C T - E c o S T A T GÉPJÁRMŰ ÜZEMELTETÉS

Átírás

1 C T - E c o S T A T Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer GÉPJÁRMŰ ÜZEMELTETÉS modul Dokumentáció Frissítés dátuma: Program verzió: b Doc.Verzió : 1.9 CompuTREND 1117 Budapest, Fehérvári út 84/A. 06 (1)

2 CT-Gépjármű üzemeltetés dokumentáció Tartalomjegyzék T A R T A L O M J E G Y Z É K TARTALOMJEGYZÉK... 2 BEVEZETÉS... 4 ÁLTALÁNOS ISMERTETŐ A PROGRAM HASZNÁLATÁRÓL... 5 ALAPFOGALMAK... 5 MINTAKÉPERNYŐ... 5 BEJELENTKEZÉS... 9 TÖRZSEK MENÜPONT GÉPKOCSI TÖRZS...12 Új gépkocsi...13 Alapadat...13 Tulajdonviszony...14 Zöldkártya...14 Biztosítások...15 Gépkocsivezetők...15 ÜZEMANYAGÁR...16 Benzin ESZ Benzin ESZ Gázolaj...17 Motorolaj...17 ÜZEMANYAGKÁRTYA...18 MŰHELYEK...19 SZEMÉLY TÖRZS...19 ÚTVONALAK TÖRZS...20 ELSZÁMOLÁS MENÜPONT FUVARLEVÉL RÖGZÍTÉS...21 Gépkocsihoz tartozó fuvarlevelek...21 Gépkocsihoz tartozó fuvarlevelek (részletes adatok)...21 Gépkocsihoz tartozó fuvarlevelek (fuvarlevél-tételes adatok)...22 Gépkocsihoz tartozó fuvarlevelek (tankolás)...22 Magán gépkocsi elszámolás rögzítése...23 RENDSZERES BEFIZETÉS...23 Gépkocsi rendszeres befizetése...23 Összes rendszeres befizetés...24 PÉNZÜGYI ADATOK...24 ÜZEMANYAG-ELŐLEG...25 ESEMÉNYEK...28 SZERVIZEK...29 GLOBÁLIS FUNKCIÓK MENÜPONT ÉVZÁRÁS...30 ÉVVÁLTÁS...30 LISTÁK MENÜPONT ÜZEMANYAG ÉS KILOMÉTER ÖSSZESÍTŐ...31 ÜZEMANYAG MEGTAKARÍTÁS...31 KÖLTSÉGHELY FELOSZTÁS

3 MAGÁN GÉPKOCSI ELSZÁMOLÁS...32 GÉPJÁRMŰVEK FUTÁSI TELJESÍTMÉNYÉNEK LISTÁJA HAVI BONTÁSBAN (ÉVES LISTA)...33 GÉPJÁRMŰVEK FUTÁSI TELJESÍTMÉNYÉNEK LISTÁJA PROJEKTEK BONTÁSÁBAN...34 HAVI ÜZEMANYAG-MEGTAKARÍTÁS GÉPJÁRMŰVENKÉNT...34 GÉPJÁRMŰVEK FUTÁSI TELJESÍTMÉNYE KÖLTSÉGHELYEK BONTÁSÁBAN...34 UTOLSÓ SZERVIZELÉS ÓTA MEGTETT KILOMÉTER...35 GÉPJÁRMŰVEK SZERVIZELÉSI KÖLTSÉGEI...35 RENDSZER MENÜPONT Kilométeróra csere...36 Alapnorma csere...37 Paraméterek aktuális értékei...37 Paraméterek kezelése...37 Paraméterek frissítése...38 Jelszó módosítása...39 Névjegy menüpont...39 CompuTREND kapcsolat menüpont...40 ABLAKOK MENÜPONT LÉPCSŐZETES ELRENDEZÉS...40 FÜGGŐLEGES ELRENDEZÉS...40 VÍZSZINTES ELRENDEZÉS...40 FIGYELMEZTETÉSEK ÁBRAJEGYZÉK

4 CT-Gépjármű üzemeltetés dokumentáció Bevezetés B e v e z e t é s Az alábbi dokumentáció a CompuTREND KFT CT-EcoSTAT rendszerének Gépjármű üzemeltetés programját írja le. A dokumentációt, mint szellemi terméket a szerzői jogi előírások védik, s mint ilyen semmilyen formában nem másolható, nem dolgozható fel, és nem alakítható át, továbbá elektronikus adattároló rendszerben nem helyezhető el, a szerzői jogok tulajdonosa, a CompuTREND KFT engedélye nélkül. Kérjük, nagyon gondosan tanulmányozzák át a dokumentációban foglaltakat, és a program használata során az itt leírtak szerint járjanak el, elsősorban a saját érdekükben. Kérjük, ha bármilyen kérdésük merül fel, bizalommal forduljanak tanácsadó szolgálatunkhoz. CompuTREND 2000 Kft Budapest Fehérvári út 84/A. II. emelet Telefon: , 4

