AZ EXCEL XP... 5 AZ EXCEL XP INDÍTÁSÁNAK LEHETSÉGES MÓDJAI... 6

Átírás

1 Az Excel XP Tartalomjegyzék AZ EXCEL XP... 5 AZ EXCEL XP INDÍTÁSÁNAK LEHETSÉGES MÓDJAI... 6 AZ EXCEL XP KÉPERNYŐJÉNEK FELÉPÍTÉSE... 7 MENÜSOR... 7 ESZKÖZTÁR... 7 SZERKESZTŐLÉC... 9 OSZLOPAZONOSÍTÓ... 9 SORAZONOSÍTÓ CELLA ÉS CELLAKURZOR MUNKALAP, VAGY REGISZTER SOR STÁTUSZSOR A HELYI MENÜK SZEREPE, HASZNÁLATA A SÚGÓ ÉS AZ OFFICE SEGÉD HASZNÁLATA AZ AKTÍV CELLA MOZGATÁSA BILLENTYŰZETTEL EGÉRREL A NÉV MEZŐ MUNKALAPOK KEZELÉSE MUNKALAPOK SZÁMÁNAK ELŐÍRÁSA MUNKALAP VÁLTÁSA Billentyűzettel MUNKALAPOK ÁTNEVEZÉSE MÁSOLÁS ÉS ÁTHELYEZÉS MÁSOLÁS ÉS ÁTHELYEZÉS ÚJ MUNKALAP BESZÚRÁSA MUNKALAP TÖRLÉSE ÖSSZEVONT KÉRDÉSEK A FEJEZETHEZ MEGOLDÁSOK ADATBEVITEL ALAPÉRTELMEZETT TULAJDONSÁGOK Betűtípus és -méret Oszlopszélesség ADATTÍPUSOK Szöveges adatok Numerikus (szám) adatok Numerikus (szám) adatok Dátum adatok Képletek Képletek Függvények AZ EURO BEVITELE CELLÁK FELTÖLTÉSE ADATTAL, FELÜLÍRÁS, ÁTSZERKESZTÉS TÖRLÉS ÉS VISSZAVONÁS AUTOMATIZÁLT ADATBEVITEL TARTOMÁNYOK TARTOMÁNY KIJELÖLÉSÉNEK MEGSZÜNTETÉSE TARTOMÁNYOK KIJELÖLÉSE Tartomány kijelölése egérrel Sor kijelölése egérrel Oszlop kijelölése egérrel Munkalap kijelölése Több, egymással nem összefüggő tartomány kijelölése egérrel / 125 oldal

2 Az Excel XP Microsoft Excel XP Tartomány kijelölése billentyűzettel Adott cellához viszonyított kijelölés Tartomány kijelölése a bővített üzemmódban Többszörös tartomány-kijelölés bővített üzemmódban KIJELÖLÉS NAGYÍTÁSA TÁBLÁZATOK PONTOS KIJELÖLÉSE CELLÁN BELÜLI KIJELÖLÉS Egérrel Billentyűzettel MUNKALAPOK KIJELÖLÉSE TARTOMÁNYOK CÍMZÉSI MÓDJA AZONOS ADATOK BEVITELE TÖBB CELLÁBA ADATBEVITEL TARTOMÁNYOKBA ÖSSZEVONT KÉRDÉSEK A FEJEZETHEZ MEGOLDÁSOK AZ AUTOCOMPLETE SZOLGÁLTATÁS SOROZATOK AUTOMATIKUS EGYÉNI LISTÁK Bevitel, készítés Egyéni lista módosítása Egyéni lista törlése MUNKAFÜZETEK KEZELÉSE ÚJ MUNKAFÜZET MENTÉSE ISMÉTELT MENTÉS MENTÉSI BEÁLLÍTÁSOK BEZÁRÁS MEGNYITÁS A BIZTONSÁGI PÉLDÁNY MEGNYITÁSA SZÁMOLÁS KÉPLETEK NÉLKÜL A KÉPLETKÉSZÍTÉS ALAPJAI A KÉPLET FOGALMA A KÉPLET RÉSZEI Aritmetikai operátorok Szöveg operátorok Logikai operátorok EGYÉNI KÉPLETEK BEVITELE ZÁRÓJELEK- A PRECEDENCIA KÉPLETEK JAVÍTÁSA Függő cellák (elődök) Képlet szerkesztése A KÉPLET MUTATÁSA EREDMÉNY HELYETT ÖSSZEVONT KÉRDÉSEK A FEJEZETHEZ MEGOLDÁSOK FÜGGVÉNYEK ÉS HIVATKOZÁSOK FÜGGVÉNYEK JELLEMZŐI FÜGGVÉNYEK TÍPUSAI GYAKRAN HASZNÁLT FÜGGVÉNYEK A MIN() függvény A MAX() függvény Az ÁTLAG() függvény A DARAB() függvény A DARABÜRES() függvény A MOST() függvény A MA() függvény A KÉPLETPALETTA CÍMZÉSTÍPUSOK Tartománycímzés / 125 oldal

3 Az Excel XP CELLACÍMZÉS Relatív Abszolút Vegyes TÁBLÁZATKÉSZÍTÉS ROVATFEJEK ÉS CÍMKÉK AZ AUTOSZUM Használata egy cellánál KÉPLET MÁSOLÁSA Az AutoSzum használata több cella esetén Rész- és teljesösszeg készítése az Autoszummal AJÁNLOTT FELDOLGOZÁSI SORREND REKALKULÁCIÓ ÚJRASZÁMÍTÁS KÓDSZÓTÁRAK ÖSSZEÁLLÍTÁSA HIVATKOZÁS MÁS MUNKALAPOK CELLÁIRA KÓDSZÓTÁRAK JELENTŐSÉGE ÉS ALKALMAZÁSA KÓDSZÓTÁR MÁS MUNKALAPON ÖSSZEVONT KÉRDÉSEK A FEJEZETHEZ MEGOLDÁSOK ÁLTALÁNOS CELLAKEZELÉS CELLÁK MÁSOLÁSA ÉS MOZGATÁSA EGÉRREL ÉS VÁGÓLAPPAL Az Office 24 elemű Vágólapjának használata Munkalapon belül Mozgatás Másolás Munkalapok között Mozgatás Másolás Munkafüzetek között Másik alkalmazásba TARTOMÁNYOK MOZGATÁSA, MÁSOLÁSA Mozgatás és másolás egérrel Mozgatás és másolás vágólappal Mozgatás és másolás gyorsmenüvel SPECIÁLIS BEILLESZTÉS CELLÁK, OSZLOPOK ÉS SOROK BESZÚRÁSA ÉS TÖRLÉSE Cellák beszúrása Jobbra eltolás Lefelé eltolás Sor beszúrása Oszlop beszúrása Cellák törlése A jobbra eltolás visszavonása balra tolás A cellákat lefelé tolja visszavonása a cellákat felfelé tolja Sor beszúrása visszavonása egész sort töröl Egész sort beszúr visszavonása egész oszlopot töröl CELLÁK, OSZLOPOK ÉS SOROK MÉRETEZÉSE Oszlopszélesség állítása menüponttal Oszlopszélesség beállítása kézzel Sormagasság állítása menüponttal Sormagasság beállítása kézzel Egy tipp. Az ideális méret FORMÁZÁS MIT IS FORMÁZHATUNK EGY CELLÁN? MÓDSZEREK Automatikus formázás ÖSSZEVONT KÉRDÉSEK A FEJEZETHEZ MEGOLDÁSOK / 125 oldal

4 Az Excel XP Microsoft Excel XP FORMÁTUMOK TÖRLÉSE KÉZI FORMÁZÁS Számformák Automatikus Egyedi formátumkód készítése Adatok elrendezése cellán belül Betűformázás Betűtípus lista Betűstílus lista Méret Aláhúzás Szín Normál betűtípus Különleges hatás Egy tipp egy cellán belül több formátum beállítása SZEGÉLY MINTÁZAT VÉDELEM Védelem bekapcsolása Lapvédelem feloldása FORMÁZÁS ESZKÖZTÁR ÖSSZEVONT KÉRDÉSEK A FEJEZETHEZ MEGOLDÁSOK MUNKALAPFORMÁZÁS STÍLUSOK Stílus meghatározása Stílus felhasználása Stílus törlése Stílus módosítása Stílus egyesítése TARTALOM TÖRLÉSE EGY ÚJ MÓDSZER TARTALOM TÖRLÉSE EGY ÚJ MÓDSZER MUNKAMÓDSZER (AJÁNLÁS) NYOMTATÁS AKTÍV MUNKALAP NYOMTATÁSA NYOMTATÁSI KÉP ÜZEMMÓDOK Oldaltörés megtekintése A nyomtatási kép A nyomtatási kép NYOMTATÁSI BEÁLLÍTÁSOK Oldal Élőfej és élőláb Lap NYOMTATÁSI TERÜLET KIJELÖLÉSE MUNKAMÓDSZER (AJÁNLÁS) LISTAKEZELÉS REKORDKEZELÉS Új rekord felvitele Rekord törlése SORBA RENDEZÉS EGYSZERŰ SZŰRÉS Egy feltétel megadása Több feltétel megadása Feltétel kikapcsolása ÖSSZEVONT KÉRDÉSEK A FEJEZETHEZ MEGOLDÁSOK / 125 oldal

5 Az Excel XP Az Excel XP Táblázatkezelés! Jó néhány évvel ezelőtt kezdték el alkalmazni ezeket a különleges programokat a PC-s világban. A legelső programok teljesítménye, imázsa, kezelhetősége messze elmarad a jelenleg piacon lévő alkalmazások tudásától. A régi Lotus, Symphony számolótábla programok úttörők voltak, bevezetésük, piacra kerülésük túlmutatott pusztán néhány számadat kezelésén. Ezek a szoftverek megváltoztatták a felhasználók PC-hez való hozzáállását, megjelenésüket követően több tízezer személyi számítógépet adtak el olyan cégeknek és magánszemélyeknek, akik eleddig nem is foglalkoztak számítástechnikával. Az Egyesült Államokban egy egyetemi tanár tervezte meg és készítette el a VisiCalc-ot, ami a világ első táblázatkezelője volt. Napjaink felhasználója döbbenten szemlélné a program kezelői felületét, számítási teljesítményét. Azokban az időkben még nem állt rendelkezésre grafikus felület, pláne egér, bonyolult billentyűzet kombinációkkal oldották meg a mindennapos feladatokat. A PC-s világ életében különleges minőségi fejlődést hozott a Microsoft cég Windows operációs rendszere. Gyors elterjedését elősegítette többek között a kezelői felület és a rendszermag szolgáltatásait kihasználó Excel táblázatkezelő. Ez az alkalmazás, mint a neve is sugallja, valóban "kiváló". Ez a program több előd tapasztalatait egyesíti magában. Ezeket különböző verzió, változat számokkal jelöljük. A Microsoft minden felhasználót bátorít észrevételeinek közlésére, az így kapott adatokkal külön csoportok foglalkoznak. Kiértékelik, és ha egy mód van rá, a kérést, ötletet beépítik a következő Excel variánsba. Az Excel előnye, hogy maximálisan kihasználja a Windows grafikus felületét, szabványos kezelő elemeit, a futó programok közötti adatcserét. Magas szintű matematikai függvényeket képes alkalmazni. Lehetővé teszi, az un. 3D-s (3 dimenziós) munkalapkezelést és adatbázis kezelő programok adatállományainak kezelését is. Ön programozási ismeretek nélkül könnyedén készíthet lekérdezéseket. Fogadni tudja más táblázatkezelők adatait, amelyeket a saját adataival együtt képes rendezni. Különleges, un. makró nyelvével lehetővé teszi az unalomig ismételt feladatok automatizálását. Begépelt adatainak értékét elemezheti, változásukat nyomon követheti. Kimutatásokat készíthet egy, vagy több táblázatból, de akár más programok adataiból is. Bővültek a lehetőségei a munkalap vezérlő elemekkel feltöltése területén. Űrlapokat készíthet, megkönnyítheti tapasztalatlanabb szaktársai munkáját is. Az Excel XP sok-sok újdonságot és újítást tartalmaz előző verziókhoz képest. A teljesség igénye nélkül néhány munkát könnyítő példa: eltérően viselkedik a Vágólap. Most a vágólapon 24 elem tárolható egyszerre tehát egy művelettel begyűjtheti az adatokat majd vagy egyenként, vagy egyetlen gombnyomással egyszerre illesztheti be őket új helyükre. Másik igen hasznos dolog, hogy a cellák kijelölésekor a színek nem változnak inverzzé, hanem a kijelölés áttetsző ez főleg a kezdő felhasználóknak okozott gondot régebben. Személyre szabott menük és eszköztárak segítik a gyors munkavégzést, ugyanis e helyeken mindig csak a leggyakrabban használt funkciók láthatók kiemelten egyébként a menükben az összes parancsot nagyon könnyen megjelenítheti. A több dokumentummal való egyidejű munkavégzést is nagyban segíti az Office azzal, hogy minden egyes megnyitott Office dokumentum egy-egy gombot kapott az operációs rendszer Tálcáján, tehát az átkapcsolás közöttük sokkal gyorsabban történik már! Hátránya a szükséges nagy teljesítményű számítógép igény. Szokás az Excel-t "nagy erejű" táblázatkezelőnek nevezni. Ez a kifejezés arra utal, hogy a program nagy mennyiségű adatot képes feldolgozni. Ez igaz is. De ne feledje, hogy a sebezhetetlen páncélos lovag alá nagytüdejű ló is kell, tehát gyors számítógép nélkül az Excel mit sem ér. Még néhány szó, ajánlás e jegyzet feldolgozásához. Nyilván, miután kézhez kapta ezt az anyagot, belelapozott. A fejezetekre tagolt témaköröket sorrendben dolgozza fel, olvassa át. A javasolt gyakorlatokat végezze el. Minden fejezet magától értetődőnek tekinti az előzőek átgondolását. Nem célszerű tehát repdesnie az anyagban. A szöveges anyag áttekintése közben nézze meg a mellékelt képeket, a buborékokat, az általuk nyíllal mutatott vezérlő elemeket. Szorosan kapcsolódnak a leírtakhoz. Ezután a tippeket érdemes kipróbálnia, elemeznie. Végül tekintse át a szerző által kigyűjtött, egy tanfolyam során leggyakrabban felmerült kérdéseket, és az arra adott válaszokat. Ennyi információ birtokában a fejezet lezárásaként töltse ki a tesztlapot. Értékelje az eredményt, ha szükséges, vegye át ismét a homályosabb részeket. Tegyen fel bátran kérdéseket Ön is az előadónak. Jó munkát és sikeres tanulást kívánok! 5 / 125 oldal

6 Az Excel XP indításának lehetséges módjai Microsoft Excel XP Az Excel XP indításának lehetséges módjai A gyors használatbavétel érdekében a program indítására sokféle módszer kínálkozik. Így mindenki, amelyiket megszokja munkája során, úgy tud legkönnyebben hozzáférni az Excel-hez. Érdemes a lentebb említett módszerek mindegyikét kipróbálni és aztán dönteni valamelyik mellett. Két alaptípusa létezik az indításoknak: az egyik, amikor a programot szeretné elindítani, egy üres munkafüzettel, hogy új munkába kezdjen. A másik, amikor egy meglévő munkáján szeretne tovább dolgozni. Ebben az esetben nem kell külön elindítania az Excelt, elég, ha az elmentett munkát nyitja meg. 1. Szabványos programindítás Válassza ki a Start menü Programs (Programok) Microsoft Excel parancsot: 2. Ha egyszerűen új táblázattal szeretne indítani, keresse meg a Start menüben az Új Office dokumentum parancsot, és innen válassza ki a kívánt típust (Üres munkafüzet). 3. Ha telepítéskor az Office Indítópultot is beállítja, a későbbiekben innen is nagyon gyorsan elérheti az Office programcsalád tagjait. A Microsoft Excel indítógombja 4. Operációs rendszer tanfolyamon bizonyára tanulta a parancsikon (shortcut) készítést Windows Intéző segítségével. Ha az Excel programnak a parancsikonját pl. az Asztalra elhelyezi, szintén elég a parancsikonra dupláznia az egérrel, és máris kezdheti a munkát. 5. Ha már előzőleg szerkesztett és elmentett munkalapot szeretne betölteni, abban az esetben, elég, ha a Start menü Dokuments (Dokumentumok) gyűjtőjéből egérkattintással kiválasztja. Ebben a listában az utoljára használt néhány A dokumentum látható. me Két nüs Cell aku rzor Sora zono sító Oszlop azonos ító Munkal ap regiszte r eszköz or tár Szerke piktogr sztőléc amokk, vagy al szerke sztősor Stát usz 6/ 125 oldal

7 Az Excel XP képernyőjének felépítése 6. A Dokumentumok mappa összes elemét is könnyen megkaphatja, ha egy olyan elemét keresi, amelyet régebben használt, és a Start/Dokumentuments lista nem tartalmazza. Ebben az esetben válassza ki a Start menü Office dokumentum megnyitása pontot. Az Excel XP képernyőjének felépítése A fenti képen az Excel indítása után megjelenő képernyő látható. Szisztematikusan, felülről-lefelé haladva nézze át a vezérlő elemeket. Menüsor A tanult módon egérrel a menüre kattintással - láthatóvá és elérhetővé válnak a program vízszintes menüpontjai, az elérhető funkciók. Újdonságként nem minden menüpont jelenik meg azonnal az egyes menükben, amint ahogy azt megszokhatta az eddigi alkalmazásokban. Itt jellel találkozhat az egyes legördülő menük A kis jel egy alján. kis Ha ezen a jelen pihenteti az egeret, a menü nyomban tovább nyílik, és az összes menüpont látható lesz megkülönböztetve azokat amik láthatók és amik nem jelennek meg azonnal. Az azonnal lenyíló menüpontok az általában gyakrabban használatosak, de ha a kezdetben elrejtettek közül kiválaszt egyet, akkor az bekerül az azonnal megjelenők közé. Így Ön alakíthatja ki automatikusan a leggyakrabban használt menüpontjainak listáját. Eszköztár A leggyakrabban kiválasztott menüpontokat a programozók piktogramok segítségével is elérhetővé tették. Azonban nincs érdemi szabvány a használatukban. Természetesen alapvetően egérrel választhatóak ki, de vannak olyan piktogramok, amelyeket egy kattintással, vagy duplázással, esetleg megragadással (rámutatás után lenyomja, és nyomva tartja az egérgombot) vehet használatba. Minden eszköztárnak van saját neve. Induláskor két eszközsor látható (Szokásos és Formázás), - az Excel ezeket kezdetben egy sorban mutatja - de nincs akadálya újabbak megjelenítésének, sőt, akár saját gombsorok előállításának sem. Ha a szokásos és a formázás eszközsorokat két sorban szeretné megjeleníteni, a következőt kell tennie: válassza ki a Nézet / Eszköztárak / Testreszabás pontot, majd távolítsa el A Szokásos és Formázás eszköztár egy sorban jelölőnégyzetből a pipát. Egy eszköztár be-, vagy kikapcsolásához: Mutasson a Nézet menü Eszköztárak menüpontjára. Az Eszköztárak menüpont almenüvel rendelkezik, ezért rámutatása után néhány pillanattal később lenyílik. A vízszintes menüpontok az egyes, az Ön számára elérhető, be-, avagy kikapcsolható eszköztárakat jelentik. A felső kettő, Szokásos és Formázás menüpont eszköztár - előtt már alapértelmezés szerint talál pipát: Windows szabvány szerinti IGEN jelet. Ez a két piktogram sor a képernyőn látható, használható. Az összes többi Ide kattintson a pipa 7 / 125 oldal

8 Az Excel XP képernyőjének felépítése Microsoft Excel XP menüpont elöl hiányzik a pipa, ezek valóban nincsenek a képernyőn, így nem használhatóak. Újabb kattintással kapcsolja be, vagy ki a kívánt eszköztárat. Szeretném még felhívni a figyelmét egy újdonságra, az un. fogantyúra. A menüsor és a beépült eszköztárak bal szélén található függőleges, vonalra. A fogantyúk segítségével húzhatja tetszőleges képernyő pozícióba a kívánt eszköztárat, vagy a menüsort. Az elhúzott elemek bal széléről eltűnik a fogantyú. Kérdések és válaszok K: Bekapcsoltam egy eszköztárat, de az a képernyő közepe táján jelent meg, nem pedig a többi alatt. Van címsora és lezáró gombja is. Miért van ez? A következő képen egy lehetséges elrendezést mutatok be azért, hogy lássa, akár több eszköztárat is bekapcsolhat, V: Azért, mert majd ezek a program a gyűjtemények, képernyőjén un. elrendezheti lebegő azokat. eszköztárak. Néha úszó palettának is nevezik. Ez azt jelenti, hogy szabadon húzhatóak bárhová a képernyőn. Amennyiben nem felel meg a pozíciója, egérrel duplán kattintson a vékony címsorra. Ezzel eléri, hogy beépüljön. K: Sikerült bekapcsolni és beépíteni, de hogyan tüntetem el? V: Végezze el ismét a pontokban felsoroltakat. Ha egérkattintással most kikapcsolja a pipát, a paletta eltűnik. Ide függőle gesen behúzta m egyet Ez a hár om sor min dig itt van A jobb oldalon a képek Egyéb kezelésé rajzolás hez hoz használh szükség ató es piktogra kellékek mok 8/ 125 oldal

9 Az Excel XP képernyőjének felépítése Amit még az eszköztárakról tudni kell: Akik először ismerkednek a programmal még nem biztos, hogy az egyes eszköztár gombokat megismerik a rajtuk A gombfelirat lévő kis rajzról. Éppen ezért, a program segítséget nyújt. Próbálja ki, hogy az egér mutatóját az egyes kis ikonokra mozgatja, majd hagyja rajtuk pihenni. Az alábbi képhez hasonló módon az Excel az összes gombon megjelenteti a parancs nevet is. Az Excelnél ez alaptulajdonság, mivel a Nézet / Eszköztárak / Testreszabás ablakban ki van pipálva a Gombnevek megjelenítése jelölőnégyzet. Szerkesztőléc Az egyik legfontosabb információforrás. A begépelt adatokról nyújt tájékoztatást. Ne tévessze meg, hogy a képen látszólag mindössze egysornyi adat fér el benne. Valójában több ezer karakternyi információt képes megjeleníteni. A szerkesztőlécet ki- ill. bekapcsolhatja a Nézet / Szerkesztőléc pontjával. A szerkesztőléc részei: Név mező Képlet szerkesztése Szerkesz tőléc Oszlopazonosító Az adatok begépelésére összesen 256 oszlop áll a rendelkezésére. Minden oszlop egyedi betűvel, vagy betűkombinációval rendelkezik. Az azonosításra az angolszász ABC-t használja, mely nem tartalmaz ékezetes betűket. Így, csak 26 betűt tartalmaz A-Z-ig. A 27. oszloptól már két betűvel kell megoldani ugyanezt a feladatot. Az utolsó oszlop, a 256. az IV betűjelet viseli. A logika a következő: A AA BA IV B AB BB N.A. N.A. Z AZ BZ N.A. 9 / 125 oldal

10 Az Excel XP képernyőjének felépítése Microsoft Excel XP Sorazonosító Kiegészítve az oszlopokról adott ismeretet; sorba vihet be adatokat. Az egyes sorokat tízes számrendszerbeli számok jelzik. Kérdések és válaszok K: 65536!? Nem sok az egy kicsit? V: Nem. Az IBM PC gépkategóriában adatsor után kezdődik egy normális adatbázis. Az ennél kisebb tételszám mindössze, programozói szlenggel kifejezve, csak lista. A nagyszámítógépek több tucat millió adatsort kezelnek. Erre egy PC már csak nagyon lassan képes. A halvány rácsozással ellátott rubrikák a cellák. K: Mit Egyet, jelent az az, aktív hogy cellát lassan? az Én Excel úgy látom, a PCk rettentően fekete gyorsak. kerettel veszi körül. Ön vastagabb ebbe V: a A cellába táblázatkezeléshez, gépel adatot, szövegszerkesztéshez, a vastag rajzoláshoz igen. A világ legnagyobb adatbázisa az USA Vámhivatalának nyilvántartása. Másodpercenként átlagosan tétellel bővül, és az adatbevitelt több ezer terminálról végzik Cella és cellakurzor keret pedig a cellakurzor. Ugyan azt a szerepet tölti be, mint szövegszerkesztő programokban a villogó szövegkurzor. Figyelje meg, hogy a cellakurzor jobb alsó sarkában egy apró négyzet látható. Ez a kitöltő. Minden cellának van egyedi azonosítója, a cellacím. Ez a cím az oszlop és sor találkozásából, ha úgy tetszik origójából adódik. Nem fordul egyidejűleg. elő, hogy van olyan cella, aminek egynél több címe van, és természetesen ennek ellentettje sem lehetséges; miszerint egy cellának nincs címe. Pontosan rubrikába gépelhet adatot elméletileg. Néhány érvényes cím: A1, B34, F50, FA4000, ER A kitöltő Munkalap, vagy regiszter sor Már a bevezetőben említésre került, hogy az Excel XP is képes 3D-s, háromdimenziós munkalapkezelésre. Ez a titokzatos szakkifejezés arra utal, hogy a program indítása után egy munkafüzetet ajánl fel kitöltésre. A munkafüzet több munkalapot tartalmaz. Az egyes munkalapok a nevüket kivéve teljesen azonosak. A nevek; Munka1, Munka2, és így tovább. Összesen 256 munkalapot tartalmazhat egy munkafüzet, bár az A léptető Aktív munkalap Inaktív munkalap alapértelmezés csak 3 papír. Olyan ez, mint egy matematika füzet. Több kockás lapot fog össze a kapocs, vagyis a munkafüzet, az egyes lapok között pedig lapozni is lehet. Ennél az analógiánál maradva a lapozást az egyes munkalapok regisztereire való kattintás jelenti. Annak a lapnak a neve, amelyre Ön éppen ír, fehér alapon k vastag fekete betűkkel íródik ki, és ezt nevezzük az aktív munkalapnak. Az összes többi az inaktív munkalap. A regiszter sorban egyszerre nem látható az összes munkalap neve. Egyszerűen azért, mert nem fér el. Mégis elérheti az apró fülecskéket a léptetők segítségével. Ezekre kattintva az Excel bemutatja a rendelkezésére álló kockás lapok neveit. A léptetés nem jelenti az aktív munkalap váltását, az csak akkor érvényes, ha magára a regiszterre kattint az egérrel. A munkalap megjelenése amit ön indítás után lát a 100% annyit jelent, hogy a munkalapon lévő adatok a valósággal megegyező (nyomtatási) nagyságban látszanak. Ha olyan adatokkal dolgozik, ahol ez a megjelenítés nem a legelőnyösebb, változtathat a 10/ 125 oldal

11 Az Excel XP képernyőjének felépítése nézeten a szokásos eszköztár jobb szélén lévő nagyítás lenyíló mezővel. A Kijelölés lehetőség annyit jelent, hogy pontosan a kijelölt néhány cella fogja kitölteni a rendelkezésre álló teret. Ugyanígy használható a Nagyítás menüpont a Nézet menüben. Mindkét megjelenítés-váltás esetén megadhat saját értéket is. Az eszköztárnál ahogy lenyitotta a mezőt, már kezdheti is gépelni a számadatot, még a % jelet sem kell utána írnia, csak <ENTER>-rel nyugtázni. A kis ablakban pedig az utolsó helyen adhatja meg az Önnek legkényelmesebb számot. Státuszsor Az Excel legalsó sora. Itt jelzi ki, például az aktuális feladat állapotát, különféle üzemmód adatokat, billentyűzet beállításokat, kijelölt adatok összegét, stb. Az aktuális feladat állapota többféle lehet: ha a Kész felirat látszik az állapotsorban, akkor Aktuális Üze éppen nem szerkeszt, módosít semmit a feladat mm munkalapon. Ha változik a tartalom, akkor állapota ód vagy a Beírás felirat jelenik meg kijel abban az esetben, ha üres cellát készül feltölteni adattal - vagy a Szerkesztés ha meglévő cellatartalmat zők módosít. A CAPS felirat jelzi, hogy a billentyűzet Caps Lock (csupa nagybetű) billentyűje benyomott állapotban van. A NUM mutatja, hogy a billentyűzeten a numerikus blokk számadatok bevitelére használható (Num Lock bekapcsolva), és a SCRL jelenti azt, hogy ilyen állapotban - az egyébként kurzormozgató nyíl billentyűk a görgetősávval való közlekedés eszközei. Az állapotsor szintén eltüntethető ill. visszahozható: a Nézet / Állapotsor menüpont segítségével. A helyi menük szerepe, használata Hasonlóan az operációs rendszer tanfolyamon tanultakhoz helyi menükkel szinte mindenhol dolgozhat. Az Excel használata során is, amire az egér másik - nem az Enter! gombjával rákattint, akkor arra az elemre vonatkozó helyi menüt vagy gyorsmenüt kapja meg. Az ilyen gyorsmenük azokat a parancsokat tartalmazzák, amit abban az adott helyzetben azzal az elemmel végre lehet hajtani. Ne feledje, hogy minden parancsnak van megfelelője a menüsorban is valahol, de hát azt, meg kell keresni, he nem emlékszik rá az ember. Viszont a helyi menükben ezek össze vannak szedve egy helyre, hogy Önnek a segítségére lehessenek. A helyi menük alkalmazásakor figyelni kell, hogy mire kattint rá, ugyanis igen kis eltérés már teljesen más helyi menüt eredményez. Vigyázzon arra is, hogy miközben a másik gombbal kattint, ne mozduljon el az egérke, mert ilyen esetben is más lesz a helyi menü! Egy példa az előzőekre: A bal oldalon azt a helyi menüt láthatja, amely akkor jelenik meg, ha bármelyik cellára rákattint a jobb egérgombbal. A jobb oldalon pedig azt, amikor az egér a kattintás közben véletlenül elmozdul. Teljesen más parancsokat tartalmaz a két helyi menü! 11 / 125 oldal

12 Az Excel XP képernyőjének felépítése Microsoft Excel XP A Súgó és az Office segéd használata Ha munkája közben valahol elakad, bátran kérjen segítséget a programtól. Az Office XPben megújult a Súgó, és megújult(ak) az Office segéd(ek) is. Ő az alapértelmezett segéd: Súgó hívására a Szokásos eszköztár utolsó ikonja szolgál, illetve szabvány szerint minden programban az F1-es funkcióbillentyűvel kérhet segítséget. Ha segítségre szorul, az Office segéd Segéd Minták megkérdezi, hogy az összes súgótémát szeretné-e böngészni, vagy az imént végzett feladattal kapcsolatos segítségre vagy problémamegoldásra kíváncsi. A Segéd beállításait is így érheti el, a kérdések alatti Beállítások gombbal. Az első fülön az Office segéd megjelenését választhatja ki (balra, a Minták lapon). A következő fülön pedig a használatra vonatkozó beállításokon módosíthat: Az Office segéd, ha útban lenne a munkánkban, odébbáll a Beállításoknak megfelelően. Viszont, ha azt szeretné, hogy ne legyen fent a képernyőn, elrejtheti a Súgó / Az Office segéd elrejtése menüponttal, vagy ahogy az imént a helyi menüknél tanulta, egy elemre való kattintás előhozza azokat a parancsokat, amiket megtehet azzal az elemmel kapcsolatban. Itt is érvényes ez: az Office segédre vonatkozó helyi menüben megtalálható az Elrejtés parancs. Ezzel Ön mindaddig eltüntetheti a Segédet, amíg újból Súgót nem kér. 12/ 125 oldal

13 Az aktív cella mozgatása Legye n-e Office segéd vagy sem Az aktív cella mozgatása Az F1-re aktuális a munkáho súgó Milye Ha Billentyűzettel z tartozó helye n ötl segítség Ahhoz, hogy gyorsan tudjon dolgozni az Excellel, tt a jelleg ete et ad munka előtt érdemes megismerkednie azokkal a Segé ű va d ötlete módszerekkel, melyekkel a cellakurzort n jelen ket pozícionálhatja a munkalapon. A legegyszerűbb lehetőség a kurzormozgató nyilak használata, tkezi adjon melyeket a billentyűzeten a numerikus és a betűrendes k blokkok között alul találhat. A nyilak arra mozgatják el egy cellával a cellakurzort, amerre a nyíl mutat a billentyűkön. (Vigyázzon, hogy a Scroll Lock billentyű ne legyen bekapcsolva, mert abban az esetben a nyilak a görgetősávok használatának felelnek meg!) A cellák feltöltésénél és módosításánál célszerű lesz majd megszoknia a jóváhagyást minden felvitel után, hogy a cellatartalom rögzüljön. A Billentyű A cellakurzor mozgása jóváhagyásra két alapmódszer és <ENTER> Lefelé még két kiegészítő módszer is <SHIFT> + <ENTER> Felfelé létezik, annak függvényében, hogy <Tabulátor> Jobbra merre kíván haladni a <SHIFT> + <Tabulátor> Balra cellakurzorral. A két feltöltési módszerrel az alábbiak szerint haladhat a cellák kitöltésénél: <ENTER>-rel <Tabulátor>-ral Az Excel esetében szintén lehet használni a billentyűzeten a nyilak fölött lévő pozícionáló gombokat, de itt nem feltétlenül ugyanúgy működnek mint más Office programokban. Nyilak <Home> <End>* + nyilak <CTRL> + <Home> <CTRL> + <End> <Page Up> <Page Down> Billentyű <CTRL> + <Page Up> vagy <Page Down> A cellakurzor mozgása Ugrás egy cellával a nyíl irányába Ugrás a sor elejére Ugrás egy táblázat szélső cellájára Ugrás az A1-es cellára a munkalapon Ugrás a munkalap legszélső használt cellájára Ugrás egy képernyőnyit felfelé Ugrás egy képernyőnyit lefelé Váltás a munkalapok között * - az End billentyű megnyomására megjelenik az állapotsorban a VÉGE felirat. Ha ezután valamelyik nyíl billentyűt üti le, a cellakurzor abban az irányban a legelső vagy legutolsó feltöltött cellára mozdul. 13 / 125 oldal

