Az elektronikus iratok levéltári átadása során alkalmazott iratátadási csomagra vonatkozó műszaki követelmények v 1.0

Átírás

1 Az elektronikus iratok levéltári átadása során alkalmazott iratátadási csomagra vonatkozó műszaki követelmények v 1.0 Budapest szeptember 18.

2 Tartalomjegyzék 1. Általános követelmények A SIP szerkezetére vonatkozó követelmények A header mappában elhelyezett metadata.xml fájlra vonatkozó előírások A content mappában elhelyezett fájlokra vonatkozó előírások A tanúsított iratkezelő szoftverekből történő iratátadás (1.típus) speciális követelményei A nem tanúsított iktatórendszerekből származó iratanyag átadására (2. típus) vonatkozó speciális követelmények Egyéb irategyüttesek iratszintű átadására (3. típus) vonatkozó speciális követelmények Egyéb iratanyag nem iratszintű átadására (4. típus) vonatkozó speciális követelmények A SIP csomag beküldésére vonatkozó előírások Melléklet: Releváns fogalmak

3 Jelen dokumentumban az elektronikus iratok levéltárba adásának követelményei kerülnek meghatározásra. E követelmények betartása biztosítja, hogy minden iratátadás megfelel mind a levéltár archiválási infrastruktúrájának, mind a maradandó értékű elektronikus iratanyag kezeléséhez kapcsolódó levéltári belső feldolgozási folyamatoknak. Jelen követelményrendszernek teljes értékű részétt képezik a HU_SIP_METS.XSD és a HU_SIP_EAD.XSD xml sablonok, amelyek a nemzetközi levéltári gyakorlatban használt METS és EAD adatstruktúra szabványok magyar levéltári igényekhez alakított szigorúbb formái. Jelen dokumentumban az iratátadás során alkalmazott xml adatsruktúrák egyes adatelemeinek számosságára vonatkozó előírásokat a következő konvenciókkal jelöljük: (nem kötelező, maximum 1 db érték szerepelhet) (pontosan 1 db elemet kötelező szerepeltetni) 0.. N (nem kötelező, tetszőleges számú érték szerepelhet) 1.. N (kötelező legalább 1 db értéket szerepeltetni, tetszőleges számú tobábbi érték szerepelhet) 1. Általános követelmények 1.1. A levéltár számára minden elektronikus iratot a Nyílt Archívum Információs Rendszerekre vonatkozó ISO 14721:2003 szabványban szereplő ún. Iratátadási Információs Csomagként (továbbiakban: SIPként) kell átadni A követelmények iratkezelő rendszerekből, különböző adatbázisok adataiból, fájlrendszerből, vagy elektronikus iratok összetartozó gyűjteményből való levéltári átadásra egyaránt vonatkoznak Valamennyi átadás az alábbi négy fő átadás típus egyikébe kell, hogy essen: 1. típus: Tanúsított iratkezelő rendszerből történő átadás 2. típus: Nem tanúsított iktatórendszerekből származó iratanyag átadása 3. típus: Egyéb iratanyag iratszintű átadása 4. típus: Egyéb iratanyag nem iratszintű átadása A SIP előállításának követelményei az archiválás előtti dokumentum eredetétől függően változhatnak. A következő ábra segít annak eldöntésében, hogy a specifikációnak melyik fejezete melyik átadás típus esetén releváns: 2

4 Az iratanyag tanúsított elektronikus iratkezelő rendszerrel volt kezelve? Nem Igen Az iratképző képes az iratanyagot az előírt, iratszinten strukturált formában átadni? Nem Igen Iktatás típusú nyilvántartással kezelték az iratanyagot? Az illetékes levéltár engedélyezi a szabványtól eltérő átadást? Nem Igen Nem Igen Tanúsított iratkezelő rendszerből történő átadás (1. típus) Nem tanúsított iktatórendszerekből származó iratanyag átadása (2. típus) Egyéb iratanyag iratszintű átadása (3. típus) Egyéb iratanyag nem iratszintű átadása (4. típus) 1. ábra 1.4. (Opcionális) Az Iratképzőknek ajánlott az új iratnyilvántartásban érintett informatikai rendszerek (adatbázisok, iratkezelő rendszerek stb.) létrehozása és bevezetése előtt a levéltárral a kapcsolatot felvenni. A levéltár az iratátadóknak támogatást nyújt abban, hogy az új rendszerek megfeleljenek az iratátadási eljárás követelményeinek (Opcionális) Olyan alkalmazások szolgáltatásfejlesztői és szoftverfejlesztői, amelyeket a közfeladatot ellátó intézményekben elektronikus iratok, vagy a levéltári törvény 3. c) pontja szerint iratnak minősülő egyéb elektronikus adatelemek létrehozására és nyilvántartására használnak, az adatátadási interfészek előállítása során jelen követelményeket figyelembe kell, hogy vegyék. Kérdésekkel és pontosításokért közvetlenül az illetékes levéltárhoz fordulhatnak A levéltári átadás előkészítését a Levéltári átadási megállapodás biztosítja. Ennek során a levéltár a jelen műszaki követelményekkel összhangban megválaszolja az iratátadási eljárásra vonatkozó, illetve az elektronikus iratátadások tartalmi és technikai előkészítésére vonatkozó archiválás előtt felmerülő további kérdéseket Egy Levéltári átadási megállapodás szerinti beküldés egy vagy több Beküldési szakaszból állhat, amelynek mindegyike egy SIP beküldését jelenti. Ez egyszerűsíti az átadást és mind az átadó, mind a levéltár számára megkönnyíti annak lebonyolítását A levéltári átadási megállapodásban megjelölt, maradandó értékű elektronikus iratokat technikailag és tartalmilag a jelen műszaki követelményekben leírtaknak megfelelően kell előkészíteni, és egy vagy több helyesen létrehozott SIP-ben kell átadni. Ha ez nem így történik, a dokumentumokat a levéltár nem veszi át. Javításra, illetve a követelményeknek megfelelő új SIP létrehozására visszaküldi az Iratátadónak. 2. A SIP szerkezetére vonatkozó követelmények 2.1. Az OAIS modellt alapul véve, a levéltár specifikációja szerinti SIP két különálló részből áll, amelyeket mindig együtt kell átadni. Az első rész a Fejléc. Ez a rész XML formátumban tartalmaz minden 3

5 szükséges metaadatot (a csomagra és az elsődleges adatokra vonatkozó leíró információt). A második rész a Tartalom. Ez tartalmazza az összes elsődleges adatot, vagyis az iratokat alkotó elektronikus fájlokat. (Lásd 3. ábra). 2. ábra 2.2. Minden információs csomag azonos szerkezet szerint épül fel. Az átadás típusától (iratkezelő alkalmazás vagy egyéb rendszer) függetlenül ugyanaz a szerkezete. Ez a szerkezet egy fájlstruktúrán alapul, amely felépítésére és elnevezési konvenciójára nézve az egyes mappák és fájlok előírásai érvényesek A SIP minden esetben egy ZIP64 szabványnak megfelelő tömörítetlen állomány, amelynek elnevezése a SIP szóval kezdődik, amelyet meghatározott azonosító információ követ. A legfelső mappa elnevezése mindig a következő példa szerint épül fel: [Átadás időpontja]: az átadási időpont felépítése: ÉÉÉÉHHNN [Átadó neve]: az iratátadó megnevezése a hivatalos rövidítéssel megadva. (például MEH, KIM, KSH). Ha nincs hivatalos rövidítés, akkor egy rövid, az iratátadót kifejező megjelölést kell választani. [Sorszám]: Az adott eljárásban a beküldési szakasz sorszáma. felépítése: 000 Az elnevezés egyes elemeit aláhúzás jellel kell egymástól elhatárolni: Pl. SIP_ _KSH_001.zip 2.4. Az átadás során létrehozott SIP állománnyal egyidejűleg kell létrehozni a SIP checksum adatait tartalmazó fájlt. A checksum fájl aláírásával lényegében az átadás/átvétel dokumentáció szerinti lezajlásának elismerése történhet meg. Ez lehetőséget ad arra, hogy egyfelől az átadott/átvett fájlok darabszámát és méretét másfelől az átadott állomány azonosságát ellenőrizzük. A.txt kiterjesztésű checksum fájl tartalma mindössze hat sor, az alábbiak szerint: metadata.xml: MD5: EE2E1131A1B1AC10FA9F2F70FA29E7DC SHA1: 87AD7942EF6C28C7E2F43AB950C B167 SIP_LU_ _001.zip: MD5: 2EB5E9BDC06E388EC6785D5FFDDFBDE4 SHA1: E10265A9E EBE0D083972CF2C1D4DA4 4

