Microsoft Navision Expressz bevezetési módszertan. Felhasználói kézikönyv

Átírás

1 Microsoft Navision Expressz bevezetési módszertan Felhasználói kézikönyv

2 2/235 A) BEVEZETŐ... 9 B) ÁLTALÁNOS KEZELÉS B.1. A képernyő felépítése, menüstruktúra B.2. Adatbevitelt, lekérdezést segítő eszközök B.2.1. Mezőkhöz kapcsolódó kezelőgombok B.2.2. Funkcióbillentyűk B.2.3. Dátum bevitel B.2.4. Táblázatok testre szabása B.2.5. Szűrés B.2.6. Keresés B.2.7. További ikonsor elemek B.3. Könyvelt adatok lekérdezése B.3.1. Tételjegyzék B.3.2. Navigálás B.3.3. Számozási körök C) PÉNZÜGY C.1. Általános beállítások C.1.1. Főkönyvi könyvelés beállítása C.1.2. Könyvelési időszakok C.1.3. Pénznemek, árfolyamok C.1.4. Bankszámlák C.2. Főkönyvi könyvelés beállítása C.2.1. Számlatükör C.2.2. Naplók, naplólapok közvetlen könyvelés C.2.3. Könyvelési csoportok közvetett könyvelés C.3. Költséggazdálkodás beállítása C.3.1. Dimenziók C.3.2. Alapértelmezett dimenziók C.3.3. Tervadatok felvitele C.4. Főkönyvi könyvelés C.4.1. Könyvelés főkönyvi naplólapokon... 53

3 3/235 Vegyes könyvelési bizonylatok könyvelése Pénztárbizonylatok könyvelése Bankkivonatok könyvelése Egyeztetés Ismétlődő könyvelések Lekönyvelt tételek sztornírozása Árfolyam különbözet könyvelés Év végi átértékelés Üzleti év zárása Új üzleti év nyitása C.4.2. Könyvelés főkönyvbe történő feladással Vevői számlák könyvelése Szállítói számlák könyvelése ÁFA könyvelése C.5. Pénzügy lekérdezései C.5.1. Képernyőre kérhető lekérdezések C.5.2. Főkönyvi kimutatások C.5.3. Jelentések C.5.4. ÁFA kimutatás C.5.5. Költségvetés D) BEFEKTETETT ESZKÖZÖK D.1. Befektetett eszközök beállításai D.2. Befektetett eszközök törzsadatai D.3. Befektetett eszközök könyvelése D.3.1. Eszköz beszerzése D.3.2. Eszköz értékcsökkenés D.3.3. Egyéb mozgások, eszköz átsorolás D.3.4. Eszköz értékesítés D.4. Befektetett eszközök lekérdezései E) ELADÁS E.1. Vevői törzsadatok E.1.1. Vevőkarton E.1.2. Vevőkartonról elérhető funkciók

4 4/235 E.1.3. Árak és engedmények Eladási árak kezelése Sorengedmények kezelése Számlaengedmények kezelése Árak és engedmények áttekintése E.1.4. Egyéb beállítások Vevőkönyvelési csoportok Fizetési feltételek Fizetési módok Eladók E.2. Eladási folyamat E.2.1. Ajánlatok Az eladási bizonylat részei Eladási fej Eladási sorok Információs ablaktábla Ajánlat felvitele Ajánlat átalakítása rendeléssé E.2.2. Rendelések Rendelési fej létrehozása Rendelési sorok létrehozása Cikk-mellékköltségek Rendelés könyvelése (szállítás, számla) E.2.3. Szállítás, számlázás Gyűjtőszámla (Szállítólevelek egyesítése) Szállítólevél visszavonása Számlakészítés rendelés nélkül E.2.4. Jóváírás Sztornó számla Helyesbítő számla E.2.5. Előleg kezelése Előlegbekérő levél készítése Előlegfizetés könyvelése Előlegszámla kiállítása Megfizetett előleg felhasználása Fel nem használt előleg visszafizetése Előlegszámla-helyesbítés kiállítása E.2.6. Felszólítás Felszólítási feltételek beállítása

5 5/235 Felszólítási szintek beállítása Felszólítási szövegek beállítása Felszólítások készítése Vevők emlékeztetése egyenlegközlő küldésével E.2.7. Késedelmikamat-közlők készítése Késedelmi kamat feltételeinek beállítása Kamatközlő szövegeinek beállítása Kamatközlők készítése E.3. Eladás lekérdezései Törzsadatok Ajánlatok és megrendelések Nyitott tételek Statisztika E.4. Integráció E.4.1. Vevőkönyvelési csoportok E.4.2. Analitika-főkönyv összefüggése F) MARKETING (CRM) F.1. Marketing törzsadatok F.1.1. Ügyfelek Fontosabb mezők Vállalat típusú ügyfél rögzítése Személy típusú ügyfél rögzítése Ismétlődő ügyfelek keresése F.1.2. Ügyfélprofilok kezelése Profil kérdőív kialakítása: Ügyfél kérdőívek kitöltése F.1.3. Üzletkötők Legfontosabb mezők F.1.4. Csapatok F.1.5. Egyéb beállítások Levelezési csoportok Üzleti kapcsolatok Ágazati csoportok Felelősségi körök Szervezeti szintek

6 6/235 F.2. Marketing folyamatok F.2.1. Tennivalók létrehozása F.2.2. Tennivalók áttekintése F.2.3. Tennivalók delegálása F.2.4. Tennivalók lezárása F.2.5. Tevékenységek kezelése F.2.6. Tevékenységek hozzárendelése üzletkötőkhöz F.3. Marketing lekérdezései F.4. Integráció F.4.1. Szinkronizálás Microsoft Navision modulokkal Ügyfelek létrehozása vevőkből, szállítókból és bankszámlákból Vevők, szállítók és bankszámlák létrehozása ügyfelekből Szinkronizáció hatásai F.4.2. Outlook integráció Outlook integráció beállítása Ügyfelek integrálása Tennivalók integrálása Adatok szinkronizálása G) BESZERZÉS G.1. Szállító törzsadatok G.1.1. Szállítókarton G.1.2. Szállítókartonról elérhető funkciók G.1.3. Egyéb beállítások Szállítókönyvelési csoportok Fizetési feltételek Fizetési módok Beszerzők G.2. Beszerzési folyamat Ajánlatkérés Beszerzési bizonylat részei Beszerzési fej Beszerzési sorok Ajánlatkérés felvitele Ajánlatkérés átalakítása rendeléssé G.2.2. Rendelések

7 7/235 Rendelési fej létrehozása Rendelési sorok létrehozása Cikk-mellékköltségek Rendelés könyvelése (beérkezés, számla) G.2.3. Rendelések készítése igénylési munkalapról G.2.4. Beérkezés, számlázás Könyvelt bevételezés visszavonása Bejövő számlák könyvelése rendelés nélkül G.2.5. Jóváírás G.3. Beszerzés lekérdezései Törzsadatok Ajánlatkérések és megrendelések Tételek Nyitott tételek Statisztika G.4. Integráció G.4.1. Szállítókönyvelési csoportok G.4.2. Analitika-főkönyv összefüggése H) KÉSZLETGAZDÁLKODÁS H.1. Alap beállítások H.1.2. Készletkönyvelés beállítása H.2. Törzsadatok beállítása H.2.1. Cikk törzsadatainak beállítása H.2.2. Erőforrás törzsadatainak beállítása H.2.3. Cikk költségek, eladási egységárak változtatása kötegelt feldolgozással H.3. Cikkmozgások könyvelése H.3.1. Cikknapló H.3.2. Könyvelés cikk naplón keresztül H.3.3. Cikkmozgások könyvelése átsorolási naplón (áttárolás 1 lépésben) H.3.4. Átadási rendelések könyvelése (áttárolás 2 lépésben) H.3.5. Darabjegyzékes cikkek kezelése, könyvelése DBJ - naplón H.3.6. Leltározás, leltárnapló használata H.3.7. Készlet átértékelés, átértékelési napló használata H.3.8. Ismétlődő cikk, DBJ (darabjegyzék) könyvelések H.3.9. Cikk mellékköltségek könyvelése

8 8/235 H.4. Tervezés foglalás, igénylési munkalapok felhasználásával H.4.1. Cikkek foglalása H.4.2. Tervezés igénylési munkalapok felhasználásával H.5. Készletgazdálkodás lekérdezései H.5.1. Cikk karton lekérdezési lehetőségei, elérhető funkciók H.5.2. Cikk mozgások, könyvelések lekérdezése H.5.3. Cikkek, cikkmozgások lekérdezése jelentések alapján H.6. Integráció: készletértékelés, készletkönyvelés a főkönyvbe H.6.1. Készletek értékelése, készletkönyvelés H.6.2. Készletkönyvelés a főkönyvbe, integráció H.6.3. Egyes gazdasági események készletkönyvelése

9 A) Bevezető 9/235 A) Bevezető Tisztelt Ügyfelünk! A Microsoft Navision kis- és középvállalatok számára készült integrált vállalatirányítási megoldás. A Microsoft Navision a világ ötven országában több mint vállalatnál bizonyít nap mint nap, így az Ön cégének is megbízható társa lesz vállalkozása fejlesztésében. Három ok, amiért egyre több vállalat választja a Microsoft Navisiont: 1. A Navision rendszert kifejezetten a kis- és középvállalatok igényi szerint fejleszti a Microsoft, a világ legnagyobb szoftverfejlesztője. 2. A Microsoft együtt fejleszti vállalatirányítási rendszereit a jól ismert Microsoft Office termékcsaláddal és többi rendszereivel, hogy minél könnyebb legyen a termékek között az együttműködés. 3. A Microsoft és partnerei már most is számos iparági, illetve speciális megoldással rendelkeznek, melyek a Navision úgynevezett add-on moduljai, és ezen megoldások száma folyamatosan bővül. A Microsoft Navision a pénzügy, a termelésirányítás, a logisztika, az ügyfélkapcsolat-kezelés, a szerviztevékenységek kezelése, az elektronikus kereskedelem és az üzleti adatelemzés területét öleli fel. Az alábbi kézikönyvben bemutatott Expressz bevezetési módszertan célja, hogy a leggyakrabban használt modulok bevezetését megkönnyítsük, meggyorsítsuk. Ezzel Navision ügyfeleink projektje rövidebb és hatékonyabb lehet. Az Expressz módszertan alkalmazásával ügyfeleink gyorsabban kihasználhatják beruházásuk előnyeit. A módszertan, és így a kézikönyv a Pénzügy, Befektetett eszközök, Eladás, Marketing, Beszerzés, Készletvezetés legfontosabb moduljainak hatékony használatba vételét kívánja segíteni. A kézikönyvben bemutatott folyamatok, beállítások és példák egy tipikusnak tekintett magyar vállalat számára előre beállított rendszert és automatizált folyamatait mutatják be, de természetesen szüksége esetén Microsoft Business Solutions partnerünk segítségével testre szabhatóak. Meggyőződésünk, hogy ügyfeleink egyes belső folyamataik átalakításával, optimalizálásával gyorsan és költség-hatékonyan ki tudják használni a javasolt megoldás nyújtotta előnyöket. Üdvözlettel Microsoft Business Solutions üzletág Microsoft Magyarország Kft.

10 B) Általános kezelés 10/235 Ebben a rendszerben megismerheti a rendszer általános kezelését. B) Általános kezelés B.1. A képernyő felépítése, menüstruktúra Nyissa meg a Microsoft Navision programot. A képernyő felső sorában megjelenik a megnyitott vállalat neve. Ez alatt egy menüsor és egy ikonsor látszik. Legalul az ún. állapotsor jelenik meg, mely mutatja a rendszer munkadátumát és a rendszerben dolgozó felhasználó azonosítóját. A program megnyitásakor baloldalon, alul megjelenik a főmenü. A főmenü jelenleg a Microsoft Navision csak azon moduljait jelöli, melyek előre beállításra kerültek. Az egyes menüpontokra kattintva megjelennek az almenük. Minden főmenün belül hasonló az almenük felépítése: Elsőként a törzsadatok, alattuk az adatbeviteli és könyvelési menüpontok, a lekérdezések, listák, a letárolt tételek, időszakos tevékenységek és az almenüre jellemző beállítások találhatóak. A menüket a felhasználó magának testreszabhatja, a gyakran használt menüpontokat a Parancsikonok főmenü alá másolhatja. A Microsoft Navision előre konfigurált rendszerében a következő modulokkal dolgozhat:

11 B) Általános kezelés 11/235 B.2. PÉNZÜGY: Ez a modul a pénzügy-számviteli nyilvántartás magja, itt történik a főkönyvi könyvelés, a befektetett eszköz nyilvántartás, a kontrollingos elemzés. ELADÁS ÉS MARKETING: Ebben a modulban kezeli le az eladási folyamat lépéseit (vevők karbantartása, rendelés, számlázás, stb.) BESZERZÉS: Ez a rész a beszerzési folyamatot támogatja (szállítók nyilvántartása, rendelés, számlázás, stb.) KÉSZLET, RAKTÁRKEZELÉS: ez a rész a készletek értékbeli, mennyiségi nyilvántartását, mozgását valamint a raktár(ak) kezelését fedi le. ERŐFORRÁS-TERVEZÉS: elsősorban az értékesített szolgáltatások kezelése folyik itt. Adatbevitelt, lekérdezést segítő eszközök A program használatához fontos segítséget nyújtanak az ikonokkal elérhető funkciók és az egyszerűsített beviteli megoldások. B.2.1. Mezőkhöz kapcsolódó kezelőgombok LookUp Button: ez a felfelé mutató nyíl egy másik táblára való hivatkozásra utal. Például a Bankszámlák menüben, az Általános fülön a felvett Irányítószámok közül tud keresni. DrillDown Button: ez a lefelé mutató nyíl értékmezők mellett található, segítségével leáshat, azaz megnézheti, hogy egy érték, pl. főkönyvi számla egyenlege milyen tételekből áll össze. DropDown Button: ez a kis nyíl a mezőhöz tartozó fix listák esetén használható. Pl.: a számlatükörben a számlatípus kiválasztásán AssistEdit: a három pont szimbólum funkciója a LookUp Buttonhoz hasonlít, de szükség lehet a program háttérmunkájára is. Például a vevőtörzsben a vevőszám mellett található, a számozási körök jeleníthetők meg vele. Megjegyzés: Egy adott rekordhoz dátumhoz kötött megjegyzéseket fűzhet, melyek később visszakereshetőek.pl.: a főkönyvi számla kartonon, a szám mező mellett. A Kapcsolatok ablakokból pl. a vevőknél írható valamint megnyitható az ügyfél weboldala. B.2.2. Funkcióbillentyűk A munka a programban alapvetően egér segítségével működik. Hasznos figyelembe venni a funkcióbillentyűket is, melyekkel sok esetben meggyorsítható a munka. F Billentyű Ctrl + F Billentyű Shift + F Billentyű F1 Súgó Műveletjel Mi ez? F2 Szerkesztés

12 B) Általános kezelés 12/235 F3 Beszúrás F4 Törlés Bezárás F5 Lista Tételek Kartonok F6 Mögöttes listák Következő ablak Visszakeresés F7 Mezőszűrő Táblaszűrő FlowFilter F8 Előző másolása Nagyítás Rendezés F9 Statisztikák Egyeztetés Tételek kiegyenlítése F10 Menü F11 Könyvelés Könyvelés és nyomtatás F12 Főmenü B.2.3. Dátum bevitel A dátum bevitele az egyes mezőkben jelentősen könnyített. A következő rövidítési lehetőségekkel élhet: Tétel Értelmezés :34: :00:00 02 Aktuális hónap adott napja (másodika) 1002 Aktuális év adott hónapja és napja (október 02) Mu Ma Z Hé K Munkanap Rendszerdátum Záró dátum Hétfő Kedd B.2.4. Táblázatok testre szabása Az egyes táblázatoknál az oszlopok mérete úgy változtatható, hogy rááll a fejlécben az oszlop szélére és ha megjelenik a két irányba mutató nyíl, akkor az egér segítségével jobbra/balra húzható az oszlop széle. Az egyes táblázatoknál az oszlopok helye úgy változtatható, hogy rááll a fejlécre, rákattint a megfelelő oszlopra és a megjelenő kéz segítségével tetszőleges helyre húzza az oszlopot. Az egyes táblázatoknál az oszlopok megjelenése úgy változtatható, hogy a fejlécre az egér jobb gombjával kattintva kiválasztja: Oszlop elrejtés/ Oszlop megjelenítés pontot. Az Oszlop elrejtést választva eltűnik a kijelölt oszlop. Az Oszlop megjelenítés esetében egy pipával kijelölheti, a hogy mely oszlopokat szeretné látni a táblázatban.

13 B) Általános kezelés 13/235 B.2.5. Szűrés Az ikonsor elemei között szerepelnek a szűrő feltételek megadásához szükséges ikonok. Ezek segítségével lecsökkentheti a megjelenített adatok körét. Mező szűrő: (F7) ezzel egy tábla adataira szűrhet. Egy mezőtípus egy értékét jeleníti meg a program. Például a számlatükörben csak a Mérlegszámlákat szeretné látni: rááll az egyik Eredmény/Mérleg mezőre és a mező szűrőben kiválasztja: Mérleg Tábla szűrő: (Ctrl+F7) segítségével nem csak egy, hanem több feltételt is megadhat. Pl.: a számlatükörben a 4-es számlaosztály közvetlen könyvelési számláinak megjelenítése: Név: ; Közvetlen könyvelés: Igen. FlowFilter: (Shift+F7) ezzel azokra a táblákra szűrhet, melyekből kiszámolódnak a képernyőn látható értékek. Pl.: i könyvelések: Dátum szűrő: Az összes megjelenítése: (Shift+Ctrl+F7) ezzel a billentyűvel megszüntetheti a szűrési feltételeket. Amíg nem kattint erre az ikonra, csak a megadott szűrési feltételeknek megfelelő tételeket látja (a feltételek a menüpont bezárása után is érvényesek maradnak). A képernyő alsó sorában látszik, ha szűrőt használ. Megjelenik: SZŰRŐ. (Flow filter esetében ez a funkció nem működik.) A mező- és táblázatszűrők függnek az ablaktól. Ha Ön szűrőt állít be valamely táblázatra egy ablakban, azután ugyanezt a táblázatot másik ablakban nézi meg, ebben a szűrő nem működik. Másrészről a szűrő mindaddig érvényben marad abban az ablakban, amelyben beállította, ameddig el nem távolítja onnan. B.2.6. Keresés Ha nem szűrőt állít be, hanem az összes tételt látni szeretné, de egy tétel megkeresésére van szükség, akkor a (CTRL+F) billentyűvel érheti el a keresés funkciót. A keresés ablakban megadhatja, hogy a keresett érték hol található a mezőben. A Keresés beírás közben bejelölésével a program azonnal elkezdi a keresést. A szűrő és kereső feltételek megadásánál következőket lehet használni: Jelentés Minta kifejezés Megjelenő adat Egyenlő 377 Intervallum KÉK P8 377 A kék kóddal ezek, például a kék raktár kód Számok 1100-tól, 2100-on át 2500-ig. Dátumok ig. Információk a 8-as könyvelési periódusig és után Szintén / vagy vagy 1300-as számokkal

14 B) Általános kezelés 14/235 És <2000&> nél kisebb, 1000-nél nagyobb számok. A & jelet nem használhatjuk magában számokkal, mert egyetlen adatnak sem lehet 2 száma Különböző <>0 Minden szám, kivéve a 0 Nagyobb, mint > nál nagyobb számok Nagyobb vagy egyenlő >= vagy ennél nagyobb számok Kisebb, mint < nál kisebb számok Kisebb vagy egyenlő Korlátlan számú ismeretlen karakterek Egy ismeretlen karakter <= vagy ennél kisebb számok *Co* *Co Co* Hans?n Szöveg tartalmazza Co Szöveg vége Co Szöveg eleje Co Szöveg, mint Hansen vagy Hanson B.1. Példa: Lépjen be a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Számlatükör menüpontba és jelenítse meg csak azokat az 5-ös és 8-as számlaosztálybeli főkönyvi számlaszámokat, melyeknek van forgalma és között. Ezután keresse meg az Eladott áruk beszerzési értéke nevű számlát a keresés funkcióval. Először a következő FlowFiltert kell beállítani: Majd a keresés ablakban meg kell adni a keresési feltételt:

15 B) Általános kezelés 15/235 B.2.7. További ikonsor elemek B.3. Rendezés: (Shift+F8) az egyes listákat sorba rendezheti kód, név, stb. szerint ennek a gombnak a segítségével a könnyebb áttekinthetőség érdekében. Rekord léptető gombok: az egyes törzsekben lévő rekordok között lépegethet vele. Jobbról balra: Első rekord, Előző rekord (PG Up), Következő rekord (Pg Dn), Utolsó rekord Lista: (F5) Az egyes törzs kartonoknál, a teljes törzs listáját kérheti le vele. Főmenü: (F12) Ha bezárta véletlenül a főmenü ablakot, akkor ezzel a gombbal is lehetősége van újra előhívni. Könyvelt adatok lekérdezése A lekönyvelt adatok lekérdezésére minden főmenüponton belül rendelkezésre áll a Történet menüpont. Ezen belül kétféle lekérdezési lehetőség létezik: a Tételjegyzék és a Navigálás. B.3.1. Tételjegyzék A Történet, Tételjegyzék menüpontban megtalálható minden könyvelési tétel. Soraiban az egy naplóban lekönyvelt könyvelési tételek találhatóak. A tételjegyzék tételek létrehozásuk időpontja szerint állnak növekvő sorrendben. Az ablak alján látható Tételjegyzék gombra kattintva választhatja ki, hogy milyen típusú adatokat szeretne megjeleníteni. B.2. Példa: Lépjen be a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Történet, Tételjegyzék menüpontba. Látszódnak az adatbázisba eddig bekönyvelt tételcsoportok. Válassza ki a 101 számmal jelölt sort. Látható, hogy a BANK_DEV naplólapról történt meg a könyvelés. Nyomja meg a Tételjegyzék gombot és ezen belül válassza ki sorban a következőket:

16 B) Általános kezelés 16/235 Főkönyvi könyvelés Vevő könyvelés Bankszámla könyvelés B.3.2. Navigálás A Navigálás funkció lehetővé teszi a felhasználónak valamely lekönyvelt tétel részletes adatainak megtekintését. Például, ezt a funkciót lehet valamely bizonylat könyveléséből keletkező tételek számának megtekintésére használni. A Navigálással lehet az adatbázis valamennyi tábláját átfésülni, hogy megtalálja azokat a bizonylati tételeket, amelyek a beírt keresési kritériumoknak megfelelnek. Két módon juthat el a Navigálás ablakhoz: A legtöbb alkalmazási terület esetén a menüből (Történet, Navigálás). Minden Tétel ablakból és azokból az ablakokból, amelyek könyvelt bizonylatokat tartalmaznak (szállítások, számlák stb.). A Navigálás ablakon belül az Általános fül segítségével tudja a program által készített bizonylatokat keresni, például a számlákat vagy a könyvelt tételeket. A Külső fül segítségével tudja a szállítói által készített bizonylatokat keresni. Például számla megkereséséhez a szállító számlaszáma alapján. Az Általános lapon két keresési mező található, a Bizonylatszám és a Könyvelési dátum. Ezeknek a mezőknek a kitöltésével arra használhatja a Navigálást, hogy megkeresse az összes olyan tételt, amelyet ugyanazon a napon és ugyanazzal a bizonylatszámmal könyveltek. B.3. Példa: Keresse meg a VS00001 számú bizonylatot és tekintse meg a főkönyvi könyvelés tételeit.

17 B) Általános kezelés 17/235 A Történet, Navigálás menüben a Bizonylatszám mezőbe írja be: VS00001, majd nyomja meg a Keresés gombot. Alul megjelenik, hogy mely táblákban szerepel ez a bizonylat. Válassza ki a Főkönyvi tétel táblát és nyomja meg a Megjelenítés gombot. Ha ezután új keresést indít úgy, hogy kitörli a bizonylatszámot és a Könyvelési dátumot hagyja meg, akkor megjelennek a én lekönyvelt bizonylatok. Az előző pontokban ismertetett szűrés, keresés, sorba rendezés, navigálás funkciók használata elősegíti a könyvelési folyamatok ellenőrzését. Ezek komplex használatát egy példán keresztül célszerű szemléltetni:

18 B) Általános kezelés 18/235 B.4. Példa: Főkönyv Számlatükör Flow Filter (Shift-F7): Dátum szűrő mezőhöz írja be a következő szűrési feltételt: , majd OK. Táblaszűrő (CTRL-F7): Forgalom mezőhöz írja be a következő szűrési feltételt:<>0 Szám mezőhöz írja be a következő szűrési feltételt: 56* Végeredményként megjelenik a Bérjárulékok főkönyvi számlái, ahol: Tartozik összeg, követel összeg, forgalom oszlopban leellenőrizhető a január és február hónapban lekönyvelt tétel összeg Az egyenleg oszlopban az eddig lekönyvelt tételek összege. Drill Down (F6) funkcióval vizsgálhatóak a lekönyvelt összegek tételei. Így vizsgálja meg az főkönyvi számlaszám Forgalom tételeit. Az új ablakban megjelennek az analitikus tételek. A jobb áttekinthetőség kedvéért a tételek sorba rendezhetőek többféle kulcs szerint. Ehhez válassza a Rendezés (Shift-F8) funkciót. Rendezze a tételeket Bizonylatszám, Könyvelési dátum szerint, csökkenő sorrendbe. Ezen belül lehet keresni egy konkrét bizonylatszámot is. Az ablak tetején látható, hogy mi alapján keresünk. Ehhez használható a Keresés (CTRL-F) funkció. A kiválasztott bizonylatszám könyvelési kapcsolatai a Navigálás funkcióval vizsgálható, mely ebből az ablakból is elérhető. Megjelennek a bizonylat könyvelési tételei. Mivel a költséghely nem látszik, jelentse meg az Oszlop megjelenítés segítségével (mezőnéven állva az egér jobb gombjára kattintva).

19 B) Általános kezelés 19/235 B.3.3. Számozási körök A rendszer számos helyen használ számozási köröket. Amennyiben új számozási körre van szüksége, vagy számozási kört szeretne módosítani, mindenképpen konzultáljon rendszeradminisztrátorával! A Számozási körök ablaka a Adminisztráció, Alkalmazásbeállítás, Általános, Számozási körök menüpontból érhető el. Itt van beállítva a társaságra használt összes számozási kör. Számozási körök bizonyos táblákhoz (pl. Vevő, Szállító és Cikk táblák), értékesítési és beszerzési bizonylatokhoz (pl. árajánlatok, szállítások és könyvelt számlák), valamint könyvelési naplósablonokhoz és naplólapokhoz vannak hozzárendelve. Mindegyik típusú alapinformációra (kivéve a főkönyvi számlákat) és bizonylatra léteznek számozási körök: Minden számozási körnél meg van adva a Kezdési dátum mező. Ezáltal időszakonként új számozási kör vehető fel. Meg kell adni a számozási kör kezdő és utolsó elemét. Ezen kívül be lehet állítani, hogy a program adja a számkörből a következő számot új bevitelnél, vagy az kézzel legyen felülírható. Az Utolsó felhasznált szám mezőben van feltüntetve, hogy a számozási körből mely szám volt utoljára felhasználva. B.5. Példa: Új számozási kör felvétele Vegye fel a következő számozási kört: BankCHF, CHF-s bank könyvelési biz.szám. A számozási kör től érvényes. Az első elem BC00001, az utolsó pedig BC Tegyük fel, hogy egy másik rendszerben már könyvelt erre a bizonylatszámra, a következő szabad szám a BC A Kód mezőn állva írja be: BANKCHF, majd írja be a megnevezést. Az Első szám mezőn kattintson a mezőn lévő nyílra. Ekkor beugrik a Számozási körök sorai ablakba, itt tudja megadni a számozási kör adatait. Ezután pipálja be az alapértelmezett mezőt (a program automatikusan fogja adni a sorszámot, nem lehet kézzel új számot megadni).

20 B) Általános kezelés 20/235 Kapcsolat Az összetartozó könyvelési számozási köröket is össze kell kapcsolni, és mindegyiket alapértelmezettként kell megjelölni. Ennek abban az esetben van jelentősége, ha például meg szeretnénk különböztetni a külföldi és belföldi kimenő számláink sorszámát vagy a vevőink számozását, stb. Új adat felvételekor több számozási kör esetén választani kell azok közül, hogy a program mely számkörből adjon új számot. B.6. Példa: Álljon a Számozási körök menüpontban a CIKK nevű számozási körre. Nyomja meg alul a számozási körök, Kapcsolatok gombot. Látható, hogy a CIKK számozási körhöz hozzá van rendelve a CIKK2 számozási kör. Ez azt jelenti, hogy új cikk létrehozásakor választani kell, hogy a CIKK vagy CIKK2 kódú számozási kör új elemét adja a program.

21 C) Pénzügy 21/235 C) Pénzügy Ebben a fejezetben megismerheti a főkönyvvel kapcsolatos beállításokat, könyveléseket és költségvetéssel, költséggazdálkodással kapcsolatos beállításokat, lekérdezéseket. C.1. Általános beállítások C.1.1. Főkönyvi könyvelés beállítása A Főkönyvi könyvelés beállítása ablakot arra használhatja, hogy információt adjon meg arról, hogyan szeretne kezelni bizonyos könyvelési kérdéseket a társaságnál. A következő fontosabb mezőket kell kitöltenie: Ellenőrizheti azt a dátumtartományt, amelyet minden felhasználó használhat könyvelésre, ha a Könyvelés megeng.kezdete és a Könyvelés megeng.vége mezőket kitölti. Miért fontos ez? Mivel a program a könyvelési ciklus részeként nem követel meg szigorú "zárást", használhatja a könyvelési dátum- tartományokat arra, hogy szabályosan lezárjon időszakokat azért, hogy megakadályozza olyan tételek bevitelét, amelyek az előző időszak adatait megváltoztathatnák. A zárásról részletesen a C.4.1 Könyvelés főkönyvi naplólapokon fejezetben, az Üzleti év zárása pontban olvashat.

22 C) Pénzügy 22/235 A következő fontos mezők előre beállítottak: Számlakerekítési pontosság = 1,00. Ez azt jelenti, hogy a program forintra kerekíti az összegeket, nem használ fillért. Max. megengedett áfakülönbözet: a számla rögzítésekor a program számítja ki az ÁFA összegét. Ha a bejövő számlák esetében a program által számolt összeg kevesebb, mint 5 Ft-al eltér attól, ami a bizonylaton szerepel, akkor értéke felülírható. A Dimenziók lapon a következő két globális dimenzió van felvéve: Költséghely Termékcsoport. A Dimenziók leírását lásd a C.3.1 Dimenziók pontban. A Kiegyenlítés lapon arra vonatkozóan szerepelnek beállítási információk, hogy a fizetéseket a program hogyan rendelje hozzá a számla összegekhez. Ez tartalmazza a vevőktől származó és a szállítóknak fizetendő összegeket is. C.1.2. Könyvelési időszakok A Könyvelési időszakok ablak új üzleti évek megnyitásához, könyvelési időszakok meghatározásához és üzleti évek lezárásához használható. Az egyes üzleti évekre vonatkozóan legalább egy könyvelési időszakot kell létrehozni. Mielőtt könyvelhetne az üzleti évben, meg kell nyitni az üzleti évet és meg kell határoznia a kapcsolódó könyvelési időszakokat. Az évenkénti könyvelési időszakok száma az év napjainak a számára korlátozódik. Nincs korlátozás az időszakok hosszára vonatkozóan, kivéve, hogy azok nem lehetnek rövidebbek egy napnál és hosszabbak egy évnél. Annyi időszakot (vagy évet) tarthat nyitva, amennyit szeretne. A program nem korlátozza az adatbevitelt. Ha egy időszakot már lezárt, az adatbevitelt a program akkor is engedélyezi. A tételt ilyenkor az előző időszakhoz tartozó tétel kifejezéssel jelöli meg. Mivel nincsenek végleges zárások (hard close), a program dátum érzékeny, és lehetővé teszi, hogy bármelyik meglévő időszakra vonatkozóan létrehozhasson tételt. C.1.3. Pénznemek, árfolyamok A Pénznemek ablak megnyitásához a Pénzügy menüben kattintson a Beállítás, Általános, Pénznemekre.

23 C) Pénzügy 23/235 Az ablak külön sort tartalmaz mindegyik pénznemre. Csak az itt felvett pénznemekben könyvelhet (a saját pénznemen kívül). Megjegyzés: A nem külföldi pénznemben történő tranzakciókat sajátpénznem, vagy SPN tranzakcióknak nevezzük. A programban több helyen is találkozhat olyan mezőkkel, ahol a saját pénznemben lévő összegek nevében szerepel az SPN. A saját pénznemben lévő tranzakcióknál a Pénznemkód mező mindig üres. A beállítás szerint az Ön alap pénzneme a Forint. Ezen kívül még két pénznem van felvéve: az Euró és az USA dollár. Ha ezeken kívül más pénznemben is szeretne könyvelni, akkor fel kell vennie azt a pénznemek közé és meg kell adnia az árfolyamát. A Pénznem, Karton gombra kattintva megjelennek a pénznem adatai. A következő mezőket kell mindenképpen kitöltenie: Realizált árfolyamnyereség/veszteség: az itt megadott főkönyvi számlaszámokra könyveli a program automatikusan a számla és kiegyenlítés közötti árfolyamkülönbséget.

24 C) Pénzügy 24/235 Nem realizált árfolyamnyereség/veszteség: az itt megadott főkönyvi számlaszámokra könyveli a program automatikusan az év végi átértékelés miatti árfolyamkülönbözetet. Összeg kerekítési pontosság: itt adja meg, hogy könyvel-e ehhez a pénznemhez fillért (minden pénznemnél a megfelelő elnevezés értendő ide, pl. az euró esetében cent). Ha igen, akkor a beállítás: 0,01. Minden pénznemhez rögzíteni kell az árfolyamot ahhoz, hogy könyvelni lehessen rá. Az árfolyamot dátumhoz kötötten lehet megadni. A következő mezőket kell kitölteni: Kezdési dátum: az árfolyam érvényességének kezdete. Viszonyítási pénznemkód: az a pénznem, amihez viszonyítunk az árfolyam megadásakor. Ez általában a Forint, de segítségével megadhatók keresztárfolyamok is. Árfolyamösszeg: adott pénznem egy egysége. Pl.: 1 EUR Viszonyítási árfolyamösszeg: a viszonyítási pénznem árfolyama. Pl.: 250 HUF. Ha olyan pénznemről lenne szó, mely kevesebbet ér a Forintnál, akkor az Árfolyamösszeg mezőbe 1-nél kisebb összeget kellene írni. Helyesbítés árfolyamösszege/ visz.árf.összege: a fentiekkel megegyezően töltse ki, az átértékelésre vonatkozó árfolyamot kell itt megadni. Hivatalos árfolyam: ebbe a mezőbe kell bevinni az MNB árfolyamot. Ezt az árfolyamot akkor kell csak rögzíteni, ha import ÁFA-t könyvel, mert ezzel az árfolyammal forintosít a program az ÁFA analitikában (könyvelés nem ezen az árfolyamon történik, csak a lekérdezésben használatos). Megjegyzés: Addig érvényes egy árfolyam, amíg fel nem vesz egy újat. Tehát ha Ön csak havonta használ új árfolyamot, akkor nem kell azt minden nap felvennie, csak havonta egyszer. C.1. Példa: Új pénznem felvétele és az árfolyam megadása Vegye fel a svájci frankot és adja meg, hogy n a saját bank szerint 160 az árfolyama, án pedig 162. A hivatalos MNB árfolyam pedig 161 és 163 HUF/CHF. Az árfolyamkülönbségeket minden pénznem esetében ugyanarra a főkönyvi számlára könyvelje. 1.lépés Lépjen be a Beállítás, Általános, Pénznemek menüpontba. Egy üres sorban a kód mezőn állva írja be: CHF, majd töltse ki a Megnevezést. 2.lépés Az EMU pénznem mezőt hagyja üresen, majd töltse ki a főkönyvi számlaszám mezőket azokkal a számlaszámokkal, melyek az EUR pénznem sorában szerepelnek. A többi mezőt hagyja a program által felajánlott beállítás szerint.

25 C) Pénzügy 25/235 3.lépés Nyomja meg az Árfolyamok gombot, majd vigye fel a sorokban a két árfolyamot. Pénznemek használata a programban A pénznemek létrehozása után megadhat alapértelmezett pénznemkódokat a vevő- és szállítókartonokon. A pénznemkódot megadhatja a pénznemkód-mezőkben a programban máshol is. Ezután, amikor rendeléseket, számlákat, jóváírásokat stb. könyvel vagy állít be, a program a kód által képviselt adatokat használja fel. A pénznemeket akkor is beállíthatja, amikor a programban bármelyik Pénznem mező melletti nyilat lenyitja. Ha a Pénznemkód mezőnek két segédgombja van, akkor azoknak a következő funkciói vannak: A lookup gomb megnyitja a Pénznemek ablakot, ahol Ön megadhat egy pénznemet. Az AssistEdit gomb lehetővé teszi, hogy a tranzakcióra vonatkozóan egyedi árfolyamot adjon meg, módosítva a program által kiszámított alapértelmezett árfolyamot. C.2. Példa: A SI00007 számú bejövő, már rögzített, de le nem könyvelt számla pénzneme EUR, mert a szállító (S0008) alappénznemét ajánlja fel a program. Állítsa át ennek a számlának a pénznemét USD-re! A Beszerzés, Rendelések feldolgozása, Számlák menüpontban jelenítse meg az SI00007 számú számlát. Álljon a Külkereskedelem fülre és a Pénznemkód mezőben kattintson a nyílra. Ekkor megjelenik a pénznemtörzs, itt válassza ki az USD-t. Ezután módosítsa a napi árfolyamot 203 HUF/USD-re.

26 C) Pénzügy 26/235 A program kérdésére válaszoljon Igen-el, ugyanis ezzel felülíródnak a számla sorai az új pénznemre, az összegeket átszámolja a program. Második lépésben kattintson a három pontra a Pénznemkód mezőben. Az Árfolyam módosítása ablakban tudja felülírni az árfolyamtörzsben szereplő adatot. A módosítások kizárólag erre a számlára vonatkoznak, nem írják felül a törzsadatokat. C.1.4. Bankszámlák A Bankszámlák menüpontban veheti fel saját bankszámláit. Bármennyi, különböző bankoknál elhelyezett bankszámlát kezelhet. Ezek a számlák lehetnek betétszámlák vagy hitelszámlák is. Bankszámlákat helyi és külföldi pénznemben is megadhat. A bankszámla kezelés azt jelenti, hogy fel kell vennie a saját bankszámláit és a bankkivonat könyvelésekor ezeket kell megadnia ellenszámlának.

27 C) Pénzügy 27/235 Bankszámla-könyvelési csoportokat kell meghatároznia ahhoz, hogy a bankszámlákat főkönyvi számlákhoz kösse. Ezekre a főkönyvi számlákra közvetlenül könyvelni nem lehet, ezáltal biztosított, hogy az egyes bankszámlákhoz pontos analitikát kérdezhessen le. Lépjen be a Pénzügy, Pénzgazdálkodás, Bankszámlák menüpontba. Két bankszámla szerepel itt: CIB DEV: CIB banknál vezetett, devizás bankszámla CIB HUF: CIB banknál vezetett, forintos bankszámla. A név és címadatokon kívül minden bankszámlánál szerepel: Általános lap Bankfiókszám: a bankszámlaszám első 8 jegye Bankszámlaszám: a bankszámlaszám második kétszer 8 jegye Kapcsolat lap Telefonszám, faxszám, stb. Könyvelés lap Pénznemkód: itt kell megadni, hogy milyen pénznemű a bankszámla. Devizás számla esetében csak az itt megadott devizában könyvelhet a bankszámlára. Az analitikában eszerint a pénznemkód szerint tekintheti meg a könyveléseket. Bankszámla könyvelési csoport: ebben a mezőben szerepel, hogy a program a bankszámlára történő könyveléskor mely főkönyvi számlát használja. Két könyvelési csoport közül választhat: Dev: a főkönyvi számla a Elszámolási betétszámla forint. Huf: a főkönyvi számla a Elszámolási betétszámla deviza.

28 C) Pénzügy 28/235 A bankszámla kartonon belül a következő információk kérhetők le egy bankszámláról: Az Általános fül Egyenleg és Egyenleg (SPN) mezőkben a LookUp gombra kattintva megjelennek a bankszámlához tartozó könyvelési tételek. A Bankszámla gomb alatt található Statisztikával gyors áttekintést kap a bankszámla egyenlegéről és forgalmáról. C.3. Példa: Új bankszámla felvétele Vegye fel az OTP-nél vezetett, svájci frank alapú bankszámlát. Bankszámlaszám: Lépjen be a Pénzügy, Pénzgazdálkodás, Bankszámlák menüpontba és az F3 gombbal kérjen egy új oldalt. A Szám mezőbe írja be: OTP_CHF. Töltse ki a név és cím adatokat. A Bankfiókszám mezőbe írja be: , A Bankszámlaszámba pedig: (Kötőjelet nem kell.) A Pénznemkód: CHF, A Bankszámla-könyvelési csoport pedig: DEV.

29 C) Pénzügy 29/235 C.2. Főkönyvi könyvelés beállítása C.2.1. Számlatükör A főkönyvi könyvelés alapja a Számlatükör. Ez nem csak egy törzsadat, hanem gyors lekérdezésekre is alkalmas, mert minden főkönyvi számla mellett látható ennek egyenlege és lekérdezhetők a könyvelési tételei. Ezen kívül összesítő sorok is felvehetők, melyek segítségével a főkönyvi kivonathoz hasonló jelentés keletkezik. A rendszerben előre feltöltött számlatükröt talál. A számlaszámok egységesen 5 jegy hosszúak (az egyforma hossz a rendezés és szűrés szempontjából nagyon fontos). Ezek közül a számlák közül törölhet olyanokat, melyekre nem történt könyvelés és nincsenek hozzárendelve könyvelési csoportokhoz. Ezen kívül vehet fel újakat, valamint módosíthatja a meglévők beállításait. A könyvelési csoportokhoz rendelt illetve más beállításokban szereplő számlaszámokat nem célszerű kitörölni, hanem azok átnevezése javasolt (ezáltal megmaradnak a beállításokban megadott főkönyvi számlaszámok, de már a módosított értékkel, megnevezéssel). A Számlatükör a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés menüponton belül található. A főkönyvi számlánál a következő beállítások találhatók: Eredmény/Mérleg: eredmény vagy mérleg számláról van-e szó. Ez a beállítás a szűréseknél és az év végi zárásnál kap jelentőséget. A mérleg számlák egyenlege éves zárás után átvitelre kerül a következő évre. Az eredmény számlák egyenlege nem kerül átvitelre a következő évre, hanem a záró főkönyvi számlára kerül. Számlatípus: Egy számla könyvelhető, vagy összesítő számlaként szerepel a számlatükörben. A program ugyanis nem csak felsorakoztatja a főkönyvi számlákat, hanem lehetőséget ad arra, hogy tetszés szerinti gyűjtőszámlákat illetve csoportokat képezzen, azaz az egyes számlák egyenlegeit különböző szempontok szerint összesítse.

