INNOVATÍV ÖTLETEK MEGVALÓSÍTÁSA

Átírás

1 INNOVATÍV ÖTLETEK MEGVALÓSÍTÁSA tanácsadó füzet Innovációs pályázati projektek menedzselése A kiadvány a Kutatás-fejlesztési Pályázati és Kutatáshasznosítási Iroda támogatásával jött létre INNONET Innovációs és Technológiai Központ Gyır, 2006.

2 Innovatív ötletek megvalósítása INNOVATÍV ÖTLETEK MEGVALÓSÍTÁSA Tanácsadó füzet Innovációs pályázati projektek menedzselése A kiadvány a Kutatás-fejlesztési Pályázati és Kutatáshasznosítási Iroda támogatásával jött létre A kiadvány szakmai anyagát készítette: Páli János Rácz András ISBN: Kiadja az INNONET Innovációs és Technológiai Központ Kht. Felelıs kiadó: Budavári László 9027 Gyır, Gesztenyefa u. 4. Tel: (96) ; Web: Technikai szerkesztı: Ormos Judit, Vasvári Bálint Nyomdai kivitelezés: Pénzes Nyomda, Gyır Elérhetı a Pannon Novum Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség forráspontjain: A kiadvány anyagát igyekeztünk a lehetı legnagyobb gondossággal összeállítani, az ennek ellenére a kiadványban maradt esetleges hibás adatokból, információkból származó károkért a szerzık és a kiadó felelısséget nem vállal. A döntések meghozatala elıtt javasoljuk a kiadványban szereplı adatok ellenırzését és aktualizálását a mindenkori jogszabályok és hivatalos tájékoztató anyagok alapján. 2 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

3 Innovációs pályázati projektek menedzselése Tartalomjegyzék 1. Bevezetı Általános információk a pályázatok elkészítéséhez Mi az innováció? Mi a K+F? (fogalmi háttér gyakorlati szempontból) Az ötlettıl a projektig A politika, a program és a projekt fogalma A projekt életciklus menedzsment megvalósítási elemei Az érdekeltek elemzése és a SWOT elemzés Logikai keretmátrix A pályázatkészítés elıkészítı feladatai Pályázatfigyelés, információforrások Aktuális, innovációs tevékenységet támogató hazai pályázati programok Jó tanácsok mérlegelendı szempontok (még a pályázat beadása elıtt) Közbeszerzési alapismeretek Innovációs pályázati projektek összeállítása Az INNOCSEKK pályázat rövid ismertetése Rövid mintaprojekt egy INNOCSEKK pályázathoz A pályázati dokumentáció elkészítése A projektjavaslat munkatervének összeállítása A mintaprojekt munkaterve A pályázati őrlap kitöltése Mellékletek, egyéb szükséges dokumentumok A teljes pályázati csomag összeállítása és benyújtása Innovációs pályázati projektek menedzselése A pályázati projektek értékelése A pályamővek értékelésének menete A Támogatási szerzıdés A Támogatási szerzıdés részei A Támogatási szerzıdés módosítása A Támogatási szerzıdés megszőnése A pályázati projektek megvalósítása Szakmai beszámolók összeállítása Pénzügyi beszámolók összeállítása Ellenırzés Monitoring Értékelés Disszemináció Ellenırzés Monitoring Értékelés Disszemináció A pályázati projektek zárása PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 3

4 Innovatív ötletek megvalósítása Bevezetı Az egyre erıteljesebb gazdasági versenyben a piaci szereplık csak akkor tudják felvenni a versenyt a konkurenseikkel, akkor tudnak eredményesen mőködni és fejlıdni, ha készek a folyamatos innovációra. Saját maguk is keresik az új fejlesztési lehetıségeket, e mellett folyamatosan figyelemmel kísérik a gazdasági, tudományos és társadalmi változásokat és igyekeznek alkalmazni is az új termékeket, szolgáltatásokat és eljárásokat a saját tevékenységük területén. Mindez azonban még a nagy, multinacionális cégek számára is jelentıs erıforrásokat igényel, az innovatív tevékenységet végzı kis- és középvállalkozások 1 számára pedig ezek a feladatok még nagyobb terhet jelentenek. Ez utóbbi cégek jelentıs része nem rendelkezik a szükséges erıforrásokkal (pl. anyagi eszközökkel, emberi erıforrással, infrastruktúrával és kiépített, széleskörő partnerkapcsolatokkal), ezért külsı pénzügyi források bevonására és bizonyos területeken támogatásra szorulnak. Mivel tevékenységük fontos a gazdaság fejlıdéséhez, az ország versenyképességének a növeléséhez, ezért a kormány kiemelt stratégiai területként igyekszik kezelni az innovációs és a gyakorlatorientált K+F tevékenység fejlesztését, és mind közvetlen pénzügyi eszközökkel (pl. pályázati programok meghirdetésével), mind pedig közvetett módon (pl. infrastruktúra fejlesztésével és az innovatív tevékenységet végzı vállalkozásokat támogató intézményrendszer fejlesztésével) támogatja ezen cégek fejlıdését. Az elmúlt években az innovációs pályázati támogatási rendszerben fokozatosan egyre nagyobb hangsúlyt kapott a regionális dimenzió és az együttmőködésre építı kutatás-fejlesztési tevékenységek támogatása. A részben európai uniós forrásokból finanszírozott Nemzeti Fejlesztési Terv I. ( ) innovációs tevékenységet támogató pályázatai (pl. GVOP AKF 2, GVOP KKK 3 ) mellett, 2004-tıl a Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal (NKTH) által hazai forrásokból (pl. a Kutatási és Technológiai Innovációs Alap 4 pénzeszközeibıl) finanszírozott pályázati programjai (pl. Pázmány Péter Program RET 5, Jedlik Ányos Program NKFP 6 ) nyújtottak lehetıséget arra, hogy az innovatív tevékenységet végzı szervezetek vissza nem térítendı támogatásokhoz tudjanak jutni. Az innovatív tevékenységet végzı mikro- és kisvállalkozások számára fokozottabban érvényes az, hogy fejlesztéseik megvalósításához szükségük van egyrészt külsı pénzügyi forrásokra, másrészt 1 A kis- és középvállalkozások meghatározása megtalálható a évi XXXIV. törvényben. 2 GVOP AKF: Gazdasági Versenyképesség Operatív Program Alkalmazott kutatás-fejlesztés Megvalósítás közeli kooperatív alkalmazott kutatások 3 GVOP KKK: Kooperációs Kutató Központok A felsıoktatás és a vállalatok közötti kooperatív kutatást és technológiatranszfert segítı partnerkapcsolatok és hálózatok kiépítésének támogatása 4 A évi XC. törvénnyel január 1-jén létrehozott Kutatási és Technológiai Innovációs Alap fı forrásait a vállalatok által befizetett innovációs járulék és a költségvetési hozzájárulás jelentik. 5 Pázmány Péter Program RET: Regionális Egyetemi Tudásközpontok 6 Jedlik Ányos Program NKFP: Nemzeti Kutatási és Fejlesztési Programok 4 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

5 Innovációs pályázati projektek menedzselése pedig szakmai segítségre, partnerkapcsolataik bıvítésére egyaránt. A nemzetközi gyakorlat is azt mutatja, hogy együttmőködés hiányában ezek a cégek nehezen képesek sikeresen mőködni. Ezeknek a hátrányoknak a csökkentéséhez járul hozzá a jelen kiadványban részletesebben bemutatásra kerülı Baross Gábor Innovációs Program (BGP) INNOCSEKK pályázata is. A Nyugat-dunántúli régió annak ellenére, hogy fejlett infrastruktúrájának, földrajzi elhelyezkedésének és kezdeményezı készségének köszönhetıen vezetı szerepet tölt be Magyarország modernizációjában, kutatás-fejlesztési, innovációs teljesítménye tekintetében jelentısen elmarad az ország egyes, gazdaságilag kevésbé fejlett régióitól. 7 Ezért is fontos, hogy a régió innovatív tevékenységet folytató vállalkozásai és az innováció, illetve a kutatás-fejlesztés területén dolgozó szakmai szervezetei minél hatékonyabban tudják felhasználni a rendelkezésre álló fejlesztési forrásokat. Ennek a célnak az elérését szolgálja ez a kiadvány is, amellyel segítséget kívánunk nyújtani az innovációs célú pályázatok, köztük kiemelve a Baross Gábor Innovációs Program pályázatainak sikeresebb elkészítéséhez és eredményesebb megvalósításához. Pályázati tanácsadó kiadványunk 3 fı tematikus részbıl áll. Az elsı részben általános pályázatkészítési információkkal kívánjuk segíteni a pályázatokat benyújtani tervezık munkáját, az egyes fejezetekben röviden ismertetjük az innováció fogalmi hátterét, bemutatjuk az ötlettıl a projektig vezetı út legfontosabb jellemzıit, felhívjuk a figyelmet a pályázatfigyelés szempontjaira és röviden ismertetjük az aktuális innovációs témájú pályázati programokat. Ezt követıen egyrészt a pályázatkészítéssel foglalkozó szakirodalom, másrészt pedig saját gyakorlati tapasztalataink alapján bemutatunk egy rövid listát azokból a szempontokból, melyeket megfontolásra ajánlunk még a pályázatok benyújtását megelızıen. Az elsı rész utolsó fejezetében röviden összefoglaljuk a közbeszerzéssel kapcsolatos legfontosabb alapismereteket. A kiadvány második részében, az általános pályázatkészítési információk mellett, egy gyakorlati mintapéldán keresztül ismertetjük a pályázatok összeállításának legfontosabb ismereteit, kiemelve a Baross Gábor Innovációs Program INNOCSEKK pályázattal kapcsolatos tudnivalókat. A harmadik részben található információkkal, jó tanácsokkal pedig a nyertes pályázati projektek sikeres lebonyolításához kívánunk segítséget nyújtani. 7 Forrás: BGP INNOREG 2006 Pályázati útmutató ( és TUDÁS, ALKOTÁS, ÉRTÉK - A Magyar Köztársaság Kormányának kutatás-fejlesztés és innovációpolitikai középtávú stratégiája a gazdasági versenyképesség ösztönzésére ( ) Tervezet (2006) PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 5

6 Innovatív ötletek megvalósítása Általános információk a pályázatok elkészítéséhez 1.1 Mi az innováció? Mi a K+F? (fogalmi háttér gyakorlati szempontból) A versenyképes gazdaságot innovativitás, kreativitás, kockázatvállalás és a környezetitermészeti erıforrások fenntartható használata jellemzi, ami új vállalkozások alapításában, beruházásokban, versenyképes termékek, szolgáltatások, eljárások kifejlesztésében valósul meg. áll Magyarország jelenleg készülı kutatás-fejlesztés és innovációpolitikai középtávú stratégiájának 8 anyagában. Az innovatív tevékenységet folytató kis- és középvállalkozások ezen stratégia eredményes megvalósításának az egyik legfontosabb elemei. Az innováció definíciója is sokat változott az alapdefiníciónak tekintett schumpeter-i meghatározás óta. Joseph Schumpeter klasszikus definíciója (1934) Az innováció egy új termék, egy új folyamat vagy új szervezési modell sikeres bevezetése a piacra. Az OECD és az Európai Bizottság (Eurostat) közös égisze alatt elkészített Oslo kézikönyv harmadik kiadásában már az innováció fogalmának egy szélesebb körő meghatározása található. A termék- és eljárás-innováción túl, az innováció új meghatározása a marketing-innovációt és a szervezési-szervezeti innovációt is felöleli: Az innováció új, vagy jelentısen javított termék (áru vagy szolgáltatás) vagy eljárás, új marketing-módszer, vagy új szervezési-szervezeti módszer bevezetése az üzleti gyakorlatban, munkahelyi szervezetben, vagy a külsı kapcsolatokban. 9 A jelen kiadványban részletesebben bemutatásra kerülı Baross Gábor Innovációs Program pályázataiban az innovációs projekt definíciójaként a következı meghatározás szerepel: Jelen pályázati felhívásokban innovációs projekt az a projekt, amelynek célja kutatásfejlesztési eredmények eddig nem ismert módon való hasznosítása, eddig nem ismert, új, vagy a meglévıknél lényegesen kedvezıbb tulajdonságokkal rendelkezı piacképes technológia, termék vagy szolgáltatás kifejlesztése, illetve továbbfejlesztése. A cél az, hogy a kutatás-fejlesztési tevékenységek során létrejött új eredmények konkrét, piacképes termékek, szolgáltatások formájában jelenjenek meg a piacon, és ezáltal járuljanak hozzá egyrészt a terméket vagy szolgáltatást piacra vivı vállalkozás eredményes fejlıdéséhez, másrészt pedig a pályázati projekt megvalósulásában közremőködı cégek és egyéb szervezetek fejlıdéséhez is. Mindezek mellett fontos szempont, hogy a megvalósított fejlesztések eredményei ne csak a megvalósításukban közremőködı szervezetek számára nyújtsanak elınyöket, hanem a gazdaság és a társadalom szélesebb köre számára is hasznosíthatóak legyenek. 8 TUDÁS, ALKOTÁS, ÉRTÉK - A Magyar Köztársaság Kormányának kutatás-fejlesztés és innovációpolitikai középtávú stratégiája a gazdasági versenyképesség ösztönzésére ( ) Tervezet (2006) 9 Katona József (2006) 6 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

7 Innovációs pályázati projektek menedzselése Példa az innováció fogalmának értelmezésére: 10 Ezen szempontok alapján nem tekinthetı sikerre esélyes innovációs pályázati projektnek, ha pl. egy vállalkozás meglevı technológia és alapanyagok felhasználásával 5 literes kiszereléső oldószermentes lakkok helyett 10 literes kiszereléső lakkokat kíván fejleszteni, majd pedig gyártani és piacra vinni, hiszen ebben az esetben sem az alkalmazott gyártási technológia, sem pedig a termék valamelyik lényeges tulajdonsága vagy összetevıje nem változik meg jelentıs mértékben. Innovációs projektnek akkor lehetne tekinteni, ha pl. a termék új alapanyagok felhasználásával vagy új technológiával készülne. Az innováció olyan intézkedések okszerően egymásra épülı halmaza, amelynek célja: az ötletbıl piaci sikert kovácsolni. (Veiszné Pásztor Adrien, KPI) Ez a definíció az innováció összetett jellegére utal és a már említett sikeres piaci megvalósulás lehetıségének feltétele mellett azt emeli ki, hogy az innováció nem egy-egy kiragadott cselekvést, hanem szorosan és okszerően egymásra épülı tevékenységek, feladatok komplex rendszerét jelenti. Ahhoz, hogy az ötletekbıl sikeres termékek, szolgáltatások legyenek (az innováció eredményesen megvalósuljon) több egyéb feltétel megléte mellett az is nagyon fontos, hogy áttekintsük a megvalósításhoz szükséges feladatokat és ezeket logikusan egymásra építve sorrendbe rakjuk és hozzárendeljük a szükséges erıforrásokat is. A feladatok egymásra épülı, logikus rendszerének összeállítása segítséget nyújt a vállalkozások számára, hogy megfelelıen átgondolják a teljes projektet, el tudják készíteni üzleti tervüket vagy össze tudják állítani a pályázati projektjük munkatervét. A pályázati projektek bírálói számára a szakmai értékelés során az egyik legfontosabb szempont a logikusan összeállított munkaterv, amelybıl a külsı szakemberek számára is ki kell tőnnie, hogy a pályázat készítıi tisztában vannak a projekt eredményes megvalósításához elvégezni szükséges feladatokkal és az ezekhez szükséges erıforrásokkal is. Egy-egy innovációs projekt eredményes megvalósítása sokrétő szakmai ismeretet, kellı tapasztalatot és készséget, illetve jelentıs emberi- és anyagi erıforrásokat igényel, melyekkel az innovatív ötletek ötletgazdái, az innovatív tevékenységet folytató mikro- és kisvállalkozások általában nem rendelkeznek teljes körően. Ezen, a megvalósítást hátráltató tényezık leküzdéséhez kívánnak hozzájárulni a Baross Gábor Innovációs Program pályázatai. 10 Az Innocsekk pályázat kidolgozását segítı mintaprojekt részletesebb leírása a Rövid mintaprojekt egy Innocsekk pályázathoz c. fejezetben található. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 7