6 Ez a hat sor egyértelműen azonosítja az átadott állományt, és akár papíron is alkalmas az átvétel bizonylatolására, szükségtelenné téve az átadónak az átadott állomány eltárolását. A checksum fájl segítségével az átadott SIP és a metadata.xml fájl méretadatát tudjuk ellenőrizni. A SIP-be becsomagolt fájlok méretének, megnyithatóságának, formátum-megfelelőségének ellenőrzéséhez ennél több időre van szükség. Ez a levéltári átvétel során az Ellenőrzés lépésben történik. A checksum fájl elnevezése a SIP elnevezésével azonos módon épül fel. Pl. SIP_ _KSH_001.txt 2.5. A zip állomány mindig pontosan két mappát tartalmaz. Ezeknek a neve header content További mappákat vagy fájlokat a legfelső szinten elhelyezni nem megengedett 2.6. A header mappa egy és csakis egy fájlt tartalmazhat, amelynek előre definiált neve metadata.xml. További fájlok a metaadat mappában nem megengedettek A content mappa a SIP digitális objektumait tartalmazza A content mappa legalább két mappát tartalmaz. A content/documentation mappa tartalmazza az átadáshoz, az adatok értelmezéséhez szükséges dokumentációt (pl. adatszótárak, az átadott állományok eredeti adatbázis formátuma, eredeti adatszerkezetének leírása, az átadáskor megvalósuló transzformációk stb.. A content/data mappa tartalmazza az elsődleges iratokat. Ez azt jelenti, hogy a mappa az összes olyan fájlt tartalmazza, amelyekből a SIP-ben lévő tartalmi információ összeáll. A data mappa további mappákra tagolódhat A csomag méretére, a mappák és fájlok darabszámára, a mappák és fájlok neveinek hosszára, a nevekben használható karakterekre illetve az elérési utak hosszára vonatkozóan csak az iratképzőnél és az illetékes levéltárban használta fájlrendszerek és a ZIP64 formátum belső korlátait kell figyelembe venni. 3. A header mappában elhelyezett metadata.xml fájlra vonatkozó előírások 3.1. A metadata.xml állomány egy HU_SIP_METS.xsd definíció szerinti állomány A metadata.xml-en belül megengedett több adatcsere-sémát használni. A METS lehetővé teszi, hogy a szabályos METS dokumentum más sémákat is tartalmazzon A metaadatok beágyazva, a HU_SIP_EAD.xsd defincíciónak megfelelő EAD xml állományokban helyezkednek el a METS dokumentumban az <mdwrap> elemekben Az alábbi táblázat bemutatja, hogy milyen adatelemeket kell felvenni magának a SIP-nek a leírására. Ezt az elemkészletet az alkalmazás szabályainak megfelelően valamennyi metadata.xml-nek tartalmaznia kell a gyökér és a METS Header szekciójában. Azonosító Név Leírás Számosság METS.XML A csomag azonosítója, amely egyedileg képes azonosítani magát a csomagot. (Azonos lehet a SIP csomag egyedi elnevezésével) <mets: OBJID> 5

7 Leírás OAIS csomag típus Létrehozási idő Státusz Átadás típusa Átadás típusát leíró dokumentum Név Leírás Számosság METS.XML Átadási megállapodás Korábbi átadási megállapodás Beküldés Beküldési sorszám Levéltári anyag törzsszáma Levéltári anyag megelőző törzsszáma Rövid szöveg, ami leírja a csomag tartalmát Meghatározza az OAIS modellen belül az adott csomag szerepét. Itt mindig: SIP A csomag létrehozásának dátuma és ideje Ezzel a metaadattal kell meghatározni a csomag státuszát: NEW ; (Új csomag); REPLACEMENT (Helyettesítő csomag) ismételt átadás esetén; TEST teszt jellegű adatok beküldése esetén. A csomag átadási típusa: Tanúsított iktatás ; Strukturált iktatás ; Strukturált iratnyilvántartás ; Struktúrálatlan. A csomag átadási típusát részletesen meghatározó dokumentum címe és elérhetősége. Az iratátadó és a levéltár között kötött iratátadási megállapodás iktatószáma és dátuma. A két adatot pontosvesszővel kell elválasztani. A SIP tartalmára vonatkozó korábbi átadási megállapodás iktatószáma és dátuma, amely pl. két levéltár közötti átadás esetén nyújt információt az iratképzőtől való átvétel körülményeire vonatkozóan. A Beküldési szakasz megnevezése, azonosítója A SIP sorszáma a beküldési szakaszon belül A SIP-ben lévő levéltári anyaghoz kapcsolódó, már a levéltár őrizetében lévő anyag törzsszáma A SIP-ben lévő levéltári anyag korábbi törzsszáma két levéltár közötti átadás esetén nyújt információt az iratképzőtől való átvétel körülményeire vonatkozóan <mets: LABEL> <mets: type> <metshdr: CREATEDATE> <metshdr: RECORDSTATUS> <altrecordid: type="deliverytype"> <altrecordid type= DELIVERYSPECIFICATI ON > <altrecordid type="submissionagreem ENT"> 0.. N <AltrecordID: TYPE = "PREVIOUSSUBMISSIONAGR EEMENT"> <altrecordid type="datasubmissionses SION"> <altrecordid type="packagenumber"> <AltrecordID: TYPE = "REFERENCE CODE"> 0.. N <AltrecordID: TYPE = "PREVIOUS REFERENCE CODE"> 6

8 Bizalmasság Selejtezhetőség Iratképző neve Név Leírás Számosság METS.XML Iratképző azonosítója Iratnyilvántartó rendszer neve Iratnyilvántartó rendszer verziója Iratátadó szerv neve Iratátadó szerv azonosítója Közreműködő neve Közreműködő azonosítója Átadó rendszer neve A csomag tartalmának esetleges biztonsági minősítése (Titkos/Bizalmas/stb.) Ez az adat lehetővé teszi, hogy a SIP szintjén meghatározzuk az átadott állomány selejtezhetőségét, amire pl. TESZT típusú átvétel során lehet szükség. (Selejtezhető, Nem selejtezhető) A szervezet pontos neve, ahol a csomagban szereplő iratok eredetileg keletkeztek. A szervezet egyedi azonosítója, ahol a csomagban szereplő iratok eredetileg keletkeztek. Annak az iratnyilvántartó vagy más informatikai rendszernek a neve, amelyből a csomagban szereplő adatok (iratok) származnak Annak az iratnyilvántartó vagy más informatikai rendszernek a verziószáma, amelyből a csomagban szereplő adatok (iratok) származnak Az átadási csomagot készítő szervezet neve (alapértelmezetten azonos az iratképzővel). Az iratátadó sok esetben azonos az iratképzővel, más esetben iratőrzőként jár el. Az átadási csomagot készítő szervezet egyedi azonosítója (alapértelmezetten azonos az iratképzővel) A csomag készítésében közreműködő neve. A legtöbb esetben az iratátadó maga állítja össze a csomagot, de nem ritka, hogy erre külön szakértőt vagy céget bíz meg. A csomag készítésében közreműködő egyedi azonosítója Annak az informatikai rendszernek a neve, amely a csomagot generálta <AltrecordID type = "ACCESSRESTRICT"> <AltrecordID type = Appraisal"> <Agent: ROLE = "ARCHIVIST" TYPE= "ORGANIZATION"> <name> <Agent: ROLE = "ARCHIVIST" TYPE= "ORGANIZATION"> <note> <agent: ROLE="ARCHIVIST" TYPE="OTHER" OTHERTYPE= "SOFTWARE"> <name> <agent: ROLE="ARCHIVIST" TYPE="OTHER" OTHERTYPE="SOFTWARE"> <note> <Agent: ROLE = "CREATOR" TYPE = "ORGANIZATION"> <name> <Agent: ROLE = "CREATOR" TYPE = "ORGANIZATION"> <note> 0.. N <Agent: ROLE = "EDITOR" TYPE = "ORGANIZATION"> <name> 0.. N <Agent: ROLE = "EDITOR" TYPE = "ORGANIZATION"> <note> <agent: ROLE="CREATOR" TYPE="OTHER" OTHERTYPE= "SOFTWARE"> <name> Átadó rendszer Annak az iratnyilvántartó vagy <agent: ROLE="CREATOR" 7

9 verziója Név Leírás Számosság METS.XML más informatikai rendszernek a verziószáma, amelyből a csomagban szereplő adatok (iratok) származnak TYPE="OTHER" OTHERTYPE= "SOFTWARE"> <note> Kapcsolattartó neve Kapcsolattartási adatok Illetékes levéltár neve Illetékes levéltár azonosítója A beadó szervezet részéről az átadásért felelős személy neve. A beadó szervezet részéről az átadásért felelős személy egyedi azonosítója. (Pl.: címe) A levéltári szervezet neve, amely a SIP befogadását végzi. A levéltári szervezet egyedi azonosítója, amely a SIP befogadását végzi. 0.. N <Agent ROLE = "CREATOR" TYPE = "INDIVIDUAL"> <name> 0.. N <Agent ROLE = "CREATOR" TYPE = "INDIVIDUAL"> <note> <Agent ROLE = "PRESERVATION" TYPE = "ORGANIZATION"> <name> <Agent ROLE = "PRESERVATION" TYPE = "ORGANIZATION"> <note> 3.1. Az alábbi táblázat bemutatja, hogy milyen adatelemeket kell felvenni a beágyazott leíró xml-ekhez: Név Leírás Számosság METS.XML Azonosító XML ID <mdwrap: ID> Megnevezés Metaadat formátum Egyéb metaadat formátum Címke az adott metaadat tartalom dokumentumon belüli azonosításához. A társított metaadat formátuma: EAD TEXTMD NISOIMG OTHER Amennyiben szerzői jogi információkat akarunk megadni, akkor az MDTYPE értéke OTHER lesz, és itt kell meghatárzni a pontos típust: METSRIGHTS <mdwrap: LABEL> <mdwrap: MDTYPE> <mdwrap: OTHERMDTYPE> Metaadat verzió Metaadat modell verzió <mdwrap: MDTYPEVERSION> 3.2. A metadata.xml-ben a dmdsec szekció tartalmazza a levéltári átadási csomagban átadásra kerülő iratanyag teljeskörű leíró metaadatait, illetve a kísérő dokumentációhoz tartozó fájlok minimális leírásait A metadata.xml-ben a leíró metaadatok (dmdsec) szakaszban az egyes tartalmi irategységek és iratelemek leírására mindig az EAD formátumot kell használni. A csomag dokumentációs elemeihez ( content\documentation mappában található fájlok) tetszőleges, a METS szabványnak megfelelő leírási formátum használata megengedett. 8