5 CT - EcoSTAT programok Általános ismertető a program használatáról - Alapfogalmak és mintaképernyők Á l t a l á n o s i s m e r t e t ő a p r o g r a m h a s z n á l a t á r ó l Az alábbi ismertető segítségével a program tipikus kezelési módjaival szeretnénk Önöket megismertetni. Cégünk valamennyi fejlesztése során törekszik arra, hogy egységes felületet biztosítson programjaiban, hiszen ezzel is segíteni tudjuk, hogy a program kezelése során a tényleges feladatra koncentrálhasson a program kezelője, és ne programról programra változó kezelői felületekkel kelljen ismerkednie. Természetesen ez az igény csak addig tartható, amíg a kezelői felület (interface) is azonos, hiszen a DOS alatt futó karakteres felületű programok kezelési módját nem célszerű átültetni olyan grafikus felhasználói felületre, mint amilyen a Windows is. A program kezeléséhez először néhány Windows-os fogalommal szeretnénk megismertetni Önöket, majd egy mintaképernyőn mutatjuk be ezek használatát. A l a p f o g a l m a k Grid: Olyan ablakos táblázat, amelyben egymás alatti sorokban helyezkednek el az egyes tételsorok. Ha egy-egy tételsor olyan hosszú, hogy nem fér el teljesen a képernyőn, akkor a képernyő alján megjelenik egy "Scroll bar", amelyben található kis jelzőt jobbra-balra mozgatva a táblázat adatainak sorában vízszintes irányba "közlekedhetünk". Ha a táblázat több sorból áll, mint ahány a képernyőn elfér (ez szinte mindig így van), akkor ugyanilyen "Scroll bar" jelenik meg a táblázat jobb oldalán. Scroll bar: Lásd a Grid-nél Fül: A képernyőn egymás alatt elhelyezkedő "lapok" kilógó fülei (úgy, mint egy kartonos irattartóban). Ezekből a fülekből egyet kiválasztva, a hozzátartozó lap jelenik meg. Navigációs gombok: A képernyőn (rendszerint egy-egy Grid fölött) elhelyezkedő gombok, amelyekkel (a Scroll bar mellett) a Grid-en belüli mozgásokat vezérelhetjük. Combobox: Egy olyan kis ablak, amelyben egy adott mező tartalmának kitöltésére alkalmas szótár egy eleme található (ha a mező már ki volt töltve, akkor a szótárnak az az eleme, amely megegyezik a mező értékével, míg különben a szótár első eleme). Ha a felajánlott tétel melletti lefelé mutató nyilat megnyomjuk, akkor megjelenik a szótár elemeinek felsorolása, amelyből az egér cursor megfelelő elemére mozgással és a baloldali egérgomb lenyomásával választhatunk. M i n t a k é p e r n y ő Az alábbiakban két minta képernyőn mutatjuk be a jellemző kezelő eszközöket. A mintaképernyőket számokkal láttuk el, s az alábbiakban ezekre a számokra hivatkozva írjuk le a kezelő felület jellegzetességeit. 5

6 CT - EcoSTAT programok Általános ismertető a program használatáról - Alapfogalmak és mintaképernyők Kérjük, vegyék szemügyre az alábbi ábrákat: 6

7 CT - EcoSTAT programok Általános ismertető a program használatáról - Alapfogalmak és mintaképernyők Első sor megkeresése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat első elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Előző sorra léptetés Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat előző elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Következő sorra léptetés Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat következő elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Utolsó sor megkeresése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) a program a megjelenített táblázat utolsó elemére áll. Ha szükséges, akkor a táblázat tartalmát görgeti. Új elem felvétele a táblázatba Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli jogosultsága - akkor új elemet vehet fel a táblázatba. Ekkor a partnerek listája nézet helyett a képernyő átvált az aktuális partner nézetre, és egy kitöltetlen, üres adatlap jelenik meg. Az adatokat megfelelően kitöltve majd az Ok gombot megnyomva a program rögzíti az adatokat. Ezután visszavált a partnerek listája nézetre, és a táblázatban megjelenik az új sor. Kiválasztott elem törlése Ez a szám egy nyomógombra mutat az ábrán. A nyomógombnak az egérmutatóval történő megnyomásakor (clikkelés) - amennyiben az adott pillanatban lehetséges, és önnek van felviteli és törlési jogosultsága - akkor törölheti a kiválasztott sort, vagy elemet. (Természetesen a törlés előtt a program még rákérdez, hogy valóban törölni kívánja-e az aktuális tételt.) Táblázat rendezettségének változtatása A legtöbb képernyőn a megjelenő adatok különböző szempontok szerint állíthatók sorba. Ha a rendezés feliratú listából kiválasztunk egy sort (pl.: kód szerint, név szerint, dátum szerint), akkor a táblázat a kívánt oszlop szerint sorba rendezve látható. A rendezés váltása után a kiválasztott sor változatlanul látható marad a képernyőn, de természetesen a körülötte lévő sorok átrendeződnek. A lehetséges rendezettségeket úgy hívhatja elő, hogy a rendezés ablak melletti (jobb oldalán található) lefelé mutató nyílra rákattint, és ekkor megjelenik a lehetséges rendezési elvek listája. Ezekből a megfelelőt úgy választhatja ki, hogy az egérmutatót ráviszi, és rákattint (clikkelés) a névre. Gyors szövegkereső A gyorskeresés mezőbe begépelt szöveget a program automatikusan megkeresi a táblázatban. A kereséshez a táblázatban beállított rendezést használja. (Pl. név szerinti rendezés esetén az M betű leütésével a kereső az első M betűvel kezdődő nevet - pl. szállítót - keresi meg). Általában az első néhány betű leütésével a keresett adatok gyorsan megtalálhatóak. Ez a funkció akkor használható, ha a képernyőn a rendezés lista nem üres, azaz legalább egy szempont szerint sorba rendezhetőek az adatok. Menü gomb Az általánosan használatos eszközök mellett minden képernyő valamilyen speciális feladatra készül (pl. számla felvitel, rendelés jóváhagyás, stb.). Ezek a funkciók a menü gombon keresztül érhetőek el. A gomb megnyomása után egy menü jelenik meg, amelyben kiválaszthatja a kívánt műveletet. FONTOS! A végrehajtás mindig a táblázatban kiválasztott sorra vonatkozik, ezért a menüpont meghívása előtt a táblázatban keresse meg a szükséges adatokat. Az esetek egy jelentős részében a menü úgy is előhívható, hogy az egérnek a JOBB gombjára kattintunk rá. Ekkor a képernyőnek azon a pontján jelenik meg a menü (úszó menü a neve ilyenkor), ahol az egérmutató éppen állt. 7

