedését és erre nincs más lehetőség és módszer A modell módszer A módszer lényege, hogy elkészítünk egy olyan modellt, amely az adott vizsgálatnál az adott rendszert helyettesíti, ezen a modellen elvégezzük a szükséges vizsgálatokat, majd pedig a vizsgálat eredményeiből következtetéseket vonunk le a rendszer viselkedésének struktúrájától és működési körülményeitől való függőségére vonatkozóan. Ezek a következtetések olyan felismeréseket, megoldási változatokat szolgáltatnak, amelyeket a valóságos rendszer működésének javítása érdekében elő lehet írni. Itt ismernünk kell a vizsgált rendszer struktúráját ellentétben a feketedoboz módszerrel hiszen enélkül nem tudjuk elkészíteni a rendszert helyettesítő modellt. A módszer alkalmazása a rendszerek vizsgálatánál olyan előzetes ismereteket követel meg a rendszer felépítésére vonatkozóan, amelyek a rendszer vizsgálati cél szempontjából lényeges elemeinek és elemkapcsolatainak az ismeretét foglalják magukban. Ez az ismeret képezi alapját annak, hogy az adott rendszer modelljét elkészíthetjük. A módszernek akkor van értelme, ha valamilyen oknál fogva a rendszeren magán nem tudjuk elvégezni a vizsgálatokat. 10

11 Ennek okai a következők lehetnek: A vizsgálni kívánt rendszer még nem készült el, még csak a tervezés stádiumában van. A rendszer túlságosan nagy, vagy túlságosan kicsi, éppen ezért fizikailag megoldhatatlan a rendszeren történő vizsgálat. A rendszeren történő vizsgálat a rendszer pusztulását eredményezné. A modellen történő vizsgálat kevesebb időt vesz igénybe, és ehhez az időrövidítéshez fontos érdekünk fűződik. A modellen történő vizsgálat lényeges költségmegtakarítást eredményez a rendszeren történő vizsgálathoz képest. 1.2 A rendszerek szerkezete Minden rendszerre az elemei közötti viszonyok és összefüggések, valamint ezeknek az elkülönült konstrukcióként kezelhető. Nagy jelentőségű a közeg ill. a közvetlen környezet, amellyel a rendszer, mint viszonylag elkülönült totalitás szemben áll. Ezzel a környezettel kölcsönhatásban alakulnak ki és lesznek a felismerhetőkké a rendszer tulajdonságai. Így a rendszerre nem csupán belső, hanem a külső viszonyainak és összefüggéseinek együttese, halmaza is jellemző. A rendszerek további jellemzői: Hierarchikus felépítése, Rendezettsége, Szervezettsége, Állapottere (lehetséges állapotainak halmaza) Viselkedése (működése, fejlődése) Benne végbemenő folyamatok és azok kapcsán a kommunikáció iránya. A felsorolt ismérveket bármely rendszer szervezése, tervezése során, azok viselkedését a működő, vagy létrehozandó struktúra az elemek, al-, és részrendszerek szerkezetén, kapcsolati rendszere alapján elemezhetjük. Ha rendszert vizsgálunk és/vagy tervezünk, akkor figyelembe kell vennünk, hogy a struktúrán, szerkezeten keresztül befolyásolhatjuk a rendszer viselkedését. Struktúrának a részek /elemek, stb./ elrendeződését és/vagy kapcsolódási módját, formáját nevezzük. 11

12 A rendszerek alkotóelemei A rendszerekkel kapcsolatban a továbbiakban az elem, a folyamat, a szervezet és az irányítás fogalmakkal foglalkozunk. Ezeket a fogalmakat több fajta megközelítésben lehet definiálni. Az elem fogalmán a rendszernek azt az önálló műveletet végző összetevőjét értjük, amelynek bemenetei és kimenetei vannak, s a bemenetek és a kimenetek között átalakulási folyamat megy végbe. Bemenet (Input) Folyamat (Eljárás) Kimenet (Output) Az elem tehát a rendszer része, de mint korábban említettük önmagában is rendszer. Az elemnek (rendszernek) vannak a környezettől kapott bemeneti értékei és vannak kimeneti értékei. A rendszer kimeneti értékeit (az outputokat) az átalakítási folyamat eredményeképpen továbbítja a rendszer a környezetének. (1. sz. ábra) 1. ábra Az ábrán az ALRENDSZER elnevezéssel is találkozhat. Az alrendszerben valójában több kölcsönhatásban lévő elem együttese, melyekből a rendszer felépül. Ha az előző példát folytatjuk, akkor egy iskola lehet Rendszer a tanulócsoportok (osztályok) alrendszerek, míg a tanulók, tanárok a rendszer (alrendszer) elemei. (A további fejezetben, amikor az Információs rendszereket elemezzük további példákkal mutatjuk be a rendszereket, illetve azok alkotóelemeit!) 12