10 3.4. Az alábbi táblázat bemutatja, hogy milyen adatelemeket kell felvenni a metadata.xml dmdsec szekciójában: Név Leírás Számosság METS.XML Azonosító XML ID <dmdsec: ID> Csoport azonosító Létrehozási idő Státusz Egy csoporthoz tartozó több metaadat szekció fogható össze vele. Felhasználható, ha megváltozott adattartalmakat is letároljuk ugyanazoknál az objektumoknál (változáskövetés.) A metaadat létrehozásának dátuma és ideje. A metaadat státusza (pl., superceded - elavult, current - aktuális, etc.) <dmdsec: GROUPID> <dmdsec: CREATED> <dmdsec: STATUS> 3.5. Az amdsec szekció a levéltári átadási csomagban található összes tételről tartalmazhat adminisztratív metaadatokat: struktúráról, adat file-okról, a leíró metaadat szekcióról és az adminisztratív metaadat szekcióról magáról is. A SIP csomagban kétféle elemet használunk: <techmd> (technikai metaadatok), <rightsmd> (szerzői és szomszédos jogok metaadatok). A METS formátum ismeri még a <sourcemd> (analóg/digitális forrás metaadatok), és <digiprovmd> (digitális lelőhely metaadatai) elemeketis, de ezeket a SIP csomagban nem használjuk, mivel a forrás metaadatok és lelőhely metaadatok elkülönített rögzítése nem szükséges a releváns információk a technikai metaadatok között elhelyezhetőek A metadata.xml-ben a technikai metaadatoknak (techmd) és a szerzői és szomszédos jogi metaadatoknak (rightsmd) három formája megengedett: Képfájlok esetén a speciális képi, és képfeldolgozási információk rögzíthetőek a MIX (NISO Metadata for Images in XML) leíró formátummal. Szöveges fájlok esetében egy sor fontos kiegészítő adat adható át a textmd (Technical Metadata for Text ) xml sablon használatával. A specifikus szerzői jogi információk is rögzíthetőek a METSRights Extension Schema) segítségével. (RightsDeclarationMD 3.7. Az alábbi táblázat bemutatja, hogy milyen adatelemeket kell felvenni a metadata.xml amdsec szekciójának techmd elemében: Név Leírás Számosság METS.XML Azonosító XML ID <techmd: ID> Csoport azonosító Adminisztratív azonosító Egy csoporthoz tartozó több metaadat szekció fogható össze vele. Felhasználható, ha megváltozott adattartalmakat is letároljuk ugyanazoknál az objektumoknál (változáskövetés.) XML ID adminisztratív metadatokhoz, amelyek az aktuális leíró vagy adminisztratív <techmd: GROUPID> <techmd: ADMID> 9

11 Létrehozási idő Státusz Név Leírás Számosság METS.XML metadatokat használják. Hivatkozás a <amdsec> ID attribútumára. A metaadat létrehozásának dátuma és ideje. A metaadat státusza (pl., superceded - elavult, current - aktuális, etc.) <techmd: CREATED> <techmd: STATUS> 3.8. Az alábbi táblázat bemutatja, hogy milyen adatelemeket kell felvenni a metadata.xml amdsec szekciójának rightsmd elemében: Név Leírás Számosság METS.XML Azonosító XML ID <rightsmd: ID> Csoport azonosító Adminisztratív azonosító Létrehozási idő Státusz Egy csoporthoz tartozó több metaadat szekció fogható össze vele. Felhasználható, ha megváltozott adattartalmakat is letároljuk ugyanazoknál az objektumoknál (változáskövetés.) XML ID adminisztratív metadatokhoz, amelyek az aktuális leíró vagy adminisztratív metadatokat használják. Hivatkozás a <amdsec> ID attribútumára. A metaadat létrehozásának dátuma és ideje. A metaadat státusza (pl., superceded - elavult, current - aktuális, etc.) <rightsmd: GROUPID> <rightsmd: ADMID> <rightsmd: CREATED> <rightsmd: STATUS> 3.9. A metadata.xml állományban további kiegészítő adminisztratív sémák használata a Levéltári átadási megállapodásban rögzítettek szerint történhet A metadata.xml filesec szekció az átadási csomag tartalmát hordozó fájlokra vonatkozó információkat tartalmazza. (Leltár és fizikai lehelyezkedés a SIP csomag content mappájában.) A fájl szintű leírás fontos eleme a fájl-csoport, amely lehetővé teszi az egyedi fájlok tetszőleges logikai csoportosítását a metaadat-hozzárendelésekhez. (<filegrp> elem). A fájlcsoportokhoz a következő metaadatok rögzíthetők: Név Leírás Számosság METS.XML Azonosító XML ID <filegrp: ID> Adminisztratív azonosító XML ID adminisztratív metadatokhoz, amelyek az aktuális leíró vagy adminisztratív metadatokat használják. Hivatkozás a <amdsec> ID < filegrp: ADMID> 10

12 Használat Név Leírás Számosság METS.XML attribútumára. A csoportban található file-ok felhasználási területe (pl. master, referencia, nézőkép) < filegrp: USE> A filesec szekcióban a <file> elem a digitális fájlra vonatkozó alapadatokat és hivatkozásokat tartalmazza. A SIP csomag content és documentation mappájában elhelyezett állományokra vonatkozóan a következő metaadatokat kell rögzíteni: Név Leírás Számosság METS.XML Azonosító XML ID <file: ID> MIME típus Sorozatszám IANA MIME típus, amivel társítva lett a fájl. (ld. IANA internetes oldala.) Ha a fájl egy csoport tagja, akkor a csoportban a sorozatszámot tartalmazza <file: MIMETYPE> <file: SEQ> Méret File mérete byte-ban <file: SIZE> Létrehozás dátuma Ellenőrző összeg Ellenőrző összeg típusa Adminisztratív azonosító Leíró azonosító Adminisztratív azonosító Használat A metaadat létrehozásának dátuma és ideje. A fájl érintetlenségét igazoló checksum értéke. Checksum algoritmus HAVAL, MD5, SHA-1, SHA-256, SHA-384, SHA-512, TIGER, WHIRLPOOL Kapcsolat a <admsec> idevonatkozó metaadataihoz. Hivatkozás a <techmd>, <sourcemd>, és/vagy <rightsmd> elemek ID attribútumára. Ha egynél több metaadatot kell összekapcsolni, akkor azok azonosítóit szóközzel elválasztva egymás után kell rögzíteni. Kapcsolat a <dmdsec> idevonatkozó metaadataihoz. Hivatkozás az <dmdsec> ID attribútumára. Annak a csoportnak az azonosítója, amelyikhez a fájl tartozik. A fájl használata (pl., master, használati példány, nézőkép) <file: CREATED> <file: CHECKSUM> <file: CHECKSUMTYPE> <file: ADMID> <file: DMDID> <file: GROUPID> < file: USE> A filesec szekcióban a <FLocat> elem az adott állománynak a SIP csomag content/data és content/documentation mappájában való pontos helyét rögzíti Xlink szintaktikával. (A helyre mutató 11

13 bejegyzésnek mindenképpen xlink:href alakúnak kell lennie.) Az elérési út megadásakor mindig a content mappát kell a fájlhierarchia kiinduló ( gyökér ) elemének tekinteni. A SIP csomag content mappájában elhelyezett állományok elhelyezkedésével kapcsolatban a következő metaadatok rögzíthetőek: Név Leírás Számosság METS.XML Azonosító XML ID <FLocat: ID> Használat Hely típus A hivatkozott fájl használatára vonatkozó információ. A helyre vonatkozó információ. Levéltári átadáshoz használt METS dokumentumokban mindig URL <FLocat: USE> <FLocat: LOCTYPE > A metadata.xml-ben a strukturált térkép <structmap> szekció a METS dokumentum lelke, amely a forrás irategyüttes hierarchikus elrendezését rögzíti. A csomagban három különböző hierarchiát lehet elhelyezni: AGGREGATION (a nyilvántartott iratok fizikai elrendezése: iktatókönyvek/ügyiratok, irategyüttesek, iratok hierarchiája); CLASSIFICATION (a nyilvántartott iratok logikai elrendezése: az irattári terv vagy besorolási séma hierarchiája); DOCUMENTATION (a csomag adattartalmától független, kiegészítő dokumentumok) A strukturált térkép hierarchiája egymásba ágyazott divízió <div> elemekből épül fel. Minden egyes szint ezzel kezdődik, az attribútumok értéke határozza meg nevezetesen a TYPE - a struktúrában a helyét (pl. mint a könyvekben a fejezetek, alfejezetek). Minden <div> kapcsolódhat (az <fptr> elemeken keresztül) egy vagy több file-hoz, amely az adott iratelem tényleges tartalmát tartalmazza. A divízió elemhez a következő metaadatok rögzíthetőek: Név Leírás Számosság METS.XML Azonosító XML ID <div: ID> Sorrend Névsorrend Címke A <div> sorrendjét határozza meg, egy sorozaton belül egy numerikus értékkel <div: ORDER> A <div> sorrendjét határozza <div: ORDERLABEL> meg egy sorozaton belül egy karaktersorozattal: nem numerikus alapú számozásnál használható helyettesíthető a LABEL attribútummal. A <div> tartalmának azonosítását szolgáló cimke. (pl. könyvcím, fejezetcímek) <div: LABEL> Leíró azonosító Kapcsolat a <dmdsec> <div: DMDID> idevonatkozó metaadataihoz. Hivatkozás a megfelelő <dmdsec> ID attribútumára. Adminisztratív azonosító Kapcsolat az <amdsec> <div: ADMID> idevonatkozó metaadataihoz. Hivatkozás a <techmd>, <sourcemd>, és/vagy <rightsmd> elemek ID attribútumára. 12

