BESZERZÉS A beszerzés legfontosabb feladata, hogy optimális költségek mellett biztosítsa a vállalat számára szükséges anyagi javakat és szolgáltatásokat, azaz: a megfelelő árut vagy szolgáltatást a megfelelő időben a kívánt mennyiségi és minőségi paraméterekkel a megfelelő áron. A piac elvárásaira (az igényre) mindig hatékonyan racionálisan gazdaságosan rugalmasan kell reagálni. A modern vállalat az optimalizált beszerzésmenedzsment megteremtésére és az általános igazgatási költségek minimalizálására törekszik, így: a beszállítók számának csökkentésére, a rendelési nagyság csökkentésére, a csökkentett adminisztrációra a beszállítókkal való együttműködés során (a számítástechnikai rendszerek összekapcsolására), keretszerződések és a termék teljes életciklusára szóló szerződések megkötésére, beszállítók bevonására már a termékfejlesztésbe is, költségcsökkentő programok indukálására a beszállítóknál, a készletezés (legalább részbeni) áthárítására a szállítóra.
A BESZERZÉS FELADATAI: L Szükségletfelmérés L Szükségletek összegyűjtése a többi részlegtől L Igények tisztázása A feladat meghatározása. Határidők. Pénzügyi keretek. L Make or buy? L Ajánlatkérés (tender kiírás) Lehetséges szállítók összegyűjtése Azon beszállítók kijelölése, akiktől ajánlatot kérünk Ajánlatkérések elkészítése: kísérőlevél tenderfüzet, elvárt teljesítmények, műszaki paraméterek, szerződési feltételek, határidők, árak, fizetési és szállítási feltételek Ajánlatkérés postázása L Beérkező ajánlatok figyelése L Kérdések tisztázása az ajánlattevővel esetlegesen a felhasználó bevonásával L Beszállító kiválasztása L Rendelés feladása kísérőlevél, elvárt teljesítmény pontos leírása szerződési és szállítási feltételek, határidők, árak és fizetési feltételek L Megrendelés nyomon követése a beszállító esetleges kérdéseinek megválaszolása megrendelés módosítása, utótárgyalások határidő figyelése, felszólítások L Áru vagy szolgáltatás átvétele vagy elutasítása L Számlával kapcsolatos ügyintézés érkeztetés teljesítés ellenőrzése tartalmi és számszaki ellenőrzés fizetés vagy kifogásolás L Kapcsolat lezárása L Beszámolók és statisztikák készítése L Kontrolling
A BESZERZÉSI RÉSZLEG HELYE A SZERVEZETBEN centralizált, ha a vállalat valamennyi beszerzését egyetlen szervezet egység végzi. decentralizált, ha minden egyes divízió maga látja el a beszerzési teendőket, vegyes. A központi beszerzés előnyei a nagyobb munkamegosztás miatt minden beszerzési munkatárs el tud mélyülni saját szakterületén (nagyobb kompetencia) nagyobb beszerzendő mennyiségek erőseb tárgyalási pozíció a beszerzési piacok alaposabb ismerete nagyobb hatáskör a vállalaton belül egységes mutatószám használat könnyebb a felhasznált anyagok egységesítése intenzívebb a kapcsolatápolás a beszállítókkal (személyes kapcsolatok jobb kihasználása). Hátrányok távol van a gyártástól és a termeléstől költségesebb adminisztráció nehezen tudja kezelni a kis mennyiségekre vonatkozó és gyors szállítást igénylő megrendeléseket, a munkatársak hamar ráébrednek fontosságuk tudatára, nagysága miatt nehézkessé válhat csak azok a beszállítók érdeklik, akik képesek a beszerzés által elképzelt mennyiségek igény szerinti szállítására hosszabbak a kommunikációs utak.