13 Folyamatnak, a célhoz vezető tevékenységek összefüggő láncolatát nevezzük, vagy rendszerelméleti megközelítésben - abból kiindulva, hogy a rendszer elemei kölcsönhatásban vannak egymással és a hatásokhoz eseménylánc kapcsolódik - az így kialakult állapotváltozások sorozatát tekintjük folyamatnak. Mi is jelent ez? Gondoljuk végig: a rendszer elemei a működés során különböző kapcsolatokba kerülhetnek egymással. Azt, hogy adott rendszer elemei egy adott pillanatban éppen milyen kapcsolatban vannak egymással, a rendszer pillanatnyi állapota fejezi ki. A pillanatnyi állapot azt a helyzetet jelenti, amely akkor lenne jellemző a rendszerre, ha megállna az idő. A részműveletek, állapotok állandóan változnak, mígnem sok-sok pillanatnyi helyzet változásának sorozata végén elérjük a célt. A folyamatok fogalmának megértése rendkívül fontos a rendszerfejlesztésben. Éppen ezért érdemes vele részletesebben foglalkozni. Folyamatok típusai A rendszerfejlesztési munkához szükséges elemzéshez és tervezéshez le kell bontanunk a folyamatokat. A legegyszerűbb folyamatfajták az egysoros és többsoros folyamatok. Ha a cél elérését szolgáló tevékenységek egymást követik, a kialakult állapotváltozási lánc a munkafolyamat legegyszerűbb formája. Ez az egysoros folyamat, melynek egyik formájánál a tevékenységek időben közvetlenül követik egymást, a folyamat ebből a szempontból zárt. Egysoros, zárt az a folyamat is, melynél egyes műveletek fix (előre meghatározott sorrendben) vagy változtatható sorrendben hajthatók végre. Létezik továbbá olyan egysoros folyamat, melyben az egyes tevékenységek között bármilyen okból időbeli megszakítások szükségesek. (2. számú ábra) 13

14 2. ábra Forrás: Ladó (1979) 45. oldal Számos esetben a cél csak többféle jellegű, eltérő időigényű, esetleg csak más-más helyen végezhető munkával, un. többsoros folyamatokkal érhető el. (3. sz. ábra) 3. ábra Forrás: Ladó (1979) 46. oldal Ezeknél a tér, az idő egyaránt szerepet játszik. Az ilyen folyamatoknál a tevékenységek elvégzésének megszervezése már összetett feladatot jelent. A cél elérése érdekében több tevékenységsor indul el egy időben és folyik párhuzamosan (még ezeken belül is esetleg elágazásokkal). A tevékenység-részsorok balról-jobbra követik egymást egy pontban találkozva további műveletek elvégzésével fejeződik be a teljes folyamat. Az eddigi folyamattípusok tevékenységei balról jobbra követik egymást, vannak ettől eltérő műveletláncok is és a fenti folyamatoktól sokkal bonyolultabbak. A folyamatokat nemcsak időben való elhelyezkedésük és időigényük szerint szokták csoportosítani. Külön érdemes foglalkozni a gazdasági rendszerek folyamataival és azok osztályozásával. (1.4. pont) 14

15 1.3 A szervezetek A rendszerek sajátos csoportját képezik a szervezetek, amelyek a környezetükkel való aktív kapcsolatban önmaguk fenntartására törekszenek. A szervezetek olyan rendszerek, melyek meghatározott (autonóm) célkitűzések érdekében, különböző erőforrások igénybevételével összehangolt működésre képesek, és ennek megvalósításához belső irányítási funkcióval rendelkeznek. Lényeges, hogy a szervezetek és a rendszerek is rendelkeznek olyan speciális tulajdonságokkal, amelyek nem tekinthetők közösnek. Ezek közül a legfontosabbak: a szervezet feltételezi az ember részvételét, a rendszer lehet csak gépi, minden szervezetnek kell, hogy legyen vezetője, ez a rendszernél nem követelmény, a szervezet jórészt szabályozó, a rendszer lehet csak szabályozott. A szervezetekben végbemenő folyamatok egy része az emberek által végzett tevékenység, másrészük automatizált. Azt is mondhatjuk, hogy a folyamatok általában ember-gép rendszerek, de a két komponens részaránya teljesen szélsőséges lehet. A szervezetekben végbemenő tevékenységláncot a cél elérése érdekében irányítani kell. A szervezetekkel, azok speciális alkotóelemével a fejezet 2. alpontjában foglalkozunk részletesen. Irányítás alatt olyan tevékenységet értünk, melynek eredményeként beavatkozás történik egy rendszer működésébe annak érdekében, hogy az abban végbemenő folyamatokat a kívánt módon fenntartsuk, a kívánt módon megváltoztassuk, illetve megállítsuk. Természetesen irányításról beszélhetünk akkor is, ha új (eddig még nem létező) rendszert hozunk létre és a benne lévő folyamatokat megindítjuk. 15