30 C) Pénzügy 30/235 Könyvelés: erre a számlára lehet elvégezni közvetlenül illetve közvetetten a könyveléseket. Címsor: szövegmező, pl. a számlacsoport fejléce Összesítés: ezzel a típussal összeadhatók olyan számlák forgalmai, egyenlegei, melyek nem az összesítő sor előtt állnak. Kezdőösszeg: több egymás után következő számla értékeit összesíti. Ez a sor jelöli a számlasorozat kezdetét. Végösszeg: több egymás után következő számla értékeit összesíti. Ez a sor jelöli a számlasorozat végét. Az összesített érték a Végösszeg típusú mezőben jelenik meg. Egy Kezdőösszeg és Végösszeg magába foglalhat több kisebb Kezdőösszeget és Végösszeget. Közvetlen könyvelés: Be kell jelölni, hogy adott főkönyvi számlára történik-e közvetlen könyvelés. Ha ebbe a mezőbe nem tesz pipát, az azt jelenti, hogy csak közvetett könyvelés kerülhet a számlára. Ilyenek az automatikus könyvelések, például az ÁFA könyvelése. Mindegyik számlakartonhoz tartozik egy Számla gomb, amelynek a következő funkciói vannak: Lista Az összes számla listájának megjelenítése. Ez azonban nem azonos a számlatükörrel, mivel nem tartalmaz semmilyen egyenleg- vagy összeginformációt. Tételek A számlára vonatkozó összes tétel megjelenítése. Megjegyzések A számlához kapcsolódó megjegyzések megjelenítése vagy megadása. Dimenziók A számlához kapcsolódó alapértelmezett dimenziók megjelenítése vagy megadása. Megadható, hogy mely dimenzió tartozzon a számlához és, hogy kötelező legyen a dimenzió megadása. Azoknál a számláknál, ahol a Kód kötelező van beállítva nem lehet könyvelni dimenzió megadása nélkül. Alapértelmezett dimenzió hozzárendelésére is van lehetőség, ekkor az Azonos kód- ot kell választani. A dimenziók leírását lásd a C.3.1 Dimenziók pontban. Ezen kívül az összeg mezőkben található LookUp gombokkal valamint az Egyenleg gomb alatt található menükkel lekérdezheti a főkönyvi számlák egyenlegét, könyvelési tételeit bizonylatonként, dimenziók szerint is. C.4. Példa: Új főkönyvi számla felvitele Bontsa tovább a Elszámolási betétszámlát: vegye fel a Elszámolási betétszámla CHF nevű számlát. Lépjen be a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Számlatükör menüpontba, és bármelyik Szám mezőn állva nyomjon F3-at. Írja be: Ha innen továbbkattint, akkor a program berendezi a számlát a megfelelő helyre. Dolgozhat tovább a Kartonon is.

31 C) Pénzügy 31/235 Ez egy Mérlegszámla, tehát az Eredmény/Mérleg mezőn ezt kell megadni. Ebben az esetben a program által felajánlott beállítások jók. A Közvetlen könyvelés mezőn lévő pipát kell kivenni, mert ez a főkönyvi számla a banki könyvelési csoportokon keresztül könyvelődik. Ennek beállítását lásd a C.1.4 Bankszámlák és C.2.3 Könyvelési csoportok közvetett könyvelés fejezetekben. Érdemes még bepipálni az Egyeztetési számla mezőt, mert ez a bankkivonat könyvelésekor segítséget jelent a felvitt forgalom és záró egyenleg ellenőrzésében (részletesebben lásd a C.4.2 Könyvelés főkönyvbe történő feladással fejezetben Egyeztetés pontban). Megjegyzés: Az új számla felvitelkor bekerül a beállított összesítésekbe is, ezt nem kell külön paraméterezni. (Meg kell nyomni a Funkciók, Számlatükör margóigazítását) C.2.2. Naplók, naplólapok közvetlen könyvelés A Microsoft Navision rendszerben a főkönyvi könyvelés két módon történik: Közvetlen vagy Közvetett módon. Közvetlen alatt értjük a főkönyvi számlák megadásával történő adatbevitelt. A közvetett pedig azt jelenti, hogy az adatbevitelkor nem adunk meg főkönyvi számlaszámokat, hanem előre beállított könyvelési csoportokon keresztül történik a könyvelés. A közvetett könyvelést azokban az esetekben használjuk, amikor analitikus nyilvántartást is vezetünk (vevői, szállítói folyószámlák, ÁFA, készletek, bankszámlák, befektetett eszközök, erőforrások). A főkönyvi naplók lehetővé teszik, hogy a főkönyvi számlákra és az egyéb számlákra (pl. vevő-, szállító- és bankszámlák) adatokat vigyen be. A naplótétel-rendszernek három szintje van: naplósablonok, naplólapok és naplósorok. Naplósablonok A naplókat általában különböző tételtípusokra és -csoportokra használják, pl. beszerzések, fizetések, eladások és kötelezettségek. Mindegyik naplótípus a saját naplómintájával együtt lett beállítva. A naplósablonok azt az alapvető naplószerkezetet biztosítják, ahol

32 C) Pénzügy 32/235 meghatározhatja az alapértelmezett beállításokat és információkat a mintával létrehozott összes naplólapra vonatkozóan. A következő naplósablonok vannak beállítva: Főkönyv Bank Ism (ismétlődő könyvelések) Naplólapok A naplólapok alapját a naplósablonok képezik. Valamely adott mintából létrehozott valamennyi naplólap szerkezete, alapértelmezett beállításai és a rajta szereplő információk a mintában meghatározottakkal megegyező lesz. Ugyanakkor, mivel ezek a beállítások csak alapértelmezett beállítások, meg lehet őket változtatni egy adott naplólapra vonatkozóan. A következő naplólapokon könyvelhet: A Főkönyv naplósablonon belül: BE: befektetett eszközök (ide nem közvetlenül könyvel, hanem a Befektetett eszköz modulból adja fel a könyveléseket). PÉNZTÁR: pénztárbizonylatok könyvelése NYITO: nyitás/zárás könyvelése VEGYES: vegyes könyvelési bizonylatok könyvelése A Bank naplósablonon belül: BANK DEV: devizás bankkivonatok könyvelése BANK HUF: forintos bankkivonatok könyvelése Az Ism naplósablonon belül: BER: bérszámfejtés könyvelése

33 C) Pénzügy 33/235 Az egyes naplólapoknál a következő fontos mezők találhatók: Ellenszámlatípus és Ellenszámlaszám előre beállítható, hogy a könyveléskor jelenjen meg mindig ugyanaz az ellenszámlaszám. Számozási körök: meg lehet adni, hogy milyen bizonylatszámot adjon a program a naplólapon könyvelt tételeknek. Naplósorok A naplósorok azok a naplótételek, amelyeket le szeretne könyvelni. A naplósorokba bevitt információ tartalmazza a számlaszámot, a könyvelési dátumot és a napló összegét. A három szint mindig jelen van, de csak a naplósorok és a naplólap név jelenik meg mindig a naplóablakokban. Ha nem hozott létre semmilyen további naplómintát vagy naplólapot, a program a standard naplósablonokat és az ALAPÉRTELMEZETT naplólapot használja. Ugyanakkor, ha úgy dönt, hogy új naplósablont vagy naplósort szeretne hozzáadni, az összes sablon és naplólap megjelenik a kiválasztáshoz. C.5. Példa: Új naplólap létrehozása Hozza létre a Bank naplósablonon belül a BANK CHF naplólapot, melyet a svájci frankban vezetett bankszámlakivonatok könyvelésére használ majd. Rendelje hozzá az OTP_CHF ellenszámlát és a BANKDEV2 számozási kört. Lépjen be a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Beállítás, Általános, Naplósablonok menüpontba. Válassza ki a BANK naplósablont, és nyomja meg a Sablon gomb alatt lévő Naplólapokat. Új sorban adja meg a kódot és nevet. Az Ellenszámla típusa: Bankszámla, a száma pedig OTP_CHF. Ezen kívül még a számozási kört lehet beállítani: BANKDEV2 C.2.3. Könyvelési csoportok közvetett könyvelés A könyvelési csoportokat használjuk arra, hogy a különböző alkalmazási területek és a Főkönyv alkalmazási terület között létrehozzuk a kapcsolatokat. Ebből következően könyvelési csoportokat csak akkor lehet létrehozni, ha a számlatükröt már beállította. Három olyan fő könyvelési csoport- típus van, amelyik készleteknek, eszközöknek és erőforrásoknak a vevők részére történő eladásához és készleteknek, eszközöknek a szállítóktól történő beszerzéséhez kapcsolódik:

34 C) Pénzügy 34/235 Egyedi könyvelési csoportok Általános könyvelési csoportok Áfatermék-könyvelési csoportok Először elemezzük az egyedi könyvelési csoportokat, majd megnézzük az általános könyvelési csoportokat és az áfatermék-könyvelési csoportokat, és végül megtekintünk egy lekönyvelt eladási számlát, hogy lássuk, hogyan illeszkednek egymáshoz az egyes könyvelési csoportok. Egyedi könyvelési csoportok Az egyedi könyvelési csoportok elsődleges célja az egyes analitikák elsődleges főkönyvi számláinak az azonosítása. Ebből kifolyólag egyedi könyvelési csoportok vannak hozzárendelve a Vevőkhöz, a Szállítókhoz, a Cikkekhez, a Bankszámlákhoz és a Befektetett eszközökhöz. Ezek a könyvelési csoportok hozzák létre a közvetlen kapcsolatot az elsődleges főkönyvi számlákkal. Tehát annyi könyvelési csoportot kell felvenni az egyes területeken belül, amennyire alá vannak bontva a főkönyvi számlaszámok. A rendszerben talál előre felvett könyvelési csoportokat, melyek köre tetszőlegesen módosítható. A könyvelési csoportokat a Pénzügy, Beállítás, Könyvelési csoportok és ÁFA könyvelési csoportok menüpontok alatt találja meg. Ezek a következők: Vevő könyvelési csoport Ez a könyvelési csoport megfelelteti a vevőkhöz kapcsolódó követelések számlákat, késedelmi kamat számlákat, számla- és alkalmazáskerekítési számlákat és előlegszámlákat. BELFDEV: azokhoz a vevőkhöz kell ezt a csoportot rendelni, melyek belföldiek és devizában számláz nekik. BELFHUF: azokhoz a vevőkhöz kell ezt a csoportot rendelni, melyek belföldiek és forintban számláz nekik. KÜLFDEV: azokhoz a vevőkhöz kell ezt a csoportot rendelni, melyek külföldiek és devizában számláz nekik. KÜLFHUF: azokhoz a vevőkhöz kell ezt a csoportot rendelni, melyek külföldiek és forintban számláz nekik.

35 C) Pénzügy 35/235 A vevőre történő könyveléskor a könyvelési tétel bekerül a vevő folyószámlára és a főkönyvi könyvelésbe is. Például egy olyan vevő esetében, amelyhez a BELFHUF könyvelési csoport van rendelve, a vevői számla könyvelésekor a tartozik oldalra a főkönyvi számla kerül (a követel oldal és az ÁFA könyvelése másik könyvelési csoporton keresztül történik, mert az függ a számla tartalmától is). Szállító könyvelési csoport Ez a könyvelési csoport felelteti meg a szállítókhoz kapcsolódó kötelezettségek számlákat, fizetési engedmények számlákat, számla- és alkalmazáskerekítési számlákat és kamat- és díjszámlákat. BELF: a belföldi szállítók könyveléséhez KÜLF: a külföldi szállítók könyveléséhez VAM: a VPOP-vel szembeni tartozás könyveléséhez A szállítóra történő könyveléskor a könyvelési tétel bekerül a szállító folyószámlára és a főkönyvi könyvelésbe is. Például egy olyan szállító esetében, amelyhez a KÜLF könyvelési csoport van rendelve, a szállítói számla könyvelésekor a követel oldalra a főkönyvi számla kerül (a tartozik

36 C) Pénzügy 36/235 oldal és az ÁFA könyvelése másik könyvelési csoporton keresztül történik, mert az függ a számla tartalmától is). Befektetett eszköz könyvelési csoport Ez a könyvelési csoport megfelelteti a befektetett eszközökhöz kapcsolódó eszközszámlákat, értékcsökkenés számlákat, értékcsökkenési leírás számlákat, kivezetési számlákat, terven felüli értékcsökkenés számlákat. A könyvelési csoportok a mérlegsoroknak megfelelően vannak felvéve. A befektetett eszközre történő könyveléskor a könyvelési tétel bekerül a befektetett eszköz analitikába és a főkönyvi könyvelésbe is. Például egy olyan eszköz esetében, amelyhez a könyvelési csoport van rendelve, az értékcsökkenési leírás könyvelésekor a tartozik oldalra az (ÉCS költségszámla), a követel oldalra pedig a (Halmozott écs számla) főkönyvi számla kerül. Készletkönyvelési csoport Ezt a könyvelési csoportot a készlet típusok meghatározásához használjuk. Az egyes készletkönyvelési csoportokat ezután a megfelelő Raktárkóddal kombináljuk a Készletkönyvelés beállítása ablakban. Az egyes kombinációkra vonatkozóan megfeleltetheti a számlatükörben szereplő készlethez kapcsolódó készletszámlákat, befejezetlen termelés és egyéb számlákat. ANYAG ÁRU KTERM (késztermék)

37 C) Pénzügy 37/235 A készlettel kapcsolatos könyveléskor a készlet változása lekönyvelődik mennyiségileg a készletnyilvántartásba és értékben a főkönyvi könyvelésbe. Készlet beállítása Raktáranként van beállítva, hogy az egyes készlettípusokat hogyan kell könyvelni. A központi és tranzit raktárban mindhárom típus (anyag, áru, késztermék) mozgása be van állítva, a telephelyeken pedig az anyag és áru. Például egy olyan cikk esetében, amelyhez a KÖZP raktár és az ANYAG könyvelési csoport van rendelve, a cikk beszerzés könyvelésekor a tartozik oldalra a főkönyvi számla kerül (a követel oldal a szállító könyvelési csoportból jön). Bankszámla könyvelési csoportok Ezt a könyvelési csoportot a saját bankszámlájának a főkönyvi számlával történő megfeleltetésére használja.

38 C) Pénzügy 38/235 BANK DEV: devizás bankszámlakivonat könyvelése BANK HUF: forintos bankszámlakivonat könyvelése. A bankkivonat tételei lekönyvelődnek a bankszámlákra és a főkönyvi könyvelésbe. Például egy olyan bankszámla esetében, amelyhez a HUF könyvelési csoport van rendelve, bankköltség könyvelésekor a követel oldalra a főkönyvi számla kerül (a tartozik oldalon szereplő főkönyvi számlát kézzel kell megadni a könyveléskor).

39 C) Pénzügy 39/235 C.6. Példa: Új egyedi könyvelési csoport felvétele Lehetőség van tetszőleges számú könyvelési csoport felvételére. Bővítse ki a bankszámla könyvelési csoportokat, mert az újonnan felvett CHF-es bankszámlát elkülönítve szeretné könyvelni, a főkönyvi számlaszámra. Majd állítsa be az OTP_CHF bankszámlához az új könyvelési csoportot. Lépjen be a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Beállítás, Könyvelési csoportok, Bankszámla menüpontba. Írja be Kód mezőbe: CHF, a Főkönyvi bankszámlaszám mezőbe pedig: Ezután lépjen be a Pénzügy, Pénzgazdálkodás, Bankszámlák menüpontba és válassza ki az OTP_CHF nevűt. A Könyvelés lapon állítsa be a Bankszámla könyvelési csoportot. Ezentúl ezzel a bankaszámlával kapcsolatos könyveléskor a számla helyett a főkönyvi számlára történik a könyvelés. Általános könyvelési csoportok A Microsoft Navisionben kétfajta általános könyvelési csoport létezik: Ügyletkönyvelési csoport amely azt határozza meg, kinek adunk el (Vevők) és kitől vásárolunk (Szállítók) Termékkönyvelési csoport amely azt határozza meg, mit adunk el (Cikkek, főkönyvi számlaszám és erőforrások) vagy mit vásárolunk (Cikkek).

40 C) Pénzügy 40/235 Az általános könyvelési csoportokra azért van szükség, hogy az egyedi könyvelési csoportokkal kombinálva a könyvelési tételek mindkét lába a megfelelő helyre könyvelődjön. Ügyletkönyvelési csoportok Ügyletkönyvelési csoportokat vevőkhöz és szállítókhoz lehet rendelni. Az Ügyletkönyvelési csoportok ablakban kódot és megnevezést ad a könyvelési csoportnak. BELFÖLD EKÜLF (egyéb, nem EU-s külföldi) EU VÁM Az egyes csoportokhoz alapértelmezett áfa könyvelési csoportok vannak rendelve. Termékkönyvelési csoportok Termékkönyvelési csoportokat cikkekhez és erőforrásokhoz lehet hozzárendelni. A Termékkönyvelési csoportok ablakban kódot és megnevezést ad a könyvelési csoportnak. ANYAG ÁRU KÉSZTERMÉK KÖNYVELÉS (technikai) MENTES (ÁFA mentes) SZOLG (szolgáltatás) VÁM

41 C) Pénzügy 41/235 Az egyes csoportokhoz alapértelmezett áfa könyvelési csoportok vannak rendelve. Könyvelés beállítás A Könyvelés beállítás ablak egy olyan mátrix, amely ötvözi az ügylet- és a termékkönyvelési csoportokat. Mindegyik kombinációban meghatározhatja, melyik számlára könyvel majd a program: Eladás és beszerzések Eladási és beszerzési jóváírások Eladási- és beszerzésiszámla-engedmények és fizetési engedmények Eladott áruk beszerzési értéke és készletmódosítások Kiegyenlített közvetlen költség és általános költség Beszerzési eltérések

42 C) Pénzügy 42/235 Az ügylet- és termékkönyvelési csoportok valamennyi kombinációjához hozzá van rendelve egy főkönyvi számla. Ennek eredményeképpen ugyanannak a tételnek az eladását különböző eladási számlákra lehet könyvelni a főkönyvben, mivel a vevők különböző ügyletkönyvelési csoportokhoz tartoznak. Általános könyvelési csoport hozzárendelése főkönyvi számlához Főkönyvi naplólapon történő könyvelés esetében a főkönyvi számla bevitelekor nincs szükség általános könyvelési csoport bevitelére. A számla könyvelésekor a sorokba csak olyan tételt vihet be, amelyhez termékkönyvelési csoport van rendelve. Előfordul olyan eset, ahol az általános és egyedi könyvelési csoportok találkoznak. Ilyen esetekre van felvéve a KONYVELÉS technikai termékkönyvelési csoport. Ehhez a könyvelési beállításban nincs hozzárendelve főkönyvi számla, mert azt az egyedi könyvelési csoport határozza meg. Abban az esetben kell figyelni a beállításra, ha egy főkönyvi számlát pl. a Számla menüpontban és főkönyvi naplólapon is könyvel. A Számla menüpontban ugyanis nem könyvelhet termékkönyvelési csoport nélkül, a főkönyvi naplólapon pedig csak anélkül könyvelhet. ÁFA könyvelési csoportok Az áfakönyvelési csoportok (az ügylet- és termékkönyvelési csoportok egyaránt) beállításának alapelvei hasonlók a könyvelési csoportok beállításának alapelveihez. Az áfa beállításához először a vevőkre és a szállítókra áfaügylet-könyvelési csoportkódokat, majd a cikkekre és erőforrásokra áfatermék-könyvelési csoportkódokat hoz létre. Fontos, hogy olyan részletességgel legyenek felépítve az ÁFA könyvelési csoportok, hogy ez alapján el lehessen készíteni az ÁFA bevallást (az egyes csoportkombinációkat meg lehessen feleltetni az ÁFA bevallás sorainak.)

43 C) Pénzügy 43/235 Áfa-ügyletkönyvelési csoport Ez mutatja meg, hogy kinek adunk el illetve kitől veszünk, milyen típusú vevőre, szállítóra könyvelünk. BELFÖLD EKULF (külföldi, nem EU-n belüli) EU EVA (EVA törvény hatálya alá tartozó szállítók) VÁM Áfa-termékkönyvelési csoport Ez mutatja meg, hogy mit adunk el illetve veszünk, hány százalékos ÁFA vonatkozik a számla tételére AHK (ÁFA hatályon kívüli) IMPSZOL25 (import szolgáltatás, 25%) MENTES TE25 (tárgyi eszköz, 25%) VELOLEG25 (vevőktől kapott előleghez tartozó, 25%-os ÁFA)

44 C) Pénzügy 44/235 ÁFA könyvelések beállítása Be vannak állítva az áfa-ügyletkönyvelési csoportok és az áfa-termékkönyvelési csoportok kombinációi. Az áfa-ügyletkönyvelési csoport és az áfa-termékkönyvelési csoport minden egyes kombinációjára ki van töltve az áfa-százalék, az áfa számítás típusa és a főkönyvi számlák száma, amely az eladásokhoz és beszerzésekhez kapcsolódik, valamint az EU áfa könyveléséhez. Az egyes kombinációknál meg lehet határozni azt is, hogy az áfát újraszámítják-e, amikor fizetési engedményt adnak vagy kapnak. Az ÁFA számítás módja mező értékei lehetnek: Normál ÁFA: belföldi számlák könyvelésénél EU ÁFA: EU-n belüli értékesítés/beszerzés könyvelésénél. A program automatikusan könyveli a levonható és fizetendő ÁFA-t egymással szemben. Csak ÁFA: import ÁFA könyvelésénél Forgalmi adó: ezt a típust Magyarországon nem használják

45 C) Pénzügy 45/235 Megjegyzés: A könyvelési csoportok tetszés szerint módosíthatók, bővíthetők. Fontos, hogy ha például lecserél egy főkönyvi számlaszámot, mely kapcsolódik a könyvelési csoportokhoz, vagy más beállításokhoz, akkor ne törölje ki a régit, hanem írja felül azt. Ezáltal a beállításokban is végigvezetődik a módosítás. A következő főkönyvi számlaszámok szerepelnek az egyes beállításokban (a Számlatükörben adott főkönyvi számlán állva a Számla, Felhasználási helyek listájára kattintva megjelenik, hogy mely könyvelési beállításban szerepel a számla): Főkönyvi számlaszám Megnevezés Alap.-átszervezés akt.ért Kísérleti fejlesztés akt.ért Vagyoni értéku jogok Szellemi termékek Kisértékű szellemi termékek Üzleti vagy cégérték Immat.javak terven felüli écs Immat.javak terv szerinti écs Kisértékű szellemi term.écs Földterület Telek, telkesítés Épületek, épületr., tulajd.h Egyéb építmények Üzemkörön kívüli ingatl.,ép Ingatlanok terven felüli écs Ingatlanok terv szerinti écs Termelo gépek, berend., szer Kisértékű műszaki berendezések Termelésben közvetl.jármű Műszaki berend.terv.felül écs Műszaki berend. terv sz. écs Kisértékű műszaki berend.écs Üzemi (üzleti) gépek, berend Kisértékű egyéb berendezések Egyéb jármuvek Irodai, igazgatási berend Üzemkörön kívüli berendezések Egyéb berend. terven fel.écs Egyéb berendezések t.sz. écs Kisértékű egyéb berend. écs Nyers- és alapanyagok Késztermékek Áruk beszerzési áron Technikai készlethely. számla

46 C) Pénzügy 46/ Közvetlen költség techn.szla Belföldi követelések (forint) Belföldi követelések (deviza) Külföldi követelések (forint) Külföldi követelések (deviza) Különféle egyéb követelések Elektronikus pénzeszközök Elszámolási betétszámla HUF Elszámolási Betétszla. Deviza Belföldi anyag- és áruszáll Külföldi anyag- és áruszáll Vevőktől kapott előlegek Vámköltségek és egyéb vámterh Elozetesen felszámított ÁFA Import ÁFA Fizetendo ÁFA Terv szerinti értékcsökkenési Haszn.vételkor egy ö. elsz.écs Saját term. készl. állományv Eladott áruk beszerzési értéke Értékesített imm., t.eszk.kszé Immateriális j. elszám.t.f.écs Tárgyi eszközök elszám.t.f.écs Kerekítési számla Deviza- és valutakészl.árf.v Belföldi értékesítés árbevétel Export értékesítés árbevétel Ért. Immat.j., t.eszk.bevétele Immat. javak visszaírt t.f.écs Tárgyi eszk. visszaírt t.f.écs Kerekítési számla Egy.kapott kamat.,kam.jell.bev Deviza- és valutakészl. árf.ny A következő példa szemlélteti a könyvelési csoportok logikáját: C.7. Példa: Könyvelje le a már rögzített, VI00005 számú vevői számlát az Eladás és Marketing, Rendelések feldolgozása, Számlák menüpontban. Ez a számla a KékHó Oktatási centrum részére történő szerviz tevékenység (erőforrás) értékesítésről szól. A számlán állva nyomja meg az F11 gombot, majd Igen-t.

47 C) Pénzügy 47/235 A számlát lekönyveli a program az előzőleg megtörtént beállítások alapján. A következő változások történtek az analitikus nyilvántartásokban: A vevő folyószámlájára rákerült a követelés lépjen be az Eladás és Marketing, Eladás, Vevők menüpontba és keresse meg a V0009 számú vevőt. Az Egyenleg mezőn szereplő nyílra kattintva megjelennek a folyószámla tételek. Az utolsó sorban látható az új lekönyvelt számla. Az ÁFA analitikába bekerült az ÁFA értéke. Lépjen be a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Számlatükör menüpontba, keresse meg a főkönyvi számlaszámot, majd az Egyenleg mezőnél szereplő nyíl segítségével jelenítse meg a könyvelt tételeket. Ha cikket vagy befektetett eszköz értékesítését könyvelte volna, akkor ezek analitikájában is látható lenne a változás. A következő változások történtek a főkönyvben: Lépjen be a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Történet, Tételjegyzék menüpontba és álljon az utolsó sorra (ELADÁS eredetkód), majd nyissa meg alul a Tételjegyzék gombon a Főkönyvi könyvelés ablakot.

48 C) Pénzügy 48/235 A program a következők alapján könyvelt: Vevőkövetelés főkönyvi számla: a V0009-es vevőhöz a BELFHUF könyvelési csoport van rendelve. Ennek a könyvelési csoportnak a Követelésszámla oszlopában a számla szerepel Értékesítési árbevétel főkönyvi számla: ezt a számlát meghatározza a V0009-es vevőhöz rendelt ügyletkönyvelési csoport: BELFOLD és az EF0003 erőforráshoz rendelt termékkönyvelési csoport: SZOLG. A Könyvelési csoport beállításban e két könyvelési csoport sorában szereplő főkönyvi számla az Árbevétel számla oszlopban a Fizetendő ÁFA főkönyvi számla: ezt a számlát meghatározza a V0009-es vevőhöz rendelt ÁFA- ügyletkönyvelési csoport: BELFOLD és az EF0003 erőforráshoz rendelt ÁFA- termékkönyvelési csoport: 25. Az ÁFA könyvelés beállításban e két könyvelési csoport sorában szereplő főkönyvi számla a Fizetendő ÁFA számla oszlopban a C.3. Költséggazdálkodás beállítása C.3.1. Dimenziók A költséggazdálkodás támogatására a rendszerben a dimenzió használható. A dimenzió olyan adat, amelyet hozzáadhat a tételhez egyfajta jelzésként, hogy a program csoportosítani tudja a hasonló jellemzőkkel rendelkező tételeket, és könnyen visszakereshesse ezeket a csoportokat elemzés céljából. A dimenziókat az egész programban használni lehet, a napló- és bizonylattételeken csakúgy, mint a költségvetési tételeken. A Pénzügy, Beállítás, Főkönyvi könyvelés beállítása menüpontban két alap dimenzió van felvéve: Költséghely Termékcsoport A Pénzügy, Beállítás, Dimenziók, Dimenziók menüpontban vannak megadva a dimenzió értékek. Ezek a következők:

49 C) Pénzügy 49/235 A költséghely értékei: Központ alábontva: Vezetőség Pénzügy Beszerzés Értékesítés Telephely alábontva: Telephely1 Telephely2 A termékcsoport értékei: Hobbisport Versenysport Egyéb A dimenzió értékek ablakban hierarchia szintek vannak felépítve. A Dimenzióérték-típust használja arra, hogy a dimenzióértékek között hierarchikus kapcsolatot hozzon létre a dimenzión belül. Ez azt a módot írja le, ahogyan a dimenzióértéket felhasználják majd könyveléskor, és majdnem teljesen megegyezik a Számlatípussal a Számlatükörben. A Dimenzióérték-típusok a következők: Szabványos a dimenzióértékek standard könyvelésére használják. Címsor a dimenzióérték-csoportok fejléce. Összesítés olyan dimenzióérték-egyenlegek sorozatának az összegzésére használja, amelyek közvetlenül nem előzik meg az Összesen dimenzióértéket. Ezek után ki kell töltenie az Összesítés mezőt az összesítendő számlatartománnyal. Kezdőösszeg Az összesítendő dimenzióérték-sorozat kezdetét jelzi, amely Végösszeg dimenzióérték-típussal végződik. Végösszeg - A Kezdőösszeg dimenzióérték-típussal kezdődő dimenzióérték-sorozat összege. Ezek után meg kell adnia az Összesítés mezőben az összesítendő számlák tartományát. A dimenzióértékekhez automatikusan a Szabványos típus rendelődik hozzá. Tételeket csak a következő értéktípusokkal könyvelhet: Szabványos Kezdőösszeg. Az egész dimenzió zárolásához hasonlóan a konkrét dimenzióértékeket tartalmazó naplók könyvelését is lehet zárolni a Zárolva mezővel az adott dimenzióértékre vonatkozóan.

50 C) Pénzügy 50/235 C.8. Példa: Új dimenzióértékek felvitele Hozza létre a Telephely3 költséghelyet és bontsa alá boltra és raktárra. Ehhez fel kell venni a bolt és raktár költséghelyeket, majd el kell készíteni az összesítő sorokat. Lépjen be a Költséghely dimenzión állva a Dimenzió értékek ablakba. Egy üres sorba írja be: 230 Telephely3, majd 231 Telephely3-bolt, 232 Telephely3-raktár, 239 Telephely3 összesen. A 230 kódú sort állítsa be Kezdőösszegnek, a 231, 232 sort Szabványosnak, a 239-et pedig Végösszegnek. Az utolsó sor Összesítés oszlopában adja meg: Ezután nyomja meg a Funkciók, Dimenzió értékek behúzása-t. Ez az új telephely automatikusan bekerül a Telephely összesen összesítésbe is. C.3.2. Alapértelmezett dimenziók A könyvelés során meg kell adni, hogy mely dimenzióra könyvelünk. Ennek az egyszerűsítésére használhatók az alapértelmezett dimenziók. Alapértelmezett dimenziókat lehet rendelni a főkönyvi számlákhoz, vevőkhöz, szállítókhoz, cikkekhez, befektetett eszközökhöz. Amikor a számlát valamely naplóban vagy bizonylatban használja, a számlához hozzárendelt alapértelmezett dimenziókat a program automatikusan bemásolja a naplóba vagy a bizonylatba. Ezek utólag felülírhatók. Minden esetben lehet választani: Megadja, hogy mely dimenzió alapértelmezett Megadja, hogy mely dimenzió alapértelmezett és kötelezővé teszi a használatát (megadása nélkül nem lehet könyvelni) Megadja, hogy mely dimenzió alapértelmezett és beállítja a dimenzió értéket is.

51 C) Pénzügy 51/235 Letiltja a dimenzióra könyvelést Az ezzel kapcsolatos beállítások az előre konfigurált rendszerben: A főkönyvi számláknál az 5-ös számlaosztály minden számlájához hozzá van rendelve, hogy a Költséghely használata kötelező A demo adatbázisban a cikktörzsben minden cikkhez hozzá van rendelve, hogy Termékcsoport használata kötelező és meg van adva a megfelelő termékcsoport kód is. Megjegyzés: Főkönyvi számlák esetében az alapértelmezés szerinti dimenzió beállításánál használható a Dimenzió-többszörös funkció (több számlát kijelölhet egyszerre a beállításhoz). C.3.3. Tervadatok felvitele A Költségvetés menüpont szolgál a terv és tény adatok összehasonlítására. A tervadatok feltölthetők a rendszerbe (Excel táblából is) a következő bontásban: Főkönyvi számlaszámok Dimenziók Időszakok Nyissa meg a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Költségvetések menüpontot. Több költségvetés is felvihető. Az első mezőben kell megadni a költségvetés nevét, majd a sorés oszlopnézetet. Utóbbiak meghatározzák, hogy mi szerepeljen a költségvetés soraiban illetve oszlopaiban. Ez tetszés szerint kombinálható. Leggyakoribb, hogy a költségvetés soraiban a főkönyvi számlaszámok, oszlopaiban pedig az időszakok illetve a dimenziók találhatók. A Szűrők lapon lehet szűkítéseket megadni. Például kiválasztja, hogy a sorokban szerepeljenek a főkönyvi számlák, az oszlopokban pedig a költséghelyek, szűrésként pedig beállít egy hónapot. Így adott időszak összes költségét felviheti. A költségek

52 C) Pénzügy 52/235 tervezése jellemző, ezért érdemes a Főkönyvi számla szűrőben megadni: , hogy csak a költség főkönyvi számlák jelenjenek meg. A Beállítás fülön pedig be lehet állítani, hogy a program kerekítse-e az összegeket valamint, hogy az oszlopok neve vagy értéke látszódjon (pl.: 120, vagy Pénzügy költséghely). A beállítások után egy már előre elkészített Excel táblából lehet beimportálni az összegeket (Funkciók, Importálás Excel programból) vagy kézzel fel lehet tölteni a táblázatot. A tervezett adatok bármikor módosíthatóak (felülírhatóak). A módosítások a részletezésben külön tételként látszódnak. C.9. Példa: Nyissa meg a 2005 nevű költségvetést. Ez a költségvetés tartalmaz terv értékeket, ezt egészítse ki: vigyen fel a 110 Vezetőség költséghelyre 2005 február és március hóra Ft tervezett bankköltséget. A Költségvetés neve mezőben adja meg: A Sornézetben válassza ki a Főkönyvi számlát, az oszlopnézetben pedig a költséghelyet. A Szűrők fülön adja meg a Dátumszűrést: Keresse meg az Pénzügyi szolgáltatás számlát. Ezután a megfelelő költséghely oszlopon állva vigye be: Ezután módosítsa a dátumszűrést re, és adja meg megint a Ft-ot. Az első oszlopban található összesítésbe bekerülnek ezek az összegek. Ellenőrzésképpen adja meg a dátumszűrőben: A Vezetőség oszlopban Ft szerepel. Az összeg mezőn lévő nyílra kattintva megjelennek a havonta felvitt összegek.

53 C) Pénzügy 53/235 C.4. Főkönyvi könyvelés C.4.1. Könyvelés főkönyvi naplólapokon Főkönyvi naplólapokon közvetlenül a következő bizonylatokat könyveli: Vegyes könyvelési bizonylatok Pénztárbizonylatok Bankkivonatok Nyitás/zárás Bérszámfejtés Menüpont: Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Főkönyvi naplók. Ki kell választani a megfelelő naplósablont, majd a Naplólap neve mezőben a naplólapot.

54 C) Pénzügy 54/235 A naplólapon a következő mezőket kell kitöltenie (néhány mezőt nem kell kitölteni egyes típusoknál): Könyvelési dátum: ez egybeesik a bizonylat dátumával. Bizonylatszám: a program automatikusan kitölti a naplólaphoz rendelt számozási kör következő szabad elemével. Bizonylat típus: adja meg a bizonylat típusát Számlatípus: ki kell választani, milyen típusú számlára szeretne könyvelni a tartozik oldalon. Lehetséges opciók: Közvetlenül főkönyvi számlát ad meg Főkönyvi számla Könyvelési csoportot ad meg Vevő Szállító Bankszámla Befektetett eszköz Számlaszám: Itt az előző mezőben kiválasztott számlatípusnak megfelelő adatok közül válogathat Megnevezés: ez a mező kitöltődik a Számlaszámban kiválasztott szám megnevezésével, de felülírható a megfelelő könyvelési szöveggel. Kiegyenlítő bizonylat száma: ebben a mezőben válogathat a vevői/szállítói fizetetlen tételek közül, bankkivonat könyvelése esetén. Ha rákattint a mezőben lévő nyílra, megjelennek a kiválasztott vevő / szállító nyitott tételei. Ebben az ablakban jelöli ki, hogy melyik számla fizetését könyveljük. Több számla egy összegben való kiegyenlítése esetén a számlák kiválasztásához menjen a Funkciók / Tételek kiegyenlítése gombra, vagy nyomja meg a Shift + F9-et. Ezután jelölje ki a számlákat egyesével és mindegyiken nyomja meg az F9 billentyűt. Látható, hogy mennyi a könyvelési összeg összesen és mennyi a kiegyenlítésre kijelölt összeg. Ezen kívül a Kiegyenlítő azonosító mezőben látható, hogy mely számlák

55 C) Pénzügy 55/235 vannak kijelölve a kiegyenlítésre. Az F9 másodszori megnyomásával a kiegyenlítő azonosító eltűnik, azaz a számlát mégsem egyenlíti ki. Főkönyvi könyvelés típus: a mezőben választhat, hogy beszerzést vagy eladást könyvel-e. Akkor kell ezt a mezőt kitölteni, ha ÁFA-t is könyvel a tételhez. Ellenszámla típus: ki kell választani, milyen típusú számlára szeretne könyvelni a követel oldalon. Lehetséges opciók: Közvetlenül főkönyvi számlát ad meg Főkönyvi számla Könyvelési csoportot ad meg Vevő Szállító Bankszámla Befektetett eszköz Ellenszámla szám: Itt adja meg a követel főkönyvi számlát. Összeg: itt adja meg a könyvelési összeget. Ha az összeg pozitív, akkor a program a tartozik oldalra könyveli, ha negatív, akkor a követel oldalra. Ennek megfelelően a következő példa kétféleképpen vihető fel: T K HUF 1. Számlaszám: Ellenszámla: Összeg: Számlaszám: Ellenszámla: Összeg: Megjegyzés: Egy naplólapra több bizonylatot is felvihet egyszerre. A naplólapokra bevitt adatok a könyvelésig módosíthatóak. Ezt például akkor lehet kihasználni, ha egy rögzítő felviszi az adatokat, a főkönyvelő pedig a könyvelés előtt az egészet leellenőrzi. Könyvelés előtt még semmilyen listában nem szerepelnek a tételek. Vegyes könyvelési bizonylatok könyvelése Következőképpen könyvelheti le a vegyes bizonylatokat pl. átkönyveléseket, elhatárolásokat. A Főkönyv naplósablonon belül ki kell választani a Vegyes naplólapot. Ezen belül meg kell adni a tartozik és követel főkönyvi számot valamint az összeget. Ha egytételes a számla, akkor mindez történhet egy soron. Ha több tételes, akkor minden sorban egy főkönyvi számlaszám szerepel (például az első két sorban van kitöltve a Számlaszám mező, a harmadik sorban pedig az Ellenszámla). A program addig nem enged könyvelni, amíg a bizonylat egyenlege nem nulla. C.10. Példa: vegyes bizonylat könyvelése Könyvelje le a következőt: T: K: HUF, Rövid lejáratú hitelek átkönyvelése.

56 C) Pénzügy 56/235 Könyvelési dátum: ez egybeesik a bizonylat dátumával. Bizonylatszám: a program automatikusan kitölti a naplólaphoz rendelt számozási kör következő szabad elemével. Számlatípus: Főkönyvi számla Számlaszám: Megnevezés: Rövid lejáratú hitelek átkönyvelése Ellenszámla típus: Főkönyvi számla Ellenszámla szám: Összeg: Ha az alsó sorban szereplő Egyenleg mező értéke nulla, akkor engedi a program könyvelni. Nyomja meg a Könyvelés gombot vagy az F11-et és könyvelje le a tételt. A Könyvelés alatt található Tesztjelentéssel ellenőrizheti a tényleges könyvelés előtt, hogy mit fog lekönyvelni a program. Pénztárbizonylatok könyvelése A FŐKÖNYV naplósablonon belül a PÉNZTÁR naplólapon könyvel. A pénztárbizonylat könyvelése annyiban különbözik a vegyes bizonylattól, hogy az ellenszámla száma (követel oldal) a naplólaphoz előre be van állítva, a pénztár főkönyvi számlára. Ezért ha pénz kiadást könyvel, akkor pozitív összeget kell megadnia, ha pénz bevételt könyvel, akkor negatív összeget kell megadnia. Egy naplólapon lehet tehát felvinni a bevételi és kiadási bizonylatokat. A program automatikusan adja a naplólaphoz beállított számozási körből a könyvelési bizonylatszámokat. A beállítás szerint nincs megkülönböztetve a bevételi illetve kiadási pénztárbizonylatok bizonylatszáma, azokat kézzel kell bevinni a Külső bizonylatszám nevű mezőbe (Oszlop megjelenítése funkció). Arra is van lehetőség, hogy külön naplólapon, külön számozási körből adja a program a bizonylatszámot. Ez esetben fel kell venni még egy naplólapot. Az egyik naplólapon csak a bevételeket, a másikon pedig csak a kiadásokat kell könyvelni. C.11. Példa: pénztárbizonylat könyvelése Könyvelje le a következőt: T: K: HUF, Elszámolásra kiadott összeg és T: K: HUF, Pénzbevétel bankból. Könyvelési dátum: ez egybeesik a bizonylat dátumával.

57 C) Pénzügy 57/235 Bizonylatszám: a program automatikusan kitölti a naplólaphoz rendelt számozási kör következő szabad elemével. Külső bizonylatszám: a pénztárbizonylat száma Ha ÁFA-s tételt szeretne könyvelni, akkor figyelnie kell a könyvelés típusa mezőre és meg kell adni az ÁFA könyvelési csoportokat. C.12. Példa: pénztárbizonylat könyvelése ÁFA-val Könyvelje le a következő készpénzes, belföldi, bejövő számlát: anyagköltség Ft + 25% ÁFA. Bizonylat típusa: Számla Összeg: a bruttó összeg, Ft Főkönyvi könyveléstípus: Beszerzés. ÁFA ügyletkönyv.csop.: BELFOLD. ÁFA termékkönyvelési csop.: 25 Költséghely: 120 (Oszlop megjelenítés) Az ÁFA könyvelési csoport használatával a program lekönyvelte az ÁFA összegét a beállított főkönyvi számlára a beállított százalékkal. Ellenőrizze ezt le a Navigálás funkcióval, a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Történet, Navigálás menüpontban.

