I. Az eszközök átadásához kapcsolódó folyamatok

Átírás

1 Tisztelt Intézményvezető! Az Új Széchenyi Terv keretében meghirdetett Intézményi informatikai infrastruktúra fejlesztés a közoktatásban című kiemelt projekt megvalósítása újabb fázisába érkezett. Az aktuális hírlevél az eszközök átadás-átvételével és üzembe helyezésével kapcsolatos információkat, tudnivalókat tartalmazza. I. Az eszközök átadásához kapcsolódó folyamatok Az átadás-átvétel előkészítése A KIR mesterjelszó kezelőjén keresztül az intézmény vezetője hozzáférési jogot adhat egy felhasználónak, aki a továbbiakban jogosult lesz az Eszköznyilvántartó Rendszer (ENYIR) adminisztrálására. A jogosultsággal rendelkező felhasználó már a saját, KIR-ben létrehozott azonosítójával és jelszavával tud belépni az ENYIR-be, tehát nem a KIR mesterjelszót kell átadni az ENYIR-t alkalmazó felhasználónak. Az ENYIR-be belépve lehet meghatalmazni azokat a személyeket, akik eszközöket vehetnek át a Szállítótól. Az átadás-átvétel lebonyolításához, megkezdéséhez a feladatellátási helynek min. egy meghatalmazottat rögzítenie kell az ENYIR-ben. Amíg ez nem történik meg, addig csak az eszközlista tekinthető meg, a további funkciók csak a meghatalmazott(ak) megadása után érhetőek el. A meghatalmazott az a személy, aki az eszközöket a helyszínen átveszi a Szállítótól. Az intézmény feladatellátási helyenként legalább 1 maximum 5 személyt nevezhet meg. A maximálisan megadott öt személy törölhető/módosítható (pl. betegség, távollét esetén), ameddig az adott meghatalmazott nem vett át eszközöket a Szállítótól. Az ENYIR-ben nem szükséges külön rögzíteni a feladatellátási hely rendszergazdáját, csak akkor, ha meghatalmazottként közreműködik az eszközök átvételénél. Ettől függetlenül a rendszergazda természetesen jelen lehet az eszközök átvételénél és üzembe helyezésénél, azonban az átvétellel kapcsolatos dokumentáció ellenjegyzésére csak a meghatalmazott személy jogosult. Az átadás-átvétel lebonyolításához szükséges a tárgyi feltételek: - számítógép, - internetkapcsolat (ajánlott böngészők: MS Internet Explorer 9 verziótól, Mozilla Firefox illetve Chrome legfrissebb verziói) 1 / 10

2 - nyomtatási lehetőség. Az átadás-átvétel egyeztetése a Szállítóval A Szállító felveszi a kapcsolatot a feladatellátási hely általános kapcsolattartására megjelölt személyével vagy az ENYIR-ben megadott meghatalmazottal és kiszállítási időpontot egyeztet. Felhívjuk a figyelmet, hogy a meghatalmazott személy és elérhetőségének (telefonszám) rögzítése feltétele a kapcsolat felvételnek és az időpont egyeztetésnek. Az időpont rögzítésre kerül a Szállító részéről az ENYIR-ben, illetve a Szállító hozzárendeli a kiszállításra szánt eszközöket a feladatellátási helyhez. Ezután az intézményi felületen is megjelennek a konkrét eszközök már gyári számmal, pontos típus megjelöléssel és leltári számmal. A feladatellátási helyeket kérjük lehetőségeikhez mérten rugalmasan fogadják el a Szállító által megadott időpontot és felkészülten várják (pl. a meghatalmazottak előzetes rögzítésével; internet hozzáféréssel rendelkező, nyomtatásra alkalmas számítógéppel) a Szállító munkatársait. Az eszközök mihamarabbi kiszállítása érdekében kérjük, lehetőség szerint az őszi szünet idejére is fogadják a Szállítói időpont kéréseket munkanapokon 7-19 óra között! A kiszállítás, átvétel folyamata Az eszközök három lépésben jutnak el az adott intézménybe: - kiszállítás - átadás-átvétel - üzembe helyezés A folyamat három lépése különböző időpontokban, de akár egy időben is végrehajtásra kerülhet, ez az adott Szállító által kidolgozott és alkalmazott logisztikai koncepciótól, folyamatoktól függ. Az eszközök státusza szerint három esetet különböztet meg kiszállításkor az ENYIR: 1. kiszállításra váró eszközök - időpont egyeztetés megtörtént, de az eszközöket még nem vette át a feladatellátási hely, 2. átadott, de még be nem üzemelt eszközök - az eszközöket a Szállító leszállította, de még nem helyezte üzembe azokat, 3. beüzemelt eszközök - a leszállított eszközök beüzemelését a Szállító elvégezte, azok működését bemutatta. 2 / 10