14 Az aktív cella mozgatása Microsoft Excel XP Egérrel Az egérrel ahová kattint az lesz az aktív cella, ahová el is kezdheti a gépelést. Mozgás szempontjából az egérrel használhatja a görgetősávokat is, mind vízszintes, mind függőleges irányban, a következőképpen: A görgetősáv minden része használható, mindegyikkel más-más egységekkel léptethet a munkalapon. A legfelső és legalsó kis fekete nyilas gombbal egy sort léptethet felfelé ill. lefelé (ugyanez a vízszintes görgetősávon: egy oszloppal jobbra ill. balra). A csúszkát megragadva az egérrel megjelenik egy mező, amely arra utal, hogy ha felengedi az egeret, a képernyőn a mezőben szereplő sor lesz a legfelső helyen (ugyanez a vízszintes görgetősávon: a mezőben szereplő oszlop lesz baloldalon, a legelső helyen a képernyőn). Hogyha pedig a nyilas gombok és a csúszka közötti részeket használja a függőleges görgetősávon, az megfelel a <Page Up>, <Page Down> billentyűk használatának (a vízszintes görgetősávon: egy képernyőnyit jobbra ill. balra). Egy sornyi léptetés Ugrás adott sorra a csúszkával Egy képernyőnyi léptetés A Név mező A Név mező a szerkesztőléc legelső eleme, amely alapesetben azt a cellacímet mutatja, amelyen éppen a cellakurzor tartózkodik, de alkalmas arra is, hogy segítségével a cellakurzort elküldje egy adott című cellára - hogyha ismeri a címet. Használata egyszerű kattintásgépelés módszerrel történik, mint amikor egy mezőbe ír adatot (a kis- és nagybetű különbségek ebben az esetben nem számítanak). A beírást <ENTER> billentyűvel nyugtázza, mire a cellakurzor felveszi az Ön által megadott pozíciót. Ugyanez gyorsbillentyűvel: F5. A megjelenő kisablakban a villogó kurzor helyére azonnal beütheti a kívánt cellacímet kis- és nagybetű nem számít majd <ENTER>. Hivatkozott cellacím 14/ 125 oldal

15 Munkalapok kezelése Munkalapok kezelése Munkalapok számának előírása Az Excel XP olyan számolótábla program, amely lehető teszi a 3D, azaz háromdimenziós munkalapkezelést. Ennek lényege a munkafüzet-munkalap kapcsolat. Alapértelmezés szerint az Excel egy munkafüzetben 3 munkalappal jelentkezik. Előfordulhat viszont, hogy Önnek ennél esetleg többre is szüksége lenne. Ha minden esetben több munkalapot szeretne használni, akkor érdemes az alapértelmezett értéken változtatni, mivel ezt az értéket elég egyetlen egyszer megadnia, és azután mindig annyi munkalappal indít a program. A művelethez: 1. Válassza ki az Eszközök / Beállítások menüpontot. 2. Az ablakban a munkalapok számára vonatkozó beállítást az Általános regiszteren találhatja meg. Itt a Lapok száma új munkafüzetben mező értékét kell megfelelően módosítania vagy a léptetőkkel, vagy gépeléssel. A mező értéke (így a munkalapok száma egy munkafüzetben) 1 és 255 között lehet. Az Általá nos Mező regisz melleter ti léptet ők 3. Jóváhagyáshoz nyomja meg az OK gombot. A beállítások csak a következő új munkafüzetben érvényesítődnek. Az érvényes, a képernyőn éppen látható munkafüzet nem veszi észre a változást, ott más módszert kell alkalmaznia. Az egyes munkalapok a munkafüzetben sorban a Munka1, Munka2, Munka3 neveket kapják, melyeket Kérdések és válaszok K: Mi az a méretező? V: Tekintse meg a képet. A méretező így néz ki:. azért A majd felfelé a későbbiekben háromszögre kattintva célszerű lesz a programozó ellátnia olyan által nevekkel, amelyek utalnak a rajtuk lévő adatokra nemsokára meghatározott tananyag mértékben, lesz! a mezőben lévő szám nő. A lefelé háromszögre kattintva pedig csökken. Amennyiben elérte a legnagyobb, vagy Munkalap legkevesebb váltása értéket, úgy a kattintás már nem jár A munkalapok eredménnyel. a munka Természetesen megkönnyítését a kezével szolgálják. is beírhatja Már az előzőekben tanulta, hogy egy munkalapon csaknem az értéket, egyszerűen cella kattintson van. Valószínűleg bele a mezőbe, elférne rajta egy egész évi könyvelés, csak az adatok kezelése majd lenne gépeljen. egy kicsit bonyolult, ugyanis a sok cellából csak egy kis részt láthatunk egyszerre a képernyőn. Sokkal könnyebb úgy kezelni az adatainkat, hogy több lapon inkább kicsivel kevesebbet, mivel a lapok között sokkal egyszerűbb váltani, mint a cella között megkeresni azt amelyiken éppen az szerepel, amire szüksége van. 15 / 125 oldal

16 Munkalapok kezelése Microsoft Excel XP A munkalapok fülei mint arról már esett szó a képernyő alján a regisztersorban helyezkednek el sorban egymás után. A lapok között egyszerű egérkattintással válthat. Mindig azon a munkalapon tartózkodik a cellakurzorral, amelyiknek a füle fehér színű, és a felirata vastagabb mint a többi. Ugrás a Az aktív legelső munkalap munkala Lépt Ugrás a pfülre etők legutolsó munkalapf Billentyűzettel ülre A munkalapok között a <CTRL>+ <Page Up> és a <CTRL> + <Page Down> billentyű kombinációkkal válthat. Munkalapok átnevezése A munkalapokat ugyanúgy elláthatja névvel, mint ahogyan egy fájlt melyet szövegszerkesztővel készít. A cél ebben az esetben is az, hogy később is tudja és már a nevéről is felismerje hogy milyen adatokat tárol az adott lapon. A szabvány szerinti módszer az aktív lap névvel való ellátására a Formátum / Lap / Átnevezés pont, melyet ha kiválaszt, a lap neve inverzen látszik. Ön azonnal elkezdheti a gépelést. Gépelés során tartsa be a következőket: egy lap neve nem ugyanaz, mint a munkafüzet neve, amit mentéskor ad neki a munkalapnév maximum 31 karakternyi hosszú lehet tartalmazhat ékezetes betűket, kis- és nagybetűket valamint számokat tartalmazhat írásjeleket, kivéve: \ /? * [ ] és : nem lehet két egyforma nevű munkalap egy munkafüzetben Ugyanez a művelet egérrel végezve egy duplakattintást igényel a munkalapfülön. A felirat szintén inverzzé válik, ahová beírhatja a nevet, majd minden esetben a névadást <ENTER>-rel nyugtázza! A begépelt név. A végén a villogó szövegkurzor. 16/ 125 oldal

17 Munkalapok kezelése Másolás és áthelyezés Lapok sorrendjének megváltoztatására menüből a Szerkesztés / Lap áthelyezése vagy másolása pont szolgál, de ugyanezt a parancsot kapja akkor is, ha a kiválasztott lap fülén a egérgombbal kattint (Másolás vagy Áthelyezés). A menüpont kiválasztása tegye aktívvá azt a lapot, melyre a parancsot érvényesíteni szeretné. A ablakkal jelentkezik: Valamelyik elé vagy a végére Másolás vagy áthelyezés jobb előtt menü Új munkalap beszúrása Új munkalap beszúrásánál is azt a lapot kell aktívvá tennie, amelyik elé új lapot szeretne elhelyezni. Menüvel történő végrehajtás esetén válassza ki a Beszúrás / Munkalap pontot. Az új lap folytatólagos számozást kap, pl. Munka4, Munka5 stb. A jobb egérgomb itt is használható, az egérrel arra a lapra kell kattintania, amelyik elé az új lapot be szeretné illeszteni, majd a megjelenő ablakban az Általános regiszterfülön a Munkalap ikont kiválasztania. A Beszúrás menü A Munkalap menüpont Munkalap törlése Aktív munkalapot törölhet, a Szerkesztés / Lap törlése ponttal. Ez a menüpont az alapértelmezés szerint nem jelenik meg azonnal a menüpontok között. Ahhoz, hogy, megjelenjen, kattintson a menüsor alján lévő lefelé mutató csőrökre, vagy pihentesse az egeret a menüsoron.) Vagy: Jobb egérrel kattintva a munkalapon, majd kiválasztva a Törlés pontot. Mindkét esetben visszakérdez az Excel, hogy biztos-e a szándékában, mert a művelet visszavonhatatlan és a lapon lévő adatok is elvesznek.!!! Nem vonható vissza!!! 17 / 125 oldal

18 Munkalapok kezelése Microsoft Excel XP Összevont kérdések a fejezethez 1. Honnan jeleníthetők meg további eszköztárak? Nézet menü Eszköztárak menüpont. Eszközök menü Eszköztárak menüpont. Eszközök menü Beállítások menüpont. 2. Mi a szerkesztőléc? Az Excel rajzoló részének eleme. A lap szélén található méretezett vonalzó. A munkalap fölött elhelyezkedő sor, amely a begépelt adatokról nyújt tájékoztatást. 3. Mi a cellacím? Az, ahol a cellakurzor áll. A munkalap első cellája. A cella sor- és oszlopazonosítójából képzett egyedi azonosító jel. 4. Mit takar a regisztersor elnevezés? A cellákat azonosító számoszlopot és betűsort. A munkafüzet egyes lapjainak elérését szolgáló fülek sorát. A képernyő alján elhelyezkedő, a munkafüzettel kapcsolatos információkat tartalmazó sort. 5. Mit jelez a cellakurzor? Azt, hogy egy cella meddig tart, mennyi adat fér el benne. Azt, hogy éppen melyik az aktív cella, amelyikbe gépelhetünk. Azt, hogy a jelzett cella feltölthető. 6. Hogyan szúrna be új munkalapot? Az Eszközök menü Beállítások pontjának Általános regiszterén a Lapok száma mezőben a méretező segítségével egyel növelném a beírt értéket. A Szerkesztés menü Irányított beillesztés pontjának segítségével. A Beszúrás menü Munkalap pontjának segítségével. 7. Milyen nevet adhat egy munkalapjának? Maximum 31 karakterből álló, kis- és nagybetűket, valamint számokat tartalmazó beszédes név célszerű. Bármilyet, nem számít, mit írok be, csak tudjam, mi rejlik mögötte. Maximálisan 8 karakterből álló név, mely kizárólag az angol ABC betűit tartalmazza. 8. Hogyan történik egy munkalap törlése? Kijelölöm a lapot, majd a billentyűzeten Delete billentyűt nyomok. A munkafüzetből nem törölhető lap, mert állandóan tartalmaznia kell az alapértelmezésben beállított számú munkalapot. A Szerkesztés menü Lap törlése ponttal. Megoldások A, C, C, B, B, C, A, C 18/ 125 oldal

19 Adatbevitel Adatbevitel Az adatbevitel megkezdése előtt tisztáznunk kell olyan kérdéseket, miszerint milyen adatokat lehet begépelni a cellákba, ezt konkrétan hogyan érdemes megtenni, a begépelteket miképpen lehet javítani, törölni. Ökölszabályként néhány jó tanács. Így, a táblázatkezelés kezdetén fordítson különös gondot arra, hogy minden beírt adatot ENTER-rel nyugtázzon. Nagytömegű számadatot ne a szöveges billentyűzeten, hanem a numerikus blokkon írjon. Ne feledje, hogy ott is megtalálja az ENTER-t. A numerikus blokk azonban csak akkor működik kielégítően, ha a <7>-es gomb fölötti <NUM LOCK> visszajelzője világít. Figyelje meg, hogy a szöveges billentyűzeten a <F> és <J> betűk felületén egy vonás, vagy pötty található. Ugyanígy a numerikus blokkon az <5>-ösön is talál ilyet. Ezek a tízujjas vakírást, illetve a listagépelést segítik. Természetesen nem várható el Öntől, hogy néhány nap elteltével vakon, percenkénti 180-as leütéssel dolgozzon, de legalább törekedjen erre. Cellák tartalmának jóváhagyása az ENTER-en kívül történhet a Tabulátor billentyűvel is, amennyiben nem lefelé szeretné léptetni a cellakurzort (függőleges cellakitöltés), hanem vízszintesen jobbra. Mint azt már említettem a cellakurzor mozgatásánál mindkét iménti billentyűnek létezik egy párja : amikor is a <SHIFT> billentyű nyomva tartása mellett használja őket. Ezzel azt érheti el, hogy ellenkező irányban mozdul el a cellakurzor nyugtázva az előtte kitöltött cella tartalmát. Ezen módszereket alkalmazhatja akkor is, ha kijelölt területen belül mozog a cellakurzorral. Kilép az éppen szerkesztett cellából a nyíl billentyűk használatával is, arra az irányba, amerre a nyilak mutatják így is nyugtázhat, de ezt a lehetőséget akkor nem használhatja, ha kijelölt területen belül szeretne mozogni. (A kijelölés ugyanis megszűnik a nyíl billentyűk hatására.) Mennyi adat fér bele egy cellába? Látszólag nem sok, azonban nem addig tart a cella, amekkorának látszik a munkalapon. Mégcsak nem is a szerkesztőléc hosszúságában írhatunk bele adatokat. Sokkal többet! A cellák szélessége korlátozott: pontosan 255 karakter. A tartalma lehet akár karakter, ha fel bírja tölteni, ebből azonban a munkalapon csak 1024 karakternyi látszik. A többi a szerkesztőlécben látható. Alapértelmezett tulajdonságok Betűtípus és -méret A munkalapon használt betű típusát és méretét Ön szabhatja meg alapértelmezésként az Excel az Arial 10pt-os betűtípust szokta megadni karakterformázással is akár. Ha nem csak egy adott munkafüzetben vagy A betű típus munkalapon, hanem az összesben állandó jelleggel egy másik betűvel szeretne dolgozni, érdemes ezt alapértelmezettnek állítani. A művelet és menüpontja az Eszközök / Beállítások; abban az ablakban mére az Általános fül. t 19 / 125 oldal

20 Adatbevitel Microsoft Excel XP Oszlopszélesség Bármikor szeretne visszatérni egy kiinduló oszlopszélességre, vagy egyforma szélességű oszlopokat beállítani nem kell számolgatnia, bemérnie a méreteket, mert menüpontból igen egyszerűen állíthatók az alapértékek. Vigye a cellakurzort abba a cellába, amelynek oszlopméretét állítani szeretné vagy jelölje ki az oszlopokat, majd válassza ki a Formátum / Oszlop / Normál szélesség menüpontot. Az alapértelmezett érték 8,43, de Ön ezen természetesen változtathat. Adattípusok Kérdések és válaszok K: 8,43 micsoda? Ennek mi a mértékegysége? Szöveges adatok V: A Normál oszlopszélesség mezőben megjelenő A szöveg betűk, számok és egyéb karakterek szám tetszőleges egy olyan kombinációja. 0-9 között Szöveges lévő szám, adatnak amely a számítanak az írásjelek és a szóköz is. A begépeltek a cella szokásos bal szegélyéhez betűtípusból igazodnak. egy cellában Látszólag elfér. csak Tehát annyi a betű fér el egy cellában, amennyit a halvány keret 8,43 megenged, annyit valójában jelent, hogy a cellában karakter 8 karakter erről már fér ki. volt szó. Íme, itt az igazi Emiatt adat kényte len volt levágn i Kérdések és válaszok K: Itt valami nem stimmel. A képen is látom, hogy az adatok kilógnak egy cellából. Például Horváth Mihály keresztnevéből a ly átér a B3-as cellába. És hol van Nagy Katalin nevéből az, hogy cárnő? V: Egy nagyon fontos szabály: a cellában lévő valóságos adatot soha nem magában a cellában látja, hanem a kívánt rovatra kattintva a szerkesztő sorban. Figyelje meg, hogy a cellakurzor az A2-es cellán áll. Ennek megfelelően a szerkesztő sorban a rovat tartalmát látja. Ez pedig a teljes név. Nagy Katalin nevének vége is benne van az A2-es cellában, de mivel a tőle közvetlenül jobbra lévő rubrika nem üres, a program kénytelen-kelletlen levágja a kijelzésből, ismétlem, csak a kijelzésből a név végét. A tanfolyam anyaga az oszlop szélességének, valamint a sor magasságának állítása is. 20/ 125 oldal

21 Adatbevitel Numerikus (szám) adatok Bevihet pozitív és negatív egész, és tört számokat, a 0 -t (nullát) is. Amennyiben negatív számra van szüksége, az előjelet a kötőjel jelenti, vagy a numerikus blokkon a <9>-es fölött jobbra ferdén található jel szintén megfelel. Pozitív számnál az Excel a begépelt + előjelet figyelmen kívül hagyja. A számjegyek a cellákban automatikusan jobbra igazodnak. Figyelnie igazán a tört számok bevitelénél kell. Az egész-, és törtrészt elválasztó tizedes jelről van szó. Az angolszászok tizedes pontot, míg mi, magyarok tizedes vesszőt használunk. A numerikus blokkon a 0 -tól közvetlenül jobbra lévő billentyű, bármi is legyen lézerrel ráégetve, általában a helyes jelet írja ki. A problémát az okozza, hogy az Excel a Windows beállításaihoz igazodik, és bár az ott beállítottak többnyire megfelelnek, véletlenül elállítják azokat. Az Excel a nem megfelelő jel használata esetén a számokat szöveges adatnak veszi, és szöveges adatokkal nem képes matematikai összegzést végezni. Dátum adatok Bármit is ír ki az Excel, valamennyi dátumot sorszámként, míg az időértékeket tizedes tört szám tört részeként tárolja. Az idő- és dátumadatok összeadhatók, kivonhatók egymásból, és más egyéb számításokban is használhatók. Miképpen a numerikus adatok ismertetésénél, itt is meg kell jegyeznem, hogy a dátum és idő adatok megjelenítése teljes mértékben a Windows beállítások függvénye. De lássuk pontosabban. Az említett dátum sorszám azt jelenti, hogy van egy kitüntetett dátum, ez január 1-je, ez az 1. A rovatban tárolt adat általában tízezres nagyságrendű szám, a jelzett dátum óta eltelt napok számát jelenti. Amit megjelenít a cellában, az egy kódolt, formázott adat. Rengeteg dologra kell figyelnie, ha számításaiban fel kívánja használni a dátum és idő értékeket. Új dátumformátumok születtek a négyjegyű évszámok használatára. Tehát a dátumokat tanácsos évezreddel beírni, a szeparátor legyen mindig a per ( / ) jel. Az <ENTER> leütése után az Excel átalakítja az értéket az érvényes Windows beállításoknak megfelelően. A szeparátor azt jelenti, hogy az év és hónap, valamint a hónap nap között ezt használja elválasztásra. A per jelet megtalálja a numerikus tömbön, a <8>-as fölött. Időpontokra néhány példa a fenti képen látható. Tekintse meg a cellakurzort, a cellában teljesen más adat íródik ki, mint ami valójában benne van. Emlékezzen a szabályra: a cellában lévő tényleges adat csak a szerkesztősorban látható. Kérdések és válaszok K: Hogy van pontosan ez a tizedes jel? V: Ön magyar Windows-zal és szintén magyar Excel-lel dolgozik. Ekkor tizedes vesszőre van szüksége. Ha pontot ír a számjegybe, az olyan szöveggé Figyelem! alakul, Tipp! mint Szöveg például füzérek a brekeke. összegzését K: konkatenálásnak Igen, hallottam, nevezik. hogy nem szerencsés keverni a programok Kovács & Mihály= KovácsMihály. nyelvi változatait?! V: Szándékosan Így van. Angol nem Windows, írtam bele magyar szóközt. Excel Még az is sokszor lesz bonyodalom. számít. Még valami. Amennyiben olyan nagyságrendű numerikus adatot gépel be egy cellába, hogy az kilóg belőle, az <ENTER> leütésekor az Excel kiszélesíti az oszlopot. Így nem kell külön intézkednie. 21 / 125 oldal

22 Adatbevitel Microsoft Excel XP Képletek A képletek matematikai műveletek elvégzésére használhatók. Fontos ismertetőjegyük, hogy mindig egyenlőségjellel kezdődnek. Mintha így fogalmazna: a cella értéke legyen egyenlő Az egyenlőségjel begépelése után több választási lehetősége is van. Konstans számadatokat vihet be (erre példát a képen az A1-es cellában lát), vagy ami a legfontosabb, cellára hivatkozhat. Az ilyen típusú képletek képesek kiolvasni a kérdéses rubrika tartalmát, és ennek alapján kiszámolják az érvényes értéket. Példát erre az A2, továbbá A3-as rovatban talál. Kiválóan használható lehetőség a módszerek keverése. Ekkor állandó adatot és cella címet egyaránt rögzít. Az A4, és A5 cellát tekintheti meg példát keresve. A számolótáblák nagyszerűsége a képletekben rejlik. Az eredmények kiszámolása ugyanis nem csak egyszeri lehetőség, hanem amint változik a hivatkozott cella értéke tehát átírja, vagy más képletek újraszámolják -, a cél cella is frissül. Ez a híres újraszámolás, vagyis a rekalkuláció. Függvények A képletek kiterjesztései. Vannak bonyolult pénzügyi, matematikai, statisztikai, stb. számítások, amelyek bonyolult képleteket kívánnak. Azért, hogy Önnek ne kelljen bajlódnia ezek megvalósításával, az Excel tervezői beépítettek olyan automatizmusokat függvényeket -, amelyek a leggyakrabban előforduló feladatokat képesek megvalósítani. A függvényeknek van egy általános, un. szintaxisa. Mondattanilag tehát szigorúan szabályozott. =Függvénynév(argumentum1,argumentum2, ) A függvény neve általában mozaikszó, még angolul is. Az argumentumokat másképpen szokás paramétereknek is nevezni. Az egyes argumentumokat egymástól vesszővel választjuk el. A képen olyan függvényeket lát, amelyek csak maximum három paramétert használnak, de egyébként van 31 paraméteres változat is. A függvénynek zárójelben átadott argumentumokkal ő oszt, szoroz, összead, kivon, a kiszámított eredményt ezután megjeleníti. Nem kell pontosan tudnia, hogy a zárójeleken belül mi történik, éppen erre találták ki a függvényeket. A téma lezárásként még jegyezze meg; az argumentumok zárójelen belüli sorrendje nem felcserélhető. Az Euro bevitele A Formázás eszköztár Euro gombja segítségével az értékeket az európai pénznemnek megfelelően formázhatja. Ha az Euto gomb nincs a Formázás eszköztáron, válassza az Eszközök / Bővítménykezelő menüpontot, majd kapcsolja be az ablakban az Euro pénznemeszközök jelölőnégyzetet. Ha ez e jelölőnégyzet nem jelenik meg az ablakban, akkor az Euro bővítményeszköz telepítése is szükséges. Kérje rendszeradminisztrátora segítségét! Az Euro formázás használata után nem érhető el a visszavonás parancs sem ikonról sem pedig a Szerkesztés menüből. Az Euro formázást a cellákról a Szerkesztés / Törlés / Formátumot menüponttal szedheti le, ekkor viszont a cellán alkalmazott egyéb formázások is elvesznek. Mási módszer, ha a munkafüzetet bezárja mentés nélkül, de ennek a módszernek a hátránya, hogy így az utolsó mentés óta végzett módosítások is elvesznek. Az euró jel beírásához a következő billentyűket használja magyar billentyűzet esetén: <ALT> a numerikus blokkon (<Num Lock> legyen bekapcsolva!). Az eredmény: 22/ 125 oldal

23 Adatbevitel Cellák feltöltése adattal, felülírás, átszerkesztés Piros kereszt, vagy <ESC> Zöld pipa, vagy A fenti módszerek valamelyikével az Excel cellakurzorát a feltöltendő cellára mozgatta. Ahogyan már <EN említettem ez az aktív cella. Az adatok beviteléhez gépeljen, és nyomjon <ENTER>-t. Figyelje meg, TER hogy a gépelés megkezdésekor > aktivizálódik a szerkesztőléc, ott feltűnik egy piros kereszt, egy zöld pipa, továbbá egy egyenlőségjel gomb. Az írás során az írásjelek a rovatban és a lécen egyaránt megjelennek. Ez a három vezérlőelem csak az adat nyugtázásakor tűnik el. Rögzítés során, még az <ENTER> leütése előtt, amennyiben Ön meggondolja magát, az <ESC> gombbal visszavonhatja az adatot. Az <ESC> ebben az esetben megegyezik a szerkesztőlécen a piros kereszttel. A zöld pipa pedig az <ENTER>-nek felel meg. Az = (egyenlőségjel) a hagyomány tiszteletből FüggvényVarázslónak elnevezett forgatókönyvet indítja el, erről a későbbiekben lesz szó. Összefoglalva az adatbevitelhez: 1. Mozgassa a cellakurzort a feltöltendő rovatra 2. Gépelje be az adatot 3. Nyomja le az <ENTER>-t a billentyűzeten Egy cella tartalmának felülírásához: 1. Mozgassa a cellakurzort a kérdéses rovatra 2. Gépelje be az új adatot 3. Nyomja le az <ENTER>-t a billentyűzeten Meglévő adat átszerkesztéséről akkor beszélünk, ha az anyag bevitelre került, abban kismértékű változatást kell alkalmaznia. Esetleg egy-két betűt véletlenült elírt. Ilyenkor nem érdemes az egész adatot átírni (az előbbi módszerrel), hanem kapcsolja át az Excel-t szerkesztő üzemmódba így a cellák tartalma szerkeszthető (pl. használhatja a nyilakat a szövegkurzor mozgatására a cella szövegében). Cellatartalom szerkesztésére rögtön kétféle módja is van. A. Átkapcsolás szerkesztő módba egérrel 1. Kattintson a szerkesztősorba egérrel 2. Az iránynyilakkal mozogassa a szövegkurzort a kívánt helyzetbe 3. Javítsa ki a hibás adatokat 4. Nyomja le az <ENTER>-t a billentyűzeten Vagy: 1. Kattintson a szerkeszteni kívánt cellára az egérrel kétszer 2. Az iránynyilakkal mozogassa a szövegkurzort a kívánt helyzetbe 3. Javítsa ki a hibás adatokat 4. Nyomja le az <ENTER>-t a billentyűzeten B: Átkapcsolás szerkesztő módba billentyűzettel Függ vény Vará zsló Az <F2>es funkci ó Az gomb Ön kez 23 / 125 oldal

24 Automatizált adatbevitel Microsoft Excel XP A hibás cellán állva 1. Nyomja le az F2 funkció billentyűt 2. Az iránynyilakkal mozogassa a szövegkurzort a kívánt helyzetbe 3. Javítsa ki 4. Nyomja le az <ENTER>-t a billentyűzeten Törlés és visszavonás A teljes cellatartalom kitörlésére használja a <DEL> billentyűt a cella kijelölése után. Ha csak az utolsó hibás műveletet szeretné visszavonni, a Szokásos eszköztár Visszavonás gombja alkalmas erre. Az Office programoknál több- vagy régebbi műveletet is visszavonhat, de akkor a visszavonás gomb melletti kis nyílra kell kattintania, ahol legördülnek az utoljára végzett műveletek. A listában meg kell keresnie azt amelyiket vissza szeretne vonni közben a listában előtte állók automatikusan kiválasztódnak -, és minden előtte álló művelettel együtt visszavonja a program. Vannak azonban olyan jellegű műveletek is, amelyek nem vonhatók vissza, legyen óvatos! Automatizált adatbevitel Tartományok Az Excel terminológiája szerint a tartomány legalább két, vagy több cellát jelent. Ezek a cellák, a továbbiakban tartományok, valamilyen logika szerint összefüggnek. Összetartoznak például azért, mert Eg y tar to má ny Ismét egy, és Ezek nem itt ér szint logikailag kapcsolható adatokat tartalmaznak, vagy azért, mert azonos módon formázottak, színezettek. A össze én az tartományok lehetnek egymással szomszédosak, vagy éppen nem, egy adott feladattól függően. A külön tartományok kijelöléséhez nagyon sok módszer ajánlható. előzőe kkel álló tarto Eg y má sik tar to má ny Tartomány kijelölésének megszüntetése mány ok Szintén több módszer ismeretes. Windows szabvány szerint a kijelölést kurzormozgatással kell megszüntetni. A kurzort egérrel és billentyűzettel mozgathatja. A tanultaknak megfelelően kattintson egyet az egérrel a táblázatba, vagy bármelyik kurzormozgató gombot nyomja le egy pillanatra. Kérem, mind a kijelölést, mind a kijelölés megszüntetését alaposan gyakorolja be. Az Excelben elvégezhető műveletek többségének ez az alapja. Azért ismertet a jegyzet ennyiféle módszert, hogy tetszése szerint választhasson magának. Mégis, ha iránymutatást kíván, én a tartomány kijelölése egérrel, azonfelül a tartomány kijelölése billentyűzettel módszereket ajánlanám. A hétköznapi felhasználók az egeret részesítik előnyben a tasztatúrával szemben, pedig az kifejezetten lassabb. Tartományok kijelölése Tartomány kijelölhető egérrel és billentyűzettel is. Sőt, egyes esetekben a kettő kombinációja is használatos. 24/ 125 oldal

25 Automatizált adatbevitel Tartomány kijelölése egérrel Itt van a cella Mutasson egérrel a kijelölendő terület bal felső közepe sarkába. A bal felső sarkot egy cella jelképezi. A kérdéses cella közepébe mutasson, - az egérkurzor ebben az esetben vastag fehér kereszt. Nyomja le, és tartsa lenyomva az egér <ENTER> gombját Húzza az egérmutatót a kijelölendő terület jobb alsó sarka felé Engedje el az egérgombot A terület inverzzé változott, jelezve kijelölt állapotát. A bal felső cella, a kijelölés kezdete, fehér maradt, de Itt pedig a jobb alsó körülötte is vastagabb, fekete vonal sarok látható. A kiemeléssel (fehér színnel) jelzi a program az aktív cellát. Sor kijelölése egérrel Mutasson a kijelölendő sor sorazonosítójára. Ez egy számjegy. Kattintson az egérrel A sorban mind a 256 cella kijelölődött. Az A oszlopban lévő cella megint csak fehér maradt, a kijelölt sor körül vastagabb fekete vonalat lát. Sorazonosít ó Fehér maradt Oszlop kijelölése egérrel Mutasson a kijelölendő oszlop oszlopazonosítójára. Ez egy betű, vagy betű kombináció. Kattintson az egérrel Az oszlopban mind a cella kijelölődött. Az adott oszlop legelső cellája fehér maradt, a kijelölt oszlop körül vastagabb fekete vonalat lát. Ha több sort vagy oszlopot szeretne egyszerre kijelölni: 1. Mutasson az egérrel a sor- vagy oszlopazonosítóra. 2. Nyomja le és tartsa lenyomva az egér Enter gombját. 3. Húzza végig az egérmutatót a kijelölendő azonosítókon, majd engedje fel az egérgombot. Munkalap kijelölése A munkalap összes cellájának kijelölése a sor- és oszlopazonosítók találkozásánál lévő gombra kattintással történik: A Mindent kijelölő gomb Oszlopazonosító Fehér maradt 25 / 125 oldal

26 Automatizált adatbevitel Microsoft Excel XP Több, egymással nem összefüggő tartomány kijelölése egérrel 1. A tanult módon jelölje ki az első tartományt egérrel 2. Nyomja le, és tartsa lenyomva a billentyűzeten a <CTRL> gombot 3. Jelöljön ki több tartományt egérrel 4. Engedje fel a <CTRL> gombot Tartomány kijelölése billentyűzettel 1. Vonuljon a cellakurzorral a kijelölendő terület bal felső sarkára 2. Nyomja le, és tartsa lenyomva a <SHIFT>-et a billentyűzeten 3. Nyomjon le tetszőleges kurzormozgató gombot, akár többször is. Az Ön által így mutatott irányba az Excel jelöl. A lehetséges billentyűkről táblázatot találhat az előző fejezetben és témakörben (cellakurzor pozícionálása). 4. A tartomány kijelölése után engedje fel az <SHIFT>-et Adott cellához viszonyított kijelölés Ez a módszer akkor nagyon hasznos, ha hatalmas táblázattal dolgozik, aminek a kijelölése közben mint azt bizonyára majd tapasztalni fogja a kattintásos, egyszeri gombnyomásos kijelölés-bővítési módszerek túl lassúnak, míg a húzásos, nyomvatartásos módszerek túl gyorsnak bizonyulnak. Magyarán szólva nehéz lesz a kijelölést pont a táblázat szélénél megállítania. Ilyenkor próbálja ki a következőt: 1. Szép kényelmesen vonuljon a táblázat jobb alsó sarkának cellájába 2. Nyomja le és tartsa lenyomva a billentyűzeten a <CTRL> és a <SHIFT> gombokat egyszerre 3. Használja a nyíl billentyűket (balra és felfelé) Ez a módszer akkor igazán működőképes, ha a táblázata az A1-es cellától kezdődik. Ugyanis ilyenkor nem a táblázatot érzékeli a kijelölés, hanem a munkalap határokat! Tartomány kijelölése a bővített üzemmódban Az imént ismertetett módszer kétkezes. Lássuk ennek egykezes változatát. 1. Vonuljon a cellakurzorral a kijelölendő terület bal felső sarkára 2. Nyomja le az F8-as funkció billentyűt. A státusz, vagy információs sorban megjelenik a BŐV felirat. A BŐV felirat 3. Nyomjon le tetszőleges kurzormozgató gombot, akár többször is. Az Ön által így mutatott irányba az Excel jelöl. 4. A tartomány kijelölése után ismét nyomja le az F8-as funkció billentyűt. Az információs sorból eltűnik a BŐV felirat. Az F8 a folyamatosan nyomva tartott <SHIFT>-et helyettesíti. Megjegyzem, hogy a 4. lépés nem minden esetben szükséges. Az esetek többségében a kijelölést ugyanis menüpontok, vagyis egyéb lehetőségek kiválasztása követi, és ekkor az Excel önműködően kikapcsolja azt. 26/ 125 oldal