58 C) Pénzügy 58/235 Ha a készpénzes számlát egy erre a célra felvett készpénzes vevőn/szállítón (illetve a törzsben szereplő vevőn/szállítón) keresztül könyveli, akkor ezen a naplólapon a kiegyenlítést kell lekönyvelni, azaz ki kell választani, hogy mely számla fizetését könyveli le. C.13. Példa: készpénzes vevő kiegyenlítése Könyvelje le a következő kimenő készpénzes számla kifizetését: a Vevő a V0008 Törpike Óvoda, a számla összege Ft Számlatípus: Vevő Számlaszám: V0008 Kiegyenlítő bizonylatszám: még az összeg megadása előtt jelenítse meg ezt a mezőt és a nyíl segítségével jelenítse meg a vevő nyitott tételeit. Válassza ki a megfelelő számlát, majd nyomjon OK-t. A program ezzel köti össze a számlát a fizetéssel. Az Összeg mezőt kitölti a számla összegével.

59 C) Pénzügy 59/235 Ennél a könyvelésnél nem a vevő főkönyvi számlaszámot, hanem a vevőazonosítót adta meg. A program a vevőhöz rendelt Vevő könyvelési csoport Követelésszámla oszlopában szereplő főkönyvi számlaszámra könyvel. Ezen kívül természetesen a vevőanalitikába is bekerül a fizetés könyvelése, melyet a vevőkarton Egyenleg mezőjében le is ellenőrizhet: Megjegyzés: Valutapénztár esetén érdemes bankszámlaként felvenni a pénztárat is, mert a deviza vezetése így pontosabb. Bankkivonatok könyvelése A bankkivonat könyvelésénél a BANK naplósablont és azon belül a forintos vagy a devizás banknaplót kell kiválasztani. A könyvelés hasonló a pénztárbizonylatnál bemutatotthoz, az előre beállított ellenszámla különbözik, ugyanis itt a bank könyvelési csoport van megadva. Bizonylattípus: fizetés Külső bizonylatszám: a bankkivonat sorszáma a bankkartonról le lehet kérdezni ezt a számot, méghozzá a nagyítás funkcióval, azaz az F8 billentyűk megnyomásával. Számlatípus: számlakiegyenlítés/előrefizetés esetében: vevő/ szállító bankköltség, kamatjóváírás, stb. esetében: főkönyvi számla Számlaszám: a megfelelő vevő /szállító száma illetve a főkönyvi számla

60 C) Pénzügy 60/235 Kiegyenlítő bizonylatszám: megjelennek a kiválasztott vevő / szállító nyitott tételei. Összeg: vevői/szállítói kiegyenlítések esetében az összeg mező üresen maradhat, mert ha kiválasztjuk, melyik számla fizetését könyveljük, akkor ez a mező a számla összegével automatikusan kitöltődik. Ha a fizetés összege eltér a számla összegétől, akkor írjuk felül a megjelenő összeget. Összeg SPN: devizás tételek esetében az Összeg mezőben látszik a devizás érték, ebben pedig a forintos. A forintosítás az árfolyamtörzsben szereplő árfolyam alapján történik. A forint összeg felülírható. Ellenszámla típus: bankszámla ez előre be van állítva Ellenszámla: a bank főkönyvi számlaszám ez előre be van állítva Költséghely: egyéb könyvelés (nem számla kiegyenlítés) esetében a költséghelyet is ki kell tölteni, ha eredmény típusú számlára könyvel. C.14. Példa: Vevői/szállítói tételek kiegyenlítése, bankköltség könyvelése Könyvelje le a következő forintos bankkivonatot: Bankkivonat dátuma: Bankkivonat száma: 2005/89 Tételek: Vevő: Alfa-Bringa Kiegyenlített számla: VS00013 Összeg: HUF Szállító: Sátorfa Kft Kiegyenlített számla: SS00014 Összeg: HUF Bankköltség: HUF, mely a Pénzügy osztály költsége. Lépjen be a BANK naplósablonba és ott válassza ki a BANK HUF naplólapot. Három sora lesz a bizonylatnak. 1.sor: 2.sor: Könyvelési dátum: Bizonylatszám: a program automatikusan kitölti a naplólaphoz rendelt számozási kör következő szabad elemével. Számlatípus: Vevő Számlaszám: V0006 Kiegyenlítő bizonylatszám: válassza ki a VS00013 számú számlát (tételen állva OK). Az Összeg mező automatikusan kitöltődik a számla összegével, mely negatív előjelű. Könyvelési dátum: Bizonylatszám: a program automatikusan kitölti a naplólaphoz rendelt számozási kör következő szabad elemével. Számlatípus: Szállító Számlaszám: S0004 Kiegyenlítő bizonylatszám: válassza ki az SS00014 számú számlát (tételen állva OK). Az Összeg mező automatikusan kitöltődik a számla összegével, mely pozitív előjelű.

61 C) Pénzügy 61/235 3.sor: Könyvelési dátum: Bizonylatszám: a program automatikusan kitölti a naplólaphoz rendelt számozási kör következő szabad elemével. Számlatípus: Főkönyvi számla Számlaszám: Összeg: (pozitív előjellel) Költséghely: 120 Az Ellenszámla típus minden esetben Bankszámla, az Ellenszámla szám pedig CIB_HUF. A C.2.2 Naplók, naplólapok közvetlen könyvelés fejezetben leírtak szerint ebben a mezőben nem a bank főkönyvi számlaszámot kell kiválasztani, hanem a Bankszámla törzsben felvett bankszámlát, az analitika biztosítása érdekében. Az Ellenszámla szám mezőben rögzítve van a bankszámla (ez egyszerűsíti a bevitelt). A Microsoft Navision könyvelési logikája szerint ha az Összeg mezőben pozitív előjellel szerepel az érték, akkor a bankszámla a követel oldalra, ha az Összeg mezőben negatív előjellel szerepel az érték, akkor a bankszámla a követel oldalra könyvelődik. C.15. Példa: Több vevői/szállítói számla kiegyenlítésének egy összegben történő könyvelése Könyvelje le a következő bankkivonatot: Bankkivonat dátuma: Bankkivonat száma: 2005/90 Tételek: Vevő: KékHó Oktatási Centrum Kiegyenlített számla: VS00001 Összeg: HUF Kiegyenlített számla: VS00005 Összeg: HUF Kamatjóváírás: HUF, mely a Pénzügy osztály bevétele. 1.sor: Könyvelési dátum: Bizonylatszám: a program automatikusan kitölti a naplólaphoz rendelt számozási kör következő szabad elemével. Számlatípus: Vevő Számlaszám: V0009 Kiegyenlítő bizonylatszám:

62 C) Pénzügy 62/235 Több számla egy összegben való kiegyenlítése esetén a számlák kiválasztásához ne ebben a mezőben kattintsunk a nyílra, hanem menjünk a Funkciók / Tételek kiegyenlítése gombra, vagy nyomjuk meg a Shift + F9-et. Ezután jelöljük ki a számlákat egyesével és mindegyiken nyomjuk meg az F9 billentyűt. Láthatjuk, hogy mennyi a könyvelési összeg összesen és mennyi a kiegyenlítésre kijelölt összeg. Ezen kívül a Kiegyenlítő azonosító mezőben látható, hogy mely számlák vannak kijelölve a kiegyenlítésre. Az F9 másodszori megnyomásával a kiegyenlítő azonosító eltűnik, azaz a számlát mégsem egyenlítjük ki. Válassza ki a példában szereplő két számlát és nyomja meg az OK-t. Ekkor a Kiegyenlítő bizonylatszám mező üres marad, az Összeg mezőt a program kitölti a két számla összegével. 2.sor: Könyvelési dátum: Bizonylatszám: a program automatikusan kitölti a naplólaphoz rendelt számozási kör következő szabad elemével. Számlatípus: Főkönyvi számla Számlaszám: Összeg: Mivel a főkönyvi számlaszám szerepel a könyvelési csoportok beállításában, ezért hozzá van rendelve egy technikai termékkönyvelési csoport: KONYVELES. Ezt a naplóból történő könyveléskor ki kell törölni.

63 C) Pénzügy 63/235 C.16. Példa: Részteljesítés könyvelése Könyvelje le a következő forintos bankkivonatot: Bankkivonat dátuma: Bankkivonat száma: 2005/91 Tételek: Szállító: Quick Boats Kft Kiegyenlített számla: SS00019 Összeg: HUF Bankköltség: HUF, mely a Vezetőség költsége. 1.sor: 2.sor: Könyvelési dátum: Bizonylatszám: a program automatikusan kitölti a naplólaphoz rendelt számozási kör következő szabad elemével. Számlatípus: Szállító Számlaszám: S0002 Kiegyenlítő bizonylatszám: válassza ki az SS00019 számú számlát (kattintson rá kettőt). Az Összeg mező automatikusan kitöltődik a számla összegével, mely negatív előjelű. Írja felül ezt az összeget re. Ezáltal lekönyvelődik majd egy részteljesítés. A szállítói tételek között megtekinthető lesz a számla eredeti összege (Eredeti összeg mező), a fizetett összeg (Összeg mező) és a még fizetetlen összeg (Hátralék mező). Könyvelési dátum: Bizonylatszám: a program automatikusan kitölti a naplólaphoz rendelt számozási kör következő szabad elemével. Számlatípus: Főkönyvi számla Számlaszám: Összeg: (pozitív előjellel) Költséghely: 110

64 C) Pénzügy 64/235 C.17. Példa: Előrefizetés könyvelése, utólagos összepontozás Könyvelje le a következő forintos bankkivonatot: Bankkivonat dátuma: Bankkivonat száma: 2005/92 Tételek: Szállító: Quick Boats Kft Kiegyenlített számla: SS0023 Összeg: HUF 1.sor: Könyvelési dátum: Bizonylatszám: a program automatikusan kitölti a naplólaphoz rendelt számozási kör következő szabad elemével. Számlatípus: Szállító Számlaszám: S0002 Kiegyenlítő bizonylatszám: előfordulhat, hogy a számla még nincs lekönyvelve, nem lehet kiválasztani. Ekkor ez a mező üresen marad. Összeg: A Quick Boats Kft kartonján megtekinthető, hogy létrejött egy új nyitott tétel, pozitív előjellel. A következőképpen lehet lekönyvelni a fizetés és a számla utólagos összepontozását: A Quick Boats Kft kartonján állva kérje le az Egyenleg mezőbe kattintva a könyvelt szállítói tételek listáját. Kattintson a Funkciók / Tételek kiegyenlítésére. Ekkor megjelenik a már ismert, nyitott tételeket felsorakoztató ablak.

65 C) Pénzügy 65/235 Első lépésként az F9 billentyűvel jelölje ki a számlát, majd a fizetést jelölje ki a SHIFT+F9 billentyűkombinációval. Ezután nyomja meg az F11-et, vagy a Kiegyenlítés, Kiegyenlítés könyvelése gombot. Ezután már nem szerepel a nyitott oszlopban pipa a két tétel mellett és nem is kerülnek be a nyitott tételek listájába. Az összevezetést akkor is végrehajthatja, ha nem egyenlő összegű a fizetés és a számla. Ekkor a nagyobb összegű tételnél a program a Hátralék mezőbe beírja az eredeti összeg és a kiegyenlített összeg különbségét, azaz nyitottnak tekinti. Megjegyzés: A pénztárbizonylatok és bankkivonatok könyvelésénél is használja a Külső bizonylatszám mezőt. Megjegyzendő, hogy a bankszámla kartonról illetve a pénztár főkönyvi számláról a könyvelési tételek lekérdezésénél ez a mező csak a Ctrl+F8 billentyűkombinációval jeleníthető meg. Egyeztetés A bankkivonatok és pénztárbizonylatok könyvelésénél célszerű használni az egyeztetés funkciót. Ez egy ellenőrzési funkció, a könyvelés előtt meg lehet tekinteni, hogy mennyi az adott főkönyvi számlára vonatkozó, könyvelendő forgalom és mennyi lenne a főkönyvi számla egyenlege a könyvelés után (tehát például a bankszámla záró egyenlege). Elérése: a naplólapon állva Könyvelés, Egyeztetés. Az Egyeztetés funkció azokra a számlákra vonatkozik, melyeknél be van pipálva a főkönyvi számla kartonon az Egyeztetés mező. Ismétlődő könyvelések Az ismétlődő könyvelések olyan tételeket takarnak, melyeket időszakonként ugyanúgy könyvelünk el. A lényege az, hogy a naplólapoktól eltérően a könyveléskor nem tűnnek el a rögzített tételek a naplólapról, azokat a következő időszaki könyveléskor nem kell újra felvinni. A Pénzügy, Időszakos tevékenységek, Ismétlődő könyvelések menüpontban találhatók az ismétlődő könyvelések felvitelére szolgáló naplólapok. A rendszerben előre be van állítva a bérszámfejtéssel kapcsolatos könyvelés. Minden hónapban le kell könyvelni az adatokat, melyek előre beállítottak, a következőképpen:

66 C) Pénzügy 66/235 Az Ismétlődési mód mezőben kell megadni, hogy fix (minden tétel fix az időszakokban, nem változik az összeg), változó (az összeg minden időszakban más) vagy egyenleg (a számla egyenlege felosztás után nulla lesz) típusú a könyvelés. A fordító jelző azt jelenti, hogy amit a program elkönyvel, azt a következő napon automatikusan vissza is könyveli. A bérkönyveléshez ez a beállítás: Változó. Az Ismétlődés gyakorisága mezőben meg kell adni, hogy milyen gyakorisággal ismétlődjön a könyvelés és mi a lejárat napja. Itt az 1H+AH van beállítva, mely szerint mindig az aktuális hó utolsó napján történik a könyvelés. Ki vannak töltve a számlaszámok, költséghelyek. Az összeg mezőbe minden könyvelés előtt fel kell vinni az összegeket. C.18. Példa: Bérszámfejtés könyvelése Könyvelje le a április havi bérszámfejtést. Minden előre beállított, egyedül az összegeket kell kitöltenie (ha ezek is változatlanok, akkor az ismétlődési mód fix-re állításával ezek értéke is rögzíthető). Könyvelés után a látható, hogy az ismétlődő könyveléseknél a könyvelési dátum átugrik a következő időszakra, az összegek pedig lenullázódtak.

67 C) Pénzügy 67/235 Megjegyzés: A bérszámfejtés mellett érdemes felvinni az ismétlődő könyvelések közé egy külön naplólapra más, időszakonként ismétlődő könyvelési tételeket is, például elhatárolások. Lekönyvelt tételek sztornírozása Könyvelés után nem módosíthatók a tételek. Ha hibásan lett lekönyvelve egy tétel, akkor azt le kell sztornózni. Ezt kétféleképpen teheti meg: vagy visszakönyveli kézzel az eredeti tételt vagy használja a sztornózás funkciót, mellyel a program elvégzi a visszakönyvelést. A sztornó funkció több helyen is használható: A naplóból könyvelt tételek Történet, Tételjegyzék menüpontban kell megkeresni a hibás könyvelési tételt. El lehet végezni az egyszerre lekönyvelt tételek egyidejű sztornózását (Funkciók / Tételjegyzék sztornírozása) illetve csak egy tétel sztornózását is (Funkciók / Tranzakció sztornírozása). A sztornírozandó tranzakcióhoz megjelenik minden könyvelési tétel (a navigálás funkcióhoz hasonlóan). Ekkor meg kell nyomni a Sztornírozás gombot. Az egyes kartonokon szereplő Egyenleg mezőből lekért könyvelési tételek esetében a megfelelőn állva nyomja meg a Funkciók, Tranzakció sztornírozását. A vevői/szállítói nyitott tételek kiegyenlítésének könyvelése is sztornózható. Ehhez a vevő/szállító kartonjáról lekért könyvelt tételek listában a megfelelő kiegyenlítési tételen állva meg kell nyomni a Funkciók, Tételek kiegyenlítésének visszavonása gombot. Ekkor megjelenik az adott számla és a hozzá tarozó kiegyenlítés. Nyomja meg a Kiegyenlítés visszavonását. A program ezzel nem törli ki a kiegyenlítés könyvelését, hanem az összepontozást törli, azaz mind a számlát, mind a fizetést nyitottként jelöli meg. Árfolyam különbözet könyvelés A rendszer automatikusan könyveli a devizás számla és kiegyenlítés között keletkező árfolyam különbözetet a devizához rendelt főkönyvi számlákra (lásd a C.1.3 Pénznemek, árfolyamok fejezet).

68 C) Pénzügy 68/235 C.19. Példa: Könyvelje le a következő devizás bankkivonatot: Bankkivonat dátuma: Bankkivonat száma: 2005/D/05 Vevő: V0004 Kiegyenlített számla összege: EUR A program az árfolyamtörzsben megadott árfolyammal számol, nem jeleníti meg azt. Az árfolyamot megtekinteni illetve adott tételre vonatkozóan módosítani a Pénznemkód mezőben (Oszlop megjelenítés) lehet. Könyvelje le a bizonylatot, majd tekintse meg a Tételjegyzékben az utolsó tételt. Itt szerepel az árfolyam különbség könyvelése. A főkönyvbe forintban kerülnek a tételek, devizában csak az analitikában látszódnak. (A példában a Tételjegyzékben a Vevőkönyvelés pontban) Év végi átértékelés Árfolyamkülönbséget a program év végén is könyvel, ha lefuttatja az átértékelést. A program kötegelt feldolgozásban meghatározott könyvelési időpontban érvényes átváltási árfolyam felhasználásával módosítja az árfolyamot. (lásd a C.1.3 Pénznemek, árfolyamok fejezet) Az átértékelés összegét a program Pénznem táblában lévő Nem realizált veszteség számla mezőben megadott főkönyvi számlára könyveli. Az ellenszámla tételeket a program automatikusan a főkönyvben lévő követelések/kötelezettségek számlára könyveli. A Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Időszakos tevékenységek, Pénznem, Árfolyam-helyesbítés menüpontban van erre lehetőség. Le lehet futtatni az átértékelést pénznemenként különkülön vagy az összes pénznemre egyben. Meg kell adni, hogy mely időszakban keletkezett tételeket szeretné átértékelni. Az átértékelésnek kézzel kell adni bizonylatszámot. Az átértékelés vonatkozhat vevőkre, szállítókra, bankszámlákra. C.20. Példa: Könyvelje le a 2005.december 31-vel a 2005 évi eurós átértékelést. Adja meg a i árfolyamot az Árfolyam törzsben (Pénzügy, Beállítás, Általános, Pénznemek): 250.

69 C) Pénzügy 69/235 Az Árfolyam helyesbítés menüben, a Pénznem lapon meg kell adni az EUR kódot. A Beállítások lapon adja meg a paramétereket: Az átértékelés lekönyvelése a főkönyvbe könyvelési csoportonként összesítve kerül be, az analitikába pedig részletesen. A vevő/szállító kartonon az átértékelés nem külön soron jelenik meg a könyvelési tételek lekérdezésénél, hanem az Eredeti összeg (SPN) mezőben látható az eredeti árfolyammal forintosított összeg, az Összeg (SPN) mezőben pedig az átértékelt összeg. Üzleti év zárása A program év végén az eredményszámlák átvezetésére szorítkozik. A mérlegszámlák egyenlegét nem könyveli át egy nyitó, majd egy záró számlára. A Főkönyvi kivonatban a nyitó egyenleg oszlop úgy épül fel, hogy a lekért időszak előtti napig összesíti a program a számlák egyenlegét. Először le kell zárni az időszakot a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Időszakos tevékenységek, Üzleti év, Könyvelési időszakok menüpontban, a Zárás gombbal. Az üzleti évet a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Időszakos tevékenységek, Üzleti év, Eredményszámla lezárása menüpontban lehet lezárni. Az Eredményszámlák zárása menüpontban meg kell adni, hogy melyik napon, melyik naplólapot zárjuk le és melyik főkönyvi számla szolgál az eredményszámlák zárására. Ennek futtatásával a program elvégzi a számlák zárását és nyitását is (nem könyveli le rögtön, a megfelelő naplólapra helyezi, ahol le lehet ellenőrizni). Átvezeti az eredményszámlák egyenlegét a megadott záró számlára.

70 C) Pénzügy 70/235 A zárás dátumát egy Z betűvel különbözteti meg a program a könyvelési dátumoktól. Ez alapján tud szűrni a záró tételekre. A zárás lekönyvelése nem jelenti azt, hogy nem lehet könyvelni már a lezárt évre. A zárás után a lezárt évre könyvelt tételek Előző évi tétel megjelölést kapnak. A zárás újbóli lefuttatásával lehet azt aktualizálni, azaz a zárás után könyvelt tételeket is a zárószámlára lekönyvelni. A végleges zárás után az előző időszakra történő könyvelést csak a könyvelés megengedett idejével lehet letiltani. Lásd a C.1.2 Könyvelési időszakok fejezet. A lekérdezéseknél meg lehet adni, hogy a zárás tételei megjelenjenek-e. Ezt vagy az erre vonatkozó mező bepipálásával érheti el, vagy a dátum szűrésnél a Z betű használatával. (Pl.: főkönyvi karton jelentés lekérdezésénél a Beleértve az időszakba eső záró tételeket mezőt kell kipipálni, az eredménykimutatás lekérdezésekor pedig pl.: Z dátumszűrést kell megadni.) Új üzleti év nyitása Új időszakot vagy évet kétféleképpen hozhat létre: a Könyvelési időszakok ablakban manuálisan, vagy az Üzleti év létrehozása kötegelt feldolgozás használatával automatikusan. A manuális módszer lehetővé teszi, hogy Ön adja meg az üzleti évben szereplő minden egyes időszak kezdési dátumát és nevét. Az év kezdetének a jelzéséhez jelölje ki az Új üzleti év mezőt. Az Új üzleti év mezőt mindenképpen ki kell jelölni, ha a könyvelési időszak az első az üzleti évben. A program ezt az időszakot használja annak meghatározására, mely időszakokat kell lezárni az Év zárása funkció futtatásakor. Új időszak automatikus létrehozásához kattintson az Év nyitása gombra és futtassa az Üzleti év létrehozása kötegelt feldolgozást. Az Üzleti év létrehozása ablakban alapvető információkat adhat meg az új évvel kapcsolatban (pl. kezdési dátum, időszakok száma és időszak hossza). A többi adatot a program hozza létre.

71 C) Pénzügy 71/235 A program használatának kezdetekor a nyitást célszerű külön erre a célra felvett, nyitó naplólapon könyvelni. Ez azért fontos, hogy könnyen megkülönböztessük a nyitó tételeket. A nyitó tételeket a vegyes bizonylatok könyvelésénél leírtak szerint kell könyvelni. C.4.2. Könyvelés főkönyvbe történő feladással A vevői és szállítói számlák könyvelésekor létrejön a vevői/szállítói folyószámla analitika, az ÁFA-analitika, és a számla tartalmától függően a készletanalitika illetve befektetett eszköz analitika. Emellett a program az előre beállított főkönyvi számlákra könyvel automatikusan. Vevői számlák könyvelése Az Eladás és Marketing, Számla/ Jóváírás/ Helyesbítő számla menüpontban valamint rendelés használata esetén a Rendelések menüpontban találhatók a már rögzített, de még le nem könyvelt számlák. Ezeket módosíthatja addig, amíg le nem könyveli őket. A Könyvelés gomb alatt a következő lehetőségeket találja: Tesztjelentés: itt lehet megnézni, hogy mit fog könyvelni a program, számíthat-e esetleges hibajelentésre. A számla addig nem lesz lekönyvelve, amíg hiányos illetve hibás. A szűrések megadása után, a Megtekintés gombra kattintva láthatja a bizonylatokat. Könyvel: megerősítés után megtörténik a könyvelés (a beállított könyvelési csoportok szerint), a számla megkapja a könyvelési bizonylatszámot. (ez a szigorú bizonylatszámozás miatt eltér a rögzítési bizonylatszámtól) Könyvel és nyomtat: a könyvelés mellett a számla nyomtatás is megtörténik. Kötegelt könyvelés: ha több számlát szeretne egyszerre lekönyvelni, akkor lépjen be ide. Adja meg a Szám-hoz tartozó szűrő mezőben a számlaszám tól ig értéket. Szűrhet másra is, például megadhatja, hogy csak egy bizonyos vevő számláit szeretné lekönyvelni. Ehhez a Szám szűrési feltétel helyett a Vevőszám-ot válassza ki.

72 C) Pénzügy 72/235 A beállítás fülön meg lehet adni egy, az összes jelenleg könyvelésre kerülő számlára vonatkozó könyvelési dátumot. Az árfolyam nem fog megváltozni az új dátum szerintire. A lekönyvelt számlák sorrendben megkapják a növekvő könyvelési bizonylatszámot, ez esetben viszont ez a szám nem jelenik meg a képernyőn. A főkönyvi tételjegyzékbe külön soron kerülnek be a számlák. A könyvelés a következő beállítások alapján történik: Vevői követelés főkönyvi számla: vevőhöz rendelt vevő könyvelési csoport alapján Követel főkönyvi számla: A tételsorban megadott főkönyvi számla A cikkhez rendelt termékkönyvelési csoport és a vevőhöz rendelt ügyletkönyvelési csoport alapján A befektetett eszközhöz rendelt eszköz könyvelési csoport alapján ÁFA főkönyvi számla: a tételsorban megadott (illetve a cikkhez, főkönyvi számlához előzetesen hozzárendelt) ÁFA- termékkönyvelési csoport és a vevőhöz rendelt ÁFAügyletkönyvelési csoport alapján. C.21. Példa: Könyvelje le az Eladás és marketing, Rendelések feldolgozása, Számlák menüpontban található, már rögzített, VI00001 számú számlát, majd nézze meg, hogyan változott az analitika és mely főkönyvi számlákra könyvelt a program. A következő könyvelés történt: T: K: T: K: Lépjen be a V0002 vevő kartonjára, majd ásson le az Egyenleg mezőben. A vevői tételek között megjelent az új tétel vevői oldala. Lépjen a Számlatükörben a főkönyvi számla kartonjára, majd ásson le az Egyenleg mezőben. A tételek között megjelent az új tétel árbevétel oldala. Lépjen a Számlatükörben a főkönyvi számla kartonjára, majd ásson le az Egyenleg mezőben. A tételek között megjelent az új tétel ÁFA oldala. A Tételjegyzékben keresse meg a számla főkönyvi könyvelését. Szállítói számlák könyvelése A szállítói számla könyvelésének menete megegyezik a vevői számla könyvelésével. A könyvelés a következő beállítások alapján történik: Szállítói kötelezettség főkönyvi számla: szállítóhoz rendelt vevő könyvelési csoport alapján Tartozik főkönyvi számla: A tételsorban megadott főkönyvi számla A cikkhez rendelt termékkönyvelési csoport és a szállítóhoz rendelt ügyletkönyvelési csoport alapján

73 C) Pénzügy 73/235 A befektetett eszközhöz rendelt eszköz könyvelési csoport alapján ÁFA főkönyvi számla: a tételsorban megadott (illetve a cikkhez, főkönyvi számlához előzetesen hozzárendelt) ÁFA- termékkönyvelési csoport és a szállítóhoz rendelt ÁFA-ügyletkönyvelési csoport alapján. C.22. Példa: Könyvelje le a Beszerzés, Rendelések feldolgozása, Számlák menüpontban található, már rögzített, SI00008 számú számlát, majd nézze meg, hogyan változott az analitika és mely főkönyvi számlákra könyvelt a program. A következő könyvelés történt: T: K: T: K: Költséghely: Lépjen be a S0003 szállító kartonjára, majd ásson le az Egyenleg mezőben. A szállítói tételek között megjelent az új tétel szállítói oldala. Lépjen a Számlatükörben a főkönyvi számla kartonjára, majd ásson le az Egyenleg mezőben. A tételek között megjelent az új tétel költség oldala. Emellett külön oszlopban látszik, hogy mely költséghely költségéről van szó. Lépjen a Számlatükörben a főkönyvi számla kartonjára, majd ásson le az Egyenleg mezőben. A tételek között megjelent az új tétel ÁFA oldala. A Tételjegyzékben keresse meg a számla főkönyvi könyvelését. C.23.????????????? ÁFA könyvelése Az ÁFA kezelésének szempontjából három típust különböztetünk meg: Belföldi ÁFA EU ÁFA Import ÁFA Belföldi ÁFA A belföldi ÁFA a számla lekönyvelésekor a könyvelési csoportokon keresztül könyvelődik. EU ÁFA Az EU ÁFA akkor könyvelődik, ha a szállító ÁFA ügyletkönyvelési csoportja EU. A beállítás alapján a program automatikusan lekönyveli a fizetendő és levonható ÁFA egymással szemben történő összevezetését. Import ÁFA Az import ÁFA az egyedüli ÁFA típus, melyet nem a számlával egyidőben könyvel.

74 C) Pénzügy 74/235 Az import számla könyvelésekor nem történik meg az ÁFA lekönyvelése, azt később, külön bizonylatként kell könyvelni. A könyvelés a többi ÁFA típushoz hasonlóan ÁFA könyvelési csoporton keresztül történik, mert ezzel biztosított az analitikus nyilvántartás. Az import áfát a vámhatározat alapján számlaként kell lekönyvelni, szállító a VPOP. Ekkor az ÁFA összege rákerül egy technikai számlára. Az ÁFA megfizetésének könyvelésekor a program automatikusan átkönyveli az összeget a technikai számláról az import ÁFA főkönyvi számlára. C.24. Példa: Könyvelje le a Vámhat számú vámhatározat alapján a Ft összegű import ÁFA-t, majd a kiegyenlítését is. Lépjen be a Beszerzés, Rendelések feldolgozása, Számla menüpontba és keresse meg a SI00009 számú, a VPOP szállítóval rögzített a számlát a vámhatározatról. A vámhatározat száma be van írva a Szállító számlaszáma mezőbe. A tételek részben a típus főkönyvi számla, a szám pedig az import ÁFA főkönyvi számla. Az ÁFA könyvelési csoport beállítása szerint a program nem könyvel áfát, csak a vámhatározat kiegyenlítésekor. Addig egy technikai számlára vezeti az összeget

75 C) Pénzügy 75/235 Könyvelje le a vámhatározat kiegyenlítéséről szóló bankkivonatot a főkönyvi naplólapon (Számlaszám: Szállító VPOP, Ellenszámlaszám: CIB_HUF, Összeg: ). A könyveléssel egyidőben a program automatikusan elvezeti a technikai számláról az ÁFA összegét. C.5. Pénzügy lekérdezései A Microsoft Navision a különböző ablakokban megtalálható lekérdezésekkel nyújt lehetőséget arra, hogy gyorsan kapjon információt és megnézhesse a lekérdezések mögötti tartalmat (Navigálás, Tételjegyzék, Egyenleg, stb.). Fontos lehetőség, hogy akár adatbevitel, számlarögzítés stb. közben is végre lehet hajtani a lekérdezéseket. Ezek mellett megtalálhatók a kinyomtatható lekérdezések, kimutatások is: Főkönyvi kimutatások: mérleg, eredménykimutatás, egyéni jelentések Jelentések: kartonok, főkönyvi kivonat, stb. ÁFA- kimutatás: ÁFA-tételek kigyűjtése az ÁFA bevallás készítéséhez Költségvetés: terv-tény összehasonlítás C.5.1. Képernyőre kérhető lekérdezések Az előző fejezetekben már volt szó a navigálás, tételjegyzék, egyenleg lekérés, tételes listázás, statisztika funkciókról. Ezek összefoglalásáról szól a következő példa. C.25. Példa: Álljon rá SR00027 számú rendelésre, melynek már elkezdődött a rögzítése, tehát a Beszerzés, Rendelések feldolgozása, Rendelés menüpontban található. Ezután ellenőrizze le, hogy a Rakéta Kft nevű szállítónak vannak-e lejárt esedékességű fizetetlen számlái a rendszerben. Álljon rá a Szállítószám mezőre és kattintson a mező végén lévő nyílra. Ekkor beugrik a szállítók listájába. Innen a SHIFT+F5 billentyűkombinációval vagy a Szállító, Karton megnyomásával jut el a Rakéta Kft szállító kartonjára. A kartonon állva nyomjon F9-et, vagy lépjen be a Szállító, Statisztikába.

76 C) Pénzügy 76/235 Egy összegben kap áttekintést a tartozásról. A Lejárt összegek mezőben megjelenítheti a lejárt tételek listáját. Az első, SS00009 bizonylatszámú tétel esetében látható, hogy egy része már ki van fizetve a tartozásnak (Hátralék mező összege eltér az Összegtől). Ezután nézze meg, hogy fenti számlával kapcsolatban mennyi visszaigényelhető ÁFA lett könyvelve. Nyomja meg a tételen állva a Navigálás gombot, majd jelenítse meg az ÁFA-tétel táblát. A Számlatükörből gyorsan elérhető lekérdezés az Egyenleg gomb alatt található Főkönyvi egyenleg dimenziónként. Ezzel a képernyőre kérhető egy olyan kimutatás, melyből áttekinthetően látszik például, hogy egy főkönyvi számlára adott időszakban költséghelyenként mekkora összegek lettek könyvelve.

77 C) Pénzügy 77/235 C.5.2. Főkönyvi kimutatások A főkönyvi kimutatások olyan számításokra valók, amelyeket közvetlenül a számlatükörben nem lehet végrehajtani. Annyi főkönyvi kimutatás hozható létre, amennyire Önnek szüksége van, mindegyik egyedi név alatt. A programban felvett főkönyvi kimutatások a következők: Mérleg eszköz és forrás oldal Eredménykimutatás Számlaosztályok Minden főkönyvi kimutatásnak két összetevője van: Sorelrendezés Oszlopelrendezés Sorelrendezés A sorelrendezés határozza meg a kimutatás sorait. Ezek lehetnek összesítő sorok és képlet sorok is. Az oszlopelrendezés pedig a kimutatás oszlopait határozza meg. Pl.: tényadatok, tervadatok. Tekintse meg a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Elemzés és jelentés, Főkönyvi kimutatások menüpontban szereplő mérleg és eredménykimutatás sorait. A Név mezőben ki kell választani a megfelelő kimutatást, pl.: EREDMÉNY. Ezután nyomjon Enter-t. Megjelennek az eredménykimutatás sorai.

78 C) Pénzügy 78/235 Oszlopelrendezés Az oszlopelrendezés mutatja meg a kimutatás oszlopait. A Funkciók, Oszlopelrendezések beállítása pontban lehet alapértelmezett oszlopelrendezést a kimutatáshoz rendelni. Ez lekérdezéskor módosítható. A következő oszlopelrendezések közül választhat: C.26. Példa: Új főkönyvi kimutatás létrehozása Készítsen egy új kimutatást, melynek sorai: 1. Bevétel (9-es számlaosztály számlái) 2. Költség, ráfordítás (5, 8-as számlaosztály számlái) 3. Eredmény (Bevétel - Költség, ráfordítás) Az oszlopokban a tartozik és követel forgalom jelenjen meg. A Név mezőben adja meg a számlaséma nevét. Pl.: EREDM. Ezután vegye fel a sorait. Minden sor egy azonosítóval kezdődik, mely tartalmazhat betűt és számot is. A képletekben az azonosítókra hivatkozik.

79 C) Pénzügy 79/235 Az azonosítók után írja be a sor megnevezését. Válassza ki, hogy Könyvelési számlákat, Összesítő számlákat vagy Képletet rendel a sorhoz. A Könyvelési számlák esetében adja meg, hogy mely főkönyvi számlák egyenlege kerüljön az adott sorba. Az Összesítő számlák esetében a program a számlatükörben összesítő számlaként megjelölt számlák egyenlegét adja össze. A példában szereplő első két sor könyvelési számlákat tartalmaz, a harmadik pedig képletet. A Képlet típusnál az alapműveletek megadására van lehetőség. Ezután a megjelenítést paraméterezheti: megjelenjen-e adott sor a nyomtatásban, alá legyen-e húzva, ki legyen-e emelve, ellentétes előjellel szerepeljen, esetleg új oldalra kerüljön. Fontos beállítási lehetőség, hogy az egyes sorokhoz rendelheti, hogy csak akkor jelenjen meg egy sor, ha pozitív illetve negatív, tehát tartozik vagy követel egyenlegű. Ez az ÁFA- kötelezettség illetve követelés rövid lejáratú kötelezettségként vagy követelésként történő megjelenítésénél kap szerepet. Lépjen be a Pénzügy, Beállítás, Általános, Oszlopelrendezések menüpontba. A Név mezőn szereplő nyílra kattintva tud új oszlopelrendezést meghatározni. Egy üres sorba írja be: Forgalom, majd építse fel az oszlopokat, adja meg a beállításokat. Több típus közül választhat. A kimutatás értékeinek lekérdezése A kimutatás értékeit a Főkönyvi kimutatás, Számlaséma, Áttekintés gombra kattintva tekintheti meg tetszőleges időszakra, tetszőleges pénznemben.

80 C) Pénzügy 80/235 C.27. Példa: Tekintse meg az előző példában létrehozott kimutatás (EREDM) értékeit. Az Általános lapon beállíthatja az oszlopelrendezést, a dátumszűrést és a terv adatok lekérdezése esetében a költségvetést. Ezen kívül dimenzióra is lehet szűrni, a Dimenziószűrők lapon. Tehát például költséghelyenként lekérhető az eredménykimutatás. A dátumfeltételt az ablak alján szereplő kis ikonokkal módosíthatja: A Funkciók gomb alatt lehet kinyomtatni, Excelbe exportálni a kimutatást, valamint oszlopdiagrammal ábrázolni az egyes sorok értékeit. Az összegmezőkön állva a nyíl segítségével megjelenítheti, hogy az egyes sorok mely főkönyvi számlaszámokból épülnek fel (kivéve képletsornál). Ezután is tovább részletezheti a tételeket az összeg mezőben szereplő nyilakkal egészen a bizonylati szintig.

81 C) Pénzügy 81/235 C.5.3. Jelentések A program számos standard nyomtatható jelentést tartalmaz. Ezek a Jelentések menüpont alatt találhatók az egyes alkalmazási területeken. Az egyes jelentésekre beállíthat szűrést vagy beállításokat a jelentésre vonatkozó igénylőlap használatával. Az igénylőlap lehetővé teszi azoknak a paramétereknek a megadását, amelyeket szeretné, hogy a jelentés használjon. A Minta gombbal a képernyőre, a Nyomtatással a nyomtatóra küldi a jelentést. A főkönyvi alkalmazási terület standard jelentései a következők: Főkönyvi tételjegyzék Menü: Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Jelentések, Tételek, Főkönyvi tételjegyzék Ez a lista tartalmazza az összes könyvelési tételt időrendi sorrendben. Főkönyvi karton Menü: Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Jelentések, Tételek, Főkönyvi karton A nyomtatás előtt a Főkönyvi számla lapon lehet megadni, hogy mely számla kartonjára kiváncsi és esetleg melyik időpontra. Ezen kívül további szűkítésekkel is élhet. A Beállítások fület is kitöltheti. Főkönyvi kivonat Menü: Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Jelentések, Pénzügyi kimutatás, Főkönyvi kivonat Különböző szűrő feltételeket adhat meg. Az adatokat lekérheti még összehasonlítva a terv összegekkel illetve az előző időszaki összegekkel. C.5.4. ÁFA kimutatás Mivel ÁFA könyvelési csoportok segítségével könyvelhetők az ÁFA tételek, azok lekérdezhetők Áfa könyvelési csoport szerinti bontásban. Ezért célszerű a könyvelési csoportokat az ÁFA bevallásnak megfelelően kialakítani.

82 C) Pénzügy 82/235 Az ÁFA bevallás készítéséhez a következő két jelentést kell kinyomtatni a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Jelentések, ÁFA jelentés menüpontból: ÁFA analitika: ez a riport kilistázza ÁFA kulcsonként és azon belül ÁFA könyvelési csoportonként az ÁFA-s számlákat. Kiegyenlítetlen szállítói tételek: a fizetetlen tételek listája C.28. Példa: Nyomtassa ki a negyedévi ÁFA analitikát. A nyomtatási igénylőlapon meg kell adni a teljesítés dátuma mezőben a bevallási időszakra vonatkozó szűrési feltételt (mely teljesítési dátummal könyvelt számlákat szeretnénk látni). Ezután a Beállítások fülön bejelölheti, hogy az egyes bizonylatokon belül egyező ÁFA- könyvelési csoportok esetén összesítsen-e a program, vagy a számla sorait tételesen jelenítse meg. Valamint meg kell adni, hogy mely dátumig vizsgálja a fizetéseket a program. Ha például át írjuk be, akkor az eddig az időpontig kiegyenlített tételek fizetettként jelennek meg a listában. A listában láthatóak az egyes számlák adatai. A Kiegy. dátuma mezőben van feltüntetve a számla kiegyenlítésének dátuma. A lista végén összesítés található. A kiegyenlítetlen tételek esetében nem szerepel dátum a Kiegyenlítés dátuma oszlopban. Ha csak ezekre a tételekre kíváncsi, akkor kérje le a kiegyenlítetlen szállítói tételek listáját.

83 C) Pénzügy 83/235 C.5.5. Költségvetés A terv és tény adatok összehasonlítása a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Költségvetések menüpontban történik. A Tervadatok felvitele.. fejezetben le van írva, hogyan kell felvinni a terv adatokat. Ez a fejezet az adatok lekérdezéséről szól. Összefoglalva a költségvetés készítésével kapcsolatos lépések: Excel táblázatban költséghelyenként, időszakonként fel kell venni a terv adatokat főkönyvi számlaszámonként (azért érdemes Excel táblába felvenni, mert általában számolni kell az értékekkel). A kész Excel táblából a terv adatok beolvasása a Microsoft Navision rendszer Költségvetések menüpontjába (természetesen közvetlenül is be lehet vinni az adatokat). Ebből a menüpontból terv és tény adatokat összehasonlító kimutatás lekérdezése. A kimutatás importálása Excel programba, ahol ez lehet az alapja a következő időszaki tervnek. A Költségvetések paraméterezése hasonlít a Főkönyvi kimutatásokéra, lásd a 77C.5.2 Főkönyvi kimutatások fejezet. Meg lehet adni, hogy a sorokban illetve oszlopokban milyen adatok jelenjenek meg. A megjelenített adatokat a képernyőn a lefúrás funkcióval részletezheti. Az Egyenleg, Főkönyvi egyenleg/költségvetés alatt lehet megjeleníteni a terv és tény adatokat összehasonlító kimutatást. Az Excel import/export a Funkciók gomb alatt érhető el. C.29. Példa: Kérje le a negyedéves költségeket a központra vonatkozóan, terv-tény eltéréssel. A Költségvetés menüpontban adja meg a megfelelő szűréseket. Ezután nyomja meg az Egyenleg, Főkönyvi egyenleg/ költségvetés-t. Adja meg KTGhely szűrésnek:

84 C) Pénzügy 84/235

85 D) Befektetett eszközök 85/235 D) Befektetett eszközök A fejezetben részletesen megismerheti a befektetett eszközök nyilvántartását, az értékcsökkenések kiszámítását és a kapcsolódó könyveléseket. D.1. Befektetett eszközök beállításai A Pénzügy, Befektetett eszközök, Beállítások menüponton belül lehet a befektetett eszközökre általánosan vonatkozó szabályokat megadni. Az egyes menüpontokon belül a következő fontos mezők szerepelnek: BE beállítása Alapértelmezett értékcsökkenés (ÉCS) könyvelés: az itt beállított ÉCS könyvelési módszert, a számviteli törvény szerintit veszi a program elsődlegesnek, a többi módszer szerinti állományvezetésbe másolat kérésével kerülnek be a könyvelések Fő eszközre könyvelés: a mező be van kattintva, tehát lehet közvetlenül a fő eszközre könyvelni. (Ha nincs, akkor csak az alkatrészeken keresztül megengedett a könyvelés.) BE osztálykód, BE alosztálykód Ebben a menüben vannak felvéve az eszközök csoportosítására szolgáló adatok. Ezek az előre konfigurált rendszerben a mérleg szerinti csoportosítást követik. Ez tovább részletezhető, ha szükséges.