16 Az irányításnak kettős feladata van a következők szerint: biztosítja, hogy a rendszerben lezajló folyamat egy adott állapotából a következő állapotába menjen át, továbbá biztosítja, hogy a folyamat a rendszer céljának megfelelő módon menjen végbe. 1.4 Gazdasági rendszerek és sajátosságaik Vizsgáljuk meg a gazdasági szervezetek jellemzőit szervezési szempontból! A legfontosabb tulajdonságok az alábbiak: olyan rendszerek, melyek meghatározott gazdasági célok elérése érdekében működnek, a társadalmi szükségletek határozzák meg kialakulásukat, működésüket és megszűnésüket, a munkamegosztás révén anyagi és szellemi erőforrások koordinálásával jönnek létre, emberi szervezetek, legfontosabb elemük az ember, belső vezérlőfunkciójukat a vezetés gyakorolja. Az eddigiek alapján definiáljuk a gazdasági rendszer fogalmát! A gazdasági rendszer személyeknek és technikai eszközöknek szervezett csoportja, amelyet meghatároz a társadalmi munkamegosztásban elfoglalt helyzete. Képes célok kitűzésére és a célkitűzésben meghatározott feladatok végrehajtására. A meghatározás szerint tehát a gazdasági rendszer célkitűző és végrehajtó tevékenységeket végez. A célkitűző tevékenység magába foglalja: a feladatok megfogalmazását (pl. havi 1000 db számítógép összeszerelése és értékesítése), a feladatok teljesítési feltételeinek a megfogalmazását (pl. az összeszereléshez szükséges alkatrészek megfelelő minőségben és időben történő beszerzése, szak-munkaerő (humán erőforrás) biztosítása, pénzügyi erőforrás és információk biztosítása) és az előbbiekkel összefüggő számítások elvégzését (pl. piacelemzés vevők/szállítók, kereslet-kínálat, optimális ÁR (beszerzési, eladási). A végrehajtó tevékenység tartalmazza: a feladatok teljesítési feltételeinek a megteremtését, a célkitűzés megvalósításának a megszervezését, amelynek célja az adott feltételek optimális kihasználásának a biztosítása és a feladatok megvalósulását, tehát a végrehajtását. 16

17 A gazdasági rendszereket csoportosíthatjuk egyrészt aszerint, hogy milyen jellegű gazdasági feladatot látnak el (így lehetnek pl. ipari, mezőgazdasági szervezetek, szolgáltató (tercier) szektorba tartozó szervezetek), másrészt, hogy milyen helyet foglalnak el a gazdaságban. A legáltalánosabb csoportosítást a közgazdaságtan adja, amely a gazdasági szervezetek két típusát különbözteti meg: makroökonómiai szervezeteket (pl. nemzetgazdasági ág), mikroökonómiai szervezeteket (pl. egy vállalkozás). E könyvben az utóbbi csoportba tartozó szervezetekkel, vállalatokkal, vállalkozásokkal foglalkozunk. Rendszeren vagy szervezeten a továbbiakban mindig gazdasági szervezetet értünk, tevékenységen pedig bármilyen feladatot, amelynek elvégzésére ebben a környezetben emberek vállalkoznak. Minden működő gazdasági rendszer fontos jellemzője a rendszerben végbemenő változássorozat, melyet jellemeznek a rendszerben lévő, a rendszert alkotó elemek kapcsolatai, a belső változások, valamint a rendszer és környezete közötti viszony. A gazdasági rendszerben végbemenő állapotváltozások sorozatát gazdasági folyamatnak nevezzük. A folyamatokat a tevékenységek öszszefüggő láncolataként értelmeztük és róluk a legfontosabb tudnivalókat rögzítettük. A gazdasági rendszeren belüli folyamatokat - a vizsgálat szempontjától függően - többféle módon osztályozhatjuk. Gazdasági folyamatok osztályozása Az egyik leggyakrabban alkalmazott tagolás a folyamatok funkcionális területek szerinti értelmezése, illetve elkülönítése. Ez azt jelenti, hogy a szakmailag homogén (vagy hasonló) tevékenységek összességét tekintjük egy folyamatnak. Így beszélhetünk például anyagbeszerzési, pénzügyi, bérelszámolási, értékesítési folyamatokról. Ebben az esetben pl. a pénzügyi folyamaton értjük a készpénzkeresési folyamatot, mely áll a következő főbb tevékenységekből: készpénz felvét a házipénztárba, készpénz kiadás a házipénztárból, készpénz bevétel pénztárba, készpénz nyilvántartás. A gazdasági rendszerek folyamatainak további osztályozási lehetőségei közül bemutatjuk a bemenet (input) - átalakítás (transzformáció) - kimenet (output) szerinti tagolást. Ezt a fajta csoportosítást - a folyamatok fázisok szerinti modelljét - mutatja a 4. számú ábra. 17