27 Automatizált adatbevitel Segítségképpen: Az <F8 >-as funk ció Az gom Ö b n ke Többszörös tartomány-kijelölés bővített üzemmódban ze Az első tartomány kijelölése pontosan úgy történik, mint az előzőekben. Ezután viszont semmiképp se kattintson az egérrel vagy nyomja le valamelyik nyíl billentyűt; ehelyett: 1. Nyomja le a <SHIFT> és F8 billentyű kombinációt. Ezzel egyidőben az állapotsorban a BŐV felirat helyett az ADD jelenik meg (hozzáadás) 2. Ebben az üzemmódban a nyílbillentyűk úgy működnek mint rendesen, tehát pozícionálhatja velük a cellakurzort, pontosan a következő kijelölendő tartomány bal felső sarkához. 3. Most ismét nyomja meg az F8-as funkcióbillentyűt, és jelölje ki a következő tartományt. Ismételje a lépéseket mindaddig, amíg az összes tartományt kijelöli. 27 / 125 oldal

28 Automatizált adatbevitel Microsoft Excel XP Kijelölés nagyítása Ha azt szeretné elérni, hogy a cellákat közelebbről vagy távolabbról lássa, akkor a Szokásos eszköztár Nagyítás mezőjében választhat egy számot ezt már tanulta. De hogy egy kijelölt területre hogyan fókuszálhat a legkönnyebben (próbálgatások nélkül) az most következik: 1. Jelölje ki a munkalapon azt a területet, amelyet a képernyő teljes lehetőségében szeretne látni. 2. Válassza a Nagyítás mező Kijelölés pontját Ezzel az Excel pont akkora értéket állít be a mezőbe, amekkora ahhoz szükséges, hogy a kijelölt terület a lehető legjobban kitöltse a rendelkezésére álló képernyőrészt. Figyelem! Tipp! Azért itt is vannak korlátok: a legkisebb kicsinyítés 10%, míg a legnagyobb Táblázatok pontos kijelölése Egyetlen nagyítás billentyűkombináció, 400% lehet, tehát a de mező nagyon értékei fontos lehet, ha egész táblázatot szeretne kijelölni. Mi is az egész mindenképpen táblázat? Olyan a két összefüggő érték között adathalmaz lesznek! (bármilyen adatok), melyet nem választanak el üres sorok ill. oszlopok. Tehát csak formailag vizsgál az Excel, a tartalom mellékes. A kombináció: <CTRL>+ Num* (a Numerikus blokkon a csillag billentyű) A kijelölést úgy indítsa, hogy a cellakurzort kattintsa a táblázat belsejébe, ugyanis a kombináció azt a parancsot adja az Excelnek, hogy az aktív cellától elindulva minden irányban keresse meg az adathalmaz szélét tehát az első üres sort, ami viszont már nem kerül bele a kijelölésbe. Cellán belüli kijelölés Cellán belüli kijelölésre a cellatartalom szerkesztésénél lehet szükség. Hogy hogyan léphet szerkesztő módba, már tanulta. Innentől kezdve pedig megegyezik a módszer a szövegszerkesztésben alkalmazottakkal. Az közömbös, hogy a kijelölést a szerkesztőlécen, vagy a cellában teszi-e meg, általában csak attól függ, hogy hogyan váltott szerkesztés módba. Egérrel 1. Kattintson egérrel a kijelölendő szövegrész elé a szövegkurzor itt villog. 2. Nyomja le az egér Enter gombját, közben mozgassa az egeret a szövegen, egészen addig, amíg el nem kéri a kívánt szöveg végét, majd engedje fel az egérgombot. Ekkor a kijelölt szöveg inverzen látszik törölheti, formázhatja, szerkesztheti kedvére. Billentyűzettel Szövegkijel ölés a szerkesztől écen Szövegkijel ölés a cellában 1. Pozícionálja a szövegkurzort a kijelölendő szövegrész elé 2. Nyomja le és tartsa lenyomva a billentyűzeten a <SHIFT> billentyűt, mialatt a nyíl billentyűk valamelyikével a megfelelő irányba haladva kijelöli a kívánt részt. 28/ 125 oldal

29 Automatizált adatbevitel Munkalapok kijelölése Egy munkalapot már azzal kijelöl, hogy rákattint a fülére, azaz aktívvá teszi. Ilyenkor minden munkalapművelet az aktív lapra vonatkozik. Viszont műveleteket végezhet ugyanúgy több lapon is egyszerre, mint általában. Több munkalap kijelöléséhez: 1. A billentyűzeten nyomja le, és tartsa lenyomva a <SHIFT> billentyűt. 2. Az egérrel kattintson egyet-egyet a kijelölendő munkalapokra. Nem egymás melletti munkalapok kijelölése ugyanúgy történik, mint a billentyűzetes kijelölés, annyi különbséggel, hogy a <CTRL> gombot kell nyomva tartania a kijelölés ideje alatt, és azokra a lapokra kattintania, amelyeket ki szeretne jelölni. Ha egyszerre az összes munkalapot ki szeretné jelölni, a legegyszerűbb, hogy bármely munkalap fülére kattint a másik egérgombbal, majd a helyi menüből kiválasztja a Az összes lap kijelölése pontot: A kijelölt munkalapok Tartományok címzési módja A tartományok címzési módja különleges. Minden cellának van cellacíme, ez a számolótábla programokban magától értetődő, de hogyan jelölünk egy TÓL-IG területet? Figyelje meg, hogy a területek szabályos négyszög alakúak (a téglalap is négyszög). A megszólításuk is ennek megfelelő. Képletek, függvények belsejében őket argumentumként felhasználva az általános forma: BAL FELSŐ CÍM : JOBB ALSÓ CÍM. Néhány példa: A1:F12, B4:K50, BA400:CN1200, stb. Látható, hogy a -TÓL az Excelben a : (kettőspont). Fogalmazzon tehát így: az A2-es cellától az F12- es celláig kijelölt terület. Vagy a B4-es cellától a K50-es celláig kijelölt terület. Amennyiben több, egymással nem összefüggő tartományt kell megneveznie, úgy az egyes tartományok közé (a függvények belsejében) pontosvesszőt kell írnia. Ezt a függvények általános szintaktikájánál anyagrészként már vettük, csak emlékeztetni kívánom rá. 29 / 125 oldal

30 Automatizált adatbevitel Microsoft Excel XP Néhány példa: A1:C5;A8:C11;E1:E8 Igazán érdekesség az utolsó, E1:E8 cím, mert a bal felső és jobb alsó sarok ugyanabban az oszlopban van. Említésre méltó a sor-, és oszloptartomány lehetőség is. Akkor használható bizonyos függvények belsejében, ha pontosan nem tudja megmondani a tartomány pontos sor, vagy éppen oszlop címét. A módszert már tananyag volt az előző fejezetben; elegendő egy oszlop-, vagy sorazonosítóra kattintania. A terület címzése oszlop hivatkozás esetén: A:A; D:D;H:H A terület címzése sor hivatkozás esetén: 1:1; 13:13; 540:540 Azonos adatok bevitele több cellába Ha több - akár egymás melletti, akár különálló cellát szeretne feltölteni egyforma adatokkal, az Excel egy 4 lépésből álló műveletsorral megoldja ezt, de fontos betartania pontosan a műveleti sorrendet! Ilyenkor a tartománykijelölési módszereket alkalmazhatja a feltöltendő cellák meghatározására. A művelethez: 1. Jelölje ki a cellákat a kijelölésnél csak egyetlen cella nem lesz inverz, ez az aktív cella 2. Kezdje el bátran a gépelést ekkor az aktív cellában jelenik meg a beírt adat 3. Nyomja le a <CTRL> + <ENTER> billentyű kombinációt az Excel szétteríti az adatokat a kijelölt cellákban 4. Szüntesse meg a kijelölést Az ilyesfajta tartományfeltöltés jó lehet olyankor, ha a cellatartalom közömbös például gyakorlásnál. A fenti adattartománynál megnézheti a harmadik lépés utáni eredményt. 30/ 125 oldal

31 Automatizált adatbevitel Adatbevitel tartományokba Az Excel nyújt bizonyos biztonsági szolgáltatásokat abban az esetben, ha az adatbevitel megkezdése előtt a feltöltendő tartományt kijelöli. A módszer akkor is működik, ha több, egymással nem összefüggő területet jelöl meg. A kijelölés után kezdje meg a gépelést. Amint a kijelölés utolsó sorához ér, érdemes felpillantania, mert ekkor intézkedik az a program arról, hogy a cella nyugtázását követő <ENTER> után ne a következő jelöletlen, hanem a következő jelölt sorba ugorjon a cellakurzor. Ez azt jelenti, hogy a következő oszlop első sorába kerül a vastagabb kerettel körülvett cellakurzor. Ezt az üzemmódot úgy tudja kikapcsolni hiszen csak az <ENTER>-t többször lenyomva nem képes a kurzort kivinni a tartományból -, ha kurzort mozgat. Elegendő tehát egy iránynyíl a billentyűzeten, vagy egy egérkattintás. A tartományfeltöltéshez használható még a <TAB> (jobbra) és <SHIFT> + <TAB> (balra) kombináció is, ezzel sem tud kilépni a tartomány(ok)ból. Attól függően válasszon módszert az aktív cella mozgatására, hogy milyen irányban könnyebb feltöltenie a cellákat. A kurzormozgatás megszünteti a terület kijelölt állapotát, és lehetővé teszi annak elhagyását. Kérdések és válaszok K: Megpróbáltam az adatbevitelt. Kijelöltem egy területet, majd amikor belekattintottam az egyik kijelölt cellába, eltűnt a kijelölés. Mi az oka? V: A kijelölés után ne kattintson, mert az a Windows szabvány szerint megszünteti a kijelölést. Figyelje meg, a bal felső sarokban lévő cella kijelölt állapota dacára fehér maradt. Így jelzi aktív állapotát. Tehát azonnal megkezdheti az adatbevitelt, vagy az <ENTER> gombot többször lenyomva vonuljon a kurzorral az első feltöltendő cellára, és utána gépeljen. K: A tipp nem működik!? V: De. Tapasztalatom szerint két helyen is el szokták rontani. A 2. lépésben nem a leírtaknak megfelelően cselekszenek, egyszóval nem gépelnek; egérrel kattintanak. Ezzel megszüntetik a kijelölést. Előfordul az is, hogy a 3. lépésben véletlenül csak az <ENTER>-t nyomják le, majd rájőve a tévedésre, most már a helyes <CTRL>-<ENTER> kombinációval próbálkoznak. Csakhogy ekkor már ez a 4. lépésnek számít, ezért az Excel már nem ismeri fel a módszert. Bármelyik hibába esett is, elölről kezdje az ismétlést. 31 / 125 oldal

32 Automatizált adatbevitel Microsoft Excel XP Összevont kérdések a fejezethez 1. Mennyi adat írható egy-egy cellába? karakternyi adat. Amennyi a szerkesztőlécben megjelenik. 255 karakternyi adat. Amennyit a cellában látunk a képernyőn. A, 2. Mire való az F2 funkcióbillentyű? Átkapcsol szerkesztő üzemmódba. Az egykezes kijelölésnél a Shift folyamatos nyomva tartását helyettesíti. Gyorskereséshez használatos gomb. 3. Mit nevezünk tartománynak? Két vagy több munkalapot. Egy munkafüzetet. Két vagy több cellát. 4. Hol alkalmazható az F8 funkcióbillentyű? Átkapcsol szerkesztő üzemmódba. Az egykezes kijelölésnél a Shift folyamatos nyomvatartását helyettesíti. Gyorsmentést kezdeményez. 5. Hogyan címez meg szabvány szerint egy tartományt? Bal felső cím:jobb felső cím. Bal felső cím:jobb alsó cím. Bal felső cím:bal alsó cím. 6. Milyen adattípus a következő: 1. negyedév Szöveges Numerikus Dátum Alfanumerikus 7. Milyen billentyűkkel töltheti ki a tartományokat, anélkül, hogy elhagyná őket? A kurzormozgató nyilakkal nyugtázom a cellatartalmat a megfelelő irányban. Az Enter, Tab és a Shift+Enter, Shift+Tab billentyű kombinációkkal. A PageUp, PageDown billentyűkkel. Megoldások A, A, C, B, B, A, B 32/ 125 oldal

33 Automatizált adatbevitel Az AutoComplete szolgáltatás Összefüggő táblázatok feltöltésénél az Excel figyeli az egymás alatti cellák adatait. Ha ugyanabban az oszlopban elkezdi egy táblázat egyik celláját feltölteni, a karakterek leütésénél a program ajánlatokat tesz, hogy ha netán ugyanazt szeretné beírni ami már előfordult az adott oszlopban, akkor akár a második karakter leütése után az <ENTER>-rel érvényesíthesse az ajánlást. Ez a szó már szerepel az oszlopban Akkor kényelmetlen lehet a szolgáltatás, ha az előzőekben szerepel egy szónak valamely hosszabb előfordulása (pl. ragozott alak), majd a szótőt szeretné beírni az egyik lentebbi cellába. Ilyenkor, ha beírta szót, még mindig az ajánlással kiegészítve látszik, márpedig ha <ENTER>-t üt, nem az fog a cellában szerepelni, amit Ön szeretne. Ilyenkor használja a <BACKSPACE> billentyűt, amivel az ajánlás kijelölt része előtt levágja a szót. Az előző példánál maradva: Próbálja ki a választéklista lehetőséget is cella kitöltésénél, ha az adott oszlopban már szerepelt az az érték, amelyet újból fel használni, a következőképpen: szeretne 1. Kattintson az egér másik gombjával a cellán amit ki szeretne tölteni, majd válassza a helyi menü Választéklista pontját. 2. Ebből a listából már kattintással kiválaszthatja a keresett elemet. Sorozatok A sorozatok óriási segítséget jelentenek a mindennapi munka során. Ezzel a lehetőséggel Önnönmagát rengeteg fölösleges gépelési munkától szabadítja meg. Fölöslegesnek azt a munkát jelölöm, amelyet nagyon sokszor, napjában akár többször is elvégez, mindannyiszor ugyanazt, ugyanazzal a módszerrel. Az ilyen jellegű feladatok automatizálásért kiáltanak. Íme. Két fajtájuk van: Automatikus az Excel által felkínált Egyéni Ön által készített, és innentől felhasználható Automatikus A módszer lényege az, hogy egyetlen cellát értékkel feltöltve kiindulási alapot ad a programnak. Ebből az alapból hosszú, szigorú sorrendű listát állít elő. Használható névsorok, hónapok, napok neveinél, állandó adatok bevitelénél. Már most keresse meg tekintetével a cellakurzor jobb alsó sarkában látható, un. kitöltőt. Erre a kicsiny pontra egérrel rámutatva, megváltozik az egérkurzor (vastag fehér keresztből vékony fekete keresztté), így jelölve a megváltozott üzemmódot. Ez az apró pont a kitöltő 33 / 125 oldal

34 Automatizált adatbevitel Microsoft Excel XP A folyamat végrehajtásához: 1. Gépeljen az aktív cellába egy értéket ez most legyen hétfő, de idézőjelek nélkül, és ékezet helyesen a kiindulási érték. Gondoskodjon arról is, hogy cellakurzor az imént feltöltött rubrikán álljon. 2. Mutasson az értéket tartalmazó cella jobb alsó sarkára, a kitöltőre. Az egérmutató megváltozik, vékony fekete célkereszt lesz belőle. 3. Ragadja meg az egeret, vagyis nyomja le és tartsa lenyomva az egér <ENTER> gombját, majd húzza vízszintesen, mintegy ötoszlopnyit jobbra. A megjelenő szellemkép szabályos, a listakészítő üzemmódot jelöli. A program szolgáltatása, hogy a következő, általa kiírt elemet az egérkurzornál jelöli. Az egérkurzor mellett a következő elem 4. Engedje el az egér <ENTER> gombját. A szellemkurzorral kijelölt területet a program feltöltötte a hét többi napjával. Maga a művelet tartogat néhány buktatót, de ezeket máris felsorolom. Mikor nem sikerül? Először is gond esetén ellenőrizze az alap adatot. Ha az nem betűpontos, például hétfő helyett hetfő-t, vagy hétfó-t gépelt, az Excel nem érti meg, hogy Ön mire gondolt. Az is előfordulhat, hogy nem várja meg, amíg az egérmutatóból vékony fekete célkereszt válik, úgy nyomja le az egér <ENTER> gombját, hogy az még a rendes nyíl formájú, vagy vastag fehér kereszt. Ez nem jó, mert kijelölés lesz belőle. Vizsgálja meg továbbá a kiindulási értéket tartalmazó cellát. Néha, helytelenül egy teljesen üres rubrikát is ki szoktak húzni. Segéd adatként megjegyzem, hogy a program több ilyen beépített lehetőséget tartalmaz. A következő képen egy összefoglalót láthat az eddig nem említett önműködő kitöltési lehetőségekről. A felsorolás: Kérem, figyelje meg a 3. sorban látható értékeket. Két tanulsággal is szolgálnak. Egyrészt jelzik, hogy amennyiben nagybetűvel gépeli be a kiindulási adatot (itt most Szerda ), úgy az összes, a táblázatkezelő által beírt adat nagybetűvel kezdődik majd. Másrészt Vasárnap után Hétfő következik. A program érzékeli, hogy a lista véget ért, és elölről kezdi a felsorolást. Érdemes kipróbálnia a hónapok megnevezését is. Garantálható: december után ismét január következik. Az utolsó, 10. sorban sorszámot és szöveget vegyesen tartalmaz a cella. Csak a bevitel sorrendjét érdemes megjegyeznie Sorszám. Szövegfüzér. Egy cellába gépeljen be egy tetszőleges számot, de vigyázzon, mert rögtön után, kihagyás, szóköz nélkül egy. (pont) is szükséges. Csak a pont után jöhet a gépírás szabályai szerint központokat követő kötelező spácium, szóköz. Ezt a szünetet bármilyen szöveg követheti. Az így rögzített cellát kihúzva látható, hogy a sorszámok szabályosan nőnek, de a szövegfüzérek változatlanok maradnak. 34/ 125 oldal

35 Automatizált adatbevitel Szeretném egy kicsit részletesebben kifejteni a kitöltő balra, illetve felfelé kihúzását. Méltatlanul ritkán igénybe vett szolgáltatás, mert van egy-két buktatója. Előkészítettem egy képet. Az első elkészített sorozat Ennek húzása folyamatban van Információ az egérmutatónál A sorozat készítésének kiindulási alapja vasárnap volt. Ezt az értéket a G6-os cellába gépeltem. A kitöltőt egérrel megragadva előbb balra, az A6-os celláig húztam, majd ismételten megkezdtem a cella felfelé kihúzását. Éppen csütörtöknél tartok. A sorozat elkészültével, annak kijelölt állapotát meghagyva, ismételten elkezdtem felfelé húzni a kitöltőt. A látvány most teljesen más, a megszokottól teljesen eltérő. Az egérgombot elengedve a satírozott elemek kitörlődnek. Ezt a funkciót kijelölésre törlésnek nevezzük. Tehát, ha a az elemek kijelöltek, a kitöltő húzása törlést eredményez. A művelet közben az állapotsorban erről tájékoztatást olvashat. Satírozott elemek Kijelölve maradt sorozat Az eredmény Figyelem! Tipp! 1. A sorozat elemek a kitöltő segítségével a cella formátumot is továbbviszik, azonban a formázásról kicsit később 2. Ha olyan szót ír a cellába, mely nem eleme egyetlen sorozatnak sem, és ezt húzza el a kitöltővel, ebből másolás lesz (formátummal együtt). Egyéni listák Lehetetlen feladat volna minden elképzelhető helyzetre sorozatokat programozni. Az Excel alkotói egy módszert biztosítanak Önnek saját, egyéni sorozatának programozásához. Mikor érdemes használni? Névsoroknál, csoportok felsorolásánál, állandó oszlopfejlécek bevitelénél, stb Egyetlen hátránya, hogy a program nem képes megjegyezni, csak egyetlen oszlopot. Arra gondolok, hogy egy személy nevéhez nem lehet ezzel a módszerrel társítani a születése napját, vagy az anyja nevét, pedig ezek összetartozó adatok. A táblázatkezelő által megjegyzett adatok úgymond örök érvényűek. Csak az Ön kifejezett parancsára törlődnek a tárolóból. 35 / 125 oldal

36 Automatizált adatbevitel Microsoft Excel XP Bevitel, készítés A folyamathoz: 1. A tanult módszerekkel nyisson meg egy listát, vagy gépeljen be egy újat. 2. Jelölje ki. A legelső kijelölt cella fehér marad, ez Excel sajátosság. Vigyázzon, ha a listaelemek átlógnak a következő oszlopba, akkor se két oszlopot jelöljön ki. 3. Válassza ki az Eszközök menü Beállítások menüpontját. 4. Kattintson az Egyéni listák regiszterre. Ha nem találja, tekintse meg a lenti képet. 5. A lista importálásához nyomja le a Beolvasás gombot. A Listaelemek listába bekerülnek a kijelölt tételek. Amennyiben két oszlopot jelölt ki, a program most hibaként jelzi ezt. Ezt a listát egyébként szerkesztheti úgy, hogy a javítandó tétel belsejébe kattint, majd átgépeli a kívánt részt. 6. A műveletet lezárhatja az OK gomb lenyomásával. Egyéni listák regiszter A begépelt és kijelölt lista A Beolvasás gombra kattintás után ide kerülnek az adatok Tartomány kijelölés. A $ jellel egyelőre ne törődjön A Beolvasás gomb: ekkor jegyzi meg az Excel a listát Másik lehetséges módszer, ha: 1. Kiválasztja az Eszközök / Beállítások menüpontot, az ablakban pedig az Egyéni listák regisztert 2. Az ÚJ LISTA elemet kiválasztva a Listaelemek ablakrészben elkezdi begépelni az elemeket, ENTER-rel elválasztva 3. Megnyomja a Hozzáadás gombot. Ezzel a lista bekerül a többi lista alá. Próbálja ki azonnal, működik-e! 36/ 125 oldal

37 Automatizált adatbevitel A folyamathoz: 1. Gépelje be egy üres cellába a lista egyik elemét. 2. A kitöltővel húzza. Az egérkurzornál tájékoztatást kap arról, hogy az adott pillanatban hol tart a lista. 3. A művelet lezárásához engedje el az egér <ENTER> gombját. A lista készen áll. Aktív cella tartalma Szellemkép jelzi a lehúzást Információ a következő elemről Kérdések és válaszok K: A próbánál azt olvasom, hogy az egyik elemét. Nem kell az elsővel kezdeni? V: Nem. Emlékezzen az automatikus felsorolásokra, például szerdára. Amikor szerdát gépelt be, az Excel tudta, hogy utána csütörtök következik. A lista készítésekor Ön már meghatározta az érvényes sorrendet, a program ehhez tartja magát. A képen látható listán én szándékosan más elemmel kértem a listát. K: Hány tételből állhat egy ilyen lista? V: Pontosan ból. Ennyi sor áll rendelkezésére mindösszesen. K: Mi az a szellemkép? V: Ezzel a névvel illetjük a lehúzáskor látható, halvány kijelölést. K: Véletlenül előbb elengedtem az egérgombot. Nem készült el az összes listaelem. Mit tehetek ilyenkor? V: Semmi baj! Bátran mutasson ismét a kitöltőre anélkül, hogy az adatokat kitörölné. Megteheti, hiszen még a kijelölés sem szűnt meg. A vékony fekete kereszt megjelenésével folytassa a kihúzást. K: Baj van!? Az összes elem teljesen azonos! V: Két eset lehetséges. Nem betűpontosan adta meg, tehát véletlenül elütött egy betűt. Ellenőrizze a kiindulásként megadott cellát. Ha az pontos, akkor már a lista készítésével gondok vannak. Vonuljon az Eszközök menü Beállítások menüpontjával az Egyéni listák regiszterbe. Kattintással válassza ki a lehetőségek közül a használni kívánt listát. Előfordulhat, hogy nem is rögzítette azt, ezért az Excel nem ismeri fel a kérését. Figyelem! Tipp! Nem kell minden esetben kiválasztani az Egyéni listák regisztert. Ugyanis a program kilépésig megjegyzi, hogy a beállító ablakon belül hol járt utoljára, és azt a lehetőséget mutatja be Önnek. Egy egérkattintást megspórolhat. A fejezetet átolvasva, a lehetőségeket kipróbálva kérem, készítsen el több egyéni listát a munkahelyén, s nemkülönben a tanfolyamon is. A munkaidő nagy részét ne töltse fölösleges körökkel. 37 / 125 oldal

38 Automatizált adatbevitel Microsoft Excel XP Egyéni lista módosítása Két elemmel bővült Az eredeti lista Ha a lista valamelyik elemét véletlenül elgépelte volna, vagy utólag jut eszébe, hogy be kéne szúrnia még egy elemet, a listáját bármikor tetszőlegesen módosíthatja. A módosításhoz ismét az ismerős Eszközök / Beállítások ablakba kell mennie: Az új elemeket <ENTER>-rel elválasztva írja be, de törölhet akár a régiek közül is. Az elemeken végzett módosítások a szövegszerkesztés eszközeivel történhetnek. Egyéni lista törlése Már szóba került, hogy egy elkészült listát csak Ön tud törölni. Ha nem törli, azon a számítógépen bármikor használhatja. A folyamathoz: 1. Válassza ki az Eszközök menü Beállítások menüpontját. 2. Kattintson az Egyéni listák regiszterre. 3. Az Egyéni listák felsoroló listájából kattintással válassza ki a törlendő sorozatot. 4. Kattintson az Eltávolítás gombra. 5. A feltett kérdésre válaszoljon az OK gomb lenyomásával. A témához kapcsolódó legfontosabb információt az 5. lépésnél a program kiírja, vagyis a törlést nem áll módjában visszavonni. 38/ 125 oldal

39 Munkafüzetek kezelése Munkafüzetek kezelése A munkafüzet nem ismeretlen fogalom Önnek. Az Excel indításakor a program üres munkalapokkal teli munkafüzetet kínál fel. A munkalapokkal már minden művelet el tud végezni, de egy nagyon fontos tényező még hiányzik a kelléktárból, ez pedig a mentés művelete. A megértéshez egy kis elméletet kínálok. Az operációs rendszer, a Windows a definíció szerint többek között a perifériák működését irányítja. Ilyen periféria az egér, a nyomtató, a monitor, stb Számuk óriási. De ezek a perifériák minden felhasználó számára jól láthatóak. A doboz belsejében rejtőzik a memória, a RAM. Angol mozaikszó, jelentése: Véletlen Hozzáférésű Tároló. Tisztán digitális elemekből épül fel, nincs benne mozgó alkatrész. Azért, hogy el tudja képzelni a méretét, kb. 8 cm hosszúságú, és 2 cm magasságú, a mélysége 4 milliméter körüli. A második, nagy jelentőségű periféria a lemezegység, erről már volt szó bővebben is. Anélkül, hogy leírnám a pontos működését erre nincs is szüksége az alapelve szerint mágneses jelek formájában tárolja az információt. A varázsszó: MÁGNESES. A számítógép kikapcsolása után sem veszíti el tartalmát. A memória szintén adattárolásra szolgál, de mivel digitális elvű, áram nélkül a benne tárolt anyagok elvesznek. A harmadik fontos periféria a CPU, processzor, vagyis a Központi Feldolgozó Egység. Tekintse meg az alábbi ábrát. Amikor elindítja a Excel programot, az a lemezegységről kábeleken keresztül a központi egység segítségével kerül a memóriába. A memóriában fut a program, dolgozik, figyeli a parancsokat, utasításokat. A begépelt táblázat a RAM-ban tartózkodik, de ez gondot okoz áramszünet esetén elvész az egész anyag. Gondoskodni kell arról, hogy az a lemezegységre kerüljön, ugyanis onnan egy áramszünet nem törli le nem is teheti, mágneses jeleket ezzel a módszerrel nem lehet kitörölni. Ez a művelet a begépelt és feldolgozott táblázat a memóriából a lemezegységre kerül a MENTÉS művelete. Akkor, amikor a táblázat a lemezegységről feldolgozási célból a memóriába kerül, az a MEGNYITÁS. Új munkafüzet mentése A mentéssel a munkafüzetbe összefogott munkalapokat írja ki a lemezegységre, elkészíti a memória kópiáját, másolatát. A mentés helye Egy már elmentett munkafüzet A Fájlnév mező A Mentés gomb 39 / 125 oldal

40 Munkafüzetek kezelése Microsoft Excel XP A végrehajtáshoz: 1. Válassza ki a Fájl menü Mentés menüpontját. 2. Válassza ki és jegyezze meg a mentés helyét a lemezegységen (Hely mező) 3. A megjelenő párbeszéd ablak Fájlnév beviteli sorába gépelje be a dokumentum nevét. Erre a névre hivatkozhat a megnyitásnál. 4. A folyamat lezárásához kattintson a Mentés gombra, vagy nyomja le az <ENTER>-t a billentyűzeten. Mentés után az Excelben a címsor elején az imént a mentés során adott név fog megjelenni az általános MunkafüzetX helyett. Újdonság az ablakban a régebbi Excelekhez képest a Mappapult, mely az ablak bal oldalán helyezkedik el, és megtalálható a megnyitási ablaknál is. Itt az Előzmények gombra kattintva megjelennek az utoljára megnyitott fájlok és mappák. Minimálisan 20, maximálisan 50 elemet képes felsorolni. A többi mappapult béli elem a megfelelő gyűjtőket jeleníti meg. Kérdések és válaszok K: Nem igazán világos a fájlnév és a munkalapnév közötti különbség. V: A fájlnév a munkafüzet neve. A munkalapok a munkafüzetben, ti. fájlban foglalnak helyet, oda vannak lefűzve. Valóban úgy képzelje el a dolgot, mint egy keményfedeles irattartót. A fedélre ragasztott címkére összegző nevet ír (fájlnév), a fémkapcsokkal pedig kilyukasztott lapokat fűz le, ezek a munkalapok (munkalapnév). Ismételt mentés Van itt egy tisztázandó dolog. Ajánlottam tippként a gyakori mentést. Ha dokumentum állapotokat nézünk és vizsgálunk, feltűnik, hogy a mentés után változhat a táblázat. A mentés másolatkészítést jelent a memóriából a winchesterre. De ha utána hozzágépel egy-két sort a listához, a lemezen lévő anyag és a memóriában lévő anyag eltér egymástól, már nem a kópiája. Igen, ha a legutóbbi mentés után hozzáír tételeket a táblázatához és utána áramszünet lép fel, már nem tudja visszanyerni a frissen begépelteket, az elvész. Munka közben mikor a friss változtatásokat szeretné elmenteni, nem kell a Mentés másként menüpont, elég a Mentés, mivel a Mentés másként ablakban a jellemzőket állítja be (hely, név, típus stb.). Mikor mindezekkel már rendelkezik egy munkafüzet, elég az egyszerű mentés, és ezzel az adott helyen lévő, adott névvel rendelkező előző kópiát felülírja a változtatottal. Mentési beállítások A mentésre vonatkozó általános beállításokat megadhat a Mentés másként ablakban az Eszközök / Beállítások ponttal: A biztonsági másolat segítségével áramkimaradás vagy egyéb nem várt üzemzavar esetén helyre tudja állítani a dokumentum előző Biztonsági másolat készül minden mentéskor Megnyitáskor figyelmeztet, hogy a munkafüzetet csak olvasásra nyissuk meg Jelszó megnyitáshoz ill. módosításhoz 40/ 125 oldal

41 Munkafüzetek kezelése verzióját, ha mentéskor bejelöli a Biztonsági másolat is készül jelölőnégyzetet, és ha a dokumentumot már legalább egyszer mentette. A biztonsági másolat nevében is, ikonjában is és kiterjesztésében is különbözik,.xlk lesz az.xls helyett: A jelszóval levédheti a munkafüzet tartalmát: ha betekintéshez ad meg jelszót, akkor a munkafüzet megnyitásakor fogja azt kérni, ha írásvédelemre, akkor a munkafüzet megnyitható, de nem módosítható. A jelszó megadását még egyszer kérni Olvassa el, és fogja az Excel, a véletlen fogadja meg a elgépelés kiküszöbölése figyelmeztetést! érdekében, ugyanis, a mentést csak akkor engedélyezi, ha kétszer betűről betűre teljesen egyformán sikerült megadnia a jelszót. Megnyitáskor, ha írásvédelemmel látta el a munkafüzetet, az alábbi ablak jelenik meg: A Figyelmeztet a módosítás elkerülésére jelölőnégyzet azt fogja eredményezni, hogy az Excel a jelszó beírását követően egy figyelmeztető ablakot küld a képernyőre, hogy ha olvasásra nyitja meg a munkafüzetet, akkor a módosításokat csak másik néven mentheti el. Ha a NEM gombra kattint, akkor a munkafüzeten végzett módosítások elmenthetők lesznek. Bezárás A munkafüzetet akár mentést követően, akár mentés nélkül bezárhat, ugyanis bezáráskor a program ha történt változás az utolsó mentés óta, akkor rákérdez a mentés szükségességére. Ha közvetlenül mentés után zárja be a munkafüzetet, akkor kérdés nélkül kilép belőle a program. Szabványos bezárási eljárás a Fájl / Bezárás pontja. Ezzel csak az aktív munkafüzetből lép ki, nem az Excelből. Másik lehetőség amiről már Windows tanfolyamon hallhatott a menüsor jobb szélén lévő gombok közül a kereszt használata. Ezzel is az aktív munkafüzetet zárhatja be. A címsorban lévő hasonló gomb a program bezárására vonatkozik! Az Excel jellemzője, hogy a A Fájl / Bezárás programból történő kilépéskor ha menüpont egyszerre több munkafüzettel is kellett dolgoznia, ezeket nem egyenként kell menteni, hanem az összes megnyitott munkafüzet egyszerre menthető! 41 / 125 oldal