8 CT - EcoSTAT programok Általános ismertető a program használatáról - Alapfogalmak és mintaképernyők Vége gomb A táblázatból való kilépésre, az ablak becsukására szolgál. Megjelenítés változtatás (fülek) A képernyők mindig táblázatos formában jelennek meg (törzsállomány nézet). A kiválasztott sor részletes adatlapja az aktuális partner fület kiválasztva kapható. A legtöbb táblázat (soronként, összegzések nélkül) könnyen és gyorsan kinyomtatható. Ehhez válassza ki a nyomtatás fület. Ekkor a megjelenő listában kiválaszthatja, hogy milyen mezőket kíván kinyomtatni. A szükséges mezőket pipálja ki. Ha nem a teljes listát akarja megjeleníteni, akkor a szűrő gomb segítségével meghatározhatja azt a szűkebb kört, amiről a lista segítségével információt szeretne látni. A szűrés mindig olyan rendezettség szerint történik, amilyet a táblázaton belül a rendezettség beállításánál kiválasztunk. Végül a lista megtekinthető képernyőn, vagy azonnal küldhető a nyomtatóra. Ekkor a Windows Vezérlőpultban beállított alapértelmezett nyomtatón jelenik meg a táblázat. Aktív mező A képernyőn azt a helyet nevezzük mezőnek, ahol az adatokat be tudjuk írni. Ezek közül is aktívnak, amelyikbe aktuálisan tudunk írni. Az aktív mezők színe sárga alapú, a gyorsabb megtalálás és áttekinthetőség érdekében. 8

9 CT-Gépjármű üzemeltetés dokumentáció Bejelentkezés B e j e l e n t k e z é s A program elindítása után először az 1. ábra látható bejelentkezési képernyő jelenik meg. 1. ábra Bejelentkezés Ezen a képernyőn meg kell adnunk a felhasználó nevét és jelszavát (jelen esetben felhasználónk CT névre hallgat, jelszava szintén CT). A jelszó a begépelés során természetesen nem látható, helyette csillagok jelennek meg. Hatalmas jelentősége van a megfelelő felhasználói szintek kialakításának ezen programunk esetében, hiszen a program segítségével áttekintést nyerhetünk az intézmény likviditási helyzetéről, s ez az áttekintés értelemszerűen nem célszerű, hogy bárkinek a rendelkezésére álljon. Éppen ezért a program igen sokrétű védelmi rendszert tartalmaz, amelyről a későbbiek során szólni is fogunk. Amikor megadtuk a felhasználót és a megfelelő jelszót, akkor az [OK] gombra történő kattintással jelezhetjük, hogy a rendszer az ellenőrzést hajtsa végre. Amennyiben az ellenőrzés nem talál hibát, azaz létező felhasználó és jelszópárt adtunk meg, úgy a programot használatba vehetjük. Ha nem létező adatokat vittünk be (2. ábra), akkor a program automatikusan visszaadja ugyanezt a bejelentkezési képernyőt, ezáltal tiltva meg az illetéktelen használatot. 2. ábra Sikertelen belépés 9

10 CT-Gépjármű üzemeltetés dokumentáció Bejelentkezés Ha a bejelentkezés eddigi feladatait sikeresen megoldottuk és beléptünk a rendszerbe, a 3. ábra látható képernyő jelenik meg. A képen látható menük tartalmának és funkciójának ismertetése képezi továbbiakban a dokumentáció szerkezeti felépítését. 3. ábra Főmenü A Gépjármű üzemeltetés program az intézményben levő gépjárművek nyilvántartásában, menetlevelek kezelésében, gépjárművekkel kapcsolatos események nyilvántartásában nyújt segítséget. A továbbiakban a főmenü pontok sorrendjében fogjuk egyenként ismertetni a program egyes lehetőségeit A programban az alábbi főbb menüket találhatjuk meg: - Törzsek - Elszámolás - Globális funkciók - Listák - Rendszer - Ablakok A program fő ablakában paraméterfüggő figyelmeztetéseket is láthatunk. 55. ábra 10

11 Törzsek menüpont T ö r z s e k m e n ü p o n t A törzsek menüpontban lehet felrögzíteni azokat a törzseket, amellyel a program későbbiekben dolgozni, azokra hivatkozni fog. Nagyon fontos az adatok helyes, és pontos rögzítése. 4. ábra Törzsek menüpont 11