18 4. ábra A folyamatokat nem lehet a környezetüktől függetlenül vizsgálni. Minden transzformációs folyamathoz tartozik egy olyan folyamat, melytől információt kap. Ez lesz a vizsgált folyamat input folyamata. Minden transzformációs folyamathoz tartozik továbbá egy olyan folyamat, amelynek információt ad és ez lesz a vizsgált folyamat output folyamata. A bemutatott folyamatmodellben elkülöníthetők a reálfolyamatok és az irányítási folyamatok is. Reálfolyamatnak tekinthető a bemenet, az átalakítás és kimenet, míg a szabályozás a reálfolyamatok befolyásolására irányul. A gazdasági rendszer folyamatainak strukturális modellje A gazdasági rendszereknek eddig áttekintettük a különböző szempontok szerinti elemekre bontását, és az elemek csoportosítását. Egy gazdasági rendszer modellezéséhez nem elegendő azonban, a részekre bontás, az egyes elemek közötti kapcsolatokat is meg kell határozni. Azt a modellt, mely egy gazdasági rendszer elemeit és az elemek közötti kapcsolatot tartalmazza, strukturális modellnek nevezzük. A kapcsolatok lehetnek egy-egy alrendszeren belüli folyamatok, tevékenységek összefüggései, vagy alrendszerek közötti kapcsolatok. A kapcsolat - tartalmát tekintve - többféle lehet, pl. materiális, érdekeltségi, információs. A következő oldalon (5. sz. ábra) levő példa egy vállalat termelésirányítási rendszerének strukturális modelljét mutatja be. A rendszert alrendszerekre bontottuk, melyeket a téglalapok ábrázolnak. Az alrendszerek közötti információ- és anyagáramlást az alrendszerek közötti nyilak mutatják. Az itt ábrázolt folyamat egy valós folyamat, ha azonban az anyagáramlást elhagynánk (folyamatos irányított nyilak), az ábrázolt folyamat információs folyamat lenne. 18

19 5. ábra Forrás: Dobák és mk. [1991] 229. oldal 19

20 Dinamikus működési modell A strukturális modellben egy gazdasági rendszer elemeit és a közöttük levő kapcsolatot tudjuk ábrázolni. A rendszer működtetéséhez azonban nem elég, hogy ismerjük az elemeit és a köztük lévő kapcsolatot. Lényeges, hogy a kapcsolatok időben hogyan játszódnak le, s milyen a tevékenységek sorrendje. Azt is tudnunk kell továbbá, hogy milyen az egyes tevékenységek gyakorisága. A termelésnek például nem elég, hogy esetenként információkat kap a készletgazdálkodástól az anyagkészletekről, hanem az a fontos, hogy meghatározott időközönként és aktuális adatot kapjon. A gazdasági rendszereknek azt a modelljét, mely nemcsak az elemeket és a közöttük lévő kapcsolatot írja le, hanem az időben való elhelyezkedésüket is ábrázolja, dinamikus működési modellnek nevezzük. Őszintén reméljük, hogy nem találta nagyon nehéznek az előző fejezetrészt és a bevezetésben feltett kérdésekre megkapta a választ. Most ismét újabb ismeretekkel szeretnénk gazdagítani Önt. Az a fejezetrész, melyet rövidesen tanulhat, nem könnyebb mint az előző. Ön azonban már rutinos tanuló és segítünk abban is, hogy ezt a részt a lehető legkönnyebben sajátíthassa el. Az alfejezet elején (rendhagyó módon) talál egy Pre-tesztet. A teszt természetesen megegyezik azokkal a kérdésekkel és feladatokkal, melyet Önnek az alfejezet végén kell megoldania. Ami indokolja, hogy itt felkínáljuk Önnek a tesztet a következő: Ha Ön tanult Irodaautomatizálást vagy Ügyvitelszervezést, akkor ezt az anyagrészt már ismeri. Ellenőrizze le ismereteit. Ha sikerül megbirkóznia a feladatokkal, akkor bátran kihagyhatja ezt. Amennyiben korábbi tanulmányai során nem találkozott ezzel a témakörrel, vagy az ezt megelőzően szerzett ismeretei nem elegendőek, akkor kérjük kezdje el a következő tanulási ciklust! Ellenőrző kérdések 20

21 2 Szervezeti alapismeretek Pre-teszt Az előző pontban a szervezetek, gazdasági rendszerek tartalmával, legfontosabb jellemzőivel ismerkedhetett meg. A szervezeti keretek között megvalósuló folyamatok, tevékenységek kapcsolatrendszere adja a rendszer struktúráját és e struktúrát jeleníti meg a szervezet. 2.1 A szervezet fogalma A rendszerek tárgyalásánál a szervezetet, mint speciális rendszert már definiáltuk. A szervezetet most vizsgáljuk meg felépítése szempontjából! A szervezetet a következőképpen definiálhatjuk, ha a felépítéséből indulunk ki: A szervezet egy többé-kevésbé állandó tagsággal rendelkező, emberekből álló csoport, melynek van egy vezető rétege. A szervezeteknek formális és informális struktúráját különböztetjük meg. A formális struktúrán a szervezet szabályozott, rendszerint írásban rögzített kapcsolatait értjük. A gazdasági rendszerek formális struktúráját különböző dokumentációkban rögzítik. Ilyenek: A "Szervezeti és működési szabályzat", a szervezet egészének szöveges leírása, szervezeti egységekre lebontva. A munkaköri leírás a szervezeti egységekben dolgozó személyek feladatainak, tevékenységeinek, jogainak meghatározása. A szervezet felépítését szervezeti ábrákon ábrázoljuk, mely tartalmazza a szervezet funkcióit, a kommunikációs utakat, és a szervezet vezetőit. A szervezeti ábrák a gazdasági egység, intézmény belső munkamegosztását, azok kapcsolatait szemléltetik, a vizsgált terület szerkezetét mutatják be. 21