42 Munkafüzetek kezelése Microsoft Excel XP Megnyitás A Windows operációs rendszer erősen támogatja ezt a műveletet. Nagyon röviden összefoglalva, a Start gomb Keresés menüpontjának Fájlok vagy mappák almenüpontjában különféle szempontok szerint megkereshet egy iratot, majd az ikonjára duplázással megnyithatja azt. A következő fejezetben azt szeretném bemutatni, hogy az Excel miképpen oldja meg ugyanezt a feladatot. A folyamathoz: 1. Válassza ki a Fájl menü Megnyitás menüpontját. 2. A Megnyitás ablakban mutasson az egérgombbal a dokumentum azonosító nevére és kattintson rá. 3. A művelet lezárásához kattintson a Megnyitás gombra. Vagy a második lépésben kattintson kétszer a dokumentum azonosító nevére. A kiválasztott fájl A Megnyitás gomb A biztonsági példány megnyitása A biztonsági másolatok (.xlk) megnyitása hasonló módon történik, mint egyéb Excel munkafüzetek megnyitása: 1. Válassza ki a Fájl / Megnyitás menüpontot 2. Az ablakban a Fájltípus listában válassza ki a Biztonsági másolatok lehetőséget megjelennek az elmentett biztonsági másolatok 3. A listában válassza ki azt a biztonsági másolatot, amelyet meg szeretne nyitni 4. Kattintson a Megnyitás gombra 42/ 125 oldal

43 A képletkészítés alapjai Számolás képletek nélkül Bizonyos cellákra vonatkozó eredményadatokat anélkül is megjeleníthet, hogy akár egyetlen képletet is használna. Az Excel ezen szolgáltatását úgy nevezik, hogy Eredménymegjelenítés, és az állapotsort kell hozzá figyelni. A művelethez: 1. Jelölje ki azon cellákat, melyekre vonatkozóan kíváncsi valamilyen műveleti eredményre A művelet eredménye A többi elérhető művelet A kijelölt tartomány 2. Pillantson le az állapotsorba az eredmény megtekintéséhez Kérdések és válaszok K: Jó, jó, de nekem nem éppen az összegre lenne szükségem! Fejben én is össze tudom adni a számokat, főleg, ha nem túl nagy értékűek! V: Igen, jogos az észrevétel. Próbálja ki, hogy ahol az összegüket látja, kattintson az egér másik gombjával! Így válthat a műveletek és eredményeik között. A képletkészítés alapjai A képlet fogalma A képlet olyan egyenlet, mely műveleteket végez a munkafüzet adataival. Az adatok lehetnek azonos munkalapon, de akár egy másikon is, illetve akár egy másik munkafüzetben is! A képletekben a számítás adott sorrendben történik. A képlet részei A képlet minden esetben egyenlőségjellel (=) kezdődik ez mutatja meg az Excelnek, hogy az ezt követő adatok egy képlet részei. Az egyenlőségjelet a számítandó elemek (operandusok) és az őket elválasztó műveleti jelek (operátorok) követik. A képlet az összes érvényes matematikai és egyéb műveleti jelet használhatja. Nézzük a lehetőségeket: Aritmetikai operátorok Operátor + (pluszjel) Összeadás Jelentése - (mínuszjel) Kivonás (vagy előjel, ha egy érték előtt használjuk, például - 5) / (törtjel) Osztás * (csillag) Szorzás % (százalékjel) Százalék (az érték után kell beírni, például 20%) ^ (kalap) Hatványozás 43 / 125 oldal

44 A képletkészítés alapjai Microsoft Excel XP Az operátorok áttekintésekor óhatatlanul felmerül a precedencia kérdésese. A műveletelvégzés sorrendje rendkívüli fontosságú. Az Excel alapvetően balról jobbra haladva a szokásos matematikai precedencia betartásával végzi el a műveleteket. 1. =(A1+A2)*B4 2. =A1+A2*B4 Az első esetben az Excel először összeadja A1 és A2 rubrikákat, majd az így kiszámolt eredményt szorozza meg a B4-es cellában találtakkal. A második példa csak az A2 és B4 összeszorzása után adja hozzá az eredményhez A1 cellát. A sorrendiséget zárójelekkel szabályozzuk. Csak a (), gömbölyű jöhet szóba, más típussal ne is próbálkozzon. Ügyeljen, hogy a megnyitást kövesse lezárás is, ne hagyjon páratlanul zárójeleket. Kérdések és válaszok K: Az operátorok közül igazán csak az alapműveletek ismerősek. A szorzás csillagként például újdonság. Hogyan érdemes begépelni őket? V: Használja a numerikus tömböt. A blokk külső szegélyén megtalálja az osztást, szorzást, kivonást, összeadást, továbbá az <ENTER>-t is, ebben a sorrendben. K: Nem mindegy, hogy a szöveg billentyűzeten, vagy a szám billentyűzeten gépelek? V: De, közömbös. A akadályt legfeljebb az jelentheti, hogy sokan egynél több nyelvet használnak a gépen, illetve a tasztatúra nem tartalmaz ékezetes betűket. Szöveg operátorok & (ampersand) Operátor Jelentése Két szöveges értéket kapcsol (fűz) össze, és folytonos szöveges értéket ad eredményül. Munkája során szükséges lesz értékek összehasonlítására, bizonyos műveletek eldöntéséhez. Segítségképpen egy gyűjtemény. Logikai operátorok Összehasonlító operátor = Egyenlő > Nagyobb, mint < Kisebb, mint >= Nagyobb vagy egyenlő <= Kisebb vagy egyenlő <> Nem egyenlő Jelentése Képletek készítését kezdje tehát az = begépelésével. Folytatáshoz pedig adja meg azt az értéket vagy cellát, amellyel műveletet szeretne végezni. Érték esetén egyszerűen gépelje be. Viszont, ha cellával (cellatartalommal) szeretne műveletet végezni, elég fáradtságos lenne ellenőriznie a cellacímet, majd begépelnie. Nagyobb lenne így a lehetősége az elgépelésnek is. Ennek elkerülése érdekében jó, ha a következő módszert jól begyakorolja és alkalmazza. Egyéni képletek bevitele Miután beírta az egyenlőségjelet a szerkesztőlécbe, az Excel észreveszi, hogy most egy képlet következik, ezért eltérő módon viselkedik (képletszerkesztő üzemmód): megengedi önnek, hogy visszatérjen a munkalap celláihoz, és kattintással megmutassa azt a A futófény 44/ 125 oldal

45 A képletkészítés alapjai cellát, amelyet szerepeltetni kíván a képletben. A kattintással a kiválasztott cella körül ún. futófény jelenik meg, míg az Excel tovább folytatja a képlet írását a szerkesztőlécben. A cella megmutatása után adja meg gépeléssel az operátort, majd mutassa meg a következő cellát és így tovább. Nincs szükség túl sok gépelésre, azt majd a program elvégzi Ön helyett. Az a kevés gépelés érdemben a műveleti jelek meghatározását jelenti. Ezeket, az összeadást ( + ), a kivonást ( - ), a szorzást ( * ), és a hányadost ( / ) egy kupacban, a numerikus, csak számokat tartalmazó billentyűzet tömbön találja. A folyamathoz: Gépeljen be számadatokat. Legelső alkalommal A1 és A2-es rovatokba. A példában én már feltöltöttem ezen kívül 3 következő oszlopot is. Számadatok Az osztás jele a / karakter A cellacímeket kattintással vittem be A szorzás jele a * karakter Vigye a cellakurzort a cél cellába. Így nevezzük azt a rovatot, ahová a kiszámolt eredményt el akarja helyezni. Ebben az esetben ez A3-as cella. Aktív cella címe Az A3-as cellába kattintok Fogalmazzon így: a cella tartalma legyen egyenlő, egyszerűen gépelje be egyenlőségjelet. Most már képletszerkesztő üzemmódba került. 1. Kattintson a műveletben résztvevő cellára. Ez az első alkalommal, a fenti képen is az A1-es cella. Ennek hatására a szerkesztősorban és a cellában megjelenik az egyenlőségjel után az A1-es cellacím, továbbá futófénnyel veszi körül a rovatot az Excel. Megfigyelhető továbbá, hogy a szerkesztő panel Érték: felirata után egy részösszeg jelenik meg. 2. Határozza meg a műveletet, nyomja le a numerikus blokkon az +, összeadás jelét. Ez is bekerült a szerkesztősorba és a cellába is. Ismételje mindaddig, amíg az összes műveletben szereplő cellát, és matematikai műveleti jelet meg nem határozta. Az első alkalommal mindössze kattintson A2-es cellára. A panel részösszege is módosult. 45 / 125 oldal

46 A képletkészítés alapjai Microsoft Excel XP 3. A művelet jóváhagyásához kattintson a zöld pipára a szerkesztősorban, vagy nyomja le az <ENTER>-t a billentyűzeten, esetleg a szerkesztő panel Kész gombjára is kattinthat. A három módszer egyenértékű. 4. A cél cellában is megjelenik a kiszámolt eredmény. Bátran végezze el a képen látható példákat. Az egyes oszlopokban csak az tér el egymástól, hogy más és más műveleti jelet kell a 6. lépésben begépelnie. Ha helyesen végezte el a feladatot, az alábbiakat kapja eredményül. Működik a rekalkuláció is. Gépelje át mondjuk 96 -ot a B1-es cellában egy másik számra. Amint nyugtázza azt <ENTER>-rel, máris megkapja a friss eredményt. Zárójelek- a precedencia Más néven műveleti sorrendnek is nevezik. Arról van szó, hogy a szorzás és az osztás magasabb rendű művelet, mint az összeadás, vagy kivonás. Szerencsétlen esetben egy elhibázott képlet teljesen más eredményt számol ki Önnek, mint amire szüksége van. Például: =(A1+C1)*F12 =A1+C1*F12 egyáltalában nem ugyanazt jelenti. Az első esetben a program először a zárójelek hatására összegzi A1 és C1 cellák értékeit, és csak ezután szorozza meg F12 cella értékével. A második képlet a C1 és F12-es rubrikákat szorozza össze, és csak ezután adja hozzá A1-es rovatot. Érdemes megvalósítania a két képletet, készítse el őket az Excel segítségével. Látható; a számolási sorrendet, a matematikában megszokott módon zárójelekkel befolyásolhatja. Ezeket a jeleket a billentyűzeten gépelheti be. Fordítson figyelmet a nyitó zárójelek párjának bevitelére. Ne maradjon páratlan számú zárójel. Figyelem! Tipp! A tapasztalat azt mutatja, hogy 6-8 zárójel a legnagyobb, ami még ajánlható mélységű. Kellő tapasztalat után zárójel sem okoz akadályt. De így az elején, főleg azért, mert TILOS a gömbölyű zárójelen kívül más zárójel típust felhasználni, könnyű belezavarodni a rengeteg nyitó és csukóba. Kérdések és válaszok K: Van egy kis gond. A gépem billentyűzetén többféle zárójelet is találtam. Melyik a nyerő? V: Jó az észrevétel! Az IBM PC billentyűzeteken összesen háromféle zárójel típust talál, így érdemes tisztázni, hogy melyik az Ön által használható. Az típusok: 1. [] (szögletes) 2. {} (kapcsos) 3. () (gömbölyű). E legutóbbi, tehát a 3. típusú a felhasználható. K: Hol találom a billentyűzeten ezt a zárójelet? V: A <SHIFT> folyamatos lenyomása mellett a szöveg billentyűzeten található <8>-as a nyitó, a <9>es a csukó. 46/ 125 oldal

47 A képletkészítés alapjai Képletek javítása Utólagos javításról van szó. Függő cellák (elődök) Ön örvendezve szemléli a kiszámolt eredményeket, majd döbbenten veszi észre, hogy az utolsó eredménnyel valami nem stimmel. A program nem jelzett semmi hibát, megjelent egy eredmény, de egyszerű fejszámolással is látja; a kiszámolt eredmény nem jó. Ilyen eset gyakran előfordul. A magyarázat roppant egyszerű. A képlet elhelyezése közben olyan cellára kattintott, amely logikailag nem tartozik oda. Más cellából veszi ki az értéket. A példa kedvéért szándékosan elrontottam egy képletet, lássuk, milyen úton-módon történik a kijavítása. Kérem, tekintse meg a következő két képet: Itt nem stimmel valami Megvan! A C1 helyett D1 kell. Függő cellák (elődök) bemutatása: Tegye aktívvá a hibás eredményt tartalmazó cellát. Fenti esetben kattintson D3-as cellára Válassza ki az Eszközök menü Képletvizsgálat menüpont Elődök mutatása almenüpontját Az Elődök mutatása almenüpont A művelet eredményeként egyik végükön hegyes nyilak jelennek meg. A vonalak kezdőpontja mutat a függő cellákra, vagyis azokra a rubrikákra, amelyek változása esetén a képlet értéke megváltozik. A nyilakat elemezve teljesen egyértelműsíthető a hiba oka: az egyik cellacím nem odavaló. Az elírást megállapítva kikapcsolhatja az elődök bemutatását. Ez a nyíl mutatja a C1- es cellát Ez a nyíl pedig a D2-es cellát 47 / 125 oldal

48 A képletkészítés alapjai Microsoft Excel XP A nyilak eltávolításához: Válassza ki az Eszközök menü Képletvizsgálat menüpont Minden nyíl eltávolítása almenüpontját Eszközök menü Képletvizsgálat menüpont Minden nyíl eltávolítása almenüpont Képlet szerkesztése Most, hogy felfedezte a hibát, ideje rendbe hozni a dolgot, így nem maradhat. A C1-es cellahivatkozást ki kell cserélnie D1-re. Szerkesztő üzemmód bekapcsolása: 1. Tegye aktívvá a javítandó cellát, kattintson rá 2. Kattintson be a szerkesztősorba. A művelet eredményeként a címek a képlet belsejében különkülön kiszínesednek, és a címekhez tartozó cellák is azonos színt vesznek fel. 3. A szerkesztősorban egérrel óvatosan jelölje ki a hibás címet. A jelölő színeket a program kikapcsolja. 4. Kattintson a D1-es cellába. A program futófénnyel jelöli a rovatot, és az imént kijelölt cím helyére bekerül az új. (Vagy egyszerű gépeléssel javítsa ki az oszlophivatkozást) Sikerült megváltoztatni, a C1 helyére került a D1- es cím Futófény a helyes cellán A cél cella tartalma megegyezik a szerkesztősorba beírtakkal 5. A műveletet nyugtázza a zöld pipára kattintással, vagy nyomjon egy <ENTER>-t a billentyűzeten. A két módszer egyenértékű. 48/ 125 oldal

49 A képletkészítés alapjai A képlet mutatása eredmény helyett Ha úgy szeretné látnia munkalapot, hogy a használt képleteknek ne az eredménye, hanem maga a képlet látszódjék, a következőket kell tennie: 1. Válassza ki az Eszközök / Beállítások menüpontot 2. Az ablakban kattintson a Megjelenítés regiszterre 3. Az Ablakjellemzők részben kapcsolja be a Képletek jelölőnégyzetet Képletek eredmények helyett Figyelem! Tipp! A munkalapon felesleges kijelölnie a képleteket tartalmazó cellákat lehet, hogy nem is emlékszik rá. A jelölőnégyzet bekapcsolása az összes képletet tartalmazó cellára vonatkozik. A művelet kiadása után a visszavonás parancs nem használható, tehát ismét visszakapja az eredményeket, ha az ismert módon az ablakból kiszedi a pipát. 49 / 125 oldal

50 A képletkészítés alapjai Microsoft Excel XP Összevont kérdések a fejezethez 1. Mi a kitöltő? A cella hátterét szokás így nevezni. Egy piktogram neve. A kijelölt cella jobb alsó sarkában megjelenő kis pont. 2. Hogyan lehet a beépített sorozatokat alkalmazni? Begépelem az első elemet, és a billentyűzetről megnyomom az F8-as funkcióbillentyűt. Begépelem az első elemet, majd kijelölöm a tartományt, ahová a listát szeretném helyezni, majd megnyomom az F8-as billentyűt. Begépelem a lista valamelyik elemét, majd a cellakurzort a cellára állítva a kitöltőt elhúzom jobbra vagy lefelé. 3. Mi a különbség az automatikus és az egyéni sorozatok között? Az előbbi már eleve rendelkezésre áll az Excelben, az utóbbit használata előtt létre kell hozni. Az előbbi automatikusan feltöltődik a begépelés után, az utóbbit egyesével kell begépelni. Az előbbit több munkafüzetben is fel tudjuk használni, míg az utóbbiakat csak abban ahol létrehoztuk őket. 4. Miről ismerhetők fel a képleteket tartalmazó cellák az Excelben? Arról, hogy csak számokat és műveleti jeleket tartalmaznak. Arról, hogy vannak bennük operátorok. Arról, hogy kivétel nélkül egyenlőségjellel kezdődnek. 5. Mi történik a mentés alatt? A munkafüzet tartalma a memóriából a lemezegységre kerül. A munkafüzet tartalma a lemezegységről a memóriába kerül. A munkafüzet tartalma a képernyőről a memóriába kerül. 6. Melyik billentyűkombináció szolgál a Fájl / Megnyitás menüpont helyettesítésére? A CTRL + S. A CTRL + M. A CTRL + O. 7. Melyik állítás igaz? Az összeadás és a kivonás magasabb rendű művelet, mint a szorzás és az osztás. Az összeadás és a kivonás alacsonyabb rendű művelet, mint a szorzás és az osztás. Az összeadás, és a kivonás ugyanolyan rendű művelet, mint a szorzás és az osztás. Megoldások C,C,A,C,A,C,B 50/ 125 oldal

51 Függvények és hivatkozások Függvények és hivatkozások Függvények jellemzői A függvények olyan előre definiált képletek, melyek számításokat hajtanak végre adott értékek (argumentumok) meghatározott sorrendje vagy felépítése szerint. Az argumentumok vagy paraméterek lehetnek cellaértékek (szám, szöveg, logikai érték), tömbök, hibaértékek vagy cellahivatkozások. Lehetnek tehát állandók, képletek vagy más függvények. Egy függvény az egyenlőség jel után a függvény nevével kezdődik, ezt követi egy nyitó zárójel, majd a vesszőkkel elválasztott argumentumok, végül egy záró zárójel. Függvények típusai A különböző függvényeket az Excel témájuk alapján csoportokba sorolta. A csoportosításokat megtekintheti a Beszúrás / Függvény menüben. Kategóriák Kategóriában szereplő függvények A függvény és rövid leírása Gyakran használt függvények Összesen 329 darab van belőlük ebben az Excel verzióban. Ezeket egyenként felsorolni, sajnos, nem e jegyzet dolga. Lapozza fel a programhoz adott, a programcsomag részeként megvásárolt leírást. De nyújtom a segítő kezet az induláshoz. Azt láthatta, hogy az összes függvényt kategóriákra osztották fel, funkció szerint. 51 / 125 oldal

52 Függvények és hivatkozások Microsoft Excel XP Most csak a leggyakoribb, könnyen használható függvényeket szeretném bemutatni: A MIN() függvény Ez a függvény a kijelölt tartomány, vagy tartományok legkisebb számadatát keresi ki, és írja ki a cél cellába. Reá is vonatkozik az újraszámítási képesség; amennyiben megváltozik a tartomány és vele együtt más számadat lesz a legkisebb, a MIN frissíti a kijelzett adatot. Szintaxisa: MIN (arg1;arg2; arg30) A függvénynek legfeljebb 30 argumentuma lehet, de ezek lehetnek konkrét értékek (konstansok), illetve tartományok is. Az Excel újdonságaként megjelent ennek a függvénynek egy variánsa, mely az argumentumok között nem csak numerikus értékeket, hanem szöveg ill. logikai (IGAZ, HAMIS) adatokat is vizsgál. Ő a MIN2 függvény. Logikai értékeknél az IGAZ=1, a HAMIS=0. A MAX() függvény Ez a munkalapfüggvény a kijelölt tartományból, vagy tartományokból képes kikeresni a legnagyobb numerikus értéket, és azt a cél cellában kijelezni. Csak ismétlem magam, amikor kijelentem; rekalkuláció működik, és a függvény kísértetiesen hasonló szintaktikával és működéssel bír az előzőhöz képest. Szintén megvan a MAX2 verziója. Az ÁTLAG() függvény Ez a munkalapfüggvény az argumentumainak a számtani közepét (átlagát) adja eredményül. Ne feledkezzünk meg arról, hogy a 0-t tartalmazó cellák nem egyeznek meg az üres cellákkal! Átlagszámításnál csak az üres cellákat nem veszi fegyelembe a függvény, a 0-kat igen! Szintaxisa: ÁTLAG(szám1;szám2; szám30) Párja az előzőeknek megfelelően tehát, ha nem csak numerikus adatok átlagára kíváncsi: ÁTLAGA() A DARAB() függvény Ez a függvény az argumentumlistában lévő számokat, illetve a számokat tartalmazó cellákat számolja meg. Szintaxisa: DARAB(érték1;érték2; érték30) Ha olyan argumentumokat szeretne vizsgálni, melyek tartalma nem feltétlenül numerikus, használja a DARAB2 függvényt, ehhez hasonlóan. A DARABÜRES() függvény Egy adott tartomány üres celláit számolja meg. Szintaxisa: DARABÜRES(tartomány) A MOST() függvény A függvény a napi dátum és idő pontos értékét adja eredményül. Szintaxisa: MOST( ) A MA() függvény A napi dátum dátumértékét adja. Szintaxisa: MA( ) 52/ 125 oldal

53 Függvények és hivatkozások A képletpaletta Függvényt tartalmazó képletek beírásánál a képletpaletta nyújt hasznos segítséget. A képletpaletta megjeleníti a függvény nevét, összes argumentumát, argumentumai leírását, és a függvény aktuális értékét. Használata előtt tegye aktívvá azt a cellát, amelyben a függvény eredményét szeretné megjeleníteni. Megjelenítéséhez kattintson a szerkesztőléc Függvény beszúrása gombjára. A Függvény beszúrása gomb Az elérhető függvények listája Ha nincs a keresett függvény a listában A függvényválasztás után nézzük meg a képletpalettát működés közben: A tartomány A tartomány értékei A függvény leírása A tartomány kijelölés gombja Az aktuális érték 53 / 125 oldal

54 Függvények és hivatkozások Microsoft Excel XP Címzéstípusok Tartománycímzés A tartományoknál már volt erről szó, de ismétlés- és összefoglalásképpen: Mivel a tartomány több összetartozó cellát jelent, nem pedig egyet, a címzésénél azt kell megoldani, hogy a cellák egyenkénti felsorolása nélkül egyszerre hivatkozhassunk a tartomány összes cellájára. Erre a legcélszerűbb módszer az, ha egy tartományt a két szélső cellájával írunk le, ahogy az Excel azt meg is teszi a bal felső, jobb alsó cellával. Ha megszokja ezt a szemléletmódot, akkor már csak a helyes hivatkozásra kell odafigyelni, ugyanis, ha nem a megfelelő elválasztójeleket használja a tartomány megadásakor, akkor az Excel nem fogja megérteni, hogy Ön mit szeretne mondani. Tehát a szintaktika: BALFELSŐ CELLACÍM: JOBBALSÓ CELLACÍM Több tartomány esetén az őket elválasztó jel a pontosvessző. Példa: A2:G11;H8:M20 Cellacímzés Háromféle címzési mód létezik a számolótábláknál, és bár Ön eleddig nem is tudott róla, igen haladó módon használta az egyiket a képleteknél és függvényeknél. Címzési módok: Relatív Abszolút Vegyes Relatív A három módszer között különbséget tenni akkor igazán fontos, ha képleteket másol. A másolás azt jelenti, hogy egy képletet elkészít, majd az a kitöltőnél megragadva több sorba és/vagy oszlopba lehúzza. Így a különböző kitöltővel elhúzott képletekben a hivatkozások mindig sor-, és oszlophelyesek lesznek. Alapértelmezés szerint az Excel ugyanis relatív címzést használ. Tekintse meg a lenti képet, az egyes képleteket. Összegyűjtöttem ide az összes matematikai alapműveletet és a SZUM()-ot is. Mindig csak egyféle képletet kellett bevinnem, egy SZUM-ot, összeadást, kivonást, szorzást és osztást, azután ezeket a kitöltőnél fogva lehúztam, lemásoltam. A képletek, éppen relatív A képletek észreveszik a másolást Nőtt a sorhivatkozás értéke A kitöltőnél fogva másoltam 54/ 125 oldal

55 Függvények és hivatkozások mivoltuk miatt észrevették a sorváltozást (új helyre kerültek), és magukon belül önműködően módosították a sorhivatkozásokat. Pontosan annyival, amennyi sorral lejjebb másoltam. Az alábbi képen oszlopváltozást szenvedtek a képletek. Ennek megfelelően a betűjelek, az oszlopazonosítók változtak meg, nőttek, pontosan annyival, ahány oszloppal elkerültek eredeti helyükről. Egy utolsó példa, mielőtt levonnám a végső következtetést. Erre változott Ez volt az eredeti Itt sor és oszlopváltozás együtt történt. Figyelje meg, hogy a másolás után a megváltozott képlet sor-, és oszlopazonosítója egyaránt megváltozott, mindkettő annyival, ahány sorral és oszloppal eljutott igazi helyéről. A változás: egy oszloppal jobbra, két sorral lejjebb. Lássuk csak, mi lett az képleten belüli A70-es cellacímmel. A oszlop meg egy, az B oszlop, 70-es sor meg kettő, az 72-es sor. Lám, így is történt. Az eredmény B72. Talán így első alkalommal furcsa, hogy nem számokkal, hanem oszlop-, és sorazonosítókkal végez matematikai műveletet, de egy idő után belejön. A képletek tehát nem egyértelmű cellacímekkel dolgoznak, hanem az érvényes cellához képest eltolással. Azt jegyzik meg a képen látható példában: a fölöttem lévő két cellát És valóban, a megváltozott képlet is a fölötte lévő két cellával végez műveletet. Most a betűk változtak Kihúzás után az oszlophivatkozás ok változtak Abszolút Menjünk tovább, mert következik az abszolút címzési mód. Ilyen módot még nem használt. A lényege az, hogy rögzíti a képletek belsejében szereplő címeket, és a másolás után sem változik a hivatkozás, nem módosulnak a sorszámok, az oszlopokat jelképező betűjelek. A kijelölt művelet mindenképpen a rögzített cellával történik. A rögzítés jele a $ (dollár) karakter, tréfásan betonnak is nevezzük, a cellák rögzítését pedig betonba ágyazásnak. Ezt a dollár karaktert a rögzítendő tényező elé kell beírni. Magyar billentyűzeten a $ karaktert az <ALT GR> + é billentyűkombináció segítségével varázsolhatja elő. 55 / 125 oldal

56 Függvények és hivatkozások Microsoft Excel XP Két képet is elhelyeztem, hogy lássa; a képlet a rögzítés és a másolás után is az eredeti cellák értékével számol. Bárhová is másolom, mozgatom a tanult módszerek valamelyikével a rovatot, vagy rovatokat, az abba foglalt hivatkozások kimerevedtek, nem képesek észrevenni a változást. Ezért fordulhat elő az, hogy 100 meg 120, az 1000-rel egyenlő. Nem a képlet fölötti cellákat adja össze, Az eredeti képlet A kiszámolt eredmény hanem az eredeti értékeket. Másolás után is az Vegyes Külön-külön rögzíthető az oszlop-, és a sortényező is, ez a vegyes cellacímzés lényege. Néhány példa: $A$1 oszlop rögzítve, sor rögzítve $A1 oszlop rögzítve, sor rögzítetlen A$1 oszlop rögzítetlen, sor rögzített A1 oszlop rögzítetlen, sor rögzítetlen A fejezet legelején említettem, hogy Ön már igen haladó módon használja az egyik címzési módot. Most már tudja, hogy ez a relatív címzési mód. A következő fejezetben bővítem ismereteit a képletek belsejében lévő kifejezések felépítéséről. Figyelem! Tipp! A képletek felépítésénél, ha úgy tetszik bevitelénél nagyon lassú módszer a rögzítő dollárjelek gépelése. A billentyűzet beállításától függően más és más gombbal elérhető. Szeretnék ajánlani egy módszert a kifejezések hivatkozásának gyors változtatására. A használt funkció billentyű az <F4>. A legfelső sorban találja a szöveg gomboknál. A folyamat: 1. Kattintson a cél cellába és gépelje be a szokásos = (egyenlőség) jelet. 2. Kattintson a műveletben részvevő cellára. A képletszerkesztő üzemmód miatt megjelenik a cellacíme a szerkesztőlécen és magában a cellában is. 3. Most jön a trükk. Nyomja le az <F4>-et. A program magától elhelyezi a dollárjeleket a sor-, és oszlophivatkozások előtt. 4. Folytassa a képlet összeállítását. Kérdések és válaszok K: Na jó, relatív és abszolút. A relatív hivatkozással rendben van a dolog, hiszen eleget használtam már. De mire jó a gyakorlatban az abszolút hivatkozás? V: Egyetértek abban, hogy gyakorlati haszon nélkül értelmetlen az ismertetése. Az egyik következő fejezet egyéb tájékoztatás mellett erről is szól. K: Ez az <F4> nagyon jó módszer, de hogyan lehet eltűntetni onnan a jeleket? Van erre valami automatizmus? V: Van. A képlet összeállítása közben, az egyenlőségjel leütése után négyszer egymás után nyomja le az <F4>-et, de mindegyik után erősen figyelje a kifejezés változását a képernyőn. Ez a funkció billentyű ilyen sokoldalú, mert a további nyomkodása cserélgeti a dollárjeleket az egyes tényezők előtt. Az utolsó, negyedik <F4> helyreállítja az eredeti állapotot, megint eltűnnek a rögzítők. K: Mi van akkor, ha már bevittem a képletet, és utólag jövök rá, hogy betonozni kellett volna? V: Nincs gond. Utólag is használható. Kattintson a szerkesztősorba, abba címbe, amelyet változtatni kíván, majd bátran nyomja le akár többször az <F4>-et. 56/ 125 oldal

57 Táblázatkészítés Táblázatkészítés Gyakorlatilag minden készen áll ahhoz, hogy elkészítse első éles táblázatát. Ebben az új táblázatban felhasználhatja mindazon funkciókat, amelyeket ez idáig átvettünk. Felhívom a figyelmét: a tanult tippek és trükkök alkalmazásával jelentősen rövidítheti a végrehajtási időt. Ilyen tipp a kijelölt tartomány feltöltése azonos értékekkel (a gyakorlásnál nincs nagy jelentősége az éles adatoknak), az egyéni és automatikus lista, valamint a cellák kijelölése is. Rovatfejek és címkék A cél: minden ízében szabályos listát készítsen egy olyan munkarenddel, amely mindig felhasználható, mint feldolgozási stílus. Ezért két új fogalmat vezetek be: Rovatfej Címke Az alábbi képeken mindkettőre láthat példát. A rovatfej az oszlop tetején foglal helyet, megmutatja a listát tanulmányozónak, hogy abban az oszlopban milyen jellegű adatok találhatóak. Címkét a sor elejére készítsen, ott a sor adatok arculatára utal. Az összes többi, nos azok vagy adatok, vagy számított értékek. Az oszlop tetején a rovatfejek Az oszlop tetején szintén rovatfejek Ez már címke, a tőle jobbra lévő adatra utal Ezek már érdemi adatok Gépelt adat Számított érték Ez is címke, a tőle jobbra lévő adatra utal Szabályként kimondható: adatokat rovatfej, vagy címke nélkül ne hagyjon. Csak az utóbbi képre utalva gondolja át; a Ft-ról, vagy a piros Ft-ról 1 hónap múlva honnan tudja pontosan, mire szolgál, ha nem látja el címkével. Ráadásul gyakran egy táblázatot nem egy személy, hanem többen is használnak. A készítőn kívül a többiek feltehetően belezavarodnak a számadatok értékelésébe. Sok 57 / 125 oldal

58 Táblázatkészítés Microsoft Excel XP egyéb, a tanfolyam anyagában szereplő Excel lehetőség alapértelmezésként veszi rovatfejek és címkék meglétét. Ne hanyagolja el jelentőségüket. Kérem, készítse el a fenti táblázatot. Az ajánlott sorrend: Új, üres munkalap kiválasztása. A tanult módon kattintson egy munkalap regiszterére. Rovatfejek és címkék készítése. Automatikus és egyéni listával. Egyéb címkék (összesen) készítése. Gépeléssel. Adatbevitel. Tartomány kijelölése és feltöltése azonos adatokkal. Nem érdemes most ennyi adatot gépelnie, mert ez gyakorlás. Érdemi adatok Rovatfej automatikus sorozattal Gépelt rovatfej Névsor egyéni listával Az AutoSzum Most a - AUTOSZUM - képlet elhelyezése következik. Ez a képlet arra képes, hogy összegezzen sor és oszlop tartományokat, talán a legszükségesebb függvény. Használata egy cellánál A művelethez: 1. Kattintson a cél cellába, ahová az eredményt el akarja helyezni. A lenti képen ez a B12-es cella, a hétfő oszlop alja. 2. Mutasson és kattintson az eszközsoron az piktogramra. A művelet eredményeként futófény veszi körül az összegzendő cellákat (B2:B11), aktivizálódik a szerkesztősor, megjelenik a piros kereszt és a zöld pipa, ott és a cellában megjelenik az =SZUM(B2:B11) függvény. Így jelzi a program, melyik tartományt fogja összesíteni a cél cellában. 3. Hagyja jóvá a műveletet. Kattintson a zöld pipára, vagy nyomja le a billentyűzeten az <ENTER> billentyűt. A két módszer egyenértékű. A megjelölt rovatban megjelenik az eredmény. 58/ 125 oldal