3 Kiszállítás A kiszállítás során a Szállító vagy az általa megbízott cég, fuvarozó a feladatellátási hely címére szállítja az eszközöket és azokat szállítólevél alapján átadja az intézménynek. A szállítólevél tartalma alapján a feladatellátási hely jogosult ellenőrizni az alábbiakat: - a kiszállított termék típusát, - mennyiségét. Mivel az eszközök átvételét követően a tárolással és megőrzéssel kapcsolatos teljes körű felelősséget a feladatellátási hely vállalja, így gondoskodnia kell a zárható helyen történő tárolásukról. Szállítás után az eszközök átadás-átvételének véglegesítése és üzembe helyezése következik, maximálisan 1-2 hét átfutással a leszállítás után. Átadás-átvétel A Szállítóval egyeztetett újabb időpontban történik meg az átadás-átvétel lezárása, véglegesítése, ami tehát az előzőekben leírtak szerint történhet a kiszállítással együtt vagy attól eltérő időpontban. Az átadás-átvétel adminisztrációja közvetlenül az ENYIR rendszerben történik. Az ENYIR rendszerben az Eszközök átvétele menüre kattintva a felhasználó kiválaszthatja azt a Szállítót, akitől az eszközöket a helyszínen át kívánja venni és megtekintheti az átadásra váró eszközöket. Erről részletes leírást nyújtunk az ENYIR felhasználói kézikönyvében a következő elérhetőségen: A szállítás során előfordulhat, hogy egy eszköz fizikailag megsérül, használhatatlanná válik. Az átadás-átvételi folyamatnak az egyik feladata, hogy ezeket az esetleges problémákat is azonosítsa a Szállító és a feladatellátási hely képviselője. Ez különösen igaz abban az esetben, ha az eszközök kiszállítása eltérő időpontban történt meg. Ilyenkor a hibás/hiányzó eszközt nem kell kipipálni, a többi eszköz átvételét jelölhetjük az ENYIR-ben. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv csak akkor nyomtatható, ha a feladatellátási hely az előírt mennyiségben átvette az eszközöket, az ENYIR rendszer erre szolgáló felületén az összes eszközt kipipálta. A hiányzó vagy hibás eszköznek a pótlása a Szállító feladata. Az átadás-átvétel során ellenőrizni kell: - az eszközök fizikai meglétét, mennyiségét, - azok sérülésmentes állapotát, - a gyári számokat (amennyiben van), 3 / 10

4 - a leltári számokat, a kötelező tartozékok meglétét. Az eszközök előírt üzembe helyezési tevékenységeit az üzembe helyezési jegyzőkönyv utolsó oldala tartalmazza. Mivel jellemzően a kiszállítás után újabb időpontban fog megtörténni a tényleges átadásátvétel és üzembe helyezés, így az iskolák segítségét kérjük abban, hogy az újabb szállítói időpontig, megjelenésig már az eszközökhöz kapcsolódó ellenőrzési lépések kerüljenek végrehajtásra, így gyorsítva a helyszíni átadást! Jelen hírlevél 1. sz. mellékletében egy ellenőrző lista található, mely a fenti folyamat minden szakaszához részletes instrukciókat nyújt. A feladatellátási hely nevében eljáró átvevő személy(ek) az ellenőrző listában részletezett lépéseken végighaladva ellenőrizheti(k), hogy a kiszállított eszközök, minden előírt feltételnek, paraméternek megfelelnek-e. Amennyiben nem tapasztalt az ellenőrzőlista alapján problémát, úgy az intézmény ki tudja nyomtatni az átadás-átvételi jegyzőkönyvet és át tudja adni a Szállítónak az előre egyeztetett időpontban. Probléma esetén (pl. hiányzó tartozék, működésképtelen eszköz), azt jelezheti előre a Szállító felé, aki az egyeztetett időpontig a felmerült problémákat kezelni fogja. Az ellenőrző lista nem része az átadás-átvétel dokumentációjának, így nem kell sem a Szállítónak átadni, sem az Educatio-nak megküldeni! Az átadás átvételi dokumentumot 3 példányban ki kell nyomtatni és azután aláírni. 1 példány az intézménynél kettőt pedig a Szállítónál marad. Fontos hangsúlyoznunk, hogy a jegyzőkönyvet az átadás-átvételhez kapcsolódó ellenőrzési lépések végrehajtása után kell kinyomtatni, mivel nyomtatás után a jegyzőkönyv már nem módosítható! Ezért kérjük, hogy a jegyzőkönyvre a Szállítóval pontosan egyeztetett Átadói adatok kerüljenek! Kérjük, hogy a projekt megvalósítása során keletkező dokumentumok saját példányait elkülönítetten fűzzék le és őrizzék meg a haszonkölcsön szerződésben foglaltaknak megfelelően. Ha az átadás-átvétel és az üzembe helyezés nem egy időben történik, úgy az üzembe helyezésig gondoskodni kell a zárható helyen történő tárulásukról. 4 / 10