22 A szervezeti ábrák elkészítéséhez használt szimbólumok: Téglalap: a szervezeti egységet szimbolizálja. Folyamatos vonal: a szervezeti egységek közötti kapcsolatok ábrázolására szolgál. Kör: a törzskart szemlélteti. Az informális struktúra azokból a viszonyokból tevődik össze, amelyek a szervezet tagjainak személyes kapcsolataira épülnek. A kettő viszonyát úgy jellemezhetjük, hogy a formális struktúra azt mutatja, hogyan kellene működnie a szervezeten belüli munka- és az információs kapcsolatoknak. Az informális struktúra pedig azt mutatja, hogy ténylegesen hogyan mennek végbe a folyamatok. 2.2 Szervezet alkotó elemei A szervezetek mint rendszerek különböző elemekből épülnek fel, alkotó elemeik lehetnek: Szervezeti egység Egy meghatározott tevékenységgel foglalkozó csoport, melyben a közös munkavégzés, a jól definiált érdekeltségi viszonyok kötik össze a tagokat. A szervezeti egység kifejezés alatt leggyakrabban a csoport, osztály, főosztály határozható meg. Csoportból épülnek az osztályok, míg osztályokból a főosztályok (ez utóbbi csak a nagyobb struktúrákban fordul elő). Ha egy szervezetet vizsgálunk a legfontosabb az elemeit (egységeit) megismernünk. A szervezeti egységekről meg kell tudnunk, hogy milyen kapcsolatban működnek (alá-, fölé-, mellé rendeltség) és hogy milyen tevékenységek elvégzésére hozták létre. Ezeket az információkat a Szervezeti és Működési Szabályzatban találhatjuk meg. Projekt A szervezet különböző szakmai területein és hierarchikus szintjein elhelyezkedő emberek csoportja, mely képes határidős, újszerű, nagy kockázatú, egyszeri feladatok megoldására. Team A szervezet különböző területein, eltérő pozícióval rendelkező személyekből álló csoport, melyet valamilyen probléma megoldására hoztak létre. Annyiban különbözik a projekttől, hogy az elvégzendő feladat nem szükségszerűen újszerű és egyedi, nem jellemző rá az időbeli korlátozottság. 22

23 Bizottság Az állandó vagy ideiglenes (ad hoc) bizottság, a gazdasági egység funkcionális egységei és az eltérő vezetési szintjei közötti kommunikációt, a döntések szakmai megalapozottságát, a dolgozói részvételt és a stratégiai megoldások egyidejű képviseletét biztosító csoport. Törzskar Marketing, szervezet-átalakítási és innovációs kérdésekben a stratégiai döntések előkészítésével foglalkozó homogén szakembergárda. Közvetlenül a management-nek alárendelten, utasítási jog nélkül, koordinációs szerepet töltenek be. Beosztás vagy poszt A szervezeten belül lévő stabil pontok. Egy beosztáshoz nem csak cselekvéssorozatok és kötelességek, hanem jogkörök is tartoznak. Ezeket a beosztásokhoz kapcsolódó tényezőket a munkaköri leírásban rögzíteni kell. (Pl. egy nagykereskedelmi raktárban raktárkezelők, könyvelők, anyagmozgatók dolgoznak, akik rendszeren elvégeznek különböző tevékenységeket. Ezeket beosztásnak nevezzük éppúgy mint egy bankban az ügyfélszolgálatos munkatársat, a pénztárost vagy az osztályvezetőt.) Ugyanolyan beosztásban több ember is dolgozhat több pénztárosa is lehet egy banknak ugyanakkor a Munkaköri leírásuk ugyanaz lehet, hiszen azonos beosztásban dolgoznak. Ha egy szervezet vizsgálatával (megismerésével) bízzák meg, az egyik legfontosabb kiinduló pont (mely dokumentált) a munkaköri leírások áttekintése. 2.3 A szervezetek kialakulását befolyásoló tényezők Egy szervezet hatékonysága döntően attól függ, hogy milyen a struktúrája, a működési folyamatok hogyan kapcsolódnak egymáshoz, és milyen vezetési elvet, módszert alkalmaznak. A szervezet kialakításakor azonban nem vonatkoztathatunk el a környezeti feltételektől, mert azok erőteljesen meghatározhatják a működési jellemzőket. Nézzük meg, hogy milyen befolyásoló tényezőket kell figyelembe vennünk egy új szervezet kialakításakor vagy egy meglévő átalakításakor! A befolyásoló tényezők közül a legkevésbé változtatható tényező a környezet. A gazdasági egység adottságai rövid távon szintén nehezen változtathatók, középtávon azonban átalakíthatók. A szervezet alapfeladata, tevékenységi köre, egy adott pillanatban adottságnak tekinthető, de a stratégiák kialakításakor éppen ennek módosítása áll a középpontban. 23

