Tartalék alkatrészek digitális katalógusa

Átírás

1 AZ ÜZEMFENNTARTÁS MÛKÖDÉSI FELTÉTELEI Tartalék alkatrészek digitális katalógusa Tárgyszavak: eszközgazdálkodás; tartalék alkatrészek; digitális pótalkatrész-katalógus. A műszaki dokumentáció jelentőségét nem lehet eléggé hangsúlyozni. Minden kereskedelmi termék megbízható ismertető információt igényel. Különösen fontos ez javítási, karbantartási műveletek esetében, ahol a pótalkatrész-ellátás gondos megszervezésétől függ az elkerülhetetlen állásidők lerövidítésének lehetősége. A nyomtatott formában a felhasználó rendelkezésére bocsátott szolgáltatási vagy pótalkatrész-katalógus előállítása igen munkaigényes, költséges, sokszor nehézkesen használható és általában hibákkal terhes. Ez különösen azoknál a vállalatoknál érezheti hatását, amelyeknél igen széles körű termékválasztékról kell információt szolgáltatni. Ilyen esetekben nehézségeket okoz a termékek sajátosságainak, specifikációinak, karbantartási utasításainak és a módosításoknak az átvezetése, nyilvántartása. A pótalkatrész-katalógusok és a szervizdokumentációk összeállítását, előkészítését és terjesztését kézi munkával végzik. Gyakori, hogy a különböző papíralapú, CD-ROM, intranet, internet formában megvalósuló publikációkhoz szükséges adatokat többszörösen és decentralizáltan készítik elő. Ennek természetes következménye, hogy a kézi adatátvitelt és -összesítést hibák, túlhatározott információk kiadása kíséri. Ez természetesen az adatok aktualitása és egyértelműsége szempontjából sem előnyös. Az adatok és információk feldolgozásakor, valamint használatuk előkészítésekor, az új technológiák segítségével lényegesen javítható a szerviz- és pótalkatrész-dokumentáció minősége. Az úgynevezett elektronikus pótalkatrész-katalógusok vagy digitális szervizinformációs rendszerek váltják fel a szokványos pótalkatrész-katalógusokat. Ezeket egy olyan központi adatbank felhasználásával állítják elő, amelyben valamennyi pótalkatrészre és szervizműveletekre vonatkozó információ rendelkezésre áll. Műszaki rajzok, képek, rendelési számok, árak és leíró dokumentációk automatikusan, néhány egérkattintással feldolgozásra kerülnek és CD-ROM-on tárolhatók vagy tetszőleges formában kinyomtathatók. Az adatok kiegészítő feldolgozás nélkül, interneten megjeleníthetők.

2 Szervizdokumentációk házon belüli előállítása a Metabo példája A Metabo vállalatcsoport villamos kéziszerszámokat, hordozható famegmunkáló gépeket, hegesztőkészülékeket és szivattyúkat állít elő. A nagymértékben vertikális gyártási rendszer termékeit világviszonylatban forgalmazza. A minőségbiztosítás szempontjából alapvető fontosságú a hiánytalan, nemzetközi szervizdokumentáció. A vállalat elektronikus pótalkatrész-katalógus segítségével optimálja adatkezelését ig a műszaki dokumentáció kiállításához olyan módszert alkalmaztak, amelynél a pótalkatrészjegyzékek, adatlapok és pótalkatrész-katalógusok számára, jelentős ráfordítással, kézzel állították össze az alkatrészjegyzékeket. Az aktualizálás, vagyis a módosítások átvezetése ugyancsak kézzel történt. Külső szolgáltató állította elő papíron és CD-n a pótalkatrész-katalógusokat. Kézzel gondozták azt az adatbankot, amely alapján a katalógusokat előállították. Az árugazdálkodási rendszerből az adatokat nem automatikusan vették át. Egy állományfelmérés keretein belül a felelősök úgy határoztak, hogy változtatnak a meglévő rendszeren. A pótalkatrész-katalógusok és adatlapok külső előállítását házon belüli termeléssel szándékoztak felváltani. Ezzel megteremtődött az árugazdálkodási rendszer és a pótalkatrészinformációk közötti kapcsolat. Az új rendszerre való átmenettel a vállalatcsoport mindenek előtt gazdaságossági célokat követett, ezek: a túlhatározott adatgondozás megszüntetése, az időtrabló adatfeldolgozás leegyszerűsítése, az informatikai platform pontosítása, a kiadott munkák csökkentése, az interfész számának csökkentése a rendelések bonyolításakor. Ezen túlmenőleg minőségre vonatkozó célok elérésére törekedtek, ezek: a pótalkatrészjegyzékek és az elektronikus pótalkatrész-dokumentáció aktualitásának javítása, az olyan hibák elkerülése, mint például a SAP R/3 és a pótalkatrészjegyzék törzsadatai, valamint darabjegyzékek közötti adathibák, esetleg hiányos kapcsolatok megszüntetése, a világméretekben fellépő igények figyelembevételével célcsoportokra való orientáltság: többnyelvűség (először tíz nyelven), tetszőleges árfolyamok használata, aktuális szervizcímek, fokozott felhasználóbarát megoldás az ügyfélorientált CD-k bevezetésével, optimalizált kivitel papíron és személyi számítógépen, szervizinformációk kiterjesztése, értékelések, például darabjegyzék-összehasonlítások és használatigazolások lehetővé tétele. Végül várható trendeket is előkészítettek: pótalkatrész-információk közlése interneten, pótalkatrészek azonosítása és forgalmazása e-kereskedelemben, részletezett információk ábrázolása (pl. videón).