86 D) Befektetett eszközök 86/235 Be raktárkódok A raktárkódok mutatják meg, hogy mely eszköz pontosan hol található. Ez nem a költséghelyet mutatja, hanem attól eltérő besorolású lehet. Például központi épület iroda. Értékcsökkenés könyvek A könyvelési módok a beállított rendszerben adótörvény illetve számviteli törvény szerintiek. A rendszer mindkét mód szerint nyilvántartja az eszközöket és elszámolja az értékcsökkenési leírást a külön-külön megadott paraméterek szerint. A főkönyvbe csak a kiválasztott mód szerinti könyvelések kerülnek be. A Főkönyvi integráció mezőben van megadva, hogy mely eseményeket szeretnénk feladni a főkönyv felé. Az előre konfigurált rendszerben a számviteli törvény szerinti könyvelések közül minden mozgás átkerül a főkönyvbe, az adótörvény szerinti mozgások pedig csak a Befektetett eszköz modulban vannak nyilvántartva. Mivel utóbbinál a Másolat lista része mező ki van pipálva, az elsődleges könyvelési mód (számviteli törvény) szerinti könyvelések automatikusan megjelennek a társasági adótörvény szerinti könyvelési mód alatt is, azokat nem kell kétszer rögzíteni (a rögzítés során ki kell pipálni a Másolat lista része mezőt - lásd később). Lehetőség van arra is, hogy felvegyen más értékcsökkenési könyvelési módot is. Ennek például akkor van értelme, ha a külföldi anyavállalat felé történő jelentésben más értékcsökkenési leírási százalékkal kell számolni, mint a magyar törvények szerint. Az előre konfigurált rendszerben a 360 napos év van beállítva.

87 D) Befektetett eszközök 87/235 BE naplósablonok Ebben a menüpontban van felvéve az eszközhöz kapcsolódó könyvelések naplómintája és beállítva azok paraméterei. Ezek nem integráltak a főkönyvbe. Arra szolgálnak például, hogy a társasági adótörvény szerinti könyveléseket elvégezze. Külön menüpontban kell meghatározni az átsoroláshoz a naplómintákat. Az átsorolások arra szolgálnak, hogy egy eszközről egy másik eszközre vigyük át a könyveléseket. BE könyvelési csoportok A Pénzügy, Beállítás, Könyvelési csoportok, Befektetett eszközök menüpontban kell meghatározni az egyes könyvelési csoportokat. A könyvelési csoportokhoz hozzá kell rendelni a megfelelő oszlopban egy eszközzel kapcsolatos események könyvelésének számlaszámait. Annyi könyvelési csoportot kell felvenni, ahány kombinációja lehet az eszközzel kapcsolatos eseményeket könyvelendő főkönyvi számláknak. A Könyvelés/ Karton gombra kattintva az összes lehetséges mező látható.

88 D) Befektetett eszközök 88/235 A könyvelési csoportok azonosítójaként az eszköz mérlegszámla van megjelölve. A kisértékű eszközöknek is van külön könyvelési csoportja. D.2. Befektetett eszközök törzsadatai A Pénzügy, Befektetett eszközök menüben tudjuk karbantartani az eszközök törzsadatait. Az eszköz kartonon a következő fontos mezőket kell kitölteni: Eszköz adatok Szám: ez az eszköz egyedi azonosítója, a program adja automatikusan. Megnevezés: az eszköz neve Sorozatszám: egyéb azonosító szám, pl. motorszám, rendszám, stb. Főeszköz/alkatrész: megkülönböztethet fő eszközöket és alkatrészeket. Ha alkatrészről van szó, akkor válassza ki az alkatrész típust, alatta pedig adja meg a fő eszközt, melyhez tartozik.

89 D) Befektetett eszközök 89/235 A Könyvelés lapon kell megtenni a könyveléshez szükséges beállításokat. BE osztálykód: alapvetően három fő csoportba sorolhatjuk az eszközt: immateriális javak, tárgyi eszközök, befektetett pénzügyi eszközök BE alosztálykód: a fő csoportokat alábonthatjuk, pl.: autó, telefon, gép, stb. Ez megfelel pl. a mérlegsoroknak. BE raktárkód: az eszköz helyére utal pl.: adminisztráció, raktár Tervezett eszköz: ha ezt a mezőt bejelöli, akkor az eszközre történő könyvelések nem kerülnek át a főkönyvbe. Ez elemzési, tervezési célokat szolgál. A Befektetett eszköz, Dimenziók gombra kattintva adhatja meg, mely költséghelyhez tartozik az eszköz.

90 D) Befektetett eszközök 90/235 Értékcsökkenési beállítások Az Ablak alsó részében az értékcsökkenés elszámolását állítja be. Soronként több módszer felvételére is van lehetőség, így vezethető a számviteli törvény és az adótörvény szerinti értékcsökkenési leírás is. Az Értékcsökkenési könyvelési kóddal különbözteti meg a különböző leírási módszereket, pl. adótörvény vagy számviteli törvény szerinti. A BE könyvelési csoport nagyon fontos, mert eszerint történnek az automatikus könyvelések. Az egyes események főkönyvi számlái ugyanis ehhez a kódhoz vannak rendelve a Pénzügy, Beállítás, Könyvelési csoportok, Befektetett eszközök menüpontban. ÉCS elszámolási mód: lehet lineáris (időtartam alapján, százalék szerint, fix összeggel), degresszív, felhasználó által meghatározott és kézi könyvelésű. Meg kell adni az értékcsökkenés kezdetét, százalékát vagy a leírási időtartamot. Ez alapján a program kiszámolja az écs vége dátumot. A kisértékű tárgyi eszközök esetében Önnek kell megadni az écs vége dátumát. Ebben a táblában látszik, ha az eszköz el van adva (Eladva mező), illetve itt rögtön megjelenik a könyv szerinti érték, melyből leáshat a könyvelési tételekig. A könyv szerinti érték mezőt a program tölti ki a könyvelések alapján, abba beleírni nem lehet. Az ÉCS könyvelés/ Statisztika gombra kattintva áttekintést kap az eszköz értékeiről.

91 D) Befektetett eszközök 91/235 D.1. Példa: Új eszköz felvétele Rögzítse a következő új tárgyi eszközt: Opel Astra gépjármű, AHK-052 rendszámmal, az adótörvény szerint 5 év alatti, a számviteli törvény szerint 6 év alatti, lineáris leírással én történt az aktiválás. A központ, beszerzés költséghelyhez tartozik. A Befektetett eszközök kartonra belépve nyomjon F3-at a Szám mezőn állva. Ekkor kezdheti rögzíteni az új eszköz adatait. A Megnevezés mezőre kattintva a program adja a következő szabad leltári számot. Megnevezés: Opel Astra Sorozatszám: AHK-052 BE osztálykód: Tárgyi eszköz BE alosztálykód: Egyéb berendezések BE raktárkód: Központ Az ÉCS-vel kapcsolatos beállításokat meg kell tenni mindkét könyvelési mód (SZVT, TATV) esetében. Igaz, hogy a főkönyvbe nem könyvelődik az adótörvény szerinti érték, de a rendszer a BE modulban is főkönyvi számlaszámokkal tartja nyilván a mozgásokat.

92 D) Befektetett eszközök 92/235 A Befektetett eszköz, Dimenziók alatt adja meg a 130-as (Beszerzés) költséghelyet. D.2. Példa: Új eszköz felvétele Vegye fel az Ft alatti értékű íróasztal kartonját. Az ÉCS befejezés dátuma a számviteli politikától függően vagy egybe esik az ÉCS kezdetének a dátumával vagy adott hónap utolsó napja. D.3. Befektetett eszközök könyvelése Az eszközökkel kapcsolatos eseményeket a következő helyeken könyveli le: Eszköz beruházás: Beszerzés, Rendelések feldolgozása, Rendelések/Számlák Eszköz aktiválás: Pénzügy, Befektetett eszközök, BE főkönyvi naplók Eszköz értékcsökkenés: Pénzügy, Befektetett eszközök, BE főkönyvi naplók Eszköz átsorolás: Pénzügy, Befektetett eszközök, BE átsorolási naplók Eszköz egyéb mozgások (selejtezés, écs visszaírás): Pénzügy, Befektetett eszközök, BE főkönyvi naplók Eszköz értékesítés: Eladás és marketing, Rendelések feldolgozása, Rendelések/Számlák

93 D) Befektetett eszközök 93/235 D.3.1. Eszköz beszerzése A beszerzés könyvelése előtt fel kell venni az eszköz kartonját. Ezután lehet lekönyvelni a beszerzésről szóló számlát. Az eszköz beszerzését többféleképpen lehet könyvelni, aszerint, hogy milyen eszközt szerez be. Immateriális javak beszerzése A beszerzési számla könyvelésénél a tételsorban a Típus mezőben Befektetett eszközt kell választani, majd ki kell választani az előbb felvett eszközt. Ezáltal összeköti a számlát az eszközzel. Be kell kattintani a Másolat lista része mezőt, azért, hogy az adótörvény szerinti nyilvántartásba is bekerüljön az érték! D.3. Példa: Könyvelje le a meglévő számítógépes szoftverre történő ráaktiválást. Erről rögzítve van egy számla a Beszerzés, Rendelések feldolgozása, Számlák menüpontban: A Könyvelés után lépjen be a Pénzügy, Befektetett eszközök, BE naplók menüpontba, ugyanis a társasági adótörvény szerinti könyvelést innen, ellenőrzés után kell lekönyvelni. A számviteli törvény szerinti könyvelés automatikusan megtörténik.

94 D) Befektetett eszközök 94/235 Könyvelje le a tételt. Ezután lépjen be az eszköz kartonjára és ellenőrizze le az analitikát. Tárgyi eszközök beruházása, aktiválása A tárgyi eszközök esetében két lépésben történik a beszerzés könyvelése: beruházás, majd aktiválás. A beruházás könyvelése a Beszerzés, Rendelések feldolgozása, Rendelés/Számla menüponton belül, a bejövő számla lekönyvelésével történik. A tételsorban a Típus főkönyvi számla, a Számlaszám pedig a beruházás főkönyvi számla. Ez nem kerül be a befektetett eszköz nyilvántartásba. Az aktiválás a Befektetett eszköz modulon belül, a BE főkönyvi naplóban történik, az üzembe helyezési jegyzőkönyv alapján. A Számlaszám típusa Befektetett eszköz, Ellenszámla pedig a beruházás főkönyvi számla. Aktiválás előtt fel kell venni az eszköz kartonját. Aktiváláskor kerül rá a kartonra a bekerülési érték. D.4. Példa: Könyvelje le az előző példában felvett Opel Astra beruházását és aktiválását. A bekerülési érték: Ft, a maradványérték: A beruházás = aktiválás napja:

95 D) Befektetett eszközök 95/ lépés: Beruházási számla lekönyvelése A számla tételsorában Típus: főkönyvi számla, Számlaszám: A számla már elő van készítve a Beszerzés, Rendelések feldolgozása, Rendelések menüpontban. Száma: SR lépés: üzembe helyezési jegyzőkönyv lekönyvelése A BE főkönyvi naplóban Számlaszám típusa: Befektetett eszköz, Ellenszámla: Maradványérték: Másolat lista használata: Igen. BE könyveléstípus: beszerzési költség. A könyvelés előtt törölje ki a termékkönyvelési csoport beállítást (KÖNYVELÉS) a számla és ellenszámla oldalán is! A D.1 Befektetett eszközök beállításai fejezetben leírtak szerint ebben az esetben nincs szükség a termékkönyvelési csoport kódra (a beruházási számla könyvelésekor viszont kötelező azt beállítani). Mivel a Másolat lista használatát kipipálta, létrejött a társasági adó szerinti könyvelés a BE naplóban. Könyvelje le ezt is, hogy teljes legyen a nyilvántartás. A Maradványérték mezőből törölje ki az összeget, mert az adótörvény szerint nem vezetheti azt.

96 D) Befektetett eszközök 96/235 Ezek alapján az eszköz kartonján megjelent a könyv szerinti érték. D.3.2. Eszköz értékcsökkenés Az eszközök értékcsökkenési leírásának számítását tetszőleges időközönként a Befektetett eszközök, Időszakos tevékenységek, Értékcsökkenés számítás menüpontban futtathatja le. Ha kézzel szeretné könyvelni az értékcsökkenést, akkor a BE főkönyvi naplóban megteheti. Az automatikus ÉCS leírás futtatásánál meg kell adni, hogy mely eszközökre, mely könyvelési módra, milyen időszakra futtatta a számítást. A futtatás után a számított értékcsökkenési tételek bekerülnek a BE főkönyvi naplóba. Itt lehetőség van ezek áttekintésére, módosítására. A tételek könyvelése után (F11) azok átkerülnek a főkönyvbe és az eszköz statisztikák módosulnak az időszaki értékcsökkenéssel. D.5. Példa: Könyvelje le a havi écs leírást. Lépjen be a Pénzügy, Befektetett eszközök, Időszakos tevékenységek, Értékcsökkenés számítás menüpontba. Mivel minden eszközre elszámolja a leírást, nem kell megadni erre vonatkozó szűkítést.

97 D) Befektetett eszközök 97/235 A Beállítások lapon először a számviteli, majd futtatása után az adótörvény könyvelési módot kell megadni. Az értékcsökkenési tételek még ellenőrizhetőek, módosíthatóak a BE főkönyvi naplólapon. Könyvelje le az értékcsökkenéseket. Ezután futtassa le az ÉCS-számítást még egyszer, de most már az adótörvény könyvelési móddal. A tételek a BE naplóba kerülnek, ebből kell lekönyvelni azokat.

98 D) Befektetett eszközök 98/235 Lépjen be ismét az Opel Astra kartonjára és kérdezze le az eddig könyvelt tételeket. (pl. a Könyv szerinti érték mezőn lévő nyíllal) D.3.3. Egyéb mozgások, eszköz átsorolás A BE főkönyvi naplólapon könyveli le a terven felüli értékcsökkenést és annak visszaírását. Terven felüli ÉCS leírás és terven felüli ÉCS leírás visszaírás könyvelése A terven felüli écs leírást a BE főkönyvi naplólapon könyveli le a számviteli törvény szerint.

99 D) Befektetett eszközök 99/235 D.6. Példa: Az IFA teherautó totálkáros lett én. Könyvelje le a terven felüli értékcsökkenését és a kivezetését. Első lépésként lépjen a be a BE főkönyvi naplóba. Vigye fel a terven felüli écs-t. Számlaszám az eszköz, ellenszámla a terven felüli écs leírás számla. A BE könyveléstípus: leírás. Az összeg negatív. Másolati lista része bepipálva. A társasági adótörvény szerint a BE naplóban könyvel. Ide bekerültek a fenti adatok (mert a Másolat lista részét megjelölte), azokat csak le kell könyvelni. Ha nem jelölte be a másolást, akkor kézzel kell bevinni az adatokat. Ezzel az eszköz kartonon nulla lett a könyv szerinti érték. A kartonon nulla értékkel is megmarad az eszköz, az később is lekérdezhető. A következő lépés az eszköz mérlegszámla és eszköz écs mérlegszámlák összevezetése. Az eszköz kartonon a Statisztika funkcióval megtekintheti, hogy mennyi a terv szerinti és terven felüli leírás összege. Ha főkönyvi számlaszámokkal szeretné mindezt látni, akkor kérje le a Könyvelési csoport forgalom jelentést. Ezután kiléphet a BE modulból, mert a három mérlegszámla összevezetését főkönyvi naplólapon kell elkönyvelni. Figyeljen rá, hogy több tételes a bizonylat, ezért a bizonylatszámot felül kell írni minden sorban az első sorral megegyezőre. Az ellenszámlához alapértelmezettként rendelt termékkönyvelési csoportot pedig ki kell törölni. D.7. Példa: Könyveljen el az Opel Astra gépkocsira Ft terven felüli értékcsökkenést én, majd án könyvelje le a terven felüli ÉCS visszaírását.

100 D) Befektetett eszközök 100/235 A példa bemutatja, hogy a terv szerinti leírást tetszőleges időszakonként is futtathatja. Terv szerinti ÉCS elszámolása adott időpontig: Mivel az értékcsökkenés ig van elszámolva, futtassa le erre az eszközre ig az értékcsökkenési leírás számítását, majd könyvelje le azt. Időszakos tevékenységek, Értékcsökkenés számítás: Könyvelje le a BE főkönyvi naplóban létrehozott tételeket. Majd futtassa le ugyanezt a társasági adótörvény szerint is és könyvelje le a BE naplóban létrehozott tételeket. Ezután a BE főkönyvi naplóban könyvelje le a terven felüli ÉCS leírást: Lépjen be a BE naplóba és ott is könyvelje le a program által létrehozott tételeket a TATV szerint. Terv szerinti ÉCS leírás adott időpontig: Az első lépéssel megegyező könyvelés, az ÉCS-számítás dátuma Terven felüli ÉCS leírás visszaírása: A BE főkönyvi naplóban könyvel a számviteli törvény szerint. A könyvelési típus felértékelés.

101 D) Befektetett eszközök 101/235 Végül a BE naplóban is könyvelje le ugyanezt a társasági adótörvény szerint. Tekintse meg az Opel Astra kartonján a Statisztikát: A BE átsorolás naplóban arra van lehetőség, hogy egyik eszköznek a könyveléseit egy másikra áthelyezzük. Ez nem kerül be a főkönyvi könyvelésbe. Ha olyan mozgást könyvel, melynek meg kell jelennie a főkönyvben, akkor a BE főkönyvi naplóban könyveljen. D.8. Példa: BE átsorolás Sorolja át a nyomtató eszköz minden eddigi könyvelését a P4 számítógépre. Lépjen be a BE átsorolási naplókba. Itt meg kell adni, hogy mely eszközt mely eszközre kívánja átsorolni valamint, hogy milyen típusú könyveléseit helyezi át. Meg lehet adni, hogy a beszerzési költség hány százaléka kerüljön át az új eszközre.

102 D) Befektetett eszközök 102/235 Nyomja meg az Átsorolás gombot. D.3.4. Eszköz értékesítés Az eszközök értékesítésével kapcsolatos tételeket a kimenő számla készítésekor könyveli a program automatikusan. A kimenő számla tételek részében válassza ki az Eszköz típust. Ezután kiválaszthatja, hogy mely eszközt adja el. A Másolat lista használata mezőben ez esetben is megadható, hogy rögzüljön a számla könyvelése a társasági adótörvény szerinti nyilvántartásban is. A program a könyvelési csoportok alapján lekönyveli a számla tételeit. Az Eszköz könyvelési csoport beállítása szerint a program az eszköz bruttó értékének és értékcsökkenésének kivezetését is elvégzi. D.9. Példa: Könyvelje le a 0007 számú eszköz értékesítését. Számla dátuma: Előre elkészített kimenő számla Számlaszám: VI00003 a tételsorban Típus: befektetett eszköz. Könyvelje le a számlát. Ezután lépjen be a Befektetett eszközök, BE naplóba és könyvelje le a társasági törvény szerint is a kivezetést. (A naplóban egy sort lát csak, de a program automatikusan itt is elvégzi a könyv szerinti érték kivezetését.) Ellenőrizze le az eszköz kartonon és a tételjegyzékben az eszköz kivezetését és ennek könyvelését. Az eszköz kartonon a Könyv szerinti érték nulla és az eladva mezőben szerepel egy pipa. A tételeknél leásva két sor látszik. A navigálás funkció mutatja meg, hogy valójában milyen főkönyvi számlaszámokra könyvelt a program (a könyvelési csoportok beállítása alapján).

103 D) Befektetett eszközök 103/235 D.4. Befektetett eszközök lekérdezései A könyveléssel kapcsolatos adatok a Tételjegyzékből (egymás után megjelennek a könyvelési tételt jelző sorok), a Navigálás (bizonylatra lehet keresni), vagy a Jelentések menüpontból nyerhetők ki. Mivel a könyvelési tételek automatikusan bekerültek a főkönyvbe, a Főkönyv alatti Navigálásban és Tételjegyzékben is látszanak. Az eszköz kartonról gyors áttekintést a Statisztikával kaphat. Ezen kívül a Befektetett eszköz, BE könyveléstípusok áttekintésében az eszközök összesített értékei jeleníthetők meg mozgásnemenként. A Jelentésekben előre elkészített listákból válogathat.

104 D) Befektetett eszközök 104/235 Könyvelési csoport - forgalom Ebben a jelentésben főkönyvi számlaszámonként megtekintheti az összesített főkönyvbe feladott forgalmat (SZVT szerinti) és a befektetett eszköz modulban nyilvántartott forgalmat (SZVT + TATV szerinti). Beszerzési lista Ez a lista tartalmazza az egyes eszközöket beszerzésük (aktiválásuk) dátumával. Azok az eszközök is megjeleníthetők, melyek kartonja fel van véve, de még nem történt rá könyvelés (beruházás). Könyv szerinti érték1 A jelentésben szerepelnek az eszközök tételesen vagy összesítve megadott csoportosításban, az oszlopokban elkülönítve mozgástípusonként: aktiválás, növekedés, csökkenés, écs, könyv szerinti érték. Részletezés A lista tartalmazza eszközönként a könyvelési tételeket. Tervezett érték A program a megadott időpontig megtervezi az eszközök értékcsökkenési leírását.

105 E) Eladás 105/235 E) Eladás Ebben a fejezetben részletesen olvashat a vevői és eladást érintő egyéb törzsadatok kialakításáról, valamint az eladási folyamatokról, azok kezeléséről. E.1. Vevői törzsadatok E.1.1. Vevőkarton Új vevő létrehozásához kattintson az Eladás és marketing, Eladás, Vevők menüpontra. A vevőkartonon a következő mezőket kell kötelezően kitölteni: Szám (Általános fül): a vevő azonosítóját a rendszer automatikusan adja a V0001- V9999 számtartományból Ügyletkönyvelési csoport (Számlázás fül): vevő besorolása ügylet alapján, lehetséges csoportok: BELFOLD, EKULF, EU, VAM. További részletekért lásd az E.4.2 Analitika-főkönyv összefüggése fejezetet. Áfa-ügyletkönyvelési csoport (Számlázás fül): vevő áfa szerinti besorolása, lehetséges csoportok: BELFOLD, EKULF, EU, VAM. A mező értékét a rendszer az ügyletkönyvelési csoport kiválasztása után automatikusan felkínálja. Vevői könyvelési csoport (Számlázás fül): ez a csoport kapcsolja össze a vevőt a főkönyvvel. A következő értékek közül választhatunk: BELFDEV, BELFHUF, KÜLFDEV, KÜLFHUF. Lásd még az E.1.4 Vevőkönyvelési csoportok fejezetet is. Vevőnek ügyfélből való létrehozásához lásd az F.4.1 Vevők, szállítók és bankszámlák létrehozása ügyfelekből című fejezetet. Egyéb fontos mezők: Név, cím és kapcsolati adatok Hitelkeret (SPN): itt állítható be az igénybe vehető maximális hitelkeret; a program rendelés, számla stb. készítésekor ellenőrzi a mező értékét, és annak túllépése esetén figyelmeztetést küld. Üzletkötőkód: a vevővel foglalkozó üzletkötő kódja. Zárolva: szállítást, számlázást vagy mindkettőt zárolhatja. Számlázási vevőszám (Számlázás fül): akkor kell megadni, ha a szállítási és számlázási vevő különböző. Vevői engedmény- és árcsoportok: lásd az E.1.3 Árak és engedmények fejezetet. Fizetési feltétel és mód (Fizetés fül): ajánlatnál, számlánál stb. felkínált alapértelmezett beállítás. Raktárkód (Szállítás fül): az a raktár, amelyből a vevőt általában kiszolgálja. Adószám és Közösségi adószám (Külkereskedelem fül): a partner adóazonosító jele

106 E) Eladás 106/235 (Kapcsolat fül): vevő címe, ha kitöltése után a jobb oldali ikonra kattint, automatikusan megnyílik a levelező program új üzenet küldésének ablaka Honlap (Kapcsolat fül): vevő internetes honlapja, ha a mező jobb oldalán található ikonra kattint, akkor elindul az internetböngésző és megnyitja az adott honlapot E.1. Példa Rögzítse a Kétkerék Kft. új vevőt. Cím: 6700 Szeged, Almafa utca 20. Ügyletkönyvelési és ÁFA-ügyletkönyvelési csoport: BELF Vevői könyvelési csoport: BELFHUF A vevővel foglakozó üzletkötő: Kováts Krisztina Fizetési feltétel: 15 nap banki átutalással. A vevőt alapértelmezetten a Telep1 raktárból szolgálják ki. Megoldás: Általános fül: Számlázás fül:

107 E) Eladás 107/235 Szállítás fül: E.1.2. Vevőkartonról elérhető funkciók Vevő pont alatt az alábbi fontosabb funkciókat találjuk: Könyvelési tételek: az érintett vevő naplóban vagy eladási bizonylatban könyvelt tételeinek listája Szállítási címek: ebben az ablakban a vevők tetszőleges számú, alternatív szállítási címeinek adatait adhatja meg Statisztika: értékesítéssel kapcsolatos információk időszakonként Tételstatisztika: utoljára könyvelt és összes könyvelt számla, fizetés stb. Eladás: árbevétel és egyenleg időszakonként Eladás pontról elérhető funkciók: Számlaengedmények: itt állíthatja be a vevővel kapcsolatos számlaengedményeket Árak: vevőre, vevői árcsoportra vagy az összes vevőre vonatkozó cikkeladási árak meghatározása Sorengedmények: itt határozhatja meg a vevő/cikk vonatkozásában az engedményeket (Nyitott) ajánlatok (Nyitott) rendelések E.1.3. Árak és engedmények Eladási árak kezelése Az eladási egységárat a cikk kartonjának Egységár mezőjében adhatja meg, de előfordulhat, hogy bizonyos cikkekre vevőnként egyedi eladási árat kell beállítania. Ehhez

108 E) Eladás 108/235 kattintson a cikk kartonján (Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Cikkek) az Eladás, Árak pontra, és hajtsa végre a kívánt módosításokat az Eladási árak ablakban. Az Eladási árak ablakban határozhatja meg azokat a feltételeket, melyek alapján a rendszer az ajánlatok, rendelések, számlák és jóváírások készítésekor egy bizonyos cikk eladási egységárát felkínálja. A feltételek például előírhatják, hogy a vevőnek egy bizonyos vevői árcsoporthoz kell tartoznia, vagy hogy a számlát egy bizonyos pénznemben kell kiállítani. A feltételek előírhatják az eladási ár érvényességének kezdési és befejezési dátumát, és speciális mértékegységkódot is tartalmazhatnak. Egy adott cikkre több eladási árat is beállíthat más-más feltételekkel. Mivel az eladási ár gyakran kedvezményes ár, az Eladási árak ablakban megadhatja, hogy a program kombinálja-e a sor- és számlaengedményeket az eladási ár meghatározásakor. Ha például számla készítésekor megad egy cikket, a program automatikusan megvizsgálja az Eladási ár táblában, hogy az tartalmazza-e a cikk eladási árát. Ha igen, a program ellenőrzi, hogy a kezdési dátum már elérkezett-e, és hogy még nem érkezett-e el a befejezési dátum. Ha a feltételek teljesülnek, a program beírja az eladási árat a számla Egységár mezőjébe, ha nem, akkor a program a cikk kartonján szereplő alap egységárat használja. Vevők és árcsoportok egymáshoz rendelésével a cikket megvásárló vevőcsoporttól függő eladási árakat is beállíthat. Az Eladás és marketing, Rendelések feldolgozása, Beállítás, Vevői árcsoportok pontra kattintva hozhat létre árcsoportokat és követheti nyomon azok eladási árait. E.2. Példa: A KISKER árcsoportnál a Pöttyös gumilabda cikk eladási ára 1100 Ft. Megoldás: A vevői árcsoport ablakban a KISKER soron kattintson a Vevői árcsoport, Eladási árak pontra. A beállítás után a vevőiárcsoport-kódokat megadhatja vevőkartonokon vagy eladási bizonylatokon, például ajánlatokon vagy számlákon. Ebben az esetben a program ellenőrzi, hogy a cikkhez tartozik-e a megadott vevői árcsoportra vonatkozó speciális ár vagy feltétel.

109 E) Eladás 109/235 E.3. Példa: A Kétkerék Kft.-t soroljuk be a KISKER árcsoportba Megoldás: Sorengedmények kezelése A Microsoft Navision rendszerben meghatározott vevőkhöz, vevőcsoportokhoz, cikkekhez, vagy ezek kombinációihoz kapcsolódó, százalékban kifejezett engedményeket kezelhet. Minden egyes vevőt hozzárendelhet egy vevői engedménycsoporthoz. A vevői engedménycsoportok beállításához kattintson az Eladás és marketing, Rendelések feldolgozása, Beállítás, Vevői engedménycsoportok pontra. A beállítás után az engedménycsoport-kódokat megadhatja a vevők kartonján. Új vevői engedménycsoport meghatározásánál minden alkalommal meg kell adnia, hogy a vevői engedménycsoport milyen cikkek után részesül engedményben. Az eladási sorengedményeket az Eladási árengedmények ablakban határozhatja meg. A vevőkartonon az Eladási árengedmények ablak megnyitásához kattintson az Eladás gombra, majd válassza a Sorengedmények pontot.

110 E) Eladás 110/235 E.4. Példa: A Kétkerék Kft vonatkozásában állítsunk be 2% sorengedményt az Expressz city bike cikkre. Megoldás: Ajánlat, rendelés vagy számla készítésénél a program automatikusan kiszámítja az eladási sorengedményt. Számlaengedmények kezelése Számlaengedmények használata esetén a számla végösszegének nagysága határozza meg az adott engedményt. Az eladási számlaengedmények használata előtt el kell döntenie, hogy: mely vevőknek adja majd meg ezt az engedménytípust mely engedményszázalékokat fogja majd használni. Új vevőkarton rögzítésekor a program automatikusan a vevőszámot másolja át a Számlaengedménykód mezőbe. Ezután két lehetőség közül választhat: Ha azt szeretné, hogy a vevő egyedi számlaengedménnyel rendelkezzen, akkor ne ezt a mezőt módosítsa, hanem a Vevői számlaengedmény ablakban állítsa be a számlaengedményre vonatkozó feltételeket. Az ablak megnyitásához a Vevőkarton ablakban kattintson az Eladás gombra, majd válassza a Számlaengedmény pontot. Ha több vevőnek kíván azonos számlaengedményt adni, akkor az alapértelmezés szerinti kódot módosítsa. Megadhat korábban beállított vagy új kódot is. Ha új kódot ad meg, akkor a Vevő-számlaengedmény ablakban be kell állítania a hozzá tartozó számlaengedmény feltételeit. Ezt követően írja be az új kódot a Számlaengedmény kód mezőben minden vevőnél, akinek azonos számlaengedményt kíván adni. A Vevő-számlaengedmény tábla megnyitásához kattintson a vevőkartonon az Eladás gombra, majd válassza a Számlaengedmények pontot. A táblában a következőket határozhatja meg:

111 E) Eladás 111/235 a számlaengedmény feltételeihez tartozó pénznemet. A számlaengedményre vonatkozó minimális összeghatárt hazai vevők esetén SPN-ben, külföldi vevők esetén pedig idegen pénznemben adhatja meg a számla minimális végösszegét, amely elérésekor az adott számlaengedmény és/vagy kezelési költség érvénybe lép a számlaengedmény százalékát a kezelési költséget Mielőtt megkezdené az információk rögzítését a programban, ajánlatos, hogy vázlatot készítsen az alkalmazni kívánt engedmény-struktúráról. Így könnyebben áttekintheti, hogy melyik vevőket kapcsolhatja hozzá ugyanahhoz a számlaengedmény-ablakhoz. Minél kevesebb ablakot állít be, annál gyorsabban rögzítheti az alapinformációkat. Az alábbi példa a Vevő-számlaengedmény tábla kitöltését szemlélteti: Pénznemkód Minimális összeg Engedmény % Kezelési költség EUR Ebben az esetben a vevőnek SPN alatti beszerzéseknél 50 SPN kezelési költséget kell fizetnie SPN értékű vagy azt meghaladó beszerzéseknél a vevő nem fizet kezelési költséget, és 5 % engedményben részesül EUR értékű vagy azt meghaladó beszerzéseknél a vevő nem fizet kezelési költséget, és 8 % engedményben részesül. E.5. Példa A BELF számlaengedmény-csoport esetén állítsunk be Ft vagy annál nagyobb végösszegű számlákra 5% engedményt.

112 E) Eladás 112/235 Árak és engedmények áttekintése A következő ábra szemlélteti az árak és engedmények szerkezetét: E.1.4. Egyéb beállítások Vevőkönyvelési csoportok A vevők és a főkönyv közti kapcsolatot a vevőkönyvelési csoport táblában beállított vevőkönyvelési csoportok segítségével hozhatja létre. Ehhez kattintson a Pénzügy, Beállítás, Könyvelési csoportok, Vevő pontra. A könyvelési csoportok beállítása előtt meg kell adnia a szükséges számlákat a Számlatükör ablakban. A Vevőkönyvelési csoport táblában minden könyvelési csoportra megadhatja azokat a főkönyvi számlákat, amelyekre a program a vevőkkel kapcsolatos tranzakciókat könyveli. Így például: Vevőkövetelések Fizetési engedmények Számlakerekítés Kamatok Minden egyes vevőkartonon ki kell választani egy vevőkönyvelési csoportot. Ezután, amikor rendeléseket, számlákat, jóváírásokat, fizetéseket, stb. könyvel, a program a kóddal jelzett csoportot fogja felhasználni a megadott számlákra történő könyveléshez.

113 E) Eladás 113/235 A vevőkhöz ügyletkönyvelési csoportokat is rendelhet. Az ügyletcsoportkódot a program együtt használja a termékkönyvelési csoport kódjával a Könyvelési mátrix beállítása táblában az egyes tranzakciók könyveléséhez szükséges főkönyvi számlák meghatározására. Fizetési feltételek A fizetési feltételeket az esedékességi dátumok és a lehetséges fizetési engedmények kiszámításához használhatja. Tetszőleges számú fizetési feltételkód kialakítására van lehetőség, ehhez válassza a Pénzügy, Követelések, Beállítás, Fizetési feltételek pontot. A fizetési feltétel kódját megadhatja a vevőkartonon is, így a rendszer ajánlat, rendelés, számla stb. készítésekor ezt a fizetési feltételt fogja alapértelmezettként felkínálni és ennek alapján automatikusan kiszámolja a fizetési határidőt. Induláskor az alábbi fizetési feltételeket tartalmazza a rendszer: Kód Fizetésihatáridőszámítás Engedmény dátumának kiszámítása Engedmény % Jóváíráshoz fiz.eng. számítása Megnevezés 0N 0N 0 Nem azonnali 10N 10N 0 Nem 10 napos fizetési határidő 15N 15N 0 Nem 15 napos fizetési határidő 30N 30N 0 Nem 30 napos fizetési határidő Kód: a fizetési feltétel kódja, ez az azonosító jelenik meg a vevőkartonon Fizetésihatáridő-számítás: dátumképlet (pl.: 10N = 10 nap), a rendszer a bizonylatdátum és az itt megadott dátumképlet segítségével kalkulálja ki a fizetési határidőt Megnevezés: a fizetési feltétel magyarázata Fizetési módok A fizetési móddal a számla kiegyenlítésének módját határozhatja meg. Beállításához válassza a Pénzügy, Követelések, Beállítás, Fizetési módok pontot. Tetszőleges számú fizetési mód kialakítására van lehetősége. A fizetési mód kódját megadhatja a vevőkartonon is, így a rendszer ajánlat, rendelés, számla stb. készítésekor ezt az információt fogja alapértelmezettként beállítani. A következő fizetési módok találhatók a rendszerben:

114 E) Eladás 114/235 Kód Megnevezés Ellenszámla típusa Ellenszámla száma ÁTUT Banki átutalás Főkönyvi számla CSEKK Csekk Főkönyvi számla KOMP Kompenzáció Főkönyvi számla KP Készpénz Főkönyvi számla Eladók A rendszerrel dolgozó üzletkötő munkatársakat az Eladás és Marketing, Eladás, Üzletkötők pont alatt veheti fel. Az itt beállított kódokat hozzárendelheti minden egyes vevőhöz vagy szállítóhoz. Ezt követően a program a rendelések, számlák, jóváírások, késedelmi kamatok stb. készítésekor automatikusan a megadott információkat fogja felhasználni, azonban az üzletkötő kódját a naplósorokban, rendeléseken és számlákon kézzel is megadhatja vagy módosíthatja. Az eladók/beszerzők használata a következő lehetőségeket nyújtja: Automatikusan számíthat jutalékot a bevétel, haszon stb. alapján. Statisztikát nyomtathat az üzletkötőkről. Az Ügyfélkapcsolatok kezelése modulban az üzletkötők tennivalóit az Outlook feladatok és naptár bejegyzéseivel szinkronizálhatja. E.2. Eladási folyamat E.2.1. Ajánlatok Vevőrendelések ajánlatokból is készülhetnek. Az értékesítési ajánlat tehát a rendelés előzményének tekinthető. A teljesített rendelésből később szállítólevet és számlát állíthat elő.

115 E) Eladás 115/235 Eladási fej Információs ablaktábla Eladási sorok Az eladási bizonylat részei Az eladási bizonylat három részből áll; az eladási fejből, az eladási sorokból valamint az információs ablaktáblából. Eladási fej Az eladási fej a vevők értékesítési és számlázási adatai közül a lényeges információkat, pl. a nevet, címet, a bizonylatszámot és -dátumot tartalmazza. Ezeknek az információknak a többségét a program automatikusan a Vevő táblából keresi ki. Az eladási fejen 5 lapfül található, rajtuk az alábbi adatok kezelhetők: Általános: vevői információk és az értékesítéssel kapcsolatos dátumok Számlázás: számlázással kapcsolatos adatok (pl.: fizetési feltétel) Szállítás: szállítási információk (pl.: raktárkód vagy szállítási cím) Külkereskedelem: külföldi partner vagy devizában bonyolódó ügylet esetén kell kitölteni (pl.: pénznemkód) E-kereskedelem: internetes kereskedelem Eladási sorok Itt rögzítheti az eladni kívánt cikkekkel vagy szolgáltatásokkal kapcsolatos információkat (például cikkszám, mennyiség és ár). Az eladási sorokon szereplő összegek pénznemét a fejben szereplő pénznemkód mező határozza meg.

116 E) Eladás 116/235 Információs ablaktábla Az információs ablaktáblában, az eladási rendelések, ajánlatok vagy eladási számlák jobb oldalán, a megfelelő vevő- és cikkadatokra mutató parancsikonokat talál. Az információs ablaktáblába nem vihet be adatokat, de gyorsan elérheti az információkat és átmásolhatja azokat az aktuális bizonylatba. A következő információk jelenhetnek meg az ablaktáblán (nem biztos, hogy mindig minden információ látható): Szállítási címek Ügyfelek Eladási történet Rendelkezésre álló hitelkeret Cikk kartonja Rendelkezésre álló cikkek Helyettesítő cikkek Eladási árak Eladási sorengedmények Ajánlat felvitele 1. Az Eladás és Marketing menüből válassza a Rendelések feldolgozását. 2. Kattintson az Ajánlatok pontra. Megjelenik az Ajánlat képernyő. 3. Nyomja meg az F3-at új ajánlat létrehozásához, majd Entrerrel kérjen új ajánlatszámot. 4. A vevőszám mezőben kattintson a segédgombra és válassza ki a megfelelő vevőt. Megjelenhet lejárt tételekre vonatkozó figyelmeztetés. Az Igen gomb lenyomásával lépjen tovább. 5. Az ajánlat első sorában a típus mezőben válassza ki a Cikk opciót. 6. A Szám mezőben válassza ki a kívánt cikket és nyomjon Entert. 7. A raktárkód mezőben válassza ki a cikk tárolási helyét. 8. Töltse ki a Mennyiség mezőt. A mennyiségi egység és a cikk eladása ára automatikusan megjelenik a cikk kartonjáról. Adja meg a kívánt mennyiséget. Az ajánlat elkészült. Ajánlat átalakítása rendeléssé Miután a vevő a vásárlás mellett dönt, az ajánlatot át kell alakítania rendeléssé. 1. Az Ajánlat képernyőn nyomja meg a Rendelés létrehozása gombot.

117 E) Eladás 117/ Az Igen gomb lenyomásával állítsa elő a rendelést 3. A lejárt tételre vonatkozó figyelmeztetésen válassza az Igen-t. 4. A konvertálás sikeres befejezése után a rendszer üzentben jelzi az elkészült rendelés számát. 5. Jegyezze meg a rendelés számát. Lépjen ki az ajánlati képernyőből, majd az Eladás és Marketing, Rendelésfeldolgozás menüben kattintson a Rendelések pontra. 6. A létrehozott rendelés kiválasztásához nyomja meg az F5- lista gombot. 7. Az OK gombra kattintva megjelenítheti a létrehozott rendelést. E.6. Példa: Készítsen egy ajánlatot a Kétkerék Kft. részére. Az ajánlat 20 db Pöttyös gumilabdáról szól. Alakítsa át rendeléssé az ajánlatot. E.2.2. Rendelések Rendelési fej létrehozása Az előző részben megtanultuk, hogyan kell rendelést ajánlatból létrehozni. Azonban rendelést közvetlenül is készíthet ajánlat nélkül. A Bowling Club Bt. megrendelést küld 10 db Bowling cipőre és 20 karton Energia italra. A megrendelés teljesítése a TELEP1 raktárról történik. A vevőnek felszámítunk 2000 Ft csomagolási költséget is. 1. Az Eladás és Marketing, Rendelésfeldolgozás menüben kattintson a Rendelések pontra 2. Nyomja meg az F3-at új rendelés létrehozásához, majd Entrerrel kérjen új rendelésszámot.