24 Nézzük meg, hogy milyen tényezőket kell megvizsgálnunk a szervezetek elemzésekor: Környezet 6. ábra Piaci környezet A beszerzési és az értékesítési piac követelményeihez való alkalmazkodás a szervezet versenyképességének alapvető feltétele. A piacra jellemző a partnerek változásának gyakorisága. A piaci hatások bizonytalanságot vihetnek a szervezet működésébe. Bizonyos esetekben korlátozó hatást fejt ki (pl. monopolhelyzet, állami korlátozások). Tudományos-technikai környezet A gyors tudományos-technikai fejlődés szükségessé teszi, hogy a gazdasági egységek felkészüljenek a jövőre, ami hosszú távú előretekintést feltételez. E felkészülés során a fejlődés jellemzői közül figyelembe kell venni az új tudományos eredmények megjelenésének gyakoriságát, az eredmények gyakorlati alkalmazásának ütemét és a fejlődési irányok kiszámíthatóságát. Szervezetközi kapcsolatrendszer A szervezetközi kapcsolatok rendkívül fontosak a szervezet számára, hiszen az erőforrásokhoz való hozzájutás, a beszerzések, a termék piacra juttatása más szervezetekkel történő együttműködés során realizálódik. 24

25 2.3.2 A vállalati adottságok Az említésre kerülő adottságok természetesen csak rövidtávú értelemben befolyásolhatják a szervezeti struktúrát. Hosszútávon lehetőség van ezen adottságok módosítására. A méret A méret meghatározásánál nemcsak a létszámot, hanem a lekötött eszközöket és az árbevételt is célszerű figyelembe venni. Technológia A feladatok megoldása során alkalmazott eszközök, eljárások és ismeretek összességét értjük technológia alatt. A szervezet alaptevékenységét leíró technológiát alapfolyamati technológiának nevezzük A szervezet tevékenységi köre Tevékenységi körön azt értjük, hogy egy szervezet milyen termékek előállításával vagy szolgáltatások nyújtásával foglalkozik, továbbá, hogy milyen a feladatok belső struktúrája, kiterjedtsége és egymásra épülése. Az itt felsorolt valamennyi tényező hatással van a gazdasági szervezet struktúrájára, ezért a szervezeti felépítés változtatása vagy konzerválása valójában attól függ, milyen mértékben veszi figyelembe az irányítás az egyes tényezőket. Sok esetben a döntést befolyásolhatják, kényszeríthetik külső környezeti (elsősorban piaci) hatások. 25

26 2.4 A szervezeti formát meghatározó strukturális jellemzők A különböző szervezeti formákat a szervezeti struktúrák reprezentálják. Az egyes szervezeti formák kialakulására az alábbi jellemzők vannak alapvető hatással: munkamegosztás, hatáskörmegosztás, koordinációs eszközök Munkamegosztás Munkamegosztáson egy nagyobb feladat részfeladatokra bontását és e részfeladatok egyes szervezeti egységekhez való telepítését értjük. A munkamegosztás egyben a szervezet tagolásának alapja is. Egy szervezeten belül a munkamegosztási viszonyokat alapvetően két dimenzióban határozhatjuk meg. A szervezet vertikális, vagy mélységi tagolása a függelmi, alá- és fölérendeltségi kapcsolatokat tükrözi (hatáskörmegosztás). A szervezet horizontális, vagy szélességi tagolása a mellérendeltségi-, a kooperációs kapcsolatokat tükrözi. E viszonyokat hangolják össze a szervezet koordinációs mechanizmusai. A szervezet horizontális tagolásánál az alábbi szempontokat vehetjük figyelembe: funkcionális elv, tárgyi elv, területi elv. A szervezeti struktúrák meghatározásánál nem szükséges minden pontot figyelembe venni. Attól függően osztályozhatjuk a szervezeteket, hogy milyen elveket alkalmazunk. Egydimenziós szervezetnek nevezzük azokat a szervezeteket, melyekben a munkamegosztásnál kizárólag csak az egyik elvet alkalmazzuk. Többdimenziósnak azokat a szervezeteket nevezzük, melyekben a munkamegosztási elveket egymás mellett, párhuzamosan alkalmazzuk. 26

27 2.4.2 Hatáskörmegosztás Pontosan meg kell határozni a szervezeti egységek vezetőinek, hogy meddig terjed a jogosítványa, ki miért felelős, kinek meddig terjed a hatásköre. A hatáskör intézkedési jogosultságot jelent akár erőforrások elosztásáról, akár másoknak kiadott, olyan utasításról van szó, amelynek alapján a tevékenységet el kell végezni. Hatáskörmegosztásnak a szervezeten belüli döntési, utasítási hatáskörök felosztását nevezzük. Ez alapján is csoportosíthatjuk a szervezeteket, így két féle szervezeti struktúrát különböztetünk meg: Egyvonalas szervezet Az alárendelt egységek csak egy felsőbb szervezeti egységtől kaphatnak utasítást, a függelmi és a szakmai irányítás szervezetileg nem különül el. A lefelé történő feladatkijelölés és a felfelé való jelentés ugyanazon útvonalon történik. (7. sz. ábra) 7. ábra 27