3 Pótalkatrészadatok számítógéppel segített kezelése A megfelelő szoftver megválasztásakor különösen fontos szempont volt a vállalatcsoport számára a kis integrálási ráfordításigény és a rendszer nyitott architektúrája. Különösen a tartósságra törekedtek: a beruházást ne veszélyeztessék az informatikai piac folyamatban lévő gyors változásai. Így a Docware GmbH (Fürth) Software-csomagja alapján realizálták azt a pótalkatrész-katalógus rendszert, amelyet a felhasználók igényeinek kielégítésére tettek alkalmassá. Egy konvertert programoztak, amelynek segítségével a külső szolgáltató régi rendszeréből az adatok kapcsolati információit át lehetett venni. A Metabo-művek ma már minden villamos kéziszerszámhoz egy aktualizált pótalkatrészjegyzéket mellékel, amelyen valamennyi, a készülékre érvényes pótalkatrész adatai szerepelnek. Az új pótalkatrész-katalógus rendszer valamennyi, a pótalkatrészjegyzékek és adatlapok összeállításához szükséges adatokat, kézi beavatkozás nélkül, napra pontosan rendelkezésre bocsátja. A szabványszoftver a pótalkatrész-katalógus rendszer egyszerű csatlakoztatását teszi lehetővé a SAP R/3 anyaggazdálkodási rendszerhez. Valamennyi pótalkatrészadat aktualizálása éjjel, a pótalkatrész-adatbank automatikus generálásával, az árugazdálkodási rendszer törzsadatainak és darabjegyzékeinek felhasználásával történik. Naponta mintegy katalógustételt helyesbítenek az aktuális adatok alapján, 7500 különböző termék számára. Egyszerűen a darabjegyzék megváltoztatása teszi lehetővé, minden további kézi beavatkozás nélkül, a pótalkatrészjegyzékek aktualizálását, és minden további felkészítés nélkül kinyomtatását papíron. Az éjszakai aktualizálási futtatás alatt történik az adatok helyességének ellenőrzése. A reggelre elkészült hibajegyzéken feltüntetett hiányzó ábrákat, darabjegyzékadathibákat és kapcsolathiányokat azzal lehet pótolni. Így tehát a termékadatlapokat kisebb, vagy a szokványos összeállítási változatoktól eltérő változatok számára is ki lehet nyomtatni. A terméksorozatokra vonatkozó, minden készülékhez mellékelt adatlapokon kívül, házon belül, rendszeresen belső házi pótalkatrész-katalógusokat készítenek, amelyeket szórólapok formájában és CD-ken szervizpartnereiknek világszerte mindenhová kiküldenek. A szoftverrel támogatott pótalkatrész-katalógus gombnyomásra teszi lehetővé a pótalkatrész-katalógusok automatikus előállítását. Valamennyi, a katalógusok kidolgozásához szükséges adat egy központi adatbankban és fájlrendszerben rendelkezésre áll. A rendszer anyagtörzsadatokkal rendelkező darabjegyzékeket, kiterített, perspektivikus rajzokat és olyan szervizdokumentumokat is integrál, mint például huzalozási rajzok, kenési tervek és javítási utasítások. Az összetartozó pótalkatrészinformációkat időtakarékosan összekapcsolják és a darabjegyzékből előhívják. Ez lehetővé teszi, hogy a felhasználó a CD-n lévő pótalkatrészkatalógushoz tartozó tételsorszámot a darabjegyzéken megkeresse.