59 Táblázatkészítés Az Autoszum piktogram. Erre kell kattintania. Pipa és kereszt a nyugtázáshoz vagy az elvetéshez. A függvény. A jelzett tartomány numerikus adatait összegzi Cél cella. Ide kerül a kiszámolt eredmény. Képlet másolása Az elhelyezett függvényt azonban C, D, E és F oszlopokra is értelmezni kell, de az összes oszlop feldolgozásához szerencsére nem kell egyenként a fenti műveletet elvégeznie. A tanult módszerrel húzza ki B12-es rubrika tartalmát egészen az F oszlopig a kitöltő segítségével. Amint elengedi az egér <ENTER> gombját, a fenti eredményt pillantja meg. Oszlophelyes összegzést kapott. Nem kell aggódnia, hogy a C oszlop B oszlop eredményét számolta ki. Ennek ellenőrzéséhez elegendő rákattintania az egyes, függvényeket tartalmazó rovatokra, és a szerkesztősorban megtekintheti az egyes képleteket. Mindegyik a megfelelő oszlopot összegezi. Ezt a sokszorosítást egy függvény kihúzásának nevezzük. Az AUTOSZUM-ot függőlegesen is meg kell ismételni, mivel az eddig csak a hét egyes napjainak teljesítményét összegeztük. Az egyes személyek adatainak összegzéséhez: A kitöltőt egérrel húzza ki Kattintson a cél cellába, ahová az eredményt el akarja helyezni. A képen ez a G2-es cella, az első személy összesen adata. Mutasson és kattintson az eszközsoron az piktogramra. A művelet eredményeként futófény veszi körül az összegzendő cellákat (B2:F2), aktivizálódik a szerkesztősor, megjelenik a piros kereszt és a zöld pipa, ott és a cellában megjelenik az =SZUM(B2:F2) függvény. Így jelzi a program, melyik tartományt fogja összesíteni a cél cellában. Hagyja jóvá a műveletet. Kattintson a zöld pipára, vagy nyomja le a billentyűzeten az <ENTER> billentyűt. A két módszer egyenértékű. 59 / 125 oldal

60 Táblázatkészítés Ezúttal függőlegesen lefelé húzza ki a képletet Az összegzés iránya most vízszintes Microsoft Excel XP A kiszámolt eredmény megfelelő, azonban a képletet értelmezni kell még 10 sorra is, ezért húzza ki a G2-es cellában lévő képletet G11-ig. Szavatoltan sorhelyes függvényeket és eredményeket kapott. Nem fordulhat elő, hogy a 3. adatsorban szereplő személy összege, valamiképpen a 4., vagy a 7. sorba kerül. Az AutoSzum használata több cella esetén Más módszer is létezik több adatsor vagy adatoszlop értékeinek összeadására. Ehhez, miután elkészült a táblázat az összesen értékek nélkül, tegye a következőket: 1. Jelölje ki az összes eredménycellát, aminek összeget kell tartalmaznia 2. Nyomja meg az Autoszum gombot, úgy mint az előbb. Az eredmény: az összes kijelölt cella nyomban megkapja a képlet eredményét. Rész- és teljesösszeg készítése az Autoszummal Ha táblázata összetett, és több helyen részösszegeket tartalmaz, a legvégén, mikor a mindösszesen kerül számításra, a szummaképlet szeretné a mindösszesen fölötti cellákat összeadni. Viszont, ha a részösszegek és az értékek is benne lesznek a szumma-tartományban, téves végösszegzést kaphatunk. Ezért ilyen esetekben segítenie kell az Excelnek. Részösszeg készítéséhez valószínűleg kisebb tartomány értékeit kell összeadnia, mint egyébként. Amit az Autoszum felkínál, nem kell feltétlenül elfogadnia. Az összeadandó értékek tartományát saját maga jelölheti ki. Ez a kijelölt tartomány mindaddig módosítható, amíg nem véglegesíti az eredménycella értékét. Tegye a következőket: Mikor megnyomja az Autoszum gombot és megjelenik a futófény, menjen vissza az egérrel a munkalapra, majd a tartománykijelölés szabályai szerint mutassa meg azokat a cellákat, melyekből részösszeget kíván képezni. Több részösszeget tartalmazó táblázat esetében a végösszeg képzésénél a szummának többszörös tartomány kijelöléssel kell megmutatnia vagy az egyes részösszegeket, vagy pedig azokat az értékeket, melyekből a részösszegek képződtek. Ajánlott feldolgozási sorrend Időszerű, mert elég sok új anyagot vettünk. Az ajánlott sorrend: Új, üres munkalap kiválasztása. A tanult módon kattintson egy munkalap regiszterére. Rovatfejek és címkék készítése. Automatikus és egyéni listával. 60/ 125 oldal

61 Táblázatkészítés Egyéb címkék készítése. Gépeléssel. Adatbevitel Képletek elhelyezése és másolása Rekalkuláció újraszámítás A táblázatkezelők egyik igen lényeges tulajdonságáról van szó. Évekkel ezelőtt ez a képesség olyan szenzációt keltett, hogy csak ezért, a felhasználók vállalták az akkor még igen drága PC-k beszerzését. Az imént elhelyezett függvény a futófénnyel kijelölt tartományt összegzi. Abban az esetben, ha a hivatkozott adatok megváltoznak, a kiszámolt eredmény azonnal frissül. A próbához, a tanultak szerint, változtassa meg néhány cella értékét. Vonuljon a cellakurzorral az egyik, érdemi adatot (nem képletet) tartalmazó rovatra, írja azt át, majd nyomja le az <ENTER>-t a billentyűzeten. Az <ENTER> leütésekor az Excel azonnal észleli a változtatást, a képlet kiszámolja az új eredményt, és meg is jeleníti. Mindez olyan gyorsan játszódik le, hogy nem is látható. Amennyiben véletlenül magát a kiszámolt eredményt gépeli át, természetesen már nem frissül a cellatartalom, abban már konstans adat található. Ez a tulajdonság állítható. Az állítás azt jelenti, hogy kikapcsolható. Abban az esetben van rá szüksége, ha nem néhány tucat, hanem néhány százezer cellával dolgozik. Igen, százezer. A leggyorsabb PC-k is megérzik ezt az adatmennyiséget, és lelassulnak. Úgy érzékeli ezt; egy cella átírása és tartalmának nyugtázása után több másodpercet kell várakoznia. Nagy tömegű adat bevitelekor igen bosszantó, inkább úgy mondom munkalassító tényező. A kikapcsoláshoz: 1. Válassza ki az Eszközök menü Beállítások menüpontját. 2. Kattintson a Számolás regiszterre. 3. A Számolás csoportból állítsa be a Csak kérésre lehetőséget. 4. A művelet befejezéséhez kattintson az OK gombra. Számolás regiszter Ide kell kattintania a Csak kérésre lehetőséghez Itt jelzi az <F9> - es funkció gombot 61 / 125 oldal

62 Kódszótárak összeállítása Microsoft Excel XP Segítségül: A nyugtázás után próbálja ki! Változtasson ismét egy értéket. Az <ENTER> leütése után a program nem számolja át a táblázatot. A rekalkulációt ebben az esetben az <F9> funkció billentyűvel kezdeményezheti. A gyakorlatban tehát ezt úgy használja, hogy végezze el az adatbevitelt, majd ez után nyomja meg az <F9>-et. Kérem, a próba után kapcsolja vissza a rekalkulációt automatikusra. Figyelem! Tipp! Akár a kezével is begépelheti a függvényt, nem kötelező egeret használnia. Néha előfordul, hogy több sorral tovább húzza ki a szellemképet, mint kellene. Ebben az esetben nem kezdje elölről a műveletet, hanem ragadja meg frissiben a még kijelölt állapotú tartományt, és tolja vissza. Ez a vissza irány lehet felfelé, vagy lefelé is. Kérdezze meg előadóját a kitöltőre duplázás módszerről. Kérdések és válaszok K: Annyira gyors a gépem. Nem tudom elképzelni, hogy szükségem lenne rá valaha is?! V: Egykor én is ezt gondoltam, de még 1992-ben 14 oszlopos, és soros listával dolgoztam. Ott tapasztaltam, hogy az akkor igen gyorsnak számító gépem 47 percig gondolkodott egy cella megváltoztatása után. Természetesen azonnal kikapcsoltam a rekalkulációt. Érdekességképpen megjegyzem, hogy azt a táblázatot az 1998-as csúcstechnológiát képviselő gépemen ismét kiszámoltam kíváncsiságból, stopperrel. Most 2,4 másodpercig tartott. Fejlődik a technológia. K: A szaktársam másképpen mutatta be ugyanezt a képletmásolást. Melyik módszert válasszam? V: A bemutatott módszeren kívül még legalább ötféleképpen lehetséges. Nincs értelme az összes módszert bemutatni. Kódszótárak összeállítása Közelítsünk egy kicsit a 3D munkalapkezeléshez. Azt kell megbeszélnünk, milyen módszerrel hivatkozhatunk képletek törzsében azonos munkafüzetben, de más munkalapon lévő cellákra, a bennük lévő értékekre. Ezt követően még merészebbek leszünk, felhasználjuk az abszolút cellacímzési módot egy ravasz összefüggésben. Hivatkozás más munkalapok celláira Van egy általános szintaktikája, amit beilleszthet az egyébként ismert szintaktikába. Ez a szintaktika: =Munkalapnév!Cellacím =Munka2!B4 A fenti sort értelmezve így fogalmazzon; a cella értéke legyen egyenlő a Munkalapnév munkalapon lévő Cellacím cellában található talál egy konkrét példát is. A felkiáltójel az on ragnak felel meg. Itt csak átvettem egy másik cella értékét Ebben a sorban már műveleteket is végzek velük Ezzel a módszerre l Ön kiléphet képleteive l, függvénye ivel az aktuális munkalapj áról, központi 62/ 125 oldal

63 Kódszótárak összeállítása adattárakból is kivehet értékeket. A rekalkuláció, az újraszámítás gond és akadály nélkül működik. Ha megváltozik a másik munkalapon található cella értéke, az egyik munkalap is megváltozik. A képleteket másolhatja, rögzítheti, dolgoznak a szabványok. A folyamat végrehajtásához: 1. Kattintson a cél cellába, ahová a képletet el kívánja helyezni. A példában ez most C4-es rovat. 2. Kattintson a szerkesztősorban az egyenlőségjelre, a képlet szerkesztése gombra, vagy gépeljen be = -et. Jelentése; a cella értéke legyen egyenlő. A szerkesztősorban, továbbá a cellában megjelenik az egyenlőségjel. (ismét képletszerkesztő üzemmódba lépett, amiről már tudja: megengedi, hogy visszalépjen a munkalapra, és egérrel megmutassa a műveletben résztvevő cellákat) 3. Kattintson a munkalap regisztersorban arra munkalap névre (például Munka3, Munka6), amelyen a keresett cella található. A művelet eredménye: az Excel átvált a kiválasztott munkalapra, a szerkesztősorban megjelenik a kiválasztott munkalap címe, és a végére beszúrva egy felkiáltójel. 4. Most kattintson a keresett cellára. A példában ez most D3. A program futófénnyel veszi körül az így megjelölt rovatot, a szerkesztősorban megjelenik a cella címe, kiegészítve az eddig bennlévőket. A kiegészített képlet Futófény van némi változás az eddigiekhez képest. A szerkesztőlécen így jelenik meg Munka3 regisztere vastag fekete betűkkel Aktív cella kijelzése A cél cella most C4 5. Határozzon meg matematikai műveletet, és ha kell, hasonló módszerrel hivatkozzon cellákra. 6. A folyamat nyugtázásához kattintson a zöld pipára a szerkesztőlécen, vagy nyomja le az <ENTER>-t a billentyűzeten. Figyelje meg, hogy érdemben csak a 3. lépésben 63 / 125 oldal

64 Kódszótárak összeállítása Microsoft Excel XP Kódszótárak jelentősége és alkalmazása A munka egyszerűsítése a cél. Van egy ilyen mondás: a több, az kevesebb. Kevés munkával sokat elérni, ez maga az automatizálás, ebben a környezetben. Ez a gondolat nyilván elmélyülésre készteti, de most ne kalandozzanak el a gondolatai, inkább tekintse meg a következő képet. És ez a kódszótár, a lényeg A nagy lista, felszerelve minden eddig tanulttal Az érdemi adatokat tartalmazó nagy lista jobb oldalán, egy üres oszloppal elválasztva rovatfejjel ellátott néhány soros kódszótárt talál. A kódszótár jellemzői: 1. Legalább egy oszlop, vagy egy sor távolságban van az adatbázistól, esetleg más munkalapon foglal helyet. 2. Rendelkezik a megszokott rovatfejjel, vagyis a legelső tétel (itt megnevezés és érték) megmagyarázza, hogy alatta milyen adatok sorakoznak. 3. Legalább két oszlopos, van egy címke oszlop, és egy érték oszlop. A címke oszlop az adatok azonosítására, az érték oszlop pedig számításokra szolgál. Az érdemi számításokat elvégző, úgynevezett nagy listában különleges képletek vannak. Az biztos, hogy a C, D, E és F oszlopokban valamilyen képletek számítják ki az ott látott eredményeket. Az Ön számára ezekben képletekben az a fontos, hogy alapvetően megváltoztak, most már nem konstans adatokkal számolnak, hanem a kódszótárban lévő értékekkel. Ez azt jelenti, hogy amikor egységár, árfolyam, vám, vagy áfa adatok változnak, ezeket a változásokat nem kell a C-F oszlop képleteibe egyesével átvezetni, hanem csak a kódszótár állandó értékeit szükséges átírni, a változás az összes hivatkozott cellán végigfut. Most kiemelek egy számítást tartalmazó cellát, és bemutatom a kódszótár használata miatt módosult képletet. Ez a rovat C2 lesz. Tekintse meg a képet. Itt számolom ki, hogy 52 db megvásárolt áru után 3,75 USA dollárral egységárral számolva mennyit kell fizetni. A képlet régen A képlet most Régen a kezével írta be a 3,75-öt, most egérkattintással a kódszótár egyik értékére hivatkozik. A hivatkozás, a cellacímet ellenőrizve szintén 3,75. Kérem, a képen tekintse meg, keresse elő J2-es címet. A meglévő munkafolyamatunkat figyelembe véve a képlet bevitelénél van változás. A másolásnál, lehúzásnál nincs. Ezzel a képlettel azt éri tehát el, hogy amennyiben a J2-ben átír és <ENTER>-rel nyugtáz egy új számadatot, a változás az összes, C oszlop cellán sokszorosítva megjelenik. 64/ 125 oldal

65 Kódszótárak összeállítása Ezen a képen az egész, kódszótárra átalakított táblázatot látja. Ezen a képen az eredeti, még konstans értékeket. A konstans értékek módosítása bonyolult, hiszen az egységár változása több tucat, komolyabb táblázat esetén akár több ezer rovat változtatását vonja maga után. A bonyolultabb, és jobban használható metódus bemutatása előtt egy gondolat az abszolút cellahivatkozásról. Valószínűleg csodálkozva nézte, hogy a kódszótárra hivatkozáskor, minden esetben dollárjelekkel rögzített a cellacím. Ez kötelező. Gondolja át kérem, mi történik, ha nem ágyazza betonba az <F4> billentyűvel a rögzítés során. Az első elhelyezett képletben még jó eredményt kap. A másolás után azonban a relatív képletek észreveszik a másolást, a sorváltozást, és a kifejezésben ennek megfelelően módosulnak a sor hivatkozások. A kódszótárban azonban szigorúan csak egy rovatban van a számításhoz felhasznált numerikus adat, így azonnal hibás eredményeket kap. Például, keresse meg a tekintetével a felső képen F2-es cellában lévő =D2*$J$5 képletet. Ezt most szándékosan elrontom, lesz belőle =D2*J5. A J-ből a másolás után, egy sorral lejjebb J6, két sorral lejjebb J7, három sorral lejjebb J8, stb lesz. Most nézze meg, hogy a szótárban milyen érték szerepel J6, J7 és J8-as cellákban. Véletlenül sem értékes számadat, hanem semmi. Jobb esetben. Rossz esetben egy máshol használt konstans. Az abszolút hivatkozás tehát meggátolja a probléma kialakulását. Akárhány sorral lejjebb, J5 mindig J5 marad. Figyelem! Tipp! Felteszem, egy kicsit meg van zavarodva. Ez a rész jellegzetesen megtéve egyszerűbb, mint olvasva. A megtéve helyett nem akartam csinálva szót írni. A képlet bevitelénél arra kell figyelnie, hogy amikor kattintással a kódszótár megfelelő cellájára kattint, utána nyomja le az <F4>-et. Ez a gomb megfelelően elhelyezi a dollárjeleket, és nyugodtan pipálhat. Kódszótár más munkalapon Igazából így érdemes használni. Ha a kódszótár egy erre a célra fenntartott munkalapon foglal helyet, akkor központinak nevezzük. Azért érdemes egy külön lapra elhelyezni, mert akkor több lista is felhasználhatja zavaró tényezők nélkül. Arra gondolok, hogy kialakít egy munkalapot, ahol csak címkék és a hozzájuk tartozó számadatok vannak. A képletek összeállítása során kódszótárra hivatkozik, de egy más munkalapon lévő értékre. Ennek pontos lebonyolítása tananyag volt, Ön képes rá. Mindig csak az alapszabályt kell szem előtt tartania: A kódszótárra hivatkozáskor kötelező, minden esetben dollárjelekkel rögzíteni a cellacímet. Ezt ugyan leírtam már egyszer, de számtalanszor érdemes elmondani. A következő képen erre láthat példát. Képzelje el, olyan listái vannak, amelyek a központi szótárra hivatkoznak a képleteken belül. Hány lista, összesen mondjuk 254 darab. Na jó, az elején csak 10. De amint a szótár egyik értékét átírja, - kénytelen, 3D-s képlet. A Központi szótár a jobb oldali. Ez másik munkalapon foglal helyet. A kódszótár B2-es címe rögzített a szabály szerint. Más listák is könnyedén felhasználhatják. 65 / 125 oldal

66 Kódszótárak összeállítása Microsoft Excel XP hiszen megváltozott az egyik érték mind a tíz lista rekalkulálódik, a legfrissebb adatokat tartalmazza. 66/ 125 oldal

67 Kódszótárak összeállítása Összevont kérdések a fejezethez 1. Mi az a rekalkuláció? Az, ha egy képletben lévő cellaérték változik, az Excel figyelmeztet, hogy írjuk át a képletet. Egy cellaérték változásakor az Excel az arra hivatkozó cellákat frissíti, ismételten kiszámítja. Egy billentyűkombináció lenyomásával a program frissíti az adatokat. 2. Mi a rovatfej és a címke? Az első egy táblázat sorainak leírására használatos, a második a táblázat oszlopainak jellegét mutatja. Az első egy táblázat oszlopainak leírója, a második pedig a sorok jellegét írja le. Az oszlopazonosító a rovatfej, a sorazonosító a címke. 3. Mire való az AUTOSZUM? Automatikusan összeszorozza a kijelölt cellákat. Automatikusan összeadja a kijelölt cellákat. Automatikusan kivonja egymásból a kijelölt cellákat. 4. Mit takar egy függvény kihúzása? A függvényt a kitöltő segítségével más cellákba töltöm, ahol a megfelelő adatokkal fog számolni. A függvényt kitörlöm a szerkesztősorból a piros kereszt segítségével. A függvény tartományát kiterjesztem. 5. Hogyan állítható be, hogy a rekalkuláció csak külön kérésre működjön? Nem állítható be, ez az Excel újdonsága és magától működik. Ez rendszerbeállítás, csak programozók képesek ilyen dolgokon változtatni. Az Eszközök / Beállítások menüpont Számolás regiszterén. 6. Mi az a kódszótár? A billentyűzet jeleinek táblázata. A Súgó része, az Excelben használatos kódokat tartalmazza. A főtáblázattól egy oszloppal vagy sorral elválasztott, rovatfejjel rendelkező, min. két oszlopos segédtáblázat. 7. Milyen függvénykategóriákat ismer? Legalább hármat soroljon fel!? 8. Milyen jelet használ az Excel a függvény argumentumok között? Kettőspontot. Pontosvesszőt. Vesszőt. Megoldások B, B, B, A, C, C, Pénzügyi, Dátum és idő, Matematikai és trigonometrikus, Statisztikai, Mátrix, Adatbázis, Szöveg, Logikai, Információ B 67 / 125 oldal

68 Általános cellakezelés Microsoft Excel XP Általános cellakezelés Cellák másolása és mozgatása egérrel és Vágólappal Cellák másolásával, mozgatásával többletmunkától kímélheti meg magát, ugyanis míg egy cellatartalom átkerül egy másik helyre (is) mozgatás (másolás) nélkül, addig Önnek gépelnie, törölnie kell. Ehelyett egy mozdulattal megoldható mindkettő. Mozgatást, másolást végezhet egérrel vagy a külön erre a célra szolgáló Vágólappal is. Az Office 24 elemű Vágólapjának használata A Vágólap egy memóriaszelet, amit az operációs rendszer arra tartogat, hogy az éppen mozgásban lévő adatokat rajta tárolja. Ez annyit jelent, hogy Ön megmutatja a rendszernek, hogy mivel szeretne műveletet végezni. Ezt a rendszer úgy jegyzi meg, hogy kiteszi a Vágólapra. Utána Ön megadja a műveletet is, majd következik az új helyre való beillesztés. A régebbi vágólapok egyszerre csak egy objektumot voltak képesek tárolni. Az A címsor mutatja a Vágólap telítettségét A Vágólap kiürítése Kép elem Excel részlet Word részlet Elem beillesztése Office XP esetén egyszerre 24 elemet helyezhet rá! A Vágólap egyébként megtekinthető, bár a rajta lévő elemeknek csak a jellegét tudhatja, a tartalmát csak a beillesztés pillanatában láthatja meg. Adott elem beillesztése a hozzátartozó gomb megnyomásával történik. Az egérrel való munkavégzés alapja a fogd és vidd technika, ami azt jelenti, hogy egérrel rámutat arra az egységre amivel műveletet szeretne végezni, majd az egérgombot nyomva tartva végzi azt el esetleg billentyűhasználattal kiegészítve. Ezeket a módszereket és a hozzájuk tartozó lehetőségeket vesszük végig ebben a fejezetben. Munkalapon belül Mozgatás Egérrel Vágólappal 1. Jelölje ki a mozgatandó cellát 2. Vigye az egeret a cella széléhez, a vastag vonalra (az egérmutató fehér balra dőlő fehér nyíl) 3. Nyomja le az egér Enter gombját, és tartsa nyomva 4. Vigye a cellát az új helyre, majd engedje fel az egérgombot 1. Jelölje ki a mozgatandó cellát 2. Válassza ki a Szerkesztés / Kivágás pontot 3. Vigye a cellakurzort az új helyre (a célcella körül futófény jelenik meg 4. Válassza ki a Szerkesztés / Beillesztés pontot 68/ 125 oldal

69 Általános cellakezelés Egérrel történő mozgatás és másolás során az egérmutató mellett egy kis mező mutatja a célcella címét. Az eredmény mindkét esetben az, hogy a kijelölt cella az eredeti helyéről eltűnik, és az új helyén megjelenik. A Vágólap egyszeri beillesztés után elfelejti a tartalmat, így a mozgatás művelete csak egyszer hajtható végre. Másolás Az eredmény mindkét esetben: a cella két példányban létezik, egy a régi, egy pedig az új helyen. A Vágólap másolásnál megőrzi a ráhelyezett objektumot, többször is beilleszthető a tartalma. Egérrel 1. Jelölje ki a másolandó cellát 2. Vigye az egeret a cella széléhez, a vastag vonalra (az egérmutató fehér balra dőlő fehér nyíl) 3. Nyomja le az egér Enter gombját, és tartsa nyomva 4. Nyomja le a billentyűzeten a <CTRL> gombot, és a művelet teljes ideje alatt tartsa nyomva (ezt a gombot engedje fel utoljára) Vágólappal 1. Jelölje ki a másolandó cellát 2. Válassza ki a Szerkesztés / Másolás pontot 3. Vigye a cellakurzort az új helyre (a célcella körül futófény jelenik meg) 4. Válassza ki a Szerkesztés / Beillesztés pontot 5. Vigye a cellát az új helyre, majd engedje fel az egérgombot, utána a <CTRL>-t. Munkalapok között Mozgatás Egérrel Vágólappal 1. Jelölje ki a mozgatandó cellát 2. Vigye az egeret a cella széléhez, a vastag vonalra (az egérmutató fehér balra dőlő fehér nyíl) 3. Nyomja le az egér Enter gombját, és tartsa nyomva 4. Nyomja le a billentyűzeten az <ALT> gombot, és a művelet teljes ideje alatt tartsa nyomva (ezt a gombot engedje fel utoljára) 1. Jelölje ki a mozgatandó cellát 2. Válassza ki a Szerkesztés / Kivágás pontot 3. Lépjen át a kívánt munkaterületlapra 4. Vigye a cellakurzort az új helyre (a célcella körül futófény jelenik meg 5. Válassza ki a Szerkesztés / Beillesztés pontot 5. Vigye a cellát arra a munkalapfülre amelyikre helyezni szeretné, mozogjon a célcellára, majd engedje fel a gombokat Másolás Egérrel Vágólappal 1. Jelölje ki a másolandó cellát 1. Jelölje ki a másolandó cellát 69 / 125 oldal

70 Általános cellakezelés Egérrel 2. Vigye az egeret a cella széléhez, a vastag vonalra (az egérmutató fehér balra dőlő fehér nyíl) 3. Nyomja le az egér Enter gombját, és tartsa nyomva 4. Nyomja le a billentyűzeten az <ALT> és a <CTRL> gombokat, és a művelet teljes ideje alatt tartsa nyomva (őket engedje fel utoljára) Vágólappal Microsoft Excel XP 2. Válassza ki a Szerkesztés / Másolás pontot 3. Lépjen át a kívánt munkaterületlapra 4. Vigye a cellakurzort az új helyre (a célcella körül futófény jelenik meg 5. Válassza ki a Szerkesztés / Beillesztés pontot 5. Vigye a cellát arra a munkalapfülre amelyikre helyezni szeretné, mozogjon a célcellára, majd engedje fel a gombokat Munkafüzetek között Erre a műveletsorra nyugodt szívvel a Vágólapos módszert ajánlanám, mert sokkal egyszerűbb. Az közömbös, hogy a másik munkafüzetet mikor nyitja meg az adat Vágólapra helyezése előtt vagy után, a lényeg, hogy beillesztés előtt meg kell nyitni. Művelet Kivágás Másolás Beillesztés Ikon Másik alkalmazásba Nagyon érdekes lehetőség ez, mert az úgynevezett vágólapra elhelyezett anyagokat más programokba is be tudja illeszteni. Egy példával illusztrálva, az itt kijelölt tartományt a híres Word szövegszerkesztőbe beillesztve egy jelentést táblázattal erősíthet meg, egészíthet ki. Szintén a Vágólapos módszert ajánlanám, aholis beillesztés előtt megnyitja a másik alkalmazást és elvégzi a beillesztést. Legtöbbször a Word szövegszerkesztőben lehet szükség Excel táblázat beszúrására, de előfordulhat, hogy a PowerPoint előadás készítő programba szeretne elhelyezni ilyet. Ugyanúgy teheti meg mindkét esetben. A Word-ben egy szerkeszthető táblázatot kap, ahol a Word táblázatkezelő menüpontjainak segítségével módosíthatja a táblázatot. A következő részben megnézheti a részleteket is. Tartományok mozgatása, másolása Tartományokra kivetítve az előző technikák nem sok különbséget mutatnak, egyszerűen csak több cellával végzi el ugyanazt a feladatot egyszerre. Csak a kijelölés lesz más, és a beillesztésnél A technikák: Egérrel. Vágólappal. Gyorsmenüvel. Mozgatandó terület Mozgatás és másolás egérrel 1. Jelölje ki a mozgatni kívánt tartományt. 2. Mutasson a kijelölt területet körülvevő vastagabb fekete keretre. Ha jó helyre mutat, ferde, balra mutató nyíllá alakul az egérmutató. 3. Ragadja meg az egeret. Nyomja le és Szellemkép Az egérmutató mellett a tartomány új helye 70/ 125 oldal

71 Általános cellakezelés tartsa lenyomva az egér <ENTER> gombját, majd húzza a tartományt az új helyére. Egy szellemkép mutatja az érvényes helyzetet. 4. Ha megtalálta az új helyet, engedje el az egeret. A rubrikákban esetleg meglévő képletek nem zavarodnak össze, immár az új pozíciónak megfelelő helyzetet tükrözik. A másoláshoz ugyan ezt a módszert ajánlom egy kis kiegészítéssel. A 3. Lépésben, az egér megragadása után nyomja le, és tartsa lenyomva a billentyűzeten a <CTRL> gombot. Közben erősen figyelje a nyíl hegyét, ott most, a gomb hatására egy apró pluszjel jelent meg, mutatva, hogy másolás történik. Csak a 4. lépés végrehajtása után engedheti fel ezt a prominens gombot, különben ismét mozgatássá degradálja a műveletet. Ez mellesleg igen gyakran megtörténik. Mozgatás és másolás vágólappal A vágólapról az operációs rendszer intézkedik, vagyis az Excel nem szabályozza, csak felhasználja a lehetőséget. A vágólap egy átmeneti tároló, képes objektumokat fogadni. Ezeket az objektumokat tréfásan UFÓ-nak nevezzük, mert csak a kijelölés pillanatában tudjuk, hogy az valójában micsoda. Egy objektum lehet táblázat, szöveg, kép, videó, hang, prezentáció, és még sok minden más. A kijelölt területről egy másolat készül a számítógép digitális tárába, és Ön határozhatja meg e terület új helyzetét. Az is módjában áll, hogy meghagyja ezt a részt az eredeti helyén, és csak a kópiát viszi új helyére. Érdemileg ez a mozgatás és a másolás művelete. Vágólapos műveleteknél, ha tartományról van szó, a beillesztés csak akkor lehetséges, ha a céltartomány mérete pontosan megegyezik a kijelölt terület méretével. De a számolgatást elkerülheti, ha a céltartománynak csak a bal felső celláját jelöli meg, a többit már az Excel tudni fogja. A mozgatáshoz: Jelölje ki a kívánt tartományt. Ezzel a módszerrel csak egy, összefüggő területet jelölhet ki. Válassza ki a Szerkesztés menü Kivágás menüpontját. A program szolgáltatása, hogy futófénnyel veszi körül a kijelölt részt. Kattintson egy cellába, oda, ahová ezt a tartományt el kívánja helyezni. Ez a megjelölt cella a terület bal felső sarka lesz. Válassza ki a Szerkesztés menü Beillesztés menüpontját. Az eredmény: az eredeti helyéről eltűnik, az új helyén megjelenik a kijelölt rész. A jó hír: a képletek hivatkozásai nem sérülnek, az Excel mindent elintéz önműködően. A másoláshoz: Jelölje ki a kívánt tartományt. Ezzel a technikával csak egy, összefüggő területet jelölhet ki. Válassza ki a Szerkesztés menü Másolás menüpontját. A program ismételt szolgáltatása, hogy futófénnyel veszi körül a kijelölt részt. A végrehajtásnál csak ez a különbség. Kattintson egy cellába, oda, ahová ezt a tartományt el kívánja helyezni. Ez a megjelölt cella a terület bal felső sarka lesz. Válassza ki a Szerkesztés menü Beillesztés menüpontját. Amennyiben egy másik programba felületére kívánja elhelyezni a táblázatot, úgy a 3. lépésnél a Windows Tálcájának segítségével kapcsoljon át abba a programba. Az ottani Szerkesztés menüvel megoldhatja a Beillesztés-t is. 71 / 125 oldal

72 Általános cellakezelés Microsoft Excel XP Tekintse meg a fenti képet. Egymás mellé nagyítottam ki az Ön által éppen használt Excel-t és az igen híres Word szövegszerkesztőt. Ugye jól látszik, hogy a Word ugyan azt a táblázatot tartalmazza, mint ami a táblázatkezelőben van. Vágólappal másoltam át az Excel-ből a Word-be. Mozgatás és másolás gyorsmenüvel Nem sok újdonság lesz már ebben az al-al fejezetben. Tekintse meg a képet. A megoldáshoz: 1. Jelölje ki a mozgatandó területet. 2. A kijelölt terület belsejébe mutasson az egérrel, és kattintson a másik egérgombbal. Emlékszik, ugye a másikra. 3. A mozgatáshoz válassza ki bármelyik egérgombbal a Kivágás, a másoláshoz a Másolás menüpontot. A program segítségképpen futófénnyel jelöli a tartományt. 4. Kattintson a jövendő terület bal felső sarkába a másik egérgombbal, majd a gyorsmenüből válassza ki a Beillesztés menüpontot. Figyelem! Tipp! A Windows szabvány szerint a Szerkesztés menü Másolás, Kivágás, Beillesztés menüpontjait billentyűzet kombinációkkal is kiválthatja. Ismétlem, ez világszabvány. A program nyelvétől függetlenül használható. A megfeleltetés: Másolás = <CTRL>-<C> kombináció; Kivágás = <CTRL>-<X> kombináció; Beillesztés = <CTRL>-<V> kombináció. Azonos sorrendben a tréfás megnevezésük: kontrol kopi; kontrol olló; kontrol tölcsér. Vegye elő empatikus képességeit, és gondolja át, vajon miért így nevezzük őket. 72/ 125 oldal