5 Az eszközök üzembe helyezése A Szállítók által biztosított, egyes eszközök felhasználásához, alkalmazásához kapcsolódó műszaki leírásokat termékenként a TIOP projekt honlapján tesszük közzé. Jelen hírlevél 1. sz. mellékletében egy ellenőrző lista található, mely az üzembe helyezési folyamat minden szakaszához részletes instrukciókat nyújt, illetve a 2. sz. melléklet eszközönként tartalmazza a működés elvárt ellenőrzésére vonatkozó tevékenységeket. Amennyiben nem tapasztalt az ellenőrzőlista alapján problémát, úgy az intézmény ki tudja nyomtatni az üzembe helyezési jegyzőkönyvet és át tudja adni a Szállítónak az előre egyeztetett időpontban. Probléma esetén (pl. hiányzó tartozék, működésképtelen eszköz), azt jelezheti előre a Szállító felé, aki az egyeztetett időpontig a felmerült problémákat kezelni fogja a helyszínen. Fontos hangsúlyoznunk, hogy a jegyzőkönyvet az üzembe helyezés lezárása után kell kinyomtatni, mivel nyomtatás után a jegyzőkönyv már nem módosítható! Ezért kérjük, hogy a jegyzőkönyvre a Szállítóval pontosan egyeztetett Átadói adatok kerüljenek! Az üzembe helyezési jegyzőkönyvet 3 példányban ki kell nyomtatni és azután aláírni. 1 példány marad az intézménynél kettőt pedig a Szállítónál marad. Ezzel az üzembe helyezés, illetve az eszközök intézménynek történő átadása befejezettnek tekinthető. II. Nyelvi labor rendszer Egyéb információk A projekt későbbi szakaszában a korábban kiszállított tantermi PC-kre és tantermi notebookokra, a jelenleg beszerzés alatt álló nyelvi labor rendszer is telepítésre kerül. Ez tehát egy telepítendő szoftvert jelent és nem a klasszikus értelemben vett nyelvi labor bútorzatot. Mivel a szoftver a már kiszállított PC-kre illetve laptopokra lesz feltelepítve, így külön tanterem biztosítása nem szükséges. A várható kiszállítási időszak Fontosnak tartjuk újból felhívni a projektben érintett feladatellátási helyek, intézményvezetők figyelmét, hogy a már sikeresen lefolytatott közbeszerzésekből beszerzett eszközök kiszállítása megkezdődött, legkésőbb november közepéig minden eszköz kiszállításra és beüzemelésre kerül. Ezért kérjük, hogy kísérjék figyelemmel a projekt honlapját és a KIR üzenetkezelőn keresztül érkezett leveleket, hiszen a Szállítók rövidesen felveszik a kapcsolatot Önökkel és a hírlevelekben és a projekt honlapján is ismertetett eljárási rend alapján végezik el a munkájukat. 5 / 10