4 A világ különböző pontjain tevékenykedő javítóüzemek számára félévenként kiadják a szerviz CD-ket. Szükség esetén papíralapú katalógusokat jelentetnek meg. Ezen kívül pótalkatrészadatokkal látnak el egy internetes szakkereskedelmi portált. Mindezekkel a lehetőségekkel feleslegessé tették a különböző jegyzékek kidolgozásakor a kézi beavatkozást. Az ehhez felhasznált adatbank adatai túlnyomórészt az árugazdálkodási rendszerből származnak. Így arra sincs szükség, hogy a különböző források adatait keveréssel párosítsák. Ezáltal eleve kiküszöbölik az adatok átvételekor fellépő hibákat. A rendszer az egyetlen adatforrás elvén működik. Tehát egyetlen médium (papír, CD vagy intranet) példánya sem kell az adatokat kiegészítőleg feldolgozni. Vagyis nem kerülhet sor adatok hibás, többszöri feldolgozására. Az adatok közvetlenül a központi adatbankból származnak (1. ábra). kidolgozás adatok tárolása adatok feldolgozása kiadás törzsadatok darabjegyzékek adózási adatok SAP R/3 pótalkatrészadatbank előállítás nyomtatással pótalkatrészjegyzék szórólapok pótalkatrészjegyzékrendező adatbank előállítása jegyzékek jegyzetek CD-ROM javítási utasítások jegyzékek gépdiagnózisok perspektivikus rajzok, tervek hibajelentések intranet e- kereskedelem 1. ábra Az adatokat egyszer gondozzák, de decentralizáltan hasznosítják Ezáltal javul a pótalkatrész-dokumentáció minősége és valamennyi médium azonos, aktuális információkat tartalmaz.

5 A dokumentáción túlmenő minőségbiztosítási folyamat A vállalatcsoport vállalati interneten rendelkezésre bocsátott aktuális pótalkatrészadatok segítségével jelentősen tökéletesítette a termékinformációk belső szolgáltatását. A bármikor aktuális pótalkatrész- és szervizadatok hozzáférési lehetősége a munkatársak számára biztosította, hogy telefonon bármikor aktuális pótalkatrész- és szervizadatokat szolgáltassanak az ügyfélszolgálat és a forgalmazás számára. A javítás, a fejlesztés és a termékgondozás számára is rendelkezésre állnak az árugazdálkodásból származó aktuális információk. Ezáltal közvetlenül információkhoz juthat a készülékgyártási folyamat. Az új technológiák segítségével a pótalkatrész-katalógusok és adatlapok nem csak időt és költségeket takaríthatnak meg, hanem jobb minőség előállítását tehetik lehetővé. A szükséges információk lehívási lehetőségei is észrevehetően javulnak és leegyszerűsödnek. A Windows operációs rendszert igénybe vevő bármelyik személyi számítógépen a pótalkatrész-katalógus CD segítségével a kívánt információk gyorsan megtalálhatók, a pótalkatrészek egyszerűen és biztosan azonosíthatók. A CD pótalkatrész-katalógus rendelési funkciója révén az adatok kézi átvitele nélkül meg lehet rendelni az alkatrészeket. A katalógus termékcsoportok, típusjelzések, típusszám, pótalkatrészszám és alkatrészfelhasználás szerinti keresési lehetőségeket kínál. A pótalkatrész- és árinformációk mellett a megfelelő sorozatszám alapján a mindenkori termékekre vonatkozó huzalozási rajz és kenési terv, valamint javítási útmutató is rendelkezésre áll. Az elektronikus katalógusban automatikusan feltüntetésre kerül, ha a géptípus megváltozott. Megjelennek az új típusjelzések vagy rendelési számok. Ezzel sok reklamáció kerülhető el a hibás rendelések miatt. Az árváltozásokat on vagy a kereskedők számára kiosztott hajlékony lemezen közlik. A vállalat forgalmazási leányvállalatai a hajlékony lemezeken euróban megadott árakat a mindenkori országos pénzegységre átszámítják, és ebben a formában közlik azokat ügyfeleikkel. Az ügyfelek tehát bárhol a világon, mindig az aktuális országban érvényes árakat kapják meg. Az ügyfelek előnyös kiszolgálása A pótalkatrész-katalógusok két évvel ezelőtti bevezetésével és adatbankkal támogatott rendszer megvalósításával lényegesen javult a szerviz- és pótalkatrész-információk aktualitása és minősége. A cég saját árugazdálkodási rendszeréből származó információk és adatok átvételével megvalósult központi adatkezelés időt, költségeket takaríthat meg és elkerüli a hibákat. A Windows operációs rendszerek problémamentes installációs lehetőségeket biztosítanak. Ezért gyakorlatilag nincs szükség többé felhasználói támogatásra. Az új rendszer bevezetése óta csökkent a tartalmi visszakérdezések és hibás rendelések száma, ami a komplex pótalkatrész-információk felhasználóbarát szolgáltatásának, valamint a CD pótalkatrész-katalógussal integrált rendelési lehetőségnek köszönhető.