118 E) Eladás 118/ Adja meg a rendelés vevőjét. Ez az alábbi három módon történhet: Ha ismeri a vevő kódját, akkor azt írja be a Vevőszám mezőbe. A vevő kereső nevének első karaktereit is beírhatja a Vevőszám mezőbe. Kattintson a vevőszám mező segédgombjára (vagy nyomja meg az F6-ot), ekkor megjelenik a vevők listája. 4. Válassza ki a Bowling Club Bt.-t a listáról és nyomja meg az Entert. 5. A megjelenő figyelmeztetésre mondjon igent. A program kitölti a Könyvelési dátum, Rendelési dátum, Bizonylatdátum és az Áfateljesítés dátuma mezőket az aktuális munkadátummal. A mezők jelentése: Könyvelési dátum: teljesítési dátum, szállítás és számla könyvelése előtt a mező értékét felül kell írni a tényleges teljesítési dátummal Rendelési dátum: a rendelés készítésének napja Bizonylatdátum: a rendelés-visszaigazolás, a szállítólevél vagy a számla kiállításának napja Áfa-teljesítés dátuma: az áfa-törvény szerinti teljesítési dátum, folyamatos szolgáltatások kivételével megegyezik a könyvelési dátummal Rendelési sorok létrehozása A rendelés tételeit a képernyő alsó részén tudja rögzíteni. A rendelési sor fontosabb mezői a következők. Típus: ebben a mezőben jelezheti a rendelés sorának típusát Az alábbi értékek közül választhat: Főkönyvi számla, Cikk, Erőforrás, Befektetett eszköz, Mellékktg. (cikk). Ha a mezőt üresen hagyja, akkor a Megnevezés mezőben maximum 50 karakter hosszúságú megjegyzést vehet fel. 1. A Típus mezőben válassza a Cikk opciót. Szám: Itt adhatja meg a főkönyvi számot vagy a cikkszámot a Típus mező értékétől függően. 2. A Szám mezőben válassza ki a Bowling cipőt. A Szám mező kitöltése után a rendszer automatikusan feltölti a Megnevezés, a Mértékegység és az Egységár ÁFA nélkül mezőket. 3. A Raktárkód legyen Telep1 4. A Mennyiség mezőbe írjon 10-et. Kitöltés után a sor összege automatikusan kiszámolódik. Szintén kitöltődik a Szállítandó mennyiség és a Számlázandó mennyiség mező is az előbb megadott mennyiséggel. Az a két mező mutatja, hogy a rendelés könyvelésekor milyen mennyiség lesz kiszállítva és leszámlázva. Ezeket az értékeket könyvelés előtt csökkentheti, ha a rendelést csak

119 E) Eladás 119/235 részlegesen kell szállítani és/vagy számlázni. Egy adott rendeléshez tetszőleges számú szállítólevél és számla kapcsolódhat. A szállított mennyiség és számlázott mennyiség mező mutatja a rendelés már teljesített részét. 5. Vigyen fel egy új sort 20 karton Energia italra szintén a Telep1 raktárra. Most nézzük meg, hogyan kapcsolhatjuk a csomagolási mellékköltséget a rendelés két sorához. Cikk-mellékköltségek A programban rögzíthet cikk-mellékköltségeket például fuvarköltséget vagy csomagolási díjat, és ezeket hozzákapcsolhatja az értékesített cikkekhez. A funkció használatával a termékek kereskedelmi költsége pontosan megállapíthatóvá és elemezhetővé válik. Cikk-mellékköltségek rendelésbe történő felvételével az értékesítéshez tapadó költségeket közvetlenül felszámíthatja a vevőnek. A mellékköltségek használatának megkezdése előtt fel kell tölteni a Cikk mellékköltségei ablakot. Ehhez menjen az Eladás és marketing modul Rendelések feldolgozása, Beállítás, Cikk mellékköltségei pontra. A rendszerben az alábbi adatok találhatók: A most létrehozott rendelésbe vegyünk fel egy új sort a Csomagolási mellékköltségekre: 6. A Típus mezőben válassza a Mellékktg. (cikk) opciót. 7. Válassza ki az ECSOMAG értéket a Szám mezőben. 8. Egységár ÁFA nélkül: 2000 Ft. 9. A Mennyiség mezőbe írjon 1-et, a Mértékegység mezőt hagyja üresen. 10. Kattintson a Sor, Cikk-mellékköltség hozzárendelése gombra. Ekkor megjelenik az alábbi képernyő.

120 E) Eladás 120/235 Tételezzük fel, hogy a csomagolási költség csak a C0002-es cikkhez kapcsolódik. 11. Az első sor hozzárendelendő mennyiség mezőjébe írjon be 1-et és lépjen ki az ablakból. 12. A rendelés elkészült Rendelés könyvelése (szállítás, számla) A rendelés sorainak rögzítése után indíthatja a könyvelést. 1. A könyvelési dátum és bizonylatdátum mezők értékét módosítsa a megfelelő dátumra. 2. Ellenőrizze a sorok összegeit.

121 E) Eladás 121/235 A Rendelés, Statisztika (F9) pontra kattintva megjelenítheti a statisztika ablakot, amely gyors áttekintést nyújt az adott eladási rendelésről ( pl.: végösszeg, áfa összege kulcsonént). Az ablak három lapja a rendeléssel, a számlázandó és a szállítandó mennyiségekkel kapcsolatos részletes információkat tartalmazza. 3. Kattintson a Könyvelés gombra. A rendszer könyvelés előtt ellenőrzi a könyvelési dimenziókat. A cikk kartonjából a dimenziók automatikusan bekerülnek a rendelés soraiba, de mellékköltség esetén a dimenziót kézzel kell kiválasztani. A szükséges oszlopokat az Oszlop megjelenítése funkcióval jelenítheti meg a képernyőn. A rendelés könyvelése előtt megtekintheti a tesztjelentést az esetleges hibák kiszűrésére. Ha a Könyvelés és Nyomtatás funkciót választja, akkor a rendelés könyvelésével egyidejűleg számlát is nyomtathat. 4. Kattintson a Könyvelés-re. Itt a következő lehetőségei vannak: Szállítás: ezt a pontot akkor válassza, ha a cikkeket a vevőnek ki szeretné szállítani, de a számla nem készül el. A program ekkor egy könyvelt szállítólevelet hoz létre. Számla: ennél a lehetőségnél a rendszer egy már lekönyvelt szállításra készíti el a könyvelt számlát. Ez azt jelenti, hogy a funkció csak szállított rendelésnél működik. A rendelés törlődik, ha mindent leszámlázunk. Szállítás és számla: ennél a pontnál a rendelést egy lépésben szállíthatja és számlázhatja. A program egy könyvelt szállítólevelet és könyvelt számlát hoz létre. A rendelés törlődik, ha mindent leszámlázunk. 5. Válassza a Szállítás és Számla opciót. A feldolgozás után a rendelés törlődik, mivel minden tételt leszámláztunk. 6. Zárja be a rendelés ablakot és nézze meg az elkészült bizonylatokat az Eladás és Marketing Történet menüjében. E.7. Példa: A Törpike Óvoda megrendelt 10 db Kezdő tollaslabdakészletet és 5 db Felfújható gumimatracot. Készítse el a rendelés visszaigazolását, majd állítsa ki a szállítólevelet és a számlát. A kiszállítás a Központi raktárból történik. E.2.3. Szállítás, számlázás Gyűjtőszámla (Szállítólevelek egyesítése) Ha egyszerre több szállítólevélből szeretne számlát előállítani, akkor használhatja a gyűjtőszámla funkciót. Egy vevőn belül csak azonos pénznemben kiállított szállítóleveleket gyűjthet össze a számlán. Ahhoz, hogy egy adott vevő részére gyűjtőszámlát készíthessen, a vevő kartonján, a Szállítás lapon be kell jelölnie a Szállítólevelek egyesítése jelölőnégyzetet, mégpedig a rendelések készítése előtt.

122 E) Eladás 122/235 A gyűjtőszámla funkciót a Pénzügy, Követelések, Gyűjtőszámla pontokon keresztül érheti el. Eladási rendelés lap Ezen az oldallapon válogathatja le azokat a vevőket, amelyek számára gyűjtőszámlát kíván létrehozni. Könyvelt eladási szállítólevél lap Itt adhatja meg a feldolgozásban szereplő szállítólevelek időszakát. Beállítások lap Könyvelési dátum: Adja meg a kötegelt feldolgozás által létrehozott számla (vagy számlák) könyvelési dátumát. A mező kitöltése kötelező. Bizonylatdátum: Adja meg a kötegelt feldolgozás által létrehozott számla (vagy számlák) bizonylatdátumát. A mező kitöltése kötelező. Számlaengedmény-számítás: Ha automatikusan szeretné kiszámíttatni a számlaengedményeket, jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. Ha az Eladások és követelések beállítása ablak Számlaengedmény-számítás jelölőnégyzete be van jelölve, az összeget

123 E) Eladás 123/235 automatikusan számítja ki a program. A beállítás ellenőrzéséhez nyissa meg a Pénzügy, követelések, Beállítás, Eladások és követelések beállítása ablakot. Az Általános lapon találja a Számlaengedmény-számítás jelölőnégyzetet. Számlák könyvelése: Ha azonnal szeretné könyvelni a számlákat, jelölje be ezt a négyzetet. A feldolgozás futtatásához kattintson az OK gombra. Szállítólevél visszavonása Hibásan kiállított szállítólevél visszavonására is lehetőséget biztosít a rendszer, de csak abban az esetben, ha a számla kiállítása még nem történt meg. A visszavonás folyamata: 1. Lépjen a menüben a Pénzügy, Követelések, Történet, Könyvelt szállítólevelek pontra. 2. Keresse meg a kívánt bizonylatot 3. Jelölje ki a helyesbíteni kívánt sort vagy sorokat és kattintson a Funkciók, Szállítólevél visszaállítása pontra 4. A rendszer a sztornózott mennyiséget negatív előjellel jeleníti meg a könyvelt bizonylaton, és a vevőrendelésen visszaállítja a szállított mennyiség mező értékét 0-ra. 5. Lépjen vissza az eladási rendelésre, a bizonylatot nyissa meg a Funkciók, Újramegnyítás pont segítségével. 6. Helyesbítse a Mennyiség mező értékét és állítsa ki újra a szállítólevelet. E.8. Példa: A Macrosport Kft. megrendel 10 db gyermekkorcsolyát. Készítse el a szállítólevelet 10 darabról. Időközben a kereskedő jelzi, hogy csak 8 db korcsolyára van szüksége a vevőnek. Végezze el a szállítás visszavonását és az új szállítólevél kiállítását. Számlakészítés rendelés nélkül Számlákat rendelés nélkül is készíthet, erre főleg akkor kerül sor, amikor: Olyan cikket értékesít, amiről biztosan tudja, hogy raktáron van Mindig egyszerre történik a szállítás és számlázás A szállítás és számlázás külön lépésben történik, de a rendelésből csak szállítani szeretne és a számlából csak számlázni. Új számla kiállításához menjen a Számla képernyőre a Pénzügy, Követelések menüpontokon keresztül. A számla felvitelének folyamata megegyezik az ajánlat és rendelés feldolgozásával. A bizonylatfej és a sorok kitöltése után a Könyvelés gombra kattintva könyvelheti le a számlát. Amennyiben a rendelésből csak szállítóleveleket szeretne előállítani és a számla funkcióból kíván számlázni, akkor a könyvelt szállítólevél sorait a Bizonylatmásolás vagy a Szállítólevélsorok kigyűjtése funkcióval emelheti át a számlába.

124 E) Eladás 124/235 E.9. Példa: A Bringa-Kori Sportbolt Kft.-nek szervizelési tevékenységet végeztek. A szerviz időtartama 2 óra. Készítse el az eladási számlát erőforrások felhasználásával. Megoldás: Figyelem! A dimenziók kitöltéséhez a számlasorokban megjeleníthetjük a szükséges mezőket a Nézet, Oszlop megjelenítése menüpont segítségével. E.10. Példa: A Macrosport Kft-től ismételten kapnak egy megrendelést, ezúttal 5 db férfikorcsolyára. Készítse el a szállítólevelet! A gyermek- és férfikorcsolyát egy számlában fogják kiszámlázni a vevőnek. Végezze el a gyűjtőszámla kiállítását a Szállítólevélsorok kigyűjtése funkció segítségével. Megoldás:

125 E) Eladás 125/235 E.2.4. Jóváírás A funkciót az alábbi esetekben használhatja: hibásan kiállított számlák sztornírozása (Sztornó számla) vevőknek adott jóváírások, pl. ármódosítás, kompenzálás esetén (Helyesbítő számla) A jóváírás felviteléhez menjen a Jóváírás képernyőre a Pénzügy, Követelések menüpontokon keresztül. A jóváírás felvitelének folyamata megegyezik a számla készítésével, ezért itt csak az attól eltérő funkciókat tárgyaljuk. Sztornó számla Amennyiben egy hibásan felvitt számlát szeretne sztornírozni, akkor a könyvelt számlát a Bizonylatmásolás funkcióval emelheti át a Jóváírásba. Az előző pontban kiállított számla téves volt. Készítse el a sztornó számlát. 1. A Jóváírás ablakban F3-mal kérjen új bizonylatot és Enterrel új bizonylatszámot. 2. Kattintson a Funkciók, Bizonylat másolása pontra. 3. Válassza ki a Bizonylattípus mezőben a Könyvelt számla értéket, a Bizonylatszám mezőben pedig a kérdéses számlát. 4. A Beleértve a fejlécet mező megjelölésével a könyvelt számlafej is átmásolódik a jóváírásfejbe. 5. Kattintson az OK gombra, ekkor a rendszer átmásolja az eredeti számla minden tételét a jóváírásba. Amennyiben a jóváírást nem könyvelt szállítólevélből másolja, akkor a jóváírás sorban található Kiegyenlítési forrástétel mezőt kézzel ki kell töltenie (a mező az oszlop megjelenítése funkcióval láthatóvá tehető). Jóváírás készítésekor a rendszer az itt kiválasztott eladás cikktétel költségén könyveli a jóváírásban szereplő cikket. 6. A Könyvelés, Könyvelés pont kiválasztásával lekönyvelheti a sztornó számlát.

126 E) Eladás 126/235 Helyesbítő számla Helyesbítő számlát kell kiállítani az áfa összegének ill. az annak meghatározásához szükséges tételek módosításakor, valamint az áfa utólagos felszámításakor. A helyesbítő számla készítésének folyamata: A Törpike Óvodának értékesített tollaslabdakészletre minőségi kifogás miatt 4000 Ft/db árengedményt adnak. 1. A Jóváírás ablakban F3-mal kérjen új bizonylatot és Enterrel új bizonylatszámot. 2. A Vevőszám mezőben válassza ki a Törpike Óvodát. 3. A Helyesbítő számla lapon adja meg a helyesbítés típusát. A rendszerben az alábbi helyesbítéstípusok lettek paraméterezve: A megfelelő helyesbítéstípus kiválasztásával csak adott információk módosíthatók a helyesbítő számlán. Pl. egységár helyesbítésekor csak a számlán szereplő egységár módosítható, a mennyiség nem. 4. Válassza az EGYSÉGÁR típust. 5. A Helyesbítendő bizonylat típusa mezőben válassza ki a Könyvelt számlát, majd a Helyesbítendő bizonylat száma mezőben az előzőleg kiállított eladási számlát.

127 E) Eladás 127/ A Funkciók, Helyesbítő sorok beolvasása ponton keresztül átmásolhatja a könyvelt számla tételeit, amelyeket a képernyő alsó részén az Előtte/Utána fülön módosíthat. 7. Végezze el az egységár módosítását a tollaslabdakészlet esetén az alábbiak szerint: 8. A Funkciók, Eladási sorok létrehozása pontra kattintva a rendszer elkészíti a módosításnak megfelelően a számla tételeit. 9. A Helyesbítő számla könyveléséhez kattintson a Könyvelés gombra. E.2.5. Előleg kezelése Előlegbekérő levél készítése Mielőtt partnere megfizetné vállalkozásának az előleget, előlegbekérő levelet készíthet számára, melyből az előlegfizetés könyvelése után Előlegszámlát állíthat ki. Ez a Pénzügy, Követelések menü Előlegbekérő levelek pontja alatt történik, az ajánlat-, rendelés- és számlakészítés során már megismert felépítésű ablakban.

128 E) Eladás 128/235 E.11. Példa A Bringa-Kori Sportbolt Kft.-nek készítsen forintról szóló előlegbekérő levelet. Megoldás: Az elkészített előlegbekérő levél az Előlegbekérő levél ablak Nyomtatás gombjával nyomtatható ki. Az előlegbekérő levél mindaddig nem könyvelhető, míg az Előlegbekérő levél ablak Számlázás lapján a kiegyenlítő bizonylat típusát és számát meg nem adja. Előlegfizetés könyvelése Az előlegfizetések könyvelése a főkönyvi vagy a fizetési naplókon keresztül történhet. A tétel könyvelésekor a Bizonylattípus mező értékét Előlegfizetés-re kell állítani, ezzel a Számlatípus mező értéke automatikusan Vevő értékűre változik. A Számlatípus mező értéke nem változtatható meg, ha a Bizonylattípus mező értéke a következők valamelyike: Előlegfizetés, Számlát helyettesítő okmány, Előleg-visszafizetés, Előlegszámlahelyesbítés. A napló Számlaszám mezőjébe annak a vevőnek az azonosítóját kell beírni, aki az előleget megfizette. A napló Összeg mezőjében kell megadni a befizetett összeg értékét. A napló egyéb mezőinek kitöltése nem különbözik a Fizetés bizonylattípus esetétől.

129 E) Eladás 129/235 E.12. Példa A Bringa-Kori Sportbolt Kft. átutal forint előleget. Könyvelje le a banknaplót. Megoldás: Az Előlegfizetés típusú bizonylatok nem pontozhatók össze más bizonylatokkal naplókból. Előlegszámla kiállítása Az előlegszámla az Előlegbekérő levelek ablakból állítható ki. Ha már készített előlegbekérő levelet, akkor az Előlegbekérő levél ablak Számlázás lapján állítsa be a Kiegyenlítő bizonylatszám mező értékét a már lekönyvelt Előlegfizetés bizonylatszámával megegyező értékűre, majd válassza a Könyvelés gomb Könyvel és nyomtat vagy Könyvel pontját. E.13. Példa Készítse el az előlegszámlát a Bringa-Kori Sportbolt Kft. részére. Megoldás:

130 E) Eladás 130/235 Az előlegszámla kiállítása (előlegbekérő levél könyvelése) után a Vevő karton Általános lapján a Felhasználható előleg (SPN) mező értéke a kiállított Előlegszámla értékével megnövekszik. Az előlegbekérő levél nem könyvelhető egészen addig, míg a Kiegyenlítő bizonylatszám mezőben megadott bizonylaton szereplő könyvelési dátum, összeg és pénznemkód mezők értéke nem egyezik az előlegbekérő levélen szereplő értékekkel. Megfizetett előleg felhasználása A korábban kiállított Előlegszámla sorai alapján a megfizetett előlegeket mind a rendeléseken, mind a számlákon beszámíthatja a vevő által fizetendő összegbe. Fontos! Az előleg beszámítása előtt a rendelés vagy a számla képernyő Számlázás lapján jelölje meg az árak ÁFÁ-val mezőt. Mindkét ablak esetén a Funkciók gomb Előlegszámlasor pontjának választása után megjelenő Eladási előlegszámlasor-lista ablakban választhatja ki a vevő által korábban befizetett és még felhasználható előlegek közül. A kiválasztott bizonylatsor bemásolódik a rendelésre vagy számlára a még felhasználható összeggel. Amennyiben nem szeretné a Előlegszámla kiválasztott során szereplő teljes összeget beszámítani a végszámlába, egyszerűen írja át az Összeg ÁFÁ-val mező tartalmát a beszámítandó összegre.

131 E) Eladás 131/235 E.14. Példa: Készítsen egy új vevőrendelést és válassza ki a már fizetett előleget. Megoldás: Fel nem használt előleg visszafizetése A megfizetett előlegek fel nem használt részét a vevők részére visszafizethetjük. Ennek könyvelése csakúgy, mint az előlegfizetésé főkönyvi vagy fizetési naplókon keresztül történik. Az előleg visszafizetésére azonos feltételek érvényesek, mint az előlegfizetésre. Előlegszámla-helyesbítés kiállítása Ha lekönyvelte az előleg visszafizetését, Előlegszámlát helyesbítő bizonylatot készíthet a Pénzügy, Követelések menü modul Előlegszámla-helyesbítés pontja alatt. A megjelenő ablak azonos az Előlegszámla ablakával, itt azonban kiegyenlítő bizonylatszámként a már könyvelt Előleg-visszafizetés bizonylatra kell hivatkoznia. Nem kell kézzel bevinni az Előlegszámla-helyesbítés sorait, csak ki kell választania a már korábban könyvelt Előlegszámla-sorok közül. Természetesen csakúgy, mint a rendelések és számlák esetén, itt is lehetősége van a korábban befizetett előlegek felhasználható összegénél kisebb összegről kiállítani az Előlegszámla-helyesbítést, ha a vevővel így állapodott meg.

132 E) Eladás 132/235 E.2.6. Felszólítás A felszólítás funkció segítségével vevőit figyelmeztetheti a lejárt követelésekre. A rendszer számos lehetőséggel támogatja a felszólítással kapcsolatos tevékenységeit, például előre definiált szövegek, tetszőleges szint, járulékos díj. Felszólítási feltételek beállítása Tetszőleges számú felszólítási feltétel kialakítására van lehetősége, ehhez 1. Kattintson a Pénzügy, Követelések, Beállítás, Késedelmikamat-feltételek pontra. 2. Töltse ki az alábbi mezőket: Kód: A feltétel egyedi azonosítója Megnevezés: A feltétel rövid leírása Felszólítások maximális száma: Ebben a mezőben az egy számlához létrehozható felszólítások maximális számát határozhatja meg Minimális összeg: Ha egy adott vevő lejárt tételeinek az összege kisebb az ebben a mezőben meghatározott értéknél, akkor a program nem készít felszólítást Felszólítási szintek beállítása Minden egyes felszólítási feltételhez tetszőleges számú felszólítási fokot állíthat be. A felszólítási fokoknál egyedi feltételeket határozhat meg, pl.: türelmi idő. 3. A Felszólítások ablakban a megfelelő soron állva kattintson a Szintek gombra. 4. Töltse ki a mezőket az alábbiak szerint Kód: A felszólítási fok száma, a rendszer automatikusan javasolja Türelmi idő: A fizetési határidő vagy az előző felszólítás dátuma és a következő felszólítás készítése közötti időszak hossza. Fizetésihatáridő-számítás: A felszólításon megjelenő fizetési határidő számítási képlete.

133 E) Eladás 133/235 Felszólítási szövegek beállítása Minden felszólítási szinthez egyedi szövegeket állíthat be, melyek nyomtatásban a felszólítási tételek előtt vagy után jelennek meg. 1. A felszólítási fokon állva kattintson a Szint, Kezdő vagy Befejező Szöveg pontra. 2. A szöveg mezőbe írja be a megjelenítendő közleményt, amely több sorból is állhat. Felszólításokra nyomtatandó szövegek létrehozásakor bizonyos előre meghatározott változókat is használhat, melyeket a program a megfelelő információkkal helyettesít be a nyomtatás előtt. Ezek a következők: %1 = Bizonylatdátum (a felszólítási fejről) %2 = Fizetési határidő (a felszólítási fejről) %3 = Kamatláb (a késedelmikamat-feltételekből) %4 = Hátralék (a felszólítási fejről) %5 = Kamat összeg (a felszólítási fejről) %6 = Járulékos díj (a felszólítási fejről) %7 = Összesen (Hátralék + Kamat összege + Járulékos díj +ÁFA) %8 = Felszólítási fok (a felszólítási fejről) %9 = Pénznemkód (a felszólítási fejről) %10 = Könyvelési dátum (a felszólítási fejről) A felszólítások készítése előtt minden egyes vevőhöz ki kell választani egy felszólításifeltétel-kódot. Ezt a vevőkarton Fizetés lapján tudja megtenni. Felszólítások készítése 1. Kattintson a Pénzügy, Követelések, Időszakos tevékenységek, Felszólítások pontra. 2. A felszólítási bizonylat az egyéb eladási bizonylatokhoz hasonlóan fejből és sorokból épül fel. 3. A Felszólítások ablakban válassza a Funkciók, Felszólítások létrehozása pontot. 4. A Vevő és Vevői tétel lapokon a felszólítandó vevőkre állíthat be szűrést, de ezt most hagyja üresen.

134 E) Eladás 134/ A Beállítások lapon a Könyvelési dátumot és a Bizonylatdátumot a rendszer feltölti az aktuális munkadátummal. 6. Jelölje meg a Csak lejárt összegű tételek mezőt, így a felszólítás csak azokat a tételeket fogja tartalmazni, melyek fizetési határideje a megadott bizonylatdátumnál korábbi. 7. Kattintson az OK gombra. Az elkészült felszólításokat F5-tel tekintheti meg. 8. A felszólítást a Küldés, Küldés funkcióval nyomtathatja és küldheti el ügyfeleinek. 9. Az elkészült felszólításokat a Pénzügy, Követelések, Időszakos tevékenységek, Elküldött késedelmikamat-közlők ponton tekintheti meg. Ebben az ablakban az adatok a könyvelt számlához hasonlóan nem módosíthatók. Vevők emlékeztetése egyenlegközlő küldésével Ha egy vevőjének hátraléka van, de nem kíván felszólítást küldeni részére, akkor az ügyfelét egyenlegközlővel is figyelmeztetheti a lejárt számlákra. 1. Kattintson a Pénzügy, Követelések, Bizonylatok, Vevői egyenlegközlő pontra 2. A vevő lapon a Dátumszűrő mezőben határozza meg a jelentés időszakát 3. A Beállítások lapon jelölje meg a Lejárt tételek megjelenítése mezőt.

135 E) Eladás 135/ A Nyomtatás gombra kattintva előállíthatja az egyenlegközlőt. E.2.7. Késedelmikamat-közlők készítése Amennyiben a vevő számláját határidőn túl egyenlíti ki, a program segítségével késedelmi kamatot számíthat fel részére. Első lépésben a késedelmikamat-kódokat és kondíciókat kell beállítani, majd ezeket hozzá kell rendelni minden egyes vevőhöz. Késedelmi kamat feltételeinek beállítása Tetszőleges számú felszólítási feltétel kialakítására van lehetősége, ehhez 1. Kattintson a Pénzügy, Követelések, Beállítás, Késedelmi kamat feltételei pontra. 2. Töltse ki az alábbi mezőket Kód: A feltétel egyedi azonosítója Megnevezés: a feltétel rövid leírása Kamatszámítás: Mindig a Hozzárendelt tételek lehetőséget válassza Kamatszámítási mód: Mindig az átlagos napi egyenleget válassza Kamatláb: Késedelmi kamat %-ban kifejezve Kamatidőszak (nap): 360 vagy 365 nap

136 E) Eladás 136/235 Minimális összeg (SPN): nem készül kamatközlő, ha a kamat számított összege kisebb, mint az ebben a mezőben megadott érték Türelmi idő és Fizetésihatáridő-számítás: A felszólításhoz hasonlóan működik Sor megnevezése: Ez a szöveg jelenik meg az előállított kamatközlőkön. Az alábbi előre meghatározott lehetőségeket is felhasználhatja: %1 = Megnevezés a vevői tételen %2 = Bizonylattípus a vevői tételen %3 = Bizonylatszám a vevői tételen %4 = Kamatláb %5 = Összeg a vevői tételen %6 = Hátralék a vevői tételen %7 = Fizetési határidő dátuma a vevői tételen %8 = Pénznemkód a késedelmikamatszámla-fejről A fenti kódok valamelyikét tartalmazó szöveg megadása esetén a program automatikusan kicseréli a kódot a megfelelő szövegre. Kamatközlő szövegeinek beállítása Minden késedelmikamat-feltételhez beállíthat egyedi szövegeket, melyek nyomtatásban a tételek előtt vagy után jelennek meg. 1. A késedelmikamat-feltételen állva kattintson a Feltételek, Kezdő vagy Befejező Szöveg pontra. 2. A szöveg mezőbe írja be a megjelenítendő közleményt, amely több sorból is állhat. A kamatközlőkre nyomtatandó szövegek létrehozásakor bizonyos előre meghatározott változókat is használhat, melyeket a program a megfelelő információkkal helyettesít be a nyomtatás előtt. Ezek a következők: %1 = Bizonylatdátum (a késedelmikamatszámla-fejről) %2 = Fizetési határidő (a késedelmikamatszámla-fejről) %3 = Kamatláb (a késedelmikamat-feltételekből) %4 = Hátralék (a késedelmikamatszámla-fejről) %5 = Kamat összeg (a késedelmikamatszámla-fejről) %6 = Járulékos díj (a késedelmikamatszámla-fejről) %7 = Összesen (Hátralék + Kamat összeg + Járulékos díj +ÁFA) %8 = Pénznemkód (a késedelmikamatszámla-fejről) %9 = Könyvelési dátum (a késedelmikamatszámla-fejről) Kamatközlők készítése 1. Kattintson a Pénzügy, Követelések, Időszakos tevékenységek, Késedelmikamatközlők pontra. A kamatközlő bizonylat az egyéb eladási bizonylatokhoz hasonlóan fejből és sorokból épül fel.

137 E) Eladás 137/ A Késedelmikamat-közlők ablakban válassza a Funkciók, Késedelmikamat-közlők létrehozása pontot. 3. A Vevő és Vevői tétel lapokon a felszólítandó vevőkre állíthat be szűrést, de ezt most hagyja üresen. 4. A Beállítások lapon a Könyvelési és Bizonylat dátumokat a rendszer feltölti az aktuális munkadátummal. 5. Kattintson az OK gombra. Az elkészült felszólítások listáját F5-tel tekintheti meg. 6. A kamatközlőt a Küldés, Küldés funkcióval nyomtathatja és küldheti el ügyfeleinek. 7. Az elkészült kamatközlőket a Pénzügy, Követelések, Időszakos tevékenységek, Elküldött késedelmikamat-közlők ponton tekintheti meg. Ebben az ablakban az adatok a könyvelt számlához hasonlóan nem módosíthatók. E.3. Eladás lekérdezései A követelésekkel kapcsolatos jelentéseket a Pénzügy, Követelések, Jelentések menüben találja. A legfontosabb jelentések az alábbiak:

138 E) Eladás 138/235 Törzsadatok Vevő - lista: vevőkkel kapcsolatos alapinformációk Vevő - címkék: levélcímkék nyomtatása Ajánlatok és megrendelések Vevő - rendelések összesítése: nyitott rendeléssel rendelkező vevők Vevő - rendelések részletezése: nyitott vevői rendelések tételesen Tételek Vevő - kivonat: vevők éves forgalma és egyenlege Vevő - karton: vevők tételes forgalmi adatokkal Vevői tételjegyzék: összes vevőtétel listázása a bevitel sorrendjében Nyitott tételek Vevői nyitott tételek: nyitott tételek fizetési határidővel Vevő - egyenleg időpontban Vevő - egyszerűsített összesített korosító lista: lejárt vevői követelések a törvény szerinti időszakokra bontva Statisztika Eladási statisztika Vevő/cikkeladás: vevőnként az eladott cikkek mennyiséggel és összeggel Vevő - top 10 lista: rangsor eladás vagy egyenleg szerint Üzletkötő - eladási statisztika E.4. Integráció E.4.1. Vevőkönyvelési csoportok A vevői folyószámlák és a főkönyv közötti kapcsolatot a vevőkönyvelési csoport biztosítja.

139 E) Eladás 139/235 Az összefüggéseket az alábbi kép ábrázolja: Főkönyvi számlák Vevői folyószámlák Vevőkönyvelési csoport Belföldi követelések Kiss Fürdőszoba Kft Alkatrészbolt. London Light Company Forest Faipari Bt. Möbel Siegfried GmbH Belf Külf Külföldi követelések E.4.2. Analitika-főkönyv összefüggése A vevőkönyvelési csoport a vevőt a követelések főkönyvi számlával kapcsolja össze. A tranzakciókban szereplő egyéb főkönyvi számlákat (értékesítési bevétel, elábé) a rendszer a vevőkhöz rendelhető ügyletkönyvelési csoportok és a termékkönyvelési csoportok együttes figyelembevételével határozza meg. Az Áfa % és áfa főkönyvi számlák meghatározása szintén két paraméter alapján történik. Ez pedig a vevőnél beállított Áfa ügyletkönyvelési csoport és a terméktől/szolgáltatástól függő Áfa termékkönyvelési csoport. Vevő Vevőkönyv.csoport Ügyletköny.csoport ÁFA-ügyletköny.cs. Vevőkövetelések számla Árbevétel számla Cikk Termékkönyv.csop. ÁFA-termékköny.cs. Készletköny.csoport ÁFA számla Készletszámla

140 F) Marketing (CRM) 140/235 F) Marketing (CRM) A Marketing fejezetben megismerheti az ügyfelek és feladatokkal kezelését és az Outlook integráció lehetőségeit. F.1. Marketing törzsadatok F.1.1. Ügyfelek Az ügyfél adatbázisban tarthatja nyilván összes partnerét, melyekkel bármilyen üzleti kapcsolatban áll. Ezek a partnerek lehetnek: vevők, szállítók, bankok, hatóságok, tanácsadók stb. Ügyfelek rögzítésénél lehetősége van kiegészítő információk megadására is, többek között, hogy milyen ágazatban működik a cég, milyen üzleti kapcsolatban állnak egymással vagy mi a levelezési csoport. Ezen kiegészítő információk bővebb leírása az Egyéb beállítások fejezetben található. Az ügyfél karton megjelenítéséhez kattintson az Eladás és Marketing, Eladás, Ügyfelek pontra. A karton két részből áll: Az ügyfél általános, kapcsolat, szegmentálás adatait tartalmazó fejből. Paraméterezhető, ügyfél profilját bemutató sorokból

141 F) Marketing (CRM) 141/235 Fontosabb mezők Általános fül Szám: az ügyfél azonosítója, értékét a rendszer automatikusan adja az Ü Ü számtartományból. Típus: ebben a mezőben választhatja ki, hogy Vállalatot vagy Személyt szeretne rögzíteni. Személy esetén a Vállalatszám mezőben választhatja ki azt a céget, ahol a személy dolgozik. Vállalat típusú ügyfélnél a Vállalatszám és Vállalatnév mezők inaktívak. Név és Cím: itt adhatja meg az ügyfél alapadatait. Személy esetén az adatokat a rendszer előre átmásolja a kapcsolódó vállalatból. Szegmentálás fül A Levelezési csoportok száma, Üzleti kapcsolatok száma és Ágazati csoportok száma mező mutatja, hogy az aktuális ügyfelet hányféle csoportba sorolták. Kattintson a megfelelő mező segédgombjára, amennyiben az ügyfél csoportosítását módosítani kívánja. Például az Üzleti kapcsolatok mező segédgombjára kattintva megtekintheti, hogy az ügyfél milyen üzleti kapcsolat csoportba tartozik.

142 F) Marketing (CRM) 142/235 A Felelősségi körök száma és Szervezeti szint kódja mezőket csak Személy estén lehet kitölteni. Kapcsolt ügyfelek megtekintése A kapcsolt ügyfelek listájában megtekintheti a vállalatot és a vállalatnál dolgozó munkatársakat. A Rakéta Sportszerkészítő Kft. kapcsolt munkatársainak megtekintéséhez a cég kartonján kattintson az Ügyfél, Kapcsolt Ügyfelek gombra. Vállalat típusú ügyfél rögzítése A tegnapi nap során tárgyalást folytatott egy lehetséges új vevővel a MultiSport Kft.-vel. 1. Lépjen az ügyfél kartonra 2. F3-mal kérjen egy üres ablakot 3. A Szám mezőben Enter lenyomásával a rendszer kiosztja a következő ügyfélszámot 4. A Típus mezőben válasszon Vállalatot. 5. Adja meg az ügyfél név és címadatait: Multisport Kft Érd, Gazda utca 11. Telefon: A Multisport Kft. sportszerek nagykereskedésével foglalkozik, ezért sorolja a céget a Nagykereskedelem ágazati csoportba.

143 F) Marketing (CRM) 143/235 Személy típusú ügyfél rögzítése A tárgyalás során megismerkedett a MultiSport beszerzőjével, Kovács Géza úrral. Rögzítse Kovács urat a rendszerbe, mint a MultiSport Kft. kapcsolattartóját. 1. Lépjen az ügyfél kartonra 2. F3-mal kérjen egy üres ablakot 3. A Szám mezőben Enter lenyomásával a rendszer kiosztja a következő ügyfélszámot 4. A Típus mezőben válasszon Személyt. 5. A Vállalatszám mezőben válassza ki a Multisportot 6. Töltse ki a név mezőt Személy típusú ügyfélnél a mező jobb oldalán található segédgombra kattintva megtekintheti a név részletezés ablakot, itt adhat meg egyéb kiegészítő információkat pl.: beosztás. 7. Állítsa be a Felelősségi kört a Szegmentálás lapon.

144 F) Marketing (CRM) 144/235 F.1. Példa: A Sport 2005 kiállításon tárgyalásokat folytatott egy lehetséges ügyféllel. Az ügyfél névjegykártyáján az alábbi adatok szerepelnek: Tóth Károly Kereskedelmi Igazgató 6-Point Kereskedelmi Kft Szeged Pesti út 23. Tel.: Rögzítse az ügyfél adatait (Vállalatot és Személyt egyaránt) Megoldás:

145 F) Marketing (CRM) 145/235 Ismétlődő ügyfelek keresése Új ügyfelek felvitelénél a program ellenőrzi a már meglévő ügyfeleket az ismétlődések kiszűrésére. Ugyanez igaz új vevő vagy szállító rögzítésénél is, hiszen ebben az esetben is megtörténik az ügyfél automatikus létrehozása és így az ismétlődés ellenőrzése is. Ismétlődések keresésekor a program kereső sztringeket használ. A kereső sztringeket az Ismétlődés beállítás ablakban állíthatja be az ügyféltáblában lévő következő mezők bármelyikének első és utolsó karakterét kombinálva: Név, Név 2, Cím, Cím 2, Irányítószám, Helység, Telefonszám és Adószám. A program minden egyes alkalommal, amikor a felhasználó létrehoz egy ügyfél-vállalatot összehasonlítja az új ügyfél kereső sztringjét más ügyfelekével. A beállítás szerint a következő ügyféladatokat vizsgálja a rendszer: Név mező Név mező Cím mező Cím mező Helység mező Helység mező Adószám mező első 5 karaktere utolsó 5 karaktere első 5 karaktere utolsó 5 karaktere első 5 karaktere utolsó 5 karaktere első 8 karaktere Ha ezen értékek 60%-a megegyezik az újonnan rögzített és egy már meglévő ügyfélnél, akkor a program azt ismétlődésnek tekinti, és figyelmeztető üzenetet küld.

146 F) Marketing (CRM) 146/235 F.2. Példa: Vegyen fel egy új ügyfélkartont az alábbi adatokkal. Név: Rakéta Kft. Cím: 2011 Budapest, Tenisz u. 33. Az ügyfél felvitele és a karton elhagyása után figyelmeztetést kap: Igen válasz után megjelenik az Ismétlődő ügyfelek ablaka, ahol ellenőrizheti az ügyfelek adatait: F.1.2. Ügyfélprofilok kezelése Az ügyfelek jellemzésére tetszőleges számú profil kérdőívet alakíthat ki. Minden egyes kérdőíven különböző kérdéseket és válaszadási lehetőségeket állíthat össze. Profil kérdőív kialakítása: 1. Kattintson az Eladás és Marketing, Marketing, Beállítás, Profil, Kérdőív beállítása pontra. Megjelenik a Profilkérdőív beállítása ablak:

147 F) Marketing (CRM) 147/ A fej Profilkérdőív kódja mezőben nézheti meg a meglévő kérdőívek listáját és vihet fel akár egy újat is. 3. A kérdőív sorain kattintson egy üres sorra új kérdés felviteléhez. 4. A Típus mezőben válassza a Kérdés lehetőséget, amennyiben a kérdésre több válasz is lehetséges, akkor ezt jelölje a következő mezőben. 5. A kérdés alá vigyen fel legalább két Válasz típusú sort. 6. A kérdések felvitele után a Funkciók, Nyomtatás gombra kattintva megtekintheti az elkészült kérdőívet.

148 F) Marketing (CRM) 148/235 Ügyfél kérdőívek kitöltése A profil kérdőívek kialakítása után kitöltheti az ügyfelekre vonatkozó információkat. Ehhez a következőt kell tennie: 1. Nyissa meg az ügyfélkartont 2. Keresse meg az ügyfelet és kattintson az Ügyfél, Profilok gombra. 3. A rendszer csak az ügyfélre vonatkozó kérőíveket jeleníti meg. Például Vállalati ügyfelek esetén nem tölthetjük ki a Személyre vonatkozó kérdőíveket. 4. A kérdőíven jelölje meg a megfelelő válasz(oka)t

149 F) Marketing (CRM) 149/ A program automatikusan megjeleníti a válaszokat az ügyfélkarton alsó részén F.3. Példa: Vevő típusú partnereknek állítson össze kérdőívet a következő kérdésekkel és válaszokkal. Mennyire elégedettek termékeinkkel? Nagyon, Közepesen, Kevésbé Mennyire elégedettek szolgáltatásainkkal? Nagyon, Közepesen, Kevésbé Milyen típusú sporteszközök beszerzését tervezik a közeljövőben? Téli, Vízi, Egészségügyi, Játék Kérnek-e rendszeres tájékoztatót a programokról? Igen Nem

150 F) Marketing (CRM) 150/235 F.1.3. Üzletkötők A rendszerrel dolgozó üzletkötő munkatársakat az Eladás és Marketing, Eladás, Üzletkötők pont alatt veheti fel. Az itt beállított kódokat hozzárendelheti minden egyes vevőhöz, szállítóhoz vagy ügyfélhez. Ezt követően a program a rendelések, számlák, jóváírások, kamatközlők stb. készítésekor automatikusan a megadott információkat fogja felhasználni, azonban az üzletkötő kódot a naplósorokban, rendeléseken és számlákon kézzel is megadhatja vagy módosíthatja. Az eladók/beszerzők használata a következő lehetőségeket nyújtja a marketing modulban: Tennivalók nyilvántartása és kezelése üzletkötőnként Tennivalók szinkronizálása az Outlook feladatok és naptár bejegyzéseivel Legfontosabb mezők Általános fül Kód: az üzletkötő munkatárs azonosító Név Outlook-integráció Integrációs beállítások, részletesen az Outlook integráció fejezetben található. F.1.4. Csapatok A csapat olyan alkalmazottak csoportja, amelyek egy adott cél elérése érdekében együtt dolgoznak. Csak az Eladó/Beszerző táblában üzletkötőként számon tartott alkalmazottakat lehet egy csapat tagjaként megjelölni, viszont egy adott üzletkötő több csapathoz is tartozhat.

151 F) Marketing (CRM) 151/235 A csapatokhoz tennivalókat és tevékenységeket rendelhet. Csapatok megtekintéséhez és rögzítéséhez kattintson az Eladás és Marketing, Eladás, Csapatok gombra. F.1.5. Egyéb beállítások Levelezési csoportok Eladás és Marketing, Marketing, Beállítás, Levelezési csoport A levelezési csoport ablakban az ügyfelekhez rendelhető különféle levelezési csoport állítható be. Az ügyfélkarton szegmentálás fülén sorolhatjuk be az adott ügyfelet egy vagy több levelezési csoportba. A rendszer alapértelmezetten a következő levelezési csoportokat tartalmazza: Üzleti kapcsolatok Eladás és Marketing, Beállítás, Vállalat, Üzleti kapcsolatok

152 F) Marketing (CRM) 152/235 Ezen a képernyőn viheti fel az ügyfelek jellemzésére szolgáló üzleti kapcsolat típusokat. Az ügyfélkarton szegmentálás fülén lehet besorolni üzleti kapcsolat csoportokba az adott céget. A VEVŐ, SZÁLL és BANK típusokat nem lehet kézzel kiválasztani, ezekbe a csoportokba a rendszer automatikusan besorolja az ügyfeleket, miután pl.: ügyfélből vevőt állítottunk elő. Üzleti kapcsolatok: Ágazati csoportok Eladás és Marketing, Beállítás, Vállalat, Ágazati csoportok Ez az ablak az ágazati csoportosítások kialakítására szolgál (pl.: kiskereskedelem vagy szolgáltatás.)