6 A feladatellátási helyeket a szűk határidőre való tekintettel kérjük lehetőségeikhez mérten rugalmasan fogadják el a Szállító által megadott időpontot és felkészülten várják (pl. a meghatalmazottak előzetes rögzítésével; internet hozzáféréssel rendelkező, nyomtatásra alkalmas számítógéppel) a Szállító munkatársait. Kérjük, az őszi szünet idejére is fogadják a Szállítói időpont kéréseket munkanapokon 7-19 óra között! Feladatellátási helyek részére jóváhagyott eszközök Felhívjuk az érintett intézményvezetők, feladatellátási helyek figyelmét, hogy az intézmények részére kiszállításra kerülő eszközöket, illetve azok mennyiségét az EMMI Köznevelésért Felelős Államtitkársága hagyta jóvá. A Szállító csak az EMMI által meghatározott feladatellátási helyre szállíthatja az eszközöket. Kérjük az intézményeket, hogy amikor a Szállító megkeresi telefonon a kapcsolattartót kiszállítási időpont egyeztetése érdekében, akkor az időponton kívül a pontos címet, a szállítandó eszközök kategóriáját, darabszámát is egyeztessék, amit az ENYIR-ben ellenőrizni is tudnak, még a kiszállítás előtt. A kiszállítások mindig feladatellátási helyre vonatkozóan történnek meg, nem a központi intézményhez kerülnek az eszközök és onnan a feladatellátási helyhez. A Szállítók által nyújtott szolgáltatások, információk A Szállítók a problémák, igények és hibabejelentések esetére telefonos ügyfélszolgálatot létesítettek az intézmények részére. Ez minden esetben fel van tüntetve a Szállító adatainál az ENYIR-ben: így az adott eszköz szállításáért felelős cég tud felvilágítást nyújtani az eszközhöz kapcsolódó műszaki-technológiai kérdésekben. Ezek a telefonos ügyfélszolgálatok nem azonosak a projekthez Educatio Nkft. által létrehozott és működtetett ügyfélszolgálattal. A Szállítók minden átadott eszköz esetén szerződésben rögzített szervizszolgáltatást nyújtanak jótállás keretében. A jótállási idő hónapokban megjelölve minden eszköznél fel van tüntetve az ENYIR-ben. Eszköz meghibásodás esetén az eszközök javításra, cserére kerülnek. Ennek pontos menetéről, az adminisztrációjáról részletes tájékoztatást küldünk egy újabb hírlevélben az eszközhasználatra jogosult intézményeknek a kiszállítást követő időszakban. 6 / 10

7 További eszközök kiszállítása, az eszközök integrációja A projekt keretében további eszközök beszerzése jelenleg is folyamatban van. Azok kiszállítását és a jelen projektben korábban kiszállított eszközökkel való integrációt (pl. projektor, interaktív tábla és tanári notebook összeállítása tantermi csomagként) a projekt következő szakaszában lehet elvégezni. Erről szintén tájékoztatni fogjuk az érintett intézményeket, feladatellátási helyeket. TIOP Nyitókonferencia Az Educatio Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft október 17-én rendezi meg a TIOP kiemelt projekt nyitókonferenciáját, amelynek célja a projekt tevékenységeinek bemutatása. Helyszín: Mobilis Interaktív Kiállítási Központ (9026 Győr, Vásárhelyi Pál u. 66.) A rendezvénnyel kapcsolatos bővebb információk a projekt honlapján érhetőek el: Amennyiben a projekttel kapcsolatban felmerült bármilyen kérdése, úgy kérjük, az alábbi elérhetőségek valamelyikén jelezze! Elérhetőségek: Telefon: tiop111@educatio.hu 7 / 10