8 Innovatív ötletek megvalósítása 1. táblázat Példák innovációs projektekre a BGP-INNOCSEKK és a BGP-Nyugat-dunántúli innovációs fejlesztések INNOREG 2005 és INNOREG 2006 nyertes pályázatai közül Nyertes INNOCSEKK pályázati témák: - Buborékbeton, acél kapszulákkal erısített vasbeton kompozit - Borászati melléktermékek komplex hasznosítása - Csúszásmentesítı eljárás járólapokra - Intelligens kulcskezelı rendszer fejlesztése - Térhatású fényképek elıállítására alkalmas szoftver- és hardverrendszer kifejlesztése - Komplex, alternatív energiahasznosítást megvalósító szárítástechnológia kifejlesztése - Triclosan tartalmú tetıfólia kifejlesztése - İrségi Rögös Sajt gyártástechnológiájának, prototípusának kísérleti-fejlesztése - Pannon Elemes Készülék család - Digitális ladba-sebességmérı és helymeghatározó - Korongparketta - Színváltó bútor kifejlesztése - Új vibrációs slikker öntéssel készült tőzálló anyagok gyártásának kifejlesztése Nyertes INNOREG pályázati témák: - INNODESK Egy munkahelyes mikroinkubátor szolgáltatás induló vállalkozások számára - Vízsugaras vágási technológia kutatása és vágóberendezés beszerzése - Faforgácsoló szerszámok fejlesztése - A savó, mint tejipari melléktermék hasznosítása bio élelmiszer elıállítására - Intelligens Jármőkövetı és Elemzı Rendszer - Elsı magyar alternatív autó mőködı prototípusának elkészítése - Továbbképzés a faipar innovációjáért - Spirális farugós bioágyrendszer kifejlesztése - Plazmakisüléses ózonadagolás kifejlesztése - Faanyagok hıkezelése vákuumban - Nyugat-Dunántúli Regionális Egészségügyi Tudásközpont-hálózat - Ipari Parki Benchmarking Klub 1.2 Az ötlettıl a projektig A projektek tervezésének és végrehajtásának folyamata projekt-ciklus néven vált ismertté. A ciklus egy elképzelésbıl indul ki, majd az adott elképzelést egy végrehajtható és értékelhetı munkatervvé fejleszti. Az elképzelések meghatározására egy egyeztetett stratégia keretében kerül sor. A ciklus olyan struktúrát kínál, amely biztosítja az érdekcsoportok véleményének megkérdezését és a releváns információk rendelkezésre állását, így kellıen megalapozott döntéseket lehet hozni a projekt futamidejének kulcsfontosságú szakaszaiban A politika, a program és a projekt fogalma A különbözı támogatási rendszerek a támogatásokat - szinte kivétel nélkül - valamilyen jól körülhatárolható politika keretében megtervezett, meghirdetett és beindított programhoz kapcsolódó, jó minıségben megtervezett, jól definiált projekt és arra épülı pályázat értékelése, minısítése és finanszírozásra történı kiválasztása révén ítélik oda. A politika, a program és a projekt kapcsolódását szemlélteti a következı ábra: 8 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

9 Innovációs pályázati projektek menedzselése 1. ábra A politika, program és projekt kapcsolódása Problémafelismerés Problémafelismerés Stratégiaalkotás, tervezés Problémafelismerés Stratégiaalkotás, tervezés Értékelés Korrekciók Értékelés Korrekciók Értékelés Korrekció k Stratégiaalkotás, tervezés Program kidolgozás POLITIKA Végrehajtás Monitoring Program kidolgozás PROGRAM PROJEKT Végrehajtás Monitoring Végrehajtás Monitoring Program kidolgozás Egy projektmenedzsment kézikönyv (Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA 1996) szerint egy projekt nem más, mint átmeneti erıpróba, amely célja egy a maga nemében páratlan termék vagy szolgáltatás kifejlesztése. A projekt során meghatározott idı- és pénzügyi keretek között, meghatározott személyi feltételek mellett kell teljesíteni a kitőzött célokat, tehát a projekt: egy komplex tevékenységfolyamat által megoldható, egyszeri feladat, konkrét, körülhatárolt célt kíván elérni, meghatározott költségkeretek között, pontosan rögzített idıkeretekkel. A projekt egy tágabb programhoz is kötıdhet. A projektek sikeres megvalósítása érdekében végzett projektmenedzsmentet a következıképpen lehet meghatározni: olyan ismeretek, készségek, eszközök és technikák alkalmazása a projekttevékenységek során, amelyek kielégítik vagy meghaladják az érintettek által a projekttel szemben támasztott igényeiket és elvárásaikat. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 9

10 Innovatív ötletek megvalósítása A projektcélkitőzések megvalósításához elvégzendı feladatokat gyakran a projekt hatókörének nevezik. A hatókör azonban csak egyike annak a három döntı fontosságú elemnek, amelyek egyensúlya elengedhetetlen. Erıforrások alatt a projektcélkitőzések megvalósításához szükséges személyi és technikai feltételeket értjük. Ezek költségigényes elemek, amelyek a projekt költségvetésétıl függenek. A projekt teljes idıtartamára vonatkozó ütemterv tartalmazza a különbözı megvalósítandó feladatok, tevékenységek idızítését és sorrendjét. A három elem összefügg, pl. amenynyiben egy adott feladat a tervezettnél több idıt vesz igénybe, akkor vagy a személyi erıforrásokat kell növelni, vagy el kell hagyni más feladatokat, ami leszőkíti a projekt hatókörét. A sikeres projektmenedzsment állandó tervezési és felülvizsgálati folyamatot is jelent és fontos minden egyes döntést a projekt egész futamidejének a kontextusába helyezni, és nem elszigetelten kezelni. A gondos elıkészítés és tervezés rengeteg munkamegtakarítást jelenthet a projekt megvalósításban, pl. a monitoring számára és az értékelésben, ezt, az ilyen komplexen kezelt munkafolyamatot hívjuk projekt életciklus menedzsmentnek (PCM) A projekt életciklus menedzsment megvalósítási elemei Programozás: A programozási szakasz keretében kerül sor az országos és szektorális szintő elemzésekre az olyan problémák, korlátok és lehetıségek feltárása céljából, amelyek fejlesztési együttmőködés tárgyát képezhetik. Ide tartoznak a társadalmi-gazdasági mutatók, valamint az országos prioritások és az adományozók (donorok) prioritásainak áttekintése. A cél a fejlesztési együttmőködés általános céljainak és szektorális prioritásainak meghatározása és egyeztetése, ezáltal egy olyan releváns és megvalósítható keretprogram kialakítása, amelyen belül projekteket lehet kijelölni és elıkészíteni. Minden egyes ilyen prioritás kapcsán olyan stratégiák kerülnek kidolgozásra, amelyek figyelembe veszik a múltbeli tapasztalatok alapján levont tanulságokat is. Identifikáció: Az identifikáció során kerül sor a projektötletek és egyéb fejlesztési tevékenységek meghatározására és további tanulmányozás céljából történı átvilágítására. Ide tartozik az egyes intézkedések kedvezményezett célcsoportjával történı konzultáció, a kedvezményezettek problémáinak elemzése és az adott problémák lehetséges kezelési módjainak meghatározása. Ezt követıen döntést lehet hozni az egyes projekttervek relevanciájáról (mind a kedvezményezett célcsoport, mind a keretprogram szempontjából), valamint arról, hogy mely terveket érdemes tovább tanulmányozni a kidolgozási szakasz során. 10 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

11 Innovációs pályázati projektek menedzselése Kidolgozás: A kidolgozási szakaszban a releváns projekttervek alapján operatív projekttervek készülnek. A projektterv részletes kidolgozása a kedvezményezettek és az egyéb érdekcsoportok bevonásával történik. Ezt követıen kerül sor a projektterv megvalósíthatóságának (Sikeres lesz-e várhatóan a projekt?) és fenntarthatóságának (Képes-e hosszú távon elınyöket biztosítani a projekt a kedvezményezetteknek?) értékelésére. A fenti értékelés alapján döntés születik arról, hogy érdemese formális projektjavaslatot készíteni és finanszírozási forrásokat keresni a projekthez. Finanszírozás: A finanszírozási szakasz során a finanszírozó intézmények megvizsgálják a projektjavaslatokat és döntést hoznak arról, hogy finanszírozzák-e a projektet, vagy sem. A finanszírozó intézmény és a partner-ország megállapodnak a végrehajtás módozataiban és rögzítik ezeket a projekt finanszírozására és végrehajtására vonatkozó megállapodásokat tartalmazó jogi okmány formájában. Megvalósítás: A végrehajtási szakaszban történik a projekt beindítása és megvalósítása. Ehhez kapcsolódóan szükség lehet szakmai segítségnyújtási-, munkavégzési-, illetve szállítási pályázatok kiírására és szerzıdések megkötésére. A végrehajtás során, a kedvezményezettekkel és az érdekcsoportokkal konzultálva, a projekt irányítói értékelik, hogy a tervekhez képest milyen tényleges elırelépéseket sikerült elérni, és ennek alapján megvizsgálják, hogy a projekt jó úton halad-e a kitőzött célok megvalósításának irányában. Amennyiben szükséges, módosítani kell a projekt irányát, illetve módosítani lehet bizonyos célkitőzéseket, a projekt kidolgozása óta eltelt idı alatt történt jelentıs változások fényében. Értékelés: Az értékelési szakaszban a finanszírozó intézmény és a partner-ország értékelik, hogy a projekt milyen eredményeket ért el és levonják a tanulságokat. Az értékelés során levont tanulságokat felhasználják a jövıbeni programok és projektek tervezése során. Jóllehet az általános ciklusban az értékelési szakasz a végrehajtási szakaszt követi, elterjedt gyakorlat az is, hogy közép-távú értékelést végeznek a végrehajtási szakasz során a projekt hátralévı futamidejében hasznosítható tapasztalatok megállapítása céljából. A projekttervezési és végrehajtási eszközök közé azok a gyakorlati munka során alkalmazható módszertani eszközök tartoznak, amelyek biztosítják a relevanciára, a megvalósíthatóságra és a fenntarthatóságra vonatkozó célkitőzések teljesítését. A PCM-en belül a projekttervezéshez és irányításhoz használt alapeszköz a Logikai Keretmátrix módszer (Logical Framework Approach - LFA). A logframe mátrixhoz különbözı kiegészítı eszközök alkalmazása kapcsolódik (SWOT elemzés, ötletbörze, problémafa, célfa stb.) és mindezt a PCM módszertan foglalja egységes rendszerbe. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 11

12 Innovatív ötletek megvalósítása Az érdekeltek elemzése és a SWOT elemzés Amennyiben a támogatás elnyerésében érdekelt szervezet vagy személy már rendelkezik projektötlettel, akkor a projektcsíra, ill. a projektkoncepció kialakításához vezetı legelsı lépés annak ellenırzése, hogy milyen jelentıséggel bír ez a projekt a célcsoportok, vagy potenciális érdekeltek körében. A projektötlet különbözı forrásokból származhat, ezek lehetnek egyének, szervezetek vagy hivatalos dokumentumok. A potenciális érdekeltek elemzésének céljait az alábbiakban foglalhatjuk össze: Megtalálni a projekt szempontjából legbefolyásosabb potenciális érintetteket, érdekelteket. Információt szerezni, adatokat győjteni az érdekeltek elvárásairól, igényeirıl. Kideríteni, hogy milyen hatást gyakorolhatnak a projekt tervezésére, megvalósítására. Megtervezni a különbözı érdekeltek, érdekcsoportok részvételének területeit, módját, mértékét. Kipuhatolni, hogy a projekt kapcsán, milyen esetleges konfliktusok merülhetnek fel az érdekeltek, érdekcsoportok között. Társfinanszírozókat keresni és megtalálni a saját erı biztosításának legcélszerőbb módját a partneri együttmőködésben. A projektek célja mindig valamilyen probléma megoldására irányul, ezért a fı problémák megértéséhez elemezni kell a fennálló helyzetet. Az adott helyzetet különbözıképpen értékelhetik a különbözı érdekcsoportok. A jó és megalapozott projektkoncepció készítéséhez elengedhetetlen, hogy a projektben érdekelt, érintett partnerek, célcsoportok, érdekcsoportok munkamegbeszéléseken találkozzanak és - az észrevételek, vélemények összegyőjtésével - keretbe foglalható legyen a fennálló helyzettel, a problémával, a projektstratégiával kapcsolatos bármilyen véleményük, javaslatuk. A helyzetelemzéshez, a stratégia elıkészítéséhez, a fejlesztési célú beavatkozások tervezéséhez általánosan használt, közkedvelt módszer a SWOT elemzés, amelyet mintegy 50 éve alkalmaznak a gyakorlatban. A SWOT alkalmazásának kézenfekvı, praktikus elınye, hogy egy egyszerő logikát követı eljárás, amely alkalmas arra, hogy viszonylag összetett gondolatokat könnyen áttekinthetı módon foglaljunk össze egy egyszerő táblázatba (lásd az alábbiakban). A projektstratégia helyes irányának kijelölése szempontjából nagyon fontos, hogy kiegyensúlyozott megközelítést tartalmaz az elınyök és hátrányok feltérképezésével. Alkalmazása nélkülözhetetlen a helyzetelemzés kiindulópontjának elvégzéséhez. A SWOT tábla eszköz az eredmények bemutatására; a lényeg maga az eljárás, amely megpróbál a különbözı tényezık között logikai kapcsolatot teremteni és azt visszacsatolásokkal elısegíteni. Azzal, hogy a SWOT tábla az érdekelt partnerek részvételével készül, a SWOT a partnerség eszközévé válik, mint a korszerő európai uniós strukturális politika sarkalatos pontja. 12 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

13 Innovációs pályázati projektek menedzselése 2. táblázat SWOT elemzés táblája Erısségek (Strengths) Gyengeségek (Weaknesses) Lehetıségek (Opportunities) Veszélyek (Threats) A SWOT elemzés elkészítésének lépései a következık: Elıször el kell döntenünk, hogy mire készül a SWOT tábla, ehhez körvonalaznunk kell a projektötletet vagy projektcsírát, ill. a megoldandó problémát, vagy a stratégiai célterületet. Ezt követıen meg kell határoznunk az idıbeli (milyen idıszakra terjed ki) és térbeli (térségi, regionális, országos) dimenziókat. Majd elkezdhetjük osztályozni a rendelkezésünkre álló információkat, egyrészt aszerint, hogy az adott probléma szempontjából belsı vagy külsı tényezıket akarunk vizsgálni, másrészt, hogy azok pozitívan vagy negatívan értékelhetık. Ügyelnünk kell arra, hogy csak azokat a tényezıket célszerő figyelembe venni, amelyek a fı cél szempontjából lényegesek. Az erısségek és gyengeségek meghatározásakor és leírásakor könnyen azt tapasztaljuk, hogy keverednek az átfogó észrevételek a konkrét elemekkel. Egy adott probléma feltárására alkalmazott SWOT elemzésnél néha nehézséget okoz a külsı és belsı tényezık helyes elhatárolása. Ehhez egy praktikus megfontolás: minden olyan tényezıt külsınek tekinthetünk, amelyet az általunk kialakított stratégia nem képes érdemben és közvetlenül befolyásolni. A SWOT tábla készítıi gyakran esnek abba a hibába, hogy a lehetıségek megfogalmazásánál elkezdik megfogalmazni a cselekvési programot, amely már túlmutat a helyzetelemzésen. A lehetıségek és veszélyek megfogalmazásánál nem árt a bekövetkezés valószínősége szempontjából is átgondolni a leírtakat és a valószínőtlen külsı tényezıket kihagyni az elemzésbıl. A 3. sz. táblázat bemutatja a Rövid mintaprojekt egy INNOCSEKK pályázathoz c. fejezetben ismertetett mintaprojekt SWOT elemzésének tábláját. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 13

14 Innovatív ötletek megvalósítása 3. táblázat Mintaprojekt Parkettaház Kft. SWOT elemzése Erısségek - mőködı cég biztos gazdasági háttér - jól mőködı szervezeti struktúra - rendelkezésre álló humán-erıforrás állomány - piaci jelenlét - innovatív ötletek megléte Gyengeségek - kicsi cég - hiányzó K+F tapasztalat - saját kutató hiánya - hiányzó K+F technológiai háttér Lehetıségek - gazdaságilag aktív környezet - piacra jutás lehetısége jó - piaci rés betöltésének lehetısége Veszélyek - könnyő célpont nagyobb cégeknek - pályázati függıség - technológiai kiszolgáltatottság - új termék(ek) megjelenése a piacon Logikai keretmátrix A Logframe mátrix, szakszerő alkalmazásának minden elınye mellett, nem csodaszer, amely azonnali megoldást kínál a jó projektek kijelöléséhez, illetve tervezéséhez. Megfelelı használat esetén a Logframe segítséget nyújt a tevékenységek, eredmények, célok és célkitőzések közötti logikai összefüggések jobb áttekintéséhez, legalábbis a kellıen tájékozott felhasználó számára. A Logframe-t nem szabad pusztán mechanikus eljárások összességének tekinteni, hanem a gondolkodást segítı eszközként kell kezelni. A Logframe-t emellett dinamikus eszközként kell kezelni, amelyet újra kell értékelni és felül kell vizsgálni a projekt fejlıdésével és a körülmények változásával párhuzamosan. A Logframe-t a projekttervezés és -költségvetés struktúrájának és céljának meghatározásához kell használni, de nem szabad rugalmatlan és akadályt jelentı eszközként kezelni. A Logframe valójában egy négy oszlopot és négy sort tartalmazó mátrix (legegyszerőbb formájában). A vertikális logika a projekt tevékenységét, az okozati összefüggéseket és a fontos feltételezéseket, illetve a projekt-menedzser befolyásolási körén kívül esı bizonytalansági tényezıket határozza meg. A horizontális logika a projekt hatásainak és a projekt által felhasznált erıforrások méréséhez kapcsolódik, a fıbb mérési mutatók és a mérések ellenırzéséhez szükséges eszközök meghatározásán keresztül. 14 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