12 G é p k o c s i t ö r z s A menüpont indítása után a lenti (5. ábra) képernyőkép jelenik meg. Itt lehet felrögzíteni az intézmény gépjármű törzsét. Alapadatok, Tulajdonviszony, Zöldkártya, Biztosítások, Gépkocsi vezetők megadása is itt történik meg. (8. ábra, 9. ábra, 10. ábra, 11. ábra) Fontos! Ha felrögzítünk egy gépjárművet és annak kilométer állását, előre kell gondolni, hogy visszamenőlegesen akarunk-e felvinni fuvarlevelet az adott aktuális évre, vagy attól a naptól, amikor a gépjárművet berögzítjük a rendszerbe. Ha visszamenőlegesen akarunk rögzíteni akkor a kilométeróra állása is legyen az akkori kiinduló állapot, ahonnan kezdjük a menetlevél rögzítést. Gépjárművezetőt csak úgy tudunk megadni, hogy a személy törzsben a dolgozó státuszát Gépkocsivezetőre állítjuk, vagy így visszük már eleve a törzsbe. Ha szeretnénk motorolaj felhasználással is számolni azt szintén itt kell bejelölni. Amennyiben a fő szervezeti egység rögzít fel egy gépkocsit, akkor itt lehet megadni azt a szervezeti egységet, ahova a gépkocsi majd tartozni fog, későbbiekben módosítani ezeket a tételeket (szervezeti egység, km. óra állása, normák) már nem lehet, csak azon a helyen ahova szervezeti egységileg (adatbázisilag) a gépkocsi tartozik. 5. ábra Gépkocsi törzs 12

13 Új gépkocsi Alapadat 6. ábra Gépkocsi alapadatok Szintén itt rögzíthetőek azon adatok, melyek a program működésére később kihatással lesznek. Például, ha szeretnénk az események alatt pénzügyi számlákat hozzákapcsolni a gépjárműhöz, és evvel fajlagos költséget kimutatni, akkor egy un. kulcskódot is rendeljünk a gépjárműhöz, amihez remélhetőleg a Pénzügyi modulban a gépkocsihoz tartozó kizárólagos számlákat gyűjtik. itt lehet még megadni, hogy a gépkocsi egyáltalán rendelkezik-e klímával, mert ha nem akkor nem is lehet a menetlevél rögzítésnél majd annak a használatát alkalmazni. 7. ábra Gépjármű karton 13

14 A gépjármű kartonján ha az alapadatoknál a tárgyi eszköz programból a megfelelő tárgyi eszköz azonosítót a gépjárműhöz rendelem, akkor megjelenik a gépkocsihoz tartozó tartozékok listája is (amennyiben van neki). Tulajdonviszony Itt adhatjuk meg (8. ábra), hogy az adott gépjármű kinek a tulajdona. Amennyiben magán tulajdonú gépjárművet adunk meg, akkor arra a továbbiakban magán gépjármű elszámolást lehet csak végezni, a magán tulajdonú gépkocsikat amikor a gépkocsikat ki lehet választani akkor sötétkék színnel jelöljük a megkülönböztetés végett. 8. ábra Új gépkocsi felvitele (Tulajdonviszony) Zöldkártya 14

15 9. ábra Új gépkocsi felvitele (Zöldkártya) Biztosítások 10. ábra Új gépkocsi felvitele (Biztosítások) Gépkocsivezetők 15

16 Itt adhatjuk meg (11. ábra), hogy az adott gépjárművet ki vezetheti. Amennyiben többen vezethetik az adott gépjárművet, akkor ki lehet nevezni egy felelős személyt is az adott gépkocsihoz. Amennyiben magán tulajdonú gépjárművet adunk meg, nem kell gépkocsivezetővé minősíteni a személy törzsben azt akié a jármű. Ü z e m a n y a g á r Benzin ESZ ábra Új gépkocsi felvitele (Gépkocsivezetők) A menüpont indítása után a lenti 12. ábra képernyőkép jelenik meg. Jelen esetben a 95-ös oktánszámú benzin elszámoló árát adhatjuk meg itt, hasonlóan működik a felvitel a 98-as és gázolaj esetében is. Mindig az utolsó dátum az érvényes, ha nem adunk meg egy következő dátumot, akkor az utolsó felvitt áradattal számol a gép. Benzin ESZ ábra Benzin ESZ 95 árának megadása (érvényességi idő kezdetével) 16

17 13. ábra Benzin ESZ 98 árának megadása (érvényességi idő kezdetével) Gázolaj 14. ábra Gázolaj árának megadása (érvényességi idő kezdetével) Motorolaj 17

18 15. ábra Motorolaj árának megadása (érvényességi idő kezdetével) Ü z e m a n y a g k á r t y a Itt vihetjük fel az intézmény üzemanyagkártyáit. A jól kitöltött mezők esetén könnyebb lesz a menetlevelek felvitelekor a tankolásnál az adatok felvitele. (kitöltött bizonylati azonosító, kiállító olajcég gk.-hoz való rendelés esetén.) 16. ábra 16. ábra Üzemanyagkártya 18

19 M ű h e l y e k Azon műhelyek alapadatait vihetjük itt fel, akik szervizelik (állandó partnereink) a gépjárműparkot. 17. ábra S z e m é l y t ö r z s 17. ábra Műhelyek Azon dolgozók adatait lehet látni akik az intézmény személytörzsében benne vannak, akinek a foglalkozása gépjárművezető az vezethet céges autót, azt lehet hozzárendelni a gépjármű törzsben sofőrként a gépkocsihoz. 18. ábra 18. ábra Személy törzs 19