8 1.sz. Melléklet - Ellenőrzőlista Az alábbiakban található ellenőrzési lista sorról sorra haladva - önellenőrzésként segít abban, hogy az intézmények megfelelően fel tudjanak készülni az eszközök kiszállításával, átadásával kapcsolatban felmerülő tevékenységekre, eseményekre. Ezt a listát akár ki is nyomtathatják, és ha nem tapasztaltak problémát, akkor az átadás átvételi és üzembe helyezési jegyzőkönyv nyomtatható az ENYIR-ből. Ezt az ellenőrző listát nem kell megküldeni az Educationak, nem kell átadni a Szállítónak! Az átadás-átvétel előkészítése KIR Intézményvezetői mesterjelszó-kezelő rendszerbe belép az intézmény vezetője és létrehozza az ENYIR alkalmazáshoz szükséges felhasználónevet, jelszót. Az adminisztrátor belép az ENYIR-be és tájékozódik, hogy milyen eszközkategóriákban jut eszközökhöz a feladatellátási hely. Az ENYIR használatára jogosult felhasználó kijelöl legalább egy, maximum 5 meghatalmazott személyt eszközátvételre, időpont egyeztetésre Adott eszközkategóriával kapcsolatban a Szállító felvette a kapcsolatot az intézménnyel és időpontot egyeztetett. Figyelmeztetés az eszközök átvételére meghatalmazott személy részére az eszközök átvételének időpontjáról. Kiszállítás A feladatellátási helyre Szállító cég Szállítólevéllel kísérve adja át az eszközöket nincs nyomtatás A kiszállított eszközök mennyisége megfelel az ENYIR-ben rögzített darabszámnak, mely a nyitó képernyőt követően az eszközlista gombra kattintva érhető el; valamint a Szállítólevél tartalmának. A kiszállított eszközök típusa megfelel az ENYIR-ben rögzített specifikációnak, valamint a Szállítólevél tartalmának. A kiszállított eszközök szemrevételezés után sértetlen állapotúak. A kiszállítás Szállítólevél szerint megtörtént: egy példány marad a feladatellátási helynél, melyet meg kell őriznie és ellenőrzéskor be kell tudnia mutatnia az Educatio felé. 8 / 10

9 Átadás-átvétel Minden eszközön megtalálható leltári számot és kötelező arculati elemeket tartalmazó címke. Megjegyzés: a telepített szoftverek esetén a gyári szám feltüntetése, elhelyezése eltérhet a fizikai eszközökétől. Ellenőrzésük üzembe helyezéskor lehetséges. Egyes eszközöknél a Szállító a csomagolásra is elhelyezi ezt a címkét a könnyebb beazonosítás végett. Az átvevőnek viszont arról kell meggyőződnie, hogy magán az eszközön is megtalálható e. Az eszközök gyári száma megegyezik az ENYIR-ben rögzített gyári számokkal. Ezt az eszközök átvétele fülre kattintva, a Szállító neve kiválasztása után éri el az átvevő személy. Az eszközök gyári szám és leltári szám párosa, mely egy sorban van feltüntetve az ENYIR-ben is, megegyezik Az eszköz kicsomagolása után a kötelező tartozékok, melyek fel vannak tüntetve hiánytalanul megvannak. (Az eszközök működését, az esetleges telepített szoftverek meglétét az üzembe helyezéskor kell ellenőrizni) A feladatellátási hely átadás-átvételi jegyzőkönyvvel veszi át az eszközöket 3 példányban ki kell nyomtatni a jegyzőkönyvet. Az átadás átvétel az ENYIR-ből kinyomtatott jegyzőkönyvvel megtörtént. Egy példány a feladatellátási helynél marad, két példány a Szállítóé. Az eszközök biztonságos elhelyezéséről a feladatellátási hely gondoskodik addig, míg az üzembe helyezés megtörténik. (A már átvett eszközöket üzembe helyezés előtt használatba venni tilos. Ennek be nem tartásából származó károkért a feladatellátási hely tartozik felelősséggel.) Az eszközök üzembe helyezése Az üzembe helyezés, kipróbálás minden eszközre megtörtént, az eszközök hibamentesen működnek. Az üzembe helyezett eszközökről a jegyzőkönyvet 3 példányban kinyomtatta a feladatellátási hely (egy példány a feladatellátási helyé, kettő a Szállítóé) 9 / 10

10 2.sz. melléklet üzembe helyezés Termék PC tantermi + Monitor Ellenőrzés: Kibontás, kicsomagolás Monitor, billentyűzet, egér, tápcsatlakozó csatlakoztatása a tantermi PC esetén Természettudományos tartalom A digitális oktatási tartalom elindítása Termék Notebook tantermi Természettudományos tartalom Ellenőrzés: Kibontás, kicsomagolás A digitális oktatási tartalom elindítása Termék Notebook tanári Természettudományos tartalom Ellenőrzés: Kibontás, kicsomagolás A digitális oktatási tartalom elindítása Termék Projektor Ellenőrzés: Kibontás, kicsomagolás Projektor csatlakoztatása a munkaállomáshoz Termék Tanulói tablet Ellenőrzés: Kibontás, kicsomagolás Szükség esetén tápkábel csatlakoztatása Természettudományos tartalom A digitális oktatási tartalom elindítása 10 / 10