15 Innovációs pályázati projektek menedzselése Intervenciós logika megfogalmazása A projekt alapjául szolgáló stratégiát intervenciós logikának nevezik, ez nem más, mint a projekt magyarázó leírása. Feltételezések/kockázatok értékelése Egy projekt sikere gyakran nemcsak a projekt beavatkozásain múlik, hanem bizonyos külsı tényezıkön, illetve konkrét feltételezéseken is. A külsı tényezık brainstorming révén határozhatóak meg a logframe minden egyes szintjére vonatkozóan. A projekt beavatkozásokon túl a sikerhez szükséges egyéb tényezık az alattuk lévı sorban találhatóak. A feltételezések meghatározását követıen a kívánt helyzet formájában kell azokat megfogalmazni. Ilyen módon lehetıvé válik ellenırzésük és értékelésük a feltételezési algoritmus segítségével. Fenntarthatóságot biztosító tényezık meghatározása A fenntarthatóságot biztosító tényezıket is figyelembe kell venni a logframe-ben. Egy projektrıl akkor mondható el, hogy fenntartható, ha azt követıen is hasznokat/elınyöket kínál a kedvezményezetteknek, miután az adományozói segítségnyújtás fı része véget ért. Fenntarthatóságot befolyásoló tényezık elemzése Egy projektrıl akkor mondható el, hogy fenntartható, ha tartósan hasznokat/elınyöket kínál a projekt kedvezményezetteinek. A projektet közvetlenül befolyásoló belsı és külsı tényezıket pl. SWOT elemzés segítségével lehet felmérni. Objektíven ellenırizhetı mutatók meghatározása Az objektíven ellenırizhetı mutatók megmutatják, hogy a célokat sikerült-e teljesíteni vagy sem a logframe egyes szintjein. E mutatók alapján kerülhet sor a megfelelı monitoring rendszer kidolgozására. Az objektíven ellenırizhetı jelzı azt jelenti, hogy az ugyanazon mutatót mérı különbözı személyek ugyanazokat a mérési eredményeket kapják meg. Ellenırzési eszközök meghatározása Az ellenırzési eszközök révén a mutatókat, illetve mérıszámokat rögzítik és a projektmenedzsment, illetve az értékelést végrehajtó személyek rendelkezésére bocsátják. Meg kell határozni: a formát, hogy kinek kell információkat biztosítania és azt, hogy milyen rendszerességgel kell biztosítani azokat. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 15

16 Innovatív ötletek megvalósítása Erıforrások és költségek meghatározása Az erıforrások közé a tervezett tevékenységek elvégzéséhez és a projekt irányításához szükséges emberi, anyagi és pénzügyi erıforrások tartoznak. A projekthez szükséges erıforrások és költségek pontos megbecslése érdekében részletesen meg kell határozni a tervezett tevékenységeket és az irányításhoz szükséges tevékenységeket. Tevékenységi terv készítése A projekt tevékenységeinek ütemezését, sorrendjét és idıtartamát tartalmazó tervet tevékenységi tervnek nevezik. Miután elkészült a logframe, a bal oldali oszlopból ki lehet másolni a tevékenységeket a tevékenységi tervbe. Költségvetés készítése Miután a tevékenységeket bejegyezték a proforma tervbe, meg kell határozni a tevékenységek elvégzéséhez szükséges fizikai, anyagi és pénzügyi erıforrásokat. Mivel a késıbbiekben különbözı szempontok szerint kell összevonni és összesíteni a költségeket, az erıforrásokat elıre meghatározott költségkategóriák szerint kell felosztani. 16 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

17 4. táblázat Logikai keretmátrix a gyakorlatban PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 17 Leíró összefoglalás TÁGABB CÉL KÖZVETLEN CÉLOK VÉGTERMÉKEK OUTPUT-OK ERİFORRÁSOK INPUT-OK Objektíven ellenırizhetı mutatók A HATÁS ELÉRÉSÉNEK MÉRTÉKE A HATÁS NAGYSÁGRENDJE, CÉLOK ELÉRÉSE A VÉGTERMÉK NAGYSÁGRENDJE: a projekt idıtartam alatt létrehozandó mennyiség és minıség A szükséges erıforrások természete és mennyisége, költségek, idıpontok és helyszín meghatározása Az ellenırzés eszközei Információ forrásai: Jelentések, hivatalos statisztikák, projekt kedvezményezettek Módszerek: írott anyagok elemzése, megfigyelések, felmérések Információ forrásai: Jelentések, hivatalos statisztikák, projekt kedvezményezettek Módszerek: írott anyagok elemzése, megfigyelések, felmérések Információ forrásai: Jelentések, hivatalos statisztikák, projekt kedvezményezettek Módszerek: írott anyagok elemzése, megfigyelések, felmérések Fontos feltételezések és kockázatok Feltételezések a közvetlen és tágabb célok kapcsolatában Feltételezések a végtermék és közvetlen célok kapcsolatában Feltételezések az erıforrások és végtermékek kapcsolatában Innovációs pályázati projektek menedzselése

18 18 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség Általános célkitőzések (stratégiai célok) Specifikus célkitőzések (projekt célja) Várt eredmények Tevékenységek Projektleírás - további K+F tevékenység megalapozása - tevékenységi kör bıvítése - stabilabb cégmőködés megalapozása - piaci rés betöltése - új termék kifejlesztése és megjelenítése a piacon - kifejlesztett termék - elkészült megvalósíthatósági tanulmány - know-how megvásárlása - laboratóriumi szolgáltatások anyagvizsgálatok - megvalósíthatósági tanulmány készí(tte)tése Objektíven igazolható eredményességi mutatók - további termékek megjelenése a piacon (termék/év) - árbevétel növekedése (HUF/év) - árbevétel összetételének változása (értékesítés % / fejlesztés %) - - termék értékesítési adatai (HUF/év) - - megszerezett szabadalom - elkészült prototípus -... oldal megv. tanulmány Eszközök: - 5. táblázat A kiadványban szereplı mintaprojekt logikai keretmátrixa Ellenırzés forrásai és eszközei - gazdálkodási adatok - marketing dokumentumok - gazdálkodási adatok - marketing dokumentumok - szabadalmi hivatal dokumentációja - sajtóanyagok - projektdokumentációk Költségek: -... HUF pályázati önrész -... HUF pályázati támogatás -... HUF nem jogosult költségek Kockázatok és feltételezések (külsı tényezık) - fejlesztési elképzelések iránti kereslet megléte - - termék iránti kereslet fennmaradása - sikeresen lefolytatott szabadalmaztatási eljárás - Elıfeltételek: - kidolgozott pályázati dokumentáció - kedvezı döntés - megkötött támogatási szerzıdés Innovatív ötletek megvalósítása

19 Innovációs pályázati projektek menedzselése 1.3 A pályázatkészítés elıkészítı feladatai Pályázatfigyelés, információforrások 11 A sikeres pályázás egyik alapja, hogy kellı idıben és megbízható forrásból szerezzünk tudomást a számunkra megfelelı pályázatokról. Ennek érdekében folyamatosan figyelemmel kell kísérni a szervezetünk mőködése, illetve fejlesztése szempontjából releváns, különbözı témájú és eltérı idıpontokban megjelenı pályázati felhívásokat. Ez nem könnyő feladat, hiszen bizonyos esetekben akár több tucat vagy több száz pályázat közül kell kiválasztani a számunkra legmegfelelıbbet. Gyakran megfigyelhetı, hogy a pályázatfigyelés (majd ezt követıen a pályázat elkészítésének és a pályázati projektek megvalósításának) eredményessége érdekében külsı szakmai segítséget is igénybe kell venni. A pályázatfigyelés formái: a pályázók saját maguk (pl. cégvezetı, gazdasági vezetı vagy külön pályázati szakértı munkatárs) igyekeznek figyelemmel kísérni a pályázati kiírásokat, külsı, pályázatfigyeléssel és pályázatkészítéssel foglalkozó cég vagy szakértı segítségét veszik igénybe. A pályázati információk fı forrásai: Nyomtatott formában megjelenı tájékoztató kiadványok (pl.: Pénzforrás, Forrás Express, GKM - Forrástájékoztató, Közbeszerzési Értesítı, Sansz), Internetes források (pl.: a Regionális Fejlesztési Ügynökségek honlapjai pl. a Regionális Innovációs Ügynökségek honlapjai pl.: Szakmai és információs rendezvények A különbözı vállalkozásfejlesztéssel, innovációtámogatással, illetve a pályázati programok lebonyolításával foglalkozó szervezetek rendszeresen tartanak szakmai rendezvényeket, tájékoztató napokat, ahol az érdeklıdık számára információkat nyújtanak az aktuális pályázati programokról, illetve gyakran a meghirdetés elıtt álló programokról is. Pénzintézetek (pl. számlavezetı bank) Barátok, ismerısök, együttmőködı partnerek Fontos kiemelni ennek az információforrásnak a jelentıségét, az ismerısöktıl, partnerszervezetektıl származó információk egyrészt kiegészíthetik az egyéb forrásból megszerzett ismereteket, másrészt pedig gyakran már gyakorlati tapasztalatokkal is szolgálhatnak, amennyiben ık már korábban benyújtottak pályázatokat A fejezet összeállítása a MISZ [2006]: Innovációs menedzsment kézikönyv c. kiadvány anyagának felhasználásával készült. 12 A partnerektıl származó információk nem pótolják a hivatalos pályázati dokumentációt, ezt mindenképpen célszerő részletesen áttanulmányozni a pályázat benyújtása elıtt! PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 19

20 Innovatív ötletek megvalósítása Néhány tanács a pályázatfigyeléshez: Ajánlatos a keresést elıször győjtıportálon (pl. kezdeni. Mindig meg kell gyızıdni arról, hogy az információ hiteles forrásból származik-e. A pályázatfigyelést rendszeresen célszerő végezni, mert egyrészt, ha az adott pillanatban nem is tud az adott szervezet egy bizonyos pályázaton elindulni, elképzelhetı, hogy hónapok múltán, vagy a következı évben igen, másrészt pedig folyamatosan jelennek meg újabb pályázati kiírások is. Javasoljuk, hogy győjtsék össze azokat a pályázati lehetıségeket is, amelyek esetleg csak hosszabb távon lehetnek relevánsak a pályázatot benyújtani tervezı szervezet számára. Ezek áttanulmányozásával jobban és tudatosabban fel tudnak rájuk készülni Aktuális, innovációs tevékenységet támogató hazai pályázati programok Az NKTH által meghirdetett pályázati programok 14 Az NKTH feladata, hogy a kormány tudomány- és technológiapolitikáját végrehajtsa, kidolgozza a nemzeti innovációs rendszer mőködésének feltételrendszerét. A K+F hasznosulás felgyorsításához kiszámítható pénzforrásokra van szükség. Ezért a kormány életre hívta a Kutatási és Technológiai Innovációs Alapot, melyet az NKTH kezel. A mikro- és kisvállalkozások kivételével minden gazdasági társaság köteles a törvényben 15 a járulék alapjául meghatározott adóalap 0.3%-át innovációs járulékként az Alapba befizetni. A magyar állam ugyanekkora összeget tesz hozzá az Alap forrásaihoz. Az NKTH felelıssége, hogy ezt a közpénzt a kutatás-fejlesztésen keresztül a magyar gazdaság részére forgassa vissza. Az innovációs támogatások lebonyolítását - az NKTH felügyeletével - a Kutatás-fejlesztési Pályázati és Kutatáshasznosítási Iroda (KPI) végzi. 13 Az aktuális innovációs pályázati programok részletes bemutatására egy külön kiadvány készült a NYD Régióban. Innovációs pályázati tanácsadó kisokos A pályázati programokról részletes információk találhatóak a következı weboldalakon: A évi XC. törvény a Kutatási és Technológiai Innovációs Alapról alapján. 20 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

21 Innovációs pályázati projektek menedzselése 6. táblázat Jelenleg aktuális nemzeti pályázati programok pl.: Apponyi Albert Program - Mecenatúra (MEC) Vállalati regionális kutatóközpontok létrehozása a regionális tudásközpontok erısítésére (KUTREG_06) Mecenatúra (MEC) pályázat a technológiai innováció és a kutatás-fejlesztés társadalmi feltételeinek javítására A pályázati program célja: kutatók-fejlesztık nemzetközi tapasztalatcseréjének támogatása, az innovációs tevékenységgel, beleértve a kutatás-fejlesztést, közvetlenül összefüggı konferenciák szervezésének, szakkiállítások rendezésének, kiadványok készítésének támogatása, az innováció fontosságának tudatosítása a társadalomban, a tudományos és technikai ismeretek, a kutatás-fejlesztési eredmények terjesztése, innováció-ösztönzési célú díjakhoz történı hozzájárulás, a nemzetközi kutatási-fejlesztési hálózatokhoz, infrastruktúrához való kapcsolódás megteremtésében és mőködtetésében történı részvétel támogatása, valamint magyar résztvevık bekapcsolódásának elısegítése az Európai Unió innovációs programjaiba. Beadási határidı: december 31-ig folyamatos A támogatás célja: vállalati regionális kutatóközpontok létrehozása, alkalmazásorientált, koncentrált vállalati kutatás-fejlesztési projektek támogatásával, új vállalati kutatók alkalmazásával, a regionális egyetemi tudásközpontok környezetében, az iparilag kevésbé fejlett Észak-Magyarország, Észak-Alföld és Dél-Alföld területén. A pályamővek beadásának határideje: november Az I. Nemzeti Fejlesztési Terv ( ) innovációs pályázatai a évi GVOP pályázatok Az I. Nemzeti Fejlesztési Terv ( ) keretein belül is kiemelt prioritásként szerepelt a kutatás-fejlesztési, illetve innovációs tevékenységek támogatása, azonban az ide tartozó pályázati ablakok már bezárultak, ezekre már nem nyújthatóak be pályázatok A GVOP (KKV Vállalati innováció támogatása) /3 jelzéső pályázatra április 10-ig lehetett pályázatokat benyújtani. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 21

22 Innovatív ötletek megvalósítása 3. A II. Nemzeti Fejlesztési Terv (Új Magyarország Fejlesztési Terv) Gazdaságfejlesztési Operatív Program (GOP) pályázatok Az innovációs tevékenységek támogatása kiemelt helyen szerepel a jelenleg elıkészítés alatt álló II. Nemzeti Fejlesztési Terv ( ) Gazdaságfejlesztési Operatív Programjában (GOP) 17 is, így elıreláthatóan 2007-tıl újabb jelentıs források fognak megnyílni a pályázó szervezetek (pl. kis- és középvállalkozások, kutatóintézetek, hídképzı szervezetek) részére. A GOP tervezett prioritásai a következık: 1. prioritás: K+F és innováció a versenyképességért 2. prioritás: Vállalkozások (kiemelten a kkv-k) jövedelemtermelı képességének erısítéséért 3. prioritás: Az információs társadalom és a modern üzleti környezet erısítéséért 4. Technikai prioritás: Pénzügyi eszközök technikai prioritása Az 1. (K+F és innováció a versenyképességért) prioritás célja az ország gazdasági versenyképességét erısítı, a gazdaságban hasznosuló alkalmazott kutatás és kísérleti fejlesztés (kutatásfejlesztési tevékenység) támogatása; az innovációs folyamat szereplıi (pl. vállalkozások, egyetemek és kutatóintézetek, innovatív vállalkozásokat és innovációs tevékenységeket támogató szervezetek) közötti szorosabb együttmőködéseknek, illetve a vállalkozások önálló innovációs tevékenységének ösztönzése, valamint az innovatív vállalkozások fejlıdését segítı technológiai hídképzı intézmények létrehozásának, mőködtetésének elısegítése. Az egyes komponensekhez tartozó konkrét pályázati kiírások a rendelkezésre álló információk szerint 2007 elejére várhatóak Jó tanácsok mérlegelendı szempontok (még a pályázat beadása elıtt) Információgyőjtés, pályázatok kiválasztása Az információgyőjtéssel kapcsolatos jó tanácsokat részletesebben a kiadvány Pályázatfigyelés, információforrások c. fejezete tartalmazza. Miután a pályázó szervezet saját maga önállóan vagy külsı tanácsadó segítségével áttekintette a számára szóba jöhetı pályázati lehetıségeket, döntést kell hoznia, hogy melyik pályázati felhívásra kíván pályázatot benyújtani. A mérlegelendı szempontokhoz az alábbi rövid listával kívánunk segítséget nyújtani. 17 Forrás: Nemzeti Fejlesztési Ügynökség PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