14 Típus Név Leírás Számosság METS.XML Ha egynél több metaadatot kell összekapcsolni, akkor azok azonosítóit szóközzel elválasztva kell rögzíteni. A <div> típusát határozza meg. A <div type> SIP csomagban, AGGREGATION és CLASSIFICATION hierarchiák esetén mindig az adott hierarchia szinthez tartozó EAD leírás <archdesc level> metaadatával azonos. DOCUMENTATION hierarchia esetén értéke mindig documentation A divízió elemen belül a fájlhivatkozást az fájl mutató (fptr) elemek tartalmazzák. Minden <fptr> elemben egyetlen metaadat rögzíthető: Fájl azonosító Név Leírás Számosság METS.XML Kapcsolat a megfelelő fájlhoz. Hivatkozás a <filesec> szekció egy <file> elemének ID attribútumára. 4. A content mappában elhelyezett fájlokra vonatkozó előírások <fptr: FILEID> 4.1. A content/data mappában vannak a levéltári átadás elsődleges adatai. Elsődleges adatnak tekinthető mindazon digitális dokumentum, melyeket az iratképzők (iratkezelő rendszerek, vállalatirányítási rendszerek vagy más adatbázis-alkalmazások) hoznak létre. Különböző típusai léteznek, így például szövegfájlok, képek, adatbázisok, prezentációk, stb. Az elsődleges adatok lehetnek elektronikusan keletkezett (born digital) dokumentumok illetve utólag digitalizált dokumentumok. Ebben az értelemben minden felmerülő dokumentumot elsődleges adatnak nevezünk. A content/documentation mappában vannak elhelyezve azok a dokumentumok, amelyek az eredeti állományok keletkezésére, használatára az esetleges konverziókra vonatkozóan az iratképzőnél vagy az átadás során keletkeztek Az iratátadók felelősek az archiválásra alkalmas dokumentumok archiválható formátumba történő konvertálásáért. Az elsődleges adatok (iratanyag) konvertálása minden esetben a dokumentumoknak a SIP-be integrálása előtt kell, hogy megtörténjen A fájlok kiterjesztései a konvencióknak megfelelően, a mindenkori fájlformátumoknak kell, hogy megfeleljenek A SIP-ben lévő fájlokat nem szabad titkosítani A SIP-ben lévő fájlokat nem szabad jelszóval védeni (Opcionális) Előnyös, ha a dokumentumot már eleve a levéltári formátumnak megfelelően hozzák létre, vagy minél előbb a levéltári formátumba konvertálják. Az iratkezelő rendszerben a konvertálást legkésőbb az ügyirat lezárásakor kell megtenni. 13

15 4.7. Karakterszintű megjelenítésre vonatkozó szövegszerű adatmegjelenítési formátumok közül a következők elfogadhatóak a levéltárak számára: Ajánlott formátum: Egyszerű szövegformátum TXT kiterjesztéssel. Karakterszinten túli jellemzőket nem használó, a fenti karakterformátumot alkalmazó állomány, a következő sorlezárás jelzések egyikével: együttes kocsivissza-soremelés, önálló soremelés vagy önálló kocsivissza (együttesen: egyszerű szöveg formátum) ISO 10646:2003 (Unicode v.4.0) Befogadható formátum: Egyszerű szövegformátum TXT kiterjesztéssel. Karakterszinten túli jellemzőket nem használó, a fenti karakterformátumot alkalmazó állomány, a következő sorlezárás jelzések egyikével: együttes kocsivissza-soremelés, önálló soremelés vagy önálló kocsivissza (együttesen: egyszerű szöveg formátum) ISO :1999 (Latin-2), a magyar referenciakészletre vonatkozóan az MSZ :1992 ASCII és ASCII/PC kód szerinti eltéréssel is 4.8. Karakterszinten túli jellemzőket meghatározó szövegszerű adatmegjelenítési formátumok közül a következők elfogadhatóak a levéltárak számára: Ajánlott formátumok: MSZ ISO/IEC 26300:2009 Open Document Format 1.0 MSZ ISO/IEC :2009, MSZ ISO/IEC :2009, MSZ ISO/IEC :2009, MSZ ISO/IEC :2009 Office Open XML (OOXML) Befogadható formátumok Word Binary File Format és későbbi változatok Excel Binary File Format és későbbi változatok Rich Text Format 1.0 és későbbi változatok 4.9. Képi elemek megjelenítésére is alkalmas szövegszerű adatmegjelenítési formátumok közül a következők elfogadhatóak a levéltárak számára: Ajánlott formátum ISO :2005 Portable Document Format 1.4 PDF/A 1a Befogadható formátumok Portable Document Format 1.4 és későbbi változatok (a fájlnak a felhasznált betűkészleteket beágyazva kell tartalmaznia; a fájl feldolgozhatósága (nyomtatás, kereshetőség, másolás) nem korlátozható) Képi adatmegjelenítési formátumok közül a következők elfogadhatóak a levéltárak számára: Ajánlott formátumok ISO 12639:2004. TIFF 4.0, 6.0 Befogadható formátumok ISO/IEC :2004. JPEG 2000 ISO/IEC JPEG Hangállományok adatmegjelenítési formátumai közül a következők elfogadhatóak a levéltárak számára: Ajánlott formátumok Waveform Audio Format (WAVE) Free Lossless Audio Codec Format (FLAC) Befogadható formátumok Audio Video Interleave (AVI) ISO/IEC MPEG 1 Audio layer 3 (MP3) Mozgóképi adatmegjelenítési formátumok közül a következők elfogadhatóak a levéltárak számára: Ajánlott formátumok ISO/IEC MPEG-2. ISO/IEC MPEG-4 14

16 Befogadható formátumok Audio Video Interleaved File Format (AVI) Strukturált adatformátumok közül a következő elfogadható a levéltárak számára: Ajánlott formátum Software Independent Archiving of Relational Databases (SIARD) 5. A tanúsított iratkezelő szoftverekből történő iratátadás (1.típus) speciális követelményei 5.1. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 14. (1) bekezdése szerinti iktatási nyilvántartásra vonatkozóan a jelen fejezet szerinti speciális követelményeket kell alkalmazni, amennyiben az iratképző tanúsított iratkezelő rendszerrel kezelte az átadandó iratanyagot A tanúsított iratkezelő rendszereknek képesnek kell lenniük az e dokumentumban meghatározott speciális struktúrában exportálni, illetve az elektronikus levéltári rendszer felé közvetlenül átadni a teljes iratnyilvántartás adatait. A tanúsított iratkezelő rendszerek adattartalmát a DLM Forum Foundation által elfogadott, az Európai Unióban iratkezelési ajánlásként működő MoReq2010 specifikációnak 1 megfelelő, az annak részeként publikálts XML sablonoknak 2 megfelelő export formátumban kell előállítani A Korm. rendelet a 39. -ban részletesen előírja a rögzítendő adatok körét, amelyet a a 24/2006. (IV. 29.) BM IHM NKÖM együttes rendelet előírásai az iratkezelő szoftverek tekintetében kiegészítenek Az iratátadás során az iratokat megfelelő strukturális rendezettséggel, metaadatokkal ellátva kell átadni: Az információknak iratszintű bontásban kell elkülönítve lenniük, úgy, hogy minden nyilvántartott irat egy vagy több fájl formájában kerül rögzítésre (nem elfogadható, ha egy fizikai fájlban elkülöníthetetlenül keveredik több irat tartalma). Az iratokat elsődlegesen iktatókönyvekbe rendezve kell átadni. Főszám/alszám iktatószám alkalmazása esetén az iktatókönyvön belül az iratokat elsődlegesen ügyiratokba rendezve kell átadni. A főszámos iktatási egység adja az ügyirat irathierarchia-szintet, az alszámos iktatási egységeket pedig az ügyirat egyes nyilvántartott iratai képezik. Az ügyirat (főszám/alszám) alapú iktatókönyvekben lehetőség van az ügyirat alatti iratcsoportosítások létrehozására is. Az ügyiraton belüli iratcsoportosítás elsősorban ügyiratdarabokat jelent, amelyek mindig időbeli szakaszokra osztja az ügyiratot. Emellet bizonyos esetekben alkalmazható az ügyiratkötet csoportosítás is, ami pedig tartalmai részekre (például: kimenő és bemenő levelek, előterjesztések, határozatok, stb.) osztja az ügyiratot. Amennyiben egy ügyiraton belül mindkét felosztásra szükség van, akkor mindig az ügyiratdarab jelenti a felső szintet, vagyis az ügyiratdarabok bonthatóak tovább ügyiratkötetekre. Az egyes nyilvántartott 1 MoReq2010: Modular Requirements for Records Systems 2010 Version Ez egy meglehetősen kötött, és elsősorban a kimenő és bejövő levelek kezelésére kialakított rendszert határoz meg, de ez a kötöttségekekn keresztül rendkívül következetes iratkezelési rendet valósít meg, ezért a MoReq 2010 export formátum kezelésére képes szoftverek probléma nélkül, a megfelelő struktúrában és adattartalommal képesek előállítani a megfelelő SIP-hez szükséges tartalom-információt. Ehhez az szükséges, hogy a MoReq 2010 szabványos export xml-ben az iktatási hierarchia egyes szintjeihez hozzá legyenek rendelve a specifikus, kiegészítő kontextus metaadatok. 15