73 Általános cellakezelés Speciális beillesztés Az Excelnek a Szerkesztés / Irányított beillesztés menüpontjáról van szó. Segítségével speciális részeket, speciális módon helyezhet el az új helyre. A lenti képről egyelőre még csak ezekkel a lehetőségekkel foglalkoztunk, de a későbbiekben több elemét is használhatja. Formázott cellatartalmat Csak képletet Csak egy számolás eredményét Csak megjelenést Cellák, oszlopok és sorok beszúrása és törlése Fontos kellék a fegyvertárban. Egy táblázat kialakítása során, főleg, ha első alkalommal készít olyan formátumút, még gyakori a változtatás. Előfordul, hogy csak később jut eszébe egyes, a táblázatban egyébként szükséges érték beillesztése egy sereg már rögzített közé. Feleslegessé vált, vagy tévesen begépelt rovatok törlése mindennap előfordul. Magától értetődik, hogy a most részletezett módszerek csak akkor használhatóak érdemben, ha a műveletben résztvevő cellák már tartalmaznak adatot, vagy adatokat. Cellák beszúrása Egy kicsit félrevezető lehet az alfejezet címe, mert ezzel a rutinnal teljes sorokat, illetve oszlopokat is beszúrhat. Mégis, azért vagyok kénytelen ezzel a névvel illetni ezt a részt, mivel a használandó menüpont ilyen elnevezést kapott. Alapértelmezés szerint a kattintással megjelölt helyet szabadítja fel, oda kérhet üres cellát, sort, oszlopot. Na most abban az esetben, ha nem egy, hanem több cellát jelöl meg, illetve ki, az összes kijelölt cella helyét felszabadítja. A módszer vonatkozik az összes megoldásmódra. A következő felsorolásokban és példákban nem részletem ki több tartomány kijelölését, értelemszerűen mindig a megjelölt cellákra értelmezi a műveletet az Excel. Jobbra eltolás Kérem, tekintse meg a képet. A megjelölt cellát úgy üríti ki a program, hogy ezt, továbbá az ettől jobbra lévő rovatokat eltolja. Amennyiben több cellát jelölök ki egymás mellett, úgy azokat is szabaddá teszi. Ez a tételt már elcsúsztatta 73 / 125 oldal

74 Általános cellakezelés Microsoft Excel XP A végrehajtáshoz: 1. Kattintással jelöljön meg egy cellát. Erre a helyre kapja meg az üres rovatot. 2. Válassza ki a Beszúrás menü Cellák menüpontját. 3. A megjelenő párbeszéd ablakban egérkattintással válassza A cellákat jobbra tolja lehetőséget. 4. A folyamat befejezéséhez kattintson az OK gombra. Lefelé eltolás A végrehajtáshoz: 1. Kattintással jelöljön meg egy cellát. Erre a helyre kapja meg az üres rovatot. 2. Válassza ki a Beszúrás menü Cellák menüpontját. 3. A megjelenő párbeszéd ablakban egérkattintással válasszon a lehetőségek közül. 4. A folyamat befejezéséhez kattintson az OK gombra. A kattintással megjelölt cella felszabadult Az eredeti adatok ebben az oszlopban egy sorral lejjebb csúsztak Lefelé tolja választási lehetőség Sor beszúrása A módszer azonos, mindössze az a különbség, hogy egy megjelölt rovat teljes sor beszúrását eredményezi. Nem kell a lista összes celláját kijelölnie, elegendő belekattintania a kívánt sorba. Az ilyen módon kijelölt sor, vagy sorok alatti összes tétel lejjebb csúszik, adatveszteség nélkül. A folyamathoz: 1. Jelölje meg egérkattintással a felszabadítandó sort. 2. Válassza ki a Beszúrás menü Cellák menüpontját. 3. Jelölje be az Egész sort szúr be lehetőséget. 4. A folyamat lezárásához kattintson az OK gombra. 5. Ennek megfelelő másik módszer, ha a második lépésben a Beszúrás / Sorok menüpontot választja ki. Így az új sor azonnal megjelenik. Oszlop beszúrása Ebben az esetben a kattintással megjelölt oszloptól jobbra eső oszlopokat tolja el az Excel szintén jobbra. Nem kell tehát egy teljes, akár sok száz adatot tartalmazó oszlopot kijelölnie, hanem A folyamathoz: 1. Kattintson a felszabadítandó oszlopba. 2. Válassza ki a Beszúrás menü Cellák menüpontját. 74/ 125 oldal

75 Általános cellakezelés 3. Jelölje be az Egész oszlopot szúr be lehetőséget. 4. A folyamat lezárásához kattintson az OK gombra. Felhasználáskor emlékezzen arra, hogy nem kötelező felesleges az oszlop legelső sorába, itt B1 cellába kattintania. Bármelyik rovat megfelel, csak az a fontos, hogy a kérdéses oszlopban legyen. Itt is elérhető egy másik módszer: a második lépésben válassza a Beszúrás / Oszlopok pontot. Az új oszlop azonnal megjelenik. Cellák törlése Az előbb részletezett műveleteknek az ellentettje is kívánatossá válhat. Ha úgy tetszik, a fentiek visszavonásának leírása következik. Meglepő módon nagyon hasonló beállító ablakokkal tudja a pontos eljárást megszabni, de nem véletlenül van egy így. Egyetlen menüpontba vonták össze a négy műveletet. A jobbra eltolás visszavonása balra tolás A folyamathoz: 1. Jelölje ki az elcsúsztatandó cellákat. Vigyázzon, mert ha nem üres rovatokat jelöl ki, akkor (a fejezet alcíme is mutatja) értékes adatai megsemmisülnek. 2. Válassza ki a Szerkesztés menü Törlés menüpontját. 3. A lehetőségek közül válassza ki a Cellákat balra tolja sort. 4. A folyamat lezárásához kattintson az OK gombra. Ezek a rovatok tűnnek el Ezek kerülnek a helyükbe A cellákat lefelé tolja visszavonása a cellákat felfelé tolja A folyamathoz: 1. Jelölje ki az elcsúsztatandó cellákat. Most is figyeljen, mert ha nem üres rovatokat jelöl ki, értékes adatai megsemmisülnek. 2. Válassza ki a Szerkesztés menü Törlés menüpontját. 3. A lehetőségek közül válassza ki a Cellákat felfelé tolja sort. 4. A folyamat lezárásához kattintson az OK gombra. Szándékosan egy olyan képet illesztettem ide, ami igen jól jellemzi a tevékenységet. Figyelje meg, hogy a megjelölt cellával egy vonalban, sorban lévő rovatok üresen maradtak, míg az alatta elhelyezkedők felfelé tolódtak. 75 / 125 oldal

76 Általános cellakezelés Microsoft Excel XP Sor beszúrása visszavonása egész sort töröl A lenti képen már csak az OK gomb hiányzik az üres sor eltávolításához, az alatta található sorok feljebb húzásához. Most is igaz, ha adattal teli sort, vagy sorokat jelöl meg, azok értékes adattartalmukkal együtt tűnnek el. A folyamathoz: 1. Kattintson a törölni kívánt sorba. 2. Válassza ki a Szerkesztés menü Törlés menüpontját. 3. Jelölje meg kattintással az Egész sort töröl sort. 4. A művelet befejezéséhez kattintson az OK gombra. Nagyon látványosan a megjelölt sor eltűnik. Egész sort beszúr visszavonása egész oszlopot töröl Az F oszlopból E oszlop lesz A folyamathoz: 1. Jelölje meg kattintással a törlendő oszlopot. 2. Válassza ki a Szerkesztés menü Törlés menüpontját. 3. Jelölje meg kattintással az Egész oszlopot töröl sort. 4. A művelet befejezéséhez kattintson az OK gombra. Ez az oszlop eltűnik Figyelem! Tipp! Különösen a sorok és oszlopok beszúrására tekintettel. A Beszúrás menü Cellák menüpontja helyett egy gyorsabb módszert szeretnék ajánlani. Szintén a Beszúrás menüben van a Sorok, és az Oszlopok menüpont. Kiválasztásuk előtt jelöljön meg egy, vagy akár több sort, oszlopot. Próbálja ki a másik egérgombot is. A kijelölése, vagy megjelölés után kattintson a kérdéses cellába, vagy tartományba a másik egérgombbal. A Windows-os anyagból Ön még bizonyára emlékszik rá, hogy a balkezesek miatt nem mondhatjuk, jobb oldali, bal oldali. A művelet eredménye egy úgynevezett gyorsmenü. Ebben a menüben az Excel felsorolja azokat a menüpontokat, amelyet az ő feltételezése szerint most használni akar. Fölülről az ötödik a Beszúrás, a hatodik a Törlés menüpont. Ezek a pontok megegyeznek a fenti tananyaggal. Cellák, oszlopok és sorok méretezése A cellákat kétféle méret jellemzi: a magasságuk, és a szélességük. Itt beszélhetünk sorról, és oszlopról, mert egy cellának az állítása hatással van az egész sorra és az egész oszlopra, amiben ő megtalálható. A magasságmutató, a sormagasság tulajdonság, azt jelenti, hogy mekkora betűméret fér el a sorban, míg az 76/ 125 oldal

77 Általános cellakezelés oszlopszélesség szám azt mondja meg, hogy hány normál méretű karakter férhet el benne. Kétféle módszert ismertetek mindkét esetben. Létezik ugyanis menüpont a megoldáshoz, de kézzel is beállíthatóak ezek a paraméterek. Oszlopszélesség állítása menüponttal A megoldáshoz: 1. A tanult módszerrel jelölje ki a formázandó oszlopot, vagy az oszlop egy celláját. 2. Válassza ki a Formátum menü Oszlop menüpontjának Szélesség almenüpontját. 3. A Szélesség beviteli mezőbe gépeljen be egy számot. Emlékeztetőül: az oszlopszélesség értéke között lehet. 4. A művelet nyugtázásához kattintson az OK gombra. Az oszlop kijelöléséhez az oszlopazonosítóra kell kattintania A cellában megjelenített karakterek száma Oszlopszélesség beállítása kézzel A megoldáshoz: 1. Jelölje ki egérrel a formázandó oszlopot vagy annak egy celláját. 2. Mutasson az oszlopazonosító jobb szegélyére, a függőleges vonalra, ami elválasztja a következő oszloptól. Ha jól pozícionálja az egeret, egy fekete, jobbra-balra mutató nyilat lát: 3. Ragadja meg ezt a pontot, vagyis nyomja le, és tartsa lenyomva az egér <ENTER> gombját, majd húzza az egeret jobbra (ha növelni akarja a szélességet), vagy balra (ha csökkenteni akarja az oszlop szélességet). 4. Amint elérte a kívánt szélességet, engedje fel az egér <ENTER> gombját. Abban az esetben tökéletes módszer, ha az egész táblázatot látja a képernyőn, és jó a szemmértéke. Az egérmutató mellett az éppen aktuális szélesség A fekete, egyszerre balra és jobbra mutató egérnyíl Csak látszólag csúszik el, amint elengedi az egeret, máris rendeződnek a kijelölt oszlopok Sormagasság állítása menüponttal A megoldáshoz: 77 / 125 oldal

78 Általános cellakezelés Microsoft Excel XP 1. A tanult módszerrel jelölje ki a formázandó sort. 2. Válassza ki a Formátum menü Sor menüpontjának Magasság almenüpontját. 3. Sormagasság beviteli mezőbe gépeljen be egy számot. A szám jelentése: pont mértékegységben a sor magassága, között vehet fel értékeket. A pont fizikai mérete a számítógéptől függ. 4. A művelet befejezéséhez kattintson az OK gombra. A sorazonosítóval jelölhet ki teljes sort A méret pontokban Sormagasság beállítása kézzel A megoldáshoz: 1. A tanult módszerrel jelölje ki a formázandó sort. 2. Mutasson egérrel a sorazonosító alsó szegélyére, a vízszintes vonalra, ami elválasztja következő sortól. Ha jól pozícionálja az egeret, egy fekete felfelé és lefelé mutató nyilat lát. 3. Ragadja meg ezt a pontot, vagyis nyomja le, és tartsa lenyomva az egér <ENTER> gombját, majd húzza az egeret lefelé (ha növelni akarja a magasságot), vagy felfelé (ha csökkenteni akarja a sor magasságát). 4. Amint elérte a kívánt magasságot, engedje fel az egér <ENTER> gombját. Az esetek többségében inkább kézzel állítjuk ezeket az értékeket. Mind az oszlopszélesség, mind a sormagasság állításánál van még említésre méltó menüpont. Miután teljesen elállította az oszlop szélességét, és csak azt szeretné, ha az eredeti méretet helyreállna, próbálja ki a formázandó oszlopok kijelölése után a Formátum menü Oszlop menüpontjának Normál szélesség almenüpontját. Talál ott egy Normál oszlopszélesség beviteli mezőt, mely az alapértelmezett számadatot tartalmazza (8,43). Elegendő csak az OK gombra kattintania, visszakapja a módosítás előtti külalakot. Ugyan ez a lehetőség a sormagasság beállításánál (tehát a kiindulási érték beállítása), a kijelölés után a Formátum menü Sor menüpontjának Normál magasság almenüpontja. Itt nem kap beállító ablakot, a menüpont kiválasztása után visszajön az egykori magasság. Egy tipp. Az ideális méret Itt az ideje, hogy egy gyakran felmerülő kérdésre megoldást találjunk. Az jelenség a következő; gépelés során jó néhányszor egy adat nyugtázása, vagy egy érték kiszámítása után a cellában csupa hashmark (#, kettős kereszt) karakter jelent meg. A magyarázat: így jelzi az Excel, hogy a rendelkezésre álló oszlopszélességen képtelen kijelezni a karaktereket. Nem számítási hibát vétett, egyszerűen nem fér ki az adat. A program szolgáltatása, hogy folyóírás során begépelt számadatoknál és dátumoknál automatikusan oszlopszélességet állít. Tegyen próbát; írjon be egy cellába olyan nagyságrendű számadatot, hogy az ne férjen ki, érjen át a szomszédos, jobb oldali oszlopba. Az <ENTER> leütése után az Excel finoman éppen a kellő szélességre húzza ki a rubrikát. (Szövegeknél nem működik ez a módszer.) Ilyenkor a számoknak egy olyan formátumát használja, melyet úgy hívunk, hogy normál alak és a legkisebb helyen lehet vele megjeleníteni hosszú számokat. Amint megjelenik a kettős kereszt egy cellában, tegye a következőket: 78/ 125 oldal

79 Formázás 1. Mutasson az egérrel az állítandó oszlop azonosítójára, annak is a jobb szegélyére. Arra a szegélyre, ami elválasztja a következő oszloptól. A művelet hatására az ismerős fekete, jobbra és balra mutató nyíl jelenik meg. 2. Duplázzon az egérrel. Az Excel ilyenkor villámgyorsan végigrohan az oszlopon, abban megkeresi a legszélesebb adatot, és annak a szélességére állítja be az összes cellát. A módszert menüpont segítségével is elérheti: 1. Jelölje ki az állítandó oszlopot vagy az oszlopazonosítóval vagy egy cellájával. 2. Kattintson a Formátum menü Oszlop menüpontjának Legszélesebb kijelölt almenüpontjára. A Formátum menü A kijelölt oszlop Legszélesebb kijelölt almenüpont A sorok automatikusan felveszik a szükséges méretet a bennük lévő tartalom nagyságának megfelelően. Kérdések és válaszok K: Nekem a magasság-, és szélességállítás könnyebb menüponttal. Ha csak egérrel próbálom, nem történik semmi. Mi lehet a baj? V: Feltehetően az okozza a problémát, hogy az egér megragadása -kor nem ügyel az egérmutatóra. Akkor nyomja le az egérgombot, amikor az nem vékony fekete, két irányba mutató nyíl, hanem a vastag fehér. Az egeres trükkökhöz pontosan kell bánnia az egérrel. K: Nem értem pontosan ezt az ideális méretet. Mi a különbség, ha kézzel húzom ki az oszlopot? V: Gondolja át. Ha néhány soros táblázattal dolgozik, az egészet egyszerre látja a képernyőn. Ebben az esetben nincs jelentősége, melyik módszert választja. De akkor, ha több száz sora van, azokban számított értékek vannak, gyakran előfordul a kettős kereszt megjelenése. Kézzel állításnál Ön csak a szeme után tud tájékozódni. Mivel nem látja, hogy 300 sorral lejjebb kettős kereszt van, nem is foglalkozhat vele. A gond nyomtatásnál jelentkezik, ott is a # jelek jelennek meg az Excel nem javít önnönmagától. A duplázás az egész oszlopot levizsgálja, akár 5, akár celláról van is szó. K: Létezik, hogy több oszlop kijelölése után az ideális méret mindegyikre érvényesül? V: Igen. Kijelölhet akár 5, vagy 10 oszlopot is, ekkor az összesen értelmeződik a művelet. Formázás Mit is formázhatunk egy cellán? Széles paletta áll rendelkezésére a feltöltött cellák, tartományok formázására. Tartalmilag ide tartozik az adatok elrendezése, igazítása cellán, vagy cellákon belül, betűtípus, stílus és méret kiválasztása, a rovatok szegélyezése, háttérminták, kitöltők beállítása, cellavédelem a felülírás elkerülésére, végül pedig mindezen tulajdonságok elmentése stíluslapba. Ez mind formázás, tehát a tényleges cellatartalmon felüli tulajdonságok állítása. 79 / 125 oldal

80 Formázás Microsoft Excel XP Módszerek Automatikus formázás A táblázat készítése már begyakorolt feladat, az adatok megfelelőek, a képletek rendben. Csak az a probléma: a megjelenése nem túl szép. A következő módszert azoknak ajánlom, akiknek kevés idejük van a lista csinosítására, igen rövid idő alatt professzionális színeket, ha úgy tetszik formát adhat a táblázatnak. Rendelkezésére áll egy menüpont, benne egy sémákat tartalmazó lista. A folyamathoz: 1. Kattintson bele a listába, a határain belül. 2. Válassza ki a Formátum menü AutoFormázás menüpontját. 3. Egérkattintással válasszon a Táblázattípusok közül. 4. A művelet befejezéséhez kattintson az OK gombra. A listába kattintás elég: a program kijelöli az egész táblázatot A minták közül válasszon Az Egyebek gomb: finomhangolás Ha az OK gomb lenyomása után mégsem tetszik az eredmény, bátran ismételje a műveleteket elölről, válasszon egy másik típust. A módszer kis táblázatoknál gyors, de több ezer cella formázásánál már várakoznia kell. A várakozás ideje alatt az Excel státuszsorában, a bal sarokban kék színű indikátort figyelhet meg a folyamat állásáról. Minden kocka 5%-ot jelent. Várja ki türelemmel. Az Egyebek gombot lenyomva kinyílik a beállító ablak alja, formázás tulajdonságokat kapcsolhat ki. Például a Díszkeret-et kikapcsolva, nem kap szegélyt a lista körül, a Szám-ot kikapcsolva pedig a numerikus adatok nem kapnak formázást. A Betűtípus a szöveges adatok formázására vonatkozik, míg a Mintázat a cellák kitöltési színét jelenti. Az Igazítás általában középre rendezést állítja, a Széles/Magas pedig a táblázat oszlopainak szélességét, sorainak magasságát. Ahonnan eltávolítja a pipát, azokra az elemekre nem fogja érvényesíteni a formázásokat a program. Ritkán használt lehetőség. 80/ 125 oldal

81 Formázás Összevont kérdések a fejezethez 1. Mi a különbség az abszolút és a relatív cellacímzés között? Az abszolút cím átmásoláskor is ugyanaz marad, míg a relatív változik a helyzetével együtt. Az abszolút cím csak egy műveletet tartalmazhat, a relatív 255 karakternyi és bármennyi művelet lehet. Az abszolút cím csak egy cellára hivatkozik, a relatív többre is egyszerre. 2. Mi a jele az abszolút cellacímnek? # jel. jel. $ jel. 3. Mi történik, ha az A6-os cella tartalmát: =$A$2+A5 kifejezést átmásolja a B6-os cellába? Összeadja a B oszlop 2-es és az A oszlop 5-ös cellájának tartalmát. Összeadja az A oszlop 2-es és a B oszlop 5-ös cellájának tartalmát. Összeadja az B oszlop 2-es és a B oszlop 5-ös cellájának tartalmát. 4. Mit jelent az oszlopszélesség ablakban a beállítható szám? Azt, hogy hány pixel (képernyőpont) széles legyen a cella. Azt, hogy hány karakter széles legyen a cella. Azt, hogy hány cm széles legyen a cella. 5. Mit jelképez a sormagasság ablakban a beállítható szám? Azt, hogy hány karakter legyen a cella magassága. Azt, hogy hány cm legyen a cella magassága. Azt, hogy hány pixel (képernyőpont) legyen a cella magassága. 6. Lehet e beszúrni új cellákat már létező adatok közé? Nem, mert az teljesen megbontaná az elrendezést. Új táblázatot kell létrehozni. Lehet, de csak egész sort vagy oszlopot. Lehet a cellák eltolásával. 7. Melyik művelethez kell a CTRL gombot alkalmazni? Áthelyezéshez. Másoláshoz. Mindkettőhöz. 8. Hogyan formázhat egy táblázatot automatikusan? A Szerkesztés / Kitöltés menüpont segítségével. A Formátum / Stílus menüpont segítségével. A Formátum / Automatikus Formázás menüpont segítségével. Megoldások A, C, B, B, C, C, B, C 81 / 125 oldal

82 Formázás Microsoft Excel XP Formátumok törlése Itt az ideje a kipróbálásának, mivel nem csak az automatikus formázás, hanem a következő, formázással foglalkozó fejezetek esetleges nemkívánatos következményeit is nyom nélkül ki tudja törölni úgy, hogy az adatai sértetlenek maradnak. A próba előtt érdemes a formázási sémák közül valamelyik könyvelésit alkalmaznia. Csak a formátumok törléséhez: Jelölje ki szükséges tartományt Válassza ki a Szerkesztés menü Tartalom törlése menüpont Formátumot almenüpontját A Szerkesztés menü Az Ön által kijelölt terület Formátumot almenüpont Figyelje meg, hogy csak a különféle színek, aláhúzások, szegélyek tűntek el, a begépelt adatok sértetlenek maradtak. Kézi formázás A cellatulajdonságokat ha ideje engedi érdemes saját magának beállítania. Sokkal egyedibb megjelenést kölcsönözhet táblázatának. A formázási lehetőségeket a Formátum / Cellák menüpontból érheti el, ennek az ablaknak a különböző regiszterein. Figyelem! Tipp! Az egyedi formázásokat az Automatikus Formázás felülírja! Számformák A számformátumokkal a cellákban megjelenített numerikus adatok kijelzését tudja szabályozni. Sokszor emlegetik ezt a módszert mértékegység megadásának. Arról van szó, hogy a begépelt érdemi adatok általában rendelkeznek valamilyen mértékegységgel. Ilyen mértékegység például a Ft, %, kg, méter, liter, stb. Olyan módon kell ezeket a szöveges adatokat bejegyezni a cellába, hogy azok ne befolyásolják az adattípust. Ha ugyanis egy rovatba liter-t (egy, pont, három darab nulla, szóköz, liter) gépel be, azzal szándéka ellenére a numerikus adatokból szöveges adatot teremt. A szám után beírt liter eldöntötte ezt. Természetesen mindezek után már nem képes matematikai műveletet elvégezni az adattal. A számformák segítségével feloldhatja ez a látszólagos ellentmondást. 82/ 125 oldal

83 Formázás De ezzel a fogással tudja szabályozni azt is, hogy az adatok ezres csoportonként tördeltek legyenek, vagy a negatív előjelű számokat más színnel jelölje a program, esetleg az értékétől függően bizonyos színt, és kiegészítő tájékoztatást is kiírjon ki az Excel. Két alapvető formája van: Automatikus, és Egyéni, de mindkettőt altípusok szerint is megkülönböztetjük. Automatikus A művelethez: 1. Jelölje ki a formázandó cellákat. Ezekben a cellákban numerikus adatok legyek. 2. Válassza ki a Formátum menü Cellák menüpontját 3. Kattintson a Szám regiszterre 4. Kategória listából kattintson a kívánt típusra 5. Szükség esetén újabb kattintással válasszon az altípusokból 6. A műveletet nyugtázza az OK gombbal Szám regiszter Kategória lista A végső megjelenés Tizedesek száma A kijelölt cellák Ezres csoportosítás Altípusok felsorolása A művelet eredménye: a típusnak megfelelő tördelés és mértékegység a cellában. Egy rövid felsorolás a rendelkezésre álló kategóriákhoz: Általános. Ezt a típust használja Ön alapértelmezésként akkor, amikor egy számadatot begépel. Válassza ki abban az esetben, ha elrontotta a számformázást, és vissza akar térni az eredeti formátumhoz. Szám. Itt már megadhat tizedes pontosságot a méretezővel, továbbá módjában áll piros színnel kiemelni negatív előjelű számokat. Az Ezres csoportosítás kellemes lehetőség, csak opcionális; ezres helyértékenként (három kijelzett számjegy után) egy szóközt szúr be a jegyek közé. Pénznem. A kijelölt adatokat kívánság szerint színnel megkülönbözteti előjel szerint, állítható a tizedes pontosság a szokott módon, a méretezővel, és a legfontosabb: a szám mögé, szóközzel elválasztva Ft -ot (vagy más pénzegységet) is kiír. A szóköz azért fontos, mert nem ér össze az utolsó számjegy, a Ft pedig olyan mértékegység, amely nem befolyásolja a numerikus adatot, azzal továbbra is végezhet matematikai műveleteket. 83 / 125 oldal

84 Formázás Microsoft Excel XP Tekintse meg. A formázás után kattintással válassza ki az egyik cellát, majd ellenőrizze a szerkesztősorban. Bár kijelzésre került a Ft, valójában nem része az adatnak. Csak egy álarc, egy maszk. Könyvelői. Igen hasonlít az előző típushoz, de ez a kategória szigorúan egymás alá igazítja a Az igazi begépelt adat Úgy látszik, mintha a Ft is a része lenne, de valójában csak maszk tizedes vesszőket, a Ft pénznemformát. Az adatok a cella jobb szegélyéhez elvágólag simulnak. Dátum. Rengeteg altípusa van. Tetszése szerint választhat belőlük egérkattintással. Bármilyen alakban és formában gépelt be dátum adatokat, azok a formázás után e stílust veszik fel. Említésre méltó, hogy van olyan elem, amely kissé szokatlanul, vegyesen tartalmaz dátum és idő adatokat egyaránt. Idő. Variációk sokasága. Van itt 12 és 24 órás időmérő, sőt, még tizedmásodperc pontosságú kijelzés is. Talál olyat, amely csak percet, másodpercet ír ki, de az általános formára összpontosítson, a lényeg az említett 12 és 24 órás változatokban van. Százalék. A begépelt, vagy kiszámolt adatokat százzal megszorozza, és százalékjellel ellátva kiírja. itt különösen érdemes ellenőriznie, hogy csak a kijelzés változik, a cellába begépelt, vagy kalkulált adat nem. Amennyiben aktívvá teszi a kérdéses cellát, majd megtekinti a szerkesztőlécet, hasonlóan a Pénznem, vagy Könyvelői kategóriához a csupasz számot pillantja meg. Jó tanulság ez. Gyakori hibaforrás. Az Ön által beírt, százalék formátumozni kívánt számadatokat kétféle módszerrel viheti be: Tizedesre bontott, majd a menüpontokkal százalékozott. Például 0,89364, majd menüpont. Azonnal százalékjellel begépelt. Például 89,364%. A két módszer egyenértékű. Tört. Igazán érdekes számforma. A kijelölt cellák egész részét változatlanul hagyja, míg a tört részét a megadott, Ön által kiválasztott tizedekre bontja. A cella valódi tartalma Ugyanazok a számadatok Tört és Általános számformában. Tudományos. A matematikában ismert normál alakban írja ki a számot. Tekintse meg az alábbi képet. Két oszlopban vittem be azonos számadatokat, majd a B oszlopban, tudományos formára formáztam. Jól látható, hogy élesen elkülöníti, az alapot a kitevőtől E betűvel választja el. Amennyiben a kitevő negatív előjelű, úgy az E után - (mínusz) jelet helyez el. Egyedi formátumkód készítése Igen gyakran előfordul, hogy nem elégedhet meg az Excel által felkínált automatikus számformázási lehetőségekkel, a munkája egyéb formátumokat is megkövetel. Ha mértékegységekkel dolgozik, kénytelen számformákat használni, nem vihet be számjegy után szöveges adatot, mert az <ENTER> leütése után a cella teljes tartalma szöveges adat lesz, tehát érdemi matematikai számításokban nem felhasználható. A számjegyek kijelzését helyértékenként szabályozhatja, és ehhez bizonyos számkódokra is szüksége van. Ezeket a kódokat egy beviteli mezőbe, csoportokba rendezve érdemes rögzítenie. Az alábbiakban táblázatba foglaltam a legfontosabb kódokat. 84/ 125 oldal

85 Formázás Táblázat a számkódokról: Kód (szimbólum) Jelentése # (hashmark) A fölösleges nullákat nem jeleníti meg 0 (nulla) Nullákkal egészíti ki a számot, ha az kevesebb számjegyet tartalmaz, mint ahány nulla szerepel a formátumban Szóköz (spácium) Ezres egységek levágásához, amennyiben fölösleges a pontos kijelzés A művelet általános megoldása: 1. Jelölje ki a formázandó cellákat. 2. Válassza ki a Formátum menü Cellák menüpontját. 3. Kattintson a Szám regiszterre annak kiválasztásához. 4. Egérkattintással válassza ki a Kategória listából Egyéni sort. 5. Kattintson a Formátumkód beviteli mezőbe, és gépelje be a kívánt kódot. 6. A művelet jóváhagyásához kattintson az OK gombra. Szám regiszter Formátumkód beviteli mező. Ide kell beírnia a kódokat. Egyéni kategória 85 / 125 oldal

86 Formázás Microsoft Excel XP Az igazán kérdéses pont az 5. sorszámú. Ezért néhány példát sorolok fel a megértéshez. A formátumkód beviteli mezőbe gépelhető kódok: Kijelzés 5122,19 helyett 5122,2, mert csak 1 tizedes jegy kijelzése engedélyezett, az kerekítődik. 5122,192 helyett 5122,1920, mert a program kénytelen vezető nullát kijelezni a nem létező negyedik tizedes jegy miatt 15,5 helyett 15,50, mert a vezető nulla kijelzésre kerül a második tizedes jegy pozíciójában 0,2 helyett,2, mert az egyes helyértéken szereplő nulla gyakorlatilag nem létezik #,# 0,2 helyett 0,20, mert az egyes helyértéken szereplő nulla kijelzésre kerül, továbbá a nem létező század is Kód ####,# ####,0000 ##,# helyett 15, mert a szóköz ezerrel elosztja a kijelzett számot ##<SPÁCIUM> 1500 helyett 1,5, mert a szóköz ezerrel elosztja a kijelzett számot #<SPÁCIUM> A <SPÁCIUM>-ot kódok belsejében alkalmazva tagolhatja, tördelheti a számadatot. Ez a valóban nagyon fontos formátumkód mező lehetővé tesz feltételes formátum megadást is. Ennek lényege az, hogy a mező mindenkori érvényes értékétől tesszük függővé a kijelzést. Az előbbieket színkombinációkkal is gazdagítjuk. Az általános forma: Igaz ág Hamis ág 0,#0 [Feltétel][Színkód]Formátumkód;[Színkód]Formátumkód Vagyis: amennyiben teljesül a feltétel, a pontosvessző előtti színnel és formátummal jelenik meg a számadat, ellenkező esetben a pontosvessző utáni rész jut érvényre, az ott definiált szín és kód állítódik be. A színkód opcionális, elhagyható. Összefoglaló a feltételekben használható relációs jelekről: <, >, =, >=, <= és <> Használható színkódok: [Fekete], [Kék], [Cián], [Zöld], [Bíbor], [Piros], [Fehér], [Sárga] Formátumkód mezőbe gépelhető feltételes formázó parancsok: Valós tartalom Kijelzés Kód 5000 Alapszínű [>5000][kék]# ###;# ### 5001 Piros [>5000][piros]# ###;[kék]# ### 4099 Kék [>5000][piros]# ###;[kék]# ### Még néhány újdonság. A fejezet kiindulási alapja az egyéni számformák voltak. Ennyi szükséges előzmény után tekintsük át, milyen módszerrel adható egy cellának liter, kg, vagy éppen db formátum. Az alábbi felsorolás bármelyik elemét felhasználhatja, voltaképpen ezek az előző részben tárgyaltak összefoglalását jelentik. Az általános formák: Formátumkód mértékegység [Színkód]Formátumkód mértékegység 86/ 125 oldal

87 Formázás [Feltétel][Színkód]Formátumkód mértékegység ;[Színkód]Formátumkód mértékegység Formátumkód mezőbe gépelhető egyéb formázó parancsok: Valós tartalom Kijelzés Kód 1225, ,150 kg # ##0,000 kg 4600 Zöld színű 4 600,00 db [Zöld]# ##0,00 db 320 Sárga színű 320 liter [>=320][Sárga]# ##0 liter,00;# ##0,00 liter A mértékegységek előtti szóköz biztosítja, hogy nem ér össze az utolsó számjegy és a mértékegység első betűje. Hosszú számkódokat is rögzíthet, csak látszólag nem fér el a mezőben Ebbe a listába kerül a formátumkód, innen lehet később törölni is Szeretnék a figyelmébe ajánlani egy kevéssé ismert módszert. Arról van szó, hogy a cella értékétől függően bizonyos tájékoztató, tájékoztató szöveget is kiírhat egy rubrikába. Tulajdonképpen mindent ismer a dinamikus formázás kiterjesztéséhez, csak esetleg nem gondol a lehetőségre. Főleg kalkulált cellák figyelésénél használható kiválóan. Az általános forma: [Feltétel][Színkód]Formátumkód mértékegység tájékoztató szöveg ;[Színkód]Formátumkód mértékegység Amennyiben teljesül az igaz ág, tehát a kód pontosvessző előtti fele, úgy a mértékegység után plusz még egy információt is kiír az Excel. Például: [<=50][Piros]# ##0,## db minimum alá csökkent ; ][Kék]# ##0,## db Ha a cella tartalma 50, vagy annál kisebb érték, pirossal írja ki az értékét, és még egy tájékoztatót is megjelenít a minimumkészletről. Ellenkező esetben csak az alap kijelzés és mértékegység látható. 87 / 125 oldal