23 Innovációs pályázati projektek menedzselése Pályázatkészítés, pályázati projektek menedzselése A pályázatkészítés során az egyik fontos kérdés, hogy mi magunk kívánjuk elkészíteni a pályázatot vagy ezzel inkább egy külsı szakértıt bízunk meg. Az elmúlt években már nagyon sok szervezet tudott saját példáján keresztül is gyakorlati tapasztalatokhoz jutni a pályázatkészítési folyamat során felmerülı feladatokkal kapcsolatban, és egyre több információ érhetı el az interneten, illetve a szakmai tájékoztató kiadványokon és rendezvényeken keresztül is. Mindezek abba az irányba mutatnak, hogy egyre több szervezet vált, illetve válik képessé arra, hogy saját maga is el tudjon készíteni egy jó színvonalú, sikerre esélyes pályázatot. A pályázatok egyre növekvı száma, a különbözı pályázati programok egymástól eltérı formai és tartalmi követelményrendszere, a folyamatosan változó feltételek, illetve jogszabályok viszont azt eredményezik, hogy nagyon sok pályázatot benyújtani kívánó szervezet fordul külsı tanácsadóhoz segítségért. Az innovációs témájú pályázatokkal, köztük a Baross Gábor Program pályázataival kapcsolatosan is, a Nyugat-dunántúli Régióban részletes információt és szakmai segítséget nyújtanak a pályázóknak a Pannon Novum Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 18 szakértıi. A külsı pályázatkészítı szakértı kiválasztásakor fontos szempont, hogy a cég, illetve a szakértı rendelkezzen megfelelı szakmai referenciákkal, sikeresen lebonyolított pályázati programokkal. További szempont lehet az is, hogy a kiválasztásra kerülı szervezet lehetıleg ne csak a pályázat benyújtásáig, hanem a teljes pályázati projekt befejezéséig segítse a pályázó munkáját. Jogosultság kérdése, pályázati feltételek megléte A Pályázati útmutatók részletesen ismertetik, hogy az adott pályázati program esetében kik tartoznak a Támogatásra jogosultak körébe, mely szervezetek (pl.: kis- és középvállalkozások, non-profit szervezetek), illetve bizonyos esetekben magánszemélyek nyújthatnak be pályázatot és igényelhetnek támogatást projektjük megvalósításához. A Pályázati útmutatók részletes áttanulmányozása segítséget nyújt a pályázók számára, hogy át tudják tekinteni, mely feltételeknek (pl. a szervezet mőködésével kapcsolatosan elıírt követelmények, a szükséges saját erı biztosítása, a fenntarthatósággal kapcsolatos követelmények) kell megfelelniük ahhoz, hogy az adott pályázati felhívásra, sikerre esélyes pályázatot tudjanak benyújtani. Ezen feltételek teljesülésére, illetve teljesíthetıségére legyünk figyelemmel a pályázati partnereink kiválasztása során is. 18 A Pannon Novum Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség (RIÜ) tevékenységérıl részletes információk találhatóak a weboldalon, az Ügynökség tagjairól, illetve elérhetıségükrıl a kiadvány hátoldalán tájékozódhatnak. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 23

24 Innovatív ötletek megvalósítása Önállóan vagy konzorciumban Figyelemmel kell lenniük a pályázóknak arra is, hogy az általuk kiválasztott pályázati program esetében a pályázatot önállóan (pl. BGP-INNOCSEKK pályázat) vagy konzorciumban (pl. Jedlik Ányos Program) kell-e benyújtaniuk. Ha két vagy több tagból álló konzorcium nyújt be pályázatot, akkor célszerő, hogy az együttmőködés legfontosabb részleteirıl írásos megállapodást kössenek egymással, amely egyrészt megkönnyíti a késıbbi együttmőködést, másrészt pedig megelızheti a késıbbi félreértéseket és vitákat, illetve megkönnyítheti az esetlegesen kialakuló vitás kérdések rendezését. Ebben az írásos megállapodásban célszerő rögzíteni többek között az egyes partnerek szerepét, az általuk vállalt feladatokat és az általuk biztosítandó erıforrásokat (pl. szakértık, eszközök, pénzösszeg), a konzorciumvezetı személyét és hatáskörét, a konzorciumon belüli belsı kommunikáció, illetve koordináció módját és formáját, a felmerülı vitás kérdések és kockázatok kezelésének módját, és ezeken kívül a pályázati projekt eredményeként létrejövı szellemi és egyéb tulajdonjogokból való részesedés mértékét is. Ha a pályázatot benyújtani kívánó szervezet még nem rendelkezik kellı pályázatkészítési, és menedzselési tapasztalattal, akkor javasoljuk, hogy elıször egy kisebb volumenő pályázati projekt megvalósítására nyújtson be pályázatot, vagy igyekezzen csatlakozni egy több partnerbıl álló konzorciumhoz, az így megszerzett gyakorlati tapasztalatok hozzásegíthetik, hogy késıbb más, nagyobb volumenő projekteket is eredményesen tudjon megvalósítani. Projekt mérete, feladatok, költségek Mit tud vállalni a pályázó? A pályázó szervezet által megvalósítani kívánt projekt teljes költségvetése a legtöbb esetben meghaladja a pályázat költségvetésében szereplı összeget. A Pályázati útmutatók részletesen tartalmazzák, hogy az adott pályázati programban mely tevékenységek tekinthetık Támogatható tevékenységnek és az ezek megvalósítása során felmerülı költségek közül melyek tartoznak az Elszámolható költségek közé. A pályázatok költségvetésében általában csak ezek a költségek jeleníthetıek meg. A pályázatok költségvetésének összeállításakor vegyék figyelembe az elıírt minimális, illetve maximális támogatási összeget, ne kérjenek se kevesebbet, se többet, mint amennyi szakmai és pénzügyi szempontból indokolható! A pályázónak át kell gondolnia és igazolnia is kell, hogy biztosítani tudja a projekt költségvetésének a támogatáson felüli részét. 24 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

25 Innovációs pályázati projektek menedzselése Szakmai terv, munkaterv feladatok, erıforrások, idı, pénz A szakmai tervben (munkatervben) szereplı feladatok és tevékenységek logikus rendszert alkotva, egymásra épülıen kövessék egymást, ebbıl a külsı szakmai bíráló számára is világosan látszani kell, hogy a pályázó részletesen átgondolta és megfelelıen felépítette a projektjét. A szakmai tervben (munkatervben) szereplı feladatokhoz és tevékenységekhez hozzá kell rendelni a végrehajtásukhoz szükséges erıforrásokat, összhangba kell hozni ezeket a projekt költségvetésében szereplı számadatokkal és a végrehajtáshoz szükséges idıvel is. A tervezés során figyelembe kell venni, hogy elıreláthatóan mennyi idı telik el a projektciklus egyes szakaszai között, és ennek milyen hatása van a projekt szakmai, illetve pénzügyi végrehajtására. Célszerő például a szerzıdéskötésre vagy a záró beszámoló elfogadására az elıírt határidınél hosszabb idıvel számolni, mind a feladatok, mind pedig a költségvetés tervezésekor. Határidı, pályázat beadása Akár önállóan, akár külsı szakértı bevonásával készül egy pályázat, javasoljuk, hogy készítsenek egy pályázatkészítési tervet, amely tartalmazza a pályázati dokumentáció összeállításához szükséges feladatokat, a feladatok végrehajtásához szükséges erıforrásokat és idıszükségletet, illetve a feladatok elvégzéséért felelıs szervezetek és személyek megnevezését. Nem lehet elégszer kihangsúlyozni, hogy fordítsanak különös figyelmet a pályázatok beadásának módjára és határidejére. Bizonyos pályázatok postai úton is benyújthatóak, ilyenkor a beadási határidı lehet a beérkezés dátuma vagy a postára adás dátuma (a postai bélyegzın szereplı idıpont), a pályázatok egy másik csoportjánál (ide tartozik pl. a BGP-INNOCSEKK pályázat is) azonban a beadás csak személyesen vagy futárszolgálattal történhet, a Pályázati útmutatóban megjelölt helyen, az elıírt határidıig. Amennyiben valamilyen oknál fogva nem tudjuk a teljes pályázati dokumentációt az elıírt formában és beadási határidıig összeállítani, akkor inkább valamely hiányzó, de késıbb szankciók nélkül hiánypótolható anyag csatolását halasszuk késıbbre (és jelezzük a pályázatunkban, hogy a hiányzó anyagot nem nyújtottuk be és hiánypótolni fogjuk), de adjuk be az elkészült anyagot határidıre, mivel a pályázat beadási határidejének elmulasztása azt eredményezi, hogy formai okokból nem fogják befogadni, el fogják utasítani a pályázatunkat. Szerzıdéskötés, szerzıdések módosítása Most már egyre több pályázati program esetében hozzáférhetı a Támogatási szerzıdés mintája, melyet javaslunk a pályázat beadása elıtt alaposan áttekinteni, mivel ez a dokumentum is tartalmazhat olyan információkat, feltételeket, melyeket mérlegelnünk kell a pályázat benyújtásáról meghozandó döntéskor. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 25

26 Innovatív ötletek megvalósítása Pályázati projektek lebonyolítása (szakmai, pénzügyi) Célszerő mérlegelni azt is, hogy a pályázati projekt megvalósításának szakmai és pénzügyi feltételeit tudjuk-e vállalni a projekt teljes idıtartama alatt, illetve tudjuk-e teljesíteni a projekt zárását követı idıszakra elıírt követelményeket is. Amennyiben lehetıség van elıleg(ek) igénylésére, akkor célszerő ezzel élni, mivel ez megkönynyíti a kezdeti idıszakban felmerülı feladatok végrehajtását és javítja a likviditást is Közbeszerzési alapismeretek A beszerzési eljárások lefolytatásán sok projekt sikere vagy éppen bukása múlik. Az anyagok, áruk, szolgáltatások, eszközök beszerzésére vonatkozó törvényi szabályozók elıírásainak nem ismerete nem mentesít a hibák elkövetése alól, ezért minden esetben szükség van megfelelı mélységő elsajátításra. A májusában hatályba lépett, és azóta több alkalommal módosított, a beszerzések formai, tartalmi követelményeit és az eljárás lefolytatásának rendjét, módszertanát rögzítı közbeszerzési törvény 19 immár az Európai Unió irányelveinek megfelelı. A törvény lehetıvé teszi a feltételes közbeszerzés lebonyolítását, amikor az eljárás a támogatási döntést megelızıen megkezdıdhet. Amennyiben a pályázó mégsem részesül támogatásban, a feltételes közbeszerzés tárgyát képezı építés /beszerzés/ szolgáltatás sem feltétlenül valósul meg, az eljárást lezáró szerzıdés nem kerül megkötésre. A feltételes közbeszerzés lebonyolításával korábban megkezdhetı a projekt megvalósítása nem kell több hónapot várni a támogatási szerzıdés aláírása után, ami a támogatást nyújtó szervezet szempontjából azért fontos, mert az Európai Unió a támogatások gyors felhasználását követeli meg a tagállamoktól. A közbeszerzés lebonyolítása minden esetben a kedvezményezettek feladata és felelıssége. A törvény struktúrája differenciált megközelítést követ az értékhatárok, az ajánlatkérık, illetve a beszerzési tárgyak tekintetében. A törvény a közbeszerzési eljárások szempontjából hármas tagolódású, külön rendelkezéseket tartalmaz a közösségi értékhatárokat elérı közbeszerzésekre, az ennél alacsonyabb, nemzeti értékhatárt elérı közbeszerzésekre, illetve a nemzeti értékhatár alatti beszerzésekre (ún. egyszerő közbeszerzési eljárás). A közösségi közbeszerzési irányelvek szabályai (pl. a hirdetmények uniós szintő közzététele) ugyanis csak azokra a közbeszerzésekre vonatkoznak, amelyek értéke eléri, vagy meghaladja a közösségi értékhatárt. A törvény általános közbeszerzési eljárásnak nevezi és külön fejezetbe utalja az ún. klasszikus ajánlatkérı szervezetek beszerzéseit, és a közszolgáltatók (a vízügyi, az energia, a közlekedési, az elektronikus hírközlési és a postai ágazatokban mőködı egyes szervezetek) beszerzéseit különös közbeszerzési eljárás címmel összhangban a közösségi joggal évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekrıl 26 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

27 Innovációs pályázati projektek menedzselése A törvény ugyanakkor szakít a közösségi jogi szabályozással a beszerzési tárgyak tekintetében, azokat nem külön-külön fejezet tartalmazza, hanem egységesen kerülnek szabályozásra és csak a beszerzés tárgyának sajátosságaiból adódó eltérésekre ír elı külön szabályokat. Újdonságot jelent két új beszerzési tárgy megjelenése, az árubeszerzés, szolgáltatás-megrendelés és építési beruházás mellett megjelent az építési koncesszió és a szolgáltatási koncesszió. Az építési koncesszió az építési beruházás egyik fajtája, olyan építési beruházás, amely alapján az ajánlatkérı ellenszolgáltatása az építmény hasznosítási jogának meghatározott idıre történı átengedése vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt. A szolgáltatási koncesszió olyan szolgáltatás-megrendelés, amely alapján az ajánlatkérı ellenszolgáltatása a szolgáltatás nyújtásával összefüggı hasznosítási jog meghatározott idıre történı átengedése vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt. Mind a közösségi értékhatárok feletti, mind a nemzeti értékhatár feletti rendszerben érvénysülı további tagolást jelent, hogy meghatározott szolgáltatások megrendelése esetén (pl. egészségügyi és szociális szolgáltatások, jogi szolgáltatások) az egyszerősített eljárás lefolytatására is lehetıség van. Amennyiben nem kerül sor elızetes közbeszerzésre, akkor a támogatási szerzıdés aláírását követıen kerül sor a közbeszerzési eljárás lebonyolítására (amennyiben azt a támogatás összege alapján a törvény elıírja). A közbeszerzési/tendereztetési eljárás fázisai: Elıkészítés: ezen folyamat magában foglalja a tenderdosszié összeállítását, mely az ajánlattételi felhívás részegységeiben tevıdik össze. Értékelés: a folyamat során a felhívásra beérkezett ajánlati dokumentációk formai, szakmai és pénzügyi szempontok alapján történı értékelése zajlik, az elıre meghatározott, objektív minısítési rendszer alapján. Ajánlattevık értesítése: a kiértékelést követıen, függetlenül az eljárás sikerességétıl, minden ajánlattevıt írásban kell értesíteni a pozitív vagy negatív bírálati eredményrıl. Szerzıdéskötés: amennyiben az eljárás eredményes volt, s az értékelés során nyertes pályázó meghatározására sor került, akkor a projekt adott beszerzési feladatára vonatkozóan megtörténik a szerzıdéskötés. A közösségi értékhatárok, amelyek minden esetben a hozzáadott értékadó (Magyarországon az általános forgalmi adó, az ÁFA) nélküli árakat jelentik, beszerzési típusonként különböznek az alábbiak szerint: árubeszerzés esetén: SDR-nek megfelelı euró, bizonyos esetekben SDRnek megfelelı euró; építési-beruházás esetén: 5 millió euró; szolgáltatás megrendelése esetén: SDR-nek megfelelı euró, bizonyos esetekben SDR-nek megfelelı euró, illetve euró; építési koncesszió esetében 5 millió euró. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 27

28 Innovatív ötletek megvalósítása A közösségi értékhatárokat az Európai Unió kétévente vizsgálja meg és teszi közzé euróban és nemzeti valutákban, tehát forintban is az Európai Unió Hivatalos Lapjában. A közösségi értékhatárokat és esetleges változásukat a Közbeszerzési Értesítı is tartalmazza. A nemzeti értékhatárok esetében kisebb mértékő emelésre kerül sor, az államháztartás alrendszerei körébe tartozó ajánlatkérık esetében a következı nemzeti értékhatárok érvényesek január 1-jétıl: árubeszerzés esetében: 25 millió forint; építési beruházás esetében: 70 millió forint; építési koncesszió esetében: 100 millió forint; szolgáltatás megrendelése esetében: 20 millió forint; szolgáltatás koncesszió esetében: 20 millió forint. A törvény követve az értékhatárok szerinti hármas tagolást, mind a három részben külön rendelkezik a közbeszerzési eljárások fajtáiról, az általános és különös szabályokról. A közösségi értékhatárt elérı, a nemzeti értékhatárt elérı, illetve a nemzeti értékhatár alatti beszerzéseknél is azonban fıszabályként három eljárásfajtával találkozunk, a nyílt, a meghívásos vagy a tárgyalásos eljárással. Tárgyalásos eljárást csak kivételes esetben lehet lefolytatni, ha a törvény kifejezetten engedi. Tárgyalásos eljárás is két fajta lehet, hirdetmény közzétételével, vagy hirdetmény közzététele nélküli eljárás. A közösségi és a nemzeti értékhatárokat elérı beszerzések esetén lehetıség lesz gyorsított és egyszerősített eljárás lefolytatására is. Gyorsított eljárás indítható rendkívüli sürgısség esetén, meghívásos és hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás esetén, ahol alapvetıen a részvételi, illetve ajánlattételi határidık csökkentésére van lehetıség. Meghatározott szolgáltatások megrendelése esetén egyszerősített eljárás alkalmazható, amely alapvetıen egyszakaszos, tárgyalás nélküli vagy tárgyalásos lehet. Fıszabályként ez az eljárás típus is ajánlati felhívással indul, amelyet azonban csak a Közbeszerzési Értesítıben kell megjelentetni, az Európai Unió Hivatalos Lapjában való megjelentetés nem követelmény, törvényben meghatározott kivételes esetekben azonban az ajánlatkérı közvetlenül adhat fel írásbeli ajánlattételi felhívást az ajánlattevınek. (A hirdetmények megjelentetésérıl bıvebben szólunk még a továbbiakban.) A törvény a közösségi jogi elıírásokat figyelembe véve jelentıs hangsúlyt fektet a közbeszerzési eljárások átláthatóságát biztosító garanciális szabályok erısítésére, helyenként kibıvítésére. Egyik leglényegesebb újdonsága, hogy a hatályos rendelkezésekhez képest részletesebb szabályozást alkalmaz a közbeszerzési eljárások tervezése, elıkészítése és dokumentálása tekintetében. 28 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