17 iratok iktatószáma (alszáma) mindig az ügyirathoz kapcsolódik, függetlenül az esetleg alkalmazott ügyiratdarab, esetleg ügyiratkötet csoportosításoktól. A főszám/alszám nélküli, sorszámos iktatószám alkalmazása esetén az iratokat közvetlenül az iktatókönyvekbe kell elhelyezni. Mind az iratokhoz, mind az iktatókönyvekhez, ügyiratokhoz, ügyiratdarabokhoz (esetleg ügyiratkötetekhez) egyértelműen hozzá kell rendelni a rájuk vonatkozó metaadatokat. A tényleges tartalmat hordozó fizikai fájlokat mindig az egyedi nyilvántartott iratok szintjéhez kell kapcsolni Ennél a csomagtípusnál mindig kötelező használni egy hierarchikus kategóriarendszert, az irattári tervet, amelynek tartalmaznia kell az iratanyag megőrzésére vonatkozó szabályrendszer leírását is. Az irattári tervre vonatkozó szabályok: Az irattári terv egyes tételeihez kell meghatározni a kötelező megőrzési időt, illetve az iratok megőrzésévelel kapcsolatos egyéb előírásokat. (Megőrzési leírás.) Főszám/alszámos iktatás esetén az ügyirathoz (főszámhoz) kell rendelni az irattári tételt, amelynek megőrzési előírásai alapértelmezetten az ügyirat valamennyi nyilvántartott iratára (alszámára) egységesen érvényesek. Sorszámos iktatás esetén az irattári tételt közvetlenül az egyedi nyilvántartott irathoz kell rendelni. Az ügyiratokhoz, vagy egyedi nyilvántartott iratokhoz csak olyan irattári tételt szabad hozzárendelni, amelynek már nincsenek rész irattári tételei. Kivételes esetben az ügyiratokhoz (főszám/alszámos iktatás) illetve a nyilvántartott iratokhoz (sorszámos iktatás) lehetőség van egyedi megőrzési előírást is megadni, amely felülírja a hozzárendelt irattári tételben meghatározott megőrzési előírásokat A SIP szerkezetére vonatkozó speciális előírások: Tanúsított iktatási nyilvántartásból való átadásnál a metadata.xml fájl amdsec-ben nem szükséges adminisztratív metaadatokat rögzíteni, a dmdsec és filesec szekció csak a moreq2010_export.xml leírását tartalmazza, a structmap szekcióban csak az egyetlen dmdsec és filesec elem összekapcsolása szerepel. A tartalom mappa egyetlen moreq2010_export.xml állományt tartalmaz, amelyben a MoReq szabványnak megfelelően megtalálhatóak az iktatási hierarchia minden eleméhez tartozó digitális tartalmak, illetve leíró metaadatok. 16

18 3. ábra A dmdsec szekcióban található beágyazott leíró EAD xml a moreq2010_export.xml fájlra, mint az elsődleges adatokat hordozó állományra vonatkozóan rögzíti a következő metaadatokat: Jelzet Cím Leírás szintje Az iratképző neve Tartalmi összefoglalás A MoReq2010 export állomány azonosítója A MoReq2010 export állomány szöveges megnevezése. A MoReq2010 export állományba foglalt irategyüttes legmagasabb hierarchia szintjének megfelelő azonosító: class, collection, file, fonds, item, otherlevel, recordgrp, series, subfonds, subgrp, subseries, stb. Az adott MoReq2010 exportállományt létrehozó szervezet megnevezése Az adott MoReq2010 exportállomány tartalmára vonatkozó rövid <eadheader>/<eadid> COUNTRYCODE és MAINAGENCYCODE attribútumokkal (a HU kód, illetve az illetékes levéltári intézmény hivatalos rövidítése) <eadheader>/<filedesc>/ <titlestmt>/<titleproper> <archdesc: LEVEL> <archdesc>/<did>/ <origination>/<corpname> <archdesc>/<did>/ <abstract> 17

19 összefoglaló leírás. Megjegyzés megjegyzés, kommentár <archdesc>/<did>/<note>/ <p> Idő(kör) kezdete 4 Idő(kör) vége Részletes tartalmi leírás Földrajzi tárgyszavak Nyelv Szervtörténet/életrajz A megőrzés története A levéltárba kerülés közvetlen forrása Jövőbeni gyarapodás A leírási egység szerkezete Hozzáférési korlátozások Felhasználási korlátozások Az iratanyag létrehozásának kezdete Az iratanyag létrehozásának befejezése Az iratanyag tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásit, tartalmát bemutató leírás Az adott iratanyaghoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek Az iratanyag tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás. Az iratanyaggal kapcsolatba hozható előtörténeti információk Az iratanyag korábbi őrzési helyei (szervezetek, szervezeti egységek) Amennyiben az iratanyag nem az iratképzőnél keletkezett, itt rögzíthető az eredete. Az iratanyaghoz várhatóan a későbbiekben érkező további anyagok leírása. Az iratanyag belső elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk. Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségéhez kapcsolódó leírás Az iratanyag felhasználásához, korlátozásaihoz kapcsolódó leírás <archdesc>/<did>/ <unitdate label= coverage_from > <archdesc>/<did>/ <unitdate label= coverage_to > <archdesc>/ <scopecontent>/<p> 0.. N <archdesc>/<index>/<head>= l ocation_index <archdesc>/<index>/<indexent ry>/<geogname> 0.. N <archdesc>/<did>/ <langmaterial>/<language> <archdesc>/<bioghist>/<p> <archdesc>/<custodhist>/ <p> <archdesc>/<acqinfo>/<p> <archdesc>/<accruals>/<p> <archdesc>/<arrangement>/<p > <archdesc>/ <accessrestrict>/<p> <archdesc>/<userestrict>/ <p> Eredeti példányok léte Amennyiben az iratátadás 0.. N <archdesc>/<originalsloc>/ <p> 4 Idő(kör) kezdete és Idő(kör) vége értékek esetén mindig használni kell a NORMAL attribútumot, amelyben a dátum értékét ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, úgy, hogy abban csak ÉV-HÓNAP-NAP adatok szerepeljenek, ÓRA-PERC adatok nem. 18

20 és őrzőhelye Másolatok léte és őrzőhelye Kapcsolódó leírási egységek Leírási szabályok során az eredeti iratanyag nem kerül átadásra (csak másolat), akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás Az átadott iratanyag létező másolatainak pontos helye Az átadott iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei Az iratanyagot kezelő szervezetben az iratok leírásának speciális, az adott iratanyagra nézve releváns szabályait tartalmazó leírás. 0.. N <archdesc>/<altformavail>/ <p> 0.. N <archdesc>/<relatedmaterial>/ <p> <eadheader>/<profiledesc>/<d escrules> A dátumok és időpontok esetén (unitdate EAD elem) mindig használni kell a NORMAL attribútumot, amelyben a dátum értéket ISO8601-es dátumábrázolási formátumban kell megadni, függetlenül attól, hogy az adott XML elem tényleges értékében milyen dátumformátum szerepelt A moreq2010_export.xml metaadat struktúrájára vonatkozó speciális előírások: Az iktatás típusú iratnyilvántartások esetén az iktatási előírások, a 24/2006. (IV. 29.) BM IHM NKÖM együttes rendelet előírásai a metaadatok tekintetében egy szigorúan kötött struktúrát írnak le. A struktúra egyik rétegét az irattári tervben szereplő irattári tételek hierarchiája adja, a másik alapszintű rétegét pedig az egyes ügyiratok belső iratszerkezete. 19

21 4. ábra Az irattári terv a MoReq 2010 fogalmai szerint egy speciális, adott célhoz kötött elsődleges besorolási séma, amelynek belső szabályai nem ellentétesek a magyar előírásokkal: a besorolási séma kategóriái elágazó szigorú hierarchiát alkotnak, és csak olyan kategóriának lehet alkategóriája, amelyhez még nem tartozik nyilvántartott irat. Az iratkezelő szoftverek tanúsítási követelményeinek megfelelően a fenti irathierarchia minden szintjéhez szükséges a megfelelő metaadatok átadása, a MoReq2010 export formátumán belül Az irattári tételek metaadataira vonatkozó speciális előírások: A MoReq struktúrában mindig létre kell hozni egy gyökér elemet (HierarchicalClass-t), amely a teljes irattári tervre vonatkozó leíró adatokat tartalmazza. Az irattári tételekhez ( HierarchicalClass ) a MoReq 2010 alapértelmezetten a következő metaadatokat rögzíti: MoReq metaadat Leírás MoReq azonosító számosság System Identifier egyedi azonosító M Created Timestamp létrehozási időbélyeg M Originated Date/Time keletkezési dátum/idő M Title irattári tétel neve M Description irattári tétel leírása M Scope Notes hatókör megjegyzés M

22 MoReq metaadat Leírás MoReq azonosító számosság Default Disposal Schedule Identifier Hierarchical Parent Class Identifier Access Control List / Access Control Entry Az alapértelmezett megőrzési szabály azonosító (a megőrzési szabály tartalmazza a megőrzési időt és a kivezetési eljárást: megtartás/selejtezés/felülvizsgálat/le véltári átadás). Az adott irattári terv elemnek a hierarchián belüli szülőelemének azonosítója. Az adott elemre vonatkozó hozzáférési jogosultságok. Az export állományban azokat jogosultsági adatokat kell szerepeltetni, amelyek az irattári tételekre vonatkozó funkciókhoz köthetőek, és egyértelműen megfeleltethetőek valamelyik szabvány MoReq CLASS funkciónak (F F ). M M D D N További kontextus metaadatok, amelyeket a magyar törvényi előírások alapján a tanúsított iratkezelő szoftverekben létre kell hozni, és az export állományban is rögzíteni kell: MoReq metaadat Leírás MoReq azonosító számosság class_num Irattári tételszám ContextualElements period_begin 7 Érvényességi idő kezdete ContextualElements period_end Érvényességi idő vége ContextualElements Ahhoz, hogy az irattári terv rögzíthető legyen, a MoReq2010-ben elkülönülten kezelt megőrzési szabályokat (Disposal Schedule) is rögzíteni kell: MoReq metaadat Leírás MoReq azonosító számosság System Identifier egyedi azonosító M Created Timestamp létrehozási időbélyeg M Originated Date/Time keletkezési dátum/idő M Title megőrzési szabály neve M Description megőrzési szabály leírása M Ez az érték csak azokban az irattári tételekben kötelező, amelyeknek nincs további alábontása. (Csak ezek rendelhetők ügyiratokhoz.) 6 A gyökér szintű irattári terv elemnek értelemszerűen nincs szülőeleme, egyedül ott nincs értéke a Hierarchical Parent Class Identifier elemnek. 7 A period_begin és a period_end alapértelmezetten azonos az átadott iratanyag időkörének kezdetével és végével az irattári terv egésze és minden irattári tétel esetén is. Amennyiben az irattári terv egyes tételei az átadásra kerülő irategyüttes időköre alatt megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni, úgy hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező levéltári tervet alkossanak. Egyetlen iratátadási csomagban sem szerepelhet több irattári terv, illetve egyes tételek csak akkor szerepelhetnek duplikálva, ha megváltoztak és az érvényességi idejük ezt tükrözi. 21