6 Az rendelési funkció azonban még nem érvényesül zökkenőmentesen. Bár a beérkező rendeléseket gyorsan lehetne bonyolítani, a rendelők jelenleg csaknem kizárólag a pótalkatrész-katalógusról kinyomtatott faxokat küldenek. Az interneten megvalósuló egyszerűbb és gyorsabb rendelések azonban fokozatosan vissza fogják szorítani a hagyományosabb rendelési módszereket. A rendelések feldolgozásakor eddig csak a jobb olvashatóságnak köszönhetően csökkent a belső hibapotenciál. Az adatbankkal támogatott pótalkatrész- és szervizinformációs rendszereknek köszönhetően a vállalat szervizdokumentációját annyira rendezni tudta, hogy egyszeri adatgondozással és éjszakai aktualizálási futtatásokkal egyetlen forrásból rendelkezésre állnak a szükséges adatok. A korábbi részben külső rendelésre támaszkodó rendszernél lényegesen jobb minőségű, kisebb munkaigényű műveletek lebonyolítása valósult meg. Bár az adatok kiadásának bonyolultsága fokozódott több médium kiszolgálására van szükség az információk feldolgozásakor és publikálásakor csaknem nullára lehetett csökkenteni a hibagyakoriságot. (Dr. Barna Györgyné) König, V.: Weinper, K-P.: Ersatz in Bits und Bytes. Digitale Produkt- und Ersatzteilkataloge im Qualitätssicherungsprozess der technischen Dokumentation. = Qualität und Zuverlässigkeit, 47. k. 4. sz p Sauer, F.: E-Commerce in der Ersatzteillogistik. = VDI-Beichte, sz. p PL 4PL 5PL A2A A2B A2C ABC ASP ATP ÁFK B2A B2B B2C BDE BPR BSC C2A C2B C2C CAD CAM CAQ CCD CIM CPFR CRM CRP DISK DTS ECR EDI EIP EFT ERP ETK FIFO GSM GPS HUB IFS IS ISDN IT JIS JIT KEP LOGISZTIKA KuBA LDL LIFO LM LSS LVS MDE MRP NET NRONI OCR OEM OES OMS PAN POI POS PPS PRM PZE RF RFID RMT SAW SC SCE SCEM SCIM SCM SCOR SCP S&D SG SRP TAG TLHM TMS TPN TQM TSP T&T UDT VAN VAS VMI WAC WEV WM WMS WWS WWW ZK XML XSS mgksz@info.omikk.bme.hu 061/