29 Innovációs pályázati projektek menedzselése A részben új jogintézményeket is bevezetı rendelkezések jelentıs adminisztrációs terhet rónak az ajánlattevıre. Az eddig is ismert elızetes összesített tájékoztató mellett az ajánlatkérınek a törvény szerint összesített beszerzési tervet, közbeszerzési szabályzatot, valamint éves statisztikai összegzést kell készítenie, illetve - a közösségi értékhatárt elérı vagy meghaladó értékő közbeszerzés esetén - független közbeszerzési szakértıt kell bevonnia a felhívás és dokumentáció elkészítésébe, valamint a bíráló bizottságba. A beszerzési tervet az elkövetkezendı 12 hónapra tervezett, bármely értékő közbeszerzésre kell készíteni, és öt évig megırizni. A közbeszerzési szabályzat a közbeszerzési eljárások elıkészítésének, lefolytatásának, belsı ellenırzésének felelısségi rendjét, az ajánlatkérı nevében eljáró, illetıleg az eljárásban bevont személyek, illetıleg szervezetek felelısségi körét tartalmazza. Az éves statisztikai összegzés közösségi elıírás, melyet a Közbeszerzések Tanácsának kell minden évben az Európai Bizottság részére továbbítani. Az egyes eljárások idıigényével kapcsolatban elmondható, hogy az egyszakaszos eljárások esetében nyílt eljárást, mint alapesetet tekintve a következı hozzávetıleges határidıkkel lehet számolni: a feladástól számítva két hét alatt jelenik meg az ajánlattételi felhívás, amely után nagyjából 50 nap áll rendelkezésre az ajánlattételre. Ezt követıen maximálisan 30 nap az ajánlatok elbírálásának határideje, de a gyakorlatban két hét is elegendı lehet. Ezt követi a szerzıdéskötés, amelynek idıigénye általában szintén két hét. Összességében tehát az egy szakaszos eljárások esetében nappal kell számolni az ajánlattételi felhívás közzétételétıl számítva. Természetesen a beszerzés tárgya is befolyásolhatja ezt az idıintervallumot, építési beruházásoknál nem ritka a 60 napos elbírálási idıszak, itt tehát hozzávetılegesen nappal is lehet számolni. A törvényhez kapcsolódva bizonyos kérdések végrehajtási rendeletben kerülnek rendezésre. Kormányrendeleti szinten kerül szabályozásra a hirdetmények feladásának és közzétételének részletes szabályai, a Közbeszerzési Értesítıben történı közzététel rendje és díjának mértéke, megfizetése, követve a közösségi jogi példát, ahol szintén külön bizottsági irányelv, az ún. hirdetményi minta irányelv szabályozza ezeket a kérdéseket. Ez a kormányrendelet fogja tartalmazni a közbeszerzési eljárást megindító ajánlati, illetve részvételi felhívásra, valamint az eljárás eredményérıl szóló tájékoztatóra kidolgozott hirdetménymintákat. A közösségi értékhatárt elérı vagy meghaladó értékő közbeszerzéseket az ajánlatkérınek fıszabályként május 1-jétıl kell az Európai Unió közbeszerzési hirdetmény közzétételi rendszerében az Európai Unió Hivatalos Lapjában és a hirdetmények elektronikus lapjában, a TED-adatbankban meghirdetniük, továbbá e közbeszerzési eljárások meghatározott mozzanatairól az Európai Bizottság részére tájékoztatást adniuk. A nemzeti értékhatárokat elérı, de a közösségi értékhatárok alatti értékő közbeszerzési eljárásokat továbbra sem kell az Európai Unió szintjén meghirdetni - elegendı lesz a Közbeszerzési Értesítıben történı meghirdetés. Újdonság, hogy a hirdetményeket elektronikus úton is el lehet juttatni a Közbeszerzések Tanácsa részére. A hirdetményeknek a Közbeszerzési Értesítıben való közzététele költségeit továbbra is a feladó viseli. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 29

30 Innovatív ötletek megvalósítása Innovációs pályázati projektek összeállítása 1.4 Az INNOCSEKK pályázat rövid ismertetése 7. táblázat Baross Gábor Program - INNOCSEKK (Vállalkozások innovációjának támogatása a régiókban) 20 Támogatásra jogosultak köre Támogatásra jogosult minden, az adott régióban székhellyel vagy telephellyel rendelkezı belföldi székhelyő, jogi személyiségő vagy jogi személyiséggel nem rendelkezı mikro- és kisvállalkozás, amely vállalja, hogy a projektet az adott régióban lévı telephelyén valósítja meg. A pályamővet önállóan kell benyújtani. Pályázati keretösszeg Igényelhetı támogatás A projekt futamideje Támogatás formája Támogatás mértéke Beadási határidı Benyújtás módja A Kutatási és Technológiai Innovációs Alap a évekre (országos szinten) 5 Mrd Ft-ot biztosít, amelybıl a 2006-ban rendelkezésre álló forrás 1,7 Mrd Ft. (Ebbıl a Nyugat-dunántúli Régió vállalkozásai részére ig 250 millió Ft lett elkülönítve.) Minimális összege 2 millió Ft, maximális összege nak megfelelı forintösszeg. A projektek futamideje maximum 24 hónap. A támogatás formája visszafizetési kötelezettség nélküli végleges juttatás csekély összegő (ún. de minimis) támogatás. A támogatás az elszámolható költségek teljes körére kiterjed, saját forrás biztosítása nem feltétel. A pályamővek beadása szeptember 28-ig folyamatos. A pályázatok beadását október tól meghatározatlan ideig felfüggesztették. A pályázati csomagot zárt csomagolásban, személyesen vagy futárszolgálattal kell az adott régió regionális fejlesztési, illetve innovációs ügynökségéhez eljuttatni. Az ügynökségek címeit és elérhetıségét a Pályázati útmutató Függelék fejezete tartalmazza. 20 A pályázati program teljes dokumentációja megtalálható a weboldalon. 30 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

31 Innovációs pályázati projektek menedzselése A pályázati program keretében támogatható tevékenységek: Pályázni innovációs projekttel lehet. Jelen pályázatban az innovációs projekt olyan projekt, amelynek célja valamely kutatás fejlesztési (K+F) eredmény eddig nem ismert alkalmazása, illetve a piacon elérhetıhöz képest új, azaz eddig nem ismert, vagy az eddig ismertekhez képest lényegesen módosított, kedvezıbb tulajdonságokkal rendelkezı technológia, termék vagy szolgáltatás kifejlesztése, piaci sikerének megalapozása. A támogatás a következıkben felsorolt tevékenységekhez használható fel: az innovációs ötlet megvalósulásához szükséges szellemi termék beszerzése; K+F szolgáltatás igénybevétele; inkubációs szolgáltatás igénybevétele (csak induló vállalkozás részére vagy új üzletág beindítása esetében támogatható); a prototípus elkészítéséhez, vizsgálatához, minısítéséhez szükséges technológiai háttérszolgáltatás igénybevétele; projektmenedzselési szolgáltatás igénybevétele; innovációs marketing szolgáltatás igénybevétele; az innovációs projekt továbbfejlesztését elısegítı megvalósíthatósági tanulmány készítése; piackutatás, piacfelmérı tanulmány készítése; marketing tanulmány elkészítése; technológiai tanácsadás igénybevétele; ipar- és szerzıi jogvédelmi tanácsadás igénybevétele; vállalkozási menedzsment tanácsadás igénybevétele; termelékenységi tanácsadás igénybevétele; újdonságvizsgálat és szabadalomkutatás; hazai szabadalmi, védjegy, használati és formatervezési mintaoltalmi bejelentés. Támogatás csak a régióban fellelhetı szolgáltatások igénybevételéhez jár. Amennyiben a régióban a kívánt szolgáltatás nem lelhetı fel, a Támogató utólagos döntése alapján ezen kötelezettség alól egyedi felmentés adható.a pályázati program keretében elszámolható költségek: 21 Dologi kiadásként kizárólag az adott innovációhoz igénybe vett szolgáltatások (pl. alvállalkozói megbízások, mérések, vizsgálatok, konzultációk, tanácsadások, minısítések, szakértıi szolgáltatások, inkubátorházban való elhelyezés) költségei a évi C. törvény a számvitelrıl (továbbiakban: Számv. tv.) 78. -ának (3) - (4) bekezdése szerint. Immateriális javak (pl. szoftver, szoftverlicenc, know-how) bekerülési értéke a Számv. tv. 47., 48., 51. -aiban foglaltaknak megfelelıen. A Számv. tv. 25. (7) bekezdése szerinti szellemi termékek bekerülési értéke támogatási szempontból - csak akkor vehetı figyelembe, ha azokat a pályázó más, a pályázótól független szervezettıl vagy magánszemélytıl vásárolta. 21 A Pályázati Útmutató részletesen tartalmazza a támogatható tevékenységek szerinti bontásban is az elszámolható költségeket. Felhívjuk a figyelmüket az egyes támogatható tevékenységekhez rendelt maximális támogatási összegekre, mivel ezen értékek túllépése formai hibának számít, és ez alapján a pályázat elutasításra kerül! PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 31

32 Innovatív ötletek megvalósítása Nem nyújtható pl. támogatás ahhoz az ügylethez, amelyben az ötlet tulajdonosa annak a vállalkozásnak adja el az ötletét hasznosításra, amelyben egyébként érdekeltsége van! 1.5 Rövid mintaprojekt egy INNOCSEKK pályázathoz Mintaprojekt Parkettaház Kft. A Parkettaház Kft augusztusában alakult építıipari és kereskedelmi tevékenységet folytató mikrovállalkozás. A cég székhelye ahol a kereskedelmi tevékenység is zajlik a Nyugat-dunántúli Régió egyik kb lakosú városában, egy forgalmas fıút mellett van. Az 1500 m 2 alapterülető ingatlanon található a 150 m 2 alapterülető üzlethelyiség és a 120 m 2 alapterülető raktár. A környéken (20 km-es körzetben) több hasonló profilú kiskereskedelmi egység is mőködik, de ezek nem rendelkeznek olyan széles választékkal, mint a Parkettaház Kft., és ezek a cégek nemcsak versenytársai, de vevıi is a kft-nek. A Parkettaház Kft. döntı részben családi vállalkozásként mőködik. A fı tulajdonos a családfı, aki egyben a cég ügyvezetıje is, ı több évtizedes tapasztalattal rendelkezik a faanyaggal történı burkolási munkák területén (pl. parkettázás, lambériázás) és megalakulása óta vezeti a céget. Felesége könyvelı, aki a vállalkozás adminisztrációs vezetéséért és a könyvelésért felelıs. Fia közgazdász, aki a kereskedelmi és gazdasági ügyekért felelıs, lánya pedig belsıépítész végzettséggel rendelkezik, rajtuk kívül még 3 alkalmazott dolgozik a cégnél. A cégvezetı korábbi munkája során megismerkedett egy vegyésszel, aki a régióban mőködı, nemzetközi akkreditációval rendelkezı, anyagvizsgálatokat végzı laboratóriumban dolgozik, és közöttük már jó és eredményes munkakapcsolat alakult ki. A cég tevékenységi körébe tartozik többek között : fa-, építıanyag-, szaniteráru- kis- és nagykereskedelme, elsısorban parketta burkolat kis- és nagykereskedelmi értékesítése, vegyi áruk kis- és nagykereskedelme, épületasztalos-szerkezet szerelése, padló- és falburkolás, egyéb befejezı építés. A Parkettaház Kft. megalapítása óta elsısorban kiváló minıségő magyar és külföldi fa padlóburkoló anyagokat (pl. laminált parkettákat, szalagparkettákat, mozaik- és intarzia parkettákat) és a padlóburkoláshoz szükséges kiegészítı anyagokat (pl. ragasztók, lakkok, szegılécek) és szerszámokat forgalmaz. Szolgáltatásai között szerepel többek között tervezési tanácsadás, házhozszállítás és teljes körő kivitelezési munkák vállalása is (ez utóbbi alvállalkozók bevonásával történik). A vállalkozás látva a meglevı piaci keresletet a mőködési területén az új anyagok iránt 2005-ben felvette a tevékenységei közé a mőszaki kutatás, fejlesztés tevékenységet is. Azóta foglalkozik a padlóburkoláshoz használt új összetételő felületkezelı anyagok (elsısorban oldószermentes lakkok) fejlesztésével. A fejlesztési tevékenység jelenleg egy 60 m 2 es melléképületben (mőhelyben) zajlik. 32 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

33 Innovációs pályázati projektek menedzselése A cég alapítása óta sikeresen mőködik, a megtermelt nyereség egy részét a kutatás-fejlesztési tevékenység finanszírozására fordítja. A K+F tevékenység további folytatásához szeretne pályázati támogatást is igénybe venni. Hallott az INNOCSEKK pályázatról és a regionális innovációs ügynökség tanácsadójával konzultálva úgy döntött, hogy elkészíti és beadja a pályázatot. A kft. a következı tevékenységekre szeretne pályázni: (a) az innovációs ötlet megvalósulásához szükséges szellemi termék beszerzése: know-how megvásárlása (d) a prototípus elkészítéséhez, vizsgálatához, minısítéséhez szükséges technológiai háttérszolgáltatás igénybevétele: laboratóriumi szolgáltatások (anyagvizsgálatok) (g) az innovációs projekt továbbfejlesztését elısegítı megvalósíthatósági tanulmány: megvalósíthatósági tanulmány elkészíttetése. Távolabbi célként szerepel, hogy ezekre a K+F tevékenységekre és az elért eredményekre építve a cég más felületek (pl. egyéb fafelületek, illetve fémfelületek) kezelésére alkalmas felületkezelı anyagok fejlesztését is tervezi, mellyel elısegíti a szélesebb tevékenységi kör kialakítását, a cég több lábon állását és a hosszabb távú eredményes mőködést. 1.6 A pályázati dokumentáció elkészítése A projektjavaslat munkatervének összeállítása Erıforrások és költségek Az erıforrások közé a tervezett tevékenységek elvégzéséhez és a projekt irányításához szükséges emberi, anyagi és pénzügyi erıforrások tartoznak. A projekthez szükséges erıforrások és költségek pontos megbecslése érdekében részletesen meg kell határozni a tervezett tevékenységeket és az irányításhoz szükséges tevékenységeket. Humánerıforrás terv és a projektszervezet tervezése A projektek kidolgozásának másik alapvetı feladata az egyes feladatokért felelıs személyek kiválasztása, vagyis a projektcsapat felépítése. A jól megválasztott projektcsapat a projektek sikeres megvalósításának záloga. A projektben dolgozó személyek kiválasztásánál - a projekt zökkenımentes megvalósításához szükséges készségeken (szakmai kompetenciák, tapasztalatok, stb.) túl - a sikeres és hatékony együttmőködést biztosító személyiségjegyeket (együttmőködési készség, motiváltság, stb.) is meg kell vizsgálni. A projekt-szervezet tervezése a) A kivitelezést menedzselı szervezet. b) A projekt mőködtetését biztosító szervezet. c) A projekt-haszonélvezık szervezése. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 33

34 Innovatív ötletek megvalósítása A csapattagoknak képesnek kell lenniük együtt egy olyan motiváló környezet kialakítására, amelyben mindannyian a leghatékonyabb munkát tudják végezni. Nagyobb projektek esetében, ahol a projektcsapat sok emberbıl áll, érdemes a munka megkezdése elıtt csapatépítı tréninget tartani, ahol a csapattagok játékos formában oldhatnak meg valóságközeli helyzeteket. A csapatban jó, ha megvannak az alábbi szerepek: a motivátor a csapatszellem fenntartója; a precíz a határidık felelıse; a gyakorlatias a problémák megoldásában játszik szerepet; a kritikus a csoport lelkiismerete; az adminisztrátor aki a projekttel kapcsolatos ügyintézést végzi. Az egyes szerepeken túl minden csapattagnak rendelkezni kell az alábbi tulajdonságokkal: magas szintő szakmai tudás, problémamegoldó készség, célorientáltság, magabiztosság. A projektcsapat kialakításakor törekedni kell arra, hogy a projektben felmerülı összes kérdésnek legyen szakértıje. A feladatok felosztásánál egyértelmő felelısségi körök kijelölésére kell törekedni, mert csak ebben az esetben biztosítható az emberi erıforrások optimális allokációja, vagyis hogy minden feladatnak legyen felelıse, és minden feladatnak csak annyi felelıse legyen, amennyi feltétlenül szükséges. A jól tervezett feladatmegosztással elérhetı, hogy se több, se kevesebb ember ne foglalkozzon a projekttel, mint amennyi szükséges. A projektcsapat tagjai gyakran nem fıállásban dolgoznak a projekten, hanem azt a napi munkájuk mellett végzik. Fontos, hogy ezzel a projekten dolgozók mindegyike tisztában legyen, és ennek megfelelıen úgy osszák be idejüket, hogy a napi munka és a projekten végzett tevékenységek ne menjenek egymás rovására. A humánerıforrás-tervezés elsı lépése a megvalósításban résztvevı szakértık kiválasztása. Ennek során a projekt egyes feladatai által megszabott követelmények fényében kell kiválasztanunk azokat a személyeket, akik az egyes feladatok ellátására képesek. A szakemberek közötti egyik alapvetı különbségtétel a személyek generalistákra és specialistákra való felosztása. Ennek függvényében ugyanis más lehet az egyes szakértık projektben betöltött szerepe. 34 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