28 Többvonalas szervezet Az alárendelt egységeket, személyeket két vagy több felsőbb szervezeti egység is utasíthatja. A függelmi és a szakmai kapcsolatok részlegesen vagy akár teljesen is elkülönülhetnek egymástól.(8. sz. ábra) 8. ábra Koordinációs eszközök A szervezetek megosztottsága a munkakör és hatáskör megosztásából származó következmény, ezért a szervezeti egységek összvállalati célok érdekében történő összefogására kell törekedni. Megfigyelhető, hogy egyre erőteljesebben jelentkezik a szervezetekben a diverzifikáció, a multinacionalitás, ezért előtérbe kerül a koordináció fontossága Szervezeti alapformák Az előző fejezetben megismertük, hogy a különböző szempontok figyelembe vételével milyen alapvető szervezeti formák jöhetnek létre. A gazdasági szervezetek felépítése is ezeken alapul. A szervezetekben mindenhol megtalálhatók a helyi sajátosságok mellett, valamilyen közös, általánosítható jellemvonások is. A gazdasági szervezetek felépítésében az alábbi alapformákat szokták megkülönböztetni, ha az általánosítható jellemvonásokat vesszük alapul: Lineáris szervezet, Funkcionális szervezet, Divizionális szervezet, Mátrix szervezet, Tenzorszervezet Duális szervezetek, Konszern és holding. 28

29 Lineáris szervezet A lineáris szervezet egyszerű, könnyen áttekinthető szervezeti forma. Egyvonalas jellegéből adódóan a belső kapcsolatok, alá-fölérendeltségi viszonyok egyértelműen szabályozottak. Egydimenziós szervezet. Tagolása rendszerint tárgyi alapon történik. Profilbővülés, méretnövekedés esetén horizontálisan is, vertikálisan is könnyen bővíthető, anélkül, hogy a meglévő hatásköri kapcsolatokat ez zavarná. A fenti előnyös jellemzők mellett hátránya e formának, hogy nem eléggé rugalmas. A közvetlen felettesen keresztül történő kommunikáció szigorú betartása lassítja a szervezet döntési mechanizmusait és szinte lehetetlenné teszi a horizontális együttműködést. E hátrányos jellemzők miatt e forma csak igen kis szervezeteknél funkcionál hatékonyan. Napjainkban jellemzően ilyen szervezeti felépítéssel működnek a családi kisvállalkozások. (9. sz. ábra) Funkcionális szervezet 9. ábra Az egyik legrégebbi szervezetfajta, strukturális jellegét tekintve egydimenziós és többvonalas szervezeti típusnak tekinthető. A funkcionális szervezet legfontosabb strukturális jellemzői: a munkamegosztás a szervezeti funkciók szerint történik, a döntési jogkörök centralizáltak és túlnyomó részt a felső vezetéshez telepítettek, erőteljes szabályozottság jellemzi, a szervezet működésénél a vertikális koordináció játssza a főszerepet, a kommunikációs csatornák is így épülnek ki, nehéz a horizontális koordináció kiépítése. 29

30 10. ábra A fenti ábra egy jellegzetes funkcionális felépítésű szervezeti formát szemléltet. A funkcionális szervezeti forma előnyei: a specializáció a termelékenység növekedését eredményezheti, a nagyfokú szabályozottság jelentősen csökkenti a koordinációs költségeket, a stabil környezet miatt a vállalati stratégia kialakítása egyszerű feladat. A funkcionális szervezeti forma hátrányai: növekvő diverzifikáció esetén nehezen áttekinthetővé válnak az információs kapcsolatok, ami növeli a koordináció költségeit, a funkcionális specializáció felesleges tartalékokhoz vezethet, ami csökkenti az alkalmazkodóképességet, a centralizált hatáskörök és az erőteljes szabályozottság túlterheli a felső vezetést. Divizionális szervezet A növekvő vállalati méretek, az erőteljes termelési diverzifikáció és a vállalat növekvő internacionalizálódása indukálta e forma alkalmazását. Az elsődleges munkamegosztás e szervezeteknél tárgyi elvű, azaz termékek vagy vevők, vagy földrajzi értelemben vett piaci régiók szerint tagolják a szervezetet (területi elv), illetve alakítanak ki szervezeti egységeket. Az így kialakított relatíve autonóm egységeket nevezzük divízióknak. 30