153 F) Marketing (CRM) 153/235 Felelősségi körök Eladás és Marketing, Beállítás, Szervezeti profilt, Felelősségi körök Itt alakíthatja ki az ügyfelek adott vállalaton belül betölthető felelősségi köreit. (Pl.: beszerzésért felelős) Felelősségi köröket csak személy típusú ügyfeleknél adhat meg. Szervezeti szintek Eladás és Marketing, Beállítás, Szervezeti profilt, Szervezeti szintek Ezen funkció szolgál a kapcsolattartó személyekhez rendelhető szervezeti szintek beállítására.

154 F) Marketing (CRM) 154/235 F.2. Marketing folyamatok F.2.1. Tennivalók létrehozása Tennivalókat hozhat létre minden olyan feladathoz, amelyek az üzletkötők és/vagy ügyfelek bevonásával kerülnek végrehajtásra. Tennivalókat csak a programban üzletkötőként/beszerzőként rögzített alkalmazottakhoz lehet hozzárendelni. Tennivalókat a Tennivaló lista ablakban készíthet. Attól függően, hogy honnan próbálja megnyitni a Tennivaló lista ablakot, az ügyfelekhez, az üzletkötőkhöz, illetve a csapatokhoz tartozó tennivalók lesznek láthatók. Tennivaló létrehozása ügyfélkartonról: 1. Nyissa meg az Ügyfélkarton ablakot. 2. Válassza ki a tennivaló által érintett ügyfelet, majd kattintson az Ügyfél gombbal előhívható Tennivalók menüpontra. 3. A Tennivaló lista ablakban kattintson a Tennivaló létrehozása gombra. Megjelenik a Tennivaló létrehozása varázsló. 4. Töltse ki a varázsló első ablakában lévő valamennyi mezőt, majd kattintson a Tovább gombra. 5. A Tennivaló leírása mező kötelező mező, csak a kitöltését követően tud a Tovább gombra kattintani. A program az ebben a mezőben látható szöveget írja be az meghívás tárgy sorába. Ha a tennivaló nem egész napos esemény, akkor a Tárgyalás típusú tennivalóknál a Kezdési időpont és az Időtartam mezőt is ki kell töltenie. 6. Ha a tennivaló tárgyalás, akkor a második varázsló ablakban válassza ki az meghívássablont és annak nyelvkódját. A Melléklet mező arról tájékoztatja, hogy az erre a tennivalóra felkérő meghíváshoz tartozik-e melléklet. A melléklet megtekintéséhez és szerkesztéséhez kattintson a mezőben lévő segédgombra. A mellékletek csak az Ügyfél típusú résztvevők számára érhetők el.

155 F) Marketing (CRM) 155/ A Részvétel ütemezés sorokban töltse ki az összes résztvevőhöz tartozó valamennyi mezőt. 8. A tennivaló szervezőre vonatkozó információ nem módosítható és nem törölhető. A Naptár opció csak az Üzletkötő típusú résztvevők számára érhető el. A Meghívó küldés opció csak az címmel rendelkező ügyfelek és üzletkötők számára érhető el. 9. Ha a tennivaló Üres vagy Telefonhívás típusú, akkor a varázsló második ablakában töltse ki az Üzletkötőkód vagy a Csapat kód mezőt, mert csak ezt követően tud a Tovább vagy a Befejezés gombra kattintani. 10. Töltse ki a többi megfelelő mezőt a varázsló további ablakaiban. Ha a tennivaló ismétlődő, töltse ki a varázsló utolsó ablakában található mezőket. Figyelem! A tennivaló létrehozása varázsló utolsó ablakában hozhat létre ismétlődő tennivalókat. Ehhez: jelölje be az ismétlődő négyzetet adja meg a dátumképletet az Ismétlődési intervallum mezőben. és adja meg azt a dátumot, amelyet a program első esedékességi időként fog használni 11. Miután megadta az összes szükséges információt, kattintson a Befejezés gombra. F.2.2. Tennivalók áttekintése Kattintson az Eladás és Marketing, Eladás, Tennivalók pontra. A Tennivalók ablakban a tennivalók áttekintése látható. Az adatok megjelenítését a Megjelenítés és a Sornézet mezők beállításával módosíthatja. Beállíthatja például, hogy a program az egyes üzletkötőkhöz hozzárendelt tevékenységek számát vagy a csapatok szerinti tennivalókat jelenítse meg. A Szűrők lapon szűrőket is beállíthat, ha például csak egy bizonyos állapotú tennivalókat kíván megjeleníteni.

156 F) Marketing (CRM) 156/235 A program a Tennivalók ablak soraiban a kijelölt információkat jeleníti meg. A tennivalókra vonatkozó többi információt a mező jobb oldalán található segédgombra kattintva jelenítheti meg. Az ablak bal alsó sarkában lévő gombokra kattintva választhat más időközt: 1 (nap), 7 (hét), 31 (hónap), 3 (negyedév), 12 (év) és három vízszintes vonal (könyvelési időszak). F.2.3. Tennivalók delegálása Abban az esetben ha az üzletkötő vagy csapat, amelyhez az adott tennivalót rendelték nem képes azt elvégezni, a tennivaló elvégzését delegálhatja egy másik üzletkötőhöz vagy csapathoz. A tennivalók a Tennivaló lista ablakban delegálhatók. A tennivaló ablakot az ügyfelekből, az üzletkötőkből, illetve a csapatokból is megnyithatja. Tennivalók delegálása Üzletkötő kartonról: 1. Nyissa meg az Üzletkötő kartont. 2. Válassza ki azt az Üzletkötőt, amelyhez a tennivalót hozzárendelték, és kattintson az Üzletkötő gombbal előhívható Tennivalók menüpontra. 3. A Tennivaló lista ablakban válassza ki a delegálni kívánt tennivalót, majd kattintson a Tennivaló gombra, és válassza a Karton menüpontot. Megjelenik a Tennivaló karton. 4. A tennivaló másik üzletkötőhöz történő delegálásához kattintson az Üzletkötő mező jobb oldalán látható segédgombra, és válassza ki a kívánt csapatot. Egy teendő nem delegálható egyszerre üzletkötőhöz és csapathoz is. Ha üzletkötőkódot ad meg, a program automatikusan törli az Csapat kód mező tartalmát. Ha csapat kódot ad meg, a program automatikusan törli az Üzletkötőkód mező tartalmát.

157 F) Marketing (CRM) 157/235 F.2.4. Tennivalók lezárása A tennivalók a Tennivaló lista ablakban zárhatók le. A tennivaló ablakot az ügyfelekből, az üzletkötőkből, illetve a csapatokból is megnyithatja. Tennivalók lezárása az Ügyfél kartonról: 1. Nyissa meg az Ügyfélkarton ablakot. 2. Kattintson az Ügyfél gombra, és válassza a Tennivalók menüpontot. 3. A Tennivaló lista ablakban válassza ki a lezárni kívánt tennivalót, majd kattintson a Tennivaló gombra, és válassza a Karton menüpontot. 4. A tennivaló kartonon kattintással jelölje be a Lezárt négyzetet. 5. A program automatikusan beírja az aktuális programdátumot a Lezárás dátuma mezőbe. F.2.5. Tevékenységek kezelése Összetett és több lépésre felosztható feladatok kezeléséhez tevékenységeket alakíthat ki. Ehhez kattintson az Eladás és Marketing, Beállítás, Tennivaló, Tevékenységek pontra. 1. Új tevékenység beviteléhez nyomja meg az F3 funkcióbillentyűt. 2. A fejlécen töltse ki a Kód és a Megnevezés mezőket. 3. A tevékenységen belüli első teendő beírásához kattintson az első üres sorra. 4. A Típus mezőben kattintson a segédgombra, és válassza a következő három lehetőség egyikét: Üres, Tárgyalás és Telefonhívás. 5. Töltse ki az ehhez a sorhoz tartozó Prioritás és Dátumképlet mezőket. A tevékenység feladatai dátumképlettel kapcsolódnak egymáshoz. 6. A tevékenységen belüli összes teendő beviteléhez ismételje meg a 4-6 lépéseket.

158 F) Marketing (CRM) 158/235 Megjegyzés Amikor egy tevékenységet hozzákapcsol egy üzletkötőhöz, a program egyidejűleg hozzárendeli a tevékenységen belüli összes teendőt és a program aktuális dátuma alapján kiszámítja azt a dátumot, amelyen a teendők esedékessé válnak. F.2.6. Tevékenységek hozzárendelése üzletkötőkhöz Tevékenységeket üzletkötőkhöz a Tennivaló lista ablakból rendelhet. Tevékenységek hozzárendelése Üzletkötő kartonról: 1. Keresse meg azt az üzletkötőt, akihez az adott tevékenységeket hozzá kívánja rendelni, majd kattintson az Üzletkötő gombbal előhívható Tennivalók menüpontra. 2. A Tennivaló lista ablakban kattintson a Funkciók gombbal előhívható Tevékenységek hozzárendelése menüpontra. Megjelenik a Tevékenység hozzárendelés varázsló. 3. Töltse ki a mezőket a varázslóban, majd kattintson a Befejezés gombra. Egy konkrét mezőre vonatkozó súgó megjelenítéséhez kattintson a mezőre, és nyomja meg az F1 funkcióbillentyűt. 4. A Tevékenység kód, Dátum, Ügyfélszám, Üzletkötőkód (vagy Csapat kód) mezők kötelező érvényűek, és azokat ki kell töltenie, mielőtt rákattint a Befejezés gombra 5. Kattintson a Befejezés gombra. 6. Amint a Befejezés gombra kattint, a program a tevékenységen belüli összes tennivalót automatikusan hozzákapcsolja az üzletkötőhöz. F.3. Marketing lekérdezései Az ügyfélkezeléssel kapcsolatos legfontosabb jelentések: Lista Eladás és Marketing, Eladás, Jelentések, Ügyfelek, Lista Címkék Eladás és Marketing, Eladás, Jelentések, Ügyfelek, Címkék Üzletkötők tennivalói Eladás és Marketing, Eladás, Jelentések, Üzletkötők/Csapatok, Üzletkötők tennivalói F.4. Integráció F.4.1. Szinkronizálás Microsoft Navision modulokkal Ügyfelek létrehozása vevőkből, szállítókból és bankszámlákból Új vevő, szállító vagy bankszámla rögzítésekor a rendszer automatikusan létrehozza a megfelelő ügyfélkartont és az ügyfelelet besorolja a VEVŐ, SZÁLL vagy BANK üzleti kapcsolatba.

159 F) Marketing (CRM) 159/235 Vevők, szállítók és bankszámlák létrehozása ügyfelekből Az ügyfelekkel kialakult üzleti kapcsolatok fejlődésével szükségessé válhat, hogy az ügyfélből vevőt (szállítót, bankot) hozzon létre. Ehhez: 1. Nyissa meg az ügyfélkarton ablakot 2. Válassza ki az ügyfelet, majd kattintson a Funkciók gombra 3. A Létrehozás, mint menüpontban válassza ki a Vevő, Szállító, Bank lehetőségek egyikét. 4. Vevő létrehozásához vevősablont is kiválaszthat 5. A program az ügyfélre vonatkozó információkat automatikusan átadja a vevő, szállító vagy bankkartonra. Bizonyos részletek pl. a számlázás és a könyvelés részletezése nem jelennek meg az ügyfélkartonon; amikor ügyfeleket vevőként, szállítóként vagy bankszámlaként hoz létre, előfordulhat, hogy a vevő kartont, szállító kartont vagy bankszámla kartont manuálisan kell kiegészítenie ezekkel az információkkal. Szinkronizáció hatásai Amikor az ügyfélkartont szinkronizálta a vevő kartonnal, szállító kartonnal és/vagy bankszámla kartonnal: csak egyetlenegy helyen kell frissítenie az információkat. Ha például módosítja a telefonszámot az ügyfélkartonon, a program ugyanazt a módosítást a vevő kartonon, szállító kartonon és a bankszámla kartonon is automatikusan végrehajtja. a vevő karton, a szállító karton és a bankszámla karton létrehozásakor a program automatikusan létrehoz egy ügyfelet is készíthet eladási ajánlatokat és rendeléseket, valamint beszerzési ajánlatokat és rendeléseket az ügyfélkartonról egy vevőhöz, szállítóhoz és/vagy bankhoz kapcsolódó ügyfél törlésekor a program csak az ügyfélkartont távolítja el. A vevő karton, szállító karton és/vagy bankszámla karton a programban marad. egy adott ügyfélhez kapcsolódó vevő, szállító és/vagy bankszámla törlésekor az ügyfélkartont megőrzi a program. F.4.2. Outlook integráció Outlook integráció beállítása Figyelem! Az Outlook integráció funkcióinak használata előtt telepíteni kell a Közösmunka-adatok objektumai (CDO) Outlook komponenst.

160 F) Marketing (CRM) 160/235 Az Outlook integráció paramétereinek beállításához kattintson az Eladás és Marketing, Eladás, Üzletkötők pontra. 1. Az Outlook integráció fülön jelölje meg a Szinkronizálás engedélyezve mezőt. A megjelenő ablakban engedélyezze az Outlook postaláda elérését külső alkalmazás részére. 2. A Microsoft Navision felhasználó azonosító mezőben válassza ki az adott üzletkötőhöz tartozó felhasználó azonosítót. 3. Adja meg az Outlook profiljának megnevezését. 4. Az Outlook Névjegyalbum mappa mezőben jelölje ki azt a mappát, ahol a Microsoft Navision ügyfeleit kívánja tárolni 5. Az Outlook Feladatok mappa mezőben adja meg az üres, vagy Telefonhívás típusú Microsoft Navision tennivalók tárolási helyét. 6. Az Outlook Naptár mappa mezőben adja meg a Tárgyalás típusú Microsoft Navision tennivalók tárolási helyét. Az Outlook integráció beállítása után a program készen áll a Microsoft Navision ügyfelek és tennivalók automatikus szinkronizálására az Outlook névjegyalbummal, feladatokkal és naptárral. Például, ha egy új ügyfelet rögzít a Microsoft Navisionben, az azonnal megjelenik az Outlook megfelelő mappájában is. Ügyfelek integrálása Ügyfelek importálása Outlookból (Eladás és Marketing, Eladás, Outlook integráció, Importálás Outlook programból, Ügyfelek) Ügyfelek exportálása Outlookba (Eladás és Marketing, Eladás, Outlook integráció, Exportálás Outlook programba, Ügyfelek)

161 F) Marketing (CRM) 161/235 Tennivalók integrálása Tennivalók importálása Outlookból (Eladás és Marketing, Eladás, Outlook integráció, Importálás Outlook programból, Tennivalók) Tennivalók exportálása Outlookba (Eladás és Marketing, Eladás, Outlook integráció, Exportálás Outlook programba, Tennivalók) Adatok szinkronizálása A Szinkronizálás Outlook programmal kötegelt feldolgozással (Eladás és Marketing, Eladás, Outlook integráció, Szinkronizálás Outlook programmal) szinkronizálhatja a Microsoft Navision programban szereplő ügyfeleket és tennivalókat az Outlookban szereplő névjegyekkel, feladatokkal és naptárakkal. Ha a Microsoft Navision programban visszavon egy tennivalót, a program automatikusan törli az ahhoz tartozó Outlook elemet, és üzenetet küld az Outlook Beérkezett üzenetek mappájába, amelyben tájékoztatja, hogy az adott tennivalót visszavonták a Microsoft Navision programban, ezért a program törölte a kapcsolódó Outlook elemet. Az üzenet a tennivaló számát, kezdési dátumát és tárgyát is tartalmazza. Ha az Outlookban töröl egy feladatot vagy naptári elemet, a program automatikusan visszavonja a Microsoft Navision programban ahhoz kapcsolódó tennivalót. A program a lezárt tennivalókat és feladatokat nem szinkronizálja. Figyelem! Az Outlook és a Microsoft Navision ügyfelek problémamentes szinkronizálása érdekében javasoljuk, hogy a hivatalos és a személyes partnerek adatait külön Outlook mappában tárolja. Hasonlóan járjon el a személyes feladatok és találkozók esetében is. Az Outlook elemeket is jelölje meg személyesként, hogy azok ne jelenjenek meg a Microsoft Navisionben. Alternatív megoldás: Minden üzletkötő kartonján (az Üzletkötő, Nem szinkronizált kategóriák pont alatt) beállíthatók azok az Outlook kategóriák, amelyek esetében nem történik meg az automatikus szinkronizáció.

162 G) Beszerzés 162/235 G) Beszerzés Ebben a fejezetben részletesen olvashat a szállítói és beszerzést érintő egyéb törzsadatok kialakításáról, valamint a beszerzési folyamatokról, azok kezeléséről. G.1. Szállító törzsadatok G.1.1. Szállítókarton Új szállító létrehozásához kattintson a Beszerzés, Tervezés, Szállítók menüpontra. A szállítókartonon a következő mezőket kell kötelezően kitölteni: Szám (Általános fül): a szállító azonosítóját a rendszer automatikusan adja az S0001- S9999 számtartományból Ügyletkönyvelési csoport (Számlázás fül): szállító besorolása ügylet alapján, lehetséges csoportok: BELFOLD, EKULF, EU, VAM. További részletekért lásd az E.4.2 Analitika-főkönyv összefüggése fejezetet. Áfa-ügyletkönyvelési csoport (Számlázás fül): szállító áfa szerinti besorolása, lehetséges csoportok: BELFOLD, EKULF, EU, EVA, VAM. A mező értékét a rendszer az ügyletkönyvelési csoport kiválasztása után automatikusan felkínálja. Szállítókönyvelési csoport (Számlázás fül): ez a csoport kapcsolja össze a szállítót a főkönyvvel. A következő értékek közül választhatunk BELF, KULF, VAM. Lásd még az E.1.4 Vevőkönyvelési csoportok fejezetet is. Egyéb fontos mezők: Név, cím és kapcsolati adatok Beszerzőkód: a szállítóval foglalkozó beszerző munkatárs kódja. Zárolva: fizetést vagy minden tevékenységet zárolhat. Fizetési szállítószám (Számlázás fül): akkor kell megadni, ha a fizetési és számlázási szállító különböző. Fizetési feltétel és mód (Fizetés fül): ajánlatnál, számlánál stb. felkínált alapértelmezett beállítás. Raktárkód (Beérkezés fül): az a raktár, amelybe a szállítótól jövő árut általában beérkeztetik. Adószám (Külkereskedelem fül): a partner adóazonosító jele (Kapcsolat fül): szállító címe, ha kitöltése után a jobb oldali ikonra kattint, automatikusan megnyílik a levelező program új üzenet küldésének ablaka Honlap (Kapcsolat fül): szállító internetes honlapja, ha a mező jobb oldalán található ikonra kattint, akkor elindul az internetböngésző és megnyítja az adott honlapot

163 G) Beszerzés 163/235 G.1. Példa Rögzítse a Balaton Kft. új szállítót. Cím: 1055 Budapest, Balaton u. 4. Ügyletkönyvelési és ÁFA ügyletkönyvelési csoport: BELFOLD Szállító könyvelési csoport: BELF A szállítóval foglalkozó munkatárs: Nagy János Fizetési feltétel: 10 nap banki átutalással A szállító a Telep1 raktárba szállít. Megoldás: Általános fül: Számlázás fül:

164 G) Beszerzés 164/235 Fizetés fül: G.1.2. Szállítókartonról elérhető funkciók A Szállító pont alatt az alábbi fontosabb funkciókat találjuk: Könyvelési tételek: az érintett szállító naplóban vagy eladási bizonylatban könyvelt tételeinek listája Bankszámlák: az utaláshoz használt bankszámlák; több is megadható Rendelési címek: ebben az ablakban a szállítók tetszőleges számú, alternatív rendelési címeinek adatait adhatja meg Statisztika: beszerzéssel kapcsolatos információk időszakonként Tételstatisztika: utoljára könyvelt és összes könyvelt számla, fizetés stb. Beszerzés: beszerzés és esedékes egyenleg időszakonként A Beszerzés pontról elérhető fontosabb funkciók: Cikkek: itt állíthatja be a szállítói cikkjegyzéket (Nyitott) ajánlatok (Nyitott) rendelések

165 G) Beszerzés 165/235 G.2. Példa Rögzítse a Balaton Kft bankszámláját: kódja CIB, neve CIB bankszámla, címe Budapest; pénzforgalmi jelzőszám: Megoldás: G.1.3. Egyéb beállítások Szállítókönyvelési csoportok A Szállítók és a Főkönyv közti kapcsolatokat a szállítókönyvelési csoport táblában beállított szállítókönyvelési csoportok segítségével hozhatja létre. Ehhez kattintson a Pénzügy, Beállítás, Könyvelési csoportok, Szállító pontra. A könyvelési csoportok beállítása előtt meg kell adnia a szükséges számlákat a Számlatükör ablakban. A Szállítókönyvelési csoport táblában minden könyvelési csoportra megadhatja azokat a főkönyvi számlákat, amelyekre a program a szállítókkal kapcsolatos tranzakciókat könyveli. Így például: Szállítókötelezettségek Fizetési engedmények Számlakerekítés Kezelési költség Minden egyes szállítókartonon ki kell választani egy szállítókönyvelési csoportot. Ezután, amikor rendeléseket, számlákat, jóváírásokat, fizetéseket, stb. könyvel, a program a kóddal jelzett csoportot fogja felhasználni a megadott számlákra történő könyveléshez. A szállítókhoz ügyletkönyvelési csoportokat is rendelhet. Az ügyletkönyvelési csoport kódját a program együtt használja a termékkönyvelési csoport kódjával a Könyvelési mátrix beállítása táblában az egyes tranzakciók könyveléséhez szükséges főkönyvi számlák meghatározására.

166 G) Beszerzés 166/235 Fizetési feltételek A fizetési feltételeket az esedékességi dátumok és a lehetséges fizetési engedmények kiszámításához használhatja. Tetszőleges számú fizetési feltételkód kialakítására van lehetőség, ehhez válassza a Pénzügy, Kötelezettségek, Beállítás, Fizetési feltételek pontot. A fizetési feltétel kódot megadhatja a szállító kartonon is, így a rendszer ajánlat, rendelés, számla stb. készítésekor ezt a fizetési feltételt fogja alapértelmezettként felkínálni, és ennek alapján automatikusan kiszámolja a fizetési határidőt. A jelenlegi fizetési feltételek a következők: Kód Fizetésihatáridőszámítás Engedmény dátumának kiszámítása Engedmény % Jóváíráshoz fiz.eng. számítása Megnevezés 0N 0N 0 Nem azonnali 10N 10N 0 Nem 10 napos fizetési határidő 15N 15N 0 Nem 15 napos fizetési határidő 30N 30N 0 Nem 30 napos fizetési határidő Kód: a fizetési feltétel kódja, ez az azonosító jelenik meg a szállítókartonon Fizetésihatáridő-számítás: dátumképlet (pl.: 10N = 10 nap), a rendszer a bizonylatdátum és az itt megadott dátumképlet segítségével kalkulálja ki a fizetési határidőt Megnevezés: a fizetési feltétel magyarázata Fizetési módok A fizetési móddal a számla kiegyenlítésének módját határozhatja meg. Beállításához válassza a Pénzügy, Kötelezettségek, Beállítás, Fizetési módok pontot. Tetszőleges számú fizetési mód kialakítására van lehetősége. A fizetési mód kódját megadhatja a szállítókartonon is, így a rendszer ajánlat, rendelés, számla stb. készítésekor ezt az információt fogja alapértelmezettként beállítani. A következő fizetési módok találhatók a rendszerben: Kód Megnevezés Ellenszámla típusa Ellenszámla száma ÁTUT Banki átutalás Főkönyvi számla CSEKK Csekk Főkönyvi számla KOMP Kompenzáció Főkönyvi számla KP Készpénz Főkönyvi számla

167 G) Beszerzés 167/235 Beszerzők A rendszerrel dolgozó beszerző munkatársakat a Beszerzés, Tervezés, Beállítás, Beszerzők pont alatt veheti fel. Az itt beállított kódokat hozzárendelheti minden egyes szállítóhoz. Ezt követően a program a rendelések, számlák, jóváírások stb. készítésekor automatikusan a megadott információkat fogja felhasználni, azonban a beszerző kódját a naplósorokban, rendeléseken és számlákon kézzel is megadhatja vagy módosíthatja. A beszerzők használata a következő lehetőségeket nyújtja: Statisztikát nyomtathat a beszerzőkről. Az Ügyfélkapcsolatok kezelése modulban a beszerzők tennivalóit az Outlook feladatok és naptár bejegyzéseivel szinkronizálhatja. G.2. Beszerzési folyamat Ajánlatkérés A beszerzési rendelések ajánlatokból is készülhetnek. Az ajánlat tehát a rendelés előzményének tekinthető, melynek teljesítésekor később bevételezési jegyet és számlát könyvelhet. Beszerzési bizonylat részei A beszerzési bizonylat két részből áll: a beszerzés fejből és a beszerzés sorokból. Beszerzési fej A beszerzési fej a szállítók számlázási adatai közül a lényeges információkat, pl. a nevet, címet, a bizonylatszámot és -dátumot tartalmazza. Ezeknek az információknak a többségét a program automatikusan a Szállító táblából keresi ki. A beszerzési fejen 5 lapfül található: Általános: szállítói információk és a beszerzéssel kapcsolatos dátumok Számlázás: számlázással kapcsolatos adatok (pl.: fizetési feltétel) Szállítás: szállítási információk (pl.: raktárkód vagy szállítási cím) Külkereskedelem: külföldi partner vagy devizában bonyolódó ügylet esetén kell kitölteni (pl.: pénznemkód) Commerce portal: internetes kereskedelem Beszerzési sorok Itt rögzítheti a beszerezni kívánt cikkekkel vagy szolgáltatásokkal kapcsolatos információkat (például cikkszám, mennyiség és ár). A beszerzési sorokon szereplő összegek pénznemét a fejben szereplő pénznemkód mező határozza meg.

168 G) Beszerzés 168/235 Ajánlatkérés felvitele 1. A Beszerzés menüből válassza a Rendelések feldolgozását. 2. Kattintson az Ajánlatok pontra. Megjelenik az Ajánlat képernyő. 3. Nyomja meg az F3-at új ajánlat létrehozásához, majd entrerrel kérjen új ajánlatszámot. 4. A szállítószám mezőben kattintson a segédgombra és válassza ki a megfelelő szállítót. 5. Az ajánlat első sorában a típus mezőben válassza ki a Cikk opciót. 6. A Szám mezőben válassza ki a kívánt cikket és nyomjon Entert. 7. A raktárkód mezőben válassza ki a cikk tárolási helyét. 8. A mennyiség mezőbe írja be az ajánlatban szereplő mennyiséget. Tájékoztatás céljából a cikk utolsó közvetlen költsége automatikusan megjelenik a cikk kartonjáról, amit szükség szerint az ajánlatban szereplő értékkel felül kell írni. Az ajánlat elkészült. Ajánlatkérés átalakítása rendeléssé Miután a vásárlás mellett döntött, az ajánlatot át kell alakítania rendeléssé. 1. Az Ajánlat képernyőn nyomja meg a Rendelés létrehozása gombot. 2. Igen gomb lenyomásával állítsa elő a rendelést. A konvertálás sikeres befejezése után a rendszer üzentben jelzi az elkészült rendelés számát. 3. Jegyezze meg a rendelés számát. Lépjen ki az ajánlati képernyőből, majd a Beszerzés, Rendelések feldolgozása menüben kattintson a Rendelések pontra. 4. A létrehozott rendelés kiválasztásához nyomja meg az F5- lista gombot. 5. Az OK gombra kattintva megjelenítheti a létrehozott rendelést.

169 G) Beszerzés 169/235 G.3. Példa: Vigye fel a Balaton Kft-től érkezett ajánlatot. Az ajánlat 20 db Pöttyös gumilabdáról szól, melynek egységára 850 Ft. Alakítsa át rendeléssé az ajánlatot. Megoldás:

170 G) Beszerzés 170/235 G.2.2. Rendelések Rendelési fej létrehozása Az előző részben megtanultuk, hogyan kell rendelést ajánlatból létrehozni. Azonban rendelést közvetlenül is készíthet, ajánlat nélkül. A Sátorfa Kft.-nek megrendelést küldünk 10 db Iglu sátorra és 200 karton Energia italra. A megrendelés teljesítése a TELEP1 raktárba történjen. A rendelés visszaigazolása szerint a szállító felszámít Ft csomagolási költséget is. 1. A Beszerzés, Rendelések feldolgozása menüben kattintson a Rendelések pontra 2. Nyomja meg az F3-at új rendelés létrehozásához, majd Entrerrel kérjen új rendelésszámot. 3. Adja meg a rendelés szállítóját. Ez az alábbi három módon történhet: Ha ismeri a szállító kódját, akkor azt írja be a Szállítószám mezőbe. A szállító keresőnevének első karaktereit is beírhatja a Szállítószám mezőbe. Kattintson a szállítószám mező segédgombjára (vagy nyomja meg az F6-ot), ekkor megjelenik a szállítók listája. 4. Válassza ki a Sátorfa Kft.-t a listáról és nyomja meg az Entert. A program kitölti a Könyvelési dátum, Rendelési dátum, Bizonylatdátum és Áfa-teljesítési dátum mezőket az aktuális munkadátummal. A mezők jelentése: Könyvelési dátum = teljesítési dátum, bevételezés és számlakönyvelés előtt a mező értékét felül kell írni a tényleges teljesítési dátummal Rendelési dátum: a rendelés kelte Bizonylatdátum: a rendelés, a bevételezési bizonylat vagy a számla kiállításának napja Áfa teljesítési dátum: az áfa-törvény szerinti teljesítési dátum, folyamatos szolgáltatások kivételével megegyezik a könyvelési dátummal Rendelési sorok létrehozása A rendelés tételeit a képernyő alsó részén tudja rögzíteni. A rendelési sor fontosabb mezői a következők. Típus: ebben a mezőben jelezheti a rendelés sorának típusát Az alábbi értékek közül választhat: Főkönyvi számla, Cikk, Befektetett eszköz, Mellékktg.(cikk). Ha a mezőt üresen hagyja, akkor a Megnevezés mezőben maximum 50 karakter hosszúságú megjegyzést vehet fel. 1. A Típus mezőben válassza a Cikk opciót. Szám: Itt adhatja meg a főkönyvi számot vagy a cikkszámot a Típus mező értékétől függően. 2. A Szám mezőben válassza ki az Iglu sátrat.

171 G) Beszerzés 171/235 A szám mező kitöltése után a rendszer automatikusan feltölti a Megnevezés, a mértékegység és a Közvetlen egységköltség ÁFA nélkül mezőket. 3. Raktárkód legyen TELEP1 4. A Mennyiség mezőbe írjon 10-et. Kitöltés után a sor összege automatikusan kiszámolódik. Szintén kitöltődik a Beérkezendő mennyiség és a Számlázandó mennyiség mező is az előbb megadott mennyiséggel. Ez a két mező mutatja, hogy a rendelés könyvelésekor milyen mennyiség lesz bevételezve és számlázva. Ezeket az értékeket könyvelés előtt csökkentheti, ha a rendelés csak részlegesen lett bevételezve és/vagy leszámlázva. Egy adott rendeléshez tetszőleges számú beérkezés és számla kapcsolódhat. A beérkezett mennyiség és számlázott mennyiség mező mutatja a rendelés már teljesített részét. 5. Vigyen fel egy új sort 200 karton Energia italra szintén a Telep1 raktárra. Most nézzük meg, hogyan kapcsolhatjuk a beszerzéssel kapcsolatos szállítási mellékköltséget a rendelés két sorához. Cikk-mellékköltségek A programban rögzíthet cikk-mellékköltségeket például fuvarköltséget vagy csomagolási díjat, és ezeket hozzákapcsolhatja a beszerzett cikkekhez. A funkció használatával a termékek beszerzési költsége pontosan megállapíthatóvá és elemezhetővé válik. Cikk-mellékköltségek rendelésbe történő felvételével a beszerzéshez tapadó költségeket közvetlenül ráterhelheti a cikkekre.

172 G) Beszerzés 172/235 A mellékköltségek használatának megkezdése előtt fel kell tölteni a Cikk mellékköltségei ablakot. Ehhez menjen az Eladás és marketing modul Rendelések feldolgozása, Beállítás, Cikk mellékköltségei pontra. A rendszerben az alábbi adatok találhatók: A most létrehozott rendelésre vegyünk fel egy új sort a Csomagolási mellékköltségekre: 1. A Típus mezőben válassza a Mellékktg. (cikk) opciót. 2. Válassza ki a BSZÁLL értéket a Szám mezőben. 3. A mennyiség mezőbe írjon 1-et. 4. Egységár ÁFA nélkül: Ft 5. Kattintson a Sor, Cikk-mellékköltség hozzárendelése gombra. Ekkor megjelenik az alábbi képernyő. Tételezzük fel, hogy a csomagolási költség csak a C0026-os cikkhez kapcsolódik. 6. Az első sor hozzárendelendő mennyiség mezőjébe írjon be 1-et és lépjen ki az ablakból.

173 G) Beszerzés 173/ A létrehozott cikk-mellékköltséghez meg kell adni a termékcsoport kódját, mert ennek a dimenziónak a kitöltése kötelező a rendelés illetve számla soraiban. Válasszuk a T001 csoportkódot (A C0026-os cikkel egyezően). 8. A rendelés elkészült: Rendelés könyvelése (beérkezés, számla) A rendelés sorainak rögzítése után a bizonylatot lekönyvelheti beérkezésként vagy számlaként. Először adja meg a rendelési fejben a szállító számlaszámát. 1. A könyvelési dátum és bizonylatdátum mezők értékét módosítsa a szállítótól kapott szállítólevélben vagy számlában szereplő dátumra. 2. Ellenőrizze a sorok összegeit. A Rendelés, Statisztika (F9) pontra kattintva megjelenítheti a statisztika ablakot, amelyen gyors áttekintést az adott beszerzési rendelésről (pl.: végösszeg, áfa összege kulcsonként). Az ablak három lapja a rendeléssel, a számlázandó és a beérkezendő mennyiségekkel kapcsolatos részletes információkat tartalmazza. 3. Kattintson a Könyvelés gombra. A rendelés könyvelése előtt megtekintheti a tesztjelentést az esetleges hibák kiszűrésére. Ha a Könyvelés és Nyomtatás funkciót választja, akkor a rendelés könyvelésével egyidejűleg számlát is nyomtathat. 4. Kattintson a Könyvelés-re. Itt a következő lehetőségei vannak:

174 G) Beszerzés 174/235 Beérkezés: ezt a pontot akkor válassza, ha a cikkeket a szállító leszállította, de a számla nem érkezett meg. A program ekkor egy könyvelt bevétjegyet (beszerzési elismervényt) hoz létre. Számla: ennél a lehetőségnél a rendszer egy már lekönyvelt beérkezésre készíti el a könyvelt számlát. Ez azt jelenti, hogy a funkció csak bevételezett rendelésnél működik. A rendelés törlődik, ha minden tételt könyvelünk számlaként. Beérkezés és számla: ennél a pontnál a rendelés beérkeztetése és a számla könyvelése egy lépésben történik. A program egy könyvelt beszerzési elismervényt és egy könyvelt számlát hoz létre. A rendelés törlődik, ha minden tételt könyvelünk számlaként. 5. Válasszuk a Beérkezés és számla opciót. A feldolgozás után a rendelés kitörlődik, mivel minden tételhez könyveltük a bevételezést és a számlát is. 6. Zárjuk be a rendelés ablakot és nézzük meg az elkészült bizonylatokat a Beszerzés Történet menüjében. Az alábbi bizonylatok keletkeztek (megjelenítés a Beszerzés, Történet menüben): Könyvelt beszerzési bevétjegy:

175 G) Beszerzés 175/235 Könyvelt számla: G.4. Példa A Balaton Kft szállítótól megrendeltek 20 db felfújható gumimatracot 4000 Ft/db + ÁFA egységáron (Közvetlen egységköltség). Megérkezett az SK22/05 sorszámú számla. Fizetési feltétel: 10 nap banki átutalással Könyvelje a bevételezést és a számlát! Megoldás:

176 G) Beszerzés 176/235 G.2.3. Rendelések készítése igénylési munkalapról Az igénylési munkalapokon összegyűjtheti és felsorolhatja a megrendelni kívánt cikkeket, majd egy lépésben előállíthatja a beszerzési rendeléseket. Ehhez kattintson a Beszerzés, Tervezés, Igénylési munkalap pontra. 1. Az első sor Típus mezőjében válassza ki a Cikk lehetőséget 2. A szám mezőbe írja be a megrendelendő cikk kódját C Raktárkód értéke legyen KÖZP, itt fog megtörténni a bevételezés 4. Beszerzendő mennység: 10 DB 5. Szállítószám: S0011 Tengerszem Nagykereskedelem 6. Vegyen fel az előzőhöz hasonlóan beszerzési igényt 5 db medicinlabdára a központi raktárba. A szállító megegyezik az előző cikk beszállítójával. A képernyőn egészen addig megmaradnak az információk, amíg azokat nem törli, vagy nem készít belőlük beszerzési rendelést. Beszerzési rendelések előállításához kattintson az igénylési munkalapon a Funkciók, Intézkedési üzenet végrehajtása pontra. A rendelések nyomtatásának beállítása után OK gombra kattintással elkészülnek a beszerzési rendelések.

177 G) Beszerzés 177/235 G.2.4. Beérkezés, számlázás Könyvelt bevételezés visszavonása Szállítói rendelés téves mennyiséggel történő bevételezésekor a hibásan könyvelt mennyiséget visszavonhatja, de csak akkor, ha a számla könyvelése még nem történt meg. Ehhez: 1. Lépjen a menüben a Pénzügy, Kötelezettségek, Történet, Könyvelt bevétjegyek pontra. 2. Keresse meg a kívánt bizonylatot. 3. Jelölje ki a helyesbíteni kívánt sort vagy sorokat és kattintson a Funkciók, Bevétjegy visszaállítása pontra A rendszer a sztornózott mennyiséget negatív előjellel jeleníti meg a könyvelt bizonylaton és a beszerzési rendelésen visszaállítja a beérkezett mennyiséget. 4. Lépjen vissza a beszerzési rendelésre, a bizonylatot nyissa meg a Funkciók, Újramegnyítás ponton. 5. Helyesbítse a Mennyiség mező értékét és könyvelje le újra a bevételezést. G.5. Példa: A BallSport Kft-től megrendel 20 db medicinlabdát. A bevételezést lekönyvelik a központi raktárba. A bevétjegy kiállítása után veszik csak észre, hogy hibás mennyiséget könyveltek, hiszen csak 15 db labda érkezett meg. Végezze el a visszavonást és a megfelelő mennyiség könyvelését! Bejövő számlák könyvelése rendelés nélkül Számlákat rendelés nélkül is könyvelhet, erre főleg akkor kerül sor, amikor: Egyszerre történik a beérkezés és számlázás A beérkezés és számlázás külön lépésben történik, de a rendelésből csak beérkeztetni szeretne és a számlából csak számlázni. Új számla felviteléhez menjen a Számla képernyőre a Pénzügy, Kötelezettségek menüpontokon keresztül. A számla felvitelének folyamata megegyezik az ajánlat és rendelés feldolgozásával. A bizonylatfej és a sorok kitöltése után a Könyvelés gombra kattintva könyvelheti le a számlát. Amennyiben a rendelésből csak beérkeztetni szeretne és a számla funkcióból kíván számlázni, akkor a könyvelt bevétjegy sorait a Bizonylat másolása vagy a Bevétjegysorok kigyűjtése funkcióval emelheti át a számlába.

178 G) Beszerzés 178/235 G.6. Példa: A BallSport Kft-től ismételten rendelnek 10 db IGLU sátrat. A bevételezés rendben megtörténik a központi raktárba. A BallSport Kft-től megérkezik a számla, amely a 15 db medicinlabdát (2800 Ft/db) és a 10 db sátrat (10800 Ft/db) is tartalmazza. A számla száma: A Könyvelje le a bevételezést és a gyűjtőszámlát. A számla készítésének megoldása: Bevétjegysorok kigyűjtése (Számla képernyő Funkciók pontján) és bemásolása a számlába G.2.5. Jóváírás A szállítóktól kapott jóváírások felvitelére (pl. visszáruzás, kompenzálás esetén) illetve hibásan felvitt számlák sztornírozására használhatja ezt a funkciót. A jóváírás felviteléhez menjen a Jóváírás képernyőre a Pénzügy, Kötelezettségek menüpontokon keresztül. A jóváírás felvitelének folyamata megegyezik a számla

179 G) Beszerzés 179/235 készítésével. A bizonylatfej és a sorok kitöltése után a Könyvelés gombra kattintva könyvelheti le a jóváírást. Amennyiben egy hibásan felvitt számlát szeretne sztornírozni, akkor a könyvelt számlát a Bizonylat másolása funkcióval emelheti át a Jóváírásba: Amennyiben a jóváírást nem könyvelt bevétjegyből másolja, akkor a jóváírás cikk típusú soraiban a Kiegyenlítési céltétel mezőt kézzel ki kell töltenie (a mező az oszlop megjelenítése funkcióval láthatóvá tehető). Jóváírás készítésekor a rendszer az ebben a mezőben kiválasztott beszerzési cikktétel költségén könyveli a jóváírásban szereplő cikket. Beszerzett cikkek értékének utólagos helyesbítésére javasolt a mellékköltségek használata. Így a helyesbítő számlát a cikkek mozgatása nélkül lehet könyvelni. G.7. Példa Az G.4 példában beszerzett gumimatracra minőségi kifogás miatt 300 Ft/db + ÁFA értékű helyesbítő számlát kapott a szállítótól. Könyvelje a jóváírást! Megoldás: Jóváírás rögzítése

180 G) Beszerzés 180/235 A Beszerzési jóváírás formon Sor, Cikk-mellékköltség hozzárendelése A Cikk-mellékköltség hozzárendelése formon megkeressük a helyesbítendő bevétjegyet a Funkciók, Bevétjegysorok kigyűjtése funkcióval Error! Objects cannot be created from editing field codes. A sorok kiválasztása után a hozzárendelendő mennyiség mező kitöltésével mellékköltséget hozzákapcsoljuk a bevételezési bizonylathoz a

181 G) Beszerzés 181/235 Könyvelt jóváírás G.3. Beszerzés lekérdezései A kötelezettségekkel kapcsolatos legfontosabb jelentések az alábbiak: Törzsadatok Szállító - lista: szállítókkal kapcsolatos alapinformációk Szállító - címkék: levélcímkék nyomtatása Ajánlatkérések és megrendelések Szállító - rendelések összesítése Szállító - rendelések részletezése

182 G) Beszerzés 182/235 Tételek Szállító - kivonat Szállító - karton Szállítói tételjegyzék: összes szállítótétel listázása a bevitel sorrendjében Nyitott tételek Szállítói nyitott tételek Szállító - egyenleg időpontban Szállító korosító lista Statisztika Beszerzési statisztika Szállító/cikk statisztika Top 10 lista G.4. Integráció G.4.1. Szállítókönyvelési csoportok A szállítói folyószámlák és a főkönyv közötti kapcsolatot a szállítókönyvelési csoport biztosítja.