23 MoReq metaadat Leírás MoReq azonosító számosság Scope Notes hatókör megjegyzés M Mandate Szabályozási hivatkozás M Disposal Action Code Retention Trigger Code Retention trigger Element Identifier Retention Period Interval Code Retention Period Duration Number A megőrzési idő lejárta utáni javasolt teendő leírása: 1 = Határidő nélkül megőrzendő 2 = Lejárati idő végén felülvizsgálandó 3 = Levéltárba adandó 4 = Selejtezendő A megőrzési idő kezdetének meghatározása: 8 = ÜGYIRAT EGYÉB METAADATA ALAPJÁN Megőrzési idő kezdetét meghatározó adat. (A magyar iktatási szabályok alapján mindig a Closed mező 8 ) Megőrzési idő kód: 0 = NINCS MEGŐRZÉSI IDŐSZAK 1 = NAPOK 2 = HETEK 3 = HÓNAPOK 4 = ÉVEK M M M M Megőrzési idő érték M Az iktatókönyvek, ügyiratok, és az ügyiraton belüli iratcsoportosítások (ügyiratdarab, ügyiratkötet) összefoglaló néven irategyüttesek (MoReq Aggregation ) metaadataira vonatkozó speciális előírások. Az iktatókönyvekhez, ügyiratokhoz, illetve ügyiratdarabokhoz és ügyiratkötetkhez, mint irategyüttesekhez ( aggregációkhoz ) a MoReq 2010 alapértelmezetten a következő metaadatokat rögzíti: MoReq metaadat Leírás MoReq azonosító számosság System Identifier egyedi azonosító M Created Timestamp létrehozási időbélyeg M Closed Timestamp lezárási időbélyeg M Destroyed Timestamp selejtezési időbélyeg M First Used Timestamp első iktatás időbélyeg M Last Addition Timestamp utolsó iktatás időbélyeg M Originated Date/Time irategyüttes kelte M Title irategyüttes címe (megnevezése) M Description irategyüttes leírása M Scope Notes Megjegyzés, kommentár M A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. 22

24 MoReq metaadat Leírás MoReq azonosító számosság Class Identifier irattári tétel azonosítója M Access Control List / Access Control Entry Az adott elemre vonatkozó hozzáférési jogosultságok. Az export állományban azokat jogosultsági adatokat kell szerepeltetni, amelyek az iktatókönyvekre, ügyiratokra, ügyiratdarabokra és ügyiratkötetekre vonatkozó funkciókhoz köthetőek, és egyértelműen megfeleltethetőek valamelyik szabvány MoReq AGREGATION funkciónak (F F ). D D N A fenti egyedi adatelemek mellett a MoReq2010 exportállományban a Moreq2010 saját előírásai szerint rögzíteni kell az irategyüttesek naplózási adatait (ki, mikor, milyen tevékenységet végzett az objektummal [megtekintés is], melyik adatot, ki, mikor, miért módosította) és a különböző felhasználóknak az adott irategyüttesre vonatkozó hozzáférési jogosultságait is. A gyökér szintű iktatókönyvön kívül a többi irategyütteshez (ügyirat, ügyiratdarab, ügyiratkötet) a MoReq2010 még a következő metaadatokat is rögzíti: MoReq metaadat Leírás MoReq azonosító számosság Parent Identifier Aggregation szülő irategyüttes azonosító (ügyirat esetén: iktatókönyv azonosító; ügyiratkötet esetén: főszám/ügyirat azonosító; ügyiratdarab esetén főszám/ügyirat azonosító vagy ügyiratkötet azonosító) M Aggregated Timestamp hozzárendelési időbélyeg M Az iktatókönyvek, ügyiratok, ügyiratdarabok és ügyiratkötetek esetében a következő kiegészítő adatra mindig szükség van: MoReq metaadat Leírás MoReq azonosító számosság aggregation_level Irathierarchia szint REGISTER =iktatókönyv FILE =ügyirat SUBFILE =ügyiratdarab SUBDIVISION =ügyiratkötet ContextualElements aggregation_num irategyüttes azonosítószám ContextualElements Csak az ügyiratok esetében szükséges további kontextus metaadatok, amelyeket a magyar törvényi előírások alapján a tanúsított iratkezelő szoftverekben minden ügyirathoz tárolni kell, és az export állományban is rögzíteni szükséges: 23

25 MoReq metaadat 9 Leírás MoReq azonosító számosság classification_date Besorolás dátuma ContextualElements disposal_action Tényleges lejárati teendő ContextualElements retention_interval Tényleges megőrzési idő egység ContextualElements retention_interval_durati on Tényleges megőrzési idő ContextualElements handling_notes Kezelési feljegyzés ContextualElements location_index Az adott iratanyaghoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek ContextualElements 0.. N subjects Tárgyszavak ContextualElements 0.. N pre_file_num Előirat ContextualElements post_file_num Utóirat ContextualElements connected_file_num Kapcsolatos ügyirat (amennyiben van ilyen, több is lehet) ContextualElements 0.. N owner Felelős (személy vagy beosztás) ContextualElements administrator Ügyintéző ContextualElements administering_deadline intézés határideje ContextualElements administering_date elintézés időpontja ContextualElements administering_mode intézés módja ContextualElements inhouse_archiver irattári átvevő (amennyiben az irat irattárba kerül) ContextualElements inhouse_archiving_date Irattárba helyezés időpontja ContextualElements destroy_deadline A tervezett selejtezési időpont ContextualElements transfer_deadline A tervezett levéltárba adás időpontja ContextualElements loan_date 10 Kölcsönzés időpontja ContextualElements 0.. N borrower Kölcsönző ContextualElements 0.. N loaner Kölcsönzést engedélyező ContextualElements 0.. N loan_term Kölcsönzési határidő ContextualElements 0.. N take_back Visszavétel ContextualElements 0.. N take_back_person Visszavevő ContextualElements 0.. N 9 A kontextus metaadatok esetén a MoReq megnevezés nem része a MoReq specifikációnak, azokat kizárólag a magyar iktatási rendszerek export formátumához kötelező használni, az itt leírt formában. 10 A loan_date, borrower, loaner, loan_term, take_back, take_back_person adatelemek mindig összetartozó adatcsoportot alkotnak. Az export során az ezekhez az adatelemekhez annyi db tartozó kontextus metaadat definíciót kell létrehozni azonos megnevezéssel, ahány db kölcsönzési esemény szerepel az adatok között. (A megnevezés azonossága mellett az egyedi rendszerazonosítónak természetesen különbözni kell.) A definíciókban a Description nevű elemben egy-egy referencia-számmal kell jelölni, hogy mely értékek tartoznak össze. 24

26 MoReq metaadat 9 Leírás MoReq azonosító számosság destroy_time destroyer supervisor transferred_timestamp transfer_deliverer transfer_recipient Selejtezés időpontja (amennyiben az irat selejtezésre került) A selejtezést végző személy (amennyiben az irat selejtezésre került) A selejtezést ellenőrző személy (amennyiben az irat selejtezésre került) Levéltárba adás időpontja (amennyiben az iratot levéltárba kell adni) Levéltárnak átadó (amennyiben az iratot levéltárba kell adni) Levéltári átvevő (amennyiben az iratot levéltárba kell adni) ContextualElements ContextualElements ContextualElements ContextualElements ContextualElements ContextualElements location ügyirat helye ContextualElements A nyilvántartott iratok metaadataira vonatkozó speciális előírások. A nyilvántartott iratokhoz (MoReq Record ) a MoReq 2010 alapértelmezetten a következő metaadatokat rögzíti: MoReq metaadat Leírás MoReq azonosító számosság System Identifier egyedi azonosító M Created Timestamp létrehozási időbélyeg M Originated Date/Time nyilvántartott irat kelte M Destroyed Timestamp selejtezési időbélyeg M Title nyilvántartott irat címe (megnevezése, tárgya) M Description nyilvántartott irat leírása M Parent Aggregation Identifier szülő irategyüttes azonosító (főszám/ügyirat azonosító vagy ügyiratdarab azonosító vagy ügyiratkötet azonosító) M Aggregated Timestamp hozzárendelési időbélyeg M Class Identifier Disposal Schedule Identifier irattári tételszám (mindig ugyanaz, mint az ügyiraté) A tényleges megőrzési szabály azonosító (a főszám/alszámos iktatásnál a magyar szabályok szerint erre nincs szükség). M M Access Control List / Access Control Entry Az adott elemre vonatkozó hozzáférési jogosultságok. Az export állományban azokat D D N 25