35 Innovációs pályázati projektek menedzselése A specialista: egy területet nagyon mélyen ismer; a saját területén jó válaszai vannak. A generalista: sok területen van tudása, de nem mély; érti a területek közti összefüggéseket; jó kérdéseket tud feltenni bármely területen. Tevékenységi terv A projekt tevékenységeinek ütemezését, sorrendjét és idıtartamát tartalmazó tervet tevékenységi tervnek nevezik. Miután elkészült a logikai keretmátrix (részletesebben lásd az Ötlettıl a projektig c. fejezetben), a bal oldali oszlopból ki lehet másolni a tevékenységeket a tevékenységi tervbe. A tevékenységi terv, más néven megvalósítási ütemterv szerepe a projekt céljainak eléréséhez szükséges tevékenységek meghatározása és ütemezése. A megvalósítási ütemterv egy olyan tevékenységek és események sorából álló kapcsolatrendszert jelent, amelyben egyértelmővé válik a feladatok idıbeli és funkcionális egymásutánisága. Az egyes tevékenységekhez célszerő azonnal hozzárendelni a megvalósításért felelıs személyeket, mert ezáltal biztosítható a felelısségi körök vitán felül álló egyértelmősége a projekt megvalósítása során. Az ütemterv kidolgozása az alábbi elınyökkel jár: Jól mutatja a feladatok, munkaegységek és projektfázisok közti összefüggéseket. Követhetıvé teszi az egymással párhuzamosan folyó feladatokat. Elısegíti az erıforrások tervezését, pl. hogy az egyes feladatokért felelıs személyeknek mely idıpontban kell rendelkezésre állniuk. Egyértelmően megmutatja a felelısségi viszonyokat, vagyis hogy melyik feladat mely személy(ek) felelıssége alá tartozik. Elısegíti azoknak a kritikus tevékenységeknek a beazonosítását, melyek elhalasztásával a projekt befejezési ideje is halasztódni fog. Elısegíti azoknak a tevékenységeknek a beazonosítását, amelyek csúszása nem befolyásolja a projekt befejezését és a források idıleges átcsoportosítását is lehetıvé teszi. A segítségével tervezhetı az egyes projektfázisokra és feladatokra szánt optimális idıkeret, annak érdekében, hogy a projektet idıben be lehessen fejezni. Behatárolja a projekt várható befejezési idejét. Elısegíti a projektet megvalósító különbözı szervezeti egységek közti kommunikációt. Egységes keretet biztosít a projekt nyomon követéséhez és ellenırzéséhez. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 35

36 Innovatív ötletek megvalósítása Projektszakaszok - mérföldkövek A tevékenységi terv felvázolásakor a projektben folyó tevékenységeket célszerő szakaszokra (munkacsomagokra) bontani, mely szakaszok vége egyben a projekt megvalósításának fıbb ellenırzési pontjaiként, mérföldköveiként is szolgálnak. Ilyen szakaszok lehetnek például: a projektben szerepet vállaló intézmények feladatainak tisztázása, a kiosztott feladatok elvégzése, az eredmények összegzése, a megszerzett tapasztalatok és elért eredmények széleskörő terjesztése. Az itt felsorolt példák a projektek menedzsment szempontok szerinti szakaszokra bontását mutatják. Lehetséges azonban a projektek speciális munkaszakaszonkénti, ún. technikai fázisokra bontása is (pl. egymásra épülı kutatási folyamatok esetében). A menedzsment és technikai fázisok kombinálhatók is. A munkaterv elkészítésének optimális sorrendje: 1. A célok eléréséhez szükséges tevékenységek meghatározása. 2. Kulcsfeladatok kijelölése, majd azok alfeladatokra bontása. 3. Az egyes tevékenységek idıbeli és logikai kapcsolódásainak megállapítása. 4. Projektszakaszok és munkacsomagok kijelölése. 5. Az egyes tevékenységek elvégzéséhez szükséges idıtartam meghatározása. 6. Az egyes tevékenységek elvégzéséhez szükséges szakértelem meghatározása. 7. Felelısök kijelölése. 36 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

37 8. táblázat A mintaprojekt tevékenység terve Részfeladatok listája PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 37 Részfeladat sorszáma Részfeladat megnevezése 1. Know-how megvásárlása 1.1 Beszerzési eljárás lefolytatása Támogatási jogcím betőjele Részfeladat megvalósítása hónap Részfeladat tervezett költsége Igényelt támogatás Eredmény-mutató hónap HUF - megkötött szállítói/vállalkozói szerzıdés 1.2 Beszerzés a 3. hónap HUF HUF rendelkezésre álló knowhow 2. Laboratóriumi hónap szolgáltatások 2.1 Kiválasztási eljárás lefolytatása hónap HUF - megkötött vállalkozói szerzıdés 2.2 Anyagvizsgálatok d hónap HUF HUF rendelkezésre álló vizsgálati eredmények 3. Megvalósíthatósági hónap tanulmány 3.1 Kiválasztási eljárás lefolytatása hónap HUF - megkötött vállalkozói szerzıdés 3.2 Megvalósíthatósági tanulmány elkészítése g hónap HUF HUF elkészített és jóváhagyott megvalósíthatósági tanulmány, kiválasztott Összesen: HUF HUF megvalósítási alternatíva Innovációs pályázati projektek menedzselése

38 Innovatív ötletek megvalósítása A Gantt diagram Az ütemtervezés legelterjedtebb módszertani eszköze az ún. Gantt-diagram. Ez a diagram a projekt idıtervében foglalt tevékenységeket egy-egy sorral jeleníti meg a tervben, olyan módon, hogy a sorok hossza arányos a reprezentált tevékenység teljesítési idejével. Elkészítése 4 lépésbıl áll: 1. A tevékenységek definiálása. 2. A tevékenységek logikai sorrendjének, egymásra épülésének meghatározása. 3. A tevékenységek idıtartamának meghatározása. 4. A Gantt-diagram összeállítása. A Gantt diagramban a tevékenységek egymás alatti helyzete idıbeliséget is jelez, mivel az elhelyezkedés jelzi a tevékenységek egymástól való függıségét: átfedéses kapcsolódás: az elızı tevékenységet nem kell befejezni ahhoz, hogy a következı megkezdhetı legyen; negatív átfedés: késleltetést jelez. A módszer alkalmazásának további elınye, hogy az ún. függıségi nyilakkal a függıségi kapcsolat is megjeleníthetı az ábrán. A Gantt-diagram segítségével a projekt haladása jól nyomon követhetı, azonban a módszer jelentıs hátránya, hogy bonyolult, sok tevékenységbıl álló és nagyszámú logikai kapcsolatot tartalmazó projektek esetében már átláthatatlanná válik. 9. táblázat GANTT-diagram szerkezete Tevékenységek Eredmény Szükséges szakértelem Átfutási idı Kezdet (dátum) Befejezés (dátum) További információ Év/hó/nap 1.sz. tevékenység 2.sz. tevékenység 38 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

39 10. táblázat A mintaprojekt tevékenység terve Részfeladatok listája PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 39 Részfeladat sorszáma Részfeladat Ütemezés (hónap) megnevezése Know-how megvásárlása * Felelıs: Beszerzési eljárás lefolytatása x x projektmenedzser 1.2 Beszerzés x 2. Laboratóriumi szolgáltatások ** 2.1 projektmenedzser és vállalkozó Kiválasztási eljárás lefolytatása x x projektmenedzser 2.2 Anyagvizsgálatok x x x 3. Megvalósíthatósági tanulmány Kiválasztási ** * szakmai koordinátor és vállalkozó eljárás lefolytatása x x projektmenedzser Megvalósíthatósági tanulmány elkészítése x x x x szakmai koordinátor és vállalkozó ** ** 4. Projektmenedzsment ** ** * 4.1 Szakmai menedzsment és értékelés x x x x x x x x x x x x projektmenedzser 4.2 Pénzügyi menedzsment x x x x x x x x x x x x pénzügyi menedzser Mérföldkövek: * megvásárolt know-how anyagvizsgálat indítható ** elvégzett anyagvizsgálatok szabadalmaztatási eljárás indítható, ill. input a megvalósíthatósági tanulmányhoz *** elkészült megvalósíthatósági tanulmány döntési pont: alternatíva kiválasztása **** közbensı elırehaladási jelentések (szakmai és pénzügyi), illetve közbensı belsı értékelés ***** projektzárás: zárójelentések (szakmai és pénzügyi), illetve záró belsı értékelés Innovációs pályázati projektek menedzselése

40 Innovatív ötletek megvalósítása A projektjavaslat munkaterve az INNOCSEKK pályázati felhívás esetében némileg eltér a fent bemutatott részletezettségtıl és tartalomtól, a pályázati útmutató meghatározza, hogy mit kell a munkatervben szerepeltetni (részletesebben lásd a Pályázati útmutató 13.4 A projektjavaslat munkaterve c. pontjánál). A munkaterv két fı részbıl áll: a projekt bemutatása és a projektben részt vevı szereplık bemutatása. A projekt bemutatása esetében a következıkrıl kell írni: A projekt indokoltságának bemutatását szakmai és gazdasági érvekkel és számszerő adatokkal célszerő bemutatni olyan formában, hogy egyértelmően megállapítható legyen, hogy a projekt milyen kérdésre, problémára keres választ. A számszerő adatok a megalapozottság és a tudományos, szakmai és gazdasági elınyök bemutatására szolgálnak. A célok bemutatásánál a projekt által elérendı közvetlen eredmények és közvetett hatások célokról kell írni. Mit fogok elérni a projekt végére? És az milyen hatással/elınnyel jár? A projekt egészét amennyiben szükséges célszerő részfeladatokra felosztani, ez esetben azonban meg kell indokolni, hogy az adott részfeladat megoldása hogyan szolgálja az innovációs projekt megvalósítását. A projektben résztvevık bemutatásakor a következıkrıl célszerő írni: A pályázó vállalkozás eddigi tevékenysége, kompetenciája a projekt végrehajtása szempontjából. Ha a projekt megvalósításában részt vevı szolgáltatókat, szakértıket közbeszerzési eljárás szabályai szerint kell kiválasztani, és ha ez még nem történt meg, akkor meg kell adni a kiválasztáshoz szükséges feladat-meghatározást. A bemutatás csak abban az esetben terjedjen ki a projektben résztvevı szolgáltatókra, szakértıkre, ha azok a Közbeszerzés szabályainak megfelelnek A mintaprojekt munkaterve A projekt célja, indokoltsága és elınyei A projekt célja, innováció-tartalma és szakmai szükségszerősége A projekt közvetlen céljai: piaci rés betöltése, új termék kifejlesztése és megjelenítése a piacon. A projekt közvetett céljai: további K+F tevékenység megalapozása, tevékenységi kör bıvítése, stabilabb cégmőködés megalapozása. A projekt innováció tartalma: padlóburkoláshoz használt, új összetételő felületkezelı anyagok (elsısorban oldószermentes lakkok) fejlesztése. A projekt szakmai szükségszerősége: hiányzó termék a piacon. 40 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

41 Innovációs pályázati projektek menedzselése A projektkörnyezet bemutatása Faipar és -kereskedelem a régióban. Adatok!!! (hazai és nemzetközi) Miért fordult a fejlesztés az adott irányba? Jelenlegi hasonló rendszerek bemutatása Ismert hasonló fejlesztések bemutatása. Konkrét nevek és adatok, ha ismertek. Miben más a projektben levı fejlesztés (+/-)? A probléma ismertetése a projekt célkitőzései Hogyan merült fel a probléma? A fejlesztés újszerősége. Kapcsolódódó projektek, fejlesztések. A projekttéma bemutatása A fejlesztés bemutatása. Tevékenységek felsorolása. Elérendı eredmények és outputok. A projekt pozitív hatásai a régióban A fejlesztés eredmények hatása a szőkebb és tágabb környezetre. Szakmai hatások. Közvetett hatások pl. munkahelyteremtés, gazdaságfejlesztés. Üzleti modell Az elért eredmények fenntarthatóságának bemutatása. Pénzügyi fenntarthatóság. Szakmai fenntarthatóság. Kockázatok bemutatása és elemzése. A projektben résztvevık bemutatása A vállalkozás A mintaprojektben szereplı vállalkozás, a Parkettaház Kft. rövid bemutatása a Rövid mintaprojekt egy INNOCSEKK pályázathoz c. fejezetben található. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 41

42 Innovatív ötletek megvalósítása A projekt megvalósításába bevonni kívánt szakértık, szolgáltatók Know-how tulajdonosa: amennyiben ismert, a fenti módon bemutatandó; amennyiben nem ismert, kiválasztásának bemutatása (egyszerő beszerzési eljárás, közbeszerzés). Anyagvizsgáló laboratórium: amennyiben ismert, a fenti módon bemutatandó; amennyiben nem ismert, kiválasztásának bemutatása (egyszerő beszerzési eljárás, közbeszerzés). Megvalósíthatósági tanulmányt kidolgozó tanácsadó: amennyiben ismert, a fenti módon bemutatandó; amennyiben nem ismert, kiválasztásának bemutatása (egyszerő beszerzési eljárás, közbeszerzés) A pályázati őrlap kitöltése Egy általános pályázati őrlap lehetséges tartalma: 1. A tervezett projekt rövid összefoglalása 2. A tervezett projekt célja és a megvalósítandó tevékenységek Melyek a projekt céljai és milyen szükségletek/igények kielégítésére vonatkoznak? Milyen módon kívánják elérni a tervezett célokat? 3. A projekt várható eredményei és hatásai Melyek a projekt eredményeképpen létrejövı konkrét produktumok? Kinek a javát szolgálják a projekt eredményei, ki fogja hasznosítani a produktumokat? Kérjük, jelölje meg a projekt célcsoportját. Milyen járulékos eredmények várhatók? Mi lesz a projekt hatása? 4. A projektben részt vevı partnerintézmények Milyen szakértelemmel bírnak és milyen feladatok elvégzéséért felelısek az egyes partnerintézmények? 5. Folyamatkövetés és értékelés Milyen tevékenység-elemek beépítésével biztosítják a projekt ütemterv szerinti végrehajtását és a munka értékelését? 6. Az eredmények terjesztése, multiplikációs hatás Hogyan biztosítják, hogy a projekt eredményei a projektben együttmőködı szervezeteken kívül is ismertté váljanak? 7. A tevékenységek ütemezése Feladatterv táblázatos formában a tevékenységek, azok ütemezése és a végrehajtásukért felelısök megjelölésével. 8. Egyéb vonatkozások Egyéb említésre méltó tudnivaló a projekttel kapcsolatban (a fentieken kívül). 42 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

43 Innovációs pályázati projektek menedzselése A pályázati őrlap kitöltésével nem maradunk teljesen magunkra, hiszen a legtöbb pályáztató szervezet konzultációs lehetıséget biztosít pályázói számára arra az esetre, ha a nyomtatott tájékoztató anyagok nem nyújtanának elegendı segítséget. Ne feledjük, hogy a pályázat belépıjegy a projekt finanszírozásához. Bizonyosodjunk meg arról, hogy a beadott pályázati őrlap valóban egyértelmő és világos, valamint, hogy minden egyes kérdésre választ adtunk. A bírálók nem gondolatolvasók ötleteinket fejtsük ki világosan! Sokat segíthet ebben egy kritikus barát: adjuk oda a pályázatot elolvasni valakinek, aki nem vesz részt a projektben, és kérjük ki a véleményét. A teljes dokumentáció összeállításánál különösen ügyelni kell az elıírt példányszámra, a szükséges aláírásokra, a mellékletekre és a beadási határidı betartására. A pályázati programokban terveinket egységesen elıírt szerkezetben, pályázati formanyomtatvány formájában kell elkészíteni. A formanyomtatvány tömör, de mégis teljes körő információt szolgáltat az arra illetékeseknek az egyes projektek tartalmáról. A pályázati formanyomtatvány egységes szerkezete lehetıvé teszi, hogy: a versenyzı projektjavaslatok egymással összehasonlíthatóak legyenek, így elısegítve a projektszelekcióval foglalkozó szakértıket a projekt értékelése, elbírálása során; a végrehajtás szakaszában a tennivalóinkat pontosan definiáljuk, és a támogatási szerzıdésben rögzítésre kerülı feladatokat elıre meghatározzuk; a projekt megvalósításának nyomon követése (monitoring) és ellenırzése során pedig az eredményeket az eredeti célkitőzésekkel összevethessük. Az INNOCSEKK pályázati felhívás esetében a pályázati őrlap egy részletesen kidolgozott és több munkalapból álló excel táblázat, melynek tartalma elsısorban a pályázó és partnerei adatokkal való bemutatására, illetve a pályázati költségvetés bemutatására szolgál. Célszerő az őrlap kitöltése elıtt alaposan áttanulmányozni a pályázati útmutatót, mely tartalmaz minden tudnivalót az őrlap kitöltéséhez. Bár az útmutató segítségével kitölthetı az őrlap, amennyiben probléma merülne fel, éljünk a pályáztató szerv által felajánlott lehetıséggel és kérdezzünk. Inkább a pályázatírási szakaszban legyen több kérdése a pályázónak, mint a beadást követıen derüljön ki, hogy valamit rosszul értelmezett és ezért kizárásra kerül Mellékletek, egyéb szükséges dokumentumok A pályázati formanyomtatvány mellett minden pályázati kiírás fontos kelléke a konkrét pályázati felhívás, a szükséges mellékleteket tartalmazó lista és a pályázati útmutató. Ez utóbbi célja, hogy segítséget nyújtson a pályázók számára a pályázati formanyomtatványban megfogalmazott kérdések értelmezéséhez, a formanyomtatvány kitöltéséhez és a teljes pályázati anyag összeállításához. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 43