Decentralizált beszerzés előnyei közel van a gyártási tevékenységhez zavar esetén gyorsan be tud avatkozni kihasználja a regionális piac nyújtotta lehetőségeket motiváltabbak a munkatársak, mivel versenyhelyzetben vannak a többi szervezeti egységgel nincs felesleges adminisztráció gyors döntések jó értékelemzés. Hátrányok: a munkatársaknak univerzális és nem speciális ismeretekkel kel rendelkezni, az adminisztrációt is maguknak kell megoldani, kisebb rendelési tételek miatt magasabb árakat kénytelenek elfogadni, csekélyek a piaci ismereteik. MUNKASZERVEZÉS A BESZERZÉSBEN funkcióorientált beszerzés: minden beszerzési részfeladatnak van egy felelőse. A funkcionális felosztás a következő szempontok szerint lehetséges: piackutatás, beszerzési projektek, beérkező ajánlatok feldolgozása, megrendelések ügyintézése, határidő figyelés, számlaellenőrzés. árucsoportok szerinti beszerzés: minden munkatárs átfogó felelősséggel tartozik a számára kiosztott anyag vagy szolgáltatás beszerzéséért. Egy-egy dolgozó átfogó ismeretekre tesz szert a saját cikkörével kapcsolatban a beszállítók szakértőkkel tárgyalhatnak. Hátránya, hogy a rutinfeladatok sok időt rabolnak el. kiemelt ügyintézés előnyei a kiemelt beszállítókkal foglalkozó munkatársak jobban informáltak partnerük szállítóképességéről, szervezeti felépítéséről, döntési rendszeréről, értékesítési céljairól, így megalapozottabban tud érvelni az egyes tárgyalásokon
A BESZERZÉSI FELADATOK CSOPORTOSÍTÁSA Tervezés és irányítás: beszerzési és erőforrás tervezés árak kialakítása minőségirányítás megelőző intékedések információszolgáltatás, beszámoltatás A beszerzési tevékenység koordinálása piackutatás kapcsolattartás a beszállítókkal szállítóminősítés és kiválasztás ajánlatkérés és azok feldolgozása finanszírozási modellek kidolgozása szerződéskötések rendelési mennyiségek és határidők optimalizálása határidők betartatása projektmunkák és tanácsadás Operatív beszerzési tevékenység dokumentálás aláírási jogosultságok, kiküldés szállítások ellenőrzése számlaellenőrzés és fizetési meghagyás szállítási zavarok kezelése reklamáció szállítók értékelése adatkezelés, prospektus kezelés kimutatások kezelése.
MAKE OR BUY (insourcing kontra outsourcing) A MoB döntések meghozatalakor a következőket kell figyelembe venni: társadalmi célok (környezet kímélése, munkahelyek biztosítása) biztosítási célok (függetlenség) nyereségcélok pénzgazdálkodási célok (likviditás, saját tőke aránya) hatalmi célok (piaci részesedés). Eljárásmód: 1. Az összes beszerzett és saját termelésű árut és saját munkavégzést, beleértve valamennyi üzemgazdasági funkciót is, mint a piackutatás, adatfeldolgozás, stb. vizsgálandó szegmensekké fogjuk össze. Kritériumok: azonos beszerzési piacok azonos elemek a munkavégzés során azonos kockázati területek. 2. Az egyes vizsgálati szegmenseknél megbecsüljük a gyártás, illetve a vásárlás hasznát és költségeit. 3. Egy kritériumrendszert kell kialakítani, ami az értékelés szempontjait tartalmazza: költségek, kockázat tőkelekötés új technológiák valószínűsége minőség határidők titoktartás munkahelyek biztosítása környezetvédelem a döntés visszafordíthatósága integráció viszont-üzleti lehetőségek értékesítés. A költség pl. az alábbiakat foglalja magába: bekerülési árak kedvezmények szállítmányozási költségek ki nem használt kapacitás költségei tranzakciós költségek beruházás amortizációja, illetve kamatköltségei. 4. A vállalati célok szempontjából a kritériumokat egymáshoz képest súlyozni kell (1-10). 5. A súlyozás után a make or buy- nál kell megítélni, hogy ha gyártjuk vagy vesszük a terméket, úgy az adott célt mennyire sikerül elérni (1-4). Kritériumok Súlya Make Buy Make Buy Munkahely 10 4 1 40 10 Tőkelekötés 4 1 4 4 16