27 MoReq metaadat Leírás MoReq azonosító számosság jogosultsági adatokat kell szerepeltetni, amelyek a nyilvántartott iratokra vonatkozó funkciókhoz köthetőek, és egyértelműen megfeleltethetőek valamelyik szabvány MoReq RECORD funkciónak (F F ). A fenti egyedi adatelemek mellett a MoReq2010 exportállományban a Moreq2010 saját előírásai szerint rögzíteni kell a nyilvántartott iratok naplózási adatait (ki, mikor, milyen tevékenységet végzett az objektummal [megtekintés is], melyik adatot, ki, mikor, miért módosította) és a különböző felhasználóknak az adott nyilvántartott iratra vonatkozó hozzáférési jogosultságait is. További kontextus metaadatok, amelyeket főszám/alszámos iktatás esetén az ügyiratokhoz (főszám) rendelt nyilvántartott iratok (alszám) esetén létre kell hozni a hazai szabályok szerint: MoReq metaadat 11 Leírás MoReq azonosító számosság record_num irat iktatószám ContextualElements note Megjegyzés ContextualElements location_index Az adott iratanyaghoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek ContextualElements 0.. N subjects Tárgyszavak ContextualElements 0.. N case_id case_sys_id Ügyazonosító (amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik) Ügykezelő rendszer azonosítója (amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik) ContextualElements ContextualElements handling_notes Kezelési feljegyzések ContextualElements record_direction Irat irány (KIMENŐ; BEJÖVŐ; BELSŐ KELETKEZÉSŰ) ContextualElements arrived_timestamp Beérkezés időpontja ContextualElements arriving_mode Beérkezés módja ContextualElements delivery_priority Kézbesítés prioritása ContextualElements taker Érkeztető ContextualElements arriving_id Érkeztetési azonosító ContextualElements sender_name Küldő neve ContextualElements sender_organization Küldő szervezet ContextualElements sender_address Küldő címe ContextualElements A kontextus metaadatok esetén a MoReq megnevezés nem része a MoReq specifikációnak, azokat kizárólag a magyar iktatási rendszerek export formátumához kötelező használni, az itt leírt formában. 26

28 MoReq metaadat 11 Leírás MoReq azonosító számosság recipient_name 12 Címzett neve ContextualElements 0.. N recipient_organization Címzett szervezet ContextualElements 0.. N recipient address Címzett címe ContextualElements 0.. N medium_type opener opening_timestamp Adathordozó típusa (papír, elektronikus stb.) Küldemény bontója (amennyiben nem azonos az érkeztetővel) Bontás időpontja (amennyiben nem azonos az érkeztetés időpontjával) ContextualElements ContextualElements ContextualElements opening_note Bontással kapcsolatos megjegyzés ContextualElements record_creator Iktató (az iktatást végző személy) ContextualElements record_status Iktatás státusa (iktatva, nem kell iktatni, téves iktatás) ContextualElements sender_record_id Küldő iktatószáma/hivatkozási szám ContextualElements supplements Mellékletek (amennyiben van ilyen) ContextualElements 0.. N supplement_no connected_record administering_deadline administering_mode adjustment_timestamp main_signer main_signing_timestamp other_signer 13 other_signing_timestamp Mellékletek száma (amennyiben van ilyen) Kapcsolódó irat (amennyiben van ilyen, több is lehet) Intézési határidő (határidős ügyek esetében) Intézés módja (amennyiben szükséges intézkedés) Elintézés időpontja (amennyiben szükséges intézkedés) Kiadmányozó (kimenő iratok esetében) Kiadmányozás dátuma (kimenő iratok esetében) Egyéb aláíró (amennyiben szükséges, több is lehet) Egyéb aláírás dátuma (amennyiben szükséges, több is lehet) ContextualElements ContextualElements 0.. N ContextualElements ContextualElements ContextualElements ContextualElements ContextualElements ContextualElements ContextualElements 0.. N 0.. N sendout_timestamp Expediálás időpontja (kimenő iratok ContextualElements A recipient_name, recipient_organization, recipient address adatelemek mindig összetartozó adatcsoportot alkotnak. Az export során az ezekhez az adatelemekhez annyi db összetartozó kontextus metaadat definíciót kell létrehozni azonos megnevezéssel, ahány db címzett szerepel az adatok között. (A megnevezés azonossága mellett az egyedi rendszerazonosítónak természetesen különbözni kell.) A definíciókban a Description nevű elemben egy-egy referencia-számmal kell jelölni, hogy mely értékek tartoznak össze. 13 Az other signer és az other_signing_timestamp adatelemek mindig összetartozó adatcsoportot alkotnak. Az export során az ezekhez az adatelemekhez annyi db tartozó kontextus metaadat definíciót kell létrehozni azonos megnevezéssel, ahány egyéb aláírás szerepel az adatok között. (A megnevezés azonossága mellett az egyedi rendszerazonosítónak természetesen különbözni kell.) A definíciókban a Description nevű elemben egy-egy referencia-számmal kell jelölni, hogy mely értékpárok tartoznak össze. 27

29 MoReq metaadat 11 Leírás MoReq azonosító számosság sendout_mode esetében) Expediálás módja (kimenő iratok esetében) ContextualElements sender Expediáló (kimenő iratok esetében) ContextualElements first_used A nyilvántartott irat iratanyaga létrehozásának kezdete ContextualElements last_addition A nyilvántartott irat iratanyaga létrehozásának vége ContextualElements További kontextus metaadatok, amelyeket sorszámos (nem főszám-alszámos) iktatás esetén a közvetlenül az iktatókönyvekhez rendelt nyilvántartott iratok esetén létre kell hozni a hazai szabályok szerint: MoReq metaadat 14 Leírás MoReq azonosító számosság record_num irat iktatószám ContextualElements note Megjegyzés ContextualElements 0.. N location_index Az adott iratanyaghoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek ContextualElements 0.. N subjects Tárgyszavak ContextualElements 0.. N case_id case_sys_id Ügyazonosító (amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik) Ügykezelő rendszer azonosítója (amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik) ContextualElements ContextualElements handling_note Kezelési feljegyzések ContextualElements record_direction Irat irány (KIMENŐ; BEJÖVŐ; BELSŐ KELETKEZÉSŰ) ContextualElements arrived_timestamp Beérkezés időpontja ContextualElements arriving_mode Beérkezés módja ContextualElements delivery_priority Kézbesítés prioritása ContextualElements taker Érkeztető ContextualElements arriving_id Érkeztetési azonosító ContextualElements sender_name Küldő neve ContextualElements sender_organization Küldő szervezet ContextualElements sender_address Küldő címe ContextualElements A kontextus metaadatok esetén a MoReq megnevezés nem része a MoReq specifikációnak, azokat kizárólag a magyar iktatási rendszerek export formátumához kötelező használni, az itt leírt formában. 28

30 MoReq metaadat 14 Leírás MoReq azonosító számosság recipient_name 15 Címzett neve ContextualElements 0.. N recipient_organization Címzett szervezet ContextualElements 0.. N recipient address Címzett címe ContextualElements 0.. N medium_type opener opening_timestamp Adathordozó típusa (papír, elektronikus stb.) Küldemény bontója (amennyiben nem azonos az érkeztetővel) Bontás időpontja (amennyiben nem azonos az érkeztetés időpontjával) ContextualElements ContextualElements ContextualElements opening_note Bontással kapcsolatos megjegyzés ContextualElements record_creator Iktató (az iktatást végző személy) ContextualElements record_status Iktatás státusa (iktatva, nem kell iktatni, téves iktatás) ContextualElements sender_record_id Küldő iktatószáma/hivatkozási szám ContextualElements supplements Mellékletek (amennyiben van ilyen) ContextualElements 0.. N supplement_no connected_record administering_deadline administering_mode adjustment_timestamp main_signer main_signing_timestamp other_signer 16 other_signing_timestamp Mellékletek száma (amennyiben van ilyen) Kapcsolódó irat (amennyiben van ilyen, több is lehet) Intézési határidő (határidős ügyek esetében) Intézés módja (amennyiben szükséges intézkedés) Elintézés időpontja (amennyiben szükséges intézkedés) Kiadmányozó (kimenő iratok esetében) Kiadmányozás dátuma (kimenő iratok esetében) Egyéb aláíró (amennyiben szükséges, több is lehet) Egyéb aláírás dátuma (amennyiben szükséges, több is lehet) ContextualElements ContextualElements 0.. N ContextualElements ContextualElements ContextualElements ContextualElements ContextualElements ContextualElements ContextualElements 0.. N 0.. N sendout_timestamp Expediálás időpontja (kimenő iratok ContextualElements A recipient_name, recipient_organization, recipient address adatelemek mindig összetartozó adatcsoportot alkotnak. Az export során az ezekhez az adatelemekhez annyi db összetartozó kontextus metaadat definíciót kell létrehozni azonos megnevezéssel, ahány db címzett szerepel az adatok között. (A megnevezés azonossága mellett az egyedi rendszerazonosítónak természetesen különbözni kell.) A definíciókban a Description nevű elemben egy-egy referencia-számmal kell jelölni, hogy mely értékek tartoznak össze. 16 Az other signer és az other_signing_timestamp adatelemek mindig összetartozó adatcsoportot alkotnak. Az export során az ezekhez az adatelemekhez annyi db tartozó kontextus metaadat definíciót kell létrehozni azonos megnevezéssel, ahány egyéb aláírás szerepel az adatok között. (A megnevezés azonossága mellett az egyedi rendszerazonosítónak természetesen különbözni kell.) A definíciókban a Description nevű elemben egy-egy referencia-számmal kell jelölni, hogy mely értékpárok tartoznak össze. 29