88 Formázás Microsoft Excel XP Adatok elrendezése cellán belül Néhány új fogalom bevezetőül. A cella margója az őt körülvevő halvány rács. A vízszintes igazítás adott cella bal, és jobb oldali, a függőleges adott cella felső, és alsó margójához mért szabályozást jelent. Mivel kevéssé ismert fogalom, lejegyzem az un. sorkizárás jelentését is. A cellákban úgy rendeződik el a szöveg, hogy a szavak közé az Excel egyenlő távolságú közt illeszt be már amennyire ez lehetséges úgy, hogy a szöveg vízszintes irányban éppen kitöltse a rendelkezésére álló teret. Az írásirány, vagy orientáció a begépelt adat elforgatását jelenti, akár 1 fokos szög különbséggel. Lássuk most pontosan a lehetőségeket. A folyamathoz: 1. A tanult módszerek valamelyikével jelölje ki a formázandó cellákat. 2. Kattintson a Formátum menü Cellák menüpontjára. 3. Válassza ki az Igazítás regisztert. 4. Végezze el a beállításokat. Ezek lehetnek vízszintes és függőleges igazítás, valamint írásirány. 5. A művelet befejezéséhez kattintson az OK gombra. A szükséges beállító ablak: Az Igazítás regiszter A vízszintes beállítási lehetőségek A függőleges beállítások Egy rubrikán belül több sorba tördeli a szöveget. 88/ 125 oldal

89 Formázás Az alábbi képen három oszlopba kigyűjtöttem az igen gyakori beállításokat. A példákban vegyesen alkalmaztam vízszintes és függőleges igazítást. Ügyeltem arra, hogy cellák tagoltak legyenek, tehát jól elkülönüljenek egymástól. Bizonyára észrevette, csak mellékesen jegyzem meg, hogy a cellák magasságát jelentősen megnöveltem. Úgy gondolom, csak ebben az esetben van értelme a fenti műveleteknek. Ezzel az ablakkal elérheti, hogy listájának legelső sora, amely rovatfejeket tartalmaz, kiemelje az alatta felsorakozó adatokat. Vízszintesen: balra Függőlegesen: fent Vízszintesen: jobbra Függőlegesen: középen Vízszintesen: középre Függőlegesen: lent Egy gondolat az írásirányról. Érdemben akkor alkalmazzuk, ha a rovatfej aránytalanul hosszú az oszlopban lévő adatokhoz képest, és a jelentés megzavarása nélkül nem lehet rövidíteni az oszlopfő szövegét. A képen látható, hogy bármit is tesz, a számok szabályosan árválkodnak cellájukban. Több sorba tördelt szöveg Igazán extrém eset, de előfordul A számok itt árválkodnak 89 / 125 oldal

90 Formázás Microsoft Excel XP Az írásirány függőleges Érthetőbb, nem foglal feleslegesen helyet Íme, ebben a formában tetszetősebb a külalak. Ilyen módon formázva arányos lett a lista. Ezt a Formátum menü Cellák menüpont Igazítás regiszterében állítottam be úgy, hogy az Írásirány mintájába kattintottam. Tekintse meg a lenti képet. Egérrel történő választását az Excel olyan módon jelzi, hogy a mintát inverzzé színezi. Új lehetőség az adat elforgatása. Tekintsen meg egy példát alkalmazására. Bátran kattintson a mintába A beforgatott napok Meglátásom szerint, az első próba alkalmával alaposan eltorzult táblázat rovatfejeket kap eredményül, ezért szeretnék mutatni egy-két apróságot, a kellemetlenségeket elkerülendő. Mutatom a lehetőséggel kapcsolatos első élményemet. Pedig az aktív cella tartalma megfelelő Teljesen eltolódott 90/ 125 oldal

91 Formázás Íme, a javaslatom: Igazítás regiszter Ezt a piros kockát is megragadhatja Az igazítást is állítsa be Ha ezt a dobozt bekapcsolja, automatizmus segíti De ebbe a mezőbe is bejegyezheti Természetesen ki kell jelölnie a forgatandó cellákat, ez önmagában nem újdonság. Az elforgatás szöge legyen hegyes szög, 45 -nál nagyobb. Meredek a kiírás szöge, a cellatartalom kisebb helyen elfér. A szöveg elhelyezése csoportban a Lekicsinyítve, hogy beférjen lehetőség folyamatosan nyomon követi a kijelölt cellák méretét, ha azok nagysága nő, a betűk mérete is nő, ha csökken, akkor a betűk terjedelme is csökken. Nagyon kényelmes. A szöveg igazítása csoportban a vízszintes és függőleges listán is állítottam, a táblázat torzulása teljesen megszűnt. Néha más esetben is tapasztalja majd, hogy választása ellenére a program nem kielégítően igazítja a rovatokban elhelyezkedő szövegeket. Ebben az esetben segítsen az Excel-nek kézzel. Az ismert módszerekkel húzza a szélesség és magasság szabályozó vonalakat. Legyen Önnek egyértelmű, hogy az Igazítás regiszterben egyszerre is megszabhatja a formátumokat, a vízszintes és függőleges igazítást, és az írásirányt is. Van három lehetősége a vízszintes igazítás gyorsítására. Az eszköztáron találja meg a képen látható piktogramokat. A formázandó cellák kijelölése után kattintson az egyik piktogramra, a hatását azonnal megfigyelheti. Balra igazít Jobbra igazít Középre igazít. Betűformázás Tananyagunkban már szerepelt az automatikus formázás, mint önálló témakör. Már akkor is említettem, hogy alkalmazása nem kötelező, vagyis más program funkciók is rendelkezésre állnak egy lista formázásához. Ebben a fejezetben a betűkészletekről lesz szó, és tudnia kell, hogy az alkalmazható betűk száma a Windows operációs rendszerhez telepítetett betűkészletektől függ. Ez azt jelenti, hogy az Excel csak abból a közös adattárból képes dolgozni, amely adattárat a Windows Vezérlőpultjának Betűtípusok segédprogramjával tekintheti meg. A tanfolyam tematikájában nem szerepel a betűkészletek bővítése, esetleg törlése, de ennek jó oka van. Az operációs rendszer grafikus felületét és egyéb szolgáltatásait kihasználó programok, amelyeket Windows-os programoknak, vagy Windows alatt futó programoknak nevezünk, kötelezően ebből az adattárból töltekeznek. Egy esetlegesen elrontott, és vissza nem vonható művelet hatására az összes telepített szoftver megzavarodhat, működési rendellenességek léphetnek fel. A 91 / 125 oldal

92 Formázás Microsoft Excel XP rendbetételhez pedig már haladó szintű op. rendszer ismeretekre van szükség, és ezekre egyébként Önnek nincs szüksége az Excel kihasználásához. Ha szabványról van szó, - hiszen az összes, a gépén elérhető felhasználói programot említettem az imént, - logikusnak tűnik a feltételezés, miszerint a formázást szintén szabványos, rögzített módon érheti el, programtól függetlenül. És így is van. Az a párbeszéd ablak, amelyben a műveleteket végzi, igen-igen hasonlatos a világ bármely részéről hozott szoftverekben. Mellesleg megjegyzem, hogy a programozói kitekben, segédletekben eleve készen áll a máris bemutatott ablak, csak a kódot kell megírni hozzá. A folyamathoz: 1. Jelölje ki a tanult módszerek valamelyikével a formázandó cellákat. Betűtípus regiszter Ebben a listában válogathat a betűtípusok között 2. Válassza ki a Formátum menü Cellák menüpontját. 3. Kattintson a Betűtípus regiszterre 4. Végezze el a beállításokat. 5. A nyugtázáshoz kattintson az OK gombra. A szín tégelyek A fenti felsorolásból a 4. lépés az izgalmas, ott a lényeg. Vegyük hát sorjában a listákat, ellenőrző dobozokat balról jobbra, felülről lefelé. Méret, képpontban Stílus lista Betűtípus lista ABC szerint növekvő rendben rendezett elemeket lát, egyes tételek előtt kettős T betűvel. A betűtípusok szabályozzák a cellákba gépelt adatok írásképét. Több tízezer típusa van, mindegyik fantázianévvel, és megvásárolhatók, CD lemezeken forgalmazzák őket. A kettős T betű az angol True Type rövidítése. Jelzi, hogy pontosan úgy néznek ki a képernyőn, mint a nyomtatásban, továbbá szabadon méretezhetők. Néhány évvel ezelőtt még volt néhány korlátjuk, de ezek mára eltűntek. Bátran kattinthat az elemekre, a jobb alsó sarokban található Minta ablakrészben azonnal látja a változtatás hatását. Betűstílus lista Az írásképen kívül további szabályozásra is mód nyílik. A dőlt betűk kissé jobbra döntik a szöveget, a félkövér betűk vastagabbak, hangsúlyosabbak, a félkövér dőlt az előző kettő együtt. A normál, vagy néha regulált ezen tulajdonságok nélküli szöveg, ez az alap. Kérem, egérkattintásokkal próbálja végig a sorokat, és közben figyelje a Minta mezőt, mert az azonnal bemutatja a változást. Itt és most szeretném megemlíteni az egyetlen dilemmát okozó zavart, ez a félkövér dőlt. A két tulajdonságot egyszerre (tehát vastagabb és jobbra döntött) nem úgy kell beállítani, hogy először a dőlt, 92/ 125 oldal

93 Formázás utána a félkövér sorra kattint, hanem a kettő szintézisére. Ugyanis a sorok egymással úgynevezett logikai vagy kapcsolatban vannak egymással. Vagy az egyik, vagy a másik, de egyszerre a kettő nem lehet. Az említett szintézis a félkövér dőlt sor. Méret A betű magasságát szabályozza képpontban mérve. A fizikai képpont mérete monitortól függően változó, de általában nem éri el a 0,3 millimétert, annál kisebb. Minél nagyobb számot választ ki innen kattintással, annál nagyobb, magasabb lesz a betű. Ez a lista csak segítő, nem tartalmaz minden számot, előfordulhat olyan eset, amikor nem találja a kívánt számadatot benne. Ekkor kattintson bele a lista fölött található beviteli mezőbe, és kézzel gépelje be a méretet. A változtatás hatását szokás szerint a Minta mezőben megfigyelheti. Szeretnék segítő kezet nyújtani, egy viszonyítási alapot biztosítani Önnek a típussal és mérettel kapcsolatban. A világszabvány szerint a Times New Roman betűtípus, 12 pont mérettel megegyezik egy mechanikus írógép által kiírt betűnek. Az elérhető méretek a nyomtatótól, és a kiválasztott betűtípustól függnek. Aláhúzás A lista magáért beszél. Módjában áll egy, vagy kettős vonallal aláhúzni a kijelölt szövegrészt, illetve két különleges lehetősége is van; a könyvelői aláhúzások. Ezek abban különböznek az előző kettőtől, hogy a vonal és a szöveg között egy kis távolságot hagynak. A kikapcsoláshoz a Nincs sort válassza ki. Bátran próbálkozzon egérkattintásokkal, a Minta mezőben látja a hatást. Szín A lista legördítésével festékes tégelyeket pillant meg. Ezek közül a tégelyek közül egyszerűen egérkattintással választhat tintaszínt. Összesen 56 tégely áll a rendelkezésére. Fontos, hogy az alapértelmezést az Automatikus sorra kattintással jelölheti ki, ez a sokat emlegetett Windows rendszer Vezérlőpultjából állítható, a Képernyő segédprogrammal. Újabb példa a szabványokra, érthető, nem csak a betűkészleteket, hanem a színeket is központi tárolóból jegyzi az Excel. Az állításnál legyen tekintettel nyomtatójának teljesítményére. Arra gondolok, hogy egy mátrixnyomtató, amely még mindig megbízható és nélkülözhetetlen segítőtárs, nem képes bizonyos színárnyalatokat úgy átalakítani, hogy az élvezhető, ti. érdemben jól látható legyen papíron. Ne válasszon tehát világossárga színt fehér papíron, mert ennek eredményeképpen Ön a fehér lapon egy fehér pacát kap. Normál betűtípus Jóindulatú segítség azoknak, akik úgy elállították a formátumot, hogy nem képesek azt helyreállítani. Elegendő kattintani ebbe a négyzetbe, ellenőrző dobozba, és máris megkapja az alapértelmezett betűkészletet, stílust, méretet, színt, stb Az alapértelmezett itt azt jelenti, hogy amikor a cellákba adatot gépel, ezekkel a beállításokkal, betűformátumokkal dolgozik automatikusan. A kérdés legfeljebb az lehet; hol lehet rögzíteni ezt a formátumot? Az alapértelmezés beállításához: 1. Kattintson az Eszközök menü Beállítások menüpontjára. 2. Válassza ki az Általános regisztert. 3. A Normál betűtípus és Méret lehetőségeknél állítson. 4. A művelet nyugtázásához kattintson az OK gombra. 93 / 125 oldal

94 Formázás Microsoft Excel XP A változtatások után az Excel-t újra kell indítania az életbe léptetéshez. Erről a program tájékoztatja Önt. Az újraindítás nem azt jelenti, hogy a gépet ki kell kapcsolnia, csak azt, hogy az Excel-ből kell kilépnie, majd ismételten elindítania. Ne lepődjön meg a változások láttán, mert ha nagyméretű, különleges betűt választott, a cellák mérete jelentősen megnő, már nem lát annyi adatot egyszerre a képernyőn, mint eleddig. Ennek ellentettje is előfordulhat, éppen szándékosan, vagyis kisebb betűméretet kér, így több adatot láthat egyszerre a monitoron. Az Általános regiszter Méret Az alapértelmezett betűtípusok listája Különleges hatás Három lehetősége van effektek létrehozására. a legelső, Áthúzott önállóan is használható, az alsó kettő kizárja egymást. Nem lehet úgy Felső index-et állítani, hogy az Alsó index is jelölt legyen és viszont. A kijelölt szöveget szinte mintegy megtagadja, vízszintes vonallal a közepén áthúzza, az Áthúzott dobozra kattintáskor. A Felső index néhány képponttal zsugorítja a szöveget, és felfelé eltolja, az Alsó index pedig a zsugorítás után lefelé tolja a betűket. Az eltolás nagysága a mindenkori betűmérettől függ. Egy 12 pontos betűnél például kb. 3 képpont. Egy tipp egy cellán belül több formátum beállítása Érdekes lehetőség egy cellán belül keverni a formátumozást. A művelethez: 1. Kattintson a formázandó cellára. A Szerkesztőlécen megjelenik a rovat tartalma. 2. A Szerkesztőlécbe kattintson, és ott jelöljön ki formázandó szöveg töredéket. 3. Válassza ki a Formátum menü Cellák menüpontját. Ott most csak a Betűtípus regiszter bukkan elő, a többit az Excel ideiglenesen kikapcsolja. 4. Végezze el a beállításokat. 5. A művelet befejezéséhez kattintson az OK gombra. 94/ 125 oldal

95 Formázás Csak az a szövegrész kapta meg a beállításban megjelölt formátumokat, amelyet Ön kifejezetten kijelölt. A többi változatlan maradt. Szeg ély Ilyen szegél yeket szintén látott már az autom atikus formáz ás témak örünkn él, de ott a tábláza tkezelő jelölte meg a formázandó rovatokat, most azonban Ön irányíthatja a műveletet. Ez igen nagy szabadságot jelent. Cellaszinten szabályozhatja a határoló vonalakat, egy rubrika négy oldalára akár négy különböző sávot, eltérő színnel helyezhet el. A folyamathoz: Egy cellán belül több formátum A Szerkesztőléc. Itt jelöljön ki szövegrészt Csak a Betűtípus regiszter lesz aktív, a többi ideiglenesen eltűnik 1. Jelölje ki a formázandó cellákat. 2. Válassza ki a Formátum menü Cellák menüpontját. 3. Kattintson a Szegély regiszterre 4. Végezze el a beállításokat. 5. A nyugtázáshoz kattintson az OK gombra. Ebben a témakörben a 4. lépést érdemes részletesen lebontani. A kijelölt cellák minden oldalára más és más stílusú vonalat adhat meg. Megjegyzem, érdemben alkalmazni azért talán túlzás. A pontosításhoz előbb válasszon egy színt, majd kattintson bele a Vonal csoportban, a Stílus listában az alkalmazni kívánt szegély képére, majd a minta ablakban a cella megfelelő oldalára. Egy oldalt már meg is határozott. Folytassa tetszése szerint, de előbb mindig a Stílus gyűjteményből válasszon, és azután a minta ablak egyik oldalára kattintson. A Körül nyomógomb felülbírálja az összes eddigi meghatározást, az érvényes vonallal veszi körül a kijelölt területet. A Szín listában már ismerős tégelyeket lát. Azt kell megjegyeznie, hogy a színbeállítás csak az éppen aktuális jelölésére érvényes. Vagyis szegélyenként nem csak különböző vonallal, hanem különböző színű vonallal keretezhet. 95 / 125 oldal

96 Formázás Microsoft Excel XP Kérdésként az merülhet fel, hogy milyen módszerrel állíthatja helyre a véletlen, esetleg hibás formázásokat. Leggyorsabban az AutoFormázást javasolhatnám, de az egyéb beállításokat is felülbírál, tehát csak mint végső megoldás jöhet szóba. Használja inkább a következő módszert. A folyamathoz: 1. Jelölje ki a kívánt területet amelyről el kívánja távolítani a szegélyezést. 2. Válassza ki a Formátum menü Cellák menüpontját. 3. Kattintson a Szegély regiszterre 4. Kattintson Szegély rovatban, az Elhelyezés csoportban a Nincs kockába. 5. A folyamat nyugtázásához kattintson az OK gombra. Mintázat Már tudja, hogyan kell a cellákban szereplő adatok betűit, szegélyét szabályozni. Most a cella hátterével, ha úgy tetszik a papír színével, és mintázattal feltöltésével foglalkozunk. Még a fekete-fehér nyomtatásban is jól látszik, hogy a módszer adatok kiemelésére szolgál. Az egyes, logikailag valamiképpen elkülöníthető sorokat egymástól eltérő mintázattal és háttérszínnel töltöttem fel. Akkor értem el igazán jó eredményt, ha a betűk színét és stílusát is állítottam. A feldolgozásnál erre kell figyelnie a legjobban. Kimondható szabály: világos háttéren sötét betűk, sötét háttéren világos betűk. A kontraszt rendkívüli fontosságú, a képernyőn még jól kivehető betűk gyengébb minőségű nyomtatásban már olvashatatlanná válnak. A folyamathoz: 1. Jelölje ki a formázandó cellákat. (Érdemes átismételnie több, egymással nem összefüggő tartomány kijelölését) 2. Válassza ki a Formátum menü Cellák menüpontját. 3. Kattintson a Mintázat regiszterre 4. Végezze el a beállításokat. 5. A folyamat nyugtázásához kattintson az OK gombra. Most is, mint az előző alkalommal, részletezem a lehetséges beállításokat. Érdemben kétféle színezési módszer közül választhat. Az első Mintázat regiszter A cella lehetséges színei Satírozás minták Az ismerős Minta ablak A satírozás színei magának a cellának a háttérszíne. A fenti 96/ 125 oldal

97 Formázás képen, magán a beállító ablakban is látható festékes tégelyek közül egérkattintással szabályozhat. Véleményem szerint ez soha nem is okoz problémát. A második azonban igen. Kinagyítom ide a Mintázat lista elemeit: Van itt kitöltő mintázat, ez a fölső három sor, alatta pedig szintén tégelyek találhatók. Amennyiben a fölső sorból egérkattintással választ, a minta a cella hátterére rátelepszik, egyfajta satírozást kap. A satírozás színeinek rögzítését a tégelyekkel oldhatja meg. Úgy vettem észre, hogy egy mintázat képes elnyomni a rovatban egyébként már jelen lévő szöveget. Ezért azt javaslom, hogy csak önmagában ne használja a kitöltést, csak a betűk kiemelésével együtt. A kiemeléshez félkövérre állítást, vagy betűméret növelést tanácsolok. Ezzel pedig együtt jár az oszlop szélességének állítása is. Az utolsó tisztázandó kérdés a témával kapcsolatban az eredeti állapot visszaállítása. A kijelölés után a Nincs szín gombra kattinthat. Védelem Összetett kérdés, a megvalósítás pedig a táblázatkezelőknél megszokott módon, különleges. Három új fogalmat szeretnék ezért bevezetni a magyarázathoz. Az első fogalom a zárolás. Az a helyzet, hogy az Excel-ben minden cella zárolt. A zárolt tulajdonság azonban csak akkor jelenti a módosíthatatlanságot, ha egy külön menüponttal bekapcsolja a lapvédelmet. Ez a második fogalom. Ekkor, és csak ekkor aktivizálódik a funkció, a program nem engedi módosítani a cellákat. De Ha egy újabb menüponttal, még a lapvédelem bekapcsolása előtt a zárolt tulajdonságot több cellára vonatkozóan megszünteti, a tiltás ezekre már nem vonatkozik. Az érdekesség az, hogy nem be, hanem ki kell kapcsolni a kívánt rovatokra a zárolást. Gondolja át, egyébként logikus. Csak ilyen módszerrel lehet különválasztani a cellákat. Megvédheti a prominens adatait, képleteit, de több rubrikát a felhasználó azért átírhat. Ráadásul szó van itt még egy cella tulajdonságról, a harmadik fogalomról, a rejtett kapcsolóról. Ezt a képletek védelmére használhatja. Bejelölése, majd a lapvédelem bekapcsolása után a megjelölt rovatra kattintva, a szerkesztősorban nem jelenik meg a cellabeli képlet. A rekalkuláció működik, csak illetéktelen a hivatkozásokat, ti. cellacímeket nem tanulmányozhatja. A gyakorlati megvalósítás előtt hangsúlyozni kívánom, hogy a lapvédelem aktivizálása csak az aktív munkalapot érinti. Egy következő munkalapra átváltva, ismételten intézkednie kell a védelemről. 97 / 125 oldal

98 Formázás Microsoft Excel XP Védelem bekapcsolása A B oszlop az egyetlen, amit módosíthat. Az A, C-F-ig képleteket tartalmaz, véletlenül sem szabad felülírni Tekintse meg a fenti képet, listát. Csak a B oszlopban szereplő számokat szabad átírni, a Beszerzés oszlop módosítható. Az A oszlop, az Osztályok, és a C-F oszlopig a pénz adatok képletek, számítási műveleteket valósítanak meg. A véletlen átírástól meg kell védeni őket. Mivel a védelem megközelítése közvetett, fordított, a védelem bekapcsolása előtt az átírható rovatok zárolt tulajdonságát ki kell kapcsolni. A folyamathoz: 1. Jelölje ki B2:B17-es cellákat. 2. Válassza ki a Formátum menü Cellák menüpontját. 3. Kattintson a Védelem regiszterre. 4. Ismételt egérkattintással távolítsa el a Zárolt dobozból a jelölést. 5. A folyamat nyugtázásához kattintson az OK gombra. Az utolsó simítások vannak hátra. Innen távolítsa el a jelölést. Védelem regiszter Információ a további teendőkhöz 98/ 125 oldal

99 Formázás A folyamathoz: 1. Válassza ki az Eszközök menü Védelem menüpontjának Lapvédelem almenüpontját. 2. Gépeljen be egy jelszót. Ez opcionális, elhagyható. A Ide gépeli jelszó hossza jellemzői: maximum az első jelszót 255 karakter, a program megkülönbözteti a beleírt kis-, és nagybetűket (a TiTok nem egyezik Amit nem akar meg a titok-kal). tiltani, jelölje be! Egyéb korlátozás nincs. Vigyázzon, mert ha elfelejti, a továbbiakban a munkalapot is elfelejtheti. Amennyiben gépel jelszót, a karakterek csillagok formájában jelennek meg a képernyőn. Ez meggátolja, hogy a képernyőt figyelő kartársa megtudja azt. 3. Kattintson az OK gombra. Ekkor ismételt gépeléssel (nagyon okosan) az Excel ismét a megkérdezi az előbbi jelszót, mert össze akarja hasonlítani az előzővel. Ha kétfélét gépelt be, és ez gyakorta megtörténik, a program nem engedi ki az ablakból, ismétlést kér. Ajánlás a jelszavakkal kapcsolatban: Legyen legalább 6 karakter. Legyen benne legalább 1 nagybetű. Legyen benne legalább 1 számjegy. Ne legyen: a keresztneve, gyermekének, feleségének a neve sem, gépkocsijának a rendszáma, telefonszáma, stb A megfejtéshez én ezekkel kezdenék, és csak azután írnék programot a feltöréshez. Közkézen forog az Interneten a leggyakoribb jelszavakat tartalmazó lista. A craker-ek olyan programot írnak, amely ilyen mezőkbe egymás után írogatja be a változatokat, önműködően. Ez a jelszó már néhány hét alatt egy PC-vel is megfejthető. Bátran próbálja ki a védelmet. Próbáljon meg módosítani olyan cellát, vagy cellákat, ahol nem kapcsolta ki a zárolást. A program azonnal észreveszi a próbálkozást, és hibaüzenetet jelenít meg egy ablakban. 99 / 125 oldal

100 Formázás Microsoft Excel XP Segítő információk Ide kattintson a nyugtázáshoz Nyugtázza az üzenetet egy OK gombra kattintással. Tudom, hogy elolvassa, de azért szeretném, ha a következő alfejezetben kipróbálnánk a lapvédelem feloldását. A hozzávalókat a fenti üzenetablak részletesen leírja. Lapvédelem feloldása Emlékezzen arra, hogy a védelem munkalaponként kapcsolható. Ezért szükség esetén tegye aktívvá a kérdéses munkalapot, kattintson a munkalap regiszterére, vagy lapozza fel azt. A folyamathoz: 1. Kattintson az Eszközök menü Védelem menüpontjának Lapvéd. feloldása menüpontjára. 2. Ha nem adott meg jelszót, készen van, ellenkező esetben még be kell gépelni a jelszót, majd 3. A folyamat nyugtázásához kattintson az OK gombra. 100/ 125 oldal

101 Formázás Formázás eszköztár Néha bizony fárasztó az összes eddig bemutatott regiszterből választani egy betűformázáshoz, színezéshez, kitöltő minta beállításához. A gyakran használt funkciókat ezért a gyártó cég, a Microsoft programozói eszköztárakon is elérhetővé tették. Mielőtt bármelyikre rákattint, érdemes kijelölnie egy, már adatokat tartalmazó tartományt, így láthatja a művelet hatását is. A legtöbbet már ismeri. Ezt még nem. Kérem, tekintse meg a következő képet. Az ideális külalak a A másik (2002) azért nem megfelelő, mert csak az I. félév oszlop fölött van, nem eléggé egyértelmű a kapcsolat. Pláne nem, ha mondjuk 4 negyedév adatait kellene tagoltan megjeleníteni. valójában A1-es cellában van. Úgy néz ki, mintha középen lenne, A megoldáshoz: 1. Jelölje ki azokat a cellákat, amelyekhez viszonyítva középre kell igazítani a begépelt adatot: 2. Kattintson a Cellaegyesítés piktogramra: A végeredmény máris látszik: 101 / 125 oldal

102 Formázás Microsoft Excel XP Összevont kérdések a fejezethez 1. Egyéni lista készítésénél mit jelent a ## jel? A cella hibás értéket tartalmaz. A számból két jegyet jelenít meg, (amely az eredeti szám kerekítése vagy csonkítása lesz). A számot két jegy után 0-kal tölti fel. 2. Formázhat e képletet tartalmazó cellát egyéni formátum szerint? Igen, bármelyik módszert alkalmazhatom, kiváló módszer a cellaérték figyelésre. Nem, egy cellára egyszerre csak egy művelet lehet érvényes. Nem, mert formátumot csak konstans értéket tartalmazó cella kaphat. 3. Hogyan "varázsolhatja" elő a billentyűzeten lévő harmadik jelet? Kizárólag a Beszúrás / Szimbólumok menüponttal. A Shift + Ctrl billentyűkombinációval. Az Alt Gr billentyű segítségével. 4. Melyik menüpont alatt tudja megadni egy cella igazítását? Formátum / AutoFormázás. Formátum / Stílus. Formátum / Cellák. 5. Soroljon fel legalább három tulajdonságot, amelyet a Betűtípus regiszteren beállíthat? 6. Hol adhatja meg az alapértelmezett betűtípust az Excelben? Eszközök / Beállítások menü Általános regiszteren. Eszközök / Beállítások menü Megjelenítés regiszteren. Eszközök / Beállítások menü Áttérés regiszteren. 7. Mikor használható a cellavédelem? Ha meg akarom akadályozni az adott cella illetéktelen által történő módosítását. Ha nem akarom, hogy mások olvassák a cella tartalmát. Ha nem akarom engedélyezni a cella másolását. 8. Hogyan tudja beállítani egy cella mértékegységét Sehogy, mert akkor az Excel a cella tartalmát szövegesnek érzékeli. Egyéni formátum készítésénél macskakörmök közé ékelve megadható. Egyszerűen begépelem a cellába, majd kitöltővel átmásolom. Megoldások B, A, C, C, Betűtípus, Betűstílus, Méret, Aláhúzás, Szín, Normál betűtípus, Különleges hatás A, A, B 102/ 125 oldal

103 Formázás Munkalapformázás A munkalapnak hátteret állíthat be a Formátum / Lap / Háttér menüponttal. A rendszer a kép típusú fájlok listájából kínál fel választást. A lapokhoz így hozzárendelt képet az Excel nem nyomtatja ki. Stílusok Az egyéb formázási lehetőségek témakör lezárása. Lássuk még egyszer, hogy ebben a nagy fejezetben mi mindent vettünk át, Ön mit tanult meg. Már képes sormagasság és oszlopszélesség beállítására, a begépelt értékek cellán belüli elrendezésére, adattípusuktól függetlenül. Betűtípus, stílus, méret, effektek. Cellák szegélyezésével nincs gond. Háttérmintát, kitöltőt is definiált. Logikailag ide tartozik az egyéni számformák készítése is, a mértékegységek, kerekítések állítása. És ha sikerült ennyi mindent meghatároznia, képes megvédeni a celláit illetéktelenek elől. Eljött az ideje e tulajdonságok összegzésének. Az a cél, hogy egyetlen menüpont használatával az összes fontos tulajdonságra hivatkozzon. Ön mintákat állít össze, a formázó regiszterekben, azokat fantázianévvel látja el, majd a fantázianevek alapján nagyon hasonlóan az automatikus formázáshoz tartományokat formáz. Ez a stílus: névvel ellátott formátumgyűjtemény. Egy stílust utólag módosítani is lehet, erre a célra külön beállító ablak szolgál. A módosítás hatása azonnal végigfut a munkalapon, az Excel felkutatja a kérdéses cellákat, majd önműködően megváltoztatja azokat. Képzelje csak el, a munkalapon szétszórt, de ezzel a metódussal jelölt rovatok egyszerre megváltoznak, nem kell egyenként megkeresni őket, tipikus hetet egy csapásra. Sajnos, a stílusoknak van egy szépséghibája; munkafüzethez kötődnek. Ez az Ön számára azt jelenti, hogy létrehozása után csak abban a munkafüzetben használható, kiválasztható listáról, ahol őt létrehozták. Az új munkafüzetekben már ismeretlen. Megvan viszont a módja, hogy munkafüzetből munkafüzetbe átmásolja a gyűjteményt, és ezzel ismertté, felhasználhatóvá tegye más mappákban is. Stílus meghatározása A tanult módszereket felhasználva, formázzon meg egy cellát. Használjon ki minden tanult módszert. Ezt követően a folyamathoz: 1. Kattintson a megformázott cellára. 2. Válassza ki a Formátum menü Stílus menüpontját. 3. Kattintson a Stílusnév mezőbe, és gépeljen be egy fantázia nevet. A jó hagyományt folytatva kezdődjön nagybetűvel. 4. A folyamat nyugtázásához kattintson az OK gombra. Ide gépelje a stílus nevét Nem kötelező minden tulajdonságot megjegyeztetni az Excel-lel A deklarált tulajdonságok 103 / 125 oldal

104 Formázás Microsoft Excel XP Stílus felhasználása Azonnal ki is próbálhatja, jól sikerült-e a végrehajtás. A folyamathoz: 1. Jelölje ki a formázandó cellákat. 2. Válassza ki a Formátum menü Stílus menüpontját. 3. Egérkattintással válasszon a Stílusnév listából. Most az imént elkészített stílusra mutasson. 4. A folyamat nyugtázásához kattintson az OK gombra. A megjelölt rovatok azonnal felveszik a kívánt, az imént mentett formátumokat. Stílus törlése A Normál stílus kivételével az összes, a listában felsorolt sémát ki lehet törölni, de ez nem jelenti a begépelt adatok kitörlését. A törlés után az adott stílussal formázott cellák a gépi Normál formát veszik fel. A folyamathoz: 1. Válassza ki a Formátum menü Stílus menüpontját. 2. Egérkattintással válassza ki a Stílusnév listából a kívánt stílust. 3. Kattintson a Törlés gombra. 4. A folyamat nyugtázásához kattintson az OK gombra. Stílus módosítása A módosítás hatása az egész munkalapon végigfut. Amennyiben egy munkafüzeten belül több munkalapon felhasználta, az összes munkalap észreveszi a változást. Minden, ebben a fejezetben felsorolt tulajdonság változtatása lehetséges, a tanult módszerekkel, menüpontokkal. A folyamathoz: 1. Válassza ki a Formátum menü Stílus menüpontját. 2. Egérkattintással válassza ki a Stílusnév listából a kívánt stílust. 3. Kattintson a Módosít gombra. A három pont azt jelzi, hogy a program még kérdéseket tesz fel. 4. Ismerős ablakot kap, ezeket a lehetőségeket mind feldolgoztuk. Változtasson kívánsága szerint számformát, igazítást, betűtípust, szegélyt, vagy védelmet. Az első alkalommal betűtípust, és színt javasolok, mert az igen látványos. 5. Zárja le az ablakot az OK gombbal. 6. Visszatért a Stílus ablakba. A folyamat nyugtázásához kattintson ismét az OK gombra. Stílus egyesítése Az egyesítést akkor használja, amikor egy új munkafüzetbe akarja átmásolni egy másikban definiált stílusait. Szeretném hangsúlyozni a másolást, az eredeti munkafüzetben megmaradnak a sémák, csak egy kópia készül róluk. Minden egyesítéskor előfordul, hogy a kérdéses munkafüzetekben, mappákban 104/ 125 oldal