SZÁLLÍTÓMINŐSÍTÉS Várható előnyei rugalmasabb alkalmazkodás készletállomány csökkentése, biztonsági készletezés kiküszöbölése ellenőrzési folyamatok csökkentése jobb információk kevesebb adminisztráció. A szállítóminősítés feladatai: együttműködési képesség és megbízhatóság mérése és optimalizálása a beszállítók problémamegoldó képességének felkutatása változások és zavarok időben történő felsmerése beszállítók közötti verseny élezése objektív kritériumok választása a szállítók választásánál az ellátási stratégákkal kapcsolatos döntési paraméterek meghatározása költség csökkentési lehetőségek felmérése kapcsolatmenedzsment beszerzési marketing: a piac befolyásolása saját érdekünkben. A szállítóminősítéstől elvárjuk, hogy teljes körű képet adjanak rugalmasan kezelhetők legyenek összehasonlítható legyen tág körű felhasználási lehetőséget biztosítson. Értékelési szempontok, adatok: vállalati adatok (tulajdonos, társasági forma, alaptőke, munkatársak száma, szervezet, menedzsment kompetenciák) kommunikációs rendszer termék adatok (gépek, berendezések, gyártási telephelyek, értékesítési forma) forgalmi adatok (megrendelésszám/év, átlagos érték/megrendelés, éves forgalom, irányunkban mindez, likviditás) piaci adatok (piaci pozíció, vámfeltételek, devizaövezet, jogi környezet) szállítási adatok (távolság, szállítóeszköz) technológia (fejlesztések időzítése, alkalmazott technológiák, K+F, technikai színvonal) üzletpolitika (árpolitika, termékpolitika, minőségpolitika, értékesítési politika) kondíciók (bónus, rabatt, szerszámköltségek, fizetési feltételek) minőség (dokumentálás, hibás termékek aránya, kvalifikáció) együttműködés (rugalmasság, kárrendezés, költségcsökkentő programok, írásbeli válaszadás időtartama, reklamációk kezelése) megbízhatóság (mennyiség, minőség, határidő) kiegészítő szolgáltatások (szerviz, oktatás, tanácsadás)
A KÉSZLETGAZDÁLKODÁS KÖLTSÉGEI ÉS KÉSZLETGAZDÁLKODÁSI DÖNTÉSEK A készletezéssel kapcsolatos költségek 3 csoportba sorolhatók: készlettartási költségek készlet-utánpótlási költségek hiányköltségek. A főbb készlettartás költségek: raktárépület fenntartása technológia fenntartása amortizáció idegen raktár bérleti díja tárolási veszteség különleges tárolás költségei raktározással kapcsolatos adminisztratív költségek adók, biztosítás. Áru-utánpótlási költségek: fuvarozás, szállítmányozás költségei áruátvétel költségei ügyviteli költségek szállítási veszteségek. Hiányköltségek: elmaradt nyereség kötbér good-will veszteség redkívüli beszerzés többletköltsége. A készlettartási költség. A készlettartási költség: K 1 K 1 +K 2 min. q = kr T. Ahol 2 k r - a raktározási egységköltség (Ft/db) q - a rendelési tételnagyság (db) T - vizsgált időszak q 2 - az adott modell átlagkészlete. A készlet-utánpótlási költség számítása: K = k. Ahol: 2 t B - a vizsgált időszak szükséglete k t - a tételenkénti rendelési költség. B q
A gazdaságos rendelési mennyiség a rendelési költség és a készlettartási költség függvényében határozza meg a rendelési tételnagyságot úgy, hogy a két költségtényezõ összege a lehetõ legkisebb legyen. A rendelés módja alapján lehet csoportosítani a készletgazdálkodási modelleket: 4 féle modell (aszerint hogy mi alapján rendelnek: Mikor? Egyenlõ idõközökben Amikor a szint min-re csökken Mennyit? Mindig ugyanannyit Hogy egy adott szintet érjen el Modellek: Mind arendelési idõköz, mind a rendelt mennyiség állandó. Ez a készletgazdálkodási alapmodell (fûrészfog modell) A rendelési idõköz állandó, a rendelt mennyiség a készletet egy meghatározott szintre tölti fel. Ez a ciklikus modell. A rendelési mennyiség állandó és mindig akkor rendelünk, ha a készlet egy meghatározott szintre csökken. Ez az un. Kétraktáros modell (Mivel a rendelési idõpontot jelzõ készletet, amit jelzõkészletnek is nevezünk, egy sajátos második raktárnak is tekintjük) Nem állandó sem a rendelési idõköz, sem a mennyiség, hanem a készletnek egy meghatározott szintre történõ csökkenése esetén egy meghatározott szintre töltjük fel. Ez a csillapításos modell.