183 G) Beszerzés 183/235 Az összefüggéseket az alábbi kép ábrázolja: Főkönyvi számlák Szállítói folyószámlák Szállítókönyvelési csoport Belföldi követelések Áramszolgáltató Kft Hasító Bt. Wood Exports Inc. Kényelem bútorkeresk. Home Furnishing Ltd. Belf Külf Külföldi követelések G.4.2. Analitika-főkönyv összefüggése A szállítókönyvelési csoport a szállítót a kötelezettségek főkönyvi számlával kapcsolja össze. A tranzakciókban szereplő egyéb főkönyvi számlákat a rendszer a szállítókhoz rendelhető ügyletkönyvelési csoportok és a termékkönyvelési csoportok együttes figyelembevételével határozza meg. Az Áfa % és áfa főkönyvi számlák meghatározása szintén két paraméter alapján történik. Ez pedig a szállítónál beállított Áfa-ügyletkönyvelési csoport és a terméktől/szolgáltatástól függő Áfa-termékkönyvelési csoport. Szállító Szállítókönyv.csop. Ügyletkönyv.csop. ÁFA-ügyletköny.csop. Szállítókötelezettség számla Beszerzési számla Közv.ktg.. ellenszla Cikk Termékkönyv.csop ÁFA termékköny.csop Készletkönyv.csop. ÁFA számla Készletszámla

184 H) Készletgazdálkodás 184/235 H) Készletgazdálkodás Ez a fejezet a cikkek mennyiségi, értékbeni nyilvántartásával, cikkek mozgásával, raktárak kezelésével, készletek értékelésével, könyvelésével foglalkozik. H.1. Alap beállítások Raktárkezelés, Beállítás, Készlet beállítása menüpont alatt lehet készletek egészére vonatkozó paraméterezéseket elvégezni. Automatikus költségkönyvelés: Ezt célszerű kiválasztani, mivel ilyenkor a készlet analitikában történő könyvelések párhuzamosan lekönyvelődnek a főkönyvben is. Használatával megközelítőleg pontos képet kaphatunk a főkönyvben a készlet, ELÁBÉ, STK ÁV értékéről, változásáról. Viszont a funkció használata mellett is kötelező lefuttatni időszakonként a Költséghelyesb.-cikktételek, Készletkönyvelés főkönyvbe kötegelt feldolgozásokat. Átlagköltség-számítás típusa: Az átlagköltség számítás metódusa adható meg, amely lehet: Cikk: Az átlagköltség számítás cikkenként történik Cikk és raktár és változat: Az átlagköltség cikk, azon belül raktár, azon belül változatonként számítódik. Raktárkód megadása kötelező: Ha ez a mező ki van jelölve, akkor a cikk mozgása csak akkor könyvelhető, ha a raktárkódot is megadjuk. Ha több raktárt használunk, akkor ezt a funkciót mindenképpen célszerű beállítani. Amennyiben ezt nem tesszük meg olyan cikkmozgások jöhetnek létre amelyek nem kötődnek raktárhoz. Számozási körök: Az alábbi törzsadatokhoz, funkciókhoz rendelhetőek számozási körök: Cikkek számozása: A cikkek egyedi azonosítójához rendelhetünk itt számozási kört Átadás rendelések számozása: Az átadás rendelések rögzítési sorszáma állítható be

185 H) Készletgazdálkodás 185/235 Könyv. átadási száll. számozása: Az átadás rendelések szállításkori könyvelt bizonylatszáma állítható itt be Könyvelt átad. bevétjegy számozása: Az átadás rendelések beérkezéskori könyvelt bizonylatszáma állítható itt be Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Készlet beállítása, Átadási útvonalak menüpont alatt lehet az átadás, átvevő raktárak között a: tranzitraktárat, szállítmányozó kódját, szállítmányozói szolgáltatási kódot beállítani.

186 H) Készletgazdálkodás 186/235 Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Készlet beállítása, Cikknaplósablonok menüpont alatt lehet beállítani a cikkmozgások, cikkátértékelések naplókból való könyvelését. Az egyes napló sablonokhoz be lehet állítani: nevét, megnevezését típusát, amely többek között lehet cikk, leltár, újraértékelés számozási körét eredet kódját Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Készlet beállítása, DBJ-naplósablonok menüpont alatt lehet beállítani a darabjegyzékek naplókból való könyvelését. Paraméterezése megegyezik a cikk naplósablonok paraméterezésénél leírtakkal. A raktárak beállítását a Raktárkezelés, Beállítás, Raktárak menüpont alatt lehet elvégezni. Ahol beállítható: Raktár kódja Neve, címe Ha a tranzit raktár, akkor ki kell pipálni a Használat tranzitraktárként mezőt. Beszerzés, Készlet és költségszámítás, Beállítás, Mértékegységek menüpont alatt lehet a cikkhez, cikkmozgásokhoz használható mértékegységkódokat beállítani. Beszerzés, Készlet és költségszámítás, Beállítás, Gyártók menüpont alatt lehet a gyártó szervezettel kapcsolatos tetszőleges alap törzsadatokat (kód, név) felvinni. Beszerzés, Készlet és költségszámítás, Beállítás, Termékcsoportok menüpont alatt lehet a cikk csoportosításával kapcsolatos tetszőleges alap törzsadatokat (kód, név) felvinni. Pénzügy, Készlet, Beálltás, Cikk mellékköltségei menüpont alatt lehet beállítani a cikkhez közvetlenül könyvelhető költségek kódjait és annak könyvelési paramétereit. Tehát itt adható meg a cikk mellékköltség: kódja, megnevezése termékkönyvelési, ÁFA-termékkönyvelési csoportja alapértelmezett két általános dimenziója

187 H) Készletgazdálkodás 187/235 A Cikk-mellékköltség parancsgombra kattintva lekérhetőek az aktuális cikkmellékköltség sor (pl. az ábrán látható Csomagolás ) értéktételei illetve dimenziókódja. Pénzügy, Készlet, Beálltás, Cikkcsoportok menüpont alatt vihetjük fel a cikkeket csoportosító kódokat, másrészt a kódhoz tartozó alapértelmezett beállítások is itt paraméterezhetőek, úgymint: termékkönyvelési, ÁFA-termékkönyvelési csoport készletkönyvelési csoport készletértékelési mód H.1. Példa: Vegyen fel egy új cikkcsoportot. Válassza ki a Pénzügy, Készlet, Beálltás, Cikkcsoportok menüpontot. A megjelenő új ablak első üres sorába írja be az ábrán látható adatokat. H.2. Példa: Vegyen fel egy új termékcsoportot. Válassza ki a Beszerzés, Készlet és költségszámítás, Beállítás, Termékcsoportok menüpontot. A megjelenő új ablak első üres sorába írja be a következő adatokat: Cikkcsoport kód: ÁRU (Az oszlopot lehet, hogy meg kell jeleníteni) Kód: LABDAJÁTÉK Megnevezés: Labdajátékok Pénzügy, Készlet, Beálltás, Kerekítési módok menüpont alatt az egyes kötegelt feldolgozások értékképzésekor állítható be a cikk vagy ehhez tartozó eladási ár pontossága, kerekítési módja. Megadható a: minimális összeg, amely érték felett számolódik kerekítés a kerekítés előtt hozzáadott összeg

188 H) Készletgazdálkodás 188/235 a kerekítés típusa, amely lehet közelebbi, felfelé, lefelé a kerekítés pontossága, pl. ha 1 akkor egész számra kerekít a kerekítés után hozzáadott összeg H.1.2. Készletkönyvelés beállítása Pénzügy, Beállítás, Könyvelési csoportok, Készlet beállítása menüpont alatt lehet a Raktárkód, Készletkönyvelési csoportkód alapján a készlet főkönyvi számlaszámot beállítani. A Készletkönyvelési csoportokat az egyes cikkekhez a cikk kartonon lehet hozzárendelni. H.2. Törzsadatok beállítása H.2.1. Cikk törzsadatainak beállítása Cikk karton adatai több helyen is beállíthatóak: Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Cikkek Eladás és marketing, Készlet és árképzés, Cikkek Beszerzés, Készlet és költségszámítás, Cikkek

189 H) Készletgazdálkodás 189/235 Általános fül: Szám: Hasonlóan a többi egyedi azonosítóhoz, többféle számozási kör is megadható. A számozási kört kiválaszthatjuk, ha a szám mező melletti AssistEdit gombra kattintunk. Megnevezés: A cikk elnevezése írható be maximum 30 karakter hosszan. Alap mértékegység: Legalább egy mértékegység megadása kötelező. A megjelenő új ablakban több mértékegység felvitele is lehetséges. A Mértékegység szerinti mennyiség oszlopba állítható be a mértékegységek közötti viszonyszám. Az alapmértékegység értéke értelemszerűen egy. Megadható csoportosító kódoknak a cikkcsoportkód és a termékcsoportkód. A Készlet mezőre kattintva és a lefúrás funkciót használva tételesen vizsgálhatjuk a készletmozgást, a mozgáshoz tartozó mennyiségi, értékbeni adatokat. A megjelenő új ablakban a tételekhez a következő információk kérhetőek le: A tétel könyvelési dátuma Tétel típusa amely lehet: Beszerzés Eladás Pozitív helyesbítés Negatív helyesbítés Átadás Tétel bizonylatszáma, cikkszáma, megnevezése Raktárkódja Mennyisége, számlázott mennyisége Tétel maradék mennyisége: A pozitív tétel maradék mennyisége vizsgálható. Ha ez az érték eltér a Mennyiség mező értékétől akkor ebből a tételből negatív értékkel kiegyenlítés

190 H) Készletgazdálkodás 190/235 történt (pl. eladás, negatív helyesbítés). A Kiegyenlítés, Kiegyenlített tételek parancsgombra kattintva vizsgálhatóak ezek a negatív tételek. Eladási összeg (tényleges): Ha eladás típusú a tétel, akkor az eladás értéke jelenítődik itt meg. Ezen a mezőn a lefúrás funkciót használva vizsgálható a cikk értéktétele. Költség összege (tényleges): Az ELÁBÉ értékét adja meg. Ezen a mezőn is ha a lefúrás funkciót használjuk vizsgálhatjuk a cikk értéktételét. Nyitott: A pozitív tételeknél van jelentősége. Ha a maradék mennyiség nem 0 akkor ennek az értéke igaz. Zárolva mező segítségével a cikk használatát le tudjuk tiltani Számlázás fül: Készletértékelés módja amely lehet: FIFO, Egyedi, Átlag, Elszámolóár Átlagos költség (SPN): A program automatikusan számolja minden egyes mozgás után az átlagköltséget Elszámoló ár: Ha a készletértékelés módja ilyen típusú, akkor kell beírni ebbe a mezőbe a cikk elszámoló árát Egységköltség: Ha a készletértékelés módja elszámolóár, akkor az elszámolóár mező értéke íródik ide be. Egyéb esetben a Költség helyesb. cikktételek kötegelt feldolgozás lefuttatása után módosul ennek az értéke. Kiszámítása általános esetben: Fizikailag rendelkezésre álló készletérték / Fizikai mennyiség Utolsó közvetlen költség: Utoljára beszerzett tétel egységára íródik ebbe a mezőbe Ár / haszon kiszámítása: Itt megadható egy adott képlettel, hogy haszon alapján megadható az eladási ár, vagy eladási ár alapján kiszámítható a haszon. Termékkönyvelési, ÁFA-termékkönyvelési, Készletkönyvelési csoport: Ezen kódok alapján megadhatóak a könyveléssel kapcsolatos főkönyvi számlaszámok. Számlaengedmény engedélyezése: A program engedje a számlaengedmény számítást

191 H) Készletgazdálkodás 191/235 Cikkengedmény csoport: Beállítható hogy adott vevőre, vevő engedménycsoportra, adott cikkengedmény csoportra milyen mértékű kedvezmények adhatóak meg. Bővebb információt a Cikk kartonon az Eladás, Sorengedmények menüpont alatt kaphatunk. Eladási mértékegység: Az eladáskori alapértelmezett mértékegység állítható be. Készletfeltöltés fül: Készletfeltöltési mód: Igénylési munkalapok használata esetén automatikus tervezéskor az alapértelmezett feltöltési mód. Pl. amennyiben a Beszerzés opciót válasszuk a program a cikk feltöltését Beszerzési rendelések generálásával oldja meg. Ehhez alapértelmezetten be lehet állítani a Szállító számát, Beszerzési mértékegységet. Tervezés fül:

192 H) Készletgazdálkodás 192/235 Újrarendelés elve: Miután a program megállapítja a tervezés során, hogy feltöltés szükséges itt megadhatjuk, hogy milyen elv szerint generáljon pl. beszerzési rendeléseket. Fix újrarendelési mennyiség: A rendszer az Újrarendelési mennyiség alapján beállított érték szerint határozza meg a sorozat mennyiségét. Maximális készlet: A Maximális készlet mezőben beállított érték alapján generál a program rendelést. Rendelés: A program rendelést hoz létre minden egyes szükséglethez, és nem használja az újrarendelési ciklust. Szükséglet szerinti mennyiség: A rendszer rendelési ajánlatot hoz létre az újrarendelési cikluson belül esedékessé váló szükségletek összegének megfelelő mennyiséggel. Megjegyzés: A Demó vállalatban a Raktárkezelés, Beállítás, Készlet beállítása menüpont Raktárkód megadása kötelező mezőjét kijelöltük. Ebben az esetben automatikusan tervezni csak olyan cikkre lehet, ahol az újrarendelés elve Rendelés. Abban az esetben, ha az újrarendelés elvének további opcióit is alkalmazni szeretnénk, akkor a Raktározási egység funkciót kell használni. Foglalás: Beállítható, hogy a program engedélyezze az adott cikkre a foglalásokat. Amelynek értéke lehet: Soha, Választható, Mindig. Újrarendelési ciklus: Ebben a mezőben a cikk tervezési időkeretét beállító dátum képletet adhatja meg. A program az újrarendelési cikluson belül esedékessé váló igényléseket egy csoportba vonja össze. Biztonsági átfutási idő: A generált beszerzési rendelések átfutási ideje, időszükséglete állítható be. Minimális Maximális rendelési mennyiség: Rendelési sorozat minimális maximális mennyisége állítható be. Külkereskedelem fül: Ezen a fülön a vámtarifaszám és a közösségi adószám állítható be. H.3. Példa: Vegyen fel egy új cikket a CIKK számozási kör (Árucikk azonosító) használatával. Az új cikk beállításai a következők legyenek: Megnevezés: Teniszlabda Alapértelmezett mértékegység: DB, egy csomagban (Kód: CS) van 5 db. Cikkcsoportkód: ÁRU Termékcsoportkód: LABDAJÁTÉK Utolsó közvetlen költség: 300 Ár / Haszon kiszámítása: Haszon=Ár-Besz.ár Egységár: 400 Cikkengedmény csoport: LABDA Készletfeltöltési mód: Beszerzés Beszerzés szállítószám: S0001 Beszerzési mértékegység: CS Újrarendelés elve: Rendelés Biztonsági átfutási idő: 1HÉ (egy hét)

193 H) Készletgazdálkodás 193/235 Válassza ki a Beszerzés, Készlet és költségszámítás, Cikkek menüpontot. Nyomjon egy F3-t. A szám mező AssistEdit gombjára kattintva válassza ki a CIKK számozási kört, majd OK. Így megkapható az új cikkszám. A fenti részben leírt beállításokkal töltse ki a cikk kartont. Mivel a cikkcsoport kódban az ÁRU kód lett kijelölve, így alapértelmezetten kitöltődött: Készletértékelés módja Termékkönyvelési csoport ÁFA Termékkönyvelési csoport Készletkönyvelési csoport A rendszer a Haszon % mezőt automatikusan kitöltötte miután kitöltöttük az egységár mezőt is. H.2.2. Erőforrás törzsadatainak beállítása Az Erőforrás-tervezés, Erőforrások menüpont alatt vihetők fel a rendszerben olyan törzsadatok, amelyek az emberi erőforrások, szolgáltatások nyilvántartására, elszámolására alkalmazhatóak. Az Általános fülön vihető fel az: Erőforrás száma, megnevezése Típusa, amely lehet: személy vagy gép Alap mértékegység: az eladási rendelések, számlák rögzítésekor jelenik meg alapértelmezett mértékegységként. Itt is a cikkhez hasonlóan több mértékegységet fel lehet vinni, és meg lehet adni a Mértékegység szerinti mennyiséget. Erőforráscsoport száma: az erőforrásokat csoportosítani lehet különféle ismérvek szerint. A Számlázás fülön a cikk kartonhoz hasonlóan: Hozzá lehet rendelni az egységköltséget. Az egységárat szintén Ár/Haszon kiszámítása metodika alapján lehet meghatározni. Hozzá lehet rendelni Termékkönyvelési, ÁFA-termékkönyvelési csoportot. A Személyi adatok fülön az emberi erőforrásra jellemző adatokat lehet felvinni. Az Erőforrás karton Erőforrás, Dimenziók (SHIFT+CTRL+D) menüpont alatt állítható be a törzsadathoz rendelt alapértelmezett költséghely, termékcsoport. Amennyiben itt nincs beállítva semmilyen érték, akkor ezt az eladási rendelés, vagy számlázás készítése során lehet rögzíteni. Megjegyzés: Az erőforrásokhoz dimenziót akkor célszerű rendelni ha a vevői forgalmat, árbevételt költséghelyenként, vagy termék csoportonként szeretné vizsgálni. Az árbevétel dimenziók szerinti könyvelése biztosítja pl. a költséghelyenkénti, termékcsoportonkénti eredmény kimutatás elkészítését. Az Erőforrás-tervezés, Erőforrásnaplók menüpont alatt könyvelheti az erőforrások felhasználását és eladását, belső használat és statisztika céljából. A tételek nem kapcsolódnak a főkönyvi számlákhoz, és nem könyvelhetőek a főkönyvi könyvelésbe.

194 H) Készletgazdálkodás 194/235 Az erőforrásnaplókban egyszerre több naplólapot definiálhat, amelyekhez alapértelmezett számozási kört rendelhet. Az erőforrásokat főképpen az eladások során, szolgáltatások kiszámlázására használják. Erről bővebben a Vevők és Értékesítés fejezetben olvashat. H.2.3. Cikk költségek, eladási egységárak változtatása kötegelt feldolgozással Az Eladás és marketing, Készlet és árképzés, Eladási ár munkalap menüpontban a cikkhez, vevőhöz, vevőcsoporthoz kapcsolódó eladási árakat módosíthatja kötegelt feldolgozások segítségével. Funkciók, Javaslat cikk árára a munkalapon menüpontot indítva a Cikk karton egységár mezője alapján állapíthat meg új eladási árat. Az új eladási árat a Beállítás fülön lévő szűrési feltételekkel adhatja meg vevőre, vevő csoportra. Javaslat eladási árra a munkalapon menüpontot indítva az eladási ár tábla alapján állapíthat meg új eladási árat. Az új eladási árat (vagy akár a meglévőt módosíthatja) a Beállítás fülön lévő szűrési feltételekkel adhatja meg vevőre, vevő csoportra. Ha használja a cikkhez tartozó többféle eladási árat, akkor célszerű ezt a kötegelt feldolgozási módot használnia, mivel ilyenkor az aktuális egységár nem a cikk karton alapján számítódik, hanem a cikkhez tartozó, adott vevő, vevőcsoport szűrés szerinti eladási ár alapján. A két kötegelt feldolgozás közötti különbséget jól szemlélteti az alábbi példa: H.4. Példa: Az Eladás és marketing, Készlet és árképzés, Eladási ár munkalap menüpontban: Funkciók, Javaslat cikk árára a munkalapon kötegelt feldolgozással gyűjtse ki az adatokat az alábbi szűréssel: Cikk fül: Szám mező szűrési feltétele: C0035 Beállítások fül: az ábrán látható módon. Ezzel a paraméterezéssel elkészíthető a C0035 cikk minden vevőre érvényes új ára a időszakra Az OK gomb lenyomására a munkalapon megjelenik a kigyűjtött tétel. Az Aktuális egységárat a rendszer a cikkarton Egységár mezőjéből számította. Az Új egységár mezőben írja át az értéket Ft-ra.

195 H) Készletgazdálkodás 195/235 Majd futtassa a Funkciók, Árváltozás átvezetése menüpontot. A rendszer megkérdezi, hogy az Eldási ár munkalapról törölje-e a javasolt árváltozásokat? Amennyiben erre Igen-t válaszol, a munkalap üres lesz. Ezzel a funkcióval a C0035 cikkhez, a beállított időszakra hozzárendelődik az új minden vevőre érvényes ár. Az új eladási árat megvizsgálhatja a Cikk karton (ki kell választani a C0035 cikket) Eladás, Árak menüpontból. Funkciók, Javaslat eladási árra a munkalapon kötegelt feldolgozással gyűjtse ki az adatokat az alábbi szűréssel: o o Eladási ár fül: Eladás típusa: Minden vevő Cikkszám: C0035 Beállítások fül az ábrán látható módon Megjegyzés: Az Új árak létrehozása mezőt azért kellett kipipálni mivel új időszakra van beállítva a kezdési, befejezési dátum. Ha ez nincs kipipálva, akkor a kezdési, befejezési dátumnak is a régi időszakra kell szólnia, ekkor módosítható a meglévő eladási tétel. Az Aktuális egységárat a rendszer a cikkhez tartozó minden vevőre érvényes eladási árakból vette. Az Új egységár mezőben írja át az értéket Ft-ra. Majd futtassa a Funkciók, Árváltozás átvezetése menüpontot. Ezzel az adat bekerült az eladási árak táblába. Az új eladási árat megvizsgálhatja a Cikk karton (ki kell választani a C0035 cikket) Eladás, Árak menüpontból

196 H) Készletgazdálkodás 196/235 Eladás és marketing, Készlet és árképzés, Cikk-költs./-árak helyesbítése kötegelt feldolgozást a cikk kartonok több mezőjének helyesbítésére használhatja. Ezek a mezők lehetnek: Utolsó közvetlen költség Elszámolóár Egységár Haszon Az eljárásban a helyesbítő szorzótényező és a kerekítési mód segítségével definiálhatja az új értéket. H.5. Példa: Eladás és marketing, Készlet és árképzés, Cikk-költs./-árak helyesbítése kötegelt feldolgozás segítségével módosítsa a C0035 cikk Utolsó közvetlen költségét +10 %-al. Cikk fülön adja meg szűrési feltételnek a C0035 cikkszámot Beállítás fület töltse ki az ábrán jelölt módon Futás után a cikk kartont vizsgálva az új Utolsó közvetlen költség értéke Ft-ról Ft-ra változott.

197 H) Készletgazdálkodás 197/235 H.3. Cikkmozgások könyvelése H.3.1. Cikknapló A Cikknaplókon a beszerzésekkel, az eladásokkal, a pozitív és negatív helyesbítésekkel összefüggésben végezhet készlethelyesbítést. A cikknaplóba írt információ ideiglenes jellegű, és ameddig a naplóban van, módosítható. A napló könyvelésekor az információ átkerül az egyes számlákon lévő tételekbe. Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Készlet beállítása, Cikknaplósablonok alatt állítható be: Cikk Átadás Újraértékelés Leltár típusú naplók. Mindegyik naplósablonhoz hozzárendelhető eredetkód, számozási kör. A sablonokhoz naplólapok vehetőek fel a Sablon, Naplólapok menüpont alatt. A cikknapló elérhető a Raktárkezelés, Készlet, Cikknaplók ( vagy Beszerzés, Készlet és költségszámítás, Cikknaplók) menüpontból. Korlátlan számú naplólapot lehet létrehozni, kezelni. Minden naplólaphoz megadható: Név Megnevezés Számozási kör H.3.2. Könyvelés cikk naplón keresztül Cikk naplóba könyveléskor a következő adatokat kell megadni: Könyvelési dátum Tételtípus, értéke lehet:

198 H) Készletgazdálkodás 198/235 Beszerzés Eladás Pozitív helyesbítés Negatív helyesbítés Bizonylatszám: Ha számozási kör van rendelve a naplólaphoz, akkor ez automatikusan töltődik. Cikkszám Megnevezés Raktárkód Mennyiség Mértékegységkód Egységösszeg: Ha a tételtípus beszerzés, akkor az Egységösszeg értéke egyenlő a cikk karton Utolsó közvetlen költség értékével Ha a tételtípus eladás, akkor az Egységösszeg értéke egyenlő a cikk karton Egységár értékével Ha a tételtípus pozitív negatív helyesbítés, akkor az Egységösszeg értéke egyenlő a cikk karton Egységköltség értékével Összeg: Mennyiség * Egységösszeg Egységköltség: amely egyenlő a cikk karton Egységköltség értékével Kiegyenlítési tétel: Ezt a mezőt akkor alkalmazzuk, ha a mozgási tételhez konkrétan hozzá kell rendelni az eredeti kapcsolódó tételt. A cikknaplóban lekönyvelt tételeket, értéktételeket a Cikktételjegyzék menüpontban lehet megtekinteni. H.6. Példa: Az A0001-es cikk TELEP1 raktárában a én felvitt nyitó mennyiség hibásan került megállapításra. A helyes 8 csomag helyett 10 csomag orsó található. Negatív helyesbítéssel javítsa ki a nyitó tételt. Vizsgálja meg a kapcsolódó könyvelési tételeket (cikk, érték, főkönyvi könyvelés). A Raktárkezelés, Készlet, Cikknaplók menüpontba vigyük fel a következő sort:

199 H) Készletgazdálkodás 199/235 Ha rákattint a Kiegyenlítési tétel LookUp jelölésére kiválaszthatja azt a pozitív tételt amelyet helyesbíteni szeretne. Majd Könyvelés, Könyvelés F11 menüt választva lekönyvelheti a tételt. Menjen be a Raktárkezelés, Történet, Tételjegyzék, Cikktételjegyzék menüpontba, válassza ki az utolsó sort. A kikeresés másik eszköze a tábla szűrő használata. Leszűkíthető a tételjegyzéket a Létrehozás dátuma, Felhasználói azonosítója, Eredetkód, Naplólap alapján. A leszűkített állományból már könnyen kiválasztható a keresett tétel. A megnyíló új ablak Tételjegyzék gombjára kattintva kiválasztható a Cikk könyvelése, vagy az Értéktételek menüpont. Az értéktétel egyetlen sorára, majd a Navigálás gombra kattintva megjelennek az új ablakban az értéktételhez kapcsolódó különféle analitikák. Ha ezen belül a Főkönyvi tétel mezőt választja a Megjelenítés gombbal megtekinthetőek a főkönyvi tételek: Megjegyzés: A fenti példa szerint az A0001-es cikk TELEP1 raktáron belüli negatív helyesbítésére a program a következő főkönyvi tételeket könyvelte: T K Összeg: Milyen beállítások alapján könyvelte a rendszer ezeket a tételeket? A Cikk kartonon (Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Cikkek), Számlázás fülön az A0001-es cikkhez a következő könyvelési csoportok vannak hozzárendelve: Termékkönyvelési csoport: ANYAG Készletkönyvelési csoport: ANYAG A Pénzügy, Beállítás, Könyvelési csoportok, Készlet beállítása menüpont alatt raktárra, készletkönyvelési csoportra meg lehet határozni a készlet növekedését, csökkenését érintő számlát, ez

200 H) Készletgazdálkodás 200/235 Mivel negatív helyesbítésről van szó, így készletfogyás történik, tehát követel oldalra kerül a ás számla. Az ellenszámla számot a rendszer a Könyvelési mátrix (Pénzügy, Beállítás, Könyvelési csoportok, Általános, Könyvelés beállítása) alapján képzi. A mátrixban az adott sort a termékkönyvelési, ügyletkönyvelési csoport alapján választja ki a rendszer. A termékkönyvelési csoport a cikk alapján ANYAG. Az ügyletkönyvelési csoport üres, mivel ez a tranzakció nem érint szállítót vagy vevőt. A mátrixban a Készlethelyesbítés számla oszlop határozza meg az ellenszámlaszámot, amely értéke H.3.3. Cikkmozgások könyvelése átsorolási naplón (áttárolás 1 lépésben) A cikkátsorolási naplók segítségével átsorolhatjuk az adott cikket, cikkeket egyik raktárhelyről a másikra. Ezt a tevékenységet a Raktárkezelés, Készlet, Cikkátsorolási naplók (vagy Beszerzés, Készlet és költségszámítás, Cikkátsorolási naplók) menüpontból tehetjük meg. Hasonlóan a cikknaplókhoz itt is több naplólap adható meg. Könyvelés során megadható a könyvelt tételre vonatkozó: Könyvelési dátum: az átsorolás dátumát kell megadni Bizonylatszám: Ha számozási kör van rendelve a naplólaphoz, akkor ez automatikusan töltődik. Cikkszám: Az átsorolt tétel cikkszáma

201 H) Készletgazdálkodás 201/235 Megnevezés Ktghely Új Ktghely Kód: A cikkmozgáshoz költséghely rendelhető, ami a főkönyvi analitikában is megjelenik. Mennyiség: Az átsorolt tétel mennyisége Mértékegység: Az alapértelmezett mértékegység jelenik meg, ami átírható. Kiegyenlítési tétel: Ezt a mezőt akkor alkalmazzuk, ha a mozgási tételhez konkrétan hozzá kell rendelni az eredeti kapcsolódó tételt. H.7. Példa: Az A0001-es cikkből 3 csomagot a TELEP1 raktárából a TELEP2 raktárba átmozgatjuk án. A mozgásokhoz költséghelyet is kell rendelni. A TELEP1 raktárhoz a 210-es, a TELEP2 raktárhoz a 220-as költséghelyet kell rendelni. A Raktárkezelés, Készlet, Cikkátsorolási naplók menüpontban rögzítsük be az adatokat a fenti ábra szerinti módon. A Könyvelés, Könyvelés F11 menüt választva könyvelheti le a tételt. A lekönyvelt tételek vizsgálatához természetesen itt is használható a Cikknapló könyvelésénél ismertetett Cikktételjegyzék, Navigálás funkció. Megjegyzés: Raktárközi átsorolásról célszerű készíteni a könyveléssel párhuzamosan bizonylatot is. Ezt a Könyvelés, Könyvel és nyomtat SHIFT-F11 ponttal készítheti el. Ha konkrétan meg szeretné mondani, hogy az adott raktár melyik pozitív tételét szeretné átsorolni az új raktárba akkor a Kiegyenlítő tétel mezőben ezt ki kell választani. Az előző példából is kitűnik, hogy a két raktár közötti átsorolás egy időben történt meg. Nem keletkezett külön átadási átvételi bizonylat. H.3.4. Átadási rendelések könyvelése (áttárolás 2 lépésben) Átadási rendeléseket akkor kell könyvelni mikor cikkeket kell átmozgatni egyik raktárból a másik raktárba egy tranzitraktár közbeiktatásával. Különbség az cikkátsorolással szemben: Az átadás és átvétel időben nem esik egybe. Pl. telephelyek közötti cikk mozgás esetén Külön bizonylat készíthető az átadásról, illetve bevételezésről

202 H) Készletgazdálkodás 202/235 Az átadás rendelés menete: Átadó raktár Tranzit raktár Átvevő raktár Lehetőség van az átadó és az átvevő raktárakhoz különféle tranzitraktárak megadására a Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Készlet beállítása, Átadási útvonalak menüpont alatt (bővebben az Alap beállítások fejezet alatt). Átadási rendelések a Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Átadási rendelések menüpont alatt rögzíthetőek. A fejrész Általános fül részébe beírható az átvevő, átadó raktár kódja. Az átadási útvonalak alapján automatikusan kitöltődik a tranzit raktár kódja. Kötelező kitölteni a könyvelési dátumot. Amennyiben a költséghely és a termékcsoport kód is ki van töltve, ezek alapértelmezett adatként átkerülnek a tételsorokba is. Az Átadó raktár fülön a raktár azonosító adatai, kiszállítási dátum, kimenő raktárátfutási idő mezők tölthetőek ki. Az Átvevő raktár fülön a raktár azonosító adatai, bejövő raktárátfutási idő mezők tölthetőek ki. A beérkezés dátumát a rendszer az alábbiak szerint számolja ki: Beérkezés dátum = Kiszállítási dátum + Kimenő raktárátfutási idő + Bejövő raktárátfutási idő A tételsoron az alábbi mezőket lehet kitölteni: Cikkszám, Megnevezés Mennyiség, mértékegység kód Szállítandó mennyiség: Az átadó raktárból átadandó mennyiség Szállított mennyiség: Ha szállításra lekönyvelődik a bizonylat, akkor a leszállított mennyiség kerül ebbe az oszlopba. A Szállítandó mennyiség értéke a leszállított mennyiség értékével csökken. A szállított mennyiség értéke megegyezik az átadó raktárból a tranzit raktárba leszállított mennyiséggel. Beérkezendő mennyiség: Értéke megegyezik a tranzitraktárban lévő mennyiséggel.

203 H) Készletgazdálkodás 203/235 Beérkezett mennyiség: A tranzit raktárból az átvevő raktárba beérkezésre lekönyvelt mennyiség. Ez a lekönyvelt mennyiség a Beérkezendő mennyiség értékét csökkenti. A tételsorok magyarázatából is kitűnik, hogy egy átadási rendelést két részletben lehet lekönyvelni: Először szállítást: Átadó raktár Tranzitraktár Másodszor beérkezést: Tranzitraktár Átvevő raktár A lekönyvelt szállítást a Raktárkezelés, Történet, Könyvelt bizonylatok, Könyvelt átadási száll.levelek menüpont alatt lehet megtekinteni. A könyvelt beérkezést a Raktárkezelés, Történet, Könyvelt bizonylatok, Könyvelt átadási bevétjegyek menüpont alatt lehet megtekinteni. Mindkét esetben használható a Navigálás funkció, amely segítségével ellenőrizhetőek a könyvelt cikk tételek, értéktételek, főkönyvi tételek. H.8. Példa: Átadási rendelésen a KÖZP raktárból a TELEP2 raktárba a C0011, C0018-as cikkekből 5-5 darabot mozgasson át. Az átadás csak résszállítással valósítható meg. Előszőr 2 2 darabot, másodszor 3 3 darabot tud átadni. Könyvelési és a kiszállítási dátum: Az bejövő raktár átfutási ideje 1 nap. Vizsgálja meg a lekönyvelt beérkezések cikk, értéktételeit, főkönyvi tételeit. Rögzítse az Átadási rendelést a Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Átadási rendelések menüpont alatt az ábrán látható módon: Az Átvevő raktár fül Bejövő raktárátfutási idő mezőbe 1N-t kell írni. Ennek hatására a beérkezési dátum: lesz. A Szállítandó mennyiséget írja át 2 2 darabra Könyvelés, Könyvelés F11, Szállítás, OK

204 H) Készletgazdálkodás 204/235 Könyvelés, Könyvelés F11, Beérkezés, OK Ennek hatására a Beérkezendő mennyiség 0 0, Beérkezett mennyiség 2 2 lesz A maradék 3 3 mennyiséget is könyvelje le szállításra és beérkezésre. Figyelje meg hogyan alakulnak az egyes mennyiség oszlopok. Könyvelt beérkezések ellenőrzése: Lépjen be a Raktárkezelés, Történet, Könyvelt bizonylatok, Könyvelt átadási bevétjegyek menüpontba. Kikereshető a könyvelt tétel, ha ismerjük pl. az eredeti átadási rendelésszámot (ebben az esetben a példában ÁR00003). Ez alapján 2 könyvelt bevétjegy található (mivel 2 tételben lett lekönyvelve a beérkezés) A Navigálás gombra kattintva lekérhetőek a főkönyvi, cikk, értéktétel adatok. H.3.5. Darabjegyzékes cikkek kezelése, könyvelése DBJ - naplón A darabjegyzékes cikk beépülő alkatrészeit a cikkartonon a Cikk, Összeállítási lista, Darabjegyzék menüpont alatt lehet definiálni. Az összeállítási lista vizsgálatát jól szemlélteti a Cikk karton lekérdezési lehetőségei, elérhető funkciók fejezeten belüli példa.

205 H) Készletgazdálkodás 205/235 Darabjegyzékes cikkek előállítását, összeszerelését darabjegyzék - naplókon keresztül lehet könyvelni. Ebben az esetben a rendszer adott raktáron belül automatikusan növeli a darabjegyzékes termék mennyiségét és csökkenti a beépülő termékeket a darabjegyzékben megadott alkatrészmennyiség erejéig. A funkció elérthető a Raktárkezelés, Készlet, DBJ - naplók ( vagy Beszerzés, Készlet és költségszámítás, DBJ - naplók) menüpontból Összeszerelés könyvelése előtt mindig meg kell határozni a beépülő termékek anyagszükségletét. A Microsoft Navisionben ezt különféle jelentések felhasználásával lehet megtenni. A darabjegyzék könyvelést nem csak a megszokott módon a Cikktételjegyzék, Navigálás funkciók felhasználásával lehet vizsgálni, hanem a Raktárkezelés, Történet, Tételjegyzék, DBJ-tételjegyzékek menüpont alatt is. A menüpont alatt vizsgálható a: DBJ könyvelése, DBJ könyveléséhez tartozó cikk könyvelés, Illetve ha darabjegyzékhez erőforrás is van hozzárendelve, akkor ennek a könyvelése. Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Jelentések, Darabjegyzékek menüpont alatt a következő jelentéseket célszerű lekérdezni: Felhasználási helyek listája: A listából megtudható, hogy melyik alapanyag melyik darabjegyzékes termékbe épül be. DBJ cikkek: A rendszer kigyűjti a darabjegyzékes termékeket, és a hozzájuk tartozó beépülő anyagokat. DBJ szükséglet kiszámítása: DBJ-naplón rögzített tételekhez a rendszer elkészíti az anyagszükséglet számítást. A kigyűjtés előtt beállítható, hogy: soronként számolja-e a nettó szükségletet csak azokat a tételeket hozza ki a listában, amelyekre beszerzési rendelést kell generálni

206 H) Készletgazdálkodás 206/235 H.9. Példa: Állítson össze egy új kerékpárt. Ennek első lépéseként először vegyen fel egy új cikket. (Az új cikk készítésének lépéseit a Cikk törzsadatainak beállítása fejezetben lévő példa jól szemlélteti.) Melynek adatai a következők: Megnevezés: Expressz utcai kerékpár Alapértelmezett mértékegység: DB Cikkcsoportkód: ÁRU Ár / Haszon kiszámítása: Haszon=Ár-Besz.ár Egységár: Ft A kerékpár összeállításához az alábbi cikkeket kell felhasználni: Cikkszám Megnevezés Menny. Mértékegys. A0003 Kerék 2 DB A0004 Váz 1 DB A0006 Pedál 2 DB Válassza ki a Beszerzés, Készlet és költségszámítás, Cikkek menüpontot. Nyomjon egy F3-t. A szám mező AssistEdit gombjára kattintva válassza ki a CIKK számozási kört, majd OK. Így megkapható az új cikkszám. Ezek után elkészíthető a cikk paraméterezése. Második lépésként elkészíthető a cikkhez rendelt összeállítási lista (darabjegyzék). Ehhez válassza a cikkartonon a Cikk, Összeállítási lista, Darabjegyzék menüpontot. A megjelenő új ablakban fel kell venni a beépülő termékeket.

207 H) Készletgazdálkodás 207/235 A darabjegyzék elkészítése, ablak bezárása után látható, hogy a cikkarton Darabjegyzék mezője automatikusan kipipálódott.

208 H) Készletgazdálkodás 208/235 H.10. Példa: A C0006-os darabjegyzékes termékből án állítson elő 2 db-ot a KÖZP raktárba. Összeszerelés előtt biztosítani kell, hogy a KÖZP raktárban legyen elég beépülő termék. Erre a célra egyrészt a fent említett jelentéseket lehet használni. Másrészt a beépülő termékek listáját lekérheti a Cikk kartonról (Elérési útvonal Pl.: Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Cikkek) Cikk, Összeállítási lista, Darabjegyzék pontból. Raktárankénti mennyiség lekérhető a Cikk kartonról Cikk, Cikkek raktáranként pontból. Megállapítható, hogy az A0001, A0002-es termékekből 2-2 db-t át kell sorolni a TELEP2 raktárból a KÖZP raktárba. Ehhez a Cikkátsorolási naplót az alábbi módon kell kitölteni: A Könyvelés, Könyvelés F11 menüt választva könyvelheti le a tételt. Ezek után az DBJ naplón lekönyvelhető a darabjegyzékes cikk összeszerelése a központi raktárba: A Könyvelés, Könyvelés F11 menüt választva könyvelheti le az összeszerelést. H.3.6. Leltározás, leltárnapló használata A Microsoft Navisionben lehetőség van a készletek napra kész ellenőrzésére, leltározására. A leltározási tevékenységhez a felhasználó lekérheti az adott naphoz kapcsolódó készleteket raktáranként, cikkekként, dimenziók szerinti csoportosításban. A kigyűjtött tételekről leltár tabló vagy vak tabló készíthető. A kézzel számlált és a program által kigyűjtött eltérések alapján a rendszer automatikusan számol eltérést és könyvel leltár hiányt vagy többletet.