20 Ú t v o n a l a k t ö r z s Ide olyan fix, ismétlődő útvonalakat lehet felrögzíteni (bontott km, és költséghelyek megadása is lehetséges), amelyeknek a beírásával időt takaríthatunk meg. Ezeket az útvonalakat a menetlevél rögzítésekor ki lehet választani és be lehet tölteni. 19. ábra 19. ábra Útvonalak törzs E l s z á m o l á s m e n ü p o n t 20. ábra Elszámolás 20

21 F u v a r l e v é l r ö g z í t é s Gépkocsihoz tartozó fuvarlevelek A gépjárművek fuvarleveleinek utólagos rögzítése itt történik. Itt adjuk meg a gépkocsivezetőt, a megtett kilométereket, akár teljes részletezettséggel, a fuvar leírását, szállított személyek számát, szállított áru súlyát, itt adhatjuk meg, hogy az adott út folyamán hány liter üzemanyagot tankoltunk, és hogy mindez melyik napon történt. A fuvarlevelek stornózására is van lehetőség, de mivel a kilométerek egymásutánsága folyamatos azért a legutolsó fuvarlevéltől lépésenként kell visszastornózni a rontott tételig, éppen ezért a dátum helyességére kifejezetten figyelmet kell fordítani. (A gép mindig az adott napi dátumot ajánlja fel.) (21. ábra,22. ábra) 21. ábra Gépkocsihoz tartozó fuvarlevelek Gépkocsihoz tartozó fuvarlevelek (részletes adatok) 22. ábra Gépkocsihoz tartozó fuvarlevelek (részletes adatok) 21

22 A részletezésnél lehet megadni a menetlevélhez kapcsolódóan a klíma, téli üzemi szorzó, pótkocsi használat tényét, indulás, és érkezés adatait óra, perc lehetőséggel. Gépkocsihoz tartozó fuvarlevelek (fuvarlevél-tételes adatok) 23. ábra Fuvarlevél tételes adatainak rögzítése A fuvarlevél-tételes adatok fülön lehet felrögzíteni a megtett utat, költséghely, és kilométer bontásban, a szállított szállítmány megnevezését, súlyát, személyek számát. Gépkocsihoz tartozó fuvarlevelek (tankolás) 24. ábra Tankolás rögzítése Ezen a fülön lehet megadni a menetlevélhez tartozó tankolás, mennyiségét, számla szerinti Ft értékét, a bizonylat számát, és az üzemanyag kártya kibocsájtójának a nevét. 22

23 Magán gépkocsi elszámolás rögzítése Itt rögzíthetjük fel a magán gépkocsi elszámolást (dolgozói km költségtérítést). Az intézet által térített egy km-re jutó költségtérítést az Amortizációs költség nevű mezőbe írjuk be. A többi mezőt értelemszerűen töltsük ki. Célszerű az ilyen gépkocsiknál a gépkocsi törzsben a norma értékén 0-án hagyni. 25. ábra 25. ábra Magán gépkocsielszámolás rögzítése R e n d s z e r e s b e f i z e t é s Gépkocsi rendszeres befizetése 23

24 26. ábra Gépkocsi rendszeres befizetése Összes rendszeres befizetés 27. ábra Összes rendszeres befizetés P é n z ü g y i a d a t o k 24

25 Ü z e m a n y a g - e l ő l e g 28. ábra Pénzügyi adatok Amennyiben megnyitjuk ezt a menüpontot előjön azon sofőrök listája, akik gépkocsivezetőként vannak a rendszerbe bejelölve, ha nem tartozik hozzájuk gépjármű a program a következő üzenetet küldi. 29. ábra. Azonban ha van hozzárendelés, akkor a 30. ábra jelenik meg, ahol az új üzemanyag igénylés (ahol meg kell adni a gépkocsi rendszámát, amihez fel szeretném venni az összeget, és meg kell adnom magát az összeget, ebből a fogyasztási norma és az érvényes üzemanyag ár alapján kalkulál egy várható km és l fogyasztást) 31. ábra, és új előleg elszámolás valósítható meg (ahol ki kell számolni az időszakot, a gépkocsi rendszámát, az előleg bizonylat sorszámát, az elszámolás dátumát, és a visszafizetendő, és kifizetett összeget is.) 32. ábra. A bizonylatokat ki is lehet nyomtatni. 33. ábra 29. ábra Hibaüzenet 25

26 30. ábra Üzemanyag előleg rögzítő és nyilvántartó felület 31. ábra Új igénylés 26

27 32. ábra Új elszámolás 33. ábra Minta bizonylat 27

28 E s e m é n y e k Itt adhatjuk meg a gépkocsival történt eseményeket, ha a gépkocsi a fuvarlevél rögzítésekor tankolást vittünk fel az itt már eseményként fog szerepelni, ha adtunk meg üzemanyag kártya számot az is itt lesz majd látható. Szintén bejegyzésre kerül a szervizelés esemény is. Amennyiben a gépjármű törzsben megadtunk egy olyan kulcskódot melyre a Pénzügyi modulban gyűjtik a számlákat, akkor azon számlák ide beemelhetőek, és ezen számlák alapján a gépkocsira egy kilométerre jutó (havi) fajlagos költség is kimutatható a Listák gomb megnyomása után. 34. ábra Események 35. ábra Események rögzítése 28