44 Innovatív ötletek megvalósítása A pályázati formanyomtatvány gondosan követendı, mind az oldalak, mind pedig a mellékletek és egyéb dokumentumok sorrendje szigorúan betartandó és a pályázatokat a szükséges mellékletekkel együtt, aláírva kell benyújtani. Az adminisztratív-formai követelmények minden pályázatnál fontosak, sajnos bármennyire kiváló egy pályázat, a formai követelmények nem teljesülése esetén a pályázót - rosszabb esetben - ki lehet zárni, kedvezıbb esetben a pályázatot helyes formában, kijavítva ismételten be lehet nyújtani a hiányzó dokumentumok pótlására biztosított idıtartamon belül. Az INNOCSEKK pályázati felhívás útmutatója pontosan és jól meghatározza, hogy milyen mellékleteket és milyen formában kell benyújtani: nyilatkozatok a megadott formában és tartalommal az eredeti pályamő részeként beadandó, aláírási címpéldány az eredeti pályamő részeként beadandó, gazdálkodási adatok (mérleg, beszámoló) hitelesített példánya pályázati csomag részeként beadandó, CD melléklet (tartalmazza a pályázati őrlapot és javasolt, hogy a munkatervet is) A teljes pályázati csomag összeállítása és benyújtása Az INNOCSEKK pályázati program esetében a pályázati útmutató jól összefogottan és egyértelmően meghatározza, hogy mit kell tartalmaznia a pályázati csomagnak (részletesebben lásd a Pályázati útmutató 13. Útmutató a pályázati csomag összeállításához c. pontjánál): a pályamő eredeti példánya, melynek része: címoldal; pályázati őrlap; munkaterv; nyilatkozatok; aláírási címpéldány; a pályamő másolati példánya; gazdálkodási adatok egy hitelesített másolati példánya; CD melléklet. A pályázati útmutató meghatározza a benyújtás módját is: személyesen vagy futárszolgálattal, a területileg illetékes regionális vagy innovációs ügynökséghez, a csomagra ráírt azonosítóval és címzéssel, a megadott határidıig lehet benyújtani a pályázatokat. 44 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

45 Innovációs pályázati projektek menedzselése Innovációs pályázati projektek menedzselése 1.7 A pályázati projektek értékelése A pályamővek értékelésének menete Miután a pályázók az elkészült pályázati csomagot az elıírt módon (személyesen vagy futárszolgálat útján) benyújtották az adott régióban a kijelölt pályázati befogadó helyeken, azt követıen a benyújtáskor egy igazolást kapnak a pályázatok átvételérıl. A benyújtott pályázatokat elıször formai szempontból ellenırzik. Ennek során többek között azt vizsgálják, hogy az elıírt módon történt-e a pályázati csomag benyújtása, a pályázati csomag minden eleme (pl. CD, szükséges mellékletek, nyilatkozatok) benyújtásra került-e és az elıírt formában került-e összeállításra, pl.: a pályázók megfelelı formanyomtatványt használtak-e; megfelelıen és teljes körően töltötték-e ki a formanyomtatványokat; cégszerő aláírás, illetve szignó szerepel-e az elıírt helyeken. Hiánypótlás módja és formája A hiánypótlás lehetıségérıl minden pályázati program esetében a Pályázati útmutató rendelkezik. Az INNOCSEKK pályázati program esetében a pályázót egyszeri alkalommal, 8 napos határidıvel hiánypótlásra szólíthatják fel, ha: a pályázó a pályamővet az elvártnál kevesebb példányban adta be; a projektvezetı kézjegye hiányzik egy vagy több lapról; a pályázó nem küldte el elektronikus levél mellékleteként a kitöltött Pályázati őrlapot, illetve az elektronikus formában elküldött dokumentáció és a nyomtatott formában beadott változat között eltérés van. Jó tanács: A hiánypótlás lehetıség a pályázók számára, de ne legyen cél! A formailag nem megfelelı pályamőveket és az egyszeri hiánypótlási felhívásnak a megadott határidın belül maradéktalanul eleget nem tevık pályamőveit elutasítják. A formai okokból történı elutasítás esetei (Részletesebben lásd a Pályázati útmutató Formai ellenırzés, hiánypótlás pontjánál.), pl.: nem megfelelı módon került beadásra a pályázat; olyan tevékenységekre igényel támogatást, amelyek nem tartoznak a Támogatható tevékenységek közé. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 45

46 Innovatív ötletek megvalósítása A nyilvántartásba vételrıl, vagy az elutasításról a pályázó írásban kap értesítést. Az elutasítás ellen kizárólag eljárási hiba vélelmezésével lehet panasszal élni. A formai értékelést követıen a pályamőveket független szakértık értékelik az elızetesen közzétett értékelési szempontok alapján. Értékelési szempontok Az értékelési szempontok részletes ismertetése megtalálható a Pályázati útmutató Az értékelés szempontjai és pontozásuk pontjánál. A 4 fı értékelési szempont a következı: A. A projekt innováció tartalma (0-30 pont) B. A projekt szakmai, mőszaki megvalósíthatósága (0-30 pont) C. Az elıirányzott beszerzések, megbízások, illetve szolgáltatások indokoltsága, tervezett költségeinek realitása (0-20 pont) D. Az innováció társadalmi/gazdasági jelentısége a vállalkozás, a vállalkozói kör, a szakterület, illetve a régió gazdasága szempontjából (0-20 pont). Minden egyes pályamőre maximálisan 100 pont adható. A támogatás feltétele, hogy az összpontszám elérje a 75-öt, illetve minden értékelési szempont esetében el kell érni az adott szempontra adható maximális pontszám felét. 1.8 A Támogatási szerzıdés A pályamő elfogadása esetén a KPI a pályázónak, az értesítés kézhezvételétıl számított 30 napig érvényes szerzıdéskötési ajánlatot tesz. Ha a támogatási szerzıdés a megjelölt idı alatt a támogatott hibájából nem jön létre, akkor a támogatásról szóló döntés érvényét veszti a 33/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet 17. (2) pontja szerint A Támogatási szerzıdés részei 22 A Támogatási szerzıdés a következı fejezetekbıl áll: Szerzıdés azonosító száma, projekt koordinátor neve, címe és a Szerzıdı felek adatai A szerzıdés tárgyára, összegére és a program megvalósítására vonatkozó elıírások A támogatási összeg felhasználására vonatkozó elıírások Az Áfá-val kapcsolatos elıírások 22 A BGP-INNOCSEKK pályázat esetében a Támogatási szerzıdés mintája 2006 augusztusától elérhetı a weboldalon. 46 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

47 Innovációs pályázati projektek menedzselése A támogatás kifizetése és ütemezése A támogatás felhasználása Szakmai beszámoló és a projekt monitoringja A projekt lezárásaa szerzıdéskötéshez, illetve a szerzıdés tejesítéséhez szükséges nyilatkozatok és a bejelentéssel kapcsolatos kötelezettségek A támogatással létrehozott vagyon, a támogatásból beszerzett vagyonelem elidegenítésével és hasznosításával kapcsolatos rendelkezések Ellenırzés A dokumentumok megırzése A szerzıdés módosítása A támogatás folyósításának felfüggesztése A szerzıdés teljesítésének akadályai, a szerzıdésszegés és jogkövetkezményei A szerzıdés hatálya és megszőnése Egyéb rendelkezések. A Támogatási szerzıdés mellékletei: A Kedvezményezett részletes adatai és a Kedvezményezett kapcsolattartója 2. Szakmai és pénzügyi mellékletek 3. Nyilatkozatok 4. Felhatalmazás(ok) azonnali beszedési megbízások benyújtására a Kedvezményezett valamennyi pénzforgalmi bankszámlája vonatkozásában 5. Formanyomtatvány a támogatás folyósítására 6. Számlaösszesítı táblázatok a pénzügyi elszámoláshoz 7. Formanyomtatvány a záró-beszámoló pénzügyi részéhez 8. Formanyomtatvány monitoring adatszolgáltatásra 9. A szakmai beszámoló formai és tartalmi követelményei. 23 A Támogatási szerzıdés 5., 6., 7., 8. és 9. sz. mellékletéhez a minták a Támogató honlapjáról ( letölthetıek. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 47

48 Innovatív ötletek megvalósítása A Támogatási szerzıdés módosítása Mikor szükséges a Támogatási szerzıdés módosítása? A Támogatási szerzıdés módosításával kapcsolatos információk a szerzıdés 12. pontjában kerültek rögzítésre. A Támogatási szerzıdés pontjában került felsorolásra, hogy mely esetekben köteles a Kedvezményezett kezdeményezni a szerzıdés módosítását. Hogyan történik a Támogatási szerzıdés módosítása? A Támogatási szerzıdés módosítása írásban történik a módosítási kérelem benyújtásával 24. Hová és milyen formában kell eljuttatni a kérelmet? A Támogatási szerzıdés módosítására vonatkozó kérelmet, a Kedvezményezettet írásban köteles benyújtani a Közremőködı számára. Egyéb tudnivaló a Támogatási szerzıdés módosításával kapcsolatban A pályázati projekt eredeti célkitőzései a Támogatási szerzıdés módosítása esetén sem változhatnak. A Kedvezményezett köteles a jelen szerzıdés módosítását kezdeményezni, ha: változik az áfa levonási jogosultsága; a projekt összköltsége csökken; az aktuális munkaszakaszban az 5.5. pontban meghatározott mértéket meghaladóan átcsoportosítást tart szükségesnek az egyes költségnemek között, vagy a munkaszakaszok között az 5.4. pontban meghatározott mértéket meghaladóan költségátcsoportosítást tart szükségesnek; a jelen szerzıdés 3. számú mellékletében megjelölt Nyilatkozatok bármelyik adatában változás következik be, illetve a szerzıdéskötéskor közölt bármely adata megváltozik; a szakmai teljesítés határideje megváltozik; a 2. számú melléklet szerinti kötelezettségei megváltoznak. A Támogató, illetve a Közremőködı szervezet a szerzıdés módosítását kezdeményezi, ha a projekt megvalósításának körülményei ezt indokolják. A szerzıdésszegés egyes eseteit és ennek jogkövetkezményeit a Támogatási szerzıdés 14. pontja szabályozza. 24 A módosítási kérelem formanyomtatványa letölthetı a weboldalról. 48 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

49 Innovációs pályázati projektek menedzselése A Támogatási szerzıdés megszőnése A Támogatási szerzıdés annak teljesítését megelızıen a következı esetekben szőnik meg (részletesebben lásd a Támogatási szerzıdés 15. pontját): Az egyik félnek sem felróható lehetetlenülés esetén; A Támogató általi felmondás, elállás esetén; Bíróság határozata alapján; A Szerzıdı felek közös megegyezésével. Amennyiben a Támogatási szerzıdés 1.1. pontjában megjelölt támogatott projekt a szerzıdésben meghatározottak szerint teljesült, a Szerzıdı felek e tényt záró-jegyzıkönyvben kötelesek rögzíteni a záró-beszámoló Támogató általi elfogadásától számított 30 napon belül. (Támogatási szerzıdés 7.6. pont) A projekt akkor tekinthetı befejezettnek, illetve megvalósultnak, ha a szerzıdésben megjelölt és támogatott feladat, cél a szerzıdésben meghatározottak szerint és a hatósági engedélyekben foglaltaknak megfelelıen teljesült és a Szerzıdı felek jóváhagyásával a zárójegyzıkönyv aláírásra került. (Támogatási szerzıdés 7.7. pont) 1.9 A pályázati projektek megvalósítása Szakmai beszámolók összeállítása A pályázati projekt megvalósítása során a Kedvezményezett által elvégzett tevékenységeknek meg kell felelni: a projekt jellegének (építés, szolgáltatás vagy beszerzés); a vonatkozó hatósági elıírásoknak; a Pályázati Felhívás és a Támogatási Szerzıdés feltételeinek. Mindezeknek való megfelelésrıl, illetve a projekt megvalósításának menetérıl, az elért részeredményekrıl, esetleges nehézségekrıl a támogatást nyújtó menedzsment szervezetet a projekt megvalósítása alatt folyamatosan rendszeres idıközönként tájékoztatni kell. Ezt a célt szolgálják az ún. szakmai elırehaladási jelentések, melyek alapvetıen kétféle formában készülhetnek: A projekt ütemtervében megjelölt mérföldkövekhez kötve ebben az esetben mindig pénzügyi elszámoláshoz és/vagy kifizetési kérelemhez kapcsolódik. Fı célja a kifizetési kérelem / pénzügyi elszámolásban levı költségek szakmai alátámasztása, de a projektrıl nem minden esetben ad teljes képet. Innovációs pályázatok esetében alkalmazott módszer. Rendszeres (általában negyedéves) idıközönként. A projekt teljes megvalósításáról jó képet ad, de a pénzügyi elszámolásokhoz nem nyújt segítséget. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 49

50 Innovatív ötletek megvalósítása Függetlenül a beszámoló formájától, a szakmai beszámoló az alábbi adatokat tartalmazza (ezt a Támogatási Szerzıdés is rögzíti vagy sablont ad hozzá a BGP innovációs pályázatainak esetében a Támogatási Szerzıdés mellékleteiben találhatóak a sablonok): alapadatok a projektrıl és a Kedvezményezettrıl, a beszámolási idıszak és a korábbi beszámolási idıszakok tevékenységeinek összefoglalója eredmények és azok mutatói, az eredeti pályázattól való eltérések bemutatása és indoklása, a megvalósítás során felmerült nehézségek és problémák bemutatása, a monitoring adatszolgáltatás. A szakmai beszámolóhoz csatolandó mellékletek: a nyilvánosság tájékoztatásához kapcsolódó tevékenység anyagai (cikkek, elıadások), rendezvények anyagai (meghívók, jelenléti ívek), elért eredmények egy-egy példánya : tanulmány, szabadalom, fotó a termékrıl, leltári /nyilvántartási/ kivonat, adott esetben pénzügyi beszámoló dokumentációja, monitoring adatszolgáltatás: megadott formanyomtatvány alapján; támogatási szerzıdés szerinti kötelezettség; a tervezettıl való eltéréseket indokolni kell Pénzügyi beszámolók összeállítása A pályázati projektek megvalósítása során talán a legfontosabb lépés a pénzügyi beszámoló összeállítása és a kifizetési kérelem benyújtása. A pénzügyi beszámoló és kifizetési kérelem tartalma a projekt pénzügyi megvalósításától függ: amennyiben a Kedvezményezett kapott támogatási elıleget, úgy elıször annak a felhasználásával kell elszámolni, további támogatási részletet csak ezen elszámolást követıen igényelhet; amennyiben nem volt támogatási elıleg, úgy az adott szakmai beszámolóhoz vagy mérföldkıhöz kapcsolódó, a beszámolási idıszakban felmerült költségekrıl kel számot adni. A pénzügyi beszámoló elkészítésének az alapja a Támogatási Szerzıdés, mely pontosan meghatározza, hogy milyen formában és tartalommal kell azt benyújtani. Általában (innovációs pályázatok esetében is) a pénzügyi beszámoló: egy számlaösszesítıbıl; a számlaösszesítıben bemutatott számlákból és bizonylatokból; a számlákhoz és bizonylatokhoz kapcsolódó banki igazolásokból; teljesítésigazolásokból; és egy teljességi nyilatkozatból áll. 50 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

51 Innovációs pályázati projektek menedzselése A pénzügyi beszámoló összeállításához kapcsolódó teendık, tudnivalók: A Támogatási Szerzıdés rögzíti, hogy a megvalósítás során elkülönített nyilvántartást (igazoltan és ténylegesen felmerült költségek eredeti dokumentumokkal) kell vezetni és a projekt kapcsán felmerülı költségek bizonylatait milyen formában kell rendszerezni. Ennek követése megkönnyíti a pénzügyi beszámoló elkészítését. A pénzügyi beszámoló elkészítésekor figyelembe kell venni a Támogatási Szerzıdés által meghatározott elszámolhatósági feltételeket, a pénzügyi beszámolóban csak elszámolható költségeket szabad feltőntetni. A pénzügyi beszámoló csak kifizetett számlákat vagy bizonylatokat tartalmazhat. A költségeket alá kell támasztani a kapcsolód projekt szakmai teljesítéssel/indoklással. Csak a beszámolási idıszakon belül felmerült és a pályázati költségvetésben szereplı költségek (teljesítés és kifizetés dátuma) számolhatók egy adott pénzügyi beszámolóban. Elszámolható költségek és dokumentálásuk: személyi költségek (munkabér, napidíj és járulékok): munkaszerzıdés és munkaköri leírás, bérlap, kifizetések igazolása, arányosítás, személyenkénti kimutatás, teljesítésigazolás az elszámolni kívánt részre; dologi kiadások (anyagjellegő ráfordítás anyagfelhasználás és szolgáltatás: utazási költség, fogyóeszköz, rezsi, külsı szolgáltatás): szerzıdések, kifizetés bizonylatok, arányosítás, számlák; immateriális javak (beszerzett szellemi termékek): szerzıdés/megrendelı, átadás-átvételi nyilatkozat, leltári karton, számla, kifizetés igazolása; tárgyi eszköz (új mőszer, gép, berendezés, eszköz): megrendelı, átadás-átvételi nyilatkozat, leltári karton, számla, kifizetés igazolása. Támogatás folyósítása: Általában a kedvezményezett részére történik. INNOCSEKK pályázat estében közvetlen kifizetés: a KPI a szállítónak folyósítja a támogatást az igazolt teljesítés és bizonylatok alapján. INNOCSEKK pályázat esetében elıleg nem igényelhetı. INNOCSEKK pályázat esetében önrész nem szükséges Ellenırzés Monitoring Értékelés Disszemináció Ellenırzés Az ellenırzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszőrése. Az ellenırzés számos területre terjedhet ki. A projekt ellenırzési rendje magába kell foglaljon pénzügyi (elszámolási, bizonylatolási, stb.) ellenırzéseket, de a személyekre, a döntéshozatalra, a hatáskörök megfelelı vonatkozó vizsgálatokat is. Az ellenırzés elsısorban külsı tevékenység. A szabályoknak, elıírásoknak való megfelelés alapvetıen a projektmenedzser felelıssége, de annak ellenırzésére számos külsı intézmény jogosult elsısorban a donorok érdekeinek képviseletében. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 51