31 A vállalati szintű feladatok és célok érvényesítése érdekében az irányítási, koordinációs és ellenőrzési tevékenységet a központi egységek látják el. Ezen egységek munkáját általában a törzskarok segítik. A divíziók viszonylagos önállóságot élveznek. A divíziók működéséhez saját irányító és végrehajtó apparátust kell kialakítani, mely során a funkció szerinti munkamegosztás elvét követik. A divizionális szervezet legfontosabb strukturális jellemzői: a munkamegosztás tárgyi vagy regionális elvű, funkcionális irányító, ellenőrző és szolgáltató egységek a központban, a döntések decentralizáltak a központ és a divíziók viszonylatában, a divíziókon belül a döntések centralizáltak, a divíziók közötti horizontális koordináció nem jellemző, a koordináció pénzügyi és controlling rendszer segítségével történik. A divizionális szervezet hatékony működésének feltételei: széles termékskála, heterogén termékek, lehetőség van termékcsaládok kialakítására, dinamikus környezet. A gyakorlatban a divíziók eltérő feladat- és hatáskörrel rendelkező felelősségi és elszámolási egységként kerülnek kialakításra. A gyakorlatban alkalmazott divíziótípusok: 1. Cost-center (önálló költségközpont). A divízió vezetőjének felelőssége a működési költségek alakulásához kötődik. 2. Profit-center (önálló nyereségközpont). A divíziókat önálló nyereségképző helyként kezelik. A divízió vezetősége a működési költségeken túl a bevételek alakulására is kiterjed. 3. Invesment-center (önálló tőkeallokációs központ). A divízió vezetésének felelősségi köre tovább bővül, a cég vezetősége a tőke működtetését rábízza a divízióra. A divízió vezetése, az összvállalati érdekek figyelembevételével, saját hatáskörben dönt a tőkeszerzés és felhasználás mikéntjéről. 31

32 A következő ábrán, (11. sz.) a divizionális szervezetek egy lehetséges struktúráját láthatjuk. MANAGEMENT Központi K+F Központi Beszerzés Központi Pénzügyek Központi Humán erőforrás Stratégiai Erőforrás.. A termékcsopor t divizió B termékcsoport divizió C termékcsopor t divizió Divízióvezető Termelés Marketing Fejlesztés. 11. ábra A divizionális szervezeti forma előnyei: a stratégiai és az operatív feladatkörök szétválaszthatók, így a vezetés jobban koncentrálhat a stratégiatervezésre, a divíziók számára világos célok határozhatók meg, erőteljes piaci orientáció, a piaci változások közvetlenül csak az egyes divíziókat érintik, alacsonyak a horizontális koordinációs költségek, teljesítményre ösztönző felelősségi és érdekeltségi rendszer. A divizionális szervezeti forma hátrányai: a stratégiai és az operatív feladatok nehezebben integrálhatók, decentralizációval járó létszámnövekedés, párhuzamos funkciók, divízió egoizmus. Mátrix szervezet A mátrix szervezeteknél a munkamegosztás szintjén két munkamegosztási elvet alkalmaznak egyszerre. Ezért a mátrix szervezetek a többdimenziós szervezeti formák családjába tartoznak. A mátrix struktúra metszéspontját egy-egy feladatnak vagy szervezeti egységnek feleltethetjük meg. 32

33 A mátrix szervezetek megjelenési formái: funkcionális - tárgyi mátrix szervezet (termékorientált, vevőorientált), funkcionális - regionális mátrix szervezet, projektorientált mátrix szervezet, tárgyi - regionális mátrix szervezet. Funkcionális - tárgyi (termékorientált) mátrix szervezet 12. ábra Funkcionális - regionális alapon működő mátrix szervezet 13. ábra A mátrix szervezet legfontosabb strukturális jellemzői: a különböző elvű munkamegosztás egyszerre van jelen, nem jellemző az erőteljes szabályozottság, a két dimenzió vezetői azonos súlyú kompetenciával döntenek a metszéspontban található problémákról, döntési centralizáció jellemzi a többvonalas irányítási elv mellett, jelentős szerephez jutnak a személyorientált koordinációs eszközök, a horizontális és a vertikális koordináció strukturális megoldás révén biztosított. 33

34 A mátrix szervezet előnyei: a tagokat nagyobb teljesítményre ösztönzi, más struktúratípusba is integrálható, új vezetési kultúra kialakítását teszi lehetővé együttes tanulási folyamat révén. A mátrix szervezet hátrányai: a vezetők rivalizálása, túlhajtott csoportmunka, a döntések elhárítása, felelősségvállalástól való tartózkodás, nagy igények az emberi képességek és készségek tekintetében. Tenzorszervezet A tenzorszervezetek a mátrixstruktúrákkal rokon képződmények, a különbség az, hogy ezek legalább háromdimenziós struktúrát alkotnak. (lsd. 14.sz. ábra) A tenzorszervezeteknél együtt alkalmazzák a munkamegosztás kialakításánál, a tárgyi és a regionális elveket. A tenzorszervezet legfontosabb strukturális jellemzői: a különböző elvű munkamegosztás egyszerre van jelen, hármas vagy többes kompetencia figyelhető meg a szervezet hatásköri rendszerében, felerősödnek a kooperációval kapcsolatos problémák, erős koordinációs készség szükséges a szervezet egységei között. Management I. régió II. régió III. régió Termelés A termékcsoport Kereskedelem B termékcsoport Fejleszé C termékcsoport 14. ábra 34