29 36. ábra Események listája S z e r v i z e k Itt rögzíthetőek fel az ütemezett, vagy ütemezésen kívüli szervizelések, ha itt pontosan vezetjük az adatokat akkor pontos listát pl.: az utolsó szerviz óta megtett km-ről. 37. ábra Szervizek rögzítése 29

30 É v z á r á s G l o b á l i s f u n k c i ó k m e n ü p o n t É v v á l t á s 38. ábra Globális funkciók Az évváltás menüpontban lehet az aktuális évet és az előzőleg lezárt évet, éveket váltani, lezárt évre rögzítés már nem történhet, csak listázás, lekérdezés. 39. ábra Évváltás 30

31 L i s t á k m e n ü p o n t Ü z e m a n y a g é s k i l o m é t e r ö s s z e s í t ő 40. ábra Üzemanyag és kilométer összesítő (1.1 lista) Ü z e m a n y a g m e g t a k a r í t á s Ez a lista km, és tankolás (számla érték szerint) arányában dobja szét a gépjárművezetők megtakarításait rendszámonkénti bontásban, majd összegezi azokat személyekre bontva, egy adott időszakra vonatkozólag 41. ábra Üzemanyag megtakarítás (1.2 lista) 31

32 K ö l t s é g h e l y f e l o s z t á s A könyvelés felé feladandó költséghelyes lista készíthető el itt. (megtett km, és tankolási számla alapján készül) 42. ábra Költséghely felosztás (1.3 lista) M a g á n g é p k o c s i e l s z á m o l á s A listában, ha a fuvarlevél rögzítésekor megadtuk az egy km-re jutó költségtérítés értékét, akkor itt a listában a Futásteljesítmény alapú elszámolás keretes részben levő Elszámolt érték nevű oszlop az ami számunkra fontos lehet. 32

33 43. ábra Magángépkocsi elszámolás (1.4 lista) G é p j á r m ű v e k f u t á s i t e l j e s í t m é n y é n e k l i s t á j a h a v i b o n t á s b a n ( é v e s l i s t a ) Az aktuális év 12 havi listája. 44. ábra Gépjárművek futási teljesítményének listája havi bontásban (1.5 éves lista) 33

34 G é p j á r m ű v e k f u t á s i t e l j e s í t m é n y é n e k l i s t á j a p r o j e k t e k b o n t á s á b a n H a v i ü z e m a n y a g - m e g t a k a r í t á s g é p j á r m ű v e n k é n t 45. ábra Havi üzemanyag-megtakarítás gépjárművenként (1.6 lista) G é p j á r m ű v e k f u t á s i t e l j e s í t m é n y e k ö l t s é g h e l y e k b o n t á s á b a n A gépjármű üzemeltetés szerinti gépjárművenkénti, költséghely összesítő lista. A könyvelés nem ezt a fajta listát igényli, hanem az 1.3 listát. 46. ábra Gépjárművek futási teljesítménye költséghelyek bontásában (1.7 lista) 34

35 U t o l s ó s z e r v i z e l é s ó t a m e g t e t t k i l o m é t e r Az utolsó szervizkor berögzített kilométeróra állás óta megtett km-t mutatja meg a lista 47. ábra Utolsó szervizelés óta megtett kilométer (1.8 lista) G é p j á r m ű v e k s z e r v i z e l é s i k ö l t s é g e i Gépjárművenkénti bontásban láthatóak a különböző finanszírozási forrás szerinti szerviz költségek. 48. ábra Gépjárművek szervizelési költségei 35

36 R e n d s z e r m e n ü p o n t A menüt elindítva látható képernyő jelenik meg. 49. ábra 49. ábra Rendszer Itt olyan menüpontok találhatók, amelyek elindítására általában ritkán van szükségünk. Emellett van köztük olyan menüpont, amely nem elsősorban a napi munkához, hanem a különböző jogosultságok, és működési módot vezérlő paraméterek beállításához szükséges. Kilométeróra csere Itt lehet megadni, ha egy gépkocsi kilométerórát cserélt, át lehessen állítani az új óra értékére a programot. Meg kell adni a gépkocsit, az új állást, csere dátumát, ahonnan indul a számlálás. 50. ábra Kilométeróra csere 36

37 Alapnorma csere Itt lehet megadni, ha egy gépkocsi alapnormát vált lehessen átállítani az új alapnorma értékére a programot. Meg kell adni a gépkocsit, az új alapnormát, csere dátumát, ahonnan indul a számlálás. Paraméterek aktuális értékei 51. ábra Alapnorma csere Ennek a funkciónak a segítségével a felhasználó megnézhet, hogy jelenleg milyen paraméterekkel dolgozik a CT-EcoSTAT rendszer. Paraméterek kezelése A rugalmas működés biztosítása céljából számos paraméterrel láttuk el a programot. Ezeknek a paramétereknek a beállítására a Paraméterkezelő modulban van lehetőség, melyet közvetlenül ezzel a menüponttal is elindíthatjuk. A programban az alábbi paraméterek beállítására van lehetőség: CASCO_FIGYELMEZTET (Casco befizetések figyelése) EGY_NAPRA_TOBB_FUVARLEVEL (Egy adott napra lehessen-e több menetlevelet rögzíteni egy adott gépjárműhez ) ELSZAMOLOLAP_SABLON_PATH (Elszámolólap sablon elérési útvonala. (*.dot = Microsoft Word sablon, *.vor = Open Office sablon) gépjárműhez MÁK fejlesztés) FORGALMI_LEJARAT_FIGYELMEZTET (A forgalmi engedély lejárat figyelése, a rendszer a paraméterben megadott napszámmal a lejárat előtt figyelmeztet. (0 érték esetén nincs figyelmezetés)) FUVARLEVEL_KTGH_MEGJELENITES (Fuvarlevél kökltséghely nevének megjelenítése) FUVARLEVEL_SZEMELY_KTGH (A személynél (gk.vezetőnél) beállított költséghelyet automatikusan beillessze-e a fuvarlevél költséghely sorába) GEPKOCSI_FELHASZNALO_HASZNAL (Szeretnénk használni a gépkocsi felhasználó összerendelést?) 37