209 H) Készletgazdálkodás 209/235 Leltározás folyamata: Raktárkezelés, Készlet, Leltárnaplók menüpont alatt kigyűjthető a rendelkezésre álló készlet. Ehhez ki kell választani a Funkciók, Készletszámítás pontot. A Cikk fülön leszűrhető az állomány pl. raktárra, cikkszám csoportra, készlet, termékkönyvelési csoportra. A beállítások fülön megadható a kötegelt feldolgozás könyvelési dátuma, bizonylatszáma. Kigyűjthetőek a készlettel nem rendelkező cikkek. Csoportosíthatóak dimenziókként költséghely, költségviselői bontásban. A kigyűjtött készlet a leltárnaplóban megtekinthető. A kigyűjtött tételekről leltártabló készíthető a Pénzügy, Készlet, Jelentések, Leltárlista menüpontban. A riportban meg lehet adni:

210 H) Készletgazdálkodás 210/235 a naplósablont, melyben a tételek kigyűjtődtek, a naplósorokra szűrési feltételeket ha vaktablót kell készíteni a Beállítás fülön a Mennyiség (számított) mezőt nem kell kipipálni A leltározás után, ha eltérés van a leltárnaplóban a Mennyiség (leltár) mezőbe kell beírni a fellelt mennyiséget. A rendszer a Mennyiség oszlopba automatikusan kihozza a különbséget. A Könyvelés, Könyvel F11 menüponttal a fellelt leltár hiányt többletet automatikusan lekönyveli. A leltár könyvelés vizsgálatakor a Cikktételjegyzék menüben az aktuális soron állva a Tételjegyzék, Leltár könyvelése pont alatt vizsgálhatóak a leltáranalitika tételei. H.11. Példa: én a Kft. leltároz a 2. telephelyén (TELEP2 raktár). Gyűjtse ki a i készletet. Készítsen vaktablót. Leltározás során megállapítható, hogy a: C0019 Gyermekkorcsolyából 2 darabbal kevesebbet C0027 Hegymászó hálózsákból 1 darabbal többet találtak. A Mennyiség (leltár) szerinti oszlopba írja be az új értékeket. A leltár naplóban szűrje le a könyvelt tételeket a C0019, C0027-es cikkekre. Könyvelje le a különbségeket (Könyvelés, Könyvelés F11). Könyvelés után vizsgálja meg cikk könyveléseket, leltártételeket. Amennyiben sikeresen megtörtént a könyvelés megvizsgálhatóak a lekönyvelt adatok a Raktárkezelés, Történet, Tételjegyzék, Cikktételjegyzék menüpontban: A cikktételjegyzék ablakban válassza ki a leltárkönyvelés sort. A kiválasztást úgy is elvégezheti, hogy mezőszűrőt definiál az Eredetkódra amelynek értéke: LELTNAPLO Tételjegyzék, Leltár könyvelése menüpont alatt megtekintheti a leltár analitikát

211 H) Készletgazdálkodás 211/235 Célszerű még leellenőrizni a könyveléseket a Tételjegyzék, Cikk könyvelése, illetve az Értéktételek pontban. H.3.7. Készlet átértékelés, átértékelési napló használata Készlet átértékelés esetén a készlet mennyiségében nem történik változás csak az értékében. Készletátértékelés lehet: egyedi cikkekre vonatkozó: pl. káresemény hatására a készletből egy cikk értékét át kell értékelni készlet egészére, vagy annak egy csoportjára vonatkozó: pl. év végi készletátértékelés, elszámolóár módosítás kötegelt feldolgozás módszerével Átértékelés során a rendszer cikk értéktételeiben az átértékelés különbözetével egy új sort hoz létre, amely lekérdezhető a Cikktételjegyzék, Értéktételek pont alatt. Csak a teljesen számlázott tételek értékelhetőek át. Egyedi cikkre, cikktételre vonatkozó átértékelés: Nyissa meg a Raktárkezelés, Készlet, Átértékelési naplók menüpontot. A napló felépítése, kezelésének módja hasonló a cikknaplónál megismertekkel. Ha egy egyedi cikket szeretne átértékelni, akkor: a napló Cikkszám mezőjébe először be kell írni az átértékelendő cikkszámot a Kiegyenlítési tétel mezőben a LookUp funkció segítségével kiválasztható az a pozitív tétel az adott cikkszámon belül melynek a tételét át kell értékelni. A tétel kiválasztásával automatikusan kitöltődik az adott sor. Az Egységköltség (átértékelt) vagy a Készletérték (átértékelt) mezők átírásával megadható az átértékelt összeg. Az Egységköltség (átértékel) mező a cikk egy alapértelmezett mennyiségére vonatkozik, a Készletérték (átértékel) = Egységköltség (átértékel) * Mennyiség-el. Az Összeg mezőben a lekönyvelendő különbség jelenik meg. Az átértékelést a Könyvelés, Könyvelés F11 menü futtatásával lehet lekönyvelni. H.12. Példa: Értékelje át az A0001-es cikkszám KÖZP raktárában lévő i 20 darabos cikktételét. A tétel helyes új egységköltésget: 420 Ft. Vizsgálja meg a lekönyvelt tételeket. Cikkszám mezőbe be kell írni a cikkszámot Kiegyenlitési tétel mezőben LooUp funkció használatával ki kell jelölni az adott tételt Az Egységköltség (átértékelt) mezőben be kell írni az új egységköltséget Könyvelés, Könyvelés F11 menü futtatásával lehet lekönyvelni a tételt

212 H) Készletgazdálkodás 212/235 A Raktárkezelés, Történet, Tételjegyzék, Cikktételjegyzék menüpont aktuális során állva észrevehető, hogy cikk könyvelési tétele nincs a sornak (0 az Első Utolsó tételszám), csak értéktétele. A Tételjegyzék, Értéktételek menüt választva ez meg is tekinthető. Az értéktételek ablakon belül a Navigálás funkciót választva megtekinthetőek a főkönyvi tételek is. Az átértékelés vizsgálható a Cikk kartonon lekérhető adatok alapján is. Ehhez válassza a Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Cikkek menüpontot. Itt válassza ki az A0001-e cikket. A Készlet mezőben lefúrási funkcióval megtekintheti a cikkhez tartozó mozgásokat. A Költség összege (tényleges) mezőben a 152-es tételszámú sorban már az átértékelt összeg látszik. A Költség összege (tényleges) mezőben lefúrás funkciót választva megtekinthetőek az értéktételek. Ahol az o o Első sorban a tétel kezdő összege A második sorban az átértékelés összege látszódik A Költség főkönyvbe könyvelve mező értéke akkor nem 0 ha a főkönyvbe való könyvelés is megtörtént. Készlet átértékelés kötegelt feldolgozással: Kötegelt feldolgozás előtt mindig célszerű lefuttatni a Pénzügy, Készletek, Költségszámítás menüpontban a Költség helyesb.-cikktételek programot. Erről bővebben a Készletek értékelése, készletkönyvelés fejezetben olvashat. A Raktárkezelés, Készlet, Átértékelési naplók menüponton belül válassza a Funkciók, Készletérték kiszámítása pontot.

213 H) Készletgazdálkodás 213/235 A Cikk fülön a cikkre vonatkozó szűréseket lehet definiálni. A Beállítások fülön megadható: Az átértékelés könyvelési dátuma: Az átértékelés erre a könyvelési dátumra könyvelődik, illetve erre a dátumra a kötegelt feldolgozás kiszámítja a készletértéket. Bizonylatszám Számítás: Cikktételre: Lehetőség van a cikk szűrésen belül minden egyes pozitív, a könyvelési dátumig nyitott cikktételt átértékelni. Cikkekre: Raktáranként: Készletértéket az adott cikkre raktáranként számolja ki a rendszer Elszámolóár frissítése: Az elszámoló árat a rendszer a beszerzési költség ismeretében frissíti Számítási alap: meghatározhatja, hogy az átértékelés napló hogyan javasoljon új értéket az Egységköltség (Átértékelt) mezőben <Üres>: Az átértékelés napló az Egységköltség (Számított) nevű mezőben szereplővel azonos értéket javasol.

214 H) Készletgazdálkodás 214/235 Közvetlen egységköltség: Az átértékelés napló a mező értékét a Raktározási egység kartonon vagy a Cikk kartonon szereplő Utolsó közvetlen egységköltség mező alapján számítja ki. Elszámolóár - Összeállítási lista: Az átértékelés napló az darabjegyzék alapján számítja ki a mező értékét. H.13. Példa: Gyűjtse ki a készletértéket re, a központi (KÖZP) raktárra. A készletértéket számolja cikkekként azon belül raktáranként. A kigyűjtött tételek alapján értékelje át az alábbi cikkek egységköltségét: C0020 Edzőcipő f40-kék Ft-ra C0023 Expressz síléc bottal 160 cm Ft-ra Raktárkezelés, Készlet, Átértékelési naplók menüponton belül válassza a Funkciók, Készletérték kiszámítása menüpontot. A Cikk fülön a Raktárszűrő mezőbe válassza ki a KÖZP raktárat A Beállítás fülön: Könyvelési dátum: Bizonylatszám: CÁ00002 Számítás: Cikk Raktáranként Elindítva a kötegelt feldolgozást a program kigyűjti az átértékelés naplóba a KÖZP raktárra vonatkozó cikk készleteket. Az Egységköltség (átértékelt) mezőben a C0020, C0023 cikkekre írja be az új egységköltséget. Könyvelés, Könyvelés F11 menüpont alatt könyvelje le a változást. H.3.8. Ismétlődő cikk, DBJ (darabjegyzék) könyvelések Az Ismétlődő cikk vagy DBJ könyvelés ablakban rendszeres időközönként elkönyvelheti a cikkekkel, darabjegyzékes cikkekkel kapcsolatos tételeket. A tételeket csak egyszer kell rögzítenie, majd ugyanazt az információt a kívánt gyakorisággal könyvelheti. A Beszerzés, Készlet és költségszámítás, Ismétlődő DBJ könyvelések menüpont alatt lehet könyvelni a darabjegyzék mozgásával kapcsolatos könyveléseket. A Beszerzés, Készlet és költségszámítás, Ismétlődő cikk könyvelések menüpont alatt lehet könyvelni a cikk mozgásával kapcsolatos könyveléseket. A naplóban található két új mező, amelyekkel az ismétlődés gyakorisága, időpontja, könyvelésének módja határozható meg:

215 H) Készletgazdálkodás 215/235 Ismétlődési mód: meghatározza hogyan kell kezelni a naplósorban szereplő mennyiséget könyvelés után ha az érték Fix: A naplósorban szereplő összeg a könyvelés után is megmarad. Változó: A naplósorban szereplő összeget a program könyvelés után törli. Ismétlődés gyakorisága: az értékét dátumképlettel lehet meghatározni Pl. 1H: Az aktuális könyvelési dátumhoz hozzáad 1 hónapot Pl. 1H+AH: A rákövetkező hónap utolsó napján fog könyvelni. A rendszer akkor könyveli le a tételt, ha az ismétlődés gyakorisága funkcióval meghatározott dátum korábbi mint a munkadátum. H.14. Példa: Állítsa be úgy az ismétlődő cikk könyvelést, hogy a C0030 Golflabdára, a KÖZP raktárra minden hónap utolsó napján pozitív helyesbítéssel a rendszer könyveljen 10 darabot. Válassza a Beszerzés, Készlet és költségszámítás, Ismétlődő cikk könyvelések menüpontot Ismétlődési mód: Fix Ismétlődés gyakorisága: 1H+AH Tételtípus: Pozitív helyesbítés Cikkszám: C0030, Raktárkód: KÖZP Mennyiség: 10 Könyvelés, Könyvelés F11 H.3.9. Cikk mellékköltségek könyvelése A cikk mellékköltségek használatával lehetőség van a cikkhez tartozó közvetlen költségek könyvelésére. Cikk - mellékköltségek hozzárendelhetőek könyvelt beszerzési rendelések, illetve átadási rendelések tételeihez. A mellékköltségek feloszthatók az egyes cikkekre egyformán, értékarányosan, vagy manuális módszerrel. A rendszerben korlátlan számú cikk mellékköltséget definiálhatunk. Ezek beállításait lásd a H.1 Alap beállítások fejezetben. H.15. Példa: Az Átadási rendelések könyvelése fejezet példájában lekönyvelt bevétjegyekhez (a példában, ebben az esetben ÁB00002, ÁB00003) tartozik Ft + ÁFA szállítási, rakordási költség. A szállítási, rakodási költségről a szállító (S0001) i teljesítési dátummal elküldte a számlát. A cég ezt a közvetlen költséget egyenlő

216 H) Készletgazdálkodás 216/235 arányban osztja fel az egyes cikkekre. Vizsgálja meg a felosztott költségek könyvelését. A beszerzési számla rögzítéséhez lépjen be a Beszerzés, Rendelések feldolgozása, Számlák menüpontba Az ábrán látható módon rögzítse az adatokat A Termékcsoport Kód oszlopot meg kell jeleníteni, és ki kell tölteni. Erre azért van szükség mivel a cikkhez mint törzsadathoz a termékcsoport kódot kötelező adatként adtuk meg. Sor, Cikk-mellékköltség hozzárendelése pont alatt az új ablakban válassza a Funkciók, Átadásbevétjegy - sorok kigyűjtése pontot. A megjelenő új ablakban jelölje ki az ÁB00002, ÁB00003 bizonylatokhoz tartozó sorokat (a rekordmutató oszlopra kattintva jelölődnek ki a sorok), majd Ok. Funkciók, Javaslat mellékköltség cikkhez rendelésére pontot választva, jelölje ki az Egyformán opciót, majd OK. Az ábrán látható módon a Hozzárendelendő mennyiség oszlopban megjelent érték szerint a rendszer felossza a cikk mellékköltséget. Az ablak bezárása után lekönyvelhető a számla: Könyvelés, Könyvelés F11 A Raktárkezelés, Történet, Tételjegyzék, Cikktételegyzék menüpont alatt az aktuális tételt kijelölve vizsgálhatóak a cikk értéktételei:

217 H) Készletgazdálkodás 217/235 Az ábrán látható, hogy az értéktételekhez a rendszer a cikk-mellékköltség számát is hozzárendeli. H.4. Tervezés foglalás, igénylési munkalapok felhasználásával Az Cikk törzsadatainak beállítása fejezetben a foglalásra, igénylési munkalap beállításra vonatkozó cikk paraméterezések részletes leírásra megtörtént. Ebben a fejezetben csak azok a beállítások kerülnek ismertetésre, amelyek a folyamat bemutatásához szükségesek. H.4.1. Cikkek foglalása A Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Cikkek menüpont alatt a Tervezés fülön, Foglalás mezőben adhatóak meg egy cikkre az alábbi opciók: Soha: A sorban szereplő cikket nem lehet foglalni Választható: A sorban szereplő cikkre manuális foglalás lehetséges Mindig: A program a sorban szereplő cikkhez automatikusan készít foglalást, valahányszor a mennyiség mezőben megad egy számot. H.4.2. Tervezés igénylési munkalapok felhasználásával A Beszerzés, Tervezés, Igénylési munkalapok segítségével generálhat elsősorban beszerzési rendeléseket pl. a rögzített eladási rendelések alapján. A Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Cikkek menüpont alatt a Feltöltés fülön a lehet kiválasztani a: Készletfeltöltési módot: Igénylési munkalap használatához állítsa Beszerzés értékre. Szállítószám: Az igénylési munkalapon a program erre a szállítóra készíti a beszerzési rendelést. A beállított Beszerzési mértékegység alapján. A tervezés fülön az: Újrarendelés elve: Válassza a Rendelés opciót. Biztonsági átfutási idő megadásával tervezheti a várható beérkezési dátumot. A teljesség igénye nélkül ebben a részben egy példán keresztül ismerhető meg a foglalás, igénylési munkalap használatának metodikája:

218 H) Készletgazdálkodás 218/235 H.16. Példa: Készítsen egy eladási rendelést. Teljesítési, könyvelési, bizonylat dátum: Cikk: C0002 Bowling cipő, 10 db KÖZP raktárból adja el Vevő: V0001 Bowling Club Bt. A KÖZP raktárban ebből a cikkből nincs raktáron, így az igénylési munkalap segítségével generálni kell rá beszerzési rendelést. A beszerzési rendelésen foglalja is le ezt a cikket az eladási rendelés számára. Menjen be a Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Cikkek menüpontba és a Feltöltés, illetve a Tervezés fülön állítsa be a következő paramétereket: Készletfeltöltési mód: Beszerzés Szállítószám: S0001 Beszerzési mértékegység: DB Újrarendelés elve: Rendelés Az Eladás és marketing, Rendelések feldolgozása, Rendelések menüpontban rögzítse a tételt az ábrán látható módon: A rendszer figyelmeztető üzenetet küld, hogy a KÖZP raktárban nincs készlet a C0002-es cikkből. A Beszerzés, Tervezés, Igénylési munkalapok menüpont alatt válassza a Funkciók, Terv kiszámítása menüpontot. A Cikk fül Szám mező szűrési feltétele: C0002 Beállítások fülön: o Rendelési dátum: o Befejezési dátum: Majd OK. A rendszer kihoz egy beszerzési javaslatot a C0002 cikkre a KÖZP raktárba, 10 db-ra. Válassza a Funkciók, Intézkedési üzenet végrehajtása pontot. Ennek hatására generálódott egy beszerzési rendelés, amelyet megnézhet a Beszerzés, Rendelések feldolgozása, Rendelések menüpont alatt (nagy valószínűséggel az utolsó rendelési számon van rajta).

219 H) Készletgazdálkodás 219/235 Majd válassza a Funkciók, Foglalás pontot. A megjelenő új ablakban válassza a Funkciók, Foglalás az aktuális sorból pontot. Ennek hatására a rendszer eladási rendelésre lefoglalja az adott cikket. A Sor Rendelkezésre állás foglaláshoz vagy Foglalási tételek pontból lekérdezhető a foglalásról az összes kapcsolódó adat pl. foglalás célja, forrása. Az eladási rendelésen az eladás tételsoron a Foglalt mennyiség mezőbe belekerült a 10 db. Ebbe a mezőbe kattintva itt is vizsgálható a foglalási tétel. H.5. Készletgazdálkodás lekérdezései H.5.1. Cikk karton lekérdezési lehetőségei, elérhető funkciók A kartonon kiválasztható a Cikk, tételek pont, ahonnan lekérdezhetőek többek között a: Könyvelési tételek (cikk mozgások, tehát ugyanaz látható, mint a Készlet mezőn a lefúrási funkció eredményeként) Leltári tételek Érték tételek A Cikk, Statisztika pont alatt lekérhető a cikkmozgásokra, összesítő adatokra, költség-, haszonszámításra vonatkozó különféle adatok. H.17. Példa: Válassza ki a C0012 cikket. Vizsgálja meg a cikk beszerzési költségeire, haszonszámításaira vonatkozó adatokat a januári, februári időszakra. A Cikk, Statisztika, Statisztika F9 pont kiválasztásával megjelenik a következő új ablak:

220 H) Készletgazdálkodás 220/235 Amennyiben a sornézetben a Haszonszámítást, oszlopnézetben az Időszak értékeket, illetve a hónap forgalmi adatát (alsó soron ki kell választani a, gombokat) választja, akkor megkaphatóak a cikkre vonatkozó eladás, ELÁBÉ, illetve az ezekből számolt haszonszámítási adatok havi bontásban. Ha az oszlopnézetben a Raktár értéket választja, akkor az adatokat raktáranként adott időszakra vonatkoztatva kaphatja meg. Amennyiben a sornézetben a Költségmeghatározás t választja, akkor az adott időszak beszerzési költségeit, ELÁBÉ adatait elemezheti. H.18. Példa: Válassza ki a C0012 cikket. Vizsgálja meg a beszerzések, értékesítések alakulását, forgalmát január hónapban heti bontásban. A Cikk, Statisztika, Forgalom pont kiválasztásával megjelenik a következő új ablak: Az időszak hetenkénti forgalmi értékét az alsó soron a, gombok kiválasztásával lehet beállítani. A Raktárszűrő beállításával raktáranként is lekérhetőek az adatok.

221 H) Készletgazdálkodás 221/235 A Cikk, Cikkek raktáranként pont alatt vizsgálhatóak mátrix elrendezésben a cikkek raktárankénti mennyisége. A Cikk, Összeállítási lista, Darabjegyzék pontban megtekinthetőek, szerkeszthetőek a darabjegyzékes termékek beépülő termékei. H.19. Példa: Válassza ki a C0007 cikket. Vizsgálja meg a Cikk, Összeállítási lista, Darabjegyzék pontban a termék beépülő alkatrészeit. A megjelenő új ablakban a DBJ felbontása pontot akkor érdemes használni, ha a beépülő termék maga is darabjegyzék, és a szülő darabjegyzékben részletesen kell kimutatni az összetevőit. Az Eladás, Árak pont alatt lehetőség van a cikk eladási árait meghatározni vevőnként, vevő csoportonként, adott időszakra, mértékegységre, minimális mennyiségre. H.20. Példa: Vigyen fel a C0036-os cikkre eladási árakat. Az árak évre vonatkozzanak, mértékegységhez, minimális mennyiséghez ne legyen kötve. V0009 es vevőre az eladási ár 350 Ft Minden vevőre az eladási ár 400 Ft. A helyes megoldást a fenti ábra mutatja.

222 H) Készletgazdálkodás 222/235 Az Eladás, Sorengedmények pont alatt az egyes sorengedményeket határozhatjuk meg. A megnyíló új ablakban a következő paraméterek állíthatóak be: Eladás típusa, amely lehet: Vevő Vevői engedménycsoport Minden vevő Eladási kód: Értéke az eladási típustól függ. Pl. ha az Eladási típus Vevő, akkor az Eladási kód mezőben a Vevő törzsből lehet választani. Típus, amely lehet: Cikk Cikkengedmény csoport Kód: Értéke a Típus mezőtől függ Mértékegység kód: Ha a mező ki van töltve, akkor a sorengedmény csak az adott mértékegységre lesz érvényes, ha üres, akkor az összes mértékegységre. Minimális mennyiség: Megadható az a minimális mennyiség, amelytől a sorengedmény érvényes Sorengedmény %: Engedmény mértéke %-ban Kezdési Befejezési dátum: Az érvényességi időszak állítható itt be. A fej rekordban beállítható a Típusszűrő, Kódszűrő, amelyek segítségével a vizsgált tételsorok leszűkíthetőek. H.21. Példa: Vigyen fel a LABDA cikkengedménycsoport kódú cikkre eladási sorengedményt. Az engedmény a V0009 vevőre, től ig legyen érvényes. Mértékegységhez, minimális mennyiséghez ne legyen kötve. Az engedmény értéke 10%. A helyes megoldást a fenti ábra mutatja.

223 H) Készletgazdálkodás 223/235 Az Eladás, illetve a Beszerzés Rendelések pont alatt vizsgálhatóak az adott cikkekre készült rendelések. H.5.2. Cikk mozgások, könyvelések lekérdezése A Raktárkezelés, Történet, Tételjegyzék, Cikktételjegyzék menüpont alatt kérdezhetőek le a cikkekkel kapcsolatos könyvelések rögzítés szerinti időrendi sorrendben. A menüpont a következő mezőket tartalmazza: Szám: Tételjegyzék egyedi azonosítója, értéke eggyel növekszik könyvelésenként Létrehozás dátuma: Rendszerdátum szerinti könyvelés időpontja Felhasználói azonosító: Könyvelést végző user kódja Eredetkód: A könyvelés helyét határozza meg Naplólap neve: A rendszer kitölti, ha a cikkmozgás könyvelési naplón keresztül történt Első Utolsó tételszám: A cikkmozgás tábla adott sor könyveléséhez tartozó első és utolsó tételszáma jelenik itt meg Első Utolsó leltártételszám: Ha a cikk leltárnaplón keresztül könyvelődött le, akkor a leltár analitika első és utolsó tételszáma jelenik itt meg. Első Utolsó értéktételszám: A cikk mozgásához kapcsolódó érték tételszámai íródnak ezekbe a mezőkbe A Tételjegyzék gombra kattintva lekérhető az aktuális sor: Cikk könyvelése Leltár könyvelése Értéktételei Amennyiben a Raktárkezelés, Beállítás, Készletbeállítás menüpontban az Automatikus költségkönyvelés mező ki van választva, akkor a cikk könyvelés vagy értéktétel sorokon állva a Navigálás funkció használatával megjeleníthetők a főkönyvi könyvelés tételei is.

224 H) Készletgazdálkodás 224/235 H.22. Példa: Vizsgálja meg a Cikktételjegyzék 1 számú tételének cikk illetve értéktétel könyvelését. Melyik nap volt a létrehozásának dátuma? Hol hozták létre a kérdésest tételt? Vizsgálja meg a cikkhez tartozó főkönyvi könyvelést is! Válassza a Raktárkezelés, Történet, Tételjegyzék, Cikktételjegyzék menüpontot. Válassza ki az 1-es tételt. A tételjegyzék táblán látható, hogy a: Tétel létrehozás dátuma: Cikknapló, ALAPÉRTELM naplólapon hozták létre Tételjegyzék, Cikk könyvelése pontra kattintva vizsgálható a cikk könyvelés A megnyíló új ablak Tételszám mező első és utolsó értéke megegyezik a tételjegyzék Első tételszám Utolsó tételszám mező értékeivel. Tételjegyzék, Értéktételek pontra kattintva vizsgálható az értékkönyvelés A megnyíló új ablak Tételszám mező első és utolsó értéke megegyezik a tételjegyzék Első értéktételszám Utolsó értéktételszám mező értékeivel. Ahol a Költség a főkönyvbe mező ki van tölte ott vizsgálható a főkönyvi könyvelés is: Álljon az Értéktételek tábla azon sorára, amely főkönyvi könyvelésére kíváncsi Válassza a Navigálás, a megjelenő új ablakban a Főkönyvi tétel mezőt, majd Megjelenítés gombot.

225 H) Készletgazdálkodás 225/235 A Főkönyvi tételek ablakban megjelenik az a könyvelési tétel, amely az értéktételhez kapcsolódik. Több könyvelési tétel is megjelenhet (mint a fenti példában). Ez akkor fordulhat elő, ha ugyanazon a könyvelési dátumon és bizonylatszámon több tétel is lekönyvelődött. H.5.3. Cikkek, cikkmozgások lekérdezése jelentések alapján Pénzügy, Készlet, Jelentések menüpont alatt az alábbi jelentéseket lehet lekérdezni: Készletértékelés: A készlet kijelölt cikkeire vonatkozó készletértékelést tartalmazza a jelentés,amelyben egy kijelölt időszakra lekérdezhető a végbement készletnövekedés, csökkenés. Cikk fülön: Cikkekre szűréseket definiálhat pl. cikkszám vagy készletkönyvelési csoport alapján. Beállítás fülön: A lekérdezési időszakot állíthatja be. A lista készletkönyvelési csoportonként kilistázza a készletmennyiséget, -értékeket, a nyitó adatokat, időszaki növekedést, csökkenést, záró adatokat, főkönyvi könyvelés értékét. A listát a készletérték figyelésén kívül ott érdemes használni, ahol vizsgálni szeretnénk a készletanalitika szerinti készletérték és a főkönyv kapcsolatát. Cikk kor szerinti összetétele érték: A nyomtatott bizonylaton a jelentés beállítása során meghatározott összes cikkre megjelenik a cikkből a megadott kezdési dátum előtt, három egyenlő hosszúságú időszak során készletre vett vagy a készletből kivezetett egységek készletértéke, valamint a kijelölt cikk teljes készletértéke. Cikk fülön: Cikkekre szűréseket definiálhat pl. cikkszám vagy készletkönyvelési csoport, raktárszűrő alapján. Beállítás fülön: Meghatározhatja a befejezés dátumát és az időszak hosszát. A listát akkor érdemes használni, ha szüksége van az egyes cikkek időszaki forgalmára. A raktárszűrő használatával ezeket a forgalmakat vizsgálhatja akár telephelyenként is.

226 H) Készletgazdálkodás 226/235 Cikktételek jegyzéke érték: Cikk tételjegyzék értéktételei kérdezhetőek le a tételjegyzék tábla szűréseinek felhasználásával. Állapot: Ebben a jelentésben a kijelölt cikkek pillanatnyi készletállapota látható. A jelentés a készletmennyiséget, az egységköltséget és a készletértéket foglalja magába. A nyomtatott jelentés tartalmazza a jelentés beállítása során meghatározott összes cikk alapmértékegységét, a költségképzés módját, valamint a cikk érték tételeinek listáját. Eladás és marketing, Készlet és árképzés, Jelentések menüpont alatt az alábbi jelentéseket lehet lekérdezni: Készlet rendelkezésre állása: Ez a jelentés az egyedi cikk készletek listáját, valamint az: eladási rendelésen szereplő mennyiség, beszerzési rendelésen szereplő mennyiség, utánrendelések a szállítóktól, minimális készlet, az esetleges újrarendelés értékekre vonatkozó információt tartalmazza. A jelentés alapján döntheti el például, hogy mikor kerüljön sor cikkek beszerzésére. (A beszerzések tervezésekor a rendszer használja a cikk karton készletfeltöltés, tervezés fülén beállított paramétereket.) Készlet toplista: Az eladási forgalom alapján rangsort állíthat fel a legnagyobb vagy legkisebb eladási forgalom, vagy forgalmazott mennyiség alapján. Készlet Eladási statisztikák: Ez a jelentés az egyes cikkekre vonatkozó eladási információkat tartalmazza: közvetlen egységköltség, egységár, eladási mennyiség, eladás SPN-ben, haszon és haszon százalék. Ezenkívül a jelentés tartalmazza az összes cikk utolsó négy kategóriára vonatkozó összesítését. A jelentést az egyes cikkekhez kapcsolódó haszon vagy bevétel- és haszonelemzésre használhatja. Készlet Vevők/Eladások: Ez a jelentés a kijelölt időszakon belül a kijelölt cikkeket megvásárló vevők listáját tartalmazza. A jelentésben látható a mennyiség, az összeg, az engedmény, a haszon és a haszon százalék. A jelentést a vevő beszerzési szokásainak elemzésére használhatja.

227 H) Készletgazdálkodás 227/235 Készlet költség és árlistája: Ez a jelentés a kijelölt cikkekre vonatkozó árinformációkat tartalmazza: közvetlen egységköltség, utolsó közvetlen költség, egységár, haszon százalék és haszon. Beszerzés, Készlet és költségszámítás, Jelentések menüpont alatt az alábbi jelentéseket lehet lekérdezni: Készlet költségeltérés: Az elszámolóáras cikkek esetében lehet használni ezt a kimutatást. Ez a jelentés a kijelölt cikkekre vonatkozó információkat - mértékegység, elszámolóár és költségképzési mód - és a cikk tételekre vonatkozó további információkat tartalmazza: egységköltség, közvetlen egységköltség, egységköltség eltérés (az egység összege és az egységköltség közötti eltérés), számlázott mennyiség és a teljes eltérés összege (mennyiség * egységköltség eltérés). Cikk kor szerinti összetétele menny.: Hasonlóan a Cikk kor szerinti összetétele érték jelentés alapján időszakos forgalmakat lehet vizsgálni, de nem érték alapján, hanem mennyiség szerint. Cikk tételek jegyzéke menny.: Cikk tételjegyzék cikk könyvelési adatai kérdezhetőek le a tételjegyzék tábla szűréseinek felhasználásával. A jelentést pl. akkor célszerű használni ha a cikknaplóban úgy történt meg a könyvelés, hogy bizonylat nem nyomtatódott. Ebben az esetben a jelentésben az adott tételszámra szűrve kinyomtatható a bizonylat. H.6. Integráció: készletértékelés, készletkönyvelés a főkönyvbe H.6.1. Készletek értékelése, készletkönyvelés A cég számviteli politikájától függően a készletértékelés történhet: FIFO módszerrel Súlyozott átlagáron Elszámoló áron Egyedi értékelés szerint

228 H) Készletgazdálkodás 228/235 A készlet mozgásokat minden esetben készletkönyvelés követi, amely maga után von mennyiségi, értékbeni változásokat. Ezek kapcsolatát az alábbi ábra szemlélteti: Készletkönyvelés Mennyiségi változások Cikk tételek Beszerzések, eladások, átadások Készlethelyesbítések Értékbeni változások Érték tételek Közvetlen költségek, cikk-mellékköltségek Átértékelések A mozgáshoz tartozó cikk, érték tételek megtekinthetőek a cikk tételjegyzékben, vagy cikkre vonatkozóan a cikk kartonon. Minden mennyiségi készletváltozás értékbeni változást is jelent, azonban nem minden értékbeni változás jelent mennyiségi változást is. Értékbeni változás lehet pl. kerekítés, átértékelés, cikk-mellékköltség. Tehát egy cikktételhez több értéktétel is tartozhat. Sem cikk, sem értéktétel nem törölhető. A hibás tételek ellentétes előjelű tételekkel javíthatóak. A Microsoft Navision a készletértéket az értéktételek tábla alapján állapítja meg. Az egyes költségértékeket az értéktétel tábla Költség összes (tényleges) mezőjében tárolja. Ezt a mezőt minden esetben kitölti a rendszer, ha egy új rekord jön létre a táblában. Beszerzés, pozitív helyesbítés esetén Költség összes (tényleges) mezőbe a beszerzés sor Egységktg. (SPN) értéke, vagy a cikk napló sor Egységktg. értéke másolódik be. Az egységköltség számítás metodikáját az alábbi ábra szemlélteti: Érték Hely: Egységköltség (SPN) / Egységköltség Beszerzési sor / Cikknapló sor Helyesbített költség Értéktételek Engedm.,módosít. Közvetlen egységköltség / Egységár Beszerzési sor / Cikknapló sor Utolsó közvetlen költség Cikk karton Bekerülési érték (FIFO, átlagár) Egységköltség Cikkarton Elszámolóár Cikk karton Elszámolóár

229 H) Készletgazdálkodás 229/235 A rendszer az elszámolóáron történő értékelést kivéve minden esetben az utolsó közvetlen költség mezőt használja a költség kiszámításához. Eladáskor, készletcsökkenéskor a rendszernek az ELÁBÉ értékét kell meghatároznia. Ez csak olyan módon működik, ha az eladásokat összekapcsoljuk valamilyen módon a beszerzésekkel. Ez történhet: Automatikusan (készletértékelési mód függvényében) Kézi módszerrel (könyveléskor meg kell mondani melyik pozitív mennyiségből lesz kiegyenlítve az eladás) Automatikus kiegyenlítés esetén az egységköltség kiszámításának a módját az alábbi táblázat mutatja: Készletértékelés Beszerzéskor egységköltség számítás módja Eladáskori kiegyenlítési mód Eladáskor egységköltség módja FIFO Bekerülési érték FIFO Súlyozott átlagár Átlagár Bekerülési érték FIFO Súlyozott átlagár Egyedi Bekerülési érték Gyári szám, adagszám Súlyozott átlagár Elszámolóár Elszámolóár FIFO Elszámoló ár kezdeti számítás Időszakosan mindig futtatni kell egy készlethelyesbítés kötegelt feldolgozást, hogy a kezdeti egységköltségből a készletértékelési mód szerinti egységköltség legyen. Amíg nincs lefuttatva a készlet helyesbítés csak addig marad átlagár, ami valójában nem nagyon tér el a készletértékelés szerinti ártól. Az ELÁBÉ egységköltség számítás folyamatát az alábbi ábra mutatja: Érték Hely: Egységköltség (SPN) / Egységköltség Eladási sor / Cikknapló sor Helyesbített költség Értéktételek Átlagos költség Cikk karton FIFO, súlyoz.átlagár, egyedi Elszámolóár Cikk karton Elszámolóár

230 H) Készletgazdálkodás 230/235 Az elszámolóáras készletértékelést kivéve a rendszer a cikk karton egységköltség mezejébe az Átlagos költség (SPN) mező értékét másolja. Az egységköltség mező tartalmát másolja később a rendszer az eladás sor Egységköltség (SPN) illetve a cikk naplósor Egységköltség mezejébe. Csakúgy, mint a beszerzéseknél itt is a rendszer minden cikk eladásához generál egy cikk tételt, mely a mennyiségi adatokat tartalmazza, illetve egy érték tételt, mely az értékbeni adatokat foglalja magába. Átlagköltség számítás: A kezdeti átlagköltség számítás módszere, független a készletértékelési módtól. Jellemzője, hogy: Minden készletmozgás után újrakalkulálódik az átlagköltség, függetlenül a készletértékelés módjától Az átlagköltség számítás mindig csak az értékelési dátum függvényében történik. Tehát az értékelési dátum az a jellemző ismérv, amire a készletmozgás hatással van. Az aktuális átlagköltség az egyes cikkek esetében megtekinthető a Raktárkezelés, Tervezés és végrehajtás, Cikkek menüponton a Számlázás fülön belül az Átlagköltség (SPN) mezőn. A lefúrás funkciót használva az átlagköltség értéktételei vizsgálhatóak. Az átlagköltség számítás beállítható a Raktárkezelés, Beállítás, Készlet beállítása menüpont Átlagköltség-számítás mezőjében, amelynek értéke lehet: Cikk Cikk & Raktár & Változat: Cikkekként azon belül raktáranként számolja az átlagköltséget. Készletköltség helyesbítés: A készlethelyesbítés időszakos tevékenységet több ok miatt kell lefuttatni: Az ELÁBÉ számítása esetén a rendszer az elszámolóár kivételével minden készletcsökkenést átlagáron könyvel. Pl. a FIFO készletértékelési mód esetén le kell futtatni ezt a menüpontot, hogy a helyes készletérték kiszámítódjon A járulékos költségek könyvelése is megköveteli a készlethelyesbítő rutin futtatását. Pl. ha a cég beszerzett egy cikket majd eladta, s az eladás után érkezett be a szállítás, rakodási költségről a számla, amelyet cikk-mellékköltségként könyvelnek le. Átlagáras értékelés esetén akkor kell a készlethelyesbítő programot futtatni, ha nem idősorosan rögzítik a bizonylatokat. Pl. egy értékesítenek egy cikket átlagáron, majd egy

231 H) Készletgazdálkodás 231/235 korábbi dátumra beszerzést rögzítenek. A beszerzés szinte minden esetben módosítja az átlagárat, így az eladási számla esetében az ELÁBÉ-t is módosítani kell. A rendszer megengedi a negatív készletet, így akkor is lehet értékesíteni ha a rendszerben nem szerepel a készlet, bár fizikailag rendelkezésre áll. Ilyenkor a beérkezést alátámasztó bizonylat könyvelése után futtatni kell a készlethelyesbítést. A készlethelyesbítés időszakos tevékenység lefuttatható a Pénzügy, Készlet, Költségszámítás, Költséghelyesb. cikktételek menüpont alatt. A program lefuttatásával a fent említett okok következtében a rendszer létrehoz egy járulékos értéktételt a cikktételhez kapcsolódóan, ami aztán az eredeti érték tétellel együtt kiadja a szükséges és tényleges értéket. A program futásakor beállítható a lezárt időszak tételének könyvelési dátuma. Ha a helyesbítendő tétel dátuma a könyvelés beállításában a Könyvelés enged. első napja dátumánál korábbi akkor az új járulékos tétel könyvelési dátuma ez a dátum lesz, ha ennél későbbi, akkor a helyesbítendő tétel dátuma. H.23. Példa: Futassa le a Pénzügy, Készlet, Költségszámítás, Költséghelyesb. cikktételek menüpont. A Lezárt időszak tételének könyv. mező értéke legyen Futás után vizsgálja meg a Raktárkezelés, Történet, Tételjegyzék, Cikktételjegyzék menüpont keletkező új tételét. Illetve vizsgálja meg a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Történet, Tételjegyzék menüpontot a főkönyvi könyvelések miatt. Miután lefuttatta az időszakos tevékenységet látható, hogy a Cikktételjegyzékben csak értéktételek keletkeztek. A rendszer KÉSZLHELY eredetkóddal hozta létre ezeket. A Tételjegyzék, Értéktételek pont alatt megtekinthető a részletes analitika: Az értéktételek táblán belül, ha kiválasztja a Navigálás, Főkönyvi tétel, Megjelenítés pontot megtekintheti a főkönyvi könyvelését is. A főkönyvi könyveléseket megtekintheti a Pénzügy, Főkönyvi könyvelés, Történet, Tételjegyzék menüpont alatt is. Ha ezt a menüpontot választja, akkor a készlethelyesbítéshez kapcsolódó főkönyvi tételeket láthatja, ha a Navigálás funkciót, akkor az adott bizonylatszám alatti összes főkönyvi tételt vizsgálhatja beleértve persze a készlethelyesbítést is.

232 H) Készletgazdálkodás 232/235 H.6.2. Készletkönyvelés a főkönyvbe, integráció A Microsoft Navisionben lehetőség van a készletek főkönyvi könyvelésekor: Közvetlenül (online módon) könyvelni: ebben az esetben a készlet analitikában történő könyvelések párhuzamosan lekönyvelődnek a főkönyvben is. Használatával megközelítőleg pontos képet kaphatunk a főkönyvben a készlet, ELÁBÉ, STK ÁV értékéről, változásáról. Időszakonként könyvelni: Egy időszakos tevékenység lefuttatásával a készletanalitika szerinti mozgások egy beállított időszak szerint utólag kerülnek be a főkönyvi rendszerbe. Az időszakos tevékenység futtatásával opcionálisan megadható, hogy a főkönyvi könyvelés legyen: Tételes: Ebben az esetben a készlet analitika szerinti mozgások tételesen kerülnek át a főkönyvbe Készletkönyvelési csoportonként: Ebben az esetben a készlet analitika szerinti mozgásokat a rendszer könyvelési csoportok szerint összegyűjtve rögzíti a főkönyvbe. Főkönyvi készlet könyvelés Közvetlen könyvelés Időszakonkénti könyvelés Tételesen Könyvelési csoportonként Megjegyzés: A Demo adatbázisban a Raktárkezelés, Beállítás, Készlet beállítása menüpontban a Közvetlen költségkönyvelés be van állítva. Ebben az esetben a készletanalitika változása és a főkönyvi készletérték párhuzamosan változik. A főkönyvben a készletváltozás tételesen jelenik meg.

233 H) Készletgazdálkodás 233/235 A Pénzügy, Készlet, Költségszámítás, Készletkönyvelés a főkönyvbe menüpont alatt lehet lefuttatni a fent említett időszakos tevékenységet. Az Értéktétel fülön az Értéktétel táblára adhat meg szűrési feltételeket. Pl. csak évi tételeket könyveljen a rendszer. A Beállítások fülön be lehet állítani a könyvelési módot. Amennyiben a Könyvelési csoportonként opció lett kiválasztva, akkor kötelező kitölteni a Könyvelési dátum, Bizonylatszám mezőket. A Könyvelés opciót akkor jelölje ki, ha a kötegelt tevékenységet élesben szeretné lefuttatni. Ha nincsen kipipálva, akkor csak egy jelentés készül a lekönyvelendő tételekről. Fontos: Mindegy, hogy a készletbeállításban a Közvetlen könyvelés módja miképpen van beállítva, időszakonként minden esetben le kell futtatni az alábbi sorrendben a: 1. Költséghelyesb. cikktételek 2. Készletkönyvelés a főkönyvbe kötegelt feldolgozásokat. H.6.3. Egyes gazdasági események készletkönyvelése A rendszer a készletmozgásokhoz tartozó főkönyvi számlaszámokat az alábbi mátrixok alapján állítja be: Pénzügy, Beállítás, Könyvelési csoportok, Általános, Könyvelés beállítása: Ebben a menüpontban található a Könyvelési mátrix. A gazdasági eseményhez tartozó sort az Ügyletkönyvelési csoport, Termékkönyvelési csoport alapján választja ki a rendszer. Az ügyletkönyvelési csoportot a szállító, vevő törzsadata szerinti beállításból állapítja meg a rendszer. Egyes készletmozgásoknál pl. cikk átsorolás, átadás rendelés esetében nincs szállító, vevő. Ebben az esetben az ügyletkönyvelési csoport üres. A termékkönyvelési csoportot a cikk karton alapján veszi a rendszer. Pénzügy, Beállítás, Könyvelési csoportok, Vevő: Ebben a menüpontban található a Vevő könyv.mátrix. A gazdasági eseményhez tartozó sort a Vevő könyvelési csoprotkódja határozza meg, amely a vevő kartonon található. Pénzügy, Beállítás, Könyvelési csoportok, Szállító: Ebben a menüpontban található a Szállító könyv.mátrix. A gazdasági eseményhez tartozó sort a Szállító könyvelési csoprotkódja határozza meg, amely a szállító kartonon található.