105 Formázás vannak azonos nevű stílusok. A végrehajtás során itt különösen kell vigyázni, mert a kópiák, - persze csak az Ön kifejezett kívánságára - felülírják az eredeti sémákat. A másolás során erre vonatkozóan az Excel kérdést tesz fel, de fontos megértenie, hogy érdemben kevés választási lehetősége van. Vagy az összes stílust átmásolja, vagy kihagyja az azonos nevűeket. Nincs mód csak bizonyos formátumokat másolni. Bizonyos előkészületeket kell tennie a művelethez. Meg kell nyitnia a forrás, másolandó stílusokat tartalmazó munkafüzetet, továbbá előfeltétel az is (de ez magától értetődő), hogy a cél dokumentum is nyitott legyen. Ha ez rendben van, akkor A folyamathoz: 1. Tegye a képernyőn láthatóvá a cél iratot. Ezt az Ablak menü Dokumentumnév menüponttal teheti meg. 2. Válassza ki a Formátum menü Stílus menüpontját. 3. Kattintson az Egyesítés gombra. 4. A megjelenő Stíluslapok egyesítése listában, kattintással válassza ki a forrás, stílusokat tartalmazó dokumentumot. 5. Választását erősítse meg az OK gomb lenyomásával. Egy ablak jelenik meg. Ekkor döntheti el, hogy az összes, vagy csak a különböző stíluslapokat hozza át. Válasszon értelemszerűen, az esetek többségében az Igen gombbal. A folyamat befejezéséhez kattintson az OK gombra. Az átmásolt stíluslapokat a tanultak szerint azonnal felhasználhatja, azokat most már megtalálja a Stílus listában. Az Egyesítés gomb Ebben vannak a másolandó stílusok A jóváhagyás Meggondolhatja magát, még nem késő 105 / 125 oldal

106 Formázás Microsoft Excel XP Tartalom törlése egy új módszer Tudom, hogy már volt erről szó, de itt az ideje, hogy részletesen megismerje a lehetőséget. Kijelölt, vagy megjelölt cellákat Ön már képes elcsúsztatni, ilyen módon plusz területhez is juthat, de mit lehet tenni abban az esetben, ha egyszerűen csak a rovatba írt tartalmat számot, szöveget, képletet akarja kitörölni, vagy a formátumát színeit, mértékegységeit, igazítását - kívánja megsemmisíteni, esetleg mindent egyszerre?! Van rá módszer. Szeretném, ha megértené a különbséget az előző alfejezetekben foglaltak, és e között. Itt egyszerűen kiüríti a rovatot, amott eltolja azt, vagy ráhúz más értékeket. Különválasztom a lehetőségeket, csak a formátum, a képlet, vagy minden törlése. Rövid A Szerkesztés menü ismertetés: Az Ön által kijelölt terület Tartalom törlése menüpont a. Formátumot. Törlődik a cella színe, igazítása, számformája, védelme, betűtípusa, stílusa, mérete. b. Képletet. Törlődik a cellában lévő képlet. Értelemszerűen a formátuma nem. Tehát, amennyiben új képletet készít ide, ezeket már nem kell beállítnia. c. Mindent. Az a. és b. pontokban felsoroltak mindösszesen. d. Megjegyzéseket: A cellákhoz fűzött magyarázó szövegeket távolítja el. Különösen gyakran az a. pontban leírt törlési lehetőségre lesz szüksége. Bár ezt egyéb menüpontokkal, a tanultak szerint is el tudja végezni, mégis, úgy gondolom ez gyorsabb technika. Igazándiból csak azt kell tudnia, mely rovatokat akarja tisztázni. Szokás szerint ezek kijelölése után hívható meg a menüpont. A művelethez: 1. Jelölje ki a cellákat. Lehetőség van több, egymással nem összefüggő tartomány együttes kezelésére. 2. Válassza ki a Szerkesztés menü Tartalom törlése menüpontot. Almenüt kap, melyben a kívánt funkciót válassza ki egy kattintással. Kérem, úgy próbálja ki élesben, hogy már értékkel és formátummal feltöltött területet jelöl ki. Nincs értelme teljesen üres cellákkal kísérleteznie. 106/ 125 oldal

107 Formázás Figyelem! Tipp! Egy cellában lévő értéket és képletet talán egy gyorsabb módszerrel is kitörölhet. Vigyázat! Formátumot nem! Jelölje ki a kívánt tartományt, majd nyomja le a billentyűzeten a <DELETE> billentyűt. Több, egymással nem összefüggő tartományt is kijelölhet. 107 / 125 oldal

108 Formázás Microsoft Excel XP Munkamódszer (ajánlás) Rengeteg anyagot átvettünk, és gondolom kavarognak Önben. Azt szeretném elérni, hogy a kicsiny mozaikokat nagy egésszé tudja összeilleszteni. Van nekünk egy ajánlásunk, egy munkamódszer, amellyel megközelíthet és lebonthat feladatokat. Ebben a sorrendben haladva a táblázatai mindig szépek és jól működők lesznek. Tartsa be a definiált sorrendet. Mialatt ismerkedik az Excel-lel, ez alapján készítse el listáit. Az ajánlás: Új, üres munkalap kiválasztása. A tanult módon kattintson egy munkalap regiszterére. Rovatfejek és címkék, egyéb címkék készítése. Automatikus és egyéni listával. Adatbevitel. Képletek elhelyezése és másolása. A rendszer által felkínált képletekre és egyéni képletekre gondolok itt. Kódszótár esetén figyeljen az <F4>-re. Automatikus, vagy egyéni formázás. Ez a típus a színek, szegélyek, hátterek, igazítás és védelem szempontjából játszik szerepet. Automatikus, vagy egyéni számformázás. Ez a típus a mértékegységeket jelenti, a Ft, % automatikus (piktogrammal), a kg, liter, darab, stb egyéni, ezt a # (hashmark) felhasználásával készítheti el. Ne keverje össze a 6. és a 7. lépést. Bár mindkettő formázás, nem ugyanazt jelentik. Munkalap átnevezése beszédes névvel, hogy később is tudja, milyen adatok vannak itt. Van még néhány gondolatom a sorrendiségről. Legszívesebben azt ajánlanám, hogy ezt a rész másolja ki innen, és tűzze a gép monitorára. Gyakran tapasztalom, hogy a kezdők elvetik ezt az ajánlást. A könnyebb részeket előbbre veszik, a nehezebbet a végére hagyják. Valójában éppen ekkor óriási a veszély; belezavarodik a teendőkbe, keveri az egyes pontokat. Higgye el, az elején mindenkinek nehéz egy picit, de valahogy (feltehetően emberek vagyunk) belejön, egyre gyorsabb és gyorsabb lesz. Amennyiben ezt a szerény 7 pontot alkalmazni is tudja, bátran továbbléphet. Nincs vége a tanfolyamnak, de a most következőkben támaszkodom az eddigi összes átvett anyagrészre. Úgy veszem: Ön tudja alkalmazni ezeket a fogásokat. Kérdések és válaszok K: Mi van akkor, ha nem tudom alkalmazni? V: Ez eléggé valószínűtlen. De ha mégis, akkor gondoljon ki egy létező feladatot magának, vegye kézbe a jegyzetét, és a munkasorrend szerint kezdje meg a feldolgozást. Amikor elakad, lapozza fel a tartalomjegyzék és a szószedet alapján a megfelelő fejezetet. Biztosan beugrik egy-két gyakorló példa, eszébe jut, mit kell most tennie. K: Mit tegyek akkor, ha a kódszótár egy másik állományban,. munkafüzetben van? V: Használjon vágólapot az átmásoláshoz. Hivatkozás egy másik munkafüzetben lévő cellára, az már haladó tanfolyam. K: Hogyan lehet elrendezni a képernyőt úgy, hogy két munkafüzet egyszerre látszódjék? Nagyon megkönnyítené a munkát! V: Kérjen az Ablak menüben Új ablak-ot, majd ugyanitt kattintson az Elrendezés menüpontra. Ugyanazt a munkafüzetet elrendezheti például Egymás mellett. Két ablakot kap, függőlegesen elhelyezve. Külön-külön vezérelheti, kapcsolgathatja a regisztereket. 108/ 125 oldal

109 Nyomtatás Nyomtatás Az Internet terjedésével, az és a számítógépes fax megjelenésével csökkent a jelentősége. Ennek ellenére igen fontos művelet. Lassan-lassan megvalósul a tisztán elektronikus, papírmentes iroda. Manapság inkább arra van szükség; a hivatalon kívülre készített iratokat nyomtassa ki. Nem azt akarom mondani, hogy teljesen eltűnik, ezt nem tudom elképzelni. Az elkészítendő irattömeg főképpen kiváló minőségű lézer-, vagy tintasugaras nyomtatón kerül papírra. Minden programban, amelyet a Windows kezelői és programozói felületét kihasználva készítettek el, kötelező szabványok alapján nyomtathat. Aktív munkalap nyomtatása Ökölszabályként szeretném leszögezni: a képernyőn látható munkalap kerül nyomtatásra. A sikeres nyomtatáshoz gondoskodjon: a nyomtató, angol kifejezéssel, de magyar szóhasználattal is élve printer bekapcsolásáról, a papír befűzéséről, vagy adagolóba helyezéséről, végül az ON LINE, vagy Ready gomb lenyomásáról. Az említett gomb (vagy az egyik, vagy a másik) a nyomtatón található. Egyes típusokon már ez sincs. A nyomtatás alapértelmezés szerint: 1. Válassza ki a Fájl menü Nyomtatás menüpontját. 2. Kattintson az OK gombra a megjelenő beállító ablakban. Nyomtató típusa Minden rendben. Világít az ON LINE, vagy READY gomb Az OK gomb Van még néhány beállítás, amit érdemes megtekintenie, még ebben a beállító ablakban. Különös jelentőségű a példányszám kérdése, hiszen gyakran kell továbbítania egy dokumentumot a főnökének, magának is lefűz egy példányt, az irattárba is elkerül 1 darab. A menüpont kiválasztása után a Nyomtatás ablakban a Nyomatok csoportban méretezővel, vagy kézzel begépelve határozhatja meg a darabszámot. 109 / 125 oldal

110 Nyomtatás Microsoft Excel XP Velem is előfordul, hogy a papírra vetett több oldalas anyagot átolvasva apró tartalmi, vagy gépelési hibát veszek észre. Természetesen javítás után ismételni kell a nyomtatást is, elvégre hibás anyagot nem szabad leadni. Milyen jó lenne, ha nem A kezdő egész nyomtatást, hanem csak a oldalszám hibás oldalak printelését meg lehetne oldani. Lehetséges. Megjelölhet egy TÓL IG részt a Nyomtatandó oldalak csoportban. Az utolsó kinyomtatandó oldal Nyomtatási kép üzemmódok Oldaltörés megtekintése Ezt a lehetőséget még a nyomtatás előtt érdemes kipróbálnia. Azt a célt szolgálja, hogy az oldal elrendezését ellenőrizze. Például kifér-e két oldalra, a jobb széle nem lóg ki a papírról, stb Hozzáteszem, nem szükséges az alapszolgáltatáshoz, csak egy mód az anyag megtekintéséhez. A művelethez: 1. A munkalap regisztersorban kattintással váltson át a nyomtatandó munkalapra. 2. Válassza ki a Nézet menü Oldaltörés megtekintése menüpontját. Az eredmény: a munkalapon megjelennek szaggatott vonalak az oldaltörések (lapváltások) mentén. Így áttekinthető lesz, hogy kifér-e a táblázat úgy, ahogy Ön szeretné: Figyelmeztetés 110/ 125 oldal

111 Nyomtatás A nyomtatási kép Az oldaltörés csak azt mutatja meg, hogy melyik objektum melyik oldalra kerül. A szaggatott vonalakkal esetleg még módosíthat is rajta, de nem látja az egész lapot. Hol fog megjelenni rajta a táblázat? Középen lesz-e, megjelennek-e benne kettős keresztek stb., nem mindegy; még a nyomtatás előtt érdemes ellenőrizni, hogy ne érje meglepetés. A megvalósításhoz: 1. A munkalap regisztersorban kattintással váltson át a nyomtatandó munkalapra. 2. Válassza ki a Fájl menü Nyomtatási kép menüpontját. Egy jelentősen kicsinyített lapot kap eredményül. Itt csak megtekinteni, egérkattintással nagyítani lehet az adatokat, szerkeszteni, átírni már nem. Közvetlenül a program címsora alatt nem a megszokott menüsort, hanem egy gombsort talál. A Következő és Előző gombokkal lapozgathat a több oldalas anyagokban. Ha a fehér lap belsejébe mutat az egérrel, nagyítóvá változik az egérmutató. Most kattintással emelheti ki azt a részletet, amire rámutatott. Ismételt kattintással visszakicsinyít. Lapozás gombjai Oldaltörés Bezárás gomb Oldalbeállítás Terjedelem A szolgáltatás kikapcsolásához, a visszatéréshez: Kattintson a Bezárás gombra, vagy a billentyűzeten nyomja le az <ESC> gombot. A két módszer egyenértékű. Figyelem! Tipp! Más módszerrel is elindíthatja a szolgáltatást. Az eszköztáron megtalálja a Nyomtatási kép piktogramot. Íme, így néz ki: A jobb felső sarkán behajtott lap, nagyítóval. 111 / 125 oldal

112 Nyomtatás Microsoft Excel XP Nyomtatási beállítások Pontosan négy témakört dolgozunk fel ebben a fejezetben, olyan Excel funkciókat, amelyekkel a nyomtatás során fellépő alapvető gondok megoldására szolgálnak. Ide tartozik logikailag a nyomtatóba elhelyezett papír méretének beállítása, szélesebb táblázatok elforgatása 90 -kal (ne törje szét az egymás mellett lévő oszlopokat), a táblázat arányos kicsinyítése, margók beállítása, a táblázat vízszintes és függőleges igazítása, élőfejek és élőlábak meghatározása (ezek olyan adatok, amelyek minden oldal tetején, illetve alján ismétlődnek, pld. oldalszámozás), a táblázat bizonyos részének kinyomtatása. Teljes részletességgel nem tudok minden bemutatni, mert a téma feszegeti a jegyzet megszabott határait, de a legfontosabb, gyakorlati megvalósításokat lejegyzem. Kérem, ne feledje el, hogy e beállításokat még mindig a nyomtatás megkezdése előtt érdemes átnéznie. Oldal A végrehajtáshoz: 1. Válassza ki a Fájl menü Oldalbeállítás menüpontját (vagy a nyomtatási képen a Beállít gombot). 2. Kattintson az Oldal regiszterre. 3. Végezze el a változtatásokat. 4. A művelet befejezéséhez kattintson az OK gombra. Nézzük meg együtt a legfontosabb, 3. lépést. Az Irány csoportban a lap orientációt változtatja meg. Sokszor tapasztalja majd, hogy olyan sok oszlopot kénytelen felvenni a táblázatába, hogy az semmiféleképpen nem fér el egy szabályos A4-es méretű lapon. A legszerencsésebb talán az lenne, ha elforgatva, fektetve kerülne a lapra a lista. Igen ám, de Az Oldal regiszter Lap orientáció Pontosan ekkora legyen a kinyomtatott anyag A nyomtatóba elhelyezett papír mérete nem minden nyomtatóba lehet elforgatva lapot elhelyezni. Ebben az esetben Ne 1. oldallal kezdődjön, hanem 5- kel, akkor ide 5 -öt gépeljen be. kattintson a Fekvő választó gombba, mert a program, bár Ön a szokott módon helyezte el a papírt az adagolóba, önműködően elforgatva írja ki a listát. A Nagyítás csoportban megjelölheti, hogy az eredeti, egyébként a nyomtatási képben is megtekinthető oldalszám miképpen módosuljon. Amennyiben a nyomtatási képen észleli, hogy a lista legvégéből alig 112/ 125 oldal

113 Nyomtatás néhány sor kerül az utolsó lapra, bizony érdemes az eredeti méret mezőbe kisebb értéket bevinnie. Gyorsabb, és jobb megoldás, ha a magasságát korlátozza, egy oldallal kevesebbre, mint amit a program kiszámolt. Tegyük fel, hogy a lista elfér ugyan 1 oldal szélességen, de 5 oldal hosszúságú. Az utolsó, 5. oldalra viszont csak 4 sor került át, a lap nagy része üres. Ez így nagyon csúf lesz, tehát a magasságot meghatározó mezőbe kattintás után, gépeljen be oda 4-es értéket. Az Excel arányosan úgy kicsinyíti a betűmagasságot és szélességet, hogy az pontosan a megadott oldalon kiférjen. A Papírméret lista igazán nem szorul különösebb magyarázatra. Azt jegyezze meg itt, hogy a listát legördítve nyomtató típusonként különböző értékeket talál. Nyilván a leggyakoribb, irodai nyomtatók hasonló tulajdonságokkal rendelkeznek, de előfordulhat különleges, egyedi elem is. Annál nagyobb jelentőségű az Első oldalszám beviteli mező. Akkor szoktam használni, ha: a kinyomtatott lapra kérek oldalszámozást; a táblázat egy jelentés része; maga a jelentés egy másik programmal, mondjuk a Word szövegszerkesztővel készül el. Arra gondolok, hogy ez a lista a jelentés 6. oldalától kezdődik, és nem az 1-től. A mezőbe kattintva bátran írjon be oda egy oldalszám értéket, most a 6 -ot. Kérdések és válaszok K: Mi történik akkor, ha a Nagyítás csoportban nem 4, hanem 2-es szerel? Én két oldalra szeretném zsugorítani. V: A lista eltorzul, vagy nagyon kisméretű lesz. K: Az rendben van, hogy az Első oldalszám mezőbe én viszek be egy értéket. De hol lehet állítani, hogy egyáltalán legyen oldalszámozás, vagy sem? V: Az Élőfej és Élőláb regiszterben. Alapértelmezés szerint van. Néhány oldallal lejjebb tárgyaljuk részletesen a témakört. Margók A margó a lapszéleken található. Az a terület, ahová nem kerül információ. A lap tetején és alján találja a felső és alsó, a szélein a bal és jobb margót. Van egy bizonyos szabvány a méretükre. A felső és alsó 1 inch, vagy 2,5 cm, a szélsők pedig 0.8 inch-esek, ez 2 cm jelent. De mint szinte minden, ez is átállítható. A Margók regiszterben kezdheti meg a megtekintést és az állítást. Margók regiszter Felső A változtatások bemutatása Bal Jobb Alsó Lista igazítása a papír széleihez viszonyítva 113 / 125 oldal

114 Nyomtatás Microsoft Excel XP A szokott módon, a méretezőkkel, vagy a mezőbe kattintva kézzel is új értéket határozhat meg centiméterben. Szeretném megjegyezni, hogy a mértékegység az aktuális Windows beállításoktól függ. A változtatás hatását a Minta ablakban azonnal megtekintheti. Szerintem ez jól érthető, semmi különöset nem talál benne. Bővebb magyarázatra az Igazítás az oldal közepére csoportban a Vízszintesen és Függőlegesen ellenőrző doboz szorul. Szerencsére hasonló témakörrel már találkozott a cellák formázása témakörnél, ott a cella értékének igazításáról volt szó. A Vízszintesen doboz a bal és jobb oldalhoz viszonyítva helyezi el középre a listát, a Függőlegesen doboz a lap felső és alsó margójához. Ugyanis az alapértelmezés és ez a Minta részben is jól látszik -, hogy táblázat az oldal bal felső sarkához simul, függetlenül az oszlopszámtól, vagy sorszámtól. Képzelje el, 4 oszlopos és 10 soros lista a bal felső sarokban. Szebb az oldal közepén. Különösen sokszor használja majd a vízszintes módozatot, főleg, ha több oldalas a dokumentum. Élőfej és élőláb Ez a regiszter szolgál a lap tetején és alján megjelenő, és hozzáteszem minden oldalon megjelenő kiegészítő adatok elhelyezéséhez. Az Élőfej és Élőláb regiszterre kattintva mindjárt két mintát is talál. A felső az élőfej, az alsó az élőláb bemutatása. Hasonló nevű listákat kattintással legördítve Ön szabja meg, milyen jellegű adatok kerüljenek a papírra. Az alapértelmezés szerint az élőfejbe a kinyomtatott munkalap neve, az élőlábba az aktuális oldalszám kerül. Természetesen azért ez az alapértelmezés, mert ezek a legfontosabb adatok. Munkalap neve Élőfej és Élőláb regiszter Lista a sémákból választáshoz Ez is minta, de a lap alját mutatja be Kérem, gondolja át. Ezen meghatározások (munkalapnév és oldalszám) nélkül adja le az iratot további feldolgozásra. A vezetője átnézi, hibát talál benne. Visszaküldi a dokumentumot kiegészítésre. Addigra Ön már 30 egyéb jelentést is leadott, nem emlékszik pontosan, melyik munkafüzet tartalmazza a kérdéses táblázatot. Nekilát keresgélni a számítógépén, és nagy sokára meg is találja, vagy éppen nem, inkább elölről kezdi a munkát. Rengeteg idő és energiapazarlás feleslegesen. Ha a pontokba szedett, definiált feldolgozási stílus szerint halad, akkor a munkafolyamat része a munkalap átnevezése. A visszakapott ügyiratot könnyedén felleli, hiszen a lap tetején szerepel a pontos név. Hagyja tehát benne az alapértelmezést. Nem akarom bizonytalanságban hagyni, mert létezhetnek egyéb megfontolások is. Az Élőláb listát kattintással legördítettem, hogy a sémákból ízelítőt kapjon. Nézze, megoldható, hogy az oldalszám és a 114/ 125 oldal

115 Nyomtatás munkalap neve egymás mellett szerepeljen. Az élőfej lehetőségei hajszálra megegyeznek ezzel, csak az a különbség, hogy a lap tetejére kerül az adat. Ha semmit sem akar kijelezni, akkor a sémákból válassza ki a (semmi) sort. Így, zárójelben találja meg, a legelső elem. Lap Ritkán használják, bár jól hasznosítható szolgáltatásai vannak. Vegyük sorra a legfontosabbakat. A Nyomtatási terület kifejezést rövidítve jelzi ki az Excel a beviteli mező előtt. Gépeléssel, vagy kijelöléssel elérheti, hogy csak az itt megjelölt rovatok kerüljenek nyomtatásra, a többieket a táblázatkezelő hagyja figyelmen kívül. Két beállítási módja is van. Meghatározás kézzel: Kattintson a mezőbe. Gépelje be a tartomány címét a szabványos módon, bal felső, jobb alsó sarokpontok, kettősponttal elválasztva Meghatározás egérrel: Kattintson a mező melletti gombra Ön visszaléphet a munkalapra, ahol kijelölheti a tartományt (képletszerkesztő üzemmódban van). Egérrel jelölje ki a nyomtatandó területet. A kijelölt terület címe a mezőben megjelenik, abszolút, dollár jelekkel ellátva. Csak ezt a tartományt kell nyomtatni Minden lap tetején ez a két sor ismétlődjék Mivel a munkafolyamat része a cellaformázás, nem kellenek vékony cellarácsok A Fent ismétlődő sorok jelentősége a rovatfejek ismétlése a kinyomtatott lapokon. Ezekről a rovatfejekről tudja meg a lista feldolgozója, hogy az egyes oszlopokba milyen adatcsoportba tartozó számokat, vagy szöveget talál. Rovatfejeket a táblázat legelső sorában helyezünk el, annak különös jelentősége van. A nyomtatásnál azonban csak az 1. oldalon szerepel ez a rovatfej sor. A többi oldalon már nem. Kivéve, ha a Fent ismétlődő sorok mezőbe kézzel írva, vagy egérrel kijelölve sor koordinátákat ad meg. Figyelje meg a fenti képet, itt látható, hogy rögzítő dollárjelekkel ellátva csak sor tartományt jelző érték szerepel a beviteli mezőben. Hasonlóan az előző példához, most is két módszerrel bevihet ide adatokat. Meghatározás kézzel: 1. Kattintson a mezőbe. 115 / 125 oldal

116 Nyomtatás Microsoft Excel XP 2. Gépelje be a sor tartomány koordinátáit kettősponttal elválasztva. Nem kötelező mindig az első sorokat ismételni. 116/ 125 oldal

117 Nyomtatás Meghatározás egérrel: 1. Kattintson a mező melletti gombra. 2. Egérrel jelölje ki az ismétlendő sorokat. Figyelje meg, hogy csak sorokat jelölhet, oszlopokat már nem. Hiába van a képernyőn egy beállító ablak, könnyedén elvégezheti a kijelölést. Megteheti, mert a mező képletszerkesztő üzemmódba kapcsolja a programot. A kijelölt terület címe a mezőben megjelenik, abszolút, dollár jelekkel ellátva. Az utolsó megemlített kapcsoló a Nyomtatás csoportban található. A Cellarácsokkal ellenőrző dobozra gondolok. Akkor érdemes bekapcsolnia, ha nem használja a tanult cellaformázó módszereket. Ebben az esetben, a mezőbe kattintva elérheti; a képernyőn vékony fekete vonallal jelölt rácsozás a nyomtatásban is megjelenik. Kérdések és válaszok K: A nyomtatási terület mező kijelölésénél felfigyeltem a beviteli mező végénél található színes gombocskára. Mit lehet bekapcsolni vele? V: Bár Ön tette fel a kérdést, azért elhelyezek ide egy képet. A jobb szélén találta, valóban. Nekem nagyon tetszett, amikor először kipróbáltam. Ha bekapcsolja, ideiglenesen elrejti az Oldalbeállítás párbeszédablakát, és az nem takarja a képernyő egyes részeit, könnyebb a kijelölés. Nyugodtan próbálja ki, és ne rettenjen meg, ha csak egy sor marad az ablakból. A kijelölés után, a gombra ismét rákattintva visszakapja az eredeti képernyőt. Nyomtatási terület kijelölése Ha egy munkalapon nyomtatási területet jelöl ki, akkor az Excel csak azt a területet nyomtatja ki. Ebben az esetben az Excel úgy tesz, mintha más nem lenne a lapon. Ilyen módszerrel például olyan lapokról, amelyeken több táblázat helyezkedik el, Ön kinyomtathatja akár csak az egyiket. A művelethez: 1. A nyomtatási területet kijelölheti a tanult módokon. 2. Válassza ki a Fájl / Nyomtatási terület / Nyomtatási terület kijelölése pontot Az Excel a nyomtatási területet szaggatott vonallal jelöli meg. A nyomtatási területet módosíthatja, ha másik területet jelöl meg, majd újból kiadja a nyomtatási terület kijelölése pontot. Nyomtatási terület megszüntetése: Válassza ki a Fájl / Nyomtatási terület / Nyomtatási terület megszüntetése pontot. Több munkalapot is kinyomtathat egyszerre, ha a nyomtatási parancs kiadása előtt kijelöli a munkalapokat. A munkalapok kijelölését már tanulta. 117 / 125 oldal

118 Listakezelés Microsoft Excel XP Munkamódszer (ajánlás) Az utolsó. Eddig is rendre kiegészítettem ezt a listát, a tanult módszerekkel. Azért tettem ezt, hogy úgynevezett felülről lefelé módszerrel önállóan képes legyen elvégezni az irodában keletkezett feladatokat. A felülről lefelé módszer azt jelenti, hogy a következő sorrendet szigorúan betartva azt részfeladatokká, és ha kell, még tovább bontja. Az egyes részfeladatokat megoldva elkészül a munka is. Az ajánlás: Új, üres munkalap kiválasztása. A tanult módon kattintson egy munkalap regiszterére. Rovatfejek és címkék, egyéb címkék készítése. Automatikus és egyéni listával. Kódszótár készítése. Ha gondolja ugyan erre a munkalapra. Ha már van egy központi szótára, akkor természetesen kihagyhatja ezt a lépést. Adatbevitel. Képletek elhelyezése és másolása. A rendszer által felkínált képletekre és egyéni képletekre gondolok itt. Kódszótár esetén figyeljen az <F4>-re. Automatikus, vagy egyéni formázás. Ez a típus a színek, szegélyek, hátterek, igazítás és védelem szempontjából játszik szerepet. Automatikus, vagy egyéni számformázás. Ez a típus a mértékegységeket jelenti, a Ft, % automatikus (piktogrammal), a kg, liter, darab, stb egyéni, ezt a # (hashmark) felhasználásával készítheti el. Ne keverje össze a 6. és a 7. lépést. Bár mindkettő formázás, nem ugyanazt jelentik. Munkalap átnevezése beszédes névvel, hogy később is tudja, milyen adatok vannak itt. Nyomtatás beállítása. Ez nem minden esetben szükséges. Az alapértelmezés a keletkező feladatok zömére megfelelő. Nyomtatás. Mentés Meg kell mondanom, hogy még nem vagyunk teljesen készen. Bár a következő anyagrész nem a záró feladat, szeretném tudatosítani Önben, hogy ezt a sorrendet minden táblázatkezelővel érdemes betartania. Elemezze, hogy egyik-másik pont elhagyása milyen következményekkel járhat. Listakezelés Valójában folyamatosan ilyen un. relációs listákkal dolgozott. A reláció kapcsolatot jelent, és van még néhány alapvető jellemzője ezeknek a tábláknak. A jellemzők a matematikából ismert halmazelméletre támaszkodnak. Összefoglalom ezeket az ismereteket, mindig tartsa őket szem előtt. A legelső sor az attribútum sor. Rovatfejnek is nevezzük. Ez mutatja meg, hogy abban az oszlopba milyen adatok foglalnak helyet. Nem fordulhat elő, hogy a NÉV oszlopban MENNYISÉG, a FAJTA oszlopban pedig KÓD adatok foglalnak helyet. Ha igen, megszegi a szabályt, viseli ennek következményeit. Az összetartozó adatok egy sorban foglalnak helyet. Nem fordulhat elő, hogy a 14-es kódhoz tartozó adatok a 10. vagy a 7-es kódhoz tartozó adatok a 3. sorban találhatóak. Ugyanígy nem fordulhat elő, hogy a Bor Kg mértékegységet kap, nem keveredhetnek össze a sorok. Ezeket a sorokat rekordoknak nevezzük. Rekordok Első sor Az összetartozó adatok egy sorban helyezkednek el 118/ 125 oldal

119 Listakezelés A képen látható lista 17 sort tartalmaz, de ez csak 16 adatsort jelent! Ahhoz, hogy ki tudja olvasni az egyik mező tartalmát, két értékre van szüksége: melyik attribútummal jelzett oszlopban, és hányadik rekordban van az érték. Vagyis sor és oszlop koordinátákra. A következő téma feldolgozásakor folyamatosan tartsa ezeket az ismérveket. Rekordkezelés Egy rekord, az egy adatsor. Képzelje el az adatfelvitel folyamatát; űrlapokkal dolgozik, egy adatsor megfelel egy rekordnak. Mégis, a magam részéről úgy vettem észre, hogy általában a számolótáblákat felhasználók előnyben részesítik az oszlop orientált megközelítést. Az valóban nagyon sok esetben tökéletesen megfelel, a nagy tömegű adatok rögzítésénél azonban használhatatlan. Ez a fejezet megkönnyíti az Ön munkáját, amennyiben igazán nagyszámú tétellel dolgozik. Tudom, hogy elmondtam már, de ismételten szeretném megerősíteni, hogy a művelethez relációs adatbázisra van szüksége. Tekintse meg a lenti képet: Az első két oszlopban gépelt adat szerepel Aktuális / összes rekord Az űrlap, melyen a számolt adatok nem szerkeszthetőek Gombsor a kezeléshez Ebben a táblázatban az első két oszlop tartalmaz gépelt adatot, a többiben C-F oszlopig képletek által kiszámolt számokat lát. Elegendő az A-B oszlopot feltölteni adattal ahhoz, hogy az összes többi értékelhető információkat írjon ki. A művelethez: 1. Vigye a cellakurzort a feltöltendő táblázat belsejébe. 2. Válassza ki az Adatok menü Űrlap menüpontját. Tekintse meg az űrlapot is. Az attribútum sort (legfelső) most függőlegesen jelzi ki a program azért, hogy soronkénti, rekordonkénti hozzáférést biztosítson. Csak a Cégnév és a Vásárolt áru oszlop szerkeszthető, de ez logikus, a képleteket ezzel a módszerrel védelmezi a számolótábla. Bevezetek egy új fogalmat, ez a rekordmutató. Ez egy képzeletbeli, szemmel nem látható vonal, amely megmutatja: hányadik sort szerkesztheti az űrlapon. A rekordmutatót az Előzőt és Következőt gombbal mozgathatja. Ha rápozícionált a szerkesztendő, átírandó sorra, akkor bátran kattintson és gépeljen az űrlap beviteli mezőibe. A változtatást az Excel akkor vezeti át, ha ismételt rekordmutató mozgatást végzett, vagy elhagyta az űrlapot a Zárás gombbal. 119 / 125 oldal