38 GK_INDITASI_PARAMETEREK_MEGJ (Amennyiben a paraméter értéke IGEN, a program indulásakor feljön az indítási paraméterek beállítására szolgáló ablak.) GYEMSZI_ATTOLT_FUTTAT_GK_UZEM (GYEMSZI adatbázisába megtörtént-e a Gépjármű üzemeltetés modul adatainak az áttöltése.) JOGOSITVANY_LEJARAT_FIGYELMEZTET (A gépkocsivezető jogosítvány lejárat figyelése, a rendszer a paraméterben megadott napszámmal a lejárat előtt figyelmeztet. (0 érték esetén nincs figyelmezetés)) KLIMA_SZORZO_BEJELOL (A KLIMA_SZORZO_HASZNAL paraméterek használata esetében a klíma szorzó bejelölése) KLIMA_SZORZO_HASZNAL_IG (A klíma szorzó használatának -ig dátuma (HH.nn formátumban)) KLIMA_SZORZO_HASZNAL_TOL (A klíma szorzó használatának -tól dátuma (HH.nn formátumban)) KOTELEZO_FIGYELMEZTET (A kötelező biztosítás befizetések figyelése) KTH_NEV_MEGJELENIT (A költséghely lenyíló listadobozban a költséghely a nevével együtt jelenjen-e meg.) LIZING_FIGYELMEZTET (Lízing díj befizetések figyelése.) MOTOROLAJ_ELSZAMOLAS (A motorolaj is az elszámolás részét képzi-e.) OSSZ_FUVARLEVEL_ELSZ (Üzemanyag előleg elszámolásakor ne csak a gépkocsi vezetőhöz tartozó fuvarlevelekkel dolgozzon a rendszer.) SULY_ADO_FIGYELMEZTET (Súlyadó befizetések figyelése.) TELI_SZORZO_BEJELOL (A TELI_SZORZO_HASZNAL paraméterek használata esetében a téli üzemi szorzó bejelölése) TELI_SZORZO_HASZNAL_IG (A téli üzemi szorzó használatának -ig dátuma (HH.nn formátumban)) TELI_SZORZO_HASZNAL_TOL (A téli üzemi szorzó használatának -tól dátuma (HH.nn formátumban)) UTOLSO_FUVARLEVEL_SORSZAM (Új menetlevél rögzítésekor megjelenítse-e az utoljára felvitt fuvarlevél sorszámát?" értéke IGEN/NEM. Alapbeállítási érték: IGEN) UZEMANYAG_ELSZAMOLAS_SZAMLAVAL (Üzemanyag elszámoláskor választható hogy kalkuláció vagy üzemanyag-számla alapján történjen a kifizetés/visszafizetés) UZEMANYAGKARTYA_LEJARAT_FIGYELMEZTET (0 érték esetén nincs figyelmeztetés, 0-tól eltérő érték esetén pedig annyi nappal előtte figyelmeztet, ami a megadott értékben szerepel.) ZOLDKARTYA_LEJARAT_FIGYELMEZTET (A zöldkártya lejárat figyelése, a rendszer a paraméterben megadott napszámmal a lejárat előtt figyelmeztet. (0 érték esetén nincs figyelmezetés)) Ezen paraméterek, ha aktívak akkor figyelmeztetést küld a program. 55. ábra Paraméterek frissítése Amennyiben paramétermódosítás történt, a módosításnak megfelelő működéshez a paramétereket aktualizálni kell. Anélkül, hogy a programból kilépnénk ezen menüpont elindítása után aktualizálja a programra vonatkozó paramétereket. Ha ezt nem tennénk meg a program újraindításakor aktualizálódik az új paraméter beállítás. 38

39 Jelszó módosítása Ebben a funkcióban a felhasználó a saját jelszavát képes megváltoztatni. 52. ábra 52. ábra Jelszó módosítása Névjegy menüpont A program úgynevezett névjegypaneljét láthatjuk, ebben a legfontosabb információk láthatók a programról. Ezek közül is különösen fontos a verziószám és a dátum megjelenítése. Ennek oka az, hogy problémák esetén a felhasználóktól mindig azt kérjük, tájékoztassanak, hogy milyen verziószámú programot használnak. Ezzel nagy segítségünkre lehetnek az esetlegesen adódó problémák elhárításában! 53. ábra 53. ábra Névjegy 39