31 MoReq metaadat 14 Leírás MoReq azonosító számosság sendout_mode esetében) Expediálás módja (kimenő iratok esetében) ContextualElements sender Expediáló (kimenő iratok esetében) ContextualElements classification_date Besorolás dátuma ContextualElements handling_notes Kezelési feljegyzés ContextualElements location_index Az adott iratanyaghoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek ContextualElements 0.. N subjects Tárgyszavak ContextualElements 0.. N pre_file_num Előirat ContextualElements post_file_num Utóirat ContextualElements connected_file_num Kapcsolatos ügyirat (amennyiben van ilyen, több is lehet) ContextualElements 0.. N owner Felelős (személy vagy beosztás) ContextualElements administrator Ügyintéző ContextualElements administering_deadline intézés határideje ContextualElements administering_date elintézés időpontja ContextualElements administering_mode intézés módja ContextualElements inhouse_archiver irattári átvevő (amennyiben az irat irattárba kerül) ContextualElements inhouse_archiving_date Irattárba helyezés időpontja ContextualElements destroy_deadline A tervezett selejtezési időpont ContextualElements transfer_deadline A tervezett levéltárba adás időpontja ContextualElements loan_date 17 Kölcsönzés időpontja ContextualElements 0.. N borrower Kölcsönző ContextualElements 0.. N loaner Kölcsönzést engedélyező ContextualElements 0.. N loan_term Kölcsönzési határidő ContextualElements 0.. N take_back Visszavétel ContextualElements 0.. N take_back_person Visszavevő ContextualElements 0.. N destroy_time destroyer Selejtezés időpontja (amennyiben az irat selejtezésre került) A selejtezést végző személy (amennyiben az irat selejtezésre került) ContextualElements ContextualElements A loan_date, borrower, loaner, loan_term, take_back, take_back_person adatelemek mindig összetartozó adatcsoportot alkotnak. Az export során az ezekhez az adatelemekhez annyi db tartozó kontextus metaadat definíciót kell létrehozni azonos megnevezéssel, ahány db kölcsönzési esemény szerepel az adatok között. (A megnevezés azonossága mellett az egyedi rendszerazonosítónak természetesen különbözni kell.) A definíciókban a Description nevű elemben egy-egy referencia-számmal kell jelölni, hogy mely értékek tartoznak össze. 30

32 MoReq metaadat 14 Leírás MoReq azonosító számosság supervisor transferred_timestamp transfer_deliverer transfer_recipient A selejtezést ellenőrző személy (amennyiben az irat selejtezésre került) Levéltárba adás időpontja (amennyiben az iratot levéltárba kell adni) Levéltárnak átadó (amennyiben az iratot levéltárba kell adni) Levéltári átvevő (amennyiben az iratot levéltárba kell adni) ContextualElements ContextualElements ContextualElements ContextualElements location ügyirat helye ContextualElements first_used A nyilvántartott irat iratanyaga létrehozásának kezdete ContextualElements last_addition A nyilvántartott irat iratanyaga létrehozásának vége ContextualElements Az export során teljes egészében át kell adni az iratkezelő rendszerben található valamennyi eseménynapló elemet a MoReq2010 E jelölésű Event entitások formájában A dátum értékeket minden esetben az ISO8601-es szabvány szerinti formátumban kell rögzíteni Az export során az iratképző iratnyilvántartásában szereplő, a korábbi pontokban megjelölteken túli metaadatok is mindig belekerülnek a moreq2010_export.xml állományba úgy, hogy az ezek számára létrehozott megfelelő kontextus metaadat része az exportnak. 6. A nem tanúsított iktatórendszerekből származó iratanyag átadására (2. típus) vonatkozó speciális követelmények 6.1. Azokra a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 14. (1) bekezdése szerinti iktatási nyilvántartásokra vonatkozóan, amennyiben az iratképző nem olyan tanúsított iratkezelő rendszerrel kezelte az átadandó iratanyagot, amely képes MoReq2010 formátumú export állomány előállítására, a jelen fejezet szerinti speciális követelményeket kell érvényesíteni Az iratátadás során az iratokat megfelelő strukturális rendezettséggel, metaadatokkal ellátva kell átadni: Az információknak iratszintű bontásban kell elkülönítve lenniük, úgy, hogy minden nyilvántartott irat egy vagy több fájl formájában kerül rögzítésre (nem elfogadható, ha egy fizikai fájlban elkülöníthetetlenül keveredik több egyedi nyilvántartott irat tartalma). Az iratokat elsődlegesen iktatókönyvekbe rendezve kell átadni. Főszám/alszám iktatószám alkalmazása esetén az iktatókönyvön belül az iratokat elsődlegesen ügyiratokba rendezve kell átadni. A főszámos iktatási egység adja az ügyirat irathierarchia-szintet, az alszámos iktatási egységeket pedig az ügyirat egyes nyilvántartott iratai képezik. Az ügyirat (főszám/alszám) alapú iktatókönyvekben lehetőség van az ügyirat alatti iratcsoportosítások létrehozására is. Az ügyiraton belüli iratcsoportosítás elsősorban ügyiratdarabokat jelent, amelyek mindig időbeli szakaszokra osztják az ügyiratot. Emellet bizonyos esetekben alkalmazható az ügyiratkötet csoportosítás is, ami pedig tartalmai részekre (például: kimenő és bemenő levelek, előterjesztések, határozatok, stb.) osztja az ügyiratot. 31

33 Amennyiben egy ügyiraton belül mindkét felosztásra szükség van, akkor mindig az ügyiratdarab jelenti a felső szintet, vagyis az ügyiratdarabok bonthatóak tovább ügyiratkötetekre. Az egyes nyilvántartott iratok iktatószáma (alszáma) mindig az ügyirathoz kapcsolódik, függetlenül az esetleg alkalmazott ügyiratdarab, esetleg ügyiratkötet csoportosításoktól. A főszám/alszám nélküli, sorszámos iktatószám alkalmazása esetén az iratokat közvetlenül az iktatókönyvekbe kell elhelyezni. Mind az iratokhoz, mind az iktatókönyvekhez, ügyiratokhoz, ügyiratdarabokhoz (esetleg ügyiratkötetekhez) egyértelműen hozzá kell rendelni a rájuk vonatkozó metaadatokat. A tényleges tartalmat hordozó fizikai fájlokat mindig az egyedi nyilvántartott iratok szintjéhez kell kapcsolni Ennél a csomagtípusnál mindig kötelező használni egy hierarchikus kategóriarendszert, az irattári tervet, amelynek tartalmaznia kell az iratanyag megőrzésére vonatkozó szabályrendszer leírását is. Az irattári tervre vonatkozó szabályok: Az irattári terv egyes tételeihez kell meghatározni a kötelező megőrzési időt, illetve az iratok megőrzésévelel kapcsolatos egyéb előírásokat. (Megőrzési leírás.) Főszám/alszámos iktatás esetén az ügyirathoz (főszámhoz) kell rendelni az irattári tételt, amelynek megőrzési előírásai alapértelmezetten az ügyirat valamennyi nyilvántartott iratára (alszámára) egységesen érvényesek. Sorszámos iktatás esetén az irattári tételt közvetlenül az egyedi nyilvántartott irathoz kell rendelni. Az ügyiratokhoz, vagy egyedi nyilvántartott iratokhoz csak olyan irattári tételt szabad hozzárendelni, amelynek már nincsenek rész irattári tételei. Kivételes esetben az ügyiratokhoz (főszám/alszámos iktatás) illetve a nyilvántartott iratokhoz (sorszámos iktatás) lehetőség van egyedi megőrzési előírást is megadni, amely felülírja a hozzárendelt irattári tételben meghatározott megőrzési előírásokat Az ilyen esetekben is biztosítani kell, hogy a Korm. rendelet a 39. -ban részletesen előírt adatok teljes körét, az ott lefektetett iratstruktúrának megfelelően adja át az iratképző. Ebben az esetben a METS formátumnak megfelelő metaadat-struktúrába kell exportálni az iktatórendszerben tárolt metaadatokat úgy, hogy annak belső szerkezete leképezze az iktatórendszer hierarchiáját egészen az egyedi nyilvántartott iratok szintjéig. Ez azt jelenti, hogy ebben az esetben kiegészítő fejlesztéssel, migrációs eszközökkel és manuális munkával kell az iktatási iratnyilvántartás tartalmát egy meghatározott szabványos formátumúvá alakítani. Ez az iratátadó feladata A 6.4 pontban meghatározott szabványos formátumú metaadat-szerkezet mellett minden esetben át kell adni az adott nyilvántartást SIARD 18 szabványnak megfelelő.siard formátumú fájlba konvertálva, a csomag documentation mappájában. A siard formátumú átadás helyett az átadási megállapodásban a levéltár engedélyezheti az adatállomány más struktúrált formátumban való átadását is A content/data mappában elhelyezkedő digitális állományokat úgy kell előállítani (szétbontani), hogy azok az iratnyilvántartásban szereplő egyedi nyilvántartott iratokhoz egyértelműen hozzárendelhetőek legyenek. (A content/data mappa fájlstruktúrája legalább irat szintű bontásban, de akár kisebb komponensek szintjén, mappákba rendezett egyedi fájlokban tartalmazza az átadásra kerülő elektronikus tartalmat.) 6.7. A SIP metaadat struktúrájára vonatkozó speciális előírások: 18 SIARD: Software Independent Archiving of Relational Databases. A Svájci Szövetségi Levéltár által az adatbázisok hosszú távú megőrzéséhez kifejlesztett formátum. 32

34 Az iktatás típusú iratnyilvántartások esetén jogaszabályokban leírt az iktatási előírások, akkor is egy szigorúan kötött struktúra használatát írják elő, ha az iratanyag nem tanúsított szoftverrel volt kezelve. A struktúra egyik rétegét az irattári tervben szereplő irattári tételek hierarchiája adja, a másik alapszintű rétegét pedig az egyes ügyiratok belső iratszerkezete. 5. ábra 6.8. A header mappában egy az iratátadási eljáráshoz igazított (leegyszerűsített) METS szabványú XML (metadata.xml) található A metadata.xml ebben az esetben az átadás általános leíró információi mellett annyi dmdsec szekciót tartalmaz, ahány egyedi, metaadatokkal ellátható eleme van az irathierarchiának, és mind a besorolási séma kategóriáihoz, mind az iktatókönyvekhez, mind az ügyiratokhoz (esetleg ügyiratkötekhet és ügyiratdarabokhoz), mind az egyedi nyilvántartott iratokhoz önálló EAD XML-ek vannak beágyazva a metaadatokkal. 33