52 Innovatív ötletek megvalósítása Monitoring A monitoring folyamatos adatgyőjtésen alapszik, amely alapján a projektmenedzsment vizsgálhatja a tevékenység elırehaladását a kitőzött célok viszonylatában. Vagyis a monitoring nem más, mint a projekt tervezése során meghatározott célok teljesülésének, vagyis végeredményben a projekt megvalósulásának folyamatos nyomon követése. Ennek alapjául az elızetesen kitőzött célok számszerősítése szolgál. A logframe mátrixban, a projekt tervezésének fázisában ezt készítettük elı, mikor outputok, eredmények és hatások szintjén is célokat fogalmaztunk meg, amelyekhez számszerősített indikátort rendeltünk, a kiindulási és a célérték meghatározásával. Az eredményes monitoring tevékenység kulcsa, hogy ezen mutatószámok aktuális értékeit a projekt végrehajtói folyamatosan győjtsék és elemezzék, lehetıséget biztosítva ezáltal mind a projektmenedzser, mind a donor számára, hogy rendszeresen egyértelmő jelzést kapjanak a projekt aktuális állásáról. Miért van erre szüksége a projekt végrehajtásáért felelıs projektmenedzsernek? A projektmenedzser a folyamatos monitoring tevékenység révén kap információt arról, hogy a projekt sikeres-e, vagyis a kitőzött céloknak megfelelıen halad-e, és amennyiben nem, a monitoring feltárja a sikertelenség hátterét, és ezáltal lehetıvé teszi a beavatkozást, a módosítást a projekt végrehajtási menetében, összességében segítve a projektvégrehajtás hatékonyságát. Bár a monitoring etimológiáját tekintve is elsısorban a megfigyelést, a folyamatos adatgyőjtést és -elemzést jelenti, a fentiek alapján jogos lehet a monitoringnak egy szélesebb értelmezése is. Ez tulajdonképpen magába foglalja a monitoring rendszer felállítását, tervezését, az indikátorok meghatározását, majd a végrehajtás fázisában az adatgyőjtés- és elemzést, az ez alapján történı javaslattételt az esetleges beavatkozásra a projekt végrehajtásának folyamatába, és végül a folyamat zárásaként a döntéshozatalt, mint menedzsment-feladatot. Miért van szüksége a donornak a monitoringra? A donor legyen az az Európai Unió Bizottsága, egy nemzeti kormány, de akár egy alapítvány vagy magánszereplı is azért áldozza forrásait a projekt megvalósulására, mert annak céljai legalább részben egybeesnek a saját céljaival. Éppen ezért számára is lényeges, hogy rendszeres információkhoz jusson a projekt elırehaladásáról, hiszen ez befolyásolja saját céljainak teljesülését, és amennyiben nem elégedett a végrehajtás valamely aspektusával, úgy van lehetısége beleavatkozni a projekt megvalósításába. A monitoring ezáltal hozzájárul ahhoz, hogy a donor rendelkezésére álló források minél hatékonyabban kerülhessenek felhasználásra. Az INNOCSEKK pályázati rendszer esetében a Támogatási Szerzıdés 8. melléklete alapján a Kedvezményezettnek adatokat kell szolgáltatnia monitoring célokra a melléklet kitöltésével. 52 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

53 Innovációs pályázati projektek menedzselése INNOCSEKK projektek monitoring mutatói: bejelentett tudományos, mőszaki eredmények száma; új termékek száma; K+F ráfordítás mértéke; bruttó hozzáadott érték növekedése; létrehozott, illetve megırzött munkahelyek száma; foglalkoztatási adatok Értékelés Az értékelés a projekt egészének áttekintése, célja a tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában (relevancia, eredményesség és hatékonyság). Az értékelés tehát a projektet annak célkitőzéseivel, menedzsmentjével és a megvalósulást követıen eredményeivel együtt egységes egészként kezeli. Számos szempontja mellett az értékelés alapvetı kérdése gyakorlatilag minden esetben ugyanaz: hogyan ítélhetı meg a projekt minısége a megoldani kívánt társadalmi gazdasági probléma vonatkozásában? A projektötlet születése valamely fennálló problémában, illetve annak megoldásában, mint célban gyökerezik. Az értékelés ehhez a gyökérhez nyúl vissza, ezt használja alapvetı szempontként, amikor megítéli a projektet. Az értékelésnek a relevancia, az eredményesség és a hatékonyság kérdéseire kell választ adnia. A relevancia esetében azt kell megítélnie, hogy a projekt célja vajon tényleg lényeges, releváns-e a megoldani kívánt probléma szempontjából, illetve hiszen az értékelés jellegébıl fakadóan gyakran komparatív módon zajlik hogyan alakul ez a relevancia a problémához kapcsolódó más célokkal, vagy más problémákkal való összehasonlításban. Az eredményesség arra keresi a választ, hogy sikerül-e, illetve milyen mértékben sikerül elérnem a projekt kitőzött célját, míg a hatékonyság azt vizsgálja, hogy milyen áron, vagyis milyen ráfordításokkal, erıforrásokkal sikerül e célt elérnem. A projekt értékelésére elızetesen és utólagosan is sor kerül. Az elızetes értékelés a kidolgozott projektterv alapján vizsgálja a projekt relevanciáját, a várható eredményességét és hatékonyságát. Amellett, hogy ez az értékelés segíthet a projekt jobb elıkészítésében, rámutathat olyan aspektusokra, amelyek veszélyeztethetik a projekt sikerét, ezáltal hasznos útmutatásul szolgálnak a projekt végrehajtói számára. Mindazonáltal az elızetes értékelés a fejlesztési célú projektek esetében elsısorban a kiválasztás céljait szolgálja. A donoroknál rendelkezésre álló szők erıforrások elosztása a projekttervek értékelése, vagyis az egyes projektek relevanciája, várható eredményessége és hatékonysága alapján felállított rangsor függvényében történik. Az utólagos értékelés mindezekre a kérdésekre utólag, a tényleges megvalósítás adatait és tapasztalatait felhasználva ad választ. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 53

54 Innovatív ötletek megvalósítása Az értékelés további jellemzıje a monitoringgal szemben, hogy képes a projektet és a környezetét együttesen elemezni. Míg a monitoring elsısorban a projekten belül tud vizsgálódni, addig az értékelésnek lehetısége van a kitekintésre, a projekt értelmezésére és elemzésére a társadalmi-gazdasági környezet viszonylatában. A projekt monitoring továbbá inkább az operatív célok teljesülésére koncentrál, és lehetıségei sem igazán adottak ahhoz, hogy felmérje a projekt által kiváltott hatásokat. Ez a feladat tehát az értékelés kompetenciája, az elızetes értékelés becsüli meg a projekt megvalósulása következtében kiváltott hatásokat, és az utólagos értékelés elemzi a tényleges hatásokat. 11. táblázat Ellenırzés-Monitoring-Értékelés Tevékenység Ellenırzés Monitoring Értékelés Cél A szabályoknak, elıírásoknak való megfelelés vizsgálata. A kitőzött célokhoz viszonyított megvalósulás vizsgálata A tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt probléma viszonylatában Idıbeliség Folyamatos a programvégre-hajtás során Folyamatos a programvégre-hajtás során Pontszerő elızetes, közbensı, utólagos A tevékenység végzıje szerint Külsı v. belsı Belsı Külsı A tevékenység jellege Operatív Operatív Elemzı - tudományos Visszacsatolás módja Szankció Kiigazítás az eredményesség érdekében Tanulási folyamat 54 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

55 Innovációs pályázati projektek menedzselése Disszemináció A disszemináció a projektek eredményeinek terjesztése annak érdekében, hogy a projekt által kiváltott hatás és ezáltal a projekt megvalósítására fordított források hasznosulása a lehetı legnagyobb lehessen. Magában foglalja mind a projektek során megszületett termékek, mind a projektmegvalósítás tapasztalatainak (projektmenedzsment, együttmőködés, módszertan stb.) átadását. A hazai szakirodalomban egyelıre nem született olyan magyar szakkifejezés, amely kellı pontossággal adná vissza a jelentését, így az angolból átvett szó látszik meggyökeresedni. Tekintettel arra, hogy a disszemináció teljes mértékben projektfüggı, minden egyes projekt esetében saját disszeminációs stratégiát és cselekvési tervet kell kidolgozni. Mivel a hatékony disszemináció kulcsa az együttmőködı partnerek szemléletmódjának módosulása, a siker felé vezetı út elsı lépése lehet, hogy a partnerek meg legyenek gyızıdve a disszemináció fontosságáról. Ezt szolgálhatja a tervezés idıszakában a disszeminációval kapcsolatos alábbi alapkérdések közös, konszenzusos megválaszolása: Milyen szinten kívánják a projekttel kapcsolatos információkat terjeszteni? Miért van szükség disszeminációra? Milyen hatást várok el tıle a projekt egyes szakaszainak és az egyes célcsoportoknak a vonatkozásában? Hogyan erısítheti a disszemináció a projekt minıségét? Kiknek, milyen célcsoportoknak akarják eljuttatni a projekttel kapcsolatos információkat? Mit, milyen jellegő információkat akarnak terjeszteni? Hogyan, milyen eszközök és kommunikációs csatornák révén, milyen módszerrel akarnak disszeminálni? Mikor kerüljön sor az egyes disszeminációs lépésekre? Ki vegyen részt benne (mely partnerintézmények, illetve személyek)? Mennyibe kerül? 1.11 A pályázati projektek zárása A pályázati projektek zárása egy jól menedzselt pályázati projekt esetében nem jelent mást, mint a projekt megvalósítása során készült közbensı szakmai jelentések egy zárójelentéssé való összedolgozását, a megvalósulás során készült közbensı pénzügyi jelentések és végsı pénzügyi jelentéssé kifizetési kérelemmé való átdolgozását. A projektzárás szakmai feltétele, hogy a Támogatási Szerzıdésben vállalt összes feladat el legyen végezve, illetve eltérés esetén annak dokumentált indoklása legyen. Az elvégzett feladatokat a Támogatási Szerzıdésben foglaltaknak megfelelıen kell dokumentálni és a dokumentációt benyújtani a Szerzıdı Hatóság részére. A záró szakmai jelentésben kell bemutatni PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 55

56 Innovatív ötletek megvalósítása mindazon eltéréseket, amelyek a megvalósítás során felmerültek, illetve be kell mutatni a felmerült problémák megoldását is. A zárójelentések általában kérik, hogy kerüljön ismertetésre a projekt eredményeinek bemutatása, illetve az elvárt középtávú hatások felsorolása. Amennyiben mód van rá, a zárójelentésben ki kell térni a projekt fenntarthatóságának bemutatására is. A projektzárás pénzügyi feltétele, hogy az összes felmerült költség ki legyen egyenlítve és ezek megfelelı módon legyenek dokumentálva. Bizonyos pályázati rendszerek esetében a projektzáráskor kell/lehet elszámolni a kamatbevételeket és a banki költségeket. A pénzügyi záráshoz a Kedvezményezettnek egy záró fizetési kérelmet kell összeállítani a támogatás utolsó részletének lehívásához. A projektzáráshoz kapcsolódó további fontos feladatok: - bizonylatok és dokumentumok áttekintése és rendszerezése; - végsı monitoring adatszolgáltatás; - disszemináció; - ellenırzésekhez információ biztosítása; - záró értékelés; - döntés a folytatásról, esetleges új projektekrıl. Fontos megemlíteni és megjegyezni, hogy a projekt a projektzárást követıen nem ér véget. A Támogatási Szerzıdésben vállalt 5 éves fenntartási kötelezettség alapján ebben az idıszakban a Kedvezményezettnek mőködtetni kell a projekt eredményeit, azt nem adhatja el és nem szőntetheti meg. Bizonyos pályázati rendszerek esetében errıl rendszeresen évente számot is kell adni. 56 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

57 Innovációs pályázati projektek menedzselése Hivatkozott szakmai anyagok és egyéb hasznos források 1. DEKUT Debreceni Kutatásfejlesztési Kht. (2006): Tájékoztató segédanyag az INNOCSEKK innovációs pályázat Projektjavaslat munkatervének elkészítéséhez; Harmadik kiadás március, DEKUT Kht. 2. Dıry Tibor (szerk.) (2001): A Nyugat-dunántúli régió innovációs stratégiai programja (RIS); február, Forrás: 3. Katona József (2006): Az Oslo kézikönyv harmadik kiadásának kiértékelése; Forrás: 4. Kutatás-fejlesztési Pályázati és Kutatáshasznosítási Iroda (2006): Baross Gábor Innovációs Program pályázatainak dokumentációja; KPI 5. Magyar Innovációs Szövetség (2006): Innováció menedzsment kézikönyv; MISZ, Forrás: 6. Nyugat-dunántúli Regionális Fejlesztési Tanács (2006): Pannon Gazdasági Kezdeményezés - Együttmőködés a versenyben; Forrás: 7. PROMEI-FALUMŐHELY ALAPÍTVÁNY-SZRVA-ZRVA (2005): AVOP LEADER+ KÉSZSÉGEK ELSAJÁTÍTÁSA, tananyag; Forrás: 8. Strukturális Alapok és Kohéziós Alap Képzıközpont (SAKK) Nemzeti Fejlesztési Hivatal (2003): A pályázás alapjai - Projekttervezés és pályázatkészítés dióhéjban; Forrás: 9. TUDÁS, ALKOTÁS, ÉRTÉK - A Magyar Köztársaság Kormányának kutatás-fejlesztés és innovációs politikai középtávú stratégiája a gazdasági versenyképesség ösztönzésére ( ) Tervezet Változatszám: P19 Dátum: (Forrás: dom=aaaajpnd&prt=aaaaoeaw&fmn=aaaaoebx&men=aaaaoebd) 10. Veiszné Pásztor Adrien (2006): Az INNOCSEKK pályázatok gyakorlati tapasztalatai; elıadás, KPI, január 23. PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 57

58 Innovatív ötletek megvalósítása Hasznos linkek és információforrások Minisztériumok, államigazgatási szervek és jogszabályok elérhetısége: Központi Statisztikai Hivatal (KSH): Magyar Kereskedelmi és Iparkamara (MKIK): Magyar Vállalkozásfejlesztési Alapítvány (MVA): Ipari parkok: Ipari Parkok Egyesülete (IPE): GKM - Magyar Innovációs Szövetség (MISZ): Magyar Szabadalmi Hivatal: Magyar Tudományos Akadémia: Országos Mőszaki Információs Központ és Könyvtár: Az Európai Unió hivatalos honlapja: Az Európai Bizottság Magyarországi Képviselete: Community Research & Development Information Service (CORDIS): Finanszírozást nyújtó szervezetek Kereskedelmi bankok és egyéb pénzintézetek: Magyar Fejlesztési Bank ZRt. (MFB): Corvinus Nemzetközi Befektetési ZRt.: Corvinus Kockázati Tıkealap-kezelı ZRt. CELIN: Kisvállalkozás-fejlesztı Pénzügyi ZRt. (KVFP): Regionális Fejlesztési Holding ZRt. és leányvállalatai: Beszállítói Befektetı ZRt.: Informatikai Kockázati Tıkealap-kezelı Rt. (IKTA): Magyar Kockázati és Magántıke Egyesület (MKME): Pályázatokkal kapcsolatos információk Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (korábban Nemzeti Fejlesztési Hivatal): Országos Területfejlesztési Hivatal (korábban MTRFH): GKM Lendület portál: Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal: Kutatás-fejlesztési Pályázati és Kutatáshasznosítási Iroda: Pályázatfigyelı: Pályázatírók és Tanácsadók Országos Szövetsége (PÁTOSZ): Tudományos és Technológiai Alapítvány (TÉT): Központi Pénzügyi és Szerzıdéskötı Egység (CFCU): EUOLDAL Információs Portál: 58 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség

59 Innovációs pályázati projektek menedzselése PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség 59

60 Innovatív ötletek megvalósítása 60 PANNON NOVUM Nyugat-dunántúli Regionális Innovációs Ügynökség