40 CompuTREND kapcsolat menüpont 54. ábra Computrend kapcsolat Ezzel a menüponttal a kapcsolattartást szeretnénk könnyedebbé tenni és szorosabbra fűzni a felhasználóinkkal. Amennyiben a felhasználó számítógépe rendelkezik internet hozzáféréssel, akkor könnyedén küldhet nekünk hibabejelentést, fejlesztési igényt, vagy pl. olvashat a weblapunkon a legújabb frissítésekről. 54. ábra A b l a k o k m e n ü p o n t L é p c s ő z e t e s e l r e n d e z é s F ü g g ő l e g e s e l r e n d e z é s V í z s z i n t e s e l r e n d e z é s F i g y e l m e z t e t é s e k Az itt látható képernyőn a programba beállított paraméterek alapján figyelmeztetést küld a felhasználónak a program, a különböző fizetési határidők elmaradásáról, vagy a hivatalos dokumentumok lejáratáról. 55. ábra 40

41 55. ábra Figyelmeztetések 41

42 Ábrajegyzék Á B R A J E G Y Z É K 1. ÁBRA BEJELENTKEZÉS ÁBRA SIKERTELEN BELÉPÉS ÁBRA FŐMENÜ ÁBRA TÖRZSEK MENÜPONT ÁBRA GÉPKOCSI TÖRZS ÁBRA GÉPKOCSI ALAPADATOK ÁBRA GÉPJÁRMŰ KARTON ÁBRA ÚJ GÉPKOCSI FELVITELE (TULAJDONVISZONY) ÁBRA ÚJ GÉPKOCSI FELVITELE (ZÖLDKÁRTYA) ÁBRA ÚJ GÉPKOCSI FELVITELE (BIZTOSÍTÁSOK) ÁBRA ÚJ GÉPKOCSI FELVITELE (GÉPKOCSIVEZETŐK) ÁBRA BENZIN ESZ 95 ÁRÁNAK MEGADÁSA (ÉRVÉNYESSÉGI IDŐ KEZDETÉVEL) ÁBRA BENZIN ESZ 98 ÁRÁNAK MEGADÁSA (ÉRVÉNYESSÉGI IDŐ KEZDETÉVEL) ÁBRA GÁZOLAJ ÁRÁNAK MEGADÁSA (ÉRVÉNYESSÉGI IDŐ KEZDETÉVEL) ÁBRA MOTOROLAJ ÁRÁNAK MEGADÁSA (ÉRVÉNYESSÉGI IDŐ KEZDETÉVEL) ÁBRA ÜZEMANYAGKÁRTYA ÁBRA MŰHELYEK ÁBRA SZEMÉLY TÖRZS ÁBRA ÚTVONALAK TÖRZS ÁBRA ELSZÁMOLÁS ÁBRA GÉPKOCSIHOZ TARTOZÓ FUVARLEVELEK ÁBRA GÉPKOCSIHOZ TARTOZÓ FUVARLEVELEK (RÉSZLETES ADATOK) ÁBRA FUVARLEVÉL TÉTELES ADATAINAK RÖGZÍTÉSE ÁBRA MAGÁN GÉPKOCSIELSZÁMOLÁS RÖGZÍTÉSE ÁBRA GÉPKOCSI RENDSZERES BEFIZETÉSE ÁBRA ÖSSZES RENDSZERES BEFIZETÉS ÁBRA PÉNZÜGYI ADATOK ÁBRA HIBAÜZENET ÁBRA ÜZEMANYAG ELŐLEG RÖGZÍTŐ ÉS NYILVÁNTARTÓ FELÜLET ÁBRA ÚJ IGÉNYLÉS ÁBRA ÚJ ELSZÁMOLÁS ÁBRA MINTA BIZONYLAT ÁBRA ESEMÉNYEK ÁBRA ESEMÉNYEK LISTÁJA ÁBRA SZERVIZEK RÖGZÍTÉSE ÁBRA GLOBÁLIS FUNKCIÓK ÁBRA ÉVVÁLTÁS ÁBRA ÜZEMANYAG ÉS KILOMÉTER ÖSSZESÍTŐ (1.1 LISTA) ÁBRA ÜZEMANYAG MEGTAKARÍTÁS (1.2 LISTA) ÁBRA KÖLTSÉGHELY FELOSZTÁS (1.3 LISTA) ÁBRA MAGÁNGÉPKOCSI ELSZÁMOLÁS (1.4 LISTA) ÁBRA GÉPJÁRMŰVEK FUTÁSI TELJESÍTMÉNYÉNEK LISTÁJA HAVI BONTÁSBAN (1.5 ÉVES LISTA) ÁBRA HAVI ÜZEMANYAG-MEGTAKARÍTÁS GÉPJÁRMŰVENKÉNT (1.6 LISTA) ÁBRA GÉPJÁRMŰVEK FUTÁSI TELJESÍTMÉNYE KÖLTSÉGHELYEK BONTÁSÁBAN (1.7 LISTA) ÁBRA UTOLSÓ SZERVIZELÉS ÓTA MEGTETT KILOMÉTER (1.8 LISTA) ÁBRA GÉPJÁRMŰVEK SZERVIZELÉSI KÖLTSÉGEI ÁBRA RENDSZER ÁBRA KILOMÉTERÓRA CSERE ÁBRA ALAPNORMA CSERE ÁBRA JELSZÓ MÓDOSÍTÁSA ÁBRA NÉVJEGY

43 Ábrajegyzék 54. ÁBRA COMPUTREND KAPCSOLAT ÁBRA FIGYELMEZTETÉSEK